JP2019082971A - 労務管理装置、労務管理方法、労務管理プログラム及び労務管理システム - Google Patents

労務管理装置、労務管理方法、労務管理プログラム及び労務管理システム Download PDF

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Abstract

【課題】企業による人事管理や勤怠管理を含む労務管理や労務処理に費やされる時間、作業量、ならびにコストを大幅に低減することができる。【解決手段】従業員の勤怠情報および従業員が属する企業の人事情報を管理するとともに、外部装置からの要求に応じて所定の労務処理を実行する労務管理装置であって、勤怠情報と、人事情報と、労務処理の種類に所定の書式データを対応付けた労務処理情報とを記憶する記憶部と、外部装置から、労務処理要求を受け付ける受付部と、労務処理要求に含まれる労務処理の種類に対応付けられた書式データと、労務処理の種類に応じて必要となる勤怠情報または人事情報の少なくともいずれか1つを記憶部から取得する取得部と、書式データと、勤怠情報または人事情報の少なくともいずれか1つを用いて、労務処理に必要な出力用データを生成する生成部と、出力用データを出力する出力部と、を備えた。【選択図】図2

Description

この発明は、労務処理を管理する労務管理装置、労務管理方法、労務管理プログラム及び労務管理システムに関する。
近年、本来の業務に注力することを目的として、従業員の勤怠管理や人事関係の手続を容易化したり、確実に処理したりするシステムが多数提案されている(例えば、特許文献1)。
例えば、特許文献1には、特定施設内で仕事に従事する従事者に対する管理システムとして、カードリーダにより読取可能なIC(Integrated Circuit)身分証カードを持たせ、IC身分証カードに記憶された個人ユーザIDなどを読み取って、施設や居室への入退出時刻の管理や電子機器などの使用可否などの認証を行う方法が開示されている。
また、特許文献2には、社員に対する給与および人事関係の種々の情報を給与通知時に一括して通知することで、通知コストを低減するとともに、どのような情報がいつ通知されるかを明確にする方法が提案されている。具体的には、通常の給与明細書に、昇給昇格などの人事情報と、改定された住民税、財形残高、持ち株残高などの外部通知情報を加えた給与明細書を社員ごとに生成し、これを社員に通知する方法が開示されている。
特開2005−189971号公報 特開2005−031945号公報
しかしながら、特許文献1や特許文献2による方法では、それぞれ勤怠管理や、給与通知時における人事関係等の情報の通知といった処理を単体で行っているため、企業における人事部で取り扱われるような労務処理を総括的に一元管理して処理することができなかった。このため、企業は、人事管理や勤怠管理を含む煩雑な労務管理や労務処理を個別に行うこととなり、時間、作業量、ならびにコストが増大なものとなっている。
そこで、本発明は、企業による人事管理や勤怠管理を含む労務管理や労務処理に費やされる時間、作業量、ならびにコストを大幅に低減することができる労務管理装置、労務管理システム、労務管理方法及び労務管理プログラムを提供することを目的とする。
上記課題を解決するため、本発明に係る労務管理装置は、従業員の勤怠情報および従業員が属する企業の人事情報を管理するとともに、外部装置からの要求に応じて所定の労務処理を実行する労務管理装置であって、勤怠情報と、人事情報と、労務処理の種類に所定の書式データを対応付けた労務処理情報とを記憶する記憶部と、外部装置から、労務処理の種類を含む労務処理要求を受け付ける受付部と、受付部により労務処理要求が受け付けられた場合に、労務処理要求に含まれる労務処理の種類に対応付けられた書式データと、労務処理の種類に応じて必要となる勤怠情報または人事情報の少なくともいずれか1つを記憶部から取得する取得部と、取得部により取得された書式データと、勤怠情報または人事情報の少なくともいずれか1つを用いて、労務処理要求に含まれる労務処理の種類により特定される労務処理に必要な出力用データを生成する生成部と、生成部により生成された出力用データを出力する出力部と、を備える。
本発明によれば、企業による人事管理や勤怠管理を含む労務管理や労務処理に費やされる時間、作業量、ならびにコストを大幅に低減することができる。
実施形態1における労務管理システムの全体構成の一例を示す図である。 実施形態1における労務管理装置の機能構成の一例を示すブロック図である。 実施形態1における従業員の在籍データとなる基本情報の登録画面例を示す図である。 実施形態1における各種の登録画面の一例を示す図である。 実施形態1における日単位の勤怠データの登録画面例を示す図である。 実施形態1における月単位の勤怠データの登録画面例を示す図である。 実施形態1における労務処理情報の一例を示す図である。 実施形態1における書式データを構成する項目データの一例を示す図である。 実施形態1における企業の情報処理装置の機能構成を示すブロック図である。 実施形態1における勤怠情報を承認する入力画面の一例を示す図である。 実施形態1における従業員の端末装置の機能構成の一例を示すブロック図である。 実施形態1における勤怠情報の入力画面の一例を示す図である。 実施形態1における労務管理装置による労務処理を示すフローチャートである。 実施形態1における労務管理装置と、企業の情報処理装置と、従業員の端末装置と、関係機関の情報処理装置による労務処理のシーケンス図である。 実施形態2における労務管理装置の機能構成を示すブロック図である。 実施形態2における助成金申請テーブルの一例を示す図である。 実施形態2における労務管理装置による労務処理を示すフローチャートである。 実施形態1および実施形態2における労務管理装置の機能を実現するコンピュータの一例を示すハードウェア構成図である。 労務管理装置を実現可能なコンピュータの一例を示すハードウェア構成図である。
以下に、図面を用いて本発明に係る労務管理装置、労務管理方法、労務管理プログラム、および、労務管理システムの実施の形態を説明する。なお、この実施の形態により本発明が限定されるものではない。
(実施形態1)
