JP2017134578A - 文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】マニュアルの適切な位置に補助情報を関連付けて出力する。【解決手段】文書管理装置１は、複数の項目の少なくともいずれかに関連付けられている第１情報を複数含むマニュアル情報を記憶する記憶部１１と、第１情報とは異なる第２情報を含む補助情報を取得する取得部１２１と、取得された補助情報に含まれている第２情報から一以上のキーワードを抽出する抽出部１２２と、抽出された一以上のキーワードの少なくともいずれかに対応する第１情報に関連付けられている項目を特定する特定部１２３と、特定された項目に関連付けて第２情報を出力する出力部１２５とを備える。【選択図】図３

Description

本発明は、文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラムに関する。

従来、業務に必要なマニュアル等の文書を作成したり、作成された文書を管理したりすることが行われている。例えば、特許文献１には、マニュアルを作成するために、マニュアルの章別、段落別、部品別等の項目別に定められた項目別インデックスデータを、マニュアルの対象物の仕様に応じて決定する方法が開示されている。特許文献２には、マニュアル文書に含まれる一の文書が選択されると、構造テーブルを参照して当該文書に到るパスを特定し、選択された文書とともに特定されたパスを表示するシステムが開示されている。

また、業務等に有用な情報をウェブ上から取得したり、取得された情報を管理したりすることが行われている。例えば、特許文献３には、ウェブ上で取得したページの全体又は指定した範囲の領域に含まれるテキスト、画像、リンク、リンク先のデータ等の各種データを保存したり、外部装置に出力したりする方法が開示されている。

特開２００２−１４０３１９号公報 特開２００５−９２８７３号公報 特開２００６−５３７４５号公報

ところで、実際の業務内容によっては、文書に記載された内容では対応しきれないことがあり、文書とは別に補助情報がユーザに提供される場合がある。しかしながら、特許文献１及び特許文献２に記載の技術では、文書に補助情報を関連付けることについては考慮されていない。特許文献３に記載の技術も、取得したページの全体又は指定した範囲に含まれる各種データを文書に関連付けることについては考慮されていない。したがって、ユーザは、文書とは別に提供される補助情報を参照しづらいという問題があった。

そこで、本発明はこれらの点に鑑みてなされたものであり、文書の適切な位置に補助情報を関連付けて出力することができる文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラムを提供することを目的とする。

本発明の第１の態様に係る文書管理装置は、複数の項目の少なくともいずれかに関連付けられている第１情報を複数含む文書情報を記憶する記憶部と、前記第１情報とは異なる第２情報を含む補助情報を取得する取得部と、取得された補助情報に含まれている前記第２情報から一以上のキーワードを抽出する抽出部と、抽出された一以上の前記キーワードの少なくともいずれかに対応する前記第１情報に関連付けられている前記項目を特定する特定部と、特定された前記項目に関連付けて前記第２情報を出力する出力部と、を備える。

前記第１情報は一以上の第１キーワードを含む第１画像を含み、前記抽出部は、前記第１画像から一以上の前記第１キーワードを抽出し、前記特定部は、前記第２情報から抽出された一以上の前記キーワードに対応する前記第１キーワードの少なくともいずれかを含む前記第１画像に対応する前記項目を特定し、前記出力部は、前記第１画像に関連付けて前記第２情報を出力してもよい。

前記文書管理装置は、特定された前記項目が前記第１画像に含まれている場合に、前記第１画像に含まれる前記項目の表示領域に前記第２情報へのリンクを付与する付与部をさらに備え、前記出力部は、前記第１画像が表示部に表示されている場合に、前記第１画像に含まれる前記項目の表示領域が選択されると、当該表示領域にリンクされている前記第２情報を出力してもよい。

前記第１情報は第１テキスト情報及び前記第１画像を含むとともに、前記第２情報は第２テキスト情報及び第２画像を含み、前記抽出部は、前記第１テキスト情報から一以上の前記第１キーワードを抽出するとともに及び前記第２テキスト情報から一以上の前記キーワードを抽出し、前記特定部は、抽出された一以上の前記キーワードの少なくともいずれかに対応する前記第１キーワードを含むとともに、前記第２画像に類似する前記第１画像を含む前記第１情報に関連付けられている前記項目を特定してもよい。

