JP2024045829A - 情報処理装置、ファイル管理方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ファイルに対する文字認識結果の適否を報知できる情報処理装置を提供する。【解決手段】情報処理装置は、対象ファイルから文字認識を経て第１文字列を抽出する第１抽出部と、対象ファイルの格納先を示す第２文字列に第１文字列が含まれるか否かを判定する判定部と、第２文字列に第１文字列が含まれないと判定された場合、報知を行う報知部と、を備える。【選択図】図３

Description

本開示は、情報処理装置、ファイル管理方法及びプログラムに関する。

特許文献１は、紙の証憑の画像データを文字認識し、機械入力にて文字認識結果に基づき作成された機械入力データと、同じ画像データに対して手入力した手入力データとを比較し、不一致の場合に、警告を出力する技術を開示する。特許文献２は、原稿を表す画像データから抽出された付加情報を解析して入力された画像データに対応する電子ファイルを保持するサーバを特定する技術を開示する。さらに、特許文献２は、入力された画像データの特徴を認識し、当該特徴に基づき特定されたサーバで入力された画像データに一致又は類似している電子ファイルを検索する技術を開示する。特許文献３は、ＯＣＲ処理により認識された文字列に基づいて原稿画像データのファイル名を生成する技術を開示する。

特開２０１８－１９４９７１号公報 特開２００５－１５１１２７号公報 特開２０１６－１６５０５９号公報

特許文献１～特許文献３に開示された技術では、原稿を表す画像データを文字認識し、当該画像データから情報を抽出し、抽出された情報に基づいて当該画像データを管理する。しかし、画像データに対して文字認識が行われた場合において、画像データに対する文字認識結果が誤っている場合、誤った文字認識結果に基づいて処理が実行されるおそれがある。そこで、本開示の一態様は、ファイルに対する文字認識結果の適否を報知できる情報処理装置、ファイル管理方法及びプログラムを提供することを目的とする。

本開示の一形態に係る情報処理装置は、対象ファイルから文字認識を経て第１文字列を抽出する第１抽出部と、前記対象ファイルの格納先を示す第２文字列に前記第１文字列が含まれるか否かを判定する判定部と、前記第２文字列に前記第１文字列が含まれないと判定された場合、報知を行う報知部と、を備える。

本開示の一形態に係るファイル管理方法は、対象ファイルから文字認識を経て第１文字列を抽出する工程と、前記対象ファイルの格納先を示す第２文字列に前記第１文字列が含まれるか否かを判定する工程と、前記第２文字列に前記第１文字列が含まれないと判定された場合、報知を行う工程と、を含む。

本開示の一形態に係るプログラムは、コンピュータに、対象ファイルから文字認識を経て第１文字列を抽出する機能と、前記対象ファイルの格納先を示す第２文字列に前記第１文字列が含まれるか否かを判定する機能と、前記第２文字列に前記第１文字列が含まれないと判定された場合、報知を行う機能と、を実行させる。

情報処理システムの全体構成の一例を示す図である。 ユーザ端末の構成の一例を示すブロック図である。 情報処理装置の構成の一例を示すブロック図である。 抽出条件リストの一例を示す図である。 情報処理システムの動作の一例を示すシーケンス図である。 図５に続く情報処理システムの動作の一例を示すシーケンス図である。 第２文字列から第３文字列を抽出する処理の一例を示すフローチャートである。 第２文字列から代替文字列を抽出する処理の一例を示すフローチャートである。 対象ファイルから第１文字列を抽出する処理の一例を示すフローチャートである。 図７に例示するステップＳ７０１からステップＳ７０７、及び図９に例示するステップＳ９０１からＳ９０６の処理の一例を説明するための図である。 ファイル構成の一例を示す図である。 対象ファイルのファイルパスと、検索インデックスとが関連付けられていない状態における対象ファイルの保存結果を示す画面の一例を示す図である。 第１文字列が入力された項目欄を含む画面の一例を示す図である。

（第一実施形態）
図１～図１３を参照して、第一実施形態について説明する。なお、図面については、同一又は同様の要素には同一の符号を付し、重複する説明は省略する。

図１は、本実施形態に係る情報処理システム１００の全体構成の一例を示す図である。情報処理システム１００は、ユーザ端末１０１と、情報処理装置１０２とを含む。ユーザ端末１０１と、情報処理装置１０２とは、ネットワーク１０３を介して接続する。ネットワーク１０３は、インターネット、ＬＡＮ（Local Area Network）等である。

ユーザ端末１０１は、ユーザ１０４が操作する端末装置である。例えば、ユーザ端末１０１は、ＰＣ（Personal Computer）、スマートフォン、タブレット端末等である。ユーザ端末１０１は、ネットワーク１０３を介して、対象ファイル１１１を情報処理装置１０２に送信する。例えば、対象ファイル１１１は、取引に関する書面を示す電子ファイルデータである。ここで、取引に関する書面とは、見積書、請求書、納品書、又は契約書である。

情報処理装置１０２は、ＮＡＳ（Network Attached Storage）を備え、取引書類管理サービス処理を実行する。さらに、情報処理装置１０２は、ユーザ端末１０１から送信された対象ファイル１１１に含まれる文字情報を読み取る。例えば、情報処理装置１０２は、ＯＣＲ（Optical Character Recognition）によって文字認識処理を実行することで、対象ファイル１１１によって示される書類に含まれる文字列を読み取る。そして、情報処理装置１０２は、対象ファイル１１１によって示される書類に含まれる文字列に、対象ファイル１１１のファイルパスに、所定の文字列が含まれるか否かを判定する。

