JP2022052179A - ファイル管理装置およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ユーザが複数の異なる登録先に対して電子ファイルを登録する際に、電子ファイルを誤った登録先に登録することを抑制できるようにするファイル管理装置及びプログラムを提供する。【解決手段】ファイル管理システムにおいて、ファイル管理装置は、ユーザから電子ファイルの複数の登録先候補が選択される選択画面と、選択画面で選択された複数の登録先候補１１２を表示し、ユーザから各登録先候補に対して電子ファイル１３０が割り当てられる割り当て画面１０２と、を表示する制御を行い、割り当て画面１０２において、選択画面では表示しない、登録先候補についての詳細情報を表示する制御を行う。【選択図】図６

Description

本発明は、ファイル管理装置およびプログラムに関する。

ユーザにより、電子ファイルを、所望のフォルダやサーバ上のデータベース等に格納（登録）することが行われている。

特許文献１には、ユーザから、コピー元の電子文書の指定と、コピー先としての複数のフォルダの指定と、実行指示とを受け付け、指定されたコピー元の電子文書を、指定された複数のフォルダに一括コピーする文書管理装置が開示されている。

特許文献２には、文書データベースを管理するサーバと、サーバとネットワークを介して接続されるクライアントとを備える文書管理システムにおいて、サーバが、クライアントから複数の文書と一括登録の指示を受信し、受信した複数の文書を一括して文書データベースへ登録することが開示されている。

特開２００６－３３０８１９号公報 特開２００５－２７５８０７号公報

ユーザが複数の異なる登録先に対して同一の又は異なる電子ファイルを登録する際に、電子ファイルを誤った登録先に登録することがある。本発明の目的は、ユーザにより複数の異なる登録先に対して電子ファイルが登録される際に、電子ファイルが誤った登録先に登録されることを抑制できるようにすることにある。

請求項１に係る発明は、プロセッサを含み、前記プロセッサは、ユーザから電子ファイルの複数の登録先候補が選択される選択画面と、前記選択画面で選択された複数の登録先候補を表示し、ユーザから各登録先候補に対して電子ファイルが割り当てられる割り当て画面と、を表示する制御を行い、前記割り当て画面において、前記選択画面では表示しない、登録先候補についての詳細情報を表示する制御を行う、ことを特徴とするファイル管理装置である。

請求項２に係る発明は、請求項１に記載のファイル管理装置であって、前記プロセッサは、前記割り当て画面において、登録先候補に割り当て済みの電子ファイルをユーザが選択した際に、選択された電子ファイルの属性情報とプレビュー画面の少なくとも一方を、前記割り当て画面と同時に表示する制御を行う、ことを特徴とするファイル管理装置である。

請求項３に係る発明は、請求項１または２に記載のファイル管理装置であって、前記プロセッサは、前記割り当て画面において、ユーザが、登録先候補に割り当て済みの電子ファイルを、他の登録先候補に移動すること、複製すること、および、他の登録先候補に割り当て済みの電子ファイルに置き換えることの少なくとも１つを許可する、ことを特徴とするファイル管理装置である。

請求項４に係る発明は、請求項１から３のいずれか一項に記載のファイル管理装置であって、前記プロセッサは、前記割り当て画面において、一の登録先にすでに登録されている登録済みの電子ファイルを表示させつつ、ユーザが、前記登録済みの電子ファイルを登録先候補に移動することを不許可とする、ことを特徴とするファイル管理装置である。

請求項５に係る発明は、請求項１から４のいずれか一項に記載のファイル管理装置であって、前記プロセッサは、前記割り当て画面において、ユーザが、一の登録先にすでに登録されている登録済みの電子ファイルを、登録先候補に複製することを許可する、ことを特徴とするファイル管理装置である。

請求項６に係る発明は、請求項１から５のいずれか一項に記載のファイル管理装置であって、前記プロセッサは、前記選択画面において、複数の登録先候補を、予め定められた文書分類単位で一括してユーザが選択するための選択部を表示する制御を行う、ことを特徴とするファイル管理装置である。

請求項７に係る発明は、請求項１から５のいずれか一項に記載のファイル管理装置であって、前記登録先候補における登録先は、複数の工程を含む案件の、各工程で作成が予定されている電子ファイルの登録先であって、前記電子ファイルの種類により規定されたものであり、前記プロセッサは、前記選択画面において、案件の各工程に対応づけられた複数の登録先候補を、工程単位でユーザが一括して選択するための選択部を表示する制御を行う、ことを特徴とするファイル管理装置である。

請求項８に係る発明は、請求項１から７のいずれか一項に記載のファイル管理装置であって、前記登録先候補における登録先は、複数の工程を含む案件の、各工程で作成が予定されている電子ファイルの登録先であって、前記電子ファイルの種類により規定されたものであり、前記プロセッサは、前記選択画面において、工程が共通する複数の案件のそれぞれに対応づけられる同一種類の電子ファイルの登録先候補をユーザが一括して選択するための選択部を表示する制御を行う、ことを特徴とするファイル管理装置である。

請求項９に係る発明は、ユーザから電子ファイルの複数の登録先候補が選択される選択画面と、前記選択画面で選択された複数の登録先候補を表示し、ユーザから各登録先候補に対して電子ファイルが割り当てられる割り当て画面と、を表示する制御を行い、前記割り当て画面において、前記選択画面では表示しない、登録先候補についての詳細情報を表示する制御を行う、ようにコンピュータを機能させるプログラムである。

請求項１、９に係る発明によれば、ユーザにより電子ファイルが誤った登録先に登録されることが抑制される。

請求項２に係る発明によれば、誤った電子ファイルが登録されることが抑制される。

請求項３、５に係る発明によれば、電子ファイルの登録先候補への割り当て作業の効率が高まる。

請求項４に係る発明によれば、登録先からの登録済み電子ファイルの不用意な喪失が防がれる。

請求項６に係る発明によれば、ユーザが各文書分類に属する複数の登録先候補を個別に選択しなくて済む。

請求項７に係る発明によれば、ユーザが案件の各工程に属する複数の登録先候補を個別に選択しなくて済む。

請求項８に係る発明によれば、ユーザが同一の電子ファイルの種類に属する複数の登録先候補を個別に選択しなくて済む。

ファイル管理システムの概略構成図である。 ファイル管理装置の機能ブロック図である。 一覧画面の一例を示す図である。 同一工程の一括選択を説明するための図である。 同一工程の一括選択に対する割り当て画面の表示処理の流れを示すフローチャートである。 同一工程の一括選択に対する登録画面の一例を示す図である。 同一文書の一括選択を説明するための図である。 同一文書の一括選択に対する割り当て画面の表示処理の流れを示すフローチャートである。 同一文書の一括選択に対する登録画面の一例を示す図である。 割り当て画面における登録済み文書ファイルの複製について説明するための図である。

