JP2018173785A - 業務利用ファイル管理システム、業務利用ファイルの管理方法、および、プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】煩雑な作業を必要とされることなく、業務の実態を正確に業務時間としてカウントすることができる、業務利用ファイル管理システム、業務利用ファイルの管理方法、および、プログラムを提供する。【解決手段】業務利用ファイル情報生成部１９１は、記憶装置に格納されたファイルのうち予め定められた条件を満たすファイルを業務利用ファイルとして登録された、業務利用ファイル情報を生成するように構成されている。アクセスログ生成部１９２は、業務利用ファイルにアクセスした個人および時間を特定する情報として、業務利用ファイルログを生成するように構成されている。【選択図】図７

Description

本開示は、業務利用ファイル管理システム、業務利用ファイルの管理方法、および、プログラムに関する。

従来、従業員が自宅に設置されたコンピュータからオフィスに設置されたコンピュータに接続して業務を行なう場合の業務時間の管理方法について、種々提案がなされていた。たとえば、特開２００７−１８８２１０号公報（特許文献１）は、予め指定されたアプリケーション名およびファイル名のログのみをカウントすることにより労働者の作業時間を取得する勤怠管理システムを開示する。

特開平１１−８５８５９号公報（特許文献２）は、個人が自宅のコンピュータで操作されたプログラム名ならびに当該プログラムの開始時刻と終了時刻とを用いて、業務時間を管理する在宅勤務時間管理方法を開示している。

特許第５０１７１７４号公報（特許文献３）は、シンクライアントタイプの情報処理システムにおいて、労働者の作業場所および作業時間に基づいて、労働者の実質的な作業時間を導出する、労働実態情報の収集方法を開示している。

特開２００８−９７５５４号公報（特許文献４）は、アクディブウィンドウとして表示されているアプリケーションプログラムにおいて開かれている文書の名称を用いて日報を自動的に作成する、業務履歴記録装置を開示している。

特開２００７−１８８２１０号公報 特開平１１−８５８５９号公報 特許第５０１７１７４号公報 特開２００８−９７５５４号公報

しかしながら、特許文献１に記載の技術では、管理者が業務対象となり得るすべての文書を業務対象として指定する必要があり、煩雑であった。管理者の不在時に作成された業務対象の文書は、業務対象として指定されず、業務の実態が正確に業務時間としてカウントされない可能性が生じ得る。特許文献２〜４に記載の技術では、処理対象となっている文書が業務に関するものか否かを把握することができず、業務の実態が正確に業務時間としてカウントされない可能性が生じ得る。

本開示は、係る実情に鑑み考え出されたものであり、その目的は、煩雑な作業を必要とされることなく、業務の実態を正確に業務時間としてカウントすることができる、業務利用ファイル管理システム、業務利用ファイルの管理方法、および、プログラムを提供することである。

ある局面に従うと、記憶装置に格納されたファイルのうち予め定められた条件を満たすファイルを業務利用ファイルとして登録された、業務利用ファイル情報を生成するように構成された業務利用ファイル情報生成手段と、業務利用ファイルにアクセスした個人および時間を特定する情報として、業務利用ファイルアクセス情報を生成するように構成されたアクセスログ生成手段とを備える、業務利用ファイル管理システムが提供される。

記憶装置は、ファイルを生成した端末の位置情報を特定する情報を格納するように構成されていてもよい。予め定められた条件は、記憶装置に格納されたファイルが所定の場所で生成されたことであってもよい。

予め定められた条件は、記憶装置に格納されたファイルが所定のキーワードを含むことであってもよい。

予め定められた条件は、記憶装置における所定の領域に格納されていることであってもよい。

記憶装置は、ファイルが生成された時刻を特定する情報を格納するように構成されていてもよい。予め定められた条件は、ファイルが生成された時刻が所定の時間の範囲内にあることであってもよい。

業務利用ファイル管理システムは、業務利用ファイルアクセス情報を用いて、個人ごとの業務利用ファイルにアクセスした期間を特定することにより、当該個人ごとの業務時間を算出するように構成された勤務時間管理手段をさらに備えていてもよい。

業務利用ファイル管理システムは、個人ごとに、業務利用ファイルにアクセスした時刻が当該個人の業務時間内であるか否かを判断するように構成された監視手段をさらに備えていてもよい。監視手段は、個人が当該個人の業務時間外に業務利用ファイルにアクセスした場合には所定の情報を報知するように構成されていてもよい。

本開示の他の局面に従うと、ファイルが業務で利用された時間を管理するためのコンピュータによって実行される業務利用ファイル管理方法が提供される。業務利用ファイル管理方法は、コンピュータが、記憶装置に格納されたファイルのうち予め定められた条件を満たすファイルを業務利用ファイルとして登録された、業務利用ファイル情報を生成するステップと、業務利用ファイルにアクセスした個人および時間を特定する情報として、業務利用ファイルアクセス情報を生成するステップとを備える。