前記取得部は、前記文書情報に追加する追加情報を取得し、前記抽出部は、取得された前記追加情報に含まれている一以上の前記キーワードを抽出し、前記特定部は、前記追加情報から抽出された一以上の前記キーワードの少なくともいずれかに対応する前記第１情報に関連付けられている前記項目を特定し、前記文書管理装置は、前記追加情報に対して特定された前記項目に、前記追加情報を追加する追加部をさらに備えてもよい。

本発明の第２の態様に係る文書管理方法は、記憶部に記憶されている文書情報に複数含まれている第１情報であって、複数の項目の少なくともいずれかに関連付けられている前記第１情報とは異なる第２情報を含む補助情報を取得するステップと、取得された補助情報に含まれている前記第２情報から一以上のキーワードを抽出するステップと、抽出された一以上の前記キーワードの少なくともいずれかに対応する前記第１情報に関連付けられている前記項目を特定するステップと、特定された前記項目に関連付けて前記第２情報を出力するステップと、を備える。

本発明の第３の態様に係る文書管理プログラムは、コンピュータを、文書情報に含まれる複数の項目の少なくともいずれかに関連付けられている第１情報とは異なる第２情報を含む補助情報を取得する取得部、取得された補助情報に含まれている前記第２情報から一以上のキーワードを抽出する抽出部、抽出された一以上の前記キーワードの少なくともいずれかに対応する前記第１情報に関連付けられている前記項目を特定する特定部、及び特定された前記項目に関連付けて前記第２情報を出力する出力部として機能させる。

本発明によれば、文書の適切な位置に補助情報を関連付けて出力することができるという効果を奏する。

第１実施形態に係る文書管理装置の概要を示す図である。 第１実施形態に係るマニュアル情報に含まれる項目に関連付けて第２情報を表示させる例を示す図である。 第１実施形態に係る文書管理装置の構成を示す図である。 文書形式のマニュアル情報の一例を示す図である。 表形式のマニュアル情報の一例を示す図である。 マニュアル情報に含まれる項目と、第２情報とを紐付ける処理の流れを示すフローチャートである。 補助情報の一例を示す図である。 識別情報と第２情報とを関連付けた情報の一例を示す図である。 エリア番号と座標情報とを関連付けた情報の一例を示す図である。 特定した項目と第２情報とを紐付けた情報の一例を示す図である。 マニュアル情報に含まれている項目に関連付けて第２情報を表示させる処理の流れを示すフローチャートである。 ユーザ端末に表示されたマニュアル情報の一例を示す図である。 項目に関連付けられている第２情報の見出しが表示された例を示す図である。 第２情報が表示された例を示す図である。 ユーザ端末に表示されたマニュアル情報の他の一例を示す図である。 項目に関連付けられている第２情報の見出しが表示された例を示す図である。 第２情報が表示された例を示す図である。 第３実施形態に係る文書管理装置の構成を示す図である。

＜第１実施形態＞
［文書管理装置１の概要］
図１は、本実施形態に係る文書管理装置１の概要を示す図である。文書管理装置１は、業務の処理手順や対応方法等が示され、ユーザが閲覧する文書情報に、当該文書情報とは別にユーザに提供される補助情報を関連付ける装置である。ここで、文書情報は、例えば、マニュアル情報等であり、複数の項目の少なくともいずれかに関連付けられている第１情報（例えば、項目を説明するテキスト情報や画像情報）を複数含んでいる。補助情報は、一以上の第２情報（例えば、マニュアル情報には掲載されていない質問内容及び回答内容）を含んでいる。以下、文書情報がマニュアル情報である場合を例として説明を行う。

文書管理装置１は、補助情報を取得すると、当該補助情報から一以上の第２情報を抽出し、これらの第２情報に含まれているキーワードを抽出する。文書管理装置１は、抽出された当該キーワードに基づいて、マニュアル情報に含まれている項目の中から、第２情報に関連する項目を特定し、当該項目に、抽出した第２情報を関連付ける。このようにすることで、文書管理装置１は、マニュアルの適切な位置に補助情報を関連付けることができる。

図２は、本実施形態に係るマニュアル情報に含まれる複数の項目のそれぞれに関連付けられている第２情報を表示させる例を示す図である。文書管理装置１は、ユーザ端末３からマニュアル情報の表示要求を受け付けたことに応じて、マニュアル情報をユーザ端末３に出力して表示させる。図２に示すように、マニュアル情報には、項目に対応する第１情報（破線で囲まれているテキスト情報）が含まれている。文書管理装置１は、当該項目が選択されると、当該項目に関連付けられている一以上の第２情報の一部を表示候補としてユーザ端末３に出力して表示させる。
文書管理装置１は、一の候補が選択されたことに応じて、当該候補に対応する第２情報の少なくとも一部をユーザ端末３に出力して表示させる。

