JP4011756B2 - 管理装置、管理方法および記憶媒体 - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、管理装置、管理方法および記憶媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、文書や図面等の原稿の画像を読み取って適宜編集し、その画像を磁気ディスク、光磁気ディスクなどに記録して管理する画像管理システムが知られている。
【０００３】
一般に、このような画像管理システムでは、原稿画像を読み取って得られた画像情報を圧縮してハードディスクあるいは光ディスクに記録する。また、画像の検索を行うためのインデックス情報を画像情報と関連付けて記録している。
【０００４】
このインデックス情報から必要な画像を検索し、画像情報を読み出してディスプレイに表示し、あるいはその画像をプリンタで記録紙に出力する。また、必要に応じて画像の追加、編集、加工などの各種画像処理を行う。
【０００５】
図１６は従来の一般的な画像ファイリングシステムの構成を示すブロック図である。同図（Ａ）はスキャナを用いて原稿を走査し、文書データベースにその画像を保存する際の構成を示す。１２０は原稿を電気的に読み取って光電変換素子などにより読み取った画像をデジタル信号に変換するスキャナである。１２１はスキャナ１２０の動作を制御するスキャナ制御部である。
【０００６】
１２３は読み取った画像に対するインデックスを入力するインデックス入力部である。１２２はインデックスと画像を管理するデータベース管理部である。１２４は画像やインデックスの情報を保存する文書データベースである。
【０００７】
まず、スキャナ１２０で原稿から読み取られた画像は、スキャナ制御部１２１を介してデータベース管理部１２２に送られる。データベース管理部１２２では、スキャナ制御部１２１から送られてきた画像に、インデックス入力部１２３から入力されたインデックス情報を付加して文書データベース１２４に保存する。
【０００８】
同図（Ｂ）は文書データベースから検索部を用いて所望の画像を検索する際の構成を示す。１３０は画像およびこの画像に対するインデックスが保存されている文書データベースである。１３１は文書データベース１３０を管理するデータベース管理部である。
【０００９】
１３２は文書データベース１３０から所望の画像を検索する検索部であり、検索条件入力部１３３により入力された検索条件にしたがって画像を検索する。１３４は検索した結果を管理する検索結果リスト管理部である。１３５は検索結果リストである。検索結果リスト管理部１３４は検索結果リスト１３５に基づき検索された文書について、画像表示制御部１４０を経由して画像表示部１４１に画像情報を送って画像を表示させたり、プリンタ制御部１４２を経由してプリンタ１４３に画像情報を送って画像を印刷させるといった指示を行うことかできる。
【００１０】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来の画像管理システムでは、以下に掲げる問題があり、その改善が要望されていた。すなわち、文書の記録操作と検索操作が分離した操作となっていた。
【００１１】
また、記録操作においても、画像のスキャンとインデックスの入力操作は固定した手順で行っていた。さらに、記録操作においても、文書の記録とインデックスの入力は個々の文書毎に行っていた。
【００１２】
このため、操作者はスキャンとインデックス入力を交互に行う必要があり、操作が煩雑となり、生産性も低かった。また、記録操作と検索操作が分離していたので、誤操作により入力された誤ったデータは、一旦、記録操作を終了した後、検索操作を行ってから修正操作を行う必要があり、多くの操作ステップと操作時間を必要とした。
【００１３】
文書の表示についても同様で、インデックス入力操作中、例えば参考用に他の文書の画像を表示しようとすると、多くの操作ステップと操作時間を必要とした。
【００１４】
そこで、本発明は、画像情報の入力とインデックス情報の入力の順番を任意とし、操作性を高めることができる管理装置、管理方法および記憶媒体を提供することを目的とする。
【００１６】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明の請求項１に記載の管理装置は、画像情報と当該画像情報の検索に用いるインデックス情報とをレコードに関連付け、複数のレコードを一覧表示したリストを用いて、画像を管理する管理装置であって、前記画像情報を入力する画像入力手段と、前記画像情報の検索に用いるインデックス情報を入力するインデックス入力手段と、前記リストを表示するように制御する表示制御手段と、前記リストにおいて所望のレコードを選択する選択手段と、新たな画像情報の検索に用いるインデックス情報の入力の前に当該新たな画像情報を入力する第１の指示がなされたか、新たな画像情報の入力の前に当該新たな画像情報の検索に用いるインデックス情報を入力する第２の指示がなされたか、前記選択手段により選択されたレコードに対して新たな画像情報を入力する第３の指示がなされたか、前記選択手段により選択されたレコードに対してインデックス情報を入力する第４の指示がなされたか、判断する判断手段と、前記判断手段で前記第１の指示がなされたと判断した場合、前記画像入力手段により入力された新たな画像情報が関連付けられた新たなレコードを前記リスト中に作成するように制御し、一方、前記判断手段で前記第２の指示がなされたと判断した場合、前記インデックス入力手段により入力されたインデックス情報が関連付けられ且つ画像情報が関連付けられていない新たなレコードを前記リスト中に作成するように制御し、前記判断手段で前記第３の指示がなされたと判断した場合、前記選択手段により選択されたレコードに対して前記画像入力手段により入力された新たな画像情報を関連付けるように制御し、前記判断手段で前記第４の指示がなされたと判断した場合、前記選択手段により選択されたレコードに対して前記インデックス入力手段により入力されたインデックス情報を関連付けるように制御する制御手段と、検索条件入力手段を介して入力された検索条件を満たすインデックス情報が関連付けられているレコードを前記リストから検索し、当該検索されたレコードで構成されるリストを表示する検索手段と、を有することを特徴とする。
【００２７】
請求項８に記載の管理方法は、画像情報と当該画像情報の検索に用いるインデックス情報とをレコードに関連付け、複数のレコードを一覧表示したリストを用いて、画像を管理する管理方法であって、画像入力手段が、前記画像情報を入力する画像入力工程と、インデックス入力手段が、前記画像情報の検索に用いるインデックス情報を入力するインデックス入力工程と、選択手段が、前記リストにおいて所望のレコードを選択する選択工程と、表示制御手段が、前記リストを表示するように制御する表示制御工程と、判断手段が、新たな画像情報の検索に用いるインデックス情報の入力の前に当該新たな画像情報を入力する第１の指示がなされたか、新たな画像情報の入力の前に当該新たな画像情報の検索に用いるインデックス情報を入力する第２の指示がなされたか、前記選択工程で選択されたレコードに対して新たな画像情報を入力する第３の指示がなされたか、前記選択工程で選択されたレコードに対してインデックス情報を入力する第４の指示がなされたか、判断する判断工程と、制御手段が、前記判断工程で前記第１の指示がなされたと判断した場合、前記画像入力工程で入力された新たな画像情報が関連付けられた新たなレコードを前記リスト中に作成するように制御し、前記判断工程で前記第２の指示がなされたと判断した場合、前記インデックス入力工程で入力されたインデックス情報が関連付けられ且つ画像情報が関連付けられていない新たなレコードを前記リスト中に作成するように制御し、前記判断工程で前記第３の指示がなされたと判断した場合、前記選択工程で選択されたレコードに対して前記画像入力工程で入力された新たな画像情報を関連付けるように制御し、前記判断工程で前記第４の指示がなされたと判断した場合、前記選択工程で選択されたレコードに対して前記インデックス入力工程で入力されたインデックス情報を関連付けるように制御する制御工程と、検索手段が、検索条件入力手段を介して入力された検索条件を満たすインデックス情報が関連付けられているレコードを前記リストから検索し、当該検索されたレコードで構成されるリストを表示する検索工程と、を有することを特徴とする。
【００３６】
