JP2988162B2 - 電子メールシステム - Google Patents
電子メールシステムInfo
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Description
【０００１】
【産業上の利用分野】本発明は複数の利用者の間で電子
メールの送受信を行う、電子メールシステムに関するも
のである。
メールの送受信を行う、電子メールシステムに関するも
のである。
【０００２】
【従来の技術】従来電子メールと電話機とを用いて、簡
単な問い合わせと回答を実現する場合には、問い合わせ
の電子メールの内容を音声合成装置が読み上げて電話機
を通じて利用者に聞かせ、適時利用者の応答を音声認識
を用いることにより得て、電子メールとして送信すると
いう方式で実現していた。また回答確認のためには、通
常と同様に電子メールの内容を電話機を用いて聞くとい
う方式で実現していた。
単な問い合わせと回答を実現する場合には、問い合わせ
の電子メールの内容を音声合成装置が読み上げて電話機
を通じて利用者に聞かせ、適時利用者の応答を音声認識
を用いることにより得て、電子メールとして送信すると
いう方式で実現していた。また回答確認のためには、通
常と同様に電子メールの内容を電話機を用いて聞くとい
う方式で実現していた。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来の構成においては、単なる問い合わせ−回答のルーチ
ンワークであるとわかり切っている電子メールであって
も、それが読み上げられるのを待っていなくてはならな
かったり、また、利用者の応答を解読するために音声認
識装置を必要としていた。さらに、回答は電話機で行え
ても、問い合わせを発行した利用者が全体の回答状況を
把握するためには、電子メールシステムが利用できる端
末を利用する必要があり、たとえば出先において会議の
出欠確認の集計をしようというようなことができず、利
用者に対してハード面で大きな制約を課してしまうとい
う課題を有していた。
来の構成においては、単なる問い合わせ−回答のルーチ
ンワークであるとわかり切っている電子メールであって
も、それが読み上げられるのを待っていなくてはならな
かったり、また、利用者の応答を解読するために音声認
識装置を必要としていた。さらに、回答は電話機で行え
ても、問い合わせを発行した利用者が全体の回答状況を
把握するためには、電子メールシステムが利用できる端
末を利用する必要があり、たとえば出先において会議の
出欠確認の集計をしようというようなことができず、利
用者に対してハード面で大きな制約を課してしまうとい
う課題を有していた。
【０００４】
【課題を解決するための手段】このような課題を解決す
るために、本発明の電子メールシステムは、第一に、利
用者宛のメールを溜める受信メールボックスと、前記問
い合わせメールを解析して端末ディスプレイ上において
受信者に表示し、表示の際に受信者がキー操作でその問
い合わせに回答すると同時に回答メールを作成し送信す
る手段と、回答メールの内容を端末ディスプレイに表示
する手段と、問い合わせメールの内容から音声データを
作成する、問い合わせ音声データ作成手段と、前記問い
合わせ音声データを公衆網を使って送出する手段と、前
記問い合わせ音声データの作成を電話機操作により起動
する手段と、複数の受信メールの中から前記問い合わせ
メールを電話機操作により特定する手段と、前記問い合
わせ音声データを電話機により受信した際に、電話機操
作によりその問い合わせに回答すると同時に回答メール
を作成し問い合わせ者に電子メールとして送信する手段
と、回答メールの内容から音声データを作成する、回答
音声データ作成手段と、前記回答音声データを公衆網を
使って送出する手段と、前記回答音声データの作成を電
話機操作により起動する手段と、に加え、問い合わせメ
ールのフォーマットを記憶する手段と、問い合わせの内
容を前記問い合わせメールのフォーマットを利用して作
成し、問い合わせメールとして送受信する手段と、問い
合わせメールに利用されるデータとそのデータを音声で
表現する音声データとを対応づける音声データ対応表
と、をさらに備える構成を有するものである。
るために、本発明の電子メールシステムは、第一に、利
用者宛のメールを溜める受信メールボックスと、前記問
い合わせメールを解析して端末ディスプレイ上において
受信者に表示し、表示の際に受信者がキー操作でその問
い合わせに回答すると同時に回答メールを作成し送信す
る手段と、回答メールの内容を端末ディスプレイに表示
する手段と、問い合わせメールの内容から音声データを
作成する、問い合わせ音声データ作成手段と、前記問い
合わせ音声データを公衆網を使って送出する手段と、前
記問い合わせ音声データの作成を電話機操作により起動
する手段と、複数の受信メールの中から前記問い合わせ
メールを電話機操作により特定する手段と、前記問い合
わせ音声データを電話機により受信した際に、電話機操
作によりその問い合わせに回答すると同時に回答メール
を作成し問い合わせ者に電子メールとして送信する手段
と、回答メールの内容から音声データを作成する、回答
音声データ作成手段と、前記回答音声データを公衆網を
使って送出する手段と、前記回答音声データの作成を電
話機操作により起動する手段と、に加え、問い合わせメ
ールのフォーマットを記憶する手段と、問い合わせの内
容を前記問い合わせメールのフォーマットを利用して作
成し、問い合わせメールとして送受信する手段と、問い
合わせメールに利用されるデータとそのデータを音声で
表現する音声データとを対応づける音声データ対応表
と、をさらに備える構成を有するものである。
【０００５】また、第二に、第一の構成に加え、問い合
わせメールを個人の受信メールボックスから問い合わせ
メール用のメールフォルダに自動的に取り込む手段を備
える構成を有するものである。
わせメールを個人の受信メールボックスから問い合わせ
メール用のメールフォルダに自動的に取り込む手段を備
える構成を有するものである。
