JP2021163131A

JP2021163131A - Reception system and program

Info

Publication number: JP2021163131A
Application number: JP2020063318A
Authority: JP
Inventors: 伸夫菊地; Nobuo Kikuchi; 康也櫻井; Yasunari Sakurai; 靖玉代勢; Yasushi Tamayose
Original assignee: Proto Solution Co Ltd
Current assignee: Proto Solution Co Ltd
Priority date: 2020-03-31
Filing date: 2020-03-31
Publication date: 2021-10-11
Also published as: JP2021163015A; JP6821842B1

Abstract

To make voice data arrive at a portable terminal, etc. of a person to receive a visitor without using a telephone line.SOLUTION: A reception system (10) is formed by connecting a visitor reception terminal (100), a server (200) and a plurality of user terminals (300) in which application software is installed, via the Internet. The server includes acquisition means (202a) acquiring visitor information and visit destination information on the basis of information acquired from the visitor reception terminal via the Internet, generation means (202b) for generating voice data for notifying of a visit of a visitor by automatic voice synthesis on the basis of the visitor information and preregistered voice information, and second communication means (201) for transmitting, by peer-to-peer communications, the voice data to a first user terminal based on the visit destination information, out of the plurality of user terminals, where the first user terminal includes third communication means (301) of receiving the voice data as the visitor notification by the peer-to-peer communications.SELECTED DRAWING: Figure 1

Description

本発明は、来客の訪問があったことを担当者に通知するための受付システム及びプログラムに関する。 The present invention relates to a reception system and a program for notifying a person in charge that a visitor has visited.

従来、来客の訪問があったことを担当者に通知するため、電話回線を用いて自動音声情報を送信する受付システムが知られている。 Conventionally, there is known a reception system that transmits automatic voice information using a telephone line in order to notify the person in charge that a visitor has visited.

特許文献１には、ある会社の受付に設置された受付案内装置と、その受付案内装置に社内に設けられるＰＢＸ（ＰｒｉｖａｔｅＢｒａｎｃｈｅＸｃｈａｎｇｅ）を介して回線接続可能な内線電話機と、受付案内装置に社内のＬＡＮ（ＬｏｃａｌＡｒｅａＮｅｔｗｏｒｋ）を介して接続可能なパソコンとにより構成された受付案内システムが開示されている。また特許文献１の受付案内システムは、音声出力するために音声合成装置を備えていることが開示されている。 Patent Document 1 describes a reception guidance device installed at a reception desk of a certain company, an extension telephone that can be connected to a line via a PBX (Private Branch eXchange) installed in the reception guidance device, and a reception guidance device in-house. A reception guidance system composed of a personal computer that can be connected via a LAN (Local Area Network) is disclosed. Further, it is disclosed that the reception guidance system of Patent Document 1 includes a voice synthesizer for voice output.

特許文献２には、被訪問者の所属部署名と、被訪問者の名前と、通信情報として被訪問者の使用する端末装置に割り当てられたＩＰアドレスと、連絡先として被訪問者の所持する携帯端末の電話番号とをそれぞれ関連付けて記憶する来訪者受付システムが開示されている。また特許文献２に開示された来訪者受付システムは、携帯端末に対して通信経路を介して自動音声情報を送信することにより被訪問者への通知を行うことが開示されている。 Patent Document 2 describes the name of the visitor's department, the name of the visitor, the IP address assigned to the terminal device used by the visitor as communication information, and the visitor's possession as contact information. A visitor reception system that stores the phone numbers of mobile terminals in association with each other is disclosed. Further, the visitor reception system disclosed in Patent Document 2 discloses that a visitor is notified by transmitting automatic voice information to a mobile terminal via a communication path.

特開２００４−２４０５８７号公報Japanese Unexamined Patent Publication No. 2004-240587 特開２００９−２３７９８３号公報JP-A-2009-237983

しかしながら、特許文献１に開示された受付システムでは、受付案内装置は予め訪問先の方で決められて設定登録された内線電話機やパソコン（端末）としか通信することができない。例えば、受付案内装置（受付端末Ａ）から訪問先のユーザ端末Ｂ〜Ｆへ通知を行うには、ユーザ端末Ｂ〜Ｆのそれぞれに関する情報（例えば、ＩＰアドレス）を受付端末Ａに予め設定登録しておく必要がある。また、特許文献１及び特許文献２に開示された受付システムにおいて、音声データを各ユーザ端末で受信するには、電話回線を利用する必要がある。 However, in the reception system disclosed in Patent Document 1, the reception guidance device can only communicate with an extension telephone or a personal computer (terminal) which is determined and registered in advance by the visitor. For example, in order to notify the visited user terminals B to F from the reception guidance device (reception terminal A), information (for example, IP address) related to each of the user terminals B to F is set and registered in advance in the reception terminal A. You need to keep it. Further, in the reception system disclosed in Patent Document 1 and Patent Document 2, it is necessary to use a telephone line in order to receive voice data at each user terminal.

そこで本発明の目的は、電話回線を利用することなく音声データを被訪問者の携帯端末等に着信させることである。 Therefore, an object of the present invention is to receive voice data to a visitor's mobile terminal or the like without using a telephone line.

本発明の受付システムは、来客用受付端末と、サーバと、アプリケーションソフトがインストールされた複数のユーザ端末とがそれぞれインターネットを介して接続された受付システムであって、前記来客用受付端末は、来客が情報を入力するための第１の操作手段と、前記情報を前記サーバへ送信する第１の通信手段とを有し、前記サーバは、前記インターネットを介して取得された前記情報に基づいて来客情報及び訪問先情報を取得する取得手段と、前記来客情報と事前に登録された音声情報とに基づいて、自動音声合成により前記来客の訪問を通知するための音声データを生成する生成手段と、生成された前記音声データを記憶する記憶手段と、ピア・ツー・ピア通信により、前記記憶手段に記憶された前記音声データを、前記複数のユーザ端末のうち前記訪問先情報に基づく第１のユーザ端末へ発信する第２の通信手段とを有し、前記第１のユーザ端末は、前記ピア・ツー・ピア通信により前記サーバから送信された前記音声データを来客通知として受信する第３の通信手段を有する。 The reception system of the present invention is a reception system in which a customer reception terminal, a server, and a plurality of user terminals on which application software is installed are connected via the Internet, respectively, and the visitor reception terminal is a visitor reception terminal. Has a first operating means for inputting information and a first communication means for transmitting the information to the server, and the server is a visitor based on the information acquired via the Internet. An acquisition means for acquiring information and visit destination information, and a generation means for generating voice data for notifying the visit of the visitor by automatic voice synthesis based on the visitor information and pre-registered voice information. A storage means for storing the generated voice data and the voice data stored in the storage means by peer-to-peer communication are stored in the first user among the plurality of user terminals based on the visit destination information. The first user terminal has a second communication means for transmitting to the terminal, and the first user terminal receives the voice data transmitted from the server by the peer-to-peer communication as a visitor notification. Has.

本発明のプログラムは、来客により来客用受付端末を介して入力された情報をインターネットを介して取得し、前記情報に基づいて来客情報及び訪問先情報を取得する取得ステップと、前記来客情報と事前に登録された音声情報とに基づいて、自動音声合成により前記来客の訪問を通知するための音声データを生成する生成ステップと、生成された前記音声データを記憶手段に記憶する記憶ステップと、アプリケーションソフトがインストールされた第１のユーザ端末へのピア・ツー・ピア通信により、前記記憶手段に記憶された前記音声データを前記訪問先情報に基づく前記第１のユーザ端末へ発信して、前記第１のユーザ端末への来客通知を行う通知ステップとをコンピュータに実行させる。 The program of the present invention acquires the information input by the visitor via the reception terminal for the visitor via the Internet, and acquires the visitor information and the visit destination information based on the information, and the visitor information and the advance. Based on the voice information registered in, a generation step of generating voice data for notifying the visit of the visitor by automatic voice synthesis, a storage step of storing the generated voice data in a storage means, and an application. By peer-to-peer communication to the first user terminal on which the software is installed, the voice data stored in the storage means is transmitted to the first user terminal based on the visited information, and the first user terminal is transmitted. The computer is made to execute the notification step of notifying the visitor to the user terminal of 1.

本発明の他の目的や特徴は、以下の実施形態において説明される。 Other objects and features of the present invention will be described in the following embodiments.

本発明によれば、電話回線を利用することなく音声データを被訪問者の携帯端末等に着信させることができる。 According to the present invention, voice data can be received by a visitor's mobile terminal or the like without using a telephone line.

本実施形態に係る受付システムのブロック図である。It is a block diagram of the reception system which concerns on this embodiment. 本実施形態に係る受付システムの処理を示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the processing of the reception system which concerns on this embodiment. 本実施形態に係る来客用受付端末の処理を示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the process of the reception terminal for a visitor which concerns on this Embodiment. 本実施形態に係るサーバの処理を示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the process of the server which concerns on this embodiment. 本実施形態に係るユーザ端末の処理を示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the process of the user terminal which concerns on this embodiment. 本実施形態に係るユーザ端末が音声電話で来客通知を受信した場合の画面の一例である。This is an example of a screen when the user terminal according to the present embodiment receives a visitor notification by voice telephone. 比較例に係るユーザ端末の画面の一例である。This is an example of the screen of the user terminal according to the comparative example.