さらに、情報処理装置１０２は、対象ファイル１１１のファイルパスと、対象ファイル１１１から文字認識により抽出された検索インデックスとを関連付けて保存する処理を実行する。検索インデックスは、対象ファイルを検索するためのキーワードとして使用される。そして、情報処理装置１０２は、検索インデックスを示す画面を生成し、生成された画面をユーザ端末１０１に送信する。ユーザ端末１０１は、送信された画面を表示部２０２（図２参照）に表示させることで、表示部２０２に表示される画面によって、対象ファイル１１１に関連付けられる検索インデックスを容易にユーザに確認させることができる。

図２は、ユーザ端末１０１の構成の一例を示すブロック図である。ユーザ端末１０１は、通信部２０１と、表示部２０２と、操作入力部２０３と、記憶部２０４と、制御部２０５とを備える。

通信部２０１は、ネットワーク１０３に接続するインターフェイスである。

表示部２０２は、ユーザに提示する情報を表示する。例えば、表示部２０２は、取引書類管理サービスに関連する画面を表示する。例えば、表示部２０２は、液晶パネル、有機ＥＬ（Electro-Luminescence）パネル等により構成される。

操作入力部２０３は、ユーザ１０４の操作を受け付ける。例えば、操作入力部２０３は、取引書類管理サービスに関する操作を受け付ける。例えば、操作入力部２０３は、タッチパネル、キーボード等により構成される。取引書類管理サービスに関する操作は、取引書類管理サービスの起動要求を示す操作、対象ファイル１１１を指定する操作等である。

記憶部２０４は、各種データ、プログラム等を記録可能な記録媒体である。例えば、記憶部２０４には、対象ファイル１１１が保存される。例えば、記憶部２０４は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、ＳＳＤ（Solid State Drive）、半導体メモリ等によって構成される。

制御部２０５は、記憶部２０４に記憶されるプログラム及びデータに従って、各種処理を実行する。例えば、制御部２０５は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等のプロセッサにより構成される。

制御部２０５は、操作入力部２０３によって取引書類管理サービスの起動要求を示す操作が受け付けられた場合、通信部２０１を介して、情報処理装置１０２に取引書類管理サービスの起動要求を送信する。また、制御部２０５は、操作入力部２０３によって、対象ファイル１１１を指定する操作が受け付けられた場合、通信部２０１を介して、情報処理装置１０２に指定された対象ファイル１１１を送信する。

図３は、情報処理装置１０２の構成の一例を示すブロック図である。情報処理装置１０２は、通信部３０１、記憶部３０２、制御部３０３等を備える。

通信部３０１は、ネットワーク１０３に接続するインターフェイスである。

記憶部３０２は、各種データ、プログラム等を記録可能な記録媒体である。例えば、記憶部３０２は、ＨＤＤ、ＳＳＤ、半導体メモリ等により構成される。記憶部３０２は、複数の項目の各項目に第１抽出条件を関連付けて記憶する。さらに、記憶部３０２は、各項目に第２抽出条件を関連付けて記憶する。具体的には、記憶部３０２には、抽出条件リスト３２１が記憶され、抽出条件リスト３２１には、各項目に第１抽出条件と第２抽出条件とが関連付けて登録される。第１抽出条件は、対象ファイル１１１から文字認識を経て抽出された第１文字列３２４が各項目の値を示すことである。第２抽出条件は、対象ファイル１１１の格納先を示す第２文字列３２５から抽出された第３文字列が各項目の値を示すことである。例えば、第２文字列３２５は、対象ファイル１１１のファイルパスを示す。

さらに、記憶部３０２には、管理データベース３２２、ファイルデータベース３２３、取引書類管理サービスを制御するプログラム、情報処理装置１０２を制御するプログラム等が記憶される。管理データベース３２２には、対象ファイル１１１のファイルパスと、検索インデックスとが関連付けられる。例えば、対象ファイル１１１が、取引に関する書面を示す電子ファイルデータである場合、検索インデックスは、取引年月日、取引先、又は区分を示す。また、ファイルデータベース３２３には、対象ファイル１１１を含む複数の電子ファイルデータが格納される。

制御部３０３は、記憶部３０２に記憶されるプログラム及びデータに従って、各種処理を実行する。例えば、制御部３０３は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等のプロセッサにより構成される。制御部３０３は、ファイル管理部３０４、文字認識部３０５、第１抽出部３０６、第２抽出部３０７、判定部３０８、表示制御部３０９、報知部３１０等を備える。

ファイル管理部３０４は、取引書類管理サービスに関する処理を実行する。例えば、ファイル管理部３０４は、取引書類管理サービスに関する処理において、指定された対象ファイル１１１を保存することを、ファイルデータベース３２３に要求する。

文字認識部３０５は、対象ファイル１１１に文字認識を実行する。例えば、文字認識部３０５は、ОＣＲ（Optical Character Reading）により、対象ファイル１１１によって示される書類内の文字を認識する。

第１抽出部３０６は、対象ファイル１１１から文字認識を経て第１文字列３２４を抽出する。具体的には、第１抽出部３０６は、各項目について、第１文字列３２４が第１抽出条件を満たすように第１文字列３２４を抽出する。

第２抽出部３０７は、対象ファイル１１１の格納先を示す第２文字列３２５から第３文字列３２６を抽出する。具体的には、第２抽出部３０７は、各項目について、第３文字列３２６が第２抽出条件を満たすように第３文字列３２６を抽出する。