請求項１５に記載の記憶媒体は、画像情報と当該画像情報の検索に用いるインデックス情報とをレコードに関連付け、複数のレコードを一覧表示したリストを用いて、画像を管理させるための、コンピュータ読取可能なプログラムを格納した記憶媒体であって、コンピュータを、前記画像情報を入力する画像入力手段、前記画像情報の検索に用いるインデックス情報を入力するインデックス手段、前記リストを表示するように制御する表示制御手段、前記リストにおいて所望のレコードを選択する選択手段、新たな画像情報の検索に用いるインデックス情報の入力の前に当該新たな画像情報を入力する第１の指示がなされたか、新たな画像情報の入力の前に当該新たな画像情報の検索に用いるインデックス情報を入力する第２の指示がなされたか、前記選択手段で選択されたレコードに対して新たな画像情報を入力する第３の指示がなされたか、前記選択手段で選択されたレコードに対してインデックス情報を入力する第４の指示がなされたか、判断する判断手段、前記判断手段で前記第１の指示がなされたと判断した場合、前記画像入力手段で入力された新たな画像情報が関連付けられた新たなレコードを前記リスト中に作成するように制御し、一方、前記判断手段で前記第２の指示がなされたと判断した場合、前記インデックス入力手段で入力されたインデックス情報が関連付けられ且つ画像情報が関連付けられていない新たなレコードを前記リスト中に作成するように制御し、前記判断手段で前記第３の指示がなされたと判断した場合、前記選択手段で選択されたレコードに対して前記画像入力手段により入力された新たな画像情報を関連付けるように制御し、前記判断手段で前記第４の指示がなされたと判断した場合、前記選択手段で選択されたレコードに対して前記インデックス入力手段により入力されたインデックス情報を関連付けるように制御する制御手段、検索条件入力手段を介して入力された検索条件を満たすインデックス情報が関連付けられているレコードを前記リストから検索し、当該検索されたレコードで構成されるリストを表示する検索手段、として機能させるためのコンピュータ読取可能なプログラムを格納した。
【００３７】
【発明の実施の形態】
本発明の管理装置、管理方法および記憶媒体の実施の形態について説明する。本実施形態の管理装置は文書管理装置に適用される。
【００３８】
［第１の実施形態］
（ハードウェア構成）
図１は第１の実施形態における文書管理装置の構成を示すブロック図である。図において、１は文書管理装置の全体の制御を司るＣＰＵ（中央処理装置）であり、画像情報、各種操作の指示情報を伝達するバス１８に接続されている。
【００３９】
３は使用者に向けて画像情報のイメージ、文書リスト等を表示するＣＲＴディスプレイであり、ディスプレイインターフェース回路２を介してバス１８に接続されている。５は使用者が文書管理装置の各種動作を指示するためのキーボードおよびポインティングデバイスであり、キーボードインターフェース回路４を介してバス１８に接続されている。
【００４０】
７は被写体から画像情報を読み取るスキャナであり、スキャナインターフェース回路６を介してバス１８に接続されている。９は画像情報とそれぞれの画像情報を管理するための識別情報を保存する磁気ディスクあるいは光磁気ディスク（画像データ用メモリ）であり、メモリインターフェース回路８を介してバス１８に接続されている。
【００４１】
１１は使用者が入力した様々なインデックス情報と画像識別情報とを関連付けて保存するデータベースが記録されているインデックスデータベース用メモリであり、メモリインターフェース回路１０を介してバス１８に接続されている。
【００４２】
１３はファイリングシステムのプログラムを動作する際に使用されるＲＡＭ（プログラム動作用メモリ）１３であり、メモリインターフェース回路１２を介してバス１８に接続されている。１５はファイリングシステムのプログラムを保存する磁気ディスクあるいは光磁気ディスク（プログラム保存用メモリ）であり、メモリインターフェース回路１４を介してバス１８に接続されている。
【００４３】
１７はファイリングシステムのプログラムが保存されているフロッピーディスク等を接続するディスクドライブ（外部ディスク接続装置）であり、外部ディスクインターフェース回路１６を介してバス１８に接続されている。
【００４４】
通常、このようなハードウェア構成では、文書管理システムを実現するためのプログラムはフロッピーディスク等により供給される。フロッピーディスクに格納されたプログラムはプログラムの使用（実行）に先立ち、ディスクドライブ１７から読み込まれ、磁気ディスク１５に保存される。この後、プログラムはＲＡＭ１３にロードされてＣＰＵ１により実行される。
【００４５】
（ソフトウェア処理）
図２は図１のハードウェア構成で実現される文書管理システムの処理機能を示すブロック図である。図において、２０は文書の情報としての画像を記録する画像記録部、２１は画像記録部２０内のデータを、整合性を維持しつつ管理する画像記録管理部、２２は文書を検索するためのインデックスデータを記録するインデックスデータ記録部である。
【００４６】
２３はインデックスデータ記録部２２内のデータを、整合性を維持しつつ管理するインデックスデータ記録管理部、２４は所望の文書を検索するための検索条件を入力する検索条件入力部、２５はデータベースから所望の文書を検索する検索部である。検索条件入力部２４はキーボードおよび検索条件入力画面から構成される。
【００４７】
７は文書、図面等の原稿から画像データを読み込むスキャナ、２７はスキャナ７を制御するスキャナ制御部、２８はインデックスデータの入力を行うインデックス入力部である。３０は文書のリストを表示する文書リスト表示部３１を制御する文書リスト制御部である。３２は文書の画像を制御する画像制御部、４０は画像表示部４１を制御して文書の画像表示を行う画像表示制御部である。
【００４８】
文書リスト制御部３０は、文書リスト表示部３１を制御するとともに、インデックスデータ記録管理部２３、画像制御部３２、インデックス入力部２８に接続されている。画像制御部３２は、画像記録管理部２１、文書リスト制御部３０、スキャナ制御部２７および画像表示制御部４０に接続されている。
【００４９】
上記構成を有する文書管理装置における文書の検索、文書の記録、インデックスの入力の動作について示す。図３は文書管理装置における文書の検索、文書の記録、インデックスの入力などの動作処理手順を示すフローチャートである。この処理プログラムは、前述したように、フロッピーディスク等により供給される。フロッピーディスクに格納されたプログラムはプログラムの使用（実行）に先立ち、ディスクドライブ１７から読み込まれ、磁気ディスク１５に保存される。この後、プログラムはＲＡＭ１３にロードされてＣＰＵ１により実行される。
【００５０】
この処理プログラムでは、検索条件入力部２４から所望の文書を検索するために入力される検索条件の前に検索動作の指示があったか否かを判別し（ステップＳ１）、検索動作の指示があった場合、検索を行う（ステップＳ１Ａ）。一方、検索動作の指示がなかった場合、新規記録であるか否かを判別し（ステップＳ４）、新規記録でない場合、インデックス後付けであるか否かを判別し（ステップＳ８）、インデックス後付けでない場合、インデックス先付けであるか否かを判別し（ステップＳ１２）、インデックス先付けでない場合、画像の追加記録であるか否かを判別し（ステップＳ１７）、画像の追加記録でない場合、文書リストのクリアであるか否かを判別する（ステップＳ２１）。文書リストのクリアである場合、文書リストをクリアし（ステップＳ２２）、文書リストのクリアでない場合、そのままステップＳ１の処理に戻る。
【００５１】
以下に、検索動作、新規記録、インデックス後付け、インデックス先付け、画像の追加記録の各動作における処理内容について説明する。
【００５２】
（検索動作）
まず、使用者は、検索動作の指示を行う。次いで、検索条件入力部２４から所望の文書を検索するための検索条件を入力する。検索条件としては、例えばキーワードが挙げられる。入力された検索条件は検索部（一般に、検索エンジンともいわれる）２５に渡され、検索部２５はインデックスデータ記録部２２のデータ管理を行っているインデックスデータ記録管理部２３を経由して文書データベースから検索条件に一致する文書を探し出し、その結果を文書リスト制御部３０に出力する（ステップＳ１Ａ）。検索条件に一致する文書があった場合、文書リスト制御部３０はその結果を文書リスト化するとともに（ステップＳ２）、文書リスト表示部３１（一般に、ＣＲＴおよびＣＲＴの制御回路で構成される）に表示する（ステップＳ３）。
