JP2016009321A - 情報処理装置、情報処理システム及びプログラム - Google Patents
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Abstract
Description
請求項3、4に係る発明によれば、登録されなかった文書とは別の文書が登録されることを防止できる。
請求項5に係る発明によれば、通知の宛先を固定している場合に比べて、文書の登録をより確実に行わせることができる。
請求項6に係る発明によれば、一覧が出力されない場合に比べて、登録されていない文書を登録させるための対応を容易にできる。
請求項7に係る発明によれば、登録された旨の通知が行われない場合に比べて、登録が済んだ文書の登録の再要求を抑制できる。
請求項8に係る発明によれば、状況に応じて通知の量を調整することができる。
請求項9、10に係る発明によれば、再要求の際には状況が変化していた場合でも、最初に登録が要求された状況を把握することができる。
請求項11に係る発明によれば、登録の再要求を行った者と最初に登録を要求した者とが異なっていた場合でも、最初に登録を要求した者が文書を登録したものとすることができる。
請求項12に係る発明によれば、登録の再要求を確実に行わせることができる。
[1−1]構成
図1は情報処理システム1の全体構成を表す。情報処理システム1は、電子的な文書の管理を行ういわゆる文書管理システムとしての機能を有する。情報処理システム1は、サーバ装置10と、複数のユーザ装置20と、通信回線2とを備える。サーバ装置10は、文書を格納するためのデータベースを有し、そのデータベースに文書を格納して管理する。
制御部11のCPUが記憶部12に記憶されているプログラムを実行し、制御部21のCPUが記憶部22に記憶されているプログラムを実行することで、図4に示す機能が実現される。
第1送信手段201は、文書の登録を要求するメッセージを送信する手段である。例えば、ユーザがユーザ装置20を操作して文書管理システム上で文書を作成し、登録先を指定して、指定した登録先に文書を登録する操作を行うとする。登録先は、例えば、文書管理システムにおいて文書を分類するために決められたフォルダやパスの名称(例えば「/購買プロセス/案件3/」など)で表される。この操作が行われると、第1送信手段201は、作成された文書と、その文書を指定された登録先に登録することを要求するメッセージとをサーバ装置10に送信する。
図5は表示手段202が表示する情報の一例を表す。この例では、「文書登録の再要求依頼通知」という件名の電子メールによって通知が行われている。この電子メールには、文書そのものである「見積依頼書.pdf」というファイルが添付されている。また、本文には、再要求IDと、登録されなかった文書の文書名と、登録する予定であった登録先と、再要求を受け付けるURL(Uniform Resource Locator)とが含まれている。ユーザがこのURLを選択する操作を行うことで、ブラウザまたは文書管理システムのプログラムが起動して、再要求の動作を行うようになっている。
図6(a)は第1メッセージの一例を表す。この第1メッセージは、コマンド(要求の内容を表す)が「登録」で、文書が「見積依頼書.pdf」であることを表している。第1メッセージには「再要求ID」が含まれていない。この第1メッセージによる文書の登録の要求を、「初回要求」という。
情報処理システム1が備える各装置は、文書を登録する登録処理を行う。
図8は登録処理でのシーケンスを表す。図8では、複数のユーザ装置20のうちの2つを示している。登録処理は、複数のユーザ装置20のうちの1つに対して、登録先の指定と文書の登録の操作をユーザが行うことを契機に開始される。ユーザ装置20はその操作を受け付けると(ステップS11)、図6(a)に示したような第1メッセージをサーバ装置10に送信する(ステップS12)。S12の動作は第1送信手段201が行う。
上述した実施形態は、本発明の実施の一例に過ぎず、以下のように変形させてもよい。また、上述した実施形態及び以下に示す各変形例は、必要に応じてそれぞれ組み合わせて実施してもよい。
ユーザ装置は、上述したものに限らず、例えば、スマートフォンやノートパソコンでもよいし、例えば画像読取装置や画像形成装置のような複数のユーザで共有される装置であってもよい。画像読取装置の場合、例えば紙の書類を読み取って電子化すると、そのまま電子化した文書の登録を要求する、という使い方が考えられる。また、画像形成装置の場合、通知手段103が通知した情報を紙などの媒体に出力してユーザに通知する、という使い方が考えられる。
対応情報はハッシュ値に限らない。例えば、取得手段102が、文書のサイズ、文書が更新された時刻または文書が作成された時刻を対応情報として取得してもよい。文書のサイズも、例えば1バイト単位まで比較すれば、異なる文書同士で合致する可能性は低くなる。また、文書が更新された時刻も、ユーザが文書に対して何らかの編集を行えば必ず変化する。また、一度作成されると編集が不能になる文書であれば、作成された時刻が異なれば、必ず違う文書であることが分かる。従って、これらの情報が対応情報として用いられた場合でも、登録されなかった文書とは別の文書が登録されることが防止される。