以下、本発明に係る各実施形態について添付図面を確認しながら詳細に説明する。以下で述べる構成は、説明のための例示であって、システム、装置の仕様等に合わせて適宜変更が可能である。また、以下において複数の実施形態や変形例などが含まれる場合、それらの特徴部分を適宜に組み合わせて用いることは当初から想定されている。全ての図面において同一の要素には同一の符号を付し、重複する説明を省略する。

＜ファイル管理システムの構成＞
図１は、ファイル管理システム１０の概略構成図である。ファイル管理システム１０は、ファイル管理装置としてのサーバ１２と、サーバ１２にインターネット等のネットワーク１８を介して通信可能に接続される複数のクライアント１４とを備える。以下、サーバ１２をファイル管理装置１２と言う。なお、ネットワーク１８は、インターネットに限られず、イントラネット、専用回線など様々な形態を採用可能である。

ファイル管理装置１２は、案件に対応づけて文書ファイルを管理し、クライアント１４からの要求に応じて、文書ファイルの登録を受け付けると共に、登録済みの文書ファイルをクライアント１４に提供するコンピュータである。なお、本実施形態では、ファイル管理装置１２が、電子ファイルとしての文書ファイルを管理するが、ファイル管理装置１２が管理する電子ファイルは、文書ファイルに限定されない。電子ファイルは、形式を問わず、例えば文書、写真、動画等であってもよい。ファイル管理装置１２は、プロセッサ２０と記憶装置２２とを備える。プロセッサ２０は、ＣＰＵを含み、ファイル管理装置１２にインストールされているプログラムに従って情報処理を実行する。なお、プロセッサ２０を、狭義のコンピュータと定義することができる。記憶装置２２は、ＲＯＭ、ＲＡＭ、フラッシュメモリ、ハードディスク等であり、プロセッサ２０が実行するプログラム、文書データベース（図２参照）などを記憶する。ファイル管理装置１２は、ＷＥＢサーバとして機能する。

なお、ファイル管理装置１２のプロセッサ２０が実行するプログラムは、インターネット等のネットワークを介して提供することはもちろん、光ディスクやＵＳＢメモリ等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納して提供することも可能である。

クライアント１４は、ユーザが操作するパーソナルコンピュータ（ＰＣ）、タブレット端末、またはスマートフォン等である。クライアント１４には、ファイル管理装置１２から送信される画面情報を表示するためのＷＥＢブラウザがインストールされている。ユーザは、ＷＥＢブラウザを起動して、ファイル管理装置１２が提供するＷＥＢページに移動し、そのＷＥＢページでログイン作業を行うことで、ファイル管理装置１２が提供する一覧画面（図３参照）と登録画面（図６、９参照）をクライアント１４のディスプレイに表示させ、それらの画面上で操作を行う。なお、ＷＥＢブラウザに代えて、専用のアプリケーションがクライアント１４で使用されてもよい。

＜ファイル管理装置の機能構成＞
図２は、ファイル管理装置１２の機能ブロック図である。プロセッサ２０は、記憶装置２２に格納されたプログラム（不図示）に従って動作することにより、操作受付部２４、一覧画面提供部２６、登録画面提供部２８、および登録部３０として機能する。操作受付部２４は、クライアント１４からの操作を受け付け、一覧画面提供部２６は、クライアント１４に一覧画面を提供し、登録画面提供部２８は、クライアント１４に登録画面を提供し、登録部３０は、クライアント１４から受け付けた文書ファイルを文書データベース３２に登録する。

ファイル管理装置１２の記憶装置２２には、案件に対応づけて文書ファイルを管理する文書データベース３２（以下、文書ＤＢ３２と言う）が格納されている。文書ＤＢ３２は、案件情報４０と、案件の工程情報４２と、案件の文書情報４４と、登録済み文書ファイルの対応付け情報４６と、登録済み文書ファイル群４８とを含む。

ここで、案件とは、複数の工程を含む作業（業務を含む）であり、例えば図３の一覧画面６０における「文書管理システム開発」、「ワークフローシステム開発」、「受発注システム開発」などである。案件の工程（以下、ステップとも言う）とは、案件を遂行する際に行われる工程であり、例えば図３の一覧画面６０における「計画」、「開発」、「評価」などである。案件の文書とは、案件を遂行する際に各工程で作成が予定されている文書ファイルの種類（以下、文書種類と言う）であり、例えば図３の一覧画面６０における「開発計画書」、「基本契約書」、「基本設計書」などである。

文書ＤＢ３２の案件情報４０は、案件ごとに存在し、例えば図３の一覧画面６０における「Ａ０００１」（プロジェクトＩＤ）、「文書管理システム開発」（プロジェクト名）、「富士太郎」（責任者）などの案件に関する情報を対応付けたものである。

文書ＤＢ３２の案件の工程情報４２は、各案件の工程ごとに存在し、例えば図６の登録画面の「ステップ」項目に示す「評価」工程における「田中信二郎」（技術責任者）、「三上哲夫」（事務責任者）、「２０１９／０６／２０」（評価開始予定日）、「２０１９／０７／２０」（評価完了予定日）などの工程に関する情報を対応付けたものである。

文書ＤＢ３２の案件の文書情報４４は、各案件の各工程で作成が予定される文書種類ごとに存在し、例えば図６の登録画面の「文書情報」項目に示す「テスト計画書」における「田中信二郎」（作成責任者）、「２０１９／０６／２０」（作成予定日）などの文書に関する情報を対応付けたものである。

文書ＤＢ３２の案件情報４０、案件の工程情報４２、および案件の文書情報４４は、一般的に、文書ＤＢ３２に文書ファイルが登録される前に、例えば各案件のスケジュール検討段階において、ユーザからクライアント１４を介して登録される情報である。

