JP4231720B2 - 郵送書類発行方法及び郵送書類発行プログラム - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、郵送書類を発行する郵送書類発行方法及び郵送書類発行プログラムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
大量発送の郵便物については、事前に郵便区番号毎に区分して郵便局に差し出された場合に料金を割り引くサービスが提供されている（例えば、非特許文献１参照。）。このサービスにおいては、形状、従量、取扱及び料金が同一の所定数以上の郵便物を、郵便区番号により事前に区分けして郵便局に差し出すと、所定の割引率により割り引いた郵送費用となる。本実施形態では、２，０００通以上１万通未満の場合、割引率は５パーセントである。１万通以上５万通未満の場合、割引率は７パーセントである。５万通以上１０万通未満の場合、割引率は８パーセントである。１０万通以上の場合、割引率は９パーセントである。さらに、本実施形態では、受取人の住所等を表す所定のバーコードを郵便物に印刷する。このため、バーコード付郵便物に対する割引率が上記割引率に加算される。具体的には、郵便物が５万通未満の場合には、バーコード付郵便物に対する５パーセントの割引率が上記割引率に加算される。また、バーコード付郵便物を拠点局に５万通以上差し出す場合、６パーセントの割引率が上記割引率に加算される。従って、これらの割引率をそれぞれ合計すると、２，０００通以上１万通未満の場合、割引率は１０パーセントとなる。１万通以上５万通未満の場合、割引率は１２パーセントとなる。５万通以上１０万通未満の場合、割引率は１４パーセントとなる。１０万通以上の場合、割引率は１５パーセントとなる。
【０００３】
例えば、企業が顧客に発送する請求書等については、このサービスの適用を受けることにより、通常より安い料金で発送できる。このサービスの適用を受けるため、各企業は、郵便物の印刷のために用いるデータを郵便番号順にソートしてソート済のデータを用いて印刷を行い、印刷された郵便物を郵便区番号毎に区分けすることにより対応している。
【０００４】
【非特許文献１】
郵政事業庁著、“郵便ホームページ 企業向けサービス 利用者区分郵便物”、［online］、平成１５年３月２４日、郵政事業庁、［平成１５年３月２４日検索］、インターネット＜ＵＲＬ：http://www.post.yusei.go.jp/service/riyousyakubunn.shtm ＞
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、発送する郵便物が所定数以上でないと、このサービスを受けることができない。また、このサービスは、差し出し通数が多いほど、段階的に割引率が高くなっている。このため、一度に送る郵便物の数が少ない場合、このサービスを受けることが困難である。例えば、企業の各販社が発送する請求書については、販社毎に送付するよりも、各販社による請求書をまとめて発送した方が、このサービスを受けやすい場合もある。他方、請求書には支払期限があり、支払期限から所定日数前に確実に受取人に送達することが必要とされる。このため、他の販社の処理の遅れにより発送を遅らすことが許されない場合もある。
【０００６】
本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであり、その目的は、より効率的に発送可能となるように郵送書類を発行できる郵送書類発行方法及び郵送書類発行プログラムを提供することにある。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、郵便番号、氏名、住所に関するデータを含んで構成されている郵送書類データを記憶する郵送書類データ記憶手段と、郵便区番号毎に発送期限に関するデータを含んで構成されている発送時期情報が記憶されている発送時期情報記憶部と、前回の締め日処理における郵送書類数が記録される前回データ数記憶部と、これを管理する管理コンピュータとを用いて、郵送書類を発行する郵送書類発行方法であって、前記管理コンピュータが、複数の発送者のシステムからの郵送書類データをそれぞれ受信して、前記郵送書類データ記憶手段に記憶する第１の段階と、発送期限において、前記前回データ数記憶部に記録された前回の締め日処理における郵送書類数から、前記郵送書類データ記憶手段に蓄積されている郵送書類数を差し引いて、予想される未受信の郵送書類数を算出し、前記郵送書類データ記憶手段に記憶された郵送書類データにおいて、郵便番号に応じた発送期限に対応した郵送書類と前記発送期限に対応しない郵送書類とをまとめて発送する場合の数に応じた割引率を適用した郵送費用を算出し、未受信の郵送書類を後でまとめて発送する場合の数に応じた割引率を適用した郵送費用を算出し、これらの郵送費用を合計することにより、未発送の全郵送書類の発送のために要する第１の予想合計費用を算出する段階と、発送期限の郵便区番号を有する郵便番号が設定された郵送書類をカウントし、発送期限分の郵送書類数をまとめて発送する場合の数に応じた割引率に適用して発送期限分の郵送書類についての郵送費用を算出し、前記郵送書類データ記憶手段に蓄積された郵送書類データであって、発送期限分以外の郵送書類数と未受信分の郵送書類数との合計を算出し、その数に応じた割引率を適用した郵送費用を算出し、これらの郵送費用を合計することにより、未発送の全郵送書類の発送のために要する第２の予想合計費用を算出する段階と、前記第１の予想合計費用と前記第２の予想合計費用とを比較し、前記第１の予想合計費用の方が安い場合、前記郵送書類データ記憶手段に記憶された郵送書類データを抽出し、前記第２の予想合計費用が第１の予想合計費用以下である場合、発送期限分の郵送書類データを郵便番号により抽出することにより、その比較の結果に基づいて、処理対象の郵送書類データを選択し、前記発送者からの郵送書類データを郵便番号により分類し、この分類毎に郵送書類の印刷処理を実行する第２の段階とを備えたことを要旨とする。
【００１０】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の郵送書類発行方法において、前記郵送書類発行方法において、前記管理コンピュータが、前記発送期限の所定時間前に警告を行う段階をさらに備えたことを要旨とする。
【００１１】
請求項３に記載の発明は、郵便番号、氏名、住所に関するデータを含んで構成されている郵送書類データを記憶する郵送書類データ記憶手段と、郵便区番号毎に発送期限に関するデータを含んで構成されている発送時期情報が記憶されている発送時期情報記憶部と、前回の締め日処理における郵送書類数が記録される前回データ数記憶部と、これを管理する管理コンピュータとを用いて、郵送書類を発行するための郵送書類発行プログラムであって、前記管理コンピュータを、複数の発送者のシステムからの郵送書類データをそれぞれ受信して、前記郵送書類データ記憶手段に記憶する第１の手段と、発送期限において、前記前回データ数記憶部に記録された前回の締め日処理における郵送書類数から、前記郵送書類データ記憶手段に蓄積されている郵送書類数を差し引いて、予想される未受信の郵送書類数を算出し、前記郵送書類データ記憶手段に記憶された郵送書類データにおいて、郵便番号に応じた発送期限に対応した郵送書類と前記発送期限に対応しない郵送書類とをまとめて発送する場合の数に応じた割引率を適用した郵送費用を算出し、未受信の郵送書類を後でまとめて発送する場合の数に応じた割引率を適用した郵送費用を算出し、これらの郵送費用を合計することにより、未発送の全郵送書類の発送のために要する第１の予想合計費用を算出する手段、発送期限の郵便区番号を有する郵便番号が設定された郵送書類をカウントし、発送期限分の郵送書類数をまとめて発送する場合の数に応じた割引率に適用して発送期限分の郵送書類についての郵送費用を算出し、前記郵送書類データ記憶手段に蓄積された郵送書類データであって、発送期限分以外の郵送書類数と未受信分の郵送書類数との合計を算出し、その数に応じた割引率を適用した郵送費用を算出し、これらの郵送費用を合計することにより、未発送の全郵送書類の発送のために要する第２の予想合計費用を算出する手段、前記第１の予想合計費用と前記第２の予想合計費用とを比較し、前記第１の予想合計費用の方が安い場合、前記郵送書類データ記憶手段に記憶された郵送書類データを抽出し、前記第２の予想合計費用が第１の予想合計費用以下である場合、発送期限分の郵送書類データを郵便番号により抽出することにより、その比較の結果に基づいて、処理対象の郵送書類データを選択し、前記発送者からの郵送書類データを郵便番号により分類し、この分類毎に郵送書類の印刷処理を実行する第２の手段として機能させることを要旨とする。
【００１４】
請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の郵送書類発行プログラムにおいて、前記コンピュータを、前記発送期限の所定時間前に警告を行う手段として機能させることを要旨とする。
【００１５】
（作用）
請求項１又は２に記載の発明によれば、複数の発送者からの郵送書類データをそれぞれ受信して、郵便番号により分類し、この分類毎に郵送書類を発行できる。従って、受取人の郵便番号に応じて適用されるサービスに対応できる。例えば、多数の郵送書類を郵便区番号毎に差し出した場合に適用される割引サービスがある場合、その割引サービスの適用により、より安価な費用で郵送書類を発送できる。
【００１６】
本発明によれば、受取人の住所等に対応する郵便番号に応じた発送期限に郵送書類を発送することが可能となる。そして、いずれかの郵便番号に対応する発送期限において、発送期限分の郵送書類のみ発送するか、発送期限分以外の郵送書類もまとめて発送するかについて、より安価な費用となる方法を選択できる。
【００１８】
請求項２又は４に記載の発明によれば、郵送書類データの送信元に郵送書類データの送信を促すことができ、郵送書類が送達されるべき日に送達されないといったトラブルを防ぐことができる。
【００１９】
【発明の実施の形態】
