JP2023064364A - 文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法、およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】組織変更があった場合に文書の管理担当の決定を支援することのできる文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法及びプログラムを提供する。
【解決手段】入出力部１０、文書管理装置２０及び記憶装置３０を備える文書管理システム１において、文書管理装置２０は、入出力部１０から文書に対する操作を受け取り、文書及び文書属性情報の保持と更新を行う文書管理部２１と、文書管理装置２０で保持している文書の文書管理者、及び文書管理組織の更新の必要性を判定する管理情報判定部２２と、組織構成及び組織の所属者の変更の有無を判定する組織構成判定部２３と、文書管理装置が保持している文書に対する、新たな文書管理組織の候補を抽出する管理組織推定部２４と、を備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法、およびプログラムに関する。

コンピュータやネットワークの普及に伴い、文書の電子化が進んでいる。電子化された文書は、紙の文書とは異なり多数の人が同時に閲覧可能であり、文書にアクセスできれば閲覧場所も制限されないため、紙の文書に比べて便利な点も多い。
特許文献１には、関連する技術として、文書管理に関する技術が開示されている。

特開２００６－０９９７３６号公報

ところで、企業などの組織において電子化された文書が利用される場合、文書は文書管理者や管理組織が内容の更新や廃棄に責任を持ち管理される。このとき組織改編や人事異動があると、文書の管理者や管理組織が不在の状態になる場合があり、文書の管理が適切に行われない状態になってしまう可能性がある。
そこで、組織変更があった場合に文書の管理担当の決定を支援することのできる技術が求められている。

本発明の各態様は、上記の課題を解決することのできる文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法、およびプログラムを提供することを目的としている。

上記目的を達成するために、本発明の一態様によれば、文書管理装置は、組織および前記組織に所属する所属者の少なくとも一方の現在と過去の特徴に基づいて前記組織の役割を推定する推定手段と、前記推定手段が推定した役割に基づいて、文書の管理担当の候補を特定する特定手段と、を備える。

上記目的を達成するために、本発明の別の態様によれば、文書管理システムは、上記の文書管理装置と、前記文書を記憶する記憶装置と、を備える。

上記目的を達成するために、本発明の別の態様によれば、文書管理方法は、組織および前記組織に所属する所属者の少なくとも一方の現在と過去の特徴に基づいて前記組織の役割を推定することと、推定した役割に基づいて、文書の管理担当の候補を特定することと、を含む。

上記目的を達成するために、本発明の別の態様によれば、プログラムは、コンピュータに、組織および前記組織に所属する所属者の少なくとも一方の現在と過去の特徴に基づいて前記組織の役割を推定することと、推定した役割に基づいて、文書の管理担当の候補を特定することと、を実行させる。

本発明の各態様によれば、組織変更があった場合に文書の管理担当の決定を支援することができる。

本開示の第１実施形態による文書管理システムの構成の一例を示す図である。 本開示の第１実施形態による文書属性記憶部が保持する文書属性の一例を示す図である。 本開示の第１実施形態による組織情報記憶部が保持する現在の組織情報、及び現在の所属者情報の一例を示す図である。 本開示の第１実施形態による組織構成履歴記憶部が保持する過去の組織情報、及び過去の所属者情報の一例を示す図である。 本開示の第１実施形態において例示する企業の現在の組織構成、及び各組織の現在の所属者を示す組織図の一例である。 本開示の第１実施形態において現在の組織構成よりも１世代前の組織構成、及び組織の所属者を示す図である。 本開示の第１実施形態による文書管理装置の第１の処理フローの一例を示す図である。 本発明の実施形態による組織構成履歴記憶部が保持している組織情報、及び組織の所属者情報の一例を示す図である。 本開示の第１実施形態による文書管理装置の第２の処理フローの一例を示す図である。 本開示の第１実施形態おいて文書管理者、文書管理組織の更新対象文書リストの一例を示す図である。 本開示の第１実施形態による文書管理装置の第３の処理フローの一例を示す図である。 本開示の第１実施形態おける前文書管理組織所属者の現所属組織リストの一例を示す図である。 本開示の第１実施形態による文書管理装置の第４の処理フローの一例を示す図である。 本開示の第１実施形態においてユーザに対して提示する新文書管理組織と文書管理者の候補を示すリストの一例を示す図である。 本開示の第２実施形態による文書管理システムの構成の一例を示す図である。 本開示の第２実施形態による文書管理装置の第１の処理フローの一例を示す図である。 本開示の第２実施形態による文書管理システムの文書属性記憶部が保持している文書情報の一例を示す図である。 本開示の第２実施形態による文書管理システムのユーザ記憶部が保持しているユーザ情報の一例を示す図である。 本開示の第２実施形態においてユーザが文書を操作したときにユーザに付与する特性スコアの定義の一例を示す図である。 本開示の第２実施形態における文書閲覧後のユーザ情報の一例を示す図である。 本開示の第２実施形態による文書管理装置の第２の処理フローの一例を示す図である。 本開示の第２実施形態によるユーザ記憶部が保持している文書管理装置のユーザ情報の一例を示す図である。 図３に示す各組織について特性を示す情報を抽出した例を示す図である。 本開示の第２実施形態による文書管理装置の第３の処理フローの一例を示す図である。 本開示の第２実施形態による管理組織推定部が図９に示す処理を実行することにより生成する文書のリストの一例を示す図である。 本開示の第２実施形態において文書ＩＤ“ＤＯＣ１”について組織の特性を示す情報を抽出した文書管理組織の候補の一例を示す図である。 図２６に示す管理者更新対象文書リストに対して新たな文書管理組織の候補を抽出した例を示す図である。 本開示の第２実施形態による文書管理装置の第４の処理フローの一例を示す図である。 本開示の第２実施形態において文書“ＤＯＣ１”について抽出した新たな文書管理者の候補リストの一例を示す図である。 本開示の第２実施形態による文書管理装置の第５の処理フローの一例を示す図である。 本開示の第２実施形態においてユーザに対して提示する新たな文書管理組織と文書管理者の候補リストの一例を示す図である。 本発明の実施形態による最小構成の文書管理装置の一例を示す図である。 本発明の実施形態による最小構成の文書管理装置の処理フローの一例を示す図である。 少なくとも１つの実施形態に係るコンピュータの構成を示す概略ブロック図である。

以下、図面を参照しながら実施形態について詳しく説明する。
＜第１実施形態＞
（文書管理システムの構成）
本開示の第１実施形態による文書管理システムについて図面を参照して説明する。図１は、本開示の第１実施形態による文書管理システム１の構成の一例を示す図である。文書管理システム１は、図１に示すように、入出力部１０、文書管理装置２０、および記憶装置３０を備える。

入出力部１０は、文書管理装置２０で管理している文書の情報をシステム担当者に出力する。また、入出力部１０は、システム担当者から文書に対する操作を受け付けて文書管理装置２０に渡す。入出力部１０の例としては、パーソナルコンピュータ、タブレット端末装置などが挙げられる。

文書管理装置２０は、文書管理部２１、管理情報判定部２２（判定手段の一例）、組織構成判定部２３、管理組織推定部２４（推定手段の一例、特定手段の一例、決定手段の一例）を備える。文書管理部２１は、入出力部１０から文書に対する操作を受け取り、文書、及び文書属性情報の保持と更新を行う。また、文書管理部２１は、システム担当者に表示する文書情報の画面を生成する。また、文書管理部２１は、管理情報判定部２２、組織構成判定部２３、管理組織推定部２４に対して、各種処理の指示を行う。

管理情報判定部２２は、文書管理装置２０で保持している文書の文書管理者、及び文書管理組織の更新の必要性を判定する。組織構成判定部２３は、組織構成、及び組織の所属者の変更の有無を判定する。管理組織推定部２４は、文書管理装置２０で保持している文書に対する、新たな文書管理組織の候補を抽出する。

記憶装置３０は、文書属性記憶部３１、組織情報記憶部３２、組織構成履歴記憶部３３、およびユーザ記憶部３４を備える。文書属性記憶部３１は、文書ごとに複数の文書属性を保持する。図２は、本開示の第１実施形態による文書属性記憶部３１が保持する文書属性の一例を示す図である。図２は、文書属性記憶部３１が文書ごとに保持する複数の文書属性を示している。図２では、文書ＩＤによって識別可能な文書ごとに、属性として、リビジョン、ファイル名、タイトル、バージョン、最終更新時期、文書管理者、文書管理組織、組織リビジョンが文書属性記憶部３１に保持されていることが示されている。組織リビジョンは、文書管理者や文書管理組織の設定を変更する度に変更される番号である。文書属性記憶部３１が文書ごとに保持する複数の文書属性は、識別可能な文書ごとに異なる情報を示すため、文書管理装置２０が管理している文書の一覧とも言える。

