JP2004192136A - 差出業務支援システム及び差出業務支援方法 - Google Patents

Abstract

【課題】容易に合わせ割引を利用することができるように、発送代行社における差出業務を支援する差出業務支援システムを提供する。
【解決手段】差出業務支援システム２は、ネットワーク４を介して発送代行社システム６から送信される差出物（郵便物）の差出予定日及び差出通数を含む差出依頼情報を受信して記憶し、記憶された差出依頼情報に含まれている差出予定日毎に複数の差出依頼人の差出通数を集計する。次に、集計された差出通数に対して適用可能な差出料金（郵便料金）の割引率を参照し、参照された割引率に基づいて集計された郵便物の差出票を作成して発送代行社システム６に対して送信する。発送代行社システム６においては、受信した差出票を印刷する。そして、発送代行社は、郵便物及び差出票を郵便局に提出して依頼された差出業務を終了する。
【選択図】 図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、多量の郵便物等を差し出す企業等からの依頼を受けて、郵便物等を差し出すための業務を行う発送代行社の差出業務を支援する差出業務支援システム及び差出業務支援方法に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、差出業務を依頼された発送代行社は、企業からの依頼を受け付けると、依頼毎に差出業務を行っていた。例えば、顧客に対して送付する特別セールの案内状についての差出依頼を受けた場合には、案内状の印刷、顧客住所を記載したラベルの作成、案内状の封入等を行うと共に、郵便物の種類、郵便物一つ当たりの郵便料金、差出通数等を記載した差出票を作成し、郵便物と共に作成された差出票を郵便局に持ち込み、依頼された差出業務を行っていた。
【０００３】
なお、後納郵便料金を郵便局毎、かつ、郵便物の種類毎に自動的に集計する郵便料金集計システムが存在する（特許文献１参照）。この郵便料金集計システムによれば、複数の支店等を有する企業において、各支店等から差し出された郵便物の後納郵便料金を容易に集計することができる。
【０００４】
【特許文献１】
特開２００１−３１８９７１号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、郵便局における郵便料金は、例えば、２５ｇ以内の定形郵便物であれば８０円というように固定されているが、差出通数が一定以上の場合には郵便料金が割引される場合がある。この郵便料金が割引される場合には、同一差出人から一定以上の通数が差し出される場合と、差出人は複数であるが、同一発送代行社から一定以上の通数が差し出される場合（合わせ割引）とがある。即ち、発送代行社において、複数の差出人による差出通数を一つにまとめ、一定以上の差出通数となっていれば郵便料金が割引される場合である。
【０００６】
しかし、従来は、差出依頼を受けると、依頼毎に差出業務を行っており、複数の差出依頼を一つにまとめること、即ち、複数の差出人からの差出通数を集計することにより適用を受けられる合わせ割引が利用されていなかった。
【０００７】
この発明の課題は、合わせ割引を容易に利用できるように発送代行社の差出業務を支援すると共に、合わせ割引の適用を受けた場合の発送代行社における事務処理負担を軽減する差出業務支援システム及び差出業務支援方法を提供することである。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
請求項１記載の差出業務支援システムは、少なくとも差出予定日及び差出通数を含む複数の差出依頼人からの差出依頼情報を記憶する差出依頼情報記憶手段と、差出通数に基づく差出料金の割引率を記憶する割引率記憶手段と、前記差出依頼情報記憶手段に記憶されている差出依頼情報に含まれる差出通数を、差出予定日毎に集計する差出通数集計手段と、前記割引率記憶手段に記憶されている割引率の中から、前記差出通数集計手段により集計された差出通数への適用可能割引率を参照する割引率参照手段と、前記割引率参照手段により参照された適用可能割引率に基づいて、差出票を作成する差出票作成手段とを備えることを特徴とする。
【０００９】
この請求項１記載の差出業務支援システムによれば、差出予定日毎に複数の差出依頼人による差出通数を集計し、集計された差出通数に対して適用される適用可能割引率を参照して差出票を作成している。従って、個々の差出依頼人からの差出通数では、差出料金（例えば、郵便料金）の割引の適用を受けることができない場合であっても、複数の差出依頼人からの差出通数を発送代行社において集計し、一つの発送代行社からの差出として割引（合わせ割引）の適用を受けることができる。また、集計された差出通数への適用割引率を参照し、この適用割引率に基づいて差出票を作成しているため、発送代行社における事務処理負担を増加させることなく、容易に合わせ割引を利用することができる。
【００１０】
また、請求項２記載の差出業務支援システムは、前記差出票作成手段が、一の差出票を用いて発送する郵便物の差出依頼人の全てを記載した差出票を作成することを特徴とする。
【００１１】
この請求項２記載の差出業務支援システムによれば、一の差出票を用いて発送する郵便物の差出依頼人の全てが差出票に記載されている。そのため、一まとめにして差出が行われる場合であっても、一の差出票を用いて差出が行われる郵便物の差出依頼人を容易に認識することができる。
【００１２】
また、請求項３記載の差出業務支援システムは、前記差出票作成手段が、差出依頼人毎の差出通数を識別可能に表示した差出票を作成することを特徴とする。
この請求項３記載の差出業務支援システムによれば、一の差出票を用いて複数の差出依頼人からの郵便物の差出が行われる場合であっても、各差出依頼人により差し出される郵便物を容易に識別することができる。
【００１３】
また、請求項４記載の差出業務支援システムは、前記差出票作成手段が差出票に記載される内容を示す二次元コードを該差出票に印刷する印刷手段を更に備えることを特徴とする。
【００１４】
この請求項４記載の差出業務支援システムによれば、差出票に記載されている内容を格納した二次元コードが差出票に印刷されている。そのため、差出票に記載されている内容を、例えば、二次元コードリーダを備えた郵便局において、入力ミスなく、容易に記載内容の入力を行うことができる。
