JP2019185272A - 業種業態毎の業務処理形態から推定される問題点と業務フローチャートとが組み合わされた業務フローチャート作成方法およびその作成システム - Google Patents
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Abstract
Description
従来、業務改善のためのグラフなどの視覚的なツールを自動作成するシステムとしては、例えば、特許文献1記載のシステムがある。このシステムは、アンケート結果に基づいて4つの観点(例えば、主体的、主体的でない、有形的、無形的など)から組織状態の評価を図示する四角形のレーダーチャートを自動的に作成する。しかし、このシステムは、アンケート結果から組織状態を視覚的に示すレーダーチャートを作成して、問題の概略的な傾向を把握することを支援できるにすぎない。したがって、特許文献1記載のシステムがレーダーチャートとは用途および構成が全く異なる業務フローチャートを作成することができないことは明らかである。また、業務フローチャートに応じた問題点の抽出もできない。
ここで、「業務」とは、会社等の各部署で行われており、事業の中で発生する一部の仕事のことをいい、業務の中には、会社の個々の従業員が担当する仕事である職務も含まれる。
かかる構成によれば、業務に関する従業員や管理者から得た情報に基づいて、業務フローチャートの処理手順を修正、追加、または削除することが可能であり、実際の業務により適合した業務フローチャートを作成することが可能である。
また、業態とは、事業の具体的な形態であり、例えば、製造業でいえば、受注生産、大量生産などの生産形態などをいう。
業務フローチャートの例として、例えば、図7に示される購買外注管理における注文書発行手続きに関する業務フローチャートは、必要部材の発注をする各課担当者が注文依頼書を各課課長へ渡した後、各課課長から決済後に購買課購買担当への注文依頼書の手渡し、業者選択および過去の購入先と価格調査、価格交渉(都度)、入力(品目・納期・数量)、手配入力、注文書、FAX、業者、業者からのReFAX有りまでの複数の処理によって構成された注文書発行手続きに関する一連の処理になっている。
また、他の業務フローチャートとして、図8には、購買外注管理における受入管理に関する業務フローチャートは、送り状および納品書の受取り、受入部門担当者による検品(数量チェック)、サイン、納品書、受入入力、日付順で保管までの複数の処理によって構成された受入管理に関する一連の処理になっている。
問診項目に対する回答は、業務に関する従業員や管理者によって問診表に記入される。
業務フローチャートは、上記のように会社等の各部署で行われる事業の中で発生する一部の仕事、すなわち業務における流れを示す業務フローチャートである。業務フローチャートは、例えば、販売業務、受注業務、資材管理業務、購買業務、品質管理業務、設計・開発管理業務、またはその他多種多様な業務における全部または一部の一連の流れを示す業務フローチャートなどによって構成されている。
まず、図3のステップS1において、業務に関わる問題をチェックするための複数の問診表に含まれる複数の問診項目および各問診項目に対する回答と当該業務に関する業種および業態とをそれぞれ有する複数の問診表情報を問診表記憶手段(5)に入力する(問診表入力工程)。
ついで、ステップS2において、業務フローチャート選択手段(10)は、複数の問診表情報の業種および業態に応じた業務フローチャートを、業務フローチャート記憶手段(6)に記憶された複数の業務フローチャートから選択する(業務フローチャート選択工程)。
そして、ステップS6において、問題点修正手段(15)を用いて、業務フローチャートに組み合わされる問題点を修正、追加、または削除する(問題点修正工程)。
これにより、業務改善の担当者等は、業務フローチャートに応じた問題点を容易に取得することが可能である。
2 処理部
3 キーボード
4 モニタ(表示手段)
5 問診表記憶手段
6 業務フローチャート記憶手段
7 問題点記憶手段
8 顧客別業務フローチャート記憶手段
9 問診表入力手段
10 業務フローチャート選択手段
12 業務フローチャート修正手段
13 問題点選択手段
14 組合せ手段
15 問題点修正手段
Claims (7)
- 業務改善の前提となる業務の流れを示す業務フローチャートを作成する業務フローチャート作成方法であって、
業務に関わる問題をチェックするための複数の問診表に含まれる複数の問診項目および各問診項目に対する回答と当該業務に関する業種および業態とをそれぞれ有する複数の問診表情報を問診表記憶手段に入力する問診表入力工程と、
前記複数の問診表情報の業種および業態に応じた業務フローチャートを、業務フローチャート記憶手段に記憶された複数の業務フローチャートから選択する業務フローチャート選択工程と、
前記業務フローチャートで示される業務の流れにおいて発生する可能性がある複数の問題点であって、前記業種および業態と前記業務フローチャートとに応じた複数の問題点を記憶する問題点記憶手段から、前記業務フローチャートに応じた複数の問題点を、前記問診表情報に基づいて選択する問題点選択工程と、
選択された問題点を前記業務フローチャート選択工程で選択された前記業務フローチャートに組み合わせて、問題点と業務フローチャートとが組み合わされた業務フローチャートを作成する組合せ工程と、
を含むことを特徴とする、
業務フローチャート作成方法。 - 業務フローチャート選択工程で選択された業務フローチャートの処理手順を修正、追加、または削除する業務フローチャート修正工程をさらに含む、
請求項1に記載の業務フローチャート作成方法。 - 前記問題点を修正、追加、または削除する問題点修正工程をさらに含む、
請求項1または2に記載の業務フローチャート作成方法。 - 業務改善の前提となる業務の流れを示す業務フローチャートを作成する業務フローチャート作成システムであって、
業務に関わる問題をチェックするための複数の問診表に含まれる複数の問診項目および各問診項目に対する回答と当該業務に関する業種および業態とをそれぞれ有する複数の問診表情報を記憶する問診表記憶手段と、
前記問診表情報を前記問診表記憶手段に入力する問診表入力手段と、
業種および業態にそれぞれ応じて、複数の処理手順を有する複数の業務フローチャートを記憶する業務フローチャート記憶手段と、
前記複数の問診表情報の業種および業態に応じた業務フローチャートを、前記業務フローチャート記憶手段に記憶された複数の業務フローチャートから選択する業務フローチャート選択手段と、
前記業務フローチャートで示される業務の流れにおいて発生する可能性がある複数の問題点であって、前記業種および業態と前記業務フローチャートとに応じた複数の問題点を記憶する問題点記憶手段と、
前記業務フローチャートに応じた複数の問題点を、前記問診表情報に基づいて前記問題点記憶手段から選択する問題点選択手段と、
問題点選択手段によって選択された問題点を前記業務フローチャート選択手段によって選択された前記業務フローチャートに組み合わせて、問題点と業務フローチャートとが組み合わされた業務フローチャートを作成する組合せ手段と、
を備えている、
業務フローチャート作成システム。 - 業務フローチャート選択手段によって選択された業務フローチャートの処理手順を修正、追加、または削除する業務フローチャート修正手段をさらに備えている、
請求項4に記載の業務フローチャート作成システム。 - 前記問題点を修正、追加、または削除する問題点修正手段をさらに備えている、
請求項4または5に記載の業務フローチャート作成システム。 - 前記問題点と業務フローチャートとが組み合わされた業務フローチャートを表示する表示手段をさらに備える、
請求項4乃至6のいずれか1項に記載の業務フローチャート作成システム。
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中條 将典: "ヘルプデスク専用ソフト増える過去の事例を文章で素早く検索", 日経コンピュータ, vol. 第373号, JPN6018042411, 4 September 1995 (1995-09-04), JP, pages 103 - 105, ISSN: 0003908436 * |
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