JP3199208U - 個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット - Google Patents

Abstract

【課題】従業員や株主等の管理においてスムーズな運用が可能な個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットを提供する。【解決手段】個人番号及び特定個人情報の取扱い事務の確認書兼個人番号台帳２と、番号及び身元確認書類等２１と、を含んでいる確認書兼個人番号台帳２と、従業員の社員番号・所属・氏名記載欄と、提出年月日記載欄と、個別の従業員の社員番号、氏名、個人番号を記載する本人記載欄と、扶養親族等記載欄と、会社記入欄と、本人記載欄、扶養親族等記載欄の個人番号記載部分を個人番号台帳兼届出書自体から分離し、廃棄できるようにミシン目を設けた個人番号台帳兼届出書と、個人番号及び特定個人情報の取扱い事務の確認書と、それぞれ各書類が封入され従業員や株主等から会社に送られる個人番号取得用封筒２２と、会社において、個人番号取得用封筒２２から取り出した各書類を綴り込み保管するセット用専用バインダー３１とを有する。【選択図】図１

Description

本考案は、個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットに関し、詳しくは、会社等において従来から実施されている書類ベースの基に、個人番号及び特定個人情報の取得、保管、廃棄等の一連の業務を、情報漏洩を防止しつつ、一般的な従業員や株主等の管理においても一元管理化してスムーズに運用できる個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットに関するものである。

行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」という）の施行に伴い、平成２７年１０月から、住民票を有する全ての人に１２桁の個人番号（マイナンバー）が通知されることになる。

このため、今後においては年金・雇用保険・健康保険の手続、生活保護・児童手当その他社会保障の分野、確定申告などの税の分野等で、申請書等に個人番号の記載を求められることとなるが、税や社会保険の手続においては、実務上、事業主や証券会社、保険会社などが個人に代わって手続を行うこととされている場合もあることから、会社（企業）においても個人番号の提出を従業員や、株主、報酬料金等の受取者、不動産の賃貸人等（以下、「株主等」という）に求める必要性が生じる。
すなわち、会社（企業）側において個人番号の提出を求める必要性が生じるのは、その従業員、或いは、会社（企業）側から個人番号の提出を求められる当該会社の従業員以外の者（株主、報酬料金等の受取者や不動産の賃貸人等）（以下、「株主等」という））がこれに該当する。

番号法においては、個人番号の漏洩等の際に厳しい罰則規定を設けるなど、個人番号の取扱いについては非常に厳格な安全管理措置を求めているので、その取得から廃棄までのそれぞれのフェーズにおいて、番号法の求める様々な安全管理措置基準を満たした対策を講ずる必要性があり、単純に個人番号の記載された書類等のコピーを従業員や株主等から収集するだけでは漏洩等のリスクが格段に高まってしまうおそれがある。

また、会社においては、個々の従業員は勿論、実務上はその扶養親族等（国民年金第３号被保険者含む。以下同じ）の個人番号及び特定個人情報を利用しなければならないケースもあり、当該個人番号、特定個人情報を従業員及び扶養親族等から取得し、保管し、廃棄する一連の業務を番号法の求める安全管理措置を満たしつつ、個人番号等の漏えいなどが無いように遂行する必要がある。

一部の大企業であれば番号法の安全管理措置に対応したクラウドシステム等での個人番号等の収集等の運用・管理方法も考えられるものの企業の大部分を占める中小企業においては、そのようなシステムを導入することは容易ではない。

特許文献１には、個人情報の漏洩防止を目的とし、網点による印刷が施された窓を有する封筒と、その封筒に収容された用紙とで構成され、用紙は、封筒の窓Ｗに対応する範囲に網点による印刷が施されており、封筒の窓の網点と用紙の網点とが重なり合うことにより配送用の宛名を表示するとともに、封筒から用紙を取り出すことで宛名を読み取り難くし、廃棄の際にシュレッダー、パンチ、塗りつぶし等の手間を掛けることなく、宛名などの個人情報の漏洩を防止するように構成した個人情報保護用の封筒セットが提案されている。

しかし、特許文献１により開示された個人情報保護用の封筒セットを含め、書類ベースの構成を前提とし、かつ、番号法で定める安全管理措置の内容を満たしつつ個人番号及び特定個人情報の取得、保管、廃棄等からなる一連の業務を円滑に遂行し得るような考案は従来存在しないのが現状である。

特開２０１３−１３３１４６号公報

本考案が解決しようとする問題点は、会社（企業）が従業員や株主等の個人番号及び特定個人情報を利用するにあたり、当該個人番号及び特定個人情報を従業員や株主等から取得し、保管し、廃棄する一連の業務、さらには、会社の従業員に関する通常の年末調整事務の手続を遂行するに当たり、クラウドシステム等を採用することなく、従来から実施されている書類ベースの構成の基に、個人番号及び特定個人情報の取得、保管、廃棄のそれぞれのフェーズにおいて、番号法の求める安全管理措置の内容を満たしつつ、一般的な従業員や株主等の管理においても、これらを含め一元管理化してスムーズな運用ができる個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットが従来存在しない点である。

本考案は、会社の従業員や株主等対応構成で、従業員や株主等の個人番号、特定個人情報の取得、保管、廃棄等からなる一連の業務に使用する個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットであって、前記従業員が個人番号を記入する個人番号記載欄を分離、廃棄可能とした個人番号台帳兼届出書及び個人番号及び特定個人情報の取扱いに関する確認書並びに給与所得者の扶養控除等（異動）申告書兼個人番号届出書と、前記株主等が、個人番号を記入する個人番号記載欄を分離、廃棄可能とした個人番号及び特定個人情報の取扱い事務の確認書兼個人番号台帳（以下、「確認書兼個人番号台帳」という）と、前記従業員や株主等が添付する個人番号カード等の番号及び身元確認書類（コピー）、運転免許証等の身元確認書類（コピー含む）と、前記各書類が封入され前記従業員や株主等から前記会社に送られる個人番号取得用封筒と、前記会社において、前記個人番号取得用封筒から取り出した前記各書類が封入される保管用封筒と、これらを綴り込み保管するセット用専用バインダーと、を有することを最も主要な特徴とする。

請求項１記載の考案によれば、会社の株主等に関して、会社における株主等の個人番号及び特定個人情報の取得、保管、廃棄のそれぞれのフェーズにおいて、確認書兼個人番号台帳を使用した書類ベースの構成の基に番号法が求める安全管理措置の内容を満たしつつ、一般的な株主等の管理においても、これらを含め一元管理化してスムーズな運用ができ、個人番号の管理も十分に行うことができる個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットを実現し提供することができる。

請求項２記載の考案によれば、表面左欄に、株主等の名前、住所及び電話番号記載欄を設け、表面右欄にミシン目の位置で分離廃棄可能な前記株主等の個人番号（法人番号）記載欄、本人確認書類貼付欄を設けた個人番号及び特定個人情報の取扱い事務の確認書兼個人番号台帳と、前記株主等が前記本人確認書類貼付欄に貼付する本人確認書類と、前記各書類が封入され前記株主等から前記会社に送られる個人番号取得用封筒と、前記会社において、前記個人番号取得用封筒から取り出した前記各書類を綴り込み保管するセット用専用バインダーと、を有する書類ベースの構成の基に、請求項１記載の考案と同様、会社における株主等の個人番号及び特定個人情報の当該株主等からの取得、セット用専用バインダーを使用した保管、個人番号等の廃棄処理のそれぞれのフェーズにおいて、番号法で定める安全管理措置の内容を満たししつつ、一般的な株主等の管理においても、これらを含め一元管理化してスムーズな運用ができ、個人番号の管理も十分に行うことができる個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットを実現し提供することができる。

