JP2016007782A - 伝票整理用紙 - Google Patents

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Abstract

【課題】省力化、時間短縮化を実現する伝票整理用紙を提供する。【解決手段】伝票整理用紙120は、定型紙(たとえばA4)であり、印刷スペース122と、貼付スペースから構成される。伝票整理用紙120は、貼付スペースにおける貼り付け機能121と、その配置とを特徴とする。貼り付け機能121は、たとえば、塗布され乾燥状態となった接着剤である。通常のビジネス文書と同様に、伝票整理用紙120は縦長配置を原則とする。貼り付け機能121は、用紙短手方向にライン状に形成され、かつ、ラインは用紙長手方向に繰り返される。その結果、貼り付け機能121は、横縞状に配置される。図示では幅15mmの横縞が4本、50mm間隔で配置されている。【選択図】図5

Description

本発明は、領収書等の伝票を整理する伝票整理用紙に関する。
企業活動に伴う出費のうち、比較的小額なものは、社員が立て替えて、月末毎に領収書を整理し、経費伝票を作成し、清算することが一般的に行われている。これら事務処理は、単純な様であるが、社員本来の業務でない。一人あたり毎月月末に1〜3時間かかることもある。多忙な社員にとっては負担になっている。したがって、一連の会計処理を外部委託することも多い。
会計処理の外部委託においては、会計処理を依頼するクライアント企業が、会計処理のために必要な各情報が記載された書類(たとえば領収書)を外部機関へ郵送等する。そして、会計事務所等の外部機関では受領した書類一式を整理し、手作業によりコンピュータに入力して電子情報に変換し、会計処理を行う。
近年では、IT技術を利用して、業務の省力化、処理時間の短縮化を図る会計処理システムが提案されている(たとえば、特許文献1)。
しかし、IT技術により電子情報化したとしても、ところどころに人力作業の余地が残る。たとえば、領収書等は、整理して、会計処理の証拠として保存する必要がある。
領収書等の整理用紙に関する従来技術が、特許文献2に開示されている。
特開2003−223541号公報 特開平7−242088号公報
ところで、近年、障がい者やシニアの雇用が注目されている。障がい者福祉やシニアの年金の社会保障負担は増加する傾向にある。障がい者やシニアが就業することにより、納税者に変わる。社会保障財政に悩む政府も、企業に対し、一定の割合で障がい者を雇用したり、定年を延長するように求めている。
しかしながら、障がいの態様も様々である。障がい者は健常者とほぼ同等、場合によっては健常者以上の能力を有するにもかかわらず、一部の障がいのために、業務に対応できない場合もある。例えば、身体障がい者はバリアフリー等の設備が必要になる。また、シニアは長距離通勤が困難な場合もある。したがって、障がい者やシニアは、一般社員と同様に働くことが難しい。このように障がい者やシニアに適した業務がなく、障がい者やシニアの能力を活かし切れていないのが現状である。
以上のように、障がいの有無に関わらず、障がい者が確実にできる業務を提供することが求められている。シニアについても同様である。本願出願人は、IT技術を利用した会計処理システムを介して、障がい者やシニアに適した業務を提供することを考えた。
新システムは、障がい者やシニアを含む全ての人の能力を有効活用することで、従来技術に比べ、省力化、時間短縮化を実現する。
一方、従来用紙は、IT技術システムを意識したものでない。したがって、新システムに適用可能な、新たな伝票整理用紙を開発する必要があった。
本発明は、上記課題を解決するものであり、省力化、時間短縮化を実現する伝票整理用紙を提供することを目的とする。
また、本発明の伝票整理用紙を用いた新システムを介して、障がい者やシニアの就業を支援することを目的とする。