以下、本発明の実施形態に関し、図面を参照して説明する。 Hereinafter, embodiments of the present invention will be described with reference to the drawings.

（受付システムの全体構成）
まず、図１を用いて、本実施形態の受付システムの概略構成について説明する。図１は、受付システム１０のブロック図である。 (Overall configuration of reception system)
First, the schematic configuration of the reception system of the present embodiment will be described with reference to FIG. FIG. 1 is a block diagram of the reception system 10.

受付システム１０は、来客用受付端末１００、サーバ（受付システムサーバ）２００、および、ユーザ端末３００から構成される。来客用受付端末１００は、例えばタブレット端末で構成することができるが、これに限定されるものではなく、例えば、タッチパネル式のディスプレイや、パソコン等であっても良い。サーバ２００は、受付システムのサービス（及び、受付システムを実現するためのプログラム）を提供する主体となる受付システムサーバであり、サービス提供者（受付システムの管理者）により所有又は管理されている。サーバ２００は、サービス提供者とは物理的に離れた場所に配置されたクラウドサーバであっても良い。この場合、サービス提供者は、インターネット（ＷＡＮのみならず、ＬＡＮ等のその他のネットワークを含むが、これに限られない）４００を介して、受付システムの管理及び運用を行うことができる。ユーザ端末３００は、例えばスマートフォン等の携帯端末であるが、これに限定されるものではなく、パソコンや、通信機能を有する他の電子機器であっても良い。 The reception system 10 is composed of a visitor reception terminal 100, a server (reception system server) 200, and a user terminal 300. The visitor reception terminal 100 can be configured by, for example, a tablet terminal, but is not limited to this, and may be, for example, a touch panel type display, a personal computer, or the like. The server 200 is a reception system server that is a main body that provides services of the reception system (and a program for realizing the reception system), and is owned or managed by a service provider (administrator of the reception system). The server 200 may be a cloud server located at a location physically separated from the service provider. In this case, the service provider can manage and operate the reception system via the Internet (including, but not limited to, not only WAN but also other networks such as LAN) 400. The user terminal 300 is, for example, a mobile terminal such as a smartphone, but is not limited to this, and may be a personal computer or another electronic device having a communication function.

来客用受付端末１００とサーバ２００とユーザ端末３００は、互いにインターネット４００を介して、互いに有線または無線通信が可能である。なお本実施形態は、インターネットに接続されていないＬＡＮ、またはルーターを介してインターネットに接続されているＬＡＮを介した通信にも適用可能である。本実施形態において、来客の訪問先である会社の担当者（ユーザ）として、ユーザＡ、Ｂ、Ｃ、…Ｘが存在するものとする。このため図１には、ユーザ端末３００として、ユーザＡ、Ｂ、Ｃ、…Ｘが有するユーザ端末３００ａ、３００ｂ、３００ｃ、…３００ｘが示されている。 The visitor reception terminal 100, the server 200, and the user terminal 300 can communicate with each other by wire or wirelessly via the Internet 400. The present embodiment can also be applied to communication via a LAN that is not connected to the Internet or a LAN that is connected to the Internet via a router. In the present embodiment, it is assumed that users A, B, C, ... X exist as persons in charge (users) of the company to which the visitor visits. Therefore, in FIG. 1, as the user terminal 300, the user terminals 300a, 300b, 300c, ... 300x possessed by the users A, B, C, ... X are shown.

来客用受付端末１００は、操作手段（第１の操作手段）１０１、処理手段１０２、記憶手段１０３、及び、通信手段（第１の通信手段）１０４を備えている。操作手段１０１は、来客が操作するために設けられており、表示手段の一部を備えて構成されたタッチパネル、ＱＲコード（登録商標）読み取り装置、名刺スキャン装置、手書き入力装置等で構成されるが、これらに限定されるものではなく、顔認証装置や声テキスト変換装置等を備えていても良い。なお、声を録音する装置を更に設けても良い。また操作手段１０１は、操作ボタン、キーボード、マウス等を備えていてもよい。処理手段１０２は、来客による操作手段１０１の操作に応じて、訪問先への通知を実行するために必要な各種処理を行うプロセッサ（ＣＰＵ）である。また処理手段１０２は、必要に応じて、サーバ２００のデータベース２０５を参照する。記憶手段１０３は、受付システム１０の一部を構成する来客用受付端末１００の各機能を実行するために必要なプログラムを記憶するメモリである。通信手段１０４は、インターネット４００を介して、サーバ２００との通信を行い、サーバ２００との間で必要な情報をやり取りする。 The visitor reception terminal 100 includes an operation means (first operation means) 101, a processing means 102, a storage means 103, and a communication means (first communication means) 104. The operation means 101 is provided for the visitor to operate, and is composed of a touch panel, a QR code (registered trademark) reading device, a business card scanning device, a handwriting input device, etc., which are configured to include a part of the display means. However, the present invention is not limited to these, and a face recognition device, a voice text conversion device, or the like may be provided. A device for recording a voice may be further provided. Further, the operating means 101 may include operation buttons, a keyboard, a mouse, and the like. The processing means 102 is a processor (CPU) that performs various processes necessary for executing notification to a visited destination in response to an operation of the operating means 101 by a visitor. Further, the processing means 102 refers to the database 205 of the server 200 as necessary. The storage means 103 is a memory that stores a program necessary for executing each function of the visitor reception terminal 100 that constitutes a part of the reception system 10. The communication means 104 communicates with the server 200 via the Internet 400, and exchanges necessary information with the server 200.

サーバ２００は、通信手段（第２の通信手段）２０１、処理手段２０２、及び、記憶手段２０３を備えている。通信手段２０１は、インターネット４００を介して、来客用受付端末１００や各ユーザ端末３００との間で通信が可能である。通信手段２０１は、例えば、来客用受付端末１００から来客情報（訪問者の会社名や氏名等を示すテキスト情報）を受信するとともに、訪問先（担当者のユーザ端末３００）への通知を行う。 The server 200 includes a communication means (second communication means) 201, a processing means 202, and a storage means 203. The communication means 201 can communicate with the visitor reception terminal 100 and each user terminal 300 via the Internet 400. The communication means 201 receives, for example, visitor information (text information indicating the company name, name, etc. of the visitor) from the visitor reception terminal 100, and notifies the visit destination (user terminal 300 of the person in charge).

処理手段２０２は、来客用受付端末１００から送信された来客情報に基づいて、訪問先への通知を実行するために必要な各種処理を行うプロセッサ（ＣＰＵ）である。本実施形態において、処理手段２０２は、来客により来客用受付端末１００を介して入力された来客情報及び訪問先情報（訪問先の会社の担当者の氏名や部署等を示すテキスト情報）を取得する取得手段２０２ａ、および、来客情報と予め登録された音声情報（例えば、予め記憶手段２０３に記憶された音声情報）とに基づいて音声データを生成する生成手段２０２ｂを有する。また必要に応じて、生成手段２０２ｂは、来客情報と予め登録された表示情報（記憶手段２０３に記憶された表示情報）とに基づいて表示データを生成しても良い。 The processing means 202 is a processor (CPU) that performs various processes necessary for executing notification to a visited destination based on the visitor information transmitted from the visitor reception terminal 100. In the present embodiment, the processing means 202 acquires the visitor information and the visit destination information (text information indicating the name, department, etc. of the person in charge of the visited company) input by the visitor via the visitor reception terminal 100. The acquisition means 202a and the generation means 202b that generate voice data based on the visitor information and the voice information registered in advance (for example, the voice information stored in the storage means 203 in advance). Further, if necessary, the generation means 202b may generate display data based on the visitor information and the display information registered in advance (display information stored in the storage means 203).

記憶手段２０３は、受付システムの全体の動作を統括して各動作を管理するためのプログラム（受付システムプログラム）２０４を記憶するメモリである。また記憶手段２０３には、来客情報や各担当者の端末情報（各ユーザ端末３００の情報）に関するデータベース２０５が記憶されている。各担当者の端末情報は、各ユーザ端末に電話番号が付与されている場合には、担当者や管理者がユーザ端末の電話番号（携帯電話番号）を逐一設定する必要がある。一方、各ユーザ端末３００にアプリをインストールしてアプリへの発信が可能である場合、アプリのログイン設定（例えば、メールアドレスとパスワード）のときに、ログイン設定を行った担当者の氏名とユーザ端末固有のＩＤ（ピアＩＤ）をサーバ２００へ送信することにより、自動的な紐づけが可能となる。 The storage means 203 is a memory that stores a program (reception system program) 204 for controlling the overall operation of the reception system and managing each operation. Further, the storage means 203 stores a database 205 regarding visitor information and terminal information of each person in charge (information of each user terminal 300). As for the terminal information of each person in charge, when a telephone number is assigned to each user terminal, the person in charge or the administrator needs to set the telephone number (mobile phone number) of the user terminal one by one. On the other hand, when the application is installed on each user terminal 300 and it is possible to make a call to the application, the name and user terminal of the person in charge who made the login setting at the time of the application login setting (for example, e-mail address and password). By transmitting a unique ID (peer ID) to the server 200, automatic association is possible.

