JP2024060185A - ネットワーク会議システム、ファイル検索方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ネットワーク会議において使用されるファイルに関連するファイルの有無を報知できるネットワーク会議システムを提供する。【解決手段】ネットワーク会議システムは、ネットワーク会議を示す各会議情報に登録されたファイルを管理するファイル管理部と、操作部によって受け付けられた第１操作により選択された会議情報に登録されたファイルの一覧を表示部に表示させ、操作部によって受け付けられた第２操作により一覧から選択された対象ファイルについて関連ファイルが管理されている場合、関連ファイルが管理されていることを報知する報知部と、を備える。【選択図】図３

Description

本開示は、ネットワーク会議システム、ファイル検索方法及びプログラムに関する。

特許文献１は、通信手段を介して複数の端末装置間でのリアルタイムデータ共有を伴うセッションに関するセッション情報を管理し、セッション情報を関連付けて管理するために設定されるミーティングに関するミーティング情報を管理する技術を開示する。

特開２００４－２１３２７１号公報

ネットワーク会議においては、一のネットワーク会議の開催日の前後に、他のネットワーク会議において、一のネットワーク会議で使用されるファイルに関連するファイルを使用する場合がある。しかし、他のネットワーク会議に不参加である一のネットワーク会議の参加者が、他のネットワーク会議で使用される、関連するファイルを確認していない場合、当該参加者は、当該一のネットワーク会議に登録されたファイルのみを確認するため、適切に判断できないおそれがある。特許文献１に開示された技術では、ネットワーク会議で使用されるファイルに関連するファイルの有無を検索できないおそれがあるため、ネットワーク会議において使用されるファイルに関連するファイルの有無を、ネットワーク会議の参加者は確認できないおそれがある。そこで、本開示の一態様は、ネットワーク会議において使用されるファイルに関連するファイルの有無を報知できるネットワーク会議システム、ファイル検索方法及びプログラムを提供することを目的とする。

本開示の一形態に係るネットワーク会議システムは、ネットワーク会議を示す各会議情報に登録されたファイルを管理するファイル管理部と、操作部によって受け付けられた第１操作により選択された会議情報に登録されたファイルの一覧を表示部に表示させ、前記操作部によって受け付けられた第２操作により前記一覧から選択された対象ファイルについて関連ファイルが管理されている場合、前記関連ファイルが管理されていることを報知する報知部と、を備える。

本開示の一形態に係るファイル検索方法は、ネットワーク会議を示す各会議情報に登録されたファイルを管理する工程と、操作部によって受け付けられた第１操作により選択された会議情報に登録されたファイルの一覧を表示部に表示させ、前記操作部によって受け付けられた第２操作により前記一覧から選択された対象ファイルと関連する関連ファイルが管理されている場合、前記関連ファイルが管理されていることを報知する工程と、を含む。

本開示の一形態に係るプログラムは、コンピュータに、ネットワーク会議を示す各会議情報に登録されたファイルを管理する機能と、操作部によって受け付けられた第１操作により選択された会議情報に登録されたファイルの一覧を表示部に表示させ、前記操作部によって受け付けられた第２操作により前記一覧から選択された対象ファイルと関連する関連ファイルが管理されている場合、前記関連ファイルが管理されていることを報知する機能と、を実行させる。

ネットワーク会議システムの構成の一例を示す図である。 ユーザ端末の構成の一例を示すブロック図である。 サーバ装置の構成の一例を示すブロック図である。 会議管理データベースの一例を示す図である。 会議情報及びファイル情報を登録する処理の一例を示すフローチャートである。 選択された会議情報に登録されたファイル、及び関連ファイルを検索する処理の一例を示すフローチャートである。 図６に続き、選択された会議情報に登録されたファイル、及び関連ファイルを検索する処理の一例を示すフローチャートである。 会議設定画面及びフォルダ画面の一例を示す図である。 会議概要画面及び会議管理画面の一例を示す図である。 会議管理画面及び関連ファイルの内容を示す画面の一例を示す図である。 会議管理画面及び問い合わせメッセージを送信するメール画面の一例を示す図である。

（第一実施形態）
図１～図１０Ｂを参照して、第一実施形態について説明する。なお、図面については、同一又は同様の要素には同一の符号を付し、重複する説明は省略する。

図１は、本実施形態に係るネットワーク会議システム１００の構成の一例を示す図である。ネットワーク会議システム１００は、ユーザ端末１０１と、サーバ装置１０２とを含む。ユーザ端末１０１と、サーバ装置１０２とは、ネットワーク１０３を介して接続する。ネットワーク１０３は、インターネット、ＬＡＮ（Local Area Network）等である。

ユーザ端末１０１は、ユーザ１０４が操作する端末装置である。例えば、ユーザ端末１０１は、ＰＣ（Personal Computer）、スマートフォン、タブレット端末等である。ユーザ端末１０１は、ネットワーク１０３を介して、会議予定情報１１１をサーバ装置１０２に送信する。会議予定情報１１１は、ネットワーク会議の会議開催日と会議名と参加者とを示す。さらに、ユーザ端末１０１は、会議予定情報１１１に関連付けられるファイル１１２をサーバ装置１０２に送信する。ファイル１１２は、ネットワーク会議で使用される書面を示す電子ファイルデータである。

サーバ装置１０２は、ネットワーク会議処理を実行する。サーバ装置１０２は、会議管理画面１１３を生成し、生成された会議管理画面１１３を、ユーザ端末１０１の表示部２０２（図２参照）に表示させる。会議管理画面１１３は、ネットワーク会議の画面を示す。

図２は、ユーザ端末１０１の構成の一例を示すブロック図である。ユーザ端末１０１は、通信部２０１と、表示部２０２と、操作部２０３と、記憶部２０４と、制御部２０５とを備える。

