JP4363192B2

JP4363192B2 - 電子文書編集支援装置及び電子文書編集支援プログラム

Info

Publication number: JP4363192B2
Application number: JP2004007036A
Authority: JP
Inventors: 圭田中; 克典芳地; 明男山下
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2004-01-14
Filing date: 2004-01-14
Publication date: 2009-11-11
Anticipated expiration: 2024-01-14
Also published as: JP2005202595A

Description

電子文書を複数の作業者が共同して作成するための支援技術に関する。

複数の作業者が、電子文書などの電子文書を共同で作成する場合がある。この作業は、典型的には、次のようにして行われる。まず、編集役の作業者が作成役の作業者の作成箇所を設定し電子メール等で依頼を行う。作成役の作業者は、依頼に基づいて、ワープロソフト等を用いて作成した内容を作成し、電子メール等で編集役の作業者に送付する。そして、編集役の作業者は、この作成結果のコピー＆ペーストを行って作成する電子文書に反映させる。

下記特許文献１には、作成済みの電子文書に対して変更や削除操作を行うための再編集に関する技術が記載されている。ここでは、電子文書中に変更操作種別と識別番号を挿入し、この識別番号と対応づけた編集情報を別途保持することで再編集を可能にしている。

なお、下記特許文献２には、ＣＡＤ装置においてデータを編集する技術が記載されている。ここでは、複数のセルデータの集合からなるデータに対し、セルを単位として編集者を分担し、各分担者によって編集された結果をマージしている。

特開平８−２９２８６１号公報特開２００１−３０６５５３号公報

上記特許文献１と上記特許文献２においては、電子文書の編集役の作業者（編集者）が存在する場合についての作業の効率化が十分に考慮されていない。

本発明の目的は、編集者にかかる編集作業の負担を軽減させる点にある。

本発明の別の目的は、電子文書を作成する作成担当者にかかる編集に関連した作業負担を軽減させることにある。

本発明のさらに別の目的は、編集作業にアノテーションによる選択技術を導入することにより選択作業を容易化することにある。

本発明の電子文書編集支援装置は、編集対象の電子文書を表示する表示手段と、ポインタ機能を備えた入力装置と、前記編集対象の電子文書を編集する編集者が、前記表示手段に表示された編集対象の電子文書上において前記入力装置を用いてアノテーションとして囲み枠を書き入れることにより作成領域を指示すると共に、各作成領域における作成担当者を指示した場合に、前記編集対象の電子文書に対して、前記指示された作成領域を元に前記編集対象の電子文書のレイアウト要素として担当範囲を設定すると共に、当該担当範囲の作成担当者を設定する設定手段と、前記担当範囲を前記編集対象の電子文書と対応づけて記憶する手段であって、前記担当範囲と前記編集対象の電子文書との対応づけを表す対応づけ情報を記憶する記憶手段と、前記作成担当者に対して、前記担当範囲の作成依頼を、前記担当範囲を特定する識別情報とともに送信する送信手段と、前記作成担当者から、前記担当範囲の作成結果を前記識別情報とともに受信する受信手段と、前記記憶手段に記憶された対応づけ情報と前記受信手段が受信した識別情報とに基づいて、前記受信手段が受信した作成結果を前記編集対象の電子文書中の担当範囲に取り込む取込手段と、を備える。

電子文書編集支援装置は、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）等の演算機能を備えた装置の動作をプログラムによって規定することで実現される。電子文書とは、文字、図、写真の少なくとも一つが２次元的あるいは３次元的に配置されて作成された電子情報である。

編集者は、この電子文書の作成過程を統括して編集を行う作業者である。設定手段は、この編集者の入力に基づいて編集中の電子文書における作成担当者とその担当範囲を設定する。作成担当者は、担当範囲の電子文書を作成（新規作成、変更、修正、校正を含む）を行う作業者である。作成担当者は複数設定されてもよく、また、一人の作成担当者に対する担当範囲も複数設定されてもよい。記憶手段は、作成中の電子文書と設定した担当範囲を対応づけて記憶する。対応づけは、例えば、作成中の電子文書中に、担当範囲を示すデータを埋め込んで行ってもよいし、別ファイルに対応関係表を作成して実施してもよい。作成担当者に対する担当範囲の作成依頼は、送信手段を通じて行われる。送信は、典型的にはネットワーク上で電子メール等の通信プロトコルに従って行われる。送信する作成依頼の内容としては、作成文書の概要や作成方針、文字数、期限などが挙げられる。