処理手段２０２は、プログラム２０４を実行し、インターネット４００を介して来客用受付端末１００から送信された来客情報に基づいて、必要に応じてデータベース２０５を参照しつつ、訪問先（担当者のユーザ端末３００）を特定するとともに、担当者のユーザ端末３００への通知方法（アプリへの通知、電話番号への通知、又は、チャットツールへの通知等）を特定する。なお訪問先は、来客用受付端末１００を介して来客が特定する場合や、サーバ２００に予め登録されている場合のいずれでも良い。担当者のユーザ端末３００への通知方法は、データベース２０５に登録されている。通信手段２０１は、処理手段２０２により特定された通知方法で、担当者のユーザ端末３００への通知を行う。なお、サーバ２００の少なくとも一部の機能をサービス提供者が所有及び管理するサーバにより実現し、サーバ２００の他の一部の機能をサービス提供者が所有及び管理するサーバとは異なるクラウドサーバにより実現するように構成してもよい。 The processing means 202 executes the program 204, and based on the visitor information transmitted from the visitor reception terminal 100 via the Internet 400, while referring to the database 205 as necessary, the visit destination (user terminal of the person in charge). In addition to specifying 300), the method of notifying the user terminal 300 of the person in charge (notification to the application, notification to the telephone number, notification to the chat tool, etc.) is specified. The destination may be specified by the visitor via the visitor reception terminal 100 or may be registered in advance on the server 200. The method of notifying the user terminal 300 of the person in charge is registered in the database 205. The communication means 201 notifies the user terminal 300 of the person in charge by the notification method specified by the processing means 202. At least a part of the functions of the server 200 is realized by a server owned and managed by the service provider, and some other functions of the server 200 are realized by a cloud server different from the server owned and managed by the service provider. It may be configured to do so.

ユーザ端末３００は、通信手段（第３の通信手段）３０１、処理手段３０２、表示手段３０３、操作手段（第２の操作手段）３０４、及び、記憶手段３０５を備えている。通信手段３０１は、サーバ２００からの通知を受信する。処理手段３０２は、ユーザ毎にサーバ２００により特定された通知方法に従って、サーバ２００から受信した来客情報を通知するために必要な各種処理を行う。表示手段３０３は、液晶パネルや有機ＥＬ等のディスプレイであり、サーバ２００から受信した来客情報を、前述の通知方法に従って表示する。操作手段３０４は、操作ボタン等で構成することができ、表示手段３０３の一部を備えて構成されたタッチパネル等であっても良い。 The user terminal 300 includes a communication means (third communication means) 301, a processing means 302, a display means 303, an operation means (second operation means) 304, and a storage means 305. The communication means 301 receives the notification from the server 200. The processing means 302 performs various processes necessary for notifying the visitor information received from the server 200 according to the notification method specified by the server 200 for each user. The display means 303 is a display such as a liquid crystal panel or an organic EL, and displays the visitor information received from the server 200 according to the above-mentioned notification method. The operation means 304 can be configured by an operation button or the like, and may be a touch panel or the like provided with a part of the display means 303.

記憶手段３０５は、本実施形態の受付システム１０を実行するためのプログラムのうち、ユーザ端末３００において実行される機能を実現するためのプログラム（アプリケーションソフト、以下、「アプリ」という）を記憶するメモリである。このプログラム（アプリ）は、インターネットを介してユーザ端末３００にダウンロードして記憶手段３０５にインストールすることができる。本実施形態の受付システム１０の全体の機能は、来客用受付装置１００にインストールされるプログラム（来客用受付装置用プログラム）と、サーバ２００に格納されるプログラム（サーバ用プログラム）と、ユーザ端末３００のそれぞれにインストールされるプログラム（ユーザ端末用プログラム、すなわちユーザ端末にインストールされたアプリ）とを動作させて実現することが可能である。 The storage means 305 is a memory for storing a program (application software, hereinafter referred to as “application”) for realizing a function executed by the user terminal 300 among the programs for executing the reception system 10 of the present embodiment. Is. This program (application) can be downloaded to the user terminal 300 via the Internet and installed in the storage means 305. The overall functions of the reception system 10 of the present embodiment are a program installed in the visitor reception device 100 (visit reception device program), a program stored in the server 200 (server program), and a user terminal 300. It is possible to realize by operating the program (the program for the user terminal, that is, the application installed on the user terminal) installed in each of the above.

（受付システム１０の全体処理）
次に、図２を用いて、受付システム１０の全体処理について説明する。図２は、受付システム１０の全体処理を示すフローチャートである。まずステップＳ１０１において、受付システム１０は、来客の操作に応じて、来客用受付端末１００による処理を行う。本実施形態において、来客は、受付システム１０により、主に、氏名や所属等の来客情報、及び訪問先の担当者の氏名や所属等の訪問先情報を入力する。続いてステップＳ１０２において、受付システム１０は、来客用受付端末１００から送信された情報に基づいて、サーバ２００による処理を行う。サーバ２００は、主に、指定された担当者のユーザ端末３００に対して、登録された通知方法に従って来客通知を行うための処理を行う（例えば、来客により入力された情報に基づいて音声合成技術を用いて音声データを生成し、その音声データを用いて特定のユーザ端末３００へ来客通知を行う）。続いてステップＳ１０３において、受付システム１０は、サーバ２００からの指示に従って、来客の訪問先である担当者のユーザ端末３００による処理を行う。担当者は、ユーザ端末３００において来客通知を受信すると、それに応答することができる。 (Overall processing of reception system 10)
Next, the overall processing of the reception system 10 will be described with reference to FIG. FIG. 2 is a flowchart showing the overall processing of the reception system 10. First, in step S101, the reception system 10 performs processing by the visitor reception terminal 100 in response to the visitor's operation. In the present embodiment, the visitor mainly inputs the visitor information such as the name and affiliation, and the visit destination information such as the name and affiliation of the person in charge of the visit by the reception system 10. Subsequently, in step S102, the reception system 10 performs processing by the server 200 based on the information transmitted from the visitor reception terminal 100. The server 200 mainly performs a process for notifying the user terminal 300 of the designated person in charge according to the registered notification method (for example, a voice synthesis technique based on the information input by the visitor). Is used to generate voice data, and the voice data is used to notify a specific user terminal 300 of a visitor). Subsequently, in step S103, the reception system 10 performs processing by the user terminal 300 of the person in charge who is the visit destination of the visitor according to the instruction from the server 200. When the person in charge receives the visitor notification on the user terminal 300, the person in charge can respond to it.

（来客用受付端末１００の処理）
次に、図３を用いて、受付システム１０の来客用受付端末１００の処理（ステップＳ１０１）について詳述する。図３は、来客用受付端末１００の処理を示すフローチャートである。 (Processing of reception terminal 100 for visitors)
Next, the process (step S101) of the visitor reception terminal 100 of the reception system 10 will be described in detail with reference to FIG. FIG. 3 is a flowchart showing the processing of the visitor reception terminal 100.

本実施形態において、受付システム１０は、担当者からの指示（アポイント）に従って、来客予定者のメールアドレス等の連絡先に、事前にＱＲコード（登録商標）を送付することができる。このため、まずステップＳ２０１において、来客に事前にＱＲコード（登録商標）を送付済みであるか否かに応じて、来客用受付端末１００の処理が分岐する。来客に事前にＱＲコード（登録商標）を送付済みである場合、ステップＳ２０２へ進む。ステップＳ２０２において、来客用受付端末１００の操作手段１０１の一部を構成するＱＲコード（登録商標）読み取り装置は、来客によりＱＲコード（登録商標）が提示されたか否かを判定する。ＱＲコード（登録商標）が提示されない場合、ステップＳ２０２を繰り返す。一方、ＱＲコード（登録商標）が提示された場合、ステップＳ２０５へ進む。ステップＳ２０５において、処理手段１０２は、ＱＲコード（登録商標）を読み取る。そして通信手段１０４は、入力情報（ＱＲコード（登録商標）のコード情報）をサーバ２００へ送信する。なお本実施形態において、ＱＲコード（登録商標）以外の二次元コードを用いても良い。 In the present embodiment, the reception system 10 can send the QR code (registered trademark) in advance to the contact information such as the e-mail address of the prospective visitor according to the instruction (appointment) from the person in charge. Therefore, first, in step S201, the process of the visitor reception terminal 100 branches depending on whether or not the QR code (registered trademark) has been sent to the visitor in advance. If the QR code (registered trademark) has been sent to the visitor in advance, the process proceeds to step S202. In step S202, the QR code (registered trademark) reading device that constitutes a part of the operating means 101 of the visitor reception terminal 100 determines whether or not the QR code (registered trademark) is presented by the visitor. If the QR code (registered trademark) is not presented, step S202 is repeated. On the other hand, when the QR code (registered trademark) is presented, the process proceeds to step S205. In step S205, the processing means 102 reads the QR code (registered trademark). Then, the communication means 104 transmits the input information (the code information of the QR code (registered trademark)) to the server 200. In this embodiment, a two-dimensional code other than the QR code (registered trademark) may be used.