通信部２０１は、ネットワーク１０３に接続するインターフェイスである。

表示部２０２は、ユーザ１０４に提示する情報を表示する。例えば、表示部２０２は、会議管理画面１１３を表示する。例えば、表示部２０２は、液晶パネル、有機ＥＬ（Electro-Luminescence）パネル等により構成される。

操作部２０３は、ユーザ１０４の操作を受け付ける。例えば、操作部２０３は、タッチパネル、マウス、キーボード等により構成される。例えば、操作部２０３は、ユーザ１０４によるネットワーク会議に関する操作を受け付ける。ネットワーク会議に関する操作は、会議予定情報１１１を作成する操作、ファイル１１２を選択する操作、ネットワーク会議を開始する操作等である。会議予定情報１１１を作成する操作はネットワーク会議の会議開催日、会議名、及び参加者を入力する操作を含む。

記憶部２０４は、各種データ、プログラム等を記録可能な記録媒体である。例えば、記憶部２０４は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、ＳＳＤ（Solid State Drive）、半導体メモリ等によって構成される。

制御部２０５は、記憶部２０４に記憶されるプログラム及びデータに従って、各種処理を実行する。例えば、制御部２０５は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等のプロセッサにより構成される。

制御部２０５は、操作部２０３によって会議予定情報１１１を作成する操作が受け付けられた場合、通信部２０１を介して、会議予定情報１１１を作成する操作をサーバ装置１０２に送信する。また、制御部２０５は、操作部２０３によって、記憶部２０４に保存される電子ファイルデータ等からファイル１１２を選択する操作が受け付けられた場合、通信部２０１を介して、選択されたファイル１１２をサーバ装置１０２に送信する。

図３は、サーバ装置１０２の構成の一例を示すブロック図である。サーバ装置１０２は、通信部３０１、記憶部３０２、制御部３０３等を備える。

通信部３０１は、ネットワーク１０３に接続するインターフェイスである。

記憶部３０２は、各種データ、プログラム等を記録可能な記録媒体である。例えば、記憶部３０２は、ＨＤＤ、ＳＳＤ、半導体メモリ等により構成される。記憶部３０２は、ファイルデータベース３１１と、会議管理データベース３１２とを格納する。ファイルデータベース３１１には、第１ファイルのファイル名に応じたフォルダに、ファイル１１２が格納される。会議管理データベース３１２には、ネットワーク会議を示す会議情報３１３に、ファイル情報３１４が関連付けられて格納される。会議情報３１３は、ネットワーク会議の会議開催日と、会議名と、参加者とを示す。ファイル情報３１４は、ファイル１１２に関する詳細情報を示す。具体的には、ファイル情報３１４は、ファイル名と、作成日時と、バージョンと、容量と、作成者と、登録者と、保存先とを示す。

制御部３０３は、記憶部３０２に記憶されるプログラム及びデータに従って、各種処理を実行する。例えば、制御部３０３は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等のプロセッサにより構成される。制御部３０３は、会議管理部３０４、ファイル管理部３０５、報知部３０６、問い合わせ管理部３０７等を備える。

会議管理部３０４は、通信部３０１を介してユーザ端末１０１から会議予定情報１１１を受信し、受信された会議管理部３０４は、会議予定情報１１１から会議情報３１３を生成する。具体的には、会議管理部３０４は、会議予定情報１１１によって示される会議開催日と会議名と参加者とを示す会議情報３１３を生成する。さらに、会議管理部３０４は、会議情報３１３に基づいて、ネットワーク会議処理を実行する。また、会議管理部３０４は、会議情報３１３によって示されるネットワーク会議において、当該会議情報３１３に関連付けられたファイル情報３１４によって示されるファイルを参照可能とする。

ファイル管理部３０５は、通信部３０１を介して、会議予定情報１１１に関連付けられたファイル１１２を受信し、会議情報３１３にファイル１１２を登録する。具体的には、ファイル管理部３０５は、各会議情報３１３に登録されたファイル１１２の詳細情報を抽出し、抽出された詳細情報を含むファイル情報３１４を、会議情報３１３に関連付けて会議管理データベース３１２に格納する。

さらに、ファイル管理部３０５は、各会議情報３１３に登録されたファイル１１２を管理する。具体的には、ファイル管理部３０５は、各会議情報３１３に登録されたファイルについて、ファイル名毎に、作成日時、バージョン、登録者、及び作成者からなる群より選択される少なくとも一の情報を管理する。

また、ファイル管理部３０５は、互いに同一である第１ファイルと第２ファイルとが、互いに異なる会議情報３１３に登録されている場合、第１ファイルと第２ファイルとを併合して保存する。さらに、ファイル管理部３０５は、第１ファイルが登録された会議情報３１３と、第２ファイルが会議情報３１３とに、第１ファイルと第２ファイルとが併合されたファイルの保存先リンクを共有して登録する。

報知部３０６は、操作部２０３によって受け付けられた第１操作により選択された会議情報３１５に登録されたファイルの一覧を表示部２０２に表示させる。さらに、報知部３０６は、操作部２０３によって受け付けられた第２操作によりファイルの一覧から選択された対象ファイルについて関連ファイルが管理されている場合、関連ファイルが管理されていることを報知する。関連ファイルは、対象ファイルに関連するファイルである。例えば、関連ファイルは、対象ファイルのファイル名と関連するファイル名を有し、対象ファイルを登録した登録者と同一である登録者により登録されたファイルである。

問い合わせ管理部３０７は、対象ファイルについて、操作部２０３によって問い合わせ操作が受け付けられた場合、対象ファイルの登録者宛に問い合わせ処理を実行する。さらに、問い合わせ管理部３０７は、関連ファイルの登録者宛に問い合わせ処理を実行し、且つ複数の会議情報３１３に対象ファイルが登録されている場合、複数の会議情報３１３に対象ファイルを登録した複数の登録者宛に問い合わせ処理を実行する。問い合わせ処理を実行することは、問い合わせメッセージを送信するアプリケーションを起動することを含む。