【００５３】
（新規記録）
使用者はスキャナ制御部２７を起動し、スキャナ７から新規の文書を読み込む。スキャナ７は所定の枚数の原稿を読み込み、読み込んだ原稿の画像データを画像制御部３２に出力する。画像制御部３２は画像データを画像記録管理部２１を経由して画像記録部２０に記録すると共に、文書リスト制御部３０に新規文書生成情報を通知する（ステップＳ４Ａ）。
【００５４】
文書リスト制御部３０は、新規文書生成情報に基づき、新規のレコードを作成し、既に表示されている文書リストに追加して表示する（ステップＳ５）。このレコードでは、作成日付、ページ数などスキャナ７から入力された文書に対応するスキャン時に確定される文書属性が更新される（ステップＳ６）。更新された文書属性は、インデックスデータ記録管理部２３を経てインデックスデータ記録部２２に記録される（ステップＳ７）。
【００５５】
（インデックス後付け）
使用者は文書リスト制御部３０に対してインデックス入力を開始する指示を行う（ステップＳ８）。この指示により、文書リスト制御部３０はインデックス入力部２８からの出力を受け取るモードとなる。使用者はインデックス入力部２８から所定の（この場合、新規にスキャンした文書の）インデックスを入力する（ステップＳ９）。入力されたインデックスは文書リスト制御部３０によりリスト上の所定の場所に表示される（ステップＳ１０）。入力されたインデックスデータは、自動あるいは文書リスト制御部３０への使用者の指示により、インデックスデータ記録管理部２３を経てインデックスデータ記録部２２に記録される（ステップＳ１１）。
【００５６】
（インデックス先付け）
インデックス情報を文書の入力に先立って入力するインデックス先付けの動作では、使用者は文書リスト制御部３０にインデックス先付けの指示を行う（ステップＳ１２）。この指示により、文書リスト制御部３０は、文書リストの最下端の新規レコードに、現時点では画像データと関連を持たないインデックス入力を可能にする（ステップＳ１３）。そして、使用者はインデックス入力部２８から新規のインデックスデータを入力する（ステップＳ１４）。このデータは、文書リスト制御部３０により、文書リスト上に表示されると共に（ステップＳ１５）、必要に応じてインデックスデータ記録管理部２３を経由してインデックスデータ記録部２２に記録される（ステップＳ１６）。
【００５７】
（インデックス先付けレコードへの画像の記録）
使用者は、前述したインデックス先付けレコードに対応する画像データの入力を行う（ステップＳ１７）。使用者は、まず文書リスト制御部３０に対し、画像データの入力を行うインデックス先付けが行われたレコードを選択する操作を行う（ステップＳ１８）。そして、スキャナ制御部２７によりスキャナ７から画像データを読み込む（ステップＳ１９）。画像データは、画像制御部３２により画像表示制御部４０を経て画像表示部４１に送られるとともに、画像記録管理部２１に送られ、画像記録部２０に記録される。画像記録部２０は記録した画像のアドレス情報を、画像制御部３２を経てあるいは直接に文書リスト制御部３０に渡す。
【００５８】
また、画像制御部３２から文書リスト制御部３０に文書ページ数などの読み込み情報が送られる。文書リスト制御部３０は、この読み込み情報をインデックスデータ記録管理部２３を経てインデックスデータ記録部２２に記録すると共に、文書リスト上の該当するレコードのステータスをインデックス先付けレコードから通常の文書に変更する。さらに、文書リスト制御部３０は文書リストの表示を更新する（ステップＳ２０）。尚、記録画像のアドレス情報は、画像記録管理部２１からインデックスデータ記録管理部２３に直接渡るように構成することも可能である。
【００５９】
そして、上記検索動作、新規記録、インデックス後付け、インデックス先付け、画像の追加記録の処理後、ステップＳ１の処理に戻る。
【００６０】
（文書リストの構成）
図４は文書リストＷの表示画面を示す図である。文書リストＷは文書リスト制御部３０により生成され、ＣＲＴ上に表示される。この文書リストＷには、検索結果のファイルとスキャナから入力された新規ファイルが表示されている。５１はファイルの状態を示すプロパティ列、５２はリスト上の番号を示すファイルナンバ列、５３および５４は各文書のインデックス項目である。５５は各ファイルのページ数、５７はスキャナ７で被写体の画像を記録した作成日付を示す。
【００６１】
インデックス項目については、図示しないデータベース構造設定部により使用者が文書の種類に応じて自由に設計することが可能である。図４の例では、文書管理のためのインデックス情報として、文書のタイトルを示すタイトル５３、文書の章の区切りを示す章５４、文書の評価を表すランク５６が加えられている。また、これらの列の順番は、任意に入れ替えることが可能である。
【００６２】
また、図４に示した文書リストＷは、画像記録済みファイルとインデックスだけを先に入力したインデックス先付けファイルを、同一画面上に、明確に区別がつくように表示している。５８、５９に示すアイコン（○、△）は、プロパティ列５１内の各ファイルの状態を示すアイコンであり、アイコン５８（○）は、ファイルに画像情報がすでに記録されていることを示し、アイコン５９（△）はファイルに画像情報がまだ記録されておらず、インデックス先付けファイルであることを示す。図４の文書リストＷでは、範囲６０、６１で示すファイルナンバが１から１０のファイルは画像記録済みのファイルであり、範囲６２で示すファイルナンバが１１から１５のファイルはインデックス先付けファイルであることが容易に判別可能である。
【００６３】
尚、範囲６０のファイルは、検索部２５の検索により表示された画像情報とインデックス情報が記録されている既存ファイルを示し、範囲６１のファイルは、画像情報が保存されているがインデックス情報が入力されていない新規ファイルを示し、範囲６２のファイルはインデックス情報だけが記録されているプレインデックスファイルを示している。
【００６４】
（検索動作）
図５は文書リストＷ上で検索動作を行う際の表示画面を示す図である。同図（Ａ）の文書リストＷは検索条件を付けずに保存されている文書の全件を表示した状態を示しており、初期状態の一例である。ここで、使用者が、検索条件入力部２４に検索条件としてランク列の“Ａ”を入力すると、検索部２５は、検索条件からインデックスデータ記録管理部２３を経由してインデックスデータ記録部２２から検索条件に一致するレコード（ファイル）を探し出し、その結果を文書リスト制御部３０に出力する。文書リスト制御部３０では、その結果を基に文書リストを作成して、文書リスト表示部３１上に表示する。同図（Ｂ）には、このような検索動作によって作成され、かつ表示された文書リストＷの表示画面が示されている。
【００６５】
（新規記録）
図６は文書リストＷ上で新規記録を行う際の表示画面を示す図である。新規記録前の文書リストを同図（Ａ）に示す。ここで、スキャナ７を用いて新規の文書を読み込み、文書リスト制御部３０に新規文書生成情報を通知する。
【００６６】
文書リスト制御部３０は、新規文書生成情報に基づき、新規のレコードを作成し、既に表示している文書リストに追加して表示する。作成かつ更新された文書属性は、インデックスデータ記録管理部２３を経てインデックスデータ記録部２２に記録される。同図（Ｂ）には、このような新規文書の記録動作によって表示された文書リストＷの表示画面が示されている。ファイルナンバ４、５、６のレコード（ファイル）が作成され、画像情報のスキャンに対応したページ数、作成日付、ファイルの属性を示すプロパティ列のアイコンが表示されている。
【００６７】
（インデックス後付け）
図７は文書リストＷ上でインデックス情報の後付けを行う際の表示画面を示す図である。使用者は、文書リスト制御部３０にインデックス入力を開始する指示を行う。この指示により、同図（Ａ）に示すように、文書リスト制御部３０はインデックス入力部２８からの出力を受け取るモードとなる。
【００６８】
使用者は、インデックス入力部２８から所定のインデックスを入力する。入力されたインデックスは文書リスト制御部３０によりリスト上の所定の場所に表示される。入力されたインデックスデータは自動あるいは文書リスト制御部３０への使用者の指示によりインデックスデータ記録管理部２３を経てインデックスデータ記録部２２に記録される。
【００６９】