組織情報記憶部３２は、最新の（すなわち、現在の）組織構成の情報（以下、「組織情報」と記載）と、最新の（すなわち、現在の）組織の所属者の情報（以下、「所属者情報」と記載）とを保持する。図３は、本開示の第１実施形態による組織情報記憶部３２が保持する現在の組織情報、及び現在の所属者情報の一例を示す図である。組織情報記憶部３２は、図３に示すように、現在の組織と、現在の各組織の上位組織と、現在の各組織に所属する所属者とを関連付けた情報を組織情報一覧として記憶している。組織情報一覧では、組織名に対応したインデックス番号が付与されている。図３に示す組織情報一覧の場合、組織名「組織Ｒ」にはインデックス番号「＃１」が、組織名「組織Ａ」にはインデックス番号「＃２」が、組織名「組織Ｂ」にはインデックス番号「＃３」が、組織名「組織Ｃ」にはインデックス「＃４」がそれぞれ付与されている。なお、リスト（この場合、組織情報一覧）に対してインデックス番号の昇順に繰り返し処理を行うことは、Java言語をはじめとするプログラミング言語の標準的な機能（アルゴリズム）となっている。この機能を用いることにより、リストに未処理の要素があるか否かは処理済みフラグを用いずに判定することができる。

なお、現在の組織と、現在の各組織の上位組織とから、組織の階層構造がわかる。つまり、現在の組織と、現在の各組織の上位組織とを表す情報が組織情報に相当する。また、現在の各組織に所属する所属者を表す情報が所属者情報に相当する。なお、図３に示す組織情報記憶部３２が記憶する現在の組織情報、及び現在の所属者情報は、後述する仮想の企業Ｅの現在の組織情報、及び現在の所属者情報を記憶したものである。

組織構成履歴記憶部３３は、過去の組織情報と、過去の組織の所属者情報とを保持する。図４は、本開示の第１実施形態による組織構成履歴記憶部３３が保持する過去の組織情報、及び過去の所属者情報の一例を示す図である。組織構成履歴記憶部３３は、図４に示すように、過去の組織と、過去の各組織の上位組織と、過去の各組織に所属する所属者とを関連付けた情報を組織情報一覧として記憶している。組織情報一覧では、組織名に対応したインデックス番号が付与されている。図３に示す組織情報一覧の場合、組織名「組織Ｒ」にはインデックス番号「＃１」が、組織名「組織Ａ」にはインデックス番号「＃２」が、組織名「組織Ｂ」にはインデックス番号「＃３」が、組織名「組織Ｘ」にはインデックス「＃４」がそれぞれ付与されている。

なお、図４に示す組織構成履歴記憶部３３が記憶する過去の組織情報、及び過去の所属者情報は、後述する仮想の企業Ｅの過去（例えば、現在の１世代前）の組織情報、及び過去の所属者情報を記憶したものである。ユーザ記憶部３４は、文書管理装置２０を使用するユーザの情報を保持する。

（文書管理システムの動作）
次に、文書管理システム１の動作について、図５～図１４を参照して説明する。第１実施形態において、文書管理システム１は、処理１から処理４の４つの処理を実行する。処理１は、組織構成の変更の有無を判定する処理である。処理２は、文書管理者、文書管理組織の更新の必要性を判定する処理である。処理３は、文書管理組織の候補を抽出する処理である。処理４は、文書管理者、文書管理組織を更新する処理である。

文書管理装置２０は、まず組織構成や組織の所属者に変更があるか否かを判定する（処理１）。文書管理装置２０は、変更があると判定した場合、文書管理装置２０で保持している各文書の文書管理者、及び文書管理組織の更新が必要であるか否かを判定する（処理２）。次に、文書管理装置２０は、文書管理者、文書管理組織の更新が必要な文書に対して、新たな文書管理組織の候補を抽出する（処理３）。文書管理装置２０は、文書管理組織、及び文書管理者を更新する（処理４）。以下、処理１～処理４のそれぞれについて説明する。なお、ここでは、処理をイメージしやすくするために、架空の企業Ｅを例に挙げて処理１～処理４のそれぞれについて説明する。図５は、本開示の第１実施形態において例示する企業Ｅの現在の組織構成、及び各組織の現在の所属者を示す組織図の一例である。企業Ｅは、現在、最上位組織として“組織Ｒ”を有し、その配下組織として“組織Ａ”、“組織Ｂ”、“組織Ｃ”が存在しているものとする。また各組織の所属者として、“組織Ｒ”には“ユーザＲ１”と“ユーザＲ２”、“組織Ａ”には“ユーザＡ１”と“ユーザＡ３”、“組織Ｂ”には“ユーザＢ１”と“ユーザＢ２”、“組織Ｃ”には“ユーザＡ２”と“ユーザＢ３”と、“ユーザＣ１”が所属しているものとする。図６は、本開示の第１実施形態において現在の組織構成よりも１世代前の組織構成、及び組織の所属者を示す図である。最上位組織として“組織Ｒ”があり、その配下組織として“組織Ａ”、“組織Ｂ”、“組織Ｘ”が存在している。また、各組織の所属者として、“組織Ｒ”には“ユーザＲ１”と“ユーザＲ２”、“組織Ａ”には“ユーザＡ１”と“ユーザＡ２”、“組織Ｂ”には“ユーザＢ１”と“ユーザＢ２”と“ユーザＢ３”、“組織Ｘ”には“ユーザＸ１”が所属している。

（処理１）
図７は、本開示の第１実施形態による文書管理装置２０の第１の処理フローの一例を示す図である。まず、企業Ｅにおける組織構成や組織の所属者の変更の有無を判定する処理１について図７を参照して説明する。文書管理装置２０において、組織構成判定部２３は、組織情報記憶部３２から企業Ｅの現在の組織情報、及び組織の所属者情報を取得する（ステップＳ１）。例えば、組織構成判定部２３は、組織情報記憶部３２から現在の組織情報一覧を読み出す。組織構成判定部２３は、組織構成履歴記憶部３３から企業Ｅの１世代前の組織情報、及び組織の所属者情報を取得する（ステップＳ２）。例えば、組織構成判定部２３は、組織構成履歴記憶部３３から１世代前の組織情報一覧を読み出す。

組織構成判定部２３は、ステップＳ１の処理で取得した現在の組織情報一覧において未処理の組織があるか否かを判定する（ステップＳ３）。例えば、組織構成判定部２３は、インデックス番号の昇順にインデックス番号ごとに処理を行い、未処理の組織があるか否かを判定する。組織構成判定部２３は、現在の組織情報一覧において未処理の組織があると判定した場合（ステップＳ３においてＹＥＳ）、現在処理中の組織がステップＳ２の処理で取得した１世代前の組織構成に存在していたか否か判定する（ステップＳ４）。

組織構成判定部２３は、現在処理中の組織が１世代前の組織構成に存在していたと判定した場合（ステップＳ４においてＹＥＳ）、現在の組織のすべての所属者が、１世代前の組織の所属者として存在していたか否かを判定する（ステップＳ５）。組織構成判定部２３は、現在の組織のすべての所属者が１世代前の組織の所属者として存在していたと判定した場合（ステップＳ５においてＹＥＳ）、ステップＳ３の処理に戻す。

また、組織構成判定部２３は、現在の組織情報一覧において未処理の組織がないと判定した場合（ステップＳ３においてＮＯ）、ステップＳ２で取得した１世代前の組織情報一覧において未処理の組織があるか否かを判定する（ステップＳ６）。組織構成判定部２３は、１世代前の組織情報一覧において未処理の組織がないと判定した場合（ステップＳ６においてＮＯ）、処理を終了させる。また、組織構成判定部２３は、１世代前の組織情報一覧において未処理の組織があると判定した場合（ステップＳ６においてＹＥＳ）、処理中の１世代前の組織がステップＳ１で取得した現在の組織情報に存在しているか否かを判定する（ステップＳ７）。