図４は、会議管理データベース３１２の一例を示す図である。

会議管理データベース３１２には、会議情報３１３に、ファイル情報３１４が関連付けられて格納される。例えば、会議管理データベース３１２に格納される会議情報３１３は、会議開催日が２０２１年１月２０日であり、会議名が「仕様検討会議（開発）」であり、参加者が、ＡＡＡＡ、ＢＢＢＢ、ＣＣＣＣ、ＤＤＤＤ、ＥＥＥＥ及びＦＦＦＦであることを示す。さらに、例えば、会議管理データベース３１２は、当該会議情報に、「２０２２０１仕様検討資料Ｖｅｒ．１」であるファイル名を有するファイルと、「２０２２０１詳細操作仕様案」であるファイル名を有するファイルと、及び「２０２２詳細基本資料Ｖｅｒ．１」であるファイル名を有するファイルとが登録されていることを示す。さらに、例えば、会議管理データベース３１２は、各ファイルについて、バージョンと、作成日時と、容量と、作成者と、登録者と、保存先とが登録されていることを示す。

また、例えば、会議管理データベース３１２は、２０２２年３月２０日である会議開催日と、「仕様検討会議（開発）」である会議名とを示す会議情報３１３と、２０２２年３月２５日である会議開催日と、「仕様検討会議（開発）」である会議名とを示す会議情報３１３とに、「２０２２０１仕様検討資料Ｖｅｒ．３」であるファイル名を有するファイルが登録されていることを示す。

２０２２年３月２０日である会議開催日と、「仕様検討会議（開発）」である会議名とを示す会議情報３１３と、２０２２年３月２５日である会議開催日と、「仕様検討会議（開発）」である会議名とを示す会議情報３１３とに登録される、「２０２２０１仕様検討資料Ｖｅｒ．３」であるファイル名を有するファイルは、バージョンと、作成日時と、容量と、作成者と、登録者とが同一である。そのため、これらの会議情報３１３によって示されるネットワーク会議で使用される、ファイル名が「２０２２０１仕様検討資料Ｖｅｒ．３」であるファイルは同一である。

また、例えば、会議管理データベース３１２は、「２０２２０１仕様検討資料Ｖｅｒ．１」であるファイル名を有するファイルと、「２０２２０１仕様検討資料Ｖｅｒ．２」であるファイル名を有するファイルと、「２０２２０１仕様検討資料Ｖｅｒ．３」であるファイル名を有するファイルと、「２０２２０１仕様検討資料Ｖｅｒ．４」であるファイル名を有するファイルとが、互いに異なる会議情報３１３に登録されていることを示す。これらのファイル名において、「仕様検討資料」との文字列が共通である。そのため、これらのファイルは、仕様検討資料とのフォルダ名を有するフォルダに保存される。

さらに、これらのファイルの作成者は、いずれもＡＡＡＡである。従って、これらのファイルは、互いに関連するファイルである。さらに、これらのファイルの作成日は、バージョンが１であるファイルからバージョンが４であるファイルまでの順に更新されたことを示す。

図５は、会議情報３１３及びファイル１１２を登録する処理の一例を示すフローチャートである。

ステップＳ５０１において操作部２０３が、ネットワーク会議の予定を作成する操作を受け付けた場合、制御部２０５は、操作部２０３が受け付けた操作に基づいて、会議予定情報１１１を生成する。例えば、報知部３０６は、会議設定画面８０１（図８参照）を表示部２０２に表示させる。そして、操作部２０３が会議設定画面８０１上で会議開催日、会議名、及び参加者を入力する操作を受け付けた場合、制御部２０５は、入力された会議開催日、会議名、及び参加者を示す会議予定情報１１１を生成する。そして、制御部２０５は、会議予定情報１１１をサーバ装置１０２に送信する。

ステップＳ５０２において会議管理部３０４は、会議予定情報１１１によって示される会議開催日、会議名、及び参加者を示す会議情報３１３を生成し、生成された会議情報３１３を会議管理データベース３１２に登録する。

ステップＳ５０３においてファイル管理部３０５は、会議情報３１３に登録される第１ファイルが選択されたか否かを判定する。具体的には、操作部２０３が、会議予定情報１１１に関連付けられたファイル１１２を選択する操作を受け付けた場合、制御部２０５は、選択されたファイル１１２をサーバ装置１０２に送信する。ファイル管理部３０５は、通信部３０１を介して、ファイル１１２を受信した場合、会議情報３１３に登録されるファイル１１２が選択されたと判定する。

ステップＳ５０３においてファイル１１２が選択されていない場合、制御部３０３は、処理をステップＳ５０３に戻す。一方、ステップＳ５０３においてファイル１１２が選択された場合、ステップＳ５０４においてファイル管理部３０５は、ステップＳ５０３で選択されたファイル１１２の詳細情報を抽出する。具体的には、ファイル管理部３０５は、ファイル１１２のファイル名と、作成日時と、容量と、作成者と、登録者とを、詳細情報として抽出する。

ステップＳ５０５においてファイル管理部３０５は、ステップＳ５０４で抽出された詳細情報を含むファイル情報３１４を会議情報３１３に関連付けて、会議管理データベース３１２に登録する。つまり、ファイル管理部３０５は、会議情報３１３に、ファイル情報３１４によって示されるファイル１１２を登録する。なお、一のネットワーク会議を示す会議情報３１３に、複数のファイル１１２が登録されてもよい。

ステップＳ５０６においてファイル管理部３０５は、ファイル１１２と同一であるファイルが保存されているか否かを判定する。具体的には、ファイル管理部３０５は、ファイル１１２と同一であるファイルがファイルデータベース３１１に保存されているか否かを判定する。

例えば、ファイル管理部３０５は、ファイル１１２である第１ファイルと、ファイル１１２と同一である第２ファイルとについて、ファイル名と、作成日時とが同一である場合、第１ファイルと第２ファイルとが同一であると判定する。または、ファイル管理部３０５は、第１ファイルと第２ファイルとについて、ファイル名と、作成日時と、容量と、作成者とが同一である場合、第１ファイルと第２ファイルとが同一であると判定してもよい。

