JP2021018778A - 画像形成装置、当該画像形成装置を備えるネットワークシステム、画像形成装置の制御プログラムおよび制御方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 添付資料を含む電子メールが同報送信されたときに、その添付資料が当該電子メールの送信先数に応じた部数分、自動的に印刷される技術を提供する。【解決手段】 本発明に係るネットワークシステム１０において、会議主催者であるユーザＡのＰＣ３０から他の複数のユーザＢ、ＣおよびＤそれぞれのＰＣ３０宛に会議の開催を案内する会議案内メールが送信される。この会議案内メールは、画像形成装置としての複合機２０にも送信される。併せて、会議案内メールには、会議で使用される資料が添付される。複合機２０は、会議案内メールの送信先数を検出して、この送信先数に応じた部数分、資料を印刷する。これにより、必要部数分の資料を別途印刷する手間が省ける。【選択図】 図３

Description

本発明は、画像形成装置、当該画像形成装置を備えるネットワークシステム、画像形成装置の制御プログラムおよび制御方法に関し、特に、電子メールを受信する受信手段を備える画像形成装置、当該画像形成装置を備えるネットワークシステム、画像形成装置の制御プログラムおよび制御方法に関する。

電子メールを受信する受信手段を備える画像形成装置の一例が、特許文献１に開示されている。この特許文献１に開示された画像形成装置によれば、携帯電話機から送信された電子メールが受信手段により受信される。そして、受信手段により受信された電子メールにプリント対象ファイルという添付情報が含まれる場合に、当該添付情報が印刷される。

特開２００７−１１１９２０号公報

ところで、特許文献１には明記されていないが、当該特許文献１に開示された画像形成装置では、前述の添付情報は１部のみ印刷される、と推測される。また、この添付情報を含む電子メールが同報送信されたときでも、当該添付情報は１部のみ印刷される、と推測される。

ここで、添付情報を含む電子メールが同報送信されたときは、当該添付情報については、１部のみ印刷されるのではなく、たとえば当該電子メールの送信先数に応じた部数分、印刷されるのが好都合な場合がある。その一例として、会議や講習会などのイベントの開催の案内が電子メールの同報送信により行われ、その際に、当該イベントで使用される資料が当該電子メールに添付される場合がある。この場合、電子メールに添付された資料が当該電子メールの送信先数に応じた部数分、印刷されると、とりわけ自動的に印刷されると、当該資料を別途印刷する必要がなくなり、極めて好都合である。

そこで、本発明は、添付情報を含む電子メールが同報送信されたときに、その添付情報が当該電子メールの送信先数に応じた部数分、自動的に印刷される、新規な画像形成装置、当該画像形成装置を備えるネットワークシステム、画像形成装置の制御プログラムおよび制御方法を提供することを、目的とする。

この目的を達成するために、本発明は、画像形成装置に係る第１の発明、当該画像形成装置を備えるネットワークシステムに係る第２の発明、画像形成装置の制御プログラムに係る第３の発明、および、画像形成装置の制御方法に係る第４の発明を含む。

このうちの画像形成装置に係る第１の発明は、受信手段と、印刷手段と、印刷制御手段と、を備える。ここで、受信手段は、電子メールを受信する。印刷手段は、印刷対象情報を印刷する。そして、印刷制御手段は、受信手段により電子メールとして添付情報を含みかつ同報送信された特定メールが受信されたとき、当該特定メールの送信先数に応じた部数分、当該添付情報を印刷対象情報として印刷手段に印刷させる。

なお、本第１の発明における特定メールは、会議や講習会などのイベントの開催を案内する案内メールを含む。

そして、案内メールは、イベントの開催時期を表す時期情報を含む場合がある。この場合、印刷制御手段は、時期情報に応じたタイミングで、つまりイベントの開催時期に応じたタイミングで、印刷手段に添付情報を印刷させてもよい。

さらに、受信手段は、電子メールとして案内メールへの返信メールを受信する場合がある。この場合、第１変更手段が、備えられてもよい。この第１変更手段は、返信メールの内容に応じて、印刷手段による添付情報の印刷部数を変更する。

具体的には、返信メールは、イベントへの出欠回答を表す出欠情報を含む。そして、第１変更手段は、出欠情報がイベントへの欠席回答を表す返信メールの受信件数分、つまり当該欠席回答の総数分、印刷部数を減ずる。

また、受信手段は、電子メールとして案内メールの転送メールを受信する場合がある。この場合、第２変更手段が、さらに備えられてもよい。この第２変更手段は、転送メールの受信件数に応じて、印刷手段による添付情報の印刷部数を変更する。

具体的には、第２変更手段は、転送メールの受信件数分、換言すれば案内メールの転送件数分、印刷部数を追加する。

さらにまた、特定メールは、印刷手段による添付情報の印刷に関する情報を表す印刷設定情報を含んでもよい。この場合、印刷制御手段は、印刷設定情報に従う条件で印刷手段に添付情報を印刷させてもよい。

本発明のうちの第２の発明に係るネットワークシステムは、第１の発明に係る画像形成装置と、送信元装置と、１以上の送信先装置と、を備える。ここで、送信元装置は、特定メールの送信元であり、たとえば案内メールの送信元である。そして、送信先装置は、特定メールの画像形成装置以外の送信先であり、たとえば案内メールの当該画像形成装置以外の送信先である。

本発明のうちの第３の発明に係る画像形成装置の制御プログラムは、当該画像形成装置のコンピュータに、印刷制御手順を実行させる。ここで、画像形成装置は、電子メールを受信する受信手段と、印刷対象情報を印刷する印刷手段と、を備える。その上で、印刷制御手順では、受信手段により電子メールとして添付情報を含みかつ同報送信された特定メールが受信されたとき、当該特定メールの送信先数に応じた部数分、当該添付情報を印刷対象情報として印刷手段に印刷させる。

本発明のうちの第４の発明に係る画像形成装置の制御方法は、印刷制御ステップを含む。ここで、画像形成装置は、電子メールを受信する受信手段と、印刷対象情報を印刷する印刷手段と、を備える。その上で、印刷制御ステップでは、受信手段により電子メールとして添付情報を含みかつ同報送信された特定メールが受信されたとき、当該特定メールの送信先数に応じた部数分、当該添付情報を印刷対象情報として印刷手段に印刷させる。

本発明によれば、添付情報を含む電子メールが同報送信されたときに、その添付情報が当該電子メールの送信先数に応じた部数分、自動的に印刷される。これはたとえば、会議や講習会などのイベントの開催に際して、当該イベントで使用される必要部数分の資料を事前に用意するような場合に、極めて好都合である。

図１は、本発明の第１実施例に係るネットワークシステムの全体の構成を示す図である。 図２は、第１実施例における複合機の電気的な構成を示すブロック図である。 図３は、第１実施例における会議案内メールの送受信時の状態を示す図である。 図４は、第１実施例における会議案内メールの送信画面の一例を示す図である。 図５は、第１実施例における印刷管理テーブルの構成を概念的に示す図である。 図６は、第１実施例における主記憶部のＲＡＭ内の構成を概念的に示すメモリマップである。 図７は、第１実施例におけるメール受信管理タスクの流れを示すフロー図である。 図８は、第１実施例における印刷管理タスクの流れを示すフロー図である。 図９は、本発明の第２実施例における欠席メールの送受信時の状態を示す図である。 図１０は、第２実施例における会議案内メールの受信画面の一例を示す図である。 図１１は、第２実施例における出席メールの送信画面の一例を示す図である。 図１２は、第２実施例における欠席メールの送信画面の一例を示す図である。 図１３は、第２実施例におけるメール受信管理タスクの一部の流れを示すフロー図である。 図１４は、本発明の第３実施例における会議案内転送メールの送受信時の状態を示す図である。 図１５は、第３実施例における会議案内転送メールの受信画面の一例を示す図である。 図１６は、第３実施例におけるメール受信管理タスクの一部の流れを示すフロー図である。

［第１実施例］
本発明の第１実施例について、図１に示される企業用のネットワークシステム１０を例に挙げて説明する。

図１に示されるように、本第１実施例に係るネットワークシステム１０は、画像形成装置としての複合機２０と、情報処理装置としての複数台のパーソナルコンピュータ（以下「ＰＣ」と言う。）３０、３０、…と、を備える。これらは、社内に敷設された内部回線としてのＬＡＮ（Local Area Network）回線４０に接続され、いわゆる社内ＬＡＮを構成する。併せて、ＬＡＮ回線４０は、中継装置としてのルータ５０を介して不図示の外部回線に接続され、ひいてはインターネットに接続される。なお、図示は省略するが、複合機２０は、公衆電話回線にも接続される。

