JP2019106117A - 情報処理装置、その制御方法、プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子メールの監査を行うユーザを適切に切り替えること。【解決手段】送信指示された電子メールの送出制御を行う情報処理装置であって、送信が保留された前記電子メールを取得する取得手段と、前記取得手段により取得された電子メールの送信元からの過去の電子メールの誤送信の種類、又は誤送信の回数に従って、前記取得手段により取得された電子メールの監査の依頼先を決定する決定手段と、前記決定手段により決定された依頼先に、前記取得手段により取得された電子メールの監査の依頼を行う監査依頼手段と、を備えることを特徴とする。【選択図】図４

Description

本発明は、情報処理装置、及びその制御方法、プログラムに関し、特に、電子メールの監査を行うユーザを適切に切り替えるための技術に関するものである。

近年、個人情報や機密情報漏洩が企業の信頼というものに影響を及ぼすようになってきている。個人情報保護法など各種法律の施行に伴い、企業として情報漏洩に対する対策を講じることは急務になってきている。情報漏洩の原因は外部からの不正アクセスにより起きてしまうこともあるが、その多くは企業内部の人間の不注意等から起きている。

そのような情報漏洩対策の一つとしてメールフィルタリングシステムがある。メールフィルタリングシステムは、情報漏洩につながる可能性が高いキーワードの有無など、電子メールの特徴をフィルタリングの条件として設定し、監査または送信制御の対象となる電子メールを選別する。管理者は選別された電子メールを目視により判定することで、効率的に情報漏洩を防止することができる。

このような先行技術として、特許文献１には、予め設定した条件に基づき、監査の対象となる電子メールを選別し、電子メールの発信者に応じた管理者に対し、選別した電子メールの一覧を表示し監査を促す仕組みが開示されている。

特開２００６ー８５６４２号公報

しかしながら、従来、送信指示された電子メールの送信元が、過去に誤送信をしている回数や、過去に、どのような種類の誤送信をしていたかに関わらず、送信指示された電子メールを送信元に一度確認（監査）させた上で電子メールを送信させていた。

そのため、例えば、過去にインシデントレベルの高い種類の誤送信を行った送信元や、過去に誤送信をしている回数が多い送信元が、当該送信元から送信指示された電子メールを、送信元が一度確認させた上で送信させるだけでは、再度、誤送信してしまうおそれがあった。

すなわち、従来、送信指示された電子メールを送信する前に当該電子メールを確認するユーザの決定に、当該電子メールの送信元が過去に誤送信をしている回数や、当該送信元が過去にどのような種類の誤送信をしていたかについては考慮されておらず、当該電子メールの確認を行わせるユーザを適切かつ動的に切り替えることが出来なった。

そこで、本発明の目的は、電子メールの監査を行うユーザを適切に切り替えるための仕組みを提供することである。

本発明は、送信指示された電子メールの送出制御を行う情報処理装置であって、送信が保留された前記電子メールを取得する取得手段と、前記取得手段により取得された電子メールの送信元からの過去の電子メールの誤送信の種類、又は誤送信の回数に従って、前記取得手段により取得された電子メールの監査の依頼先を決定する決定手段と、前記決定手段により決定された依頼先に、前記取得手段により取得された電子メールの監査の依頼を行う監査依頼手段と、を備えることを特徴とする。

本発明によれば、電子メールの監査を行うユーザを適切に切り替えることができる。

本発明の実施の形態に係る情報処理システムのシステム構成を概略的に示すブロック図である。 図１におけるメール監査装置のハードウェア構成を概略的に示すブロック図である。 図１におけるメール監査装置が実行する基本的な処理手順を示すフローチャートである。 メール監査装置１００の監査対象メール保存部に、送信が保留され保存された電子メール（監査対象メール）を、当該電子メールの監査をする管理者（ユーザ）、または当該電子メールを送信した送信者（ユーザ）が監査する処理の一例を示すフローチャートである。 簡易監査画面５００の一例を示す図である。 詳細監査画面６００の一例を示す図である。 詳細監査画面７００の一例を示す図である。 監査画面８００の一例を示す図である。 配送ルール９０１、誤送信履歴テーブル９０２、ポイントの重み値テーブル９０３、監査ルール９０４の一例を示す図である。

以下、添付図面を参照して、本発明を好適な実施形態に従って詳細に説明する。
＜図１の説明＞
図１は、本実施形態に係るシステムの構成例を示す図である。

尚、図１のネットワーク上に接続される各種端末の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。

１００は電子メールの監査機能を提供するメール監査装置（電子メール制御装置）である。メール監査装置１００は、ネットワークを介して、メール送受信端末１２０（電子メール送信端末）、メール管理端末１３０、メール配送装置１４０とデータの送受信が可能（通信可能）である。メール監査装置１００は、メール送受信端末１２０から送信された電子メールを受け取り、予め定義された条件に従い、条件に合致する電子メールを送信するか、削除するか、保留するかの配送制御（送出制御）を実施する。また、併せて監査対象にするか否かの判定を行う。送信すると判定された電子メールはメール配送装置１４０へ送信される。メール監査装置１００は、メール受信処理部１０１、配送制御部１０２、メール送信処理部１０３、配送ルール保存部１０４、監査対象メール保存部１０５、管理情報保存部１０６、監査操作処理部１０７を備えている。

