JP4285987B2

JP4285987B2 - ワークフローサーバおよびワークフローサーバの制御方法およびプログラム

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Publication number: JP4285987B2
Application number: JP2002370404A
Authority: JP
Inventors: 精彦端野
Original assignee: キヤノンソフトウェア株式会社
Priority date: 2002-12-20
Filing date: 2002-12-20
Publication date: 2009-06-24
Anticipated expiration: 2022-12-20
Also published as: JP2004199609A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、既存の電子メールシステムを利用してユーザが普段利用している電子メールクライアントから安全にワークフロー制御を行うことを可能にするワークフローサーバ及びワークフローサーバの制御方法およびプログラムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、一つの電子メールアドレス宛てに送信するだけで複数のユーザに同一メールを送信する手段としてメーリングリストがある。
【０００３】
しかしながら、メーリングリストは、メーリングリストに登録されている全てのユーザに対し「同時」に同一の電子メールを送信するものであり、「順序」立てて電子メールを送りたい場合は、各ユーザが次の受信者を指定して電子メールを順次転送するという方法を用いていた。
【０００４】
しかし、各ユーザが次の受信者を指定しなければならず煩雑であるばかりでなく、発信者の意図した経路や順序でメール送信が行われなかったり、各ユーザが次の受信者の電子メールアドレスを知っていなければ送信することができないという問題点があった。
【０００５】
このような問題を解決するものとして、ワークフローシステムを電子メールを利用して行う技術が提案されている。
【０００６】
例えば、特開平６−２５２９４２号公報に示される電子メールの回覧配布が可能な電子メールシステムでは、サーバに階層構造を持った回覧グループ情報を保持しておき、ユーザは電子メール本文にその回覧グループ情報を識別するための属性を埋め込むことで回覧電子メールを送信できる構成となっている。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来の電子メールを利用したワークフローシステムでは、容易に回覧が行えるものの、十分なユーザ認証がなされておらず、重要な決済の承認や否認処理などが「なりすまし」などによって実施されてしまう危険性があるという問題点があった。
【０００８】
本発明は、上記の問題点を解決するためになされたもので、本発明の目的は、各ワークフロー制御処理で必要とされるセキュリティレベルに応じて個別のユーザ認証を行うことができ、利用するユーザの使い勝手の良さと、ユーザのなりすまし等による不正利用を防ぐことの双方を矛盾なく同時に実現することができ、また既存の電子メールシステムがあれば、管理者が特定の電子メールアドレスに対する承認経路情報をワークフローサーバに設定するだけで、回覧，申請等の簡易ワークフローシステムを容易に構築することができ、さらにユーザは承認経路を意識することなく、所望するワークフロー処理を特定の電子メールアドレス宛てに送信するだけでワークフローを実施可能な、安全性、低コストでの構築、使い勝手の良さを備える優れたワークフローシステムを構築することができるワークフローサーバ及びワークフローサーバの制御方法およびプログラムを提供することである。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
本発明は、ユーザＩＤに対応するメールアドレスを記憶し、電子メールを利用してワークフローシステムを実現するワークフローサーバにおいて、電子メールで指示されるワークフローの起票工程・承認工程に応じて、電子メール受信時に異なるセキュリティレベルのユーザ認証処理を実行する認証手段と、所定の電子メールアドレスと該所定の電子メールアドレスに対応する承認経路を含む承認経路情報を登録する承認経路情報登録手段と、前記認証手段によりユーザ認証された電子メールの宛先に指定された前記所定の電子メールアドレスに応じた承認経路を前記承認経路情報登録手段により登録された承認経路から決定する承認経路決定手段と、前記起票工程が指示された電子メールを受信した場合に、該ワークフローに流される伝票を識別するためのワークフロー識別子及び、当該伝票の起票者のユーザＩＤを含むワークフロー情報を生成し、記憶手段に記憶するワークフロー情報生成手段と、前記所定の電子メールアドレスに前記ワークフロー識別子を付加して差出元とし、宛先を前記承認経路決定手段により決定された承認経路に応じた送信先として、承認依頼メールを送信する承認依頼送信手段と、前記承認依頼送信手段で送信した承認依頼メールの返信である返信メールを受信すると、前記伝票に対して承認するか否認するかの制御処理とその制御処理を識別するためのコマンド識別子とが対応付けられた対応テーブルを用いて、該返信メールの件名にあるコマンド識別子を判断することにより、該返信メールの宛先に付加された前記ワークフロー識別子に対応する伝票を承認するか否認するかの判断を行う承認可否判断手段と、前記承認可否判断手段により承認すると判断された場合、前記返信メールの差出元の次の承認者が、前記承認経路決定手段により決定された承認経路に存在するか判断する次承認者判断手段と、前記次承認者判断手段により次の承認者が存在しないと判断された場合、前記伝票の起票者のユーザＩＤに対応するメールアドレスに対して、当該伝票が承認されたことを示す通知メールを送付し、一方、前記承認可否判断手段により否認すると判断された場合、前記伝票の起票者のユーザＩＤに対応するメールアドレスに対して、当該伝票が否認されたことを示す通知メールを送付する承認結果送付手段とを有し、前記次承認者判断手段により次の承認者が存在すると判断された場合、前記承認依頼送信手段は、該次の承認者に対して承認依頼メールを送信することを特徴とする。
【００１８】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明のワークフローサーバを適用可能なシステムの構成を示すブロック図である。
【００１９】
図において、１００はワークフローサーバで、ネットワーク１１３を介して電子メールクライアント１１１及び既存の電子メールシステム１１２と通信可能に接続され、ワークフロームシステムを実現する。
【００２０】
１０６はユーザ管理ＤＢで、後述する図７に示すユーザ設定画面より設定される、ワークフローシステムを利用するユーザの情報（ユーザ情報）を、後述する図３のユーザ管理テーブルに示すように管理する。
【００２１】
１０５は承認経路ＤＢで、後述する図８に示す承認経路設定画面より設定される、専用の電子メールアドレスとそれに割り当てられた承認経路情報を、後述する図４の承認経路テーブルに示すように管理する。
【００２２】
１０４はシステム管理ＤＢで、後述する図９に示すワークフロー制御コマンド設定画面より設定される、ワークフロー制御コマンド別にユーザ認証方法を区別するための情報（ワークフロー制御コマンド情報）を、後述する図５のワークフロー制御コマンドテーブルに示すように管理する。また、このシステム管理ＤＢ１０４は、後述する図６のワークフロー情報を管理する。
【００２３】