請求項３記載の考案によれば、表面左欄に、会社の株主等、不動産の賃貸人等の個人分類チェック欄と、整理番号記載欄と、個人の名前、住所及び電話番号記載欄と、個人が個人番号及び特定個人情報の取扱いについて確認し署名する署名欄と、個人番号カードのコピー等の本人及び番号確認書類等チェック欄と、運転免許証のコピー等の身元確認書類等チェック欄と、会社の担当者が個人番号の取得日、廃棄日等を記載する会社記載欄とを設け、表面右欄に、ミシン目の位置で分離廃棄可能な前記株主等の個人番号（法人番号）記載欄、本人確認書類貼付欄を設けた確認書兼個人番号台帳と、前記株主等が前記本人確認書類貼付欄に貼付する本人及び番号確認書類等並びに身元確認書類等と、前記各書類が封入され前記株主等から前記会社に送られる個人番号取得用封筒と、前記会社において、前記個人番号取得用封筒から取り出した前記各書類を綴り込み保管するセット用専用バインダーと、を有する書類ベースの構成の基に、請求項２記載の考案と同様、会社における株主等の個人番号及び特定個人情報の当該株主等からの取得、本人及び番号確認書類等及び本人確認書類等のチェック処理、セット用専用バインダーを使用した保管、個人番号等の廃棄処理のそれぞれのフェーズにおいて、番号法が求める安全管理措置の内容を満たしつつ、一般的な株主等の管理においても、これらを含め一元管理化してスムーズな運用ができ、個人番号の管理も十分に行うことができる個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットを実現し提供することができる。

請求項４記載の考案によれば、会社の従業員対応構成で、個々の従業員の個人番号、特定個人情報の取得、保管、廃棄等からなる一連の業務に使用する個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットであって、従業員個人別世帯別とし、ノーカーボン紙による複数枚複写等の複数枚複写構成とし、従業員の個人情報及び個人番号を記載する本人記載欄、当該従業員の扶養親族等の個人情報及び個人番号を記載する扶養親族等記載欄を設け、各個人番号記載部分を分離可能とした個人番号台帳兼届出書と、前記従業員が提出する本人及び番号又は身元確認書類等と、前記従業員が提出するノーカーボン紙による複数枚複写等の複数枚複写構成とし、裏面に個人番号取扱事務一覧を付した個人番号及び特定個人情報の取扱い事務の確認書と、前記各書類が封入され前記従業員から前記会社に送られる個人番号取得用封筒と、前記会社にて従業員の個人番号、個人情報の管理に用いる表を付した個人番号台帳保管パックと、前記個人番号取得用封筒から取り出した前記各書類を封入する個人番号台帳保管パックを綴り込み保管するセット用専用バインダーと、を有する書類ベースで、従業員に関して、従業員及びその扶養親族等の各個人番号及び特定個人情報の取得、保管、廃棄までの一連の運用において、番号法の求める安全管理措置を満たし、かつ、従来の一般的な従業員管理にも配慮しつつ一元管理化してスムーズな管理、運用ができ、個人番号及び特定個人情報の管理も十分に行うことができる個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットを実現し提供することができる。

請求項５記載の考案によれば、従業員個人別世帯別とし、例えばノーカーボン紙による複数枚複写等の複数枚複写構成とした従業員の個人情報及び個人番号を記載する本人記載欄、従業員の扶養親族等の個人情報及び個人番号を記載する扶養親族等記載欄を設け、各個人番号記載部分をミシン目を境として分離可能とした個人番号台帳兼届出書と、前記従業員等が提出する本人及び番号確認書類等及び身元確認書類等と、前記従業員等が提出するノーカーボン紙による複数枚複写等の複数枚複写構成とし、裏面に個人番号取扱事務一覧を付した個人番号等の取扱い事務に関する確認署名欄を設けた個人番号及び特定個人情報の取扱い事務の確認書と、前記各書類が封入され前記従業員から前記会社に送られる個人番号取得用封筒と、前記会社にて従業員の個人番号の取得、廃棄等の履歴管理に用いる個人番号台帳保管パックと、前記各書類が封入された個人番号台帳保管パックを綴り込み保管するセット用専用バインダーと、を有する書類ベースで、従業員に関して、従業員及びその扶養親族等の各個人番号及び特定個人情報の取得、保管、廃棄までの一連の運用において、番号法の求める安全管理措置を満たし、かつ、従来の一般的な従業員等管理にも配慮しつつ一元管理化したスムーズな管理、運用ができ、個人番号及び特定個人情報の管理も十分に行うことができる個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットを実現し提供することができる。

請求項６記載の考案によれば、従業員個人別世帯別とし、ノーカーボン紙による複数枚複写等の複数枚複写構成とし、従業員の所属・氏名記載欄と、提出年月日記載欄と、個別の従業員の社員番号、氏名、個人番号を記載する本人記載欄と、従業員についての扶養親族等に関する続柄、氏名、個人番号を記載可能とした表形式の扶養親族等記載欄と、従業員等の個人番号等の取得年月日、本人確認書類チェック欄、責任者・担当者名記載欄を具備する会社記載欄とを設け、前記各個人番号記載部分をミシン目を境として分離可能とした個人番号台帳兼届出書と、前記従業員が提出する本人及び番号確認書類等又は身元確認書類等と、前記従業員が提出するノーカーボン紙による複数枚複写等の複数枚複写構成とし、裏面に個人番号カードのコピー等の番号及び身元確認書類等のチェック欄、身元確認書類等のチェック欄を設けた本人確認書類注意書を付した個人番号及び特定個人情報の取扱い事務に関する確認署名欄を設けた個人番号及び特定個人情報の取扱い事務の確認書と、前記各書類が封入され前記従業員から前記会社に送られる個人番号取得用封筒と、前記会社にて従業員の個人番号の取得、廃棄等の履歴管理に用いる表を付した個人番号台帳保管パックと、前記会社において、前記個人番号取得用封筒から取り出した前記各書類を封入する個人番号台帳保管パックを綴り込み保管するセット用専用バインダーと、を有する書類ベースで、従業員等に関して、従業員及びその扶養親族等の各個人番号及び特定個人情報の取得、番号確認書類等及び身元確認書類等のチェック処理、保管用封筒及びセット用専用バインダーを使用した保管、個人番号等の廃棄処理のそれぞれのフェーズにおいて、番号法の求める安全管理措置を満たし、かつ、従来の一般的な労務管理にも配慮しつつ一元管理化したスムーズな運用ができ、個人番号の管理も十分に行うことができる個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットを実現し提供することができる。

請求項７、８記載の考案によれば、書類ベースで、従業員等に関して、従業員、その配偶者及びその扶養親族等の各個人番号及び特定個人情報の取得、番号確認書類等及び身元確認書類等のチェック処理、保管用封筒及びセット用専用バインダーを使用した保管、不要となった個人番号等の廃棄処理のそれぞれのフェーズにおいて、番号法の求める安全管理措置を満たし、かつ、従来の一般的な労務管理にも配慮しつつ一元管理化したスムーズな運用ができ、個人番号の管理も十分に行うことができ、さらに、給与所得者の扶養控除等（異動）申告書兼個人番号届出書を、所得税法に根拠を有する給与所得者の扶養控除等（異動）申告書と、個人番号の届出書を兼ねる仕様としているため、２つの業務を同時に処理することが可能で、業務の効率化にも非常に有効な個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットを実現し提供することができる。

請求項９記載の考案によれば、給与所得者の扶養控除等（異動）申告書兼個人番号届出書を内部に封入した前記個人番号取得用封筒の取り扱い時における前記世帯主の氏名記載欄、住所記載欄以外の個人番号等の各記載事項に関する第三者への情報漏洩を無くすことができる個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットを実現し提供することができる。

