JP2022098307A - 画像形成装置、画像形成システム、制御方法、プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 資料の更新時期に制限を設けて煩雑な処理を防止できる画像形成装置等を提供する。
【解決手段】 記憶部に記憶した会議用資料ファイルの画像を用紙に形成する画像形成装置であって、前記資料ファイルを記憶する共有フォルダを会議主催者が前記記憶部に形成するフォルダ形成部と、前記資料ファイルの編集の締め切り時刻を前記主催者が設定するための時刻設定部と、前記共有フォルダに資料ファイルを記憶させるフォルダ記憶部と、前記共有フォルダに記憶された資料ファイルを編集者が編集するための編集部と、前記締め切り時刻に達するまで、前記共有フォルダに記憶された前記資料ファイルの編集を可能とし、前記締め切り時刻を経過したならば、前記資料ファイルの編集を規制し、かつ、前記資料ファイルの画像を用紙に形成する制御部と、を備えた画像形成装置。
【選択図】図２

Description

本開示は、画像形成装置等に関する。

特許文献１には、会議用資料を保存する記憶部を備えた画像処理装置において、会議用資料の印刷履歴や更新履歴を管理して、印刷後に更新された差分をプロジェクタに投影して見得るようにする技術が開示されている。

また、特許文献２には、会議用の印刷データをサーバにスプールして印刷するもので、印刷データを発表順の情報に応じて並び替えて印刷し、及び会議が終了した印刷データを削除する技術が開示されている。

特開２０１１－６１７３４号公報 特開２００７－２６４８３４号公報

しかしながら、前述の技術では、会議用資料がいつでも更新・編集されてしまうため、先行文献１の技術のように差分を抽出して案内する必要がある等、処理が煩雑になってしまうという問題点があった。

本開示は、斯かる実情に鑑み、資料の更新時期に制限を設けて煩雑な処理を防止できる画像形成装置等を提供する。

本開示は、記憶部に記憶した会議用資料ファイルの画像を用紙に形成する画像形成装置であって、前記資料ファイルを記憶する共有フォルダを会議主催者が前記記憶部に形成するフォルダ形成部と、前記資料ファイルの編集の締め切り時刻を前記主催者が設定するための時刻設定部と、前記共有フォルダに資料ファイルを記憶させるフォルダ記憶部と、前記共有フォルダに記憶された資料ファイルを編集者が編集するための編集部と、前記締め切り時刻に達するまで、前記共有フォルダに記憶された前記資料ファイルの編集を可能とし、前記締め切り時刻を経過したならば、前記資料ファイルの編集を規制し、かつ、前記資料ファイルの画像を用紙に形成する制御部と、を備えたことを特徴とする画像形成装置である。

本開示は、会議用資料ファイルの画像を用紙に形成する画像形成システムであって、会議主催者用ＵＩ（Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）と、出席予定者用ＵＩと、編集者用ＵＩと、記憶部に記憶された資料ファイルの画像を用紙に形成する画像形成装置とを備え、会議主催者用ＵＩは、前記資料ファイルを記憶する共有フォルダを会議主催者が前記記憶部に形成するフォルダ形成部と、編集の締め切り時刻を前記主催者が設定するための時間設定部と、を備え、会議出席予定者用ＵＩは、会議出席予定者が前記共有フォルダに資料ファイルを記憶させるフォルダ記憶部を備え、編集者用ＵＩは、前記共有フォルダに記憶された資料ファイルを編集者が編集するための編集部を備え、前記締め切り時刻に達するまで、前記共有フォルダに記憶された前記資料ファイルの編集を可能とし、前記締め切り時刻を経過したならば、前記資料ファイルの編集を規制し、かつ、前記資料ファイルの画像を用紙に形成する制御部を備えたことを特徴とする画像形成システムである。

本開示は、記憶部に記憶した会議用資料ファイルの画像を用紙に形成する画像形成装置の制御方法であって、前記資料ファイルを記憶する共有フォルダを会議主催者が前記記憶部に形成するフォルダ形成工程と、前記資料ファイルの編集の締め切り時刻を前記主催者が設定するための時刻設定工程と、前記共有フォルダに資料ファイルを記憶させるフォルダ記憶工程と、前記共有フォルダに記憶された資料ファイルを編集者が編集するための編集工程と、前記締め切り時刻に達するまで、前記共有フォルダに記憶された前記資料ファイルの編集を可能とし、前記締め切り時刻を経過したならば、前記資料ファイルの編集を規制し、かつ、前記資料ファイルの画像を用紙に形成する制御工程と、を含むことを特徴とする制御方法である。

本開示は、記憶部に記憶した会議用資料ファイルの画像を用紙に形成する画像形成装置のコンピュータに、前記資料ファイルを記憶する共有フォルダを会議主催者が前記記憶部に形成するフォルダ形成機能と、前記資料ファイルの編集の締め切り時刻を前記主催者が設定するための時刻設定機能と、前記共有フォルダに資料ファイルを記憶させるフォルダ記憶機能と、前記共有フォルダに記憶された資料ファイルを編集者が編集するための編集機能と、前記締め切り時刻に達するまで、前記共有フォルダに記憶された前記資料ファイルの編集を可能とし、前記締め切り時刻を経過したならば、前記資料ファイルの編集を規制し、かつ、前記資料ファイルの画像を用紙に形成する制御機能と、を実現するプログラムである。

本開示の画像形成装置等によれば、締め切り時刻に達するまで、共有フォルダに記憶された資料ファイルの編集を可能とし、締め切り時刻を経過したならば、資料ファイルの編集を規制したので、資料ファイルの画像を用紙に形成する資料の更新時期に制限を設けて煩雑な処理を防止できるという優れた効果を奏し得る。