以下、本発明を具体化した一実施形態を図１〜図５に従って説明する。本実施形態では、各販社システムから送信された郵送書類データとしての請求書データに基づいて、郵送書類としての請求書を発行する郵送書類発行方法及び郵送書類発行プログラムとして説明する。本実施形態では、各販社システムから送信された請求書データに基づいて、印刷センタに備えられた印刷装置により請求書の印刷を行う。そして、印刷センタでは、その請求書を封緘し、郵便区番号毎に区分けし、把束して、拠点局となっている郵便局に差し出す。
【００２０】
本実施形態では、図１に示すように、請求書発行システム２０が、専用線を介してデータ転送サーバ３０と接続され、データ転送サーバ３０がＷＡＮ５０を介して各販社システム４０に接続されている。
【００２１】
請求書発行システム２０は、印刷センタに備えられたシステムであって、印刷装置（図示せず）を備えている。請求書発行システム２０は、各販社システム４０からデータ転送サーバ３０を介して受信した請求書データに基づいて、請求書の印刷を行う。
【００２２】
請求書発行システム２０は、管理コンピュータ２１を備えている。管理コンピュータ２１は、図示しない制御手段（ＣＰＵ）、記憶手段（ＲＡＭ、ＲＯＭ、ハードディスク等）、入出力手段、通信手段等を有する。この管理コンピュータ２１は、請求書を発行するための郵送書類発行プログラムを実行する。これにより、管理コンピュータ２１は第１，第２の手段等の各手段として機能する。
【００２３】
管理コンピュータ２１には、発送時期情報記憶部２２及び郵送書類データ記憶手段としての請求書データ記憶部２３が、それぞれ接続されている。
発送時期情報記憶部２２には、図２に示すように、郵便区番号毎に発送時期情報２２０が記憶されている。本実施形態では、発送時期情報２２０は、郵便区番号及び発送時期に関するデータを含んで構成されている。この発送時期情報２２０は、本実施形態の処理に先立って予め記憶されている。郵便区番号データ領域には、郵便区番号に関するデータが記録される。郵便区番号とは、郵便番号中の配達局を表す部分（郵便番号の上３桁又は上５桁の部分）である。発送時期データ領域には、その郵便区番号の地域に請求書を送る場合、送達期限日の何日前の何時までに請求書を郵便局に差し出す必要があるかについての情報に関するデータが記録される。
【００２４】
請求書データ記憶部２３には、図３に示すように、請求書毎に請求書データ２３０が記録されている。本実施形態では、請求書データ２３０は、郵便番号、氏名、住所、請求明細及び販社識別子に関するデータを含んで構成されている。この請求書データ２３０は、管理コンピュータ２１が請求書データを受信した場合に記録される。そして、請求書データ２３０に基づいて請求書が印刷された場合に、その請求書データ２３０は請求書データ記憶部２３から削除される。郵便番号データ領域には、受取人の郵便番号に関するデータが記録される。氏名データ領域には、受取人の氏名に関するデータが記録される。住所データ領域には、受取人の住所に関するデータが記録される。請求明細データ領域には、請求金額の発生内容、請求金額等の請求書の明細に関するデータが記録される。販社識別子データ領域には、請求書データを送信した販社を特定するための識別子に関するデータが記録される。
【００２５】
管理コンピュータ２１には、さらに、図示しない受信状況記憶部、前回データ数記憶部、印刷済データ数記憶部及び印刷済請求書データ記憶部がそれぞれ接続されている。受信状況記憶部には、販社識別子毎に、販社識別子と受信フラグとからなる受信状況データが記録されている。この受信状況データは、すべての販社について予め記録されており、受信フラグは、締め日処理の開始時にリセットされる。そして、請求書データを受信すると、管理コンピュータ２１は、その請求書データに含まれる販社識別子に基づいて受信状況データを特定し、受信フラグを設定する。
【００２６】
前回データ数記憶部には、前回の締め日処理における請求書データ数が前回データ数として記録される。この前回データ数は、締め日処理の開始時に、印刷済データ数記憶部に記録された前回の締め日の印刷済データ数に基づいて記録される。印刷済データ数記憶部には、今回の締め日処理において印刷済の請求書データ数が記録される。この印刷済データ数は、締め日処理の開始時にリセットされ、請求書の印刷が行われると、印刷済の請求書データ数が加算される。印刷済請求書データ記憶部には、今回の締め日処理において印刷済の請求書データ２３０が記録される。
【００２７】
上記のように構成されたシステムを用いて、請求書発行システム２０が受信した請求書データに基づいて請求書を発行する場合の手順を説明する。以下、スケジューリング処理、請求書データ受信処理、警告処理及び請求書印刷処理に分けて説明する。
【００２８】
（スケジューリング処理）
本実施形態では、顧客が購入した商品に対する請求金額について、毎月複数回（例えば、６回）の納入期限が定められている。印刷センタでは、その納入期限の所定日数前（送達期限日）までに請求書が受取人に送達されるように請求書を発送するため、送達期限日の所定日数前に締め日処理を行う。各販社システム４０は、同一の日にこの締め日処理（請求書締め日処理）を行う。この請求書締め日処理において、各販社システム４０は、請求書データを請求書発行システム２０に送信する。
【００２９】
送達期限日までに請求書を受取人に送達するためには、送達期限日から所定日数前の所定の時刻（差し出し期限）までに郵便物を郵便局に差し出す必要がある。例えば、東京都内から郵便物を発送する場合、受取人の住所が東京都内の場合よりも九州等の場合の方が、早期に郵便物を郵便局に差し出す必要がある。このように、差し出し期限は、受取人の住所の地域毎、すなわち郵便区番号毎に異なる。また、本実施形態では、請求書の印刷開始から郵便局に差し出すまでの時間を考慮し、差し出し期限から所定時間前に発送期限を設けている。このため、郵便区番号毎に発送期限が決定される。
【００３０】
また、本実施形態で郵送する郵便物は請求書であって、請求金額の納付期限が定められているため、郵便物が送達期限日までに確実に受取人に送達される必要がある。一方、郵送する請求書は、各販社システム４０から受信した請求書データに基づいて印刷するため、請求書発行システム２０が、請求書データを発送期限以前に受信している必要がある。このため、請求書発行システム２０では、各郵便区番号毎の発送期限から所定時間前に警告を行う。従って、郵便区番号毎に警告時期が決定される。
【００３１】
請求書締め日において、各郵便区番号に対する発送期限及び警告時期にそれぞれ請求書の印刷、警告を行えるように、請求書発行システム２０の管理コンピュータ２１は、後述する警告処理と請求書印刷処理とをスケジューリングする。具体的には、管理コンピュータ２１は、送達期限日と、発送時期情報２２０の発送時期と、請求書の印刷開始から郵便局に差し出すまでにかかる時間とに基づいて、各郵便区番号について発送期限を算出する。さらに、管理コンピュータ２１は、発送期限から所定時間前を警告時期として算出する。例えば、送達期限日が「２００３年４月１６日」で、発送時期が「４日前１６時」、請求書の印刷開始から郵便局に差し出すまでにかかる時間が「３時間」である場合、発送期限として「２００３年４月１２日１３時」が算出される。そして、警告のための所定時間前が「２時間前」である場合、警告時期として「２００３年４月１２日１１時」が算出される。管理コンピュータ２１は、このようにして算出した発送期限を用いて、各郵便区番号についての発送期限に請求書発行処理を実行するようにスケジューリングを行う。また、管理コンピュータ２１は、算出した警告時期を用いて、各郵便区番号についての警告時期に警告処理を実行するようにスケジューリングを行う。
【００３２】
（請求書データ受信処理）
まず、請求書発行システム２０が、販社システム４０から送信された請求書データをデータ転送サーバ３０を介して受信する場合の処理手順を図４を用いて説明する。
【００３３】
各販社システム４０は、請求書締め日に、それぞれ請求書締め日処理を行う（ステップＳ１−１）。この請求書締め日処理において、販社システム４０は、その販社の顧客について、前回の締め日から今回の締め日までの期間における請求金額を算出する。そして、販社システム４０は、印刷センタに請求書の印刷を依頼するための請求書データを抽出し（ステップＳ１−２）、データ転送サーバ３０に送信する（ステップＳ１−３）。データ転送サーバ３０は、受信した請求書データを請求書発行システム２０に転送する（ステップＳ１−４）。
【００３４】
これを受信した請求書発行システム２０の管理コンピュータ２１は、この請求書データを請求書データ記憶部２３に記憶する。管理コンピュータ２１は、受信した請求書データの販社識別子により請求書発行システム２０の受信状況記憶部を検索し、その販社識別子について受信フラグを設定する。
【００３５】
このようにして、各販社システム４０は、それぞれデータ転送サーバ３０を介して請求書データを請求書発行システム２０に送信する。従って、請求書発行システム２０は、いずれの販社システム４０からの請求書データかに関係なく、データ転送サーバ３０から転送された請求書データ２３０を受信して、請求書データ記憶部２３に蓄積する。
【００３６】
（警告処理）
前述のように、いずれかの郵便区番号について警告時期に達した場合、警告処理を行うようにスケジューリングされている。警告処理が開始されると、管理コンピュータ２１は、まず、受信フラグが設定されていない販社識別子を請求書発行システム２０の受信状況記憶部から抽出する。そして、管理コンピュータ２１は、抽出された販社識別子の販社システム４０に対して、問い合わせを送信する。このとき、管理コンピュータ２１は、警告時期に達している郵便区番号と発送期限とを通知する。問い合わせを受信した販社システム４０では、通知された郵便区番号により請求対象の顧客の郵便番号を検索し、通知された郵便区番号の顧客の有無と発送期限とを販社システム４０の表示手段に表示する。
【００３７】
警告時期に達した郵便区番号の顧客がいる場合であって、発送期限までの請求書データを送信できないと予想される場合、販社システム４０の担当者は、その旨を印刷センタに連絡する。このような場合には、送達期限日に請求書の送達が間に合わない事態を回避するために臨時の対応を行う。