図１は本考案の実施例１に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットを使用した会社と株主等との間における個人番号及び特定個人情報関連書類の取扱い処理の流れを示す説明図である。 図２は本実施例１に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットにおける個人番号及び特定個人情報の取扱い事務の確認書兼個人番号台帳の表面を示す平面図である。 図３は本実施例１に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットにおける個人番号及び特定個人情報の取扱い事務の確認書兼個人番号台帳の裏面を示す平面図である。 図４は本実施例１及び２に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットにおける個人番号取得用封筒の表面を示す平面図である。 図５は本実施例１及び２に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットにおける個人番号取得用封筒の裏面を示す平面図である。 図６は本考案の実施例２に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットを使用した会社と従業員との間における個人番号及び特定個人情報関連書類の取扱い処理の流れを示す説明図である。 図７は本実施例２に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットにおける個人番号台帳兼届出書（保管用原本）を示す平面図である。 図８は本実施例２に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットにおける上記個人番号台帳兼届出書（保管用原本）と２枚綴りとされる個人番号台帳兼届出書（控え）を示す平面図である。 図９は本実施例２に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットにおける番号及び上記個人番号台帳兼届出書（控え）の裏面である本人確認書類注意書を示す平面図である。 図１０は本実施例２に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットにおける個人番号及び特定個人情報の取扱い事務の確認書を示す平面図である。 図１１は本実施例２に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットにおける上記個人番号及び特定個人情報の取扱い事務の確認書（控え）の裏面である個人番号取扱事務一覧を示す表である。 図１２は本実施例２に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットにおける個人番号台帳保管パックの表面を示す平面図である。 図１３は本考案の実施例３に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットを使用した会社と従業員との間における給与所得者の扶養控除等（異動）申告書兼個人番号届出書の取扱い処理の流れを示す説明図である。 図１４は本実施例３に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットにおける給与所得者の扶養控除等（異動）申告書兼個人番号届出書の表面を示す図である。 図１５は本実施例３に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットにおける給与所得者の扶養控除等（異動）申告書兼個人番号届出書の裏面を示す図である。 図１６は本実施例３に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットにおける個人番号取得用封筒の表面を示す図である。 図１７は比較例としての従来の給与所得者の扶養控除等（異動）申告書の表面を示す図である。

本考案は、従来から実施されている書類ベースの構成の基に、個人番号及び特定個人情報の取得、保管、廃棄のそれぞれのフェーズにおいて、番号法の求める安全管理措置を満たし、かつ、従来の一般的な従業員・株主管理にも配慮しつつ一元管理化した従業員や株主等の管理において、スムーズな運用が可能な個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットを提供するという目的を、会社の従業員や株主等対応構成で、従業員や株主等の個人番号、特定個人情報の取得、保管、廃棄等からなる一連の業務に使用する個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットであって、表面左欄に、前記従業員や株主等の名前、住所及び電話番号記載欄を設け、表面右欄にミシン目の位置で分離廃棄可能な前記従業員や株主等の個人番号（法人番号）記載欄（株主対応構成においては、本人確認書類貼付欄を設けた）を設けた個人番号台帳兼届出書並びに個人番号及び特定個人情報の取扱い事務の確認書兼個人番号台帳と、前記従業員が提出する個人番号及び特定個人情報の取扱い事務の確認書と、前記従業員や株主等が添付または前記本人確認書類貼付欄に貼付する本人及び番号確認書類等、身元確認書類等と、前記各書類が封入され前記従業員や株主等から前記会社に送られる個人番号取得用封筒と、前記会社において、前記個人番号取得用封筒から取り出した前記各書類を封入する保管用封筒並びにそれらを綴り込み保管するセット用専用バインダーと、を有する構成により実現した。

以下、本考案の実施例に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットについて添付図面を参照して詳細に説明する。
以下、本実施例において、本人確認とは個人番号の提供を受ける際に、提供を受けた個人番号が正しいことを確認する「番号確認」と、確かにその番号の持ち主であることを確認する「身元確認」をいうが、番号確認をするための書類としては個人番号カード、個人番号通知カード、個人番号が記載された住民票の写し、個人番号が記載された住民票記載事項証明書等のことをいう。
また、本実施例において、身元確認書類としては、写真付きの身元書類として、運転免許証、運転経歴証明書、パスポート、身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育手帳、在留カード又は特別永住者証明書があり、更に写真無しの身元確認書類として、各種健康保険被保険者証、住民票の写し又は住民票記載事項証明書、年金手帳、後期高齢者医療又は介護保険の被保険者証、国家公務員共済組合又は地方公務員共済組合の組合証、私立学校教職員共済制度の加入者証、児童扶養手当証書又は特別児童扶養手当証書等のことをいう。

（実施例１）
本考案の実施例１に係る株主等対応構成の個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット１について、図１乃至図５を参照して詳細に説明する。

本実施例１に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット１は、図１、図２、図３に示すように、例えばＡ４サイズで個人番号及び特定個人情報の取扱い事務の確認書兼個人番号台帳（以下「確認書兼個人番号台帳」という）２と、図１に示すように例えば個人番号カード等の本人及び番号確認書類等のコピーや、運転免許証等の身元確認書類等のコピー、本人確認書類等２１と、図１及び図４、図５に示す個人番号取得用封筒２２と、前記各種書類を綴り込み保管するための図１に示すＡ４サイズ対応のセット用専用バインダー３１と、を含んで構成している。

前記確認書兼個人番号台帳２は、図２に示すように、その表面左欄（左半分）に設けた不動産の賃貸人等、株主、報酬料金等の受取者というような個人を分類するための個人分類チェック欄３と、整理番号記載欄４と、株主等の名前（法人名）、住所及び電話番号記載欄５と、株主等が個人番号及び特定個人情報の取扱いについて、確認し署名する署名欄６と、個人番号カードのコピー、個人番号カード以外の公的書類（個人番号通知カード、個人番号表記の住民票記載事項証明書、個人番号表記の住民票写し等）のような番号及び本人確認書類の種別をチェックするための番号及び身元確認書類チェック欄７と、上記の他運転免許証、健康保険証、パスポート等のような本人確認書類等２１の種別をチェックするための本人確認書類チェック欄８と、備考事項を記載するため備考記載欄９と、会社の担当者が個人番号の取得日、廃棄日等を記載する会社記載欄１０と、を設けている。

前記確認書兼個人番号台帳２は、更にその表面右欄（右半分）の上部に設けた個人番号（法人番号）記載欄１１と、その下部に設けた個人番号カードのコピー等を貼付する本人確認書類貼付欄１２と、を備えている。

そして、前記確認書兼個人番号台帳２の左右方向中央部には、左欄と、右欄とを分離可能なようにミシン目１３を上下方向に設けている。

一方、前記確認書兼個人番号台帳２の裏面には、図３に示すように、本人確認書類等２１等を貼付するための本人確認書類貼付欄１４と、個人番号及び特定個人情報の取扱い事項詳細記載欄１５と、会社名等記載欄１６と、を設けている。

前記確認書兼個人番号台帳２は、Ａ４サイズ対応の形態で、かつ、その用紙としては例えば厚手のクリーム色等の上質紙を使用し、株主等に送ることを考慮し高級感があり、長期保存に耐え得る仕様としている。

次に、前記個人番号取得用封筒２２について、図４、図５を参照して説明する。

前記個人番号取得用封筒２２は、Ａ４サイズ対応の公知の形態で、かつ、その用紙としては例えば灰色等の上質紙を使用し、個人番号及び特定個人情報を記載することを考慮し内容が透けないような仕様としている。

前記個人番号取得用封筒２２は、その表面に郵便番号記載欄２３を設け、また、重要書類在中の文字２３ａを朱書した構成としている。

また、前記個人番号取得用封筒２２の裏面には、記載漏れ、個人番号の確認、封入書類の確認等のための記載事項確認チェック欄２４、所在地、会社名、担当者、所属、電話番号等を記載する受取人記載欄２５、住所、氏名、電話番号等を記載する差出人記載欄２６を設けている。

更に、前記個人番号取得用封筒２２の裏面には、担当者以外開封厳禁の朱書文字２２ａ、注意事項２２ｂ等を付している

次に、本実施例１に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット１を使用した会社と株主等との間における個人番号及び特定個人情報関連書類の取扱い処理の流れを主に図１を参照して説明する。

会社（企業）の個人番号の取扱い事務の担当者は、前記確認書兼個人番号台帳２の裏面に設けた会社名等記載欄１６に会社名、連絡先、責任者等記載した後、この確認書兼個人番号台帳２を前記個人番号取得用封筒２２内に入れ、封をした後、この個人番号取得用封筒２２を例えば別途に用意した送信用封筒に入れて郵便により又は宅配便等により該当する株主等の差出人宛てに送る。

