JP3879903B2 - 文書データの電子化配信方法及び画像形成配信装置 - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書データの電子化配信方法、及び、この電子化配信方法を実現するための画像形成配信装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、契約書、謄本などの書類を大量に扱う金融業や、保険業、各省庁、市町村の役所などにあっては、紙文書などを外部の倉庫などに保管依頼しておき、必要なとき、これらの書類の返却を受けるサービスが広く利用されている。
【０００３】
このようなサービスの一般的なものでは、業者が、書類を箱に詰めて預かり、顧客の要求を受けたときに、箱単位や複数の箱を組み合わせたグループ単位で返却を行っているが、トラックなどの輸送方法を利用して文書を移動させるため、緊急に書類が必要な場合に迅速に対応できない。
【０００４】
また、書類を箱単位や、箱のグループ単位で返却されても、必要な書類は、その内の一部であることが多く、書類が返却されてから必要な書類を探し出すのに手間があった。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
このような問題を解決すべく、近時においては、業者が要求を受けたときには、保管している文書のうちから必要な部分を検索して、ファクシミリなどで送付するサービスがあるが、このようなサービスにおいては、送付すべき宛先を間違えると、外部に文書情報が漏洩してしまうなどの問題を生じてしまう。
【０００６】
そこで、顧客毎に専用回線を設けて、専用の装置で電送するなどの方法も考えられるが、このような場合、顧客毎に回線、装置が必要となり、コストが高騰してしまう。また、回線、装置を複数の顧客で共有すると、宛先ミスなどの人為的ミスによって、文書が誤送信されるおそれがあった。
【０００７】
更に、文書を予め電子化しておき、顧客毎に異なるキーで暗号化しておき、顧客の要求があったときには、要求された文書を電送する方法もあるが、必要な文書が不明な段階で予め全ての文書を電子化しておかなければならず、文書量が多い場合にはコストがかかり、実用化は困難である。
【０００８】
本発明は、このような問題を解決すべく提案されるものであり、顧客の文書データを保管しているときに、顧客から閲覧要求のあった文書のみを、即座に電子化して電送する際に、誤りなく、かつ、迅速に配信することのできる電子化配信方法、及び、この配信方法を実施するための画像形成配信装置を提供することを目的としている。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明の請求項１に記載の電子化配信方法では、送信対象物を特定する情報であるドキュメント識別子を記した文書に、電子化合成画像の送信先を示す配信情報識別子を記した透光性オーバレイシートを載せた後、その全体を画像情報として読み取って電子化合成画像を生成し、生成した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、ドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせ対応関係との一致、不一致を判別し、両者の対応関係が一致したものを、予め特定された送信先に送信することを特徴とする。
【００１０】
請求項２に記載の電子化配信方法では、送信対象物を特定するためのドキュメント識別子を記した文書に、電子化合成画像の送信先を示す配信情報識別子を投影させた後、その全体を画像情報として読み取って電子化合成画像を生成し、生成した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、ドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせ対応関係との一致、不一致を判別し、両者の対応関係が一致したものを、予め特定された送信先に送信することを特徴とする。
【００１１】
これらの請求項１や２の方法では、電子化される文書は、各ページ毎に、ドキュメント識別子を記し、配信情報識別子を記したオーバレイシートを載せたり、配信情報識別子を投影させて電子化合成画像を形成することが望ましいが、電子化されるべき文書が予め特定単位でまとめられている場合には、特定単位の最初のページにのみドキュメント識別子を記し、その上から配信情報識別子を記したオーバレイシートを載せて電子化合成画像を形成してもよい。
【００１２】
請求項３に記載の電子化配信方法では、配信情報識別子を、文書データに記された文字、図とは異なる色で記しておき、電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせ対応関係の一致、不一致を、予め準備された配信基準情報に従って判別した後、削除することを特徴とする。
【００１３】
請求項４に記載の電子化配信方法では、配信基準情報に従って、両者の対応関係が一致したものを配信データファイルとしてまとめてから、予め特定された送信先に送信することを特徴としている。一致、不一致の判別は、ドキュメント識別子と配信情報識別子が文書の各ページ毎に記される場合には、各ページ毎に行われるが、電子化されるべき文書が予め特定単位でまとめられている場合には、特定単位の最初のページのみ判別を行えばよい。
【００１４】
請求項５に記載の電子化配信方法では、電子化合成画像のドキュメント識別子と配信情報識別子との不一致が判別されたときには、同じドキュメント識別子あるいは配信情報識別子のものを、エラーデータファイルとしてまとめて、エラーを通知するようにしている。不一致のエラー通知を文書データ毎に逐一行うのではなく、まとめて行う構成にしている。
【００１５】
請求項６に記載の電子化配信方法では、配信情報識別子には、配信先の通信アドレスが含まれている。
この場合の通信アドレスは、配信を受ける側の通信端末器の種別に応じて特定され、ＦＡＸ番号、電子メールアドレスなどが代表的であるが、これらに限定されるものではない。
【００１６】
請求項７に記載の電子化配信方法では、電子化合成画像は、特定の配信先に伝送されることなく、暗号化された後、通信ネットワーク上に設置した特定のサービスサーバに伝送されて保存されるようにしている。
【００１７】
