JP4001771B2

JP4001771B2 - Facsimile device

Info

Publication number: JP4001771B2
Application number: JP2002142869A
Authority: JP
Inventors: 聖横山
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2002-05-17
Filing date: 2002-05-17
Publication date: 2007-10-31
Anticipated expiration: 2022-05-17
Also published as: JP2003333305A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、着信文書を、装置内部または装置外部の記憶装置に保管するファクシミリ装置において、携帯端末装置が前記記憶装置に保管されている文書の一覧を取得でき、さらに携帯端末装置から前記文書の印刷、転送、削除等を行うことができるファクシミリ装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、ネットワーク対応のファクシミリ装置、すなわち公衆回線を介して他のファクシミリ装置と通信が可能であり、かつ、ＬＡＮなどの他のネットワークにも接続可能なファクシミリ装置が企業等で使用されるようになっている（特開２０００−２９５４０３号公報等参照）。
【０００３】
この種のファクシミリ装置では、ファクシミリ文書の着信時に、送信側から送られるＩＴＵ−Ｔサブアドレス（ＳＵＢ／ＳＩＤ信号）を識別し、それぞれに対応づけられたメールアドレスに着信通知を送信することによって、このネットワークファクシミリ装置から離れた場所に設置されたクライアント装置（コンピュータ等）の利用者や携帯端末装置しか持たない利用者であっても、ファクシミリ着信を知ることができる。
【０００４】
着信を知った利用者は、文書着信がなされたネットワークファクシミリ装置まで出向いて印刷等の操作を行うか、あるいは自分が操作しているクライアント装置においてファクシミリ装置に着信した文書を受け取ることが可能である。また、利用者が外出中であった場合はあらかじめ設定しておいた転送先において文書を受け取ることが可能である。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
ところが、従来のファクシミリ装置では、利用者は、文書着信をファクシミリ装置からの通知により知ることができても、たとえば外出先やコンビニエンスストア等に設置されているような不特定のファクシミリ装置から受信文書を受け取ることはできない。すなわち、着信した文書を受け取ることのできる場所は、上述したように、文書着信がなされたファクシミリ装置の設置場所、利用者のクライアント装置の設置場所、またはあらかじめ設定された転送先に限られる。
【０００６】
また、利用者によっては、文書が着信するたびに送信元情報を参照して、印刷、転送、削除といった操作（文書管理）を行いたいこともあるし、過去に受信した文書の一覧を参照して特定の文書を取り出したいこともある。しかし、このような文書管理も、文書着信がなされたファクシミリ装置において行わなければならない。さらに、ファクシミリ装置に接続されたコンピュータ等から上記文書管理を行うことも考えられるが、この場合にも、コンピュータ等の設置場所においてしか操作ができない。
【０００７】
ところで、上記の文書管理を行うために、Ｗｅｂブラウズ機能を有する携帯端末を対象としてＷｅｂ技術を用いることが考えられる。その場合、ファクシミリ装置が設置されているＬＡＮ等の外部から、携帯端末等を用いて当該装置に接続できる必要がある。そのためには、当該装置をインターネットから直接接続できるように設置するか、あるいはＬＡＮ等に接続するための専用回線を用意しなければならない。しかし、前者は通信情報の安全性を確保することが難しく、後者は専用回線を維持するための費用が必要となる。このようなことから、携帯端末等から直接接続できない環境にある当該装置に対して、受信したファクシミリ文書の管理を行いたいという要求がある。また、電子メール送受信機能のみを有し、Ｗｅｂブラウズ機能を有しない携帯端末等を所有する利用者が受信したファクシミリ文書の管理を行いたいという要求もある。さらに、当該機能を利用する権限を持った利用者かどうかを識別する手段として、操作を行うたびに利用者名とパスワードを入力する方法を用いることは、利用者にとって非常に煩わしい。そのため、異なる手段での利用者認証が望まれる。
【０００８】
本発明の目的は、利用者自身が認証作業を行うことなく、詐称等の不正行為を排除して、携帯端末装置が記憶装置に保管されている着信文書の一覧を取得でき、さらに携帯端末装置から前記文書の印刷、転送、削除等を行うことができる着信文書の保管が可能なファクシミリ装置を提供することにある。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
本願発明は、受信した文書を記憶する記憶手段を備えたファクシミリ装置であって、メールサーバを識別するためのメールサーバ識別情報と、差出人メールアドレスと、操作指示情報を含む電子メールをメールサーバを介して受信する第一の受信手段と、前記第一の受信手段により受信した前記メールサーバ識別情報および前記差出人メールアドレスに基づいて、前記第一の受信手段により受信した電子メールの送信元が所定の端末装置であるか否かを判断する第一の判断手段と、前記第一の判断手段により所定の端末装置であると判断した場合には、前記記憶手段により記憶した文書ついて前記第一の受信手段により受信した前記操作指示情報に応じた処理を行う一方、前記第一の判断手段により所定の端末装置でないと判断した場合には、その旨を表すエラーメッセージを前記第一の受信手段により受信した前記差出人メールアドレスに送信する第一の制御手段とを備えたことを特徴とする。
【００１０】