【００１５】
また、請求項５記載の差出業務支援システムは、少なくとも差出予定日及び差出通数を含む複数の差出依頼人からの差出依頼情報であって、差出予定日及び差出通数が確定している確定差出依頼情報と、差出予定日又は差出通数が未確定の未確定差出依頼情報とを記憶する差出依頼情報記憶手段と、差出通数に基づく差出料金の割引率を記憶する割引率記憶手段と、前記確定差出依頼情報に含まれる差出通数を、差出予定日毎に確定差出通数として集計する確定差出通数集計手段と、前記未確定差出依頼情報に含まれる差出通数を、差出予定日を含む所定期間内の１日毎の確定差出通数に加え、予定差出通数として集計する予定差出通数集計手段と、前記割引率記憶手段に記憶されている割引率の中から、確定差出通数毎に適用可能な確定割引率を参照する確定割引率参照手段と、前記割引率記憶手段に記憶されている割引率の中から、前記所定期間内の１日毎に集計された予定差出通数に適用可能な予定割引率を参照する予定割引率参照手段と、前記所定期間内の１日毎の確定差出通数に適用される確定割引率及び前記所定期間内の１日毎の予定差出通数に適用される予定割引率を、発送代行社又は差出依頼人に対して提供する割引率提供手段とを備えることを特徴とする。
【００１６】
この請求項５記載の差出業務支援システムによれば、複数の差出依頼人からの差出依頼のうち、差出予定日毎に確定している差出通数を確定差出通数として集計している。また、差出予定日が未確定の差出依頼の差出通数を、未確定の差出予定日を含む所定期間内の１日毎の確定差出通数に加えることによって、予定差出通数を集計している。そして、確定差出通数に適用可能な確定割引率と予定差出通数に適用可能な予定割引率をそれぞれ参照し、所定期間の１日毎の確定割引率及び予定割引率を発送代行社又は差出依頼人に提供する。従って、発送代行社は、その時点において確定している確定割引率及び新たな依頼が確定した場合に適用可能となる予定割引率の双方を参照することができ、有効に合わせ割引を利用することができる。また、差出依頼人は、より高い割引率となっている日を差出予定日とすることができ、有効に合わせ割引を利用することができる。
【００１７】
また、請求項６記載の差出業務支援システムは、少なくとも差出予定日及び差出通数を含む差出依頼情報を、発送代行社毎に記憶する差出依頼情報記憶手段と、差出通数に基づく差出料金の割引率を記憶する割引率記憶手段と、前記差出依頼情報記憶手段に記憶されている差出依頼情報に基づいて、発送代行社毎に各差出予定日における差出通数を集計する差出通数集計手段と、前記割引率記憶手段に記憶されている割引率の中から、前記差出通数集計手段により集計された発送代行社毎の各差出予定日における差出通数への適用可能割引率を参照する割引率参照手段と、前記割引率参照手段により参照された発送代行社毎の各差出予定日における適用可能割引率を差出依頼人に対して提供する割引率提供手段とを備えることを特徴とする。
【００１８】
この請求項６記載の差出業務支援システムによれば、複数の発送代行社毎に差出予定日毎の差出通数を集計して適用可能割引率を参照し、発送代行社毎の適用可能割引率を差出依頼人に対して提供している。従って、差出依頼人は、複数の発送代行社の各々について差出予定日の適用可能割引率を参照し、より低い差出料金が適用される発送代行社を選択することができる。また、発送代行社においては、合わせ割引を有効に利用した低い差出料金が適用されることをアピールすることによって、新たな顧客を獲得する機会を得ることができる。
【００１９】
また、請求項７記載の差出業務支援システムは、前記差出通数集計手段が差出予定日を含む所定期間内の１日毎の差出通数を発送代行社毎に集計し、前記割引率参照手段は、発送代行社毎の前記所定期間内の１日毎における差出通数への適用可能割引率を参照し、前記割引率提供手段は、前記発送代行社毎の前記所定期間内の１日毎における適用可能割引率を、差出依頼人に対して提供することを特徴とする。
【００２０】
この請求項７記載の差出業務支援システムによれば、差出依頼人は、差出予定日を含む所定期間、例えば、差出予定日の前後３日間の合計１週間における１日毎に、各発送代行社に対する適用可能割引率を参照することができる。従って、所定期間内の中から適用可能割引率を参考にして適切な差出予定日を決定することができると共に、複数の発送代行社の中から適切な発送代行社を選択することができる。
【００２１】
また、請求項８記載の差出業務支援方法は、複数の差出依頼人からの差出依頼情報の各々に含まれている差出通数を、差出予定日毎に集計する差出通数集計ステップと、前記差出通数集計ステップにおいて集計された差出通数に適用される差出料金の適用可能割引率を参照する割引率参照ステップと、前記割引率参照ステップにおいて参照された適用可能割引率に基づいて、差出票を作成する差出票作成ステップとを含むことを特徴とする。
【００２２】
この請求項８記載の差出業務支援方法によれば、差出予定日毎に複数の差出依頼人による差出通数を集計し、集計された差出通数に対して適用される適用可能割引率を参照して差出票を作成している。従って、発送代行社における事務処理負担を増加させることなく、容易に合わせ割引を利用することができる。
【００２３】
また、請求項９記載の差出業務支援方法は、差出予定日及び差出通数が確定している複数の確定差出依頼情報に基づいて、差出予定日毎の差出通数を確定差出通数として集計する確定差出通数集計ステップと、差出予定日及び差出通数が未確定の未確定差出依頼情報に含まれる差出通数を、差出予定日を含む所定期間内の１日毎の確定差出通数に加え、予定差出通数として集計する予定差出通数集計ステップと、前記確定差出通数集計ステップにおいて集計された確定差出通数毎に適用可能な確定割引率を参照する確定割引率参照ステップと、前記予定差出通数集計ステップにおいて集計された所定期間内の１日毎の予定差出通数に適用可能な予定割引率を参照する予定割引率参照ステップと、前記所定期間内の１日毎の確定差出通数に適用される確定割引率及び前記所定期間内の１日毎の予定差出通数に適用される予定割引率を、発送代行社又は差出依頼人に対して提供する割引率提供ステップとを含むことを特徴とする。