組織構成判定部２３は、処理中の１世代前の組織が現在の組織情報に存在していると判定した場合（ステップＳ７においてＹＥＳ）、１世代前の組織のすべての所属者が、現在の組織の所属者として存在しているか否かを判定する（ステップＳ８）。組織構成判定部２３は、１世代前の組織のすべての所属者が、現在の組織の所属者として存在していると判定した場合（ステップＳ８においてＹＥＳ）、ステップＳ６の処理に戻す。

また、組織構成判定部２３は、現在処理中の組織が１世代前の組織構成に存在していないと判定した場合（ステップＳ４においてＮＯ）、現在の組織のすべての所属者のうち１人でも１世代前の組織の所属者として存在していないと判定した場合（ステップＳ５においてＮＯ）、処理中の１世代前の組織が現在の組織情報に存在していないと判定した場合（ステップＳ７においてＮＯ）、または、１世代前の組織のすべての所属者のうち１人でも現在の組織の所属者として存在していないと判定した場合（ステップＳ８においてＮＯ）、すなわち、組織構成や所属者に変更があったと組織構成判定部２３が判定した場合、現在の組織情報、及び現在の組織の所属者情報を組織構成履歴記憶部３３に格納する（ステップＳ９）。図８は、組織構成履歴記憶部３３が保持している組織情報、及び組織の所属者情報の一例を示す図である。図８に示す例では、組織情報、及び組織の所属者情報は、リビジョンごとに組織構成履歴記憶部３３に保持される。具体的には、１世代前の組織情報、及び組織の利用者情報は、例えば図８に示すように、本発明の実施形態による組織構成履歴記憶部３３にリビジョン“ｏＲｅｖ．１”として格納される。また、現在の組織情報、及び組織の利用者情報は、例えば図８に示すように、組織構成履歴記憶部３３にリビジョン“ｏＲｅｖ．２”として格納される。そして、管理情報判定部２２は、文書管理システム１で管理している文書の文書管理者や管理組織の更新が必要か否かを判定する（ステップＳ１０）。

上述のように、組織構成の変更の有無を判定する処理１は、組織構成判定部２３が、まず、現在の組織、及び組織の所属者が１世代前の組織、及び組織の所属者として存在していたか否か、つまり新規の組織や新規の所属者であるか否かをステップＳ３からステップＳ５の処理を行うことにより判定するものである。そして、処理１は、組織構成判定部２３が、次に、１世代前の組織、及び組織の所属者が現在の組織、及び組織の所属者として存在しているか否か、つまり削除された組織や削除された所属者が存在するか否かをステップＳ６からステップＳ８の処理を行うことにより判定するものである。

（処理２）
図９は、本開示の第１実施形態による文書管理装置２０の第２の処理フローの一例を示す図である。次に、各文書の、文書管理者、及び文書管理組織の更新の必要性を判定するステップＳ１０の処理、すなわち、文書管理装置に格納している各文書の文書管理者、及び文書管理組織の更新が必要であるか否かを管理情報判定部２２が判定する処理２について図９を参照して説明する。文書管理装置２０において、管理情報判定部２２は、組織情報記憶部３２から現在の組織情報、及び組織の所属者情報を取得する（ステップＳ２１）。管理情報判定部２２は、組織情報記憶部３２から、例えば図３に示す組織情報、及び所属者情報を取得する。管理情報判定部２２は、文書属性記憶部３１から文書管理装置２０が管理している文書の一覧を取得する（ステップＳ２２）。

管理情報判定部２２は、ステップＳ２２で取得した文書一覧において未処理の文書があるか否かを判定する（ステップＳ２３）。例えば、組織情報一覧と同様に、文書一覧において、文書ごとにインデックス番号が付与され、管理情報判定部２２は、インデックス番号の昇順にインデックス番号ごとに処理を行い、未処理の文書があるか否かを判定する。管理情報判定部２２は、文書一覧において未処理の文書がないと判定した場合（ステップＳ２３においてＮＯ）、処理を終了させる。また、管理情報判定部２２は、文書一覧において未処理の文書があると判定した場合（ステップＳ２３においてＹＥＳ）、現在処理中の文書の属性情報“文書管理組織”を取得し、文書に設定されている文書管理組織が現在の組織構成に存在しているか否かを判定する（ステップＳ２４）。

管理情報判定部２２は、文書に設定されている文書管理組織が現在の組織構成に存在していると判定した場合（ステップＳ２４においてＹＥＳ）、現在処理中の文書の属性情報“文書管理者”を取得し、文書に設定されている文書管理者が、文書に設定されている文書管理組織に現在も所属しているか否かを判定する（ステップＳ２５）。例えば、図２の文書ＩＤ“ＤＯＣ１”の文書の場合、文書管理組織に設定されている“組織Ａ”は、図３に示す現在の組織構成に存在しているためステップＳ２５の処理に進むことになる。

また、管理情報判定部２２は、文書に設定されている文書管理組織が現在の組織構成に存在しないと判定した場合（ステップＳ２４においてＮＯ）、文書の文書管理者、または文書管理組織の更新が必要であると判定する。管理情報判定部２２は、文書の文書管理者、または文書管理組織の更新が必要であると判定した場合、文書管理者、文書管理組織の更新対象文書リストを生成し、その更新対象文書リストに処理中の文書を追加する（ステップＳ２６）。例えば、図２の文書ＩＤ“ＤＯＣ２”の文書の場合、文書管理組織に設定されている“組織Ｘ”は、図３に示す現在の組織構成に存在しておらず、文書管理組織の更新が必要であるためステップＳ２６の処理に進むことになる。そして、管理情報判定部２２は、ステップＳ２３の処理に戻す。図１０は、本開示の第１実施形態おいて文書管理者、文書管理組織の更新対象文書リストの一例を示す図である。図１０に示す更新対象文書リストでは、文書ＩＤが更新対象文書リストの要素として保持されている。なお、更新対象文書リストは、文書管理装置２０が備えるメモリに保持されても良いし、記憶装置３０に格納されても良い。更新対象文書リストは、文書管理組織の候補を抽出する処理である後述する処理３で用いられる。

また、管理情報判定部２２は、文書に設定されている文書管理者が、文書に設定されている文書管理組織に現在も所属していると判定した場合（ステップＳ２５においてＹＥＳ）、ステップＳ２３の処理に戻す。例えば、図２の文書ＩＤ“ＤＯＣ１”の文書の場合、文書管理者に設定されている“ユーザＡ１”は、文書管理組織に設定されている“組織Ａ”に現在も所属しているためステップＳ２３の処理に戻す。

また、管理情報判定部２２は、文書に設定されている文書管理者が、文書に設定されている文書管理組織に現在所属していないと判定した場合（ステップＳ２５においてＮＯ）、文書の文書管理者、及び文書管理組織の更新が必要であると判定し、ステップＳ２６に進む。例えば、図２の文書ＩＤ“ＤＯＣ３”の文書の場合、文書管理者に設定されている“ユーザＢ３”は、文書管理組織に設定されている“組織Ｂ”に現在は所属しておらず、文書管理者の更新が必要であるためステップＳ２６の処理に進むことになる。

（処理３）
図１１は、本開示の第１実施形態による文書管理装置２０の第３の処理フローの一例を示す図である。次に、文書管理装置２０に格納している各文書に設定すべき文書管理組織の候補を抽出する処理３について図１１を参照して説明する。組織改編や人事異動などにより文書の管理組織の更新が必要な場合、新たに設定する文書管理組織は、一般的に、元の文書管理組織と同じ役割を持つ組織が設定される。例えば、組織改編により２つの組織が統合された場合、統合後の組織は統合前の２つの組織の役割を兼ねており、文書管理組織として適切である。また、組織が２つ以上に分割された場合は、分割後のいずれかの組織が分割後の組織の文書を管理するのに適した役割を継承しているため、分割後の組織が文書管理組織として適切である。

文書管理装置２０は、組織が持つ役割を用いて文書管理組織の候補を抽出する。第１実施形態において組織の役割は、その組織の所属者によって定められるものとし、文書管理装置２０が文書管理組織の抽出を行う。すなわち、組織改編前に文書管理組織として設定されていた組織の所属者の組織改編後に所属する組織であって、設定されていた組織の所属者の人数が多い組織が、新たな文書管理組織の候補としてより有力となる。

文書管理装置２０において、管理組織推定部２４は、ステップＳ２６の処理で生成された管理者更新対象文書リストを取得する（ステップＳ３１）。文書管理者、または文書管理組織を更新すべき文書の文書ＩＤを保持しており、図１０に示す管理者更新対象文書リストの例では、管理者更新対象文書リストに文書ＩＤ“ＤＯＣ２”、“ＤＯＣ３”が格納されている。