【０００６】また、第三に、第一の構成に加え、回答メ
ールを個人の受信メールボックスから回答メール用のメ
ールフォルダに自動的に取り込む手段を備える構成を有
するものである。
ールを個人の受信メールボックスから回答メール用のメ
ールフォルダに自動的に取り込む手段を備える構成を有
するものである。
【０００７】また、第四に、第一の構成に加え、問い合
わせメールに対して、電子メールシステムからのマウス
操作・ボタン操作により回答メールを送信した場合に、
問い合わせメールを「回答済み」状態に自動的に変更す
る手段と、電話機操作により回答メールを送信した場合
に、問い合わせメールを「回答済み」状態に自動的に変
更する手段とを備える構成を有するものである。
わせメールに対して、電子メールシステムからのマウス
操作・ボタン操作により回答メールを送信した場合に、
問い合わせメールを「回答済み」状態に自動的に変更す
る手段と、電話機操作により回答メールを送信した場合
に、問い合わせメールを「回答済み」状態に自動的に変
更する手段とを備える構成を有するものである。
【０００８】また、第五に、第一の構成に加え、回答メ
ール集計用のフォーマットを記憶する手段と、回答メー
ルを前記集計用フォーマットに基づいて集計した集計デ
ータを作成する手段と、前記集計データの作成を計算機
の端末から起動する手段と、前記集計データを端末ディ
スプレイに表示する手段とを備える構成を有するもので
ある。
ール集計用のフォーマットを記憶する手段と、回答メー
ルを前記集計用フォーマットに基づいて集計した集計デ
ータを作成する手段と、前記集計データの作成を計算機
の端末から起動する手段と、前記集計データを端末ディ
スプレイに表示する手段とを備える構成を有するもので
ある。
【０００９】また、第六に、第五の構成に加え、回答メ
ール集計データの作成を電話機操作により起動する手段
と、前記集計データを第一の構成における音声データ対
応表を用いて音声に変換し、電話機を通じて利用者に再
生する手段とを備える構成を有するものである。
ール集計データの作成を電話機操作により起動する手段
と、前記集計データを第一の構成における音声データ対
応表を用いて音声に変換し、電話機を通じて利用者に再
生する手段とを備える構成を有するものである。
【００１０】第七に、第一の構成に加え、回答内容に付
記すべき補足事項がある場合には補足事項をキーボード
により入力する手段と、前記補足事項を回答メールの内
容とする手段と、補足事項を読み上げる手段とを備える
構成を有するものである。
記すべき補足事項がある場合には補足事項をキーボード
により入力する手段と、前記補足事項を回答メールの内
容とする手段と、補足事項を読み上げる手段とを備える
構成を有するものである。
【００１１】また、第八に、第一の構成に加え、回答内
容に付記すべき補足事項がある場合に補足事項を電話機
を通じて音声にて入力する手段と、前記補足事項を回答
メールの内容の音声データとする手段と、補足事項の音
声データを再生する手段とを備える構成を有するもので
ある。
容に付記すべき補足事項がある場合に補足事項を電話機
を通じて音声にて入力する手段と、前記補足事項を回答
メールの内容の音声データとする手段と、補足事項の音
声データを再生する手段とを備える構成を有するもので
ある。
【００１２】
【作用】回答者は、特定の形式で記述された問い合わせ
メールに対して、電子メールシステムからだけではな
く、電話機を通じてのボタン操作により回答を行える。
また、単純な問い合わせに対する回答のみではなく、補
足事項を付加して回答することができる。質問者は、特
定の形式で記述された回答内容を電子メールシステム、
電話機のどちらにおいても得ることができ、回答者の付
加した補足事項を読んだり再生したりすることもでき
る。また、回答内容の集計結果を見たり聞いたりするこ
とができる。簡単な問い合わせ−回答の形式のものにつ
いては、外部から電話を経由して返答しても、電子メー
ルとして返信し、音声独自の情報を持たせないようにす
ることで、質問応答の管理がスムーズに行える。また、
音声データのような大きいデータを電子メール本体に持
たせずに済むという利点もある。
メールに対して、電子メールシステムからだけではな
く、電話機を通じてのボタン操作により回答を行える。
また、単純な問い合わせに対する回答のみではなく、補
足事項を付加して回答することができる。質問者は、特
定の形式で記述された回答内容を電子メールシステム、
電話機のどちらにおいても得ることができ、回答者の付
加した補足事項を読んだり再生したりすることもでき
る。また、回答内容の集計結果を見たり聞いたりするこ
とができる。簡単な問い合わせ−回答の形式のものにつ
いては、外部から電話を経由して返答しても、電子メー
ルとして返信し、音声独自の情報を持たせないようにす
ることで、質問応答の管理がスムーズに行える。また、
音声データのような大きいデータを電子メール本体に持
たせずに済むという利点もある。
【００１３】
【実施例】（実施例１）以下、本発明の第一の実施例に
ついて、図面を参照しながら説明する。図１において、
１は本実施例による電子メールシステムにおいて利用さ
れる問い合わせ−応答用のメールを作成するためのフォ
ーマットを格納する問い合わせ用メールフォーマット格
納装置、２は１に格納されている問い合わせ用メールフ
ォーマットを利用して、問い合わせメールを作成する問
い合わせメール作成装置、３はメール送信装置、４は文
字列やコマンドを入力するキーボードのようなコード入
力装置、５は利用者ごとの受信メールが配送される受信
メールボックス、６は５に蓄えられている受信メールの
うち問い合わせメールのみを格納する問い合わせメール
格納装置、７は５に蓄えられている受信メールのうち問
い合わせメールに対する回答を示す回答メールのみを格
納する回答メール格納装置、８は５に蓄えられている受
信メールを自動的に分類し６または７に移動するメール
自動取り込み装置、９は問い合わせ用メールフォーマッ
トを利用して問い合わせメールを解析する問い合わせメ