１つのインデックス項目の入力動作を終了すると、次の（例えば図の右隣の）インデックス項目の入力動作に移ることも可能である。同様に、１つのレコード（ファイル）へのインデックス入力動作を終了すると、次の（例えば図の下側）のレコード（ファイル）へのインデックスの入力動作に移ることも可能である。例えば、同図（Ａ）に示すように、ファイルナンバ４のタイトル列からインデックス入力を開始し、同図（Ｂ）に示すように、ファイルナンバ６のランク列まで連続してインデックス入力を行う。
【００７０】
さらに、入力する列を、例えばＣｈａｐｔｅｒとＲａｎｋだけに指定して連続入力を行うことも可能である。
【００７１】
（インデックス先付け）
図８は文書リストＷ上でインデックス情報の先付けを行う際の表示画面を示す図である。使用者は、文書リスト制御部３０にインデックス先付けの指示を行う。この指示により、同図（Ａ）に示すように、文書リスト制御部３０は、文書リストの最下端の新規レコードに、現時点では画像データと関連を持たないインデックス入力を可能にする。
【００７２】
使用者はインデックス入力部２８から新規のインデックスデータを入力する。このデータは文書リスト制御部３０により、文書リスト上に表示されると共に、必要に応じてインデックスデータ記録管理部２３を経由してインデックスデータ記録部２２に記録される。
【００７３】
１つのインデックス項目の入力動作を終了すると、次のインデックス項目の入力動作に移ることも可能である。同様に、１つのレコード（ファイル）のインデックス入力動作を終了すると、別のレコード（ファイル）のインデックスへの入力動作に移ることもでき、このときに画像データと関連を持たないファイルがインデックス先付けファイルとして作成される。例えば、同図（Ａ）に示すように、新規ファイルのタイトル列からインデックス入力を開始し、同図（Ｂ）に示すように、ファイルナンバ９の章列まで連続してインデックス入力を行う。こうして、ファイルナンバ７、８、９のインデックス先付けファイルが作成される。
【００７４】
（インデックス先付けレコードへの画像の記録）
図９は文書リストＷ上でインデックス情報の先付けファイルに対して画像の記録を行う際の表示画面を示す図である。使用者は、まず文書リスト制御部３０に対し、同図（Ａ）に示すように、画像データの入力を行うインデックス先付けが行われたレコードを選択する操作を行う。
【００７５】
スキャナ制御部２７によりスキャナ７から画像データを読み込む。画像データは、画像制御部３２により画像表示制御部４０を経て画像表示部４１に送られるとともに、画像記録管理部２１に送られ、画像記録部２０に記録される。画像記録部２０は記録した画像のアドレス情報を画像制御部３２を経て、あるいは直接に文書リスト制御部３０に渡す。
【００７６】
また、画像制御部３２から文書リスト制御部３０に文書ページ数等の読み込み情報が送られる。文書リスト制御部３０は、この読み込み情報をインデックスデータ記録管理部２３を経て、インデックスデータ記録部２２に記録すると共に、文書リスト上の該当するレコードのステータスをインデックス先付けレコードから通常の文書に変更する。
【００７７】
さらに、文書リスト制御部３０は、文書リストの表示を更新する。このような新規文書の記録動作によって作成され、かつ表示された文書リストＷの表示画面が同図（Ｂ）である。ファイルナンバ７、８、９のファイルに画像情報が入力されてリスト上でページ数、作成日付、ファイルの属性を示すプロパティ列のアイコンの表示が更新されている。
【００７８】
尚、本実施形態では、個々の操作を順を追って説明したが、個々の操作はその順番を規定されるものではなく、図３のフローチャートに示すように、使用者の所定操作の要求順に処理されるものである。
【００７９】
［第２の実施形態］
（ハードウェア構成）
図１０は第２の実施形態における文書管理装置の構成を示すブロック図である。前記第１の実施形態と同一の構成要素については同一の符号が付されている。図において、１は文書管理装置の全体の制御を司るＣＰＵ（中央処理装置）であり、画像情報、各種操作の指示情報を伝達するバス１８に接続されている。
【００８０】
３は使用者に向けて画像情報のイメージ、文書リスト等を表示するＣＲＴディスプレイであり、ディスプレイインターフェース回路２を介してバス１８に接続されている。５は使用者が文書管理装置の各種動作を指示するためのキーボードおよびポインティングデバイスであり、キーボードインターフェース回路４を介してバス１８に接続されている。
【００８１】
７は被写体から画像情報を読み取るスキャナであり、スキャナインターフェース回路６を介してバス１８に接続されている。９は画像情報とそれぞれの画像情報を管理するための識別情報を保存する磁気ディスクあるいは光磁気ディスク（画像データ用メモリ）であり、メモリインターフェース回路８を介してバス１８に接続されている。
【００８２】
１１は使用者が入力した様々なインデックス情報と画像識別情報とを関連付けて保存するデータベースが記録されているインデックスデータベース用メモリであり、メモリインターフェース回路１０を介してバス１８に接続されている。
【００８３】
１３はファイリングシステムのプログラムを動作する際に使用されるＲＡＭ（プログラム動作用メモリ）１３であり、メモリインターフェース回路１２を介してバス１８に接続されている。１５はファイリングシステムのプログラムを保存する磁気ディスクあるいは光磁気ディスク（プログラム保存用メモリ）であり、メモリインターフェース回路１４を介してバス１８に接続されている。
【００８４】
１７はファイリングシステムのプログラムが保存されているフロッピーディスク等を接続するディスクドライブ（外部ディスク接続装置）であり、外部ディスクインターフェース回路１６を介してバス１８に接続されている。
【００８５】
２０１は画像情報のイメージ、文書リストなどを印刷するプリンタであり、プリンタインターフェース回路２００を介してバス１８に接続されている。
【００８６】
通常、このようなハードウェア構成では、文書管理システムを実現するためのプログラムはフロッピーディスク等により供給される。フロッピーディスクに格納されたプログラムはプログラムの使用（実行）に先立ち、ディスクドライブ１７から読み込まれ、磁気ディスク１５に保存される。この後、プログラムはＲＡＭ１３にロードされてＣＰＵ１により実行される。
【００８７】
（ソフトウェア処理）
図１１は図１０のハードウェア構成で実現される文書管理システムの処理機能を示すブロック図である。図において、２０は文書の情報としての画像を記録する画像記録部、２１は画像記録部２０内のデータを、整合性を維持しつつ管理する画像記録管理部、２２は文書を検索するためのインデックスデータを記録するインデックスデータ記録部である。
【００８８】
２３はインデックスデータ記録部２２内のデータを、整合性を維持しつつ管理するインデックスデータ記録管理部、２４は所望の文書を検索するための検索条件を入力する検索条件入力部、２５はデータベースから所望の文書を検索する検索部である。検索条件入力部２４はキーボードおよび検索条件入力画面から構成される。
【００８９】
７は原稿から画像データを読み込むスキャナ、２７はスキャナ７を制御するスキャナ制御部、２８はインデックスデータの入力を行うインデックス入力部である。３０は文書のリストを表示する文書リスト表示部３１を制御する文書リスト制御部である。３２は文書の画像を制御する画像制御部、４０は画像表示部４１を制御して文書の画像表示を行う画像表示制御部である。
【００９０】
文書リスト制御部３０は、文書リスト表示部３１を制御するとともに、インデックスデータ記録管理部２３、画像制御部３２、インデックス入力部２８に接続されている。画像制御部３２は、画像記録管理部２１、文書リスト制御部３０、スキャナ制御部２７および画像表示制御部４０に接続されている。４２はプリンタ４０を制御して文書の画像情報を記録紙に出力するプリンタ制御部であり、画像制御部３２に接続されている。
【００９１】
上記構成を有する文書管理装置における文書の検索、文書の記録、インデックスの入力、画像情報の表示、印刷の動作について示す。これらの各動作は、画像情報の表示、印刷を除き、図３のフローチャートに示した前記第１の実施形態と同様である。
【００９２】
（検索動作）