また、第２抽出部３０７は、第２文字列３２５から第３文字列３２６を抽出できない場合、対象ファイル１１１と同階層に格納されるファイルのファイル名から第３文字列３２６の代替文字列３２７を抽出する。

判定部３０８は、第２文字列３２５に第１文字列３２４が含まれるか否かを判定する。具体的には、判定部３０８は、第３文字列３２６に第１文字列３２４が含まれるか否かを判定する。また、判定部３０８は、代替文字列３２７を抽出した場合、代替文字列３２７に第１文字列３２４が含まれるか否かを判定する。

表示制御部３０９は、各項目についての項目欄を含む画面３２８を生成する。

報知部３１０は、画面３２８に含まれる項目欄に第１文字列３２４を入力する。さらに、報知部３１０は、第２文字列３２５に第１文字列３２４が含まれないと判定された場合、報知を行う。具体的には、報知部３１０は、第３文字列３２６に第１文字列３２４が含まれないと判定された場合、報知を行う。さらに、報知部３１０は、代替文字列３２７に第１文字列３２４が含まれないと判定された場合、報知を行う。ここで、報知を行うことは、画面３２８に警告を含めることである。

図４は、抽出条件リスト３２１の一例を示す図である。抽出条件リスト３２１には、複数の項目の各項目に、第１抽出条件と、第２抽出条件とが関連付けられる。複数の項目は、取引年月日、区分及び取引先からなる群より選択される少なくとも一項目を含む。

例えば、取引年月日である項目に関連付けられる第１抽出条件は、判定対象の文字列が、年月日の形式を満たすことである。また、例えば、取引先である項目に関連付けられる第１抽出条件は、判定対象の文字列が、図４に例示するキーワードを含むことである。また、例えば、区分である項目に関連付けられる第１抽出条件は、判定対象の文字列が、図４に例示するキーワードを含むことである。

例えば、取引年月日である項目に関連付けられる第２抽出条件は、判定対象の文字列が、年月日の形式を満たすことである。また、例えば、取引先である項目に関連付けられる第２抽出条件は、判定対象の文字列が、図４に例示するキーワードを含むことである。また、例えば、区分である項目に関連付けられる第２抽出条件は、判定対象の文字列が、図４に例示するキーワードを含むことである。なお、図４に例示する項目、第１抽出条件及び第２抽出条件は一例であり、項目、第１抽出条件及び第２抽出条件を図４に例示する項目及び条件に限定する趣旨ではない。

図５は、情報処理システム１００の動作の一例を示すシーケンス図である。

ステップＳ５０１において操作入力部２０３は、取引書類管理サービスの起動要求を示す操作を受け付ける。ステップＳ５０１において取引書類管理サービスの起動要求を示す操作が受け付けられた場合、ステップＳ５０２において制御部２０５は、取引書類管理サービスを起動し、表示制御部３０９は、取引書類サービスに関する画面を生成する。そして、ステップＳ５０３において制御部２０５は、取引書類管理サービスに関する画面３２８を生成し、生成された取引書類管理サービスに関する画面を表示部２０２に表示させる。

ステップＳ５０４において操作入力部２０３は、対象ファイル１１１をストレージに保存することを要求する操作を受け付ける。つまり、操作入力部２０３は、ファイルデータベース３２３に保存することを要求する操作を受け付ける。対象ファイル１１１を保存することを要求する操作が受け付けられた場合、ステップＳ５０５において制御部２０５は、通信部２０１を介して、対象ファイル１１１の保存要求を情報処理装置１０２に送信する。通信部３０１が対象ファイル１１１の保存要求を受信した場合、ステップＳ５０６においてファイル管理部３０４は、保存要求によって指定された対象ファイル１１１を保存することを、ファイルデータベース３２３に要求する。

ステップＳ５０７においてファイルデータベース３２３は、指定された対象ファイル１１１を保存する。そして、ステップＳ５０８においてファイルデータベース３２３は、対象ファイル１１１の保存結果をファイル管理部３０４に通知する。例えば、対象ファイル１１１の保存結果は、対象ファイル１１１が保存完了したことを示す。

ステップＳ５０９においてファイル管理部３０４は、通信部３０１を介して、通知された対象ファイル１１１の保存結果をユーザ端末１０１に送信する。例えば、表示制御部３０９は、対象ファイル１１１の保存結果を含む取引書類管理サービスに関する画面を生成する。そして、ファイル管理部３０４は、通信部３０１を介して、対象ファイル１１１の保存結果を含む取引書類管理サービスに関する画面を、通知された対象ファイル１１１の保存結果として、ユーザ端末１０１に送信する。

通信部２０１が対象ファイル１１１の保存結果を受信した場合、ステップＳ５１０において制御部２０５は、対象ファイル１１１の保存結果を表示部２０２に表示させる。例えば、制御部２０５は、ステップＳ５０９で生成された画面を表示部２０２に表示させる。

ステップＳ５１１においてファイル管理部３０４は、取引書類管理サービス処理において対象ファイル１１１のファイルパスを取得することをファイルデータベース３２３に要求する。ステップＳ５１２においてファイルデータベース３２３は、指定された対象ファイル１１１のファイルパスをファイル管理部３０４に応答する。ステップＳ５１３においてファイル管理部３０４は、対象ファイル１１１のファイルパスを保存することを管理データベース３２２に要求する。