図1は、実施形態1における労務管理システムの概要を示す概略図である。図1に示すように、労務管理システム1は、人事および勤怠を含む労務を管理する労務管理装置100が、企業Aの情報処理装置200Aと、企業Aの従業員の端末装置300a、300bと、企業Bの情報処理装置200Bと、企業Bの従業員の端末装置300c、300dと、関係機関の情報処理装置400とネットワーク10を介して相互通信可能に接続されている。なお、図1では、企業の情報処理装置として、企業Aと企業Bの2台を図示し、企業Aの従業員および企業Bの従業員の端末装置として、300a〜dの4台を図示するが、台数はこれに限定されない。また、以下の説明において、特に明示する場合を除き、情報処理装置200Aおよび200Bについては、情報処理装置200と、従業員の端末装置300a〜300dについては、端末装置300と総称する。
図2は、実施形態1における労務管理装置100の機能構成の一例を示すブロック図である。以下、図2を用いて労務管理装置100の機能構成について説明する。
図2に示すように、労務管理装置100は、制御部101と、記憶部110と、通信制御インターフェース部120とを備えている。
記憶部110は、人事情報データベース111と、勤怠情報データベース112と、労務処理情報データベース113とを記憶し、労務管理装置100が接続されるローカルネットワークにより管理され、制御部101とローカルLANで接続される。例えば、記憶部110は、労務管理装置100の内部に備えられているHDD(図示せず)とは別に、労務管理装置100の外部に備えられる別サーバなどであり、記憶部110に格納されている各データは、暗号化された上で保存されている。これにより、外部攻撃による各種データの漏洩を防止することができる。なお、実施形態1においては、労務管理装置100の外部に記憶部110を備える形態としているが、記憶部110は労務管理装置100の内部に備える構成としてもよい。この場合であっても、データベースへのアクセスには所定の権限設定や、データの暗号化を施すことにより外部攻撃からデータベースを保護することができる。
人事情報データベース111には、企業の人事情報が格納されている。ここで、人事情報とは、従業員の識別情報に、従業員の氏名、生年月日、性別などの含む個人情報を含む在籍データと、報酬月額、通勤手当、雇用形態、部署、役職などを含む給与データと、健康保険被保険者整理番号、基礎年金番号などを含む社会保険データと、給与一覧を含む賃金台帳データなどが対応付けられた情報である。
図3は、従業員の在籍データとなる基本情報の登録画面例を示す図である。図3に例示する基本情報の登録画面は、従業員の氏名、生年月日、性別、メールアドレスの入力項目と、登録指示を示す「登録する」のアイコンで構成されている。ここで、氏名とメールアドレスは必須の入力項目となっており、労務管理装置100への労務処理要求や、労務処理管理装置100からのデータ出力や、企業の情報処理装置200から従業員の端末装置300への個人情報や人事情報などの登録指示の送信などに用いられる情報となる。なお、これらの情報に加えて、入社日や退社日、その他各種個人情報の入力項目が構成されてもよい。
また、図4(a)は、給与データの登録画面例を示す図であり、図4(b)は、社会保険データの登録画面例を示す図であり、図4(c)は、賃金台帳データの登録画面例を示す図である。図4(a)に示すように、給与情報には、雇用形態、部署、役職、業務内容、通勤手当を含む報酬月額(通貨)、報酬月額のうちの通勤手当分、報酬月額(現物)、入社日、並びに、随時編集可能なアイコンが含まれる。また、図4(b)に示すように、社会保険・年金情報には、健康保険被保険者整理番号(年金整理番号)、基礎年金番号、標準報酬月額(健康保険)、標準報酬月額(厚生年金)、資格取得日、資格喪失日、並びに、随時、被扶養者を追加可能なアイコンが含まれる。また、図4(c)に示すように、賃金台帳一覧には、各月の支給日における給与一覧が「確定」を示すアイコンとともに、各月分ごとに登録されている。
勤怠情報データベース112には、従業員の勤怠情報と、企業の就業情報が格納されている。ここで、勤怠情報とは、出勤、退勤、休憩、休暇などの出勤状況を示す情報であり、具体的には、出勤および退勤の時刻、労働時間、時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間、深夜労働時間、出勤日数、欠勤日数、休日出勤日数、早退や遅刻の回数と時間、有休日数、有休残日数などがある。また、就業情報とは、就業規則において定められた1日あたりの労働時間および休憩時間や、1年度あたりの有給日数や、リフレッシュ休暇、慶事、弔辞に伴い付与される休暇日数などの情報である。図5は、日単位の勤怠データの登録画面例を示す図である。図5に示すように、勤怠データには、勤務、遅刻、早退、休憩などの出勤状況の種類ごとに各時間が対応付けられている。また、図6は、月単位の勤怠データの登録画面例を示す図である。図6に示すように、給与の支給単位となる月単位で、上段に当該月における勤務日数と総勤務時間とが表示され、続いて、詳細項目として、所定労働時間、時間外労働時間、休日労働時間、深夜労働時間、欠勤日数、遅刻早退時間とが表示される。また、当該月における各日付における勤務時間がカレンダー上に表示される。
労務処理情報データベース113には、労務処理情報が格納されている。ここで、労務処理情報とは、労務処理の種類に、所定の書式データと、書式データを構成する項目データとを対応付けた情報である。例えば、労務処理の種類として、入退社手続き、給与明細書の作成、年末調整用申告書の作成、社会保険の電子申告、労働保険の電子申告、雇用に関する助成金の申請などがある。
図7は、実施形態1における労務処理情報の一例を示す図である。図7に示す労務処理情報では、労務処理の種類に、書式データIDと、データベース名と、データ名と、出力先情報が対応付けられている。例えば、労務処理の種類「勤務証明書の作成」には、書式データID「A001」と、データベース名「人事情報データベース」と、データ名「在籍データ」と、出力先情報「要求元端末」が対応付けられている。なお、出力先情報としては、具体的には、要求元端末のIPアドレスやメールアドレス、関係機関のIPアドレスやメールアドレスや電子申請先画面アドレスなどである。また、労務処理情報データベース113には、助成金の申請の種類に対応付けられた所定の受給要件が格納される。また、図8は、実施形態1における書式データを構成する項目データの一例を示す図である。図8に示すように、データ名に、データを構成する複数の項目が対応付けられており、例えば、データ名「在籍データ」には、項目「従業員ID」「氏名」「入退社年月日」「住所・連絡先」「扶養家族」「社会保険番号」「雇用保険番号」が対応付けられている。
次に、制御部101は、受付部102と、認証部103と、取得部104と、生成部105と、出力部106と、監視部107と、送受信部108とを備える。