ステップＳ５０６において第２ファイルがファイルデータベース３１１に保存されている場合、ステップＳ５０７においてファイル管理部３０５は、第１ファイルと第２ファイルとについて、ファイルの保存先リンクを共有する。具体的には、ファイル管理部３０５は、第１ファイルと、第２ファイルとを併合して保存し、第１ファイルが登録された会議情報と、第２ファイルが登録された会議情報とに、第１ファイルと第２ファイルとが併合されたファイルの保存先リンクを共有して登録する。

つまり、ファイル管理部３０５は、互いに同一である第１ファイルと第２ファイルとが、互いに異なる会議情報に登録されている場合、第１ファイルと第２ファイルとを併合して保存する。そして、ファイル管理部３０５は、第１ファイルが登録された会議情報と、第２ファイルが会議情報とに、第１ファイルと第２ファイルとが併合されたファイルの保存先リンクを共有して登録する。これにより、ファイル管理部３０５は、同一のファイルを複数保存することを回避でき、ファイルデータベース３１１における保存容量を削減することが可能になる。そして、制御部３０３は、会議情報３１３及びファイル１１２を登録する処理を終了する。

一方、ステップＳ５０６において第２ファイルがファイルデータベース３１１に保存されていない場合、ステップＳ５０８においてファイル管理部３０５は、ファイル１１２のファイル名に応じたフォルダにファイル１１２を保存し、ファイル１１２の保存先リンクを、ファイル１１２が登録された会議情報３１３に登録する。つまり、ファイル管理部３０５は、ファイル１１２のファイル名に応じたフォルダを生成し、生成されたフォルダにファイル１１２を保存する。そして、ファイル管理部３０５は、生成されたフォルダを示すファイルパス等を、ファイル１１２の保存先リンクとして、ファイル１１２が登録された会議情報３１３に登録する。そして、制御部３０３は、会議情報３１３及びファイル情報３１４を登録する処理を終了する。

図６は、選択された会議情報３１５に登録されたファイル、及び関連ファイルを検索する処理の一例を示すフローチャートである。

ステップＳ６０１において会議管理部３０４は、ネットワーク会議の予定が選択されたか否かを判定する。具体的には、操作部２０３が、ネットワーク会議の予定を選択する第１操作を受け付けた場合、制御部２０５は、第１操作が行われたことをサーバ装置１０２に通知する。例えば、第１操作は、ネットワーク会議の会議開催日と、会議名とを選択することで、ネットワーク会議の予定を選択する操作である。そして、会議管理部３０４は、通信部３０１を介して、第１操作が行われたことを示す通知を受信した場合、ネットワーク会議の予定が選択されたと判定する。

ステップＳ６０２において報知部３０６は、ステップＳ６０１で選択されたネットワーク会議の予定を示す会議情報３１５を表示部２０２に表示させる。具体的には、会議管理部３０４は、会議管理データベース３１２から、選択された会議の予定によって示される会議開催日と会議名とを示す会議情報３１５を抽出する。そして、報知部３０６は、抽出された会議情報３１５によって示されるネットワーク会議の会議開催日と会議名と参加者とを示す会議概要画面９０１（図９参照）を生成する。そして、報知部３０６は、生成された会議概要画面９０１を表示部２０２に表示させるように、ユーザ端末１０１に指示する。そして、制御部２０５は、会議概要画面９０１を表示部２０２に表示させる。これにより、ユーザ端末１０１は、選択されたネットワーク会議の予定について、ネットワーク会議の会議開催日と会議名と参加者とをユーザ１０４に提示できる。

ステップＳ６０３においてファイル管理部３０５は、会議情報３１５に登録されたファイルの一覧表示が選択されたか否かを判定する。具体的には、操作部２０３が、会議情報３１５に登録されたファイルの一覧表示を選択する操作を受け付けた場合、制御部２０５は、会議情報３１５に登録されたファイルの一覧表示を選択する操作が行われたことをサーバ装置１０２に通知する。そして、ファイル管理部３０５は、通信部３０１を介して、会議情報３１５に登録されたファイルの一覧表示を選択する操作が行われたことを示す通知を受信した場合、会議情報３１５に登録されたファイルの一覧表示が選択されたと判定する。

ステップＳ６０４において報知部３０６は、会議情報３１５に登録されたファイルの一覧を表示部２０２に表示させる。つまり、報知部３０６は、操作部２０３によって受け付けられた第１操作により選択された会議情報３１５に登録されたファイルの一覧を表示部２０２に表示させる。

具体的には、ファイル管理部３０５は、会議管理データベース３１２から、会議情報３１５に関連付けられたファイル情報３１４を抽出する。そして、ファイル管理部３０５は、抽出されたファイル情報３１４によって示されるファイル名の一覧を示す会議管理画面９０２（図９参照）を生成する。そして、報知部３０６は、生成された会議管理画面９０２を表示部２０２に表示させるように、ユーザ端末１０１に指示する。そして、制御部２０５は、会議管理画面９０２を表示部２０２に表示させる。これにより、ユーザ端末１０１は、会議情報３１５に登録されたファイルの一覧をユーザ１０４に提示できる。

ステップＳ６０５においてファイル管理部３０５は、ファイルの一覧から対象ファイルが選択されたか否かを判定する。具体的には、操作部２０３が、ファイルの一覧から対象ファイルを選択する第２操作を受け付けた場合、制御部２０５は、第２操作が行われたことをサーバ装置１０２に通知する。例えば、ユーザ１０４が操作部２０３を用いて、会議管理画面９０２に表示されるファイルの一覧に含まれるファイルのボタンにカーソルを合わせた場合、制御部２０５は、第２操作が行われたことをサーバ装置１０２に通知する。そして、ファイル管理部３０５が、通信部３０１を介して、第２操作が行われたことを示す通知を受信した場合、ファイルの一覧から対象ファイルが選択されたと判定する。

