JP2018001594A - 個人番号取得・管理キット - Google Patents

Abstract

【課題】個人番号の適正な取得、保管、利用及び廃棄の助けとなるような個人番号取得・管理キットを提供する。【解決手段】個人番号を取得するべき対象者に配布し個人番号を記入させた上で回収する個人番号記入欄を有した取得台帳用紙と、個人番号の取得、削除または廃棄の履歴に関する情報を記入する取得履歴記入欄を有した取得履歴管理表用紙と、前記取得台帳用紙並びに前記取得履歴管理表用紙若しくはその複写物を収容することのできる取得台帳ホルダーとを具備する個人番号取得・管理キットを構成した。【選択図】図８

Description

本発明は、例えば会社の従業員やその家族、また金員の支払いの対象となる社外の者等から個人番号（いわゆるマイナンバー（登録商標））の提供を受け、かつその個人番号を保管するために用いられる個人番号取得・管理キットに関する。

平成２８年１月より、社会保障、税及び災害対策の分野で効率的に個人情報を管理する目的で、社会保障・税番号制度が導入された。個人番号は、住民票を有する全ての人に付与され、年金、雇用保険、医療保険の手続き、福祉の給付、源泉徴収や確定申告等の税の手続きに際し、行政機関に対して提示する義務が課せられる。

そのため、会社や団体等が、従業員本人やその扶養家族、取引先等の個人番号を収集する必要が生じており、近時、下記特許文献１に開示されているような、従業員等に個人番号を記入させた上で回収する個人番号取得台帳用紙、及び回収した個人番号取得台帳用紙を収容して保管するための取得台帳ホルダー（個人番号台帳保管パック）を組としたキットが考案されている。

個人番号、及び個人番号を含む個人情報である特定個人情報は、法令で限定的に明示された場合に限りその提供を求めることができる。さらに、個人番号を取得し保有する会社等においては、提供を受けた個人番号や個人番号を含む個人情報が漏洩し、滅失しまたは毀損されることのないよう、必要かつ適切な安全管理措置を講じるとともに、従業員に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。個人番号は、法令で定められた社会保障、税、災害対策の手続以外で利用することは許されない。加えて、個人番号関係事務を処理する必要がなくなったならば、法令により定められた保存期間の経過後、速やかに個人番号を廃棄しなければならない。

つまるところ、個人番号に関して、その取得及び廃棄の履歴、並びにその利用の履歴を適正に管理し、以て不法取得や不法利用が起こらないように努めることが要請される。

下記特許文献１に開示されたキットでは、同文献の図６および図１２にも明示されているように、取得台帳用紙を収容する取得台帳ホルダーの表面に、個人番号の取得履歴に関する情報を記入するための記入欄が設けられている。だが、現実には、個人番号の取得や廃棄の履歴は、秘密にすべき性質の情報であり得る。例えば、個人番号を新たに取得しまたは追加した事実は、対象者の婚姻や子の出生等を示唆し、取得した個人番号を抹消しまたは廃棄した履歴は、対象者の離婚や扶養家族の死亡、扶養からの離脱等を示唆する。にもかかわらず、下記特許文献１に開示されたキットでは、人目に触れやすい取得台帳ホルダーの表面に個人番号の取得履歴を記載するようになっている。

実用新案登録第３１９９２０８号公報

本発明は、個人番号の適正な取得、保管、利用及び廃棄の助けとなるような個人番号取得・管理キットを提供しようとするものである。

本発明では、個人番号を取得するべき対象者に配布し個人番号を記入させた上で回収する個人番号記入欄を有した取得台帳用紙と、個人番号の取得、削除または廃棄の履歴に関する情報を記入する取得履歴記入欄を有した取得履歴管理表用紙と、前記取得台帳用紙並びに前記取得履歴管理表用紙若しくはその複写物を収容することのできる取得台帳ホルダーとを具備する個人番号取得・管理キットを構成した。

取得履歴が記入される取得履歴管理表用紙及びその複写物は、取得台帳ホルダーとは別体をなす。このため、取得履歴管理表用紙やその複写物を、取得台帳用紙とともに取得台帳ホルダー内に収容して保管することができる。取得履歴管理表用紙やその複写物を取得台帳ホルダーに収容することで、秘匿性が要求される個人情報の取得、削除または廃棄の履歴を適切に隠匿でき、その漏洩を抑止することが可能となる。