受付部102は、企業の情報処理装置200や、従業員の端末装置300などの外部装置から、通信制御インターフェース部120を介して労務処理要求を受け付ける。ここで、労務処理要求とは、所定の労務処理を実行する要求のことであり、例えば、給与明細書を作成する要求、年末調整用申告書を作成する要求、社会保険を申告する要求などである。受付部102は、端末装置300から氏名とメールアドレスを含む労務処理要求を受け付ける。
認証部103は、受付部102により、企業の情報処理装置200や、従業員の端末装置300などの外部装置から労務処理要求が受け付けられた場合、または、外部装置により記憶部110にアクセスされた場合に認証処理を実行する。例えば、認証部103は、通信制御インターフェース部120により外部装置にメールアドレスとパスワードの入力を要求し、外部装置から受信したメールアドレスとパスワードが、あらかじめ登録されたメールアドレスとパスワードと一致するか否かを判定する。認証部103は、外部装置から受信したメールアドレスとパスワードが、あらかじめ登録されたメールアドレスとパスワードと一致すると判定した場合は、外部装置による労務処理要求や、記憶部110へのアクセスを認証し、一致しないと判定した場合は、外部装置にエラーを出力する。また、認証部103は、マイナンバーなどのように個人情報の中でも極秘レベルが高い情報については二段階認証により認証処理を実行する。例えば、認証部103は、一段階で管理者のパスワードを、二段階で所定のメールアドレスに送信したコードなどの入力を要求する。
取得部104は、受付部102により企業の情報処理装置200や、従業員の端末装置300などの外部装置からの労務処理要求が受け付けられた場合に、労務処理要求に含まれる労務処理の種類に対応付けられた書式データと、労務処理の種類に応じて必要となる勤怠情報、人事情報を取得する。また、取得部104は、書式データに対応する項目データを記憶部110から取得する。ここで、項目データとは、書式データを構成する複数の項目に入力されるデータのことであり、勤怠情報や人事情報などで構成される。また、取得部104は、記憶部110から出力先情報を取得する。出力先情報とは、生成された出力データの出力先となる装置のIPアドレスや、メールアドレスなどである。
また、取得部104は、従業員の端末装置300から、通信制御インターフェース部120を介して勤怠情報を、位置情報とともに取得し、取得した勤怠情報と位置情報を勤怠情報データベース112に保存する。例えば、取得部104は、従業員の端末装置300から、従業員の勤務開始時には出勤を示す勤怠情報を、従業員の勤務終了時には退勤を示す勤怠情報を受信する。また、取得部104は、従業員の端末装置300のGPS情報を取得する。
生成部105は、取得部104により取得された書式データと、勤怠情報、人事情報などを用いて、労務処理要求に含まれる労務処理の種類により特定される労務処理に必要な出力用データを生成する。具体的には、生成部105は、取得部104により取得された書式データに書式データを構成する項目データを入力し、出力用データを生成する。
出力部106は、生成部105により生成された出力用データや、人事情報や勤怠情報などにあらかじめ必要な各種登録画面を、通信制御インターフェース部120を介して、取得部104により取得された出力先情報が示す出力先に出力する。例えば、出力部106は、労務処理要求を送信した外部装置が端末装置300であれば、出力用データを端末装置300が送信した労務処理要求に含まれるメールアドレスに出力用データに紐づけたURLアドレスを送信する。
監視部107は、企業の情報処理装置200などの外部装置による、記憶部110へのアクセス状況や更新状況を監視する。例えば、監視部107は、情報処置装置200や端末装置300による記憶部110へのアクセスが認証部103により認証された場合に、アクセス日時に、認証された装置のIPアドレスと、アクセスされた、または更新されたデータベース名およびデータ名とを対応付けた履歴を記憶部110に保存する。
送受信部108は、企業の情報処理装置200、従業員の端末装置300、関係機関の情報処理装置400などの外部装置と、通信制御インターフェース部120を介して各種データを送受信する。
通信制御インターフェース部120は、通信回線や電話回線等に接続されるアンテナやルータ等の通信装置(図示せず)に接続されるインターフェースである。すなわち、通信制御インターフェース部120は、企業の情報処理装置200や、従業員の端末装置300等のような外部装置と通信回線を介してデータを通信する機能を有している。
次に、企業の情報処理装置200の機能構成について説明する。図9は、実施形態1における企業の情報処理装置200の機能構成を示すブロック図である。図9に示すように、情報処理装置200は、制御部201と、記憶部210と、通信制御インターフェース部220と、入出力制御インターフェース部230と、表示部231と、入力部232とを備える。
表示部231は、液晶画面などから構成されるディスプレイ、モニタ、または、タッチパネル等の情報を出力する画面等である。入出力制御インターフェース部230は、表示部231や入力部232への制御を行う。
記憶部210は、人事情報データベース211と、勤怠情報データベース212とを記憶する。人事情報データベース211には、企業の人事情報が格納されている。また、勤怠情報データベース22には、従業員の勤怠情報と、企業の就業情報が格納されている。なお、実施形態1では、記憶部210は、人事情報データベース211と、勤怠情報データベース212とを記憶する構成としているが、他の実施形態として、記憶部210は、人事情報データベース211と、勤怠情報データベース212を記憶しない構成としてもよい。実施形態1においては、企業の情報処理装置200が、労務管理装置100に人事情報や勤怠情報を送信するとともに、人事情報や勤怠情報を記憶部210に保存することで、企業内部のローカルネットワークで各情報にアクセスすることができ、かつ、バックアップ機能を有することにもなる。一方、企業の情報処理装置200が、人事情報や勤怠情報を記憶部210に保存しない場合、労務管理装置100により徹底して情報を一元管理することができる。
制御部101は、受付部102と、取得部203と、承認部204と、表示制御部206と、送受信部207とを備える。
受付部202は、入力部232により入力された各種情報を受け付ける。例えば、受付部202は、新入社員の入社に伴う在籍情報の入力や、社会保険の申告を示す労務処理要求の入力などを受け付ける。