文書ＤＢ３２の登録済み文書ファイル群４８は、クライアント１４の指示に従って文書ＤＢ３２に文書ファイルが登録されて、文書ＤＢに格納された文書ファイルの集まりである。文書ＤＢ３２の登録済み文書ファイルの対応付け情報４６は、登録済み文書ファイル群４８にある各文書ファイルが、どの案件のどの文書に対応しているのかを示す情報である。

＜一覧画面の概要＞
次に、一覧画面と登録画面の概要について説明する。図３は、一覧画面６０の一例を示す図である。一覧画面６０は、文書ＤＢ３２における文書ファイルの登録状況を示す画面である。また、一覧画面６０は、文書ＤＢ３２に文書ファイルを登録したり、文書ＤＢ３２から登録済み文書ファイルを読み出したりするための文書ファイルの登録先の選択画面でもある。

＜登録先などの定義＞
ここで、登録先とは、文書ファイルの格納先または位置付け先の少なくとも一方を意味し、本実施形態では、案件の識別情報（例えば案件名）と文書種類で特定される、文書ファイルの位置付け先である。「登録先に文書ファイルを登録する」とは、文書ファイルを登録先としての格納先に格納すること、または、文書ファイルを登録先としての位置付け先と対応付けることの少なくとも一方を意味し、本実施形態では、文書ＤＢにおいて文書ファイルを案件の識別情報と文書種類に対応付けることである。また、登録先候補とは、登録先のうち、文書ファイルを登録する際の登録先の候補である。一覧画面６０は、以降説明する工程単位の一括選択部７６または文書単位の一括選択部７８によりユーザから文書ファイルの複数の登録先候補が選択される選択画面の一例である。

＜登録画面の概要＞
登録画面には２つの形態があり、図６、９には、それぞれの形態の登録画面の例が示されている。図６の登録画面１００は、一覧画面６０において、図４に示すように工程単位の一括選択部７６の押下により案件の工程単位で複数の登録先候補が一括選択され、一括登録（一括アップロード）の要求が出された際に表示する画面である。図９の登録画面１００Ａは、一覧画面６０において、図７に示すように文書単位の一括選択部７８の押下により文書種類単位で複数の登録先候補が一括選択され、一括登録（一括アップロード）の要求が出された際に表示する画面である。

登録画面１００（図６参照）は、割り当てテーブル１０４を有する割り当て画面１０２と、ファイル情報表示部１１４と、プレビュー表示部１１６とを含む。割り当てテーブル１０４において、ユーザから複数の登録先候補（図６の割り当て欄１１２）のそれぞれに対して文書ファイルが割り当てられる。ユーザから各登録先候補に文書ファイルが割り当てられた後、アップロードボタン１２２が押下されることで、それらの文書ファイルが各登録先候補に登録される。なお、文書ファイルが割り当てられた段階で、文書ファイルが各登録先候補に一時的に登録され、その後、何らかの条件（例えばボタン押下の受け付け、一定時間経過など）により本登録される（すなわち、登録済みの状態となる）ものであってもよい。本実施形態では、割り当て画面１０２において、一覧画面６０では表示しない、登録先候補についての詳細情報（例えば図６の「文書情報」項目の各文書の作成責任者、作成予定日）を表示する点に大きな特徴を有している。登録先候補の詳細情報とは、登録先候補の属性を表す情報であって、選択画面では表示しない情報である。つまり、選択画面からは把握できない、登録先候補の詳細な情報といえる。これにより、ユーザから文書ファイルが誤った登録先候補に割り当てられて、登録されてしまうことが抑制される。

＜一覧画面の詳細＞
次に、一覧画面６０について詳しく説明する。図３に示すように、一覧画面６０は、一覧テーブル６２を含む。一覧テーブル６２は、案件項目６４と、工程項目６６と、文書項目６８と、案件情報欄７０と、要素欄７２とを含む。案件情報欄７０には、一案件に関する情報が横方向に並べられ、各案件が縦方向に並べられている。工程項目６６には、案件の各工程の名称が横方向に並べられている。文書項目６８には、案件の各工程で作成される文書の名称が工程と対応付けて表示されている。

一覧テーブル６２は、各案件を縦方向に並べて縦項目とし、案件で作成される各文書を横方向に並べて横項目としたテーブルであり、テーブルの要素欄７２の各要素には、案件と文書に対応する文書ファイルの登録有無が表示される。要素欄７２の各要素において、文書ファイルが登録されている場合にはファイルを示すマーク（ファイルマークと言う）が表示され、文書ファイルが登録されていない場合にはファイルマークの輪郭破線が表示される。

一覧テーブル６２の形式、案件項目６４、工程項目６６、および文書項目６８は、記憶装置２２に格納された一覧画面の定義情報３４（図２参照）に定義されている。ファイル管理装置１２のプロセッサ２０は、一覧画面提供部２６として機能し、一覧画面の定義情報３４と、文書ＤＢ３２の案件情報４０および登録済み文書ファイルの対応付け情報４６とを用いて、一覧テーブル６２を生成し、クライアント１４のディスプレイに提供する。

一覧画面提供部２６は、文書ＤＢ３２の案件情報４０のうち、一覧画面の定義情報３４に定義された一覧テーブル６２の案件項目６４に対応する情報を、案件情報欄７０に表示する。また、一覧画面提供部２６は、文書ＤＢ３２の登録済み文書ファイルの対応付け情報４６を用いて、一覧テーブル６２の要素欄７２を表示する。具体的には、一覧画面提供部２６は、文書ＤＢ３２の登録済み文書ファイルの対応付け情報４６において、文書ファイルとの対応付けが無い、案件の文書（登録先）は未登録とし、文書ファイルとの対応付けが有る、案件の文書（登録先）は登録済みとして、一覧テーブル６２の要素欄７２を生成した上で、それを表示する。

一覧テーブル６２は、案件の工程単位で複数の文書を一括選択するための工程単位の一括選択部７６と、同一種類の文書単位で複数の文書を一括選択するための文書単位の一括選択部７８とを含む。工程単位の一括選択部７６は、大小符号を２つ重ねたようなマークを有するボタンであり、各案件の工程ごとに設けられている。文書単位の一括選択部７８は、大小符号を２つ重ねて９０度回転させたようなマークを有するボタンであり、文書単位で設けられている。以降、まず、工程単位の一括選択部７６が押下された場合の処理について説明し、その後、文書単位の一括選択部７８が押下された場合の処理について説明する。

