JP2017049824A - サーバ装置及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ワークフローによって処理されるデータの端末装置への送信を効率化する。【解決手段】サーバ装置１０は、ワークフローによって処理されるページ単位に区分された文書ファイルを、少なくとも一部のページを示すページデータに、ユーザの役割を示す役割情報を対応付けて記憶する。サーバ装置１０は、ユーザの端末装置２０から、当該ユーザのユーザ名を含むダウンロード要求を受け付けると、このユーザ名から特定したユーザの役割を示す役割情報に基づいて、文書ファイルのうち、端末装置２０のユーザの役割を示す役割情報が対応付けられたページデータを抽出したダウンロードファイルを生成して、端末装置２０へ送信する。【選択図】図１

Description

本発明は、サーバ装置及びプログラムに関する。

特許文献１には、配信サーバがクライアント端末に文書データを送信する文書配信システムにおいて、配信サーバが、文書内の閲覧される可能性が高いページを文書構造から予測し、そのページを閲覧可能な形式に変換してクライアント端末へ送信する技術が記載されている。

特開２０１０−２３７７８０号公報

複数のユーザが協働して一連の作業を行うためのワークフローを管理するシステムにおいて、サーバ装置は、各ユーザの端末装置との間で、この作業に用いられるデータを送受信する。各端末装置のユーザは、端末装置に送られてきたデータを編集することにより、自らの役割に応じた作業を行う。この場合、ユーザ間の作業が進むにつれて、データサイズが大きくなることもあるため、通信回線の状況や送られてくるデータのサイズによっては、当該データのダウンロードに要する時間が長くなり、これがユーザの作業の効率を低下させる原因となることがあった。
本発明は、ワークフローによって処理されるデータの端末装置への送信を効率化することを目的とする。

本発明の請求項１に係るサーバ装置は、複数の作業によって処理される第１のデータ群の少なくとも一部の単位データと、ユーザの役割を示す役割情報を対応付けて記憶する記憶手段と、ユーザの端末装置から、前記第１のデータ群の送信要求を受け付ける受付手段と、前記送信要求に応じて、前記第１のデータ群のうち、前記端末装置のユーザの役割を示す前記役割情報が対応付けられた前記単位データを含む第２のデータ群を、当該端末装置へ送信する送信手段とを備える。

本発明の請求項２に係るサーバ装置は、請求項１に係る構成において、前記第２のデータ群に含まれる前記単位データを編集した第３のデータ群を、前記端末装置から受信する第１受信手段と、受信した前記第３のデータ群に基づいて、前記第１のデータ群に含まれる前記単位データを更新する更新手段とを備えることを特徴とする。

本発明の請求項３に係るサーバ装置は、請求項２に係る構成において、前記第１受信手段は、前記単位データとともに前記役割情報を受信し、前記更新手段は、受信した前記単位データに、当該単位データとともに受信した前記役割情報を対応付けることを特徴とする。

本発明の請求項４に係るサーバ装置は、請求項２又は請求項３に係る構成において、１又は複数の単位データを含む第４のデータ群を前記端末装置から受信する第２受信手段を備え、前記更新手段は、受信した前記第４のデータ群に含まれる少なくとも一部の前記単位データに、当該単位データの属性に応じた前記役割情報を対応付けて、前記第１のデータ群に含ませることを特徴とする。

本発明の請求項５に係るサーバ装置は、請求項１から請求項４のいずれか１項に係る構成において、前記送信要求は、前記端末装置のユーザを識別する識別情報を含み、前記識別情報に基づいて、前記端末装置のユーザの役割を特定する特定手段を備え、前記送信手段は、特定した前記役割を示す前記役割情報に応じた前記第２のデータ群を送信することを特徴とする。

本発明の請求項６に係るサーバ装置は、請求項１から請求項４のいずれか１項に係る構成において、前記送信要求は、前記役割情報を含み、前記送信手段は、前記送信要求に含まれる前記役割情報に応じた前記第２のデータ群を送信することを特徴とする。

本発明の請求項７に係るプログラムは、コンピュータに、複数の作業によって処理される第１のデータ群の少なくとも一部の単位データと、ユーザの役割を示す役割情報を対応付けて記憶するステップと、ユーザの端末装置から、前記第１のデータ群の送信要求を受け付けるステップと、前記送信要求に応じて、前記第１のデータ群のうち、前記端末装置のユーザの役割を示す前記役割情報が対応付けられた前記単位データを含む第２のデータ群を、当該端末装置へ送信するステップとを実行させるためのプログラムである。

請求項１，７に係る発明によれば、データ群の全体をユーザに送信する場合に比べて、ユーザによって処理されるデータの端末装置への送信を効率化することができる。
請求項２に係る発明によれば、データ群の全体をユーザに送信する場合に比べて、端末装置で編集されたデータをサーバ装置に記憶されたデータに反映させるための通信を効率化することができる。
請求項３に係る発明によれば、端末装置によって指定された役割情報を、サーバ装置に記憶されたデータに対応付けることができる。
請求項４に係る発明によれば、端末装置から受信したデータに対し、人為的な操作がなくとも、当該データの属性に応じた役割情報を対応付けて、ユーザによる処理の対象にすることができる。
請求項５に係る発明によれば、端末装置のユーザを識別情報から特定した当該ユーザの役割に基づいて、当該端末装置で実行される処理に必要なデータを送信することができる。
請求項６に係る発明によれば、端末装置から受信した役割情報に基づいて、当該端末装置で実行される処理に必要なデータを送信することができる。