また、本願発明は、受信した文書を記憶する記憶手段を備えたファクシミリ装置であって、差出人メールアドレスと、発信元の端末固有情報と、操作指示情報を含む電子メールを受信する第一の受信手段と、前記第一の受信手段により受信した前記差出人メールアドレスおよび前記端末固有情報に基づいて、前記第一の受信手段により受信した電子メールの発信元が所定の端末装置であるか否かを判断する第一の判断手段と、前記第一の判断手段により所定の端末装置であると判断した場合には、前記記憶手段により記憶した文書ついて前記第一の受信手段により受信した前記操作指示情報に応じた処理を行う一方、前記第一の判断手段により所定の端末装置でないと判断した場合には、その旨を表すエラーメッセージを前記第一の受信手段により受信した前記差出人メールアドレスに送信する第一の制御手段とを備えたことを特徴とする。
【００１３】
通常、電子メールには差出人メールアドレスが含まれており、それを当該機能を利用する権限を持った利用者かどうかを識別する手段に用いることができるが、差出人メールアドレスは容易に詐称することができるため、不正にアクセスされることを防ぐにはパスワードなどと併用しなければならない。本発明では、携帯端末装置の認証を当該端末装置のメールアドレスからは行わないので、詐称等の不正行為を排除することができる。
【００１４】
【発明の実施の形態】
以下、添付図面を参照しながら本発明の実施例を詳細に説明する。
第１図は本発明に係るファクシミリ装置１のブロック構成図を示したものである。図においてスキャナ１０１は、原稿画像を読み取り画情報を取り出す。プロッタ１０２は、画像を記録紙に記録する。符号化復号部１０３は、ＭＨ方式などの既知の符号化方式により、送信する画情報を符号化によりデータ圧縮を行う一方、受信した画情報を復号化して元の画情報を再生する。
【００１５】
網制御装置１０４は、公衆回線（電話回線）２００に接続され、ファクシミリ文書の発着信を行うための回線制御を行うことができる。網制御装置１０４に電話機１０８が接続されている。モデム１０５は、画情報を変復調して伝送すると共に、伝送制御のための各種手順信号を伝送する。操作表示部１０６は、ファクシミリ装置の動作状態を表示する一方、オペレータが各種操作を行う。システム制御部１０７は、上記各部を制御するマイクロコンピュータである。通信制御部１０９は、ＬＡＮ３００等への接続を行う。受信文書記憶装置１１０は、受信したファクシミリ文書を保管しておくことができる。文書管理部１１１は、ファクシミリ文書を受信した際に着信通知を行い、また受信したファクシミリ文書の管理を行う。システムバス１００は、上記各部が相互間で各種制御信号やデータをやり取りする信号ラインである。
【００１６】
図２は図１のファクシミリ装置が組み込まれたシステムの一例を示す構成図である。ファクシミリ装置１は、電話回線２００を通じて他のファクシミリ装置２と通信を行うことができる。また、ファクシミリ装置１は、ＬＡＮ３００にも接続されており、ゲートウェイ３を介してインターネット４００と接続されている。
【００１７】
携帯端末装置５は、アクセスセンター６を通じてインターネット４００経由でファクシミリ装置１と電子メールを送受信することができる。なお、インターネット４００とアクセスセンター６は、電子メールの配信を行うことができる専用回線と、それに対するアクセスセンターで置き換えることも可能である。
ファクシミリ装置１は、受信文書記憶装置１１０に、他のファクシミリ装置２から受信したファクシミリ文書を保管することができる。受信文書記憶装置１１０に十分な空き容量がある場合には、保管された文書は利用者の指示なしに削除されることはなく、後日再利用することが可能である。
【００１８】
ファクシミリ装置１は電子メール送受信機能を文書管理部１１１の一機能として有し、電子メール送受信機能を有する携帯端末装置５がファクシミリ装置１に操作指示を記載した電子メールを送信し、その操作に対する応答を電子メールで受け取ることで、ファクシミリ装置１が受信したファクシミリ文書に対し、一覧の発行、印刷、転送、削除等の文書管理を、擬似的ながら対話的に行うことができる。
【００１９】
ファクシミリ装置１は、他のファクシミリ装置２よりファクシミリ文書を受信した際には、あらかじめ設定しておいた通知先の携帯端末装置５に電子メールを送信することによって着信通知を行う。そのとき、送信側からＩＴＵ−Ｔサブアドレス（ＳＵＢ／ＳＩＤ信号等）が送られてきた場合は、それを通知先情報と見なして、あらかじめそのサブアドレスに対応させておいた通知先の携帯端末装置５に着信通知を行う。通知する内容としては、発信元の電話番号、利用者名称などの発信元情報や日時、枚数などがあり、さらにその文書を操作するために、ファクシミリ装置１が所有しているメールアドレスへのハイパーリンクが埋め込まれる。そのメールアドレスに、たとえば、実行しようとする操作に対応した書式で電子メールを送信することによって、前述のように受信したファクシミリ文書に対して携帯端末装置５から印刷、転送、削除等の操作を行うことができる。
【００２０】
図３（ａ）は、図２に示したような本発明のファクシミリ装置の実施形態において、ファクシミリ装置１にファクシミリ文書が着信したときに携帯端末装置５へ着信通知を行う際の動作を示すフローチャートである。
【００２１】
ファクシミリ文書着信の際に受信した通知先情報を調べ（Ｓ１０１）、対応する通知先携帯端末装置５が登録されている場合（Ｓ１０１の「Ｙｅｓ」）には、図３（ｂ）に示すような着信通知を、対応する通知先携帯端末装置５に通知する（Ｓ１０２）。対応する通知先携帯端末装置５が登録されていない場合（Ｓ１０１の「Ｎｏ」）は何も行わない。着信した文書に対する操作については後述する。
【００２２】
図４，図５は、携帯端末装置５の登録（以下、利用機器登録と呼ぶ）を行う際の動作を示すフローチャートである。図２に示したファクシミリ装置１が組み込まれたよシステムにおいて、携帯端末装置５の機能を制限することができる。
【００２３】
図４は、ファクシミリ装置に対する操作を行うことができる携帯端末装置５を制限するための情報に、携帯端末装置５から送信される電子メールヘッダに含まれる差出人メールアドレスおよびＲｅｃｅｉｖｅｄフィールドを用いて、利用機器登録を行う例である。ファクシミリ装置にはあらかじめ、利用機器登録の際の認証のためのパスワード（以下、登録パスワードと呼ぶ）を設定しておく。携帯端末装置５はファクシミリ装置の利用に先立ち、一度だけ登録のための電子メールをファクシミリ装置に送信する。
