JP2018190174A - 情報入力システム - Google Patents

Abstract

【課題】情報の入力を求めることに支障がある項目の入力を求めない情報入力システムを提供すること。【解決手段】企業において採用予定者又は従業員である入力者に個人情報を入力させるための情報入力システム１であって、２以上の入力欄のうちの１以上に非入力属性を与える入力欄排除手段１１と、非入力属性を有さない入力欄のみを入力者の端末に表示して入力を求める入力要求手段１３とを備える情報入力システムを提供する。適切に入力欄を排除することで、支障がある項目の入力を求めないことができる。【選択図】図１

Description

本発明は、個人情報を含む情報を入力するための情報入力システムに関する。

企業活動において、採用予定者、従業員、顧客等の個人情報を使用することがある。例えば、採用予定者や従業員の出身大学、年齢、性別の情報が使用される。

これらの情報の中には、情報の入力を求められた者（以下、「入力者」と言う。）が入力を拒否する、あるいはためらうものも存在する。また、入力すべき情報について知らないものも存在する。特許文献１には、人材採用に当たって入力させる経歴書のフォーム構成を状況に応じて変更することのできるシステムが開示されている。しかし、具体的にいかなる情報を入力させないかについては、十分には開示されていない。

また、後述するように、情報の入力を求めること自体に、たとえ入力者が入力しなくとも支障を有する項目もある。

特開２００２−３４２４６８号公報

本発明は、情報の入力を求めることに支障がある項目の入力を求めない情報入力システムを提供することを課題とする。

採用予定者、従業員等に入力を求める場合、各々の入力者に依存して、入力が必要な項目が相違する。例えば、企業が厚生年金に加入して年金の積み立てを行う場合には、基礎年金番号の入力が必要である。一方、年金の積み立てを行わない従業員、例えばアルバイト職員については、基礎年金番号の入力が不要である。

入力が不要な情報について、入力者が入力しない（入力欄を空欄）とする対応が可能ではあるが、問題が発生してしまうことがある。例えば、企業が厚生年金の加入要件に満たない就労条件採用予定者（アルバイト採用予定者等）に基礎年金番号の入力を求める（入力欄を提示する）と、採用予定者は、厚生年金に加入できると期待したり、加入要件を満たす就労条件であるといった誤解を与えてしまうことになる。このことは、採用後に社会保険の加入有無や雇用条件に関するトラブルを誘発してしまう。また、例えば、新卒など職歴を有さない採用予定者は、雇用保険被保険者番号が発番されていないため所持をしていない。そのため雇用保険被保険者番号の入力を求めると、採用予定者から「雇用保険被保険者番号とは何であるか」との問い合わせが発生してしまう場合があり、問い合わせ対応による企業の不要な負荷を発生させてしまう。また、採用予定者も基礎年金番号と同様に自身が番号を保持しているものだと思いこみ、調べたり探したりと不要な時間を使わせてしまうことになってしまう。以上のことから、不要な情報の入力を求めることは企業側、採用予定者側ともに負担となる。

本発明は、提示が好ましくない入力欄を提示しない情報入力システムを提供することで、課題を解決する。

本発明の情報入力システムは、
企業において採用予定者又は従業員である入力者に個人情報を入力させるための情報入力システムであって、
２以上の入力欄のうちの１以上に非入力属性を与える入力欄排除手段と、
前記非入力属性を有さない前記入力欄のみを前記入力者の端末に表示して前記入力者による入力を求める入力要求手段とを備え、
前記入力欄排除手段は、排除対象入力欄について前記非入力属性を与えることが可能であることを特徴とする。

この特徴によれば、提示が好ましくない入力欄に非入力属性を与えることで、その入力欄を提示せずに入力を求めることができる。

本発明の情報入力システムは、
前記排除対象入力欄は、企業から前記入力者への福利厚生を含む金銭的支援に用いる情報の入力欄を含むことを特徴とする。

この特徴によれば、実際には支援が行われない場合に、入力者が支援を期待してしまうことを防ぐことができる。ここで、「福利厚生を含む金銭的支援」とは、年金掛金、雇用保険保険料等の社会保険の負担を含み、また、交通費の支給（情報としては、このために通勤経路の情報）等、入力者が企業から得る支援を言う。

本発明の情報入力システムは、
前記給付用情報は、基礎年金番号及び雇用保険被保険者番号の少なくとも一方を含むことを特徴とする。

この特徴によれば、年金及び雇用保険について、入力者による期待を確実に防ぐことができる。基礎年金番号及び雇用保険被保険者番号は、入力欄の提示が好ましくないものの典型である。

本発明の情報入力システムは、
２以上の前記入力者が存在し、
前記入力欄排除手段は、前記入力者と前記入力欄との組合せに基づいて前記非入力属性を与えるか否かを決定することを特徴とする。