前記個人番号取得用封筒２２を受け取った株主等の差出人は、個人番号取得用封筒２２から前記確認書兼個人番号台帳２を取り出す。

そして、前記確認書兼個人番号台帳２の各欄に所要事項を記載する。

すなわち、個人分類チェック欄３のいずれかにチェックを入れ、株主等の名前、住所及び電話番号記載欄５に所要事項を記載し、署名欄６に署名し捺印する。

また、前記番号及び身元確認書類チェック欄７及び本人確認書類チェック欄８を参考に必要書類をチェックし、必要が有れば備考記載欄９に備考事項を記入する。

更に、前記確認書兼個人番号台帳２の右欄に設けてある個人番号（法人番号）記載欄１１に自己の個人番号（法人番号）を記入し、本人確認書類貼付欄１２に個人番号カード等のコピーを貼付するとともに、裏面の本人確認書類貼付欄１４には個人番号カード以外を貼付した場合の本人確認書類等２１等を貼付する。

次に、株主等の差出人は、前記個人番号取得用封筒２２の郵便番号記載欄２３に郵便番号を記入し、その裏面の差出人記載欄２６に住所、氏名、電話番号等を記載する。

この後、株主等の差出人は、前記確認書兼個人番号台帳２を前記個人番号取得用封筒２２内に入れ、封をした後、本人限定受取郵便等にて会社宛に郵送等をする。

会社（企業）の取扱い事務の担当者は、株主等の差出人から郵送等されてきた前記個人番号取得用封筒２２を開封し、前記確認書兼個人番号台帳２を取り出し、記載事項の確認、番号及び身元確認書類等２１等の確認を行った後、前記確認書兼個人番号台帳２をセット用専用バインダー３１に綴り込み管理する。

以上説明した本実施例１に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット１によれば、以下の効果を奏する。

すなわち、本実施例１に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット１によれば株主等に関して、個人番号の取得から廃棄までの一連の運用において、番号法の求める安全管理措置を満たし、かつ、従来の一般的な株主の管理にも配慮した書類ベースの一元的な管理、運用が可能となる。

更に詳述すると、前記確認書兼個人番号台帳２は、株主等の差出人の個人番号、本人確認書類等２１を、番号法の求める安全管理措置に十分配慮したうえで安全に取得、保管し、廃棄することが可能となる。

株主等の個人番号については、「番号確認」及び「身元確認」ができる本人確認書類等２１が必要であるが、確認書兼個人番号台帳２の表面下部に書類チェック欄７、本人確認書類チェック欄８が説明付きで設けられているので、株主等の個人番号を取得するうえで必要な書類を明確に把握することができる。

また、本人確認書類チェック欄８を見ることで、必要書類の添付忘れを素早く見出し対策をとることが可能となる。

本実施例１に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット１における前記確認書兼個人番号台帳２は、個人番号及び特定個人情報の取扱い事務について、株主等へ番号法の求める個人番号の利用目的通知義務を果たす効果と同時に、その確認について株主等本人の署名を取得する形式を採ることで、利用目的の通知義務を果たした証拠書類としての機能も有するという効果も奏する。

更に本人確認書類等２１等の添付書類を直接確認書兼個人番号台帳２に貼り付けるので、個人番号及び特定個人情報と一緒に保管することができる

また、確認書兼個人番号台帳２では個人別管理台帳の形式を採用し、整理番号記載欄４を設けることで、例えば株主番号等に基づく一元的な管理、検索も容易となる。

前記確認書兼個人番号台帳２には、ミシン目１３を設け、用紙の右欄にのみ株主等の個人番号が記載されているので、株主等が株主等でなくなった場合のように個人番号が不要になった状態では、セット用専用バインダー３１にファイリングしたままミシン目１３の箇所で右側を切り取り、シュレッダー等で廃棄することで、前記確認書兼個人番号台帳２をセット用専用バインダー３１から取り出すことなく個人番号を抹消することもできる。

このようにすることで、特定の個人が株主等でなくなった場合等においても、それ以外の株主等の個人情報はそのまま保存しておくことが可能となる。

（実施例２）
本考案の実施例２に係る会社の従業員対応構成の個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット１Ａについて、図６乃至図１２を参照して詳細に説明する。

本実施例２に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット１Ａは、図６、図７、図８に示すように従業員個人別世帯別とし、例えばノーカーボン紙による複数枚複写、例えば２枚複写等の複数枚複写構成とした個人番号台帳兼届出書４０と、図９に示すように前記個人番号台帳兼届出書４０の裏面に形成され、前記個人番号台帳兼届出書４０と一緒に従業員から会社に提出される本人確認書類注意書４１と、図６、図１０に示すように例えばノーカーボン紙による２枚複写等の複数枚複写構成とした個人番号及び特定個人情報の取扱い事務の確認書（以下「確認書」という）５１と、図６、図１１に示すように個人番号取扱事務一覧の表６１と、図６、図１２に示すように個人番号台帳保管パック７１と、図６に示すように実施例１の場合と同様の本人確認書類等２１Ａと、実施例１の場合と同様に構成した個人番号取得用封筒２２と、図６に示すように実施例１の場合と同様に構成したセット用専用バインダー３１Ａと、を含んで構成している。
前記個人番号台帳兼届出書４０については、図７に保管用原本を、図８に２枚複写仕様の控えを示している。

前記個人番号台帳兼届出書４０には、図７に示すように、従業員の所属・氏名記載欄４２と、提出年月日記載欄４３と、個別の従業員の社員番号、氏名、個人番号を記載する本人記載欄４４と、従業員について例えば９人分の扶養親族等に関する続柄、氏名、個人番号を記載可能とした表形式で例えば９人分の扶養親族等記載欄４５と、従業員等の個人番号等の取得年月日、本人確認書類等チェック欄、特定個人情報管理責任者・担当者名記載欄を具備する会社記載欄４６と、を含んでいる。

そして、前記本人記載欄４４、扶養親族等記載欄４５の各個人番号記載部分を個人番号台帳兼届出書４０自体から分離し、廃棄できるようにミシン目１３を設けている。

前記本人確認書類注意書４１には、図９に示すように、番号確認、身元確認の注意事項、個人番号カードのコピーを添付する場合や、個人番号カード以外の公的書類を添付する場合の注意事項、扶養親族等の個人番号記入の注意事項等が記載されている。

また、前記本人確認書類注意書４１には、図９に示すように、本人確認書類のチェック欄４７、番号確認書類のチェック欄４８、本人確認書類等２１Ａの身元確認書類のチェック欄４９を設けている。前記本人確認書類注意書４１として必要な本人確認書類が何なのかを確認するために使用するものである。

前記確認書５１は、図１０に示すように、提出先記載欄５２、番号法に基づいた取扱い事務の確認事項詳細記載欄５３、本人の確認署名欄５４、国民年金第３号被保険者の確認署名欄５５等を注意事項を付して設けている。

前記個人番号取扱事務一覧の表６１は、図１１に示すように、雇用保険、健康保険、厚生年金保険、労災保険、所得税、住民税等に関する個人番号の取扱事務種別として各種取扱事務種別欄６２を一覧表記し、更に、国民年金第３号被保険者等に関する取扱種別欄６３を設けている。

前記個人番号台帳保管パック７１は、封筒形態に形成され、図１２に示すように、前記個人番号台帳兼届出書４０を封入した際に、従業員に関する社員番号・所属・氏名欄が見えるように位置を指定した切り込み窓７２を設けるとともに、その表面に例えば１５行に行分けした台帳記載欄７３を設けて表７１ａを付している。

前記台帳記載欄７３の各行は、従業員に関して、個人番号等の取扱年月日欄、取扱者欄、種別（取得、追加、廃棄、その他）欄、取得・追加・廃棄等の履歴記載欄、備考欄に区分けされ、更にその下部に注意事項を付している。

次に、本実施例２に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット１Ａを使用した会社と従業員との間における個人番号及び特定個人情報関連書類の取扱い処理の流れを主に図６を参照して説明する。

会社（企業）の取扱い事務の担当者は、前記個人番号台帳兼届出書４０、個人番号台帳兼届出書４０（控え）の裏面である本人確認書類注意書４１、前記確認書５１を前記個人番号取得用封筒２２内に入れ、封をした後、この個人番号取得用封筒２２を例えば別途に用意した送信用封筒に入れて手渡し又は郵便・宅配便等により該当する従業員宛てに送る。