１０１は電子メール制御部で、ユーザが送信した電子メールを受信し、受信した電子メールを解析して送信元と送信先とワークフロー識別子とワークフロー制御コマンドとを抽出し、既存電子メールシステム１１２に電子メールを送信する。
【００２４】
１０３はユーザ認証部で、電子メール制御部１０１が抽出したワークフロー制御コマンドとシステム管理ＤＢ１０４のワークフロー制御コマンド情報から該当するユーザ認証を行う。
【００２５】
１０２はワークフロー制御部で、電子メール制御部１０１が抽出したワークフロー識別子とワークフロー制御コマンドに応じて、各種ワークフロー処理を行う。
【００２６】
図２は、図１に示したワークフローサーバ１００の構成を示すブロック図である。
【００２７】
図において、２０１はＣＰＵで、ＲＯＭ２０３のプログラム用ＲＯＭに記憶されたプログラムに基づいてシステムバス２０４に接続された各デバイスを制御し、ワークフローサーバ１００全体を統括制御するものであり、図１に示した電子メール制御部１０１，ワークフロー制御部１０２，ユーザ認証部１０３を実現している。
【００２８】
また、このＲＯＭ２０３のフォント用ＲＯＭにはフォントデータ等を記憶し、ＲＯＭ２０３のデータ用ＲＯＭには各種データを記憶する。２０２はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ，ワークエリア等として機能する。
【００２９】
２０５はキーボードコントローラ（ＫＢＣ）で、キーボード（ＫＢ）２０９や図示しないポインティングデバイス、例えばマウスからの入力を制御する。２０６はＣＲＴコントローラ（ＣＲＴＣ）で、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０の表示を制御する。なお、ここでは、表示装置としてＣＲＴを設けているがＬＣＤ等のその他の形式の表示装置であってもよい。
【００３０】
２１１はハードディスク（ＨＤ）で、図１に示したシステム管理ＤＢ１０４，承認経路ＤＢ１０５，ユーザ管理ＤＢ１０６を実現している。２０７はハードディスクコントローラ（ＨＤＣ）で、ハードディスク（ＨＤ）２１１とのアクセスを制御する。
【００３１】
２０８はネットワークインタフェース（ＮＷＩ／Ｆ）で、ネットワーク１１３との通信を制御する。
【００３２】
以上のような構成により、ワークフローサーバ１００は、ネットワーク１１３を介して電子メールクライアント１１１，既存の電子メールシステム１１２と通信して、ワークフローシステムを実現している。
【００３３】
また、ＣＰＵ２０１は、ユーザからの指示（ＫＢ２０９又は図示しないマウス等からの指示やネットワーク１１３を介して受信した指示等）に基づいて種々の機能に対応する処理を実行する。
【００３４】
なお、図に示した、ＫＢ２０９，ＣＲＴ２１０等は必ずしも備えていなくてもよい。
【００３５】
図３は、図１に示したユーザ管理ＤＢ１０６で管理されるユーザ管理テーブルを示す図である。
【００３６】
図において、３０１は、ワークフローシステムを利用するユーザのユーザＩＤである。３０２は、ユーザＩＤ３０１に対応するユーザのメールアドレスである。３０３はＳＭＴＰサーバで、ユーザＩＤ３０１に対応するユーザの既存の電子メールシステムのＳＭＴＰ（ＳｉｍｐｌｅＭａｉｌＴｒａｎｓｆｅｒＰｒｏｔｃｏｌ）サーバ名である。３０４はＰＯＰ（ＰｏｓｔＯｆｆｉｃｅＰｒｏｔｃｏｌ）サーバで、ユーザＩＤ３０１に対応するユーザの既存の電子メールシステムのＰＯＰサーバ名である。
【００３７】
図４は、図１に示した承認経路ＤＢ１０５で管理される承認経路テーブルを示す図である。
【００３８】
図において、４０１は、ワークフローシステムの専用メールアドレスである。４０２〜４０６……は、専用メールアドレス４０１に割り当てられている承認者１〜承認者５……を示す。なお、承認者は５人までに限定されるものでなく、何人でも追加可能である。
【００３９】
また、ワークフローの専用メールアドレスは、図４に示したものに限定されるものではなく、後述する図８に示す承認経路設定画面を用いて管理者が自由に設定可能である。
【００４０】
なお、図に示す「shinsei@aaa.co.jp」，「kairan@aaa.co.jp」のように、「申請」，「回覧」等のワークフローと関連のある電子メールアドレスを登録しておくことにより、使用するユーザが容易に承認経路の指定を行うことができる。
【００４１】
図５は、図１に示したシステム管理ＤＢ１０４で管理されるワークフロー制御コマンドテーブルを示す図である。
【００４２】
図において、５０１はコマンド識別子で、ｎ桁の数字（ユニーク）で構成され、ユーザが電子メールのタイトル（Subject）に埋め込むワークフロー制御コマンドを識別するものである。
【００４３】
５０２は制御処理で、コマンド識別子５０１に割り当てられている制御処理を示す。５０３はユーザ認証方法で、コマンド識別子５０１に対応する制御コマンドで指定されたワークフロー制御を行う際に必要なユーザ認証方法であり、例えば、「ＰＯＰｂｅｆｏｒｅＳＭＴＰ（ＰＯＰ認証）」によるユーザ認証，「ＳＭＴＰＡＵＴＨ（ＳＭＴＰ認証）」によるユーザ認証，「電子署名」による認証等を含む。
【００４４】
なお、ユーザ認証方法と、コマンド（ワークフロー制御処理）の組み合わせは、図５に示した組み合わせに限定されるものではなく、後述する図９に示すワークフロー制御コマンド設定画面を用いて管理者が自由に設定可能である。
【００４５】
このように、ワークフロー制御処理に応じて細かいユーザ認証を行うことで、セキュリティを重視するあまり、「承認待ち一覧取得」等のように比較的低いセキュリティレベルであっても差し支えない制御処理にも、面倒で厳しいユーザ認証を行ってユーザの使い勝手をそこなってしまったり、使い勝手を重視するあまり、「承認」等のように高いセキュリティレベルを必要とする制御処理にも、比較的簡易なユーザ認証を行ってしまうという矛盾を回避し、利用するユーザの使い勝手と、ユーザのなりすまし等による不正利用を防ぐことの双方を矛盾なく同時に実現することができる。
【００４６】
図６は、図１に示したシステム管理ＤＢ１０４で管理されるワークフロー情報を示す図である。
【００４７】
図において、６０１は伝票に割り当てられるワークフロー識別子である。６０２は、ワークフロー識別子６０１が割り当てられている伝票の起票名を示す。６０３は、ワークフロー識別子６０１が割り当てられている伝票のメールアドレスを示す。６０４は、ワークフロー識別子６０１が割り当てられている伝票のメール本文を示す。６０５は、ワークフロー識別子６０１が割り当てられている伝票の起票者のユーザＩＤを示す。６０６は、ワークフロー識別子６０１が割り当てられている伝票の次承認者のユーザＩＤを示す。
【００４８】
図７は、図３に示したユーザ管理テーブルの各情報を設定するユーザ設定画面の一例を示す模式図である。
【００４９】
図において、７０１はユーザＩＤ入力欄で、図３に示したユーザＩＤ３０１の入力欄である。７０２はメールアドレス入力欄で、図３に示したメールアドレス３０２の入力欄である。７０３はＳＭＴＰサーバ入力欄で、図３に示したＳＭＴＰサーバ３０３の入力欄である。７０４はＰＯＰサーバ入力欄で、図３に示したＰＯＰサーバ３０４の入力欄である。
【００５０】
７０５はＯＫボタンで、このボタンを指示することにより、このユーザ設定画面で設定された情報がユーザ管理ＤＢ１０６に設定（登録）され、この画面を終了する。これにより、管理者は、ユーザ管理ＤＢ１０６にワークフローシステムを利用するユーザの情報を設定（登録）することができる。
【００５１】
７０６はキャンセルボタンで、このボタンを指示することにより、このユーザ設定画面で設定された情報を無効にし、この画面を終了する。