次に、管理組織推定部２４は、管理者更新対象文書リストにおいて未処理の文書があるか否かを判定する（ステップＳ３２）。例えば、組織情報一覧と同様に、管理者更新対象文書リストにおいて、文書ごとにインデックス番号が付与され、管理組織推定部２４は、インデックス番号の昇順にインデックス番号ごとに処理を行い、未処理の文書があるか否かを判定する。管理組織推定部２４は、管理者更新対象文書リストにおいて未処理の文書がないと判定した場合（ステップＳ３２においてＮＯ）、処理を終了させる。また、管理組織推定部２４は、管理者更新対象文書リストにおいて未処理の文書があると判定した場合（ステップＳ３２においてＹＥＳ）、処理中の文書に設定されている文書管理組織を取得し、その文書管理組織が設定されたときのその組織の所属者のリストを取得する（ステップＳ３３）。ここでは、文書管理組織が設定されたときのその組織の所属者のリストを“前文書管理組織の設定時所属者リスト”と呼ぶ。ここでは、図１０に示す文書ＩＤが“ＤＯＣ３”の文書を処理している場合を例に、管理組織推定部２４の処理について説明する。図２に示す文書属性を参照すると、文書ＩＤが“ＤＯＣ３”の文書は、文書管理組織として“組織Ｂ”が設定されており、文書管理組織が設定されたときの組織構成を指す“組織リビジョン”として“ｏＲｅｖ．１”が設定されている。管理組織推定部２４は、組織構成履歴記憶部３３から組織リビジョン“ｏＲｅｖ．１”の組織構成を取得する。例えば、管理組織推定部２４は、図８に示す組織構成履歴情報のリビジョンが“ｏＲｅｖ．１”の情報を取得する。リビジョンが“ｏＲｅｖ．１”のとき、文書ＩＤ“ＤＯＣ３”の文書管理組織である“組織Ｂ”には、“ユーザＢ１”、“ユーザＢ２”、“ユーザＢ３”が所属している。管理組織推定部２４は、前文書管理組織の設定時所属者リストとして“ユーザＢ１”、“ユーザＢ２”、“ユーザＢ３”を取得する。

管理組織推定部２４は、前文書管理組織の設定時所属者リストにおいて未処理の所属者がいるか否かを判定する（ステップＳ３４）。例えば、組織情報一覧と同様に、前文書管理組織の設定時所属者リストにおいて、所属者ごとにインデックス番号が付与され、管理組織推定部２４は、インデックス番号の昇順にインデックス番号ごとに処理を行い、未処理の所属者がいるか否かを判定する。管理組織推定部２４は、前文書管理組織の設定時所属者リストにおいて未処理の所属者がいないと判定した場合（ステップＳ３４においてＮＯ）、ステップＳ３２の処理に戻す。また、管理組織推定部２４が前文書管理組織の設定時所属者リストにおいて未処理の所属者がいると判定した場合（ステップＳ３４においてＹＥＳ）、組織構成判定部２３は、前文書管理組織の設定時所属者リストを用いて、前文書管理組織の所属者の現在の所属組織のリストを生成する（ステップＳ３５）。以降、この現在の所属組織と所属者のリストを“前文書管理組織所属者の現所属組織リスト”と呼ぶ。例えば、組織構成判定部２３は、組織情報記憶部３２から、現在の組織と、現在の各組織の上位組織と、現在の各組織に所属する所属者とを関連付けた情報である組織情報一覧を取得する。次に、組織構成判定部２３は、ステップＳ３３の処理により取得した「前文書管理組織の設定時所属者リスト」に含まれる所属者（第１実施形態で示す例では“ユーザＢ１”、“ユーザＢ２”、“ユーザＢ３”）に対して順番に処理を行う。具体的には、組織構成判定部２３は、組織情報記憶部３２から取得した組織情報一覧からユーザＢ１を検索してインデックス“＃３”の情報を抽出し、インデックス“＃３”の要素である“組織Ｂ”を取得する。この“組織Ｂ”がユーザＢ１の現在の所属組織である。同様に、組織構成判定部２３は、ユーザＢ２の現在の所属組織情報の“組織Ｂ”、ユーザＢ３の現在の所属組織情報の“組織Ｃ”を取得する。組織構成判定部２３は、このように取得した所属者と所属組織の組のリストである「前文書管理組織所属者の現所属組織リスト」を生成する。そして、組織構成判定部２３は、ステップＳ３４の処理に戻す。

図１２は、本開示の第１実施形態おける前文書管理組織所属者の現所属組織リストの一例を示す図である。図８におけるリビジョン“ｏＲｅｖ．１”で“組織Ｂ”に所属していた“ユーザＢ１”、“ユーザＢ２”、“ユーザＢ３”は、現在のリビジョンを“ｏＲｅｖ．２”とすると、“ユーザＢ１”と“ユーザＢ２”は“組織Ｂ”に所属しており、“ユーザＢ３”は“組織Ｃ”に所属している。したがって、前文書管理組織所属者の現所属組織リストは、図１２に示すように、“組織Ｂ”に“ユーザＢ１”と“ユーザＢ２”が所属し、“組織Ｃ”に“ユーザＢ３”が所属することを示すリストである。

管理組織推定部２４は、新たに設定する文書管理組織の候補として前文書管理組織所属者の現所属組織リストの組織を抽出する。例えば、前文書管理組織所属者の現所属組織リストが図１２に示すリストである場合、管理組織推定部２４は、新たに設定する文書管理組織の候補として“組織Ｂ”と“組織Ｃ”を抽出する。

（処理４）
図１３は、本開示の第１実施形態による文書管理装置２０の第４の処理フローの一例を示す図である。次に、文書管理装置２０に格納している文書に新たな文書管理組織、及び文書管理者を設定する処理４について図１３を参照して説明する。ここでは、図１０に示す文書管理組織の更新対象リストにおける文書ＩＤ“ＤＯＣ３”の文書に新たな文書管理組織、及び文書管理者を設定する例について説明する。

文書管理装置２０において、管理組織推定部２４は、図１１に示すステップＳ３５の処理により生成した前文書管理組織所属者の現所属組織リストを取得する（ステップＳ４１）。例えば、管理組織推定部２４は、図１０に示す文書ＩＤ“ＤＯＣ３”の文書の前文書管理組織所属者の現所属組織リストとして図１２に示す情報を取得する。

次に、管理組織推定部２４は、新たな文書管理組織と文書管理者の候補のリストを生成する（ステップＳ４２）。これは次の動作で行う。新たな文書管理組織の候補は、ステップＳ４１で取得した前文書管理組織所属者の現所属組織リストの組織とする。この組織のリストを「新文書管理組織の候補リスト」とする。次に新たな文書管理者の候補は、新文書管理組織の候補リストの各組織の現在の所属者とする。この所属者のリストを「新文書管理者の候補リスト」とする。新文書管理者の候補リストを生成するために、組織構成判定部２３は、組織情報記憶部３２から現在の組織と所属者の情報を読み出す。ここでは図５の例に示す現在の組織構成と所属者の情報を読み出したとする。管理組織推定部２４は、現在の組織構成と所属者の情報から新文書管理組織の候補リストの各組織の情報を抽出し、現在の所属者の情報を取得する。これにより得られた新文書管理組織と現在の所属者のリストが、新たな文書管理組織と文書管理者の候補のリストとなる。この例が図１４に示す新文書管理組織と文書管理者の候補リストの“組織”列と“所属者”列である。

次に管理組織推定部２４は、新たな文書管理組織と文書管理者の候補のリストに、前文書管理組織の所属者であったかを示す情報を付与する（ステップＳ４３）。この動作は、まず管理情報判定部２２が文書属性記憶部３１に格納されている文書属性から、処理中の文書に設定されている管理組織情報を読み出す。この組織を「前文書管理組織」と呼ぶ。ここでは図２に示す文書属性の情報から、文書ＩＤ“ＤＯＣ３”の文書管理組織である“組織Ｂ”を「前文書管理組織」として読み出す。次に組織構成判定部２３は組織構成履歴記憶部３３から、１世代前の前文書管理組織の所属者のリストを読み出す。ここでは図６の例に示す１世代前の組織構成と組織の所属者の情報から“組織Ｂ”の所属者のリストを読み出したとする。図６の例では“ユーザＢ１”、“ユーザＢ２”、“ユーザＢ３”が前文書管理組織の所属者のリストとして読み出される。管理組織推定部２４は、前文書管理組織の所属者のリストに含まれる所属者が、新たな文書管理組織と文書管理者の候補リストに含まれていれば、新たな文書管理組織と文書管理者の候補のリストに前文書管理組織の所属者であったかを示す情報を付与する。この例が図１４に示す新文書管理組織と文書管理者の候補リストの“前文書管理組織に所属者”列である。