請求項８に記載の画像形成配信装置では、電子化合成画像の送信先を示す配信情報識別子を記した透光性オーバレイシートと、送信対象物を特定する情報であるドキュメント識別子を記した文書データに、この透光性オーバレイシートを載せ、透光性オーバレイシート側から、その文書データの全体を光学的に読み取り、電子化合成画像に変換するための画像情報読取手段と、この画像情報読取手段によって変換された電子化合成画像から、ドキュメント識別子と配信情報識別子を抽出し、抽出した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、ドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせの対応関係との一致、不一致を判別する配信情報判別手段と、この配信情報判別手段によって、抽出した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、ドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせの対応関係が一致していると判断された電子化合成画像を、予め特定された配信先に電子データとして送信する画像情報送信手段とを備えた構成としている。
【００１８】
請求項９に記載の画像形成配信装置では、電子化合成画像の送信先を示す配信情報識別子を投影させる投影機と、送信対象物を特定する情報であるドキュメント識別子を記した文書データに、投影機によって配信情報識別子を投影させた状態で、その文書データの全体を光学的に読み取り、電子化合成画像に変換するための画像情報読取手段と、この画像情報読取手段によって変換された電子化合成画像から、ドキュメント識別子と配信情報識別子とを抽出し、抽出した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、ドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせの対応関係を判別する配信情報判別手段と、この配信情報判別手段によって、抽出した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、ドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせの対応関係が一致していると判断された電子化合成画像を、予め特定された配信先に電子データとして送信する画像情報送信手段とを備えた構成としている。
【００１９】
なお、本発明の対象とする文書データは、紙やシール、布地など記録媒体の他、電子化されない物理的な方法で記されたものであれば何でもよく、紙に記されたものには限定されない。
【００２０】
【発明の実施の形態】
以下に、電子倉庫への適用例を例にとって、本発明方法の実施の形態について、図面とともに説明する。
【００２１】
ここに、電子倉庫は、所有者などから委託を受けた書類を、書類のままの形態で倉庫などに保管しておき、そのうちから閲覧、配信要求があったものだけを随時電子化データに変換して、所有者などに配信する文書保管配信システムをいい、本出願人が新たなビジネスモデルとして提案するものである。
図１は、本発明の電子化配信方法の基本手順を概略的に示す図である。すなわち、この電子化配信方法では、図１に示すように、顧客が業者に対し、書類を紙のまま預け（▲１▼）、これを業者の倉庫に保管しておく。そして、顧客が電話やファックス、電子メールなどによって、必要な文書の配信を要求すると（▲２▼）、業者は、顧客から預かった書類の中から、要求のあった文書のみをピックアップし（▲３▼）、それを後述する手順によって、ＰＤＦ形式などで電子化して、顧客に電子メールで配信する（▲５▼）。
【００２２】
業者では、顧客の要求に応じて検索した文書を、図２〜図４の各々の手順に基づいて電子化する。すなわち、図２の方法では、ドキュメント識別子Ｐ１を記した文書Ｐの各ページに、配信情報識別子Ｏ１を記した透光性オーバレイシートＯを載せた後、その全体をスキャナやデジタルカメラで画像情報として読み取って電子化合成画像を生成する。
【００２３】
ここで、ドキュメント識別子Ｐ１としては、文書のタイトル、コンテンツや所有者、使用者などを特定する情報であって送信対象物を特定する情報を記す。
【００２４】
一方の配信情報識別子Ｏ１としては、電子化合成画像の送信先となる、相手先のファクシミリ番号、電子メールアドレスなどの通信情報を記す。なお、この配信情報識別子Ｏ１は、後述する処理のため、文書データに記された文字、図とは異なる色で記したり、文書データ内の空白欄などの特定位置に記してもよい。
【００２５】
また、図３の方法では、ドキュメント識別子Ｐ１を記した文書Ｐの各ページに、配信情報識別子Ｏ１を、投影機Ｍによって投影させた後、その全体をデジタルカメラで画像情報として読み取って電子化合成画像を生成する。
【００２６】
ここで、配信情報識別子Ｏ１は、文書データと異なる色で投影させておき、配信情報識別子Ｏ１の色を遮断するフィルタを設けたものと、そうでないものとで構成された１組のデジタルカメラで撮影し、それぞれのカメラで撮影された電子化合成画像のうち、一方は、ドキュメント識別子Ｐ１と配信情報識別子Ｏ１との対応関係を判別する判別対象として使用し、他方は、送信先に送信する電子データとして使用してもよい。
【００２７】
また、図４は、文書Ｐにドキュメント識別子Ｐ１が記されていない場合の処理を示しており、このような場合には、文書Ｐの適所にスタンプＳでドキュメント識別子Ｐ１を記してから、図２に示した手順で電子化合成画像を形成する。なお、スタンプに代えて、識別情報を予め記したラベル、シールを用いてもよい。
【００２８】
これらの手順をもって文書が電子化された後、通信手段を用いて顧客に配信されるが、本発明では、電子化合成画像を生成した後（１００）、生成した電子化合成画像のドキュメント識別子Ｐ１と、配信情報識別子Ｏ１との対応関係の一致、不一致を、ＯＣＲなどを用いて文字データに変換するなどした後、予め準備された配信基準情報に従って判別する（１０１）。
【００２９】
そのため、業者では、図示するように、予め配信基準情報を格納した配信基準情報データベースＤＢを用意しておく必要がある。
【００３０】
なお、配信基準情報としては、ドキュメント識別子Ｐ１と配信情報識別子Ｏ１との対応関係の他、特定の送信先となるファクシミリ番号や電子メールアドレスなどを対応付けておいてもよい。
【００３１】
ドキュメント識別子Ｐ１と配信情報識別子Ｏ１との対応関係は、コンピュータなどで判別され、これらの対応関係が予め準備した配信基準情報と一致していれば、電子化合成画像の送信先を判別する（１０２）。
【００３２】
ここで、この送信先判別は、配信基準情報として、ドキュメント識別子Ｐ１、配信情報識別子Ｏ１との組み合わせに対応して、送信先が規定されていれば、その送信先を配信基準情報データベースＤＢより抽出して判別したり、配信情報識別子Ｏ１として記載されている、相手先の通信情報の記載をＯＣＲなどによって文字データに変換して抽出し、判別する。