加えて、個人番号取得・管理キットは、個人番号を取得するべき対象者に配布し、当該対象者から前記取得台帳用紙を回収する際にその取得台帳用紙を収容するための収集用封筒をも具備することが好ましい。

また、前記取得台帳用紙を複写機を用いて複写したときにその複写物上に顕像化する潜像が、取得台帳用紙における前記個人番号記入欄以外の部位に限定して印刷されているならば、取得台帳用紙の複写物が取得台帳用紙の原本でないことが明らかになり、取得台帳用紙の偽造、ひいては個人番号または特定個人情報の改竄を抑止できる。一方で、法令上許された利用のために取得台帳用紙を複写する場合においては、複写物上に現れる顕像が個人番号記入欄に記入された個人番号の可読性を低下させる問題が生じない。

前記取得台帳ホルダーが、筒状の本体の開口縁部にフラップを備えた封筒状のものであり、前記本体の一方の側縁部に、ファイルの綴じ具が備える綴じ桿を挿通するための挿通孔が穿たれており、前記フラップの一方の側縁が前記本体の一方の側縁よりも所定寸法分内側方に偏倚して、両者の側縁の間に前記ファイルの綴じ具の所定部位が収まる欠損部が形成されていれば、取得台帳ホルダーをファイルに綴じた状態で保管する場合に、フラップが綴じ具の所定部位と干渉せず、取得台帳ホルダーを綴じ具から脱離させずともフラップを開閉することが可能となる。即ち、取得台帳ホルダーをファイルに綴じたままで、当該取得台帳ホルダーに対して取得台帳用紙や取得履歴管理表用紙を出し入れすることができ、利便性が向上する。

前記取得台帳ホルダーが、筒状の本体の開口縁部にフラップを備えた封筒状のものであり、前記フラップの上縁から挿入片が突出しているとともに、前記本体の裏面側に、幅方向に拡張し前記挿入片が挿入されるスリットが形成されており、前記スリットにおける前記フラップに近い上側の縁辺の中央部が左右の側部と比較して上方に膨出するような形状をなしているならば、挿入片をスリットに対して簡便に抜き差しすることができ、フラップを開閉させやすくなる。

前記取得履歴管理表用紙は、必要な枚数だけ複写して使用するものであることがある。この場合、取得履歴管理表用紙の複写物には、当然ながら挿通孔が穿たれていない。前記取得履歴管理表用紙の一方の側縁部に、穿孔用パンチを使用してファイルの綴じ具が備える綴じ桿を挿通するための挿通孔を穿つ位置の目安となるマークが付されているならば、取得履歴管理表用紙または利用履歴管理表用紙の複写物に挿通孔を穿つ作業が容易となる。

本発明によれば、個人番号の適正な取得、保管、利用及び廃棄の助けとなるような個人番号取得・管理キットを実現できる。

本発明の一実施形態の個人番号取得・管理キットの要素である取得台帳用紙の表面を示す図。 同実施形態の取得台帳用紙を複写した場合の複写物の表面に現れる顕像を示す図。 同実施形態の個人番号取得・管理キットの要素である収集用封筒の表面を示す図。 同実施形態の個人番号取得・管理キットの要素である取得履歴管理表用紙の表面を示す図。 同実施形態の個人番号取得・管理キットの要素である利用履歴管理表用紙の表面を示す図。 同実施形態の個人番号取得・管理キットの要素である取得台帳ホルダーの表面を示す図。 同実施形態の個人番号取得・管理キットの要素である取得台帳ホルダーの裏面を示す図。 同実施形態の個人番号取得・管理キットの要素である使用説明書の表面を示す図。 同実施形態の個人番号取得・管理キットの要素である使用説明書の裏面を示す図。 同実施形態の取得台帳ホルダーをファイルに綴じた状態を示す斜視図。 同実施形態の取得台帳用紙の個人番号記入欄にシールを貼付して当該欄に記入された個人番号を抹消した状態を示す図。