一方、ステップＳ２０１にて来客に事前にＱＲコード（登録商標）を送付していない場合、ステップＳ２０３へ進む。ステップＳ２０３において、来客は、操作手段１０１を介して、訪問先の担当者を選択する。本実施形態において、訪問先の担当者となりうる全ユーザのデータは、記憶手段１０３又はサーバ２００のデータベース２０５に格納されている。来客は、来客用受付端末１００に提示されるユーザの中から、訪問先の担当者の氏名や、担当部署、総合受付、又は荷受担当等を、操作手段１０１を介して選択することができる。なお本実施形態において、来客は、操作手段１０１を介して、訪問先の複数の担当者を選択することもできる。この場合、複数の担当者に対して、来客の訪問があったことを同時に通知することができる。 On the other hand, if the QR code (registered trademark) has not been sent to the visitor in advance in step S201, the process proceeds to step S203. In step S203, the visitor selects the person in charge of the visit via the operating means 101. In the present embodiment, the data of all users who can be the person in charge of the visited destination is stored in the storage means 103 or the database 205 of the server 200. The visitor can select the name of the person in charge of the visit, the department in charge, the general receptionist, the person in charge of receiving goods, etc. from the users presented on the visitor reception terminal 100 via the operation means 101. In the present embodiment, the visitor can also select a plurality of persons in charge of the visit via the operation means 101. In this case, it is possible to notify a plurality of persons in charge of the visit of a visitor at the same time.

続いてステップＳ２０４において、来客は、操作手段１０１を介して、来客に関する情報（来客情報）を入力する。本実施形態において、操作手段１０１は、名刺スキャン装置、手書き入力装置、及び、（タッチパネル式の）キーボードを備えている。名刺スキャン装置は、来客により提示された名刺をスキャンして、ＯＣＲ技術により来客に関する情報を取得することができる。手書き入力装置は、来客が自身の氏名を手書きで入力するためのタッチペンを備えている。 Subsequently, in step S204, the visitor inputs information regarding the visitor (visitor information) via the operation means 101. In this embodiment, the operating means 101 includes a business card scanning device, a handwriting input device, and a (touch panel type) keyboard. The business card scanning device can scan the business card presented by the visitor and acquire information about the visitor by OCR technology. The handwriting input device is equipped with a touch pen for a visitor to input his / her name by handwriting.

続いてステップＳ２０５において、処理手段１０２は、ステップＳ２０３にて選択された訪問先の担当者（担当者のユーザ端末３００）に関する情報（訪問先情報）と、ステップＳ２０４にて入力された来客情報とを結び付ける。そして通信手段１０４は、サーバ２００へ入力情報として、来客情報（及び訪問先情報）をテキスト変換してテキスト情報として送信する。なお、入力情報がＱＲコード（登録商標）のコード情報である場合、コード情報がサーバ２００へ送信され、サーバ２００において来客用受付端末１００から送信されたＱＲコード（登録商標）のコード情報に基づいて、事前に登録されている来客情報を照会し、ＱＲコード（登録商標）をテキスト変換してテキスト情報としての来客情報（及び訪問先情報）を生成する。 Subsequently, in step S205, the processing means 102 includes information (visit destination information) regarding the person in charge of the visit destination (user terminal 300 of the person in charge) selected in step S203, and visitor information input in step S204. To connect. Then, the communication means 104 converts the visitor information (and the visit destination information) into text and transmits it as text information to the server 200 as input information. When the input information is the code information of the QR code (registered trademark), the code information is transmitted to the server 200, and the code information is based on the code information of the QR code (registered trademark) transmitted from the visitor reception terminal 100 on the server 200. Then, the visitor information registered in advance is inquired, and the QR code (registered trademark) is converted into text to generate visitor information (and visitor information) as text information.

（サーバ２００の処理）
次に、図４を用いて、受付システム１０のサーバ２００の処理（ステップＳ１０２）について詳述する。図４は、サーバ２００の処理を示すフローチャートである。 (Processing of server 200)
Next, the process of the server 200 of the reception system 10 (step S102) will be described in detail with reference to FIG. FIG. 4 is a flowchart showing the processing of the server 200.

まずステップＳ３０１において、サーバ２００は、通信手段２０１を介して、来客用受付端末１００から入力情報（来客情報、又はＱＲコード（登録商標）のコード情報）を受信する。受信した入力情報が来客情報である場合、来客情報がデータベース２０５に記憶される。ここで、入力情報がＱＲコード（登録商標）のコード情報である場合、処理手段２０２がコード情報に基づいて、事前に登録されている来客情報を照会して、来客情報を生成する。生成された来客情報は、データベース２０５に記憶される。続いてステップＳ３０２において、処理手段２０２は、例えば記憶手段２０３に格納されたデータベース２０５を参照して、ＱＲコード（登録商標）のコード情報に基づいて、来客の訪問を受ける担当者（訪問先情報）を特定する。続いてステップＳ３０３において、例えば記憶手段２０３に格納されたデータベース２０５を参照して、訪問先の担当者（担当者のユーザ端末３００）への通知方法を特定する。 First, in step S301, the server 200 receives input information (visit information or QR code (registered trademark) code information) from the visitor reception terminal 100 via the communication means 201. When the received input information is visitor information, the visitor information is stored in the database 205. Here, when the input information is the code information of the QR code (registered trademark), the processing means 202 inquires the pre-registered visitor information based on the code information and generates the visitor information. The generated visitor information is stored in the database 205. Subsequently, in step S302, the processing means 202 refers to, for example, the database 205 stored in the storage means 203, and is a person in charge of receiving a visitor's visit (visit destination information) based on the code information of the QR code (registered trademark). ) Is specified. Subsequently, in step S303, the method of notifying the person in charge of the visit (user terminal 300 of the person in charge) is specified by referring to, for example, the database 205 stored in the storage means 203.

続いてステップＳ３０４において、処理手段２０２は、ステップＳ３０３にて特定された通知方法がユーザ端末３００にインストールされたアプリへの通知であるか否かを判定する。ユーザ端末３００への通知方法がアプリへの通知である場合、ステップＳ３０５へ進む。ステップＳ３０５において、処理手段２０２は、ステップＳ３０１にて受信した来客情報を音声ファイル（音声データ）へ変換する。音声ファイルは、事前に登録された音声情報（固定の音声内容）としての音声ファイル（例えば、「××会社の＊＊様がお見えになりました」等）と、来客情報に応じて異なる音声ファイル（「××会社の＊＊様」のうち「××」及び「＊＊」）とを結合して生成される。これらの音声ファイルは、記憶手段２０３に記憶して予め登録しておくことができる。またこのとき、処理手段２０２は、来客情報と予め登録された表示情報（固定の表示内容）とに基づいて表示データを生成してもよい。ここで生成された音声データ及び表示データは、記憶手段２０３に記憶される。 Subsequently, in step S304, the processing means 202 determines whether or not the notification method specified in step S303 is a notification to the application installed on the user terminal 300. If the notification method to the user terminal 300 is a notification to the application, the process proceeds to step S305. In step S305, the processing means 202 converts the visitor information received in step S301 into a voice file (voice data). The audio file differs from the audio file as pre-registered audio information (fixed audio content) (for example, "You can see XX company **") and the visitor information. It is generated by combining audio files ("XX" and "**" of "XX company **"). These audio files can be stored in the storage means 203 and registered in advance. At this time, the processing means 202 may generate display data based on the visitor information and the display information (fixed display content) registered in advance. The audio data and display data generated here are stored in the storage means 203.

このとき取得手段２０２ａは、来客用受付端末１００からの受信信号に基づいて、来客がアポイント有りであることを示す発行済みＱＲコード（登録商標）を来客用受付端末１００に読み込ませたか否かを判定するように構成しても良い。発行済みＱＲコード（登録商標）を来客用受付端末１００に読み込ませたと判定された場合、生成手段２０２ｂは、更に、アポイント有りの来客であることを通知するための音声データ又は表示データを生成しても良い。一方、来客用受付端末１００が発行済みＱＲコード（登録商標）以外の方法で来客情報及び訪問先情報を取得した場合、生成手段２０２ｂは、更に、アポイント無しの来客であることを通知するための音声データ又は表示データを生成しても良い。 At this time, whether or not the acquisition means 202a has read the issued QR code (registered trademark) indicating that the visitor has an appointment into the visitor reception terminal 100 based on the reception signal from the visitor reception terminal 100. May be configured to determine. When it is determined that the issued QR code (registered trademark) has been read by the visitor reception terminal 100, the generation means 202b further generates voice data or display data for notifying that the visitor has an appointment. You may. On the other hand, when the visitor reception terminal 100 acquires the visitor information and the visit destination information by a method other than the issued QR code (registered trademark), the generation means 202b further notifies that the visitor has no appointment. Audio data or display data may be generated.