複合機２０は、コピー機能、プリンタ機能、イメージスキャナ機能、ファクス機能などの複数の機能を備える、いわゆるＭＦＰ（MultiFunction Peripheral）である。また、複合機２０は、電子メールを送受信するメール送受信機能をも備える。このため、複合機２０には、適宜のＩＰ（Internet Protocol）アドレスおよびメールアドレスが設定される。この複合機２０は、社員を含む複数人によって共用される。

各ＰＣ３０、３０、…は、たとえば個々の社員用として、当該個々の社員に割り当てられる。併せて、各ＰＣ３０、３０、…には、個別のＩＰアドレスおよびメールアドレスが設定される。これ以降、各ＰＣ３０，３０，…については、それぞれのユーザの呼称で表現することがあり、たとえば「ユーザＡ」、「ユーザＢ」、「ユーザＣ」、…というように表現することがある。

ルータ５０は、前述の社内ＬＡＮおよびインターネットという互いに異なるネットワーク間を中継する。このルータ５０としては、ネットワークシステム１０の規模に応じて、たとえばエッジルータまたはブロードバンドルータが採用される。

複合機２０について、より詳しく説明すると、当該複合機２０は、図２に示されるように、画像読取部２０２、画像形成部２０４および通信部２０６を備える。併せて、複合機２０は、制御部２０８および補助記憶部２１０を備える。さらに、複合機２０は、表示部２１２および操作部２１４を備える。これらは、互いに共通のバス２１６を介して接続される。

画像読取部２０２は、不図示の原稿の画像を読み取って当該原稿の画像に応じた２次元の画像データを出力する画像読取処理を担う、画像読取手段の一例である。このため、画像読取部２０２は、不図示の原稿載置台、光源、ミラー、結像レンズ、ラインセンサなどを含む画像読取ユニットを備える。さらに、画像読取部２０２は、当該画像読取ユニットを移動させる不図示の駆動機構などを備える。また、画像読取部２０２は、不図示の自動原稿送り装置（Auto Document Feeder：ＡＤＦ）を備えることがある。この画像読取部２０２は、とりわけコピー機能、イメージスキャナ機能およびファクス機能（ファクス送信機能）の実現に供される。

画像形成部２０４は、不図示の用紙などのシート状の画像記録媒体に公知の電子写真方式により画像を形成する画像形成処理を担う、画像形成手段の一例である。言い換えれば、画像形成部２０４は、後述する添付ファイル（資料）などの印刷対象情報を印刷する、印刷手段の一例である。このため、画像形成部２０４は、不図示の感光体ドラム、帯電装置、露光装置、現像装置、転写装置、定着装置などを備える。この画像形成部２０４による画像形成処理により画像が形成された後の画像記録媒体、言わば印刷物は、不図示の排紙トレイに排出される。なお、画像形成部２０４は、電子写真方式に限らず、たとえばインクジェット方式によって、画像形成処理を行うものであってもよい。この画像形成部２０４は、とりわけコピー機能、プリンタ機能およびファクス機能（ファクス受信機能）の実現に供される。

通信部２０６は、ＬＡＮ回線４０を介しての双方向の通信処理を担う、通信手段の一例である。また、通信部２０６は、前述の公衆電話回線を介しての双方向の通信処理をも担う。この通信部２０６は、とりわけプリンタ機能、ファクス機能、イメージスキャナ機能およびメール送受信機能の実現に供される。

制御部２０８は、複合機２０の全体的な制御を司る、制御手段の一例である。このため、制御部２０８は、制御実行手段としてのＣＰＵ（Central Processing Unit）２０８ａを有する。併せて、制御部２０８は、ＣＰＵ２０８ａが直接的にアクセス可能な主記憶手段としての主記憶部２０８ｂを有する。主記憶部２０８ｂは、たとえば不図示のＲＯＭ（Read Only Memory）およびＲＡＭ（Random Access Memory）を含む。このうちのＲＯＭには、ＣＰＵ２０８ａの動作を制御するための制御プログラム（ファームウェア）が記憶される。ＲＡＭは、ＣＰＵ２０８ａが当該制御プログラムに基づく処理を実行する際の作業領域およびバッファ領域を構成する。

補助記憶部２１０は、補助記憶手段の一例であり、たとえば不図示のハードディスクドライブを含む。また、補助記憶部２１０は、フラッシュメモリなどの書き換え可能な不揮発性メモリを含む場合がある。この補助記憶部２１０には、ＣＰＵ２０８ａによる制御に従って、各種のデータが記憶される。

表示部２１２は、表示手段の一例としてのディスプレイ２１２ａを有する。このディスプレイ２１２ａは、たとえば液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）であるが、これに限らず、有機エレクトロルミネッセンス（ＥＬ）ディスプレイなどであってもよい。また、表示部２１２は、ディスプレイ２１２ａの他に、不図示の発光ダイオード（ＬＥＤ）などの適宜の発光素子を有する。

操作部２１４は、操作受付手段の一例としてのタッチパネル２１４ａを有する。このタッチパネル２１４ａは、ディスプレイ２１２ａの表示面上に重なるように設けられる。このタッチパネル２１４ａは、たとえば静電容量方式のパネルであるが、これに限らず、電磁誘導方式、抵抗膜方式、赤外線方式などの他の方式のパネルであってもよい。また、操作部２１４は、タッチパネル２１４ａ以外に、不図示の押しボタンスイッチなどの適宜のハードウェアスイッチを含む。

さて、本第１実施例に係るネットワークシステム１０によれば、たとえば各ＰＣ３０、３０、…間で電子メールの送受信をすることができ、とりわけ会議の開催を案内する会議案内メールの送受信をすることができる。その際、会議で使用される資料が会議案内メールに添付されるとともに、この会議案内メールの送信先の１つとして複合機２０が加えられると、当該会議案内メールの送信先数に応じた部数分の資料の印刷が当該複合機２０により自動的に行われる。

具体的には、たとえば図３に示されるように、ユーザＡが会議の主催者であり、この会議主催者であるユーザＡのＰＣ３０から別の３人のユーザＢ、ＣおよびＤそれぞれのＰＣ３０宛に会議案内メールが同報送信される、とする。その際、会議で使用される資料が会議案内メールに送付されるとともに、この会議案内メールの同報送信先の１つとして複合機２０が加えられる、とする。すると、会議案内メールに添付された資料が、当該会議案内メールの送信先数に応じた部数分、詳しくは複合機２０以外の送信先数に応じた部数分、つまり合計３部、複合機２０により自動的に印刷される。しかも、この資料の印刷は、会議の開催日時に応じた適当なタイミングで、たとえば当該会議の開始日時の１時間前のタイミングで、行われる。

このような言わば資料の自動印刷の実現のために、まず、会議主催者であるユーザＡのＰＣ３０において、適合な電子メールソフトが起動される。そして、この電子メールソフトにより会議案内メールが作成される。図４に、その会議案内メールの送信（作成）画面３００の一例を示す。この送信画面３００は、ユーザＡのＰＣ３０のディスプレイに表示される。

この図４に示される送信画面３００によれば、たとえばその上部に、会議案内メールの送信元（差出人）を表す、つまりユーザＡを表す、文字列３０２が配される。併せて、文字列３０２の下方に、会議案内メールの送信先（宛先）を入力するための１以上の、ここでは４つの、フィールド３０４、３０６、３０８および３１０が縦一列に配される。そして、これら４つのフィールド３０４、３０６、３０８および３１０に、ユーザＢ、Ｃ、Ｄおよび複合機２０という４つの送信先に関する情報が入力される。ここで言う送信先に関する情報としては、たとえば当該送信先のメールアドレスまたは予め登録された連絡先名が入力される。また、複数の送信先が予めグループとして登録されている場合には、そのグループに関する情報、たとえばグループ名が、入力されてもよい。なお、送信先の１つである複合機２０については、主たる送信先ではなく、ＣＣ（Carbon Copy）またはＢＣＣ（Blind Carbon Copy）などの言わば参考的な送信先として、指定されてもよい。そして、この複合機２０については、手動（ユーザＡの操作）により入力されるが、たとえば会議案内メールの作成時に自動的に入力されるように、予め電子メールソフトの設定が成されてもよい。さらに、送信先を入力するためのフィールド３０４、３０６、３０８および３１０の数については、必要に応じて増減可能である。