本発明の一実施形態を、図面を参照して説明する。本実施形態の個人番号取得・管理キットは、図１に示す取得台帳用紙１と、図３に示す収集用封筒２と、図４に示す取得履歴管理表用紙３と、図５に示す利用履歴管理表用紙４と、図６及び図７に示す取得台帳ホルダー５と、図８及び図９に示す使用説明書６と、図１１に示す個人番号抹消用のシール７とを組としたものである。なお、図１０に示すような、取得台帳ホルダー５等を綴じることのできるファイル８を、個人番号取得・管理キットに含めることもできる。

取得台帳用紙１は、個人番号の提供を求める対象者に配布し、対象者に必要な個人番号を記入して貰った上で回収し、当該個人番号を保管するための用紙である。取得台帳用紙１の大きさは、所定規格の寸法、例えばＡ４寸法（幅２１０ｍｍ、高さ２９７ｍｍ）に等しい。一組の個人番号取得・管理キットは、取得台帳用紙１を複数枚（例えば、十枚）含んでいる。図１に示しているように、取得台帳用紙１の表面には、対象者本人の氏名及び個人番号を記入する記入欄１１と、対象者の第３号被保険者即ち配偶者の氏名及び個人番号を記入する記入欄１２と、対象者の第３号被保険者を除く扶養家族の氏名、対象者との続柄及び個人番号を記入する記入欄１３とを設けている。また、図示しないが、取得台帳用紙１の裏面には、個人番号の取得の目的その他必要な説明を記載する。

この取得台帳用紙１は、対象者が個人番号を提供することについての同意書を兼ねており、対象者本人の個人番号記入欄１１に、対象者本人が署名及び押印する欄を設け、かつ同意書としての文言「裏面記載の利用目的のために、マイナンバーを提供することに同意いたします。」「会社の委託を受け、会社の代理人として、第３号被保険者の番号確認と身元確認をいたします」を記載している。加えて、個人番号を取得する際には、対象者本人の個人番号の確認及び身元の確認を行う必要があり、そのために、対象者本人の個人番号記入欄１１に、番号確認及び身元確認を行った事実及びその手段となる確認書類の種別（番号及び身元証明書としてのマイナンバーカード、または、番号確認のためのマイナンバー通知カード若しくは住民票の写し等、身元確認のための運転免許証、パスポート、各種健康保険被保険者証、年金手帳等）を記入する欄（チェックボックス）を設けている。

取得台帳用紙１の一方即ち左方の側縁部には、ファイル８の綴じ具８１が備える環状または棒状の綴じ桿８１１を挿通するための挿通孔１４を予め穿ってある。本実施形態では、取得台帳用紙１の左方の側縁に沿って四つの挿通孔１４を穿ち設けており、それら挿通孔１４を利用して、四本の綴じ桿８１１を備えた四穴用のファイル８、または二本の綴じ桿を備えた二穴用のファイルに取得台帳用紙１を綴じることが可能となっている。

取得台帳用紙１には、当該取得台帳用紙１を複写機を用いて複写したときにその複写物上に顕像化する潜像１５を予め印刷してある。潜像１５は、例えば、白色及び黒色の微細な縞模様により、または白色地の上に点描した多数の黒色のドットの集合により形成される文字または図形を、白色と黒色との中間色であるグレーの下地の中に埋め込むことで構成できる。あるいは逆に、グレーの文字または図形を、白色及び黒色の微細な縞模様の下地、または白色地の上に多数の黒色のドットを点描してなる下地の中に埋め込んでも構わない。このような潜像１５は、人の目でははっきりとは視認できない。だが、潜像１５を含んでいる取得台帳用紙１の表面を複写機を用いて複写すると、人間の視覚と異なる複写機のγ特性により、白色及びグレーの部分が白色として認識され、黒色の部分が黒色として認識される。結果、図２に示しているように、取得台帳用紙１を複写した複写物上に潜像１５が顕像化して現れることとなる。本実施形態では、潜像１５を、個人番号や氏名が記入される記入欄１１、１２、１３以外の部位に限定して設けており、取得台帳用紙１の複写物に現れる顕像１５は同取得台帳用紙１に記入されている氏名や個人番号とは重なり合わない。