続いてステップＳ３０６において、処理手段２０２は、ＷｅｂＲＴＣ（ＷｅｂＲｅａｌ−ＴｉｍｅＣｏｍｍｕｎｉｃａｔｉｏｎ）によりユーザ端末３００にインストールされたアプリへ発信する。ここで、ＷｅｂＲＴＣは、ウェブブラウザやモバイルアプリケーションにＡＰＩ（ＡｐｐｌｉｃａｔｉｏｎＰｒｏｇｒａｍｍｉｎｇＩｎｔｅｒｆａｃｅ）経由でリアルタイム通信を提供するプロジェクトである。ウェブページ内で直接のピア・ツー・ピア（Ｐ２Ｐ）通信によって、プラグインのインストールやネイティブアプリのダウンロードを必要とせずに、ウェブブラウザ間の電話やチャット等が可能になる。なお本実施形態において、ＷｅｂＲＴＣは一例に過ぎず、ピア・ツー・ピア（Ｐ２Ｐ）通信を行う他の規格を用いても良い。続いてステップＳ３１５において、通信手段２０１は、担当者のユーザ端末３００へ、アプリへの発信により来客の通知を行う。このように通信手段２０１は、ＷｅｂＲＴＣ等のピア・ツー・ピア通信により、記憶手段２０３に記憶された音声データをユーザ端末３００へ送信することにより、ユーザ端末３００への来客通知を行う。本実施形態において、通信手段２０１は、ステップＳ３０５にて生成された音声データを、ＶｏＩＰ（ＶｏｉｃｅｏｖｅｒＩｎｔｅｒｎｅｔＰｒｏｔｏｃｏｌ）により、音声を符号化および圧縮しパケットに変換したものをＩＰネットワークを介してリアルタイムで伝送する。また、ステップＳ３０５にて音声データに加えて表示データが生成されている場合、通信手段２０１は、音声データに加えて、記憶手段２０３に記憶された表示データをユーザ端末へ送信することにより、ユーザ端末への来客通知を行う。なお、表示データは、ピア・ツー・ピア通信に限定されるものではなく、ＨＴＴＰ通信などの他の通信方法により送信しても良い。 Subsequently, in step S306, the processing means 202 transmits to the application installed on the user terminal 300 by WebRTC (Web Real-Time Communication). Here, WebRTC is a project to provide real-time communication to a web browser or a mobile application via API (Application Programming Interface). Direct peer-to-peer (P2P) communication within a web page enables phone calls and chats between web browsers without the need to install plugins or download native apps. In this embodiment, WebRTC is only an example, and other standards for performing peer-to-peer (P2P) communication may be used. Subsequently, in step S315, the communication means 201 notifies the user terminal 300 of the person in charge of the visitor by transmitting to the application. In this way, the communication means 201 notifies the user terminal 300 of the visitor by transmitting the voice data stored in the storage means 203 to the user terminal 300 by peer-to-peer communication such as WebRTC. In the present embodiment, the communication means 201 encodes and compresses the voice data generated in step S305 by VoIP (VoIP over Internet Protocol) into packets, and converts the voice data into packets in real time via an IP network. To transmit. Further, when the display data is generated in addition to the voice data in step S305, the communication means 201 transmits the display data stored in the storage means 203 in addition to the voice data to the user terminal, thereby causing the user. Notify the visitor to the terminal. The display data is not limited to peer-to-peer communication, and may be transmitted by other communication methods such as HTTP communication.

一方、ステップＳ３０４にてユーザ端末３００への通知方法がアプリへの通知ではない場合、ステップＳ３０７へ進む。ステップＳ３０７において、処理手段２０２は、ステップＳ３０３にて特定された通知方法が電話番号への通知であるか否かを判定する。通知方法が電話番号への通知である場合、ステップＳ３０８へ進む。ステップＳ３０８において、処理手段２０２は、ステップＳ３０１にて受信した来客情報を音声ファイルへ変換する。続いてステップＳ３０９において、通信手段２０１は、担当者のユーザ端末３００の電話番号へ発信する。これによりステップＳ３１５において、通信手段２０１は、担当者のユーザ端末３００へ、電話番号への通知により来客の通知を行う。 On the other hand, if the notification method to the user terminal 300 is not the notification to the application in step S304, the process proceeds to step S307. In step S307, the processing means 202 determines whether or not the notification method specified in step S303 is a notification to a telephone number. If the notification method is notification to a telephone number, the process proceeds to step S308. In step S308, the processing means 202 converts the visitor information received in step S301 into an audio file. Subsequently, in step S309, the communication means 201 makes a call to the telephone number of the user terminal 300 of the person in charge. As a result, in step S315, the communication means 201 notifies the user terminal 300 of the person in charge of the visitor by notifying the telephone number.

一方、ステップＳ３０７にてユーザ端末３００への通知方法が電話番号への通知ではない場合、ステップＳ３１０へ進む。ステップＳ３１０において、処理手段２０２は、ステップＳ３０３にて特定された通知方法がチャットツールへの通知であるか否かを判定する。通知方法がチャットツールへの通知である場合、ステップＳ３１１へ進む。ステップＳ３１１において、処理手段２０２は、ステップＳ３０１にて受信した来客情報をチャット形式へ変換する。続いてステップＳ３１２において、通信手段２０１は、担当者のユーザ端末３００へ、担当者が利用しているチャットツールへの通知を行う。これによりステップＳ３１５において、通信手段２０１は、担当者のユーザ端末３００へ、チャットツールへの通知により来客の通知を行う。 On the other hand, if the notification method to the user terminal 300 is not the notification to the telephone number in step S307, the process proceeds to step S310. In step S310, the processing means 202 determines whether or not the notification method specified in step S303 is a notification to the chat tool. If the notification method is notification to the chat tool, the process proceeds to step S311. In step S311 the processing means 202 converts the visitor information received in step S301 into a chat format. Subsequently, in step S312, the communication means 201 notifies the user terminal 300 of the person in charge of the chat tool used by the person in charge. As a result, in step S315, the communication means 201 notifies the user terminal 300 of the person in charge of the visitor by notifying the chat tool.

一方、ステップＳ３１０にてユーザ端末３００への通知方法がチャットツールへの通知ではない場合、ステップＳ３１３へ進む。ステップＳ３１３において、処理手段２０２は、ステップＳ３０１にて受信した来客情報をメール形式へ変換する。続いてステップＳ３１４において、通信手段２０１は、担当者のユーザ端末３００へ、担当者のメールアドレスへ来客通知を送信する。これによりステップＳ３１５において、通信手段２０１は、担当者のユーザ端末３００へ、メールへの通知により来客の通知を行う。 On the other hand, if the notification method to the user terminal 300 is not the notification to the chat tool in step S310, the process proceeds to step S313. In step S313, the processing means 202 converts the visitor information received in step S301 into an email format. Subsequently, in step S314, the communication means 201 transmits a visitor notification to the user terminal 300 of the person in charge to the e-mail address of the person in charge. As a result, in step S315, the communication means 201 notifies the user terminal 300 of the person in charge of the visitor by notifying the user by e-mail.

（ユーザ端末３００の処理）
次に、図５及び図６を用いて、受付システム１０のユーザ端末３００の処理（ステップＳ１０３）について詳述する。図５は、ユーザ端末３００の処理を示すフローチャートである。図６は、ユーザ端末３００（例えばユーザ端末３００ａ）が音声電話で来客通知を受信した場合の画面の一例である。図６（ａ）は、ユーザ端末３００ａの来客通知の着信画面を示す。図６（ｂ）は、ユーザ端末３００ａの通話画面（音声案内画面）を示す。図６（ｃ）は、ユーザ端末３００ａ（担当者）が対応できない場合にチャットルーム上で来客情報を通知するための表示画面を示す。図６（ｄ）は、ユーザ端末３００ａの通話が終了したときのチャットルーム上の表示画面（来訪情報詳細画面）を示す。本実施形態において、複数のユーザ（複数のユーザ端末３００ａ〜３００ｘ）が特定のルーム（グループ）に登録されているものとする。また本実施形態において、このグループに登録されたユーザ同士で、ユーザ端末を用いてチャット（チャットルーム上）でのやり取り（通信）が可能である。なお、担当者のユーザ端末３００ａを第１のユーザ端末、グループに登録されている他のユーザ端末（グループに登録されている他の一つ又は全てのユーザ端末）３００ｂ〜３００ｘを第２のユーザ端末という。なお、図６（ｃ）および図６（ｄ）は、ユーザ端末３００ａ〜３００ｘで確認及び操作可能な画面である。 (Processing of user terminal 300)
Next, the process (step S103) of the user terminal 300 of the reception system 10 will be described in detail with reference to FIGS. 5 and 6. FIG. 5 is a flowchart showing the processing of the user terminal 300. FIG. 6 is an example of a screen when the user terminal 300 (for example, the user terminal 300a) receives the visitor notification by voice telephone. FIG. 6A shows an incoming screen for a visitor notification of the user terminal 300a. FIG. 6B shows a call screen (voice guidance screen) of the user terminal 300a. FIG. 6C shows a display screen for notifying visitor information on the chat room when the user terminal 300a (person in charge) cannot handle it. FIG. 6D shows a display screen (visit information detail screen) on the chat room when the call of the user terminal 300a ends. In this embodiment, it is assumed that a plurality of users (plurality of user terminals 300a to 300x) are registered in a specific room (group). Further, in the present embodiment, users registered in this group can exchange (communicate) in a chat (on a chat room) using a user terminal. The user terminal 300a of the person in charge is the first user terminal, and other user terminals registered in the group (one or all other user terminals registered in the group) 300b to 300x are the second users. It is called a terminal. 6 (c) and 6 (d) are screens that can be confirmed and operated on the user terminals 300a to 300x.