加えて、各フィールド３０４、３０６、３０８および３１０の下方に、会議案内メールの件名を入力するためのフィールド３１２が配される。そして、フィールド３１２の下方に、会議の開催場所を入力するためのフィールド３１４が配される。さらに、フィールド３１４の下方に、会議の開始日時（年／月／日／曜日／時刻）を入力するためのフィールド３１６が配される。併せて、フィールド３１６の下方に、会議の終了日時（年／月／日／曜日／時刻）を入力するためのフィールド３１８が配される。また、フィールド３１８の下方に、前述の資料を入力するための、厳密には当該資料のファイル名を入力するための、フィールド３２０が配される。そして、図示は省略するが、フィールド３２０の下方に、会議案内メールの本文を入力するためのフィールドが配される。

なお、図４に示される送信画面３００の構成は、飽くまでも一例であり、これに限定されない。たとえば、フィールド３１６に入力される会議開始日時については、とりわけ日付については、カレンダなどの適当なＧＵＩ（Graphical User Interface）ウィジェットにより入力可能とされてもよい。そして、会議開始時刻については、ドロップダウンリストなどの適当なウィジェットにより入力可能とされてもよい。このことは、フィールド３１８に入力される会議終了日時についても、同様である。また、会議開始日時および会議終了日時については、終日という形で入力可能とされてもよく、そのためのチェックボックスなどの適当なウィジェットが設けられてもよい。さらに、フィールド３２０に入力される添付ファイルについては、図４では、ＰＤＦ（Portable Document Format）形式のファイルが入力された例が示されているが、これ以外の形式のファイルが入力されてもよい。すなわち、複合機２０が対応することのできる形式のファイルであれば、当該フィールド３２０に入力することができる。加えて、会議案内メールには、添付ファイル（資料）の印刷に関する条件を表す印刷設定情報、たとえば片面／両面印刷の指定や、拡大／縮小印刷の指定、白黒／カラー印刷の指定、集約印刷の指定などに関する当該印刷設定情報を、盛り込むことができる。

ここで言う電子メールソフトとしては、図４に示される送信画面３００のように、会議の開催場所、開始日時、終了日時などの当該会議の開催に関する基本的な情報（要件）を入力することのできるものが、望ましい。そのような電子メールソフトとしては、たとえばマイクロソフト社のマイクロソフト・オフィス・アウトルック（Microsoft Office Outlook：登録商標）をはじめとする電子メール機能付の情報管理ソフトウェアがある。特に、マイクロソフト・オフィス・アウトルックによれば、電子メール機能の他に予定表機能（スケジューラ）が備えられており、当該電子メール機能（会議案内メール）により通知された会議の開催に関する基本的な情報が当該予定表機能に反映されることを含め、種々の面で極めて有益である。

図４に示される送信画面３００において、それぞれの送信先などの会議案内メールの送信に必要な情報が入力された上で、当該送信画面３００に配された不図示の送信ボタンが操作（押下）されると、当該会議案内メールの送信が開始される。なお、図示は省略するが、会議案内メールは、一般的な（ＲＦＣ（Request for Comments）に準拠したプロトコルを使用した）電子メールと同様、ヘッダ部およびボディ部を有する。このうちのヘッダ部に、差出人、それぞれの送信先、および件名に関する情報が収められる。そして、ボディ部に、それ以外の情報、つまり会議の開催場所、開始日時、終了日時、および本文に関する情報が収められる。また、ボディ部には、添付ファイルも収められる。さらに、ボディ部には、前述の印刷設定情報が収められる場合がある。

ユーザＡのＰＣ３０から送信された会議案内メールは、それぞれの送信先により受信され、つまりユーザＢ、ＣおよびＤそれぞれのＰＣ３０ならびに複合機２０により受信される。そのために、ユーザＢ、ＣおよびＤそれぞれのＰＣ３０においては、適当な電子メールソフトが起動され、たとえばユーザＡのＰＣ３０におけるのと同様の電子メールソフト（電子メール機能付の情報管理ソフトウェア）が起動される。これにより、ユーザＡ、ＢおよびＣのそれぞれは、会議案内メールの内容を確認することができるとともに、会議で使用される資料を添付ファイルという形で受け取ることができる。併せて、会議案内メールの内容が、とりわけ会議の開催場所、開始日時、終了日時などの当該会議の開催に関する基本的な情報が、電子メールソフトの予定表機能に反映される。

一方、複合機２０においては、会議案内メールが自動的に受信され、つまりはそうなるように前述のメール送受信機能の設定が行われる。そして、受信された会議案内メールから特定の情報が抽出される。ここで言う特定の情報としては、たとえば会議案内メールのヘッダ部のメッセージＩＤ（Massage-ID）、当該会議案内メールのボディ部の会議開始日時に関する情報および添付ファイルがある。また、会議案内メールのボディ部に前述の印刷設定情報が含まれる場合には、この印刷設定情報も、ここで言う特定の情報として抽出される。さらに、これら特定の情報の抽出と併せて、会議案内メールの送信先数が検出される。すなわち、ユーザＢ、ＣおよびＤそれぞれのＰＣ３０ならびに複合機２０という４つの送信先の総数である４という数が、検出される。

このようにして会議案内メールから特定の情報が抽出されるとともに、当該会議案内メールの送信先数が検出されると、複合機２０においては、当該特定の情報および会議案内メールの送信先数に基づいて、当該会議案内メールについての印刷管理情報が生成される。この印刷管理情報は、ＩＤ、印刷開始日時、印刷対象ファイルおよび印刷部数を含む。また、抽出された特定の情報に印刷設定情報が含まれる場合には、この印刷設定情報も、当該印刷管理情報に盛り込まれる。

この印刷管理情報に含まれるＩＤは、当該印刷管理情報を識別するための情報であり、前述のメッセージＩＤが、そのまま当該ＩＤとされる。そして、印刷開始日時は、印刷対象ファイルの印刷を開始する日時であり、たとえば前述の会議開始日時よりも所定時間前の日時が、当該印刷開始日時とされる。ここで言う所定時間は、たとえば１時間であるが、複合機２０についての種々の設定を行うためのシステム設定において任意に変更可能である。さらに、印刷対象ファイルは、印刷の対象となるファイルであり、つまり前述の添付ファイルである。そして、印刷部数は、印刷対象ファイルの印刷部数であり、複合機２０以外の会議案内メールの送信先数が、つまりここではユーザＢ、ＣおよびＤそれぞれのＰＣ３０の総数である３という数が、当該印刷部数とされる。また、前述の如く印刷設定情報も、印刷管理情報に盛り込まれる。

このようにして生成された印刷管理情報は、図５に示される印刷管理テーブル４００に記憶される。この印刷管理テーブル４００は、後述する如く主記憶部２０８ｂのＲＡＭ内に構成される。

この印刷管理テーブル４００に記憶された印刷管理情報の印刷開始日時が到来すると、当該印刷管理情報に含まれる印刷対象ファイルの印刷が開始される。この印刷対象ファイルの印刷は、印刷管理情報に含まれる印刷部数分、つまり３部分、行われる。また、印刷管理情報に印刷設定情報が含まれている場合には、この印刷設定情報に従う条件で印刷対象ファイルの印刷が行われる。

この結果、前述の如く資料の自動印刷が実現される。すなわち、会議案内メールに添付された資料（ファイル）が、当該会議案内メールの複合機２０以外の送信先数に相当する合計３部分、自動的に印刷される。そして、この資料の印刷は、会議開始日時の１時間前のタイミングで行われる。さらに、この資料の印刷に関する印刷設定情報が付随されている場合には、その印刷設定情報に従う条件で当該資料の印刷が行われる。したがって、会議主催者であるユーザＡや、会議案内メールの送信先であるユーザＢ、ＣおよびＤのそれぞれにより、資料を印刷する手間が省ける。このように資料の自動印刷が実現されることを鑑みると、たとえば会議案内メールの本文に、資料の印刷は不要である旨を表す適当な注記が加えられてもよい。

なお、ユーザＡ以外のユーザが会議主催者となる場合も、これと同様の要領で資料の自動印刷が行われる。また、互いに別個の複数の会議の開催を案内する複数の会議案内メールの送受信が並行して行われる場合もあり得る。この場合は、それぞれの会議案内メールごとに、当該会議案内メールについての印刷管理情報が印刷管理テーブル４００に記憶される。そして、印刷管理テーブル４００に記憶された複数の印刷管理情報のいずれかの印刷開始日時が到来すると、その印刷管理情報に含まれる印刷対象ファイルの印刷が、当該印刷管理情報に含まれる印刷部数分、行われる。また、その印刷管理情報に印刷設定情報が含まれる場合には、この印刷設定情報に従う条件で印刷が行われる。そして、印刷が終了すると、その印刷対象ファイルを含む印刷管理情報が印刷管理テーブル４００から削除される。