【００２４】
この際には、件名として利用機器登録の指示を、本文として登録パスワードを記す。ファクシミリ装置では、受け取った電子メールの件名から操作指示を解析し（Ｓ２０１）、それが利用機器登録指示であった場合に、電子メール本文と登録パスワードを比較する（Ｓ２０２）。一致する場合は、受け取った電子メールヘッダを解析し、差出人メールアドレス、およびＲｅｃｅｉｖｅｄフィールドより得られる最初の転送元即ち発信元メールサーバのドメイン名を、文書管理部の利用可能機器一覧リストに登録する（Ｓ２０３）。一致しない場合は登録不可である旨のエラーメッセージを送信する（Ｓ２０４）。
【００２５】
電子メール送受信機能を有する携帯電話から電子メールを送信する場合には、その携帯電話事業者が提供する電子メールサーバを必ず利用することになるため、発信元メールサーバのドメイン名は常に同じである。そのため、ファクシミリ装置１が当該装置に対する操作を行うための電子メールを受け取り、利用者の認証を行ったとき（Ｓ２０５）、差出人メールアドレスが一致しながら、発信元メールサーバのドメイン名が異なっている場合には、差出人メールアドレスが詐称されたと考えられるので、利用を拒否することができる（Ｓ２０７）。
【００２６】
差出人メールアドレス、発信元メールサーバがともに一致した場合には、引き続き操作指示の解析を行う。これについては後述する。なお、利用者が携帯端末装置５のメールアドレスを変更した場合には、再度利用機器登録を行えばよい。
【００２７】
図５は、ファクシミリ装置に対して操作を行う携帯端末装置５が、それぞれを識別できる一意な情報（シリアルナンバー等／以下、端末固有情報と呼ぶ）を持ち、その情報を電子メールヘッダの独自の一フィールドとして埋め込む機能を有する際に、ファクシミリ装置に対する操作を行うことができる携帯端末装置５を制限するための情報に、端末固有情報を用いて利用機器登録を行う例である。図４と同様に、ファクシミリ装置にはあらかじめ登録パスワードを設定しておく。ファクシミリ装置は、携帯端末装置５から利用機器登録のための電子メールを受け取った場合、電子メール本文と登録パスワードを比較（Ｓ２１２）し、一致する場合には、受け取った電子メールヘッダを解析し、差出人メールアドレス、および独自フィールドに記された機器固有情報を、文書管理部の利用可能機器一覧リストに登録する（Ｓ２１３）。機器固有情報を詐称することは不可能であるため、ファクシミリ装置が当該装置に対する操作を行うための電子メールを受け取り、利用者の認証を行ったとき、差出人メールアドレスが一致しながら、端末固有情報が異なっている場合には、差出人メールアドレスが詐称されたと考えられるので、利用を拒否することができる（Ｓ２１７）。差出人メールアドレス、機器固有情報がともに一致した場合には、引き続き操作指示の解析を行う。これについては後述する。なお、利用者が携帯端末装置５のメールアドレスを変更した場合には、再度利用機器登録を行えばよい。
【００２８】
前述したように、図４，図５のいずれの場合でも、ファクシミリ装置１は電子メールを受信するたびにヘッダ情報を解析し、文書管理部１１１に登録されている差出人メールアドレス、および発信元メールサーバのドメイン名あるいは機器固有情報と照合を行うことによって利用者認証を行う。そのため、利用者が文書管理操作を行うたびに利用者自身が認証作業を行う必要はない。
【００２９】
図６および図７は、図２に示したファクシミリ装置１の実施の形態において、携帯端末装置５から電子メールを送信することで文書管理を行う際の動作を示すフローチャートである。図８に携帯端末装置５から当該ファクシミリ装置に操作指示を電子メールにて送信する際の書式の例を、図９に当該ファクシミリ装置が携帯端末装置５からの操作に応じて携帯端末装置５に電子メールにて送信する応答メッセージの例を示す。
【００３０】
ある携帯端末装置５から利用機器登録以外の電子メールが送信された場合には、適切な権限を有する利用者であるかどうかの認証を、前述のように送信された電子メールのヘッダ情報をもとに行う（Ｓ３０１）。適切な権限を有している場合は、電子メールに記載された操作指示に応じた応答メッセージをその携帯端末装置５に送信する。権限を有していない場合はその携帯端末装置５にエラーメッセージを送信する（Ｓ３０２／図９（ａ））。
【００３１】
適切な権限を有している場合は、携帯端末装置５から送信された電子メールに含まれる操作指示を解析（Ｓ３０３）する。一覧表示や印刷などの操作指示が全く含まれていない場合（Ｓ３０４）には、その携帯端末装置５に、ファクシミリ文書の一覧の発行、印刷、転送、削除等の文書管理を行うための方法を記した電子メールを送信する（Ｓ３０５／図９（ｂ））。
【００３２】
ファクシミリ文書の一覧表示が指示された場合（Ｓ３０６）には、その携帯端末装置５にファクシミリ装置が保管している文書の一覧が記された電子メールを送信する（Ｓ３０７／図９（ｃ））。携帯端末装置５側では、その文書一覧の中から管理を行いたい文書を、それに振られた文書番号を電子メール本文に記すことによって選択し、印刷、転送、削除等の指示を電子メールの件名に記してファクシミリ装置に電子メールを送信する。
【００３３】
最新の着信文書の表示が指示された場合（Ｓ３０８）には、その携帯端末装置５にファクシミリ装置が最後に受信した文書の情報を電子メールで送信する（Ｓ３０９／図９（ｄ））。携帯端末装置５側では、その文書に振られた文書番号を電子メール本文に記し、印刷、転送、削除等の指示を電子メールの件名に記してファクシミリ装置に電子メールを送信する。
【００３４】
ファクシミリ文書の印刷が指示された場合（Ｓ３１０）には、指定された文書をファクシミリ装置にて印刷を行い（Ｓ３１１）、正常に印刷が完了した場合（Ｓ３１２）にはその携帯端末装置５に印刷完了メッセージを電子メール送信し（Ｓ３１３／図９（ｅ））、何らかの原因で印刷が完了しなかった場合にはその携帯端末装置５にエラーメッセージを電子メール送信する（Ｓ３１４／図９（ｆ））。
【００３５】
ファクシミリ文書の転送が指示された場合（Ｓ３１５）には、電子メールに記載された転送先に選択された文書の転送を行う（Ｓ３１６）。転送が成功した場合（Ｓ３１７の「Ｙｅｓ」）にはその携帯端末装置５に転送完了メッセージを表示させ（Ｓ３１８／図９（ｇ））、転送先が何らかの原因で転送が失敗した場合（Ｓ３１７−Ｎ）にはその携帯端末装置５にエラーメッセージを表示させる（Ｓ３１９／図９（ｈ））。
