JP4150301B2 - 情報処理装置、文書管理システム、文書管理方法、プログラム及びコンピュータ読み取り可能な記録媒体 - Google Patents
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Description
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書管理装置、複合機及び情報処理端末が接続され、ファックス送受信した文書を送信元情報と共に管理する文書管理システム、情報処理装置、このシステムでの文書管理方法、このシステムで用いられるプログラム及びコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関するものである。
【0002】
【従来の技術】
従来、文書をファックス送信する場合、通常はユーザがPC−FAXドライバ画面に送信先のファックス番号を入力して送信を行う。また、ファックス受信した文書を編集して返信文書を作成し元の文書の送信元へファックス返信したい場合は、ユーザが文書プロパティから送信元の情報を読み取り、そのファックス番号を確認した後、ユーザがPC−FAXドライバ画面にファックス番号を入力する。
【0003】
また、従来より、外部に処理を依頼するという内容の業務処理がワークフローに含まれている場合に、外部から送られたデータをワークフローに取り込むことができるワークフローシステムが提案されている(例えば、特許文献1参照)。
また、送信原稿及び受信原稿における内容を把握して管理が行えるファクシミリ装置が提案されている(例えば、特許文献2参照)。
【0004】
【特許文献1】
特開2001−319019号公報
【特許文献2】
特開平7−240828号公報
【0005】
【発明が解決しようとする課題】
前述したPC−FAXドライバ画面に送信先ファックス番号を入力して文書や返信文書をファックス送信する従来の方法では、ファックス番号を入力する手間がかかると共に、ファックス番号の入力ミスを生じる惧れがあるという問題があった。
【0006】
また、通常のファックス送信では、送信済みの文書のプロパティは変更されないので、同一フォルダに複数のファックス文書がある場合、どの文書が送信済みで、どの文書が送信済みでないかをユーザが瞬時に判断することが難しく、このため、誤って二重にファックス返信してしまう可能性があるという問題があった。
【0007】
また、ファックス返信した返信文書を別のフォルダに保管しておきたい場合には、「返信済み」プロパティの文書をユーザが手作業で別フォルダへ移動する必要があり、さらに、送信先毎にフォルダを分けて保管したい場合は、ユーザが文書プロパティから送信先情報を読み取り、対応するフォルダへ移動する必要があった。このため作業の手間がかかり、ユーザが間違えて違うフォルダに文書を移動してしまう惧れもあるという問題があった。また、前記の特許文献1、2ではこれらの問題を十分に解決することはできなかった。
【0008】
本発明は上記の問題を解決するためのもので、返信文書をファックス送信する場合に、自動的に元の文書の送信先に送信できるようにすることを目的とするものである。
【0009】
【課題を解決するための手段】
上記の目的を達成するために本発明による情報処理装置は、複合機と、前記複合機がファックス受信した文書で文書プロパティに送信元情報が付加された文書を記録保存する文書情報管理手段を備える文書管理装置とともに文書管理システムを構成する情報処理端末であって、前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信するとき、前記文書情報管理手段に記録保存された前記受信文書の文書プロパティから送信元情報を取得して前記複合機に設定し、前記返信文書を前記送信元宛にファックス送信させ、ファックス送信後に前記受信文書の文書プロパティを返信済みに変更する送信制御手段を有することを特徴とするものである。
また、本発明による文書管理システムは、複合機と、前記複合機がファックス受信した文書で文書プロパティに送信元情報が付加された文書を記録保存する文書情報管理手段を備える文書管理装置と、情報処理端末とから構成される文書管理システムであって、前記情報処理装置が、前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信するとき、前記文書情報管理手段に記録保存された前記受信文書の文書プロパティから送信元情報を取得して前記複合機に設定し、前記返信文書を前記送信元宛にファックス送信させ、ファックス送信後に前記受信文書の文書プロパティを返信済みに変更する送信制御手段を有することを特徴とするものである。
【0010】
また、本発明による文書管理方法は、複合機と、前記複合機がファックス受信した文書で文書プロパティに送信元情報が付加された文書を記録保存する文書情報管理手段を備える文書管理装置と、情報処理端末とから構成される文書管理システムでの文書管理方法であって、前記情報処理端末において、前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信するとき、前記文書情報管理手段に記録保存された前記受信文書の文書プロパティから送信元情報を取得して前記複合機に設定するステップと、前記返信文書を設定された送信元宛にファックス送信させるステップと、前記複合機によるファックス送信後に前記受信文書の文書プロパティを返信済みに変更するステップと、を有することを特徴とするものである。
また、本発明によるプログラムは、複合機と、前記複合機がファックス受信した文書で文書プロパティに送信元情報が付加された文書を記録保存する文書情報管理手段を備える文書管理装置と、情報処理端末とから構成される文書管理システムで用いられるプログラムであって、前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信するとき、前記文書情報管理手段に記録保存された前記受信文書の文書プロパティから送信元情報を取得して前記複合機に設定する処理と、前記返信文書を設定された送信元宛にファックス送信させる処理と、前記複合機によるファックス送信後に前記受信文書の文書プロパティを返信済みに変更する処理と、を前記情報処理端末のコンピュータに実行させることを特徴とするものである。