取得部203は、労務管理装置100の記憶部110から人事情報や勤怠情報などを、通信制御インターフェース部220を介して取得し、取得した人事情報や勤怠情報を記憶部210に保存する。
承認部204は、労務管理装置100または従業員の端末装置300により依頼されたデータに対して、承認処理を実行する。具体的には、承認部204は、労務管理装置100または従業員の端末装置300により、勤怠情報の承認依頼や、給与情報の承認依頼を受信した場合に、各情報の承認処理を実行する。例えば、図10は、勤怠情報を承認する入力画面の一例を示す図である。図10に示す入力画面では、「2017年9月12日(火)勤務分」の「出勤」に対して、「すべて承認」のアイコンを人事担当者または従業員の上長などにより入力部232から押下され、押下された情報を、入出力制御インターフェース部230を介して受け付けることにより承認する。
表示制御部205は、各種情報を、入出力制御インターフェース部230を介して、表示部231に表示する。例えば、表示制御部205は、労務管理装置100から受信した出力用データを、表示部231に表示する。また、表示制御部205は、企業の情報処理装置200が、外部のプリンタ(図示せず)に接続されている場合、表示部231に出力用データの印刷用画面を表示する。
送受信部207は、労務管理装置100や、従業員の端末装置300などの外部装置と各種情報を、通信制御インターフェース部220を介して送受信する。
通信制御インターフェース部220は、通信回線や電話回線等に接続されるアンテナやルータ等の通信装置(図示せず)に接続されるインターフェースである。すなわち、通信制御インターフェース部220は、労務管理装置100や、従業員の端末装置300などのような外部装置と通信回線を介してデータを通信する機能を有している。
次に、従業員の端末装置300の機能構成について説明する。図11は、実施形態1における従業員の端末装置300の機能構成の一例を示すブロック図である。図11に示すように、従業員の端末装置300は、記憶部310と、制御部301と、通信制御インターフェース部320と、入出力制御インターフェース部330と、表示部331と、入力部332とを備えている。
表示部331は、液晶画面などから構成されるディスプレイ、モニタ、または、タッチパネル等の情報を出力する画面等である。入出力制御インターフェース部330は、表示部331や入力部332への制御を行う。
記憶部310は、各種情報を記憶する。例えば、記憶部310は、労務管理装置100から受信した勤怠情報や、給与明細書などのデータを記憶する。
制御部301は、受付部302と、表示制御部303と、送受信部304とを備える。
受付部302は、入力部332により入力された各種情報を受け付ける。例えば、受付部302は、給与明細書の作成を示す労務処理要求や、年末調整用申告書の作成を示す労務処理要求や、勤怠情報などの入力を受け付ける。図12は、実施形態1における勤怠情報の入力画面の一例を示す図である。図12(a)は、通常の勤怠情報の入力画面であり、図12(b)は、位置情報を含む勤怠情報の入力画面である。図12(a)に示すように、通常の勤怠情報の入力画面には、出勤または退勤を押下可能なアイコンと、以前の勤務において送信エラーまたは、従業員が送信を失念したような場合に事後報告可能なアイコンが表示されている。また、図12(b)に示す位置情報を含む勤怠情報の入力画面は、図12(a)の通常の勤怠情報の入力画面において右上のメニューバーから選択により、画面が遷移され、マップ上に従業員の端末装置300の位置情報が表示される。これにより、企業の人事担当者や従業員の上長は、社内における通常出勤であるか、出張や在宅における出勤であるかを把握することができる。
表示制御部303は、各種情報を、入出力制御インターフェース部330を介して、表示部331に表示する。例えば、表示制御部303は、労務管理装置100から受信した出力用データを、表示部331に表示する。また、表示制御部303は、従業員の端末装置300が、外部のプリンタ(図示せず)に接続されている場合、表示部331に出力用データの印刷用画面を表示する。
送受信部304は、労務管理装置100や、企業の情報処理装置200などの外部装置と各種情報を、通信制御インターフェース部320を介して送受信する。
通信制御インターフェース部220は、通信回線や電話回線等に接続されるアンテナやルータ等の通信装置(図示せず)に接続されるインターフェースである。すなわち、通信制御インターフェース部320は、労務管理装置100や、企業の情報処理装置200などのような外部装置と通信回線を介してデータを通信する機能を有している。
次に、労務管理装置100による労務処理の流れを説明する。図13は、実施形態1における労務管理装置100による労務処理を示すフローチャートである。
労務管理装置100の受付部102は、企業の情報処理装置200または従業員の端末装置300などの外部装置から労務処理要求を受け付ける(ステップS1)。労務管理装置100の認証部103は、ステップS1において労務処理要求を送信した外部装置の認証処理を実行する(ステップS2)。例えば、労務管理装置100の認証部103は、外部装置にメールアドレスとパスワードの送信を要求し、外部装置から受信したメールアドレスとパスワードがあらかじめ登録されているメールアドレスとパスワードと一致するか否かを判定する。労務管理装置100の認証部103は、一致すると判定した場合は(ステップS2:Yes)、ステップS1における労務処理要求を認証し、一致しないと判定した場合は(ステップS2:No)、ステップS1における労務処理要求を認証せず、外部装置にエラーを出力する(ステップS8)。
労務管理装置100の取得部104は、ステップS2において、労務処理要求が認証された場合(ステップS2:Yes)、労務処理要求に含まれる労務処理の種類を特定する(ステップS3)。労務管理装置100の取得部104は、ステップS3において特定した労務処理の種類に対応付けられている書式データと項目データとを記憶部110から取得する(ステップS4)。
労務管理装置100の生成部105は、ステップS4において取得された書式データと項目データを用いて出力用データを生成する(ステップS5)。労務管理装置100の取得部104は、労務処理要求に含まれる労務処理の種類に対応付けられている出力先情報を記憶部110から取得する(ステップS6)。労務管理装置100の出力部106は、ステップS5において生成された出力用データを、ステップS6において取得された出力先情報が示す出力先に出力する(ステップS7)。