まずステップＳ４０１において、来客の訪問先である担当者のユーザ端末（第１のユーザ端末）３００は、通信手段３０１を介して、サーバ２００から来客の通知を受信する。ここで、担当者のユーザ端末３００への通知方法がアプリへの通知であって、かつ生成手段２０２ｂが来客情報（氏名や会社名や、アポイントの有無等）に基づいて表示データを生成する場合、担当者のユーザ端末３００は、自身のユーザ端末の電話帳に来客情報が登録されていなくても、来客の氏名や会社名等の来客情報を担当者のユーザ端末３００の着信画面に表示させることができる。 First, in step S401, the user terminal (first user terminal) 300 of the person in charge who is the visit destination of the visitor receives the visitor's notification from the server 200 via the communication means 301. Here, the method of notifying the user terminal 300 of the person in charge is the notification to the application, and the generation means 202b generates the display data based on the visitor information (name, company name, presence / absence of appointment, etc.). In this case, the user terminal 300 of the person in charge displays the visitor information such as the name and company name of the visitor on the incoming screen of the user terminal 300 of the person in charge even if the visitor information is not registered in the telephone directory of the user terminal of the person in charge. Can be made to.

続いてステップＳ４０２において、処理手段３０２は、担当者がサーバ２００からの通知に応答したか否かを判定する。担当者がサーバ２００からの通知に応答した場合、ステップＳ４０３へ進む。ステップＳ４０３において、担当者のユーザ端末（第１のユーザ端末）３００は、第２のユーザ端末のチャットで対応済みメッセージを表示させる。ここで、サーバ２００からの来客通知がＷｅｂＲＴＣ等のピア・ツー・ピア通信で音声データがユーザ端末３００へ送信された場合、担当者がユーザ端末でその来客通知（音声電話）に応答したことをもって、すなわち応答ボタンを押したことをもって、担当者のユーザ端末の処理手段３０２は、チャットで対応済みメッセージを表示させる。これにより、グループに登録されている他のユーザは、担当者が来客通知に対応したことを知ることができる。なお、担当者のユーザ端末３００ａでは、担当者が通話中は図６（ｂ)が表示される（ステップ符号の記載省略）。 Subsequently, in step S402, the processing means 302 determines whether or not the person in charge has responded to the notification from the server 200. When the person in charge responds to the notification from the server 200, the process proceeds to step S403. In step S403, the user terminal (first user terminal) 300 of the person in charge displays the corresponding message in the chat of the second user terminal. Here, when the visitor notification from the server 200 is transmitted to the user terminal 300 by peer-to-peer communication such as WebRTC, the person in charge responds to the visitor notification (voice telephone) at the user terminal. That is, when the response button is pressed, the processing means 302 of the user terminal of the person in charge displays the corresponding message in the chat. As a result, other users registered in the group can know that the person in charge has responded to the visitor notification. In the user terminal 300a of the person in charge, FIG. 6B is displayed while the person in charge is talking (the description of the step code is omitted).

本実施形態において、担当者は、来客通知（音声電話）に対して通話を終了する終了ボタン６０５を押すことにより、チャットへの通知がなされる。すなわち、音声電話を受けた際に、担当者のユーザ端末３００ａの画面（表示手段３０３ａ）には、他のユーザに対して担当者が対応したか否かを通知するための対応ボタンが表示されない。なお、終了ボタン６０５を押すタイミングではなく、担当者Ａが通話を開始する応答ボタン６０１を押すタイミングで、チャットへの通知がなされるようにしても良い。図７は、比較例としてのユーザ端末が音声電話を受けた場合に表示される画面である。 In the present embodiment, the person in charge notifies the chat by pressing the end button 605 to end the call in response to the visitor notification (voice call). That is, when receiving a voice call, the response button for notifying other users of whether or not the person in charge has responded is not displayed on the screen (display means 303a) of the user terminal 300a of the person in charge. .. Note that the chat may be notified at the timing when the person in charge A presses the answer button 601 to start the call, not at the timing when the end button 605 is pressed. FIG. 7 is a screen displayed when a user terminal as a comparative example receives a voice call.

図６（ａ）に示されるように、担当者Ａのユーザ端末３００ａが来客通知を受けた場合、表示手段（第１の表示手段）３０３ａに来客通知が表示されるとともに、表示内容と同様の音声が流れる。これに対して、担当者Ａは、通話を開始する応答ボタン６０１を押すことにより来客との通話が可能となる。また担当者Ａは、図６（ｂ）に示されるように、通話を終了する終了ボタン６０５を押すことで来客との通話が終了する。また本実施形態において、担当者Ａが応答ボタン６０１又は終了ボタン６０５を押すと、グループに登録されている他のユーザ端末３００ｂ〜３００ｘに、チャットで担当者Ａが対応済み（対応完了）であることを通知し、図６（ｄ）に示されるように、ユーザ端末３００ｂ〜３００ｘの表示手段（第２の表示手段）３０３ｂ〜３０３ｘ上に、チャットで担当者Ａが対応済み（対応完了）であることを表示することができる。なおこのとき、対応ボタン６０３及びＨＥＬＰボタン６０４の選択を不可にしてもよく、また対応ボタン６０３及びＨＥＬＰボタン６０４の文字をグレー等にして選択不可のボタンの文字がユーザに分かるようにしてもよい。 As shown in FIG. 6A, when the user terminal 300a of the person in charge A receives the visitor notification, the visitor notification is displayed on the display means (first display means) 303a, and the same as the display contents. Audio is played. On the other hand, the person in charge A can make a call with the visitor by pressing the answer button 601 to start the call. Further, as shown in FIG. 6B, the person in charge A presses the end button 605 to end the call to end the call with the visitor. Further, in the present embodiment, when the person in charge A presses the response button 601 or the end button 605, the person in charge A has already responded to the other user terminals 300b to 300x registered in the group by chat (correspondence completed). Notifying that, as shown in FIG. 6D, the person in charge A has already responded (completion of correspondence) by chat on the display means (second display means) 303b to 303x of the user terminals 300b to 300x. It can be displayed that there is. At this time, the characters of the corresponding button 603 and the HELP button 604 may be disabled, or the characters of the corresponding button 603 and the HELP button 604 may be grayed out so that the user can understand the characters of the non-selectable button. ..

以上のように、本実施形態によれば、電話を受けた担当者Ａは、図６（ａ）または図６（ｂ）に示されるように応答ボタン６０１又は終了ボタン６０５を押すだけで他のユーザへ対応した旨の通知を行うことができるため、図７に示されるように応答ボタンや終了ボタンの他に更に対応完了ボタン７０２（他のユーザへ対応済みである旨の通知を行うためのボタン）を画面上に表示させる工程、及び、担当者が対応完了ボタン７０２を押す手間を省くことができる。 As described above, according to the present embodiment, the person in charge A who receives the call simply presses the answer button 601 or the end button 605 as shown in FIG. 6 (a) or FIG. 6 (b). Since it is possible to notify the user that the correspondence has been made, as shown in FIG. 7, in addition to the response button and the end button, the correspondence completion button 702 (for notifying other users that the correspondence has been completed). It is possible to save the process of displaying the button) on the screen and the trouble of the person in charge pressing the response completion button 702.

続いて、図５のステップＳ４０９において、処理手段３０２は、対応完了として、受付システム１０による処理を終了する。 Subsequently, in step S409 of FIG. 5, the processing means 302 ends the processing by the reception system 10 as the correspondence is completed.