［文書管理装置１の構成］
図３は、本実施形態に係る文書管理装置１の構成を示す図である。文書管理装置１は、記憶部１１と、制御部１２とを備える。
記憶部１１は、メモリやハードディスク等の記憶媒体であり、各種情報を記憶する。記憶部１１は、複数の項目の少なくともいずれかに関連付けられている第１情報を複数含むマニュアル情報を記憶する。記憶部１１は、管理端末２から取得した補助情報を記憶する。記憶部１１は、文書管理装置１を、後述の取得部１２１、抽出部１２２、特定部１２３、紐付部１２４、及び出力部１２５として機能させる文書管理プログラムを記憶する。

図４Ａは、マニュアル情報の一例を示す図である。図４Ａに示すように、マニュアル情報は、例えば文書形式の情報であり、大カテゴリと、中カテゴリと、小カテゴリと、項目と、第１情報Ａとを関連付けた情報である。大カテゴリは、マニュアル情報において、最も大きい区分情報であり、一以上の中カテゴリが関連付けられている。また、中カテゴリには必要に応じて一以上の小カテゴリが関連付けられている。また、中カテゴリ又は小カテゴリには、一以上の項目が関連付けられている。また、項目には、第１情報Ａが関連付けられている。なお、第１情報Ａは、一の項目に関連付けられている場合と、複数の項目に関連付けられている場合とがある。

図４Ａに示す例では、大カテゴリ「貯金」、中カテゴリ「口座開設」には、項目「氏名」、「印鑑」が関連付けられている。これらの項目「氏名」、「印鑑」には、それぞれ、第１情報Ａ１、第１情報Ａ２が関連付けられている。
また、大カテゴリ「貯金」、中カテゴリ「非課税貯金」、小カテゴリ「申告手続」には、項目「氏名」、「申告書」が関連付けられている。これらの項目「氏名」、「申告書」には、共通の第１情報Ａ３が関連付けられている。

第１情報Ａには、項目を説明するテキスト情報と、画像とが含まれている。テキスト情報には、項目名、商品名、サービス名、書類名、用語等のキーワードが一以上含まれている。なお、以下の説明において、第１情報Ａに含まれるキーワードを第１キーワードという。

第１情報Ａに含まれる画像は、例えば書類やカード等のひな型等を示す画像である。第１情報Ａに含まれる画像には、テキスト情報が含まれており、文書管理装置１は、第１情報Ａに含まれる画像をＯＣＲ（Optical Character Recognition）解析することにより、テキスト情報を抽出することができる。なお、以下の説明において、第１情報Ａに含まれる画像を第１画像という。

なお、図４Ａでは、文章形式のマニュアル情報を示したが、これに限らず、図４Ｂに示すように表形式のマニュアル情報であってもよい。また、マニュアル情報は、図４Ｂに示す表形式のマニュアル情報に基づいて、図４Ａに示すような文章形式で出力されるようにしてもよい。

制御部１２は、例えば、ＣＰＵである。制御部１２は、記憶部１１や、外付けのメモリやハードディスク等の記憶媒体等に格納されたプログラムを実行することにより、文書管理装置１の機能を制御する。制御部１２は、図３に示すように、取得部１２１と、抽出部１２２と、特定部１２３と、紐付部１２４と、出力部１２５とを備える。
以下に、制御部１２が備える各機能の詳細について、フローチャートを参照しながら説明を行う。

［マニュアル情報に含まれる項目と第２情報との紐付け］
まず、項目と第２情報との紐付けに係る機能について説明する。図５は、本実施形態に係るマニュアル情報に含まれる項目と、第２情報とを紐付ける処理の流れを示すフローチャートである。

まず、取得部１２１は、管理端末２から、第１情報とは異なる第２情報を一以上含む補助情報を取得する（Ｓ１）。例えば、取得部１２１は、管理端末２から、補助情報を示す文書ファイルを受け付けることにより、補助情報を取得する。