加えて、１つの印刷管理情報に複数の印刷対象ファイルが含まれる場合があり、つまり１つの会議案内メールに複数のファイル（資料）が添付される場合がある。この場合は、これら複数のファイルのそれぞれについて、同じ印刷管理情報に含まれる印刷部数分、印刷が行われる。さらに、これら複数の添付ファイルのそれぞれに対応して個別の印刷設定情報が付随される場合があり、つまり複数の当該印刷設定情報が付随される場合がある。この場合は、それぞれの添付ファイルに付随された印刷設定情報に従う条件で当該添付ファイルの印刷が行われる。

また、会議案内メールにファイルが添付されていない場合もある。この場合は当然に、印刷は行われない。

ここで、図６に、主記憶部２０８ｂのＲＡＭ内の構成を概念的に表すメモリマップ５００を示す。

このメモリマップ５００に示されるように、ＲＡＭは、プログラム記憶領域５１０およびデータ記憶領域５５０を有する。このうちのプログラム記憶領域５１０には、前述の制御プログラムが記憶される。具体的には、制御プログラムは、表示制御プログラム５１２、操作検出プログラム５１４、画像読取プログラム５１６、画像形成プログラム５１８、通信制御プログラム５２０、メール受信管理プログラム５２２、印刷管理プログラム５２４などを含む。

表示制御プログラム５１２は、ディスプレイ２１２ａに不図示の操作用画面などの各種の画面を表示させるのに必要な表示画面データを生成するためのプログラムである。操作検出プログラム５１４は、タッチパネル２１４ａへの操作状態を検出するためのプログラムである。画像読取プログラム５１６は、画像読取部２０２を制御するためのプログラムである。画像形成プログラム５１８は、画像形成部２０４を制御するためのプログラムである。通信制御プログラム５２０は、通信部２０６を制御するためのプログラムである。メール受信管理プログラム５２２は、ＣＰＵ２０８ａに後述するメール受信管理タスクを実行させるためのプログラムである。そして、印刷管理プログラム５２４は、ＣＰＵ２０８ａに後述する印刷管理タスクを実行させるためのプログラムである。

一方、データ記憶領域５５０には、各種のデータが記憶される。この各種のデータとしては、表示画像生成データ５５２、操作データ５５４、送受信データ５５６、前述の印刷管理テーブル４００などがある。

表示画像生成データ５５２は、前述の表示制御プログラム５１２に基づく表示画面データの生成に用いられるポリゴンデータやテクスチャデータなどのデータである。操作データ５５４は、タッチパネル２１４ａに対する操作状態を表すデータであり、詳しくは当該タッチパネル２１４ａに対するユーザのタッチ位置（座標）を表す時系列のデータである。そして、送受信データ５５６は、制御部２０８と画像読取部２０２などの当該制御部２０８以外の各要素との間で３送受信されるデータである。この送受信データ５５６には、前述の会議案内メールを含む電子メールのデータも含まれる。印刷管理テーブル４００については、前述した通りである。

このように、本第１実施例によれば、資料の自動印刷が実現される。すなわち、会議案内メールに添付された資料（ファイル）が、当該会議案内メールの複合機２０以外の送信先数に相当する部数分、自動的に印刷される。そして、この資料の印刷は、その会議案内メールにより通知された会議開始日時の１時間前のタイミングで、つまり当該会議開始日時に応じたタイミングで、行われる。さらに、この資料の印刷に関する印刷設定情報が付随されている場合には、その印刷設定情報に従う条件で当該資料の印刷が行われる。

この資料の自動印刷の実現のために、ＣＰＵ２０８ａは、前述のメール受信管理プログラム５２２（図６参照）に従って、メール受信管理タスクを実行する。このメール受信管理タスクの流れを、図７に示す。なお、ＣＰＵ２０８ａは、会議案内メールを含む複合機２０宛の電子メールが受信されたときに、これに応答してメール受信管理タスクを実行する。

このメール受信管理タスクによれば、ＣＰＵ２０８ａは、まず、ステップＳ１において、受信された電子メールが会議案内メールであるかどうかを判定する。この判定は、たとえば電子メールのボディ部に会議の開始時刻に関する情報が含まれているかどうかに基づいて行われる。ここでたとえば、受信された電子メールが会議案内メールではない場合（Ｓ１：ＮＯ）、ＣＰＵ２０８ａは、メール受信管理タスクを終了する。一方、受信された電子メールが会議案内メールである場合は（Ｓ１：ＹＥＳ）、ＣＰＵ２０８ａは、処理をステップＳ３へ進める。

ステップＳ３において、ＣＰＵ２０８ａは、会議案内メールにファイルが添付されているかどうかを判定する。ここでたとえば、会議案内メールにファイルが添付されていない場合（Ｓ３：ＮＯ）、ＣＰＵ２０８ａは、メール受信管理タスクを終了する。一方、会議案内メールにファイルが添付されている場合は（Ｓ３：ＹＥＳ）、ＣＰＵ２０８ａは、処理をステップＳ５へ進める。

ステップＳ５において、ＣＰＵ２０８ａは、会議案内メールから前述の特定の情報を抽出し、つまりメッセージＩＤ、会議開始日時、添付ファイルを抽出する。また、会議案内メールに印刷設定情報が含まれている場合は、ＣＰＵ２０８ａは、当該印刷設定情報をも抽出する。併せて、ＣＰＵ２０８ａは、会議案内メールの送信先数を検出する。その上で、ＣＰＵ２０８ａは、処理をステップＳ７へ進める。

ステップＳ７において、ＣＰＵ２０８ａは、前述の印刷管理情報を生成する。すなわち、ＣＰＵ２０８ａは、ステップＳ５で抽出されたメッセージＩＤを印刷管理情報のＩＤとする。そして、ＣＰＵ２０８ａは、ステップＳ５で抽出された会議開始日時の１時間前の日時を印刷開始日時とする。さらに、ＣＰＵ２０８ａは、ステップＳ５で抽出された添付ファイルを印刷対象ファイルとする。また、ステップＳ５で印刷設定情報が抽出された場合には、ＣＰＵ２０８ａは、当該印刷設定情報をも印刷管理情報に盛り込む。加えて、ＣＰＵ２０８ａは、会議案内メールの複合機２０以外の送信先数に相当する数を印刷部数とする。その上で、ＣＰＵ２０８ａは、処理をステップＳ９へ進める。

ステップＳ９において、ＣＰＵ２０８ａは、ステップＳ７で生成された印刷管理情報を印刷管理テーブル４００に記憶し、つまり当該印刷管理テーブル４００の記憶内容を更新する。これをもって、ＣＰＵ２０８ａは、メール受信管理タスクを終了する。

このメール受信管理タスクの実行に加えて、ＣＰＵ２０８ａは、前述の印刷管理プログラム５２４（図６参照）に従って、印刷管理タスクを実行する。この印刷管理タスクの流れを、図８に示す。なお、ＣＰＵ２０８ａは、この印刷管理タスクを定期的に実行し、たとえば１分間〜数分間程度の一定の時間間隔（周期）で実行する。

この印刷管理タスクによれば、ＣＰＵ２０８ａは、まず、ステップＳ１０１において、印刷管理テーブル４００を参照する。その上で、ＣＰＵ２０８ａは、処理をステップＳ１０３へ進める。

ステップＳ１０３において、ＣＰＵ２０８ａは、ステップＳ１０１で参照した印刷管理テーブル４００の中に印刷開始日時が到来した印刷管理情報が存在するかどうかを判定する。ここでたとえば、印刷開始日時が到来した印刷管理情報が存在しない場合（Ｓ１０３：ＮＯ）、ＣＰＵ２０８ａは、印刷管理タスクを終了する。一方、印刷開始日時が到来した印刷管理情報が存在する場合は（１０３：ＹＥＳ）、ＣＰＵ２０８ａは、処理をステップＳ１０５へ進める。

ステップＳ１０５において、ＣＰＵ２０８ａは、印刷開始日時が到来した印刷管理情報に印刷設定情報が含まれているかどうかを判定する。ここでたとえば、印刷設定情報が含まれている場合（Ｓ１０５：ＹＥＳ）、ＣＰＵ２０８ａは、処理をステップＳ１０７へ進める。一方、印刷設定情報が含まれていない場合は（Ｓ１０５：ＮＯ）、ＣＰＵ２０８ａは、処理を後述するステップＳ１０９へ進める。

ステップＳ１０７において、ＣＰＵ２０８ａは、印刷設定情報に従う条件で印刷が行われるように、当該印刷に関する条件を設定し、つまり画像形成部２０４による画像形成処理の条件を設定する。そして、ＣＰＵ２０８ａは、処理をステップＳ１１１へ進める。