ール解析装置、１０はメール表示装置、１１はディスプ
レイなどの表示用端末、１２は問い合わせメールのフォ
ーマットに応じて利用者から回答を得て回答メールを作
成する回答メール作成装置、１３は問い合わせ用メール
フォーマットを利用して回答メールを解析する回答メー
ル解析装置、１４はＰＢトーンを入力として遠隔地から
電子メールデータを操作するための電子メール遠隔制御
装置、１５は電話機、１６は１５から得られるＰＢトー
ンなどのデータを１４に入力するモデム、１７は１４を
介して遠隔地から起動され、問い合わせ用メールフォー
マットを利用して問い合わせメールを解析する問い合わ
せメール遠隔解析装置、１８は１４を介して遠隔地から
起動され、問い合わせ用メールフォーマットを利用して
回答メールを解析する回答メール遠隔解析装置、１９は
問い合わせメール・回答メールに利用されるデータ・語
彙と音声データとの対応を示す音声データ対応表格納装
置、２０は１７あるいは１８の解析結果と１９に格納さ
れている音声データを用いて利用者に応答するための音
声を生成する音声合成装置、２１は１７によって起動さ
れ、電話機からの利用者の入力を利用して回答メールを
作成する回答メール遠隔作成装置。
ついて、図面を参照しながら説明する。図１において、
１は本実施例による電子メールシステムにおいて利用さ
れる問い合わせ−応答用のメールを作成するためのフォ
ーマットを格納する問い合わせ用メールフォーマット格
納装置、２は１に格納されている問い合わせ用メールフ
ォーマットを利用して、問い合わせメールを作成する問
い合わせメール作成装置、３はメール送信装置、４は文
字列やコマンドを入力するキーボードのようなコード入
力装置、５は利用者ごとの受信メールが配送される受信
メールボックス、６は５に蓄えられている受信メールの
うち問い合わせメールのみを格納する問い合わせメール
格納装置、７は５に蓄えられている受信メールのうち問
い合わせメールに対する回答を示す回答メールのみを格
納する回答メール格納装置、８は５に蓄えられている受
信メールを自動的に分類し６または７に移動するメール
自動取り込み装置、９は問い合わせ用メールフォーマッ
トを利用して問い合わせメールを解析する問い合わせメ
ール解析装置、１０はメール表示装置、１１はディスプ
レイなどの表示用端末、１２は問い合わせメールのフォ
ーマットに応じて利用者から回答を得て回答メールを作
成する回答メール作成装置、１３は問い合わせ用メール
フォーマットを利用して回答メールを解析する回答メー
ル解析装置、１４はＰＢトーンを入力として遠隔地から
電子メールデータを操作するための電子メール遠隔制御
装置、１５は電話機、１６は１５から得られるＰＢトー
ンなどのデータを１４に入力するモデム、１７は１４を
介して遠隔地から起動され、問い合わせ用メールフォー
マットを利用して問い合わせメールを解析する問い合わ
せメール遠隔解析装置、１８は１４を介して遠隔地から
起動され、問い合わせ用メールフォーマットを利用して
回答メールを解析する回答メール遠隔解析装置、１９は
問い合わせメール・回答メールに利用されるデータ・語
彙と音声データとの対応を示す音声データ対応表格納装
置、２０は１７あるいは１８の解析結果と１９に格納さ
れている音声データを用いて利用者に応答するための音
声を生成する音声合成装置、２１は１７によって起動さ
れ、電話機からの利用者の入力を利用して回答メールを
作成する回答メール遠隔作成装置。
【００１４】図２は、問い合わせ用メールフォーマット
の一例であり、会議への出欠確認を行うためのフォーマ
ットを示す。
の一例であり、会議への出欠確認を行うためのフォーマ
ットを示す。
【００１５】図３は、問い合わせ用メールフォーマット
に利用されるデータや語彙とその音声表現との対応を示
す音声データ対応表である。問い合わせ用メールフォー
マットの各項目ごとに、｀文字列’−｀発音方法’とい
う形式で対応づけが記述されている。
に利用されるデータや語彙とその音声表現との対応を示
す音声データ対応表である。問い合わせ用メールフォー
マットの各項目ごとに、｀文字列’−｀発音方法’とい
う形式で対応づけが記述されている。
【００１６】図４は、回答者が問い合わせメールを表示
した際の画面の例である。図５は、回答者が問い合わせ
メールを電話機を経由して聞いた場合の内容の例であ
る。
した際の画面の例である。図５は、回答者が問い合わせ
メールを電話機を経由して聞いた場合の内容の例であ
る。
【００１７】まず、第一の実施例の電子メールシステム
を用いて、質問者が回答者に会議への出欠の問い合わせ
や投票の依頼を行う方法について説明する。
を用いて、質問者が回答者に会議への出欠の問い合わせ
や投票の依頼を行う方法について説明する。
【００１８】図２に示すような会議参加連絡フォーマッ
トや、投票フォーマットを用意しておき、問い合わせメ
ール作成装置２を用い、このフォーマットに必要事項を
書き込むことで質問者は問い合わせメールを作成し、で
きあがった問い合わせメールをメール送信装置３を用い
て送信する。このあと、問い合わせメールは各回答者に
配送され、各回答者の受信メールボックス５から、問い
合わせメール自動取り込み装置８により、自動的に回答
者の問い合わせメール格納装置６に移動され、「未回答
状態」となる。
トや、投票フォーマットを用意しておき、問い合わせメ
ール作成装置２を用い、このフォーマットに必要事項を
書き込むことで質問者は問い合わせメールを作成し、で
きあがった問い合わせメールをメール送信装置３を用い
て送信する。このあと、問い合わせメールは各回答者に
配送され、各回答者の受信メールボックス５から、問い
合わせメール自動取り込み装置８により、自動的に回答
者の問い合わせメール格納装置６に移動され、「未回答
状態」となる。
【００１９】以上により、質問者の問い合わせメールが
回答者の問い合わせメール格納装置に移動する。
回答者の問い合わせメール格納装置に移動する。
【００２０】次に、回答者が受け取った問い合わせメー
ルに対して、第一の実施例の電子メールシステムを用い
て回答する方法について説明する。