図６は、補助情報の一例を示す図である。補助情報には、例えば、質問と、質問に対する回答とが複数含まれている。また、複数の質問及び回答は、図６に示すように、罫線によって区切られていてもよい。また、質問及び回答には、画像が含まれていてもよい。例えば、図６では、質問「Ｑ３」に対応する回答に画像Ｐが含まれていることが確認できる。

続いて、抽出部１２２は、取得した補助情報から一以上の第２情報を抽出する（Ｓ２）。例えば、補助情報が図６に示すように記憶されている場合には、抽出部１２２は、罫線に基づいて、質問と、当該質問に対する回答とを特定し、当該質問及び回答を関連付けた情報を第２情報として抽出する。抽出された第２情報には、質問及び回答を示すテキスト情報が含まれる。また、抽出された第２情報には、質問及び回答に挿入されている画像が含まれることがある。なお、以下の説明において、第２情報に含まれる画像を第２画像という。

抽出部１２２は、第２情報を抽出すると、当該第２情報を識別する識別情報を生成する。そして、抽出部１２２は、識別情報と、第２情報とを関連付けて記憶部１１に記憶させる。図７は、識別情報と第２情報とを関連付けた情報の一例を示す図である。図７に示すように、第２情報としてのテキスト情報及び画像の少なくともいずれかに、第２情報の識別情報が関連付けて記憶されていることが確認できる。

続いて、抽出部１２２は、取得された補助情報に含まれる第２情報から、一以上のキーワードとしての第２キーワードを抽出する（Ｓ３）。例えば、抽出する対象となるキーワードを示すキーワードリストを予め記憶部１１に記憶しておき、抽出部１２２は、第２情報に含まれているテキスト情報から、当該キーワードリストに含まれているキーワードを第２キーワードとして一以上抽出する。ここで、抽出部１２２は、第２情報に第２画像が含まれている場合には、ＯＣＲ解析を行うことにより第２画像からテキスト情報を抽出し、当該テキスト情報に含まれている第２キーワードを抽出してもよい。

続いて、抽出部１２２は、マニュアル情報に含まれている複数の第１情報のそれぞれから、一以上のキーワードとしての第１キーワードを抽出する（Ｓ４）。具体的には、抽出部１２２は、第１情報に含まれているテキスト情報から、記憶部１１に記憶されているキーワードリストに含まれているキーワードを第１キーワードとして一以上抽出する。ここで、抽出部１２２は、第１情報に第１画像が含まれている場合には、ＯＣＲ解析を行うことにより第１画像からテキスト情報を抽出し、当該テキスト情報に含まれている第１キーワードを抽出してもよい。また、抽出部１２２は、第１情報に関連付けられている大カテゴリ、中カテゴリ、小カテゴリ、及び項目の名称を第１キーワードとして抽出してもよい。

続いて、特定部１２３は、第２情報から抽出された一以上の第２キーワードの少なくともいずれかに対応する第１情報に関連付けられている項目を特定する（Ｓ５）。具体的には、特定部１２３は、第２情報から抽出された一以上の第２キーワードと、複数の第１情報のそれぞれから抽出された一以上の第１キーワードとを比較し、第２情報から抽出された一以上の第２キーワードと同一又は対応する第１キーワードを相対的に多く含む第１情報を特定する。そして、特定部１２３は、当該第１情報に関連付けられている項目を特定する。

特定部１２３は、第１情報に複数の項目が関連付けられている場合、項目名と、第２情報に含まれている第２キーワードとに基づいて、複数の項目から一の項目を特定してもよい。例えば、特定部１２３は、第２情報に含まれている第２キーワードの少なくともいずれかと、項目名とが一致又は類似する場合には、当該項目名を有する項目を、第２情報に紐付ける項目として特定する。なお、特定部１２３は、複数の項目と、第２情報とを管理端末２に表示させ、管理端末２のユーザから一以上の項目の選択を受け付けることによって、第２情報に対応する一以上の項目を特定してもよい。

また、特定部１２３は、第２情報に第２画像が含まれている場合、第２情報から抽出された第２キーワードの少なくともいずれかに対応する第１キーワードを含むとともに、第２画像に類似する第１画像を含む第１情報に関連付けられている項目を、第２情報に紐付ける項目として特定するようにしてもよい。例えば、特定部１２３は、抽出された第２キーワードの少なくともいずれかに対応する第１キーワードを含む第１情報を特定する。特定部１２３は、複数の第１情報を特定した場合において、複数の第１情報のそれぞれに第１画像が含まれている場合には、第１画像と第２画像との類似度を特定する。例えば、特定部１２３は、第２画像に含まれているテキスト情報と、第１画像に含まれているテキスト情報との一致度に基づいて、第１画像と第２画像との類似度を特定する。特定部１２３は、複数の第１情報のうち、第２画像との類似度が相対的に高い第１画像を含む第１情報に関連付けられている項目を、第２情報に紐付ける項目として特定する。このようにすることで、文書管理装置１は、第２情報と関連性が高い第１画像に関連する項目に、第２情報を紐付けることができる。