取得台帳用紙１は、比較的厚手の紙製であり、裏面側から表面側に記入された氏名及び個人番号等を透かし見ることは不可能である。取得台帳用紙１に記入されている個人番号の一部または全部を抹消して廃棄する必要が生じたときには、図１１に示しているように、抹消するべき個人番号が記入された記入欄１１、１２、１３に抹消用のシール７を貼付し、当該記入欄１１、１２、１３を覆い隠せばよい。さすれば、何人も当該記入欄１１、１２、１３に記入された個人番号を視認することができなくなる。シール７は、一旦取得台帳用紙１に貼付した後にこれを引き剥がそうとしても、その素材の一部が取得台帳用紙１上に残存する。これにより、シール７に覆い隠されている個人番号をシール７を剥がして見ることは困難となる。また、シール７を剥がした痕跡が取得台帳用紙１に残ることから、シール７を剥がして抹消された個人番号を覗き見ようとする不正行為に対する抑止にもなる。あるいは、予めシール７に塗布しておく粘着剤または接着剤を強力な粘着力または接着力を持つものとし、取得台帳用紙１に貼付したシール７を引き剥がそうとすると、取得台帳用紙１の表面側の紙繊維がシール７に付いたままシール７とともに剥がれて取得台帳用紙１が紙破してしまうようにしてもよい。

取得台帳用紙１は、図３に示すような収集用封筒２とともに、個人番号の取得の対象者に配布する。一組の個人番号取得・管理キットは、収集用封筒２を複数枚（例えば、取得台帳用紙１と同数の十枚）含んでいる。この収集用封筒２は、取得台帳用紙１を収容し得る程度の寸法を有しており、個人番号を取得台帳用紙１に記入した対象者が当該個人番号の取得者即ち勤務先等に取得台帳用紙１を提出する際に使用することができる。取得台帳用紙１を収集用封筒２の内に収めたとき、収集用封筒２の外側からその取得台帳用紙１に記入された氏名及び個人番号等を透かし見ることは不可能となる。

取得履歴管理表用紙３は、対象者から個人番号を取得した履歴や、個人番号を削除または廃棄した履歴に関する情報を記録するための用紙である。取得履歴管理表用紙３の大きさは、所定規格の寸法、例えばＡ４寸法である。一組の個人番号取得・管理キットは、取得履歴管理表用紙３を少なくとも一枚含んでいる。個人番号を管理する者は、取得履歴管理表用紙３を使用する前に、これを必要な枚数だけ複写機を使用して複写し、その複写物を使用、即ち複写物に履歴を記入する。図４に示しているように、取得履歴管理表用紙３の表面には、個人番号の取得、廃棄または削除等の処理を実行した日、実行した処理の種別（取得、追加、廃棄、その他）、処理の理由、備考、担当者、責任者等の情報を含む履歴のレコードを記入する記入欄（処理の種別については、チェックボックス）３１を設けている。

取得履歴管理表用紙３には、ファイル８の綴じ具８１が備える綴じ桿８１１を挿通するための挿通孔３２を予め穿ってある。取得履歴管理表用紙３の側縁に沿って並ぶ四つの挿通孔３２は、取得台帳用紙１、利用履歴管理表用紙４、取得台帳ホルダー５、使用説明書６の左方の側縁部に穿たれている挿通孔１４、４２、５１１、６１に対応する位置に所在する。当該取得履歴管理表用紙３と、取得台帳用紙１、利用履歴管理表用紙４、取得台帳ホルダー５または使用説明書６とを重ね合わせたとき、各挿通孔３２を取得台帳用紙１、利用履歴管理表用紙４、取得台帳ホルダー５または使用説明書６に穿たれた各挿通孔１４、４２、５１１、６１の位置に合わせることができ、それらの全てにファイル８の綴じ桿８１１を挿通することが可能となる。

一方で、この取得履歴管理表用紙３を複写した複写物には、通常、綴じ桿８１１を挿通するための挿通孔３２が予め穿たれていない。そこで、取得履歴管理表用紙３の複写物に穿孔用パンチを使用して挿通孔３２を穿つ作業を簡便ならしめるよう、当該複写物に対して穿孔用パンチを位置づける際の位置の目安となるマーク３３を、取得履歴管理表用紙３の一方即ち左方の側縁部に予め印刷している。隣り合う二つの挿通孔３２の中間に所在する三角形のマーク３３は、一度に二つの孔を穿孔することのできるいわゆる二穴パンチを使用して複写物に挿通孔３２を穿つ際に利用できる。一度に四つの孔を穿孔するいわゆる四穴パンチは、二穴パンチと比較して普及台数が少ない。従って、四つの挿通孔３２を穿つ多くのケースで、二穴パンチを使用して計二度の穿孔作業を行うことが想定される。このとき、二穴パンチの中央を三角のマーク３３の位置に合わせれば、二穴パンチにより隣り合う二つの挿通孔３２の位置に正しく穿孔することが可能となる。なお、マーク３３は、印刷以外の方法により、例えばマーク３３の形のシールを貼付する等により、取得履歴管理表用紙３に付すことが許される。