【００５２】
７０７は削除ボタンで、このボタンを指示することにより、ユーザＩＤ入力欄７０１に入力されているユーザＩＤに関するユーザ情報をユーザ管理ＤＢ１０６から削除することができる。
【００５３】
図８は、図４に示した承認経路テーブルの各情報を設定する承認経路設定画面の一例を示す模式図である。
【００５４】
図において、８０１は専用メールアドレス入力欄で、図４に示したメールアドレス４０１の入力欄である。８０２は、専用メールアドレス８０１に割り当てる承認経路であり、図４に示した承認者４０２〜４０６が承認順に上から表示される。８０３は、ユーザ管理ＤＢ１０６に設定されているユーザのユーザ一覧である。
【００５５】
８０４は挿入ボタンで、ユーザ一覧８０３でユーザを選択した状態でこのボタンを指示することにより、選択されたユーザが承認経路８０２の最後尾に追加される。
【００５６】
８０５は削除ボタンで、承認経路８０２でユーザを選択した状態でこのボタンを指示することにより、選択されたユーザが承認経路８０２から削除され、ユーザ一覧８０２に表示される。
【００５７】
８０６は上へボタンで、承認経路８０２でユーザを選択した状態でこのボタンを指示することにより、選択されたユーザの承認順が一つ上げられる。
【００５８】
８０７は下へボタンで、承認経路８０２でユーザを選択した状態でこのボタンを指示することにより、選択されたユーザの承認順が一つ下げられる。
【００５９】
８０８はＯＫボタンで、このボタンを指示することにより、この承認経路設定画面で設定された情報が承認経路ＤＢ１０５に設定（登録）され、この画面を終了する。これにより、管理者は、承認経路ＤＢ１０５に専用の電子メールアドレスとそれに割り当てられた承認経路情報を設定（登録）することができる。
【００６０】
８０９はキャンセルボタンで、このボタンを指示することにより、このユーザ承認経路設定画面で設定された情報を無効にし、この画面を終了する。
【００６１】
８１０は承認経路情報削除ボタンで、このボタンを指示することにより、承認経路メールアドレス入力欄８０１に入力されている専用の電子メールアドレスに関する承認経路情報を承認経路ＤＢ１０５から削除することができる。
【００６２】
図９は、図５に示したワークフロー制御コマンドテーブルの各情報を設定するワークフロー制御コマンド設定画面の一例を示す模式図である。
【００６３】
図において、９０１はコマンド識別子入力欄で、図５に示したコマンド識別子５０１の入力欄である。９０２は制御処理入力欄で、図５に示した制御処理５０２の入力欄である。５０３はユーザ承認方法入力欄で、図５に示したユーザ承認方法５０３の入力欄である。
【００６４】
９０４はＯＫボタンで、このボタンを指示することにより、このワークフロー制御コマンド設定画面で設定された情報がシステム管理ＤＢ１０４に設定（登録）され、この画面を終了する。これにより、管理者は、システム管理ＤＢ１０４にワークフロー制御コマンド別にユーザ認証方法を区別するための情報を設定（登録）することができる。
【００６５】
９０５はキャンセルボタンで、このボタンを指示することにより、このワークフロー制御コマンド設定画面で設定された情報を無効にし、この画面を終了する。
【００６６】
９０６は削除ボタンで、このボタンを指示することにより、コマンド識別子入力欄９０１に入力されているコマンド識別子に関するワークフロー制御コマンド情報をシステム管理ＤＢ１０４から削除することができる。
【００６７】
以下、図１０，図１１を参照して、ワークフローシステムについてより具体的に説明する。
【００６８】
図１０は、ワークフローシステムにおける制御処理「承認待ち一覧取得」の一例を示す模式図である。
【００６９】
まず、ユーザ「imaoka」は「承認待ち一覧取得」のコマンド「300」をタイトル(Subject)に入力し、一覧を取得したいワークフローの専用電子メールアドレス（ここでは「kairan@aaa.co.jp」）宛てに電子メール１００１を送信する。
【００７０】
そして、電子メール１００１を受信したワークフローサーバ１００は、図５に示したように「承認待ち一覧取得」制御処理に対応するユーザ承認方法「ＰＯＰｂｅｆｏｒｅＳＭＴＰ」でユーザ認証が成功すれば、「imaoka」が起票した「kairan@aaa.co.jp」宛てのメールに対する承認待ち一覧の情報がメール本文に記載された電子メール１００２を「imaoka」宛てに返信する。
【００７１】
この返信１００２を見て、「imaoka」は、「kairan@aaa.co.jp」宛てのメールに対する承認待ち一覧を確認することができる。ここでは、「Ｂ議事録」が「hoshino」で承認待ちになっているのがわかる。そこで、「imaoka」は、直接「hoshino」宛てに督促メール１００３等を送信することも可能である。
【００７２】
なお、ワークフローシステムを使用するためには、まず、管理者が、図７〜図９に示した画面を用いて、ユーザ管理ＤＢ１０６にワークフローシステムを利用するユーザの情報、またシステム管理ＤＢ１０４にワークフロー制御コマンド別にユーザ認証方法を区別するための情報、さらに承認経路ＤＢ１０５には専用の電子メールアドレスとそれに割り当てられた承認経路情報を、それぞれ設定しておく必要がある。
【００７３】
また、各ユーザは、各電子メールクライアントで使用するＳＭＴＰサーバをワークフローサーバ１００に変更しておく必要がある（但し、ユーザ認証に「ＰＯＰｂｅｆｏｒｅＳＭＴＰ」を使用する場合は、ＰＯＰサーバもワークフローサーバ１００に変更しておく必要がある）。
【００７４】
また、「ＳＭＴＰＡＵＴＨ」を行う場合には、電子メールクライアント１１１が「ＳＭＴＰＡＵＴＨ」に対応している必要がある。
【００７５】
なお、上述した管理者による図７〜図９に示した画面を用いた各種設定は、ワークフローサーバ１００で直接実行することも、ネットワーク１１３を介して他の情報処理装置よりワークフローサーバ１００にアクセスしてリモート実行することも可能である。
【００７６】
図１１は、ワークフローシステムにおける伝票の起票から承認までの一連の流れの一例を示す模式図であり、ここでは、特に図６に示したワークフロー識別子「１２３４５」に相当する伝票のワークフローを例にして説明する。
【００７７】
まず、ユーザ「kataoka」は起票名をタイトル(件名)（ここでは「物品購入申請」）に入力し、実施したいワークフローの専用電子メールアドレス（ここでは「shinsei@aaa.co.jp」）宛てに電子メール１１０１を送信する。
【００７８】
なお、電子メールのタイトル（Subject）に埋め込む情報のフォーマットは、図１２に示すように、「コマンド識別子」を先頭にｎ桁の数字として指定し、空白（スペース、タブ）等の後に、任意の文字列を指定する構成となっているが、「起票」の場合は、電子メール１１０１に示すように「コマンド識別子」を省略してもよい。
【００７９】
そして、この電子メール１１０１を受信したワークフローサーバ１００は、図５に示したように制御処理「起票」に対応するユーザ承認方法「ＳＭＴＰＡＵＴＨ」でユーザ認証が成功すれば、「物品購入申請」の伝票をワークフロー識別子「１２３４５」として起票する（図１に示したシステム管理ＤＢ１０４に登録）。
【００８０】
そして、ワークフローサーバ１００は、最初の承認者である「imaoka」宛てに電子メール（承認依頼メール）１１０２を送信する。ここで、送信元（From），不図示の返信先（Reply-To）には、「12345＜shinsei@aaa.co.jp＞」のようにワークフロー識別子を付加する。
【００８１】