登録手段101は、上述した2つの対応情報を比較するときに、違いを全く許容しない場合と、ある程度の違いを許容してもよい場合とがある。例えば、ユーザが、紙の書類を電子化した文書の登録を要求し、その電子化した文書も、サーバ装置から通知された文書も何らかの事情で削除されたとする。この場合に、紙の書類は残っており、且つ、文書のサイズが対応情報として用いられるのであれば、再度電子化した文書を用いて登録の再要求が行われてもよい。すると、文書が共通でも電子化された文書のサイズがわずかに変化するので、登録手段101は、その程度の違い(例えば数バイトから数十バイト程度)があっても、対応情報が合致すると判断してもよい。
通知手段103は、実施形態とは異なる方法で宛先を選んでもよい。通知手段103は、例えば、登録先に応じた宛先に通知を行う。通知手段103は、登録先と通知の宛先とを対応付けた宛先テーブルを記憶している。
登録の再要求がすぐに行われない場合に備え、例えばサーバ装置の管理者から再要求を催促してもよい。その場合、未登録の文書を管理者が把握しやすいと便利である。
図10は本変形例のサーバ装置10aの機能構成を表す。サーバ装置10aは図4に示す各手段に加え出力手段104を備える。出力手段104は識別情報の一覧を出力する。この一覧の出力先は、サーバ装置10aに接続された表示手段でもよいし、管理者が業務で利用するパーソナルコンピュータ等でもよい。
通知手段103は、登録がされたことを関係者に通知してもよい。具体的には、通知手段103は、通知した識別情報により識別される文書が登録手段101により登録されると、その識別情報を通知した宛先に対して、その文書が登録された旨を通知する。これにより、登録された旨の通知が行われない場合に比べて、登録が済んだ文書の登録の再要求が抑制される。
識別情報が通知される宛先が変更されてもよい。例えば、或るユーザが、上述した初回要求(第1メッセージによる文書の登録の要求)を同じ文書について何度も行う場合がある。その原因としては、そのユーザが宛先となっている電子メールをあまり見ないことや、そのユーザが通知の対象でないことなどが考えられる。この場合、登録の要求自体は何度も行われ、文書が登録される可能性は向上しているものの、何度も識別情報が通知されることになり、宛先となっているユーザにとっては迷惑であるし、その結果、通知をユーザが見なくなるおそれもある。
通知手段103が通知する内容は図5で説明したものに限らない。例えば、文書そのものを通知する代わりに、文書を入手するための情報を通知してもよい。文書がファイルサーバ等に記憶されているものであれば、そのパスを表す情報を通知手段103が通知する。また、実施形態では、通知された文書がすぐに削除されたが、サーバ装置が通知後も文書を決められた期間(1日や1週間など)だけ保管しておき、その保管場所を表すURL等の情報を通知手段103が通知してもよい。その場合、サーバ装置は、期間が経過したらその文書を自装置の記憶手段から削除する。
また、実施形態では、識別情報(再要求ID)と対応情報(ハッシュ値)とは別々の情報であったが、対応情報が識別情報として用いられてもよい。対応情報は、文書に一意に対応する情報であるから、文書を識別する情報としても利用可能である。
ユーザの操作がなくてもユーザ装置が自動的に登録の再要求を行ってもよい。本変形例では、図4に示す第2送信手段203が、通知手段103から識別情報が通知されると、その識別情報により識別される文書の登録を要求するメッセージを決められたタイミングでサーバ装置に送信する。第2送信手段203は本発明の「送信手段」の一例である。決められたタイミングとしては、例えば、決められた時間の間隔(1時間毎など)や、決められた日時(毎日0時など)などである。また、最初の数回は1時間毎に送信し、その後は2時間毎に送信するなど、タイミングを変化させてもよい。また、決められた回数(5回や10回など)送信したら送信を終了してもよい。本変形例では、登録の再要求が確実に行われる。その結果、自動的な再要求が行われない場合に比べて、文書が登録される可能性が高められる。
実施形態では、文書管理システムにおける文書の登録が行われたが、これに限らない。例えば、掲示板やSNS(Social Networking Service)への投稿も、文書の登録として捉えられる。要するに、文書の登録とは、他のユーザが閲覧することを前提とした文書(投稿も含む。実際に閲覧されるかどうかは問わない)を、それらのユーザが閲覧可能な場所に保管させることをいう。なお、登録した文書を閲覧可能なユーザや時期は制限されていてもよい。また、文書を保管させる場所は、サーバ装置の記憶部に限らず、外部の記憶手段であってもよく、ハードウェアは何でもよい。
実施形態では、ユーザの権限について特に言及しなかったが、文書を登録するために権限が必要な場合がある。その場合、例えば、その権限がないユーザが通知を受け取って登録の再要求をすることも考えられる。登録手段101は、元々権限があるユーザから登録を要求された文書についての登録の要求であるから、再要求の要求元のユーザの権限の有無にかかわらず、文書の登録を行う。これにより、登録の権限を有するユーザが少ない文書であっても、実施形態と同様に、登録される可能性が高められる。