ルに対して、第一の実施例の電子メールシステムを用い
て回答する方法について説明する。
【００２１】問い合わせメールの内容には、図２に示す
ようなフォーマットに存在するような、本電子メールシ
ステムの利用者の間で決められたコードがあらかじめ設
定してあるため、回答者が「未回答状態」のメールの内
容をメール表示装置１０に表示すると同時に、問い合わ
せメール解析装置９により、例えば図４のようにそのコ
ードに応じた形式で会議への出欠の返事や投票などを回
答者に促す。これに対して回答者がマウス操作やボタン
操作により回答すると、回答メール作成装置１３により
その回答内容に応じた回答メールが自動的に作成され、
メール送信装置３により送信される。このあと、回答メ
ールは回答先として指定されたメールアドレスに対応す
る被回答者のメールボックスまで配送される。被回答者
として質問者を設定することも可能であり、また、その
他の利用者を設定することも可能である。
ようなフォーマットに存在するような、本電子メールシ
ステムの利用者の間で決められたコードがあらかじめ設
定してあるため、回答者が「未回答状態」のメールの内
容をメール表示装置１０に表示すると同時に、問い合わ
せメール解析装置９により、例えば図４のようにそのコ
ードに応じた形式で会議への出欠の返事や投票などを回
答者に促す。これに対して回答者がマウス操作やボタン
操作により回答すると、回答メール作成装置１３により
その回答内容に応じた回答メールが自動的に作成され、
メール送信装置３により送信される。このあと、回答メ
ールは回答先として指定されたメールアドレスに対応す
る被回答者のメールボックスまで配送される。被回答者
として質問者を設定することも可能であり、また、その
他の利用者を設定することも可能である。
【００２２】このようにして回答者が回答を終えた後、
元の問い合わせメールは「回答済み状態」となる。回答
者がこの時点で回答を行わない場合には、問い合わせメ
ールは「未回答状態」のままであり、再度表示すると回
答を促される。逆に、「回答済み状態」の問い合わせメ
ールを表示しても、回答を促されることはなく、問い合
わせメールの内容を表示するのみである。
元の問い合わせメールは「回答済み状態」となる。回答
者がこの時点で回答を行わない場合には、問い合わせメ
ールは「未回答状態」のままであり、再度表示すると回
答を促される。逆に、「回答済み状態」の問い合わせメ
ールを表示しても、回答を促されることはなく、問い合
わせメールの内容を表示するのみである。
【００２３】次に、回答者が問い合わせメールに対し
て、電話機を用いて回答する方法について説明する。
て、電話機を用いて回答する方法について説明する。
【００２４】回答者は電話機１５とモデム１６を通じ
て、電子メール遠隔制御装置１４に対してＰＢトーンに
よる制御コマンドを発し、回答者の問い合わせメール格
納装置６の中に格納されている「未回答状態」の問い合
わせメールの個数を得る。ここで、その個数は、音声合
成装置２０により、回答者に対して通知される。
て、電子メール遠隔制御装置１４に対してＰＢトーンに
よる制御コマンドを発し、回答者の問い合わせメール格
納装置６の中に格納されている「未回答状態」の問い合
わせメールの個数を得る。ここで、その個数は、音声合
成装置２０により、回答者に対して通知される。
【００２５】次に、回答者は、電子メール遠隔制御装置
１４を制御することにより、特定の問い合わせメールの
内容を聞くための制御コマンドを入力する。問い合わせ
メールの内容には、本電子メールシステムの利用者の間
で決められたコードがあらかじめ設定してあり、問い合
わせメール遠隔解析装置１７は、問い合わせメールの内
容を解析し、必要なコードや文字列を抽出し、音声合成
装置２０を使って問い合わせ内容の音声データを作成す
る。このときコードと文字列とは、図３に示すようなコ
ードや文字列と音声データとの対応表を用いて対応づけ
る。
１４を制御することにより、特定の問い合わせメールの
内容を聞くための制御コマンドを入力する。問い合わせ
メールの内容には、本電子メールシステムの利用者の間
で決められたコードがあらかじめ設定してあり、問い合
わせメール遠隔解析装置１７は、問い合わせメールの内
容を解析し、必要なコードや文字列を抽出し、音声合成
装置２０を使って問い合わせ内容の音声データを作成す
る。このときコードと文字列とは、図３に示すようなコ
ードや文字列と音声データとの対応表を用いて対応づけ
る。
【００２６】電子メール遠隔制御装置１４はこうして得
られた音声データを、モデム１６と電話機１５とを介し
て回答者に通知し、例えば、図５のように会議への出欠
の回答や投票を回答者に促す。これに対して、回答者が
電子メール遠隔制御装置１４を電話機操作により制御し
回答すると、回答メール遠隔作成装置２１によりその回
答内容に応じた回答メールが自動的に作成され、メール
送信装置３により回答先の利用者宛に送信される。この
あと、回答メールは回答先として指定されたメールアド
レスに対応する被回答者のメールボックスまで配送され
る。被回答者として質問者を設定することも可能であ
り、また、その他の利用者を設定することも可能であ
る。
られた音声データを、モデム１６と電話機１５とを介し
て回答者に通知し、例えば、図５のように会議への出欠
の回答や投票を回答者に促す。これに対して、回答者が
電子メール遠隔制御装置１４を電話機操作により制御し
回答すると、回答メール遠隔作成装置２１によりその回
答内容に応じた回答メールが自動的に作成され、メール
送信装置３により回答先の利用者宛に送信される。この
あと、回答メールは回答先として指定されたメールアド
レスに対応する被回答者のメールボックスまで配送され
る。被回答者として質問者を設定することも可能であ
り、また、その他の利用者を設定することも可能であ
る。
【００２７】このようにして回答者が回答を終えた後、
この問い合わせメールは「回答済み状態」となる。回答
者がこの時点で回答を行わない場合には、問い合わせメ
ールは「未回答状態」のままであり、再度電話機を経由