【００３６】
ファクシミリ文書の削除が指示された場合（Ｓ３２０）には、指示された文書の削除を行う（Ｓ３２１）。削除が成功した場合（Ｓ３２２の「Ｙｅｓ」）にはその携帯端末装置５に削除完了メッセージを電子メール送信し（Ｓ３２３／図９（ｉ））、何らかの原因で削除が失敗した場合（Ｓ３２２の「Ｎｏ」）にはその携帯端末装置５にエラーメッセージを電子メール送信する（Ｓ３２４／図９（ｊ））。
【００３７】
操作指示の書式が正しくない場合（Ｓ３２５）には、その携帯端末装置５にエラーメッセージとともにファクシミリ文書の一覧の発行、印刷、転送、削除等の文書管理を行うための方法を記した電子メールを送信する（Ｓ３２１／図９（ｋ））。
【００３８】
【発明の効果】
文書管理操作の許可、不許可を、それを行おうとする個々の携帯端末等から送信される電子メールのヘッダ情報をもとに決定する機能を有するので、利用者が操作のたびに利用者名とパスワードを入力する手間を省くことができる。
【００４１】
携帯端末等からファクシミリ装置に送付される電子メールの差出人フィールド、およびＲｅｃｅｉｖｅｄフィールドの情報をもとに、当該方法による文書管理操作の許可、不許可を判断する機能を有するので、利用者が文書管理操作を行うたびに利用者自身が認証作業を行う必要がない。また、差出人フィールドとＲｅｃｅｉｖｅｄフィールドは通常どのような電子メールにも含まれているので、対象となる携帯端末等を限定することがない。
【００４２】
携帯端末等がそれぞれを識別できる一意な情報（シリアルナンバー等）を持ち、その情報を電子メールヘッダの独自の一フィールドとして埋め込む機能を有するものを想定しているため、そのような機能を有しない携帯端末等からの利用を制限できる。また、そのような情報が含まれた電子メールを受け取ることによって当該方法による文書管理操作の許可、不許可を判断する機能を有するので、利用者が文書管理操作を行うたびに利用者自身が認証作業を行う必要がない。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のファクシミリ装置のブロック構成図を示したものである。
【図２】本発明のファクシミリ装置が組み込まれたシステムの一例を示す構成図である。
【図３】（ａ）は、図２のシステムにおいて、ファクシミリ装置にファクシミリ文書が着信したときに携帯端末装置へ着信通知を行う際の動作を示すフローチャート、（ｂ）は（ａ）のフローチャートにおける、ファクシミリ装置から携帯端末装置に送られる着信通知の文面例を示す図である。
【図４】ファクシミリ装置に対する操作を行うことができる携帯端末装置を制限するための情報として携帯端末装置から送信される電子メールヘッダに含まれる差出人メールアドレスおよびＲｅｃｅｉｖｅｄフィールドを用いて利用機器登録を行う例示すフローチャートである。
【図５】ファクシミリ装置に対する操作を行うことができる携帯端末装置を制限するための情報として端末固有情報を用いて利用機器登録を行う例を示すフローチャートである。
【図６】図２のシステムにおいて、携帯端末装置から電子メールを送信することによって文書管理を行う際の動作を示すフローチャートの前半である。
【図７】図２のシステムにおいて、携帯端末装置から電子メールを送信することによって文書管理を行う際の動作を示すフローチャートの後半である。
【図８】図６および図７のフローチャートにおける、携帯端末装置から当該ファクシミリ装置に操作指示を電子メールにて送信する際の書式例を示す図である。
【図９】図６および図７のフローチャートにおける、ファクシミリ装置から携帯端末装置側に送られる電子メール文面例であり、（ａ）は利用者認証において不許可となった場合の電子メール文面例、（ｂ）は文書管理初期メニューの電子メール文面例（文書の一覧の表示と、最新の着信文書の表示を指示することができる）、（ｃ）は文書の一覧を表示するときの電子メール文面例（文書ごとにつけられたチェックボックスにチェックすることによって、同時に複数の文書を選択することができる。また、選択した文書に対して印刷、転送、削除の指示を行うことができる）、（ｄ）は最新の着信文書を表示するときの電子メール文面例、（ｅ）は印刷が完了したときの電子メール文面例、（ｆ）は印刷に失敗したときの電子メール文面例、（ｇ）は転送が完了したときの電子メール文面例、（ｈ）は転送が失敗したときの電子メール文面例、（ｉ）は削除が完了したときの電子メール文面例、（ｊ）は削除に失敗したときの電子メール文面例、（ｋ）は操作指示の書式が正しくなかったときの電子メール文面例である。
【符号の説明】
１ファクシミリ装置
２他のファクシミリ装置
３ゲートウェイ
５携帯端末装置
６アクセスセンター
１００システムバス
１０１スキャナ
１０２プロッタ
１０３符号化復号部
１０４網制御装置
１０５モデム
１０６操作表示部
１０７システム制御部
１０９通信制御部
１０８電話機
１１０受信文書記憶装置
１１１文書管理部
２００電話回線
３００ＬＡＮ
４００インターネット[0001]
BACKGROUND OF THE INVENTION
According to the present invention, in a facsimile apparatus that stores an incoming document in a storage device inside or outside the apparatus, a portable terminal device can acquire a list of documents stored in the storage device, and the document of the document can be acquired from the portable terminal device. The present invention relates to a facsimile apparatus capable of printing, transferring, deleting, and the like.