【００３８】
（請求書印刷処理）
次に、発送期限における請求書印刷処理について説明する。前述のように、いずれかの郵便区番号について発送期限に達した場合、請求書印刷処理を行うようにスケジューリングされている。請求書印刷処理が開始されると、管理コンピュータ２１は、まず、すべての販社システム４０から請求書データ２３０を受信したかどうかを確認する（ステップＳ２−１）。請求書発行システム２０の受信状況記憶部に受信フラグが設定されていない販社識別子がある場合、すべての販社システム４０からは請求書データ２３０を受信していないこととなる。この場合（ステップＳ２−１でＮＯの場合）、管理コンピュータ２１は、請求書データ記憶部２３に蓄積された請求書データ２３０をカウントする（ステップ２−２）。
【００３９】
次に、管理コンピュータ２１は、前回請求時の請求書データ数を請求書発行システム２０の前回データ数記憶部から抽出する。また、管理コンピュータ２１は、今回の締め日処理において印刷済の請求書データの数を請求書発行システム２０の印刷済データ数記憶部から抽出する。そして、管理コンピュータ２１は、前回請求時の請求書データ数と、蓄積されている請求書データ２３０の数及び印刷済の請求書データ数とにより、予想される未受信の請求書データ数を算出する（ステップＳ２−３）。具体的には、前回請求時の請求書データ数を今回受信すると予想される請求書データ２３０の数とする。そして、その数から請求書データ記憶部２３に蓄積されている請求書データ２３０の数と印刷済の請求書データ数との合計を差し引く。これにより、さらに受信すると予想される未受信の請求書データの数が概算される。
【００４０】
例えば、前回請求時の請求書データが６４，０００件で、印刷済の請求書データが４，０００件、請求書データ記憶部２３に蓄積されている請求書データ２３０が２０，０００件の場合を想定する。この場合、未受信分の請求書データ２３０の概数は、６４，０００−（４，０００＋２０，０００）＝４０，０００件となる。
【００４１】
次に、管理コンピュータ２１は、未発送の全請求書の発送にかかる第１の予想合計費用を算出する（ステップＳ２−４）。この第１の予想合計費用は、現在の蓄積分の請求書をまとめて発送し、未受信分のみ後に発送する場合における、今回発送分の郵送費用と後の発送分の郵送費用との合計である。具体的には、管理コンピュータ２１は、請求書データ記憶部２３の請求書データ２３０の数を今回発送分の請求書データの数とし、その数に応じて適用される割引率を求める。そして、管理コンピュータ２１は、今回発送分の請求書データ数と、適用される割引率とに基づいて、今回発送する請求書の郵送費用を算出する。さらに、管理コンピュータ２１は、未受信分の請求書データによる請求書を全部まとめて発送する場合について、後に発送する未受信分の請求書データによる請求書の郵送費用を算出する。具体的には、管理コンピュータ２１は、未受信分の請求書データによる請求書を全部まとめて発送するとして、その数に応じて適用される割引率を求める。そして、算出した未受信分の請求書データ数と、適用される割引率とに基づいて、後に発送する請求書の郵送費用を概算する。そして、管理コンピュータ２１は、今回発送する請求書の郵送費用と、後に発送する請求書の郵送費用とを合計する。これにより、未発送の全請求書の発送にかかる第１の予想合計費用が算出される。
【００４２】
例えば、上記の場合、請求書データ記憶部２３の請求書データ２３０は２０，０００件で、未受信分の請求書データは、４０，０００件である。ここで、１万通以上５万通未満の場合、割引率は１２パーセントである。このため、蓄積された請求書データ２３０による今回発送分の請求書についての割引率、及び、未受信分の請求書データによる後に発送する請求書についての割引率は、ともに１２パーセントとなる。そして、通常の１通あたりの郵送費用が８０円である場合、今回発送する請求書の郵送費用は、２０，０００×８０×（１−０．１２）＝１，４０８，０００となる。また、後に発送する請求書の郵送費用は、４０，０００×８０×（１−０．１２）＝２，８１６，０００となる。従って、この場合、第１の予想合計費用は、これらの合計により４，２２４，０００となる。
【００４３】
次に、管理コンピュータ２１は、未発送の全請求書の発送にかかる第２の予想合計費用を算出する（ステップＳ２−５）。この第２の予想合計費用は、今回は発送期限分のみ発送し、それ以外の蓄積分と未受信分とを後に発送する場合における、今回発送分の郵送費用と後の発送分の郵送費用との合計である。具体的には、管理コンピュータ２１は、請求書データ記憶部２３に蓄積された請求書データ２３０のうち、発送期限の郵便区番号を有する郵便番号が設定された請求書データ２３０をカウントする。そして、管理コンピュータ２１は、カウントされた発送期限分の請求書データ２３０の数に応じて適用される割引率を求める。そして、管理コンピュータ２１は、発送期限分の請求書データ２３０の数と、適用される割引率とに基づいて、今回発送する発送期限分の請求書についての郵送費用を算出する。さらに、管理コンピュータ２１は、後に発送する請求書として、請求書データ記憶部２３に蓄積された、発送期限分以外の請求書データ２３０の数と未受信分の請求書データ数との合計を算出する。そして、管理コンピュータ２１は、その数に応じて適用される割引率を求める。そして、管理コンピュータ２１は、請求書データ記憶部２３の発送期限分以外の請求書データ２３０の数と未受信分の請求書データ数との合計と、適用される割引率とに基づいて、後に発送する請求書の郵送費用を概算する。そして、管理コンピュータ２１は、今回発送する請求書の郵送費用と、後に発送する請求書の郵送費用とを合計する。これにより、未発送の全請求書の発送にかかる第２の予想合計費用が算出される。
【００４４】
例えば、上記の例において、発送期限分の請求書データ２３０が３，０００件である場合を想定する。この場合、請求書データ記憶部２３に蓄積された発送期限分以外の請求書データ２３０は、１７，０００件となる。従って、請求書データ記憶部２３の発送期限分以外の請求書データ２３０の数と、未受信分の請求書データの数と、印刷済の請求書データ２３０の数との合計は、５７，０００件となる。ここで、２，０００通以上１万通未満の場合、割引率は１０パーセントであり、５万通以上１０万通未満の場合、割引率は１４パーセントである。このため、今回発送分の発送期限分の請求書についての割引率は１０パーセントである。また、発送期限分以外の請求書データ記憶部２３に蓄積された請求書データ２３０と未受信分の請求書データとによる後に発送する請求書についての割引率は１４パーセントである。この場合、今回発送分の請求書についての郵送費用は、３，０００×８０×（１−０．１０）＝２１６，０００となる。また、後に発送する請求書についての郵送費用は、５７，０００×８０×（１−０．１４）＝３，９２１，６００となる。従って、この場合、第２の予想合計費用は、これらの合計により４，１３７，６００となる。
【００４５】
次に、管理コンピュータ２１は、第１の予想合計費用と第２の予想合計費用とを比較する（ステップＳ２−６）。例えば、上記の例の場合、第２の予想合計費用が第１の予想合計費用より安くなる。
【００４６】
第１の予想合計費用の方が安い場合（ステップＳ２−６でＹＥＳの場合）、管理コンピュータ２１は、請求書データ２３０を請求書データ記憶部２３から抽出し、郵便番号によりソートする（ステップＳ２−７）。そして、管理コンピュータ２１は、郵便番号順にソートされた請求書データ２３０に基づいて、請求書を印刷する（ステップＳ２−８）。管理コンピュータ２１は、印刷済の請求書データ２３０を請求書データ記憶部２３から削除するとともに、請求書発行システム２０の印刷済請求書データ記憶部に記憶する。さらに、管理コンピュータ２１は、印刷を行った請求書データの件数を請求書発行システム２０の印刷済データ数記憶部に記憶された印刷済の請求書データ数に加算する。そして、印刷センタでは、請求書を封緘し、受取人の郵便区番号毎に区分けし、把束して、拠点局となっている郵便局に差し出す。
【００４７】
一方、第２の予想合計費用が第１の予想合計費用以下である場合（ステップＳ２−６でＮＯの場合）、管理コンピュータ２１は、発送期限分の請求書データ２３０を郵便番号により抽出する（ステップＳ２−９）。具体的には、管理コンピュータ２１は、請求書データ記憶部２３に蓄積された請求書データ２３０の中から、発送期限の郵便区番号を有する郵便番号が設定された請求書データ２３０を発送期限分として抽出する。そして、管理コンピュータ２１は、抽出された発送期限分の請求書データ２３０を郵便番号によりソートする（ステップＳ２−１０）。そして、管理コンピュータ２１は、そのソート済の請求書データ２３０に基づいて、発送期限分の請求書データ２３０についてのみ、請求書を印刷する（ステップＳ２−１１）。そして、管理コンピュータ２１は、印刷済の請求書データ２３０を請求書データ記憶部２３から削除するとともに、請求書発行システム２０の印刷済請求書データ記憶部に記憶する。さらに、管理コンピュータ２１は、印刷を行った請求書データの件数を請求書発行システム２０の印刷済データ数記憶部に記憶された印刷済の請求書データ数に加算する。そして、印刷センタでは、請求書を封緘し、受取人の郵便区番号毎に区分けし、把束して、拠点局となっている郵便局に差し出す。
【００４８】
以上、本実施形態によれば、以下に示す効果を得ることができる。
・ 上記実施形態では、請求書発行システム２０は、各販社システム４０からの請求書データ２３０をそれぞれ受信し、郵便番号によりソートして、ソート済の請求書データ２３０に基づいて請求書を印刷する。このため、複数の販社システム４０からの請求書データ２３０に基づいて、郵便番号に従った分類毎に請求書を発行できる。従って、郵便番号に応じて適用されるサービスに対応できる。例えば、多数の郵送書類を郵便区番号毎に差し出した場合に適用される割引サービスがある場合、その割引サービスの適用により、より安価な費用で請求書を発送できる。
【００４９】