続いて、特定部１２３は、マニュアル情報における、特定した項目の表示位置を特定する。例えば、マニュアル情報の表示領域は、矩形形状の複数の表示領域に分割されており、複数の表示領域のそれぞれに対して、領域を識別するエリア番号が割り当てられている。

また、エリア番号には、図８に示すように、表示領域を特定するための座標情報が関連付けられている。図８に示すように座標情報には、表示領域の始点座標と終点座標とが含まれている。例えば、始点座標が（Ｘ０，Ｙ０）、終点座標が（Ｘ１、Ｙ１）である場合には、表示領域の４つの頂点の座標は、（Ｘ０，Ｙ０）、（Ｘ１，Ｙ０）、（Ｘ０，Ｙ１）、（Ｘ１、Ｙ１）となる。

続いて、紐付部１２４は、第２情報と特定した項目とを紐付ける（Ｓ６）。例えば、紐付部１２４は、特定した項目に関連付けられている各カテゴリを特定し、図９に示すように、特定した項目に関連付けられている各カテゴリと、特定した項目と、当該項目が表示される表示領域を識別するエリア番号と、第２情報の識別情報と、第２情報が参照された回数を示す参照回数とを関連付けて、紐付情報として記憶させる。

［第２情報の表示］
続いて、第２情報の表示に係る機能について説明する。文書管理装置１の出力部１２５は、マニュアル情報に含まれている項目に関連付けて第２情報を出力する。図１０は、本実施形態に係るマニュアル情報に含まれている項目に関連付けて第２情報を表示させる処理の流れを示すフローチャートである。

まず、出力部１２５は、ユーザ端末３からのマニュアル情報の取得要求を取得すると、マニュアル情報をユーザ端末３に出力することにより、マニュアル情報をユーザ端末３に表示させる（Ｓ１１）。

続いて、出力部１２５は、マニュアル情報に含まれている項目が選択されたか否かを判定する（Ｓ１２）。具体的には、出力部１２５は、ユーザ端末３においてマニュアル情報の表示領域が左クリック等により選択されたことに応じて、選択された位置に対応する座標情報を特定する。そして、出力部１２５は、図８に示すエリア番号と座標情報とを関連付けた情報を参照し、当該座標情報に対応するエリア番号を特定する。そして、出力部１２５は、図９に示される紐付情報において、特定したエリア番号に関連付けられている項目が存在する場合に、マニュアル情報に含まれている項目が選択されたと判定する。出力部１２５は、項目が選択されたと判定すると、Ｓ１３に処理を移し、項目が選択されていないと判定すると、Ｓ１２を再実行する。

Ｓ１３において、出力部１２５は、図９に示す紐付情報と、図７に示す識別情報と第２情報とを関連付けた情報とを参照し、選択された項目に関連付けられている第２情報の見出しをユーザ端末３の表示部に表示させる。具体的には、出力部１２５は、図９に示す紐付情報を参照し、選択された項目に関連付けられている第２情報の識別情報を特定する。出力部１２５は、図７に示す識別情報と第２情報とを関連付けた情報とを参照し、特定した第２情報の識別情報に関連付けられているテキスト情報を特定する。出力部１２５は、特定したテキスト情報の一部を、第２情報の見出しとしてユーザ端末３に出力することにより、第２情報の見出しを含む画面をユーザ端末３に表示させる。

なお、出力部１２５は、図９に示す紐付情報を参照して第２情報の識別情報を特定する場合、第２情報の参照回数を特定してもよい。そして、出力部１２５は、第２情報の見出しを含む画面をユーザ端末３に表示させる場合に、参照回数が多い順に第２情報の見出しを表示させるようにしてもよい。このようにすることで、文書管理装置１は、参照回数が多い第２情報を優先的に表示させることができる。