実施形態に係る画像形成装置の構成図である。 画像形成装置のシステムブロック図である。 第１実施形態の制御フローチャートである。 （ａ）、（ｂ）、（ｃ）はＵＩ画面例の各説明図である。 （ａ）、（ｂ）はＵＩ画面例の各説明図である。 第２実施形態の制御フローチャートである。 （ａ）、（ｂ）、（ｃ）、（ｄ）はＵＩ画面例の各説明図である。 （ａ）、（ｂ）、（ｃ）、（ｄ）はＵＩ画面例の各説明図である。 第２実施形態の制御フローチャートである。 （ａ）、（ｂ）はＵＩ画面例の各説明図である。 （ａ）、（ｂ）、（ｃ）はＵＩ画面例の各説明図である。 （ａ）、（ｂ）はＵＩ画面例の各説明図である。

以下図面を参照して本開示を実施するための一実施形態について説明する。

なお、以下の実施形態は、本開示を説明するための一例であり、特許請求の範囲に記載した発明の技術的範囲が、以下の記載に限定されない。

［１．第１実施形態］
まず、第１実施形態に係る画像形成装置１０の構成について説明する。

画像形成装置１０は、図１に示すように、画像形成装置１０の上部に原稿読取部１１２を備えて原稿の画像を読取り、電子写真方式により画像を出力する、複合機（MFP: Multifunction Printer）である。

実施形態に係る画像形成装置１０は、会議の資料印刷に使用するためのものであり、ユーザには、会議の主催者、出席予定者、編集者を含むものである。画像形成装置１０には、後の詳述するように、主催者用の端末装置２００、出席予定者用の端末装置２１０、編集者用の端末装置２２０がネットワーク（ネットワーク回線１８０）を介して信号が送受信されるようになっており、全体で画像形成システムを構成する（図２参照）。

［１．１ 全体構成（システム構成）］
画像形成装置１０は、図２に示すように、主に、制御部１００と、画像入力部１１０と、原稿読取部１１２と、画像処理部１２０と、画像形成部１３０と、操作部１４０と、表示部１５０と、記憶部１６０と、通信部１７０とを備えている。

制御部１００は、画像形成装置１０の全体を制御するための機能部である。

そして、制御部１００は、各種プログラムを読み出して実行することにより各種機能を実現しており、例えば１又は複数の演算装置（例えば、ＣＰＵ（Central Processing Unit））等により構成されている。

画像入力部１１０は、画像形成装置１０に入力される画像データを読み取るための機能部である。そして、画像入力部１１０は、原稿の画像を読み取る機能部である原稿読取部１１２と接続され、原稿読取部１１２から出力される画像データを入力する。

また、画像入力部１１０は、ＵＳＢメモリや、ＳＤカード等の記憶媒体から画像データを入力してもよい。また、他の端末装置と接続を行う通信部１７０により、他の端末装置から画像データを入力してもよい。

原稿読取部１１２は、コンタクトガラス（不図示）に載置された原稿を光学的に読み取り、画像処理部１２０へスキャンデータを渡す機能を有する。

画像形成部１３０は、画像データに基づく出力データを記録媒体（例えば記録用紙）に形成するための機能部である。例えば、図１に示すように、給紙トレイ１２２から記録用紙を給紙し、画像形成部１３０において記録用紙の表面に画像が形成された後に排紙トレイ１２４から排紙される。画像形成部１３０は、例えば電子写真方式を利用したレーザプリンタ等により構成されている。

画像処理部１２０は、原稿読取部１１２で読み込まれた画像データに基づき、設定されたファイル形式（TIFF，GIF，JPEG等）に変換する機能を有する。そして、画像処理が施された画像データに基づき出力画像を形成する。

操作部１４０は、ユーザによる操作指示を受け付けるための機能部であり、各種キースイッチや、接触による入力を検出する装置等により構成されている。ユーザは、操作部１４０を介して、使用する機能や出力条件を入力する。

表示部１５０は、ユーザに各種情報を表示するための機能部であり、例えばＬＣＤ（Liquid crystal display）等により構成されている。

すなわち、操作部１４０は、画像形成装置１０を操作するためのユーザインターフェース（ＵＩ：Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）を提供し、表示部１５０には、画像形成装置の各種設定メニュー画面やメッセージが表示される。

なお、画像形成装置１０は、図１に示すように、操作部１４０の構成として、操作パネル１４１と、表示部１５０とが一体に形成されているタッチパネルを備えてもよい。この場合において、タッチパネルの入力を検出する方式は、例えば、抵抗膜方式、赤外線方式、電磁誘導方式、静電容量方式といった、一般的な検出方式であればよい。

記憶部１６０は、画像形成装置１０の動作に必要な制御プログラムを含む各種プログラムや、読み取りデータを含む各種データやユーザ情報が記憶されている機能部である。記憶部１６０は、例えば、不揮発性のＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）等により構成されている。また、半導体メモリであるＳＳＤ（Solid State Drive）を備えてもよい。

通信部１７０は、外部の装置と通信接続を行う。通信部１７０としてデータの送受信に用いられる通信インターフェース（通信Ｉ／Ｆ）が設けられている。通信Ｉ／Ｆにより、画像形成装置１０でのユーザによる操作によって、画像形成装置１０の記憶部１６０に格納されるデータを、ネットワーク（ネットワーク回線１８０等）を介して接続される他のコンピュータ装置（端末装置２００、２１０，２２０等）へ信号やデータの送受信をすることができる。

第１実施形態では、会議用資料ファイルの画像を用紙に形成する画像形成装置１０のユーザには、会議の主催者、出席予定者、編集者がいる。

図２に示すように、主催者用の端末装置２００、出席予定者用の端末装置２１０、編集者用の端末装置２２０は、それぞれユーザに各種情報を表示するための機能部である表示部（２００ａ，２１０ａ，２２０ａ）と、ユーザによる操作指示を受け付けるための機能部である操作部（２００ｂ，２１０ｂ，２２０ｂ）と、各種プログラムを読み出して実行することにより各種機能を実現する制御するための機能部である制御部（２００ｃ，２１０ｃ，２２０ｃ）と、動作に必要な制御プログラムを含む各種プログラムや、データを含む各種データやユーザ情報を記憶する機能部である記憶部（２００ｄ，２１０ｄ，２２０ｄ）と、を有する。