前記個人番号取得用封筒２２を受け取った当該従業員は、この個人番号取得用封筒２２から前記各書類を取り出す。

そして、前記個人番号台帳兼届出書４０の所属・氏名記載欄４２に自己の所属、氏名及び社員番号を記入し、提出年月日記載欄４３に提出年月日を記入し、本人記載欄４４に従業員自身の社員番号、氏名、個人番号を記入し、扶養親族等記載欄４５に自己の扶養親族等人数分の続柄、氏名、個人番号を各々記入する。

また、当該従業員は、前記本人確認書類注意書４１における本人確認書類のチェック欄４７、番号確認書類のチェック欄４８、本人確認書類等２１Ａの身元確認書類のチェック欄４９に各々該当事項について確認し、必要書類をチェックする。

更に、当該従業員は、前記確認書５１の提出先記載欄５２に会社名等を記入し、確認事項詳細記載欄５３及び各種取り扱い事務種別欄６２を確認したうえで、本人の確認署名欄５４に必要事項を記入し、該当者が存在する場合には、確認事項詳細記載欄５３及び取扱種別欄６３を確認したうえで、国民年金第３号被保険者の確認署名欄５５に必要事項を記入する。

そして、前記個人番号台帳兼届出書４０、前記個人番号及び特定個人情報の取り扱い事務の確認書５１、本人確認書類等２１Ａを前記個人番号取得用封筒２２内に入れ、封をした後、直接会社に持参するか、本人限定郵便等にて会社宛に郵送する。

会社（企業）の取扱い事務の担当者は、従業員から持参又は郵送されてきた前記個人番号取得用封筒２２を開封し、裏面が本人確認書類注意書４１である前記個人番号台帳兼届出書４０、前記確認書５１、本人確認書類等２１Ａを取り出す。

そして、担当者は、前記各書類の記載事項の確認、本人確認書類等２１Ａ等の確認を行った後、前記個人番号台帳兼届出書４０の会社記入欄４６に、従業員等の個人番号等の取得年月日の記入、本人確認書類等チェック欄のチェック、責任者・担当者名記載欄への記入（又は押印）を行う。

更に、担当者は、図１２に示す前記個人番号台帳保管パック７１の表７１ａに設けた台帳記載欄７３における個人番号等の取得年月日欄、取扱者欄、種別（取得、追加、廃棄、その他）欄、取得・追加・廃棄等の履歴記載欄、備考欄に対して各々必要事項の記入を行う。

そして、担当者は、各従業員毎に前記個人番号台帳兼届出書４０、前記確認書５１、本人確認書類等２１Ａを個人番号台帳保管パック７１に封入し前記セット用専用バインダー３１Ａに綴り込み管理する。

以上説明した本実施例２に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット１Ａによれば以下の効果を奏する。

すなわち、本実施例２に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット１Ａによれば、従業員に関して、従業員及びその扶養親族等の各個人番号の取得、保管、廃棄までの一連の運用において、番号法の求める安全管理措置を満たし、かつ、従来の一般的な従業員等の管理にも配慮した前記個人番号台帳兼届出書４０、前記確認書５１、本人確認書類等２１Ａ、前記個人番号取得用封筒２２、前記個人番号台帳保管パック７１を用いて従業員等に関する書類ベースの管理、運用が可能となる。尚、従業員等とは、従業員、国民年金第３号被保険者等を意味する。

また、本実施例２によれば、従業員本人のみならず、その扶養親族等の個人番号まで含めた世帯単位での取得、管理を実現するように構成しているので、会社の人事・労務管理部門でのその後の運用に非常に便利であり有効に活用することができる。

更に、本実施例２によれば、前記個人番号台帳兼届出書４０、確認書５１を、例えばノーカーボン紙による２枚複写等の複数枚複写構成としているので、図８に示す控え、図示しないが確認書５１の控え等を同時に作成でき、社会保険労務士等への個人番号利用事務における委託等の際の通知にも有効に活用可能である。

また、従業員が退社した場合等のように個人番号が不要になった際には、個人番号台帳兼届出書４０をそのままシュレッダー等で廃棄することができる他、扶養親族が何らかの理由で扶養親族から外れた場合などには、個人番号部分をミシン目１３の箇所で切り取り、当該扶養親族のみをシュレッダー等で廃棄することもできる。

さらに、何らかの理由で扶養親族から外れた扶養親族を再度扶養親族とする場合には、扶養親族等記載欄４５に空欄が有る限りは、個人番号台帳兼届出書４０をそのまま再利用し前記個人番号取得用封筒２２を用い再取得することもできる。

更にまた、前記個人番号台帳保管パック７１、個人番号台帳兼届出書４０、確認書５１を使用して、個々の従業員等に関する個人番号の取得、保管、廃棄までの履歴を一元的に視認し、番号法の求める個人番号利用履歴の管理業務に活用することができる。

（実施例３）
本考案の実施例３に係る従業員対応構成の個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット１Ｂについて、図１３乃至図１６を参照して詳細に説明する。

尚、本実施例３に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット１Ｂにおいて、既述した実施例２に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット１Ａの場合と同一の要素には、同一の符号を付し、その詳細説明は省略する。

本実施例３に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット１Ｂにおいて、以下に述べる給与所得者の扶養控除等（異動）申告書兼個人番号届出書（以下、「申告書兼届出書」という）８１とは、従来から企業の給与支払い事務手続として存在する年末調整事務の際に必要となる、給与の支払を受ける人（給与所得者）が、その給与について配偶者控除や扶養控除、障害者控除などの控除を受けるために行う手続について作成する「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書（以下、「扶養控除申告書」という）」に、平成２８年度用改正様式から個人番号欄が新設され、従業員個人及びその扶養親族についての個人番号の記載項目が存在することに着目し、この扶養控除申告書と個人番号の届出書を一体化し、例えばノーカーボン紙による２枚複写等の複数枚複写構成としたものである。

本実施例３に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット１Ｂは、図１３乃至図１５に示すように前記申告書兼届出書８１と、図１３に示すように、既述した場合と同様な例えば個人番号カード等の本人及び番号確認書類等のコピーや、運転免許証等の身元確認書類等（コピーの本人確認書類）２１Ａと、図１３に示すように実施例２の場合と同様に構成した個人番号台帳保管パック７１と、図１３、図１６に示すように個人番号取得用封筒８２と、図１３に示すように実施例２の場合と同様に構成したセット用専用バインダー３１Ａと、を含んで構成している。

なお、図１７は比較例としての従来の給与所得者の扶養控除等（異動）申告書１５１の表面を示すものである。

前記申告書兼届出書８１は、ノーカーボン紙による２枚複写等の複数枚複写構成とするとともに、図１４に拡大して示すように、その表面上部に、所得税法に根拠を有する給与所得者の扶養控除等（異動）申告書と、個人番号の届出書とを兼ねる旨のタイトル部８３と、対象年度記載欄８４と、を設けている。

前記申告書兼届出書８１は、図１４に拡大して示すように、その表面上部から下部に順に申告・届出基本事項記載部９１、配偶者・扶養親族記載部９２、その他の扶養親族記載部９３、住民税関連事項記載部９４を各々横長の形態で上部から下部に順に設けている。

前記申告・届出基本事項記載部９１は、税務署名等の提出先記載部１０１と、給与の支払者の名称記載欄１０２ａ、給与の支払者の住所記載欄１０２ｂ、及び、既述した場合と同様、分離し、廃棄できるようにミシン目１３付きとした給与の支払者の法人（個人）番号記載欄１０２ｃを設けた給与の支払者記載部１０２と、世帯主の氏名記載欄１０３ａ、世帯主の住所記載欄１０３ｂ、及び、切り取り可能なようにミシン目１３付きとした世帯主の個人番号記載欄１０３ｃを設けた世帯主記載部１０３と、世帯主用の押印欄１０４と、配偶者有無記載欄１０５とを横配列で設けている。

また、前記申告・届出基本事項記載部９１の右横には、従たる給与についての扶養控除等申告書の提出有無記載欄１０６と、給与の支払者の押印欄１０７と、を設けている。

前記配偶者・扶養親族記載部９２は、上から下に順に控除対象配偶者記載部１１１、例えば５人分の控除対象扶養親族記載部（１６歳以上）１１２、障害者等記載部１１３の３つに区分されている。