【００３３】
画像中の配信情報識別子Ｏ１は、文書データの文字や図とは異なる色で記されたり、文書データの上端や余白欄などの所定位置に記されている場合にはこれを画像中から容易に削除できるので、配信先には、そのような配信情報識別子Ｏ１の消去された文書データが電子化されて配信される（１０３）。配信情報識別子Ｏ１の消去は、必須ではなく、必要に応じて行えばよい。
【００３４】
そして、このような処理を順次繰り返して得られた複数ページの電子化合成画像は、各ページ毎に順次に送信してもよいが、送信先別に配信データファイルとしてまとめて送信することが通信効率から望ましい（１０４）。
【００３５】
あるいは、電子化合成画像を暗号化して通信ネットワーク上のサービスサーバに保存しておいてもよく（１０５）、こうすれば、顧客に対して、暗号解読キーや解読ソフトを持たせることによって、サービスサーバに保存されたデータを取得させることができ、サービスサーバを電子掲示板のような感覚で共同利用でき、モバイル端末などを用いて必要な情報を随時取得できる。
【００３６】
ここで、ステップ１０１において、ドキュメント識別子Ｐ１と配信情報識別子Ｏ１との対応関係が、配信基準情報に一致していなければ、同じドキュメント識別子あるいは配信情報識別子の文書データを、エラーデータファイルとしてまとめて、所定のエラー通知を行い（１０６）、例えば、その旨を管理者に通知するなどして、電子化合成画像の生成動作を中止する。
【００３７】
なお、ここでは、１ページ毎に電子化合成画像として読み取って、送信先判別を行うようにしているが、本発明ではこの例に限られず、最初のページのみ、ドキュメント識別子Ｐ１と配信情報識別子Ｏ１とを含んだ電子化合成画像として読み取る一方、残りのページについては、通常通り文書データとして読み取り、最初のページから送信先を特定して、残りのページと合わせて送信するようにしてもよい。
【００３８】
次に、本発明の電子化配信方法を実施できる画像形成配信装置について説明する。図６は、本発明の画像形成配信装置の要部構成の一例を示す図である。
【００３９】
この画像形成配信装置１は、配信情報識別子Ｏ１を記した透光性オーバレイシートＯと、ドキュメント識別子Ｐ１を記した文書データＰに、この透光性オーバレイシートを載せ、透光性オーバレイシートＯ側から、その文書データＰの全体を光学的に読み取り、電子化合成画像に変換するための画像情報読取手段１０と、この画像情報読取手段１０によって変換された電子化合成画像から、ドキュメント識別子Ｐ１と配信情報識別子Ｏ１とを抽出し、配信基準情報データベースＤＢに準備された配信基準情報と比較参照して、その一致、不一致を判断する配信情報判別手段１１と、この配信情報判別手段１１によって、配信基準情報に合致していると判断された電子化合成画像を、予め特定された配信先に電子データとして送信する画像情報送信手段１２とを備えた構成としている。
【００４０】
この画像形成配信装置１では、画像情報読取手段１０は、図７に示すようなスキャナで構成されている。また、配信情報判別手段１１、配信基準情報データベースＤＢ、画像情報送信手段１２は、パソコン内に収容されており、画像情報送信手段１２には、サービスサーバ２を備え、インターネットやＬＡＮなどで構成された通信ネットワークＮが接続されている。
【００４１】
図８は、本発明の画像形成配信装置の要部構成の他例を示す図である。この画像形成配信装置１Ａでは、配信情報識別子Ｏ１を投影させる投影機Ｍと、ドキュメント識別子Ｐ１を記した文書データＰに、この投影機Ｍによって配信情報識別子Ｏ１を投影させた状態で、その文書データＰの全体を光学的に読み取り、電子化合成画像に変換するための画像情報読取手段１０と、この画像情報読取手段１０によって変換された電子化合成画像から、ドキュメント識別子Ｐ１と配信情報識別子Ｏ１とを抽出し、配信基準情報データベースＤＢに準備された配信基準情報と比較参照して、その一致、不一致を判断する配信情報判別手段１１と、この配信情報判別手段１１によって、配信基準情報に合致していると判断された電子化合成画像を、予め特定された配信先に電子データとして送信する画像情報送信手段１２とを備えた構成としている。
【００４２】
この画像形成配信装置１Ａでは、画像情報読取手段１０は、デジタルカメラで構成されている。また、配信情報判別手段１１、配信基準情報データベースＤＢ、画像情報送信手段１２は、画像形成配信装置１と同様に、パソコン内に収容されており、画像情報送信手段１２には、サービスサーバ２を備え、インターネットやＬＡＮなどで構成された通信ネットワークＮが接続されている。
【００４３】
以上の説明からも理解できるように、本発明の請求項１または２に記載の電子化配信方法では、いずれも電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、ドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせ対応関係が一致したものを、予め特定された送信先に送信するので、顧客の送付要求のあった文書を電子化して電送する際に、誤りなく、かつ、迅速に配信することができる。
【００４４】
請求項３に記載の電子化配信方法では、配信情報識別子が、文書データに記された文字、図とは異なる色で記されており、電子化合成画像のドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせ対応関係の一致、不一致を、予め準備された配信基準情報に従って判別した後、削除されるので、配信先には、不要な配信情報識別子が消去された文書データが電子化されて配信される。
【００４５】
請求項４に記載の電子化配信方法では、配信基準情報に従って、両者の対応関係が一致したものを配信データファイルとしてまとめてから、予め特定された送信先に送信するので、顧客に対しては、要求された文書データが一括で送信され、そのため、顧客では受信データの確認作業が容易となる。
【００４６】
請求項５に記載の電子化配信方法では、電子化合成画像のドキュメント識別子と配信情報識別子との不一致が判別されたときには、同じドキュメント識別子あるいは配信情報識別子のものを、エラーデータファイルとしてまとめて、エラーを通知するので、電子化合成画像のドキュメント識別子と配信情報識別子とが不一致のものを、管理者側ではまとまったファイルデータとして容易に確認できる。
【００４７】
請求項６に記載の電子化配信方法では、配信情報識別子には、配信先の通信アドレスが含まれているので、この記載を基にして、電子化合成画像の送信先を容易に特定することができる。