メール監査装置１００は、本発明の情報処理装置の適用例であり、送信指示された電子メールの送出制御を行う。

メール受信処理部１０１は、メール送受信端末１２０から送信された電子メールを取得する機能を備える。

配送制御部１０２は、メール受信処理部で受信した電子メールが、配送ルール保存部１０４に記憶された配送ルールに示される各種条件に一致するか否かを判定し、一致する配送ルールがあると判定された場合は、当該配送ルールに設定されたアクション（送信か削除、または保留）を当該電子メールに対して適用する機能を備える。また、送信が保留された電子メールを監査対象として、監査対象メール保存部１０５へ当該電子メールを保存する。

メール送信処理部１０３は、電子メールをメール配送装置１４０へ送信する機能を備える。つまり、配送制御部１０２において送信すると判定された電子メール、または監査操作処理部１０７から送信の指示があった電子メールを送信する機能部である。

配送ルール保存部１０４は、配送制御部１０２で電子メールの配送方法を決定するための配送ルール９０１が保存されている記憶領域である。

監査対象メール保存部１０５は、配送処理部において監査対象（保留）と判定された電子メールを保存する記憶領域である。

管理情報保存部１０６は、誤送信履歴テーブル９０２、ポイントの重み値テーブル９０３、監査ルール９０４を保存する記憶領域である。

監査操作処理部１０７は、メール管理端末１３０の管理操作部１３１から受け付けた指示に従い、監査対象メール保存部１０５に保存された監査対象メールの監査処理を行う機能を備える。また、監査操作処理部１０７は、メール送受信端末１２０から受け付けた指示に従い、監査対象メール保存部１０５に保存された監査対象メールの監査処理を行う機能を備える。

監査対象メールの配送が保留された状態であれば、送出または削除を行うことができる機能を備える。

１２０は、電子メールの送信を行う利用者が使用するメール送受信端末である。メール送受信端末１２０は、ネットワークを介して、メール監査装置１００とデータの送受信が可能である。メール送受信端末１２０は、メール送受信部１２１を備えている。

メール送受信部１２１は、メール監査装置１００に電子メールを送信する機能と、メール監査装置１００から電子メールを受信する機能とを備えている。

メール送受信端末１２０は、メール監査装置１００の監査操作処理部１０７に対して、監査対象メール保存部１０５に保存されている監査対象電子メールの送出または削除の配送の指示を行う機能を備えている。

１３０は電子メールの監査を行う管理者が使用するメール管理端末である。メール管理端末１３０は、ネットワークを介して、メール監査装置１００とデータの送受信が可能である。メール管理端末１３０は、管理操作部１３１を備えている。

管理操作部１３１は、メール監査装置１００の監査操作処理部１０７に対して、監査対象メール保存部１０５に保存されている監査対象電子メールの送出または削除の配送の指示を行う機能を備えている。

メール配送装置１４０は、メール監査装置１００から受信した電子メールを当該電子メールの宛先アドレスの情報に基づき適切なメールサーバへ配送する機能を備える。

次に、図１のメール監査装置１００、メール送受信端末１２０、メール管理端末１３０の各種端末のハードウェア構成について、図２を用いて説明する。
＜図２の説明＞
以下、図２を用いて、図１に示した情報処理装置（メール監査装置１００）及び２００のハードウェア構成について説明する。

図２は、図１に示した情報処理装置（メール監査装置１００）及び２００のハードウェア構成を示すブロック図である。

図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ ／ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣ（情報処理装置）の実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。

２０３はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。

また、２０５は入力コントローラで、キーボード（ＫＢ）２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器（表示部）への表示を制御する。なお、図２では、ＣＲＴ２１０と記載しているが、表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイ等の他の表示器であってもよい。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。

２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶する外部記憶装置（ハードディスク（ＨＤ））や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

２０８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ネットワーク４００を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。

なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられるファイル及び各種テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されている。
＜図３の説明＞
次に、メール監査装置の基本的な処理フローについて、図３を用いて説明する。

図３は、本発明の実施形態のメール監査装置の基本的な処理を示すフローチャートである。

ステップＳ３０１では、メール送受信端末１２０が送信した電子メールを、メール監査装置１００のメール受信処理部１０１が受信（取得）する（取得手段）。

メール受信処理部１０１は、受信した電子メールを配送制御部１０２へ渡し、配送制御部１０２がステップ３０２以降の処理を実行する。

配送制御部１０２では、図９の９０１に示す配送ルールを読み出して取得する（Ｓ３０２）。

ステップＳ３０３では、配送制御部１０２は、配送ルール保存部１０４（条件記憶手段）に記憶された配送ルール９０１のテーブル（配送ルール表とも言う。）をＲＡＭなどのメモリに読み込む。