画像形成装置１０の通信部１７０の通信Ｉ／Ｆが有線又は無線のネットワーク回線１８０を介して、主催者用の端末装置２００、出席予定者用の端末装置２１０、編集者用の端末装置２２０に接続される。

主催者用の端末装置２００の表示部２００ａに表示される画面３１０と操作部２００ｂが主催者用ＵＩを構成し、出席予定者用の端末装置２１０の表示部２１０ａに表示される画面３２０と操作部２１０ｂが出席予定者用ＵＩを構成し、編集者用の端末装置２２０の表示部２２０ａに表示される画面３３０と操作部２２０ｂが編集者用ＵＩを構成する。

それぞれの端末装置２００、２１０、２２０は、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）によって構成可能であり、それぞれの表示部（２００ａ，２１０ａ，２２０ａ）のＷｅｂ（World Wide Web)設定画面３１０、３２０、３３０のＵＩを用いた操作によって画像形成装置１０に対する各入力や設定や制御が可能になっているものである。

なお、各端末装置２００、２１０、２２０はパーソナルコンピュータによって構成する他、画像形成装置１０への操作が可能であればスマートフォン等の携帯型端末装置やその他の機器で構成することができる。

［１．２ 機能構成］
画像形成装置１０は、記憶部１６０又は外部記憶装置に記憶されたプログラムがコンピュータにおいて機能することによって、会議の主催者、出席予定者、編集者がそれぞれの端末装置２００，２１０，２２０からの入力や設定によって次の機能構成を実現する。なお、編集者は出席予定者のうちで編集を希望する者、あるいは、会議には出席しないが編集を希望する者である。

図２に示すように、画像形成装置１０は、記憶部１６０に記憶した会議用資料ファイルの画像を用紙に形成する画像形成装置１０であって、資料ファイルを記憶する共有フォルダ３００を会議主催者が記憶部１６０に形成するフォルダ形成部２３０と、資料ファイルの編集の締め切り時刻を主催者が設定するための時刻設定部２４０と、共有フォルダ３００に資料ファイルを記憶させるためのフォルダ記憶部２５０と、共有フォルダ３００に記憶された資料ファイルを編集者が編集するための編集部２６０と、締め切り時刻に達するまで、共有フォルダ３００に記憶された資料ファイルの編集を可能とし、締め切り時刻を経過したならば、資料ファイルの編集を規制し、かつ、資料ファイルの画像を用紙に形成する制御部１００と、を備えたものである。

ここで、画像形成装置１０は他の端末装置２００，２１０，２２０と共に画像形成システムを構成することができる。

この場合、画像形成装置１０がプログラムにより機能することによって、会議主催者用ＵＩ（端末装置２００）は、資料ファイルを記憶する共有フォルダ３００を会議主催者が記憶部１６０に形成するフォルダ形成部２３０と、編集の締め切り時刻を会議主催者が設定する時刻設定部２４０とを備え、会議出席予定者用ＵＩ（端末装置２１０）は、会議出席予定者が共有フォルダ３００に資料ファイルを記憶させるフォルダ記憶部２５０を備え、編集者用ＵＩ（端末装置２２０）は、共有フォルダ３００に記憶された資料ファイルを編集者が編集するための編集部２６０を備え、制御部１００は、締め切り時刻に達するまで、共有フォルダ３００に記憶された資料ファイルの編集を可能とし、締め切り時刻を経過したならば、資料ファイルの編集を規制し、かつ、資料ファイルの画像を画像形成部１３０によって用紙に形成する画像形成システムを構成することができる。

［１．３ 処理の流れ］
次に、第１実施形態の処理を説明する。図３は制御フローチャート、図４～図５はＵＩの画面例を示す。なお、以下において、各ステップ１００～はＳ１００～と略記する。

図３に示すように、まず、会議の主催者は、端末装置２００（表示部２００ａ）のＷｅｂ設定画面３１０から、画像形成装置１０の記憶部１６０に会議資料置場としての共有フォルダ３００を作成し、設定する（Ｓ１００）。この際には、共有フォルダ３００には任意の名称（この場合、「配布資料」としている）を設定できる。Ｗｅｂ設定画面３１０の表示例は、図４（ａ）に示すようになる。

この場合、図４(ａ)に示すように、「ＭＦＰ印刷予約 新規作成」（画面上部に表示）を名称とする設定画面３１０において、
符号３１０ａの部分に
「会議の名前：新機種打ち合わせ
開催日時：20xx.11.20 １５：００
印字（印刷）開始時刻：１４：３０」、
符号３１０ｂの部分に「資料置場のフォルダ名：配布資料」、
符号３１０ｃの部分に「フォルダのパス：第三会議室￥配布資料」を記載した会議参集依頼のメールを作成する（二重下線はリンクであることを示す。以下同じ）。

また、設定画面３１０には、「出席予定者へのメール配信の可否の選択項目」として「出席予定者へのメール：する・しない」の選択ボタン３１０ｄを表示する。また、「印刷開始の確認の可否の選択項目」として「印刷開始の確認：する・しない」の選択ボタン３１０ｅを表示する。これらの選択ボタンによって、主催者が選択できるようになっている。

次いで、主催者がメール配信の選択項目について「出席予定者へのメール：する」の選択ボタン３１０ｄを押下して、出席予定者に会議参集依頼のメール配信の選択操作をしたか否かを判定する（Ｓ１１０）。

主催者が出席予定者宛に会議参集依頼のメール配信の選択操作をしたら（Ｓ１１０：Ｙｅｓ）、出席予定者の端末装置２１０の画面３２０に会議開催の旨と、共有フォルダ３００のパスが、メールの内容（文面及び共有フォルダのリンク）として表示される（Ｓ１２０）。出席予定者はその内容を確認し、共有フォルダ３００のパスから共有フォルダを開くことができる。