【００４８】
請求項７に記載の電子化配信方法では、電子化合成画像は、特定の配信先に伝送されることなく、暗号化された後、通信ネットワーク上に設置した特定のサービスサーバに伝送されて保存されるので、顧客に対して、暗号解読キーや解読ソフトを持たせることによって、サービスサーバに保存されたデータを取得させることができ、サービスサーバを電子掲示板のような感覚で共同利用でき、モバイル端末などを用いて必要な情報を随時取得できる。
【００４９】
請求項８に記載の画像形成配信装置では、電子化合成画像の送信先を示す配信情報識別子を記した透光性オーバレイシートと、送信対象物を特定する情報であるドキュメント識別子を記した文書データに、この透光性オーバレイシートを載せ、透光性オーバレイシート側から、その文書データの全体を光学的に読み取り、電子化合成画像に変換するための画像情報読取手段と、この画像情報読取手段によって変換された電子化合成画像から、ドキュメント識別子と配信情報識別子を抽出し、抽出した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、ドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせの対応関係との一致、不一致を判別する配信情報判別手段と、この配信情報判別手段によって、抽出した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、ドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせの対応関係が一致していると判断された電子化合成画像を、予め特定された配信先に電子データとして送信する画像情報送信手段とを備えるので、請求項１に記載の電子化配信方法を容易に実施することができる。
【００５０】
請求項９に記載の画像形成配信装置では、電子化合成画像の送信先を示す配信情報識別子を投影させる投影機と、送信対象物を特定する情報であるドキュメント識別子を記した文書データに、投影機によって配信情報識別子を投影させた状態で、その文書データの全体を光学的に読み取り、電子化合成画像に変換するための画像情報読取手段と、この画像情報読取手段によって変換された電子化合成画像から、ドキュメント識別子と配信情報識別子とを抽出し、抽出した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、ドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせの対応関係を判別する配信情報判別手段と、この配信情報判別手段によって、抽出した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、ドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせの対応関係が一致していると判断された電子化合成画像を、予め特定された配信先に電子データとして送信する画像情報送信手段とを備えているので、請求項２に記載の電子化配信方法を容易に実施することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の電子化配信方法の作業手順を概略的に示す図である。
【図２】本発明の第１の方法における作業手順の説明図である。
【図３】本発明の第２の方法における作業手順の説明図である。
【図４】本発明の第１の方法における作業手順の変形例を説明する説明図である。
【図５】本発明方法において文書を電子化した後、顧客に配信する作業手順を説明するためのフローチャートである。
【図６】本発明の画像形成配信装置の要部構成の一例を示す図である。
【図７】画像情報読取手段の外観例を示す図である。
【図８】本発明の画像形成配信装置の要部構成の他例を示す図である。
【符号の説明】
１，１Ａ・・・画像形成配信装置
２・・・サービスサーバ
１０・・・画像情報読取手段
１１・・・配信情報判別手段
１２・・・画像情報送信手段
Ｐ・・・文書
Ｐ１・・・ドキュメント識別子
Ｏ・・・透光性オーバレイシート
Ｏ１・・・配信情報識別子
Ｍ・・・投影機
Ｎ・・・通信ネットワーク
ＤＢ・・・配信基準情報データベース
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書データの電子化配信方法、及び、この電子化配信方法を実現するための画像形成配信装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、契約書、謄本などの書類を大量に扱う金融業や、保険業、各省庁、市町村の役所などにあっては、紙文書などを外部の倉庫などに保管依頼しておき、必要なとき、これらの書類の返却を受けるサービスが広く利用されている。
【０００３】
このようなサービスの一般的なものでは、業者が、書類を箱に詰めて預かり、顧客の要求を受けたときに、箱単位や複数の箱を組み合わせたグループ単位で返却を行っているが、トラックなどの輸送方法を利用して文書を移動させるため、緊急に書類が必要な場合に迅速に対応できない。
【０００４】
また、書類を箱単位や、箱のグループ単位で返却されても、必要な書類は、その内の一部であることが多く、書類が返却されてから必要な書類を探し出すのに手間があった。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
このような問題を解決すべく、近時においては、業者が要求を受けたときには、保管している文書のうちから必要な部分を検索して、ファクシミリなどで送付するサービスがあるが、このようなサービスにおいては、送付すべき宛先を間違えると、外部に文書情報が漏洩してしまうなどの問題を生じてしまう。
【０００６】
そこで、顧客毎に専用回線を設けて、専用の装置で電送するなどの方法も考えられるが、このような場合、顧客毎に回線、装置が必要となり、コストが高騰してしまう。また、回線、装置を複数の顧客で共有すると、宛先ミスなどの人為的ミスによって、文書が誤送信されるおそれがあった。
【０００７】
更に、文書を予め電子化しておき、顧客毎に異なるキーで暗号化しておき、顧客の要求があったときには、要求された文書を電送する方法もあるが、必要な文書が不明な段階で予め全ての文書を電子化しておかなければならず、文書量が多い場合にはコストがかかり、実用化は困難である。
【０００８】