本発明の一実施形態に係るワークフローシステムの全体構成を示す図。 同実施形態に係るワークフローシステムの機能構成を示すブロック図。 同実施形態に係るサーバ装置のハードウェア構成を示すブロック図。 同実施形態に係るワークフローシステムで実行されるタスクに関連付けられる文書ファイルの説明図。 同実施形態に係る役割情報が対応付けられた文書ファイルの一例を示す図。 同実施形態に係る役割管理テーブルを示す図。 同実施形態に係る端末装置のハードウェア構成を示すブロック図。 同実施形態に係るサーバ装置が行うタスクの登録時の処理を示すフローチャート。 同実施形態に係るワークフローシステムで行われるタスクの実行時の処理を示すシーケンスチャート。 同実施形態に係るワークフローシステムで行われるタスク実行時の処理の一例。 本発明の一変形例に係るワークフローシステムの機能構成を示すブロック図。 同変形例に係る定型処理管理テーブルを示す図。 同変形例に係るワークフローシステムで行われるタスクの登録時の処理を示すシーケンスチャート。

図１は、本発明に係るワークフローシステム１の全体構成を示す図である。ワークフローシステム１は、複数のユーザが協働して一連の作業を行うためのワークフローを管理するシステムである。本実施形態の作業は、タスクに関連付けられたデータを処理するための人為的な作業を含み、具体的には、データの回覧、承認、及び押印等の、ユーザがコンピュータから情報を得ること、又はユーザがコンピュータに情報を入力することを含む。

ワークフローの１つのタスクに対しては、予め定められた複数の処理が、予め定められた順序に従って関連付けられている。そして、このワークフローでは、１つのタスクに関連付けられたデータ群が処理の対象となる。この処理の対象となるデータ群は、本実施形態では、ページ単位に区分された文書を表す１又は複数の電子ファイル（以下「文書ファイル」という。）である。以下の説明では、文書ファイルに含まれる１ページ分の文書を表すデータを、「ページデータ」という。ページデータ、或いは文書ファイルは、本発明の単位データの一例である。文書ファイルは、タスクの実行に伴って、ページデータが編集されたり、ページデータの数（つまりページ数）が増加したりすることがある。

図１に示すように、ワークフローシステム１は、サーバ装置１０と、複数の端末装置２０（２０Ａ，２０Ｂ，２０Ｃ，２０Ｄ）とを備える。サーバ装置１０、及び複数の端末装置２０の各々は、無線により通信回線Ｎと接続する。通信回線Ｎは、例えば移動通信網であるが、具体的な回線の種別は特に問わない。サーバ装置１０は、ワークフローに関するデータを管理する管理装置として機能する。また、サーバ装置１０は、端末装置２０との間で、ワークフローの複数の作業によって処理されるデータを送受信する。
なお、ワークフローシステム１に含まれる端末装置２０は、４台に限られず、３台以下又は５台以上であってもよい。

端末装置２０は、サーバ装置１０に対するクライアント装置で、ユーザが作業を行うために利用する端末装置である。端末装置２０は、ここではノート型のパーソナル・コンピュータであるが、タブレット型コンピュータ等の端末装置であってもよい。端末装置２０としては、ここではモバイル型の端末装置を想定するが、これに限られない。ワークフローシステム１において、ユーザＵＡ，ＵＢ，ＵＣ，ＵＤは、それぞれ端末装置２０Ａ，２０Ｂ，２０Ｃ，２０Ｄを利用して作業を行うユーザである。ユーザＵＡ，ＵＢ，ＵＣ，ＵＤの各々には、ワークフローシステム１が対象とする業務内の役割（以下、単に「役割」という）が予め割り当てられている。各ユーザが実施すべき作業の内容は、この役割に基づいて定められている。

図２は、ワークフローシステム１の機能構成を示す図である。図２に示すように、サーバ装置１０は、文書ファイル記憶手段１１と、役割記憶手段１２、受付手段１３と、特定手段１４と、抽出手段１５と、送信手段１６と、第１受信手段１７と、更新手段１８とを有する。
文書ファイル記憶手段１１は、本発明の記憶手段の一例で、ワークフローによって処理されるデータ群を記憶する。このデータ群は、発明の第１のデータ群の一例で、タスクに関連付けられた１又は複数の文書ファイルで構成される。本実施形態では、文書ファイルに含まれる複数のページデータの少なくとも一部のページデータに、ユーザの役割を示す役割情報が対応付けられる。

役割記憶手段１２は、複数のユーザの各ユーザを識別する識別情報と、このユーザの役割を示す役割情報とを対応付けて格納したテーブル（以下「役割管理テーブル」という）を記憶する。受付手段１３は、端末装置２０から、ワークフローによって処理されるデータ群の送信（ダウンロード）を要求する送信要求（以下「ダウンロード要求」という。）を受け付ける。このデータ群は、タスクに関連付けられた１又は複数の文書ファイルの全体を指す。ダウンロード要求は、本実施形態では、タスクの識別情報、及び端末装置２０のユーザの識別情報を含む。

特定手段１４は、受付手段１３により受け付けられたダウンロード要求に含まれるユーザの識別情報と、役割記憶手段１２に記憶された役割管理テーブルとに基づいて、このユーザの役割を特定する。抽出手段１５は、文書ファイル記憶手段１１に記憶された文書ファイルのうち、特定手段１４により特定された役割を示す役割情報が対応付けられたページデータを抽出する。送信手段１６は、抽出手段１５により抽出されたページデータを含むデータ群を、端末装置２０へ送信する。このデータ群は、端末装置２０のダウンロード用に生成された、１又は複数の文書ファイルで構成される。このダウンロード用の文書ファイルを、サーバ装置１０に記憶される文書ファイルと区別するために、以下では「ダウンロードファイル」と称する。ダウンロードファイルは、本発明の第２のデータ群の一例である。