上記課題を解決するために、本発明に係る伝票整理用紙は、印刷面側に貼り付け機能を有する。
上記発明において、好ましくは、前記貼り付け機能は、乾燥状態の接着剤である。
これにより、印刷時の障害となることがない。また、ゴミが出ない。さらに、何度でも貼り直し可能である。
上記発明において、好ましくは、前記貼り付け機能は、用紙長手方向に繰り返される縞状に配置されている。
用紙を縦長に使用する場合、横縞が形成される。これにより、貼り付け機能の面積を最小限にし、材料の無駄を抑制できる。
上記発明において、好ましくは、前記伝票整理用紙は、前記縞状に対応して着色されている。
これにより、着色箇所が基準線として機能し、貼り付け位置をおおまかに把握できる。
上記発明において、好ましくは、前記縞の幅は、5mm以上30mm以下である。
上記発明において、好ましくは、前記縞の間隔は、25mm以上75mm以下である。
これにより、ほとんどの伝票サイズに対し、確実に貼り付けできる。また、容易に貼り直しできる。
上記発明において、氏名、費目、対象月および、該氏名、費目、対象月に関する情報を示す画像コードを印刷する印刷スペースを有する。
本願伝票整理用紙は、印刷スペースに印刷可能である。これにより、伝票整理システムに適用できる。
本発明の伝票整理用紙によれば、伝票整理の省力化、時間短縮化を実現できる。本発明の伝票整理用紙は伝票整理システムに適用できる。伝票整理システムでは、障がい者やシニアの能力を活用できる。その結果、障がい者やシニアの就業を支援できる。
伝票整理システム構成図 作業者Aの作業室のレイアウト ローラ式紙ぬらし器 領収書回収用封筒 伝票整理用紙 貼付け例 貼付け例 貼付け例 貼付け例 貼付け例 変形例
〜システム概要〜
本願発明の伝票整理用紙の実施形態を説明する前に、本願発明が適用される伝票整理システムの一例を示す。なお、本願発明の理解のために例示するものであり、本願発明の適用範囲を限定するものではない。
図1は、第1実施形態にかかるシステム構成図である。伝票整理システムの構成について説明する。
本実施形態の伝票整理システムは、管理システム1と、作業者A用システム2と、一般社員用システム3と、作業者B用システム4と、作業者C用システム5と、上司用システム6とを備える。
管理システム1は、例えば、演算機能、記憶機能、入力機能、出力機能、印刷機能を有するサーバである。経理部門が管理システム1を管理する。
作業者A用システム2は、作業机に配置された複数の装置から構成される。
作業者Aは知的障がい者、精神障がい者、発達障がい者をも想定する。作業者Aの作業室は、企業敷地内の一画に設けられる。
図2は、作業室のレイアウトである。作業机には、画像コードリーダ21と、プリンタ22と、ローラ式紙ぬらし器26(図3参照)と、オーバーヘッド型スキャナ23と、パソコン24が設置され、作業スペース27と、保存スペース28が確保されている。パソコン24は演算機能、入力機能、通信機能、表示機能を有する。ローラ式紙ぬらし器26は、スポンジ付ローラを有する。水分を含んだ状態で、紙を接触させながらローラを回転させると、紙を濡らすことができる。
一般社員用システム3は、例えば、演算機能、入力機能、通信機能、表示機能を有するパソコンである。一般社員は、企業内で勤務している。
作業者B用システム4は、例えば、演算機能、入力機能、通信機能、表示機能を有するパソコンである。
作業者Bは在宅勤務の身体障がい者またはシニアをも想定する。身体障がい者またはシニアは、遠距離通勤は困難であるが、在宅であれば健常者と同等の能力を有する。
作業者C用システム5は、例えば、演算機能、入力機能、通信機能、表示機能を有するパソコンである。
作業者Cは在宅勤務の身体障がい者またはシニアをも想定する。身体障がい者またはシニアは、遠距離通勤は困難であるが、在宅であれば健常者と同等の能力を有する。