次に、労務管理装置100と、企業の情報処理装置200と、従業員の端末装置300と、関係機関の情報処理装置400による労務処理のシーケンスについて説明する。図14は、実施形態1における労務管理装置100と、企業の情報処理装置200と、従業員の端末装置300と、関係機関の情報処理装置400による労務処理のシーケンス図である。
企業の情報処理装置200または従業員の端末装置300は、労務処理要求を労務管理装置100に送信する(ステップS11)。労務管理装置100は、ステップS11において労務処理要求を送信した外部装置を認証する(ステップS12)。労務管理装置100は、ステップS12において認証した場合、労務処理要求に含まれる労務処理の種類を特定する(ステップS13)。労務管理装置100は、書式データと項目データを記憶部110から取得する(ステップS14)。労務管理装置100は、ステップS14において取得した書式データと項目データから出力用データを生成する(ステップS15)。労務管理装置100は、ステップS1において受信した労務処理要求に含まれる労務処理の種類に対応する出力先情報を取得する(ステップS16)。労務管理装置100は、ステップS16において取得した出力先情報が示す出力先に、ステップS15において生成した出力用データを出力する(ステップS17)。例えば、ステップS1において受信した労務処理要求が、給与明細書の作成であれば、従業員の端末装置に給与明細書の表示情報を送信し、ステップS1において受信した労務処理要求が、社会保険の申告であれば、社会保険事務所の指定アドレスに社会保険申告書を送信する。
このように、実施形態1における労務管理装置100によれば、企業の人事情報と勤怠情報を総括的に一元管理するとともに、管理する人事情報と勤怠情報に基づいて労務処理を実行するので、企業による人事管理や勤怠管理を含む労務管理や労務処理に費やされる時間および人件費を含むコストを大幅に低減することができる。また、実施形態1における労務管理装置100によれば、労務処理の種類にあらかじめ対応付けられた必要書類や出力先データに基づいて実行された労務処理の出力データを出力するので、企業および従業員は、所望の労務処理を煩雑な手続きを行うことなく迅速に実行することができる。
(実施形態2)
実施形態2における労務管理システムの概要については、実施形態1において図1を用いて説明した労務管理システム1のうち、図1に示した労務管理装置100が、以下に説明する労務管理装置500に代替される以外は同様であるため、説明を省略する。
図15は、実施形態2における労務管理装置500の機能構成を示すブロック図である。図15に示すように、労務管理装置500は、制御部501と、記憶部510と、通信制御インターフェース部120とを備える。なお、実施形態1と同一の符号における各部の機能および構成については、実施形態1と同様であるため説明を省略する。
記憶部510は、人事情報データベース111と、勤怠情報データベース112と、労務処理情報データベース513とを記憶する。図15において、記憶部510は、労務管理装置500の内部に備える構成としているが、実施形態1と同様に、労務管理装置500が接続されるローカルネットワークにより管理され、制御部501とローカルLANで接続される構成としてもよい。なお、図15のように記憶部510が労務管理装置500の内部に備える構成であっても、外部装置からの記憶部510に格納されている各データベースへのアクセスには、所定の権限が必要となる。
労務処理情報データベース513には、助成金申請情報と、助成金申請テーブルが格納されている。ここで、助成金申請情報とは、人事情報に基づく所定の公的な関係機関への補助金または助成金の申請に関する情報であり、企業の識別情報に、申請の種類と、申請済みデータとが対応付けられている。例えば、従業員へのキャリアアップ養成講座の提供に伴うキャリアアップ助成金の申請、新規雇用に伴うトライアル雇用奨励金の申請などに関する情報である。また、助成金申請テーブルとは、申請の種類に、申請用の書式データIDと、受給要件、必要となるデータ名、助成金額、申請先データとが対応付けられたテーブルのことである。また、助成金申請条件とは、所定の助成金の申請の種類に、申請に必要な要件および手続きと、助成金額と、申請先データとを対応付けた申請条件のことである。また、申請用書式データとは、各申請の必要書類となる書式データのことである。図16は、実施形態2における助成金申請テーブルの一例を示す図である。図16に示すように、例えば、申請の種類「キャリアアップ助成金支給申請(正規雇用転換コース)」には、書式データ「E001」、要件「1.通算6ヶ月以上就業、2.キャリアアップ計画書の作成、3.対象の労働者を正規または無期雇用に転換したこと」、助成金額「1.有期雇用を正規雇用に転換:40万円/名、2.有期雇用を無期雇用に転換:20万円/名、3.無期雇用を正規雇用に転換:20万円/名」、申請先(アドレス等)「企業管轄のハローワーク」が対応付けられている。
制御部501は、受付部502と、認証部103と、判定部503と、取得部504と、生成部105と、出力部106と、監視部107と、送受信部108とを備える。なお、本発明における通知部は、送受信部508に相当する。
受付部502は、企業の情報処理装置200から、通信制御インターフェース部120を介して雇用に関する情報の入力を受け付ける。ここで、雇用に関する情報とは、新規雇用された従業員数、人材育成として実施された業務内容、または所定期間(例えば、6か月)以上継続して雇用した従業員数などの情報である。なお、受付部502は、新規採用された従業員や、所定期間以上継続して雇用された従業員数などの情報については、図3に示した従業員の在籍データとなる基本情報の登録画面から受け付ける。また、受付部502は、企業の情報処理装置200から、補助金または助成金の申請要求を受け付ける。
判定部503は、受付部502により雇用に関する情報の入力が受け付けられた場合、助成金申請テーブルを参照し、いずれかの申請の種類に対応付けられた受給要件を満たすか否かを判定する。なお、判定部503は、受給要件を満たすか否かを判定するタイミングとして、受付部502により雇用に関する情報の入力が受け付けられたタイミングのほか、所定のタイミングで、受付部502によりすでに保存された在籍データを参照し、受給要件を満たすデータを取得することとしてもよい。