・ 上記実施形態では、郵便区番号毎に、送達期限日の何日前の何時までに郵便局に郵便物を差し出す必要があるかについての発送時期が指定されている。そして、管理コンピュータ２１は、郵送書類の送達期限日と、発送時期と、請求書の印刷開始から郵便局に差し出すまでにかかる時間とに基づいて、郵便番号毎に発送期限を算出する。そして、いずれかの郵便番号について発送期限になった場合、請求書データ記憶部２３に蓄積された請求書データ２３０すべてについて請求書を発送する場合について、未発送の全請求書の発送にかかる第１の予想合計費用を算出する。また、管理コンピュータ２１は、発送期限分の請求書のみ、今回発送する場合について、未発送の全請求書の発送にかかる第２の予想合計費用を算出する。そして、第１の予想合計費用と第２の予想合計費用とを比較し、第１の予想合計費用がより安い場合、請求書データ記憶部２３に記憶されている請求書データ２３０すべてを処理対象とする。また、第２の予想合計費用が第１の予想合計費用以下の場合、発送期限分の請求書データ２３０を処理対象とする。このため、郵便区番号毎の発送期限において、全請求書の発送にかかる費用がより安価となるように、発送する請求書を選択できる。
【００５０】
・ 上記実施形態では、前回の請求書締め日における請求書データの数を用いて未受信の請求書データ数を予想し、その未受信の請求書データ数を用いて第１の予想合計費用及び第２の予想合計費用を算出する。このため、未受信の請求書データが多い場合にも、未受信の請求書データ数を考慮して算出を行うことで、より適切な判断をすることができる。
【００５１】
・ 上記実施形態では、いずれかの郵便区番号についての発送期限の所定時間前に、その販社システム４０からの請求書データが未受信である販社システム４０に警告を行う。このため、販社システム４０に請求書データの送信を促すことができ、請求書が顧客に送達されるべき日に送達されないといったトラブルを防ぐことができる。さらに、発送期限分以外の請求書データについても販社システム４０に送信を促すことができ、より多くの請求書をまとめて発送できる。このため、より高い割引率の適用が可能となり、全体の郵送費用を、より安くすることができる。
【００５２】
なお、上記実施形態は、以下の態様に変更してもよい。
・ 上記実施形態では、発送する郵便物を請求書としたが、より多くの郵便物を、郵便番号に従って分類することにより適用が可能となるサービスを受ける場合であれば、郵便物の内容はどのようなものであってもよい。
【００５３】
・ 上記実施形態では、各販社における販社システム４０からそれぞれ送信された請求書データに基づいて請求書を印刷した。同一フォーマットのデータを受け取って、同一フォーマットの印刷を行う場合であれば、異なる企業のシステム等から、受け付けたデータに基づいて印刷を行ってもよい。
【００５４】
・ 上記実施形態では、各販社システム４０からの請求書データは、データ転送サーバ３０を介して請求書発行システム２０に送信した。これに代えて、各販社システム４０は、請求書発行システム２０に請求書データを直接送信してもよい。
【００５５】
・ 上記実施形態では、未受信の請求書データについては、後に発送する請求書を次の発送期限にまとめて発送する場合を想定して、第１の予想合計費用及び第２の予想合計費用を算出した。これに代えて、未受信の請求書データについては、すべてが次の発送期限に発送可能となる訳ではないとして、第１の予想合計費用及び第２の予想合計費用を算出してもよい。この場合、未受信の請求書データを受信する時期とその請求書データの数とを様々に想定したシミュレーションを行って第１の予想合計費用及び第２の予想合計費用を算出してもよい。そして、この場合、想定した各場合の起こりうる確率については、経験値を利用してもよい。このようにすることで、より正確に第１の予想合計費用及び第２の予想合計費用を算出でき、全体の郵送費用を、より安くすることが可能となる。
【００５６】
・ 上記実施形態では、前回締め日における請求書データ数を用いて未処理分の請求書データ数を算出し、これを用いて第１の予想合計費用及び第２の予想合計費用を算出した。これに代えて、未処理分の請求書データについては考慮せず、請求書データ記憶部２３に蓄積されている請求書データ２３０のみから第１の予想合計費用及び第２の予想合計費用を算出してもよい。この場合、請求書データ記憶部２３に蓄積されている請求書データ２３０についての郵送費用を第１の予想合計費用とする。また、請求書データ記憶部２３に記憶された、発送期限分の請求書データ２３０についての請求書の郵送費用と、発送期限分以外の請求書データ２３０についての請求書の郵送費用との合計により、第２の予想合計費用を算出する。このようにすることで、より簡単に第１の予想合計費用と第２の予想合計費用とを求めることができる。
【００５７】
・ 上記実施形態では、通常の場合の送達日数に基づいて、送達期限日に請求書を受取人に送達できるように各郵便区番号についての発送期限を求めた。そして、各郵便区番号についての発送期限において、全体の郵送費用がより安くなるように、今回は発送期限分のみ発送するか、発送期限分以外のものも今回まとめて発送するかについて判断した。これに加えて、配達期間を長くすることにより与えられるサービスがある場合、そのサービスの適用をも考慮して、請求書を郵便局に差し出す時期を判断してもよい。例えば、配達期間を長くすることで、より高い割引率となる余裕承諾割引のサービスがある場合に、その余裕承諾割引の適用も考慮して、請求書を郵便局に差し出す時期を判断してもよい。
【００５８】
配達期間を長くする場合、通常の場合よりも余計にかかる日数を余裕承諾日数として記録しておく。そして、発送期限から余裕承諾日数前を余裕承諾発送期限として算出する。そして、管理コンピュータ２１は、余裕承諾発送期限において、請求書データ記憶部２３の請求書データ２３０について郵送書類を発送する場合に、未発送の全郵送書類の発送に要する第３の予想合計費用を算出する。また、管理コンピュータ２１は、余裕承諾発送期限においては郵送書類を発送せず、発送期限に発送する場合に、未発送の全郵送書類の発送のために要する第４の予想合計費用を算出する。そして、第３の予想合計費用と第４の予想合計費用とを比較し、その比較の結果に基づいて、余裕承諾発送期限において郵送書類を発送するかどうかを判断する。
【００５９】
このようにすることで、より高い割引率となる余裕承諾割引のサービスがある場合に、そのサービスの適用を受けるかどうかを選択できる。従って、余裕承諾割引のサービスの適用を受けるかどうかをも考慮して、費用が、より安くなる方法を選択できる。
【００６０】
なお、この場合、余裕承諾発送期限の所定時間前に警告を行ってもよい。このようにすることで、余裕承諾発送期限に間に合うように、販社システム４０に請求書データの送信を促すことができ、より早期に多くの請求書データ２３０を集めて、より高い割引率の適用を受けることにより、郵送費用を、より安くすることが可能となる。
【００６１】
【発明の効果】
以上詳述したように、本発明によれば、より効率的に発送可能となるように郵送書類を発行できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本発明の一実施形態のシステム概略図。
【図２】 発送時期情報記憶部に記憶されたデータの説明図。
【図３】 請求書データ記憶部に記憶されたデータの説明図。
【図４】 本発明の一実施形態の処理手順の説明図。
【図５】 本発明の一実施形態の処理手順の説明図。
【符号の説明】
２１…管理コンピュータ、２３…郵送書類データ記憶手段としての請求書データ記憶部。
【発明の属する技術分野】
本発明は、郵送書類を発行する郵送書類発行方法及び郵送書類発行プログラムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
大量発送の郵便物については、事前に郵便区番号毎に区分して郵便局に差し出された場合に料金を割り引くサービスが提供されている（例えば、非特許文献１参照。）。このサービスにおいては、形状、従量、取扱及び料金が同一の所定数以上の郵便物を、郵便区番号により事前に区分けして郵便局に差し出すと、所定の割引率により割り引いた郵送費用となる。本実施形態では、２，０００通以上１万通未満の場合、割引率は５パーセントである。１万通以上５万通未満の場合、割引率は７パーセントである。５万通以上１０万通未満の場合、割引率は８パーセントである。１０万通以上の場合、割引率は９パーセントである。さらに、本実施形態では、受取人の住所等を表す所定のバーコードを郵便物に印刷する。このため、バーコード付郵便物に対する割引率が上記割引率に加算される。具体的には、郵便物が５万通未満の場合には、バーコード付郵便物に対する５パーセントの割引率が上記割引率に加算される。また、バーコード付郵便物を拠点局に５万通以上差し出す場合、６パーセントの割引率が上記割引率に加算される。従って、これらの割引率をそれぞれ合計すると、２，０００通以上１万通未満の場合、割引率は１０パーセントとなる。１万通以上５万通未満の場合、割引率は１２パーセントとなる。５万通以上１０万通未満の場合、割引率は１４パーセントとなる。１０万通以上の場合、割引率は１５パーセントとなる。
【０００３】
例えば、企業が顧客に発送する請求書等については、このサービスの適用を受けることにより、通常より安い料金で発送できる。このサービスの適用を受けるため、各企業は、郵便物の印刷のために用いるデータを郵便番号順にソートしてソート済のデータを用いて印刷を行い、印刷された郵便物を郵便区番号毎に区分けすることにより対応している。
【０００４】
【非特許文献１】
郵政事業庁著、“郵便ホームページ 企業向けサービス 利用者区分郵便物”、［online］、平成１５年３月２４日、郵政事業庁、［平成１５年３月２４日検索］、インターネット＜ＵＲＬ：http://www.post.yusei.go.jp/service/riyousyakubunn.shtm ＞