配送ルール９０１の一例を図９の９０１に示す。

表の１行が１つの配送ルールを表す。１つの配送ルールは、ルールＩＤ、条件式、アクションから構成されるレコードである。

表の中の条件式には、電子メールの特定するための条件が記述されるものとする。例えば、発信者や受信者のメールアドレスに関する条件や、添付ファイルの有無や添付ファイルのドキュメントタイプ、あるいは宛先アドレスの数、所定のキーワードが電子メールに含まれているか、後述の９０２に示す送信元のポイント（ｐｏｉｎｔ）（値）（以下、ポイント値ともいう。）が所定値よりも大きいか否か等が利用される。また、９０１の行の条件式列で例を示すように送信元のポイント値の大きさを条件にすることができるものとする。

ここで、例えば、図９の９０１のルールＩＤが２のレコードは、送信元のポイント値が１よりも大きい電子メールは、保留することが規定されている。また、レコードＩＤが１のレコード（内容条件）は、電子メール内に「社外秘」というキーワードが含まれる場合に、当該電子メールを削除することが規定されている。また、レコードＩＤが３のレコードには、送信元が「＊

ｅ．ｃｏ．ｊｐ」である場合には、その電子メールを送信することが規定されている。

ステップＳ３０３では、配送ルール表の中からルールＩＤの若い順に配送ルールを１つずつ取り出し、取り出した配送ルールの条件式に、当該電子メールが合致しているか否かを判定する。電子メールが条件に合致していれば、ステップＳ３０４に処理を進める。電子メールが条件に合致していなければ、次に、ルールＩＤの若い配送ルールを１つずつ取り出し、取り出した配送ルールの条件式に、当該電子メールが合致しているか否かを判定する。全ての配送ルールの条件に対して、当該電子メールが合致しているか否かを判定しても、いずれの上限にも合致しない場合には、処理をステップＳ３０５に進める。

ステップＳ３０５では、当該電子メールをメール送信処理部１０３へ渡し、メール送信処理部１０３では当該電子メールをメール配送装置１４０へ送信する。

次に、ステップＳ３０４では、合致すると判定された配送ルールのアクション列の値を取り出し、値が送信ならばＳ３０５へ、削除ならばステップＳ３０６へ、保留ならばステップＳ３０７へ進む。

ステップＳ３０５では、当該電子メールをメール送信処理部１０３へ渡し、メール送信処理部１０３では当該電子メールをメール配送装置１４０へ送信する。

ステップＳ３０６では、当該電子メールを削除する。

ステップＳ３０７では、当該電子メールの送出を保留し監査対象の電子メールとして設定する。

以上がメール監査装置における基本処理のフローになる。
＜図４の説明＞
次に、メール監査装置１００の監査対象メール保存部に、送信が保留され保存された電子メール（監査対象メール）を、当該電子メールの監査をする管理者（ユーザ）、または当該電子メールを送信した送信者（ユーザ）が監査する処理を、図４を用いて説明する。

図４は、メール監査装置１００の監査対象メール保存部に、送信が保留され保存された電子メール（監査対象メール）を、当該電子メールの監査をする管理者（ユーザ）、または当該電子メールを送信した送信者（ユーザ）が監査する処理の一例を示すフローチャートである。

図４に示すフローチャートに示す処理は、Ｓ３０７で電子メールの送信が保留された場合に実行される。

図４に示すフローチャートに示す各処理は、メール監査装置１００のＣＰＵが実行し実現される。

図４に示すフローチャートに示す各処理は、メール監査装置１００の監査操作処理部１０７が実行する。

メール監査装置１００は、Ｓ３０７で送信が保留された電子メールを取得し、当該電子メールの送信元の誤送信履歴情報を誤送信履歴テーブル９０２から取得する（Ｓ４０１）。Ｓ４０１は、本発明の取得手段の適用例であり、送信が保留された電子メールを取得する。

図９の９０２に示す誤送信履歴テーブル９０２は、処理時点から直近所定期間（例えば直近１カ月）分の誤送信の送信回数が、誤送信の内容ごとに、かつ、送信元ごとに記録されている。

ここで、誤送信履歴情報（誤送信履歴ともいう）は、図９の９０２に示す誤送信履歴テーブル９０２の各レコードのそれぞれの情報を示す。

誤送信履歴テーブル９０２は、送信元（送信元の電子メールアドレス）、添付間違い／添付し忘れ（回数）、宛先間違い（回数）、書きかけメール送信（回数）、送信元の誤送信ポイント値の項目で構成されている。

送信元の項目には、送信元の電子メールアドレスが格納される。

添付間違い／添付し忘れ（回数）の項目には、添付間違い又は添付し忘れの状態で当該送信元がメールの送信指示を行った回数が格納される。

宛先間違いの項目には、宛先を間違った状態で当該送信元がメールの送信指示を行った回数が格納される。

書きかけメール送信の項目には、メールを書きかけた状態で、当該送信元がメールの送信指示を行った回数が格納される。

図９の９０２に示すように、ｔａｋａｈａｓｈｉ＠ａ．ｃｏ．ｊｐの送信元は、直近１カ月で１回も誤送信していないことが示されている。

また、ｔａｎａｋａ＠ａ．ｃｏ．ｊｐの送信元は、書きかけの状態でメールを送信した回数が１回であり、誤送信ポイント値が１点であることが示されている。

また、ｙｏｓｈｉｄａ＠ａ．ｃｏ．ｊｐの送信元は、添付間違い／添付し忘れ（回数）が１回であり、宛先間違い（回数）が１回であり、書きかけの状態でメールを送信した回数が１回であり、誤送信ポイント値が７点であることが示されている。