第１受信手段１７は、送信手段１６により送信されたダウンロードファイルに含まれるページデータが端末装置２０により編集されると、編集済みファイルを端末装置２０から受信する。編集済みファイルは、本発明の第３のデータ群の一例である。更新手段１８は、文書ファイル記憶手段１１に記憶された文書ファイルに含まれるページデータを、第１受信手段１７により受信された編集済みファイルに基づいて更新する。具体的には、更新手段１８は、抽出手段１５により抽出されたページデータを、編集済みファイル内の対応するページデータに差し替える。

端末装置２０は、要求手段２１と、受信手段２２と、表示手段２３と、編集手段２４と、第１送信手段２５とを有する。
要求手段２１は、タスクに関連付けられたデータ群の送信を要求するダウンロード要求を、サーバ装置１０へ送信する。要求手段２１は、端末装置２０のユーザの識別情報を、このダウンロード要求に含ませる。受信手段２２は、送信手段１６により送信されたダウンロードファイルを受信する。表示手段２３は、受信手段２２により受信されたダウンロードファイルに基づいて文書を表示する。編集手段２４は、ユーザの操作を受け付けて、受信手段２２により受信されたダウンロードファイル内のページデータを編集する。第１送信手段２５は、編集手段２４による編集済みのファイルである編集済みファイルを、サーバ装置１０へ送信する。

図３は、サーバ装置１０のハードウェア構成を示すブロック図である。サーバ装置１０は、制御部１０１と、通信部１０２と、記憶部１０３とを備える。サーバ装置１０の各部は、バス１０４に接続されており、バス１０４を介して各種データの授受を行う。

制御部１０１は、サーバ装置１０の各部を制御する手段である。制御部１０１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等の演算処理装置と、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）等の記録媒体（主記憶装置）とを有するプロセッサである。通信部１０２は、例えばモデムを備え、通信回線Ｎに接続してデータを送受信する手段である。

記憶部１０３は、例えばハードディスクを備え、各種のデータを記憶する手段である。記憶部１０３は、例えば、ワークフローシステム１を管理するためのプログラム（以下、「管理プログラム」という）、ワークフローによって処理される文書ファイル、及び後述する役割管理テーブルＴ１を記憶する。

管理プログラムを実行している制御部１０１により制御された記憶部１０３は、文書ファイル記憶手段１１及び役割記憶手段１２として機能する。管理プログラムを実行している制御部１０１により制御された通信部１０２は、受付手段１３、送信手段１６、及び第１受信手段１７として機能する。管理プログラムを実行している制御部１０１は、特定手段１４、抽出手段１５、及び更新手段１８として機能する。

図４は、ワークフローシステム１で実行されるタスクに関連付けられる文書ファイルを説明する図である。
図４（Ａ）に示す場合、１つのタスクに対して、１つの文書ファイルが関連付けられている。この場合、文書ファイルに含まれるページデータ単位で、処理が関連付けられる。図４（Ｂ）に示す場合、１つのタスクに対して、複数の文書ファイルが関連付けられている。この場合、文書ファイル単位又はページデータ単位で、処理が関連付けられる。以下の説明では、特に断りのない限り、図４（Ａ）の場合を説明する。

図５は、役割情報が対応付けられた文書ファイルの一例を示す図である。図５には、物品を購買するための処理を定めたワークフローで用いられる文書ファイルＤが示されている。なお、図５及び後で説明する図１０において、サーバ装置１０に記憶される文書ファイル内でページデータに割り当てられたページ番号を、括弧書きで示す。
図５に示す文書ファイルＤにおいて、第１ページのページデータは購買を申請する申請書を示し、役割情報「承認者」が対応付けられている。第２ページのページデータは見積書を示し、役割情報「購買担当者」及び「承認者」が対応付けられている。
なお、１つのページデータと対応付けられる役割情報の数は、１つに限られず、２つ以上であってもよい。また、役割情報は、文書ファイル（ページデータ）の一部として記憶部１０３に記憶されてもよいし、文書ファイルとは独立した情報として記憶部１０３に記憶されてもよい。

図６は、役割管理テーブルＴ１の構成を示す図である。
図６に示すように、役割管理テーブルＴ１は、「ユーザ名」と「役割情報」との２列のフィールドにより構成されるレコード（行）の集合体である。「ユーザ名」のフィールドには、作業を行うユーザの識別情報として、ユーザ名が格納される。「役割情報」のフィールドには、業務内でのユーザの役割を示す情報が格納される。図６に示す役割管理テーブルＴ１によれば、ユーザＵＡの役割として「申請者」が、ユーザＵＢの役割として「承認者」が、ユーザＵＣの役割として「購買担当者」が、ユーザＵＤの役割として「経理担当者」が割り当てられている。
なお、役割管理テーブルＴ１に格納されるデータは、例えば、タスクの実行前に設定される。

図７は、端末装置２０のハードウェア構成を示すブロック図である。図７に示すように、端末装置２０は、制御部２０１と、通信部２０２と、記憶部２０３と、表示部２０４と、操作部２０５とを備えるコンピュータである。また、端末装置２０の各部は、バス２０６に接続されており、バス２０６を介して各種データの授受を行う。