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、発送する郵便物が所定数以上でないと、このサービスを受けることができない。また、このサービスは、差し出し通数が多いほど、段階的に割引率が高くなっている。このため、一度に送る郵便物の数が少ない場合、このサービスを受けることが困難である。例えば、企業の各販社が発送する請求書については、販社毎に送付するよりも、各販社による請求書をまとめて発送した方が、このサービスを受けやすい場合もある。他方、請求書には支払期限があり、支払期限から所定日数前に確実に受取人に送達することが必要とされる。このため、他の販社の処理の遅れにより発送を遅らすことが許されない場合もある。
【０００６】
本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであり、その目的は、より効率的に発送可能となるように郵送書類を発行できる郵送書類発行方法及び郵送書類発行プログラムを提供することにある。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、郵便番号、氏名、住所に関するデータを含んで構成されている郵送書類データを記憶する郵送書類データ記憶手段と、郵便区番号毎に発送期限に関するデータを含んで構成されている発送時期情報が記憶されている発送時期情報記憶部と、前回の締め日処理における郵送書類数が記録される前回データ数記憶部と、これを管理する管理コンピュータとを用いて、郵送書類を発行する郵送書類発行方法であって、前記管理コンピュータが、複数の発送者のシステムからの郵送書類データをそれぞれ受信して、前記郵送書類データ記憶手段に記憶する第１の段階と、発送期限において、前記前回データ数記憶部に記録された前回の締め日処理における郵送書類数から、前記郵送書類データ記憶手段に蓄積されている郵送書類数を差し引いて、予想される未受信の郵送書類数を算出し、前記郵送書類データ記憶手段に記憶された郵送書類データにおいて、郵便番号に応じた発送期限に対応した郵送書類と前記発送期限に対応しない郵送書類とをまとめて発送する場合の数に応じた割引率を適用した郵送費用を算出し、未受信の郵送書類を後でまとめて発送する場合の数に応じた割引率を適用した郵送費用を算出し、これらの郵送費用を合計することにより、未発送の全郵送書類の発送のために要する第１の予想合計費用を算出する段階と、発送期限の郵便区番号を有する郵便番号が設定された郵送書類をカウントし、発送期限分の郵送書類数をまとめて発送する場合の数に応じた割引率に適用して発送期限分の郵送書類についての郵送費用を算出し、前記郵送書類データ記憶手段に蓄積された郵送書類データであって、発送期限分以外の郵送書類数と未受信分の郵送書類数との合計を算出し、その数に応じた割引率を適用した郵送費用を算出し、これらの郵送費用を合計することにより、未発送の全郵送書類の発送のために要する第２の予想合計費用を算出する段階と、前記第１の予想合計費用と前記第２の予想合計費用とを比較し、前記第１の予想合計費用の方が安い場合、前記郵送書類データ記憶手段に記憶された郵送書類データを抽出し、前記第２の予想合計費用が第１の予想合計費用以下である場合、発送期限分の郵送書類データを郵便番号により抽出することにより、その比較の結果に基づいて、処理対象の郵送書類データを選択し、前記発送者からの郵送書類データを郵便番号により分類し、この分類毎に郵送書類の印刷処理を実行する第２の段階とを備えたことを要旨とする。
【００１０】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の郵送書類発行方法において、前記郵送書類発行方法において、前記管理コンピュータが、前記発送期限の所定時間前に警告を行う段階をさらに備えたことを要旨とする。
【００１１】
請求項３に記載の発明は、郵便番号、氏名、住所に関するデータを含んで構成されている郵送書類データを記憶する郵送書類データ記憶手段と、郵便区番号毎に発送期限に関するデータを含んで構成されている発送時期情報が記憶されている発送時期情報記憶部と、前回の締め日処理における郵送書類数が記録される前回データ数記憶部と、これを管理する管理コンピュータとを用いて、郵送書類を発行するための郵送書類発行プログラムであって、前記管理コンピュータを、複数の発送者のシステムからの郵送書類データをそれぞれ受信して、前記郵送書類データ記憶手段に記憶する第１の手段と、発送期限において、前記前回データ数記憶部に記録された前回の締め日処理における郵送書類数から、前記郵送書類データ記憶手段に蓄積されている郵送書類数を差し引いて、予想される未受信の郵送書類数を算出し、前記郵送書類データ記憶手段に記憶された郵送書類データにおいて、郵便番号に応じた発送期限に対応した郵送書類と前記発送期限に対応しない郵送書類とをまとめて発送する場合の数に応じた割引率を適用した郵送費用を算出し、未受信の郵送書類を後でまとめて発送する場合の数に応じた割引率を適用した郵送費用を算出し、これらの郵送費用を合計することにより、未発送の全郵送書類の発送のために要する第１の予想合計費用を算出する手段、発送期限の郵便区番号を有する郵便番号が設定された郵送書類をカウントし、発送期限分の郵送書類数をまとめて発送する場合の数に応じた割引率に適用して発送期限分の郵送書類についての郵送費用を算出し、前記郵送書類データ記憶手段に蓄積された郵送書類データであって、発送期限分以外の郵送書類数と未受信分の郵送書類数との合計を算出し、その数に応じた割引率を適用した郵送費用を算出し、これらの郵送費用を合計することにより、未発送の全郵送書類の発送のために要する第２の予想合計費用を算出する手段、前記第１の予想合計費用と前記第２の予想合計費用とを比較し、前記第１の予想合計費用の方が安い場合、前記郵送書類データ記憶手段に記憶された郵送書類データを抽出し、前記第２の予想合計費用が第１の予想合計費用以下である場合、発送期限分の郵送書類データを郵便番号により抽出することにより、その比較の結果に基づいて、処理対象の郵送書類データを選択し、前記発送者からの郵送書類データを郵便番号により分類し、この分類毎に郵送書類の印刷処理を実行する第２の手段として機能させることを要旨とする。
【００１４】
請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の郵送書類発行プログラムにおいて、前記コンピュータを、前記発送期限の所定時間前に警告を行う手段として機能させることを要旨とする。
【００１５】
（作用）
請求項１又は２に記載の発明によれば、複数の発送者からの郵送書類データをそれぞれ受信して、郵便番号により分類し、この分類毎に郵送書類を発行できる。従って、受取人の郵便番号に応じて適用されるサービスに対応できる。例えば、多数の郵送書類を郵便区番号毎に差し出した場合に適用される割引サービスがある場合、その割引サービスの適用により、より安価な費用で郵送書類を発送できる。
【００１６】
本発明によれば、受取人の住所等に対応する郵便番号に応じた発送期限に郵送書類を発送することが可能となる。そして、いずれかの郵便番号に対応する発送期限において、発送期限分の郵送書類のみ発送するか、発送期限分以外の郵送書類もまとめて発送するかについて、より安価な費用となる方法を選択できる。
【００１８】
請求項２又は４に記載の発明によれば、郵送書類データの送信元に郵送書類データの送信を促すことができ、郵送書類が送達されるべき日に送達されないといったトラブルを防ぐことができる。
【００１９】
【発明の実施の形態】
以下、本発明を具体化した一実施形態を図１〜図５に従って説明する。本実施形態では、各販社システムから送信された郵送書類データとしての請求書データに基づいて、郵送書類としての請求書を発行する郵送書類発行方法及び郵送書類発行プログラムとして説明する。本実施形態では、各販社システムから送信された請求書データに基づいて、印刷センタに備えられた印刷装置により請求書の印刷を行う。そして、印刷センタでは、その請求書を封緘し、郵便区番号毎に区分けし、把束して、拠点局となっている郵便局に差し出す。
【００２０】
本実施形態では、図１に示すように、請求書発行システム２０が、専用線を介してデータ転送サーバ３０と接続され、データ転送サーバ３０がＷＡＮ５０を介して各販社システム４０に接続されている。
【００２１】
請求書発行システム２０は、印刷センタに備えられたシステムであって、印刷装置（図示せず）を備えている。請求書発行システム２０は、各販社システム４０からデータ転送サーバ３０を介して受信した請求書データに基づいて、請求書の印刷を行う。
【００２２】
請求書発行システム２０は、管理コンピュータ２１を備えている。管理コンピュータ２１は、図示しない制御手段（ＣＰＵ）、記憶手段（ＲＡＭ、ＲＯＭ、ハードディスク等）、入出力手段、通信手段等を有する。この管理コンピュータ２１は、請求書を発行するための郵送書類発行プログラムを実行する。これにより、管理コンピュータ２１は第１，第２の手段等の各手段として機能する。
【００２３】
管理コンピュータ２１には、発送時期情報記憶部２２及び郵送書類データ記憶手段としての請求書データ記憶部２３が、それぞれ接続されている。
発送時期情報記憶部２２には、図２に示すように、郵便区番号毎に発送時期情報２２０が記憶されている。本実施形態では、発送時期情報２２０は、郵便区番号及び発送時期に関するデータを含んで構成されている。この発送時期情報２２０は、本実施形態の処理に先立って予め記憶されている。郵便区番号データ領域には、郵便区番号に関するデータが記録される。郵便区番号とは、郵便番号中の配達局を表す部分（郵便番号の上３桁又は上５桁の部分）である。発送時期データ領域には、その郵便区番号の地域に請求書を送る場合、送達期限日の何日前の何時までに請求書を郵便局に差し出す必要があるかについての情報に関するデータが記録される。
【００２４】