本発明は、このような問題を解決すべく提案されるものであり、顧客の文書データを保管しているときに、顧客から閲覧要求のあった文書のみを、即座に電子化して電送する際に、誤りなく、かつ、迅速に配信することのできる電子化配信方法、及び、この配信方法を実施するための画像形成配信装置を提供することを目的としている。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明の請求項１に記載の電子化配信方法では、送信対象物を特定する情報であるドキュメント識別子を記した文書に、電子化合成画像の送信先を示す配信情報識別子を記した透光性オーバレイシートを載せた後、その全体を画像情報として読み取って電子化合成画像を生成し、生成した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、ドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせ対応関係との一致、不一致を判別し、両者の対応関係が一致したものを、予め特定された送信先に送信することを特徴とする。
【００１０】
請求項２に記載の電子化配信方法では、送信対象物を特定するためのドキュメント識別子を記した文書に、電子化合成画像の送信先を示す配信情報識別子を投影させた後、その全体を画像情報として読み取って電子化合成画像を生成し、生成した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、ドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせ対応関係との一致、不一致を判別し、両者の対応関係が一致したものを、予め特定された送信先に送信することを特徴とする。
【００１１】
これらの請求項１や２の方法では、電子化される文書は、各ページ毎に、ドキュメント識別子を記し、配信情報識別子を記したオーバレイシートを載せたり、配信情報識別子を投影させて電子化合成画像を形成することが望ましいが、電子化されるべき文書が予め特定単位でまとめられている場合には、特定単位の最初のページにのみドキュメント識別子を記し、その上から配信情報識別子を記したオーバレイシートを載せて電子化合成画像を形成してもよい。
【００１２】
請求項３に記載の電子化配信方法では、配信情報識別子を、文書データに記された文字、図とは異なる色で記しておき、電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせ対応関係の一致、不一致を、予め準備された配信基準情報に従って判別した後、削除することを特徴とする。
【００１３】
請求項４に記載の電子化配信方法では、配信基準情報に従って、両者の対応関係が一致したものを配信データファイルとしてまとめてから、予め特定された送信先に送信することを特徴としている。一致、不一致の判別は、ドキュメント識別子と配信情報識別子が文書の各ページ毎に記される場合には、各ページ毎に行われるが、電子化されるべき文書が予め特定単位でまとめられている場合には、特定単位の最初のページのみ判別を行えばよい。
【００１４】
請求項５に記載の電子化配信方法では、電子化合成画像のドキュメント識別子と配信情報識別子との不一致が判別されたときには、同じドキュメント識別子あるいは配信情報識別子のものを、エラーデータファイルとしてまとめて、エラーを通知するようにしている。不一致のエラー通知を文書データ毎に逐一行うのではなく、まとめて行う構成にしている。
【００１５】
請求項６に記載の電子化配信方法では、配信情報識別子には、配信先の通信アドレスが含まれている。
この場合の通信アドレスは、配信を受ける側の通信端末器の種別に応じて特定され、ＦＡＸ番号、電子メールアドレスなどが代表的であるが、これらに限定されるものではない。
【００１６】
請求項７に記載の電子化配信方法では、電子化合成画像は、特定の配信先に伝送されることなく、暗号化された後、通信ネットワーク上に設置した特定のサービスサーバに伝送されて保存されるようにしている。
【００１７】
請求項８に記載の画像形成配信装置では、電子化合成画像の送信先を示す配信情報識別子を記した透光性オーバレイシートと、送信対象物を特定する情報であるドキュメント識別子を記した文書データに、この透光性オーバレイシートを載せ、透光性オーバレイシート側から、その文書データの全体を光学的に読み取り、電子化合成画像に変換するための画像情報読取手段と、この画像情報読取手段によって変換された電子化合成画像から、ドキュメント識別子と配信情報識別子を抽出し、抽出した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、ドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせの対応関係との一致、不一致を判別する配信情報判別手段と、この配信情報判別手段によって、抽出した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、ドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせの対応関係が一致していると判断された電子化合成画像を、予め特定された配信先に電子データとして送信する画像情報送信手段とを備えた構成としている。
【００１８】
請求項９に記載の画像形成配信装置では、電子化合成画像の送信先を示す配信情報識別子を投影させる投影機と、送信対象物を特定する情報であるドキュメント識別子を記した文書データに、投影機によって配信情報識別子を投影させた状態で、その文書データの全体を光学的に読み取り、電子化合成画像に変換するための画像情報読取手段と、この画像情報読取手段によって変換された電子化合成画像から、ドキュメント識別子と配信情報識別子とを抽出し、抽出した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、ドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせの対応関係を判別する配信情報判別手段と、この配信情報判別手段によって、抽出した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、ドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせの対応関係が一致していると判断された電子化合成画像を、予め特定された配信先に電子データとして送信する画像情報送信手段とを備えた構成としている。
【００１９】
なお、本発明の対象とする文書データは、紙やシール、布地など記録媒体の他、電子化されない物理的な方法で記されたものであれば何でもよく、紙に記されたものには限定されない。
【００２０】
【発明の実施の形態】