送受信部508は、判定部503により、受付部502により受け付けられた雇用に関する情報の入力が、受給要件を満たすと判定された場合に、企業の情報処理装置200に、受給要件を満たす申請の種類と、受給要件を満たす旨を含む通知を送信する。また、送受信部508は、企業の情報処理装置200から、当該通知に含まれる申請の種類により特定される補助金または助成金の申請要求を受信する。
取得部504は、企業の情報処理装置200から、受付部502により、送受信部508を介して補助金または助成金の申請要求が受け付けられた場合に、助成金申請テーブルから該当する書式データと、申請先データとを取得する。
次に、労務管理装置500による補助金または助成金の申請処理について説明する。図17は、実施形態2における労務管理装置500による労務処理を示すフローチャートである。
労務管理装置500の受付部502は、企業の情報処理装置200または従業員の端末装置300の外部装置から雇用に関する情報の入力を受け付ける(ステップS21)。労務管理装置500の判定部503は、ステップS1において受け付けられた雇用に関する情報が、助成金テーブルに含まれるいずれかの申請の種類に対応する受給要件を満たすか否かを判定する(ステップS22)。ステップS22において、労務管理装置500の判定部503が受給要件を満たすと判定した場合(ステップS22:Yes)、労務管理装置500の送受信部508は、企業の情報処理装置200に受給要件を満たす申請の種類と、受給要件を満たす旨を含む通知情報を送信する(ステップS23)。労務管理装置500の判定部503は、企業の情報処理装置200から補助金または助成金の申請要求を受け付けたか否かを判定する(ステップS24)。労務管理装置500の取得部504は、ステップS24において、補助金または助成金の申請要求を受け付けたと判定された場合(ステップS24:Yes)、記憶部510から該当する書式データと項目データとを取得する(ステップS25)。なお、ステップS26〜ステップS28の処理は、実施形態1において説明した図13のステップS5〜ステップS7と同様である。
次に、労務管理装置500と、企業の情報処理装置200と、関係機関の情報処理装置400による労務処理のシーケンスについて説明する。図18は、実施形態2における労務管理装置500と、企業の情報処理装置200と、従業員の端末装置300と、関係機関の情報処理装置400による労務処理のシーケンス図である。
企業の情報処理装置200は、雇用に関する情報を労務管理装置500に送信する(ステップS31)。労務管理装置500は、ステップS31において受信した雇用に関する情報が、助成金申請テーブルに含まれるいずれかの申請の種類の受給要件を満たすか否かを判定する(ステップS32)。労務管理装置500は、ステップS32において受給要件を満たすと判定した場合、企業の情報処理装置200に該当する申請の種類と、受給要件を満たす旨の通知を送信する(ステップS33)。企業の情報処理装置200は、ステップS33において受信した通知に含まれる申請の種類により特定される申請の申請要求を労務管理装置500に送信する(ステップS34)。労務管理装置500は、ステップS34における申請要求に含まれる申請の種類に対応付けられている書式データと項目データを記憶部110から取得する(ステップS35)。労務管理装置500は、ステップS35において取得した書式データと項目データから出力用データを生成する(ステップS36)。労務管理装置500は、ステップS34における申請要求に含まれる申請の種類に対応付けられている申請先情報を取得する(ステップS37)。労務管理装置500は、ステップS36において生成した出力用データを、ステップS37において取得した申請先情報が示す関係機関の申請先の送信する(ステップS38)。
このように、実施形態2における労務管理装置500によれば、企業の人事情報と勤怠情報を総括的に一元管理するとともに、管理する人事情報と勤怠情報に基づいて労務処理を実行するので、企業による人事管理や勤怠管理を含む労務管理や労務処理に費やされる時間および人件費を含むコストを大幅に低減することができる。また、実施形態2における労務管理装置500によれば、受給要件を満たした申請可能な助成内容を企業の情報処理装置200に通知するので、企業が助成金や補助金の受給要件を満たしていることを把握できない場合においても、確実に公的機関からの補助や助成を受けることができるため、公的機関による助成や補助対象となるタスクにより注力することができる。さらに、実施形態2における労務管理装置によれば、労務処理の種類にあらかじめ対応付けられた必要書類や出力先データに基づいて実行された労務処理の出力データを出力するので、企業は、所望の労務処理申請に必要とされる煩雑な手続きを行うことなく迅速に申請することができる。
図19は、実施形態1における労務管理装置100、および実施形態2における労務管理装置500を実現可能なコンピュータ20の一例を示すハードウェア構成図である。図19に示すように、コンピュータ20は、CPU(Central Processing Unit)21、RAM(Random Access Memory)22、ROM(Read Only Memory)23、HDD(Hard Disk Drive)24、通信インターフェース(I/F)25、入出力インターフェース(I/F)26、およびメディアインターフェース(I/F)27を備える。
CPU21は、ROM23またはHDD24に格納されたプログラムにより動作し、各部の制御を行う。ROM23は、コンピュータ20の起動時にCPU21によって実行されるブートプログラムや、コンピュータ20のハードウェアに依存するプログラム等を格納する。
HDD24は、CPU21によって実行されるプログラムおよび当該プログラムによって使用されるデータ等を格納する。通信インターフェース25は、通信回線を介して外部機器から受信したデータをCPU21に送り、CPU21が生成したデータを、通信回線を介して外部機器に送信する。
CPU21は、入出力インターフェース26を介して、ディスプレイやプリンタ等の出力装置、および、キーボードやマウス等の入力装置を制御する。CPU21は、入出力インターフェース26を介して、入力装置からデータを取得する。また、CPU21は、生成したデータを、入出力インターフェース26を介して出力装置へ出力する。
メディアインターフェース27は、記憶媒体28に格納されたプログラムまたはデータを読み取り、RAM22を介してCPU21に提供する。CPU21は、当該プログラムを、メディアインターフェース27を介して記憶媒体28からRAM22上にロードし、ロードしたプログラムを実行する。記憶媒体28は、例えばDVD(Digital Versatile Disc)等の光学記憶媒体、磁気記憶媒体、または半導体メモリ等である。