本開示のさらに他の局面に従うと、ファイルが業務で利用された時間を管理するためのコンピュータによって実行されるプログラムが提供される。プログラムは、コンピュータに、記憶装置に格納されたファイルのうち予め定められた条件を満たすファイルを業務利用ファイルとして登録された、業務利用ファイル情報を生成するステップと、業務利用ファイルにアクセスした個人および時間を特定する情報として、業務利用ファイルアクセス情報を生成するステップとを実行させる。

本開示によれば、ファイル管理システムは、業務利用ファイル情報を生成するように構成される。これにより、システムの管理者が業務対象のファイルを指定するための煩雑な作業を必要とされない。ファイル管理システムは、業務利用ファイルにアクセスした個人および時間を特定する情報として、業務利用ファイルアクセス情報を生成するように構成される。これにより、業務対象のファイルに関する作業時間を把握するための情報が生成される。したがって、ファイル管理システムは、煩雑な作業を必要とされることなく、業務の実態を正確に業務時間としてカウントすることができる。

本開示に係るファイル管理システムにおける業務時間の管理の概念を説明するための図である。 ファイル管理システムのハードウェア構成を模式的に示す図である。 ファイル格納部１１０に格納されたファイルの属性を模式的に示す図である。 管理情報格納部１２０に格納された情報の一例を示す図である。 業務利用ファイル情報の内容の一例を示す図である。 業務利用ファイルログの内容の一例を示す図である。 ある実施の形態のファイル管理システムにおける、業務利用ファイルのアクセスログの生成と利用の態様を説明するための図である。 業務利用ファイル情報の生成のために、管理サーバー１００のプロセッサー１０１が実行する処理のフローチャートである。 ステップＳ３０の業務利用判定処理のサブルーチンの一例のフローチャートである。 ステップＳ３０の業務利用判定処理のサブルーチンの他の例のフローチャートである。 ステップＳ３０の業務利用判定処理のサブルーチンのさらに他の例のフローチャートである。 ステップＳ３０の業務利用判定処理のサブルーチンのさらに他の例のフローチャートである。 業務利用ファイルログ（図６）を生成するための処理のフローチャートである。 業務利用ファイルのアクセスログを個人の勤務時間の管理に利用するための処理のフローチャートである。 ユーザーＭの業務時間外のアクセスログの一例を示す図である。 業務利用ファイルのアクセスログを、ファイルのアクセスの管理に利用するための処理のフローチャートである。

以下に、図面を参照しつつ、ファイル管理システムの実施の形態について説明する。以下の説明では、同一の部品および構成要素には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがって、これらの説明は繰り返さない。

［１．ファイル管理システムの処理の概要］
図１は、本開示に係るファイル管理システムにおける業務時間の管理の概念を説明するための図である。図１に示されるように、ファイル管理システムでは、記憶装置１０５に格納されたファイルが、所定の条件に従って、個人利用ファイル１１１と業務利用ファイル１１２とに仕分けされる。

業務利用ファイルは、業務に利用されるファイルである。個人利用ファイルは、業務利用ファイル以外のファイルである。ある実施の形態では、業務利用ファイルについてのアクセスログを用いて、個人の勤務時間が算出される。アクセスログは、ユーザーがファイルの編集のために当該ファイルにアクセスしたことを示すログを含む。

ファイル管理システムは、管理サーバーを含む。管理サーバーは、たとえば、オフィス９０１内に位置する端末が生成したファイルを業務利用ファイル１１２に分類し、自宅等９０２（オフィス９０１以外の場所）に位置する端末が生成したファイルを個人利用ファイル１１１に分類する。

管理サーバーは、業務利用ファイル１１２にアクセスした個人および時間を特定する情報を利用して、業務利用ファイルのアクセスログ（後述する図６の業務利用ファイルログ）を生成する。たとえば、オフィス９０１内に位置するユーザーＮが情報端末３００Ｎを利用して業務利用ファイル１１２にアクセスした場合、管理サーバーは、当該アクセスのログを業務利用ファイルのアクセスログに追加する。自宅等９０２に位置するユーザーＭが情報端末３００Ｍを利用して業務利用ファイル１１２にアクセスした場合、管理サーバーは、当該アクセスのログを業務利用ファイルのアクセスログに追加する。自宅等９０２に位置するユーザーＭが情報端末３００Ｍを利用して個人利用ファイル１１１にアクセスした場合には、管理サーバーは、当該アクセスのログは業務利用ファイルのアクセスログには追加しない。

［２．ハードウェア構成］
図２は、ファイル管理システムのハードウェア構成を模式的に示す図である。図２に示されるように、ファイル管理システムは、管理サーバー１００と情報端末３００とを含む。以下の説明では、図１の情報端末３００Ｍと情報端末３００Ｎとを総称して、「情報端末３００」ともいう。管理サーバー１００の一例は、オフィスにおいて個人の勤務状況を管理するためのサーバーであり、たとえば、汎用のコンピューターによって実現される。情報端末３００の一例は、パーソナルコンピューターによって実現される。管理サーバー１００と情報端末３００とは、ネットワーク９００（Local Area Network等）を介して接続される。以下、管理サーバー１００と情報端末３００のそれぞれのハードウェア構成を説明する。