まず、使用者は、検索条件入力部２４から所望の文書を検索するための検索条件を入力する。検索条件としては、例えばキーワードが挙げられる。入力された検索条件は検索部（一般に、検索エンジンともいわれる）２５に渡され、検索部２５はインデックスデータ記録部２２内のデータ管理を行っているインデックスデータ記録管理部２３を経由して文書データベースから検索条件に一致する文書を探し出し、その結果を文書リスト制御部３０に出力する。文書リスト制御部３０はその結果を文書リスト化するとともに、文書リスト表示部３１（一般に、ＣＲＴおよびＣＲＴの制御回路で構成される）に表示する。
【００９３】
（新規記録）
使用者はスキャナ制御部２７を起動し、スキャナ７から新規の文書を読み込む。スキャナ７は所定の枚数の原稿を読み込み、画像データを画像制御部３２に出力する。画像制御部３２は画像データを画像記録管理部２１を経由して画像記録部２０に記録すると共に、文書リスト制御部３０に新規文書生成情報を通知する。
【００９４】
文書リスト制御部３０は、新規文書生成情報に基づき、新規のレコードを作成し、既に表示している文書リストに追加して表示する。このレコードでは、作成日付、ページ数などスキャナ７から入力された文書に対応するスキャン時に確定される文書属性が更新される。更新された文書属性は、インデックスデータ記録管理部２３を経てインデックスデータ記録部２２に記録される。
【００９５】
（インデックス後付け）
使用者は文書リスト制御部３０に対してインデックス入力を開始する指示を行う。この指示により、文書リスト制御部３０はインデックス入力部２８からの出力を受け取るモードとなる。使用者はインデックス入力部２８から所定の（この場合、新規にスキャンした文書の）インデックスを入力する。入力されたインデックスは文書リスト制御部３０によりリスト上の所定の場所に表示される。入力されたインデックスデータは、自動あるいは文書リスト制御部３０への使用者の指示により、インデックスデータ記録管理部２３を経てインデックスデータ記録部２２に記録される。
【００９６】
（インデックス先付け）
インデックス情報を文書の入力に先立って入力するインデックス先付けの動作について示す。使用者は、文書リスト制御部３０にインデックス先付けの指示を行う。この指示により、文書リスト制御部３０は、文書リストの最下端の新規レコードに、現時点では画像データと関連を持たないインデックス入力を可能にする。そして、使用者はインデックス入力部２８から新規のインデックスデータを入力する。このデータは、文書リスト制御部３０により、文書リスト上に表示されると共に、必要に応じてインデックスデータ記録管理部２３を経由してインデックスデータ記録部２２に記録される。
【００９７】
（インデックス先付けレコードへの画像の記録）
使用者は、前述したインデックス先付けレコードに対応する画像データの入力を行う。使用者は、まず文書リスト制御部３０に対し、画像データの入力を行うインデックス先付けが行われたレコードを選択する操作を行う。スキャナ制御部２７によりスキャナ７から画像データを読み込む。
【００９８】
画像データは、画像制御部３２により画像表示制御部４０を経て画像表示部４１に送られるとともに、画像記録管理部２１に送られ、画像記録部２０に記録される。画像記録部２０は記録した画像のアドレス情報を、画像制御部３２を経てあるいは直接に文書リスト制御部３０に渡す。
【００９９】
また、画像制御部３２から文書リスト制御部３０に文書ページ数などの読み込み情報が送られる。文書リスト制御部３０は、この読み込み情報をインデックスデータ記録管理部２３を経てインデックスデータ記録部２２に記録すると共に、文書リスト上の該当するレコードのステータスをインデックス先付けレコードから通常の文書に変更する。さらに、文書リスト制御部３０は文書リストの表示を更新する。尚、記録画像のアドレス情報は、画像記録管理部２１からインデックスデータ記録管理部２３に直接渡るように構成することも可能である。
【０１００】
（画像情報の表示、印刷）
使用者は、文書リストから任意のファイルを選択し、その画像情報の表示、印刷を行うことができる。使用者が文書リストの任意のファイルを選択して画像の表示をキーボード５などで指示すると、文書リスト制御部３０は、インデックスデータ記録管理部２３を経由してインデックスデータ記録部２２から選択されたファイルの画像の検索情報を得る。
【０１０１】
つづいて、文書リスト制御部３０は、画像の検索情報と画像表示の指示を、画像制御部３２に送る。画像制御部３２は、受け取った画像の検索情報を基に画像記録管理部２１を経由して画像記録部２０から画像情報を取得し、取得した画像情報を画像表示制御部４０に送る。画像表示制御部４０は受け取った画像情報を画像表示部４１に表示する。
【０１０２】
画像情報の印刷の場合も同様に、使用者が選択した画像情報を文書リスト制御部３０が、検索情報と画像の印刷の指示を画像制御部３２に送り、画像制御部３２では、受け取った画像の検索情報を基に画像記録管理部２１を経由して画像記録部２０から画像情報を取得し、取得した画像情報をプリンタ制御部４２に送る。プリンタ制御部４２は受け取った画像情報をプリンタ４１で印刷する。
【０１０３】
（文書リストの構成）
文書リストＷの表示画面は前述した図４と同じである。文書リストＷは文書リスト制御部３０により生成され、ＣＲＴ上に表示される。この文書リストＷには、検索結果のファイルとスキャナから入力された新規ファイルが表示されている。５１はファイルの状態を示すプロパティ列、５２はリスト上の番号を示すファイルナンバ列、５３および５４は各文書のインデックス項目である。５５は各ファイルのページ数、５７はスキャナ７で被写体の画像を記録した作成日付を示す。
【０１０４】
インデックス項目については、図示しないデータベース構造設定部により使用者が文書の種類に応じて自由に設計することが可能である。図４の例では、文書管理のためのインデックス情報として、文書のタイトルを示すタイトル５３、文書の章の区切りを示す章５４、文書の評価を表すランク５６が加えられている。また、これらの列の順番は、任意に入れ替えることができる。
【０１０５】
また、図４に示した文書リストＷは、画像記録済みファイルとインデックスだけを先に入力したインデックス先付けファイルを、同一画面上に、明確に区別がつくように表示している。５８、５９に示すアイコン（○、△）は、プロパティ列５１内の各ファイルの状態を示すアイコンであり、アイコン５８（○）は、ファイルに画像情報がすでに記録されていることを示し、アイコン５９（△）はファイルに画像情報がまだ記録されておらず、インデックス先付けファイルであることを示す。図４の文書リストＷでは、範囲６０、６１で示すファイルナンバが１から１０のファイルは画像記録済みのファイルであり、範囲６２で示すファイルナンバが１１から１５のファイルはインデックス先付けファイルであることが容易に判別可能である。
【０１０６】
尚、範囲６０のファイルは、検索部２５の検索により表示された画像情報とインデックス情報が記録されている既存ファイルを示し、範囲６１のファイルは、画像情報が保存されているが、インデックス情報が入力されていない新規ファイルを示し、範囲６２のファイルはインデックス情報だけが記録されているプレインデックスファイルを示している。
【０１０７】
（検索動作）
文書リストＷ上で検索動作を行う際の表示画面は、前述した図５と同じである。同図（Ａ）の文書リストＷは検索条件を付けずに保存されている文書の全件を表示した状態を示しており、初期状態の一例である。ここで、使用者が、検索条件入力部２４に検索条件としてランク列の“Ａ”を入力すると、検索部２５は、検索条件からインデックスデータ記録管理部２３を経由してインデックスデータ記録部２２から検索条件に一致するレコード（ファイル）を探し出し、その結果を文書リスト制御部３０に出力する。文書リスト制御部３０では、その結果を元に文書リストを作成して、文書リスト表示部３１上に表示する。このような検索動作によって作成されて表示された文書リストＷの表示画面が同図（Ｂ）に示されている。
【０１０８】
（新規記録）
文書リストＷ上で新規記録を行う際の表示画面は、図６と同じである。新規記録前の文書リストを同図（Ａ）に示す。ここで、スキャナ７を用いて新規の文書を読み込み、文書リスト制御部３０に新規文書生成情報を通知する。
【０１０９】
文書リスト制御部３０は、新規文書生成情報に基づき、新規のレコードを作成し、既に表示している文書リストに追加して表示する。作成かつ更新された文書属性は、インデックスデータ記録管理部２３を経てインデックスデータ記録部２２に記録される。同図（Ｂ）には、このような新規文書の記録動作によって表示された文書リストＷの表示画面が示されている。ファイルナンバ４、５、６のレコード（ファイル）が作成され、画像情報のスキャンに対応したページ数、作成日付、ファイルの属性を示すプロパティ列のアイコンが表示されている。