コンピュータ20が実施形態1および実施形態2における労務管理装置100、500として機能する場合、コンピュータ20のCPU21は、RAM22上にロードされたプログラムを実行することにより、受付部102、502、認証部103、判定部503、取得部104、504、生成部105、出力部106、監視部107、送受信部108、509の各機能を実現する。また、HDD24には、人事情報データベース111、勤怠情報データベース112、労務処理情報データベース113、513内のデータが格納されることとしてもよい。
労務管理プログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでCD−ROM、CD−R、メモリカード、DVD(Digital Versatile Disk)、フレキシブルディスク(FD)等のコンピュータで読み取り可能な記憶媒体に記憶されて提供される。コンピュータ20のCPU21は、これらのプログラムを、メディアインターフェース27を介して上記の記憶媒体から読み取って実行するが、他の例として、外部装置から、通信回線を介してこれらのプログラムを取得してもよい。
なお、労務管理プログラムは、例えば、ActionScript、JavaScript(登録商標)、Python、Rubyなどのスクリプト言語、C言語、C++、C#、Objective-C、Swift、Java(登録商標)などのコンパイラ言語などを用いて実装できる。
1 労務管理システム
10 ネットワーク
100、500 労務管理装置
101、201、301、501 制御部
102、202、302、502 受付部
103 認証部
104 取得部
105 生成部
106 出力部
107 監視部
108、207、304、508 送受信部
110、210、310、510 記憶部
111 人事情報データベース
112 勤怠情報データベース
113、513 労務処理情報データベース
120 通信制御インターフェース部
200 企業の情報処理装置
203 取得部
204 承認部
205、304 表示制御部
231、331 表示部
232、332 入力部
300 従業員の端末装置
400 関係機関の情報処理装置
503 判定部

Claims (17)

  1. 従業員の勤怠情報および前記従業員が属する企業の人事情報を管理するとともに、外部装置からの要求に応じて所定の労務処理を実行する労務管理装置であって、
    前記勤怠情報と、前記人事情報と、労務処理の種類に所定の書式データを対応付けた労務処理情報とを記憶する記憶部と、
    前記外部装置から、労務処理の種類を含む労務処理要求を受け付ける受付部と、
    前記受付部により前記労務処理要求が受け付けられた場合に、前記労務処理要求に含まれる労務処理の種類に対応付けられた書式データと、前記労務処理の種類に応じて必要となる前記勤怠情報または前記人事情報の少なくともいずれか1つを前記記憶部から取得する取得部と、
    前記取得部により取得された書式データと、前記勤怠情報または前記人事情報の少なくともいずれか1つを用いて、前記労務処理要求に含まれる労務処理の種類により特定される労務処理に必要な出力用データを生成する生成部と、
    前記生成部により生成された前記出力用データを出力する出力部と、
    を備えることを特徴とする労務管理装置。
  2. 前記記憶部は、前記労務処理情報に前記書式データを構成する項目データをさらに対応付けて記憶し、
    前記取得部は、前記受付部により前記労務処理要求が受け付けられた場合に、前記労務処理要求に含まれる労務処理の種類に対応付けられた書式データと、前記書式データに対応付けられた前記項目データをさらに取得し、
    前記生成部は、前記取得部により取得された前記書式データと、前記項目データとを用いて出力用データを生成すること、
    を特徴とする請求項1に記載の労務管理装置。
  3. 前記記憶部は、前記労務処理情報に前記労務処理の出力先情報をさらに対応付けて記憶し、
    前記取得部は、前記受付部により前記労務処理要求が受け付けられた場合に、前記労務処理要求に含まれる労務書類の種類に対応付けられた前記出力先情報を取得し、
    前記出力部は、前記取得部により取得された前記出力先情報が示す出力先に前記出力用データを出力すること、
    を特徴とする請求項1または2に記載の労務管理装置。
  4. 前記外部装置から前記勤怠情報を受信し、受信した勤怠情報を前記記憶部に保存する勤怠情報受信部、
    をさらに備えることを特徴とする請求項1〜3のいずれか1つに記載の労務管理装置。
  5. 前記勤怠情報受信部は、前記外部装置から前記外部装置の位置情報をさらに受信し、受信した位置情報を前記勤怠情報に対応付けて前記記憶部に保存すること、
    を特徴とする請求項1〜4のいずれか1つに記載の労務管理装置。
  6. 前記記憶部は、前記従業員の前記企業における在籍情報、前記従業員の給与額を含む給与情報、前記従業員の配偶者または扶養家族に関する個人情報の少なくともいずれか1つを含む人事情報を記憶すること、
    を特徴とする請求項1〜5のいずれか1つに記載の労務管理装置。
  7. 前記受付部は、勤務証明書または退職証明書の発行要求を受信し、
    前記取得部は、前記記憶部から勤務証明書または退職証明書に対応付けられている書式データと、前記在籍情報を含む人事情報とを取得し、
    前記生成部は、前記取得部により取得された勤務証明書用の書式データまたは退職証明書用の書式データと、前記在籍情報とを用いて勤務証明書または退職証明書を生成すること、
    を特徴とする請求項6に記載の労務管理装置。
  8. 前記受付部は、給与明細書の出力要求を受信し、
    前記取得部は、前記記憶部から給与明細書用の書式データと、前記勤怠情報と、前記給与情報を含む人事情報とを取得し、
    前記生成部は、前記取得部により取得された給与明細書用の書式データと、前記勤怠情報と、前記給与情報とを用いて給与明細書を生成すること、
    を特徴とする請求項6に記載の労務管理装置。
  9. 前記受付部は、年末調整用申告書の出力要求を受信し、
    前記取得部は、前記記憶部から年末調整用申告書の書式データと、前記勤怠情報と、前記給与情報および前記個人情報とを含む人事情報とを取得し、
    前記生成部は、前記取得部により取得された年末調整用申告書の書式データと、前記勤怠情報と、前記人事情報とを用いて年末調整用申告書を生成すること、