次に管理組織推定部２４は、新たな文書管理組織と文書管理者の候補のリストに、前文書管理者であったかを示す情報を付与する（ステップＳ４４）。この動作は、まず管理情報判定部２２が文書属性記憶部３１から、処理中の文書の文書管理者を取得する。例えば、文書属性記憶部３１に図２に示す文書属性の情報が格納されているとすると、文書ＩＤ“ＤＯＣ３”の文書管理者として“ユーザＢ３”を取得する。次に管理組織推定部２４は、前文書管理者が新たな文書管理組織と文書管理者の候補リストに含まれていれば、新たな文書管理組織と文書管理者の候補のリストに前文書管理者であったかを示す情報を付与する。この例が図１４に示す新文書管理組織と文書管理者の候補リストの“前文書管理者”列である。

管理組織推定部２４は、生成した情報を文書管理部２１に出力し、文書管理部２１は、入出力部１０を通してシステム担当者に新たな文書管理組織と文書管理者の候補を提示する（ステップＳ４５）。

システム担当者は、入出力部１０を通して、提示された候補から、新たな文書管理組織と文書管理者の２つを設定する（ステップＳ４６）。例えば、前文書管理者は“ユーザＢ３”だったが、ユーザＢ３が異動により管理者の役割を離れたとする。また、このとき文書“ＤＯＣ３”は依然として組織Ｂの管理文書である（すなわち、文書管理組織が既に設定されている）ものとする。この場合、管理組織推定部２４が文書管理組織“組織Ｂ”を提示し、システム担当者は、その提示を見て新たな文書管理組織として“組織Ｂ”を選択し、そして新たな文書管理者として“組織Ｂ”に所属する“ユーザＢ１”、“ユーザＢ２”のいずれかを選択するものであってもよい。この場合、文書管理システム１は新たな文書管理組織として“組織Ｂ”を設定し、新たな文書管理者として選択された“ユーザＢ１”、“ユーザＢ２”のいずれかを設定する。また、ユーザが新たな文書管理組織よりも文書管理者を先に選択することも可能である。管理組織推定部２４が文書管理者“ユーザＢ１”、“ユーザＢ２”、“ユーザＢ３”を提示し、システム担当者が新たな文書管理者として例えば“ユーザＢ３”を選択した場合、文書管理システム１は新たな文書管理者として選択された“ユーザＢ３”を設定し、図８のｏＲｅｖ．２を参照して、新たな文書管理組織として“ユーザＢ３”が所属する“組織Ｃ”を設定する。

また、前文書管理者の“ユーザＢ３”が文書ＩＤ“ＤＯＣ３”の文書を所有したまま“組織Ｃ”に移動したとする。この場合、新たな文書管理者に“ユーザＢ３”を選択することで、管理組織推定部２４は、例えば、図１２に示す前文書管理組織所属者の現所属組織リストにおいて、“ユーザＢ３”に関連付けられている“組織Ｃ”と特定する。そして、管理組織推定部２４は、特定した“組織Ｃ”を新たな文書管理組織に設定する。

上述したように、本開示の文書管理装置２０は、組織構成や組織の所属者の変更を検知し、文書管理装置２０が保持している文書の文書管理組織、及び文書管理者の更新の必要性を判定し、新たに設定する文書管理組織と文書管理者の候補を抽出して、適切な文書管理組織と文書管理者を設定する。

以上、本開示の第１実施形態による文書管理システム１について説明した。文書管理装置２０において、管理組織推定部２４は、組織および前記組織に所属する所属者の少なくとも一方の現在と過去の特徴に基づいて前記組織の役割を推定し、推定した役割に基づいて、文書の管理担当の候補を特定する。

こうすることにより、組織変更があった場合に文書の管理担当の決定を支援することができる。

＜第２実施形態＞
次に、本開示の第２実施形態による文書管理システム１について、説明する。本開示の第２実施形態による文書管理システム１において、文書管理装置２０は、組織の役割をその組織の所属者の特性により判定する。組織にはその組織が担う役割を遂行する者が集められる。そのため、組織の所属者の特性と組織の特性には相関関係がある。したがって、組織の所属者の特性により、所属組織の特性を抽出することができる。すなわち、組織の役割は、その組織の所属者の特性により判定することができる。

ユーザの特性は、ユーザ自身が実施した作業に基づき付与する。これはユーザが文書を操作したときに、文書に設定されている特性をユーザに付与する後述する処理５により実現される。ユーザは、自分に設定された特性を任意のタイミングで変更可能である。例えば、文書管理装置２０がユーザの特性を編集する機能を有し、ユーザは文書管理装置２０のその編集機能を用いてユーザの特性を変更するものであってもよい。

文書の特性を示す情報は、あらかじめ文書管理装置２０に設定されているものとする。文書の特性は、「ＸＸに関連する文書」の「ＸＸ」に相当するものであり、例えばＯＳの「Ｗｉｎｄｏｗｓに関連する文書」、「Ｌｉｎｕｘ（登録商標）に関連する文書」の場合には、文書の特性は、「Ｗｉｎｄｏｗｓ」、「Ｌｉｎｕｘ」となる。また、例えばプログラム言語の「Ｊａｖａに関連する文書」、「Ｐｙｔｈｏｎに関連する文書」の場合には、文書の特性は、「Ｊａｖａ」、「Ｐｙｔｈｏｎ」となる。なお、文書の特性を示す情報は、例えば文書の新規作成時に設定され、文書の更新時など、任意のタイミングで更新されるものであってよい。

（文書管理システムの構成）
図１５は、本開示の第２実施形態による文書管理システム１の構成の一例を示す図である。第２実施形態による文書管理システム１は、管理組織推定部２４の代わりに管理組織推定部２４Ｘを備え、文書属性記憶部３１の代わりに文書属性記憶部３１Ｘを備え、ユーザ記憶部３４の代わりにユーザ記憶部３４Ｘを備え、さらに、特性判定部２５（特性判定手段の一例）を備える点で、第１実施形態による文書管理システム１と異なる。

特性判定部２５は、文書を操作したユーザに、その文書に設定されている文書の特性を示す情報を付与する。また、組織の所属者の特性を示す情報から、その組織の特性を抽出する。また、特性判定部２５は、文書の特性を示す情報と組織の所属者の特性を示す情報から、新たな文書管理者の候補を抽出する。

管理組織推定部２４Ｘは、文書の特性を示す情報と、ユーザの特性を示す情報と、特性判定部２５によって抽出された組織の特性を示す情報とに基づいて、文書の新たな管理組織の候補を抽出する。文書属性記憶部３１Ｘは、文書の特性を示す情報を保持する機能を有する。ユーザ記憶部３４Ｘは、ユーザの特性を示す情報と、その特性に対する習熟度を示す情報を保持する機能が加えられている。

次に、第２実施形態による文書管理システム１が行う処理を、図３、図８、図９、図１３、図１５～図３１を参照して説明する。文書管理システム１において、文書管理装置２０は、文書の操作を行ったユーザに特性を示す情報を付与し（処理５）、組織構成や組織の所属者に変更があるか否かを判定し（処理６）、変更がある場合は文書管理装置で保持している各文書の文書管理者、及び文書管理組織の更新が必要であるかを判定する（処理７）。次に、文書管理装置２０は、文書管理者、文書管理組織の更新が必要な文書に対して、新たな文書管理組織として適切な組織の候補を抽出し（処理８）、新たな文書管理者の候補を抽出し（処理９）、文書管理組織、及び文書管理者を更新する（処理１０）。以下、文書管理装置２０による処理５～処理１０の処理について説明する。