上司用システム6は、例えば、演算機能、入力機能、通信機能、表示機能を有するパソコンである。上司は、部署に所属する複数の一般社員を統括する。
伝票整理システムの動作について説明する。
管理システム1は、社員情報に基づいて、毎月、全社員に対し、費目ごとに領収書回収用封筒100を作成する。図4に、領収書回収用封筒100の一例を示す領収書回収用封筒100には、氏名、部署、費目(場合によっては細目)、対象月等の基本文字情報101と、文字情報101に関する情報を示す画像コード102が印刷されている。画像コード102は、例えば、マトリックス型二次元コードや1次元バーコードである。経理担当者は、各社員(もしくは各部署)に配布する。
各社員は、支払があるごとに、領収書110を領収書回収用封筒100に入れる。領収書回収用封筒100は月末に回収され、作業者Aに渡される。
作業者Aは知的障がい者、精神障がい者、発達障がい者をも想定する。知的障がい者、精神障がい者、発達障がい者は、繰り返し作業に対して驚くべきスピードと正確性を有することも多い。また、このような作業に意欲的に取り組む傾向がみられる。
作業者Aは、領収書回収用封筒100から領収書110を取り出すたびに、画像コード102を画像コードリーダ21に対向させる。画像コードリーダ21は、画像コード102を読み取り、プリンタ22は対応する文字情報101と画像コード102を、伝票整理用紙120に印刷する。
伝票整理用紙120については、別途、詳述する。
伝票整理用紙120に画像コード102が印刷されるため、仮に、社員Dの伝票整理用紙が他社員Eの伝票整理用紙の束の中に誤混入しても、容易に誤混入を発見できる。
作業者Aは、作業スペース27に伝票整理用紙120を配置する。ローラ式紙ぬらし器26により、領収書110の裏を濡らす。伝票整理用紙120には、乾燥状態の接着剤121が塗布されている。裏を濡らした領収書110を伝票整理用紙120上に置く。これにより、領収書110は伝票整理用紙120に貼り付けられる。
作業者Aは、領収書110が貼り付けされた伝票整理用紙120をオーバーヘッド型スキャナ23に設置する。スキャナ23は、伝票整理用紙120を画像に変換するとともに、領収書110の金額や支払日を認識し、数値情報に変換する。
このとき、伝票整理用紙120は定型サイズ(例えばA4サイズやB5サイズ)であるため、領収書110サイズが不定形であっても、容易に統一フォーマットとして電子化できる。
パソコン24は、領収書110が伝票整理用紙120に適切に貼られているか否かを確認し、確認できない場合、作業やり直しを促す旨(例えば×表示)を表示する。
貼り付け機能121は、水分が渇く前であれば、何度でもやり直し可能である。
パソコン24は、印刷した伝票整理用紙とスキャンした伝票整理用紙の一致を確認する。このとき、領収書回収用封筒100、伝票整理用紙120のそれぞれに画像コード102が付されているため、両者の対応を識別するのは容易である。誤混入がある場合、その旨(例えば×表示)を表示する。
このとき、作業者Aが領収書を取り出すごとに、領収書回収用封筒をかざして1枚づつ伝票整理用紙を印刷し、1枚の領収書を貼り付けし、1枚の伝票整理用紙をスキャンする一連の動作を基本とする。これにより、社員Dの領収書を他社員Eのものとして誤認するリスクや誤混在のリスクをほぼ無くすことができる。
作業者Aは、スキャン後の伝票整理用紙120を保管スペース28に配置する。
1つの領収書に対する一連の作業が完了すると、作業者A用システム2は、管理システム1に電子情報を送信する。
作業者Aは、次の領収書111に対し同様の作業をおこなう。領収書回収用封筒100内の領収書が無くなるまで繰り返す。
領収書回収用封筒100および伝票整理用紙120には、ファイル穴が設けられている。