[0002]
[Prior art]
In recent years, a facsimile machine compatible with a network, that is, a facsimile machine that can communicate with another facsimile machine via a public line and can be connected to another network such as a LAN has been used in companies. (See JP 2000-295403 A).
[0003]
In this type of facsimile apparatus, when a facsimile document is received, the ITU-T subaddress (SUB / SID signal) sent from the transmission side is identified, and an incoming notification is sent to the mail address associated with each ITU-T subaddress. Even a user of a client device (such as a computer) installed at a location distant from the network facsimile device or a user having only a mobile terminal device can know the incoming facsimile.
[0004]
A user who knows the incoming call can go to the network facsimile machine that received the incoming document and perform operations such as printing, or can receive the incoming document to the facsimile machine at the client device that he / she is operating. . If the user is out, the document can be received at a preset transfer destination.
[0005]
[Problems to be solved by the invention]
However, in the conventional facsimile apparatus, even if the user can know the arrival of the document by the notification from the facsimile apparatus, the received document can be received from an unspecified facsimile apparatus such as a place where the user goes out or at a convenience store. Can not receive. In other words, as described above, the place where the received document can be received is limited to the installation location of the facsimile machine where the incoming document is received, the installation location of the user's client device, or a preset transfer destination.
[0006]
Also, some users may want to refer to the sender information each time a document arrives and perform operations (document management) such as printing, transferring, and deleting, or refer to a list of documents received in the past. Sometimes you want to retrieve a specific document. However, such document management must also be performed in a facsimile apparatus that has received a document. Further, although it is conceivable to manage the document from a computer connected to the facsimile apparatus, the operation can be performed only at the place where the computer is installed.
[0007]
By the way, in order to perform the document management described above, it is conceivable to use a Web technology for a portable terminal having a Web browsing function. In that case, it is necessary to be able to connect to the apparatus from the outside of the LAN or the like where the facsimile apparatus is installed using a portable terminal or the like. For this purpose, the apparatus must be installed so that it can be directly connected from the Internet, or a dedicated line for connecting to a LAN or the like must be prepared. However, it is difficult for the former to secure the safety of communication information, and the latter requires a cost for maintaining a dedicated line. For this reason, there is a request to manage the received facsimile document for the apparatus in an environment where direct connection from a portable terminal or the like is not possible. There is also a demand for managing facsimile documents received by a user having a portable terminal or the like that has only an e-mail transmission / reception function and no Web browsing function. Furthermore, it is very troublesome for a user to use a method of inputting a user name and a password each time an operation is performed as means for identifying whether or not the user is authorized to use the function. Therefore, user authentication by different means is desired.
[0008]
An object of the present invention is to allow a user to acquire a list of incoming documents stored in a storage device by eliminating fraudulent acts such as fraud without performing authentication work by himself / herself. It is another object of the present invention to provide a facsimile apparatus capable of storing an incoming document that can print, transfer, and delete the document.
[0009]
[Means for Solving the Problems]
The present invention is a facsimile apparatus having storage means for storing a received document, wherein a mail server identification information for identifying a mail server, a sender mail address, and an electronic mail including operation instruction information are stored in the mail server. A source of the e-mail received by the first receiving means is predetermined based on the first receiving means received via the mail server identification information and the sender mail address received by the first receiving means. A first determination unit that determines whether the terminal device is a predetermined terminal device, and the first determination unit that determines whether the terminal device is a predetermined terminal device. When processing according to the operation instruction information received by the receiving means is performed and the first determining means determines that the terminal device is not a predetermined terminal device Characterized by comprising a first control means for transmitting an error message indicating the fact to the sender email address received by said first receiving means.
[0010]
The invention of the present application is a facsimile apparatus provided with a storage means for storing a received document, wherein a first reception for receiving an e-mail including a sender e-mail address, sender terminal-specific information, and operation instruction information Based on the sender e-mail address and the terminal specific information received by the first receiving means and whether or not the sender of the e-mail received by the first receiving means is a predetermined terminal device The operation instruction information received by the first receiving means for the document stored by the storage means when the first determining means and the first determining means determine that the terminal device is a predetermined terminal device. On the other hand, if the first determination means determines that the terminal device is not a predetermined terminal device, an error message indicating that is sent to the first reception means. Characterized by comprising a first control means for transmitting to the more the sender mail address received.
[0013]
Usually, an e-mail contains a sender e-mail address, which can be used as a means of identifying whether the user is authorized to use the function, but the sender e-mail address can be easily misrepresented. In order to prevent unauthorized access, it must be used with a password. In the present invention, since the authentication of the portable terminal device is not performed from the mail address of the terminal device, it is possible to eliminate fraudulent acts such as misrepresentation.