受信手段は、作成担当者によって作成された結果を受信する手段である。重要なことは、作成内容とともに、前の送信手段によって送信された識別情報あるいはこの識別情報と対応づけられた別の識別情報を受信することである。この識別情報は、受信した内容と作成中の電子文書とを対応づけるために必要となる。すなわち、作成結果を電子文書に取り込む取込手段は、この識別情報と、記憶手段による対応づけ情報に基づいて、作成内容と電子文書とを結びつけることが可能となる。この取込手段の開始指示はユーザが行ってもよいが、取り込み処理自体は自動的に行われる。

これにより、編集者は当初設定したプランに基づく電子文書を容易に得ることができ、編集作業の負担が著しく軽減される。また、編集者は、電子文書の編集を集中的に管理することができ、常に見通しよく作業を遂行することが可能となる。なお、編集者は一つの電子文書につき、複数存在してもよい。例えば、電子メールの受取予定アドレスを他者に設定することで、担当範囲を設定し依頼を行う編集者と取込手段の実施を担当する編集者とを別の人物にすることができる。また、例えば、当該電子文書編集支援装置を作成担当者が用いることで、作成担当者はその担当範囲の作成依頼を下請けの作成担当者に行うことができる。

アノテーションとは、表示画面等に表示された電子文書に対し、ポインタ機能を備えた入力装置で領域指定を行うことを指す。入力装置の例としてはペン型の装置やマウスを挙げることができる。ユーザはこうした入力装置を利用して、大凡の範囲を指定し、設定手段はその範囲を元に適当な矩形や円形等の区画を担当範囲として割り当てる。このアノテーションによる選択機能を備えることで、一連の編集作業が著しく容易となる。

望ましくは、本発明の電子文書編集支援装置において、前記編集中の電子文書は、構成区割りを示すレイアウト情報を含み、前記設定手段は、前記レイアウト情報に基づいて前記担当範囲を設定する。すなわち、担当範囲を決定する段階においては、レイアウトが決まっていればよいため、編集者は編集作業の極めて初期の段階において、作業担当者に作業を依頼することができる。なお、頻繁に使用するレイアウトに対しては、そのレイアウトの少なくとも一部の要素（区割り）に対し、予めアノテーションを対応づけて設定しておくことで、その要素に対する処理が容易となる。

望ましくは、本発明の電子文書編集支援装置において、前記編集中の電子文書は、仮作成された文書情報を含み、前記設定手段は、前記仮作成された文書情報に基づいて前記担当範囲を設定する。これにより、仮作成された電子文書の修正作業や校正作業等も容易に実施可能となる。

望ましくは、本発明の電子文書編集支援装置において、前記編集中の電子文書は、文書構造を規定する構成要素を含み、前記設定手段は、前記構成要素に基づいて前記担当範囲を設定する。文書構造とは、章や節などによって表現される文章の階層構造や、見出し等のダイジェスト情報によって表現される文書の展開構造を指す。これにより、編集者には、おおまかな文書構造を決定した段階で作成依頼を行えるなどの利点が生じる。また、文書の長さの変動に柔軟に対応することも可能となる。

望ましくは、本発明の電子文書編集支援装置において、前記送信手段は、編集中の前記電子文書、及び、編集中の前記電子文書と前記担当範囲との対応づけ情報も送信する。これにより、作業担当者は編集中の電子文書の全体像を把握して作業を行うことができる。望ましくは、本発明の電子文書編集支援装置において、前記設定手段が複数の担当範囲を設定した場合に、前記取込手段によって更新された内容を他の担当範囲を担当する作成担当者に対して送信する追加送信手段を備える。追加送信手段においては、更新部分だけを送信し、それに基づいて作業担当者の側で従来の電子文書に対する取り込みを行わせてもよいし、更新された電子文書全体を送信してもよい。これにより、作業担当者は、最新の情報を把握して作成作業を行うことができる。

望ましくは、本発明の電子文書編集支援装置において、前記設定手段は、複数の前記担当範囲を設定可能であり、前記送信手段は、作成担当者が複数の前記担当範囲を担当する場合に、その作成担当者に対して前記作成依頼及び前記識別情報を一括して送信する。これにより、作成担当者に何度も編集依頼が送信される事態を防止できる。

望ましくは、本発明の電子文書編集支援装置は、受信手段による受信状況が、前記作成依頼に適合しているか否か判定する判定手段を備える。受信状況とは、受信の有無や、受信結果を指す。望ましくは、本発明の電子文書編集支援装置は、前記判定手段により適合しないと判定された場合に、その判定結果とともに、再度、前記担当範囲の作成依頼を送信する再送信手段を備える。例えば、期限までに作成結果を受信しない場合や、依頼した作成条件に反する場合（例えば３５０文字以上４００文字以下との文字数制限にもかかわらず４２０文字の文書が作成されていた場合）に適合しないと判定される。そして、この判定結果を付して、再度の作成依頼が行われる。