（管理サーバー１００）
管理サーバー１００は、プロセッサー１０１と、通信インターフェース１０３と、記憶装置１０５とを含む。通信インターフェース１０３は、たとえばＬＡＮ（Local Area Network）カードによって実現される。プロセッサー１０１は、通信インターフェース１０３を用いて、ネットワーク９００上の他の装置との間で情報を送受信する。

記憶装置１０５は、たとえば、ハードディスクによって実現されるが、これに限定されない。記憶装置１０５は、ファイル格納部１１０と、管理情報格納部１２０と、ファイル情報格納部１３０と、業務利用ファイルログ格納部１４０と、プログラム格納部１９０とを含む。

ファイル格納部１１０は、ドキュメントファイル（以下、単に「ファイル」ともいう）を格納する。ある実施の形態では、ファイル格納部１１０に格納された各ファイルは、当該ファイルの属性を含む。他の実施の形態では、ファイル格納部１１０は、当該ファイル格納部１１０に格納された各ファイルの属性を表わす情報を格納する。

図３は、ファイル格納部１１０に格納されたファイルの属性を模式的に示す図である。図３に示されるように、属性は、ファイル名と、生成時刻と、ユーザー（生成）と、生成された位置と、更新時刻と、ユーザー（更新）とを含む。ファイル名は、ファイルに対して割り当てられた名称である。生成時刻は、ファイルが生成された時刻を表わす。ユーザー（生成）は、ファイルを生成する指示を出力した装置のユーザー（たとえば、指示の出力時に当該装置にログインしていたユーザー）を表わす。生成された位置は、ファイルを生成する指示を出力した端末の、当該指示が出力された時点での位置情報を表わす。更新時刻は、ファイルが最も最近更新された時刻を表わす。ユーザー（更新）は、ファイルを更新する指示を出力した装置のユーザー（たとえば、指示の出力時に当該装置にログインしていたユーザー）を表わす。

図３の例は、ファイル名「ドキュメントＡ」のファイルは、「２０１７年３月１日の１４時１０分」に「ユーザーＮ」が「位置（１）」にて装置を操作することにより生成され、また、当該ファイルが２０１７年３月１０日の２０時０５分にユーザーＭによって更新されたことを表わす。

なお、「生成する指示」の一例は、新しく生成されたファイルの保存先としてファイル格納部１１０を指定する指示である。他の例は、他の保存先に保存されていたファイルをファイル格納部１１０に保存（コピーまたは移動）する指示である。

図２に戻って、管理情報格納部１２０は、業務を管理するための情報を格納する。図４は、管理情報格納部１２０に格納された情報の一例を示す図である。図４に示されるように、管理情報格納部１２０は、オフィス位置情報と、業務利用フォルダー情報と、業務用キーワードと、業務時間情報とを含む。

オフィス位置情報は、図４において「領域（１）」として例示されるように、オフィスとして特定される領域を規定する。ある実施の形態では、「領域（１）」として特定される領域内に位置する情報端末は、オフィス内に位置すると認められる。

業務利用フォルダー情報は、図４において「サーバー０１￥業務用０１￥」として例示されるように、業務用のファイルが保存されるフォルダーを特定する情報（図４の例ではパス）を規定する。ある実施の形態では、「サーバー０１￥業務用０１￥」として特定されるフォルダー内に保存されたファイルは、業務用のファイルであると認められる。

業務用キーワードは、図４において「ＭＦＰ」として例示されるように、業務用のファイルによって特定される文書に含まれることが期待されるキーワードを規定する。すなわち、ある実施の形態のファイル管理システムでは、キーワード「ＭＦＰ」を含む文書のファイルは、業務用のファイルであると認められる。

業務時間情報は、ユーザーごとに設定されている業務時間である。図４の例では、ユーザーＭに対して、平日の午前９時（9:00）から午後５時３０分（17:30）までが業務時間として設定されている。

図２に戻って、ファイル情報格納部１３０は、業務利用ファイルを特定する情報（業務利用ファイル情報）を格納する。図５は、業務利用ファイル情報の内容の一例を示す図である。図５の例では、業務利用ファイル情報は、「ドキュメントＡ」等のファイル名を含む。ある実施の形態では、ファイル名「ドキュメントＡ」のファイルは、業務に利用される（業務に関連する）ファイルであると認められる。

図２に戻って、業務利用ファイルログ格納部１４０は、ファイル格納部１１０に格納されたファイルのアクセスログのうち、業務用ファイルについてのアクセスログ（業務利用ファイルログ）を格納する。図６は、業務利用ファイルログの内容の一例を示す図である。図６に示されるように、業務利用ファイルログは、ユーザー名と、ドキュメント名と、アクセス時刻とを互いに関連付ける。図６の例は、ユーザーＭが、２０１７年３月１０日の２０時０５分に、業務利用ファイルの一例である「ドキュメントＡ」にアクセスしたことを示す。