ステップＳ５１４において管理データベース３２２は、第２文字列である対象ファイル１１１のファイルパスを保存し、第２抽出部３０７は、当該ファイルパスから、各項目について第２抽出条件を満たすように第３文字列３２６を抽出する。ファイルパスに第３文字列３２６が含まれない場合、対象ファイル１１１と同じ階層に格納されるファイルのファイル名から、第３文字列３２６の代替文字列３２７を抽出する。

そして、ステップＳ５１５においてファイルデータベース３２３は、ファイルパスの保存結果をファイル管理部３０４に通知する。例えば、ファイルパスの保存結果は、対象ファイル１１１のファイルパスが保存完了したことを示す。

ステップＳ５１６において第１抽出部３０６は、対象ファイル１１１に対して文字認識を実行し、各項目に関連付けられた第１抽出条件を満たす第１文字列３２４を抽出する。ステップＳ５１７において第１抽出部３０６は、各項目について抽出された第１文字列３２４を検索インデックスとしてファイル管理部３０４に通知する。ステップＳ５１８においてファイル管理部３０４は、通知された検索インデックスを保存することを管理データベース３２２に要求する。

ステップＳ５１９において管理データベース３２２は、対象ファイル１１１と、ステップＳ５１８で保存することを要求された検索インデックスとを関連付けて保存する。つまり、記憶部３０２は、第２文字列３２５に第１文字列３２４が含まれると判定された場合、対象ファイル１１１と、第１文字列３２４とを関連付けて記憶する。具体的には、ファイル管理部３０４は、対象ファイル１１１と、第１文字列３２４とを関連付けて管理データベース３２２に登録する。そして、ステップＳ５２０において管理データベース３２２は、対象ファイル１１１と、第１文字列３２４とが関連付けられて保存された保存結果をファイル管理部３０４に通知する。

図６は、図５に続く情報処理システム１００の動作の一例を示すシーケンス図である。

ステップＳ６０１において操作入力部２０３は、検索対象のファイル名を指定する操作を受け付ける。例えば、ファイルデータベース３２３に格納されるフォルダ構成と、フォルダ内に格納されるファイルのアイコンとが、取引書類管理サービスに関する画面に含まれるとする。その場合、操作入力部２０３は、取引書類管理サービスに関する画面に含まれるファイルデータベース３２３に格納されるフォルダ構成からファイルのアイコンを指定する操作を受け付けることで、検索対象のファイル名を指定する操作を受け付ける。

または、取引書類管理サービスに関する画面に、ファイル検索のための入力欄が含まれるとする。その場合、操作入力部２０３は、取引書類管理サービスに関する画面に含まれるファイル検索のための入力欄に、ファイル名を入力する操作を受け付けることで、検索対象のファイルを指定する操作を受け付ける。

検索対象のファイル名を指定する操作が受け付けられた場合、ステップＳ６０２において制御部２０５は、情報処理装置１０２に、指定されたファイル名を有する対象ファイル１１１の検索を要求する。ステップＳ６０３においてファイル管理部３０４は、指定されたファイル名を有する対象ファイル１１１を検索することを、管理データベース３２２に要求する。具体的には、ファイル管理部３０４は、指定されたファイル名を含むファイルパスを特定することを管理データベース３２２に要求する。そして、ステップＳ６０４において管理データベース３２２は、特定されたファイルパスに格納される対象ファイル１１１を特定する。ステップＳ６０５において管理データベース３２２は、特定された対象ファイル１１１を、検索結果としてファイル管理部３０４に応答する。

ステップＳ６０６においてファイル管理部３０４は、通信部３０１を介して、ステップＳ６０５において指定された対象ファイル１１１を、検索結果としてユーザ端末１０１に送信する。そして、ステップＳ６０７において制御部２０５は、受信された対象ファイル１１１を検索結果として表示部２０２に表示させる。

ステップＳ６０８において操作入力部２０３は、ステップＳ６０７で表示された対象ファイル１１１に関連付けられた検索インデックスを要求する操作を受け付ける。対象ファイル１１１に関連付けられた検索インデックスを要求する操作が受け付けられた場合、ステップＳ６０９において制御部２０５は、当該検索インデックスを、情報処理装置１０２に要求する。

ステップＳ６１０においてファイル管理部３０４は、取引書類管理サービス処理において、指定された対象ファイル１１１についての検索インデックスを、管理データベース３２２に要求する。具体的には、ファイル管理部３０４は、指定された対象ファイル１１１に関連付けられた第１文字列である検索インデックスを、管理データベース３２２に要求する。

ステップＳ６１１において管理データベース３２２は、指定された対象ファイル１１１に関連付けられた検索インデックスを特定する。そして、ステップＳ６１２において管理データベース３２２は、特定された検索インデックスを検索結果として応答する。

ステップＳ６１３において表示制御部３０９は、各項目についての項目欄を含む画面３２８を生成し、報知部３１０は、特定された検索インデックスを、画面３２８に含まれる項目欄に入力する。そして、ファイル管理部３０４は、生成された画面３２８を検索結果としてユーザ端末１０１に送信する。ここで、特定された検索インデックスがファイルパス及び代替文字列３２７に含まれない場合、表示制御部３０９は、取引書類管理サービスに関する画面３２８に、検索インデックスに誤りがあることを示す警告を含める。これにより、情報処理装置１０２は、対象ファイル１１１に、第２文字列３２５に所定の文字列が含まれないことを、ユーザに容易に通知できる。つまり、情報処理装置１０２は、対象ファイル１１１に対する文字認識結果の適否を報知できる。