本発明の電子文書作成支援装置は、電子文書編集支援装置とともに用いられる装置であって、前記電子文書編集支援装置から送信された前記作成依頼及び前記識別情報を受信して受け付ける受付手段と、前記作成依頼に応じた前記作成内容をユーザ入力に基づいて作成する作成手段と、前記作成内容及び前記識別情報を前記電子文書編集支援装置に送出する送出手段と、を備える。この装置構成によれば、受付、作成、送出の各作業が一体的に行われる。すなわち、作成担当者は、メールソフトとエディタソフトとを意識して併用する必要がない。さらに、作成担当者は、識別情報を意識することなく一連の作業を行うことができる。したがって、作成担当者にかかる負担は著しく軽減される。

本発明の電子文書編集支援プログラムは、コンピュータを、編集対象の電子文書を表示する表示手段、前記編集対象の電子文書を編集する編集者が、前記表示手段に表示された編集対象の電子文書上において、ポインタ機能を備えた入力装置を用いてアノテーションとして囲み枠を書き入れることにより作成領域を指示すると共に、各作成領域における作成担当者を指示した場合に、前記編集対象の電子文書に対して、前記指示された作成領域を元に前記編集対象の電子文書のレイアウト要素として担当範囲を設定すると共に、当該担当範囲の作成担当者を設定する設定手段、前記作成担当者に対して、前記担当範囲の作成依頼を、前記担当範囲を特定する識別情報とともに送信する送信手段、前記作成担当者から、前記担当範囲の作成結果を前記識別情報とともに受信する受信手段、前記担当範囲を前記編集対象の電子文書と対応づけて記憶する手段であって、前記担当範囲と前記編集対象の電子文書との対応づけを表す対応づけ情報を記憶する記憶手段に記憶された対応づけ情報と前記受信手段が受信した識別情報とに基づいて、前記受信手段が受信した作成結果を前記編集対象の電子文書中の担当範囲に取り込む取込手段、として機能させる。

以下に本発明の代表的な実施の形態を説明する。

図１は、本実施の形態にかかる電子文書編集支援装置の機能構成を示す概略ブロック図である。この電子文書編集支援装置１０は、ＰＣを用いて構成されている。そして、ＰＣの一般的なハードウエアとソフトウエア、及び、電子文書編集支援のための専用ソフトウエア（プログラム）によって、電子文書編集支援機能が実現されている。具体的には、主たる機能構成部として、入出力部２０、編集部３０、制御部５０、記憶部６０、依頼処理部７０を備えている。

入出力部２０は、データや指令信号を、ネットワーク１００を通じて外部装置に入出力することができる。また、ユーザへの情報提示を行うディスプレイ等の表示装置を備えた表示部２２や、ユーザからの指令信号を受け取るキーボード等の入力装置を備えたユーザ入力部２４を含んでいる。また、ユーザ入力部２４は、マウスやペン型入力装置などのポインタ機能を備えた装置を用いたアノテーションによる入力を受け付けるアノテーション部２６を備えている。これにより、ユーザは、表示部２２に表示された内容に対しペン型入力装置で書き込みを行うかのようにして領域指定をすることができる。また、入出力部２０は、電子メール送受信部２８を備え、ネットワーク１００を経由して、電子メールの送受信を行うことができる。

編集部３０は、電子文書を編集するための機能を備えている。具体的には、レイアウト作成部３２、仮文書準備部３４、文書構造作成部３６、担当範囲設定部３８、識別情報生成部４０、識別情報解析部４２、判定部４４、取込部４６を備えている。

レイアウト作成部３２は、編集したい電子文書のレイアウトを作成する。レイアウトとは、例えば電子的な台紙などの編集空間に対する個々の要素への区割りをいう。仮文書準備部３４は、仮作成された電子文書を準備する。仮作成された電子文書としては、例えば、過去に作成された電子文書を更新したい場合にその電子文書を採用しても良いし、編集者が叩き台として作成した電子文書を採用してもよい。文書構造作成部３６は、作成する電子文書の文書構造を設定する。すなわち、章や節などによって表現される文章の階層構造や、見出し等のダイジェスト情報によって表現される文書の展開構造などを設定することで、電子文書の編集方針を定める。以上のレイアウト作成部３２、仮文書準備部３４、文書構造作成部３６は、最終的に完成する電子文書の基礎となる電子文書を作成するための構成である。