領収書回収用封筒100内の全ての領収書の整理を終了すると、作業者Aは、領収書回収用封筒100がインデックスとなるように、伝票整理用紙120をファイルする。このとき、伝票整理用紙120は定型サイズ(例えばA4サイズやB5サイズ)であるため、領収書110サイズが不定形であっても、容易にファイルできる。
なお、経理部担当者は、これらのファイルを回収し保存しておく。これらのファイルは、後日、会計監査時の物理的な証拠となる。後述の通り、本システムでは、領収書等の物理的な移動が社内で完結する。これにより、全体の省力化、短時間化を図ることができる。また、郵送費等のコスト削減にもなり、情報漏洩の懸念も軽減できる。
以上が、1つの封筒に対する作業手順である。作業者Aは、次の封筒に対し、上記作業を繰り返す。
作業者A用システム2は、繰り返し作業のみに絞るように設計されているため、複雑な判断を要求されることがない。すなわち、知的障がい者、精神障がい者、発達障がい者を含む全ての作業者にとって使いやすいユニバーサルデザインを実現できる。更に、繰り返し作業においては、知的障がい者、精神障がい者、発達障がい者は驚くべき作業スピードと正確性を発揮できる。その結果、全体の省力化、短時間化を図ることができる。
ところで、一般に繰り返し作業(単純作業)でのケアレスミスを防ぐには、ダブルチェックや慎重に作業をおこなうなどの対策をとる。これが、作業者に心理的負担を与え、かつ、作業が長時間化する一因となっている。
これに対し、本システムは、管理システム1や作業者A用システム2においてはもちろん、後工程における一般社員用システム3と作業者B用システム4においても、作業者Aのミスを検出するように、多重の確認機能を有している。また、後述する伝票整理用紙120は、何度でもやり直し可能なように、かつ、多少の不正確性を許容するように設計されている。これにより、作業者Aはミスを恐れず、積極的に作業に集中できる。すなわち、作業者Aの心理的負担を軽減することで、省力化、短時間化を図ることができる。
管理システム1は、電子情報を受信し保存し、さらに、一般社員用システム3に確認依頼する。
一般社員は、管理システム1にアクセスして、モニタに表示し、自分の経費伝票の正誤を確認する。モニタには、確認ボタンが表示されており、誤りがなければ、一般社員は確認ボタンをクリックする。誤りがあれば、修正する。
管理システム1は、一般社員用システム3からの応答がある場合、一般社員用システム3が確認したとみなす。一方、一定期間(たとえば確認依頼から48時間)内に、一般社員用システム3からの応答がない場合、作業者B用システム4に確認依頼指令を出力する。
社員本人による確認が最も正確であり、作業手間が少ない。これにより、全体の省力化、短時間化を図ることができる。ほとんどの場合、本人による確認でフローが完了する。これにより、外部委託する発注量を大幅に軽減できる。その結果、外部委託に係る作業手間も軽減でき、全体の省力化、短時間化に寄与する。
作業者Bは身体障がい者またはシニアをも想定する。身体障がい者またはシニアは、遠距離通勤は困難であるが、在宅であれば健常者と同等の能力を有する。
作業者Bは、確認依頼を受け取ると、管理システム1にアクセスして、モニタに表示し、経費伝票の正誤を確認する。モニタには、確認ボタンが表示されており、誤りがなければ、作業者Bは確認ボタンをクリックする。誤りがあれば、修正する。
管理システム1は、確認信号を受信すると、作業者B用システム4が確認したとみなす。一方、作業者B用システム4が修正した場合に、作業者C用システム5に確認依頼する。これにより、全体の省力化、短時間化を図ることができる。
作業者Cは身体障がい者またはシニアをも想定する。身体障がい者またはシニアは、遠距離通勤は困難であるが、在宅であれば健常者と同等の能力を有する。