ステップＳ６１４において制御部２０５は、画面３２８を表示部２０２に表示させる。特定された検索インデックスがファイルパス及び代替文字列３２７に含まれない場合に、画面３２８に、検索インデックスに誤りがあることを示す警告が含まれることで、ユーザ１０４は、対象ファイル１１１に、第２文字列３２５に含まれる所定の文字列が含まれないことを、一目で確認できる。これにより、情報処理装置１０２は、検索インデックスが適切ではない対象ファイル１１１を保存することを防止できる。

次に、図７～図９を参照して、第１文字列３２４である検索インデックスが第２文字列３２５であるファイルパス又は代替文字列３２７に含まれるか否かを判定する処理について詳細に説明する。

図７は、図５に例示するステップＳ５１４において第２文字列３２５から第３文字列３２６を抽出する処理の一例を示すフローチャートである。

ステップＳ７０１において第２抽出部３０７は、図５に例示するステップＳ５０４で指定された対象ファイル１１１の格納先を示す第２文字列３２５を取得する。例えば、第２抽出部３０７は、ファイルデータベース３２３における対象ファイル１１１のファイルパスを、第２文字列３２５として取得する。

ステップＳ７０２において第２抽出部３０７は、抽出条件リスト３２１から項目を選択する。ステップＳ７０３において第２抽出部３０７は、ステップＳ７０１で取得された第２文字列３２５に、ステップＳ７０２で選択された項目に関連付けられた第２抽出条件を満たす第３文字列３２６が含まれるか否かを判定する。

ステップＳ７０３において第２文字列３２５に、選択された項目に関連付けられた第２抽出条件を満たす第３文字列３２６が含まれない場合、制御部３０３は、処理を図８に例示されるステップＳ８０１に移行する。一方、ステップＳ７０３において第２文字列３２５に、選択された項目に関連付けられた第２抽出条件を満たす第３文字列３２６が含まれる場合、ステップＳ７０４において第２抽出部３０７は、選択された項目と、選択された項目に関連付けられた第２抽出条件を満たす第３文字列３２６とを関連付けて、管理データベース３２２に記憶させる。つまり、記憶部３０２は、複数の項目の各項目に第３文字列３２６を関連付けて記憶する。そして、制御部３０３は処理を図８に例示されるステップＳ８０５に移行する。

次に図８を参照しながら、代替文字列３２７を抽出する処理ついて説明する。図８は、図５に例示するステップＳ５１４において第２文字列３２５から代替文字列３２７を抽出する処理の一例を示すフローチャートである。

図７に例示するステップＳ７０３において第２文字列３２５に、選択された項目に関連付けられた第２抽出条件を満たす第３文字列３２６が含まれない場合、ステップＳ８０１において第２抽出部３０７は、対象ファイル１１１と同じ階層に格納されるファイルのファイル名に、第２抽出条件を満たす代替文字列３２７が含まれるか否かを判定する。

ステップＳ８０１において対象ファイル１１１と同じ階層に格納されるファイルのファイル名に、第２抽出条件を満たす代替文字列３２７が含まれる場合、ステップＳ８０２において第２抽出部３０７は、図７に例示するステップＳ７０２で選択された項目と、対象ファイル１１１と同じ階層に格納されるファイルのファイル名から、第２抽出条件を満たす代替文字列３２７とを関連付けて管理データベース３２２に記憶させる。つまり、記憶部３０２は、選択された項目に代替文字列３２７を関連付けて記憶する。そして、制御部３０３は、処理をステップＳ８０５に移行する。

一方、ステップＳ８０１において対象ファイル１１１と同じ階層に格納されるファイルのファイル名に、第２抽出条件を満たす代替文字列３２７が含まれない場合、ステップＳ８０３において第２抽出部３０７は、代替文字列３２７を空に設定する。つまり、第２抽出部３０７は、第２文字列３２５から第３文字列３２６を抽出できず、対象ファイル１１１と同階層に格納されるファイルのファイル名から代替文字列３２７を抽出できない場合、代替文字列３２７を空に設定する。そして、ステップＳ８０４において報知部３１０は、対象ファイル１１１のファイル名が不適切であること、及び対象ファイル１１１の格納先が不適切であることの少なくとも一方を報知する。そして、制御部３０３は、処理をステップＳ８０５に移行する。

ステップＳ８０５において第２抽出部３０７は、抽出条件リスト３２１に登録された全ての項目を選択したか否かを判定する。ステップＳ８０５において抽出条件リスト３２１に登録された全ての項目が選択されていない場合、制御部３０３は、処理を図７に例示するステップＳ７０２に戻す。一方、ステップＳ８０５において抽出条件リスト３２１に登録された全ての項目が選択されている場合、制御部３０３は、処理を図９に例示するステップＳ９０１に移行する。

なお、上記の説明では、情報処理装置１０２が、図５に例示するステップＳ５１４において対象ファイル１１１がファイルデータベース３２２に保存されたときに、図７に例示するステップＳ７０１～ステップＳ７０４、及び図８に例示するステップＳ８０１～ステップＳ８０５の処理を実行して、第３文字列３２５又は代替文字列３２６を抽出する形態について説明した。しかし、情報処理装置１０２が、第３文字列３２５又は代替文字列３２６を抽出するタイミングは、対象ファイル１１１がファイルデータベース３２２に保存されたときに限定されない。例えば、情報処理装置１０２は、ファイルデータベース３２３に格納されるファイルの格納先又はファイル名が更新されたときに、図７に例示するステップＳ７０１～ステップＳ７０４、及び図８に例示するステップＳ８０１～ステップＳ８０５の処理を実行して、第３文字列３２５又は代替文字列３２６を抽出してもよい。