担当範囲設定部３８は、基礎となる電子文書に基づいて、作成担当者が作成（変更、修正、校正などを含む）する担当範囲を設定する。担当範囲は、例えばレイアウト作成部３２が作成したレイアウトの構成要素であってもよいし、仮文書準備部３４が準備した電子文書の具体的部分であってもよい。また、文書構造作成部３６が作成した文書構造の特定の部分であってもよい。こうした担当範囲の設定は、アノテーション部２６を用いて行うことも可能である。なお、担当範囲は、複数個設定することが可能である。

識別情報生成部４０は、担当範囲設定部３８が設定した担当範囲毎に識別情報を生成する。この識別情報は、一つの電子文書に対し設定された複数の担当範囲に対してはもとより、他の電子情報に対し設定された担当範囲とも識別可能となるように生成される。例えば、電子情報のファイル名と担当範囲に付けられた番号とをあわせて識別情報とすることができる。識別情報解析部４２は、作成担当者の作成結果に付与された識別情報を解析する。この作成結果に付与された識別情報は、作成担当者に担当範囲を依頼する際に付与された識別情報（あるいはこの識別情報と対応づけ可能な識別情報）である。そこで、どの識別情報が作成結果に付与されているかを調べて、どの電子文書のどの担当範囲に対応した作成結果であるかという情報を取得することができる。

判定部４４は、作成担当者から送信された作成結果が、作成依頼条件に適合しているかどうかを判定する。すなわち、依頼した量的条件（文字数や図のサイズなど）、内容的条件（写真を含むという条件を満たすかなど）を満たすか否か判定する。また、期限内に作成担当者から作成結果の送信があったか否か、あるいは、期限内に作成担当者から作成依頼条件に適合した作成結果が送られているか否か、といった内容等も判定することができる。

取込部４６は、作成担当者から送信された作成結果を基礎となった電子文書に取り込む。取り込みは、記憶部に記憶された対応情報に基づいて、担当範囲部分に対して新しい作成結果を挿入したり置換したりすることで行われる。なお、取り込みを行うタイミングは特に限定されるものではなく、例えば、結果が送信された時であっても、当該電子文書を閲覧する時であってもよい。

制御部５０は、各構成部の動作タイミングを制御し、有機的に機能させる部位である。また、記憶部６０は、ハードディスクや半導体メモリ等を用いて構成されている。そして、記憶部６０には、編集中の電子文書と担当範囲設定部３８で設定された担当範囲とを対応づける対応情報６２が記憶されている。すなわち、対応情報６２は、担当範囲が編集中の電子文書のどの部分に組み込まれるべきであるかを示す情報である。対応情報６２は、例えば、電子文書中の担当範囲箇所に識別情報を埋め込むことで作成される。この担当範囲は、識別情報生成部４０で生成された識別情報と結びつけられているので、取込部４６はこの対応情報に基づいて作成結果を取り込むことが可能となる。

依頼処理部７０は、担当範囲設定部３８で設定された担当範囲を、作成担当者に依頼するための手続きを行う。依頼は、少なくとも作成条件を伝達するための情報と担当範囲に対応してつけられた識別情報とを作成担当者に通知することで行われる。もちろん、基礎となる電子文書を全て付して、作成者にその全体像を認識させることも可能である。依頼は、電子メール送受信部２８を用いて電子メールによって行われる。電子メールは、ネットワーク上で一般的に用いられている通信手段であり、ユーザの学習負担軽減や導入経費軽減の効果が得られるほか、非同期的な作業の実施も可能となる利点もある。

依頼処理部７０には、一括依頼部７２、再送処理部７４、関連情報処理部７６が設けられている。一括依頼部７２は、同一の作成担当者に対し複数の担当範囲の作成依頼を一括して行うための構成である。また、再送処理部７４は、判定部４４の判定の結果電子文書の編集のために再度作成依頼を行う必要があると判断された場合に自動的に作成依頼を行う。この場合には、判定部４４の判定結果を付与し、なぜ再度作成依頼を行ったかを作成担当者に知らせる。関連情報処理部７６は、他の作成担当者の担当範囲についての情報を送信する。これにより、作成担当者は、編集作業の全体像を知ることが可能となる。さらに、関連情報処理部７６は、取込部４６において取り込まれた結果に基づいて、最新の電子文書を作成担当者に追加的に送信することができる。追加的な送信においては、差分データだけが送信されてもよい。これにより、作成担当者は、編集作業の全体の進捗状況を把握することが可能となる。

図２は、本実施の形態にかかる電子文書作成支援装置の機能構成を示す概略ブロック図である。この電子文書作成支援装置１１０は、作成担当者によって用いられる装置であり、図１の電子文書編集支援装置１０と同様にＰＣを用いて構成されている。そして、ＰＣの一般的なハードウエアとソフトウエア、及び、電子文書作成支援のための専用ソフトウエア（プログラム）によって、電子文書作成支援機能が実現されている。なお、同一のＰＣに対し、図１に示した電子文書編集支援装置と図２の電子文書作成支援装置の機能を搭載することも可能である。