以下に、電子倉庫への適用例を例にとって、本発明方法の実施の形態について、図面とともに説明する。
【００２１】
ここに、電子倉庫は、所有者などから委託を受けた書類を、書類のままの形態で倉庫などに保管しておき、そのうちから閲覧、配信要求があったものだけを随時電子化データに変換して、所有者などに配信する文書保管配信システムをいい、本出願人が新たなビジネスモデルとして提案するものである。
図１は、本発明の電子化配信方法の基本手順を概略的に示す図である。すなわち、この電子化配信方法では、図１に示すように、顧客が業者に対し、書類を紙のまま預け（▲１▼）、これを業者の倉庫に保管しておく。そして、顧客が電話やファックス、電子メールなどによって、必要な文書の配信を要求すると（▲２▼）、業者は、顧客から預かった書類の中から、要求のあった文書のみをピックアップし（▲３▼）、それを後述する手順によって、ＰＤＦ形式などで電子化して、顧客に電子メールで配信する（▲５▼）。
【００２２】
業者では、顧客の要求に応じて検索した文書を、図２〜図４の各々の手順に基づいて電子化する。すなわち、図２の方法では、ドキュメント識別子Ｐ１を記した文書Ｐの各ページに、配信情報識別子Ｏ１を記した透光性オーバレイシートＯを載せた後、その全体をスキャナやデジタルカメラで画像情報として読み取って電子化合成画像を生成する。
【００２３】
ここで、ドキュメント識別子Ｐ１としては、文書のタイトル、コンテンツや所有者、使用者などを特定する情報であって送信対象物を特定する情報を記す。
【００２４】
一方の配信情報識別子Ｏ１としては、電子化合成画像の送信先となる、相手先のファクシミリ番号、電子メールアドレスなどの通信情報を記す。なお、この配信情報識別子Ｏ１は、後述する処理のため、文書データに記された文字、図とは異なる色で記したり、文書データ内の空白欄などの特定位置に記してもよい。
【００２５】
また、図３の方法では、ドキュメント識別子Ｐ１を記した文書Ｐの各ページに、配信情報識別子Ｏ１を、投影機Ｍによって投影させた後、その全体をデジタルカメラで画像情報として読み取って電子化合成画像を生成する。
【００２６】
ここで、配信情報識別子Ｏ１は、文書データと異なる色で投影させておき、配信情報識別子Ｏ１の色を遮断するフィルタを設けたものと、そうでないものとで構成された１組のデジタルカメラで撮影し、それぞれのカメラで撮影された電子化合成画像のうち、一方は、ドキュメント識別子Ｐ１と配信情報識別子Ｏ１との対応関係を判別する判別対象として使用し、他方は、送信先に送信する電子データとして使用してもよい。
【００２７】
また、図４は、文書Ｐにドキュメント識別子Ｐ１が記されていない場合の処理を示しており、このような場合には、文書Ｐの適所にスタンプＳでドキュメント識別子Ｐ１を記してから、図２に示した手順で電子化合成画像を形成する。なお、スタンプに代えて、識別情報を予め記したラベル、シールを用いてもよい。
【００２８】
これらの手順をもって文書が電子化された後、通信手段を用いて顧客に配信されるが、本発明では、電子化合成画像を生成した後（１００）、生成した電子化合成画像のドキュメント識別子Ｐ１と、配信情報識別子Ｏ１との対応関係の一致、不一致を、ＯＣＲなどを用いて文字データに変換するなどした後、予め準備された配信基準情報に従って判別する（１０１）。
【００２９】
そのため、業者では、図示するように、予め配信基準情報を格納した配信基準情報データベースＤＢを用意しておく必要がある。
【００３０】
なお、配信基準情報としては、ドキュメント識別子Ｐ１と配信情報識別子Ｏ１との対応関係の他、特定の送信先となるファクシミリ番号や電子メールアドレスなどを対応付けておいてもよい。
【００３１】
ドキュメント識別子Ｐ１と配信情報識別子Ｏ１との対応関係は、コンピュータなどで判別され、これらの対応関係が予め準備した配信基準情報と一致していれば、電子化合成画像の送信先を判別する（１０２）。
【００３２】
ここで、この送信先判別は、配信基準情報として、ドキュメント識別子Ｐ１、配信情報識別子Ｏ１との組み合わせに対応して、送信先が規定されていれば、その送信先を配信基準情報データベースＤＢより抽出して判別したり、配信情報識別子Ｏ１として記載されている、相手先の通信情報の記載をＯＣＲなどによって文字データに変換して抽出し、判別する。
【００３３】
画像中の配信情報識別子Ｏ１は、文書データの文字や図とは異なる色で記されたり、文書データの上端や余白欄などの所定位置に記されている場合にはこれを画像中から容易に削除できるので、配信先には、そのような配信情報識別子Ｏ１の消去された文書データが電子化されて配信される（１０３）。配信情報識別子Ｏ１の消去は、必須ではなく、必要に応じて行えばよい。
【００３４】
そして、このような処理を順次繰り返して得られた複数ページの電子化合成画像は、各ページ毎に順次に送信してもよいが、送信先別に配信データファイルとしてまとめて送信することが通信効率から望ましい（１０４）。
【００３５】
あるいは、電子化合成画像を暗号化して通信ネットワーク上のサービスサーバに保存しておいてもよく（１０５）、こうすれば、顧客に対して、暗号解読キーや解読ソフトを持たせることによって、サービスサーバに保存されたデータを取得させることができ、サービスサーバを電子掲示板のような感覚で共同利用でき、モバイル端末などを用いて必要な情報を随時取得できる。
【００３６】
ここで、ステップ１０１において、ドキュメント識別子Ｐ１と配信情報識別子Ｏ１との対応関係が、配信基準情報に一致していなければ、同じドキュメント識別子あるいは配信情報識別子の文書データを、エラーデータファイルとしてまとめて、所定のエラー通知を行い（１０６）、例えば、その旨を管理者に通知するなどして、電子化合成画像の生成動作を中止する。
【００３７】
なお、ここでは、１ページ毎に電子化合成画像として読み取って、送信先判別を行うようにしているが、本発明ではこの例に限られず、最初のページのみ、ドキュメント識別子Ｐ１と配信情報識別子Ｏ１とを含んだ電子化合成画像として読み取る一方、残りのページについては、通常通り文書データとして読み取り、最初のページから送信先を特定して、残りのページと合わせて送信するようにしてもよい。
【００３８】
次に、本発明の電子化配信方法を実施できる画像形成配信装置について説明する。図６は、本発明の画像形成配信装置の要部構成の一例を示す図である。
【００３９】