また、ＣＰＵ２０８ａは、前述のステップＳ１０５からステップＳ１０９へ処理を進めた場合は、当該ステップＳ１０９において、印刷に関する条件をデフォルトに設定し、つまり画像形成部２０４による画像形成処理の条件をデフォルトに設定する。その上で、ＣＰＵ２０８ａは、処理をステップＳ１１１へ進める。

ステップＳ１１１において、ＣＰＵ２０８ａは、印刷開始日時が到来した印刷管理情報に含まれる印刷対象ファイルの印刷を開始し、つまり当該印刷対象ファイルに従う画像形成部２０４による画像形成処理を開始する。そして、ＣＰＵ２０８ａは、処理をステップＳ１１３へ進める。

ステップＳ１１３において、ＣＰＵ２０８ａは、印刷対象ファイルの印刷が終了するのを待つ（Ｓ１１３：ＮＯ）。そして、印刷対象ファイルの印刷が終了すると（Ｓ１１３：ＹＥＳ）、ＣＰＵ２０８ａは、処理をステップＳ１１５へ進める。

ステップＳ１１５において、ＣＰＵ２０８ａが、印刷終了後の印刷対象ファイルを含む印刷管理情報を印刷管理テーブル４００から削除し、つまり当該印刷管理テーブル４００の記憶内容を更新する。これをもって、ＣＰＵ２０８ａは、印刷管理タスクを終了する。

以上のように、本第１実施例によれば、資料の自動印刷が実現される。すなわち、会議案内メールに添付された資料（ファイル）が、当該会議案内メールの複合機２０以外の送信先数に相当する部数分、自動的に印刷される。そして、この印刷は、会議開始日時の１時間前のタイミングで行われ、つまり当該会議開始日時に応じたタイミングで行われる。さらに、この印刷に関する印刷設定情報が付随されている場合には、その印刷設定情報に従う条件で当該印刷が行われる。したがって、会議で使用される必要部数分の資料を別途印刷する手間が省け、効率的な面や経済的な面を含め、極めて有益である。

なお、本第１実施例における会議案内メールは、本発明に係る特定メールの一例である。そして、この会議案内メールに添付された資料（ファイル）は、本発明に係る添付情報の一例である。さらに、複合機２０においては、会議案内メールが、厳密には当該会議案内メールを含む電子メールが、通信部２０６を介して受信されるが、この電子メールの受信を担う通信部２０６は、本発明に係る受信手段の一例である。加えて、会議案内メールに添付された資料は、会議開始日時に応じたタイミングで印刷されるが、この資料の印刷タイミングの基準となる会議開始日時は、本発明に係る時期情報の一例である。そして厳密に言えば、資料の印刷は、ＣＰＵ２０８ａ（制御部２０８）による画像形成部２０４の制御によって実現されるが、そのようなＣＰＵ２０８ａは、本発明に係る印刷制御手段の一例である。

また、本第１実施例における会議案内メールの送信元、たとえば図３に示される状態おけるユーザＡのＰＣ３０は、本発明に係る送信元装置の一例である。そして、本第１実施例における会議案内メールの送信先、たとえば図３に示される状態におけるユーザＢ、ＣおよびＤそれぞれのＰＣ３０は、本発明に係る送信先装置の一例である。

本第１実施例においては、会議案内メールの複合機２０以外の送信先数に相当する数が、資料の印刷部数とされたが、これに限らない。たとえば、会議主催者用の部数が、印刷部数に加えられてもよい。また、この資料の印刷部数に、所定の余裕分が加味されてもよい。この所定の余裕分については、適宜に設定可能とされてもよい。

［第２実施例］
続いて、本発明の第２実施例について、図１〜図８に加えて、図９〜図１３をも参照して、説明する。

本第２実施例においては、会議案内メールの送信先から当該会議案内メールの送信元への返信である返信メールが送信される。そして、この返信メールの内容に応じて、当該返信メールに係る会議の資料、つまり当該返信メールに対応する元々の会議案内メールに添付された資料（ファイル）、の印刷部数が自動的に変更される。

具体的には、たとえば図９に示されるように、会議主催者であるユーザＡのＰＣ３０から別の３人のユーザＢ、ＣおよびＤそれぞれのＰＣ３０宛に会議案内メールが同報送信される、とする。その際、会議で使用される資料が会議案内メールに送付されるとともに、この会議案内メールの同報送信先の１つとして複合機２０が加えられる、とする。その上で、会議案内メールの送信先の１つであるたとえばユーザＤのＰＣ３０から当該会議案内メールの送信元であるユーザＡのＰＣ３０に対して返信メールが送信される、とする。そして、この返信メールは、会議案内メールによる通知に対する出欠回答として欠席という意思を表す言わば欠席メールである、とする。この欠席メールは、ユーザＡのＰＣ３０以外に、複合機２０にも送信される。言い換えれば、複合機２０は、欠席メールの送信先の１つとして加えられる。すると、複合機２０においては、欠席メールの受信件数分、つまり会議案内メールに対する欠席回答者の人数分、当該欠席メールに係る資料の印刷部数が減ぜられ、言わば自動的に減ぜられる。そして、この資料の印刷開始日時が到来すると、当該資料の印刷が行われる。

このように会議案内メールに対する欠席回答者の人数分、資料の印刷部数が自動的に減ぜられることにより、当該欠席回答者の分まで資料が印刷されてしまうことが防止され、言わば当該資料の無駄な印刷が防止される。なお、資料の印刷開始日時が到来した後に、つまり当該資料の印刷が開始された後に、複合機２０により欠席メールが受信された場合は、その欠席メールについては、当該資料の印刷部数に反映されず、言わば無視される。

より具体的に説明すると、たとえば図９に示される状態における会議案内メールの送信先であるユーザＢ、ＣおよびＤそれぞれのＰＣ３０において、前述の電子メールソフトが起動されて、当該会議案内メールが受信される、とする。すると、当該ＰＣ３０のディスプレイに、図１０に示されるような受信画面６００が表示される。

この図１０に示される受信画面６００によれば、たとえばその左上部分に、２つのボタン６０２および６０４が縦一列に配される。このうちの上側のボタン６０２は、会議案内メールによる通知に対する出欠回答として出席という意思を表す出席メールを当該会議案内メールへの返信メールとして送信する場合に操作される、言わば出席（承認）ボタンである。一方、下側のボタン６０４は、会議案内メールへの返信メールとして前述の欠席メールを送信する場合に操作される、言わば欠席（辞退）ボタンである。そして、これらのボタン６０２および６０４の下方に、会議案内メールの送信元を表す文字列６０６と、当該会議案内メールの件名を表す文字列６０８と、会議の開催場所を表す文字列６１０と、当該会議の開催日時を表す文字列６１２と、添付ファイルのファイル名を表す文字列６１４と、が縦一列に配される。このうちの添付ファイルのファイル名を表す文字列６１４は、当該添付ファイルを開くための操作を受付可能な操作子として機能する。さらに、文字列６１４の下方に、会議案内メールの本文を表示するための不図示の領域が配される。

この受信画面６００において、たとえば出席ボタン６０２が操作される、とする。すると、図１１に示されるような出席メールの送信画面７００が、たとえば受信画面６００上に重なるように表示される。なお、図１１に示される送信画面７００は、ユーザＢのＰＣ３０に表示される、つまりユーザＢのＰＣ３０が出席メールの送信元となる場合の、当該送信画面７００の一例である。

この図１１に示される送信画面７００によれば、たとえばその上部に、出席メールの送信元（差出人）を表す、つまりユーザＢを表す、文字列７０２が配される。併せて、文字列７０２の下方に、出席メールの送信先（宛先）を入力するためのフィールド７０４が配される。このフィールド７０４には、出席メールの送信先としてのユーザＡに関する情報が自動的に入力される。このフィールド７０４に入力される情報は、任意に変更可能であるが、基本的には変更されない。そして、フィールド７０４の下方に、出席メールの件名を表す文字列７０６と、会議の開催場所を表す文字列７０８と、当該会議の開催日時（開始日時および終了日時）を表す文字列７１０と、が縦一列に配される。特に、出席メールの件名を表す文字列７０６については、その文頭に出席（承認）という意味を表す適当な文字列、たとえば「Accepted：」という英単語を含む文字列、が付される。さらに、図示は省略するが、文字列７１０の下方に、出席メールの本文を入力するためのフィールドが配される。