また、ｋｉｍｕｒａ＠ａ．ｃｏ．ｊｐの送信元は、宛先間違い（回数）が１回であり、誤送信ポイント値が３点であることが示されている。

また、ｗａｄａ＠ａ．ｃｏ．ｊｐの送信元は、添付間違い／添付し忘れ（回数）が２回であり、宛先間違い（回数）が２回であり、書きかけの状態でメールを送信した回数が１回であり、誤送信ポイント値が１３点であることが示されている。

図９に示す９０２は、本発明の誤送信履歴情報の適用例であり、送信元ごとに、当該送信元から送信指示された電子メールの誤送信の種類、及び当該種類での誤送信の回数を含む。また、誤送信履歴情報は、メモリ等の記憶手段に記憶されている。

メール監査装置１００は、Ｓ４０１で取得した誤送信履歴情報と、ポイントの重み値テーブル９０３との情報から、送信元の誤送信ポイント値を算出する（Ｓ４０２）。

図９に示す９０３は、ポイントの重み値テーブルの一例を示す図である。

ポイントの重み値テーブルは、誤送信の内容（添付間違い／添付し忘れ、宛先間違い、書きかけメール送信）ごとに、ポイント値の重みの値がそれぞれ格納されている。

具体的には、添付間違い／添付し忘れの場合は３、宛先間違いの場合は３、書きかけメール送信の場合は１が、ポイント値の重みの値として格納されている。

Ｓ４０２において、例えば、Ｓ４０１で取得した誤送信履歴情報が、送信元がｗａｄａ＠ａ．ｃｏ．ｊｐのレコードの場合、『添付間違い／添付し忘れ（回数）（２回）×３＋宛先間違い（回数）（２回）×３＋書きかけの状態でメールを送信した回数（１回）×１』の計算を行うことで、誤送信ポイント値（１３点）が得られる。

メール監査装置１００は、このようにして、Ｓ３０７で送信が保留された電子メールの送信元からの過去の電子メールの誤送信の内容、誤送信の実績（回数）から、当該送信元の誤送信ポイント値（ポイント値）を算出することができる。

送信元の誤送信ポイント値（ポイント値）とは、当該送信元から過去に電子メールの誤送信のインシデントが発生したリスクを数値化したものである。

そして、メール監査装置１００は、Ｓ４０２で算出されたポイント値が、監査ルール９０４（図９）のどの条件式に該当するかを判定する。

図９の９０４は、監査ルールの一例を示す図である。

監査ルール９０４は、ルールＩＤ、条件式、アクションの項目から構成されている。

例えば、ルールＩＤが１のレコードの条件式には、Ｓ４０２で算出されたポイントの値が１よりも大きいことが条件として規定されており、この条件を満たす場合に、送信元による簡易監査方法による監査をアクションとして行うことを示している。

例えば、ルールＩＤが２のレコードの条件式には、Ｓ４０２で算出されたポイントの値が２よりも大きいことが条件として規定されており、この条件を満たす場合に、送信元による詳細監査方法による監査をアクションとして行うことを示している。

例えば、ルールＩＤが３のレコードの条件式には、Ｓ４０２で算出されたポイントの値が８よりも大きいことが条件として規定されており、この条件を満たす場合に、管理者による監査方法による監査をアクションとして行うことを示している。

メール監査装置１００は、Ｓ４０２で算出されたポイント値が、監査ルール９０４（図９）の各条件式に示される条件のうち、該当する条件に対応するアクションを特定（判定）する（Ｓ４０３）。

そして、メール監査装置１００は、Ｓ４０３において、特定（判定）されたアクションが、送信元による簡易監査方法である場合には、処理をＳ４０４に移行し、また、当該アクションが、送信元による詳細監査方法である場合には、処理をＳ４０５に移行し、また、当該アクションが、管理者による監査方法である場合には、処理をＳ４０６に移行する。

Ｓ４０４では、現在処理対象の、Ｓ３０７で保留された電子メールの監査方法を、送信元による簡易監査方法に設定する。

Ｓ４０５では、現在処理対象の、Ｓ３０７で保留された電子メールの監査方法を、送信元による詳細監査方法に設定する。

Ｓ４０６では、現在処理対象の、Ｓ３０７で保留された電子メールの監査方法を、管理者による監査方法に設定する。

すなわち、Ｓ４０４、Ｓ４０５では、現在処理対象の、Ｓ３０７で保留された電子メールを送信元に監査させることを決定する。また、Ｓ４０６では、現在処理対象の、Ｓ３０７で保留された電子メールを管理者に監査させることを決定する。

Ｓ４０３〜Ｓ４０６は、本発明の決定手段の適用例であり、Ｓ４０１の取得手段により取得された電子メールの送信元からの過去の電子メールの誤送信の種類、又は誤送信の回数に従って、当該取得手段により取得された電子メールの監査の依頼先を決定する。