図２に戻って、プログラム格納部１９０は、プロセッサー１０１によって実行されるプログラムを格納する。なお、プロセッサー１０１は、管理サーバー１００外の記憶装置に格納されたプログラムを実行してもよい。

（情報端末３００）
情報端末３００は、ＣＰＵ３０１と、ＲＡＭ（Random Access Memory）３０２と、記憶装置３０３と、マイクロフォン（マイク）３０４と、スピーカー３０５と、ディスプレイ３０６と、入力装置３０７と、通信インターフェース３０８と、ＧＰＳ受信機３０９とを備えている。情報端末３００内の各要素は、互いに内部バスで接続されている。

ＣＰＵ３０１は、情報端末３００を制御するための処理を実行するプロセッサーの一例である。ＲＡＭ３０２は、ＣＰＵ３０１における処理実行時のワークエリアとして機能する。記憶装置３０３は、ＣＰＵ３０１が実行するプログラムおよび当該プログラムの実行に利用されるデータを不揮発的に格納する。

マイク３０４は、入力された音声を、ＣＰＵ３０１へ出力する。スピーカー３０５は、ＣＰＵ３０１からの指示に従って、音声を出力する。ディスプレイ３０６は、ＣＰＵ３０１によって実行されるプログラムの処理結果を示す画像を表示する。入力装置３０７は、入力操作を受け付ける。入力装置３０７は、たとえば、ハードウェアボタン、および／または、ディスプレイ３０６上に配置されたタッチセンサーである。

通信インターフェース３０８は、たとえば、ネットワークカードによって実現される。ＣＰＵ３０１は、通信インターフェース３０８を介して他の装置とデータを送受信する。

ＧＰＳ（Global Positioning System）受信機３０９は、ＧＰＳ衛星から受信した電波を用いて情報端末３００の位置を計算し、当該計算の結果をＣＰＵ３０１に出力する。

［３．業務利用ファイルのアクセスログの生成と利用］
図７は、ある実施の形態のファイル管理システムにおける、業務利用ファイルのアクセスログの生成と利用の態様を説明するための図である。図７には、管理サーバー１００の機能として、業務利用ファイル情報生成部１９１とアクセスログ生成部１９２とが示される。

業務利用ファイル情報生成部１９１は、業務利用ファイル情報（図２のファイル情報格納部１３０に格納される）を生成する。より具体的には、業務利用ファイル情報生成部１９１は、ファイル格納部１１０に格納されたファイルのそれぞれについて、業務利用ファイルであるか否かを判断する。ある実施の形態では、ファイルの位置情報（図３の「生成された位置」）がオフィス位置情報によって特定される領域内であるか否かによって、当該ファイルが業務利用ファイルであるか否かが判断される。業務利用ファイル情報生成部１９１は、業務利用ファイルであると判断されたファイルのファイル名を業務利用ファイル情報としてファイル情報格納部１３０に格納する。

アクセスログ生成部１９２は、業務利用ファイルのアクセスログ（図６の業務利用ファイルログ）を生成する。ある実施の形態では、アクセスログ生成部１９２は、ファイル格納部１１０に格納されたすべてのファイルのアクセスログから業務利用ファイルのアクセスログを抽出することにより、業務利用ファイルのアクセスログを生成する。アクセスログ生成部１９２は、生成された業務利用ファイルのアクセスログを業務利用ファイルログ格納部１４０に格納する。

管理サーバー１００は、さらに、勤務時間管理部１５０およびファイル管理部１６０として機能してもよい。勤務時間管理部１５０は、各ユーザーの勤務時間に関する情報を生成する。ある実施の形態では、勤務時間管理部１５０は、ユーザーの残業時間を特定する情報を生成する。より具体的には、勤務時間管理部１５０は、ユーザーが業務利用ファイルにアクセスした期間を特定し、管理情報（図４）の勤務時間を参照することにより当該期間が当該ユーザーの勤務時間外であるか否かを判断する。勤務時間管理部１５０は、当該期間が当該ユーザーの勤務時間外であると判断すると、当該期間を当該ユーザーの残業時間として特定する。

ファイル管理部１６０は、各ユーザーが当該ユーザーの勤務時間外に業務利用ファイルにアクセスする事態の発生を検出する。ファイル管理部１６０は、当該事態が発生した場合には、ファイル管理システムの管理者にメールを送信する等して、当該事態の発生を報知してもよい。

［４．業務利用ファイル情報の生成］
図８〜図１２を参照して、業務利用ファイル情報（図５）の生成について説明する。図８〜図１２は、業務利用ファイル情報の生成のために、管理サーバー１００のプロセッサー１０１が実行する処理のフローチャートである。プロセッサー１０１は、業務利用ファイル情報生成部１９１として図８〜図１２の処理を実行する。ある実施の形態では、プロセッサー１０１が所与のプログラムを実行することにより、各フローチャートにおいて示される処理が実現される。