＜工程単位の一括選択＞
ファイル管理装置１２のプロセッサ２０は、操作受付部２４として機能し、クライアント１４からの操作を受け付ける。ユーザが、一覧テーブル６２の工程単位の一括選択部７６をマウスカーソルなどで押下することにより、図４の角丸四角で囲って示すように、押下された工程単位の一括選択部７６に対応する、複数の文書が一括で選択される。ユーザによる工程単位の一括選択部７６の押下を受けて、一覧画面提供部２６は、図４に示すようにポップアップウィンドウ８０を表示する。

ポップアップウィンドウ８０は、一括ダウンロード（一括読み出し）ボタン８２と、一括アップロード（一括登録）ボタン８４とを含む。ユーザが、一括ダウンロードボタン８２を、マウスカーソルなどで押下することにより、一覧テーブル６２の工程単位の一括選択部７６により選択された複数の文書の中の、一または複数の登録済み文書ファイル（文書ＤＢ３２にある登録済み文書ファイル）がクライアント１４に読み出される。

一方、ユーザが、ポップアップウィンドウ８０の一括アップロードボタン８４を、マウスカーソルなどで押下することにより、クライアント１４のディスプレイに、図６に示すような登録画面が表示される。以下、図６の登録画面を、工程単位の一括選択に対応する登録画面とも言う。

なお、ポップアップウィンドウ８０は、工程情報テーブル８６を含む。工程情報テーブル８６は、一覧テーブル６２の工程単位の一括選択部７６により選択された、案件の工程（以下、被選択工程と言う）に関する情報を表したテーブルである。図４の工程情報テーブル８６には、案件：Ａ０００２（プロジェクトＩＤ）の評価工程に関する情報として、「技術責任者」、「事務責任者」、「評価開始予定日」、「評価完了予定日」が表されている。これらの情報は、一覧画面提供部２６が文書ＤＢ３２の案件の工程情報４２から読み出して、表示したものである。

なお、工程情報テーブル８６の「状態」の項目は、被選択工程が実行中であるか否かを示すものであり、例えば、現在の日付が、被選択工程の情報における評価開始予定日～評価完了予定日の範囲内にあれば実行中と表示し、そうでなければ非実行中と表示する。また、工程情報テーブル８６の「ステータス」の項目は、被選択工程が予定通り進んでいればＧＲＥＥＮと示し、そうでなければＲＥＤ等と示すものであり、例えば、現在の日付が、被選択工程の情報における評価完了予定日を徒過しており、かつ、被選択工程に属する複数の文書のうち、文書ＤＢ３２に登録されていない文書ファイルがある場合には「ＲＥＤ」と表示し、そうでなければ「ＧＲＥＥＮ」と表示する。

＜工程単位の一括選択に対応する登録画面＞
次に、工程単位の一括選択に対応する登録画面について詳しく説明する。図６に示すように、登録画面１００は、割り当てテーブル１０４を有する割り当て画面１０２と、ファイル情報表示部１１４と、プレビュー表示部１１６とを含む。割り当てテーブル１０４は、案件情報欄１０６と、ステップ（工程）情報欄１０８と、文書情報欄１１０と、割り当て欄１１２とを含む。割り当てテーブル１０４の形式および項目は、記憶装置２２に格納された登録画面の定義情報３６（図２参照）に定義されている。

ここで、割り当てテーブル１０４を表示するためのファイル管理装置１２のプロセッサ２０の動作について説明する。図５は、割り当てテーブル１０４を表示するためにファイル管理装置１２のプロセッサ２０が行う処理の流れを示すフローチャートである。

図５のＳ１００で、プロセッサ２０は、操作受付部２４と機能し、一覧テーブル６２（図４参照）において、登録先候補として案件ｉ、文書ｊ～（ｊ＋ｎ）の選択を受け付ける。これは、図４において、工程単位の一括選択部７６が押下されて、ポップアップウィンドウ８０で、一括アップロードボタン８４が押下された際の処理である。ここで、案件ｉは、一覧テーブル６２（図３参照）の案件情報欄７０に示される各案件を上から順番に番号付けした際のｉ番目の案件を指し、文書ｊは、一覧テーブル６２の文書項目６８に示される各文書を左から順番に番号付けした際のｊ番目の文書を指し、文書ｊ～（ｊ＋ｎ）はｎ個の文書（登録先候補）を指す。

次に、Ｓ１０２で、プロセッサ２０は、登録画面提供部２８として機能し、文書ＤＢ３２の案件情報４０から案件ｉの詳細情報を取得する。取得された詳細情報は、割り当てテーブル１０４（図６参照）の案件情報欄１０６に表示される。なお、図５のフローは、登録画面提供部２８が、Ｓ１０２～Ｓ１０８の各ステップで情報を取得した後、Ｓ１１０で、取得された各情報を用いて割り当てテーブル１０４を生成し、表示する形態である。

次に、Ｓ１０４で、登録画面提供部２８は、文書ＤＢ３２の案件の工程情報４２から、案件ｉにおける文書ｊ～（ｊ＋ｎ）が属する工程の詳細情報を取得する。取得された詳細情報は、割り当てテーブル１０４のステップ情報欄１０８に表示される。

次に、Ｓ１０６で、登録画面提供部２８は、文書ＤＢ３２の案件の文書情報４４から、案件ｉにおける文書ｊ～（ｊ＋ｎ）のそれぞれの詳細情報を取得する。取得された詳細情報は、割り当てテーブル１０４の文書情報欄１１０に表示される。なお、文書情報欄１１０には、図６に示すように、各文書の詳細情報が縦方向に並べられて表示される。