【０１１０】
（インデックス後付け）
文書リストＷ上でインデックス情報の後付けを行う際の表示画面は、前述した図７と同じである。使用者は、文書リスト制御部３０にインデックス入力を開始する指示を行う。この指示により、同図（Ａ）に示すように、文書リスト制御部３０はインデックス入力部２８からの出力を受け取るモードとなる。
【０１１１】
使用者は、インデックス入力部２８から所定のインデックスを入力する。入力されたインデックスは文書リスト制御部３０によりリスト上の所定の場所に表示される。入力されたインデックスデータは自動あるいは文書リスト制御部３０への使用者の指示によりインデックスデータ記録管理部２３を経てインデックスデータ記録部２２に記録される。
【０１１２】
１つのインデックス項目の入力動作を終了すると、次の（例えば図の右隣の）インデックス項目の入力動作に移ることも可能である。同様に、１つのレコード（ファイル）へのインデックス入力動作を終了すると、次の（例えば図の下側）のレコード（ファイル）へのインデックスの入力動作に移ることも可能である。例えば、同図（Ａ）に示すように、ファイルナンバ４のタイトル列からインデックス入力を開始し、同図（Ｂ）に示すように、ファイルナンバ６のランク列まで連続してインデックス入力を行う。
【０１１３】
さらに、入力する列を、例えばＣｈａｐｔｅｒとＲａｎｋだけに指定して連続入力を行うことも可能である。
【０１１４】
（インデックス先付け）
文書リストＷ上でインデックス情報の先付けを行う際の表示画面は、前述した図８と同じである。使用者は、文書リスト制御部３０にインデックス先付けの指示を行なう。この指示により、同図（Ａ）に示すように、文書リスト制御部３０は、文書リストの最下端の新規レコードに、現時点では画像データと関連を持たないインデックス入力を可能にする。
【０１１５】
使用者はインデックス入力部２８から新規のインデックスデータを入力する。このデータは文書リスト制御部３０により、文書リスト上に表示されると共に、必要に応じてインデックスデータ記録管理部２３を経由してインデックスデータ記録部２２に記録される。
【０１１６】
１つのインデックス項目の入力動作を終了すると、次のインデックス項目の入力動作に移ることも可能である。同様に、１つのレコード（ファイル）のインデックス入力動作を終了すると、別のレコード（ファイル）のインデックスへの入力動作に移ることもでき、このときに画像データと関連を持たないファイルがインデックス先付けファイルとして作成される。例えば、同図（Ａ）に示すように、新規ファイルのタイトル列からインデックス入力を開始して、同図（Ｂ）に示すように、ファイルナンバ９の章列まで連続してインデックス入力を行う。こうして、ファイルナンバ７、８、９のインデックス先付けファイルが作成される。
【０１１７】
（インデックス先付けレコードへの画像の記録）
文書リストＷ上でインデックス情報の先付けファイルに対して画像の記録を行う際の表示画面は、図９と同じである。使用者は、まず文書リスト制御部３０に対し、同図（Ａ）に示すように、画像データの入力を行うインデックス先付けが行われたレコードを選択する操作を行う。
【０１１８】
スキャナ制御部２７によりスキャナ７から画像データを読み込む。画像データは、画像制御部３２により画像表示制御部４０を経て画像表示部４１に送られるとともに、画像記録管理部２１に送られ、画像記録部２０に記録される。画像記録部２０は記録した画像のアドレス情報を、画像制御部３２を経てあるいは直接に文書リスト制御部３０に渡す。
【０１１９】
また、画像制御部３２から文書リスト制御部３０に文書ページ数等の読み込み情報が送られる。文書リスト制御部３０は、この読み込み情報をインデックスデータ記録管理部２３を経て、インデックスデータ記録部２２に記録すると共に、文書リスト上の該当するレコードのステータスをインデックス先付けレコードから通常の文書に変更する。
【０１２０】
さらに、文書リスト制御部３０は、文書リストの表示を更新する。同図（Ｂ）には、このような新規文書の記録動作によって作成されて表示され、かつ文書リストＷの表示画面が示されている。ファイルナンバ７、８、９のファイルに画像情報が入力されて文書リスト上でページ数、作成日付、ファイルの属性を示すプロパティ列のアイコンの表示が更新されている。
【０１２１】
図１２は画像表示処理手順を示すフローチャートである。この処理プログラムは、前述したようにディスクドライブ１７から読み込まれ、磁気ディスク１５に保存される。この後、プログラムはＲＡＭ１３にロードされてＣＰＵ１により実行される。後述する第３および第４の実施形態においても同様である。
【０１２２】
まず、使用者が文書リスト上で任意のファイルを選択し、画像を表示しようと指示する（ステップＳ３１）。文書リスト制御部３０では、使用者の指示によって選択されたファイルが、既存のファイルや新規スキャンされたファイルであるか、あるいはインデックス先付けファイルであるか否かを判別する（ステップＳ３２）。
【０１２３】
インデックス先付けファイルでない場合、ファイルに画像情報が存在するので、インデックスデータ記録管理部２３を介してインデックスデータ記録部２２から選択されたファイルの画像情報の識別情報を取得する。この取得した識別情報と画像表示要求を画像制御部３２に伝達する。
【０１２４】
画像制御部３２は、文書リスト管理部３０から送られた識別情報から画像記録管理部２１を介して画像記録部２０から必要な画像情報を取得し、画像表示制御部４０を通じて画像表示部４１に画像情報を与え、画像の表示を行わせる（ステップＳ３３）。
【０１２５】
一方、ステップＳ３２で選択されたファイルがインデックス先付けファイルである場合、画像情報が存在しないので、何も行わず、つまり画像表示の指示を無効なものとして処理を終了する。
【０１２６】
尚、本実施形態では、使用者がインデックス先付けファイルを選択して画像表示を行うとしたときに何も行っていないが、インデックス先付けファイルを選択した場合、使用者に警告表示を行うようにしてもよい。
【０１２７】
また、本実施形態では、画像表示についての動作を示しているが、例えば、プリンタ制御部４２を経由してプリンタ４３を用いた印刷動作を行う場合等のように、画像情報の出力動作についても同様の処理を行うことが可能である。このことは、後述する第３および第４の実施形態においても同様である。
【０１２８】
［第３の実施形態］
第３の実施形態では、文書リストと画像表示を連動して行う場合の文書リスト上のファイルの選択動作を示す。
【０１２９】
指定したファイルナンバの選択（ポインティングデバイス等を用いた選択、リスト上の先頭ファイルの選択、リスト上の末尾ファイルの選択を含む）、次のファイルの選択、前のファイルの選択といった文書リスト上のファイル選択の種類により動作を変更する。
【０１３０】
図１３は第３の実施形態における画像表示処理手順を示すフローチャートである。使用者が文書リスト上でファイルの選択を行い、画像を表示しようとする指示を行う（ステップＳ４１）。最初に、文書リスト制御部３０では、使用者に選択されたファイルが文書リストの範囲に入っているか否かを判別する（ステップＳ４２）。範囲外である場合、ファイルの選択を変更せず、リストの範囲外を選択していることを示す警告表示を行い（ステップＳ５１）、処理を終了する。
【０１３１】
一方、範囲内である場合、使用者によって選択されたファイルが、既存のファイルや新規スキャンされたファイルか、あるいはインデックス先付けファイルであるかを判別する（ステップＳ４３）。インデックス先付けファイルでない場合、画像情報が存在するので、インデックスデータ記録管理部２３を通じてインデックスデータ記録部２２から選択されたファイルの画像情報の識別情報を取得する。
【０１３２】
この取得した識別情報と画像表示要求を画像制御部３２に伝達する。画像制御部３２は、文書リスト管理部３０から送られた識別情報から画像記録管理部２１を通じて画像記録部２０から必要な画像情報を取得し、画像表示制御部４０を通じて画像表示部４１に画像情報を与え、画像の表示を行わせる（ステップＳ４９）。また、文書リストの選択ファイルも変更されるので、文書リスト制御部３０は、文書リストの表示の変更を行う（ステップＳ５０）。
【０１３３】