この特徴によれば、非入力属性を与えるべき入力欄が各々の入力者に依存して相違する場合にも対応することができる。

本発明の情報入力システムは、
前記入力欄排除手段は、前記組合せを管理者に指定させることを特徴とする。

この特徴によれば、各々の入力者に依存して相違する非入力属性を与えるべき入力欄について、管理者による一括管理が可能となる。

本発明の情報入力システムは、
前記入力要求手段は、インターネットブラウザを介してアクセス可能なものであることを特徴とする。

この特徴によれば、入力者が特定のアプリケーションを使用せずとも、広く用いられているブラウザを使用して情報入力を行うことができる。

本発明の情報入力システムは、
前記入力者に、前記ウェブページへのリンクを含む内容の電子データを送信する入力案内手段を備えることを特徴とする。

この特徴によれば、多くの入力者に対して入力を求めることが容易にできる。

本発明によれば、情報の入力を求めることに支障がある項目の入力を求めない情報入力システムを提供が提供される。

図１は、情報入力システムの構成を示す図である。 図２は、入力欄排除データを示す図である。 図３は、入力者端末の表示を示す図である。

以下、本発明の実施例を説明する。

図１は、情報入力システムの構成を示す図である。情報入力システム１は、入力欄排除手段１１、入力案内手段１２及び入力要求手段１３を備え、入力欄排除データ１４及び入力後データ１５を保持している。

情報入力システム１は、管理者端末２及び入力者端末３からの入力を受け付けて処理を行う。入力者端末３は、例えばインターネット回線であるネットワーク４を介して情報入力システム１に接続されている。

入力欄排除手段１１は、管理者端末２からの入力に基づいて入力欄排除データ１４を更新する。

入力案内手段１２は、入力者端末３に向けて、情報入力を求める案内を送信する。

入力要求手段１３は、入力者端末３からの入力に基づいて入力後データ１５を更新する。入力要求手段１３は、入力者端末３にインストールされたアプリケーションプログラムを起動することもできるが、ウェブページ１３ａ〜１３ｄとして実装し得る。入力者端末３に専用のアプリケーションプログラムがインストールされていなくともよい。

入力欄排除データ１４は、入力要求手段１３が入力者端末３に表示する入力欄のうちのいずれを排除すべきかを示すデータである。

入力後データ１５は、入力者による入力結果であり、情報入力システム１を運用し入力を求める企業によって利用されるものである。

管理者端末２は、入力を求める企業の管理者が使用する端末であり、入力欄排除手段１１への入力を行うことのできるものである。

入力者端末３は、入力者の使用する端末である。入力者毎に別々の端末機を用いることができる。

以下、情報入力システム１の処理を説明する。

（事前処理）
情報入力システム１は、入力を求めるに先立って、排除すべき入力欄を決定する事前処理を行う。

排除すべき入力欄は、入力欄排除データ１４に表される。図２は、入力欄排除データを示す図である。入力欄排除データ１４は、入力者の情報１４１、無条件入力欄（排除されない入力欄）の情報１４２、排除対象入力欄の情報１４３を含む。

本実施例では、入力者としてＡ，Ｂ，Ｃの３名、無条件入力欄として住所、氏名、年齢、排除対象入力欄として基礎年金番号、雇用保険被保険者番号とした。これらは、任意に設定してよい。

ここで、無条件入力欄の情報１４２は、後の処理に使用されないが、入力欄の全てを入力欄排除データ１４に含むものとした。いかなる入力欄が存在するかを示すものである。また、極めて例外的な事情によって無条件入力欄であっても排除する例外処理を許容するものである。

入力欄排除手段１１は、管理者端末２からの入力に基づいて入力欄排除データ１４のうち、図に網掛けで示した内容を更新する。入力者と排除対象入力欄との組合せに基づいて非入力属性を与えるか否かを指定するものである。

管理者端末２からの入力方法については、各種のものが考えられる。例えば、入力欄排除データ１４を画面に表示し、図中のセル（又はラジオボタン）をクリックすることで、非入力属性を与えるか否かを切替えることができる。また、入力欄排除データ１４をテキスト形式等のファイルとし、管理者端末による編集をさせてもよい。

管理者端末２以外の端末（管理者以外の者）によって入力欄排除データ１４が更新されないよう、入力欄排除手段１１は、例えばパスワードによって管理者端末２を認証する。この意味で、入力欄排除データ１４を管理者がログイン（例えばパスワードの入力等を求めるものとする）してブラウザから編集する、テキスト形式等のファイルとして管理者端末による編集をさせる等の場合には、入力欄排除データ１４を、例えば広く用いられるソフトウエアで編集可能なｃｓｖファイルとし、パスワードを設定することができる。特別のアプリケーションプログラムを用いず、「入力欄排除データ１４にパスワードを設定すること」と広く用いられるソフトウエアとで、入力欄排除手段１１が構成される。

（入力の案内）
情報入力システム１は、入力を求めるため、入力者端末３（入力者）に入力の案内を送信する。入力案内手段１２は、例えば入力者のメールアドレスに向けて電子メールを送信する。電子メールには、入力を求める旨の文章と、入力のためにアクセスするウェブページのＵＲＬが記載されている。なお、電子メール以外の通信手段、例えばスマートフォンへの通知、入力者のアクセスする所定のウェブページにおける表示等を用いてもよい。