次に、Ｓ１０８で、登録画面提供部２８は、文書ＤＢ３２の登録済み文書ファイルの対応付け情報４６から、案件ｉにおける文書ｊ～（ｊ＋ｎ）のうち、文書ＤＢ３２に登録済みの文書ファイルのファイル名を取得する。取得されたファイル名は、割り当てテーブル１０４の割り当て欄１１２に表示される。なお、割り当て欄１１２には、文書情報欄１１０の各文書に対応させて登録済み文書ファイルのファイル名が表示される。なお、図６の割り当てテーブル１０４には、割り当て欄１１２に登録済み文書ファイルのファイル名を表示した例が示されておらず、同図には、割り当て欄１１２に割り当て済み文書ファイル（後述）のファイル名を表示した例が示されている。割り当て済み文書ファイルは、登録済みの状態ではない文書ファイルである。割り当て欄１１２に登録済み文書ファイルのファイル名を表示した例は、図９の割り当てテーブル１０４Ａに示されており、同図おいて「基本契約書＿ｋ１．ｄｏｃ」がそれである。同図のように、登録済み文書ファイル（基本契約書＿ｋ１．ｄｏｃ）と、割り当て済み文書ファイル（契約＿ｋ３．ｄｏｃ）との違いが分かるように、ファイル名を取り囲む四角の形態を異ならせている。具体的には、角が直角の四角で囲われたファイル名は、登録済み文書ファイルのファイル名であり、角が丸形の四角で囲われたファイル名は、割り当て済み文書ファイルのファイル名である。

次に、図５のＳ１１０で、登録画面提供部２８は、登録画面の定義情報３６（図２参照）と、Ｓ１０２～Ｓ１０８で取得された各情報とを用いて、割り当てテーブル１０４を生成し、それをクライアント１４のディスプレイに提供する。以上が、図５のフローの説明である。

図６の割り当てテーブル１０４において、ユーザは、文書ファイルの登録を望む、文書（登録先候補）の割り当て欄１１２に、クライアント１４に記憶されている文書ファイルを、例えばドラッグアンドドロップにより割り当てる。割り当て欄１１２に割り当てられた文書ファイルは、割り当て済み文書ファイルであり、割り当て欄１１２には、割り当て済み文書ファイルのファイル名が表示される。図６において「テスト計画書．ｄｏｃ」がそれである。

ここで、割り当て画面１０２には、一覧画面６０には表示されていなかった、文書（登録先候補）についての詳細情報が表示されている。図６において、案件情報欄１０６における「プロジェクト予算」、「製品発表予定日」、ステップ情報欄１０８における「技術責任者」、「事務責任者」、「評価開始予定日」、「評価完了予定日」、文書情報欄１１０の各文書における「作成責任者」、「作成予定日」が詳細情報である。なお、図３の一覧画面６０には、案件（プロジェクト）の「責任者」、「完了予定日」といった案件の詳細情報が表示されているが、例えば一覧画面６０において要素欄７２を広く表示するような場合には、このような詳細情報は一覧画面６０では表示されず、割り当て画面１０２のみに表示されることになる。

ユーザは、割り当てテーブル１０４に表示された各登録先候補の詳細情報を確認しながら、割り当てテーブル１０４の各登録先候補の割り当て欄１１２に文書ファイルを割り当てることができるため、文書ファイルが誤った登録先候補に割り当てられることが抑制される。

割り当てテーブル１０４の文書情報欄１１０の各文書（各登録先候補）に対応させて、ユーザが割り当て欄１１２に文書ファイルを割り当てると、それらの文書ファイルのそれぞれは、仮文書ファイルとして、ファイル管理装置１２の記憶装置２２の一時的な記憶領域３８（図２参照）に格納される。図２の記憶装置２２における仮文書ファイル群５２は、仮文書ファイル５６の集まりを表している。仮文書ファイル５６が一時的な記憶領域３８に格納されると、仮文書ファイル５６がどの案件のどの文書に対応しているのかを示す、仮文書ファイルの対応付け情報５０が生成され、一時的な記憶領域３８に格納される。

その後、ユーザが、図６の登録画面１００にあるアップロードボタン１２２をマウスカーソル等で押下すると、割り当て欄１１２に割り当てられた各文書ファイルが文書ＤＢ３２に登録されることになる。これは、ファイル管理装置１２のプロセッサ２０が、登録部３０として機能し、一時的な記憶領域３８に格納されている仮文書ファイルを、文書ＤＢ３２に移動させて登録済み文書ファイル群４８の一部とすると共に、一時的な記憶領域３８に格納されている仮文書ファイルの対応付け情報５０を、文書ＤＢ３２に移動させて登録済み文書ファイルの対応付け情報４６の一部とすることで実現される。

上記したように、登録画面１００は、割り当て画面１０２の他、ファイル情報表示部１１４と、プレビュー表示部１１６とを含む。ファイル情報表示部１１４は、割り当てテーブル１０４の割り当て欄１１２に配置された、割り当て済み文書ファイルまたは登録済み文書ファイルを、ユーザがマウスカーソルなどで押下した際に、押下された文書ファイル（以下、被選択文書ファイルと言う）の属性情報を表示する部分である。ここで、電子ファイルの属性情報とは、電子ファイルの属性を表す情報であり、例えば、電子ファイルの更新日時、更新者、サイズ、作成日時、作成者などである。文書ファイルの場合は、ページ数、単語数なども属性情報になり得るし、動画ファイルの場合は、長さなども属性情報になり得る。

プレビュー表示部１１６は、割り当てテーブル１０４の割り当て欄１１２に配置された、割り当て済み文書ファイルまたは登録済み文書ファイルを、ユーザがマウスカーソルなどで押下した際に、被選択文書ファイルのプレビュー画面を表示する部分である。

登録画面提供部２８は、被選択文書ファイルが割り当て済み文書ファイルである場合には、記憶装置２２の一時的な記憶領域３８にある、被選択文書ファイルである仮文書ファイルの中の属性情報とファイル本体（またはサムネイル）とを読み出す。そして、登録画面提供部２８は、読み出された属性情報をファイル情報表示部１１４に表示すると共に、読み出されたファイル本体（またはサムネイル）に基づいてプレビュー表示部１１６にプレビュー画面を表示する。これにより、ユーザは、登録画面１００で、割り当て済み文書ファイルをマウスカーソル等で押下することで、その文書ファイルの属性情報とプレビュー画面とを確認することができ、誤った文書ファイルが登録先候補に割り当てられて、登録されることが抑制される。

また、登録画面提供部２８は、被選択文書ファイルが登録済み文書ファイルである場合には、文書ＤＢ３２にある、被選択文書ファイルである文書ファイルの中の属性情報とファイル本体（またはサムネイル）とを読み出す。そして、登録画面提供部２８は、読み出された属性情報をファイル情報表示部１１４に表示すると共に、読み出されたファイル本体（またはサムネイル）に基づいてプレビュー表示部１１６にプレビュー画面を表示する。このようにすれば、ユーザにより登録済み文書ファイルについての詳細が確認される。