一方、ステップＳ４０２にて担当者が拒否ボタン６０２を押下した場合、ステップＳ４０４へ進む。なおこのとき、図６（ｃ）のように、担当者のユーザ端末３００ａ及び他のユーザ端末３００ｂ〜３００ｘに対応ボタン６０３及びＨＥＬＰボタン６０４を表示させて、いずれかを選択できるようにしても良い。ステップＳ４０４において、処理手段３０２は、チャットへ通知する。すなわち、グループに登録されている担当者が拒否ボタン６０２を押下した場合、担当者のユーザ端末の処理手段３０２は、グループに登録されている他のユーザ端末でも見ることができるチャットルーム用のサーバ２００へ担当者のユーザ端末が応答しないことを通知する。サーバ２００上のチャットルームに担当者のユーザ端末３００から拒否ボタン６０２押下による通知を受けたことをもって、担当者のユーザ端末３００ａだけではなく、他のユーザ端末３００ｂ〜３００ｘにも図６（ｃ)を表示させる。これにより、グループに登録されている他のユーザは、担当者が応答していないことをチャットで知ることができる。 On the other hand, when the person in charge presses the refusal button 602 in step S402, the process proceeds to step S404. At this time, as shown in FIG. 6C, the corresponding button 603 and the HELP button 604 may be displayed on the user terminal 300a of the person in charge and the other user terminals 300b to 300x so that either one can be selected. .. In step S404, the processing means 302 notifies the chat. That is, when the person in charge registered in the group presses the reject button 602, the processing means 302 of the user terminal of the person in charge is a server for the chat room that can be viewed by other user terminals registered in the group. Notify 200 that the user terminal of the person in charge does not respond. When the chat room on the server 200 is notified by the user terminal 300 of the person in charge by pressing the reject button 602, not only the user terminal 300a of the person in charge but also other user terminals 300b to 300x are notified in FIG. 6 (c). Is displayed. As a result, other users registered in the group can know by chat that the person in charge is not responding.

続いてステップＳ４０５において、処理手段３０２は、担当者が操作手段３０４の一部を構成する対応ボタン６０３を押下したか否か（すなわち、担当者が来客に対応する旨の意思表示を行ったか否か）を判定する。担当者が対応ボタンを押下した場合、ステップＳ４０３へ進む。 Subsequently, in step S405, the processing means 302 indicates whether or not the person in charge has pressed the corresponding button 603 that constitutes a part of the operating means 304 (that is, whether or not the person in charge has made a manifestation of intention to respond to the visitor). ) Is judged. When the person in charge presses the corresponding button, the process proceeds to step S403.

一方、ステップＳ４０５にて担当者が対応ボタン６０３を押下しない場合、ステップＳ４０６へ進む（なお、ステップＳ４０５、Ｓ４０６は同じステップで処理してもよい。また、ステップＳ４０５、Ｓ４０６は、他のユーザ端末でも同じ処理を行えるようにしてもよい）。つまり、ステップＳ４０６において、担当者は、操作手段３０４の一部を構成するＨＥＬＰボタン６０４を押下する（すなわち担当者は、例えば外出中のため来客に対応することができない旨の意思表示を行う）。担当者によるＨＥＬＰボタン６０４の押下により、処理手段３０２は、担当者が来客に対応できないと判定する。なお、担当者が通知に気付かない場合（第１のユーザ端末が操作されない場合等）、他のユーザが、所持する第２のユーザ端末のチャット上の通知を確認し、さらに担当者が対応していないこと（例えば、対応ボタンやＨＥＬＰボタンが押下されていないこと）を確認して、担当者に代わって自発的に対応するように構成しても良い。 On the other hand, if the person in charge does not press the corresponding button 603 in step S405, the process proceeds to step S406 (note that steps S405 and S406 may be processed in the same step. Further, steps S405 and S406 are other user terminals. But you may be able to do the same thing). That is, in step S406, the person in charge presses the HELP button 604 that constitutes a part of the operating means 304 (that is, the person in charge makes a manifestation that he / she cannot respond to the visitor because he / she is out, for example). .. When the person in charge presses the HELP button 604, the processing means 302 determines that the person in charge cannot respond to the visitor. If the person in charge does not notice the notification (such as when the first user terminal is not operated), another user confirms the notification on the chat of the second user terminal possessed by the person in charge, and the person in charge responds further. It may be configured to voluntarily respond on behalf of the person in charge by confirming that the response button or HELP button is not pressed (for example, the corresponding button or HELP button is not pressed).

続いてステップＳ４０７において、処理手段３０２は、担当者が来客に対応することができないため、対応要請情報を生成する。そして通信手段３０１は、対応要請情報をグループに登録されている他のユーザ端末（第２のユーザ端末）に送信する。これにより、グループに登録されている他のユーザ端末には、チャットで、担当者からの対応要請が表示される（図示省略）。 Subsequently, in step S407, the processing means 302 generates response request information because the person in charge cannot respond to the visitor. Then, the communication means 301 transmits the response request information to another user terminal (second user terminal) registered in the group. As a result, the response request from the person in charge is displayed in the chat on the other user terminals registered in the group (not shown).

続いてステップＳ４０８において、処理手段３０２は、再通知上限（再通知の上限回数）に達したか否かを判定する。再通知上限に達していない場合、ステップＳ４０４へ戻り、処理手段３０２は、チャットへ再通知する。一方、再通知上限に達した場合、ステップＳ４１０へ進む。ステップＳ４１０において、処理手段３０２は、通知終了として、受付システム１０による処理を終了する。本実施形態において、例えば、第１のユーザ端末の第３の通信手段は、第２のユーザ端末の応答があった場合には第２のユーザ端末への対応要請情報の送信を終了し、第２のユーザ端末の応答がない場合には第２のユーザ端末の応答があるまで第２のユーザ端末への対応要請情報の送信を所定の回数（再通知の上限回数）だけ繰り返す。 Subsequently, in step S408, the processing means 302 determines whether or not the re-notification upper limit (upper limit number of re-notifications) has been reached. If the re-notification upper limit has not been reached, the process returns to step S404, and the processing means 302 re-notifies the chat. On the other hand, when the re-notification upper limit is reached, the process proceeds to step S410. In step S410, the processing means 302 ends the processing by the reception system 10 as the notification end. In the present embodiment, for example, the third communication means of the first user terminal ends the transmission of the response request information to the second user terminal when there is a response from the second user terminal, and the second If there is no response from the second user terminal, the transmission of the response request information to the second user terminal is repeated a predetermined number of times (upper limit number of re-notifications) until there is a response from the second user terminal.

第１のユーザ端末は、通知終了の場合、すなわちサーバ２００から来客通知を受信してもユーザが応答しない場合、表示手段３０３に所定の表示データを履歴として表示する。ここで履歴表示のための表示データは、サーバ２００の生成手段２０２ｂにより、来客情報と記憶手段２０３に記憶された表示情報とに基づいて生成され、通信手段２０１を介してＨＴＴＰ通信により第１のユーザ端末へ送信される。また表示手段３０３は、第１のユーザ端末から第２のユーザ端末への対応要請情報が送信されても第２のユーザ端末の応答がない場合、第２のユーザ端末が応答しなかったことを示す情報を表示する。 The first user terminal displays predetermined display data as a history on the display means 303 when the notification is completed, that is, when the user does not respond even if the visitor notification is received from the server 200. Here, the display data for the history display is generated by the generation means 202b of the server 200 based on the visitor information and the display information stored in the storage means 203, and is the first by HTTP communication via the communication means 201. It is sent to the user terminal. Further, the display means 303 indicates that the second user terminal did not respond when the response request information from the first user terminal to the second user terminal was transmitted but there was no response from the second user terminal. Display the information shown.

なお本実施形態の受付システム１０において、来客が訪問先情報として一人の担当者を入力した場合や、ある担当者から発行されたＱＲコード（登録商標）を提示した場合において、その来客に対応する関係者が複数存在する場合や、担当者がまだ決まっていない場合も考えられる。このような場合、予め、来客に対する複数の関係者をグループ化して事前にデータベース２０５に登録しておくことにより、グループ化された複数の関係者の全員のユーザ端末３００に対して、来客の訪問を同時に通知することができる。すなわち、サーバ２００の判定手段（処理手段２０２の一部の機能）は、来客情報、及び一人の関係者に対応する訪問先情報に基づいて、データベース２０５を参照し、来客の訪問に対応すべき複数の関係者を含むグループに関する情報が存在するか否かを判定する。判定手段がグループが存在しないと判定した場合、通信手段２０１は、ピア・ツー・ピア通信により音声データを訪問先情報に基づく一人の関係者のユーザ端末３００へのみ発信することにより、一人の関係者のユーザ端末への来客通知を行う。一方、判定手段がグループが存在すると判定した場合、通信手段２０１は、ピア・ツー・ピア通信により音声データを訪問先情報に基づくグループに含まれる複数の関係者のユーザ端末へ発信することにより、複数の関係者のユーザ端末への来客通知を同時に行う。 In the reception system 10 of the present embodiment, when a visitor inputs one person in charge as visit information or presents a QR code (registered trademark) issued by a certain person in charge, the visitor is dealt with. It is possible that there are multiple parties involved, or that the person in charge has not yet been decided. In such a case, by grouping a plurality of related parties to the visitor in advance and registering them in the database 205 in advance, the visitor visits the user terminals 300 of all the grouped related parties. Can be notified at the same time. That is, the determination means of the server 200 (a part of the functions of the processing means 202) should refer to the database 205 and respond to the visit of the visitor based on the visitor information and the visit destination information corresponding to one related person. Determine if there is information about a group that contains multiple parties. When the determination means determines that the group does not exist, the communication means 201 transmits the voice data to the user terminal 300 of one person concerned based on the visit destination information by peer-to-peer communication, so that the person's relationship Notify the visitor to the user terminal of the person. On the other hand, when the determination means determines that the group exists, the communication means 201 transmits the voice data to the user terminals of a plurality of related parties included in the group based on the visit destination information by peer-to-peer communication. Simultaneously notify the user terminals of multiple parties.