【００２４】
この請求項９記載の差出業務支援方法によれば、確定差出通数に適用可能な確定割引率と予定差出通数に適用可能な予定割引率をそれぞれ参照し、所定期間の１日毎の確定割引率及び予定割引率を発送代行社又は差出依頼人に提供している。従って、発送代行社は、より多くの差出依頼を取りまとめることによって、より高い割引率の合わせ割引を利用することができ、差出依頼人に対して差出料金の割引率が高いことをアピールすることができる。
【００２５】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して、この発明の実施の形態に係る差出業務支援システムによる差出業務の支援処理について説明する。なお、以下においては、郵便局を利用する差出依頼を受けた際の発送代行社における差出業務を支援する場合を例として説明する。
【００２６】
図１は、第１の実施の形態に係る差出業務支援システム２を含むシステム全体のブロック構成図である。差出業務支援システム２は、ネットワーク４を介して発送代行社に設置されている発送代行社システム６に接続されている。
【００２７】
図２は、差出業務支援システム２のブロック構成図である。差出業務支援システム２は、郵便局及び発送代行社とは異なる中立的な立場の機関等に設置されており、この差出業務支援システム２におけるデータの制御を行うデータ制御部１０を備えている。このデータ制御部１０には、発送代行社システム６との間の通信を制御する通信制御部１２、発送代行社システム６からネットワーク４を介して送信された差出依頼情報等を記憶するデータ記憶部１４及び差出料金（郵便料金）の割引率を記憶している割引率記憶部１６が接続されている。
【００２８】
データ記憶部１４には、差出依頼情報、即ち、発送代行社において、差出依頼人である企業（差出企業）から差し出しの依頼をされた差出物（郵便物）に関する情報、例えば、差出企業名、差出予定日及び差出通数等を含む情報が記憶される。なお、差出依頼情報には、差出予定日及び差出通数が確定しているか否かを示す差出確度情報が含まれている。
【００２９】
また、割引率記憶部１６には、郵便料金の割引率、即ち、差出通数が一定以上となっている場合に適用される郵便料金の割引率が記憶されている。図３（ａ）は、同一の差出人からの差出通数が一定数以上となっている場合に適用される郵便料金の割引率の一例を示す図である。また、図３（ｂ）は、同一の発送代行社からの差出通数が一定数以上となっている場合に適用される郵便料金の割引率、即ち、合わせ割引の割引率の一例を示す図である。
【００３０】
ここで、合わせ割引とは、同一の差出人からの差出通数が一定の差出通数に達していないため、その差出人からのみの差出通数では郵便料金は割り引かれないが、同一の発送代行社から差し出される差出通数が一定数以上となっている場合に、郵便料金を割り引く割引制度である。即ち、差出人が異なっている場合であっても、各差出人毎の差出通数が一定数以上であり、かつ、それらをまとめた差出通数が一定数以上となっている場合には、発送代行社からの差出通数に応じて郵便料金が割り引かれる。
【００３１】
図３（ａ）に示す割引率では、同一の差出人からの差出通数が２，０００通未満の場合には割引が行われず、２，０００通以上となった場合に、初めて５％の割引率で郵便料金が割り引かれる。一方、合わせ割引では、図３（ｂ）に示すように、同一の差出人からの差出通数が５００通以上となっており、かつ、複数の差出人からの差出通数の合計が２，０００通以上となった場合には、４％の割引率で郵便料金が割り引かれる。そのため、図３（ａ）に示す通常の割引は適用されない場合であっても、発送代行社において複数の差出企業による差出通数を一つにまとめることによって、図３（ｂ）に示す合わせ割引が適用され、郵便料金が割り引かれる場合がある。
【００３２】
図４は、発送代行社に設置されている発送代行社システム６のブロック構成図である。発送代行社システム６は、この発送代行社システム６におけるデータの制御を行うデータ制御部２０を備えている。このデータ制御部２０には、差出依頼情報等を入力する入力部２２、差出業務支援システム２との間の通信を制御する通信制御部２４及び通信制御部２４を介して受信された差出票の情報等を記憶するデータ記憶部２６が接続されている。また、データ制御部２０には、データ記憶部２６に記憶された差出票等を表示する表示部２８及び差出票等を印刷する印刷部３０が接続されている。
【００３３】
データ記憶部２６には、差出業務支援システム２から送信された差出票の情報、即ち、郵便物の差出人、発送代行社、郵便物の種類、１通当たりの郵便料金、差出通数、郵便料金の合計金額、適用される割引率、割引後の合計金額等の情報を含む差出票の情報が記憶される。
【００３４】
次に、図面を参照して第１の実施の形態に係る差出業務支援システム２による郵便物の差出業務を支援する処理について説明する。なお、以下においては、差出企業（Ｆ社）からの差出依頼を受けた場合を例として説明する。
【００３５】
まず、差出企業であるＦ社は、発送代行社に対して郵便物の差出依頼を行う。
この時、差出依頼の対象となっている郵便物と共に、郵便物の差出予定日、差出通数等を含む差出依頼情報を記載した書面を発送代行社に対して送付する。なお、郵便物の作成を含めた差出依頼をする場合には、作成する郵便物の情報、例えば、案内状に記載する文章の情報、使用する便箋、封筒等の情報が差出依頼情報に含まれている。また、差出依頼情報をフレキシブルディスク等の記録媒体に記録させ、差出依頼情報を記録したフレキシブルディスク等を発送代行社に送付するようにしてもよい。また、Ｆ社に設置されている企業システムからネットワーク４を介して発送代行社システム６に差出依頼情報を送信するようにしてもよい。
【００３６】
差出依頼を受けた発送代行社においては、まず、ネットワーク４を介して差出業務支援システム２に接続する。次に、表示部２８に表示される差出依頼情報の入力画面において、受け付けた差出依頼の差出依頼情報を入力部２２を介して入力する。
【００３７】