続いて、出力部１２５は、第２情報の見出しが選択されたか否かを判定する（Ｓ１４）。出力部１２５は、第２情報の見出しが選択されたと判定すると、選択された見出しに対応する第２情報をユーザ端末３に出力することにより、第２情報をユーザ端末３に表示させる（Ｓ１５）。ここで、出力部１２５は、選択された項目に対応する位置に関連付けて、第２情報を表示させてもよい。例えば、出力部１２５は、選択された項目に対応する位置から所定範囲内に、第２情報の少なくとも一部が含まれるように第２情報を表示させてもよい。

［第２情報の表示例１］
図１１Ａは、ユーザ端末３に表示されたマニュアル情報の一例を示す図である。図１１Ａは、貯金に係る説明文書及び説明画像が表示されている例を示している。例えば、図１１Ａに示す例では、中カテゴリ「口座開設」に対応して、項目「氏名」、「印鑑」、「申告書」が表示されているとともに、小カテゴリ「申告手続」に対応して項目「申告書」、「氏名」が表示されている。出力部１２５は、図１１Ａに示す例において、項目が選択されると、当該項目に関連付けている第２情報の見出しを表示させる。

例えば、ユーザが、項目「印鑑」を選択した場合において、当該項目に一の第２情報が関連付けられているとき、出力部１２５は、項目「印鑑」に関連付けている第２情報を表示させる。図１１Ｂは、図１１Ａに示すマニュアル情報において、項目「印鑑」に対応する第２情報の見出しが表示された例を示す図である。図１１Ｂに示されるように、項目「印鑑」の近傍に、第２情報の見出しを含むメッセージウィンドウが表示されていることが確認できる。図１１Ｂにおいて、一の第２情報の見出しが選択されると、出力部１２５は、図１１Ｃに示すように、選択された見出しに対応する第２情報を表示部に表示させる。

［第２情報の表示例２］
図１２Ａは、ユーザ端末３に表示されたマニュアル情報の他の一例を示す図である。図１２Ａは、マニュアル情報に含まれる第１画像として、払込取扱票に係る画像が表示されている例を示している。例えば、図１２Ａに示す例では、払込取扱票の左上の領域に示されている入力項目「口座番号（Ａ）」に対して、説明画像Ｐ２が示されていることが確認できる。ユーザが、説明画像Ｐ２に含まれている項目を選択すると、出力部１２５は、当該項目に関連付けられている第２情報の見出しを表示させる。

図１２Ｂは、図１２Ａに示す払込取扱票に係る画像に対応して、第２情報の見出しが表示された例を示す図である。図１２Ｂは、説明画像Ｐ２に含まれる項目「口座番号（Ａ）」に関連する第２情報の見出しが表示された例を示す。図１２Ｂに示すように、項目「口座番号（Ａ）」の表示位置に対応して、第２情報の見出しが候補１、候補２、候補３として３つ表示されていることが確認できる。

図１２Ｃは、一の候補が選択され、第２情報が表示された例を示す図である。図１２Ｃでは、説明画像Ｐ２に含まれる項目「口座番号（Ａ）」に関連する第２情報として、質問及び回答が、当該項目の近傍に表示されていることが確認できる。

［第１実施形態における効果］
以上のとおり、第１実施形態に係る文書管理装置１は、補助情報に含まれている第２情報から一以上のキーワードを抽出し、抽出された一以上のキーワードの少なくともいずれかに対応する第１情報に関連付けられている項目を特定し、特定された項目に関連付けて第２情報を出力する。

第２情報から抽出された一以上のキーワードの少なくともいずれかに対応する第１情報に関連付けられている項目は、第２情報との関連度が高い。したがって、文書管理装置１は、マニュアルの適切な位置に補助情報に含まれる第２情報を関連付けて出力することができる。また、ユーザ端末３のユーザは、当該項目に第２情報を関連付けることにより、マニュアル情報を閲覧しながら第２情報を容易に参照することができる。

＜第２実施形態＞
［マニュアル情報に含まれる項目に第２情報に対応するリンクを付与する］
続いて、第２実施形態について説明する。第１実施形態では、文書管理装置１は、マニュアル情報において選択された位置に対応するエリア番号に基づいて第２情報を表示させた。これに対して、第２実施形態の文書管理装置１は、マニュアル情報に含まれる項目に、当該項目に対応する第２情報へのリンクを付与し、当該リンクに基づいて第２情報を表示させる点で第１実施形態と異なる。以下、第２実施形態に係る文書管理装置１の具体的な処理について説明する。なお、第１実施形態と同様の構成については同一の符号を付し、詳細な説明を省略する。