前記控除対象配偶者記載部１１１は、氏名記載欄１１１ａ、ミシン目１３付きとした個人番号記載欄１１１ｂ、生年月日記載欄１１１ｃ、老人控除対象者等記載欄１１１ｄ、住所又は居所記載欄１１１ｅ、本年中の所得見積額記載欄１１１ｆ、異動月日等記載欄１１１ｇを設けている。

前記控除対象扶養親族記載部１１２は、氏名記載欄１１２ａ、ミシン目１３付きとした個人番号記載欄１１２ｂ、生年月日記載欄１１２ｃ、老人控除対象者等記載欄１１２ｄ、住所又は居所記載欄１１２ｅ、本年中の所得見積額記載欄１１２ｆ、異動月日等記載欄１１２ｇを設けているとともに、これらに加えて、続柄記載欄１１２ｈを設けている。

前記障害者等記載部１１３には、障害者の種別、寡婦、特別の寡婦、寡夫、勤労学生等についての事項を記載する構成とするとともに、異動月日等記載欄１１３ａも具備している。

前記その他の扶養親族記載部９３には、対象者の氏名、続柄、生年月日、異動月日及び事由、控除を受ける他の所得者に関する事項等を記載する構成としている。

前記住民税関連事項記載欄９４には、住民税に関する事項及び１６歳未満の扶養親族に関する事項を例えば３人分記載するものであり、３行にわたって対象者の氏名記載欄１１４ａ、ミシン目１３付きとした個人番号記載欄１１４ｂ、続柄記載欄１１４ｃ、生年月日記載欄１１４ｄ、住所又は居所記載欄１１４ｅ、異動月日及び事由記載欄１１４ｆ、本年中の所得の見積額記載欄１１４ｇを設けている。

更に、前記申告書兼届出書８１の表面の右側隅部には、個人番号の届出書を兼ねるために必要となる情報を裏面に記載しているので必ず確認する旨の注意書き部１１５を設けている。

前記申告書兼届出書８１の裏面には、図１５に拡大して示すように、その中央から左側の左欄に申告についての注意書き部１２１と、控除対象配偶者、扶養親族等の範囲についての注意書き部１２２と、記載についての注意書き部１２３と、勤労学生の証明書、源泉徴収票等の貼付部１３０と、を設けている。

また、その右欄には番号法が求める個人番号の利用目的の通知の目的を果たす個人番号の取り扱い事務に関する注意書き部１２４と、健康保険、厚生年金保険、雇用保険、労災保険、所得税、住民税等に関する個人番号の取扱事務種別を一覧表記した欄１２５と、更に、国民年金第３号被保険者等に関する利用目的種別欄１２６をも設け、従業員が個人番号を提出する際に必要となる本人確認書類等の各種書類の書類名チェック欄を付した本人確認書類チェック欄１２８と、右面下部には、従業員等の個人番号等の取得年月日の記入、本人確認書類等チェック欄のチェック、責任者・担当者名記載欄への記入（又は押印）を行う会社記入欄１２９と、を具備している。

前記個人番号取得用封筒８２には、図１６に示すように、前記申告書兼届出書８１を内部に封入した際に、前記世帯主の氏名記載欄１０３ａ、世帯主の住所記載欄１０３ｂのみが表出し、この他の個人番号等の各記載事項は一切外部から見えないようにするための位置を特定した切り込み窓８５を設けるとともに、「扶養控除等（異動）申告書が入っています」との文字を付することにより形成している。これにより、前記申告書兼届出書８１を内部に封入した前記個人番号取得用封筒８２の取り扱い時における前記世帯主の氏名記載欄１０３ａ、住所記載欄１０３ｂ以外の個人番号等の各記載事項に関する第三者への情報漏洩を無くすことができる。

ここで、図１７に示す従来の給与所得者の扶養控除等（異動）申告書（以下「従来の申告書」という）１５１について概説すると、この従来の申告書１５１は、図１４に示す場合と同様なタイトル部１５２と、対象年度記載欄１５３とを設けている。

また、従来の申告書１５１は、上部から下部にわたって既述した図１４に示す前記申告書兼届出書８１の場合と各々同様な記載内容の申告・届出基本事項記載部１５４、配偶者・扶養親族記載部１５５、その他の扶養親族記載部１５６、住民税関連事項記載部１５７を各々横長の形態で設けている。

但し、従来の申告書１５１には、前記申告書兼届出書８１のような個人番号記載欄は一切設けられていない。

次に、本実施例３に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット１Ｂを使用した会社と従業員との間における個人番号及び特定個人情報関連書類の取扱い処理の流れを図１３乃至図１６を参照して説明する。

会社（企業）の取扱い事務の担当者は、前記申告書兼届出書８１を前記個人番号取得用封筒８２内に入れ、封をした後、この個人番号取得用封筒８２を例えば別途に用意した送信用封筒に入れて手渡し又は郵便・宅配便等により該当する従業員宛てに送る。

前記個人番号取得用封筒８２を受け取った当該従業員は、別途に用意した送信用封筒を開封し、さらに個人番号取得用封筒８２から前記申告書兼届出書８１を取り出す。

そして、前記申告書兼届出書８１の裏面左欄の申告についての注意書き部１２１、控除対象配偶者、扶養親族等の範囲についての注意書き部１２２、記載についての注意書き部１２３、さらには、裏面右欄の番号法が求める個人番号の利用目的の通知の目的を果たす個人番号の取り扱い事務に関する注意書き部１２４を確認しながら申告書兼届出書８１の表面の各欄に各々該当事項を記入する。

また、当該従業員は、本人確認書類注意書き部１２７を視認しながら各々該当事項について確認し、前記個人番号を提出する際に必要となる本人確認書類チェック欄１２８をチェックして必要となる本人確認書類等２１Ａを用意する。

そして、前記申告書兼届出書８１、本人確認書類等２１Ａを前記個人番号取得用封筒８２内に入れ、封をした後、直接会社に持参するか、本人限定郵便等にて会社宛に郵送する。

会社（企業）の取扱い事務の担当者は、従業員から持参又は郵送されてきた前記個人番号取得用封筒８２を開封し、前記申告書兼届出書８１、本人確認書類等２１Ａを取り出す。

そして、担当者は、各書類の記載事項の確認、本人確認書類等２１Ａ等の確認を行った後、前記申告書兼届出書８１の会社記入欄１２９に、従業員等の個人番号等の取得年月日の記入、本人確認書類等チェック欄のチェック、責任者名記載欄への記入（又は押印）を行う。

更に、担当者は、実施例２の場合と同様な前記個人番号台帳保管パック７１の台帳記載欄７３における個人番号等の取得年月日欄、取扱者欄、種別（取得、追加、廃棄、その他）欄、取得・追加・廃棄等の履歴記載欄、備考欄に対して各々必要事項の記入を行う。

そして、担当者は、各従業員毎に前記申告書兼届出書８１、本人確認書類等２１Ａを個人番号台帳保管パック７１に封入し実施例２の場合と同様な前記セット用専用バインダー３１Ａに綴り込み管理する。

以上説明した本実施例３に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット１Ｂによれば以下の効果を奏する。

すなわち、本実施例３に係る個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット１Ｂによれば、従業員に関して、従業員及びその扶養親族等の各個人番号の取得、保管、廃棄までの一連の運用において、番号法の求める安全管理措置を満たし、かつ、従来の一般的な従業員管理にも配慮した前記申告書兼届出書８１、本人確認書類等２１Ａ、前記個人番号台帳保管パック７１を用いて書類ベースの管理、運用が可能となる。

また、本実施例３によれば、従業員本人のみならず、その扶養親族等の個人番号まで含めた世帯単位での取得、管理を実現するように構成しているので、会社の人事・労務管理部門でのその後の運用に非常に便利であり有効に活用することができる。

更に、本実施例３によれば、申告書兼届出書８１を、所得税法に根拠を有する給与所得者の扶養控除等（異動）申告書と、個人番号の届出書を兼ねる仕様としているため、２つの業務を同時に処理することが可能で、業務の効率化にも非常に有効である。

また、本実施例３によれば、従業員が退社した場合等のように個人番号が不要になった際には、申告書兼届出書８１をそのままシュレッダー等で廃棄することができる他、扶養親族が何らかの理由で扶養親族から外れた場合などには、個人番号部分をミシン目１３の箇所で切り取り、当該扶養親族のみの個人番号部分をシュレッダー等で廃棄することもできる。