次に図９を参照しながら、第１文字列３２４である検索インデックスが適切であるか否かを判定する処理について説明する。図９は、図５に例示するステップＳ５１６において対象ファイル１１１から第１文字列３２４を抽出する処理、及び図６に例示するステップＳ６１３において第文字列の適否を報知する処理の一例を示すフローチャートである。

ステップＳ９０１において文字認識部３０５は、対象ファイル１１１に文字認識を実行する。例えば、文字認識部３０５は、ОＣＲにより、対象ファイル１１１によって示される書類内の文字を認識する。

ステップＳ９０２において第１抽出部３０６は、抽出条件リスト３２１から項目を選択する。ステップＳ９０３において第１抽出部３０６は、文字認識結果によって示される文字列から、抽出条件リスト３２１においてステップＳ９０２で選択された項目に関連付けられた第１抽出条件を満たす第１文字列３２４を抽出する。なお、文字認識結果によって示される文字列に、選択された項目に関連付けられた第１抽出条件を満たす文字列が含まれない場合、第１抽出部３０６は、第１文字列３２４を空に設定する。

ステップＳ９０４において報知部３１０は、選択された項目について、ステップＳ９０３で抽出された第１文字列３２４を取引書類管理サービスに関する画面３２８に含まれる項目欄に入力する。なお、報知部３１０は、選択された項目について第１文字列３２４が空に設定されている場合、項目欄を空欄にする。

ステップＳ９０５において報知部３１０は、選択された項目について、第１文字列３２４が第３文字列３２６又は代替文字列３２７に含まれるか否かを判定する。ステップＳ９０５において選択された項目について、第１文字列３２４が第３文字列３２６又は代替文字列３２７に含まれる場合、制御部３０３は、処理をステップＳ９０７に移行する。一方、ステップＳ９０５において選択された項目について、第１文字列３２４が第３文字列３２６又は代替文字列３２７に含まれない場合、ステップＳ９０６において報知部３１０は、画面３２８に警告を表示する。つまり、対象ファイル１１１に対する文字認識結果が、対象ファイル１１１のファイルパス、又は対象ファイル１１１と同じ階層に含まれるファイル名に含まれない場合、画面３２８に警告を表示する。そして、制御部３０３は、処理をステップＳ９０７に移行する。

ステップＳ９０７において第１抽出部３０６は、全ての項目が選択されたか否かを判定する。ステップＳ９０７において全ての項目が選択されていない場合、制御部３０３は、処理をステップＳ９０２に移行する。一方、ステップＳ９０７において全ての項目が選択された場合、制御部３０３は、第１文字列３２４である検索インデックスが第２文字列３２５であるファイルパス又は代替文字列３２７に含まれるか否かを判定する処理を終了する。

図１０は、図７に例示するステップＳ７０１からステップＳ７０７、及び図９に例示するステップＳ９０１からＳ９０６の処理の一例を説明するための図である。

図１０に例示する処理においては、対象の項目が、取引先であるとする。そして、例えば、抽出条件リスト３２１において、取引先である項目に関連付けられる第１抽出条件は、対象ファイル１１１から文字認識を経て抽出された判定対象の文字列が、図４に例示するキーワードを含むことである。さらに、例えば、抽出条件リスト３２１において、取引先である項目に関連付けられる第２抽出条件は、判定対象の文字列が、図４に例示するキーワードを含むことである。

図７に例示するステップＳ７０３において第２抽出部３０７は、第２文字列３２５から図４に例示するキーワードを含む第３文字列３２６を抽出する。具体的には、第２文字列３２５が、「/home/file/productX03/20220301/請求書/A株式会社_請求書.file」である場合、第２抽出部３０７は、「Ａ株式会社」と「株式会社＿請求書」とを第３文字列３２６として抽出する。

そして、図７に例示するステップＳ７０４において第２抽出部３０７は、取引先である項目に、第３文字列である「Ａ株式会社」と「株式会社＿請求書」とを関連付けて、記憶部３０２に記憶させる。

ここで、画像１００１は、対象ファイル１１１に含まれる書面を示す画像であるとする。その場合、図９に例示するステップＳ９０１において文字認識部３０５は、画像１００１に対して文字認識を実行する。そして、図９に例示するステップＳ９０３において第１抽出部３０６は、画像１００１から図４に例示するキーワードを含む第１文字列３２４を抽出する。具体的には、第１抽出部３０６は、「ＡＢ株式会社」を第１文字列３２４として抽出する。

図９に例示するステップＳ９０５において判定部３０８は、第３文字列３２６である「Ａ株式会社」及び「株式会社＿請求書」に、第１文字列３２４である「ＡＢ株式会社」が含まれるか否かを判定する。「Ａ株式会社」及び「株式会社＿請求書」に、「ＡＢ株式会社」が含まれない場合、図９に例示するステップＳ９０６において報知部３１０は、報知を行う。

図１１を参照しながら、図８に例示されるステップＳ８０１からステップＳ８０４の処理の一例を説明する。図１１は、ファイル構成の一例を示す図である。ここで、対象の項目が、区分であるとする。そして、図４に例示する通り、抽出条件リスト３２１において、区分である項目に関連付けられる第２抽出条件は、判定対象の文字列が、図４に例示するキーワードを含むことであるとする。さらに、第２文字列３２５が、対象ファイル１１１のファイルパスを示し、対象ファイル１１１のファイルパスが、「/home/file/productX03/A株式会社/20200916_取引書類.file」であるとする。