図５は、発送代行社システム６の表示部２８に表示される差出依頼情報の入力画面の一例を示す図である。例えば、差出依頼情報として、差出企業名「Ｆ社」、差出予定日「１０月９日（水）」、差出通数「定形 ２５ｇ以内 １，５００通」等を入力する。また、差出確度、即ち、差出予定日及び差出通数の変更の可能性があるか否かを示すべく、「予定」又は「確定」の前に設けられているチェックボックスを図示しないマウス等のポインティングデバイスを用いてチェックする。そして、差出依頼情報入力画面の右下に表示されている登録ボタン３２をマウス等のポインティングデバイスを用いてクリックすることにより、入力された差出依頼情報を差出業務支援システム２に対して送信する。
【００３８】
差出業務支援システム２においては、発送代行社システム６からネットワーク４を介して送信された差出依頼情報を、通信制御部１２を介して受信する（ステップＳ１０、図６参照）。即ち、図５に示す差出依頼情報入力画面において入力された差出企業名、差出予定日、差出通数及び差出確度を含む差出依頼情報が受信される。
【００３９】
次に、受信された差出依頼情報を、差出予定日毎に郵便物の種類により分類して、例えば、１０月９日（水）に差し出される定形２５ｇ以内の郵便物等に分類してデータ記憶部１４に記憶する（ステップＳ１１）。
【００４０】
次に、データ記憶部１４に記憶されている差出依頼情報に基づいて、差出通数の集計を行う（ステップＳ１２）。即ち、データ記憶部１４に記憶されている差出依頼情報に基づいて、まず、同一の差出予定日であって、かつ、同一種類の郵便物の確定している差出通数を確定計として集計する。そして、集計された確定計に未確定の差出通数を加えて予定計を集計する。例えば、図７に示すように、１０月９日（水）の定形２５ｇ以内の郵便物は、Ａ社により１，９００通、Ｂ社により１，８００通、Ｃ社により１，７００通、Ｄ社により１，８００通、Ｅ社により１，８００通差し出されることが確定している。また、Ｆ社により１，５００通差し出される予定である。そのため、集計される確定計は９，０００通となり、集計される予定計は１０，５００通となる。
【００４１】
また、差出予定日として、１０月９日（水）の差出通数を集計した場合には、１０月９日の前後３日間、即ち、１０月６日（日）〜１０月１２日（土）の１週間の各日について、差出通数の確定計及び予定計を集計する。即ち、例えば、１０月６日（日）の確定計を集計し、集計された確定計にＦ社の１，５００通の差出通数を加えて予定計を集計する。同様にして、１０月７日（月）、１０月８日（火）、１０月１０日（木）、１０月１１日（金）、１０月１２日（土）における確定計及び予定計を集計する。なお、集計された差出通数の確定計及び予定計は、集計された日毎にデータ記憶部１４に記憶される。
【００４２】
次に、割引率記憶部１６に記憶されている差出通数に基づく郵便料金の割引率を参照する（ステップＳ１３）。即ち、ステップＳ１２において集計された各日毎の差出通数の確定計及び予定計に対して適用可能な郵便料金の割引率をそれぞれ参照する。例えば、１０月９日（水）の場合、Ａ社〜Ｆ社の個々の差出通数は２，０００通未満であるが５００通以上であり、確定計は９，０００通となっている。そのため、図３（ａ）に示す割引率を適用することは不可能であるが、図３（ｂ）に示す合わせ割引を適用することは可能である。即ち、確定計に対しては、図３（ｂ）に示すように４％の割引率を適用することが可能である。また、予定計は１０，５００通であるため、予定計に対しては、６％の割引率を適用することが可能である。なお、図８は、集計された各日毎における確定計及び予定計のそれぞれについて適用可能な割引率であるが、この各日毎の確定計及び予定計はデータ記憶部１４に記憶される。
【００４３】
ここで、集計された差出通数に対して適用される割引率がデータ記憶部１４に記憶された場合には、発送代行社システム６において割引状況を参照することが可能になる。即ち、発送代行社システム６の表示部２８に表示されている割引状況参照ボタン３４をマウス等のポインティングデバイスを用いてクリックすることができるようになる。
【００４４】
次に、割引状況の参照を要求された場合、即ち、発送代行社システム６において、割引状況参照ボタン３４がクリックされた場合には（ステップＳ１４）、データ記憶部１４に記憶されている適用可能な割引率の情報をネットワーク４を介して発送代行社システム６に対して送信する（ステップＳ１５）。例えば、１０月９日（水）の前後３日間、即ち、１０月６日（日）〜１０月１２日（土）の各日毎の確定計に適用される割引率（確定割引率）及び予定計に適用される割引率（予定割引率）を示す割引状況情報を通信制御部１２を介して発送代行社システム６に対して送信する。なお、割引状況の参照が要求されていない場合、即ち、発送代行社システム６において、割引状況参照ボタン３４がクリックされていない場合には（ステップＳ１４）、ステップＳ１６に進む。
【００４５】
発送代行社システム６においては、差出業務支援システム２からネットワーク４を介して送信された割引状況情報を、通信制御部２４を介して受信して表示部２８に表示する。例えば、図８に示すように、新たに受けた差出依頼の差出予定日、即ち、Ｆ社の差出予定日である１０月９日（水）の前後３日間、即ち、１０月６日（日）〜１０月１２日（土）の各日毎の確定割引率及び予定割引率が表示される。また、割引状況と共に、確定ボタン３６及びキャンセルボタン３８が表示部２８に表示される。
【００４６】
ここで、Ｆ社の差出依頼情報を確定する場合、即ち、１０月９日（水）に１，５００通の郵便物を差し出すことを確定する場合には、確定ボタン３６をマウス等のポインティングデバイスを用いてクリックする。これにより差出業務支援システム２のデータ記憶部１４に記憶されているＦ社の差出依頼情報に含まれている差出確度が予定から確定に変更され、６％の割引率が適用可能となる。
【００４７】
一方、Ｆ社の差出依頼情報を確定しない場合には、割引状況と共に表示部２８に表示されているキャンセルボタン３８をマウス等のポインティングデバイスを用いてクリックする。キャンセルボタン３８がクリックされた場合には、図５に示す差出依頼情報入力画面が再度表示部２８に表示され、差出予定日又は差出通数を変更することができる。差出予定日又は差出通数を変更した場合には、再度登録ボタン３２をクリックし、差出業務支援システム２に対して変更した差出依頼情報を送信する。差出業務支援システム２においては、ステップＳ１０〜ステップＳ１３の処理を行う。