[0014]
DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
Hereinafter, embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the accompanying drawings.
FIG. 1 is a block diagram of a facsimile apparatus 1 according to the present invention. In the figure, a scanner 101 reads a document image and extracts image information. The plotter 102 records an image on a recording sheet. The encoding / decoding unit 103 performs data compression by encoding the image information to be transmitted by a known encoding method such as the MH method, and decodes the received image information to reproduce the original image information.
[0015]
The network control device 104 is connected to a public line (telephone line) 200 and can perform line control for sending and receiving facsimile documents. A telephone set 108 is connected to the network control device 104. The modem 105 modulates and demodulates the image information and transmits it, and transmits various procedure signals for transmission control. The operation display unit 106 displays the operation state of the facsimile apparatus, and the operator performs various operations. The system control unit 107 is a microcomputer that controls the above-described units. The communication control unit 109 performs connection to the LAN 300 or the like. The received document storage device 110 can store the received facsimile document. The document management unit 111 notifies an incoming call when a facsimile document is received, and manages the received facsimile document. The system bus 100 is a signal line through which the above units exchange various control signals and data with each other.
[0016]
FIG. 2 is a block diagram showing an example of a system in which the facsimile apparatus of FIG. 1 is incorporated. The facsimile machine 1 can communicate with other facsimile machines 2 through the telephone line 200. The facsimile apparatus 1 is also connected to the LAN 300 and is connected to the Internet 400 via the gateway 3.
[0017]
The mobile terminal device 5 can send and receive electronic mails to and from the facsimile machine 1 via the Internet 400 through the access center 6. It should be noted that the Internet 400 and the access center 6 can be replaced with a dedicated line capable of delivering electronic mail and an access center for the dedicated line.
The facsimile machine 1 can store a facsimile document received from another facsimile machine 2 in the received document storage device 110. When the received document storage device 110 has a sufficient free space, the stored document is not deleted without a user instruction, and can be reused at a later date.
[0018]
The facsimile apparatus 1 has an electronic mail transmission / reception function as one function of the document management unit 111, and the portable terminal device 5 having the electronic mail transmission / reception function transmits an electronic mail in which an operation instruction is described to the facsimile apparatus 1, and a response to the operation By e-mail, document management such as list issuance, printing, transfer, and deletion can be performed interactively in a pseudo manner with respect to the facsimile document received by the facsimile apparatus 1.
[0019]
When the facsimile apparatus 1 receives a facsimile document from another facsimile apparatus 2, the facsimile apparatus 1 notifies the incoming call by transmitting an e-mail to a preset mobile terminal apparatus 5 that is a notification destination. At this time, when an ITU-T subaddress (SUB / SID signal or the like) is sent from the transmission side, it is regarded as notification destination information, and the notification-destination mobile terminal device 5 associated with the subaddress in advance. Incoming call notification. The contents to be notified include sender information such as a sender's telephone number and user name, date and time, number of sheets, etc., and a hyperaddress to a mail address owned by the facsimile machine 1 in order to operate the document. The link is embedded. For example, by sending an e-mail to the mail address in a format corresponding to the operation to be executed, the portable terminal device 5 can perform operations such as printing, transferring, and deleting the received facsimile document as described above. It can be carried out.
[0020]
FIG. 3A is a flowchart showing an operation when an incoming notification is made to the portable terminal device 5 when a facsimile document arrives at the facsimile device 1 in the embodiment of the facsimile device of the present invention as shown in FIG. It is.
[0021]
The notification destination information received when the facsimile document is received is checked (S101), and when the corresponding notification destination mobile terminal device 5 is registered ("Yes" in S101), as shown in FIG. An incoming call notification is sent to the corresponding notification destination mobile terminal device 5 (S102). If the corresponding notification destination mobile terminal device 5 is not registered (“No” in S101), nothing is performed. The operation for the received document will be described later.
[0022]
4 and 5 are flowcharts showing the operation when registering the portable terminal device 5 (hereinafter referred to as “use device registration”). In the system in which the facsimile apparatus 1 shown in FIG. 2 is incorporated, the functions of the portable terminal device 5 can be limited.
[0023]
FIG. 4 shows the use of the sender e-mail address and the Received field included in the e-mail header transmitted from the mobile terminal apparatus 5 as information for restricting the mobile terminal apparatus 5 that can perform operations on the facsimile apparatus. This is an example of device registration. A password for authentication (hereinafter referred to as a registration password) is registered in advance in the facsimile apparatus. Prior to using the facsimile apparatus, the portable terminal apparatus 5 transmits an e-mail for registration to the facsimile apparatus only once.
[0024]
In this case, an instruction for registering the device to be used is given as the subject and a registration password is given as the body. In the facsimile apparatus, the operation instruction is analyzed from the subject of the received e-mail (S201), and when it is a use device registration instruction, the e-mail text and the registered password are compared (S202). If they match, the received e-mail header is analyzed, and the sender's e-mail address and the first transfer source obtained from the Received field, that is, the domain name of the sender's mail server, are registered in the list of available devices in the document management unit. (S203). If they do not match, an error message indicating that registration is impossible is transmitted (S204).
[0025]
When an e-mail is transmitted from a mobile phone having an e-mail transmission / reception function, the e-mail server provided by the mobile phone operator is always used, so the domain name of the sender mail server is always the same. . Therefore, when the facsimile apparatus 1 receives an e-mail for performing an operation on the apparatus and authenticates the user (S205), the sender mail address matches, but the domain name of the sender mail server is different. In this case, it is considered that the sender e-mail address has been misrepresented, so that the use can be refused (S207).