Ｓ１２０において、画面３２０に表示されるメール文面の例は、図４（ｂ）に示すようになる。

画面３２０では、宛先名の「○○グループ各位」とメール主題「下記開催します。ご参集下さい」の次に下記内容を表示する。

画面の符号３２０ａの部分に
「会議の名前：新機種打ち合わせ
開催日時：20xx.11.20 １５：００
印字（印刷）開始時刻：１４：３０」、

符号３２０ｂの部分に「資料置場のフォルダ名：配布資料」を表示し、
符号３２０ｃの部分に「フォルダのパス：第三会議室￥配布資料」のように、リンクが貼り付けられたものである。

なお、リンクには、会議主催者が有効期限を設定することができる。例えば会議開始の１０分前には編集を締め切りたいと考える場合は、会議開始の１０分前にリンクを無効化する設定にできる。例えば、図４（ｃ）に示すように、符号３２０ｄの部分に「このフォルダの有効期限は開始１０分前です。」と有効期限を表示することができる。この場合、リンク有効期限を自動で記載することができる。

次いで、出席予定者が、端末装置２１０の画面３２０に表示されたフォルダのパス３２０ｃのリンクを押下し、画像形成装置（ＭＦＰ）１０にアクセスするか否かを判定する（Ｓ１３０）。出席予定者が、リンクを押下すると（Ｓ１３０：Ｙｅｓ）、画像形成装置１０にアクセスして、アクセス状態になり、画面３２０に共有フォルダ３００が表示される。この場合、画面３２０上部に「第三会議室＼配布資料」のパス名３２０ｅが表示される（Ｓ１４０）。

次いで、Ｓ１５０において、出席予定者は、会議に使用する資料として印刷を希望する資料ファイル（印刷データ）を共有フォルダ３００に格納する（記憶する）。例えば図５（ａ）に示すように「打ち合わせ資料．ｐｄｆ」３００ａを矢印３００ａ１のように、ドラッグアンドドロップする等して共有フォルダ３００にアップできる（記録できる）。この場合、共有フォルダ３００に新規の資料ファイルや追加の資料ファイルをアップしたり、既にアップした資料ファイルを編集済のものに差し替えたり等の種々の編集ができる。この共有フォルダ３００内に資料ファイルのデータを入れておけば、会議の開始前の所定の時刻（設定された印刷時刻等）に自動的に印刷（印字）される。

なお、共有フォルダ３００は階層構造とすることができる。例えば図５（ａ）に示すように、「第２開発部」等の部署のフォルダ３００ｂを作成してそのフォルダ３００ｂに部署の資料ファイルを格納することができようにしてもよい。もちろん、フォルダ３００ｂ内にさらにフォルダを作成して多重の階層構造を作ることもできる。

次いで、時刻が締め切り時刻の直前になったか否かを判定する（Ｓ１６０）。締め切り時刻の直前になったならば（例えば締め切り１～３分前）（Ｓ１６０：Ｙｅｓ）、「まもなく編集の締め切りです。」と締め切り時刻直前である旨のメッセージを画面３２０に表示する（Ｓ１７０）。

次いで、締め切り時刻になったか否かを判定し（Ｓ１８０）、締め切り時刻を過ぎたならば（Ｓ１８０：Ｙｅｓ）、共有フォルダ３００の資料ファイルの編集（差し替え等）が禁止されると共に、設定された印字開始時刻に共有フォルダ３００の資料ファイルの画像を画像形成装置１０が印刷し、資料ファイルの追加や編集が禁止される旨のメッセージを出席予定者予定者の画面３２０に表示する（Ｓ１９０）。

例えば、図５（ｂ）に示すように、締め切り後に共有フォルダ３００内の資料ファイル「打ち合わせ資料．ｐｄｆ」３００ａを、編集した「打ち合わせ資料．ｐｄｆ」３００ａ’に差し替えようとすると、差し替えできなくなり、「エラー 印刷を実行中です。ファイル書き込み禁止。」３２０ｆと書き替えできない旨の表示をする。

第１実施形態では、会議の前に資料を印刷（画像形成）しようとした場合、ファイルが重くて開けず、会議に間に合わない問題や、会議資料の置き場所が分からずに探し回らなければならない問題を解決するため、出席予定者は端末装置３２０を用いて、主催者が指定した共有フォルダ３００に資料ファイルを置いておくだけで、画像形成装置（ＭＦＰ）１０から自動的に資料ファイルを開いて印刷できるようにする。なお、ＭＦＰの問合せ機能（発話機能）で何時の会議が始まることと、印刷してもよいかどうかを（主催者に）問合せることができる。したがって、資料の更新に制限を設けて煩雑な処理を防止できる。

［１．４ 実施例１］
第１実施形態において、Ｓ１８０で締め切り時刻を経過した後は編集禁止にする以外に、実施例１として、出席予定者が編集要求をして主催者の許可を得た場合に、その出席予定者だけ共有フォルダ３００へのアクセスを可能にすることができることとしてもよい。

また、主催者が締め切り時刻を設けると、その時刻まで共有フォルダ３００への書き替えが有効にするものとしてもよい。

また、印刷する時刻以前であれば、編集できるようにしてもよい。例えば、編集締め切り時刻と印刷時刻がずれて設定されている場合、印刷時刻になるまで、編集を許可できるようにする設定を設けてもよい。

［１．５ 実施例２］
実施例２では、締め切り後に編集したページは、差分として元の情報を残しておくものである。元の情報の残し方は、ページ単体でもよいし、ファイル全体でもよい。これにより、締め切り後に編集された箇所をすぐに見つけられる。