し問い合わせメールの内容を聞くと回答を促される。逆
に、「回答済み状態」の問い合わせメールの内容を再度
聞いても、回答を促されることはなく、問い合わせメー
ルの内容が再生されるのみである。
この問い合わせメールは「回答済み状態」となる。回答
者がこの時点で回答を行わない場合には、問い合わせメ
ールは「未回答状態」のままであり、再度電話機を経由
し問い合わせメールの内容を聞くと回答を促される。逆
に、「回答済み状態」の問い合わせメールの内容を再度
聞いても、回答を促されることはなく、問い合わせメー
ルの内容が再生されるのみである。
【００２８】次に、被回答者が受け取った回答メールの
内容を本実施例の電子メールシステムを用いて表示する
方法について説明する。
内容を本実施例の電子メールシステムを用いて表示する
方法について説明する。
【００２９】被回答者の受信メールボックスから、メー
ル自動取り込み装置８により、回答メールは自動的に被
回答者の回答メール格納装置７に移動する。回答メール
の内容には、本電子メールシステムの利用者の間で決め
られたコードが自動的に設定されており、被回答者は回
答メール解析装置１３を用いて、回答メール格納装置７
内のメールの一覧を表示して回答状況を把握したり、ま
た、回答結果を集計して表示させたり、回答メールの内
容を表示させたりすることができる。
ル自動取り込み装置８により、回答メールは自動的に被
回答者の回答メール格納装置７に移動する。回答メール
の内容には、本電子メールシステムの利用者の間で決め
られたコードが自動的に設定されており、被回答者は回
答メール解析装置１３を用いて、回答メール格納装置７
内のメールの一覧を表示して回答状況を把握したり、ま
た、回答結果を集計して表示させたり、回答メールの内
容を表示させたりすることができる。
【００３０】次に、被回答者が受け取った回答メールに
対して、電話機を用いて回答内容を知ったり、回答状況
を把握したりする方法について説明する。
対して、電話機を用いて回答内容を知ったり、回答状況
を把握したりする方法について説明する。
【００３１】回答メールは被回答者の回答メール格納装
置７に既に移動している。被回答者は電話機１５とモデ
ム１６を通じて、電子メール遠隔制御装置１４に対して
ＰＢトーンによる制御コマンドを発し、被回答者の回答
メール格納装置７の中に格納されている回答メールの個
数を得る。ここで、その個数は、音声合成装置２０によ
り、被回答者に対して通知される。
置７に既に移動している。被回答者は電話機１５とモデ
ム１６を通じて、電子メール遠隔制御装置１４に対して
ＰＢトーンによる制御コマンドを発し、被回答者の回答
メール格納装置７の中に格納されている回答メールの個
数を得る。ここで、その個数は、音声合成装置２０によ
り、被回答者に対して通知される。
【００３２】次に、被回答者は、電子メール遠隔制御装
置１４を制御することにより、特定の回答メールの内容
を聞くための制御コマンドを入力する。回答メールの内
容には本電子メールシステムの利用者の間で決められた
コードがあらかじめ設定してあり、回答メール遠隔解析
装置１８は回答メールの内容を解析し、必要なコードや
文字列を抽出し、音声合成装置２０を使って回答内容の
音声データを作成する。このときコードと文字列とは、
図３に示すようなコードや文字列と音声データとの対応
表を用いて対応づける。電子メール遠隔制御装置１４は
こうして得られた音声データを、モデム１６と電話機１
５とを介して被回答者に通知する。
置１４を制御することにより、特定の回答メールの内容
を聞くための制御コマンドを入力する。回答メールの内
容には本電子メールシステムの利用者の間で決められた
コードがあらかじめ設定してあり、回答メール遠隔解析
装置１８は回答メールの内容を解析し、必要なコードや
文字列を抽出し、音声合成装置２０を使って回答内容の
音声データを作成する。このときコードと文字列とは、
図３に示すようなコードや文字列と音声データとの対応
表を用いて対応づける。電子メール遠隔制御装置１４は
こうして得られた音声データを、モデム１６と電話機１
５とを介して被回答者に通知する。
【００３３】また、被回答者は、電子メール遠隔制御装
置１４を制御することにより、回答メールの回答内容を
集計するための制御コマンドを入力する。回答メール遠
隔解析装置１８はこの制御コマンドを受けて、回答メー
ル格納装置７内の回答内容を集計し、その結果を得て、
音声合成装置２０により、被回答者に通知する。
置１４を制御することにより、回答メールの回答内容を
集計するための制御コマンドを入力する。回答メール遠
隔解析装置１８はこの制御コマンドを受けて、回答メー
ル格納装置７内の回答内容を集計し、その結果を得て、
音声合成装置２０により、被回答者に通知する。
【００３４】（実施例２）次に、本発明の第二の実施例
について、図面を参照しながら説明する。図６におい
て、装置１から装置２１は図１のものと同じであり、説
明は省略する。２２は問い合わせメールに対する回答時
に補足事項を入力するための補足事項入力装置、２３は
遠隔地から問い合わせメールに回答する際に補足事項を
入力するための補足事項遠隔入力装置、２４は問い合わ
せメール、回答メールの中に記述されているテキスト文
を読み上げる読み上げ装置、２５は問い合わせメール、
回答メールの中に記述されている音声データを再生する
音声再生装置である。
について、図面を参照しながら説明する。図６におい
て、装置１から装置２１は図１のものと同じであり、説
明は省略する。２２は問い合わせメールに対する回答時
に補足事項を入力するための補足事項入力装置、２３は
遠隔地から問い合わせメールに回答する際に補足事項を
入力するための補足事項遠隔入力装置、２４は問い合わ
せメール、回答メールの中に記述されているテキスト文
を読み上げる読み上げ装置、２５は問い合わせメール、
回答メールの中に記述されている音声データを再生する
音声再生装置である。
【００３５】図７は、回答者が問い合わせメールを表示
した際の画面の例である。図８は、回答者が問い合わせ