また、決定手段は、Ｓ４０１の取得手段により取得された電子メールの送信元からの過去の電子メールの誤送信の種類、又は誤送信の回数に従って、前記取得手段により取得された電子メールの監査の依頼先を、電子メールの送信元にするか、当該電子メールの管理者が操作するメール管理端末にするかを決定する。

また、決定手段は、Ｓ４０１の取得手段により取得された電子メールの送信元からの過去の電子メールの誤送信の種類、及び当該種類ごとの誤送信の回数に基づき算出される値に従って、取得手段により取得された電子メールの監査の依頼先を決定する。

そして、メール監査装置１００は、Ｓ４０１で取得した誤送信履歴（レコード）に含まれる、送信元が誤送信した誤送信内容（誤送信履歴内容）を特定する（Ｓ４０７）。具体的には、１（回）以上の値を有する、添付間違い／添付し忘れ、宛先間違い、書きかけメール送信の誤送信内容を特定する。

メール監査装置１００は、Ｓ３０７で保留された電子メールの監査のために、Ｓ４０４、Ｓ４０５、Ｓ４０６のいずれかで設定された監査方法、及び、Ｓ４０７で特定された誤送信内容（誤送信履歴内容）に応じた監査画面を生成する（Ｓ４０８）。

次に、Ｓ４０８で生成される監査画面について、図５〜８を用いて説明する。

例えば、Ｓ４０４で、送信元による簡易監査方法により、Ｓ３０７で保留された電子メールの監査を行うことが設定された場合には、図５に示す簡易監査画面５００を生成する。

図５は、簡易監査画面５００の一例を示す図である。

図５に示す簡易監査画面５００は、送信元がｔａｎａｋａ＠ａ．ｃｏ．ｊｐから送信され保留された電子メールの監査画面である。

図５に示すように、簡易監査画面５００は、Ｓ３０７で保留された電子メールのメール本文が表示される表示欄５０１、当該電子メールに添付された添付ファイルの添付ファイル名が表示される表示欄５０２、当該電子メールの宛先（送信先）の電子メールアドレスが表示される表示欄５０３、当該電子メールが誤送信であった場合に、当該電子メールの誤送信の内容（例えば、添付間違い／添付し忘れ、宛先間違い、書きかけメール送信）を選択するボタン５０４（受付部）、送信ボタン５０５、及び削除ボタン５０６を含む画面である。

この簡易監査画面５００は、メール監査装置１００から当該電子メールの送信元に対して送信される画面であって、当該画面が当該送信元の端末の表示部に表示され、当該送信元のユーザが簡易監査画面５００に表示されている内容を確認して、ボタン５０４（受付部）、送信ボタン５０５、又は削除ボタン５０６の押下を当該ユーザにより受け付ける画面である。

また、Ｓ４０５で、送信元による詳細監査方法により、Ｓ３０７で保留された電子メールの監査を行うことが設定された場合には、例えば、図６に示す詳細監査画面６００を生成する。

図６は、詳細監査画面６００の一例を示す図である。

図６に示す詳細監査画面６００は、送信元がｙｏｓｈｄａ＠ａ．ｃｏ．ｊｐから送信され保留された電子メールの監査画面である。

図６に示すように、詳細監査画面６００は、Ｓ３０７で保留された電子メールのメール本文が表示される表示欄５０１、当該電子メールに添付された添付ファイルの添付ファイル名が表示される表示欄５０２、当該電子メールの宛先（送信先）の電子メールアドレスが表示される表示欄５０３、当該電子メールが誤送信であった場合に、当該電子メールの誤送信の内容（例えば、添付間違い／添付し忘れ、宛先間違い、書きかけメール送信）を選択するボタン５０４（受付部）、送信ボタン５０５、及び削除ボタン５０６を含む画面である。また、さらに、詳細監査画面６００の表示欄５０１には、図６に示すようにスクロール
バーが表示され、当該スクロールバーのノブ又はアローの操作を受け付けて、Ｓ３０７で保留された電子メールのメール本文の全てが表示された場合に、当該メール本文が確認済みであることを示す情報（ここでは、確認済「○」５０７）が表示される。

５０７は、Ｓ３０７で保留された電子メールのメール本文に対して、確認済み（表示済み）であるか否かを表示するための情報を表示する表示領域である。

また、詳細監査画面６００の５０８は、当該電子メールに添付された添付ファイルの添付ファイル名が表示される表示欄５０２に対して、当該添付ファイルが確認済み（表示済み）であることを示す情報（ここでは、確認済「○」５０８）が表示される。

５０８は、Ｓ３０７で保留された電子メールの添付ファイルに対して、確認済み（表示済み）であるか否かを表示するための情報を表示する表示領域である。

５０２に示される添付ファイル名がユーザにより押下されることで、当該添付ファイルが表示されることで、５０８に、添付ファイルの確認済み（表示済み）であることを示す情報（○）が表示される。