さらに、何らかの理由で扶養親族から外れた扶養親族を再度扶養親族とする場合には、申告書兼届出書８１の扶養親族等記載欄に空欄が有る限りは、申告書兼届出書８１をそのまま再利用し前記個人番号取得用封筒８２を用い当該被扶養者の個人番号を再取得することもできる。

更にまた、前記個人番号台帳保管パック７１を使用して、個々の従業員に関する個人番号の取得、保管、廃棄までの履歴を一元的に視認し、番号法の求める個人番号利用履歴の管理業務に有効に活用することができる。

本考案は、上述した場合の他、国や地方自治体のような公的機関の公務員の個人番号管理や、各種団体、各種組合等の構成員の個人番号管理等に広範に適用可能である。

１ 個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット
１Ａ 個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット
１Ｂ 個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット
２ 個人番号及び特定個人情報の取扱い事務の確認書兼個人番号台帳
３ 個人分類チェック欄
４ 整理番号記載欄
５ 名前、住所及び電話番号記載欄
６ 署名欄
７ 番号及び身元確認書類チェック欄
８ 本人確認書類チェック欄
９ 備考記載欄
１０ 会社記載欄
１１ 個人番号（法人番号）記載欄
１２ 番号及び身元確認書類貼付欄
１３ ミシン目
１４ 本人確認書類貼付欄
１５ 個人番号及び特定個人情報の取扱い事項詳細記載欄
１６ 会社名等記載欄
２１ 本人確認書類等
２１Ａ 本人確認書類等
２２ 個人番号取得用封筒
２２ａ 担当者以外開封厳禁の朱書文字
２２ｂ 注意事項
２３ 郵便番号記載欄字
２３ａ 重要書類在中の文字
２４ 記載事項確認チェック欄
２５ 受取人記載欄
２６ 差出人記載欄
３１ セット用専用バインダー
３１Ａ セット用専用バインダー
４０ 個人番号台帳兼届出書
４１ 本人確認書類注意書
４２ 所属・氏名記載欄
４３ 提出年月日記載欄
４４ 本人記載欄
４５ 扶養親族等記載欄
４６ 会社記載欄
４７ 本人確認書類のチェック欄
４８ 番号確認書類のチェック欄
４９ 身元確認書類のチェック欄
５１ 個人番号及び特定個人情報の取扱い事務の確認書
５２ 提出先記載欄
５３ 確認事項詳細記載欄
５４ 本人の確認署名欄
５５ 第３号被保険者の確認署名欄
６１ 個人番号取扱事務一覧の表
６２ 各種取扱事務種別欄
６３ 取扱種別欄
７１ 個人番号台帳保管パック
７１ａ 表
７２ 切込み窓
７３ 台帳記載欄
８１ 申告書兼届出書
８２ 個人番号取得用封筒
８３ タイトル部
８４ 対象年度記載欄
８５ 切込み窓
９１ 申告・届出基本事項記載部
９２ 配偶者・扶養親族記載部
９３ その他の扶養親族記載部
９４ 住民税関連事項記載欄
１０１ 提出先記載部
１０２ 給与の支払者記載部
１０２ａ 給与支払者の名称記載欄
１０２ｂ 給与支払者の住所記載欄
１０２ｃ 給与の支払者の法人（個人）番号記載欄
１０３ 世帯主記載部
１０３ａ 世帯主の氏名記載欄
１０３ｂ 世帯主の住所記載欄
１０３ｃ 個人番号記載欄
１０４ 世帯主の押印欄
１０５ 配偶者有無記載欄
１０６ 従たる給与の扶養控除等の提出有無記載欄
１０７ 給与の支払者の押印欄
１１１ 控除対象配偶者記載部
１１１ａ 氏名記載欄
１１１ｂ 個人番号記載欄
１１１ｃ 生年月日記載欄
１１１ｄ 老人控除対象者等記載欄
１１１ｅ 住所又は居所記載欄
１１１ｆ 本年中の所得見積額記載欄
１１１ｇ 異動月日等記載欄
１１２ 控除対象扶養親族記載部
１１２ａ 氏名記載欄
１１２ｂ 個人番号記載欄
１１２ｃ 生年月日記載欄
１１２ｄ 老人控除対象者等記載欄
１１２ｅ 住所又は居所記載欄
１１２ｆ 本年中の所得見積額記載欄
１１２ｇ 異動月日等記載欄
１１２ｈ 続柄記載欄
１１３ 障害者等記載部
１１３ａ 異動月日等記載欄
１１４ａ 氏名記載欄
１１４ｂ 個人番号記載欄
１１４ｃ 続柄記載欄
１１４ｄ 生年月日記載欄
１１４ｅ 住所又は居所記載欄
１１４ｆ 異動月日と理由記載欄
１１４ｇ 本年中の所得の見積額記載欄
１１５ 注意書き部
１２１ 注意書き部
１２２ 注意書き部
１２３ 注意書き部
１２４ 注意書き部
１２５ 各種取扱事務種別欄
１２６ 利用目的種別欄
１２７ 本人確認書類注意書き部
１２８ 本人確認書類チェック欄
１２９ 会社記入欄
１３０ 貼付部
１５１ 従来の申告書
１５２ タイトル部
１５３ 対象年度記載欄
１５４ 申告・届出基本事項記載部
１５５ 配偶者・扶養親族記載部
１５６ その他の扶養親族記載部
１５７ 住民税関連事項記載部

Claims (9)