請求書データ記憶部２３には、図３に示すように、請求書毎に請求書データ２３０が記録されている。本実施形態では、請求書データ２３０は、郵便番号、氏名、住所、請求明細及び販社識別子に関するデータを含んで構成されている。この請求書データ２３０は、管理コンピュータ２１が請求書データを受信した場合に記録される。そして、請求書データ２３０に基づいて請求書が印刷された場合に、その請求書データ２３０は請求書データ記憶部２３から削除される。郵便番号データ領域には、受取人の郵便番号に関するデータが記録される。氏名データ領域には、受取人の氏名に関するデータが記録される。住所データ領域には、受取人の住所に関するデータが記録される。請求明細データ領域には、請求金額の発生内容、請求金額等の請求書の明細に関するデータが記録される。販社識別子データ領域には、請求書データを送信した販社を特定するための識別子に関するデータが記録される。
【００２５】
管理コンピュータ２１には、さらに、図示しない受信状況記憶部、前回データ数記憶部、印刷済データ数記憶部及び印刷済請求書データ記憶部がそれぞれ接続されている。受信状況記憶部には、販社識別子毎に、販社識別子と受信フラグとからなる受信状況データが記録されている。この受信状況データは、すべての販社について予め記録されており、受信フラグは、締め日処理の開始時にリセットされる。そして、請求書データを受信すると、管理コンピュータ２１は、その請求書データに含まれる販社識別子に基づいて受信状況データを特定し、受信フラグを設定する。
【００２６】
前回データ数記憶部には、前回の締め日処理における請求書データ数が前回データ数として記録される。この前回データ数は、締め日処理の開始時に、印刷済データ数記憶部に記録された前回の締め日の印刷済データ数に基づいて記録される。印刷済データ数記憶部には、今回の締め日処理において印刷済の請求書データ数が記録される。この印刷済データ数は、締め日処理の開始時にリセットされ、請求書の印刷が行われると、印刷済の請求書データ数が加算される。印刷済請求書データ記憶部には、今回の締め日処理において印刷済の請求書データ２３０が記録される。
【００２７】
上記のように構成されたシステムを用いて、請求書発行システム２０が受信した請求書データに基づいて請求書を発行する場合の手順を説明する。以下、スケジューリング処理、請求書データ受信処理、警告処理及び請求書印刷処理に分けて説明する。
【００２８】
（スケジューリング処理）
本実施形態では、顧客が購入した商品に対する請求金額について、毎月複数回（例えば、６回）の納入期限が定められている。印刷センタでは、その納入期限の所定日数前（送達期限日）までに請求書が受取人に送達されるように請求書を発送するため、送達期限日の所定日数前に締め日処理を行う。各販社システム４０は、同一の日にこの締め日処理（請求書締め日処理）を行う。この請求書締め日処理において、各販社システム４０は、請求書データを請求書発行システム２０に送信する。
【００２９】
送達期限日までに請求書を受取人に送達するためには、送達期限日から所定日数前の所定の時刻（差し出し期限）までに郵便物を郵便局に差し出す必要がある。例えば、東京都内から郵便物を発送する場合、受取人の住所が東京都内の場合よりも九州等の場合の方が、早期に郵便物を郵便局に差し出す必要がある。このように、差し出し期限は、受取人の住所の地域毎、すなわち郵便区番号毎に異なる。また、本実施形態では、請求書の印刷開始から郵便局に差し出すまでの時間を考慮し、差し出し期限から所定時間前に発送期限を設けている。このため、郵便区番号毎に発送期限が決定される。
【００３０】
また、本実施形態で郵送する郵便物は請求書であって、請求金額の納付期限が定められているため、郵便物が送達期限日までに確実に受取人に送達される必要がある。一方、郵送する請求書は、各販社システム４０から受信した請求書データに基づいて印刷するため、請求書発行システム２０が、請求書データを発送期限以前に受信している必要がある。このため、請求書発行システム２０では、各郵便区番号毎の発送期限から所定時間前に警告を行う。従って、郵便区番号毎に警告時期が決定される。
【００３１】
請求書締め日において、各郵便区番号に対する発送期限及び警告時期にそれぞれ請求書の印刷、警告を行えるように、請求書発行システム２０の管理コンピュータ２１は、後述する警告処理と請求書印刷処理とをスケジューリングする。具体的には、管理コンピュータ２１は、送達期限日と、発送時期情報２２０の発送時期と、請求書の印刷開始から郵便局に差し出すまでにかかる時間とに基づいて、各郵便区番号について発送期限を算出する。さらに、管理コンピュータ２１は、発送期限から所定時間前を警告時期として算出する。例えば、送達期限日が「２００３年４月１６日」で、発送時期が「４日前１６時」、請求書の印刷開始から郵便局に差し出すまでにかかる時間が「３時間」である場合、発送期限として「２００３年４月１２日１３時」が算出される。そして、警告のための所定時間前が「２時間前」である場合、警告時期として「２００３年４月１２日１１時」が算出される。管理コンピュータ２１は、このようにして算出した発送期限を用いて、各郵便区番号についての発送期限に請求書発行処理を実行するようにスケジューリングを行う。また、管理コンピュータ２１は、算出した警告時期を用いて、各郵便区番号についての警告時期に警告処理を実行するようにスケジューリングを行う。
【００３２】
（請求書データ受信処理）
まず、請求書発行システム２０が、販社システム４０から送信された請求書データをデータ転送サーバ３０を介して受信する場合の処理手順を図４を用いて説明する。
【００３３】
各販社システム４０は、請求書締め日に、それぞれ請求書締め日処理を行う（ステップＳ１−１）。この請求書締め日処理において、販社システム４０は、その販社の顧客について、前回の締め日から今回の締め日までの期間における請求金額を算出する。そして、販社システム４０は、印刷センタに請求書の印刷を依頼するための請求書データを抽出し（ステップＳ１−２）、データ転送サーバ３０に送信する（ステップＳ１−３）。データ転送サーバ３０は、受信した請求書データを請求書発行システム２０に転送する（ステップＳ１−４）。
【００３４】
これを受信した請求書発行システム２０の管理コンピュータ２１は、この請求書データを請求書データ記憶部２３に記憶する。管理コンピュータ２１は、受信した請求書データの販社識別子により請求書発行システム２０の受信状況記憶部を検索し、その販社識別子について受信フラグを設定する。
【００３５】
このようにして、各販社システム４０は、それぞれデータ転送サーバ３０を介して請求書データを請求書発行システム２０に送信する。従って、請求書発行システム２０は、いずれの販社システム４０からの請求書データかに関係なく、データ転送サーバ３０から転送された請求書データ２３０を受信して、請求書データ記憶部２３に蓄積する。
【００３６】
（警告処理）
前述のように、いずれかの郵便区番号について警告時期に達した場合、警告処理を行うようにスケジューリングされている。警告処理が開始されると、管理コンピュータ２１は、まず、受信フラグが設定されていない販社識別子を請求書発行システム２０の受信状況記憶部から抽出する。そして、管理コンピュータ２１は、抽出された販社識別子の販社システム４０に対して、問い合わせを送信する。このとき、管理コンピュータ２１は、警告時期に達している郵便区番号と発送期限とを通知する。問い合わせを受信した販社システム４０では、通知された郵便区番号により請求対象の顧客の郵便番号を検索し、通知された郵便区番号の顧客の有無と発送期限とを販社システム４０の表示手段に表示する。
【００３７】
警告時期に達した郵便区番号の顧客がいる場合であって、発送期限までの請求書データを送信できないと予想される場合、販社システム４０の担当者は、その旨を印刷センタに連絡する。このような場合には、送達期限日に請求書の送達が間に合わない事態を回避するために臨時の対応を行う。
【００３８】
（請求書印刷処理）
次に、発送期限における請求書印刷処理について説明する。前述のように、いずれかの郵便区番号について発送期限に達した場合、請求書印刷処理を行うようにスケジューリングされている。請求書印刷処理が開始されると、管理コンピュータ２１は、まず、すべての販社システム４０から請求書データ２３０を受信したかどうかを確認する（ステップＳ２−１）。請求書発行システム２０の受信状況記憶部に受信フラグが設定されていない販社識別子がある場合、すべての販社システム４０からは請求書データ２３０を受信していないこととなる。この場合（ステップＳ２−１でＮＯの場合）、管理コンピュータ２１は、請求書データ記憶部２３に蓄積された請求書データ２３０をカウントする（ステップ２−２）。
【００３９】
次に、管理コンピュータ２１は、前回請求時の請求書データ数を請求書発行システム２０の前回データ数記憶部から抽出する。また、管理コンピュータ２１は、今回の締め日処理において印刷済の請求書データの数を請求書発行システム２０の印刷済データ数記憶部から抽出する。そして、管理コンピュータ２１は、前回請求時の請求書データ数と、蓄積されている請求書データ２３０の数及び印刷済の請求書データ数とにより、予想される未受信の請求書データ数を算出する（ステップＳ２−３）。具体的には、前回請求時の請求書データ数を今回受信すると予想される請求書データ２３０の数とする。そして、その数から請求書データ記憶部２３に蓄積されている請求書データ２３０の数と印刷済の請求書データ数との合計を差し引く。これにより、さらに受信すると予想される未受信の請求書データの数が概算される。
【００４０】
例えば、前回請求時の請求書データが６４，０００件で、印刷済の請求書データが４，０００件、請求書データ記憶部２３に蓄積されている請求書データ２３０が２０，０００件の場合を想定する。この場合、未受信分の請求書データ２３０の概数は、６４，０００−（４，０００＋２０，０００）＝４０，０００件となる。
【００４１】