図８を参照して、ステップＳ１０にて、プロセッサー１０１は、ファイル格納部１１０において新たなファイルが登録されているか否かを判断する。たとえば、プロセッサー１０１は、一定時間ごとに図８の処理を実行する。ステップＳ１０にて、プロセッサー１０１は、前回図８の処理を実行した時点でのファイル格納部１１０中のファイルのリストと、今回図８の処理を実行する時点でのファイル格納部１１０中のファイルのリストとを比較することにより、ファイル格納部１１０に新たなファイルが登録されているか否かを判断する。プロセッサー１０１は、新たなファイルが登録されていると判断すると（ステップＳ１０にてＹＥＳ）、ステップＳ３０へ制御を進める。そうでなければ（ステップＳ１０にてＮＯ）、プロセッサー１０１は図８の処理を終了する。

ステップＳ３０にて、プロセッサー１０１は、新たに登録されたファイルが業務利用ファイル情報であるか否かを判断する処理（業務利用判定）を実行する。その後、プロセッサー１０１は図８の処理を終了する。

以下に、図９〜図１２を参照して、ステップＳ３０の処理の４種類のサブルーチンを説明する。ファイル管理システムでは、４種類のサブルーチンのうち少なくとも一つが実行されて業務利用ファイルが特定される。

（図９：位置情報に従った「業務利用ファイル」の特定）
図９は、ステップＳ３０の業務利用判定処理のサブルーチンの一例のフローチャートであり、ファイルの生成を指示した端末の位置情報に従って、当該ファイルが「業務利用ファイル情報」であるか否かを判断する処理を表わす。

図９を参照して、ステップＳ３００にて、プロセッサー１０１は、ステップＳ１０（図８）にて新たに生成されたと判断されたファイルの属性（図３）を参照することにより、当該ファイルの「生成された位置」を取得する。

ステップＳ３０２にて、プロセッサー１０１は、オフィス位置情報（図４）を取得する。

ステップＳ３０４にて、プロセッサー１０１は、ステップＳ３００にて取得された「生成された位置」が、ステップＳ３０２にて取得されたオフィス位置情報によって特定される領域内であるか否かを判断する。プロセッサー１０１は、「生成された位置」が上記領域内であると判断すると（ステップＳ３０４にてＹＥＳ）、ステップＳ３０６へ制御を進める。そうでなければ（ステップＳ３０４にてＮＯ）、プロセッサー１０１はそのまま図９の処理を終了させる。

ステップＳ３０６にて、プロセッサー１０１は、ステップＳ１０にて新たに生成されたと判断されたファイルの「ファイル名」を業務利用ファイル情報（図５）に登録して、図９の処理を終了する。

（図１０：保存場所に従った「業務利用ファイル」の特定）
図１０は、ステップＳ３０の業務利用判定処理のサブルーチンの他の例のフローチャートであり、ファイルが保存された場所に従って、当該ファイルが「業務利用ファイル情報」であるか否かを判断する処理を表わす。

図１０を参照して、ステップＳ３１０にて、プロセッサー１０１は、ステップＳ１０（図８）にて新たに生成されたファイルの保存先を特定する。

ステップＳ３１２にて、プロセッサー１０１は、ステップＳ３１０にて特定された保存先は業務用フォルダー（図４）として登録されているか否かを判断する。プロセッサー１０１は、上記保存先が業務用フォルダーとして登録されていると判断すると（ステップＳ３１２にてＹＥＳ）、ステップＳ３１４へ制御を進める。そうでなければ（ステップＳ３１２にてＮＯ）、プロセッサー１０１は図１０の処理を終了させる。

ステップＳ３１４にて、プロセッサー１０１は、ステップＳ１０にて新たに生成されたと判断されたファイルの「ファイル名」を業務利用ファイル情報（図５）に登録して、図１０の処理を終了する。

（図１１：キーワードに従った「業務利用ファイル」の特定）
図１１は、ステップＳ３０の業務利用判定処理のサブルーチンのさらに他の例のフローチャートであり、ファイルに含まれるキーワードに従って、当該ファイルが「業務利用ファイル情報」であるか否かを判断する処理を表わす。

図１１を参照して、ステップＳ３２０にて、プロセッサー１０１は、業務用キーワード（図４）を読み出す。

ステップＳ３２２にて、プロセッサー１０１は、ステップＳ１０にて新たに生成されたと判断されたファイルが業務用キーワードを含むか否かを判断する。プロセッサー１０１は、上記ファイルが業務用キーワードを含むと判断すると（ステップＳ３２２にてＹＥＳ）、ステップＳ３２４へ制御を進める。そうでなければ（ステップＳ３２２にてＮＯ）、プロセッサー１０１は図１１の処理を終了させる。