    を特徴とする請求項6に記載の労務管理装置。
  10. 前記外部装置から新規または変更となる人事情報を受信し、前記記憶部に記憶されている前記人事情報を、受信した人事情報に更新する人事情報受信部、
    をさらに備えることを特徴とする請求項1〜9のいずれか1つに記載の労務管理装置。
  11. 前記記憶部は、所定の情報の関係機関への申請先または申告先を示す出力先情報を記憶し、
    前記受付部は、前記関係機関への申請または申告を含む労務処理要求を受信し、
    前記取得部は、前記受付部により受信した前記労務処理要求に含まれる前記出力先情報と、前記関係機関への申請書または申告書用の書式データとを前記記憶部から取得し、
    前記生成部は、前記取得部により取得された前記書式データと、前記関係機関への申請書または申告書用の書式データとを用いて申請書または申告書を生成し、
    前記出力部は、前記生成部により生成された申請書または申告書を、前記出力先情報が示す関係機関の申請先または申告先に送信すること、
    を特徴とする請求項1〜10のいずれか1つに記載の労務管理装置。
  12. 前記記憶部は、前記電子申請先情報として、役所、労働局、社会保険事務所の少なくともいずれか1つの情報を記憶し、
    前記受付部は、役所への申請、労働保険の申告、社会保険の申告、助成金の申請の少なくともいずれか1つを受け付け、
    前記出力部は、前記生成部により生成された申請書または申告書を、前記取得部により取得された前記出力先情報が示す申請先または申告先に申請または申告すること、
    を特徴とする請求項11に記載の労務管理装置。
  13. 前記外部装置による、前記記憶部に記憶された前記勤怠情報または前記人事情報へのアクセス状況を監視し、監視したアクセス日時に、前記外部装置の識別情報とアクセスされた情報とを対応付けてアクセス履歴として前記記憶部に保存する監視部、
    をさらに備えることを特徴とする請求項1〜12のいずれか1つに記載の労務管理装置。
  14. 前記記憶部は、所定の公的な補助金または助成金の申請の種類に、受給要件と、所定の書式データを対応付けた助成金申請情報をさらに記憶し、
    前記受付部は、所定の情報の入力を受け付け、
    前記受付部により前記情報が受け付けられた場合に、受け付けられた情報が前記助成金申請情報に含まれるいずれかの前記申請の種類に対応付けられた受給要件を満たすか否かを判定する判定部と、
    前記判定部により前記受給要件を満たすと判定された場合に、前記外部装置に、前記申請の種類と前記受給要件を満たす旨を通知する通知部、
    をさらに備え、
    前記受付部は、前記外部装置から前記申請の種類を申請する旨の申請要求を受け付け、
    前記取得部は、前記受付部により前記申請要求が受け付けられた場合に、前記記憶部から記申請の種類に対応付けられた書式データを取得すること、
    を特徴とする請求項1〜13のいずれか1つに記載の労務管理装置。
  15. 勤怠情報および人事情報を管理するとともに、外部装置からの要求に応じて所定の労務処理を実行する労務管理方法であって、
    従業員の勤怠情報と、前記従業員が属する企業の人事情報と、労務処理の種類に所定の書式データを対応付けた労務処理情報とを記憶部に記憶する記憶ステップと、
    前記外部装置から、労務処理の種類を含む労務処理要求を受け付ける受付ステップと、
    前記受付ステップにより受け付けられた労務処理要求に含まれる労務処理の種類に対応付けられた書式データと、前記労務処理の種類に応じて必要となる前記勤怠情報または前記人事情報の少なくともいずれか1つを前記記憶部から取得する取得ステップと、
    前記取得ステップにより取得された書式データと、前記勤怠情報または前記人事情報の少なくともいずれか1つを用いて、前記労務処理要求に含まれる労務処理の種類により特定される労務処理に必要な出力用データを生成する生成ステップと、
    前記生成ステップにより生成された前記出力用データを出力する出力ステップと、
    を含むことを特徴とする労務管理方法。
  16. 勤怠情報および人事情報を管理するとともに、外部装置からの要求に応じて所定の労務処理を実行する労務管理装置に、
    従業員の勤怠情報と、前記従業員が属する企業の人事情報と、労務処理の種類に所定の書式データを対応付けた労務処理情報とを記憶部に記憶する記憶機能と、
    前記外部装置から、労務処理の種類を含む労務処理要求を受け付ける受付機能と、
    前記受付機能により受け付けた労務処理要求に含まれる労務処理の種類に対応付けられた書式データと、前記労務処理の種類に応じて必要となる前記勤怠情報または前記人事情報の少なくともいずれか1つを前記記憶部から取得する取得機能と、
    前記取得機能により取得された書式データと、前記勤怠情報または前記人事情報の少なくともいずれか1つを用いて、前記労務処理要求に含まれる労務処理の種類により特定される労務処理に必要な出力用データを生成する生成機能と、
    前記生成機能により生成された前記出力用データを出力する出力機能と、
    を実現させる労務管理プログラム。
  17. 外部装置と、
    勤怠情報および人事情報を管理するとともに、前記外部装置からの要求に応じて所定の労務処理を実行する労務管理装置と、を備え、
    前記外部装置は、
    労務処理の種類を含む労務処理要求を前記労務管理装置に送信する送信部、
    を有し、
    前記労務管理装置は、
    従業員の勤怠情報と、前記従業員が属する企業の人事情報と、労務処理の種類に所定の書式データを対応付けた労務処理情報とを記憶する記憶部と、
    前記外部装置から、前記労務処理要求を受け付ける受付部と、
    前記受付部により受け付けられた労務処理要求に含まれる労務処理の種類に対応付けられた書式データと、前記労務処理の種類に応じて必要となる前記勤怠情報または前記人事情報の少なくともいずれか1つを前記記憶部から取得する取得部と、
    前記取得部により取得された書式データと、前記勤怠情報または前記人事情報の少なくともいずれか1つを用いて、前記労務処理要求に含まれる労務処理の種類により特定される労務処理に必要な出力用データを生成する生成部と、
    前記生成部により生成された前記出力用データを出力する出力部と、
    を有することを特徴とする労務管理システム。
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