利用履歴管理表用紙４は、取得し保管している個人番号を利用した履歴に関する情報を記録するための用紙である。利用履歴管理表用紙４の大きさは、所定規格の寸法、例えばＡ４寸法である。一組の個人番号取得・管理キットは、利用履歴管理表用紙４を少なくとも一枚含んでいる。個人番号を管理する者は、利用履歴管理表用紙４を使用する前に、これを必要な枚数だけ複写機を使用して複写し、その複写物を使用、即ち複写物に履歴を記入する。図５に示しているように、利用履歴管理表用紙４の表面には、個人番号を利用した日、個人番号の利用目的または個人番号関係事務の種別（雇用保険、健康保険、年金、源泉、その他）、当該個人番号を記載した届出書類、備考、担当者、責任者等の情報を含む履歴のレコードを記入する記入欄（個人番号関係事務の種別については、チェックボックス）４１を設けている。

利用履歴管理表用紙４には、ファイル８の綴じ具８１が備える綴じ桿８１１を挿通するための挿通孔４２を予め穿ってある。利用履歴管理表用紙４の側縁に沿って並ぶ四つの挿通孔４２は、取得台帳用紙１、取得履歴管理表用紙３、取得台帳ホルダー５、使用説明書６の左方の側縁部に穿たれている挿通孔１４、３２、５１１、６１に対応する位置に所在する。当該利用履歴管理表用紙４と、取得台帳用紙１、取得履歴管理表用紙３、取得台帳ホルダー５または使用説明書６とを重ね合わせたとき、各挿通孔４２を取得台帳用紙１、利用履歴管理表用紙３、取得台帳ホルダー５または使用説明書６に穿たれた各挿通孔１４、３２、５１１、６１の位置に合わせることができ、それらの全てにファイル８の綴じ桿８１１を挿通することが可能となる。

一方で、この取得履歴管理表用紙４を複写した複写物には、通常、綴じ桿８１１を挿通するための挿通孔４２が予め穿たれていない。そこで、利用履歴管理表用紙４の複写物に穿孔用パンチを使用して挿通孔４２を穿つ作業を簡便ならしめるよう、当該複写物に対して穿孔用パンチを位置づける際の位置の目安となるマーク４３を、利用履歴管理表用紙４の一方即ち左方の側縁部に予め印刷している。マーク４３は、取得履歴管理表用紙３の側縁部に付されているマーク３３と同様のものであるので、ここでは説明を割愛する。なお、マーク４３は、印刷以外の方法により、例えばマーク４３の形のシールを貼付する等により、利用履歴管理表用紙４に付すことが許される。

使用説明書６は、主として個人番号を取得しまたは管理する者が参照する、本個人番号取得・管理キットの使用方法を解説する書面である。使用説明書６の大きさは、所定規格の寸法、例えばＡ４寸法である。一組の個人番号取得・管理キットは、使用説明書６を少なくとも一部含んでいる。図８及び図９に示しているように、本実施形態では、使用説明書６が一枚の用紙からなり、その表裏に亘って本個人番号取得・管理キットの使用方法を記載している。

使用説明書６の一方即ち左方の側縁部には、ファイル８の綴じ具８１が備える環状または棒状の綴じ桿８１１を挿通するための挿通孔６１を予め穿ってある。本実施形態では、使用説明書６の左方の側縁に沿って四つの挿通孔６１を穿ち設けており、それら挿通孔６１を利用して、四本の綴じ桿８１１を備えた四穴用のファイル８、または二本の綴じ桿を備えた二穴用のファイルに使用説明書６を綴じることが可能となっている。

取得台帳ホルダー５は、取得台帳用紙１並びに取得履歴管理表用紙３若しくはその複写物を収容して保管するためのものである。一組の個人番号取得・管理キットは、取得台帳ホルダー５を少なくとも一枚含んでいる。図６及び図７に示しているように、取得台帳ホルダー５は、筒状の本体５１の開口縁部（または、上端部）にフラップ５２を備えた封筒状をなす。