この画像形成配信装置１は、配信情報識別子Ｏ１を記した透光性オーバレイシートＯと、ドキュメント識別子Ｐ１を記した文書データＰに、この透光性オーバレイシートを載せ、透光性オーバレイシートＯ側から、その文書データＰの全体を光学的に読み取り、電子化合成画像に変換するための画像情報読取手段１０と、この画像情報読取手段１０によって変換された電子化合成画像から、ドキュメント識別子Ｐ１と配信情報識別子Ｏ１とを抽出し、配信基準情報データベースＤＢに準備された配信基準情報と比較参照して、その一致、不一致を判断する配信情報判別手段１１と、この配信情報判別手段１１によって、配信基準情報に合致していると判断された電子化合成画像を、予め特定された配信先に電子データとして送信する画像情報送信手段１２とを備えた構成としている。
【００４０】
この画像形成配信装置１では、画像情報読取手段１０は、図７に示すようなスキャナで構成されている。また、配信情報判別手段１１、配信基準情報データベースＤＢ、画像情報送信手段１２は、パソコン内に収容されており、画像情報送信手段１２には、サービスサーバ２を備え、インターネットやＬＡＮなどで構成された通信ネットワークＮが接続されている。
【００４１】
図８は、本発明の画像形成配信装置の要部構成の他例を示す図である。この画像形成配信装置１Ａでは、配信情報識別子Ｏ１を投影させる投影機Ｍと、ドキュメント識別子Ｐ１を記した文書データＰに、この投影機Ｍによって配信情報識別子Ｏ１を投影させた状態で、その文書データＰの全体を光学的に読み取り、電子化合成画像に変換するための画像情報読取手段１０と、この画像情報読取手段１０によって変換された電子化合成画像から、ドキュメント識別子Ｐ１と配信情報識別子Ｏ１とを抽出し、配信基準情報データベースＤＢに準備された配信基準情報と比較参照して、その一致、不一致を判断する配信情報判別手段１１と、この配信情報判別手段１１によって、配信基準情報に合致していると判断された電子化合成画像を、予め特定された配信先に電子データとして送信する画像情報送信手段１２とを備えた構成としている。
【００４２】
この画像形成配信装置１Ａでは、画像情報読取手段１０は、デジタルカメラで構成されている。また、配信情報判別手段１１、配信基準情報データベースＤＢ、画像情報送信手段１２は、画像形成配信装置１と同様に、パソコン内に収容されており、画像情報送信手段１２には、サービスサーバ２を備え、インターネットやＬＡＮなどで構成された通信ネットワークＮが接続されている。
【００４３】
以上の説明からも理解できるように、本発明の請求項１または２に記載の電子化配信方法では、いずれも電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、ドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせ対応関係が一致したものを、予め特定された送信先に送信するので、顧客の送付要求のあった文書を電子化して電送する際に、誤りなく、かつ、迅速に配信することができる。
【００４４】
請求項３に記載の電子化配信方法では、配信情報識別子が、文書データに記された文字、図とは異なる色で記されており、電子化合成画像のドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせ対応関係の一致、不一致を、予め準備された配信基準情報に従って判別した後、削除されるので、配信先には、不要な配信情報識別子が消去された文書データが電子化されて配信される。
【００４５】
請求項４に記載の電子化配信方法では、配信基準情報に従って、両者の対応関係が一致したものを配信データファイルとしてまとめてから、予め特定された送信先に送信するので、顧客に対しては、要求された文書データが一括で送信され、そのため、顧客では受信データの確認作業が容易となる。
【００４６】
請求項５に記載の電子化配信方法では、電子化合成画像のドキュメント識別子と配信情報識別子との不一致が判別されたときには、同じドキュメント識別子あるいは配信情報識別子のものを、エラーデータファイルとしてまとめて、エラーを通知するので、電子化合成画像のドキュメント識別子と配信情報識別子とが不一致のものを、管理者側ではまとまったファイルデータとして容易に確認できる。
【００４７】
請求項６に記載の電子化配信方法では、配信情報識別子には、配信先の通信アドレスが含まれているので、この記載を基にして、電子化合成画像の送信先を容易に特定することができる。
【００４８】
請求項７に記載の電子化配信方法では、電子化合成画像は、特定の配信先に伝送されることなく、暗号化された後、通信ネットワーク上に設置した特定のサービスサーバに伝送されて保存されるので、顧客に対して、暗号解読キーや解読ソフトを持たせることによって、サービスサーバに保存されたデータを取得させることができ、サービスサーバを電子掲示板のような感覚で共同利用でき、モバイル端末などを用いて必要な情報を随時取得できる。
【００４９】
請求項８に記載の画像形成配信装置では、電子化合成画像の送信先を示す配信情報識別子を記した透光性オーバレイシートと、送信対象物を特定する情報であるドキュメント識別子を記した文書データに、この透光性オーバレイシートを載せ、透光性オーバレイシート側から、その文書データの全体を光学的に読み取り、電子化合成画像に変換するための画像情報読取手段と、この画像情報読取手段によって変換された電子化合成画像から、ドキュメント識別子と配信情報識別子を抽出し、抽出した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、ドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせの対応関係との一致、不一致を判別する配信情報判別手段と、この配信情報判別手段によって、抽出した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、ドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせの対応関係が一致していると判断された電子化合成画像を、予め特定された配信先に電子データとして送信する画像情報送信手段とを備えるので、請求項１に記載の電子化配信方法を容易に実施することができる。
【００５０】