なお、電子メールの送信元（From），不図示の返信先（Reply-To)に埋め込む情報のフォーマットは、図１３に示すように、「ワークフロー識別子」を先頭にｎ桁の数字として指定し、空白（スペース、タブ）等の後に、「＜専用電子メールアドレス＞」を指定するように構成されている。
【００８２】
次に、電子メール１１０２を受けた「imaoka」がその伝票を「承認」する場合、電子メール１１０２の返信として、Ｓｕｂｊｅｃｔ「100」（「承認」を意味する）の電子メール１１０３を送信する。このとき、送信する電子メール（承認メール）に対して、そのユーザのメールアドレスに関係付けられた「秘密鍵」で「署名」と呼ばれる暗号化を行う。
【００８３】
そして、この電子メール１１０３を受信したワークフローサーバ１００は、図５に示したように制御処理「承認」に対応するユーザ承認方法「電子署名」でユーザ認証が成功すれば（送信元のユーザのメールアドレスに関係付けられた「公開鍵」で解読できれば）、「imaoka」が「承認」した旨を示す情報をメール本文に追加した電子メール（承認依頼メール）１１０４を次の承認者である「hoshino」宛てに送信する。
【００８４】
次に、電子メール１１０４を受けた「hoshino」がその伝票を「承認」する場合、電子メール１１０４の返信として、Ｓｕｂｊｅｃｔ「100」の電子メール１１０５を送信する。このとき、送信する電子メール（承認メール）に対して、そのユーザのメールアドレスに関係付けられた「秘密鍵」で「署名」と呼ばれる暗号化を行う。
【００８５】
そして、この電子メール１１０５を受信したワークフローサーバ１００は、ユーザ承認方法「電子署名」でユーザ認証が成功すれば（送信元のユーザのメールアドレスに関係付けられた「公開鍵」で解読できれば）、「hoshino」が「承認」した旨を示す情報をメール本文に追加した電子メール１１０６を次の承認者がいないので、起票者である「kataoka」宛てに送信する。
【００８６】
次に、電子メール（承認完了通知メール）１１０６を受けた「kataoka」は、この電子メール１１０６により、伝票が「承認」されたことが分かる。
【００８７】
以下、本実施形態のワークフローシステムを使用する場合のユーザの手順について説明する。
【００８８】
ユーザ(起票者)が「起票」する場合、上述したように、実施したいワークフローに該当する専用電子メールアドレス宛てに起票名をタイトル（件名）部に埋め込み送信する。
【００８９】
また、ユーザ(承認者)が「承認」又は「否認」する場合、受信した承認依頼メールに対する返信という形で、タイトル部(Subject)に「承認」又は「否認」のワークフロー制御コマンド（「100」，「200」）を埋め込み送信する。
【００９０】
さらに、ユーザ(起票者)が「承認待ち一覧」を取得する場合、上述したように、承認待ちのワークフローに該当する専用電子メールアドレス宛てに承認待ち一覧取得のワークフロー制御コマンド（「300」）を埋め込み送信する。
【００９１】
なお、上記ユーザから送信されるメールを受信するワークフローサーバ１００は、実施しているワークフローの情報をシステム管理ＤＢ１０４に保持し（図６）、ワークフロー情報はワークフロー毎のユニークな識別子６０１と該当する専用電子メールアドレス６０３と起票名６０２とメール本文６０４と起票者６０５と次承認者６０６との情報を備え、ユーザからのメールに基づいてワークフロー処理することができる。
【００９２】
以下、図１４，図１５を参照して、本発明のワークフローサーバの制御処理動作について説明する。
【００９３】
図１４は、本発明のワークフローサーバの第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、図２に示したＣＰＵ２０１によりＨＤ２１１又はその他の記録媒体に格納されたプログラムに基づいて実行される。なお、Ｓ１０１〜Ｓ１１２は各ステップを示す。
【００９４】
まず、電子メール制御部１０１で電子メールを受信すると、電子メール制御部１０１は、受信した電子メール（以下、受信電子メール）の送信先メールアドレスを解析し、送信先メールアドレスが承認経路ＤＢ１０５の承認経路テーブルに登録されている専用電子メールアドレスであるかチェックし（Ｓ１０１）、上記受信電子メールの送信先メールアドレスが承認経路テーブルに登録されているか否かを判断し（Ｓ１０２）、登録されていないと判断した場合には、ステップＳ１１２に進み、電子メール制御部１０１は上記受信電子メールを既存の電子メールシステム１１２に転送し、処理を終了する。
【００９５】
一方、ステップＳ１０２で、上記受信電子メールの送信先メールアドレスが承認経路テーブルに登録されていると判断した場合には、電子メール制御部１０１は受信した電子メールを解析し、送信元メールアドレスを取得する（Ｓ１０３）。
【００９６】
次に、ワークフロー制御部１０２は、送信元メールアドレスのユーザがユーザ管理ＤＢ１０６のユーザ管理テーブルに存在するかチェックし（Ｓ１０４）、存在するか否かを判断し（Ｓ１０５）、存在しないと判断した場合には、ステップＳ１１１に進み、電子メール制御部１０１はエラー通知メールを送信元メールアドレスに送信し、処理を終了する。
【００９７】
一方、送信元メールアドレスのユーザがユーザ管理ＤＢ１０６のユーザ管理テーブルに存在すると判断した場合には、電子メール制御部１０１は上記受信電子メールのタイトル（Subject）を解析しコマンド識別子を取得する（Ｓ１０６）。
【００９８】
なお、タイトル（Subject）にコマンド識別子が指定されていなく且つワークフロー識別子が送信先に指定されていない場合は「起票」コマンドとみなし、取得したものとする。また、その場合、通常は起票名が指定されている。
【００９９】
次に、ステップＳ１０７において、コマンド識別子を取得できたか否かを判断し、取得できなかったと判断した場合には、ステップＳ１１１に進み、電子メール制御部１０１はエラー通知メールを送信元メールアドレスに送信し、処理を終了する。
【０１００】
一方、コマンド識別子を取得できたと判断した場合には、ユーザ認証部１０３は、システム管理ＤＢ１０４のワークフロー制御コマンドテーブルに基づいてコマンド識別子に該当するユーザ認証レベルでユーザ認証を行う（Ｓ１０８）。なお、ユーザ認証処理の詳細は、後述する。
【０１０１】
そして、ユーザ認証に成功したか否かを判断し（Ｓ１０９）、ユーザ認証に失敗したと判断した場合には、ステップＳ１１１に進み、電子メール制御部１０１はエラー通知メールを送信元メールアドレスに送信し、処理を終了する。
【０１０２】
一方、ステップＳ１０９で、ユーザ認証に成功したと判断した場合には、コマンド識別子（ワークフロー制御コマンド）に応じたワークフロー処理を行い（Ｓ１１０）、処理を終了する。
【０１０３】
図１５は、本発明のワークフローサーバの第２の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、図１４のステップＳ１１０に示したワークフロー処理に対応する。なお、このフローチャートの処理は、図２に示したＣＰＵ２０１によりＨＤ２１１又はその他の記録媒体に格納されたプログラムに基づいて実行される。また、Ｓ２０１〜Ｓ２２０は各ステップを示す。
【０１０４】
まず、ワークフロー制御部１０２は、図１４のステップＳ１０６で取得したコマンド識別子（ワークフロー制御コマンド）が「起票」か否かを判断し（Ｓ２０１）、ワークフロー制御コマンドが「起票」であると判断した場合には、ワークフロー制御部１０２は、送信元ユーザが承認経路ＤＢ１０５の該当する承認経路テーブルに設定されている（存在する）かチェックし（Ｓ２０２，Ｓ２０３）、存在しないと判断した場合には、上記受信電子メールに基づいて、起票者６０５，次承認者６０６，タイトル(起票名６０２)，メールアドレス６０３，メール本文６０４を取得すると共に、ユニークなワークフロー識別子６０１を生成し、これらワークフロー情報をシステム管理ＤＢ１０４に登録する（Ｓ２０４）。