ステップＳ６０６においてファイル管理部３０５は、ステップＳ６０５で選択された対象ファイルに関連する関連ファイルを特定する。具体的には、ファイル管理部３０５は、会議管理データベース３１２に登録されたファイル情報３１４において、対象ファイルのファイル名に関連するファイル名を有し、対象ファイルを登録した登録者と同一である登録者により登録されたファイルを、関連ファイルとして特定する。

ステップＳ６０７において報知部３０６は、関連ファイルが管理されていることを報知する。つまり、報知部３０６は、操作部２０３によって受け付けられた第２操作によりファイルの一覧から選択された対象ファイルについて関連ファイルが管理されている場合、関連ファイルが管理されていることを報知する。つまり、報知部６０７は、対象ファイルの登録日の前後に、他のネットワーク会議において使用される関連ファイルを報知できる。

具体的には、報知部３０６は、ステップＳ６０６で特定された関連ファイルの一覧を示す会議管理画面１００１（図１０Ａ参照）を生成し、表示部２０２に表示させることで、関連ファイルが管理されていることを報知する。ここで、報知部３０６は、会議管理画面１００１に含まれる関連ファイルの一覧において、対象ファイルよりも新しい関連ファイルについて、他の関連ファイルとは異なる表示態様に決定してもよい。つまり、報知部３０６は、関連ファイルが対象ファイルよりも新しい場合、対象ファイルに関連する新しいファイルがあることを報知してもよい。これにより、報知部３０６は、会議管理画面１００１に含まれる関連ファイルの一覧において、対象ファイルよりも新しい関連ファイルについて、他の関連ファイルよりも目立ちやすくできる。

そして、報知部３０６は、生成された会議管理画面１００１を表示部２０２に表示させるように、ユーザ端末１０１に指示する。そして、制御部２０５は、会議管理画面１００１を表示部２０２に表示させる。そして、制御部３０３は、処理を図７に例示するステップＳ７０１に移行する。つまり、報知部３０６がステップＳ６０７の処理を実行することで、ユーザ端末１０１は、対象ファイルが登録された日時の前後に登録された、対象ファイルに関連するファイルの一覧をユーザ１０４に提示できる。これにより、ネットワーク会議システム１００は、対象ファイルに関連するファイルをまとめてユーザ１０４に提示できる。さらに、ネットワーク会議システム１００は、ユーザ１０４が見逃していた、会議情報３１５に登録されたファイルに関連する関連ファイルをユーザ１０４に認識させることができる。その結果、ネットワーク会議システム１００は、選択されたネットワーク会議で使用されるファイルに関して、ユーザ１０４が関連するファイルを見逃すことを防止できる。

次に、図７を参照しながら、選択された会議情報３１５に登録されたファイル、及び関連ファイルを検索する処理について引き続き説明する。

ステップＳ７０１において報知部３０６は、ファイルを表示する操作、又は問い合わせ操作が行われたか否かを判定する。具体的には、操作部２０３が会議管理画面９０２に示される対象ファイルを表示する操作を受け付けた場合、制御部２０５は、対象ファイルを表示する操作が行われたことをサーバ装置１０２に通知する。そして、報知部３０６は、通信部３０１を介して、対象ファイルを表示する操作が行われたことを示す通知を受信した場合、対象ファイルを表示する操作が行われたと判定する。

または、操作部２０３が会議管理画面１００１に示される関連ファイルを選択する第３操作を受け付けた場合、制御部２０５は、第３操作が行われたことをサーバ装置１０２に通知する。そして、報知部３０６は、通信部３０１を介して、第３操作が行われたことを示す通知を受信した場合、関連ファイルを表示する操作が行われたと判定する。

また、例えば、問い合わせ操作は、会議管理画面１００１に示される問い合わせボタンをクリックする操作である。操作部２０３が、問い合わせ操作を受け付けた場合、制御部２０５は、問い合わせ操作が行われたことをサーバ装置１０２に通知する。そして、問い合わせ管理部３０７は、通信部３０１を介して、問い合わせ操作が行われたことを示す通知を受信した場合、問い合わせ操作が行われたと判定する。

ステップＳ７０１においてファイルを表示する操作が行われた場合、ステップＳ７０２において報知部３０６は、ファイルの内容を表示する。具体的には、対象ファイルを表示する操作が行われた場合、報知部３０６は、対象ファイルの内容を表示部２０２に表示させることを行う。または、報知部３０６は、第３操作により関連ファイルが選択された場合に関連ファイルの内容を表示部２０２に表示させることを行う。報知部３０６は、関連ファイルの内容を表示部２０２に表示させることで、第１操作により選択された会議情報によって示される会議開催日の前後の日に開催された会議において登録されたファイルについて、変更点等をユーザ１０４に認識させることができる。

一方、ステップＳ７０１において問い合わせ操作が行われた場合、ステップＳ７０３において問い合わせ管理部３０７は、ファイル情報３１４からファイルの登録者を特定する。例えば、問い合わせ管理部３０７は、ファイル情報３１４から対象ファイルの登録者を特定する。または、問い合わせ管理部３０７は、ファイル情報３１４から関連ファイルの登録者を特定してもよい。さらに、問い合わせ管理部３０７は、複数の会議情報３１３に対象ファイルが登録されている場合、複数の会議情報３１３に対象ファイルを登録した複数の登録者宛に問い合わせ処理を実行してもよい。

ステップＳ７０４において問い合わせ管理部３０７は、ステップＳ７０３で特定された登録者宛に問い合わせ処理を実行する。問い合わせ処理を実行することは、問い合わせメッセージを送信するアプリケーションを起動することを含む。