（処理５）
図１６は、本開示の第２実施形態による文書管理装置２０の第１の処理フローの一例を示す図である。まず、ユーザが文書を操作したときにユーザに特性を示す情報を付与する文書管理装置２０が実行する処理５について図１６を参照して説明する。ユーザの特性は、ユーザが操作した文書に設定されている特性がユーザに付与される。例えば、文書の特性に“Ｗｉｎｄｏｗｓ”が設定された文書を閲覧したユーザには、文書と同じ特性である“Ｗｉｎｄｏｗｓ”が付与される。次に処理５について詳細を説明する。

ユーザは入出力部１０に対して文書を閲覧する操作を行う。入出力部１０は、ユーザによる操作に応じて文書を表示する（ステップＳ５１）。例えば、入出力部１０は、ユーザによる操作に応じて、文書管理装置２０が保持している文書を表示させる。

また、特性判定部２５は、ユーザによる文書を閲覧する操作に応じて、操作された文書に設定されている特性を示す情報を取得する（ステップＳ５２）。図１７は、本開示の第２実施形態による文書管理システム１の文書属性記憶部３１Ｘが保持している文書情報の一例を示す図である。図１７に示す文書情報は、第１実施形態による文書属性記憶部３１が保持している図２に示す文書情報と比べると、文書属性として“特性”が加わっている。この文書属性の“特性”には、文書の特性を示す情報が格納されている。図１７に示す文書属性の例では、文書ＩＤ“ＤＯＣ１”の文書には特性を示す情報として“特性１”、“特性２”が設定されている。そのため、ユーザが入出力部１０を操作して文書ＩＤ“ＤＯＣ１”を閲覧する場合、特性判定部２５は、文書“ＤＯＣ１”の特性を示す情報として“特性１”、“特性２”を取得する。

次に、特性判定部２５は、ユーザの特性を示す情報を更新する（ステップＳ５３）。図１８は、本開示の第２実施形態による文書管理システム１のユーザ記憶部３４Ｘが保持しているユーザ情報の一例を示す図である。文書管理装置２０のユーザの一覧とユーザの属性情報として“特性”と“特性スコア”を保持している。属性情報の“特性”は、ユーザの特性を示す情報を保持する。“特性スコア”はユーザの特性の習熟度を示しており、特性スコアが高いとユーザはその特性を強く有していることを示す。例えばユーザ１は特性を示す情報として“特性１”を持ち、その特性の習熟度として特性スコア“４５”が格納されている。

習熟度は、ユーザがシステムを利用して文書に対する操作を行ったときに更新を行う。各ユーザの習熟度の初期値をシステム担当が設定することもできるが、本例では簡単にユーザの習熟度の初期値は“０”とする。次にユーザが文書を操作したときの特性スコアの加算値は、システム担当者によりあらかじめ定義されシステムに登録されているとする。

図１９は、本開示の第２実施形態においてユーザが文書を操作したときにユーザに付与する特性スコアの定義の一例を示す図である。ここでは、ユーザが文書を操作したときに加算する特性スコアの値を保持している。ここで“ユーザＡ１”が文書“ＤＯＣ１”を閲覧したとする。ユーザが文書“ＤＯＣ１”を閲覧すると、ステップＳ５１の処理で取得した文書“ＤＯＣ１”の特性を示す情報である“特性１”と“特性２”をユーザに付与する。そして付与する特性スコアは“文書閲覧”の“５”である。図２０は、本開示の第２実施形態における文書閲覧後のユーザ情報の一例を示す図である。“ユーザＡ１”の特性を示す情報“特性１”のスコアに“５”が加算され、“特性２”が新たに追加されている。以上のように、文書の操作に応じてユーザの特性を示す情報を更新する。

（処理６）
組織構成の変更の有無を判定する処理６は、第１実施形態における組織構成の変更の有無を判定する処理１と同じである。そのため、組織構成の変更の有無を判定する処理６についての説明は省略する。

（処理７）
文書管理者、文書管理組織の更新の必要性を判定する処理７は、第１実施形態における文書管理者、文書管理組織の更新の必要性を判定する処理２」と同じである。そのため、文書管理者、文書管理組織の更新の必要性を判定する処理７についての説明は省略する。

（処理８）
図２１は、本開示の第２実施形態による文書管理装置２０の第２の処理フローの一例を示す図である。次に、文書管理装置に格納している各文書に設定する文書管理組織の候補を抽出する処理８について図２１を参照して説明する。文書管理装置に格納している各文書に設定する文書管理組織の候補を抽出する処理８は、組織の所属者の特性を示す情報からその組織の特性を判定し、組織の特性を示す情報を用いて、文書の新たな管理組織の候補を抽出するものである。

例えば組織の所属者に特性として“Ｗｉｎｄｏｗｓ”が設定されているユーザが在籍しているとする。その場合、その組織は“Ｗｉｎｄｏｗｓ”に関する知識やノウハウを持つ組織であると言えることから、組織は特性として“Ｗｉｎｄｏｗｓ”を持つと判定する。

文書管理装置２０において、特性判定部２５は、組織情報記憶部３２から現在の組織構成情報、及び組織の所属者情報を取得する（ステップＳ６１）。例えば、特性判定部２５は、組織情報記憶部３２から図３に示す組織構成、及び所属者情報を取得する。

特性判定部２５は、ステップＳ６１の処理で取得した現在の組織情報一覧に未処理の組織があるか否かを判定する（ステップＳ６２）。特性判定部２５は、現在の組織情報一覧に未処理の組織がないと判定した場合（ステップＳ６２においてＮＯ）、処理を終了させる。また、特性判定部２５は、現在の組織情報一覧に未処理の組織があると判定した場合（ステップＳ６２においてＹＥＳ）、処理中の組織の所属者のリストを取得する（ステップＳ６３）。例えば、特性判定部２５は、“組織Ａ”を処理している場合、図３に示す組織情報から所属者のリストとして“ユーザＡ１”、“ユーザＡ３”を取得する。

次に、特性判定部２５は、未処理の組織所属者がいるか否かを判定する（ステップＳ６４）。特性判定部２５は、未処理の組織所属者がいないと判定した場合（ステップＳ６４においてＮＯ）、ステップＳ６２の処理に戻す。また、特性判定部２５は、未処理の組織所属者がいると判定した場合（ステップＳ６４においてＹＥＳ）、ユーザ記憶部３４Ｘから処理中のユーザの特性を示す情報を取得する（ステップＳ６５）。図２２は、本開示の第２実施形態によるユーザ記憶部３４Ｘが保持している文書管理装置２０のユーザ情報の一例を示す図である。図２２に示すユーザ記憶部３４Ｘが保持しているユーザ情報は、ユーザの属性情報として、ユーザの特性を示す“特性”と、ユーザの特性の習熟度を示す“特性スコア”を保持している。図２２に示すユーザ情報の場合、特性判定部２５は、処理中の“ユーザＡ１”の特性を示す情報として“特性１”とその特性スコア“５０”と、“特性２”とそのスコア“５”とを取得する。また、特性判定部２５は、処理中の“ユーザＡ３”の特性を示す情報として“特性１”とその特性スコア“１５”と、“特性２”とそのスコア“５０”とを取得する。

次に、特性判定部２５は、ステップＳ６５の処理により取得した処理中の所属者の特性と特性スコアとを、処理中の組織の特性と特性スコアとに加算する（ステップＳ６６）。そして、特性判定部２５は、ステップＳ６４の処理に戻す。

特性判定部２５による上述のステップＳ６４～ステップＳ６６の処理により、組織の所属者の特性と特性スコアとの和が、その組織の特性を示す情報として抽出される。図２３は、図３に示す各組織について特性を示す情報を抽出した例を示す図である。例えば、図３に示す“組織Ａ”の特性は、その所属者である“ユーザＡ１”と“ユーザＡ３”の特性の和、および“ユーザＡ１”と“ユーザＡ３”の特性スコアの和として、図２３に示す例のように“特性１”とそのスコア“６５”、“特性２”とそのスコア“５５”が抽出される。特性判定部２５は、すべての組織の特性を示す情報を抽出して処理を終了する。

図２４は、本開示の第２実施形態による文書管理装置２０の第３の処理フローの一例を示す図である。次に、文書管理装置２０が保持している文書の新たな文書管理組織の候補を抽出する処理８について図２４を参照して説明する。なお、図２４に示す処理８が開始される前に、管理組織推定部２４Ｘが図９に示す処理を実行することにより、文書管理組織と文書管理者との更新すべき文書のリスト（管理者更新対象文書リスト）がすでに生成されているものとする。なお、図９に示す処理については、第１実施形態で説明済みであるため省略する。