なお、図６に示すように、ファイル情報表示部１１４にページ送りボタン１１８を設けて、ページ送りボタン１１８が押下されるたびに、ファイル情報表示部１１４に、文書ファイルの異なる属性情報が順次表示されるようにてしもよい。また、同図に示すように、プレビュー表示部１１６にページ送りボタン１２０を設けて、ページ送りボタン１２０が押下されるたびに、文書ファイルの異なるページが順次表示されるようにしてもよい。なお、本実施形態では、ファイル情報表示部１１４とプレビュー表示部１１６の両方を設けているが、それらの一方のみを設ける形態であってもよい。

＜文書単位の一括選択＞
次に、文書単位の一括選択部７８（図７参照）が押下された場合の処理について説明する。ユーザが、文書単位の一括選択部７８をマウスカーソルなどで押下することにより、図７の角丸四角で囲って示すように、押下された文書単位の一括選択部７８に対応する、複数の文書が一括で選択される。ユーザによる文書単位の一括選択部７８の押下を受けて、一覧画面提供部２６は、図７に示すようにポップアップウィンドウ９０を表示する。

ポップアップウィンドウ９０は、一括ダウンロード（一括読み出し）ボタン９２と、一括アップロード（一括登録）ボタン９４とを含む。ユーザが、一括ダウンロードボタン９２を、マウスカーソルなどで押下することにより、文書単位の一括選択部７８により選択された複数の文書の中の、一または複数の登録済み文書ファイル（文書ＤＢ３２にある登録済み文書ファイル）がクライアント１４に読み出される。

一方、ユーザが、ポップアップウィンドウ９０の一括アップロードボタン９４を、マウスカーソルなどで押下することにより、クライアント１４のディスプレイに、図９の登録画面１００Ａが表示される。なお、図９には、図示の都合上、図７の文書単位の一括選択部７８で選択される５つの文書のうち、上側の３つの文書に関する割り当てテーブル１０４Ａが示されている。以下、図９の登録画面１００Ａを、文書単位の一括選択に対応する登録画面１００Ａとも言う。

＜文書単位の一括選択に対応する登録画面＞
次に、文書単位の一括選択に対応する登録画面１００Ａ（図９）について詳しく説明する。図９の登録画面１００Ａは、工程単位の一括選択に対応する登録画面（図６）に対して、割り当てテーブル１０４Ａが案件を跨いだ複数の文書に関するものである点で異なるが、その他の点では同様のものである。以下、図９の登録画面１００Ａの説明において、図６の登録画面１００と共通する点については適宜、説明を省略する。

図８は、図９の登録画面１００Ａに含まれる割り当てテーブル１０４Ａを表示するためにファイル管理装置１２のプロセッサ２０が行う処理の流れを示すフローチャートである。

図８のＳ２００で、プロセッサ２０は、操作受付部２４と機能し、一覧テーブル６２（図７参照）において、登録先候補として、案件１～ｍ、文書ｊの選択を受け付ける。これは、図７において、文書単位の一括選択部７８が押下されて、ポップアップウィンドウ９０で、一括アップロードボタン９４が押下された際の処理である。ここで、案件１は、一覧テーブル（図７参照）の案件情報欄７０の一番上の案件を指し、案件ｍは、案件情報欄７０の上からｍ番目の案件を指し、文書ｊは、一覧テーブル６２の文書項目６８に示される各文書を左から番号付けした際のｊ番目の文書を指し、案件１～ｍ、文書ｊはｍ個の文書（登録先候補）を指す。

次に、Ｓ２０２で、プロセッサ２０は、登録画面提供部２８として機能し、文書ＤＢ３２の案件情報４０から案件１～ｍのそれぞれの詳細情報を取得する。取得された詳細情報は、割り当てテーブル１０４Ａ（図９参照）の案件情報欄１０６に表示される。なお、案件情報欄１０６には、図９に示すように、各案件の詳細情報が縦方向に並べられて表示される。なお、図８のフローは、図５のフローと同様に、登録画面提供部２８が、Ｓ２０２～Ｓ２０８の各ステップで情報を取得した後、Ｓ２１０で、取得された各情報を用いて割り当てテーブル１０４Ａを生成し、表示する形態である。

次に、Ｓ２０４で、登録画面提供部２８は、文書ＤＢ３２の案件の工程情報４２から、案件１～ｍにおける文書ｊのそれぞれが属する工程の詳細情報を取得する。取得された詳細情報は、割り当てテーブル１０４Ａのステップ情報欄１０８に表示される。なお、ステップ情報欄１０８には、案件情報欄１０６の各案件に対応させて、工程の詳細情報が表示される。

次に、Ｓ２０６で、登録画面提供部２８は、文書ＤＢ３２の案件の文書情報４４から、案件１～ｍにおける文書ｊのそれぞれの詳細情報を取得する。取得された詳細情報は、割り当てテーブル１０４Ａの文書情報欄１１０に表示される。なお、文書情報欄１１０には、案件情報欄１０６の各案件に対応させて、各文書の詳細情報が表示される。

次に、Ｓ２０８で、登録画面提供部２８は、文書ＤＢ３２の登録済み文書ファイルの対応付け情報４６から、案件１～ｍにおける文書ｊのうち、文書ＤＢ３２に登録済みの文書ファイルのファイル名を取得する。取得されたファイル名は、割り当てテーブル１０４Ａの割り当て欄１１２に表示される。なお、割り当て欄１１２には、文書情報欄１１０の各文書に対応させて登録済み文書ファイルのファイル名が表示される。図９において、「基本契約書＿ｋ１．ｄｏｃ」が登録済み文書ファイルである。

次に、図８のＳ２１０で、登録画面提供部２８は、登録画面の定義情報３６（図２参照）と、Ｓ２０２～Ｓ２０８で取得された各情報とを用いて、割り当てテーブル１０４Ａを生成し、それをクライアント１４のディスプレイに提供する。以上が、図８のフローの説明である。

図９の割り当てテーブル１０４Ａにおいて、ユーザが、文書ファイルの登録を望む、文書（登録先候補）の割り当て欄１１２に、クライアント１４に記憶されている文書ファイルを、例えばドラッグアンドドロップにより割り当てる点は、図６の割り当てテーブル１０４と同様である。図９において、「契約＿ｋ３．ｄｏｃ」が割り当て済み文書ファイルである。