例えば、問い合わせメッセージを送信するアプリケーションは、電子メールを送信するアプリケーション、及びインスタントメッセージを送信するコミュニケーションアプリケーションである。例えば、問い合わせメッセージは、対象ファイル及び関連ファイルの少なくとも一方について、最新のファイルを問い合わせるメッセージである。また、問い合わせメッセージは、対象ファイル及び関連ファイルの少なくとも一方について、過去のファイルを請求するメッセージであってもよい。または、問い合わせメッセージは、更なる関連ファイルを請求するメッセージであってもよい。または、問い合わせメッセージは、ユーザ１０４が対象ファイルの内容又は関連ファイルの内容を見ることができないことを、登録者に報告するメッセージであってもよい。

さらに、問い合わせ処理を実行することは、問い合わせメッセージを含む電子メール、インスタントメッセージを自動作成することを含む。また、問い合わせ管理部３０７は、特定された登録者宛に問い合わせメッセージを自動送信してもよい。また、報知部３０６は、問い合わせメッセージを、ユーザ１０４により手動で編集することを許可してもよい。

問い合わせ管理部３０７がステップＳ７０４の処理を実行することで、サーバ装置１０２は、対象ファイルの登録者、関連ファイルの登録者、及び複数の会議に対象ファイルを登録した複数の登録者からなる群より選択される少なくともいずれかに、問い合わせメッセージを送信する。これにより、問い合わせ管理部３０７は、ユーザ１０４に、対象ファイル及び関連ファイルの少なくとも一方について、最新のファイルに関する情報を取得させることができる。つまり、ネットワーク会議システム１００は、選択された対象ファイルに関連する最新のファイルの有無に関して、ユーザ１０４に問い合わせを行わせることできる。

図８は、会議設定画面８０１、及びフォルダ画面８０２の一例を示す図である。

会議設定画面８０１は、図５に例示するステップＳ５０１において表示部２０２に表示される画面を示す。会議設定画面８０１には、ユーザ１０４によって入力されたネットワーク会議の会議開催日と、会議名と、参加者とが示される。具体的には、会議設定画面８０１は、ネットワーク会議の会議開催日が２０２２年４月２０日であり、会議名が「仕様検討会議（開発）」であり、且つ参加者がＡＡＡＡ、ＢＢＢＢ、ＣＣＣＣ、ＤＤＤＤ、ＥＥＥＥ、ＦＦＦＦであることを示す。さらに、会議設定画面８０１には、「２０２２０４仕様検討資料Ｖｅｒ．４」であるファイル名を有するファイルが登録されていることを示す。

フォルダ画面８０２は、仕様検討資料との文字列を含むファイル名を有するファイルが格納されるフォルダを示す。フォルダ画面８０２に例示するように、「２０２２０４仕様検討資料Ｖｅｒ．４」であるファイル名を有するファイルが保存されるフォルダには、「２０２２０１仕様検討資料Ｖｅｒ．１」であるファイル名を有するファイル、「２０２２０２仕様検討資料Ｖｅｒ．２」であるファイル名を有するファイル、及び「２０２２０３仕様検討資料Ｖｅｒ．３」であるファイル名を有するファイルも保存される。

「２０２２０１仕様検討資料Ｖｅｒ．１」、「２０２２０２仕様検討資料Ｖｅｒ．２」、「２０２２０３仕様検討資料Ｖｅｒ．３」、及び「２０２２０４仕様検討資料Ｖｅｒ．４」とのファイル名は、いずれも仕様検討資料との文字列を有する。そのため、フォルダ画面８０２に例示するように、ファイル管理部３０５は、「２０２２０１仕様検討資料Ｖｅｒ．１」、「２０２２０２仕様検討資料Ｖｅｒ．２」、「２０２２０３仕様検討資料Ｖｅｒ．３」、及び「２０２２０４仕様検討資料Ｖｅｒ．４」であるファイル名を有するファイルが保存されるフォルダに、「仕様検討資料」とのフォルダ名を設定する。

図９は、会議概要画面９０１、及び会議管理画面９０２の一例を示す図である。

会議概要画面９０１は、図６に例示するステップＳ６０１で第１操作より選択されたネットワーク会議の予定を示す。具体的には、会議概要画面９０１は、ステップＳ６０１で選択されたネットワーク会議の予定を示す会議情報３１５によって示される、会議開催日と会議名と参加者とを示す。具体的には、会議概要画面９０１は、ネットワーク会議の会議開催日が２０２２年４月２０日であり、会議名が「仕様検討会議（開発）」であり、且つ参加者がＡＡＡＡ、ＢＢＢＢ、ＣＣＣＣ、ＤＤＤＤ、ＥＥＥＥ、ＦＦＦＦであることを示す。

さらに、会議概要画面９０１は、ファイル閲覧ボタン９１１を示す。ユーザ１０４がファイル閲覧ボタン９１１をクリックする操作を行った場合、操作部２０３は、ファイルの一覧表示を選択する操作を受け付ける。そして、図６に例示するステップＳ６０３においてファイル管理部３０５は、会議情報３１５に登録されたファイルの一覧表示が選択されたと判定する。

図６に例示するステップＳ６０４の処理において、例えば、報知部３０６は、図９に例示する会議管理画面９０２を表示部２０２に表示させる。会議管理画面９０２は、会議開催日が２０２２年４月２０日であり、会議名が「仕様検討会議（開発）」であり、且つ参加者がＡＡＡＡ、ＢＢＢＢ、ＣＣＣＣ、ＤＤＤＤ、ＥＥＥＥ、ＦＦＦＦであるネットワーク会議を示す会議情報３１５に、「２０２２０４仕様検討資料Ｖｅｒ．４」であるファイル名を有するファイルと、「２０２２０４詳細操作仕様案」であるファイル名を有するファイルと、「２０２２０４詳細基本仕様案」であるファイル名を有するファイルとが登録されていることを示す。