次に、管理コンピュータ２１は、未発送の全請求書の発送にかかる第１の予想合計費用を算出する（ステップＳ２−４）。この第１の予想合計費用は、現在の蓄積分の請求書をまとめて発送し、未受信分のみ後に発送する場合における、今回発送分の郵送費用と後の発送分の郵送費用との合計である。具体的には、管理コンピュータ２１は、請求書データ記憶部２３の請求書データ２３０の数を今回発送分の請求書データの数とし、その数に応じて適用される割引率を求める。そして、管理コンピュータ２１は、今回発送分の請求書データ数と、適用される割引率とに基づいて、今回発送する請求書の郵送費用を算出する。さらに、管理コンピュータ２１は、未受信分の請求書データによる請求書を全部まとめて発送する場合について、後に発送する未受信分の請求書データによる請求書の郵送費用を算出する。具体的には、管理コンピュータ２１は、未受信分の請求書データによる請求書を全部まとめて発送するとして、その数に応じて適用される割引率を求める。そして、算出した未受信分の請求書データ数と、適用される割引率とに基づいて、後に発送する請求書の郵送費用を概算する。そして、管理コンピュータ２１は、今回発送する請求書の郵送費用と、後に発送する請求書の郵送費用とを合計する。これにより、未発送の全請求書の発送にかかる第１の予想合計費用が算出される。
【００４２】
例えば、上記の場合、請求書データ記憶部２３の請求書データ２３０は２０，０００件で、未受信分の請求書データは、４０，０００件である。ここで、１万通以上５万通未満の場合、割引率は１２パーセントである。このため、蓄積された請求書データ２３０による今回発送分の請求書についての割引率、及び、未受信分の請求書データによる後に発送する請求書についての割引率は、ともに１２パーセントとなる。そして、通常の１通あたりの郵送費用が８０円である場合、今回発送する請求書の郵送費用は、２０，０００×８０×（１−０．１２）＝１，４０８，０００となる。また、後に発送する請求書の郵送費用は、４０，０００×８０×（１−０．１２）＝２，８１６，０００となる。従って、この場合、第１の予想合計費用は、これらの合計により４，２２４，０００となる。
【００４３】
次に、管理コンピュータ２１は、未発送の全請求書の発送にかかる第２の予想合計費用を算出する（ステップＳ２−５）。この第２の予想合計費用は、今回は発送期限分のみ発送し、それ以外の蓄積分と未受信分とを後に発送する場合における、今回発送分の郵送費用と後の発送分の郵送費用との合計である。具体的には、管理コンピュータ２１は、請求書データ記憶部２３に蓄積された請求書データ２３０のうち、発送期限の郵便区番号を有する郵便番号が設定された請求書データ２３０をカウントする。そして、管理コンピュータ２１は、カウントされた発送期限分の請求書データ２３０の数に応じて適用される割引率を求める。そして、管理コンピュータ２１は、発送期限分の請求書データ２３０の数と、適用される割引率とに基づいて、今回発送する発送期限分の請求書についての郵送費用を算出する。さらに、管理コンピュータ２１は、後に発送する請求書として、請求書データ記憶部２３に蓄積された、発送期限分以外の請求書データ２３０の数と未受信分の請求書データ数との合計を算出する。そして、管理コンピュータ２１は、その数に応じて適用される割引率を求める。そして、管理コンピュータ２１は、請求書データ記憶部２３の発送期限分以外の請求書データ２３０の数と未受信分の請求書データ数との合計と、適用される割引率とに基づいて、後に発送する請求書の郵送費用を概算する。そして、管理コンピュータ２１は、今回発送する請求書の郵送費用と、後に発送する請求書の郵送費用とを合計する。これにより、未発送の全請求書の発送にかかる第２の予想合計費用が算出される。
【００４４】
例えば、上記の例において、発送期限分の請求書データ２３０が３，０００件である場合を想定する。この場合、請求書データ記憶部２３に蓄積された発送期限分以外の請求書データ２３０は、１７，０００件となる。従って、請求書データ記憶部２３の発送期限分以外の請求書データ２３０の数と、未受信分の請求書データの数と、印刷済の請求書データ２３０の数との合計は、５７，０００件となる。ここで、２，０００通以上１万通未満の場合、割引率は１０パーセントであり、５万通以上１０万通未満の場合、割引率は１４パーセントである。このため、今回発送分の発送期限分の請求書についての割引率は１０パーセントである。また、発送期限分以外の請求書データ記憶部２３に蓄積された請求書データ２３０と未受信分の請求書データとによる後に発送する請求書についての割引率は１４パーセントである。この場合、今回発送分の請求書についての郵送費用は、３，０００×８０×（１−０．１０）＝２１６，０００となる。また、後に発送する請求書についての郵送費用は、５７，０００×８０×（１−０．１４）＝３，９２１，６００となる。従って、この場合、第２の予想合計費用は、これらの合計により４，１３７，６００となる。
【００４５】
次に、管理コンピュータ２１は、第１の予想合計費用と第２の予想合計費用とを比較する（ステップＳ２−６）。例えば、上記の例の場合、第２の予想合計費用が第１の予想合計費用より安くなる。
【００４６】
第１の予想合計費用の方が安い場合（ステップＳ２−６でＹＥＳの場合）、管理コンピュータ２１は、請求書データ２３０を請求書データ記憶部２３から抽出し、郵便番号によりソートする（ステップＳ２−７）。そして、管理コンピュータ２１は、郵便番号順にソートされた請求書データ２３０に基づいて、請求書を印刷する（ステップＳ２−８）。管理コンピュータ２１は、印刷済の請求書データ２３０を請求書データ記憶部２３から削除するとともに、請求書発行システム２０の印刷済請求書データ記憶部に記憶する。さらに、管理コンピュータ２１は、印刷を行った請求書データの件数を請求書発行システム２０の印刷済データ数記憶部に記憶された印刷済の請求書データ数に加算する。そして、印刷センタでは、請求書を封緘し、受取人の郵便区番号毎に区分けし、把束して、拠点局となっている郵便局に差し出す。
【００４７】
一方、第２の予想合計費用が第１の予想合計費用以下である場合（ステップＳ２−６でＮＯの場合）、管理コンピュータ２１は、発送期限分の請求書データ２３０を郵便番号により抽出する（ステップＳ２−９）。具体的には、管理コンピュータ２１は、請求書データ記憶部２３に蓄積された請求書データ２３０の中から、発送期限の郵便区番号を有する郵便番号が設定された請求書データ２３０を発送期限分として抽出する。そして、管理コンピュータ２１は、抽出された発送期限分の請求書データ２３０を郵便番号によりソートする（ステップＳ２−１０）。そして、管理コンピュータ２１は、そのソート済の請求書データ２３０に基づいて、発送期限分の請求書データ２３０についてのみ、請求書を印刷する（ステップＳ２−１１）。そして、管理コンピュータ２１は、印刷済の請求書データ２３０を請求書データ記憶部２３から削除するとともに、請求書発行システム２０の印刷済請求書データ記憶部に記憶する。さらに、管理コンピュータ２１は、印刷を行った請求書データの件数を請求書発行システム２０の印刷済データ数記憶部に記憶された印刷済の請求書データ数に加算する。そして、印刷センタでは、請求書を封緘し、受取人の郵便区番号毎に区分けし、把束して、拠点局となっている郵便局に差し出す。
【００４８】
以上、本実施形態によれば、以下に示す効果を得ることができる。
・ 上記実施形態では、請求書発行システム２０は、各販社システム４０からの請求書データ２３０をそれぞれ受信し、郵便番号によりソートして、ソート済の請求書データ２３０に基づいて請求書を印刷する。このため、複数の販社システム４０からの請求書データ２３０に基づいて、郵便番号に従った分類毎に請求書を発行できる。従って、郵便番号に応じて適用されるサービスに対応できる。例えば、多数の郵送書類を郵便区番号毎に差し出した場合に適用される割引サービスがある場合、その割引サービスの適用により、より安価な費用で請求書を発送できる。
【００４９】
・ 上記実施形態では、郵便区番号毎に、送達期限日の何日前の何時までに郵便局に郵便物を差し出す必要があるかについての発送時期が指定されている。そして、管理コンピュータ２１は、郵送書類の送達期限日と、発送時期と、請求書の印刷開始から郵便局に差し出すまでにかかる時間とに基づいて、郵便番号毎に発送期限を算出する。そして、いずれかの郵便番号について発送期限になった場合、請求書データ記憶部２３に蓄積された請求書データ２３０すべてについて請求書を発送する場合について、未発送の全請求書の発送にかかる第１の予想合計費用を算出する。また、管理コンピュータ２１は、発送期限分の請求書のみ、今回発送する場合について、未発送の全請求書の発送にかかる第２の予想合計費用を算出する。そして、第１の予想合計費用と第２の予想合計費用とを比較し、第１の予想合計費用がより安い場合、請求書データ記憶部２３に記憶されている請求書データ２３０すべてを処理対象とする。また、第２の予想合計費用が第１の予想合計費用以下の場合、発送期限分の請求書データ２３０を処理対象とする。このため、郵便区番号毎の発送期限において、全請求書の発送にかかる費用がより安価となるように、発送する請求書を選択できる。
【００５０】
・ 上記実施形態では、前回の請求書締め日における請求書データの数を用いて未受信の請求書データ数を予想し、その未受信の請求書データ数を用いて第１の予想合計費用及び第２の予想合計費用を算出する。このため、未受信の請求書データが多い場合にも、未受信の請求書データ数を考慮して算出を行うことで、より適切な判断をすることができる。
【００５１】
・ 上記実施形態では、いずれかの郵便区番号についての発送期限の所定時間前に、その販社システム４０からの請求書データが未受信である販社システム４０に警告を行う。このため、販社システム４０に請求書データの送信を促すことができ、請求書が顧客に送達されるべき日に送達されないといったトラブルを防ぐことができる。さらに、発送期限分以外の請求書データについても販社システム４０に送信を促すことができ、より多くの請求書をまとめて発送できる。このため、より高い割引率の適用が可能となり、全体の郵送費用を、より安くすることができる。
【００５２】
なお、上記実施形態は、以下の態様に変更してもよい。
・ 上記実施形態では、発送する郵便物を請求書としたが、より多くの郵便物を、郵便番号に従って分類することにより適用が可能となるサービスを受ける場合であれば、郵便物の内容はどのようなものであってもよい。
【００５３】
・ 上記実施形態では、各販社における販社システム４０からそれぞれ送信された請求書データに基づいて請求書を印刷した。同一フォーマットのデータを受け取って、同一フォーマットの印刷を行う場合であれば、異なる企業のシステム等から、受け付けたデータに基づいて印刷を行ってもよい。