電子文書作成支援装置１１０は、入出力部１２０を備えている。この入出力部１２０は、電子文書編集支援装置１０の入出力部２０と同様の機能を備えている。すなわち、ネットワーク１００を通じてデータや指令信号を外部装置に入出力できる他、ユーザインターフェースとしての表示部１２２、ユーザ入力部１２４、アノテーション部１２６を備えている。したがって、例えば、作成担当者はアノテーションで作成依頼内容の不明な点を指摘して、編集者に質問するといったことが可能となる。また、入出力部１２０においては、電子メール送受信部１２８によって電子メールの送受信が可能となっている。これにより、電子メールによって、編集者から送られる担当範囲の作成依頼を受信したり、編集者に対し作成結果を送信したりすることができる。

指示解析部１３０は、編集者からの編集依頼を解析する部位である。すなわち、電子メールによって送られる作成依頼を解析し、その編集条件をわかりやすく表示部１２２に表示させることができる。指示解析部１３０には、マージ部１３２が含まれている。マージ部１３２は、解析した内容に基づいて、関連の深い情報の対応づけ処理を行う。例えば、同一の電子文書について、別々のタイミングで作成依頼をうけた複数の担当範囲を関連づけて表示することができる。また、例えば、再送処理部７４の処理に基づいて送信された再度の作成依頼を受けた場合に、当初の作成依頼を探し出して表示することも可能である。さらに、関連情報処理部７６の処理に基づいて追加的に送信された最新の電子文書とそれ以前に受けた依頼内容とを結合させることもできる。

制御部１４０は、各構成部の動作タイミングを制御し、有機的に機能させる部位である。また、作成部１５０は、作成担当者が依頼内容に従って電子文書を作成するための構成であり、文書の作成や変更を行うエディタ機能、図や写真の加工処理機能などによって実現されている。送信処理部１５２は、作成した電子文書を編集者に送信するための構成である。送信にあたっては、作成依頼の受信時に担当範囲に付与されていた識別情報を対応する作成結果に付与する。これにより、編集者の側に対し、どの担当範囲について作成した結果であるかを知らせることができる。

作成部１５０においては、エディタ機能や加工処理機能として、必ずしも電子文書作成支援装置１１０に固有のものを用意する必要はない。例えばＰＣに通常インストールされているような汎用のソフトウエアを使って実現してもよい。ただし、そのようなソフトウエアが、電子文書作成支援装置１１０の各構成部と有機的に連携していることが特に望ましい。すなわち、作成担当者が受信内容を確認して担当範囲の電子文書の作成や更新を開始する指示を発した場合に、自動的にこのようなソフトウエアが利用可能となることが望ましい。また、作成終了時には、作成担当者が送信処理部１５２のソフトウエアを意識して立ち上げるのではなく、自動的に送信処理部１５２が処理を開始したり開始指示待ち状態となるように設定されていることが望ましい。

ここで、図３のフローチャートを用いて、図１の電子文書編集支援装置１０及び図２の電子文書作成支援装置１１０を用いて電子文書の編集作業が行われる過程を説明する。まず、編集者は、編集の基礎となる電子文書を用意する指示を行い、その指示内容に応じて、レイアウト作成部３２、仮文書準備部３４、文書構造作成部３６のいずれかが実際に電子文書を用意する（Ｓ１０）。これにより、例えば、レイアウトに基づいたり、仮作成された電子文書に基づいたり、文書構造に基づいて、作成担当者の担当範囲を設定することが可能となる。担当範囲の設定については、編集者がペン型入力装置からアノテーション入力した場合には、アノテーション部２６がその入力を受け付けて、担当範囲設定部３８が担当範囲を設定する（Ｓ１２）。また、識別情報生成部４０は担当範囲に対応した識別情報を生成し、さらに、識別情報と基礎となる電子文書との対応情報６２（どのレイアウト要素か、仮文書中のどの部分か、文書構造のどの要素かなど）を作成する。作成された対応情報６２は記憶部６０に記録される（Ｓ１４）。続いて、編集者は、設定した担当範囲の電子文書の作成を作成担当者に依頼する指示を行う。依頼処理部７０は、この指示に基づいて、担当範囲の作成条件と、担当範囲につけられた識別情報とをまとめる。電子メール送受信部２８はまとめられた情報を電子メールで作成担当者に送信する（Ｓ１６）。