【００４８】
次に、差出依頼情報が確定された場合には（ステップＳ１６）、差出票を作成する（ステップＳ１７）。即ち、一つにまとめて同一の日に差し出される郵便物と共に郵便局に提出する差出票を、データ記憶部１４に記憶されている差出依頼情報及び確定割引率を用いて作成し、作成された差出票の情報をデータ記憶部１４に記憶する。なお、作成された差出票の情報には、差出企業名、発送代行社名、郵便物の種類、１通当たりの郵便料金、差出通数、郵便料金の合計金額、適用割引率及び割引後の郵便料金の合計金額等、差出票に記載される情報が含まれている。また、差出票を印刷する際に差出票に印刷される二次元コード、即ち、差出票に記載される情報が格納されている二次元コードの情報も、上述の差出票の情報に含まれている。
【００４９】
次に、データ記憶部１４に記憶されている差出票の情報をネットワーク４を介して発送代行社システム６に対して送信する（ステップＳ１８）。例えば、１０月９日（水）に差し出される郵便物の差出票の情報を通信制御部１２を介して送信する。
【００５０】
発送代行社システム６においては、まず、差出業務支援システム２からネットワーク４を介して送信された差出票の情報を通信制御部２４を介して受信し、受信された差出票の情報をデータ記憶部２６に記憶する。次に、データ記憶部２６に記憶されている差出票の情報に基づいて、差出票を印刷部３０を介して印刷する。
【００５１】
図９は、印刷部３０を介して印刷された差出票の一例を示す図である。印刷された差出票には、代行社の欄に発送代行社名が記載される。また、差し出される郵便物について、郵便物の種類、量目別、１通当りの郵便料金、各差出企業毎の差出通数、適用割引率、割引後の合計金額が記載される。更に、差出票に記載される情報を格納した二次元コードが印刷される。発送代行社は、印刷された差出票と郵便物とを併せて郵便局に搬入することにより、差出依頼を受けた郵便物の差出業務を終了する。なお、印刷された差出票には、各差出依頼人毎の差出通数が示されているため、各差出依頼人毎に必要な郵便料金が容易に算出される。
【００５２】
この第１の実施の形態に係る差出業務支援システムによれば、同一の差出予定日に差し出される複数の差出企業の郵便物の差出通数を集計し、集計した差出通数に適用可能な割引率を参照している。そして、参照された割引率に基づいて郵便物と共に郵便局に提出する差出票を作成している。従って、単一の差出企業からの差出通数では郵便料金の割引が適用されない場合であっても、同一の日に差出される複数の差出企業の差出通数を集計することによって、容易に合わせ割引の適用を受けることができる。また、合わせ割引の適用を受けた場合の差出票を、適用される割引率を参照して作成しているため、発送代行社における事務処理負担を増加させることなく、容易に合わせ割引を利用することができる。
【００５３】
また、第１の実施の形態に係る差出業務支援システムによれば、差出依頼情報に差出確度が含まれており、差出通数の確定計及び予定計を集計し、確定割引率と予定割引率とを参照することができる。即ち、差出通数を集計した時点において内容が未確定の差出依頼情報が存在する場合であっても、その時点において確定している差出通数に適用可能な割引率と未確定の差出通数に適用可能な割引率との双方を参照することができる。従って、割引状況を参照しながら効率的に合わせ割引を利用することができる。
【００５４】
また、第１の実施の形態に係る差出業務支援システムによれば、差出予定日の前後３日間における差出通数を集計し、適用可能な割引率を参照している。従って、その時点で未確定の差出依頼情報が確定した場合に適用可能な割引率を、差出予定日の前後３日間の各日毎に確認することができるため、適切、かつ、効率的に合わせ割引を利用することができる。
【００５５】
また、第１の実施の形態に係る差出業務支援システムによれば、差出業務支援システムにより作成された差出票を、発送代行社システムにおいて印刷する際に、差出票に記載される内容を示す二次元コードが印刷される。従って、郵便局に二次元コードリーダを設置することにより、差出票に記載されている内容を入力ミスをすることなく、容易に入力することができる。
【００５６】
なお、第１の実施の形態に係る差出業務支援システムにおいては、発送代行社システムがネットワークを介して差出業務支援システムに接続され、発送代行社システムの表示部に表示される差出依頼情報入力画面において差出依頼情報を入力しているが、差出依頼人が差出依頼情報を入力するようにしてもよい。例えば、差出業務を支援している発送代行社のホームページをネットワーク上に開設し、Ｗｅｂサーバとしても機能するようにする。そして、差出依頼人は、ネットワークを介して発送代行社のホームページに接続し、差出依頼情報を入力するようにしてもよい。この場合、差出依頼人は、適用される割引率を参照することができるため、差出依頼情報を確定するか否かを迅速に決断することができる。
【００５７】
また、この場合には、例えば、差出予定日の３日以上前に差出依頼情報を確定した場合には、発送代行社から差出企業に対して請求する差出手数料を割安にする等のサービスを設けることによって、早期に差出依頼情報を確定させるようにすることができる。
【００５８】
また、第１の実施の形態に係る差出業務支援システムにおいては、差出票に記載される内容を示す二次元コードを差出票に印刷しているが、二次元コードに代えてＩＣタグ等を用いるようにしてもよい。例えば、差出票が印刷される用紙に微細なＩＣタグを漉き込み、差出票に記載されている内容を、差出票に漉き込まれているＩＣタグにＩＣタグライタを介して書き込むようにしてもよい。
【００５９】
また、例えば、郵便局に設置されているシステムと差出業務支援システムとの間で電子データ交換（ＥＤＩ：Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃ Ｄａｔａ Ｉｎｔｅｒｃｈａｎｇｅ）を行うことができる場合には、ネットワークを介して差出票に記載される内容を示す情報を差出業務支援システムから郵便局に設置されているシステムに対して送信するようにしてもよい。
【００６０】