また、詳細監査画面６００の５０９は、当該電子メールの送信先（宛先）として設定されている電子メールアドレスの、ユーザによる入力を受け付ける表示欄５０９である。

ユーザが、当該電子メールの送信先（宛先）として設定されている電子メールアドレスを表示欄５０９に入力すると、メール監査装置１００は、当該入力された電子メールアドレスと、当該電子メールの送信先（宛先）として設定されている電子メールアドレスとが一致しているかを判定し、一致している場合には、表示欄５０９に、送信先（宛先）の確認済み（表示済み）であることを示す情報（○）が表示される。

ｙｏｓｈｄａ＠ａ．ｃｏ．ｊｐ（送信元）の直近１カ月の誤送信内容は、図９の９０２に示すように、添付間違い／添付し忘れ、宛先間違い、書きかけメール送信の３種類であるため、送信元のユーザにメール本文の確認、添付ファイルの確認、送信先アドレスを入力させるための詳細監査画面６００をＳ４０８で生成する。

すなわち、送信元の直近１カ月の誤送信内容に添付間違い／添付し忘れがある場合には、送信元のユーザに添付ファイルを確認させるために、表示欄５０２に表示された添付ファイル名がユーザにより押下されることで、当該添付ファイルが表示され、５０８に、添付ファイルの確認済み（表示済み）であることを示す情報（○）が表示されるように、表示欄５０２、及び表示欄５０８を表示する詳細監査画面６００をＳ４０８で生成する。

また、送信元の直近１カ月の誤送信内容に宛先間違いがある場合には、送信元のユーザに宛先を確認させるために、ユーザにより宛先の電子メールアドレスが入力される表示欄５０３、及び、表示欄５０９を表示する詳細監査画面６００をＳ４０８で生成する。

また、送信元の直近１カ月の誤送信内容に書きかけメール送信がある場合には、送信元のユーザにメール本文を確認させるために、ユーザにより表示欄５０７を表示する詳細監査画面６００をＳ４０８で生成する。

また、Ｓ４０６で、管理者による監査方法により、Ｓ３０７で保留された電子メールの監査を行うことが設定された場合には、例えば、図７に示す監査画面７００を生成する。

また、Ｓ４０５で、送信元による詳細監査方法により、Ｓ３０７で保留された電子メールの監査を行うことが設定された場合には、例えば、図７に示す詳細監査画面７００を生成する。

図７は、詳細監査画面７００の一例を示す図である。

図７に示す詳細監査画面７００は、送信元がｋｉｍｕｒａ＠ａ．ｃｏ．ｊｐから送信され保留された電子メールの監査画面である。

ｋｉｍｕｒａ＠ａ．ｃｏ．ｊｐ（送信元）の直近１カ月の誤送信内容は、図９の９０２に示すように、宛先間違いの１種類であるため、詳細監査画面７００には、図７に示すように、当該電子メールの送信先（宛先）として設定されている電子メールアドレスの、ユーザによる入力を受け付ける表示欄５０９は表示されるものの、表示欄５０７、及び表示欄５０８は表示されない詳細監査画面７００がＳ４０８で生成される。

本実施形態において、電子メールの宛先、メール本文、添付ファイルをそれぞれデータ項目といい、１つの電子メールには、これらの３つの（複数の）データ項目が含まれているものとする。

図６、図７を用いて説明したように、Ｓ４０８では、Ｓ４０７で特定された送信元の誤送信内容（例えば宛先）に対応するデータ項目（電子メールのデータ項目）（例えば宛先）をユーザにより手入力して確認させる詳細監査画面をＳ４０８で生成する。この処理が、Ｓ４０８の、送信元の誤送信履歴内容に応じた監査画面の生成処理である。

これにより、送信元のユーザが、直近で誤送信をした誤送信内容の箇所を、電子メールを送出（中継）する前に、送信元のユーザに効率的に確認させることができるようになる。

また、Ｓ４０６で、管理者による監査方法により、Ｓ３０７で保留された電子メールの監査を行うことが設定された場合には、例えば、図８に示す監査画面８００を生成する。

図８は、監査画面８００の一例を示す図である。

図８に示す監査画面８００は、送信元がｗａｄａ＠ａ．ｃｏ．ｊｐから送信され保留された電子メールの監査画面である。

この監査画面８００は、メール監査装置１００から当該電子メールの管理者に対して送信される画面であって、当該画面が当該管理者の端末（メール管理端末）の表示部に表示され、当該管理者のユーザが監査画面８００に表示されている内容を確認して、ボタン５０４（受付部）、送信ボタン５０５、又は削除ボタン５０６の押下を当該ユーザにより受け付ける画面である。

監査画面８００は、図５の簡易監査画面５００に、当該電子メールの送信元アドレスが表示される表示欄８０１の構成が追加表示される画面である。

これにより、ユーザにより送信指示され送信が保留された電子メールの内容を、当該電子メールを宛先に送信する前に、管理者が事前監査することができるようなる。

以上の通り、メール監査装置１００は、Ｓ３０７で保留された電子メールの監査のために、Ｓ４０４、Ｓ４０５、Ｓ４０６のいずれかで設定された監査方法、及び、Ｓ４０７で特定された誤送信内容（誤送信履歴内容）に応じた監査画面を生成する（Ｓ４０８）。