制御部２０１は、端末装置２０の各部の動作を制御する手段である。制御部２０１は、ＣＰＵ等の演算処理装置と、ＲＯＭ、ＲＡＭ等の記録媒体（主記憶装置）とを備えるプロセッサである。通信部２０２は、例えば無線通信回路及びアンテナを備え、通信回線Ｎに接続してデータを送受信する手段である。記憶部２０３は、例えば不揮発性の半導体メモリを備え、データを記憶する手段である。記憶部２０３は、ワークフローシステム１における各種処理を実行するためのプログラム（以下「ワークフロープログラム」という）を記憶する。表示部２０４は、例えば液晶ディスプレイを備え、画像の表示により情報を報知する。操作部２０５は、例えばキーボード及びマウスを備え、ユーザの操作を受け付ける。

ワークフロープログラムを実行している制御部２０１により制御された通信部２０２は、要求手段２１、受信手段２２、及び第１送信手段２５として機能する。ワークフロープログラムを実行している制御部２０１により制御された表示部２０４は、表示手段２３として機能する。ワークフロープログラムを実行している制御部２０１は、編集手段２４として機能する。

図８は、端末装置２０が行うタスクの登録時の処理を示すフローチャートである。タスクの登録は、ここでは、申請者であるユーザＵＡが使用する端末装置２０Ａによって行われる。以下では、ユーザＵＡが物品の購入を申請する場合の処理を例に挙げて説明する。
端末装置２０Ａの制御部２０１は、まず、購買申請のための文書を表示部２０４に表示させる（ステップＳＡ１）。ここでは、制御部２０１は、図５に示す文書ファイルＤに基づいて文書を表示させる。ただし、この時点では、ページデータに役割情報は対応付けられていない。文書ファイルＤは、ワークフロープログラムに基づいて端末装置２０により生成されるか、又はサーバ装置１０から端末装置２０へ送信される。

次に、制御部２０１は、文書ファイル内のページデータと役割情報とを対応付けて、記憶部１０３に記憶させる（ステップＳＡ２）。制御部２０１は、操作部２０５を介して受け付けたユーザＵＡの操作に従い、ページデータに役割情報を対応付ける。ここでは、制御部２０１は、図５に示すように、第１ページのページデータに役割情報「承認者」を、第２ページのページデータに役割情報「承認者」及び「購買者」を対応付ける。この際、制御部２０１は、ページデータと役割情報との対応関係を、文書と対応付けたオブジェクト（例えば付箋の画像）を表示すること等により、ユーザに報知してもよい。制御部２０１は、役割情報を対応付けた文書ファイルを、通信部２０２を介してサーバ装置１０へ送信（アップロード）する（ステップＳＡ３）。
サーバ装置１０の制御部１０１は、端末装置２０Ａから受信した文書ファイルＤを、タスクに関連付けて記憶部１０３に記憶させる。これにより、タスクの登録が完了する。

図９は、ワークフローシステム１で行われるタスクの実行時の処理を示すシーケンスチャートである。図１０は、ワークフローシステム１で行われるタスクの実行時の処理の一例を示す図である。
サーバ装置１０の制御部１０１は、登録されたワークフローの開始を、通信部１０２を介して端末装置２０に通知する開始通知を送信する（ステップＳＢ１）。ここでは、制御部１０１は、ワークフローで定められた処理の順序に従い、この処理に関する作業を行う役割が割り当てられたユーザの端末装置２０宛てに、開始通知を送信する（例えば、電子メールを送信する）。ここではまず、制御部１０１は、購買申請の承認に関する処理を実行すると判定する。そして、制御部１０１は、承認者であるユーザＵＢの端末装置２０Ｂ宛てに、ステップＳＢ１の開始通知を送信する。

端末装置２０Ｂの制御部２０１は、ワークフローの開始通知を受信すると、その旨を、例えば表示部２０４への表示によりユーザに報知する。次に、制御部２０１は、ワークフローシステム１にログインする（ステップＳＢ２）。ここでは、制御部２０１は、ログインに必要な認証情報（例えばＩＤ及びパスワード）を、通信部２０２を介してサーバ装置１０へ送信する。サーバ装置１０の制御部１０１は、認証情報に基づいて端末装置２０Ｂの認証に成功すると、端末装置２０Ｂのログインを許可する。

ログインが許可されると、端末装置２０Ｂの制御部２０１は、タスクの実行に必要な文書ファイルの送信を要求するダウンロード要求を、通信部２０２を介してサーバ装置１０へ要求する（ステップＳＢ３）。このダウンロード要求には、実行するタスクの識別情報、及び端末装置２０Ｂのユーザ名が含まれる。

サーバ装置１０の制御部１０１は、ダウンロード要求を受け付けると、このダウンロード要求に含まれるユーザ名に基づいて、ユーザＵＢの役割を特定する（ステップＳＢ４）。制御部１０１は、ここでは、ユーザ名が「ＵＢ」であるから、役割情報「承認者」を特定する。次に、制御部１０１は、ダウンロード要求のあった文書ファイルを、記憶部１０３から特定する（ステップＳＢ５）。ここでは、制御部１０１は、ダウンロード要求に含まれるタスクの識別情報に基づいて、実行するタスクに関連付けられた文書ファイルＤを特定する。