締め切り後の動作モードを下記のように設定できるようにしてもよい。

・締め切り後も編集を自由に行えるが、編集した部分の過去の状態が別ファイルで保存されていくようにする。

・締め切り後は一切編集できないようにすることもできる。フォルダに入っているファイルを参照だけできるようにする。

・締め切り後は、主催者の許可を得れば共有フォルダからファイルを直接編集できる。

・編集済ファイルを主催者に提出して、主催者が内容を承認したら、印刷時に原稿を差し替えることができるようにする。

なお、主催者に許可を得るには、画像形成装置（ＭＦＰ）のＷｅサーバが立てているＷｅｂページにアクセスし、編集許可のメニューを選ぶ等の方法が考えられる。

［２． 第２実施形態］
次に、第２実施形態について説明する。共有フォルダ３００にアップして記憶させた資料ファイルを編集者が編集する手順に関するものである。

図６は第２実施形態に係る制御フローチャート、図７～図９はＵＩの画面例を示す。

第２実施形態においては、図２に示すように、締め切り時刻から資料ファイルの画像を用紙に形成する画像形成時刻までの待機期間中に、編集の可否を編集者が会議主催者に問合せするための問合せ部２７０を備え、制御部１００は、会議主催者が編集を許可した場合に、編集者が資料ファイルの編集ができるようにしたものである。会議主催者が会議の趣旨に添った編集であるか否かを判断し、許可した場合に資料ファイルの編集を許可するので、会議の趣旨に添った編集であれば締め切り後であっても編集を許可でき、より会議の有用な資料を印刷して会議に乗せることができる。一方、会議に不要と思われる編集をした資料を拒否できるので、無駄な資料の印刷を防止できる。

また、画像形成装置１０において、編集の可否の問合せに対して、会議主催者が編集を許可した場合に、編集部２６０は、編集済の資料ファイルを元の資料ファイルと差し替える編集処理を行い、制御部１００は、編集済の資料ファイルの画像を用紙に形成するものである。編集処理は、共有フォルダのファイルに直にアクセスして編集するよりも、編集者が用意したよりよい資料を再提出して差し替える処理をした方が、画像形成装置１０の使用メモリ量を減らせるので、作業効率、作業時間を短縮化できる。

また、画像形成装置１０は、編集者が共有フォルダ３００に記憶させた編集済の資料ファイルと元の資料ファイルとの差分を表示部（主催者用ＵＩの表示部）に表示して差し替えの可否を主催者が判断するための差分表示部２８０を設けたものである。差分の表示で編集部分が容易に識別でき、チェックが容易になる。

問合せ部２７０において、編集者からの編集可否の問合せが会議主催者に通知された場合、差分表示部２８０が編集済の画像データと元の画像データとの差分を表示部に表示する。差分の表示で編集部分が容易に識別でき、チェックが容易になる。問合せがあった際に差分の表示されるため、主催者は、編集の可否を即時に判断することができる。・

制御部１００は、締め切り時刻から画像形成時刻までに編集された場合、元の資料ファイルを記憶部１６０に記憶する。編集履歴が分かり、編集後のファイルの誤りが発見された場合、急きょ、元の資料の画像を印刷でき、緊急の対応がしやすい。

制御部１００は、資料ファイルが複数ある場合に、用紙に画像を形成する資料ファイルの順序を会議主催者の操作によって変更可能になっている。資料ファイルの印刷の順序は適切に並び替えて作業の簡便化に繋がるようにすることができる。例えば、会議の進行順に応じて資料の印刷順序にすれば資料の並び替えが不要になり、作業の省力化を図ることができる。また、用紙を追加する必要がある場合、残枚数で印刷可能な資料を先に印刷し、その後に用紙を補充する等すれば、資料の途中で印刷が中断することが無く、便利となる。

第２実施形態において、図６に示すフローチャートは、図３に示した第１実施形態のフローチャートのＳ１００～Ｓ１８０まで同様の手順を実行するので、Ｓ１８０以降の処理を説明する。

Ｓ１７０の処理後、Ｓ１８０において、締め切り時刻になったか否かを判定し（Ｓ１８０）、締め切り時刻を過ぎたならば（Ｓ１８０：Ｙｅｓ）、締め切り時刻になった旨のメッセージを編集者の画面３３０及び出席予定者の画面３２０に表示する（Ｓ２００）。編集者が締め切り時刻以降の編集を希望するか否かを判定する（Ｓ２１０）。この場合、編集するか否かの意思は、資料ファイルが共有フォルダ３００にアップされたことによって判定することができる。例えば、図７（ａ）に示すように、編集者が、その端末装置２２０の画面３３０において、編集者が編集を希望する資料ファイル（例えば、「打ち合わせ資料．ｐｄｆ」３００ａ）のファイルを共有フォルダ３００にアップしたことによって判定する。

編集者が編集を希望することを判定した場合（Ｓ２１０：Ｙｅｓ）、共有フォルダ３００に資料ファイルが置かれたことを会議主催者に通知し、かつ、その通知をした旨を編集者に通知する（Ｓ２２０）。この通知の時点では、編集は未反映の状態である。なお、後述のＳ２５０ように、主催者の承認・否認の回答が得られると、編集者の画面３３０に承認が得られた旨のメッセージを表示する。

次いで、編集の通知を受けた主催者は、設定画面３１０において、編集した資料ファイルの差分を表示する（Ｓ２３０）。これによって会議主催者は、資料ファイルの編集の可否を判断する。

設定画面３１０に、資料ファイルの差分を提示する機能を有する。この場合、例えば図７（ｂ）に示すように、編集した差分の部分（下線を引いた部分）が特定できる表示であれば、差分をハイライト表示したり、別の色を付けたりする等何れでもよい。なお、図７(ｂ)では、編集前後の記載内容３１０ｆと３１０ｇを対比して表示している。