第２実施形態において、マニュアル情報は、例えばｈｔｍｌ文書である。紐付部１２４は、リンクを付与する付与部として機能し、マニュアル情報に含まれる項目に、当該項目に対応する第２情報へのリンクを付与する。具体的には、紐付部１２４は、マニュアル情報に含まれる項目に、当該項目に関連する第２情報に対応するリンクタグを付与する。なお、一の項目に対応する第２情報が複数存在する場合には、紐付部１２４は、当該項目に、複数の第２情報から一の第２情報を選択するための選択画面に対応するリンクタグを付与する。

また、紐付部１２４は、第２情報に対応する項目として特定された項目が、第１情報に対応する第１画像に含まれている場合に、マニュアル情報において当該第１画像に含まれる項目が表示されている表示領域に、第２情報へのリンクを付与してもよい。

出力部１２５は、マニュアル情報に含まれる項目に付与されているリンクが選択されたことに応じて、当該リンクに対応する第２情報をユーザ端末３に出力することにより、第２情報を表示させる。また、出力部１２５は、マニュアル情報に含まれる第１画像がユーザ端末３の表示部に表示されている場合に、当該第１画像に含まれる項目に対応する表示領域が選択されると、当該表示領域に付されているリンクに対応する第２情報をユーザ端末３に表示させる。

［第２実施形態における効果］
以上のとおり、第２実施形態に係る文書管理装置１は、第１画像に含まれる項目に付与されているリンクが選択されたことに応じて、当該項目に関連付けられている第２情報を表示させる。このようにすることで、文書管理装置１は、リンクに基づいて第２情報を容易に表示させることができる。

＜第３実施形態＞
［マニュアル情報に追加情報を追加する］
続いて、第３実施形態について説明する。第１実施形態では、文書管理装置１は、マニュアル情報に含まれる項目に、補助情報に含まれる第２情報を関連付けた。これに対して、第３実施形態の文書管理装置１は、マニュアル情報に追加情報を追加する点で第１実施形態と異なる。以下、第３実施形態に係る文書管理装置１の具体的な処理について説明する。
図１３は、第３実施形態に係る文書管理装置１の構成を示す図である。第３実施形態において、制御部１２は、追加部１２６をさらに備える。

第３実施形態に係る取得部１２１は、マニュアル情報に追加する追加情報を取得する。ここで、追加情報には、第２情報と同様に一以上のキーワードが含まれているものとする。
続いて、抽出部１２２は、記憶部１１に予め記憶されているキーワードリストに基づいて、取得された追加情報に含まれている一以上のキーワードを抽出する。

続いて、特定部１２３は、第１実施形態において第２情報に関連する項目を特定するのと同様に、追加情報から抽出された一以上のキーワードの少なくともいずれかに対応する第１情報に関連付けられている項目を特定し、当該項目に、追加情報を追加する。例えば、マニュアル情報が、図４Ａに示すように文書形式である場合には、特定した項目に対応する説明文書の直後に追加情報を追加する。なお、追加部１２６は、管理端末２に特定した項目及び追加位置を示す情報を表示させ、管理端末２から追加情報の追加指示を受け付けてもよい。そして、追加部１２６は、管理端末２から追加指示を受け付けたことに応じて、当該追加位置に追加情報を追加してもよい。

［第３実施形態における効果］
以上のとおり、第３実施形態に係る文書管理装置１は、取得された追加情報に含まれている一以上のキーワードを抽出し、追加情報から抽出された一以上のキーワードの少なくともいずれかに対応する第１情報に関連付けられている項目を特定し、当該項目に追加情報を追加する。このようにすることで、第３実施形態に係る文書管理装置１は、補助情報に含まれる第２情報を項目に関連付けるのと同様に、追加情報をマニュアル情報に追加することができる。

以上、本発明を実施の形態を用いて説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施の形態に記載の範囲には限定されない。上記実施の形態に、多様な変更又は改良を加えることが可能であることが当業者に明らかである。そのような変更又は改良を加えた形態も本発明の技術的範囲に含まれ得ることが、特許請求の範囲の記載から明らかである。