その場合、図７に例示するステップＳ７０３において第２抽出部３０７は、第２文字列３２５から、第２抽出条件を満たす第３文字列３２６を抽出できない。そのため、図８に例示するステップＳ８０１において第２抽出部３０７は、対象ファイル１１１と同じ階層に格納されるファイルのファイル名に、第２抽出条件を満たす代替文字列３２７が含まれるか否かを判定する。具体的には、第２抽出部３０７は、対象ファイル１１１と同じ階層に格納されるファイルのファイル名である「２０２０１０１２＿納品書．ｆｉｌｅ」、「２０２１０３０１＿請求書．ｆｉｌｅ」に、図４に例示するキーワードを含むか否かを判定する。

ここで、対象ファイル１１１と同じ階層に格納されるファイルのファイル名は、納品書又は請求書を含む。そのため、例えば、図８に例示するステップＳ８０１において第２抽出部３０７は、「２０２０１０１２＿納品書」及び「２０２１０３０１＿請求書」を、代替文字列３２７として抽出する。

図９に例示するステップＳ９０５において判定部３０８は、代替文字列３２７である「２０２０１０１２＿納品書」及び「２０２１０３０１＿請求書」に、第１文字列３２４が含まれるか否かを判定する。代替文字列３２７である「２０２０１０１２＿納品書」及び「２０２１０３０１＿請求書」に、第１文字列３２４が含まれない場合、図９に例示するステップＳ９０６において報知部３１０は、報知を行う。

図１２は、対象ファイル１１１のファイルパスと、検索インデックスとが関連付けられていない状態における対象ファイル１１１の保存結果を示す画面１２０１の一例を示す図である。

画面１２０１は、対象ファイル１１１のファイル名である「Ａ株式会社_秘密保持契約書.ｆｉｌｅ」と、登録日とを示す。図５に例示するステップＳ５１１の処理が実行される段階においては、対象ファイル１１１のファイルパスと、検索インデックスとが関連付けられていない状態であり、取引年月日、取引先及び取引金額を示す文字列は空に設定される。そのため、画面１２０１には、取引年月日、取引先及び取引金額について「‐‐‐」との文字列が示される。

さらに、「！」を示す記号１２０２は、判定部３０８が第２文字列３２５に第１文字列３２４が含まれるか否かを判定していない状態であることを示す。つまり、表示部２０２が、画面１１０１に記号１２０２が含まれる画面１２０１を表示することにより、ユーザ端末１０１は、ファイル名が「Ａ株式会社＿秘密保持契約書.ｆｉｌｅ」である対象ファイル１１１に対する文字認識結果の適否を判定していない状態であることを、ユーザ１０４に認識させることができる。

図１３は、第１文字列３２４が入力された項目欄を含む画面１３０１の一例を示す図である。画面１３０１には、対象ファイル１１１に含まれる書面を示す画像１３０２、及び項目欄１３０３～項目欄１３０５が含まれる。

項目欄１３０３には、取引年月日である項目に関連付けられた第１抽出条件を満たすように、画像１３０２から抽出された第１文字列３２４が入力される。なお、項目欄１３０３には、取引年月日である項目に関連付けられた第１抽出条件を満たす第１文字列３２４である「２０２２年５月１日」が、「２０２２／０５／０１」との形式に変更されて入力されてもよい。

第２文字列３２５に、取引年月日である項目に関連付けられた第１抽出条件を満たす第１文字列３２４が含まれない場合、報知部３１０は、画面１３０１に警告１３１１を含めて報知を行う。なお、報知部３１０は、第２文字列３２５に、取引年月日である項目に関連付けられた第１抽出条件を満たす第１文字列３２４が含まれず、且つ第１文字列３２４によって示される年月日の形式を変更した「２０２２／０５／０１」、「２０２２０５０１」等の文字列が含まれない場合に、報知部３１０は、画面１３０１に警告１３１１を含めて報知を行ってもよい。

項目欄１３０４には、取引先である項目に関連付けられた第１抽出条件を満たすように、画像１３０２から抽出された第１文字列３２４が入力される。具体的には、項目欄１３０４には、取引先である項目に関連付けられた第１抽出条件を満たす第１文字列３２４である「ＡＢ株式会社」が入力される。第２文字列３２５に「ＡＢ株式会社」が含まれない場合、報知部３１０は、画面１２０１に警告１３１２を含めて報知を行う。

項目欄に１３０５には、区分である項目に関連付けられた第１抽出条件を満たすように、画像１３０２から抽出された第１文字列３２４が入力される。なお、項目欄１３０５には、区分である項目に関連付けられた第１抽出条件を満たすキーワードである「契約書」が入力されてもよい。

以上より、情報処理装置１０２は、対象ファイル１１１に対する文字認識結果の適否を報知できる。さらに、表示部２０２が、警告１３１１及び警告１３１２を表示することにより、ユーザ端末１０１は、対象ファイル１１１の格納先又はファイル名が、対象ファイル１１１の内容に適合しているか否かを容易にユーザに判断させることができる。

また、表示部２０２が、項目欄１３０３～項目欄１３０５に、対象ファイル１１１に含まれる、各項目に関連する文字列を表示することで、ユーザ端末１０１は、対象ファイル１１１を検索するための検索インデックスを容易にユーザ１０４に確認させることができる。