図９の割り当て画面１０２Ａにおいても、図６の割り当て画面１０２と同様に、一覧画面６０には表示されていなかった、文書（登録先候補）についての詳細情報が表示されている。図９において、ステップ情報欄１０８における「計画責任者」、「計画日」、文書情報欄１１０の各文書における「作成責任者」、「作成予定日」が詳細情報である。図９の割り当て画面１０２Ａにおいても、ユーザは、割り当てテーブル１０４Ａに表示された各詳細情報を確認しながら、割り当てテーブル１０４の各登録先候補の割り当て欄１１２に文書ファイルを割り当てることができるため、文書ファイルが誤った登録先候補に割り当てられることが抑制される。ユーザが、図９の登録画面１００Ａにあるアップロードボタン１２２をマウスカーソル等で押下すると、割り当て欄１１２に割り当てられた各文書ファイルが文書ＤＢ３２に登録されることになる。

なお、ユーザの割り当て欄１１２への文書ファイルの割り当てに伴って、仮文書ファイル５６と、仮文書ファイルの対応付け情報５０とを一時的な記憶領域３８（図２参照）へ格納する点と、登録画面１００Ａのアップロードボタン１２２の押下に伴って、一時的な記憶領域３８に格納されている仮文書ファイル５６と、仮文書ファイルの対応付け情報５０とを文書ＤＢ３２に移動させる点と、ユーザが、登録画面１００Ａで、割り当て済み文書ファイル１３０または登録済み文書ファイル１３２をマウスカーソル等で押下することで、文書ファイルの属性情報がファイル情報表示部１１４に表示され、文書ファイルのプレビュー画面がプレビュー表示部１１６に表示される点とは、図６の登録画面１００と同じである。

次に、割り当てテーブルの割り当て欄１１２における、文書ファイルの移動、複製、および置き換えについて説明する。なお、ここで説明する形態は、図６、９の両方の割り当てテーブル１０４、１０４Ａに適用可能なものである。

図１０には、割り当てテーブル１０４Ａの割り当て欄１１２に配置された登録済み文書ファイル１３２を、別の登録先の割り当て欄１１２に、複製する様子が示されている。同図のように、登録済み文書ファイル１３２をドラッグアンドドロップすることで、確認ウィンドウ１４０が表示され、確認ウィンドウ１４０内の複製ボタン１４２を押下することで、ドロップ先の割り当て欄１１２に、登録済み文書ファイル１３２が複製される。この場合、ドロップ先の割り当て欄１１２には、割り当て済み文書ファイルとしてファイル名が表示される。このように、割り当て画面１０２Ａにおいて、ユーザが、一の登録先にすでに登録されている登録済み文書ファイルを、文書ファイルが登録されていない登録先（登録先候補）に複製することを許可するとよい。これにより、登録済み文書ファイル１３２をクライアント１４に一旦読み出して、割り当てテーブル１０４Ａの割り当て欄１１２に割り当てる場合に比べて、割り当て欄１１２への文書ファイルの割り当て作業の効率が高まる。

一方、割り当てテーブル１０４Ａの割り当て欄１１２に配置された登録済み文書ファイル１３２を、ドラッグアンドドロップなどにより、文書ファイルが登録されていない登録先（登録先候補）の割り当て欄１１２に移動することを不許可にするとよい。このようにすれば、登録済み文書ファイル１３２が登録先から不用意に喪失することが防がれる。なお、本実施形態では、ある登録先の割り当て欄１１２に配置された割り当て済み文書ファイル１３０を、他の登録先の割り当て欄１１２に配置された登録済み文書ファイル１３２で置き換えることを不許可としている。

また、割り当てテーブル１０４Ａの割り当て欄１１２に配置された割り当て済み文書ファイル１３０（元文書ファイルと言う）を、ドラッグアンドドロップなどにより、別の登録先候補の割り当て欄１１２に移動すること、複製すること、および、別の登録先候補の割り当て欄１１２に配置された割り当て済み文書ファイルを、元文書ファイルで置き換えることを許可してもよい。このようにすれば、クライアント１４に記憶されている文書ファイルを割り当て欄１１２に割り当てることにより、文書ファイルがクライアント１４からファイル管理装置１２に送信される場合に比べて、割り当て欄１１２への文書ファイルの割り当て作業の効率が高まる。

なお、上記からも分かるが、割り当てテーブル１０４Ａにおいて、複数の登録先候補に対して複数の異なる文書ファイルが割り当てられる場合のほか、複数の登録先候補に対して、同一の文書ファイルが割り当てられる場合もあり得る。

＜他の実施形態＞
次に、他の実施形態について説明する。以上説明した実施形態では、一覧テーブル６２（図３参照）が、工程単位の一括選択部７６と文書単位の一括選択部７８とを有していたが、一覧テーブル６２が、予め定められた文書分類単位で複数の文書を一括選択するための一括選択部を有してもよい。文書分類とは、例えば、契約書、設計書、仕様書等の文書の種類を意味する。「文書分類単位で複数の文書を一括選択する」とは、例えば、設計書という名称が付く文書を一括で選択することを意味している。このようにすれば、ユーザが同一分類の文書（例えば設計書と名称が付く文書）を一括して選択して、登録画面でそれらの文書ファイルをまとめて登録することができる。

また、以上説明した実施形態では、データベースに文書ファイルを格納するものであった。しかし、登録先としてのフォルダに、文書ファイルを登録（格納）する形態であってもよい。例えば、ファイル管理装置１２のプロセッサ２０は、多数のフォルダを表示し、その中から登録先候補として複数のフォルダの選択をユーザから受ける選択画面を提供すると共に、選択画面で選択された複数のフォルダ（登録先候補）を表示し、ユーザから複数のフォルダ（登録先候補）のそれぞれに対して文書ファイルが割り当てられる割り当て画面を提供する。この際、プロセッサ２０は、割り当て画面において、選択画面では表示しない、登録先候補としてのフォルダについての詳細情報を表示する。フォルダについての詳細情報とは、例えば、フォルダの属性情報（作成日時、更新日時、サイズなど）、フォルダに格納されているファイルの数、ファイルの種類などである。このようにすれば、文書ファイルが誤ったフォルダに登録（格納）されることが抑制される。