次に、制御部１０１は、ステップＳＢ４で特定したユーザの役割を示す役割情報が対応付けられたページデータを、ステップＳＢ５で特定した文書ファイルから抽出し、抽出したページデータを含むダウンロードファイルを生成する（ステップＳＢ６）。ここでは、制御部１０１は、文書ファイルＤから、役割情報「承認者」が対応付けられた第１ページ及び第２ページのページデータを抽出し、これらを１つのファイルにまとめたダウンロードファイルＤ１を生成する。そして、制御部１０１は、ダウンロードファイルＤ１を、通信部１０２を介して端末装置２０へ送信する（ステップＳＢ７）。つまり、図１０に示す矢印Ｒ１で示す経路で送信されたダウンロードファイルＤ１が、端末装置２０Ｂにより受信される。

端末装置２０Ｂの制御部２０１は、受信したダウンロードファイルが表す文書を、表示部２０４に表示させる（ステップＳＢ８）。ここでは、制御部２０１は、ユーザＵＢが作業すべき「申請書」及び「見積書」の文書を表示させる。そして、制御部２０１は、操作部２０５を介して受け付けた操作に応じて、ダウンロードファイル内のページデータを編集する（ステップＳＢ９）。ここでは、制御部２０１は、例えば申請書に対してユーザＵＢの承認印を付与する作業に応じて、第１ページのページデータを編集する。この編集済みのダウンロードファイルを、編集済みファイルＤ１Ｅとする。ステップＳＢ９では、ページデータが示す文書の書き替えのほか、ページデータの追加、削除、差し替え等の編集が行われてもよい。また、ステップＳＢ９の編集では、ページデータに役割情報を対応付けること、役割情報の対応付けを解除することが行われてもよい。
そして、制御部２０１は、編集済みファイルを、通信部２０２を介してサーバ装置１０へ送信する（ステップＳＢ１０）。つまり、図１０に示す矢印Ｒ２で示す経路で送信された編集済みファイルＤ１Ｅが、サーバ装置１０へ送信（アップロード）される。

サーバ装置１０の制御部１０１は、編集済みファイルを受信すると、この編集済みファイルに対応するタスクと、文書ファイルとを特定する（ステップＳＢ１１）。ここでは、制御部１０１は、受信したダウンロードファイルを生成するために用いた文書ファイルと、この文書ファイルに関連付けられたタスクとを特定する。そして、制御部１０１は、記憶部１０３に記憶された文書ファイル内のページデータを、受信した編集済みファイルに基づいて更新する（ステップＳＢ１２）。具体的には、制御部１０１は、文書ファイルＤ内のページデータを、このページデータと同じページ番号が割り当てられた編集済みファイル内のページデータに差し替える。ここでは、制御部１０１は、第１ページのページデータを差し替える。この差し替えにより、文書ファイルＤから文書ファイルＤ２に更新される。
以上が、サーバ装置１０と端末装置２０Ｂとの間で行われる処理の説明である。

次に、サーバ装置１０の制御部１０１は、端末装置２０Ｂを利用して承認された購買申請に基づいて、購買担当者による物品の購入に関する処理を実行すると判定する。そして、制御部１０１は、購買担当者であるユーザＵＣの端末装置２０Ｃ宛てに、ワークフローの開始通知を送信する（図９のステップＳＢ１）。そして、サーバ装置１０と端末装置２０Ｃとの間で、ステップＳＢ２〜ＳＢ１２の処理ステップが実行される。以下、サーバ装置１０と端末装置２０Ｂとの間の処理と相違する点を中心に、この処理ステップについて説明する。

制御部１０１は、ステップＳＢ４において、ユーザＵＣの役割が「購買担当者」と特定する。そして、制御部１０１は、ステップＳＢ６において、記憶部１０３に記憶された文書ファイルＤ２から、役割情報「購買担当者」が対応付けられた第２ページのページデータを抽出して、ダウンロードファイルＤ３を生成する。そして、制御部１０１は、ステップＳＢ７において、ダウンロードファイルＤ３を、通信部１０２を介して端末装置２０へ送信する。つまり、図１０に示す矢印Ｒ３で示す経路で送信されたダウンロードファイルＤ３が、端末装置２０Ｃにより受信される。

端末装置２０Ｃの制御部２０１は、ステップＳＢ８において、受信したダウンロードファイルＤ３が表す文書を、表示部２０４に表示させる。ここでは、制御部２０１は、ユーザＵＣが作業すべき「見積書」の文書を表示させる。そして、制御部２０１は、ステップＳＢ９において、操作部２０５を介して受け付けた操作に応じて、ダウンロードファイル内のページデータを編集する。ユーザＵＣは、例えば、表示部２０４に表示された「見積書」の文書を確認すると、「納品書」及び「請求書」を添付し、更に「納品書」及び「請求書」を用いて作業するユーザの役割を示す役割情報を対応付けるための作業を行う。この作業に応じて、制御部２０１は、ダウンロードファイルＤ３に対して、「納品書」及び「請求書」のページデータを追加し、更にこれらのページデータに役割情報「経理担当者」を対応付ける。そして、制御部２０１は、ステップＳＢ１０において、編集済みファイルＤ３Ｅを、通信部２０２を介してサーバ装置１０へ送信する。つまり、図１０に示す矢印Ｒ４で示す経路で送信された編集済みファイルＤ３Ｅが、サーバ装置１０へ送信（アップロード）される。

サーバ装置１０の制御部１０１は、編集済みファイルＤ３Ｅを受信すると、記憶部１０３に記憶された文書ファイルＤ２を、受信した編集済みファイルＤ３Ｅに基づいて更新する（ステップＳＢ１２）。ここでは、制御部１０１は、記憶部１０３に記憶された文書ファイルＤ２の第３ページに「納品書」を、第４ページに「請求書」を追加し、これを文書ファイルＤ４とする。
以上が、サーバ装置１０と端末装置２０Ｃとの間で行われる処理の説明である。