取得台帳ホルダー５の本体５１は、所定規格の寸法、具体的にはＡ４寸法の用紙を収容するのに十分な大きさを有する。既に述べた通り、本実施形態では、取得台帳用紙１、取得履歴管理表用紙３若しくはその複写物、利用履歴管理表用紙４若しくはその複写物、並びに使用説明書６の寸法をＡ４に設定している。本体５１は、その幅寸法がＡ４規格の幅（２１０ｍｍ）よりも大きく、その高さ寸法がＡ４規格の高さ（２９７ｍｍ）よりも大きい。

本体５１の一方即ち左方の側縁部には、ファイル８の綴じ具８１が備える綴じ桿８１１を挿通するための挿通孔５１１を予め穿ってある。本実施形態では、取得台帳ホルダー５の左方の側縁に沿って四つの挿通孔５１１を穿ち設けており、それら挿通孔５１１を利用して、四本の綴じ桿８１１を備えた四穴用のファイル８、または二本の綴じ桿を備えた二穴用のファイルに取得台帳ホルダー５を綴じることが可能となっている。

なお、挿通孔５１１の右端から本体５１の右方の側縁５１４までの寸法は、取得台帳用紙１等の幅寸法（２１０ｍｍ）よりも若干ながら大きい。取得台帳用紙１並びに取得履歴管理表用紙３若しくはその複写物を（さらに、必要であれば、利用履歴管理表用紙４若しくはその複写物、使用説明書６やシール７をも）本体５１内に収容した状態で取得台帳ホルダー５をファイル８に綴じる場合、それら内容物に穿たれた挿通孔１４、３２を取得台帳ホルダー５の挿通孔５１１に重ね合わせた上で、ファイル８の綴じ桿８１１を当該挿通孔１４、３２、５１１に挿通してもよいし、それら内容物を取得台帳ホルダー５の本体５１内で右方に寄せておき、内容物が取得台帳ホルダー５の挿通孔５１１に重ならないようにして、ファイル８の綴じ桿８１１を取得台帳ホルダー５の挿通孔５１１のみに挿通してもよい。綴じ桿８１１を取得台帳ホルダー５の挿通孔５１１のみに挿通することで、綴じ桿８１１を挿通孔５１１から抜出せずとも、即ち綴じ具８から取得台帳ホルダー５を脱離させずとも、当該取得台帳ホルダー５に対して取得台帳用紙１や取得履歴管理表用紙３若しくはその複写物等を出し入れすることが可能となる。

また、取得台帳ホルダー５の表面側に、内容物が存在しているか否かを視認するための貫通窓５１２を開設している。図示例の貫通窓５１２は、丸孔である。無論、貫通孔５１２は、内容物の存在を視認できるものであればよく、その形状は三角形であっても四角形であっても構わない。この貫通窓５１２は、取得台帳ホルダー５内に収められる取得台帳用紙１の個人番号記入欄１１、１２、１３、または取得履歴管理表用紙３若しくはその複写物の取得履歴記入欄３１と重なり合わないよう、本体５１の開口縁部付近かつ中央よりも右方にやや偏倚した位置に配置している。

フラップ５２は、その一方即ち左方の側縁が本体５１の左方の側縁よりも所定寸法分内側方即ち右方に偏倚している。これにより、フラップ５２の左方の側縁５２０と本体５１の左方の側縁５１０との間に、欠損部５２１が形成される。この欠損部５２１は、図１０に示すような、背表紙８２の上縁近傍にロック解除用のレバー８１２を備えたロック機構付きリング綴じ具８１を具備するファイル８（いわゆるロックリングファイル。綴じ具８１の具体的構造については、例えば特開平１０−２１７６６２号公報、再表９５／０２５６４１号公報を参照）のレバー８１２との干渉を避けるために設けている。取得台帳ホルダー５をこのような態様のファイル８に綴じたとき、綴じ具８１のレバー８１２が欠損部５２１内に配置される。そして、ファイル８の綴じ具８１から取得台帳ホルダー５を脱離させることなしに、即ち取得台帳ホルダー５をファイル８に綴じたままで、フラップ５２を開閉操作することができる。ひいては、取得台帳ホルダー５をファイル８に綴じたままで、当該取得台帳ホルダー５に対して取得台帳用紙１や取得履歴管理表用紙３若しくはその複写物等を出し入れすることが可能となる。