【０１０５】
次に、電子メール制御部１０１は、該当する承認経路テーブルの先頭の承認者宛てに、上記ワークフロー情報に基づく電子メール（承認依頼メール）を送信し（Ｓ２０５）、処理を終了する。なお、ステップＳ２０５で、先頭の承認者に電子メールを送信する際は、送信元メールの送信元（From），返信先（Reply-To)に「12345＜kairan@aaa.co.jp＞」のようにワークフロー識別子を付加する。
【０１０６】
一方、ステップＳ２０３で、ワークフロー制御部１０２は、送信元ユーザが承認経路ＤＢ１０５の該当する承認経路テーブルに設定されている（存在する）と判断した場合には、ワークフロー制御部１０２は、該当する承認経路テーブルの送信元ユーザの次承認者が存在するか否かをチェックし（Ｓ２０６，Ｓ２０７）、存在しないと判断した場合には、電子メール制御部１０１は、エラー通知メールをユーザに送信し（Ｓ２０８）、処理を終了する。
【０１０７】
一方、ステップＳ２０７で、該当する承認経路テーブルの送信元ユーザの次承認者が存在すると判断した場合には、上記受信電子メールに基づいて、起票者６０５，次承認者６０６，タイトル(起票名６０２)，メールアドレス６０３，メール本文６０４を取得すると共に、ユニークなワークフロー識別子６０１を生成し、これらワークフロー情報をシステム管理ＤＢ１０４に登録する（Ｓ２０９）。
【０１０８】
次に、電子メール制御部１０１は、該当する承認経路テーブルの次承認者宛てに、上記ワークフロー情報に基づく電子メール（承認依頼メール）を送信し（Ｓ２１０）、処理を終了する。なお、ステップＳ２１０で、次承認者に電子メールを送信する際は、送信元メールの送信元（From），返信先（Reply-To)に「12345＜kairan@aaa.co.jp＞」のようにワークフロー識別子を付加する。
【０１０９】
一方、ステップＳ２０１で、図１４のステップＳ１０６で取得したコマンド識別子（ワークフロー制御コマンド）が「起票」でないと判断した場合には、コマンド識別子が「承認」であるか否かを判断し（Ｓ２１１）、ワークフロー制御コマンドが「承認」であると判断した場合には、ワークフロー制御部１０２は、該当する承認経路テーブルの送信元ユーザの次承認者が存在するか否かをチェックし（Ｓ２１２，Ｓ２１３）、存在すると判断した場合には、電子メール制御部１０１は、該当する承認経路テーブルの次承認者宛てに、上記ワークフロー情報に基づく電子メール（承認依頼メール）を送信し（Ｓ２１０）、処理を終了する。なお、ステップＳ２１０で、次承認者に電子メールを送信する際は、送信元メールの送信元（From），返信先（Reply-To）に「12345＜kairan@aaa.co.jp＞」のようにワークフロー識別子を付加する。また、システム管理ＤＢ１０４内のワークフロー情報のメール本文６０４と次承認者６０６を更新する。
【０１１０】
一方、ステップＳ２１３で、該当する承認経路テーブルの送信元ユーザの次承認者が存在しないと判断した場合には、電子メール制御部１０１は、承認完了通知メールを起票者宛てに送信し（Ｓ２１４）、処理を終了する。なお、承認完了通知メールを送信した後、ワークフロー制御部１０２が該当するワークフロー情報をシステム管理ＤＢ１０４から削除するようにしてもよいし、「承認」された旨の情報を付加して更新するように構成してもよい。
【０１１１】
一方、ステップＳ２１１で、図１４のステップＳ１０６で取得したコマンド識別子（ワークフロー制御コマンド）が「承認」でないと判断した場合には、コマンド識別子が「否認」であるか否かを判断し（Ｓ２１５）、ワークフロー制御コマンドが「否認」であると判断した場合には、電子メール制御部１０１は、否認通知メールを起票者宛てに送信し（Ｓ２１６）、処理を終了する。なお、否認通知メールを送信した後、ワークフロー制御部１０２が該当するワークフロー情報をシステム管理ＤＢ１０４から削除するようにしてもよいし、「否認」された旨の情報を付加して更新するように構成してもよい。
【０１１２】
一方、ステップＳ２１５で、図１４のステップＳ１０６で取得したコマンド識別子（ワークフロー制御コマンド）が「否認」でないと判断した場合には、コマンド識別子が「承認待ち一覧」であるか否かを判断し（Ｓ２１５）、ワークフロー制御コマンドが「承認待ち一覧」であると判断した場合には、ワークフロー制御部１０２は、システム管理ＤＢ１０４内のワークフロー情報から、上記受信メールに基づく承認待ち一覧（起票名，次承認者の一覧）を作成する（Ｓ２１８）。
【０１１３】
次に、電子メール制御部１０１は、承認待ち一覧メール（承認待ち一覧をメール本文に埋め込んだメール）を送信元宛に返信し（Ｓ２１９）、処理を終了する。
【０１１４】
一方、ステップＳ２１７で、図１４のステップＳ１０６で取得したコマンド識別子（ワークフロー制御コマンド）が「承認待ち一覧」でないと判断した場合には、電子メール制御部１０１は、エラーメールを送信元宛に返信し（Ｓ２２０）、処理を終了する。
【０１１５】
以下、図１４のステップＳ１０８で示したユーザ認証部１０３によるユーザ認証処理について説明する。
【０１１６】
本実施形態では、ユーザ認証部１０３は、システム管理ＤＢ１０４のワークフロー制御コマンドテーブルに基づいて、コマンド識別子に該当するユーザ認証レベルでのユーザ認証を行う。
【０１１７】
ユーザ認証レベル（ユーザ認証方法）が、「ＰＯＰｂｅｆｏｒｅＳＭＴＰ」又は「ＳＭＴＰＡＵＴＨ」であった場合、その認証を、そのユーザに対応するＳＭＴＰサーバ，ＰＯＰサーバ（図３に示したユーザ管理テーブル内のＳＭＴＰサーバ３０３，ＰＯＰサーバ３０４）に対して行うものとする。
【０１１８】
以下、本発明において「ＰＯＰｂｅｆｏｒｅＳＭＴＰ」と「ＳＭＴＰＡＵＴＨ」を用いた認証方法に関して、具体的に説明する。以下（１）〜（５）はＰＯＰ認証の各ステップを示す。
【０１１９】
まず、「ＰＯＰｂｅｆｏｒｅＳＭＴＰ」を用いた認証方法について説明する。
【０１２０】
電子メールクライアント１１１は、メールを送信(ＳＭＴＰ)する前に、一度メールを受信(ＰＯＰ)する必要があり、ワークフローサーバ１００はＰＯＰ要求を受け取ると、ユーザ管理テーブル（ユーザ管理ＤＢ内のユーザ情報）とユーザＩＤから、そのユーザのＰＯＰサーバ（ＰＯＰサーバ３０４）を特定する（１）。
【０１２１】
そして、ワークフローサーバ１００は、（１）で特定したＰＯＰサーバに対し電子メールクライアント１１１に代わって(中継して)ＰＯＰを行い、ワークフローサーバ１００がＰＯＰしたメールは電子メールクライアント１１１に流す（プロキシ（ＰＲＯＸＹ）のように行う）（２）。
【０１２２】
（２）でＰＯＰサーバへのＰＯＰ認証が成功すれば、ワークフローサーバ１００はクライアントのＩＰアドレスをＲＡＭ２０２に記憶しておく（つまり、既存のＰＯＰサーバが「ＰＯＰｂｅｆｏｒｅＳＭＴＰ」に対応している必要はない）（３）。
【０１２３】
また、電子メールクライアント１１１は、ＰＯＰ成功後、一定時間内にＳＭＴＰを行う（４）。
【０１２４】
そして、電子メールクライアント１１１からＳＭＴＰ要求を受け取ったワークフローサーバ１００は、サブジェクトのワークフロー制御コマンドを取得するためメール本文まで受信し、図１６のフローチャートのステップＳ１０１に進む。
【０１２５】
そして、図１６のステップＳ１０８において、ユーザ認証レベルをチェックし「ＰＯＰｂｅｆｏｒｅＳＭＴＰ」の場合は、クライアントのＩＰアドレスが上記（３）で記憶しているＩＰアドレスと同一か比較し、同じであれば認証成功となり、異なれば認証失敗となる（５）。
【０１２６】