この図１１に示される送信画面７００において、当該送信画面７００に配された不図示の送信ボタンが操作されると、出席メールの送信が開始される。なお、図示は省略するが、出席メールもまた、一般的な電子メールと同様、ヘッダ部およびボディ部を有する。このうちのヘッダ部に、差出人、送信先、および件名に関する情報が収められる。そして、ボディ部に、それ以外の情報、つまり会議の開催場所、開催日時、および本文に関する情報が収められる。

このユーザＢのＰＣ３０から送信された出席メールは、当該出席メールの送信先であるユーザＡのＰＣ３０により受信される。そのために、ユーザＡのＰＣ３０においては、前述の電子メールソフトが起動される。これにより、ユーザＡは、出席メールの内容を確認することができ、とりわけユーザＢが会議に出席する予定である旨を確認することができる。また、ユーザＢが会議に出席する予定である旨は、電子メールソフトの予定表機能に反映される。

これに対して、図１０に示される受信画面６００において、欠席ボタン６０４が操作される、とする。すると、図１２に示されるような欠席メールの送信画面８００が、たとえば受信画面６００上に重なるように表示される。なお、図１２に示される送信画面８００は、ユーザＤのＰＣ３０に表示される、つまりユーザＤのＰＣ３０が欠席メールの送信元となる場合の、当該送信画面８００の一例である。

この図１２に示される送信画面８００によれば、たとえばその上部に、欠席メールの送信元（差出人）を表す、つまりユーザＤを表す、文字列８０２が配される。併せて、文字列８０２の下方に、欠席メールの送信先（宛先）を入力するための１以上の、ここでは２つの、フィールド８０４および８０６が縦一列に配される。これら２つのフィールド８０４および８０６の一方、たとえば上側のフィールド８０４には、欠席メールの送信先としてのユーザＡに関する情報が自動的に入力される。そして、下側のフィールド８０６には、欠席メールの別の送信先としての複合機２０に関する情報が自動的に入力される。これらのフィールド８０４および８０６のそれぞれに入力される情報は、任意に変更可能であるが、とりわけフィールド８０６に入力される情報については、つまり欠席メールの送信先としての複合機の指定については、変更されることは好ましくない。また、欠席メールの送信先としての複合機２０については、主たる送信先ではなく、ＣＣまたはＢＣＣなどの参考的な送信先として、指定されてもよい。さらに、フィールド８０６の下方に、欠席メールの件名を表す文字列８０８と、会議の開催場所を表す文字列８１０と、当該会議の開催日時を表す文字列８１２と、が縦一列に配される。特に、欠席メールの件名を表す文字列８０８については、その文頭に欠席（辞退）という意味を表す適当な文字列、たとえば「Declined：」という英単語を含む文字列が、付される。加えて、図示は省略するが、文字列８１２の下方に、欠席メールの本文を入力するためのフィールドが配される。

この図１２に示される送信画面８００において、当該送信画面８００に配された不図示の送信ボタンが操作されると、欠席メールの送信が開始される。なお、図示は省略するが、欠席メールもまた、一般的な電子メールと同様、ヘッダ部およびボディ部を有する。このうちのヘッダ部に、差出人、それぞれの送信先、および件名に関する情報が収められる。そして、ボディ部に、それ以外の情報、つまり会議の開催場所、開催日時、および本文に関する情報が収められる。

このユーザＤのＰＣ３０から送信された欠席メールは、当該欠席メールの送信先であるユーザＡのＰＣ３０および複合機２０により受信される。そのために、たとえばユーザＡのＰＣ３０においては、前述の電子メールソフトが起動される。これにより、ユーザＡは、欠席メールの内容を確認することができ、とりわけユーザＤが会議に欠席する予定である旨を認識することができる。また、ユーザＤが会議に出席する予定である旨は、電子メールソフトの予定表機能に反映される。

一方、複合機２０においては、欠席メールが自動的に受信され、つまりはそうなるように前述のメール送受信機能の設定が行われる。そして、複合機２０は、欠席メールのヘッダ部から当該欠席メールの件名を抽出する。この件名に前述の「Declined：」という情報が含まれていることを受けて、複合機２０は、欠席メールが受信されたことを認識し、換言すれば受信された電子メールが当該欠席メールであることを認識する。さらに、複合機２０は、欠席メールのヘッダ部から当該欠席メールに対応する元々の会議案内メールのメッセージＩＤを抽出する。そして、複合機２０は、抽出されたメッセージＩＤと前述の印刷管理テーブル４００（図５参照）の記憶内容とを照合して、当該メッセージＩＤと同じＩＤを含む印刷管理情報の有無を確認する。ここでたとえば、メッセージＩＤと同じＩＤを含む印刷管理情報が存在する場合は、当該印刷管理情報に含まれる印刷部数が１という数だけ減ぜられる。なお、メッセージＩＤと同じＩＤを含む印刷管理情報が存在しない場合は、欠席メールは無視される。

このようにして印刷部数が減ぜられた印刷管理情報について、その印刷開始日時が到来すると、当該印刷管理情報に含まれる印刷対象ファイルの印刷が開始される。この結果、会議案内メールに対する欠席回答者の人数分、換言すれば会議への欠席予定者の人数分、印刷対象ファイルの印刷部数が自動的に減ぜられ、前述の如く当該印刷対象ファイルに基づく資料の無駄な印刷が防止される。

なお、ユーザＤ以外のユーザのＰＣ３０が欠席メールの送信元となる場合も、これと同様の要領で、資料（印刷対象ファイル）の印刷部数が自動的に減ぜられる。そして、資料の印刷が終了した後は、当該資料に係る印刷管理情報が印刷管理テーブル４００から削除される。

このような本第２実施例においては、前述のメール受信管理タスク（図７参照）の一部として、図１３に示されるステップＳ１１〜ステップＳ１９が加えられる。このステップＳ１１〜ステップＳ１９は、メール受信管理タスクにおけるステップＳ１のＮＯと終了との間に加えられる。

すなわち、ステップＳ１において、受信された電子メールが会議案内メールではない場合（Ｓ１：ＮＯ）、ＣＰＵ２０８ａは、ステップＳ１１へ処理を進める。そして、このステップＳ１１において、ＣＰＵ２０８ａは、受信された電子メールが欠席メールであるかどうかを判定する。この判定は、前述の如く当該電子メールの件名に「Declined：」という情報が含まれているかどうかに基づいて行われる。このステップＳ１１において、たとえば受信された電子メールが欠席メールではない場合（Ｓ１１：ＮＯ）、ＣＰＵ２０８ａは、メール受信管理タスクを終了する。一方、受信された電子メールが欠席メールである場合は（Ｓ１１：ＹＥＳ）、ＣＰＵ２０８ａは、処理をステップＳ１３へ進める。

ステップＳ１３において、ＣＰＵ２０８ａは、欠席メールのヘッダ部から当該欠席メールに対応する元々の会議案内メールのメッセージＩＤを抽出する。そして、ＣＰＵ２０８ａは、処理をステップＳ１５へ進める。

ステップＳ１５において、ＣＰＵ２０８ａは、印刷管理テーブル４００を参照する。そして、ＣＰＵ２０８ａは、処理をステップＳ１７へ進める。

ステップＳ１７において、ＣＰＵ２０８ａは、ステップＳ１３で抽出されたメッセージＩＤと印刷管理テーブル４００の記憶内容とを照合して、当該メッセージＩＤと同じＩＤを含む印刷管理情報の有無、言わば該当印刷管理情報の有無、を判定する。ここでたとえば、該当印刷管理情報が存在しない場合（Ｓ１７：ＮＯ）、ＣＰＵ２０８ａは、メール受信管理タスクを終了する。一方、該当印刷対象情報が存在する場合は（Ｓ１７：ＹＥＳ）、ＣＰＵ２０８ａは、処理をステップＳ１９へ進める。

ステップＳ１９において、ＣＰＵ２０８ａは、該当印刷管理情報に含まれる印刷部数を１という数だけ減じ、つまり印刷管理テーブル４００の記憶内容を更新する。これをもって、ＣＰＵ２０８ａは、メッセージ送受信管理タスクを終了する。

以上のように、本第２実施例によれば、会議への欠席予定者の人数分、資料の印刷部数が自動的に減ぜられる。これにより、欠席予定者の分まで資料が印刷されてしまう、という当該資料の無駄な印刷が防止される。

なお、本第２実施例においては、ＣＰＵ２０８ａがメール受信タスクを実行することにより、とりわけ当該メール受信タスクにおけるステップＳ１９を実行することにより、印刷部数が減ぜられるが、このようなＣＰＵ２０８ａ（厳密には制御部２０８）は、本発明に係る第１変更手段の一例である。また、出席メールに含まれる出席予定である旨を表す情報、詳しくは当該出席メールの件名に含まれる「Accepted：」という文字列は、本発明に係る出欠情報の一例である。そして、欠席メールに含まれる欠席予定である旨を表す情報、詳しくは当該欠席メールの件名に含まれる「Declined：」という文字列もまた、本発明に係る出欠情報の一例である。