送信された電子メールは、電子文書作成支援装置１１０の電子メール送受信部１２８によって受信される。そして、指示解析部１３０によって解析された指示に従って、作成担当者は担当範囲の作成を行う。作成にあたっては、作成部１５０が利用される。担当範囲の作成が完了すると、作成担当者はそれを編集者に送信する指示を出す。この際には、まず、送信処理部１５２が識別情報を作成結果に付与する（Ｓ１８）。この識別情報は、作成依頼の受信メールにおいてこの担当範囲に付されていたものである。ついで、電子メール送受信部１２８がこの内容を電子メールで送信する。

作成担当者から送信された電子メールは、電子メール送受信部２８で受信され、識別情報解析部４２で識別情報が解析される。そして、取込部４６は、編集者から電子文書の閲覧指示を受けた際に、解析された識別情報と対応情報６２を用いて作成結果を基礎となる電子文書に取り込む（Ｓ２０）。このようにして、電子文書中の担当範囲は自動的に作成担当者が作成した内容に置き換えられる。なお、識別情報解析部４２が識別情報の解析を行うタイミングなどにおいて、判定部４４は作成結果の作成条件適合性を判定し、適合していない場合に再送処理部７４に再作成依頼の送信を行わせることもできる。

次に、図４、図５、図６を用いて、電子文書編集支援装置１０及び電子文書作成支援装置１１０を用いて編集者や作成担当者が電子文書を作成していく様子を説明する。

図４は、電子文書編集支援装置１０の表示部２２の表示内容を模式的に示したものである。ここでは、編集の基礎となる電子文書２００が表示されている。この電子文書２００は、台紙２０２上に作成途中の文字（文章）が横書きで記載されたものである。文字の領域は、全幅にわたる領域２０４、２０６、及び、左下の半幅の領域２０８からなる通常の文字領域と、右下にレイアウトされた枠囲み領域２１０とによって構成されている。

編集者が領域２０４と領域２１０について作成担当者に内容の修正を依頼したい場合、編集者はペン型入力装置によってこの範囲をアノテーションで選択することができる。図４においては、領域２０４は囲み枠２１２を書き入れることで、領域２１０は囲み枠２１４を書き入れることでそれぞれ選択されている。アノテーションは、例えば文書に線を引くような形式とすることもできる。

選択した二つの領域２０４、２１０は、同一の作成担当者に対して修正を依頼したい担当範囲である。そこで、これらがアノテーション選択なされている状態で、編集者は、操作のための小ウインドウ２１６を開き、ポインタ２１８を移動させて作成依頼項目２２０を選択する。

図５は、図４で説明した作成依頼項目２２０を選択することで表示される作成担当者選択ウインドウ２２２を示している。このウインドウ２２２には、送信先選択欄２２４、メッセージ記入欄２２６、送信指示ボタン２２８が含まれている。送信先選択欄２２４には、予め共同作業者が登録されており、その中から作成担当者を選択することができる。また、メッセージ欄２２６には、作成担当者に伝達する依頼内容等のメッセージをキーボードからの入力によって書き込むことができる。送信指示ボタン２２８は、電子メールを使って、選択した作成担当者に、記入したメッセージ及び選択した担当範囲の電子文書を送信する指示を行うためのものである。なお、作成担当者選択ウインドウ２２２には、返信期限を設定する欄や、文字の長さ制限などの作成条件を設定する欄を設けてもよい。もちろん、返信期限や作成条件はメッセージ中に書き込むことも可能である。しかし、欄を設けて記入させた場合にはその内容を正確に解析できるため、判定部４４で的確な判定をすることが可能となる。

図６は、電子文書作成支援装置１１０を用いて、作成担当者が電子文書の修正を行う過程を説明する図である。まず、電子文書作成支援装置１１０は、作成担当者の指示に基づいて、受信した元文書２３０に対して作業を行うための作業ウインドウ２４０を立ち上げる。この作業ウインドウ２４０は、メール送信ソフトと連携しており、作成結果を編集者に送信する際のアドレス設定のためにＦｒｏｍ欄２４２とＴｏ欄２４４が設けられている。図６の例では、送信元を示すＦｒｏｍ欄２４２は作成担当者が設定されており、送信先を示すＴｏ欄２４４には編集者が設定されている。さらに、作業ウインドウ２４０には、作成担当者が編集者宛のメッセージをテキスト形式で書き込むためのメッセージ欄２４６も設けられている。また、元文書２３０が表示及びその修正のために用いられる内容表示欄２４８も設けられている。この表示欄はエディタソフトと連携しており、作成担当者が削除指示を行った部分を線を上書きして明示するなどの処理が行われている。また、新たな書き込みについても別色表示により明示する処理が施される。作成が完了すると、作成担当者は、送信指示ボタン２５０を押して送信を指示する。これにより、編集者には修正後文書２６０が送信される。電子文書編集支援装置１０においては、この修正後文書２６０にしたがって、電子文書２００の領域２１０の更新が行われる。