次に、「ＳＭＴＰＡＵＴＨ」を用いた認証方法について説明する。以下、（１１）〜（１３）はＳＭＴＰ認証の各ステップを示す。
【０１２７】
ワークフローサーバ１００は、電子メールクライアント１１１からのＳＭＴＰ要求を受け取ると「ＳＭＴＰＡＵＴＨ」のプロトコル(ＲＦＣ２５５４)に則ってクライアントから取得可能ならばユーザＩＤなどの情報を取得し、ワークフローサーバは「ＳＭＴＰＡＵＴＨ」に必要な情報をＲＡＭ２０２に記憶しておく（１１）。
【０１２８】
引き続き、ワークフローサーバ１００は、ユーザ認証の成否に関わらず、サブジェクトのワークフロー制御コマンドを取得するためメール本文まで受信し（１２）、図１６のフローチャートのステップＳ１０１に進む。
【０１２９】
そして、図１６のステップＳ１０８において、ワークフローサーバ１００はユーザ認証レベルをチェックし「ＳＭＴＰＡＵＴＨ」の場合は、電子メールクライアント１１１から受け取ったユーザ情報とユーザ管理テーブル（ユーザ管理ＤＢ内のユーザ情報）からそのユーザのＳＭＴＰサーバ（ＳＭＴＰサーバ３０３）を特定し、ワークフローサーバ１００はそのＳＭＴＰサーバに対しクライアントに代わって「ＳＭＴＰＡＵＴＨ」を行う（プロキシ（ＰＲＯＸＹ）のように行う）。そして、上記「ＳＭＴＰＡＵＴＨ」に成功すれば認証成功となり、失敗すれば認証失敗となる（１３）。
【０１３０】
以上のように、「ＰＯＰｂｅｆｏｒｅＳＭＴＰ」，「ＳＭＴＰＡＵＴＨ」のいずれもＰＲＯＸＹサーバのように、ＰＯＰやＳＭＴＰをワークフローサーバが中継することで、ユーザ認証を既存のメールサーバに対し行うことができる。
【０１３１】
これにより、ワークフローサーバは、各ユーザのパスワード等を管理することなく、既存の電子メールシステム１１２を用いて、「ＰＯＰｂｅｆｏｒｅＳＭＴＰ」，「ＳＭＴＰＡＵＴＨ」等の認証を行うことができる。
【０１３２】
一方、ユーザ認証レベル（ユーザ認証方法）が、「電子署名」による認証であった場合は、図２に示したＨＤ２１１内に格納された「公開鍵」を用いて、ユーザから受信した電子メール（そのユーザのメールアドレスに関係付けられた「秘密鍵」で「署名」と呼ばれる暗号化が行われた電子メール）を解読する。この解読が成功すれば認証成功となり、失敗すれば認証失敗となる。
【０１３３】
以下、図１６，図１７を参照して、ユーザ認証のないワークフローシステムとユーザ認証のあるワークフローシステムとの比較を行う。
【０１３４】
図１６は、ユーザ認証のないワークフローシステムの利用例を示す模式図である。
【０１３５】
図１６に示すように、ユーザ認証のない「電子メールを利用したワークフローシステム」では、起票者自身が承認者になりすますといった恐れがある。また、起票者も本人か否かの保証もない。
【０１３６】
図１７は、ユーザ認証のあるワークフローシステムの利用例を示す模式図である。
【０１３７】
図１７に示すように、本実施形態で示したように「ＰＯＰｂｅｆｏｒｅＳＭＴＰ」，「ＳＭＴＰＡＵＴＨ」，「電子署名」等のユーザ認証のある「電子メールを利用したワークフローシステム」では、承認者が承認を行う際は電子署名等のユーザ認証が必要であるため、第３者が承認者になりすますことはできない。また、当然、起票者のなりすまし等の不正利用を防ぐことができる。
【０１３８】
以上説明したように、本発明のワークフローサーバは、ユーザ管理情報（図３）を記憶するユーザ管理ＤＢ１０６，承認経路情報（図４）を記憶する承認経路ＤＢ１０５とワークフロー制御コマンド情報（図５）,ワークフロー情報（図６）を記憶するシステム管理ＤＢ１０４とを有し、電子メールを利用したものであり、承認経路情報に基づいて、専用電子メールアドレスを特定の承認経路に割り当てるワークフロー制御部１０２と、ワークフロー制御コマンド情報に基づいて、電子メールを送信する際に安全なワークフロー制御を実現するため「起票」，「承認」，「否認」などのワークフロー制御処理別（コマンド別）に「ＰＯＰｂｅｆｏｒｅＳＭＴＰ」，「ＳＭＴＰＡＵＴＨ」，「電子署名」等のユーザ認証を割り当ててユーザ認証処理を行うユーザ認証部１０３と、承認依頼メールの送信元と返信先に自動的にワークフロー識別子を付加し、受信した電子メールのタイトル(件名)を利用してワークフロー制御コマンドを識別する電子メール制御部１０１と、起票したワークフローの承認状態を取得するワークフロー制御部１０２とを有するものであり、ワークフロー制御処理に応じて細かいユーザ認証を行うことができ（「承認」等のように高いセキュリティレベルを必要とする制御処理には「電子署名」による厳しいユーザ認証を行い、「承認待ち一覧取得」等のように比較的低いセキュリティレベルであっても差し支えない制御処理には「ＰＯＰｂｅｆｏｒｅＳＭＴＰ」等による比較的緩いユーザ認証を行うというようにレベルを分けてユーザ認証することができ）、利用するユーザの使い勝手の良さと、ユーザのなりすまし等による不正利用を防ぐことの双方を矛盾なく同時に実現することができる。また、既存の電子メールシステムがあれば、管理者が特定の電子メールアドレスに対する承認経路情報をワークフローサーバに設定するだけで、回覧，申請等の簡易ワークフローシステムを容易に構築することができる。さらに、ユーザは、承認経路を意識することなく、所望するワークフロー処理を特定の電子メールアドレス宛てに送信するだけでワークフローを実施することができる。
【０１３９】
なお、上記実施形態では、図３に示したユーザ管理テーブルにより、ユーザＩＤ，メールアドレス，既存の電子メールシステムのＳＭＴＰサーバ，既存の電子メールシステムのＰＯＰサーバを管理し、「ＰＯＰｂｅｆｏｒｅＳＭＴＰ」，「ＳＭＴＰＡＵＴＨ」等のユーザ認証を既存の電子メールシステムに中継して行う場合について説明したが、ユーザ管理テーブルにより、ユーザＩＤ，メールアドレス，パスワードを管理するようにし、各ユーザの電子メールクライアントで使用するＳＭＴＰサーバ及びＰＯＰサーバをワークフローサーバ１００に変更しておき、「ＰＯＰｂｅｆｏｒｅＳＭＴＰ」，「ＳＭＴＰＡＵＴＨ」等のユーザ認証をワークフローサーバ１００自身で行うように構成してもよい。
【０１４０】
また、既存の電子メールシステムに対して、本ワークフローサーバ１００の機能を追加し、ワークフローシステムを実現するように構成してもよい。
【０１４１】
以下、図１８に示すメモリマップを参照して本発明に係るワークフローサーバで読み出し可能なデータ処理プログラムの構成について説明する。
【０１４２】
図１８は、本発明に係るワークフローサーバで読み出し可能な各種データ処理プログラムを格納する記録媒体のメモリマップを説明する図である。
【０１４３】
なお、特に図示しないが、記録媒体に記憶されるプログラム群を管理する情報、例えばバージョン情報，作成者等も記憶され、かつ、プログラム読み出し側のＯＳ等に依存する情報、例えばプログラムを識別表示するアイコン等も記憶される場合もある。
【０１４４】
さらに、各種プログラムに従属するデータも上記ディレクトリに管理されている。また、インストールするプログラムやデータが圧縮されている場合に、解凍するプログラム等も記憶される場合もある。
【０１４５】
本実施形態における図１４，図１５に示す機能が外部からインストールされるプログラムによって、ホストコンピュータにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記録媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記録媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。