請求項９に記載の画像形成配信装置では、電子化合成画像の送信先を示す配信情報識別子を投影させる投影機と、送信対象物を特定する情報であるドキュメント識別子を記した文書データに、投影機によって配信情報識別子を投影させた状態で、その文書データの全体を光学的に読み取り、電子化合成画像に変換するための画像情報読取手段と、この画像情報読取手段によって変換された電子化合成画像から、ドキュメント識別子と配信情報識別子とを抽出し、抽出した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、ドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせの対応関係を判別する配信情報判別手段と、この配信情報判別手段によって、抽出した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、ドキュメント識別子と配信情報識別子との組み合わせの対応関係が一致していると判断された電子化合成画像を、予め特定された配信先に電子データとして送信する画像情報送信手段とを備えているので、請求項２に記載の電子化配信方法を容易に実施することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の電子化配信方法の作業手順を概略的に示す図である。
【図２】本発明の第１の方法における作業手順の説明図である。
【図３】本発明の第２の方法における作業手順の説明図である。
【図４】本発明の第１の方法における作業手順の変形例を説明する説明図である。
【図５】本発明方法において文書を電子化した後、顧客に配信する作業手順を説明するためのフローチャートである。
【図６】本発明の画像形成配信装置の要部構成の一例を示す図である。
【図７】画像情報読取手段の外観例を示す図である。
【図８】本発明の画像形成配信装置の要部構成の他例を示す図である。
【符号の説明】
１，１Ａ・・・画像形成配信装置
２・・・サービスサーバ
１０・・・画像情報読取手段
１１・・・配信情報判別手段
１２・・・画像情報送信手段
Ｐ・・・文書
Ｐ１・・・ドキュメント識別子
Ｏ・・・透光性オーバレイシート
Ｏ１・・・配信情報識別子
Ｍ・・・投影機
Ｎ・・・通信ネットワーク
ＤＢ・・・配信基準情報データベース
Claims (9)
- 送信対象物を特定する情報であるドキュメント識別子を記した文書に、電子化合成画像の送信先を示す配信情報識別子を記した透光性オーバレイシートを載せた後、その全体を画像情報として読み取って電子化合成画像を生成し、
生成した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、上記ドキュメント識別子と上記配信情報識別子との組み合わせ対応関係との一致、不一致を判別し、
両者の対応関係が一致したものを、予め特定された送信先に送信することを特徴とする、文書データの電子化配信方法。 - 送信対象物を特定するためのドキュメント識別子を記した文書に、電子化合成画像の送信先を示す配信情報識別子を投影させた後、その全体を画像情報として読み取って電子化合成画像を生成し、
生成した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、上記ドキュメント識別子と上記配信情報識別子との組み合わせ対応関係との一致、不一致を判別し、
両者の対応関係が一致したものを、予め特定された送信先に送信することを特徴とする、文書データの電子化配信方法。 - 請求項１または２において、
上記配信情報識別子を、上記文書データに記された文字、図とは異なる色で記しておき、上記電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせ対応関係の一致、不一致を、予め準備された配信基準情報に従って判別した後、削除することを特徴とする、文書データの電子化配信方法。 - 請求項１〜３のいずれかにおいて、
上記配信基準情報に従って、両者の対応関係が一致したものを配信データファイルとしてまとめてから、予め特定された送信先に送信することを特徴とする、文書データの電子化配信方法。 - 請求項１〜４のいずれかにおいて、
上記電子化合成画像のドキュメント識別子と上記配信情報識別子との不一致が判別されたときには、同じドキュメント識別子あるいは同じ配信情報識別子のものを、エラーデータファイルとしてまとめて、エラーを通知するようにしている、文書データの電子化配信方法。 - 請求項１〜５のいずれかにおいて、
上記配信情報識別子には、配信先の通信アドレスが含まれている、文書データの電子化配信方法。 - 請求項１〜６のいずれかにおいて、
上記電子化合成画像は、特定の配信先に伝送されることなく暗号化した後、通信ネットワーク上に設置した特定のサービスサーバに伝送して保存するようにしている、文書データの電子化配信方法。 - 電子化合成画像の送信先を示す配信情報識別子を記した透光性オーバレイシートと、
送信対象物を特定する情報であるドキュメント識別子を記した文書データに、この透光性オーバレイシートを載せ、透光性オーバレイシート側から、その文書データの全体を光学的に読み取り、電子化合成画像に変換するための画像情報読取手段と、
この画像情報読取手段によって変換された電子化合成画像から、上記ドキュメント識別子と上記配信情報識別子を抽出し、抽出した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、上記ドキュメント識別子と上記配信情報識別子との組み合わせの対応関係との一致、不一致を判別する配信情報判別手段と、
この配信情報判別手段によって、抽出した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、上記ドキュメント識別子と上記配信情報識別子との組み合わせの対応関係が一致していると判断された電子化合成画像を、予め特定された配信先に電子データとして送信する画像情報送信手段とを備えた構成としている、画像形成配信装置。 - 電子化合成画像の送信先を示す配信情報識別子を投影させる投影機と、
送信対象物を特定する情報であるドキュメント識別子を記した文書データに、上記投影機によって配信情報識別子を投影させた状態で、その文書データの全体を光学的に読み取り、電子化合成画像に変換するための画像情報読取手段と、
この画像情報読取手段によって変換された電子化合成画像から、上記ドキュメント識別子と上記配信情報識別子とを抽出し、抽出した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、上記ドキュメント識別子と上記配信情報識別子との組み合わせの対応関係を判別する配信情報判別手段と、
この配信情報判別手段によって、抽出した電子化合成画像のドキュメント識別子と、配信情報識別子との組み合わせと、予め配信基準情報によって準備特定されている、上記ドキュメント識別子と上記配信情報識別子との組み合わせの対応関係が一致していると判断された電子化合成画像を、予め特定された配信先に電子データとして送信する画像情報送信手段とを備えた構成としている、画像形成配信装置。
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