会議主催者は編集を確認し、主催者の判断が編集の承認・否認（編集の可否）のいずれであるかを判定する（Ｓ２４０）。編集の承認・否認は、図７（ｃ）に示すようなＵＩ、例えば「編集を承認しますか。 Ｙｅｓ Ｎｏ］３１０ｈが設定画面３１０に表示され、「Ｙｅｓ Ｎｏ」の何れかのボタンの押下によって判定できる。

会議主催者が編集の承認をすると（Ｓ２４０：Ｙｅｓ）、編集を承認する旨の表示をし、編集内容を共有フォルダ３００内の資料ファイルのデータに上書きされ反映される（Ｓ２５０）。

一方、会議主催者が編集を否認すると（Ｓ２４０：Ｎｏ）、編集者に編集を否認する旨の通知メールが送信される（Ｓ２６０）。その通知メールには否認理由をテキスト入力するダイアログを表示し、メールにメッセージを付加できるようにしてもよい。

Ｓ２６０以後、Ｓ２１０に戻り、編集者は、Ｓ２１０～Ｓ２４０においてさらに編集希望がある場合（Ｓ２１０：Ｙｅｓ）、編集希望を問合せることでき、一方、Ｓ２１０において編集希望が無い場合（Ｓ２１０：Ｎｏ）、Ｓ２７０に進む。

Ｓ２７０においては、印刷の順番の変更を会議主催者が希望するか否かを判定する。

印刷の順番の変更を希望すると判定した場合（Ｓ２７０：Ｙｅｓ）、印刷順を変更した旨を会議の発表者や資料作成者に通知し（編集者や出席予定者全員に通知することもできる）（Ｓ２８０）。

一方、印刷の順番を変更しないと判定された場合（Ｓ２７０：Ｎｏ）、印時指定時刻になったか否かを判定する（Ｓ２９０）。印刷指定時刻になっていない場合（Ｓ２９０：Ｎｏ）、Ｓ２７０に戻り、待機する。

指定時刻になると（Ｓ２９０：Ｙｅｓ）、主催者の端末装置２００の設定画面３１０に印刷の開始の可否を問うメッセージが表示され、印刷を開始するか否かを判定する（Ｓ３００）。印刷の可否を問うメッセージは図７（ｄ）に示すように、「印刷を開始しますか？ ＹＥＳ ＮＯ」３１０ｉであり、「ＹＥＳ」のボタンを押下で印刷を開始する旨のメッセージを表示し、印刷を開始し（Ｓ３１０）、一方、「ＮＯ」のボタンの押下で待機する（Ｓ３００）。

Ｓ３１０の印刷開始後に、画像形成装置１０の立てた共有フォルダ３００をどうするかついて下記の設定ができるようにしてもよい。

・ネットワークから消去する。
・読み取り専用で資料ファイルを参照可能にする。
・印刷後は自由に上書き保存できるようにする。この場合、上書きした内容を別ファイルで差分として残すような機能としてもよい。

［２．１ 実施例３］
Ｓ２７０～Ｓ２８０で印刷の順番を変更する場合の実施例３を説明する。

会議の主催者は、上述のように、端末装置２００のＷｅｂ設定画面３１０から、画像形成装置１０の印刷の順番を設定することができる。

図８（ａ）に示すように、設定画面３１０において、印刷順序設定エリア４１０ａ内でドラッグアンドドロップによって指定する。（ｂ）、（ｃ）に入れ替えの前後状態例を示す。（ｂ）に示すように、当所印刷順が「２．第一開発部＼キックオフ資料.pdf」、「３．第二開発部＼ユーザビリティ.doc」４１０ａ１であったのを，（ｃ）に示すように、「２．第二開発部＼ユーザビリティ.doc」、「２．第一開発部＼キックオフ資料.pdf」４１０ａ１’に変更している。

印刷順序に関して、下記の設定ができる。
・後から表紙等を追加することが可能である。
・後から追加する資料は、画面３１０上の印刷順序設定エリアにファイルをドラッグアンドドロップすることで追加できるものとする。

・順序を入れ替えたら発表者に順番変更通知を送る。主催者が印刷する資料の順番を入れ替えたら、その資料の作成者に通知メールを自動配信する。そのメールには、入れ替えたページを示すだけでもよいし、編集後の状態をｐｄｆファイル形式で添付してもよい。メールの配信先は出席予定者全員としてもよい。

図８（ｂ）、（ｃ）に示すように、順番を入れ替えた場合、入れ替え部分（４１０ａ１’）を特定するように資料ファイル名のフォントの色や書体を変更して目立たせることができる。なお、新たに資料ファイルを追加した場合も同様にできる。

主催者が順番を入れ替えたら、図８（ｄ）に示すように、メール（自動送信メール）にて変更の前後の差分を確認できるようにしてもよい。図８（ｄ）においては符号４１０ｂに示すように「自動配信メール 「11/2キックオフ」主催者は「キックオフ資料.pdf」のページ順番を編集しました。 添付資料：キックオフ資料.pdf」のように、主催者が編集者への通知をする。メール添付の場合、編集後のファイルが送付される。

［３． 第３実施形態］
図９は第３実施形態の制御フローチャートである。

第３実施形態は編集者が主催者に編集を希望する旨を通知して承認を得るまでのプロセスの詳細な例である。

第３実施形態において、図９に示すフローチャートは、図３に示した第１実施形態のフローチャートのＳ１００～Ｓ１８０と、図６に第２実施形態のフローチャートのＳ２７０～Ｓ３１０と同様の手順を実行する。Ｓ１８０以降の処理を説明する。

Ｓ１７０の処理後、締め切り時刻になったか否かを判定し（Ｓ１８０）、締め切り時刻になったと判定された場合（Ｓ１８０：Ｙｅｓ），締め切り時刻になった旨をメッセージ画面に表示する（Ｓ２００）。