このように、Ｓ４０８は、本発明の生成手段の適用例であり、Ｓ４０１の取得手段により取得された電子メールの送信元からの過去の電子メールの誤送信の種類（（１）添付間違い／添付し忘れ、（２）宛先間違い、（３）書きかけメール送信）に該当する、電子メールを構成するデータ項目（（１）添付ファイル（５０２、５０８）、（２）送信先アドレス（５０３、５０９）、（３）メール本文（５０１、５０７））の確認結果の入力を受け付ける監査画面を生成する。また、生成手段は、取得手段により取得された電子メールの送信元からの過去の電子メールの誤送信の種類に該当しない、電子メールを構成するデータ項目についての確認結果の入力を受け付けない監査画面（例えば、図７）を生成する。

次にメール監査装置１００は、Ｓ４０８で生成された監査画面を送信する（Ｓ４０９）。

Ｓ４０９では、Ｓ３０７で保留された電子メールに対して、Ｓ４０４又はＳ４０５で、送信元による簡易監査方法又は送信元による詳細監査方法が設定された場合には、当該電子メールの送信元に、Ｓ４０８で生成された監査画面を送信する。また、Ｓ３０７で保留された電子メールに対して、Ｓ４０６で、管理者による監査方法が設定された場合には、当該電子メールの管理者（メール管理端末）に、Ｓ４０８で生成された監査画面を送信する。

Ｓ４０９は、本発明の監査依頼手段の適用例であり、決定手段により決定された依頼先に、取得手段により取得された電子メールの監査の依頼を行う。

すなわち、監査依頼手段は、決定手段により決定された依頼先に、生成手段により生成された監査画面を送信して、取得手段により取得された電子メールの監査の依頼を行う。

当該送信元のメール送受信端末１２０は、メール監査装置１００から、簡易監査画面、又は詳細監査画面を受信すると、当該監査画面を表示する。そして、ユーザは、当該電子メールの内容を確認する。ユーザは、詳細監査画面の場合は、確認済の表示欄（５０７〜５０９）が表示されている項目（メール本文、添付ファイルのファイルオープン、送信先アドレス）の全てについての入力を行うと、送信ボタン５０５がアクティブになり、押下可能となる。

そして、ユーザは、当該電子メールは誤送信だと判断すると、その誤送信の内容（理由・原因）を示すボタン５０４を押下して、削除ボタン５０６を押下する。また、ユーザが、誤送信ではないと判断すると、送信ボタン５０５を押下する。

メール送受信端末１２０は、誤送信の内容（理由・原因）を示すボタン５０４を押下され、削除ボタン５０６が押下されると、当該誤送信の内容（理由・原因）を示す情報と、当該電子メールを削除する旨の情報を、監査結果として、メール監査装置１００に送信する。

また、メール送受信端末１２０は、送信ボタン５０５が押下されると、当該電子メールを送信する旨の情報を、監査結果として、メール監査装置１００に送信する。

そして、メール監査装置１００は、メール送受信端末１２０から、監査結果を受信する（Ｓ４１０）。

Ｓ４１０は、本発明の受付手段の適用例であり、電子メールの監査結果として当該電子メールの誤送信の種類の入力を受け付ける。

メール監査装置１００は、メール送受信端末１２０から、監査結果として、当該誤送信の内容（理由・原因）を示す情報と、当該電子メールを削除する旨の情報を受信すると（Ｓ４１１：ＮＯ）、当該電子メールを削除する（Ｓ４１２）と共に、当該誤送信の内容（理由・原因）を示す情報を、誤送信履歴テーブル９０２に登録して更新する（Ｓ４１４）。Ｓ４１４では、当該電子メールの送信元アドレスに対応し、当該誤送信の内容を１だけインクリメントして更新する。

Ｓ４１４は、本発明の更新手段の適用例であり、Ｓ４１０の受付手段により、当該電子メールの誤送信の種類の入力を受け付けた場合に、記憶手段に記憶されている誤送信履歴情報に含まれる、当該電子メールの送信元における、当該種類での誤送信の回数を更新する。

また、メール監査装置１００は、メール送受信端末１２０から、監査結果として、当該電子メールを送信する旨の情報を受信すると（Ｓ４１１：ＹＥＳ）、当該電子メールを、当該電子メールの宛先に送信する（Ｓ４１３）。

また、Ｓ４０９では、Ｓ３０７で保留された電子メールに対して、Ｓ４０６で、管理者による監査方法が設定された場合には、当該電子メールの管理者（メール管理端末１３０）に、Ｓ４０８で生成された監査画面（図８）を送信する。

メール管理端末１３０は、メール監査装置１００から、監査画面８００を受信すると、当該監査画面を表示する。そして、管理者（ユーザ）は、当該電子メールの内容を確認する。

そして、管理者（ユーザ）は、当該電子メールは誤送信だと判断すると、その誤送信の内容（理由・原因）を示すボタン５０４を押下して、削除ボタン５０６を押下する。また、管理者（ユーザ）が、誤送信ではないと判断すると、送信ボタン５０５を押下する。

メール管理端末１３０は、誤送信の内容（理由・原因）を示すボタン５０４を押下され、削除ボタン５０６が押下されると、当該誤送信の内容（理由・原因）を示す情報と、当該電子メールを削除する旨の
情報を、監査結果として、メール監査装置１００に送信する。