ステップＳ３２４にて、プロセッサー１０１は、ステップＳ１０にて新たに生成されたと判断されたファイルの「ファイル名」を業務利用ファイル情報（図５）に登録して、図１１の処理を終了する。

（図１２：ファイルが生成された時刻に従った「業務利用ファイル」の特定）
図１２は、ステップＳ３０の業務利用判定処理のサブルーチンのさらに他の例のフローチャートであり、ファイルが生成された時刻に従って、当該ファイルが「業務利用ファイル情報」であるか否かを判断する処理を表わす。

ステップＳ３３０にて、プロセッサー１０１は、ステップＳ１０にて新たに生成されたと判断されたファイルの生成時刻（図３）を読み出す。

ステップＳ３３２にて、プロセッサー１０１は、ステップＳ１０にて新たに生成されたと判断されたファイルを生成したユーザー（図３の「ユーザー（生成）」）を特定する情報を読み出す。

ステップＳ３３４にて、プロセッサー１０１は、ステップＳ３３２にて特定されたユーザーの業務時間を読み出す（図４の「業務時間情報」）。

ステップＳ３３６にて、プロセッサー１０１は、ステップＳ３３０にて読み出された生成時刻がステップＳ３３４にて読み出された業務時間内であるか否かを判断する。プロセッサー１０１は、生成時刻が業務時間内であると判断すると（ステップＳ３３６にてＹＥＳ）、ステップＳ３３８に制御を進める。そうでなければ（ステップＳ３３６にてＮＯ）、プロセッサー１０１は図１２の処理を終了させる。

ステップＳ３３８にて、プロセッサー１０１は、ステップＳ１０にて新たに生成されたと判断されたファイルの「ファイル名」を業務利用ファイル情報（図５）に登録して、図１２の処理を終了する。

ある実施の形態では、プロセッサー１０１は、図９〜図１２を参照して説明された４種類の処理の少なくとも一つを実行することによって業務利用ファイル情報を生成する。

他の実施の形態では、プロセッサー１０１は、４種類の処理のうち複数の処理を組合させて実行することによって、業務利用ファイル情報を生成する。組合せの一例では、プロセッサー１０１は、図９〜図１２の処理を順に実行される。すなわち、プロセッサー１０１は、図９の処理を実行し、ステップＳ１０にて新たに生成されたと判断されたファイルが業務利用ファイルではないと判断すると（ステップＳ３０４にてＮＯ）、図１０の処理を実行する。プロセッサー１０１は、上記ファイルが業務利用ファイルではないと判断すると（ステップＳ３１２にてＮＯ）、図１１の処理を実行する。プロセッサー１０１は、上記ファイルが業務利用ファイルではないと判断すると（ステップＳ３２２にてＮＯ）、図１２の処理を実行する。

［５．業務利用ファイルログの生成］
図１３は、業務利用ファイルログ（図６）を生成するための処理のフローチャートである。プロセッサー１０１は、アクセスログ生成部１９２（図７）として図１３の処理を実行する。ある実施の形態では、プロセッサー１０１は、一定時間ごとに、および／または、後述する図１４もしくは図１６の処理が実行される直前に、図１３の処理を実行する。

図１３を参照して、プロセッサー１０１は、ステップＳ４０にて、業務利用ファイル情報（図５）を読み出す。

ステップＳ５０にて、プロセッサー１０１は、ファイル格納部１１０に格納されたファイルのアクセスログから、ステップＳ４０にて読み出された業務利用ファイル情報に含まれるファイルのアクセスログを抽出し、抽出されたアクセスログを業務利用ファイルログとして登録する。

［６．業務利用ファイルのアクセスログの利用（勤務時間管理）］
図１４は、業務利用ファイルのアクセスログを個人の勤務時間の管理に利用するための処理のフローチャートである。図１４の処理は、勤務時間の管理の一例として、個人の残業時間の算出に関する。プロセッサー１０１は、勤務時間管理部１５０（図７）として図１４の処理を実行する。なお、図１４は、勤務時間の管理の対象として「ユーザーＭ」が指定された場合の処理を表わす。

図１４を参照して、ステップＳ６０にて、プロセッサー１０１は、業務利用ファイルログ（図６）のうちユーザーＭのアクセスログを読み出す。

ステップＳ６２にて、プロセッサー１０１は、ユーザーＭの業務時間（図４）を読み出す。

ステップＳ６４にて、プロセッサー１０１は、ステップＳ６０にて読み出したユーザーＭのアクセスログのうち、ユーザーＭの業務時間外のアクセスログを抽出する。たとえば、ユーザーＭの業務時間が平日の9：00から17：30である場合には、プロセッサー１０１は、ユーザーＭのアクセスログのうち、平日の0:00から8:59までのログ、平日の17:31から23:59までのログ、および、休日の全てのログを抽出する。

ステップＳ６６にて、プロセッサー１０１は、ステップＳ６４にて抽出されたアクセスログに基づいてユーザーＭの業務時間外のアクセスログを用いて、ユーザーＭの残業時間を算出する。