図７は、図４〜図６とは別の電子文書が、複数の作業担当者の参加のもとで編集される例を示した図である。図７（ａ）は、月報や週報のような定期的に作成され、かつ、標準的なレイアウト（区割り）設定された基礎となる電子文書２７０を表している。この電子文書２７０においては、あらかじめ台紙２７２上に区割りされたレイアウトの要素毎に「区割りアノテーション」が設定されている。具体的には、５人の作業者にそれぞれ割り当てられたＡさん担当領域２７４、Ｂさん担当領域２７６、Ｃさん担当領域２７８、Ｄさん担当領域２８０、Ｅさん担当領域２８２が区割りアノテーションの領域を示している。この区割りアノテーションに対しては、識別情報、作成期限、依頼メッセージ、編集者名及びそのメールアドレスと電話番号、作成担当者名及びそのメールアドレスと電話番号、過去にかかれた月報や週報などを参照するためのポインタ情報、返信メッセージなどの各情報を属性として付与することができる。そこで、編集者は、作成担当者名にＡ〜Ｅさんを割り振るなど各区割りアノテーションの属性を設定し、送信指示をおこなう。これにより、各区割りアノテーションは対応する作成担当者の元に一斉に送信される。

各作業担当者は、作成結果を区割りアノテーションの属性とともに返信する。作成期限までに返信がない場合には、催促のメッセージが自動送信される。そして、全ての返信がなされた時点で、電子文書編集支援装置１０は編集者に対し返信が完了した旨の通知を行う。図７（ｂ）は、この通知を受けて、編集者が電子文書２９０を開いた様子を示す図である。Ａさん担当領域２７４、Ｂさん担当領域２７６、Ｃさん担当領域２７８、Ｄさん担当領域２８０、Ｅさん担当領域２８２は、それぞれ作成結果の文書２７４ａ、文書２７６ａ、文書２７８ａ、文書２８０ａ、文書２８２ａが挿入されている。編集者は、不明な点があれば、その区割りアノテーションを選択して質問メッセージを書き込み対応する作成担当者に送信することができる。この質問メッセージに対応した新たな作成結果を受信した場合には、その区割りアノテーションの新規バージョンが作成される。

このように定型文書を作成するような場合に、予めレイアウト要素に対応した区割りアノテーションを設定し、その区割りアノテーション毎に各種の属性を持たせることは有効である。これにより、編集者の編集作業に係る労力が著しく軽減される。また、複数回送られてくる作成結果に対応して、電子文書をバージョン管理することで、改訂の煩雑さを回避することを可能にする。

次に、電子文書編集支援装置１０と電子文書作成支援装置１１０とを含む文書管理システムの構成例を説明する。

図８に示す構成は、サーバ・クライアント型の構成例である。ここでは、ネットワーク１００上に、電子文書編集支援装置１０と電子文書作成支援装置１１０の二つの装置機能を含む文書管理サーバ３００が接続されている。文書管理サーバ３００は、各種電子文書の蓄積機能をも備えた装置であり、ＰＣに適当なソフトウエアをインストールすることで実現されている。

また、ネットワーク１００上には、メッセージング管理サーバ３０２も設置されている。メッセージング管理サーバ３０２は、ネットワークを介してメッセージを通信するためのサーバであり、例えば、メールによって通信を行うためのメールサーバであってもよい。

文書管理サーバ３００を利用する各ユーザ（編集者あるいは作成担当者）は、ネットワーク１００にアクセス可能なクライアントとしての端末装置から操作を行う。図中には、ケーブルを介してネットワーク１００にアクセスする端末装置３０４、３０６と、無線によってネットワーク１００にアクセスする端末装置３０８が描かれている。これらの端末装置３０４，３０６，３０８は、ＰＣや小型携帯端末などである。編集者は、このような端末からｔｅｌｎｅｔやｓｓｈなどの方式で文書管理サーバにアクセスしたり、ｗｅｂブラウザを利用して文書管理サーバ３００から必要な情報を取得することで、編集作業を行うことができる。そして、各作成担当者に対する作成依頼及び対応する作成結果の取得は、メッセージング管理サーバ３０２を利用したメール等の通信によって行うことができる。作成担当者は、それぞれの端末装置においてそれらのメールを受信し、文書作成を行って、対応するメールを送信すればよい。この構成によれば、各端末装置には、電子文書編集支援装置１０や電子文書作成支援装置１１０の装置機能を設ける必要がなく、ソフトウエアの導入コストが軽減される。また、作成文書は文書管理サーバ３００において一括管理されるため、文書管理が容易となる利点がある。さらには、複数のユーザが編集者として作業するような場合、それらのユーザが文書管理サーバ３００において編集者権限を取得するだけでよいという利点もある。