次いで、編集者が締め切り時刻以後の編集を希望するか否かを判定して（Ｓ４００）、編集を希望する場合（Ｓ４００：Ｙｅｓ）、画像形成装置（ＭＦＰ）のＷｅｂ設定画面(編集画面）３３０にアクセスして、編集する資料を選ぶ（Ｓ４１０）。この場合、図１０（ａ）に示すように、編集者の編集画面３３０では、会議種類のＵＩが表示され（「進捗会議３２ｄ１、「定例会議」３３０ｄ２、「１０／７製品キックオフ」３３０ｄ３」）、そのなかから会議を選択する。同図では「進捗会議」を選択し、選択した「進捗会議」の資料ファイル「・開発スケジュール・報告スライド・写真１.jpg」（３２０ｄ４)が表示される。

次いで、編集希望のファイルを選択し、編集済のファイルを編集画面３３０の所定位置にドラッグアンドドロップする（Ｓ４２０）。すなわち、図１０（ｂ）に示すように、編集画面３３０には、「主催者に通知する」ＵＩ（３３０ｅ１）を表示する。また、編集画面３３０には、ファイル名表示「編集するファイル：開発スケジュール」が表示され「編集済ファイルをドロップしてください。」ＵＩ（３３０ｅ２）に編集済ファイルをドラッグアンドドロップできる。また、テキストボックス（３３０ｅ３）に主催者の承認を得るためのメッセージを入力することができる。

次いで、ドラッグアンドドロップされた編集済のファイルは編集画面３３０に元のファイルとの差分が表示される（Ｓ４３０）。図１１（ａ）に示すように、編集画面３３０に資料ファイルの差分３３０ｅ４を表示する。また編集箇所の説明（３３０ｅ５）も表示する。編集箇所が複数ある場合、送りボタンを使用してスライドを一枚ずつで閲覧できる。スライド毎に主催者にコメントを書けるようにしてもよい。

次いで、図１０（ｂ）に示した、「主催者に通知する」ＵＩ（３３０ｅ１）を押下したか否かを判定し（Ｓ４４０）、押下したならば、主催者の端末装置２００に向けて編集の許可を希望する旨の通知が送信される。

次いで、図１１(ｂ)に示すように、主催者の画面３１０に編集要求が来ている旨の通知が来ると、主催者が編集を確認するか否かを判定する（Ｓ４５０）。例えば図１１（ｂ）に示すように、会議の主催者は、「「進捗会議」の会議資料に編集要求がきています。確認されますか。」の通知（３１０ｈ）を見て、編集の確認をする場合（Ｓ４５０：Ｙｅｓ）「Ｙｅｓ Ｎｏ」ボタン３１０ｈ１のうちの「Ｙｅｓボタン」を押下することによって、図１１（ｃ）に示すように、主催者の画面３１０に編集前後の差分を表示する。

この画面３１０表示を見て主催者は確認作業を行う（Ｓ４６０）。例えば画面３１０には、図１１（ｃ）に示すように、資料ファイルの編集前後のものを表示し（３１０ｈ２）編集者のコメントを表示し（３１０ｈ３）、編集を承認するか否かのボタンが表示される（３１０ｈ４）。編集を承認する場合、ページ毎に又は一括でもよい。また、主催者が編集を承認するか否かのＵＩ（３１０ｈ４’）は図１２（ａ）に示すように、「編集を承認しますか Ｙｅｓ Ｎｏ」とすることもできる。

次いで、主催者が編集を承認したか否かを判定し（Ｓ４７０）、承認する場合（Ｓ４７０：Ｙｅｓ）、編集を承認する旨の表示をし、編集内容を共有フォルダ内のデータに反映する（Ｓ４８０）。一方、承認しない場合（Ｓ４７０：Ｎｏ）、例えば、図１２（ｂ）に示すように、編集者のＵＩに否認する旨を通知し、否認する理由のコメント（３１０ｈ５）を残すことができる（Ｓ４９０）。
その後、図６に示したＳ２７０～Ｓ３１０の印刷関連の処理を実行する。

以上、実施形態について説明してきたが、具体的な構成は実施形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲の設計等も特許請求の範囲に含まれる。

また、実施形態において、各装置で動作するプログラムは、上述の実施形態の機能を実現するように、ＣＰＵ等を制御するプログラム（コンピュータを機能させるプログラム）である。そして、これら装置で取り扱われる情報は、その処理時に一時的に一時記憶装置（例えばＲＡＭ）に蓄積され、その後、各種ＲＯＭやＨＤＤの記憶装置に格納され、必要に応じてＣＰＵによって読み出し、修正・書き込みが行われる。

ここで、プログラムを格納する記録媒体としては、半導体媒体（例えばROMや不揮発性メモリカード等）、光記録媒体・光磁気記録媒体（例えば、DVD（Digital Versataile Disc）、MO（magneto Optical Disc）、MD（Mini Disc）、CD（Compact Disc）、BD（Blu-ray（登録商標） Disc）等）、磁気記録媒体（例えば、磁気テープ、フレキシブルディスク等）等の非一時的記録媒体であればいずれでもよい。

また、ロードしたプログラムを実行することにより、上述の実施形態の機能が実現されるばかりでなく、そのプログラムの指示に基づき、オペレーティングシステムあるいは他のアプリケーションプログラム等と共同して処理することにより、本開示の機能が実現される場合もある。

また、プログラムを市場に流通させる場合、過般型の記憶装置にプログラムを格納して流通させたり、インターネット等のネットワークを介して接続されるサーバコンピュータに転送したりすることができる。この場合、サーバコンピュータの記憶装置も本発明に含まれるのはもちろんである。

また、上述した実施形態に置ける各装置の一部又は全部を典型的には集積回路であるLSI（Large Scale Integration）として実現してもよい。各装置の各機能ブロックは個別にチップ化してもよいし、一部又は全部を集積してチップ化してもよい。また、集積回路化の手法はLSIに限らず専用回路又は汎用プロセッサーで実現してもよい。また、半導体技術の進歩によりLSIに代替する集積回路化の技術が出現した場合、当該技術による集積回路を用いることも可能であることはもちろんである。