また、第１の実施の形態に係る差出業務支援システムにおいては、差出票の情報をネットワークを介して発送代行社システムに送信し、発送代行社において差出票を印刷しているが、差出業務支援システムにおいて印刷された差出票を送付するようにしてもよい。即ち、差出業務支援システムにおいて差出票に記載された内容を示す二次元コードが付された差出票を印刷し、発送代行社システムに対して送付するようにしてもよい。この場合には、二次元コードリーダを備える発送代行社においては、受領した差出票に印刷されている二次元コードに記録されている情報を二次元コードリーダを介して発送代行社システムに入力することができる。
【００６１】
次に、図面を参照して第２の実施の形態に係る差出業務支援システム２により行われる処理について説明する。なお、以下においては、郵便料金について、どの程度の割引率が適用されるかを差出企業に設置されている差出企業システムを用いて参照する場合を例として説明する。
【００６２】
図１０は、差出業務支援システム２を含むシステム全体のブロック構成図である。差出業務支援システム２、発送代行社システム６ａ、６ｂ、６ｂ及び差出企業システム８ａ、８ｂ、８ｃはネットワーク４を介して相互に接続されている。
ここで、差出業務支援システム２は、第１の実施の形態に係る差出業務支援システム２と同様の構成であるため説明を省略する。また、発送代行社システム６ａ、６ｂ、６ｃは、第１の実施の形態に係る発送代行社システム６と同様の構成であるため説明を省略する。
【００６３】
なお、第２の実施の形態に係る差出業務支援システム２は、データ記憶部１４において、発送代行社毎に該発送代行社の各々が受け付けた差出依頼情報を記憶している。例えば、発送代行社毎に付与されている識別番号等に対応させて複数の差出企業からの差出依頼情報が記憶されている。
【００６４】
図１１は、第２の実施の形態に係る差出企業システム８ａのブロック構成図である。差出企業システム８ａは、差出企業に設置されており、この差出企業システム８ａにおけるデータの制御を行うデータ制御部４０を備えている。このデータ制御部４０には、差出依頼情報等を入力する入力部４２、差出業務支援システム２との間の通信を制御する通信制御部４４、通信制御部４４を介して受信された情報等を記憶するデータ記憶部４６及びデータ記憶部４６に記憶された情報等を表示する表示部４８が接続されている。
【００６５】
データ記憶部４６には、通信制御部４４を介して受信された情報、即ち、差出業務支援システム２から送信された適用可能な割引率の情報等が記憶される。なお、差出企業システム８ｂ、８ｃは差出企業システム８ａと同様の構成であるため説明を省略する。
【００６６】
次に、図１２のフローチャートを参照して、第２の実施の形態に係る差出業務支援システム２による処理について説明する。なお、以下においては、差出企業システム８ａを用いて、差出企業が適用可能な割引率を参照する場合を例として説明する。
【００６７】
まず、差出企業は、差出業務支援システム２にネットワーク４を介して接続し、表示部４８に表示される差出依頼情報入力画面において差出予定日、差出通数等を含む差出依頼情報を入力部４２を介して入力する（図１３参照）。次に、表示部４８に表示されている割引状況参照ボタン５０を図示しないマウス等のポインティングデバイスを用いてクリックすることにより割引状況の参照を要求する。また、割引状況参照ボタン５０をクリックすることにより、入力された差出依頼情報が通信制御部４４を介して差出業務支援システム２に対して送信される。
【００６８】
差出業務支援システム２においては、ネットワーク４を介して送信された差出依頼情報を通信制御部１２を介して受信し（ステップＳ２０、図１２参照）、受信された差出依頼情報をデータ記憶部１４に記憶する（ステップＳ２１）。
【００６９】
次に、データ記憶部１４に記憶されている差出依頼情報に基づいて、発送代行社毎に差出予定日を含む所定期間内の１日毎における差出通数を集計する（ステップＳ２２）。即ち、データ記憶部１４に記憶されている発送代行社毎の差出依頼情報に基づいて、まず、発送代行社毎に同一の差出予定日であって、かつ、同一種類の郵便物の確定している差出通数を確定計として集計する。例えば、１０月９日（水）に差し出すことを確定している郵便物の差出通数を発送代行社毎に確定計として集計する。次に、集計された確定計に未確定の差出通数を加えて発送代行社毎の予定計を集計する。また、差出予定日の前後３日間、即ち、１０月６日（日）〜１０月１２日（土）の１週間の各日の確定計と予定計とを発送代行社毎に集計する。
【００７０】
次に、割引率記憶部１６に記憶されている割引率の中で、集計された各発送代行社の差出予定日における差出通数に適用可能な割引率を参照する（ステップＳ２３）。即ち、差出予定日の前後３日間、例えば、１０月６日（日）〜１０月１２日（土）の各日毎の各発送代行社における確定計及び予定計に対して適用可能な郵便料金の割引率をそれぞれ参照する。
【００７１】
なお、このステップＳ２０〜ステップＳ２３の処理は、図６のフローチャートのステップＳ１０〜ステップＳ１３に示す第１の実施の形態に係る差出業務支援システム２における処理と同様の処理であるため、詳細な説明は省略する。
【００７２】
次に、データ記憶部１４に差出依頼情報が記憶されている全ての発送代行社において適用可能な割引率が参照された場合には（ステップＳ２４）、各発送代行社毎の割引率を差出企業システム８ａに対して送信する（ステップＳ２５）。例えば、発送代行社Ａ、Ｂ、Ｃの全てについて１０月９日（水）を差出予定日とする郵便物について、１０月６日（日）〜１０月１２日（土）の各日毎の確定計及び予定計に対して適用可能な割引率が参照された場合には、１週間の各日における各発送代行社の確定計及び予定計に対する割引率を示す割引状況情報を通信制御部１２を介して送信する。
【００７３】
差出企業システム８ａにおいては、差出業務支援システム２からネットワーク４を介して送信された割引状況情報を通信制御部４４を介して受信し、受信された割引状況情報をデータ記憶部４６に記憶する。次に、データ記憶部４６に記憶されている割引状況情報を表示部４８に表示する。従って、差出企業は、表示された各発送代行社毎の割引率を参考にして、差出依頼を行う発送代行社を決定することができる。
【００７４】