[0026]
If the sender e-mail address, the originating mail server are both match, continue to perform the analysis of the operation instructions. This will be described later. Note that when the user changes the e-mail address of the mobile terminal device 5, the use device registration may be performed again.
[0027]
FIG. 5 shows that the mobile terminal device 5 that operates the facsimile device has unique information (serial number, etc./hereinafter referred to as terminal-specific information) that can be identified, and this information is unique to the e-mail header. This is an example of registering a device using terminal-specific information as information for restricting the portable terminal device 5 that can perform an operation on the facsimile apparatus when having a function of embedding as one field. As in FIG. 4, a registered password is set in advance in the facsimile apparatus. When the facsimile apparatus receives an e-mail for registration of a device to be used from the portable terminal apparatus 5, the facsimile apparatus compares the e-mail text with the registered password (S212). If they match, the facsimile apparatus analyzes the received e-mail header, The sender e-mail address and the device-specific information written in the unique field are registered in the available device list of the document management unit (S213). Since it is impossible to misrepresent the device-specific information, when the facsimile device receives an e-mail for operating the device and authenticates the user, the sender-specific e-mail address matches and the terminal-specific information If they are different, it is considered that the sender's e-mail address has been misrepresented, so the use can be rejected (S217). If both the sender email address and the device-specific information match, the operation instruction is continuously analyzed. This will be described later. Note that when the user changes the e-mail address of the mobile terminal device 5, the use device registration may be performed again.
[0028]
As described above, FIG. 4, in either case of FIG. 5, the sender mail address facsimile apparatus 1 analyzes the header information in each received e-mail is registered in the document management unit 111, and the original mail User authentication is performed by checking the server domain name or device specific information. Therefore, it is not necessary for the user himself to perform an authentication operation every time the user performs a document management operation.
[0029]
FIG. 6 and FIG. 7 are flowcharts showing operations when document management is performed by transmitting an electronic mail from the mobile terminal device 5 in the embodiment of the facsimile apparatus 1 shown in FIG. FIG. 8 shows an example of a format when an operation instruction is transmitted from the portable terminal device 5 to the facsimile device by e-mail. FIG. 9 shows the format of the facsimile device to the portable terminal device 5 in response to an operation from the portable terminal device 5. An example of a response message transmitted by electronic mail is shown.
[0030]
When an e-mail other than the registered device is transmitted from a certain mobile terminal device 5, authentication as to whether or not the user has appropriate authority is included in the header information of the e-mail transmitted as described above. (S301). If the user has appropriate authority, a response message corresponding to the operation instruction described in the e-mail is transmitted to the mobile terminal device 5. If the user does not have authority, an error message is transmitted to the mobile terminal device 5 (S302 / FIG. 9 (a)).
[0031]
If the user has an appropriate authority, the operation instruction included in the e-mail transmitted from the mobile terminal device 5 is analyzed (S303). If no operation instruction such as list display or printing is included (S304), a method for performing document management such as issuing, printing, transferring, and deleting a list of facsimile documents to the portable terminal device 5 is performed. The described e-mail is transmitted (S305 / FIG. 9B).
[0032]
When an instruction to display a list of facsimile documents is given (S306), an e-mail containing a list of documents stored in the facsimile apparatus is transmitted to the portable terminal device 5 (S307 / FIG. 9C). . On the mobile terminal device 5 side, a document to be managed is selected from the document list by writing the document number assigned to the document in the body of the email, and instructions such as printing, forwarding, and deletion are sent to the subject of the email To send an e-mail to the facsimile machine.
[0033]
When the display of the latest incoming document is instructed (S308), the information of the last document received by the facsimile apparatus is transmitted to the portable terminal device 5 by electronic mail (S309 / FIG. 9 (d)). On the mobile terminal device 5 side, the document number assigned to the document is written in the body of the email, and instructions such as printing, transfer, and deletion are written in the subject of the email, and the email is sent to the facsimile machine.
[0034]
When printing of a facsimile document is instructed (S310), the designated document is printed by the facsimile machine (S311). When printing is completed normally (S312), printing is performed on the portable terminal device 5. A completion message is sent by e-mail (S313 / FIG. 9 (e)), and if printing is not completed for some reason, an error message is sent by e-mail to the portable terminal device 5 (S314 / FIG. 9 (f)). ).
[0035]
When the transfer of the facsimile document is instructed (S315), the selected document is transferred to the transfer destination described in the e-mail (S316). If the transfer is successful (“Yes” in S317), a transfer completion message is displayed on the mobile terminal device 5 (S318 / FIG. 9G), and if the transfer fails for some reason (S317−) N), an error message is displayed on the mobile terminal device 5 (S319 / FIG. 9 (h)).
[0036]
If deletion of the facsimile document is instructed (S320), the instructed document is deleted (S321). If the deletion is successful (“Yes” in S322), a deletion completion message is sent by e-mail to the mobile terminal device 5 (S323 / FIG. 9 (i)), and if the deletion fails for some reason (“S322” No "), an error message is sent to the portable terminal device 5 by e-mail (S324 / FIG. 9 (j)).
[0037]
If the format of the operation instruction is not correct (S325), an e-mail describing a method for document management such as issuing, printing, transferring, and deleting a list of facsimile documents is sent to the portable terminal device 5 together with an error message. It transmits (S321 / FIG. 9 (k)).
[0038]
【The invention's effect】
Since it has a function to determine permission / denial of document management operation based on the header information of the e-mail sent from each mobile terminal etc. that wants to do so, the user name every time the user operates This saves you the trouble of entering your password.