また、メール管理端末１３０は、送信ボタン５０５が押下されると、当該電子メールを送信する旨の情報を、監査結果として、メール監査装置１００に送信する。

そして、メール監査装置１００は、メール管理端末１３０から、監査結果を受信する（Ｓ４１０）。

メール監査装置１００は、メール管理端末１３０から、監査結果として、当該誤送信の内容（理由・原因）を示す情報と、当該電子メールを削除する旨の情報を受信すると（Ｓ４１１：ＮＯ）、当該電子メールを削除する（Ｓ４１２）と共に、当該誤送信の内容（理由・原因）を示す情報を、誤送信履歴テーブル９０２に登録して更新する（Ｓ４１４）。Ｓ４１４では、当該電子メールの送信元アドレスに対応し、当該誤送信の内容を１だけインクリメントして更新する。

また、メール監査装置１００は、メール管理端末１３０から、監査結果として、当該電子メールを送信する旨の情報を受信すると（Ｓ４１１：ＹＥＳ）、当該電子メールを、当該電子メールの宛先に送信する（Ｓ４１３）。

以上説明したように、本実施の形態によれば、電子メールの監査を行うユーザを適切に切り替えることができる。

以上、本発明の一実施形態を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム（コンピュータプログラム）もしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

また、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、プログラムコード自体及びそのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（基本システム或いはオペレーティングシステム）などが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

１００ メール監査装置 １０１ メール受信処理部 １０２ 配送制御部 １０３ メール送信処理部 １０４ 配送ルール保存部 １０５ 監査対象メール保存部 １０６ 管理情報保存部 １０７ 監査操作処理部 １２０ メール送受信端末 １２１ メール送受信部 １３０ メール管理端末 １３１ 管理操作部 １４０ メール配送装置 １５０ 外部ネットワーク

Claims (8)

1. 送信指示された電子メールの送出制御を行う情報処理装置であって、
   送信が保留された前記電子メールを取得する取得手段と、
   前記取得手段により取得された電子メールの送信元からの過去の電子メールの誤送信の種類、又は誤送信の回数に従って、前記取得手段により取得された電子メールの監査の依頼先を決定する決定手段と、
   前記決定手段により決定された依頼先に、前記取得手段により取得された電子メールの監査の依頼を行う監査依頼手段と、
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
2. 前記決定手段は、前記取得手段により取得された電子メールの送信元からの過去の電子メールの誤送信の種類、及び当該種類ごとの誤送信の回数に基づき算出される値に従って、前記取得手段により取得された電子メールの監査の依頼先を決定することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 送信元ごとに、当該送信元から送信指示された電子メールの誤送信の種類、及び当該種類での誤送信の回数を含む誤送信履歴情報を記憶する記憶手段と、
   電子メールの監査結果として当該電子メールの誤送信の種類の入力を受け付ける受付手段と、
   前記受付手段により、当該電子メールの誤送信の種類の入力を受け付けた場合に、前記記憶手段に記憶されている誤送信履歴情報に含まれる、当該電子メールの送信元における、当該種類での誤送信の回数を更新する更新手段と、
   を備えることを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
4. 前記決定手段は、前記取得手段により取得された電子メールの送信元からの過去の電子メールの誤送信の種類、又は誤送信の回数に従って、前記取得手段により取得された電子メールの監査の依頼先を、電子メールの送信元にするか、当該電子メールの管理者が操作するメール管理端末にするかを決定することを特徴とする請求項１乃至３の何れか１項に記載の情報処理装置。
5. 前記取得手段により取得された電子メールの送信元からの過去の電子メールの誤送信の種類に該当する、電子メールを構成するデータ項目の確認結果の入力を受け付ける監査画面を生成する生成手段を更に備え、
   前記監査依頼手段は、前記決定手段により決定された依頼先に、前記生成手段により生成された監査画面を送信して、前記取得手段により取得された電子メールの監査の依頼を行うことを特徴とする請求項１乃至４の何れか１項に記載の情報処理装置。
6. 前記生成手段は、前記取得手段により取得された電子メールの送信元からの過去の電子メールの誤送信の種類に該当する、電子メールを構成するデータ項目の確認結果の入力を受け付ける監査画面であって、前記取得手段により取得された電子メールの送信元からの過去の電子メールの誤送信の種類に該当しない、電子メールを構成するデータ項目についての確認結果の入力を受け付けない監査画面を生成することを特徴とする請求項６に記載の情報処理装置。
7. 送信指示された電子メールの送出制御を行う情報処理装置における制御方法であって、
   送信が保留された前記電子メールを取得する取得工程と、
   前記取得工程により取得された電子メールの送信元からの過去の電子メールの誤送信の種類、又は誤送信の回数に従って、前記取得工程により取得された電子メールの監査の依頼先を決定する決定工程と、
   前記決定工程により決定された依頼先に、前記取得手段により取得された電子メールの監査の依頼を行う監査依頼工程と、
   を備えることを特徴とする制御方法。
8. 請求項７に記載の制御方法を実行するためのプログラム。
   
   
   
   

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