従来の電話回線を利用した受付システムでは、電話帳に登録していない来客の訪問を受けた場合、その来客の氏名や会社名を通知することや表示することはできない。一方、本実施形態の受付システム１０は、ＷｅｂＲＴＣによりアプリへ音声データを発信することに加えて、ＨＴＴＰ通信により来客者のテキスト情報（表示データ）を発信することにより、電話帳に未登録の来客に関する表示データを、着信データ又は着信履歴としてユーザ端末の表示手段に表示することができる。 In a reception system using a conventional telephone line, when a visitor who is not registered in the telephone directory is visited, the name or company name of the visitor cannot be notified or displayed. On the other hand, the reception system 10 of the present embodiment transmits voice data to the application by WebRTC and also transmits text information (display data) of the visitor by HTTP communication, so that the visitor is not registered in the telephone directory. Display data related to the above can be displayed on the display means of the user terminal as incoming call data or incoming call history.

また、本実施形態の受付システム１０において、来客用受付端末１００において来客により入力された来客情報は、通信手段１０４を介して、サーバ２００に送信される。サーバ２００の処理手段２０２は、来客用受付端末１００から受信した来客情報をデータベース２０５に登録する。すなわち来客情報は記憶手段２０３に蓄積して記憶され、通信手段２０１は、ユーザ端末３００からの要求に従って、記憶手段２０３から読み出された来客情報（必要な来客情報）をユーザ端末３００へ送信する。このように本実施形態の受付システム１０は、来客情報を自動的に収集して管理することができるため、従来のように来客名簿等を作成して管理する必要はない。また、来客の名刺を受領して記帳する工数もかからない。 Further, in the reception system 10 of the present embodiment, the visitor information input by the visitor at the visitor reception terminal 100 is transmitted to the server 200 via the communication means 104. The processing means 202 of the server 200 registers the visitor information received from the visitor reception terminal 100 in the database 205. That is, the visitor information is stored and stored in the storage means 203, and the communication means 201 transmits the visitor information (necessary visitor information) read from the storage means 203 to the user terminal 300 in accordance with the request from the user terminal 300. .. As described above, since the reception system 10 of the present embodiment can automatically collect and manage the visitor information, it is not necessary to create and manage the visitor list or the like as in the conventional case. In addition, it does not require man-hours to receive and record the business card of the visitor.

また、来客が定期的に訪問するような場合、訪問の都度、担当者が出迎えにいく必要がない状況も考えられる。このような場合、本実施形態の受付システム１０は、来客が来客用受付端末１００において来客情報及び訪問先情報を入力した際に、サーバ２００は、通信手段２０１を介して、担当者により予め登録されたウェルカムメッセージ等のメッセージ情報を来客用受付端末１０１へ送信して表示させることができる。このメッセージ情報として、例えば、打ち合わせ場所を来客用受付端末１０１に表示させた場合、来客は、担当者が出迎えることなく、打ち合わせ場所を知ることができる。すなわちサーバ２００の通信手段２０１は、来客情報及び訪問先情報に基づいて、記憶手段２０３に予め記憶されたメッセージ情報を来客用受付端末１００へ送信する。メッセージ情報は、来客用受付端末１００の画面（表示手段）に表示される情報であって、来客を打ち合わせ場所へ直接誘導するための情報を含む。このため本実施形態の受付システム１０によれば、担当者が来客を出迎えることなく、来客を打ち合わせ場所へ直接誘導することが可能である。 In addition, when a visitor visits regularly, it is possible that the person in charge does not need to pick up each visit. In such a case, in the reception system 10 of the present embodiment, when the visitor inputs the visitor information and the visit destination information in the visitor reception terminal 100, the server 200 is registered in advance by the person in charge via the communication means 201. Message information such as the welcome message is transmitted to the visitor reception terminal 101 and displayed. As this message information, for example, when the meeting place is displayed on the visitor reception terminal 101, the visitor can know the meeting place without being greeted by the person in charge. That is, the communication means 201 of the server 200 transmits the message information stored in advance in the storage means 203 to the visitor reception terminal 100 based on the visitor information and the visit destination information. The message information is information displayed on the screen (display means) of the visitor reception terminal 100, and includes information for directly guiding the visitor to the meeting place. Therefore, according to the reception system 10 of the present embodiment, it is possible for the person in charge to directly guide the visitor to the meeting place without welcoming the visitor.

本実施形態によれば、電話回線を利用することなく音声データを被訪問者の携帯端末等に着信させることができる。 According to this embodiment, voice data can be received by a visitor's mobile terminal or the like without using a telephone line.

また、本実施形態の付随的な効果として、従来技術と比較して、以下の少なくとも一つの効果が得られる場合もある。 Further, as an incidental effect of the present embodiment, at least one of the following effects may be obtained as compared with the prior art.

第一に、本実施形態によれば、従来技術のような電話番号や電話回線が不要であるため、通信コストや管理コストを低減することができる。 First, according to the present embodiment, since a telephone number or a telephone line as in the prior art is not required, communication cost and management cost can be reduced.

第二に、本実施形態によれば、音声データ通信の汎用性を高めることができる。例えば、従来技術のように電話回線を利用した音声データ通信の場合にはＨＴＴＰ通信を併用することができないが、本実施形態のようにＷｅｂＲＴＣ等のピア・ツー・ピア通信を利用することでＨＴＴＰ通信との併用が可能となる。 Secondly, according to the present embodiment, the versatility of voice data communication can be enhanced. For example, in the case of voice data communication using a telephone line as in the prior art, HTTP communication cannot be used together, but HTTP can be used by using peer-to-peer communication such as WebRTC as in the present embodiment. It can be used in combination with communication.

第三に、本実施形態によれば、従来技術よりも利便性を高めることができる。例えば、従来技術のように事前に来客用受付端末等に登録することや電話回線を準備することなく、訪問先の担当者のスマートフォン等のユーザ端末のそれぞれにアプリをダウンロードしてログインすることだけで、受付端末からの音声データの受信が可能となる（事前登録の手間を省くことができる）。 Thirdly, according to the present embodiment, convenience can be enhanced as compared with the prior art. For example, unlike the conventional technology, it is only necessary to download the application and log in to each user terminal such as the smartphone of the person in charge of the visit without registering in advance on the reception terminal for visitors or preparing a telephone line. Then, it becomes possible to receive voice data from the reception terminal (the trouble of pre-registration can be saved).

以上、本発明の好ましい実施形態について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、その要旨の範囲内において種々の変形や変更が可能である。 Although the preferred embodiment of the present invention has been described above, the present invention is not limited to this, and various modifications and changes can be made within the scope of the gist thereof.

１０受付システム
１００来客用受付端末
１０１操作手段（第１の操作手段）
１０２処理手段
１０４通信手段（第１の通信手段）
２００サーバ（受付システムサーバ）
２０１通信手段（第２の通信手段）
２０２処理手段
２０２ａ取得手段
２０２ｂ生成手段
２０３記憶手段
３００ユーザ端末
３０１通信手段（第３の通信手段）
３０２処理手段
３０４操作手段（第２の操作手段）
３０５記憶手段 10 Reception system 100 Visitor reception terminal 101 Operating means (first operating means)
102 Processing means 104 Communication means (first communication means)
200 servers (reception system server)
201 Communication means (second communication means)
202 Processing means 202a Acquisition means 202b Generation means 203 Storage means 300 User terminal 301 Communication means (third communication means)
302 Processing means 304 Operating means (second operating means)
305 Memory means

Claims

It is a reception system in which a reception terminal for visitors, a server, and a plurality of user terminals on which application software is installed are connected via the Internet.
The visitor reception terminal is
The first means of operation for visitors to enter information,
It has a first communication means for transmitting the information to the server, and has.
The server
An acquisition means for acquiring visitor information and visitor information based on the information acquired via the Internet, and
A generation means for generating voice data for notifying the visit of the visitor by automatic voice synthesis based on the visitor information and the voice information registered in advance.
A storage means for storing the generated voice data and
A second communication means for transmitting the voice data stored in the storage means to the first user terminal based on the visited destination information among the plurality of user terminals by peer-to-peer communication. death,
The reception system is characterized in that the first user terminal has a third communication means for receiving the voice data transmitted from the server by the peer-to-peer communication as a visitor notification.