次に、サーバ装置１０の制御部１０１は、端末装置２０Ｃを利用して作成・添付された「納品書」及び「請求書」に基づいて、経理担当者による物品の購入、及び支払に関する処理を実行すると判定する。そして、制御部１０１は、経理担当者であるユーザＵＤの端末装置２０Ｄ宛てに、ワークフローの開始通知を送信する（図９のステップＳＢ１）。そして、サーバ装置１０と端末装置２０Ｄとの間で、ステップＳＢ２〜ＳＢ１２の処理ステップが実行される。以下、サーバ装置１０と端末装置２０Ｃとの間の処理と相違する点を中心に、この処理ステップについて説明する。

制御部１０１は、ステップＳＢ４において、ユーザＵＤの役割が「経理担当者」と特定する。そして、制御部１０１は、ステップＳＢ６において、文書ファイルＤ４から、役割情報「経理担当者」が対応付けられた第３ページ及び第４ページのページデータを抽出して、ダウンロードファイルＤ５を生成する。そして、制御部１０１は、ステップＳＢ７において、ダウンロードファイルＤ５を、通信部１０２を介して端末装置２０へ送信する。つまり、図１０に示す矢印Ｒ５で示す経路で送信されたダウンロードファイルＤ５が、端末装置２０Ｄにより受信される。

端末装置２０Ｄの制御部２０１は、ステップＳＢ８において、受信したダウンロードファイルＤ５が表す文書を、表示部２０４に表示させる。ここでは、制御部２０１は、ユーザＵＤが作業すべき「納品書」及び「請求書」の文書を表示させる。そして、制御部２０１は、ステップＳＢ９において、操作部２０５を介して受け付けた操作に応じて、ダウンロードファイル内のページデータを編集する。ユーザＵＤは、表示された「請求書」の文書をプリントアウトし、物品の購入を行って代金の支払を行う。物品の購入・代金の支払が完了すると、ユーザＵＤは、例えば、表示部２０４に表示された「請求書」に経理担当者の承認印を付与する作業を行う。この作業に応じて、制御部２０１はダウンロードファイル内のページデータを編集すると、編集済みファイルＤ５Ｅを、通信部２０２を介してサーバ装置１０へ送信する。つまり、図１０の矢印Ｒ６で示す経路で編集済みファイルＤ５Ｅが送信される。サーバ装置１０の制御部１０１は、編集済みファイルＤ５Ｅを受信すると、記憶部１０３に記憶された文書ファイルＤ４を、受信した編集済みファイルに基づいて更新する（ステップＳＢ１２）。
以上が、サーバ装置１０と端末装置２０Ｄとの間で行われる処理の説明である。この処理により、物品の購入のためにワークフローによって定められた処理が完了する。

以上説明した実施形態によれば、サーバ装置１０は、タスクに関連付けられた文書ファイルから、端末装置２０のユーザの役割に応じて、このユーザが作業に使用するページデータを抽出し、抽出したページデータを含むダウンロードファイルを、端末装置２０へ送信する。即ち、サーバ装置１０は、端末装置２０のユーザが作業に使用しない、不要なページデータについては、ダウンロードファイルに含ませない。よって、この不要なページデータに相当する分だけ、サーバ装置１０が送信するページデータのページ数、及びデータ量が削減される。よって、サーバ装置１０によれば、タスクに関連付けられたデータ群の全体を送信する場合に比べて、端末装置２０へのデータの送信が効率化される。特に、ワークフローでは、処理の進捗に伴いデータのサイズが増大することがあるが、この増大に対して、ダウンロードファイルのデータのサイズの増大が抑制される。

更に、端末装置２０によりダウンロードファイルが編集された場合も、タスクに関連付けられた文書ファイルの一部のデータのみが、端末装置２０からサーバ装置１０へ送信されることとなる。よって、端末装置２０で編集されたページデータをサーバ装置１０に記憶されたページデータに反映させるための通信も、タスクに関連付けられた文書ファイルの全体が送信される場合に比べて効率化される。加えて、端末装置２０は、サーバ装置１０に対して、ユーザの作業にダウンロードファイルに含ませるページデータを明示的に指定する必要がない。

図４（Ｂ）で説明した場合のように、１つのタスクに複数の文書ファイルが関連付けられた場合も、ワークフローシステム１において図８，９で説明した手順に従って処理が実行されることにより、端末装置２０へのデータの送信が効率化され、また、端末装置２０で編集されたページデータをサーバ装置１０に記憶されたページデータに反映させるための通信も効率化される。この場合の処理は、上記の説明から容易に類推可能である。文書ファイルは、複数の文書ファイルから一部のページを抜き出して、バインダのように綴じて１つの文書ファイルのようにした、電子バインダと呼ばれる形式のファイルであってもよい。

［変形例］
本発明は、上述した実施形態と異なる形態で実施してもよい。また、以下に示す変形例は、各々を組み合わせてもよい。
（変形例１）
図１１は、この変形例のワークフローシステムの機能構成を示す図である。図１１に示すように、端末装置２０の制御部２０１は、上述した実施形態で説明した機能に加え、第２送信手段２６を有する。
第２送信手段２６は、１又は複数のページの文書を表すページデータを含む文書ファイルを、アップロードファイルとしてサーバ装置１０へ送信する。このアップロードファイルは、本発明の第４のデータ群の一例である。ただし、このページデータには、役割情報が対応付けられていないものとする。このアップロードファイルは、例えば、申請者が独自に作成した文書、又は予め用意された定型ファイルを使用して作成した文書を表す文書ファイルである。
ワークフロープログラムを実行している制御部２０１により制御された通信部２０２は、第２送信手段２６として機能する。