本第２実施例における会議案内メールの受信画面６００（図１０参照）、出席メールの送信画面７００（図１１参照）、欠席メールの送信画面８００（図１２参照）などの構成は、飽くまでも一例であり、これらに限定されない。

［第３実施例］
続いて、本発明の第３実施例について、図１４〜図１６をさらに参照して、説明する。

本第３実施例においては、会議案内メールの送信先からさらに別の相手先へ当該会議案案内メールが転送される。そして、この会議案内メールの転送件数に応じて、当該会議案内メールに添付された資料（ファイル）の印刷部数が自動的に変更される。

具体的には、たとえば図１４に示されるように、会議主催者であるユーザＡのＰＣ３０から別の３人のユーザＢ、ＣおよびＤそれぞれのＰＣ３０宛に会議案内メールが同報送信される、とする。その際、会議で使用される資料が会議案内メールに送付されるとともに、この会議案内メールの同報送信先の１つとして複合機２０が加えられる、とする。その上で、会議案内メールの送信先の１つであるたとえばユーザＣのＰＣ３０からさらに別のＰＣ３０へ、ここではユーザＥのＰＣ３０へ、当該会議案内メールが転送される、とする。この転送された会議案内メール、言わば会議案内転送メールは、複合機２０にも送信される。言い換えれば、複合機２０は、会議案内転送メールの送信先の１つとして加えられる。すると、複合機２０においては、会議案内転送メールの受信件数分、つまり会議への出席予定者の増加分、当該会議案内転送メールに係る資料の印刷部数が追加される。そして、この資料の印刷開始日時が到来すると、当該資料の印刷が行われる。なお、図１４においては、前述の欠席メールが送受信される状態も参考的に示されている。

このように会議への出席予定者の増加分、資料の印刷部数が自動的に追加されることで、当該出席予定者が増加したことによる資料の不足が防止される。なお、資料の印刷開始日時が到来した後に、つまり当該資料の印刷が開始された後に、複合機２０により会議案内転送メールが受信された場合には、その会議案内転送メールについては、無視される。

より具体的に説明すると、たとえば図１４に示される状態における会議案内転送メールの送信先であるユーザＥのＰＣ３０において、前述の電子メールソフトが起動されて、当該会議案内転送メールが受信される、とする。すると、ユーザＥのＰＣ３０のディスプレイに、図１５に示されるような受信画面９００が表示される。

この図１５に受信画面９００によれば、図１０に示される受信画面６００と同様、その左上部分に、出席ボタン９０２および欠席ボタン９０４が縦一列に配される。そして、これらのボタン９０２および９０４の下方に、会議案内転送メールの送信元を表す文字列９０６と、当該会議案内転送メールの件名を表す文字列９０８と、会議の開催場所を表す文字列９１０と、当該会議の開催日時を表す文字列９１２と、添付ファイルのファイル名を表す文字列９１４と、が縦一列に配される。このうちの会議案内転送メールの送信元を表す文字列９０６には、当該会議案内転送メールが元々の会議案内メールの送信元（ここではユーザＡ）の代理としてユーザＤのＰＣ３０から送信されたことを表す適当な文字列が付される。併せて、会議案内転送メールの件名を表す文字列９０８については、その文頭に転送という意味を表す適当な文字列、たとえば「FW：」という英単語を含む文字列が、付される。また、添付ファイルのファイル名を表す文字列９１４は、当該添付ファイルを開くための操作を受付可能な操作子として機能する。さらに、文字列９１４の下方に、会議案内転送メールの本文を表示すぅるための不図示の領域が配される。

この受信画面９００において、たとえば出席ボタン９０２が操作されると、図１１に示されるのと同様の出席メールの送信画面が、当該受信画面９００上に重なるように表示される。そして、図示を含む詳しい説明は省略するが、ユーザＥのＰＣ３０から出席メールが送信されると、この出席メールは、元々の会議案内メールの送信元であるユーザＡのＰＣ３０により受信される。これ以降は、前述の第２実施例において、ユーザＡのＰＣ３０により出席メールが受信された場合と、同様である。

これに対して、図１５に示される受信画面９００において、欠席ボタン９０４が操作されると、図１２に示されるのと同様の欠席メールの送信画面が、当該受信画面９００上に重なるように表示される。そして、図示を含む詳しい説明は省略するが、ユーザＥのＰＣ３０から欠席メールが送信されると、この欠席メールは、ユーザＡのＰＣ３０および複合機２０により受信される。これ以降は、前述の第２実施例において、ユーザＡのＰＣ３０および複合機２０により欠席メールが受信された場合と、同様である。

一方、複合機２０においては、会議案内転送メールが自動的に受信され、つまりはそうなるように前述のメール送受信機能の設定が行われる。そして、複合機２０は、会議案内転送メールのヘッダ部から当該会議案内転送メールの件名を抽出する。この件名に前述の「FW：」という情報が含まれていることを受けて、複合機２０は、会議案内転送メールが受信されたことを認識し、換言すれば受信された電子メールが当該会議案内転送メールであることを認識する。さらに、複合機２０は、会議案内転送メールのヘッダ部から当該会議案内転送メールに対応する元々の会議案内メールのメッセージＩＤを抽出する。そして、複合機２０は、抽出されたメッセージＩＤと前述の印刷管理テーブル４００（図５参照）の記憶内容とを照合して、当該メッセージＩＤと同じＩＤを含む印刷管理情報の有無を確認する。ここでたとえば、メッセージＩＤと同じＩＤを含む印刷管理情報が存在する場合は、当該印刷管理情報に含まれる印刷部数が１という数だけ追加される。なお、メッセージＩＤと同じＩＤを含む印刷管理情報が存在しない場合は、会議案内転送メールは無視される。

このようにして印刷部数が追加された印刷管理情報について、その印刷開始日時が到来すると、当該印刷管理情報に含まれる印刷対象ファイルの印刷が開始される。この結果、会議への欠席予定者の増加分、印刷対象ファイルの印刷部数が自動的に追加され、前述の如く当該印刷対象ファイルに基づく資料の不足が防止される。

なお、ユーザＣ以外のユーザのＰＣ３０が会議案内転送メールの送信元となる場合や、ユーザＥ以外のユーザのＰＣ３０が当該会議案内転送メールの送信先となる場合も、これと同様の要領で、資料（印刷対象ファイル）の印刷部数が自動的に追加される。そして、資料の印刷が終了した後は、当該資料に係る印刷管理情報が印刷管理テーブル４００から削除される。

このような本第３実施例においては、前述のメール受信管理タスク（図７および図１３参照）の一部として、図１６に示されるステップＳ２１〜ステップＳ２９が加えられる。このステップＳ２１〜ステップＳ２９は、メール受信管理タスクにおけるステップＳ１のＮＯと終了との間、または、ステップＳ１１のＮＯと終了との間に加えられる。

すなわち、ステップＳ１１において、受信された電子メールが欠席メールではない場合（Ｓ１１：ＮＯ）、ＣＰＵ２０８ａは、ステップＳ２１へ処理を進める。そして、このステップＳ２１において、ＣＰＵ２０８ａは、受信された電子メールが会議案内転送メールであるかどうかを判定する。この判定は、前述の如く当該電子メールの件名に「FW：」という情報が含まれているかどうかに基づいて行われる。このステップＳ２１において、たとえば受信された電子メールが会議案内転送メールではない場合（Ｓ２１：ＮＯ）、ＣＰＵ２０８ａは、メール受信管理タスクを終了する。一方、受信された電子メールが会議案内転送メールである場合は（Ｓ２１：ＹＥＳ）、ＣＰＵ２０８ａは、処理をステップＳ２３へ進める。

ステップＳ２３において、ＣＰＵ２０８ａは、会議案内転送メールのヘッダ部から当該会議案内転送メールに対応する元々の会議案内メールのメッセージＩＤを抽出する。そして、ＣＰＵ２０８ａは、処理をステップＳ２５へ進める。