一方、ステップＳ４３で選択されたファイルがインデックス先付けファイルである場合、画像情報が存在しないので、使用者が指示したリスト上のファイルの選択が次のファイルの選択であるか否かを判別し（ステップＳ４４）、次のファイルの選択である場合、更に次のファイルを選択し（ステップＳ４５）、ステップＳ４２の処理に戻る。
【０１３４】
また、次のファイルの選択でない場合、使用者が指示したリスト上のファイルの選択が前のファイルの選択であるか否かを判別し（ステップＳ４６）、前のファイルの選択である場合、更に前のファイルを選択し（ステップＳ４７）、ステップＳ４２の処理に戻る。
【０１３５】
どちらも違っている場合、つまり、ステップＳ４４で次のファイルの選択でなく、かつステップＳ４６で前のファイルの選択でない場合、使用者が指示したリスト上のファイルの選択が指定したファイルナンバの選択とみなせるので、ファイルの選択を変更せず、画像ファイルが存在しないことを示す警告表示を行い（ステップＳ４８）、処理を終了する。
【０１３６】
［第４の実施形態］
第４の実施形態では、インデックス情報の編集モードで文書リストと画像表示を連動して行う場合のリスト上のファイルの選択についての動作を示す。インデックス情報の編集モード動作中、インデックス先付けファイルが選択された場合、選択を有効にしてインデックス情報の編集を継続する必要がある。
【０１３７】
図１４は第４の実施形態における画像表示処理手順を示すフローチャートである。使用者が文書リスト上でファイルの選択を行い、画像を表示しようと指示する（ステップＳ６１）。最初に、文書リスト制御部３０では、使用者に選択されたファイルが文書リストの範囲に入っているか否かを判別する（ステップＳ６２）。範囲外である場合、ファイルの選択を変更せず、リストの範囲外を選択していることを示す警告表示を行う（ステップＳ６８）。
【０１３８】
使用者によって選択されたファイルが、既存のファイルや新規スキャンされたファイルであるか、あるいはインデックス先付けファイルであるかを判別する（ステップＳ６３）。インデックス先付けファイルでない場合、ファイルに画像情報が存在するので、インデックスデータ記録管理部２３を通じてインデックスデータ記録部２２から選択されたファイルの画像情報の識別情報を取得する。
【０１３９】
この取得した識別情報と画像表示要求を画像制御部３２に伝達する。画像制御部３２は、文書リスト制御部３０から送られた識別情報から画像記録管理部２１を通じて画像記録部２０から必要な画像情報を取得し、画像表示制御部４０を通じて画像表示部４１に画像情報を与え、画像の表示を行わせる（ステップＳ６６）。
【０１４０】
また、文書リストの選択ファイルも変更されるので、文書リスト制御部３０では、文書リストの表示の変更を行い（ステップＳ６７）、選択されたファイルのインデックス編集動作を開始する（ステップＳ６９）。
【０１４１】
一方、選択されたファイルがインデックス先付けファイルである場合、画像情報が存在しないので、ファイルの選択を変更せず、画像ファイルが存在しないことを示す警告表示を行う（ステップＳ６４）。文書リスト制御部３０では、文書リストの表示の変更を行い（ステップＳ６５）、選択されたファイルのインデックスの編集動作を行う（ステップＳ６９）。この後、処理を終了する。
【０１４２】
尚、本発明で扱われるファイルには、通常の文書の他、表、図形、計算式などの図面や写真などのファイルを含めることが可能である。
【０１４３】
また、上記第１の実施形態〜第４の実施形態で示される本発明は複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明はシステムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適用できることはいうまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムを格納した記憶媒体をシステムあるいは装置に読み出すことによってそのシステムあるいは装置が本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１４４】
本実施形態では、前述したように、文書管理システムを実現するためのプログラムはフロッピーディスクにより供給される。フロッピーディスクに格納されたプログラムはプログラムの使用（実行）に先立ち、ディスクドライブ１７から読み込まれ、磁気ディスク１５に保存される。この後、プログラムはＲＡＭ１３にロードされてＣＰＵ１により実行される。
【０１４５】
図１５は記憶媒体としてのフロッピーディスクのメモリマップを示す図である。ＲＯＭには、図３のフローチャートに示す文書管理装置における文書の検索、文書の記録およびインデックスの入力処理モジュール、および図１２、図１３、図１４のフローチャートに示す画像表示処理モジュールなどが格納されている。
【０１４６】
記憶媒体としては、フロッピーディスクに限らず、ＲＯＭ、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ、磁気テープ、不揮発性のメモリカードなどを用いることができる。
【０１４７】
【発明の効果】
本発明によれば、画像情報の入力とインデックス情報の入力の順番を任意とし、操作性を高めることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】第１の実施形態における文書管理装置の構成を示すブロック図である。
【図２】図１のハードウェア構成で実現される文書管理システムの処理機能を示すブロック図である。
【図３】文書管理装置における文書の検索、文書の記録、インデックスの入力などの動作処理手順を示すフローチャートである。
【図４】文書リストＷの表示画面を示す図である。
【図５】文書リストＷ上で検索動作を行う際の表示画面を示す図である。
【図６】文書リストＷ上で新規記録を行う際の表示画面を示す図である。
【図７】文書リストＷ上でインデックス情報の後付けを行う際の表示画面を示す図である。
【図８】文書リストＷ上でインデックス情報の先付けを行う際の表示画面を示す図である。
【図９】文書リストＷ上でインデックス情報の先付けファイルに対して画像の記録を行う際の表示画面を示す図である。
【図１０】第２の実施形態における文書管理装置の構成を示すブロック図である。
【図１１】図１０のハードウェア構成で実現される文書管理システムの処理機能を示すブロック図である。
【図１２】画像表示処理手順を示すフローチャートである。
【図１３】第３の実施形態における画像表示処理手順を示すフローチャートである。
【図１４】第４の実施形態における画像表示処理手順を示すフローチャートである。
【図１５】記憶媒体としてのフロッピーディスクのメモリマップを示す図である。
【図１６】従来の一般的な画像ファイリングシステムの構成を示すブロック図である。
【符号の説明】
１ ＣＰＵ
７ スキャナ
２４ 検索条件入力部
２５ 検索部
２８ インデックス入力部
３０ 文書リスト制御部
３１ 文書リスト表示部
３２ 画像制御部
４１ 画像表示部

Claims (15)

1. 画像情報と当該画像情報の検索に用いるインデックス情報とをレコードに関連付け、複数のレコードを一覧表示したリストを用いて、画像を管理する管理装置であって、
   前記画像情報を入力する画像入力手段と、
   前記画像情報の検索に用いるインデックス情報を入力するインデックス入力手段と、
   前記リストを表示するように制御する表示制御手段と、
   前記リストにおいて所望のレコードを選択する選択手段と、
   新たな画像情報の検索に用いるインデックス情報の入力の前に当該新たな画像情報を入力する第１の指示がなされたか、新たな画像情報の入力の前に当該新たな画像情報の検索に用いるインデックス情報を入力する第２の指示がなされたか、前記選択手段により選択されたレコードに対して新たな画像情報を入力する第３の指示がなされたか、前記選択手段により選択されたレコードに対してインデックス情報を入力する第４の指示がなされたか、判断する判断手段と、