サーバ装置１０の制御部１０１は、上述した実施形態で説明した機能に加え、第２受信手段１９１と、属性記憶手段１９２とを有する。
第２受信手段１９１は、第２送信手段２６により送信されたアップロードファイルを受信する。
属性記憶手段１９２は、ページデータの属性（以下「ページ属性」という。）を示す属性情報に関連付けて、役割情報を格納したテーブル（後述する、定型処理管理テーブル）を記憶する。属性情報は、例えば、ページデータに割り当てられたページ番号、ページデータが表す文書の型（フォーマット）、又はこれらの組み合わせを示す。更新手段１８は、第２受信手段１９１が受信したアップロードファイルに含まれるページデータに、このページデータのページ属性を示す属性情報と関連付けて属性記憶手段１９２に記憶された役割情報を対応付ける。そして、更新手段１８は、役割情報を対応付けたページデータを含む文書ファイルを、タスクと関連付けて記憶部１０３に記憶させる。

管理プログラムを実行している制御部１０１により制御された通信部１０２は、第２受信手段１９１として機能する。管理プログラムを実行している制御部１０１により制御された記憶部２０３は、属性記憶手段１９２として機能する。

図１２は、記憶部１０３に記憶される定型処理管理テーブルＴ２の構成を示す図である。定型処理管理テーブルＴ２は、「ページ属性」と「役割情報」の２列のフィールドにより構成されるレコード（行）の集合体である。「ページ属性」のフィールドには、ページ属性を示す属性情報が格納される。「役割情報」のフィールドには、タスク内でのユーザの役割を示す情報が格納される。図１２の定型処理管理テーブルＴ２において、ページ属性「Ａ」には承認者が、「Ｂ」には購買担当者が、「Ｙ」には経理担当者が対応付けられている。

図１３は、ワークフローシステム１で行われるタスクの登録時の処理を示すシーケンスチャートである。
サーバ装置１０の制御部１０１は、まず、登録されたワークフローの開始を、役割管理テーブルＴ１に基づいて、通信部１０２を介して端末装置２０に開始通知を送信する（ステップＳＣ１）。次に、端末装置２０Ｃの制御部２０１は、ワークフローシステム１にログインする（ステップＳＣ２）。次に、制御部２０１は、ワークフローに登録するためのアップロードファイルを、通信部２０２を介してサーバ装置１０へ送信する（ステップＳＣ３）。次に、サーバ装置１０の制御部１０１は、ステップＳＣ３でアップロードファイルを受信すると、受信したファイルをテンプレートファイルに追加する（ステップＳＣ４）。テンプレートファイルは、ワークフローによって処理されることとなる文書ファイルであるが、未だページデータが含まれていない、実質的に空の文書ファイルである。

次に、制御部１０１は、定型処理管理テーブルＴ２に基づいて、テンプレートファイルに追加したページデータに、役割情報を対応付ける（ステップＳＣ５）。一般に、ワークフローで用いられる或る業務のための文書では、定型の文書が用いられ、また、複数のページの文書のページ順が或る程度定まっている（パターン化されている）ことが多い。例えば、物品購入のためのタスクにおいては、図５，１０で説明したように、「申請書」、「見積書」、「納品書」、「請求書」の４種類の文書が含まれ、且つ、これらの文書を用いた作業の順番から、「申請書」、「見積書」、「納品書」、「請求書」のページ順で並べられることが多い。そこで、サーバ装置１０の制御部１０１は、既知のパターンに基づいてどのページデータにどの役割情報を対応付けるべきかを判定し、アップロードファイル内のページデータに役割情報を対応付ける。具体的には、制御部１０１は、アップロードファイルに含まれるページデータに割り当てられたページ番号、又は／及びページデータが表す文書を解析した結果に基づいて、このページデータのページ属性を判定する。そして、制御部１０１は、定型処理管理テーブルＴ２を参照して、判定したページ属性に応じた役割情報をページデータと対応付けることにより、記憶部１０３に記憶された文書ファイルを更新する（ステップＳＣ６）。

この変形例によれば、人為的な操作によりページデータに役割情報が対応付けられなくとも、サーバ装置１０は役割情報を対応付けて、ワークフローによる処理の対象として使用する。また、図４（Ｂ）で説明した場合のように、１つのタスクに複数の文書ファイルが関連付けられた場合も、制御部１０１は、ページデータ単位又は文書ファイル単位でページ属性を判定し、役割情報を対応付ければよい。

（変形例２）
端末装置２０の制御部２０１（要求手段２１）は、ダウンロード要求において、ユーザの識別情報ではなく、ユーザの役割を示す役割情報を含ませてもよい。例えば、制御部２０１は、ユーザにより行われた操作部２０５の操作に応じた役割情報を含ませる。サーバ装置１０の制御部１０１（抽出手段１５）は、ダウンロード要求に含まれる役割情報が対応付けられたページデータ又は文書ファイルを、タスクに関連付けられた文書ファイルから抽出する。よって、制御部１０１は、役割管理テーブルＴ１を用いてユーザの役割を特定しなくてよい。
即ち、制御部１０１は、ダウンロード要求の送信元の端末装置２０のユーザの役割を直接又は間接的に特定するデータに応じて、この端末装置２０用のダウンロードファイルを生成すればよい。