メールを電話機を経由して聞いた場合の内容の例であ
る。
した際の画面の例である。図８は、回答者が問い合わせ
メールを電話機を経由して聞いた場合の内容の例であ
る。
【００３６】質問者が問い合わせメールを作成する方法
は、第一の実施例によるものと同じであるため説明を省
略する。
は、第一の実施例によるものと同じであるため説明を省
略する。
【００３７】次に、回答者が受け取った問い合わせメー
ルに対して、第二の実施例の電子メールシステムを用い
て回答する方法について説明する。
ルに対して、第二の実施例の電子メールシステムを用い
て回答する方法について説明する。
【００３８】問い合わせメールは回答者の問い合わせメ
ール格納装置６に自動的に移動しているものとする。こ
の状態で回答者が「未回答状態」のメールの内容をメー
ル表示装置１０に表示すると同時に、問い合わせメール
解析装置９により、例えば図７のようにそのコードに応
じた形式で会議への出欠の返事や投票などを回答者に促
す。このとき、第一の実施例による電子メールシステム
の場合と同様に回答者はマウス操作やボタン操作によっ
て回答する以外に、補足事項を付記したい場合には、補
足事項入力装置２２を用いてキーボードにより補足事項
を入力することができる。その後、入力された補足事項
を含んだ回答メールが回答メール作成装置１３により作
成され、メール送信装置３により送信される。その後の
動作は第一の実施例の場合と同様である。
ール格納装置６に自動的に移動しているものとする。こ
の状態で回答者が「未回答状態」のメールの内容をメー
ル表示装置１０に表示すると同時に、問い合わせメール
解析装置９により、例えば図７のようにそのコードに応
じた形式で会議への出欠の返事や投票などを回答者に促
す。このとき、第一の実施例による電子メールシステム
の場合と同様に回答者はマウス操作やボタン操作によっ
て回答する以外に、補足事項を付記したい場合には、補
足事項入力装置２２を用いてキーボードにより補足事項
を入力することができる。その後、入力された補足事項
を含んだ回答メールが回答メール作成装置１３により作
成され、メール送信装置３により送信される。その後の
動作は第一の実施例の場合と同様である。
【００３９】次に、回答者が受け取った問い合わせメー
ルに対して、電話機を用いて回答する方法について説明
する。
ルに対して、電話機を用いて回答する方法について説明
する。
【００４０】問い合わせメールは回答者の問い合わせメ
ール格納装置６に自動的に移動しているものとする。こ
の状態で回答者が特定の「未回答状態」のメールの内容
を電子メール遠隔制御装置１４を用いて聞く場合の操作
は第一の実施例の場合と同様であり、図８のように会議
への出欠の回答や投票が促される。このとき、第一の実
施例による電子メールシステムの場合と同様に回答者は
電話機操作により回答する以外に、補足事項を付記した
い場合には、補足事項遠隔入力装置２３を用いて電話機
に音声を入力することにより、音声による補足事項を入
力することができる。その後、入力された補足事項を含
んだ回答メールが回答メール遠隔作成装置２１により作
成され、メール送信装置３により送信される。その後の
動作は第一の実施例の場合と同様である。
ール格納装置６に自動的に移動しているものとする。こ
の状態で回答者が特定の「未回答状態」のメールの内容
を電子メール遠隔制御装置１４を用いて聞く場合の操作
は第一の実施例の場合と同様であり、図８のように会議
への出欠の回答や投票が促される。このとき、第一の実
施例による電子メールシステムの場合と同様に回答者は
電話機操作により回答する以外に、補足事項を付記した
い場合には、補足事項遠隔入力装置２３を用いて電話機
に音声を入力することにより、音声による補足事項を入
力することができる。その後、入力された補足事項を含
んだ回答メールが回答メール遠隔作成装置２１により作
成され、メール送信装置３により送信される。その後の
動作は第一の実施例の場合と同様である。
【００４１】次に、被回答者が受け取った回答メールの
内容を本実施例の電子メールシステムを用いて表示する
方法について説明する。
内容を本実施例の電子メールシステムを用いて表示する
方法について説明する。
【００４２】回答メールは被回答者の回答メール格納装
置７に自動的に移動しているものとする。この状態で、
回答メールの一覧を表示させたり、回答メールの内容を
表示させたりする場合、回答メールに補足事項が付記さ
れていれば、その内容を知ることができる。補足事項が
テキストの場合にはメール表示装置１０により表示用端
末１１に表示され、補足事項が音声の場合には音声再生
装置２５により再生される。
置７に自動的に移動しているものとする。この状態で、
回答メールの一覧を表示させたり、回答メールの内容を
表示させたりする場合、回答メールに補足事項が付記さ
れていれば、その内容を知ることができる。補足事項が
テキストの場合にはメール表示装置１０により表示用端
末１１に表示され、補足事項が音声の場合には音声再生
装置２５により再生される。
【００４３】次に、被回答者が受け取った回答メールに
対して、電話機を用いて回答内容を知ったり、回答状況
を把握したりする方法について説明する。
対して、電話機を用いて回答内容を知ったり、回答状況
を把握したりする方法について説明する。
【００４４】回答メールは被回答者の回答メール格納装
置７に既に移動しているものとする。この状態で、被回
答者が回答メールの個数を得る方法は第一の実施例によ
るものと同様である。
置７に既に移動しているものとする。この状態で、被回
答者が回答メールの個数を得る方法は第一の実施例によ
るものと同様である。
【００４５】次に、被回答者が電子メール遠隔制御装置
１４を制御することにより、特定の回答メールの内容を
聞くための制御コマンドを入力すると、第一の実施例に
記述したのと同じ方法で回答メールの内容を聞くことが
できる。このとき、補足事項が付記されていれば、その
内容を知ることができる。補足事項がテキストの場合に
は読み上げ装置２４により読み上げられ、補足事項が音