フラップ５２の上縁の中央部位からは、舌片状の挿入片５２２を突出させている。他方、本体５１の裏面側には、幅方向に沿って拡張する貫通したスリット５１３を形成してある。フラップ５２を閉じて取得台帳ホルダー５の開口を閉塞する際には、図中の一点鎖線に沿ってフラップ５２を折りたたみ、その挿入片５２２をスリット５１３に上方から挿入する。スリット５１３における、フラップ５２に近い上側の縁辺の中央部５１３ａは、左右の側部５１３ｂと比較して上方に膨出するような形状をなしている。これにより、挿入片５２２をスリット５１３に対して抜き差しする操作が容易となる。

本実施形態では、個人番号を取得するべき対象者に配布し個人番号を記入させた上で回収する個人番号記入欄１１、１２、１３を有した取得台帳用紙１と、個人番号の取得、削除または廃棄の履歴に関する情報を記入する取得履歴記入欄３１を有した取得履歴管理表用紙３と、個人番号の利用の履歴に関する情報を記入する利用履歴記入欄４１を有した利用履歴管理表用紙４と、前記取得台帳用紙１並びに前記取得履歴管理表用紙３若しくはその複写物を収容することのできる取得台帳ホルダー５とを具備する個人番号取得・管理キットを構成した。本個人番号取得・管理キットを用いれば、個人番号の取得及び廃棄の履歴、並びに利用の履歴を適正に管理することが可能となる。

特に、本実施形態では、取得履歴が記入される取得履歴管理表用紙３（及び、その複写物）が、取得台帳ホルダー５とは別体をなしている。このため、取得台帳用紙１とともに、取得履歴管理表用紙３（の複写物）を、取得台帳ホルダー５内に収容して保管することができる。個人番号は無論のこと、個人番号の取得、削除または廃棄の履歴にも、プライバシの観点から、安易に閲覧できないよう秘匿するべき情報が含まれることがある。例えば、個人番号の新たな取得または追加の履歴は、対象者の婚姻や子の出生等を示唆し、個人番号の抹消または廃棄の履歴は、対象者の離婚や扶養家族の死亡、扶養からの離脱等を示唆する。取得履歴管理表用紙３（の複写物）を取得台帳用紙１とともに取得台帳ホルダー５に収容することで、上記のような履歴を適切に隠匿することができ、その漏洩を抑止することが可能となる。

本個人番号取得・管理キットは、個人番号を取得するべき対象者に配布し、当該対象者から前記取得台帳用紙１を回収する際にその取得台帳用紙１を収容するための収集用封筒２をも具備しているため、対象者から個人番号の提供を受ける際の個人番号の漏洩のリスクを低減することができる。

また、前記取得台帳用紙１を複写機を用いて複写したときにその複写物上に顕像化する潜像１５が、取得台帳用紙１における前記個人番号記入欄１１、１２、１３以外の部位に限定して印刷されているため、取得台帳用紙１の複写物が取得台帳用紙１の原本でないことが明らかになり、取得台帳用紙１の偽造、ひいては個人番号または特定個人情報の改竄を抑止できる。一方で、法令上許された利用のために取得台帳用紙１を複写する場合においては、複写物上に現れる顕像１５が個人番号記入欄１１、１２、１３に記入された個人番号の可読性を低下させる問題が生じない。

前記取得台帳ホルダー５が、筒状の本体５１の開口縁部にフラップ５２を備えた封筒状のものであり、前記本体５１の一方の側縁部に、ファイル８の綴じ具８１が備える綴じ桿８１１を挿通するための挿通孔５１１が穿たれており、前記フラップ５２の一方の側縁５２０が前記本体５１の一方の側縁５１０よりも所定寸法分内側方に偏倚して、両者の側縁５１０、５２０の間に前記ファイル８の綴じ具８１の所定部位８１２が収まる欠損部５２１が形成されているため、取得台帳ホルダー５をファイル８に綴じた状態で保管する場合に、フラップ５２が綴じ具８１の所定部位８１２と干渉せず、取得台帳ホルダー５を綴じ具８１から脱離させずともフラップ５２を開閉することが可能となる。即ち、取得台帳ホルダー５をファイル８に綴じたままで、当該取得台帳ホルダー５に対して取得台帳用紙１や取得履歴管理表用紙３を出し入れすることができ、利便性が向上する。