また、情報処理装置１００は、文字認識の誤認識により誤って登録された検索インデックスを一目でユーザ１０４に確認させることができ、ユーザ１０４が検索インデックスを誤ったまま登録してしまうことを防ぐことができる。

さらに、情報処理装置１００は、検索インデックスが適切であるか否かをユーザ１０４に確認させる必要がないため、ユーザ１０４の負担を低減できるとともに、ユーザ１０４によるチェック漏れ等のヒューマンエラーを防止できる。

上記実施形態で実行される各処理は、各実施形態で例示した処理態様に限定されない。上述した機能ブロックは、集積回路等に形成された論理回路（ハードウェア）、又はＣＰＵを用いたソフトウェアの何れを用いて実現してもよい。上記実施形態で実行される各処理は、複数のコンピュータで実行されてもよい。例えば、情報処理装置１０２の制御部３０３の各機能ブロックで実行される処理は、他のコンピュータで一部の処理が実行されてもよいし、複数のコンピュータで全ての処理が分担して実行されてもよい。

本開示は、上記実施の形態に限定されるものではなく、上記実施の形態で示した構成と実質的に同一の構成、同一の作用効果を奏する構成又は同一の目的を達成することができる構成で置き換えてもよい。本開示は、異なる実施形態にそれぞれ開示された技術的手段を適宜組み合わせて得られる実施形態についても本開示の技術的範囲に含まれる。さらに、各実施形態にそれぞれ開示された技術的手段を組み合わせることにより、新しい技術的特徴を形成することができる。

１００ 情報処理システム、１０１ ユーザ端末、１０２ 情報処理装置、１０３ ネットワーク、１０４ ユーザ、１１１ 対象ファイル、２０１ 通信部、２０２ 表示部、２０３ 操作入力部、２０４ 記憶部、２０５ 制御部、３０１ 通信部、３０２ 記憶部、３０３ 制御部、３０４ ファイル管理部、３０５ 文字認識部、３０６ 第１抽出部、３０７ 第２抽出部、３０８ 判定部、３０９ 表示制御部、３１０ 報知部、３２１ 抽出条件リスト、３２２ 管理データベース、３２３ ファイルデータベース、３２４ 第１文字列、３２５ 第２文字列、３２６ 第３文字列、３２７ 代替文字列、３２８ 画面、１００１ 画像、１１０１ 画面、１２０１ 画面、１２０２ 記号、１３０１ 画面、１３０２ 画像、１３０３ 項目欄、１３０４ 項目欄、１３０５ 項目欄、１３１１ 警告、１３１２ 警告

Claims (10)

1. 対象ファイルから文字認識を経て第１文字列を抽出する第１抽出部と、
   前記対象ファイルの格納先を示す第２文字列に前記第１文字列が含まれるか否かを判定する判定部と、
   前記第２文字列に前記第１文字列が含まれないと判定された場合、報知を行う報知部と、
   を備える
   情報処理装置。
2. 前記第２文字列に前記第１文字列が含まれると判定された場合、前記対象ファイルと、前記第１文字列とを関連付けて記憶する記憶部
   をさらに備える
   請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記記憶部は、複数の項目の各項目に第１抽出条件を関連付けて記憶し、
   前記第１抽出部は、前記各項目について、前記第１文字列が前記第１抽出条件を満たすように前記第１文字列を抽出する
   請求項２に記載の情報処理装置。
4. 前記第１抽出条件は、前記第１文字列が前記各項目の値を示すことである
   請求項３に記載の情報処理装置。
5. 前記第２文字列から第３文字列を抽出する第２抽出部
   をさらに備え、
   前記判定部は、前記第３文字列に前記第１文字列が含まれるか否かを判定し、
   前記報知部は、前記第３文字列に前記第１文字列が含まれないと判定された場合、前記報知を行う
   請求項３に記載の情報処理装置。
6. 前記記憶部は、前記各項目に第２抽出条件を関連付けて記憶し、
   前記第２抽出部は、前記各項目について、前記第３文字列が前記第２抽出条件を満たすように前記第３文字列を抽出する
   請求項５に記載の情報処理装置。
7. 前記第２抽出条件は、前記第３文字列が前記各項目の値を示すことである
   請求項５に記載の情報処理装置。
8. 前記第２抽出部は、前記第２文字列から前記第３文字列を抽出できない場合、前記対象ファイルと同階層に格納されるファイルのファイル名から前記第３文字列の代替文字列を抽出し、
   前記判定部は、前記代替文字列に前記第１文字列が含まれるか否かを判定し、
   前記報知部は、前記代替文字列に前記第１文字列が含まれないと判定された場合、前記報知を行う
   請求項５に記載の情報処理装置。
9. 対象ファイルから文字認識を経て第１文字列を抽出する工程と、
   前記対象ファイルの格納先を示す第２文字列に前記第１文字列が含まれるか否かを判定する工程と、
   前記第２文字列に前記第１文字列が含まれないと判定された場合、報知を行う工程と、
   を含む
   ファイル管理方法。
10. コンピュータに、
    対象ファイルから文字認識を経て第１文字列を抽出する機能と、
    前記対象ファイルの格納先を示す第２文字列に前記第１文字列が含まれるか否かを判定する機能と、
    前記第２文字列に前記第１文字列が含まれないと判定された場合、報知を行う機能と、
    を実行させる
    プログラム。

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