登録手段101は、通知手段103が通知した識別情報により識別される文書の登録が要求された場合に、登録のための条件が満たされていれば、実施形態では単にその文書を登録先に登録したが、通知手段103による通知の前に登録を要求された状況の下でその文書が登録されたものとしてもよい。ここでいう状況とは、例えば登録を要求された日時や登録を要求した者などのことである。これにより、情報処理システム1により実現される文書管理システム上では、再要求により登録された文書でも、最初の要求時に登録された文書として扱われることになる。言い換えると、再要求の際には状況が変化していた場合でも、最初に登録が要求された状況が把握されることになる。なお、本変形例では、通知手段103が通知する宛先は1つであってもよい。その場合でも、最初に登録が要求された状況が把握されるという点は変わらない。
本発明は、サーバ装置のような情報処理装置や、サーバ装置及びユーザ装置を備える情報処理システム、これらの装置が実施する処理を実現するための情報処理方法として捉えられ。また、本発明は、上記各装置のようなコンピュータを、上述した各手段として機能させるためのプログラムとしても捉えられる。このプログラムは、それを記憶させた光ディスク等の記録媒体の形態や、インターネット等のネットワークを介してコンピュータにダウンロード及びインストールさせて利用可能にするなどの形態で提供される。
Claims (13)
- 指定された登録先への文書の登録が要求された場合に、当該登録のための条件が満たされていれば当該登録先に当該文書を登録する登録手段と、
前記文書の登録が行われなかった場合に、当該文書を識別する識別情報を複数の宛先に通知する通知手段と
を備える情報処理装置。 - 前記登録手段は、前記通知手段が通知した識別情報により識別される文書の登録が要求された場合に、当該登録のための前記条件が満たされていれば当該文書を前記登録先に登録する
請求項1に記載の情報処理装置。 - 前記文書に一意に対応する対応情報を取得する取得手段を備え、
前記登録手段は、前記通知手段による通知の前に登録を要求された前記文書について取得された前記対応情報と、当該通知の後に登録を要求された前記文書について取得された対応情報とが合致している場合に、前記登録を行う
請求項1または2に記載の情報処理装置。 - 前記取得手段は、前記文書のハッシュ値、サイズ、更新された時刻または作成された時刻を前記対応情報として取得する
請求項3に記載の情報処理装置。 - 前記通知手段は、前記登録先、時間帯または時期に応じた宛先に前記通知を行う
請求項1乃至4のいずれか1項に記載の情報処理装置。 - 前記識別情報の一覧を出力する出力手段を備え、
前記通知手段は、出力された前記一覧に含まれる識別情報のうちユーザにより選択されたものを通知する
請求項1乃至5のいずれか1項に記載の情報処理装置。 - 前記通知手段は、通知した前記識別情報により識別される文書が前記登録手段により登録されると、当該識別情報を通知した宛先に対して、当該文書が登録された旨を通知する
請求項1乃至6のいずれか1項に記載の情報処理装置。 - 前記通知手段は、前記登録手段による登録が決められた回数以上行われなかった文書がある場合には、当該文書の前記識別情報を通知する宛先を変更する
請求項1乃至7のいずれか1項に記載の情報処理装置。 - 指定された登録先への文書の登録が要求された場合に、当該登録のための条件が満たされていれば当該登録先に当該文書を登録する登録手段と、
前記文書の登録が行われなかった場合に、当該文書を識別する識別情報を予め定められた宛先に通知する通知手段とを備え、
前記登録手段は、前記通知手段が通知した識別情報により識別される文書の登録が要求された場合に、当該登録のための前記条件が満たされていれば前記通知手段による通知の前に登録を要求された状況の下で当該文書が登録されたものとする
情報処理装置。 - 指定された登録先への文書の登録が要求された場合に、当該登録のための条件が満たされていれば当該登録先に当該文書を登録し、当該条件が満たされていなければ当該文書を特定する識別情報と当該要求がされた状況を示す状況情報とを登録する登録手段と、
前記文書の登録が行われなかった場合に、当該文書を識別する識別情報を予め定められた宛先に通知する通知手段とを備え、
前記登録手段は、前記通知手段が通知した識別情報により識別される文書の登録が要求された場合に、当該登録のための前記条件が満たされていれば当該文書を前記状況情報と対応づけて登録する
情報処理装置。 - 前記状況は、前記文書の登録を要求した者が誰かというものであり、
前記通知手段が通知する宛先には、前記登録を要求した要求元以外の宛先が含まれる
ことを特徴とする請求項9または10に記載の情報処理装置。 - 請求項1乃至11のいずれか1項に記載の情報処理装置と、
前記通知手段から前記識別情報が通知されると、当該識別情報により識別される文書の登録を要求するメッセージを決められたタイミングで前記情報処理装置に送信する送信手段を備えるユーザ装置と
を備える情報処理システム。 - コンピュータを、
指定された登録先への文書の登録が要求された場合に、当該登録のための条件が満たされていれば当該登録先に当該文書を登録する登録手段と、
前記文書の登録が行われなかった場合に、当該文書を識別する識別情報を複数の宛先に通知する通知手段
として機能させるためのプログラム。
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