【００５４】
・ 上記実施形態では、各販社システム４０からの請求書データは、データ転送サーバ３０を介して請求書発行システム２０に送信した。これに代えて、各販社システム４０は、請求書発行システム２０に請求書データを直接送信してもよい。
【００５５】
・ 上記実施形態では、未受信の請求書データについては、後に発送する請求書を次の発送期限にまとめて発送する場合を想定して、第１の予想合計費用及び第２の予想合計費用を算出した。これに代えて、未受信の請求書データについては、すべてが次の発送期限に発送可能となる訳ではないとして、第１の予想合計費用及び第２の予想合計費用を算出してもよい。この場合、未受信の請求書データを受信する時期とその請求書データの数とを様々に想定したシミュレーションを行って第１の予想合計費用及び第２の予想合計費用を算出してもよい。そして、この場合、想定した各場合の起こりうる確率については、経験値を利用してもよい。このようにすることで、より正確に第１の予想合計費用及び第２の予想合計費用を算出でき、全体の郵送費用を、より安くすることが可能となる。
【００５６】
・ 上記実施形態では、前回締め日における請求書データ数を用いて未処理分の請求書データ数を算出し、これを用いて第１の予想合計費用及び第２の予想合計費用を算出した。これに代えて、未処理分の請求書データについては考慮せず、請求書データ記憶部２３に蓄積されている請求書データ２３０のみから第１の予想合計費用及び第２の予想合計費用を算出してもよい。この場合、請求書データ記憶部２３に蓄積されている請求書データ２３０についての郵送費用を第１の予想合計費用とする。また、請求書データ記憶部２３に記憶された、発送期限分の請求書データ２３０についての請求書の郵送費用と、発送期限分以外の請求書データ２３０についての請求書の郵送費用との合計により、第２の予想合計費用を算出する。このようにすることで、より簡単に第１の予想合計費用と第２の予想合計費用とを求めることができる。
【００５７】
・ 上記実施形態では、通常の場合の送達日数に基づいて、送達期限日に請求書を受取人に送達できるように各郵便区番号についての発送期限を求めた。そして、各郵便区番号についての発送期限において、全体の郵送費用がより安くなるように、今回は発送期限分のみ発送するか、発送期限分以外のものも今回まとめて発送するかについて判断した。これに加えて、配達期間を長くすることにより与えられるサービスがある場合、そのサービスの適用をも考慮して、請求書を郵便局に差し出す時期を判断してもよい。例えば、配達期間を長くすることで、より高い割引率となる余裕承諾割引のサービスがある場合に、その余裕承諾割引の適用も考慮して、請求書を郵便局に差し出す時期を判断してもよい。
【００５８】
配達期間を長くする場合、通常の場合よりも余計にかかる日数を余裕承諾日数として記録しておく。そして、発送期限から余裕承諾日数前を余裕承諾発送期限として算出する。そして、管理コンピュータ２１は、余裕承諾発送期限において、請求書データ記憶部２３の請求書データ２３０について郵送書類を発送する場合に、未発送の全郵送書類の発送に要する第３の予想合計費用を算出する。また、管理コンピュータ２１は、余裕承諾発送期限においては郵送書類を発送せず、発送期限に発送する場合に、未発送の全郵送書類の発送のために要する第４の予想合計費用を算出する。そして、第３の予想合計費用と第４の予想合計費用とを比較し、その比較の結果に基づいて、余裕承諾発送期限において郵送書類を発送するかどうかを判断する。
【００５９】
このようにすることで、より高い割引率となる余裕承諾割引のサービスがある場合に、そのサービスの適用を受けるかどうかを選択できる。従って、余裕承諾割引のサービスの適用を受けるかどうかをも考慮して、費用が、より安くなる方法を選択できる。
【００６０】
なお、この場合、余裕承諾発送期限の所定時間前に警告を行ってもよい。このようにすることで、余裕承諾発送期限に間に合うように、販社システム４０に請求書データの送信を促すことができ、より早期に多くの請求書データ２３０を集めて、より高い割引率の適用を受けることにより、郵送費用を、より安くすることが可能となる。
【００６１】
【発明の効果】
以上詳述したように、本発明によれば、より効率的に発送可能となるように郵送書類を発行できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本発明の一実施形態のシステム概略図。
【図２】 発送時期情報記憶部に記憶されたデータの説明図。
【図３】 請求書データ記憶部に記憶されたデータの説明図。
【図４】 本発明の一実施形態の処理手順の説明図。
【図５】 本発明の一実施形態の処理手順の説明図。
【符号の説明】
２１…管理コンピュータ、２３…郵送書類データ記憶手段としての請求書データ記憶部。
Claims (4)
- 郵便番号、氏名、住所に関するデータを含んで構成されている郵送書類データを記憶する郵送書類データ記憶手段と、
郵便区番号毎に発送期限に関するデータを含んで構成されている発送時期情報が記憶されている発送時期情報記憶部と、
前回の締め日処理における郵送書類数が記録される前回データ数記憶部と、
これを管理する管理コンピュータとを用いて、郵送書類を発行する郵送書類発行方法であって、
前記管理コンピュータが、
複数の発送者のシステムからの郵送書類データをそれぞれ受信して、前記郵送書類データ記憶手段に記憶する第１の段階と、
発送期限において、前記前回データ数記憶部に記録された前回の締め日処理における郵送書類数から、前記郵送書類データ記憶手段に蓄積されている郵送書類数を差し引いて、予想される未受信の郵送書類数を算出し、
前記郵送書類データ記憶手段に記憶された郵送書類データにおいて、郵便番号に応じた発送期限に対応した郵送書類と前記発送期限に対応しない郵送書類とをまとめて発送する場合の数に応じた割引率を適用した郵送費用を算出し、未受信の郵送書類を後でまとめて発送する場合の数に応じた割引率を適用した郵送費用を算出し、これらの郵送費用を合計することにより、未発送の全郵送書類の発送のために要する第１の予想合計費用を算出する段階と、
発送期限の郵便区番号を有する郵便番号が設定された郵送書類をカウントし、発送期限分の郵送書類数をまとめて発送する場合の数に応じた割引率に適用して発送期限分の郵送書類についての郵送費用を算出し、前記郵送書類データ記憶手段に蓄積された郵送書類データであって、発送期限分以外の郵送書類数と未受信分の郵送書類数との合計を算出し、その数に応じた割引率を適用した郵送費用を算出し、これらの郵送費用を合計することにより、未発送の全郵送書類の発送のために要する第２の予想合計費用を算出する段階と、
前記第１の予想合計費用と前記第２の予想合計費用とを比較し、前記第１の予想合計費用の方が安い場合、前記郵送書類データ記憶手段に記憶された郵送書類データを抽出し、前記第２の予想合計費用が第１の予想合計費用以下である場合、発送期限分の郵送書類データを郵便番号により抽出することにより、その比較の結果に基づいて、処理対象の郵送書類データを選択し、
前記発送者からの郵送書類データを郵便番号により分類し、この分類毎に郵送書類の印刷処理を実行する第２の段階と
を備えたことを特徴とする郵送書類発行方法。 - 前記郵送書類発行方法において、
前記管理コンピュータが、前記発送期限の所定時間前に警告を行う段階をさらに備えたことを特徴とする請求項１に記載の郵送書類発行方法。 - 郵便番号、氏名、住所に関するデータを含んで構成されている郵送書類データを記憶する郵送書類データ記憶手段と、
郵便区番号毎に発送期限に関するデータを含んで構成されている発送時期情報が記憶されている発送時期情報記憶部と、
前回の締め日処理における郵送書類数が記録される前回データ数記憶部と、
これを管理する管理コンピュータとを用いて、郵送書類を発行するための郵送書類発行プログラムであって、
前記管理コンピュータを、
複数の発送者のシステムからの郵送書類データをそれぞれ受信して、前記郵送書類データ記憶手段に記憶する第１の手段と、
発送期限において、前記前回データ数記憶部に記録された前回の締め日処理における郵送書類数から、前記郵送書類データ記憶手段に蓄積されている郵送書類数を差し引いて、予想される未受信の郵送書類数を算出し、
前記郵送書類データ記憶手段に記憶された郵送書類データにおいて、郵便番号に応じた発送期限に対応した郵送書類と前記発送期限に対応しない郵送書類とをまとめて発送する場合の数に応じた割引率を適用した郵送費用を算出し、未受信の郵送書類を後でまとめて発送する場合の数に応じた割引率を適用した郵送費用を算出し、これらの郵送費用を合計することにより、未発送の全郵送書類の発送のために要する第１の予想合計費用を算出する手段、
発送期限の郵便区番号を有する郵便番号が設定された郵送書類をカウントし、発送期限分の郵送書類数をまとめて発送する場合の数に応じた割引率に適用して発送期限分の郵送書類についての郵送費用を算出し、前記郵送書類データ記憶手段に蓄積された郵送書類データであって、発送期限分以外の郵送書類数と未受信分の郵送書類数との合計を算出し、その数に応じた割引率を適用した郵送費用を算出し、これらの郵送費用を合計することにより、未発送の全郵送書類の発送のために要する第２の予想合計費用を算出する手段、
前記第１の予想合計費用と前記第２の予想合計費用とを比較し、前記第１の予想合計費用の方が安い場合、前記郵送書類データ記憶手段に記憶された郵送書類データを抽出し、前記第２の予想合計費用が第１の予想合計費用以下である場合、発送期限分の郵送書類データを郵便番号により抽出することにより、その比較の結果に基づいて、処理対象の郵送書類データを選択し、
前記発送者からの郵送書類データを郵便番号により分類し、この分類毎に郵送書類の印刷処理を実行する第２の手段
として機能させるための郵送書類発行プログラム。 - 前記コンピュータを、
前記発送期限の所定時間前に警告を行う手段として機能させることを特徴とする請求項３に記載の郵送書類発行プログラム。
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