例えば、上記の実施形態においては、文書情報がマニュアル情報である場合を例として説明したが、文書情報は、辞書情報、記事情報、各種社内文書等であってもよい。また、上記の実施形態においては、管理端末２とユーザ端末３とが異なるものとして説明したが、管理端末２とユーザ端末３とを区別しなくてもよい。また、上記の実施形態においては、文書管理装置１と、ユーザ端末３とが異なるものとして説明したが、文書管理プログラムをユーザ端末３が実行することにより、文書管理装置１が備える機能をユーザ端末３に実行させるようにしてもよい。

１・・・文書管理装置
１１・・・記憶部
１２・・・制御部
１２１・・・取得部
１２２・・・抽出部
１２３・・・特定部
１２４・・・紐付部
１２５・・・出力部
１２６・・・追加部
２・・・管理端末
３・・・ユーザ端末

Claims (7)

1. 複数の項目の少なくともいずれかに関連付けられている第１情報を複数含む文書情報を記憶する記憶部と、
   前記第１情報とは異なる第２情報を含む補助情報を取得する取得部と、
   取得された補助情報に含まれている前記第２情報から一以上のキーワードを抽出する抽出部と、
   抽出された一以上の前記キーワードの少なくともいずれかに対応する前記第１情報に関連付けられている前記項目を特定する特定部と、
   特定された前記項目に関連付けて前記第２情報を出力する出力部と、
   を備える文書管理装置。
2. 前記第１情報は一以上の第１キーワードを含む第１画像を含み、
   前記抽出部は、前記第１画像から一以上の前記第１キーワードを抽出し、
   前記特定部は、前記第２情報から抽出された一以上の前記キーワードに対応する前記第１キーワードの少なくともいずれかを含む前記第１画像に対応する前記項目を特定し、
   前記出力部は、前記第１画像に関連付けて前記第２情報を出力する、
   請求項１に記載の文書管理装置。
3. 特定された前記項目が前記第１画像に含まれている場合に、前記第１画像に含まれる前記項目の表示領域に前記第２情報へのリンクを付与する付与部をさらに備え、
   前記出力部は、前記第１画像が表示部に表示されている場合に、前記第１画像に含まれる前記項目の表示領域が選択されると、当該表示領域にリンクされている前記第２情報を出力する、
   請求項２に記載の文書管理装置。
4. 前記第１情報は第１テキスト情報及び前記第１画像を含むとともに、前記第２情報は第２テキスト情報及び第２画像を含み、
   前記抽出部は、前記第１テキスト情報から一以上の前記第１キーワードを抽出するとともに及び前記第２テキスト情報から一以上の前記キーワードを抽出し、
   前記特定部は、抽出された一以上の前記キーワードの少なくともいずれかに対応する前記第１キーワードを含むとともに、前記第２画像に類似する前記第１画像を含む前記第１情報に関連付けられている前記項目を特定する、
   請求項２又は３に記載の文書管理装置。
5. 前記取得部は、前記文書情報に追加する追加情報を取得し、
   前記抽出部は、取得された前記追加情報に含まれている一以上の前記キーワードを抽出し、
   前記特定部は、前記追加情報から抽出された一以上の前記キーワードの少なくともいずれかに対応する前記第１情報に関連付けられている前記項目を特定し、
   前記追加情報に対して特定された前記項目に、前記追加情報を追加する追加部をさらに備える、
   請求項１から４のいずれか１項に記載の文書管理装置。
6. 記憶部に記憶されている文書情報に複数含まれている第１情報であって、複数の項目の少なくともいずれかに関連付けられている前記第１情報とは異なる第２情報を含む補助情報を取得するステップと、
   取得された補助情報に含まれている前記第２情報から一以上のキーワードを抽出するステップと、
   抽出された一以上の前記キーワードの少なくともいずれかに対応する前記第１情報に関連付けられている前記項目を特定するステップと、
   特定された前記項目に関連付けて前記第２情報を出力するステップと、
   を備える文書管理方法。
7. コンピュータを、
   文書情報に含まれる複数の項目の少なくともいずれかに関連付けられている第１情報とは異なる第２情報を含む補助情報を取得する取得部、
   取得された補助情報に含まれている前記第２情報から一以上のキーワードを抽出する抽出部、
   抽出された一以上の前記キーワードの少なくともいずれかに対応する前記第１情報に関連付けられている前記項目を特定する特定部、及び
   特定された前記項目に関連付けて前記第２情報を出力する出力部、
   として機能させる文書管理プログラム。

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