１０ 画像形成装置
１００ 制御部
１３０ 画像形成部
１６０ 記憶部
１７０ 通信部
１８０ ネットワーク回線
２００ 主催者用の端末装置
２１０ 出席予定者用の端末装置
２２０ 編集者用の端末装置
２００ａ、２１０ａ、２２０ａ 端末装置の表示部
２３０ フォルダ形成部
２４０ 時刻設定部
２５０ フォルダ記憶部
２６０ 編集部
２７０ 問合せ部
２８０ 差分表示部
３００ 共有フォルダ
３１０、３２０、３３０ 端末装置の画面

Claims (10)

1. 記憶部に記憶した会議用資料ファイルの画像を用紙に形成する画像形成装置であって、
   前記資料ファイルを記憶する共有フォルダを会議主催者が前記記憶部に形成するフォルダ形成部と、
   前記資料ファイルの編集の締め切り時刻を前記主催者が設定するための時刻設定部と、
   前記共有フォルダに資料ファイルを記憶させるフォルダ記憶部と、
   前記共有フォルダに記憶された資料ファイルを編集者が編集するための編集部と、
   前記締め切り時刻に達するまで、前記共有フォルダに記憶された前記資料ファイルの編集を可能とし、前記締め切り時刻を経過したならば、前記資料ファイルの編集を規制し、かつ、前記資料ファイルの画像を用紙に形成する制御部と、
   を備えたことを特徴とする画像形成装置。
2. 前記締め切り時刻から前記資料ファイルの画像を用紙に形成する画像形成時刻までの待機期間中に、前記編集の可否を前記編集者が前記主催者に問合せるための問合せ部を備え、
   前記制御部は、前記主催者が前記編集を許可した場合に、前記編集者が前記資料ファイルの編集ができるようにしたことを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
3. 前記編集の可否の問合せに対して、前記主催者が前記編集を許可した場合に、前記編集部は、前記編集済の資料ファイルを元の資料ファイルと差し替える編集処理を行い、前記制御部は、前記編集済の資料ファイルの画像を用紙に形成することを特徴とする請求項２に記載の画像形成装置。
4. 前記編集者が前記共有フォルダに記憶させた編集済の資料ファイルと元の資料ファイルとの差分を表示部に表示して差し替えの可否を主催者が判断するための差分表示部を設けたことを特徴とする請求項３に記載の画像形成装置。
5. 前記問合せ部において、前記編集者からの編集可否の問合せが前記主催者に通知された場合、前記差分表示部が編集済の画像データと元の画像データとの差分を表示部に表示することと特徴とする請求項４に記載の画像形成装置。
6. 前記制御部は、前記締め切り時刻から前記画像形成時刻までに編集された場合、元の資料ファイルを記憶部に記憶することを特徴とする請求項３から５のうちの１項に記載の画像形成装置。
7. 前記制御部は、前記資料ファイルが複数ある場合に、用紙に画像を形成する資料ファイルの順序を前記主催者が変更可能になっていることを特徴とする請求項１から６のうちの１項に記載の画像形成装置。
8. 会議用資料ファイルの画像を用紙に形成する画像形成システムであって、
   会議主催者用ＵＩ（Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）と、出席予定者用ＵＩと、編集者用ＵＩと、記憶部に記憶された資料ファイルの画像を用紙に形成する画像形成装置とを備え、
   会議主催者用ＵＩは、前記資料ファイルを記憶する共有フォルダを会議主催者が前記記憶部に形成するフォルダ形成部と、
   編集の締め切り時刻を前記主催者が設定するための時間設定部と、を備え、
   会議出席予定者用ＵＩは、会議出席予定者が前記共有フォルダに資料ファイルを記憶させるフォルダ記憶部を備え、
   編集者用ＵＩは、前記共有フォルダに記憶された資料ファイルを編集者が編集するための編集部を備え、
   前記締め切り時刻に達するまで、前記共有フォルダに記憶された前記資料ファイルの編集を可能とし、前記締め切り時刻を経過したならば、前記資料ファイルの編集を規制し、かつ、前記資料ファイルの画像を用紙に形成する制御部を備えたことを特徴とする画像形成システム。
9. 記憶部に記憶した会議用資料ファイルの画像を用紙に形成する画像形成装置の制御方法であって、
   前記資料ファイルを記憶する共有フォルダを会議主催者が前記記憶部に形成するフォルダ形成工程と、
   前記資料ファイルの編集の締め切り時刻を前記主催者が設定するための時刻設定工程と、
   前記共有フォルダに資料ファイルを記憶させるフォルダ記憶工程と、
   前記共有フォルダに記憶された資料ファイルを編集者が編集するための編集工程と、
   前記締め切り時刻に達するまで、前記共有フォルダに記憶された前記資料ファイルの編集を可能とし、前記締め切り時刻を経過したならば、前記資料ファイルの編集を規制し、かつ、前記資料ファイルの画像を用紙に形成する制御工程と、
   を含むことを特徴とする制御方法。
10. 記憶部に記憶した会議用資料ファイルの画像を用紙に形成する画像形成装置のコンピュータに、
    前記資料ファイルを記憶する共有フォルダを会議主催者が前記記憶部に形成するフォルダ形成機能と、
    前記資料ファイルの編集の締め切り時刻を前記主催者が設定するための時刻設定機能と、
    前記共有フォルダに資料ファイルを記憶させるフォルダ記憶機能と、
    前記共有フォルダに記憶された資料ファイルを編集者が編集するための編集機能と、
    前記締め切り時刻に達するまで、前記共有フォルダに記憶された前記資料ファイルの編集を可能とし、前記締め切り時刻を経過したならば、前記資料ファイルの編集を規制し、かつ、前記資料ファイルの画像を用紙に形成する制御機能と、
    を実現するプログラム。

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