報知部３０６が会議管理画面９０２を表示部２０２に表示させることで、ネットワーク会議システム１００は、ステップＳ６０１で選択されたネットワーク会議の予定では、「２０２２０４仕様検討資料Ｖｅｒ．４」であるファイル名を有するファイルと、「２０２２０４詳細操作仕様案」であるファイル名を有するファイルと、「２０２２０４詳細基本仕様案」であるファイル名を有するファイルとが使用されることを、ユーザ１０４に容易に認識させることができる。

また、会議管理画面９０２は、「２０２２０４仕様検討資料Ｖｅｒ．４」を示すボタン９２１と、「２０２２０４詳細操作仕様案」を示すボタン９２２と、「２０２２０４詳細基本仕様案」を示すボタン９２３とを示す。例えば、ユーザ１０４が操作部２０３を用いて、ボタン９２１にカーソルを合わせた場合、制御部２０５は、「２０２２０４仕様検討資料Ｖｅｒ．４」とのファイル名を有するファイルを選択する第２操作が行われたことをサーバ装置１０２に通知する。そして、ファイル管理部３０５は、「２０２２０４仕様検討資料Ｖｅｒ．４」とのファイル名を有するファイルを、対象ファイルとして選択する。

また、例えば、操作部２０３が、ボタン９２１をクリックする操作を受け付けた場合、図７に例示するステップＳ７０１において報知部３０６は、「２０２２０４仕様検討資料Ｖｅｒ．４」であるファイル名を有するファイルを表示する操作が行われたと判定する。

図１０Ａは、会議管理画面１００１、及び関連ファイルの内容を示す画面１００２の一例を示す図である。

会議管理画面１００１は、「２０２２０４仕様検討資料Ｖｅｒ．４」であるファイル名を有する対象ファイルに関連する関連ファイルを示す。具体的には、会議管理画面１００１は、選択された対象ファイルに関連する関連ファイルが、「２０２２０１仕様検討資料Ｖｅｒ．１」であるファイル名を有するファイル、「２０２２０２仕様検討資料Ｖｅｒ．２」であるファイル名を有するファイル、及び「２０２２０３仕様検討資料Ｖｅｒ．３」であるファイル名を有するファイルであることを示す。会議管理画面１００１に例示するように、ネットワーク会議システム１００は、選択された対象ファイルに関連するファイルを、ユーザ１０４に容易に検索させることができる。つまり、ネットワーク会議システム１００は、ネットワーク会議において使用されるファイルに関連するファイルの有無を報知できる。

また、会議管理画面１００１は、「２０２２０１仕様検討資料Ｖｅｒ．１」を示すボタン１０１１と、「２０２２０２仕様検討資料Ｖｅｒ．２」を示すボタン１０１２と、「２０２２０３仕様検討資料Ｖｅｒ．３」を示すボタン１０１３とを示す。

例えば、会議管理画面１００１に含まれる関連ファイルの一覧において、「２０２２０３仕様検討資料Ｖｅｒ．３」であるファイル名を有するファイルが最新のファイルであるとする。その場合、例えば、報知部３０６は、ボタン１０１３に示されるファイル名の色を、ボタン１０１１に示されるファイル名及びボタン１０１２に示されるファイル名とは異なる色に決定する。または、報知部３０６は、ボタン１０１３に、ボタン１０１１及びボタン１０１２とは異なる枠を設定してもよい。または、報知部３０６は、会議管理画面１００１に含まれる関連ファイルの一覧において、最新の関連ファイルについて、ボタン１０１３を点滅表示してもよい。これにより、ネットワーク会議システム１００は、関連ファイルの一覧のうち、最新ファイルのファイル名である「２０２２０３仕様検討資料Ｖｅｒ．３」を、他のファイル名よりも目立ちやすくすることができる。

例えば、操作部２０３が、ボタン１０１１を選択する操作を受け付けた場合、図７に例示するステップＳ７０１において報知部３０６は、「２０２２０１仕様検討資料Ｖｅｒ．１」であるファイル名を有する関連ファイルを選択する第３操作が行われたと判定する。その場合、図７に例示するステップＳ７０２の処理において、報知部３０６は、画面１００２に例示するように、「２０２２０１仕様検討資料Ｖｅｒ．１」であるファイル名を有するファイルの内容を、表示部２０２に表示させる。これにより、ネットワーク会議システム１００は、第３操作により選択された関連ファイルの内容を、ユーザ１０４に確認させることができる。

さらに、会議管理画面１００１は、問い合わせボタン１０２２を示す。ユーザ１０４が問い合わせボタン１０２２をクリックする操作を行った場合、図７に例示するステップＳ７０１において操作部２０３は、問い合わせ操作を受け付ける。例えば、対象ファイルが、「２０２２０４仕様検討資料Ｖｅｒ．４」であるファイル名を有するファイルである場合に、操作部２０３が問い合わせ操作を受け付けた場合、問い合わせ管理部３０７は、当該ファイルに関連する最新のファイルを問い合わせるために、問い合わせ処理を実行する。

図１０Ｂは、会議管理画面１００１、及び問い合わせメッセージを送信するメール画面１００３の一例を示す図である。

メール画面１００３は、ユーザ１０４であるＢＢＢＢが問い合わせボタン１０２２をクリックする操作を行った場合に、表示部２０２に表示される画面である。メール画面１００３は、「２０２２０４仕様検討資料Ｖｅｒ．４」であるファイル名を有するファイルについて、問い合わせメッセージを示す。さらに、メール画面１００３は、ＢＢＢＢから、当該ファイルを登録したＡＡＡＡに最新ファイルを問い合わせるメッセージを示す。さらに、問い合わせメッセージは、ファイルの保存先ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）を示す。

例えば、問い合わせメッセージの送信先であるＡＡＡＡが、「２０２２０４仕様検討資料Ｖｅｒ．４」であるファイル名を有するファイルに関連する最新のファイルを、問い合わせメッセージによって示される保存先ＵＲＬに登録する操作を行った場合、ＢＢＢＢは、当該保存先ＵＲＬに登録されたファイルをダウンロードできる。これにより、ネットワーク会議システム１００は、会議情報３１３に登録されたファイル、及び当該ファイルに関連する最新のファイルについて、ユーザ１０４が取得可能な状態にできる。