また、以上説明した実施形態では、ファイル管理装置１２が、クライアント１４のディスプレイに、一覧画面と登録画面とを表示させた。しかし、ファイル管理装置１２が、自身のディスプレイに一覧画面と登録画面とを表示させ、ユーザがファイル管理装置１２の入力装置（マウス、キーボード等）により、それらの画面上の操作を行うとしてもよい。

上記各実施形態において、プロセッサとは広義的なプロセッサを指し、汎用的なプロセッサ（例えばCPU：Central Processing Unit、等）や、専用のプロセッサ（例えばGPU： Graphics Processing Unit、ASIC：Application Specific Integrated Circuit、FPGA：Field Programmable Gate Array、プログラマブル論理デバイス、等）を含むものである。

また上記各実施形態におけるプロセッサの動作は、１つのプロセッサによって成すのみでなく、物理的に離れた位置に存在する複数のプロセッサが協働して成すものであってもよい。また、プロセッサの各動作の順序は上記各実施形態において記載した順序のみに限定されるものではなく、適宜変更してもよい。

１０ ファイル管理システム、１２ ファイル管理装置（サーバ）、１４ クライアント、１８ ネットワーク、２０ プロセッサ、２２ 記憶装置、２４ 操作受付部、２６ 一覧画面提供部、２８ 登録画面提供部、３０ 登録部、３２ 文書データベース（文書ＤＢ）、３４ 一覧画面の定義情報、３６ 登録画面の定義情報、３８ 一時的な記憶領域、４０ 案件情報、４２ 案件の工程情報、４４ 案件の文書情報、４６ 登録済み文書ファイルの対応付け情報、４８ 登録済み文書ファイル群、５０ 仮文書ファイルの対応付け情報、５２ 仮文書ファイル群、５４ 文書ファイル、５６ 仮文書ファイル、６０ 一覧画面、６２ 一覧テーブル、６４ 案件項目、６６ 工程項目、６８ 文書項目、７０ 案件情報欄、７２ 要素欄、７６ 工程単位の一括選択部、７８ 文書単位の一括選択部、８０ ポップアップウィンドウ、８２ 一括ダウンロードボタン、８４ 一括アップロードボタン、８６ 工程情報テーブル、９０ ポップアップウィンドウ、９２ 一括ダウンロードボタン、９４ 一括アップロードボタン、１００，１００Ａ 登録画面、１０２，１０２Ａ 割り当て画面、１０４，１０４Ａ 割り当てテーブル、１０６ 案件情報欄、１０８ ステップ情報欄、１１０ 文書情報欄、１１２ 割り当て欄、１１４ ファイル情報表示部、１１６ プレビュー表示部、１１８，１２０ ページ送りボタン、１２２ アップロードボタン、１３０ 割り当て済み文書ファイル（文書ファイル，電子ファイル）、１３２ 登録済み文書ファイル、１４０ 確認ウィンドウ、１４２ 複製ボタン。

Claims (9)

1. プロセッサを含み、
   前記プロセッサは、
   ユーザから電子ファイルの複数の登録先候補が選択される選択画面と、
   前記選択画面で選択された複数の登録先候補を表示し、ユーザから各登録先候補に対して電子ファイルが割り当てられる割り当て画面と、を表示する制御を行い、
   前記割り当て画面において、前記選択画面では表示しない、登録先候補についての詳細情報を表示する制御を行う、
   ことを特徴とするファイル管理装置。
2. 請求項１に記載のファイル管理装置であって、
   前記プロセッサは、
   前記割り当て画面において、登録先候補に割り当て済みの電子ファイルをユーザが選択した際に、選択された電子ファイルの属性情報とプレビュー画面の少なくとも一方を、前記割り当て画面と同時に表示する制御を行う、
   ことを特徴とするファイル管理装置。
3. 請求項１または２に記載のファイル管理装置であって、
   前記プロセッサは、
   前記割り当て画面において、ユーザが、登録先候補に割り当て済みの電子ファイルを、他の登録先候補に移動すること、複製すること、および、他の登録先候補に割り当て済みの電子ファイルに置き換えることの少なくとも１つを許可する、
   ことを特徴とするファイル管理装置。
4. 請求項１から３のいずれか一項に記載のファイル管理装置であって、
   前記プロセッサは、
   前記割り当て画面において、一の登録先にすでに登録されている登録済みの電子ファイルを表示させつつ、ユーザが、前記登録済みの電子ファイルを登録先候補に移動することを不許可とする、
   ことを特徴とするファイル管理装置。
5. 請求項１から４のいずれか一項に記載のファイル管理装置であって、
   前記プロセッサは、
   前記割り当て画面において、ユーザが、一の登録先にすでに登録されている登録済みの電子ファイルを、登録先候補に複製することを許可する、
   ことを特徴とするファイル管理装置。
6. 請求項１から５のいずれか一項に記載のファイル管理装置であって、
   前記プロセッサは、
   前記選択画面において、複数の登録先候補を、予め定められた文書分類単位で一括してユーザが選択するための選択部を表示する制御を行う、
   ことを特徴とするファイル管理装置。
7. 請求項１から５のいずれか一項に記載のファイル管理装置であって、
   前記登録先候補における登録先は、複数の工程を含む案件の、各工程で作成が予定されている電子ファイルの登録先であって、前記電子ファイルの種類により規定されたものであり、
   前記プロセッサは、
   前記選択画面において、案件の各工程に対応づけられた複数の登録先候補を、工程単位でユーザが一括して選択するための選択部を表示する制御を行う、
   ことを特徴とするファイル管理装置。
8. 請求項１から７のいずれか一項に記載のファイル管理装置であって、
   前記登録先候補における登録先は、複数の工程を含む案件の、各工程で作成が予定されている電子ファイルの登録先であって、前記電子ファイルの種類により規定されたものであり、
   前記プロセッサは、
   前記選択画面において、工程が共通する複数の案件のそれぞれに対応づけられる同一種類の電子ファイルの登録先候補をユーザが一括して選択するための選択部を表示する制御を行う、
   ことを特徴とするファイル管理装置。
9. ユーザから電子ファイルの複数の登録先候補が選択される選択画面と、
   前記選択画面で選択された複数の登録先候補を表示し、ユーザから各登録先候補に対して電子ファイルが割り当てられる割り当て画面と、を表示する制御を行い、
   前記割り当て画面において、前記選択画面では表示しない、登録先候補についての詳細情報を表示する制御を行う、
   ようにコンピュータを機能させるプログラム。
   

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