また、本発明によるコンピュータ読み取り可能な記録媒体は、上記プログラムを記録したものである。
【0011】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面と共に説明する。
図1は本発明の実施の形態による文書管理システムを示す構成図である。
図1において、1はユーザがファックス文書管理に用いるファックス文書返信機能付クライアント端末(以下、クライアント端末)、2は文書管理サーバで、文書管理データベース(以下、DB)3を有する。DB3はTSIテーブル及びFAXテーブルを含むテーブル部4を有する。5はファクシミリ、コピー、プリンタ、スキャナ等の機能を有する複合機(以下、MFP)で、電話回線6を通じてファックス送受信を行う。7は上記の各装置を接続するネットワークである。
【0012】
図2はクライアント端末1のモジュール構成図である。
図2において、101はファックス文書を提供するユーザインターフェース(UI)提供部(以下、UI提供部)、102は全体の処理を制御する処理制御部、103は文書管理サーバ2に接続する文書管理サーバ接続部、104は返信文書のファックス送信を制御するためのファックス返信機能部で、ファックス番号を入力するPC−FAXドライバ105に接続されている。
【0013】
次に、上記構成による第1の実施の形態の動作について図3のフローチャートを参照して説明する。
電話回線6を通じてMFP5が受信したファックス文書は、文書管理サーバ2のDB3内に蓄積されるようになされている。その際、蓄積されたファックス文書のプロパティには、ファックス送信元のTSI情報と、それに対応するファックス番号が共に付加される。TSI情報とファックス番号の対応付けテーブルは、ユーザが予め作成しておく。
【0014】
図1から3において、ユーザは、クライアント端末1のUI提供部101から対象のファックス文書を選択して編集を行う。また、送信元に返信するためにファックス返信機能部104に対して「ファックス返信機能」の実行を指示する(ステップS1)。ユーザの操作を受けたUI提供部101は、処理制御部102に指示する。処理制御部102は、まず文書管理サーバ接続部103に対して文書の取得を要求する。文書管理サーバ接続部103は、ネットワーク7を介して文書管理サーバ2に接続し、対象のファックス文書のデータを取得し、処理制御部102に渡す(ステップS2)。
【0015】
データを受け取った処理制御部102は、そのファックス文書の文書プロパティから送信元のファックス番号を取得し(ステップS3)、ファックス番号と送信するための画像データをファックス返信機能部104に渡す。ファックス返信機能部104は、PC−FAXドライバ105にファックス番号を設定した上で(ステップS4)、データを渡してファックス送信を指示する。PC−FAXドライバ105は、MFP5に対してファックス送信を指示し、MFP5は電話回線6を使用してファックス送信を行う。
【0016】
本実施の形態によれば、ファックス受信した文書を編集して返信文書を作成し、送信元へファックス返信する場合に、ユーザが「ファックス返信機能」を選択するだけで、送信元へのファックス送信が自動的に行われるため、ファックス番号を入力する手間もなく、ファックス番号の入力ミスが生じることもない。
【0017】
次に、第2の実施の形態の動作について図4のフローチャートを参照して説明する。
図4においては、上記図3のステップS1〜S5と同様にして、ユーザは文書管理クライアントUI提供部101から対象のファックス文書を選択して編集を行うと共に、「ファックス返信機能」を指示し、処理制御部102は、文書管理サーバ2から文書データを取得する。その文書プロパティから送信元のファックス番号を取得し、ファックス番号と画像データをファックス返信機能部104に渡す。ファックス返信機能部104は、PC−FAXドライバ105にファックス番号を設定し、PC−FAXドライバがMFP5にファックス送信を指示することにより、MFP5は電話回線6を使用してファックス送信を行う。
【0018】
本実施の形態では、ステップS6において、処理制御部102が、文書管理サーバ接続部103を介して文書管理サーバ2内の対象の文書のプロパティを「返信済み」に変更するように指示する。
【0019】
本実施の形態によれば、返信済み文書のプロパティが自動的に「返信済み」に変更されるので、ユーザはどの文書が返信済みであるかを瞬時に判断することができる。そのため、ユーザが誤って二重にファックス返信してしまう可能性が少なくなる。
【0020】
次に、第3の実施の形態の動作について図5のフローチャートを参照して説明する。
図5においては、上記ステップS1〜S5の処理が行われる。即ち、文書管理クライアントUI提供部101から対象のファックス文書を選択すると共に、「ファックス返信機能」を指示し、処理制御部102が、文書管理サーバ2から文書データを取得し、その文書プロパティから送信元ファックス番号を取得して画像データと共にファックス返信機能部104に渡す。そして、ファックス返信機能部104がPC−FAXドライバ105にファックス番号を設定することで、MFP5が電話回線6からファックス送信を行う。
【0021】
そして、本実施の形態においては、処理制御部102は、文書管理サーバ接続部103を介して文書管理サーバ2内の対象の文書を「送信済み」フォルダへ移動するように指示する。尚、ここで、ファックス番号と移動先フォルダの設定は、予めユーザが行っておき、その設定データは文書管理サーバ2にあるものとする。
【0022】
本実施の形態によれば、ファックス返信した文書を別のフォルダに保管しておきたい場合、文書の送信先情報をシステムが読み取って自動的にフォルダへ分類して移動させることができるので、文書移動のためのユーザの手間がなくなり、また、間違えて別のフォルダへ移動してしまう可能性もなくなる。
【0023】