図９は、Ｐ２Ｐ型の構成例を示す図である。この構成では、ネットワーク１００上には文書管理サーバ３００やメッセージング管理サーバ３０２は設けられていない。代わりに各ユーザが使用する端末装置３１０、３１２、３１４のそれぞれに、電子文書編集支援装置１０と電子文書作成支援装置１１０の装置機能が含まれている。この構成によれば、編集者は、それぞれが通常利用する端末装置内において電子文書を管理し編集することができる。したがって、例えば文書管理サーバ３００に対しユーザ登録をしておく必要もないなど、小回りのきく使用環境を構築することができる。

電子文書編集支援装置の機能構成例を示す概略ブロック図である。電子文書作成支援装置の機能構成例を示す概略ブロック図である。図１と図２の装置の利用工程の概略を示すフローチャートである。電子文書編集支援装置の利用例を示す模式図である。電子文書編集支援装置の利用例を示す模式図である。電子文書作成支援装置の利用例を示す模式図である。電子文書編集支援装置の別の利用例を示す模式図である。システム構成例を示す概略図である。別のシステム構成例を示す概略図である。

符号の説明

１０電子文書編集支援装置、２０入出力部、２２表示部、２４ユーザ入力部、２６アノテーション部、２８電子メール送受信部、３０編集部、３２レイアウト作成部、３４仮文書準備部、３６文書構造作成部、３８担当範囲設定部、４０識別情報生成部、４２識別情報解析部、４４判定部、４６取込部、５０制御部、６０記憶部、６２対応情報、７０依頼処理部、７２一括依頼部、７４再送処理部、７６関連情報処理部、１００ネットワーク、１１０電子文書作成支援装置、１２０入出力部、１２２表示部、１２４ユーザ入力部、１２６アノテーション部、１２８電子メール送受信部、１３０指示解析部、１３２マージ部、１４０制御部、１５０作成部、１５２送信処理部。

Claims

編集対象の電子文書を表示する表示手段と、
ポインタ機能を備えた入力装置と、
前記編集対象の電子文書を編集する編集者が、前記表示手段に表示された編集対象の電子文書上において前記入力装置を用いてアノテーションとして囲み枠を書き入れることにより作成領域を指示すると共に、各作成領域における作成担当者を指示した場合に、前記編集対象の電子文書に対して、前記指示された作成領域を元に前記編集対象の電子文書のレイアウト要素として担当範囲を設定すると共に、当該担当範囲の作成担当者を設定する設定手段と、
前記担当範囲を前記編集対象の電子文書と対応づけて記憶する手段であって、前記担当範囲と前記編集対象の電子文書との対応づけを表す対応づけ情報を記憶する記憶手段と、
前記作成担当者に対して、前記担当範囲の作成依頼を、前記担当範囲を特定する識別情報とともに送信する送信手段と、
前記作成担当者から、前記担当範囲の作成結果を前記識別情報とともに受信する受信手段と、
前記記憶手段に記憶された対応づけ情報と前記受信手段が受信した識別情報とに基づいて、前記受信手段が受信した作成結果を前記編集対象の電子文書中の担当範囲に取り込む取込手段と、
を備える、ことを特徴とする電子文書編集支援装置。
コンピュータを、
編集対象の電子文書を表示する表示手段、
前記編集対象の電子文書を編集する編集者が、前記表示手段に表示された編集対象の電子文書上において、ポインタ機能を備えた入力装置を用いてアノテーションとして囲み枠を書き入れることにより作成領域を指示すると共に、各作成領域における作成担当者を指示した場合に、前記編集対象の電子文書に対して、前記指示された作成領域を元に前記編集対象の電子文書のレイアウト要素として担当範囲を設定すると共に、当該担当範囲の作成担当者を設定する設定手段、
前記作成担当者に対して、前記担当範囲の作成依頼を、前記担当範囲を特定する識別情報とともに送信する送信手段、
前記作成担当者から、前記担当範囲の作成結果を前記識別情報とともに受信する受信手段、
前記担当範囲を前記編集対象の電子文書と対応づけて記憶する手段であって、前記担当範囲と前記編集対象の電子文書との対応づけを表す対応づけ情報を記憶する記憶手段に記憶された対応づけ情報と前記受信手段が受信した識別情報とに基づいて、前記受信手段が受信した作成結果を前記編集対象の電子文書中の担当範囲に取り込む取込手段、
として機能させる、ことを特徴とする電子文書編集支援プログラム。