【０１４６】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウエアのプログラムコードを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１４７】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１４８】
プログラムコードを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。
【０１４９】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１５０】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１５１】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウエアによって表されるプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１５２】
さらに、本発明を達成するためのソフトウエアによって表されるプログラムをネットワーク上のデータベースから通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１５３】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、各ワークフロー制御処理で必要とされるセキュリティレベルに応じて個別のユーザ認証を行うことができ、利用するユーザの使い勝手の良さと、ユーザのなりすまし等による不正利用を防ぐことの双方を矛盾なく同時に実現することができ、また既存の電子メールシステムがあれば、管理者が特定の電子メールアドレスに対する承認経路情報をワークフローサーバに設定するだけで、回覧，申請等の簡易ワークフローシステムを容易に構築することができ、さらにユーザは承認経路を意識することなく、所望するワークフロー処理を特定の電子メールアドレス宛てに送信するだけでワークフローを実施可能な、安全性、低コストでの構築、使い勝手の良さを備える優れたワークフローシステムを構築することができる等の効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のワークフローサーバを適用可能なシステムの構成を示すブロック図である。
【図２】図１に示したワークフローサーバの構成を示すブロック図である。
【図３】図１に示したユーザ管理ＤＢで管理されるユーザ管理テーブルを示す図である。
【図４】図１に示した承認経路ＤＢで管理される承認経路テーブルを示す図である。
【図５】図１に示したシステム管理ＤＢで管理されるワークフロー制御コマンドテーブルを示す図である。
【図６】図１に示したシステム管理ＤＢで管理されるワークフロー情報を示す図である。
【図７】図３に示したユーザ管理テーブルの各情報を設定するユーザ設定画面の一例を示す模式図である。
【図８】図４に示した承認経路テーブルの各情報を設定する承認経路設定画面の一例を示す模式図である。
【図９】図５に示したワークフロー制御コマンドテーブルの各情報を設定するワークフロー制御コマンド設定画面の一例を示す模式図である。
【図１０】ワークフローシステムにおける制御処理「承認待ち一覧取得」の一例を示す模式図である。
【図１１】ワークフローシステムにおける伝票の起票から承認までの一連の流れの一例を示す模式図である。
【図１２】電子メールのタイトル（Subject）に埋め込む情報のフォーマットを示す図である。
【図１３】電子メールの送信元（From），返信先（Reply-To)に埋め込む情報のフォーマットを示す図である。
【図１４】本発明のワークフローサーバの第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１５】本発明のワークフローサーバの第２の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１６】ユーザ認証のないワークフローシステムの利用例を示す模式図である。
【図１７】ユーザ認証のあるワークフローシステムの利用例を示す模式図である。
【図１８】本発明に係るワークフローサーバで読み出し可能な各種データ処理プログラムを格納する記録媒体のメモリマップを説明する図である。
【符号の説明】
１００ワークフローサーバ
１０１電子メール制御部
１０２ワークフロー制御部
１０３ユーザ認証部
１０４システム管理ＤＢ
１０５承認経路ＤＢ
１０６ユーザ管理ＤＢ
１１１電子メールクライアント
１１２電子メールシステム
１１３ネットワーク

Claims

ユーザＩＤに対応するメールアドレスを記憶し、電子メールを利用してワークフローシステムを実現するワークフローサーバにおいて、
電子メールで指示されるワークフローの起票工程・承認工程に応じて、電子メール受信時に異なるセキュリティレベルのユーザ認証処理を実行する認証手段と、
所定の電子メールアドレスと該所定の電子メールアドレスに対応する承認経路を含む承認経路情報を登録する承認経路情報登録手段と、
前記認証手段によりユーザ認証された電子メールの宛先に指定された前記所定の電子メールアドレスに応じた承認経路を前記承認経路情報登録手段により登録された承認経路から決定する承認経路決定手段と、
前記起票工程が指示された電子メールを受信した場合に、該ワークフローに流される伝票を識別するためのワークフロー識別子及び、当該伝票の起票者のユーザＩＤを含むワークフロー情報を生成し、記憶手段に記憶するワークフロー情報生成手段と、
前記所定の電子メールアドレスに前記ワークフロー識別子を付加して差出元とし、宛先を前記承認経路決定手段により決定された承認経路に応じた送信先として、承認依頼メールを送信する承認依頼送信手段と、
前記承認依頼送信手段で送信した承認依頼メールの返信である返信メールを受信すると、前記伝票に対して承認するか否認するかの制御処理とその制御処理を識別するためのコマンド識別子とが対応付けられた対応テーブルを用いて、該返信メールの件名にあるコマンド識別子を判断することにより、該返信メールの宛先に付加された前記ワークフロー識別子に対応する伝票を承認するか否認するかの判断を行う承認可否判断手段と、
前記承認可否判断手段により承認すると判断された場合、前記返信メールの差出元の次の承認者が、前記承認経路決定手段により決定された承認経路に存在するか判断する次承認者判断手段と、
前記次承認者判断手段により次の承認者が存在しないと判断された場合、前記伝票の起票者のユーザＩＤに対応するメールアドレスに対して、当該伝票が承認されたことを示す通知メールを送付し、一方、前記承認可否判断手段により否認すると判断された場合、前記伝票の起票者のユーザＩＤに対応するメールアドレスに対して、当該伝票が否認されたことを示す通知メールを送付する承認結果送付手段とを有し、
前記次承認者判断手段により次の承認者が存在すると判断された場合、前記承認依頼送信手段は、該次の承認者に対して承認依頼メールを送信することを特徴とするワークフローサーバ。
ユーザの電子メールアドレスと該ユーザの電子メールアドレスに対応する他の電子メールシステムのサーバ情報を含むユーザ情報を各ユーザ毎に登録するユーザ情報登録手段をさらに有し、
前記認証手段は、前記ユーザのクライアント装置からＰＯＰ認証要求を受け取ると、前記ユーザ情報登録手段に登録された他の電子メールシステムのサーバ情報に基づいたサーバにＰＯＰ認証を依頼して、認証に成功した場合に該クライアント装置のアドレス情報を記憶し、その後ＳＭＴＰ要求を受け取ったクライアント装置のアドレス情報が前記記憶したクライアント装置のアドレス情報と同じであれば、認証成功とするユーザ認証を行うことを特徴とする請求項１記載のワークフローサーバ。