[0041]
Since the user has a function to judge permission / non-permission of document management operation based on the sender field and received field information of the e-mail sent from the portable terminal or the like to the facsimile apparatus, the user can manage the document. It is not necessary for the user to perform authentication work every time the operation is performed. Further, since the sender field and the Received field are usually included in any e-mail, there is no limitation on the target portable terminal or the like.
[0042]
Since it is assumed that the mobile terminal has unique information (serial number, etc.) that can identify each, and has the function of embedding that information as a unique field in the email header, it does not have such a function. Use from a portable terminal can be restricted. In addition, it has a function to judge permission or disapproval of document management operation by receiving the e-mail containing such information, so that the user himself authenticates every time the user performs document management operation. There is no need to do work.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a block diagram of a facsimile apparatus according to the present invention.
FIG. 2 is a configuration diagram showing an example of a system in which the facsimile apparatus of the present invention is incorporated.
3A is a flowchart showing an operation when an incoming notification is sent to a portable terminal device when a facsimile document arrives at the facsimile device in the system of FIG. 2, and FIG. 3B is a flowchart in FIG. It is a figure which shows the example of a text of the incoming call notification sent to a portable terminal device from a facsimile machine.
4 is a diagram illustrating an example of registration of a device using a sender mail address and a Received field included in an e-mail header transmitted from a mobile terminal device as information for restricting a mobile terminal device that can perform an operation on a facsimile device. It is a flowchart which shows an example.
FIG. 5 is a flowchart illustrating an example in which user device registration is performed using terminal-specific information as information for restricting portable terminal devices that can perform operations on a facsimile apparatus.
6 is a first half of a flowchart showing an operation when document management is performed by transmitting an electronic mail from the mobile terminal device in the system of FIG.
7 is a second half of a flowchart showing an operation when document management is performed by transmitting an electronic mail from the mobile terminal device in the system of FIG.
8 is a diagram showing a format example when an operation instruction is transmitted from the portable terminal device to the facsimile apparatus by e-mail in the flowcharts of FIGS. 6 and 7. FIG.
9 is an example of an email text sent from the facsimile apparatus to the mobile terminal device in the flowcharts of FIG. 6 and FIG. 7, and FIG. 9A is an example of an email text when user authentication is not permitted; (B) is an e-mail text example of the document management initial menu (can display the list of documents and display of the latest incoming document), and (c) is an e-mail text when displaying the list of documents. Example (By checking the check box attached to each document, it is possible to select a plurality of documents at the same time. Also, it is possible to instruct the selected document to print, transfer, or delete), (d ) Is an e-mail text example when displaying the latest incoming document, (e) is an e-mail text example when printing is completed, and (f) is an e-mail text example when printing fails. (G) is an e-mail message example when transfer is completed, (h) is an e-mail message example when transfer is unsuccessful, (i) is an e-mail message example when deletion is completed, (j) is deleted (K) is an example of an e-mail message when the format of the operation instruction is not correct.
[Explanation of symbols]
DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 Facsimile apparatus 2 Other facsimile apparatuses 3 Gateway 5 Portable terminal device 6 Access center 100 System bus 101 Scanner 102 Plotter 103 Coding / decoding part 104 Network control apparatus 105 Modem 106 Operation display part 107 System control part 109 Communication control part 108 Telephone 110 Received document storage device 111 Document management unit 200 Telephone line 300 LAN
400 Internet

Claims

A facsimile apparatus having a storage means for storing a received document,
Mail server identification information for identifying a sender mail server, a sender mail address, and a first receiving means for receiving an email including operation instruction information via the mail server;
Based on the mail server identification information and the sender mail address received by the first receiving means, it is determined whether or not the sender of the e-mail received by the first receiving means is a predetermined terminal device. First judgment means,
When the first determination unit determines that the terminal device is a predetermined terminal device, the document stored by the storage unit is processed according to the operation instruction information received by the first reception unit, A first control unit that transmits an error message to that effect to the sender email address received by the first receiving unit when the first determining unit determines that the terminal device is not a predetermined terminal device; A facsimile machine characterized by the above.

2. The facsimile according to claim 1, wherein the processing according to the operation instruction information is to transmit a list of documents stored in the storage unit to the sender mail address received by the first receiving unit. Equipment .

2. The facsimile according to claim 1, wherein the process according to the operation instruction information is to transmit the latest document stored in the storage unit to the sender mail address received by the first receiving unit. Equipment .

The storage means stores the received document and the document number in association with each other, the first receiving means receives the document number, and the process according to the operation instruction information is performed by the first receiving means. 2. The facsimile apparatus according to claim 1, wherein the document stored in association with the document number received by the step is visually output.

A facsimile apparatus having a storage means for storing a received document,
A first receiving means for receiving an e-mail including a sender e-mail address, sender-specific information, and operation instruction information;
First determining whether the sender of the e-mail received by the first receiving means is a predetermined terminal device based on the sender mail address and the terminal specific information received by the first receiving means Means of judging
When the first determination unit determines that the terminal device is a predetermined terminal device, the document stored by the storage unit is processed according to the operation instruction information received by the first reception unit, A first control unit that transmits an error message to that effect to the sender email address received by the first receiving unit when the first determining unit determines that the terminal device is not a predetermined terminal device; A facsimile machine characterized by the above.

6. The facsimile according to claim 5, wherein the processing according to the operation instruction information is to transmit a list of documents stored in the storage unit to the sender mail address received by the second receiving unit. Equipment .

6. The facsimile according to claim 5, wherein the processing according to the operation instruction information is to transmit the latest document stored in the storage means to the sender mail address received by the second receiving means. Equipment .

The storage means stores the received document and the document number in association with each other, the first receiving means receives the document number, and the processing according to the operation instruction information is performed by the second receiving means. 6. The facsimile apparatus according to claim 5, wherein the document stored in association with the document number received by the step is visually output.