ステップＳ２５において、ＣＰＵ２０８ａは、前述の印刷管理テーブル４００を参照する。そして、ＣＰＵ２０８ａは、処理をステップＳ２７へ進める。

ステップＳ２７において、ＣＰＵ２０８ａは、ステップＳ２３で抽出されたメッセージＩＤと印刷管理テーブル４００の記憶内容とを照合して、当該メッセージＩＤと同じＩＤを含む印刷管理情報の有無、つまり該当印刷管理情報の有無、を判定する。ここでたとえば、該当印刷管理情報が存在しない場合は（Ｓ２７：ＮＯ）、ＣＰＵ２０８ａは、メール受信管理タスクを終了する。一方、該当印刷対象情報が存在する場合は（Ｓ２７：ＹＥＳ）、ＣＰＵ２０８ａは、処理をステップＳ２９へ進める。

ステップＳ２９において、ＣＰＵ２０８ａは、該当印刷管理情報に含まれる印刷部数を１という数だけ追加し、つまり印刷管理テーブル４００の記憶内容を更新する。これをもって、ＣＰＵ２０８ａは、メッセージ送受信管理タスクを終了する。

以上のように、本第３実施例によれば、会議への欠席予定者の増加分、資料の印刷部数が自動的に追加される。これにより、会議への欠席予定者が増加したことによる資料の不足が防止される。

なお、本第３実施例においては、ＣＰＵ２０８ａがメール受信タスクを実行することにより、とりわけ当該メール受信タスクにおけるステップＳ２９を実行することにより、印刷部数が追加されるが、このようなＣＰＵ２０８ａ（厳密には制御部２０８）は、本発明に係る第２変更手段の一例である。また、本第３実施例における会議案内転送メールは、本発明に係る転送メールの一例である。

本第２実施例における会議案内転送メールの受信画面９００（図１５参照）の構成は、飽くまでも一例であり、これに限定されない。

［その他の適用例］
以上の各実施例は、本発明の具体例であり、本発明の技術的範囲を限定するものではない。これら各実施例以外の局面にも、本発明を適用することができる。

たとえば、会議案内メールに添付された資料の印刷が開始されるとき、または、当該資料の印刷が終了したとき、その旨が、当該会議案内メールへの返信という形で複合機２０から当該会議案内メールの送信元であるＰＣ３０へ通知されてもよい。

また、複合機２０により既に受信された（かつ印刷管理テーブル４００に印刷管理情報が残っている）会議案内メールに関係する転送メールまたは返信メールであって、当該会議案内メールと同じ送信元から送信されてきたメールが、複合機２０により受信される、とする。そして、その受信メールに、新たなファイル（資料）が添付されている、とする。さらに、その新たな添付ファイルのファイル名と、会議案内メールに添付された言わば最初の添付ファイルのファイル名とが、互いに異なる、とする。この場合は、新たな添付ファイルは、言わば追加ファイルとして取り扱われてもよい。そして、この追加ファイルについても、最初の添付ファイルとともに、印刷されてもよい。その一方で、新たな添付ファイルのファイル名と、最初の添付ファイルのファイル名と、の互いの一部分のみが異なる、たとえば末尾の数字のみが異なる、とする。この場合は、新たな添付ファイルは、更新ファイルとして取り扱われてもよい。そして、最初の添付ファイルに代えて、更新ファイルのみが、印刷されてもよい。なお、会議案内メールに関係するメールであるかどうかについては、そのメールのヘッダ部に含まれるメッセージＩＤや返信情報（n-Reply-To）、返信関係情報（References）などから判断される。

加えて、複合機２０により既に受信された（かつ印刷管理テーブル４００に印刷管理情報が残っている）会議案内メールに関係する転送メールまたは返信メールであって、当該会議案内メールと同じ送信元から送信されてきたメールが、複合機２０により受信される、とする。そして、その受信メールに、会議案内メールに添付されたファイルの印刷を取り消す旨の言わば印刷予約キャンセルを表す情報が含まれている、とする。この場合は、その印刷予約キャンセルの対象となる添付ファイルの印刷が取り消されてもよい。つまりはそうなるように、印刷管理テーブル４００が更新されてもよい。ここで言う印刷予約キャンセルを表す情報は、たとえばメールのヘッダ部の件名、または、当該メールのボディ部に、文字列として組み込まれてもよい。

前述の各実施例では、会議の開催の案内を電子メールの同報送信により行う場合を例に挙げて説明したが、これに限らない。講習会や討論会などの会議以外のイベントの開催の案内を電子メールの同報送信により行う場合や、それ以外の用途で電子メールを同報送信する場合にも、本発明を適用することができる。すなわち、印刷対象情報が添付された電子メールを同報送信する場合に、本発明を適用することができる。

また、画像形成装置として、複合機２０を例に挙げたが、当該画像形成装置は、コピー機やプリンタなどの当該複合機２０以外の装置であってもよい。併せて、情報処理装置としてのそれぞれのＰＣ３０に代えて、または、これに加えて、タブレットやスマートフォンなどの装置が採用されてもよい。

さらに、各実施例においては、各ＰＣ３０、３０、…間で、つまり社内ＬＡＮという枠内で、電子メールが送受信される場合について説明したが、これに限らない。すなわち、社内ＬＡＮ以外の装置との間で電子メールが送受信される場合にも、本発明を適用することができる。極端には、ウェブメールやメッセンジャなどのいわゆる広義の電子メールが送受信される場合にも、本発明を適用することができる。

そして、本発明は、画像形成装置および当該画像形成装置を備えるネットワークシステムという形態に限らず、当該画像形成装置の制御プログラム（ソフトウェア）という形態、および、当該画像形成装置の制御方法という形態によっても、提供することができる。

１０ … ネットワークシステム
２０ … 複合機
３０ … ＰＣ
２０４ … 画像形成部
２０６ … 通信部
２０８ … 制御部
２０８ａ … ＣＰＵ
２０８ｂ … 主記憶部

Claims (11)

1. 電子メールを受信する受信手段と、
   印刷対象情報を印刷する印刷手段と、
   前記受信手段により前記電子メールとして添付情報を含みかつ同報送信された特定メールが受信されたとき、当該特定メールの送信先数に応じた部数分、当該添付情報を前記印刷対象情報として前記印刷手段に印刷させる印刷制御手段とを備える、画像形成装置。
2. 前記特定メールは、イベントの開催を案内する案内メールを含む、請求項１に記載の画像形成装置。
3. 前記案内メールは、前記イベントの開催時期を表す時期情報を含み、
   前記印刷制御手段は、前記時期情報に応じたタイミングで前記印刷手段に前記添付情報を印刷させる、請求項２に記載の画像形成装置。
4. 前記受信手段により前記電子メールとして前記案内メールへの返信メールが受信されたとき、当該返信メールの内容に応じて前記印刷手段による前記添付情報の印刷部数を変更する第１変更手段をさらに備える、請求項２または３に記載の画像形成装置。
5. 前記返信メールは、前記イベントへの出欠回答を表す出欠情報を含み、
   前記第１変更手段は、前記出欠情報が前記イベントへの欠席回答を表す前記返信メールの受信件数分、前記印刷部数を減ずる、請求項４に記載の画像形成装置。
6. 前記受信手段により前記電子メールとして前記案内メールの転送メールが受信されたとき、当該転送メールの受信件数に応じて前記印刷手段による前記添付情報の印刷部数を変更する第２変更手段をさらに備える、請求項２から５のいずれかに記載の画像形成装置。
7. 前記第２変更手段は、前記転送メールの受信件数分、前記印刷部数を追加する、請求項６に記載の画像形成装置。
8. 前記特定メールは、前記印刷手段による前記添付情報の印刷に関する条件を表す印刷設定情報を含み、
   前記印刷制御手段は、前記印刷設定情報に従う条件で前記印刷手段に前記添付情報を印刷させる、請求項１から７のいずれかに記載の画像形成装置。
9. 請求項１に記載の画像形成装置と、
   前記特定メールの送信元である送信元装置と、
   前記特定メールの前記画像形成装置以外の送信先である１以上の送信先装置とを備える、ネットワークシステム。
10. 電子メールを受信する受信手段と、印刷対象情報を印刷する印刷手段と、を備える画像形成装置の制御プログラムであって、
    前記受信手段により前記電子メールとして添付情報を含みかつ同報送信された特定メールが受信されたとき、当該特定メールの送信先数に応じた部数分、当該添付情報を前記印刷対象情報として前記印刷手段に印刷させる印刷制御手順を、前記画像形成装置のコンピュータに実行させる、制御プログラム。
11. 電子メールを受信する受信手段と、印刷対象情報を印刷する印刷手段と、を備える画像形成装置の制御方法であって、
    前記受信手段により前記電子メールとして添付情報を含みかつ同報送信された特定メールが受信されたとき、当該特定メールの送信先数に応じた部数分、当該添付情報を前記印刷対象情報として前記印刷手段に印刷させる印刷制御ステップを含む、制御方法。

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