（変形例３）
サーバ装置１０の制御部１０１は、上述した実施形態で説明した方法で、ユーザの役割に応じたダウンロードファイルを送信するだけでなく、１つのタスクに関連付けられたデータ群（文書ファイル）を送信してもよい。例えば、端末装置２０のユーザが、ワークフローによる処理の全体の状況を把握したい場合がある。この場合、ユーザは、端末装置２０に対してその旨を指示する。制御部１０１は、この指示に応じて、１つのタスクに関連付けられたデータ群のダウンロードを要求するダウンロード要求を、通信部２０２を介してサーバ装置１０へ送信する。サーバ装置１０の制御部１０１は、このダウンロード要求により指定されたタスクに関連付けられたデータ群を、端末装置２０へ送信（応答）する。

（変形例４）
上述した実施形態で説明した構成又は動作の一部が省略されてもよい。例えば、端末装置２０は、ステップＳＢ９で行うダウンロードファイル内のページデータの編集において、役割情報を対応付ける編集を行わない構成であってもよい。
タスクに関連付けられるデータ群は、文書を表すファイルに限られず、例えば静止画や動画等を表す別の形式の電子ファイルであってもよい。即ち、ワークフローによって定められた処理の対象となるデータ群の形式については、特に問わない。
本発明の単位データは、ページ単位又はファイル単位のデータに限られない。本発明の単位データは、例えば、段落、行、列等の文書要素単位のデータ、或いは文字領域、画像領域等の表示要素単位のデータであってもよい。本発明の単位データは、例えば、ワークフローによって定められた処理に応じた単位で区分されたデータの集合によって構成される。

（変形例５）
上述した実施形態のサーバ装置１０、及び端末装置２０が実現する機能は、複数のプログラムの組み合わせによって実現され、又は、複数のハードウェア資源の連係によって実現され得る。サーバ装置１０、及び端末装置２０の機能がプログラムを用いて実現される場合、このプログラムは、磁気記録媒体（磁気テープ、磁気ディスク（ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、ＦＤ（Flexible Disk））等）、光記録媒体（光ディスク等）、光磁気記録媒体、半導体メモリ等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記憶した状態で提供されてもよいし、ネットワークを介して配信されてもよい。また、本発明は、ワークフローによって処理されるデータに関する通信制御方法として把握することも可能である。

１…ワークフローシステム、１０…サーバ装置、１１…文書ファイル記憶手段、１２…役割記憶手段、１３…受付手段、１４…特定手段、１５…抽出手段、１６…送信手段、１７…第１受信手段、１８…更新手段、１９１…第２受信手段、１９２…属性記憶手段、１０１…制御部、１０２…通信部、１０３…記憶部、２０，２０Ａ，２０Ｂ，２０Ｃ，２０Ｄ…端末装置、２１…要求手段、２２…受信手段、２３…表示手段、２４…編集手段、２５…第１送信手段、２６…第２送信手段、２０１…制御部、２０２…通信部、２０３…記憶部、２０４…表示部、２０５…操作部

Claims (7)

1. 複数の作業によって処理される第１のデータ群の少なくとも一部の単位データと、ユーザの役割を示す役割情報を対応付けて記憶する記憶手段と、
   ユーザの端末装置から、前記第１のデータ群の送信要求を受け付ける受付手段と、
   前記送信要求に応じて、前記第１のデータ群のうち、前記端末装置のユーザの役割を示す前記役割情報が対応付けられた前記単位データを含む第２のデータ群を、当該端末装置へ送信する送信手段と
   を備えるサーバ装置。
2. 前記第２のデータ群に含まれる前記単位データを編集した第３のデータ群を、前記端末装置から受信する第１受信手段と、
   受信した前記第３のデータ群に基づいて、前記第１のデータ群に含まれる前記単位データを更新する更新手段と
   を備えることを特徴とする請求項１に記載のサーバ装置。
3. 前記第１受信手段は、前記単位データとともに前記役割情報を受信し、
   前記更新手段は、受信した前記単位データに、当該単位データとともに受信した前記役割情報を対応付ける
   ことを特徴とする請求項２に記載のサーバ装置。
4. １又は複数の単位データを含む第４のデータ群を前記端末装置から受信する第２受信手段を備え、
   前記更新手段は、受信した前記第４のデータ群に含まれる少なくとも一部の前記単位データに、当該単位データの属性に応じた前記役割情報を対応付けて、前記第１のデータ群に含ませる
   ことを特徴とする請求項２又は請求項３に記載のサーバ装置。
5. 前記送信要求は、前記端末装置のユーザを識別する識別情報を含み、
   前記識別情報に基づいて、前記端末装置のユーザの役割を特定する特定手段を備え、
   前記送信手段は、
   特定した前記役割を示す前記役割情報に応じた前記第２のデータ群を送信する
   ことを特徴とする請求項１から請求項４のいずれか１項に記載のサーバ装置。
6. 前記送信要求は、前記役割情報を含み、
   前記送信手段は、
   前記送信要求に含まれる前記役割情報に応じた前記第２のデータ群を送信する
   ことを特徴とする請求項１から請求項４のいずれか１項に記載のサーバ装置。
7. コンピュータに、
   複数の作業によって処理される第１のデータ群の少なくとも一部の単位データと、ユーザの役割を示す役割情報を対応付けて記憶するステップと、
   ユーザの端末装置から、前記第１のデータ群の送信要求を受け付けるステップと、
   前記送信要求に応じて、前記第１のデータ群のうち、前記端末装置のユーザの役割を示す前記役割情報が対応付けられた前記単位データを含む第２のデータ群を、当該端末装置へ送信するステップと
   を実行させるためのプログラム。

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