なお、差出依頼を行う場合には、決定された発送代行社に対して依頼する郵便物及び差出依頼情報を記載した書面等を送付する。また、ネットワーク４を介して差出依頼を行う郵便物のデータ及び差出依頼情報を送信するようにしてもよい。
【００７５】
この第２の実施の形態に係る差出業務支援システムによれば、複数の発送代行社の各々において適用される割引率を参照することができる。従って、差出企業は、複数の発送代行社の中から、合わせ割引により最も郵便料金が割安となる発送代行社を選択して差出依頼を行うことができる。
【００７６】
また、第２の実施の形態に係る差出業務支援システムによれば、複数の発送代行社の各々において適用される割引率を、差出予定日の前後３日間の各日毎に参照することができる。従って、どの日を差出予定日した場合に、どの発送代行社において最も郵便料金が割り引かれるかを確認することができ、効率的に差出予定日を決定することができる。
【００７７】
また、第２の実施の形態に係る差出業務支援システムによれば、差出依頼人が複数の発送代行社の各々において適用される割引率を参照して、発送代行を依頼する発送代行社を決定している。従って、各発送代行社は、適用される割引率を高くすることにより、即ち、より一層多数の郵便物を取りまとめて差し出すことによって、高い割引率が適用可能であることをアピールすることができる。そのため、発送代行社間において適用可能な割引率を用いた価格競争を実現させることができる。
【００７８】
なお、第２の実施の形態に係る差出業務支援システムにおいては、差出予定日の前後３日間の各日毎における差出通数を集計し、適用可能な割引率を参照しているが、差出通数を集計して割引率を参照する期間を差出企業が任意に指定するようにしてもよい。例えば、適用可能な割引率を参照する際に、割引率を参照する期間を差出予定日の前後１日又は、差出予定日の後１週間等と指定し、指定された期間内の各日毎に適用可能な割引率を参照することができるようにしてもよい。この場合には、例えば、指定された期間内で最も割引率が高い日を確認し、差出企業のニーズに対応させて効率的に合わせ割引を利用することができるように、適切に割引率の情報を提供することができる。
【００７９】
また、上述の実施の形態に係る差出業務支援システムにおいては、郵便局を利用して郵便物を差し出す場合を例として説明しているが、郵便局以外の機関等を利用する場合の差出業務を支援するようにしてもよい。即ち、差出料金が固定されており、合わせ割引きの制度を有する機関等を利用する場合には、上述の実施の形態に係る場合と同様に、発送代行社における差出業務の支援を行うことができる。
【００８０】
なお、上述の実施の形態に係る差出業務支援システムにおいて用いられている差出票は、郵便局を利用して郵便物を差し出す場合に用いられるものには限られず、封書や葉書等を差し出す際に、差し出すものの明細を記載した類似の帳票等を含むものとする。
【００８１】
【発明の効果】
この発明の差出業務支援システムによれば、差出予定日毎に複数の差出依頼人による差出物、例えば、郵便物の差出通数を集計し、集計された差出通数に対して適用される適用可能割引率を参照して差出票を作成している。従って、発送代行社における郵便物の集計や差出票の作成等の事務処理負担を増加させることなく、複数の差出依頼人からの郵便物を集計して、容易に合わせ割引を利用することができる。
【００８２】
また、複数の差出依頼人からの差出物、例えば、郵便物の差出依頼を所定期間内の１日毎に集計された確定差出通数に適用される確定割引率と、予定差出通数に適用される予定割引率とを発送代行社又は差出依頼人に対して提供している。
従って、発送代行社は、その時点において確定している確定割引率及び新たな依頼が確定した場合に適用可能となる予定割引率の双方を参照することができ、効率的に合わせ割引を利用することができる。また、差出依頼人は、より高い割引率となっている日を差出予定日とすることができ、効率的に合わせ割引を利用することができる。
【００８３】
また、複数の発送代行社毎に差出予定日毎の差出通数を集計して適用可能割引率を参照し、発送代行社毎の適用可能割引率を差出依頼人に対して提供している。従って、差出依頼人は、複数の発送代行社の各々について差出予定日の適用可能割引率を参照し、合わせ割引を効率的に利用した低い差出料金が適用される適切な発送代行社を選択できる。また、発送代行社においては、合わせ割引を利用した低い差出料金が適用されることをアピールすることにより、新たな顧客を獲得する機会を得ることができる。
【００８４】
この発明の差出業務支援方法によれば、差出予定日毎に複数の差出依頼人による差出通数を集計し、集計された差出通数に対して適用される適用可能割引率を参照して差出票を作成している。従って、発送代行社における事務処理負担を増加させることなく、容易に合わせ割引を利用することができる。
【００８５】
また、確定差出通数に適用可能な確定割引率と予定差出通数に適用可能な予定割引率をそれぞれ参照し、所定期間の１日毎の確定割引率及び予定割引率を発送代行社又は差出依頼人に提供している。従って、発送代行社は、より多くの差出依頼を取りまとめることによって、より高い割引率の合わせ割引を利用することができ、差出依頼人に対して差出料金の割引率が高いことをアピールすることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の第１の実施の形態に係る差出業務支援システムを含むシステム全体のブロック構成図である。
【図２】この発明の第１の実施の形態に係る差出業務支援システムのブロック構成図である。
【図３】この発明の第１の実施の形態に係る割引率の一例を示す図であり、（ａ）は、同一差出人に対して適用される割引率の一例を示し、（ｂ）は、同一の発送代行社に対して適用される割引率の一例を示す。
【図４】この発明の第１の実施の形態に係る発送代行社システムのブロック構成図である。
【図５】この発明の第１の実施の形態に係る差出依頼情報入力画面の一例を示す図である。
【図６】この発明の第１の実施の形態に係る差出業務支援システムによる処理を説明するためのフローチャートである。
【図７】この発明の第１の実施の形態に係る集計された差出通数の一例を示す図である。
【図８】この発明の第１の実施の形態に係る適用可能な割引率の一例を示す図である。