前記認証手段は、前記クライアント装置からＳＭＴＰ認証要求を受け取ると、該ＳＭＴＰ認証要求のユーザ情報を記憶して、前記ユーザ情報登録手段に登録された他の電子メールシステムのサーバ情報に基づいたサーバに前記記憶したユーザ情報でＳＭＴＰ認証を依頼し、認証の成否とするユーザ認証を行うことを特徴とする請求項２記載のワークフローサーバ。
所定の電子メールアドレスと該所定の電子メールアドレスに対応する承認経路を含む承認経路情報を登録する承認経路情報登録手段を有し、ユーザＩＤに対応するメールアドレスを記憶し、電子メールを利用してワークフローシステムを実現するワークフローサーバの制御方法において、
認証手段が、電子メールで指示されるワークフローの起票工程・承認工程に応じて、電子メール受信時に異なるセキュリティレベルのユーザ認証処理を実行する認証ステップと、
承認経路決定手段が、前記認証ステップによりユーザ認証された電子メールの宛先に指定された前記所定の電子メールアドレスに応じた承認経路を前記承認経路情報登録手段により登録された承認経路から決定する承認経路決定ステップと、
ワークフロー情報生成手段が、前記起票工程が指示された電子メールを受信した場合に、該ワークフローに流される伝票を識別するためのワークフロー識別子及び、当該伝票の起票者のユーザＩＤを含むワークフロー情報を生成し、記憶手段に記憶するワークフロー情報生成ステップと、
承認依頼送信手段が、前記所定の電子メールアドレスに前記ワークフロー識別子を付加して差出元とし、宛先を前記承認経路決定ステップにより決定された承認経路に応じた送信先として、承認依頼メールを送信する承認依頼送信ステップと、
承認可否判断手段が、前記承認依頼送信ステップで送信した承認依頼メールの返信である返信メールを受信すると、前記伝票に対して承認するか否認するかの制御処理とその制御処理を識別するためのコマンド識別子とが対応付けられた対応テーブルを用いて、該返信メールの件名にあるコマンド識別子を判断することにより、該返信メールの宛先に付加された前記ワークフロー識別子に対応する伝票を承認するか否認するかの判断を行う承認可否判断ステップと、
次承認者判断手段が、前記承認可否判断ステップにより承認すると判断された場合、前記返信メールの差出元の次の承認者が、前記承認経路決定ステップにより決定された承認経路に存在するか判断する次承認者判断ステップと、
承認結果送付手段が、前記次承認者判断ステップにより次の承認者が存在しないと判断された場合、前記伝票の起票者のユーザＩＤに対応するメールアドレスに対して、当該伝票が承認されたことを示す通知メールを送付し、一方、前記承認可否判断ステップにより否認すると判断された場合、前記伝票の起票者のユーザＩＤに対応するメールアドレスに対して、当該伝票が否認されたことを示す通知メールを送付する承認結果送付ステップとを有し、
前記次承認者判断ステップにより次の承認者が存在すると判断された場合、前記承認依頼送信ステップでは、該次の承認者に対して承認依頼メールを送信することを特徴とするワークフローサーバの制御方法。
前記ワークフローサーバは、ユーザの電子メールアドレスと該ユーザの電子メールアドレスに対応する他の電子メールシステムのサーバ情報を含むユーザ情報を各ユーザ毎に登録するユーザ情報登録手段をさらに有し、
前記認証ステップは、前記ユーザのクライアント装置からＰＯＰ認証要求を受け取ると、前記ユーザ情報登録手段に登録された他の電子メールシステムのサーバ情報に基づいたサーバにＰＯＰ認証を依頼して、認証に成功した場合に該クライアント装置のアドレス情報を記憶し、その後ＳＭＴＰ要求を受け取ったクライアント装置のアドレス情報が前記記憶したクライアント装置のアドレス情報と同じであれば、認証成功とするユーザ認証を行うことを特徴とする請求項４記載のワークフローサーバの制御方法。
前記認証ステップは、前記クライアント装置からＳＭＴＰ認証要求を受け取ると、該ＳＭＴＰ認証要求のユーザ情報を記憶して、前記ユーザ情報登録手段に登録された他の電子メールシステムのサーバ情報に基づいたサーバに前記記憶したユーザ情報でＳＭＴＰ認証を依頼し、認証の成否とするユーザ認証を行うことを特徴とする請求項５記載のワークフローサーバの制御方法。
ユーザＩＤに対応するメールアドレスを記憶し、電子メールを利用してワークフローシステムを実現するワークフローサーバを、
電子メールで指示されるワークフローの起票工程・承認工程に応じて、電子メール受信時に異なるセキュリティレベルのユーザ認証処理を実行する認証手段と、
所定の電子メールアドレスと該所定の電子メールアドレスに対応する承認経路を含む承認経路情報を登録する承認経路情報登録手段と、
前記認証手段によりユーザ認証された電子メールの宛先に指定された前記所定の電子メールアドレスに応じた承認経路を前記承認経路情報登録手段により登録された承認経路から決定する承認経路決定手段と、
前記起票工程が指示された電子メールを受信した場合に、該ワークフローに流される伝票を識別するためのワークフロー識別子及び、当該伝票の起票者のユーザＩＤを含むワークフロー情報を生成し、記憶手段に記憶するワークフロー情報生成手段と、
前記所定の電子メールアドレスに前記ワークフロー識別子を付加して差出元とし、宛先を前記承認経路決定手段により決定された承認経路に応じた送信先として、承認依頼メールを送信する承認依頼送信手段と、
前記承認依頼送信手段で送信した承認依頼メールの返信である返信メールを受信すると、前記伝票に対して承認するか否認するかの制御処理とその制御処理を識別するためのコマンド識別子とが対応付けられた対応テーブルを用いて、該返信メールの件名にあるコマンド識別子を判断することにより、該返信メールの宛先に付加された前記ワークフロー識別子に対応する伝票を承認するか否認するかの判断を行う承認可否判断手段と、
前記承認可否判断手段により承認すると判断された場合、前記返信メールの差出元の次の承認者が、前記承認経路決定手段により決定された承認経路に存在するか判断する次承認者判断手段と、
前記次承認者判断手段により次の承認者が存在しないと判断された場合、前記伝票の起票者のユーザＩＤに対応するメールアドレスに対して、当該伝票が承認されたことを示す通知メールを送付し、一方、前記承認可否判断手段により否認すると判断された場合、前記伝票の起票者のユーザＩＤに対応するメールアドレスに対して、当該伝票が否認されたことを示す通知メールを送付する承認結果送付手段として機能させるためのプログラムであり、
前記次承認者判断手段により次の承認者が存在すると判断された場合、前記承認依頼送信手段は、該次の承認者に対して承認依頼メールを送信することを特徴とするプログラム。
ユーザの電子メールアドレスと該ユーザの電子メールアドレスに対応する他の電子メールシステムのサーバ情報を含むユーザ情報を各ユーザ毎に登録するユーザ情報登録手段をさらに有し、
前記認証手段は、前記ユーザのクライアント装置からＰＯＰ認証要求を受け取ると、前記ユーザ情報登録手段に登録された他の電子メールシステムのサーバ情報に基づいたサーバにＰＯＰ認証を依頼して、認証に成功した場合に該クライアント装置のアドレス情報を記憶し、その後ＳＭＴＰ要求を受け取ったクライアント装置のアドレス情報が前記記憶したクライアント装置のアドレス情報と同じであれば、認証成功とするユーザ認証を行うことを特徴とする請求項７記載のプログラム。
前記認証手段は、前記クライアント装置からＳＭＴＰ認証要求を受け取ると、該ＳＭＴＰ認証要求のユーザ情報を記憶して、前記ユーザ情報登録手段に登録された他の電子メールシステムのサーバ情報に基づいたサーバに前記記憶したユーザ情報でＳＭＴＰ認証を依頼し、認証の成否とするユーザ認証を行うことを特徴とする請求項８記載のプログラム。