   前記判断手段で前記第１の指示がなされたと判断した場合、前記画像入力手段により入力された新たな画像情報が関連付けられた新たなレコードを前記リスト中に作成するように制御し、一方、前記判断手段で前記第２の指示がなされたと判断した場合、前記インデックス入力手段により入力されたインデックス情報が関連付けられ且つ画像情報が関連付けられていない新たなレコードを前記リスト中に作成するように制御し、前記判断手段で前記第３の指示がなされたと判断した場合、前記選択手段により選択されたレコードに対して前記画像入力手段により入力された新たな画像情報を関連付けるように制御し、前記判断手段で前記第４の指示がなされたと判断した場合、前記選択手段により選択されたレコードに対して前記インデックス入力手段により入力されたインデックス情報を関連付けるように制御する制御手段と、
   検索条件入力手段を介して入力された検索条件を満たすインデックス情報が関連付けられているレコードを前記リストから検索し、当該検索されたレコードで構成されるリストを表示する検索手段と、
   を有することを特徴とする管理装置。
2. 前記表示制御手段により表示制御されるリストは、前記画像情報と前記インデックス情報の両方が関連付けられた状態のレコードと、前記第１の指示により前記画像情報だけが関連付けられた状態のレコードと、前記第２の指示により前記インデックス情報だけが関連付けられた状態のレコードとが識別可能なアイコンを用いて一覧表示されることを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
3. 前記リストにおいて所望のレコードを選択する選択手段と、
   前記選択手段で選択されたレコードに関連付けられた画像表示の指示がなされた場合、前記選択手段で選択されたレコードの画像情報に基づき画像を表示するように制御する画像表示手段と、
   を更に有することを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
4. 前記選択されたレコードに前記画像情報が関連付けられていない場合、前記画像表示手段は、警告表示を行なうことを特徴とする請求項３に記載の管理装置。
5. 前記選択手段は、選択されたレコードに前記画像情報が関連付けられていない場合、次のレコードを選択するように制御することを特徴とする請求項３に記載の管理装置。
6. 文書を画像として読み込む読込手段を更に有し、
   前記画像入力手段で入力される画像情報は、前記読込手段で読み込まれた画像に関する情報であることを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
7. 前記レコードをデータベースに格納する格納手段を更に有することを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
8. 画像情報と当該画像情報の検索に用いるインデックス情報とをレコードに関連付け、複数のレコードを一覧表示したリストを用いて、画像を管理する管理方法であって、
   画像入力手段が、前記画像情報を入力する画像入力工程と、
   インデックス入力手段が、前記画像情報の検索に用いるインデックス情報を入力するインデックス入力工程と、
   選択手段が、前記リストにおいて所望のレコードを選択する選択工程と、
   表示制御手段が、前記リストを表示するように制御する表示制御工程と、
   判断手段が、新たな画像情報の検索に用いるインデックス情報の入力の前に当該新たな画像情報を入力する第１の指示がなされたか、新たな画像情報の入力の前に当該新たな画像情報の検索に用いるインデックス情報を入力する第２の指示がなされたか、前記選択工程で選択されたレコードに対して新たな画像情報を入力する第３の指示がなされたか、前記選択工程で選択されたレコードに対してインデックス情報を入力する第４の指示がなされたか、判断する判断工程と、
   制御手段が、前記判断工程で前記第１の指示がなされたと判断した場合、前記画像入力工程で入力された新たな画像情報が関連付けられた新たなレコードを前記リスト中に作成するように制御し、前記判断工程で前記第２の指示がなされたと判断した場合、前記インデックス入力工程で入力されたインデックス情報が関連付けられ且つ画像情報が関連付けられていない新たなレコードを前記リスト中に作成するように制御し、前記判断工程で前記第３の指示がなされたと判断した場合、前記選択工程で選択されたレコードに対して前記画像入力工程で入力された新たな画像情報を関連付けるように制御し、前記判断工程で前記第４の指示がなされたと判断した場合、前記選択工程で選択されたレコードに対して前記インデックス入力工程で入力されたインデックス情報を関連付けるように制御する制御工程と、
   検索手段が、検索条件入力手段を介して入力された検索条件を満たすインデックス情報が関連付けられているレコードを前記リストから検索し、当該検索されたレコードで構成されるリストを表示する検索工程と、
   を有することを特徴とする管理方法。
9. 前記表示制御工程で表示制御されるリストは、前記画像情報と前記インデックス情報の両方が関連付けられた状態のレコードと、前記第１の指示により前記画像情報だけが関連付けられた状態のレコードと、前記第２の指示により前記インデックス情報だけが関連付けられた状態のレコードとが識別可能なアイコンを用いて一覧表示されることを特徴とする請求項８に記載の管理方法。
10. 選択手段が、前記リストにおいて所望のレコードを選択する選択工程と、
    前記選択手段による選択工程で選択されたレコードに関連付けられた画像表示の指示がなされた場合、前記選択工程で選択されたレコードの画像情報に基づき画像を表示するように制御する画像表示工程と、
    を更に有することを特徴とする請求項８に記載の管理方法。
11. 前記選択されたレコードに前記画像情報が関連付けられていない場合、前記画像表示工程では、警告表示を行なうことを特徴とする請求項１０に記載の管理方法。
12. 前記選択工程では、選択されたレコードに前記画像情報が関連付けられていない場合、次のレコードを選択するように制御することを特徴とする請求項１０に記載の管理方法。
13. 読み込み手段が、文書を画像として読み込む読込工程を更に有し、
    前記画像入力工程で入力される画像情報は、前記読込工程で読み込まれた画像に関する情報であることを特徴とする請求項８に記載の管理方法。
14. 格納手段が、前記レコードをデータベースに格納する格納工程を更に有することを特徴とする請求項８に記載の管理方法。
15. 画像情報と当該画像情報の検索に用いるインデックス情報とをレコードに関連付け、複数のレコードを一覧表示したリストを用いて、画像を管理させるための、コンピュータ読取可能なプログラムを格納した記憶媒体であって、
    コンピュータを、
    前記画像情報を入力する画像入力手段、
    前記画像情報の検索に用いるインデックス情報を入力するインデックス手段、
    前記リストを表示するように制御する表示制御手段、
    前記リストにおいて所望のレコードを選択する選択手段、
    新たな画像情報の検索に用いるインデックス情報の入力の前に当該新たな画像情報を入力する第１の指示がなされたか、新たな画像情報の入力の前に当該新たな画像情報の検索に用いるインデックス情報を入力する第２の指示がなされたか、前記選択手段で選択されたレコードに対して新たな画像情報を入力する第３の指示がなされたか、前記選択手段で選択されたレコードに対してインデックス情報を入力する第４の指示がなされたか、判断する判断手段、
    前記判断手段で前記第１の指示がなされたと判断した場合、前記画像入力手段で入力された新たな画像情報が関連付けられた新たなレコードを前記リスト中に作成するように制御し、一方、前記判断手段で前記第２の指示がなされたと判断した場合、前記インデックス入力手段で入力されたインデックス情報が関連付けられ且つ画像情報が関連付けられていない新たなレコードを前記リスト中に作成するように制御し、前記判断手段で前記第３の指示がなされたと判断した場合、前記選択手段で選択されたレコードに対して前記画像入力手段により入力された新たな画像情報を関連付けるように制御し、前記判断手段で前記第４の指示がなされたと判断した場合、前記選択手段で選択されたレコードに対して前記インデックス入力手段により入力されたインデックス情報を関連付けるように制御する制御手段、
    検索条件入力手段を介して入力された検索条件を満たすインデックス情報が関連付けられているレコードを前記リストから検索し、当該検索されたレコードで構成されるリストを表示する検索手段、
    として機能させるためのコンピュータ読取可能なプログラムを格納した記憶媒体。

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