【図９】この発明の第１の実施の形態に係る印刷された差出票の一例を示す図である。
【図１０】この発明の第２の実施の形態に係る差出業務支援システムを含むシステム全体のブロック構成図である。
【図１１】この発明の第２の実施の形態に係る差出企業システムのブロック構成図である。
【図１２】この発明の第２の実施の形態に係る差出業務支援システムにおいて行われる処理を説明するためのフローチャートである。
【図１３】この発明の第２の実施の形態に係る差出依頼情報入力画面の一例を示す図である。
【符号の説明】
２…差出業務支援システム、４…ネットワーク、６、６ａ、６ｂ、６ｃ…発送代行社システム、８ａ、８ｂ、８ｃ…差出企業システム、１０…データ制御部、１２…通信制御部、１４…データ記憶部、１６…割引率記憶部、３２…登録ボタン、３４…割引状況参照ボタン、３６…確定ボタン、３８…キャンセルボタン。

Claims (9)

1. 少なくとも差出予定日及び差出通数を含む複数の差出依頼人からの差出依頼情報を記憶する差出依頼情報記憶手段と、
   差出通数に基づく差出料金の割引率を記憶する割引率記憶手段と、
   前記差出依頼情報記憶手段に記憶されている差出依頼情報に含まれる差出通数を、差出予定日毎に集計する差出通数集計手段と、
   前記割引率記憶手段に記憶されている割引率の中から、前記差出通数集計手段により集計された差出通数への適用可能割引率を参照する割引率参照手段と、
   前記割引率参照手段により参照された適用可能割引率に基づいて、差出票を作成する差出票作成手段と
   を備えることを特徴とする差出業務支援システム。
2. 前記差出票作成手段は、一の差出票を用いて発送する郵便物の差出依頼人の全てを記載した差出票を作成することを特徴とする請求項１記載の差出業務支援システム。
3. 前記差出票作成手段は、差出依頼人毎の差出通数を識別可能に表示した差出票を作成することを特徴とする請求項１又は請求項２記載の差出業務支援システム。
4. 前記差出票作成手段は、差出票に記載される内容を示す二次元コードを該差出票に印刷する印刷手段を更に備えることを特徴とする請求項１〜請求項３の何れか一項に記載の差出業務支援システム。
5. 少なくとも差出予定日及び差出通数を含む複数の差出依頼人からの差出依頼情報であって、差出予定日及び差出通数が確定している確定差出依頼情報と、差出予定日又は差出通数が未確定の未確定差出依頼情報とを記憶する差出依頼情報記憶手段と、
   差出通数に基づく差出料金の割引率を記憶する割引率記憶手段と、
   前記確定差出依頼情報に含まれる差出通数を、差出予定日毎に確定差出通数として集計する確定差出通数集計手段と、
   前記未確定差出依頼情報に含まれる差出通数を、差出予定日を含む所定期間内の１日毎の確定差出通数に加え、予定差出通数として集計する予定差出通数集計手段と、
   前記割引率記憶手段に記憶されている割引率の中から、確定差出通数毎に適用可能な確定割引率を参照する確定割引率参照手段と、
   前記割引率記憶手段に記憶されている割引率の中から、前記所定期間内の１日毎に集計された予定差出通数に適用可能な予定割引率を参照する予定割引率参照手段と、
   前記所定期間内の１日毎の確定差出通数に適用される確定割引率及び前記所定期間内の１日毎の予定差出通数に適用される予定割引率を、発送代行社又は差出依頼人に対して提供する割引率提供手段と
   を備えることを特徴とする差出業務支援システム。
6. 少なくとも差出予定日及び差出通数を含む差出依頼情報を、発送代行社毎に記憶する差出依頼情報記憶手段と、
   差出通数に基づく差出料金の割引率を記憶する割引率記憶手段と、
   前記差出依頼情報記憶手段に記憶されている差出依頼情報に基づいて、発送代行社毎に各差出予定日における差出通数を集計する差出通数集計手段と、
   前記割引率記憶手段に記憶されている割引率の中から、前記差出通数集計手段により集計された発送代行社毎の各差出予定日における差出通数への適用可能割引率を参照する割引率参照手段と、
   前記割引率参照手段により参照された発送代行社毎の各差出予定日における適用可能割引率を差出依頼人に対して提供する割引率提供手段と
   を備えることを特徴とする差出業務支援システム。
7. 前記差出通数集計手段は、差出予定日を含む所定期間内の１日毎の差出通数を発送代行社毎に集計し、
   前記割引率参照手段は、発送代行社毎の前記所定期間内の１日毎における差出通数への適用可能割引率を参照し、
   前記割引率提供手段は、前記発送代行社毎の前記所定期間内の１日毎における適用可能割引率を、差出依頼人に対して提供することを特徴とする請求項６記載の差出業務支援システム。
8. 複数の差出依頼人からの差出依頼情報の各々に含まれている差出通数を、差出予定日毎に集計する差出通数集計ステップと、
   前記差出通数集計ステップにおいて集計された差出通数に適用される差出料金の適用可能割引率を参照する割引率参照ステップと、
   前記割引率参照ステップにおいて参照された適用可能割引率に基づいて、差出票を作成する差出票作成ステップと
   を含むことを特徴とする差出業務支援方法。
9. 差出予定日及び差出通数が確定している複数の確定差出依頼情報に基づいて、差出予定日毎の差出通数を確定差出通数として集計する確定差出通数集計ステップと、
   差出予定日及び差出通数が未確定の未確定差出依頼情報に含まれる差出通数を、差出予定日を含む所定期間内の１日毎の確定差出通数に加え、予定差出通数として集計する予定差出通数集計ステップと、
   前記確定差出通数集計ステップにおいて集計された確定差出通数毎に適用可能な確定割引率を参照する確定割引率参照ステップと、
   前記予定差出通数集計ステップにおいて集計された所定期間内の１日毎の予定差出通数に適用可能な予定割引率を参照する予定割引率参照ステップと、
   前記所定期間内の１日毎の確定差出通数に適用される確定割引率及び前記所定期間内の１日毎の予定差出通数に適用される予定割引率を、発送代行社又は差出依頼人に対して提供する割引率提供ステップと
   を含むことを特徴とする差出業務支援方法。

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