図１５は、ステップＳ６４において抽出されたユーザーＭの業務時間外のアクセスログの一例を示す図である。図１５の例において、２０１７年３月１０日について言えば、最も早いログは１９時０５分のものであり、最も遅いログは２０時０５分のものである。このような場合、ある実施の形態では、プロセッサー１０１は、１９時０５分から２０時０５分までの期間をユーザーＭの残業時間であると特定する。

［７．業務利用ファイルのアクセスログの利用（ファイル管理）］
図１６は、業務利用ファイルのアクセスログを、ファイルのアクセスの管理に利用するための処理のフローチャートである。プロセッサー１０１は、ファイル管理部１６０（図７）として図１６の処理を実行する。

図１６を参照して、ステップＳ７０にて、プロセッサー１０１は、業務利用ファイル情報を読み出す。

ステップＳ７２にて、プロセッサー１０１は、ファイル管理システムの各ユーザーの業務時間（図４）を読み出す。

ステップＳ７４にて、プロセッサー１０１は、ステップＳ７０にて読み出した業務利用ファイル情報がユーザーの業務時間外のログを含むか否かを判断する。たとえば、プロセッサー１０１は、業務利用ファイル情報の各ログが、当該ログに対応するユーザーの業務時間外の時刻のものであるか否かを判断する。プロセッサー１０１は、業務利用ファイル情報がユーザーの業務時間外のログを含むと判断すると（ステップＳ７４にてＹＥＳ）、ステップＳ７６へ制御を進める。そうでなければ（ステップＳ７４にてＹＥＳ）、プロセッサー１０１は図１６の処理を終了させる。

ステップＳ７６にて、プロセッサー１０１は、業務時間外に業務利用ファイルのアクセスがあったことを報知するための報知動作を実行する。報知動作の一例は、ファイル管理システムの管理者へのメールの送信である。当該メールは、アクセスされた業務利用ファイルを特定する情報（たとえば、ファイル名）を含んでいてもよい。当該メールは、当該業務利用ファイルにアクセスしたユーザーを特定する情報（たとえば、ユーザー名、または、ユーザーの所属する部署）を含んでいてもよい。

［８．開示の要約］
本開示は、以下のように要約され得る。

（１） 業務利用ファイル管理システム（管理サーバー１００）は、記憶装置（記憶装置１０５）に格納されたファイルのうち予め定められた条件を満たすファイルを業務利用ファイルとして登録された、業務利用ファイル情報（図５の「業務利用ファイル情報」）を生成するように構成された業務利用ファイル情報生成手段（業務利用ファイル情報生成部１９１）を備える。

業務利用ファイル管理システム（管理サーバー１００）は、業務利用ファイルにアクセスした個人および時間を特定する情報として、業務利用ファイルアクセス情報（図６の「業務利用ファイルログ」）を生成するように構成されたアクセスログ生成手段（アクセスログ生成部１９２）とを備える。

なお、業務利用ファイルであるか否かを判断されるファイルは、管理サーバー１００が備える記憶装置１０５に格納されたファイルに限らない。すなわち、管理サーバー１００は、ファイルを格納する記憶装置を備えている必要はなく、外部の記憶装置に格納されたファイルを業務利用ファイルであるか否かを判断するように構成されていてもよい。

本開示によれば、業務利用ファイル管理システムが、ファイルが業務利用ファイルであるか否かを上記条件に従って客観的に判断する。これにより、管理者に煩雑な作業を要することなく、正確に個人の業務時間が算出されることができ、さらに、管理者が恣意的に業務利用ファイルを設定することにより個人の業務時間が正確に算出できない等の不都合を回避することができる。

（２） 記憶装置は、ファイルを生成した端末の位置情報を特定する情報（図３の「生成された位置」）を格納するように構成されていてもよい。予め定められた条件は、記憶装置に格納されたファイルが所定の場所（図４の「オフィス位置情報」）で生成されたことであってもよい（図９）。

（３） 予め定められた条件は、記憶装置に格納されたファイルが所定のキーワード（図４の「業務用キーワード」）を含むことであってもよい（図１１）。

（４） 予め定められた条件は、記憶装置における所定の領域（図４の「業務用フォルダー」）に格納されていることであってもよい（図１０）。

（５） 記憶装置は、ファイルが生成された時刻（図３の「生成時刻」）を特定する情報を格納するように構成されていてもよい。予め定められた条件は、ファイルが生成された時刻が所定の時間の範囲内にあること（ユーザーの業務時間内であること）であってもよい（図１２）。

（６） 業務利用ファイルアクセス情報を用いて、個人ごとの業務利用ファイルにアクセスした期間（図１４の処理における、業務時間外の最も早い時刻のログから最も遅く時刻のログまでの時間）を特定することにより、当該個人ごとの業務時間を算出するように構成された勤務時間管理手段（業務時間管理部１５０）をさらに備えていてもよい。