1. 株主をはじめとする会社側から個人番号の提出を求められる当該会社の従業員以外の者に対応する構成、すなわち、会社の株主等対応構成で、当該株主等の個人番号、特定個人情報の取得、保管、廃棄等からなる一連の業務に使用する個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットであって、
   前記株主等が個人番号を記入する個人番号記載欄を分離、廃棄可能とした個人番号及び特定個人情報の取扱い事務の確認書兼個人番号台帳と、
   前記株主等が添付する本人及び番号確認書類等又は身元確認書類等と、
   前記各書類が封入され前記株主等から前記会社に送られる個人番号取得用封筒と、
   前記会社において、前記個人番号取得用封筒から取り出した前記各書類を綴り込み保管するセット用専用バインダーと、
   を有することを特徴とする個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット。
2. 株主をはじめとする会社側から個人番号の提出を求められる当該会社の従業員以外の者に対応する構成、すなわち、会社の株主等対応構成で、当該株主等の個人番号、特定個人情報の取得、保管、廃棄等からなる一連の業務に使用する個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットであって、
   表面左欄に、前記株主等の名前、住所及び電話番号記載欄を設け、表面右欄にミシン目の位置で分離廃棄可能な前記株主等の個人番号又は法人番号記載欄、本人確認書類貼付欄を設けた個人番号及び特定個人情報の取扱い事務の確認書兼個人番号台帳と、
   前記株主等が前記本人確認書類貼付欄に貼付する番号確認書類等又は本人確認書類等と、
   前記各書類が封入され前記株主等から前記会社に送られる個人番号取得用封筒と、
   前記会社において、前記個人番号取得用封筒から取り出した前記各書類を綴り込み保管するセット用専用バインダーと、
   を有することを特徴とする個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット。
3. 株主をはじめとする会社側から個人番号の提出を求められる当該会社の従業員以外の者に対応する構成、すなわち、会社の株主等対応構成で、当該株主等の個人番号、個人情報の取得、保管、廃棄等からなる一連の業務に使用する個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットであって、
   表面左欄に、株主、不動産の賃貸人等の個人分類チェック欄と、整理番号記載欄と、個人の名前、住所及び電話番号記載欄と、個人が個人番号及び特定個人情報の取り扱いについて確認し署名する署名欄と、個人番号カードのコピー等の番号及び身元確認書類等チェック欄と、運転免許証のコピー等の身元確認書類の種別をチェックする身元確認書類チェック欄と、会社の担当者が個人番号等の取得日、廃棄日等を記載する会社記載欄とを設け、表面右欄に、ミシン目の位置で分離廃棄可能な前記株主等の個人番号又は法人番号記載欄、本人確認書類貼付欄を設けた個人番号及び特定個人情報の取扱い事務の確認書兼個人番号台帳と、前記株主等が前記本人確認書類貼付欄に貼付する本人及び番号確認書類等又は身元確認書類等と、
   前記各書類が封入され前記株主等から前記会社に送られる個人番号取得用封筒と、
   前記会社において、前記個人番号取得用封筒から取り出した前記各書類を綴り込み保管するセット用専用バインダーと、
   を有することを特徴とする個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット。
4. 会社側から個人番号の提出を求められる当該会社の従業員に対応する構成、すなわち、会社の従業員対応構成で、個々の従業員の個人番号、特定個人情報の取得、保管、廃棄等からなる一連の業務に使用する個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットであって、
   従業員個人別世帯別とし、ノーカーボン紙による複数枚複写構成とし、従業員の個人情報及び個人番号を記載する本人記載欄、当該従業員の扶養親族等の個人情報及び個人番号を記載する扶養親族等記載欄を設け、各個人番号記載部分を分離可能とした個人番号台帳兼届出書と、
   前記従業員が提出する本人及び番号又は身元確認書類等と、
   前記従業員が提出するノーカーボン紙による複数枚複写構成とし、裏面に個人番号取扱事務一覧を付した個人番号及び特定個人情報の取扱い事務の確認書と、
   前記各書類が封入され前記従業員から前記会社に送られる個人番号取得用封筒と、
   前記会社にて従業員の個人番号、個人情報の管理に用いる表を付した個人番号台帳保管パックと、
   前記個人番号取得用封筒から取り出した前記各書類を封入する個人番号台帳保管パックを綴り込み保管するセット用専用バインダーと、
   を有することを特徴とする個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット。
5. 会社側から個人番号の提出を求められる当該会社の従業員に対応する構成、すなわち、会社の従業員対応構成で、個々の従業員の個人番号、個人情報の取得、保管、廃棄等からなる一連の業務に使用する個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットであって、
   従業員個人別世帯別とし、ノーカーボン紙による複数枚複写構成とし、従業員の個人情報及び個人番号を記載する本人記載欄、当該従業員の扶養親族等の個人情報及び個人番号を記載する扶養親族等記載欄を設け、各個人番号記載部分をミシン目を境として分離可能とした個人番号台帳兼届出書と、
   前記従業員が提出する本人及び番号確認書類等又は身元確認書類等と、
   前記従業員が提出するノーカーボン紙による複数枚複写構成とし、裏面に個人番号取扱事務一覧を付し、個人番号及び特定個人情報の取扱い事務に関する確認署名欄を設けた個人番号及び特定個人情報の取扱い事務の確認書と、
   前記各書類が封入され前記従業員から前記会社に送られる個人番号取得用封筒と、
   前記会社にて従業員の個人番号の取得、廃棄等の履歴管理に用いる表を付した個人番号台帳保管パックと、
   前記会社において、前記個人番号取得用封筒から取り出した前記各書類を封入する個人番号台帳保管パックを綴り込み保管するセット用専用バインダーと、
   を有することを特徴とする個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット。
6. 会社側から個人番号の提出を求められる当該会社の従業員に対応する構成、すなわち、会社の従業員対応構成で、個々の従業員の個人番号、特定個人情報の取得、保管、廃棄等からなる一連の業務に使用する個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットであって、
   従業員個人別世帯別とし、ノーカーボン紙による複数枚複写構成とし、従業員の所属・氏名記載欄と、提出年月日記載欄と、個別の従業員の社員番号、氏名、個人番号を記載する本人記載欄と、従業員についての扶養親族等に関する続柄、氏名、個人番号を記載可能とした表形式の扶養親族等記載欄と、従業員の個人番号等の取得年月日、本人確認書類チェック欄、責任者・担当者名記載欄を具備する会社記載欄とを設け、前記各個人番号記載部分をミシン目を境として分離可能とした個人番号台帳兼届出書と、
   前記従業員が提出する本人及び番号確認書類等又は身元確認書類等と、
   前記従業員が提出するノーカーボン紙による複数枚複写構成とし、裏面に個人番号取扱事務一覧を設けた個人番号及び特定個人情報の取扱い事務の確認書と、
   前記各書類が封入され前記従業員から前記会社に送られる個人番号取得用封筒と、
   前記会社にて従業員の個人番号の取得、廃棄等の履歴管理に用いる表を付した個人番号台帳保管パックと、
   前記会社において、前記個人番号取得用封筒から取り出した前記各書類を封入する個人番号台帳保管パックを綴り込み保管するセット用専用バインダーと、
   を有することを特徴とする個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット。
7. 会社側から個人番号の提出を求められる当該会社の従業員に対応する構成、すなわち、会社の従業員対応構成で、個々の従業員、配偶者、扶養親族等の個人番号、特定個人情報の取得、保管、廃棄等からなる一連の業務に使用する個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットであって、
   表面に所得税法に根拠を有する法令様式である給与所得者の扶養控除等（異動）申告書を個人番号の届出書を兼用する形態で配置し、個人番号記載部分をミシン目を境として分離可能とし、ノーカーボン紙による複数枚複写構成とし、裏面には左欄に給与所得者の扶養控除等（異動）申告書の記載についての注意書き等を配し、右欄には番号法が求める個人番号の利用目的の通知の目的を果たす個人番号の取り扱い事務に関する注意書きと、従業員が個人番号を提出する際に必要となる本人確認書類等を添付する場合の必要書類名チェック欄を設けた本人確認書類注意書を設けている給与所得者の扶養控除等（異動）申告書兼個人番号届出書と、
   前記従業員が提出する本人及び番号確認書類等又は身元確認書類等と、
   前記各書類が封入され前記従業員から前記会社に送られる個人番号取得用封筒と、
   前記会社にて従業員の個人番号の取得、廃棄等の履歴管理に用いる表を付した個人番号台帳保管パックと、
   前記会社において、前記個人番号取得用封筒から取り出した前記各書類を封入する個人番号台帳保管パックを綴り込み保管するセット用専用バインダーと、
   を有することを特徴とする個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット。
8. 会社側から個人番号の提出を求められる当該会社の従業員に対応する構成、すなわち、会社の従業員対応構成で、個々の従業員、配偶者、扶養親族等の個人番号、特定個人情報の取得、保管、廃棄等からなる一連の業務に使用する個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセットであって、
   表面に所得税法に根拠を有する法令様式である給与所得者の扶養控除等（異動）申告書を個人番号届出書を兼用する形態で配置し、ノーカーボン紙による複数枚複写構成とし、この表面に会社の従業員の申告・届出基本事項記載部、配偶者・扶養親族記載部、その他の扶養親族記載部、住民税関連事項記載部を各々個人番号記載欄を含めて設け、各個人番号記載欄をミシン目を境として分離可能とし、表面の隅部には、個人番号の届出書を兼ねるために必要となる情報を裏面に記載しているので必ず確認する旨の注意書き部を設け、裏面には左欄に給与所得者の扶養控除等（異動）申告書の記載についての注意書き等を配し、右欄には番号法が求める個人番号の利用目的の通知の目的を果たす個人番号の取り扱い事務に関する注意書きと、従業員が個人番号を提出する際に必要となる本人確認書類等を添付する場合の必要書類名チェック欄を設けた本人確認書類注意書を設けている給与所得者の扶養控除等（異動）申告書兼個人番号届出書と、
   前記従業員が提出する本人及び番号確認書類等又は身元確認書類等と、
   前記各書類が封入され前記従業員から前記会社に送られる個人番号取得用封筒と、
   前記会社にて従業員の個人番号の取得、廃棄等の履歴管理に用いる表を付した個人番号台帳保管パックと、
   前記会社において、前記個人番号取得用封筒から取り出した前記各書類を封入する個人番号台帳保管パックを綴り込み保管するセット用専用バインダーと、
   を有することを特徴とする個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット。
9. 前記個人番号取得用封筒には、給与所得者の扶養控除等（異動）申告書兼個人番号届出書を封入した際に、従業員である世帯主の氏名記載欄、世帯主の住所記載欄のみが表出する切込み窓を設けていることを特徴とする請求項７又は８に記載の個人番号及び特定個人情報書類の取扱いセット。

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