入力のためにアクセスするウェブページとして、本実施例ではウェブページ１３ａ〜１３ｄの４つのうちの１つである。基礎年金番号及び雇用保険被保険者番号について非入力属性が与えられる場合と与えられない場合とがあるので、全部で４通りの入力が考えられるためである。入力案内手段１２は、入力欄排除データ１４を参照して電子メールを送信する入力者に対応するウェブページを決定し、そのＵＲＬを電子メールに記載する。

図２によれば、Ａ，Ｂ，Ｃの３名の入力者については、基礎年金番号及び雇用保険被保険者番号に係る非入力属性の有無が入力欄排除データ１４に含まれている。該３名以外の入力者については、図２において最下行の設定を用いることができる。このように、全ての入力者について非入力属性の有無を定めずとも、デフォルトの非入力属性の有無を定め、それと異なる入力者のみについて入力欄排除データ１４を作成することができる。また、企業の業務形態として全ての入力者をデフォルトの設定とすることも可能である。例えば、正社員採用とアルバイト採用とで入力の案内を行う日時（例えば曜日）が異なるようにしていれば、日時によってデフォルトを変更して処理すればよい。

なお、４通りの入力に対応して４つのウェブページを設けることは、必ずしも必要ではない。１つのみのウェブページで、ＵＲＬパラメータ（ＵＲＬの後に「？」を入れ、その後に記載するもの）によって変更することも可能である。また、各々の入力者毎に別々のウェブページを設けてもよい（この場合、同一内容のウェブページが複数設けられる可能性があるが、情報入力システム１の機能は保たれる）。

（情報入力）
入力の案内を受信した入力者は、ウェブページにアクセスして入力を行う。図３は、入力者端末の表示を示す図である。（Ａ）〜（Ｃ）は、それぞれＡ〜Ｃの入力者の入力者端末３に表示される入力画面である。入力要求手段１３の表示するものである。例えば（Ｃ）において、排除された入力欄（基礎年金番号及び雇用保険被保険者番号の）が存在することを気づかせない自然なものである。なお、表示は、必ずしもウェブページによるものでなくともよい。例えば、入力者端末３にダウンロードされたアプリケーションプログラムによって表示されるものであってもよい。

各々の入力者は、電子メールに記載されたウェブページにアクセスして自らの入力画面を表示する。すなわち、その入力画面が企業の求める標準的な入力を表していると感じ、他の入力画面があり得ることに気づくことはまずない。すなわち、入力者Ｃ（アルバイト採用予定者）は、基礎年金番号及び雇用保険被保険者番号の入力を求められる他の入力者が存在することに気づくことはまずない。年金や雇用保険の企業負担に関する将来のトラブルを減少させることができる。

入力者が入力した情報は、入力要求手段１３によって、入力後データとして保存される。

以上詳細に説明したように、本実施例の情報入力システム１は、２以上の入力欄のうちの１以上に非入力属性を与える入力欄排除手段１１と、非入力属性を有さない入力欄のみを入力者の端末に表示して入力を求める入力要求手段１３とを備える。こうして適切に入力欄を排除することで、支障がある項目の入力を求めないことができる。

情報の入力を求めることに支障がある項目の入力を求めない情報入力システムである。多くの企業による利用が考えられる。

１ 情報入力システム
１１ 入力欄排除手段
１２ 入力案内手段
１３ 入力要求手段
１３ａ〜１３ｄ ウェブページ
１４ 入力欄排除データ
１５ 入力後データ
２ 管理者端末
３ 入力者端末
４ ネットワーク

Claims (7)

1. 企業において採用予定者又は従業員である入力者に個人情報を入力させるための情報入力システムであって、
   ２以上の入力欄のうちの１以上に非入力属性を与える入力欄排除手段と、
   前記非入力属性を有さない前記入力欄のみを前記入力者の端末に表示して前記入力者による入力を求める入力要求手段とを備え、
   前記入力欄排除手段は、排除対象入力欄について前記非入力属性を与えることが可能であることを特徴とする、情報入力システム。
2. 前記排除対象入力欄は、企業から前記入力者への福利厚生を含む金銭的支援に用いる情報の入力欄を含むことを特徴とする、請求項１に記載の情報入力システム。
3. 前記給付用情報は、基礎年金番号及び雇用保険被保険者番号の少なくとも一方を含むことを特徴とする、請求項２に記載の情報入力システム。
4. ２以上の前記入力者が存在し、
   前記入力欄排除手段は、前記入力者と前記入力欄との組合せに基づいて前記非入力属性を与えるか否かを決定することを特徴とする、請求項１〜３のいずれか１項に記載の情報入力システム。
5. 前記入力欄排除手段は、前記組合せを管理者に指定させることを特徴とする、請求項４に記載の情報入力システム。
6. 前記入力要求手段は、インターネットブラウザを介してアクセス可能なものであることを特徴とする、請求項１〜５のいずれか１項に記載の情報入力システム。
7. 前記入力者に、前記ウェブページへのリンクを含む内容の電子データを送信する入力案内手段を備えることを特徴とする、請求項６に記載の情報入力システム。