声の場合には音声再生装置２５により再生される。
１４を制御することにより、特定の回答メールの内容を
聞くための制御コマンドを入力すると、第一の実施例に
記述したのと同じ方法で回答メールの内容を聞くことが
できる。このとき、補足事項が付記されていれば、その
内容を知ることができる。補足事項がテキストの場合に
は読み上げ装置２４により読み上げられ、補足事項が音
声の場合には音声再生装置２５により再生される。
【００４６】回答メールの回答内容の集計のための操作
は第一の実施例によるものと同様であるため、説明を省
略する。
は第一の実施例によるものと同様であるため、説明を省
略する。
【００４７】
【発明の効果】問い合わせメールのフォーマットと、そ
のフォーマットに基づいた問い合わせメールに利用され
るデータとそのデータを音声で表現する音声データとを
対応付ける音声データ対応表と、を有していることによ
り、メールの送信（問い合わせ）の際に、そのフォーマ
ットに従って問い合わせメールを作成するので、お互い
に一定の形式のメールの送受信が可能となり、また、電
話機からの送受信も音声データ対応表に基づいて行われ
るので、回答メール作成時の操作の簡略化のみならず、
その前段階である問い合わせメールの内容を聞く時間
（音声合成に要する時間）もほとんどかからない。その
ような本実施例の電子メールシステムを利用することに
より、オフィスの日常業務で利用されることの多い問い
合わせ−回答の作業を自動化し、また、遠隔地からその
作業を行ったり、結果を知ったりすることができる。本
発明においては、問い合わせ−回答の場面においては従
来の読み上げのみによる電話機の利用を極力押さえるこ
とにより、ルーチンワークに慣れた利用者の作業効率を
あげることができる。また、音声認識技術を用いずに、
電話機からのＰＢトーンによる制御コマンドで制御する
ことで、システム全体の価格を安価にすることができ、
また、確実性を高めることができる。
のフォーマットに基づいた問い合わせメールに利用され
るデータとそのデータを音声で表現する音声データとを
対応付ける音声データ対応表と、を有していることによ
り、メールの送信（問い合わせ）の際に、そのフォーマ
ットに従って問い合わせメールを作成するので、お互い
に一定の形式のメールの送受信が可能となり、また、電
話機からの送受信も音声データ対応表に基づいて行われ
るので、回答メール作成時の操作の簡略化のみならず、
その前段階である問い合わせメールの内容を聞く時間
（音声合成に要する時間）もほとんどかからない。その
ような本実施例の電子メールシステムを利用することに
より、オフィスの日常業務で利用されることの多い問い
合わせ−回答の作業を自動化し、また、遠隔地からその
作業を行ったり、結果を知ったりすることができる。本
発明においては、問い合わせ−回答の場面においては従
来の読み上げのみによる電話機の利用を極力押さえるこ
とにより、ルーチンワークに慣れた利用者の作業効率を
あげることができる。また、音声認識技術を用いずに、
電話機からのＰＢトーンによる制御コマンドで制御する
ことで、システム全体の価格を安価にすることができ、
また、確実性を高めることができる。
【図１】本発明の第一の実施例における電子メールシス
テムの構成を示す概念図
テムの構成を示す概念図
【図２】同実施例における問い合わせメールフォーマッ
ト図
ト図
【図３】同実施例における音声データ対応図
【図４】同実施例における問い合わせメールの表示例図
【図５】同実施例における問い合わせメールの電話機に
よる概念図
よる概念図
【図６】本発明の第二の実施例における電子メールシス
テムの構成を示す概念図
テムの構成を示す概念図
【図７】同実施例における問い合わせメールの表示図
【図８】同実施例における問い合わせメールの電話機に
よる概念図
よる概念図
１ 問い合わせメールフォーマット格納装置 ２ 問い合わせメール作成装置 ３ メール送信装置 ４ コード入力装置 ５ 受信メールボックス ６ 問い合わせメール格納装置 ７ 回答メール格納装置 ８ メール自動取り込み装置 ９ 問い合わせメール解析装置 １０ メール表示装置 １１ 表示用端末 １２ 回答メール作成装置 １３ 回答メール解析装置 １４ 電子メール遠隔制御装置 １５ 電話機 １６ モデム １７ 問い合わせメール遠隔解析装置 １８ 回答メール遠隔解析装置 １９ 音声データ対応表格納装置 ２０ 音声合成装置 ２１ 回答メール遠隔作成装置 ２２ 補足事項入力装置 ２３ 補足事項遠隔入力装置 ２４ 読み上げ装置 ２５ 音声再生装置
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (58)調査した分野(Int.Cl.6，ＤＢ名) G06F 13/00 H04L 12/54 H04L 12/58
Claims (8)
- 【請求項１】利用者宛のメールを溜める受信メールボッ
クスと、 前記問い合わせメールを解析して端末ディスプレイ上に
おいて受信者に表示し、表示の際に受信者がキー操作で
その問い合わせに回答すると同時に回答メールを作成し
送信する手段と、 回答メールの内容を端末ディスプレイに表示する手段
と、 問い合わせメールの内容から音声データを作成する、問
い合わせ音声データ作成手段と、 前記問い合わせ音声データを公衆網を使って送出する手
段と、 前記問い合わせ音声データの作成を電話機操作により起
動する手段と、 複数の受信メールの中から前記問い合わせメールを電話
機操作により特定する手段と、 前記問い合わせ音声データを電話機により受信した際
に、 電話機操作によりその問い合わせに回答すると同時に回
答メールを作成し問い合わせ者に電子メールとして送信
する手段と、 回答メールの内容から音声データを作成する、回答音声
データ作成手段と、 前記回答音声データを公衆網を使って送出する手段と、 前記回答音声データの作成を電話機操作により起動する
手段と、を備える電子メールシステムであって、 問い合わせメールのフォーマットを記憶する手段と、 問い合わせの内容を前記問い合わせメールのフォーマッ