（７） 業務利用ファイル管理システムは、個人ごとに、業務利用ファイルにアクセスした時刻が当該個人の業務時間内であるか否かを判断するように構成された監視手段（ファイル管理部１６０，ステップＳ７４）をさらに備えていてもよい。監視手段は、個人が当該個人の業務時間外に業務利用ファイルにアクセスした場合には所定の情報を報知するように構成されていてもよい（ステップＳ７６）。

（８） 記憶装置に格納されたファイルが業務で利用された時間を管理するためのコンピュータによって実行される業務利用ファイル管理方法が提供される。業務利用ファイル管理方法は、コンピュータが、記憶装置に格納されたファイルのうち予め定められた条件を満たすファイルを業務利用ファイルとして登録された、業務利用ファイル情報を生成するステップ（図８）と、業務利用ファイルにアクセスした個人および時間を特定する情報として、業務利用ファイルアクセス情報を生成するステップ（図１３）とを備える。

今回開示された各実施の形態は全ての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内での全ての変更が含まれることが意図される。また、実施の形態および各変形例において説明された発明は、可能な限り、単独でも、組合わせても、実施することが意図される。

１００ 管理サーバー、１０１ プロセッサー、１０３，３０８ 通信インターフェース、１０５，３０３ 記憶装置、１１０ ファイル格納部、１１１ 個人利用ファイル、１１２ 業務利用ファイル、１２０ 管理情報格納部、１３０ ファイル情報格納部、１４０ 業務利用ファイルログ格納部、１５０ 勤務時間管理部、１６０ ファイル管理部、１９０ プログラム格納部、１９１ 業務利用ファイル情報生成部、１９２ アクセスログ生成部、３００，３００Ｍ，３００Ｎ 情報端末、３０７ 入力装置、３０９ ＧＰＳ受信機、９００ ネットワーク、９０１ オフィス、９０２ 自宅等。

Claims (9)

1. 記憶装置に格納されたファイルのうち予め定められた条件を満たすファイルを業務利用ファイルとして登録された、業務利用ファイル情報を生成するように構成された業務利用ファイル情報生成手段と、
   前記業務利用ファイルにアクセスした個人および時間を特定する情報として、業務利用ファイルアクセス情報を生成するように構成されたアクセスログ生成手段とを備える、業務利用ファイル管理システム。
2. 前記記憶装置は、前記ファイルを生成した端末の位置情報を特定する情報を格納するように構成されており、
   前記予め定められた条件は、前記記憶装置に格納されたファイルが所定の場所で生成されたことである、請求項１に記載の業務利用ファイル管理システム。
3. 前記予め定められた条件は、前記記憶装置に格納されたファイルが所定のキーワードを含むことである、請求項１または請求項２に記載の業務利用ファイル管理システム。
4. 前記予め定められた条件は、前記記憶装置における所定の領域に格納されていることである、請求項１〜請求項３のいずれか１項に記載の業務利用ファイル管理システム。
5. 前記記憶装置は、前記ファイルが生成された時刻を特定する情報を格納するように構成されており、
   前記予め定められた条件は、前記ファイルが生成された時刻が所定の時間の範囲内にあることである、請求項１〜請求項４のいずれか１項に記載の業務利用ファイル管理システム。
6. 前記業務利用ファイルアクセス情報を用いて、個人ごとの前記業務利用ファイルにアクセスした期間を特定することにより、当該個人ごとの業務時間を算出するように構成された勤務時間管理手段をさらに備える、請求項１〜請求項５のいずれか１項に記載の業務利用ファイル管理システム。
7. 個人ごとに、前記業務利用ファイルにアクセスした時刻が当該個人の業務時間内であるか否かを判断するように構成された監視手段をさらに備え、
   前記監視手段は、個人が当該個人の業務時間外に前記業務利用ファイルにアクセスした場合には所定の情報を報知するように構成されている、請求項１〜請求項６のいずれか１項に記載の業務利用ファイル管理システム。
8. ファイルが業務で利用された時間を管理するためのコンピュータによって実行される業務利用ファイル管理方法であって、
   前記コンピュータが、記憶装置に格納されたファイルのうち予め定められた条件を満たすファイルを業務利用ファイルとして登録された、業務利用ファイル情報を生成するステップと、
   前記業務利用ファイルにアクセスした個人および時間を特定する情報として、業務利用ファイルアクセス情報を生成するステップとを備える、業務利用ファイル管理方法。
9. ファイルが業務で利用された時間を管理するためのコンピュータによって実行されるプログラムであって、
   前記プログラムは、前記コンピュータに、
   記憶装置に格納されたファイルのうち予め定められた条件を満たすファイルを業務利用ファイルとして登録された、業務利用ファイル情報を生成するステップと、
   前記業務利用ファイルにアクセスした個人および時間を特定する情報として、業務利用ファイルアクセス情報を生成するステップとを実行させる、プログラム。

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