図２５は、本開示の第２実施形態による管理組織推定部２４Ｘが図９に示す処理を実行することにより生成する文書のリストの一例を示す図である。図２５に示す文書のリストでは、文書ＩＤが“ＤＯＣ１”、“ＤＯＣ３”である２つの文書が挙げられている。ここでは管理者更新対象文書リストとして、図２５に示す文書のリストが生成されているものとする。

文書管理装置２０において、管理組織推定部２４Ｘは、管理者更新対象文書リストを取得する（ステップＳ７１）。ここでは、管理組織推定部２４Ｘは、図２５に示す管理者更新対象文書リストを取得したものとする。

次に、管理組織推定部２４Ｘは、管理者更新対象文書リストに未処理の文書があるか否かを判定する（ステップＳ７２）。管理組織推定部２４Ｘは、管理者更新対象文書リストに未処理の文書がないと判定した場合（ステップＳ７２においてＮＯ）、処理を終了させる。また、管理組織推定部２４Ｘは、管理者更新対象文書リストに未処理の文書があると判定した場合（ステップＳ７２においてＹＥＳ）、文書属性記憶部３１Ｘから処理中の文書に設定されている特性を示す情報を取得する（ステップＳ７３）。なお、ここでは、文書属性記憶部３１Ｘには図１７に示す文書情報が格納されているものとする。ここで文書ＩＤ“ＤＯＣ１”の文書が処理中である場合には、管理組織推定部２４Ｘは、文書の特性を示す情報として“特性１”、“特性２”を取得することになる。

管理組織推定部２４Ｘは、取得した特性を示す情報に未処理の特性があるか否かを判定する（ステップＳ７４）。管理組織推定部２４Ｘは、取得した特性を示す情報に未処理の特性がないと判定した場合（ステップＳ７４においてＮＯ）、ステップＳ７２の処理に戻す。また、管理組織推定部２４Ｘは、取得した特性を示す情報に未処理の特性があると判定した場合（ステップＳ７４においてＹＥＳ）、処理中の文書の特性を示す情報と同じ特性を持つ組織を抽出する（ステップＳ７５）。そして、管理組織推定部２４Ｘは、ステップＳ７４の処理に戻す。

管理組織推定部２４Ｘが図２４に示す処理を実行することにより、例えば、図２３に示す組織の特性を示す情報が抽出される。ここで文書の特性を示す情報の“特性１”が処理中である場合には、“特性１”を持つ組織である“組織Ａ”、“組織Ｂ”、“組織Ｃ”が抽出される。また、文書の特性を示す情報の“特性２”が処理中である場合には、“特性２”を持つ組織である“組織Ａ”、“組織Ｂ”が抽出される。管理組織推定部２４Ｘが、処理中の文書に設定されているすべての特性について処理を行うと、その文書の新たな管理組織の候補が抽出される。図２６は、本開示の第２実施形態において文書ＩＤ“ＤＯＣ１”について組織の特性を示す情報を抽出した文書管理組織の候補の一例を示す図である。

管理組織推定部２４Ｘは、ステップＳ７２～ステップＳ７５の処理においてすべての管理者更新対象文書について、新たな文書管理組織の候補を抽出して処理を終了する。図２７は、図２６に示す管理者更新対象文書リストに対して新たな文書管理組織の候補を抽出した例を示す図である。図２７に示すように、この例では、新たな文書管理組織の候補として文書ＩＤ“ＤＯＣ３”の“組織Ｃ”が抽出されている。

（処理９）
図２８は、本開示の第２実施形態による文書管理装置２０の第４の処理フローの一例を示す図である。文書管理装置２０に格納している各文書に設定する文書管理者の候補を抽出する処理９について図２８を参照して説明する。文書管理者の候補を抽出する処理９は、図２４に示す処理を実行することにより抽出した新たな文書管理組織の候補となる組織について、その所属者の中から文書に設定されている特性と同じ特性を示す情報を持つ所属者を抽出するものである。

図２８に示す処理フローの処理は、図９に示す処理フローの処理を実行することにより生成した管理者更新対象文書リストの文書ごとに処理するものである。ここでは、図２５に示す管理者更新対象文書リストが生成されており、その中の文書ＩＤ“ＤＯＣ１”の文書に対して処理される例について説明する。

文書管理装置２０において、特性判定部２５は、図２４に示す処理を実行することにより抽出した新たな文書管理組織の候補リストを取得する（ステップＳ８１）。ここでは、文書ＩＤ“ＤＯＣ１”が処理対象の文書であるため、特性判定部２５は、図２７に示す文書管理組織の候補リストから“ＤＯＣ１”に関する情報を取得する。つまり、特性判定部２５は、図２６に示す文書管理組織の候補を取得する。

次に、特性判定部２５は、取得した組織のリストに未処理の組織があるか否かを判定する（ステップＳ８２）。特性判定部２５は、取得した組織のリストに未処理の組織がないと判定した場合（ステップＳ８２においてＮＯ）、処理を終了させる。また、特性判定部２５は、取得した組織のリストに未処理の組織があると判定した場合（ステップＳ８２においてＹＥＳ）、組織情報記憶部３２から処理中の組織の所属者リストを取得する（ステップＳ８３）。

次に、特性判定部２５は、取得した所属者リストに未処理の所属者がいるか否かを判定する（ステップＳ８４）。特性判定部２５は、取得した所属者リストに未処理の所属者がいないと判定した場合（ステップＳ８４においてＮＯ）、ステップＳ８２の処理に戻す。また、特性判定部２５は、取得した所属者リストに未処理の所属者がいると判定した場合（ステップＳ８４においてＹＥＳ）、ユーザ記憶部３４Ｘから処理中の所属者の特性を示す情報を取得する（ステップＳ８５）。なお、ユーザ記憶部３４Ｘには、図２２に示すユーザ情報が格納されているものとする。ここで、例えば、文書ＩＤ“ＤＯＣ１”の文書管理組織の候補である“組織Ａ”を処理している場合には、特性判定部２５は、ステップＳ８３の処理を実行することにより、“組織Ａ”の所属者として“ユーザＡ１”、“ユーザＡ３”を取得する。特性判定部２５は、ステップＳ８４の処理において“ユーザＡ１”を処理している場合には、ステップＳ８５の処理において“ユーザＡ１”の特性を示す情報として“特性１”とその特性スコア“５０”、および“特性２”とその特性スコア“５”を取得する。

次に、特性判定部２５は、処理中の所属者の特性を示す情報が、文書の特性を示す情報に含まれているか否かを判定する（ステップＳ８６）。特性判定部２５は、処理中の所属者の特性を示す情報が、文書の特性を示す情報に含まれていないと判定した場合（ステップＳ８６においてＮＯ）、ステップＳ８４の処理に戻す。また、特性判定部２５は、処理中の所属者の特性を示す情報が、文書の特性を示す情報に含まれていると判定した場合（ステップＳ８６においてＹＥＳ）、処理中の所属者を文書の新たな文書管理者の候補に追加する（ステップＳ８７）。そして、特性判定部２５は、ステップＳ８４の処理に戻す。

例えば、文書ＩＤ“ＤＯＣ１”の文書であり所属者“ユーザＡ１”である場合、“ユーザＡ１”の特性を示す情報は“特性１”と“特性２”である。一方、文書“ＤＯＣ１”の特性を示す情報は、図１７に示す例の場合“特性１”と“特性２”である。よって、ユーザＡ１の特性を示す情報は、いずれも文書“ＤＯＣ１”の特性を示す情報に含まれるため、ステップＳ８７の処理に進むことになる。なお、仮に“ユーザＡ１”の特性を示す情報が“特性１０”のみであった場合、文書“ＤＯＣ１”は“特性１０”を持たないため、ステップＳ８４の処理に戻ることになる。

図２９は、本開示の第２実施形態において文書“ＤＯＣ１”について抽出した新たな文書管理者の候補リストの一例を示す図である。ここでは、新たな文書管理組織の候補ごとに、新たな文書管理者の候補と各候補が保持している特性を示す情報のうち、処理中の文書に設定されている特性を示す情報に対するスコアを保持している。文書に設定されている特性を示す情報に対するスコアを保持することにより、新たな文書管理者を判断しやすくしている。