上記実施形態で実行される各処理は、各実施形態で例示した処理態様に限定されない。上述した機能ブロックは、集積回路等に形成された論理回路（ハードウェア）、又はＣＰＵを用いたソフトウェアの何れを用いて実現してもよい。上記実施形態で実行される各処理は、複数のコンピュータで実行されてもよい。例えば、サーバ装置１０２の制御部３０３の各機能ブロックで実行される処理は、他のコンピュータで一部の処理が実行されてもよいし、複数のコンピュータで全ての処理が分担して実行されてもよい。

本開示は、上記実施の形態に限定されるものではなく、上記実施の形態で示した構成と実質的に同一の構成、同一の作用効果を奏する構成又は同一の目的を達成することができる構成で置き換えてもよい。本開示は、異なる実施形態にそれぞれ開示された技術的手段を適宜組み合わせて得られる実施形態についても本開示の技術的範囲に含まれる。さらに、各実施形態にそれぞれ開示された技術的手段を組み合わせることにより、新しい技術的特徴を形成することができる。

１００ 会議システム、１０１ ユーザ端末、１０２ サーバ装置、１０３ ネットワーク、１０４ ユーザ、１１１ 会議予定情報、１１２ ファイル、１１３ 会議管理画面、２０１ 通信部、２０２ 表示部、２０３ 操作部、２０４ 記憶部、２０５ 制御部、３０１ 通信部、３０２ 記憶部、３０３ 制御部、３０４ 会議管理部、３０５ ファイル管理部、３０６ 報知部、３０７ 管理部、３１１ ファイルデータベース、３１２ 会議管理データベース、３１３ 会議情報、３１４ ファイル情報、３１５ 会議情報、８０１ 会議設定画面、８０２ フォルダ画面、９０１ 会議概要画面、９０２ 会議管理画面、９１１ ファイル閲覧ボタン、９２１ ボタン、９２２ ボタン、９２３ ボタン、１００１ 会議管理画面、１００２ 画面、１００３ メール画面、１０１１ ボタン、１０１２ ボタン、１０１３ ボタン、１０２２ 問い合わせボタン

Claims (12)

1. ネットワーク会議を示す各会議情報に登録されたファイルを管理するファイル管理部と、
   操作部によって受け付けられた第１操作により選択された会議情報に登録されたファイルの一覧を表示部に表示させ、前記操作部によって受け付けられた第２操作により前記一覧から選択された対象ファイルについて関連ファイルが管理されている場合、前記関連ファイルが管理されていることを報知する報知部と、
   を備える
   ネットワーク会議システム。
2. 前記報知部は、前記関連ファイルが前記対象ファイルよりも新しい場合、前記対象ファイルに関連する新しいファイルがあることを報知する
   請求項１に記載のネットワーク会議システム。
3. 前記報知部は、前記対象ファイルの内容を前記表示部に表示させること、又は前記操作部によって受け付けられた第３操作により前記関連ファイルが選択された場合に前記関連ファイルの内容を前記表示部に表示させることを行う
   請求項１に記載のネットワーク会議システム。
4. 前記ファイル管理部は、前記各会議情報に登録されたファイルについて、ファイル名毎に、作成日時、バージョン、登録者、及び作成者からなる群より選択される少なくとも一の情報を管理する
   請求項１に記載のネットワーク会議システム。
5. 前記対象ファイルについて、前記操作部によって問い合わせ操作が受け付けられた場合、前記対象ファイルの登録者宛に問い合わせ処理を実行する問い合わせ管理部
   をさらに備える
   請求項１に記載のネットワーク会議システム。
6. 前記問い合わせ管理部は、前記関連ファイルの登録者宛に前記問い合わせ処理を実行し、且つ複数の会議情報に前記対象ファイルが登録されている場合、前記複数の会議情報に前記対象ファイルを登録した複数の登録者宛に前記問い合わせ処理を実行する
   請求項５に記載のネットワーク会議システム。
7. 前記問い合わせ処理を実行することは、問い合わせメッセージを送信するアプリケーションを起動することを含む
   請求項５又は６に記載のネットワーク会議システム。
8. 前記関連ファイルは、前記対象ファイルのファイル名と関連するファイル名を有し、前記対象ファイルを登録した登録者と同一である登録者により登録されたファイルである
   請求項１に記載のネットワーク会議システム。
9. 前記ファイル管理部は、互いに同一である第１ファイルと第２ファイルとが、互いに異なる会議情報に登録されている場合、前記第１ファイルと前記第２ファイルとを併合して保存する
   請求項１に記載のネットワーク会議システム。
10. 前記ファイル管理部は、前記第１ファイルが登録された会議情報と、前記第２ファイルが登録された会議情報とに、前記第１ファイルと前記第２ファイルとが併合されたファイルの保存先リンクを共有して登録する
    請求項９に記載のネットワーク会議システム。
11. ネットワーク会議を示す各会議情報に登録されたファイルを管理する工程と、
    操作部によって受け付けられた第１操作により選択された会議情報に登録されたファイルの一覧を表示部に表示させ、前記操作部によって受け付けられた第２操作により前記一覧から選択された対象ファイルと関連する関連ファイルが管理されている場合、前記関連ファイルが管理されていることを報知する工程と、
    を含む
    ファイル検索方法。
12. コンピュータに、
    ネットワーク会議を示す各会議情報に登録されたファイルを管理する機能と、
    操作部によって受け付けられた第１操作により選択された会議情報に登録されたファイルの一覧を表示部に表示させ、前記操作部によって受け付けられた第２操作により前記一覧から選択された対象ファイルと関連する関連ファイルが管理されている場合、前記関連ファイルが管理されていることを報知する機能と、
    を実行させる
    プログラム。

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