トを利用して作成し、問い合わせメールとして送受信す
る手段と、 問い合わせメールに利用されるデータとそのデータを音
声で表現する音声データとを対応づける音声データ対応
表と、をさらに備え、 問い合わせ音声データ作成手段が、前記音声データ対応
表を用いて、問い合わせ音声データを作成し、 回答音声データ作成手段が、前記音声データ対応表を用
いて、回答音声データを作成する ことを特徴とする電子
メールシステム。 - 【請求項２】 請求項１記載の電子メールシステムに、
問い合わせメールを個人の受信メールボックスから問い
合わせメール用のメールフォルダに自動的に取り込む手
段を備えることを特徴とする電子メールシステム。 - 【請求項３】 請求項１記載の電子メールシステムに、
回答メールを個人の受信メールボックスから回答メール
用のメールフォルダに自動的に取り込む手段を備えるこ
とを特徴とする電子メールシステム。 - 【請求項４】 請求項１記載の電子メールシステムにお
いて、問い合わせメールに対して、電子メールシステム
からのマウス操作・ボタン操作により回答メールを送信
した場合に、問い合わせメールを「回答済み」状態に自
動的に変更する手段と、電話機操作により回答メールを
送信した場合に、問い合わせメールを「回答済み」状態
に自動的に変更する手段とを備えることを特徴とする電
子メールシステム。 - 【請求項５】 請求項１記載の電子メールシステムに、
回答メール集計用のフォーマットを記憶する手段と、回
答メールを前記集計用フォーマットに基づいて集計した
集計データを作成する手段と、前記集計データの作成を
計算機の端末から起動する手段と、前記集計データを端
末ディスプレイに表示する手段とを備えることを特徴と
する電子メールシステム。 - 【請求項６】 請求項５に記載の電子メールシステムに
おいて、回答メール集計データの作成を電話機操作によ
り起動する手段と、前記集計データを請求項１に記載の
音声データ対応表を用いて音声に変換し、電話機を通じ
て利用者に再生する手段とを備えることを特徴とする電
子メールシステム。 - 【請求項７】 請求項１記載の電子メールシステムに、
回答内容に付記すべき補足事項がある場合には補足事項
をキーボードにより入力する手段と、前記補足事項を回
答メールの内容とする手段と、補足事項を読み上げる手
段とを備えることを特徴とする電子メールシステム。 - 【請求項８】 請求項１記載の電子メールシステムに、
回答内容に付記すべき補足事項がある場合に補足事項を
電話機を通じて音声にて入力する手段と、前記補足事項
を回答メールの内容の音声データとする手段と、補足事
項の音声データを再生する手段とを備えることを特徴と
する電子メールシステム。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP31175092A JP2988162B2 (ja) | 1992-11-20 | 1992-11-20 | 電子メールシステム |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP31175092A JP2988162B2 (ja) | 1992-11-20 | 1992-11-20 | 電子メールシステム |
Publications (2)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH06164634A JPH06164634A (ja) | 1994-06-10 |
| JP2988162B2 true JP2988162B2 (ja) | 1999-12-06 |
Family
ID=18021030
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP31175092A Expired - Fee Related JP2988162B2 (ja) | 1992-11-20 | 1992-11-20 | 電子メールシステム |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2988162B2 (ja) |
Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2001045047A (ja) * | 1999-08-03 | 2001-02-16 | Matsushita Electric Ind Co Ltd | 簡易応答システム |
| JP2002073479A (ja) * | 2000-08-25 | 2002-03-12 | Hudson Soft Co Ltd | 電子メール送受信システム |
-
1992
- 1992-11-20 JP JP31175092A patent/JP2988162B2/ja not_active Expired - Fee Related
Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2001045047A (ja) * | 1999-08-03 | 2001-02-16 | Matsushita Electric Ind Co Ltd | 簡易応答システム |
| JP2002073479A (ja) * | 2000-08-25 | 2002-03-12 | Hudson Soft Co Ltd | 電子メール送受信システム |
Also Published As
| Publication number | Publication date |
|---|---|
| JPH06164634A (ja) | 1994-06-10 |
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Legal Events
| Date | Code | Title | Description |
|---|---|---|---|
| LAPS | Cancellation because of no payment of annual fees |