（処理１０）
図３０は、本開示の第２実施形態による文書管理装置２０の第５の処理フローの一例を示す図である。文書の新たな文書管理組織と文書管理者を設定する処理１０について図３０を参照して説明する。ここでは、図２５に示す文書管理組織の更新対象リストの文書ＩＤ“ＤＯＣ１”の文書の文書管理組織、及び文書管理者を更新する例について説明する。

文書管理装置２０において、管理組織推定部２４Ｘは、処理中の文書に対して、新たな文書管理組織と文書管理者の候補リストを取得する（ステップＳ９１）。ここでは、文書ＩＤ“ＤＯＣ１”の文書に対して、図２９に示す文書管理組織と文書管理者の候補のリストが取得されたものとする。

管理組織推定部２４Ｘは、文書属性記憶部３１Ｘから、処理中の文書の文書管理者を取得する（ステップＳ９２）。例えば、文書属性記憶部３１Ｘに図１７に示す文書属性が保持されている場合には、管理組織推定部２４Ｘは、文書ＩＤ“ＤＯＣ１”の文書管理者として“ユーザＡ１”を取得する。

次に、管理組織推定部２４Ｘは、新たな文書管理組織と文書管理者の候補のリストを生成し、システム担当者に提示する（ステップＳ９３）。図３１は、本開示の第２実施形態においてシステム担当者に対して提示する新たな文書管理組織と文書管理者の候補リストの一例を示す図である。ここでは、新たな文書管理組織の候補ごとに文書管理者の候補を示し、各候補者が保持している特性を示す情報のうち、処理中の文書に設定されている特性を示す情報に対するスコアと、現在の文書管理者であるか否かを提示している。

管理組織推定部２４Ｘは、生成した情報を文書管理部２１に出力し、文書管理部２１は入出力部１０を通してシステム担当者に新たな文書管理組織と文書管理者の候補を提示する。
システム担当者は提示された組織や所属者、及び特性スコアから新たな文書管理組織と文書管理者を設定する（ステップＳ９４）。

上述のように、本開示の第２実施形態の文書管理装置２０は、組織の所属者の特性を示す情報からその組織の特性を抽出することで、組織の持つ役割を判定する。そして、文書管理装置２０は、文書管理者、管理組織を更新すべき文書に対して、新たな文書管理組織の候補をその文書を管理するべき役割を持つ組織を推定して抽出する。文書管理装置２０は、これを文書が持つ特性と同じ特性を持つ組織を抽出することにより実行する。これにより、文書管理装置２０は、適切な文書管理組織と文書管理者の候補をシステム担当者が意識することなく抽出することができ、システム担当者による文書管理組織と文書管理者の決定を支援することができる。

以上、本開示の第２実施形態による文書管理システム１について説明した。文書管理装置２０において、管理組織推定部２４は、組織および前記組織に所属する所属者の少なくとも一方の現在と過去の特徴に基づいて前記組織の役割を推定し、推定した役割に基づいて、文書の管理担当の候補を特定する。

こうすることにより、組織変更があった場合に文書の管理担当の決定を支援することができる。

本発明の実施形態による最小構成の文書管理装置２０について説明する。
本発明の実施形態による最小構成の文書管理装置２０は、図３２に示すように、推定部２０１（推定手段の一例）および特定部２０２（測定手段の一例）を備える。

推定部２０１は、組織および前記組織に所属する所属者の少なくとも一方の現在と過去の特徴に基づいて前記組織の役割を推定する。特定部２０２は、前記推定部が推定した役割に基づいて、文書の管理担当の候補を特定する。

次に、最小構成の文書管理装置２０の処理について図３３を参照して説明する。推定部２０１は、組織および前記組織に所属する所属者の少なくとも一方の現在と過去の特徴に基づいて前記組織の役割を推定する（ステップＳ１０１）。特定部２０２は、前記推定部が推定した役割に基づいて、文書の管理担当の候補を特定する（ステップＳ１０２）。

こうすることにより、組織変更があった場合に文書の管理担当の決定を支援することができる。

なお、本発明の実施形態における処理は、適切な処理が行われる範囲において、処理の順番が入れ替わってもよい。

本発明の実施形態について説明したが、上述の文書管理システム１、文書管理装置２０、その他の制御装置のそれぞれは、コンピュータ装置を有していてもよい。そして、上述した処理の過程は、プログラムの形式でコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記憶されており、このプログラムをコンピュータが読み出して実行することによって、上記処理が行われる。コンピュータの具体例を以下に示す。
図３４は、少なくとも１つの実施形態に係るコンピュータの構成を示す概略ブロック図である。
コンピュータ５は、図３４に示すように、ＣＰＵ６（プロセッサを含む）、メインメモリ７、ストレージ８、インターフェース９を備える。
例えば、上述の文書管理システム１、文書管理装置２０、その他の制御装置のそれぞれは、コンピュータ５に実装される。そして、上述した各処理部の動作は、プログラムの形式でストレージ８に記憶されている。ＣＰＵ６は、プログラムをストレージ８から読み出してメインメモリ７に展開し、当該プログラムに従って上記処理を実行する。また、ＣＰＵ６は、プログラムに従って、上述した各記憶部に対応する記憶領域をメインメモリ７に確保する。

ストレージ８の例としては、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）、ＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ Ｓｔａｔｅ Ｄｒｉｖｅ）、磁気ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ－ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｃ Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、ＤＶＤ－ＲＯＭ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｃ Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、半導体メモリ等が挙げられる。ストレージ８は、コンピュータ５のバスに直接接続された内部メディアであってもよいし、インターフェース９または通信回線を介してコンピュータ５に接続される外部メディアであってもよい。また、このプログラムが通信回線によってコンピュータ５に配信される場合、配信を受けたコンピュータ５が当該プログラムをメインメモリ７に展開し、上記処理を実行してもよい。少なくとも１つの実施形態において、ストレージ８は、一時的でない有形の記憶媒体である。

また、上記プログラムは、前述した機能の一部を実現してもよい。さらに、上記プログラムは、前述した機能をコンピュータ装置にすでに記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるファイル、いわゆる差分ファイル（差分プログラム）であってもよい。

本発明のいくつかの実施形態を説明したが、これらの実施形態は、例であり、発明の範囲を限定しない。これらの実施形態は、発明の要旨を逸脱しない範囲で、種々の追加、省略、置き換え、変更を行ってよい。

１・・・文書管理システム
５・・・コンピュータ
６・・・ＣＰＵ
７・・・メインメモリ
８・・・ストレージ
９・・・インターフェース
１０・・・入出力部
２０・・・文書管理装置
２１・・・文書管理部
２２・・・管理情報判定部
２３・・・組織構成判定部
２４、２４Ｘ・・・管理組織推定部
２５・・・特性判定部
３０・・・記憶装置
３１、３１Ｘ・・・文書属性記憶部
３２・・・組織情報記憶部
３３・・・組織構成履歴記憶部
３４、３４Ｘ・・・ユーザ記憶部

Claims (8)

1. 組織および前記組織に所属する所属者の少なくとも一方の現在と過去の特徴に基づいて前記組織の役割を推定する推定手段と、
   前記推定手段が推定した役割に基づいて、文書の管理担当の候補を特定する特定手段と、
   を備える文書管理装置。
2. 前記特定手段が特定した候補の中から前記管理担当を決定する決定手段、
   を備える、
   請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記決定手段は、
   前記特定手段が特定した前記候補ごとのスコアに基づいて、前記管理担当を決定する、
   請求項２に記載の文書管理装置。
4. 前記組織の構成履歴に基づいて、前記管理担当の変更の要否を判定する判定手段、
   を備える請求項１から請求項３の何れか一項に記載の文書管理装置。
5. 前記所属者の特性を特定する特性判定手段、
   を備え、
   前記推定手段は、
   前記特性判定手段が特定した前記特性に基づいて、前記組織の役割を推定する、
   請求項１から請求項４の何れか一項に記載の文書管理装置。
6. 請求項１から請求項５の何れか一項に記載の文書管理装置と、
   前記文書を記憶する記憶装置と、
   を備える文書管理システム。
7. 組織および前記組織に所属する所属者の少なくとも一方の現在と過去の特徴に基づいて前記組織の役割を推定することと、
   推定した役割に基づいて、文書の管理担当の候補を特定することと、
   を含む文書管理方法。
8. コンピュータに、
   組織および前記組織に所属する所属者の少なくとも一方の現在と過去の特徴に基づいて前記組織の役割を推定することと、
   推定した役割に基づいて、文書の管理担当の候補を特定することと、
   を実行させるプログラム。

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