前記取得台帳ホルダー５が、筒状の本体５１の開口縁部にフラップ５２を備えた封筒状のものであり、前記フラップ５２の上縁から挿入片５２２が突出しているとともに、前記本体５１の裏面側に、幅方向に拡張し前記挿入片５２２が挿入されるスリット５１３が形成されており、前記スリット５１３における前記フラップ５２に近い上側の縁辺の中央部５１３ａが左右の側部５１３ｂと比較して上方に膨出するような形状をなしているため、挿入片５２２をスリット５１３に対して簡便に抜き差しすることができ、フラップ５２を開閉させやすくなる。

前記取得履歴管理表用紙３や前記利用履歴管理表用紙４の一方の側縁部には、穿孔用パンチを使用してファイル８の綴じ具８１が備える綴じ桿８１１を挿通するための挿通孔を穿つ位置の目安となるマーク３３、４３が予め付されており、取得履歴管理表用紙３または利用履歴管理表用紙４の複写物に挿通孔を穿つ作業がより容易となる。

なお、本発明は以上に詳述した実施形態に限られるものではない。各部の具体的構成は、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々変形が可能である。

１…取得台帳用紙
１１、１２、１３…個人番号記入欄
２…収集用封筒
３…取得履歴管理表用紙
３１…取得履歴記入欄
３３…マーク
４…利用履歴管理表用紙
４１…利用履歴記入欄
４３…マーク
５…取得台帳ホルダー
５１…本体
５１０…一方（左方）の側縁
５１１…挿通孔
５１３…スリット
５１３ａ…上側の縁辺の中央部
５１３ｂ…上側の縁辺の左右の側部
５２…フラップ
５２０…一方（左方）の側縁
５２１…欠損部
５２２…挿入片
８…ファイル
８１…綴じ具
８１１…綴じ桿
８１２…綴じ具の所定部位（レバー）

Claims (6)

1. 個人番号を取得するべき対象者に配布し個人番号を記入させた上で回収する個人番号記入欄を有した取得台帳用紙と、
   個人番号の取得、削除または廃棄の履歴に関する情報を記入する取得履歴記入欄を有した取得履歴管理表用紙と、
   前記取得台帳用紙並びに前記取得履歴管理表用紙若しくはその複写物を収容することのできる取得台帳ホルダーと
   を具備する個人番号取得・管理キット。
2. 個人番号を取得するべき対象者に配布し、当該対象者から前記取得台帳用紙を回収する際にその取得台帳用紙を収容するための収集用封筒を具備する請求項１記載の個人番号取得・管理キット。
3. 前記取得台帳用紙を複写機を用いて複写したときにその複写物上に顕像化する潜像が、取得台帳用紙における前記個人番号記入欄以外の部位に限定して印刷されている請求項１または２記載の個人番号取得・管理キット。
4. 前記取得台帳ホルダーは、筒状の本体の開口縁部にフラップを備えた封筒状のものであり、
   前記本体の一方の側縁部に、ファイルの綴じ具が備える綴じ桿を挿通するための挿通孔が穿たれており、
   前記フラップの一方の側縁が前記本体の一方の側縁よりも所定寸法分内側方に偏倚して、両者の側縁の間に前記ファイルの綴じ具の所定部位が収まる欠損部が形成されている請求項１、２または３記載の個人番号取得・管理キット。
5. 前記取得台帳ホルダーは、筒状の本体の開口縁部にフラップを備えた封筒状のものであり、
   前記フラップの上縁から挿入片が突出しているとともに、
   前記本体の裏面側に、幅方向に拡張し前記挿入片が挿入されるスリットが形成されており、
   前記スリットにおける前記フラップに近い上側の縁辺の中央部が左右の側部と比較して上方に膨出するような形状をなしている請求項１、２、３または４記載の個人番号取得・管理キット。
6. 前記取得履歴管理表用紙の一方の側縁部に、穿孔用パンチを使用してファイルの綴じ具が備える綴じ桿を挿通するための挿通孔を穿つ位置の目安となるマークが付されている請求項１、２、３、４または５記載の個人番号取得・管理キット。

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