尚、図3から図5のフローチャートに示す処理を、コンピュータシステムにおけるCPUが実行するためのプログラムは本発明によるプログラムを構成し、このプログラムを記憶する記憶媒体は、本発明によるコンピュータ読み取り可能な記憶媒体を構成する。この記憶媒体としては、半導体記憶装置や光学的及び/又は磁気的な記憶装置等を用いることができる。このようなプログラム及び記憶媒体を、上述した実施の形態とは異なる構成のシステム等で用い、そこのCPUで上記プログラムを実行させることにより、本発明と実質的に同じ効果を得ることができる。
【0024】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば、ファックス受信した文書の返信文書を送信元へファックス返信する場合に、送信元へのファックス送信が自動的に行われるため、ファックス番号を入力する手間もなく、ファックス番号の入力ミスが生じることもない。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の実施の形態による文書管理システムを示す構成図である。
【図2】クライアント端末のモジュール構成図である。
【図3】本発明の第1の実施の形態による動作を示すフローチャートである。
【図4】本発明の第2の実施の形態による動作を示すフローチャートである。
【図5】本発明の第3の実施の形態による動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
1 文書管理クライアント端末
2 文書管理サーバ
3 文書管理データ
4 ベーステーブル部
5 MFP
6 電話回線
7 ネットワーク
101 ユーザインターフェース提供部
102 処理制御部
103 文書管理サーバ接続部
104 ファックス返信機能部
105 PC−FAXドライバ
Claims (9)
- 複合機と、前記複合機がファックス受信した文書で文書プロパティに送信元情報が付加された文書を記録保存する文書情報管理手段を備える文書管理装置とともに文書管理システムを構成する情報処理端末であって、
前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信するとき、前記文書情報管理手段に記録保存された前記受信文書の文書プロパティから送信元情報を取得して前記複合機に設定し、前記返信文書を前記送信元宛にファックス送信させ、ファックス送信後に前記受信文書の文書プロパティを返信済みに変更する送信制御手段を有することを特徴とする情報処理装置。 - 前記送信制御手段は、前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信した後、前記受信文書を返信済みフォルダに移動させることを特徴とする請求項1記載の情報処理装置。
- 複合機と、前記複合機がファックス受信した文書で文書プロパティに送信元情報が付加された文書を記録保存する文書情報管理手段を備える文書管理装置と、情報処理端末とから構成される文書管理システムであって、
前記情報処理装置は、前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信するとき、前記文書情報管理手段に記録保存された前記受信文書の文書プロパティから送信元情報を取得して前記複合機に設定し、前記返信文書を前記送信元宛にファックス送信させ、ファックス送信後に前記受信文書の文書プロパティを返信済みに変更する送信制御手段を有することを特徴とする文書管理システム。 - 前記送信制御手段は、前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信した後、前記受信文書を返信済みフォルダに移動させることを特徴とする請求項3記載の文書管理システム。
- 複合機と、前記複合機がファックス受信した文書で文書プロパティに送信元情報が付加された文書を記録保存する文書情報管理手段を備える文書管理装置と、情報処理端末とから構成される文書管理システムでの文書管理方法であって、
前記情報処理端末において、
前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信するとき、前記文書情報管理手段に記録保存された前記受信文書の文書プロパティから送信元情報を取得して前記複合機に設定するステップと、
前記返信文書を設定された送信元宛にファックス送信させるステップと、
前記複合機によるファックス送信後に前記受信文書の文書プロパティを返信済みに変更するステップと、
を有することを特徴とする文書管理方法。 - 前記情報処理端末において、前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信した後、前記受信文書を返信済みフォルダに移動させるステップを有することを特徴とする請求項5記載の文書管理方法。
- 複合機と、前記複合機がファックス受信した文書で文書プロパティに送信元情報が付加された文書を記録保存する文書情報管理手段を備える文書管理装置と、情報処理端末とから構成される文書管理システムで用いられるプログラムであって、
前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信するとき、前記文書情報管理手段に記録保存された前記受信文書の文書プロパティから送信元情報を取得して前記複合機に設定する処理と、
前記返信文書を設定された送信元宛にファックス送信させる処理と、
前記複合機によるファックス送信後に前記受信文書の文書プロパティを返信済みに変更する処理と、
を前記情報処理端末のコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。 - 前記情報処理端末のコンピュータに、前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信した後、前記受信文書を返信済みフォルダに移動させる処理を実行させることを特徴とする請求項7記載のプログラム。
- 請求項7又は8に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
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