作業者Cは、確認依頼を受け取ると、管理システム1にアクセスして、モニタに表示し、経費伝票の正誤を確認する。モニタには、確認ボタンが表示されており、誤りがなければ、作業者Bは確認ボタンをクリックする。誤りがあれば、修正する。
管理システム1は、応答信号を受信すると、作業者C用システム5が確認したとみなす。
以上により、一般社員用システム3、作業者B用システム4、作業者C用システム5のいずれかのシステムが漏れなく確認している。
さらに、管理システム1は、上司用システム6に承認依頼する。
上司は、承認依頼を受け取り、管理システム1にアクセスして、当月の部署支出(一般社員支出の合計を含む)と部署予算とを比較する。モニタには、承認ボタンが表示されており、大幅な予算オーバーがなければ、上司は承認ボタンをクリックする。
管理システム1は、各部署(上司)からの承認情報を受信する。経理担当者は、清算業務をおこなう。社員は立て替え金を受け取る。これにより、一連の動作は完了する。
〜伝票整理用紙〜
図5は、印刷前の伝票整理用紙の一例である。伝票整理用紙120は、定型紙(たとえばA4)であり、印刷スペース122と、貼付スペース123から構成される。伝票整理用紙120は、貼付スペース123における貼り付け機能121(特徴1)と、その配置(特徴2)と、を特徴とする。
貼り付け機能121により、領収書回収用封筒100により回収された領収書110を伝票整理用紙120に貼り付け可能となっている。
印刷スペース122には、氏名、費目、対象月等の文字情報101および対応する画像コード102が印刷可能となっている。印刷スペース122は、用紙上部に位置し、貼り付け後は用紙のインデックスとして機能する。
特徴1について説明する。伝票整理用紙120は、印刷面側に貼り付け機能121を有する。貼り付け機能121は、たとえば、塗布され乾燥状態となった接着剤である。
変形例として、貼り付け機能121は、剥離式の接着帯でもよい。ただし、以下の点で、乾燥状態の接着剤の方がより好ましい。
剥離式接着帯では紙面に凹凸が発生し、プリンタによる印刷時に、凹凸がプリンタ内部で干渉する等の障害となるおそれがある。これに対し、乾燥接着剤の塗布では、凹凸は微量であり、プリンタによる印刷時に障害となるおそれがない。
なお、本願発明者は、レーザープリンタ印刷時に用紙が高温となること、塗布乾燥接着剤は水気を嫌うことに着目し、両者の整合性が良いとの結論に至った。さらに、試作品によるテストを繰り返し、プリンタ印刷に支障がないこと、および、プリンタ印刷による高温を経ても接着性能に影響がないことを確認した。
また、剥離式接着帯では、剥離紙がゴミとなり、作業の障害となる。これに対し、乾燥接着剤の塗布では、ゴミが発生せず、作業の障害となることがない。
さらに、一般に、剥離式接着帯では、一度接着するとやり直しが難しい。これに対し、乾燥接着剤の塗布では、水分が渇く前であれば、何度でもやり直し可能である。
特徴2について、説明する。通常のビジネス文書と同様に、伝票整理用紙120は縦長配置を原則する。貼り付け機能121は、用紙短手方向にライン状に形成され、かつ、ラインは用紙長手方向に繰り返される。その結果、貼り付け機能121は、横縞状に配置される。
着色(後述)によりライン状を可視化することにより、ラインは貼り付けの基準線として機能する。
貼り付け機能121のライン幅(横縞幅)は、5mm以上30mm以下であることが好ましい。本願発明者は、試作品によるテストを繰り返し、5mm未満では充分な接着力が得られない、また、30mm超であると接着力が強くなり過ぎ、貼り直しが困難になる一方で、材料の無駄になるとの結論に至った。
更に、10mm以上20mm以下であることがより好ましい。これにより、確実に接着できるとともに、水分が渇く前であれば、何度でも容易にやり直し可能となる。
貼り付け機能121の横縞は2本以上6本以下が好ましい。1本では、領収書110の一点支持となり不安定になる。7本以上であると、上記横縞幅と、下記横縞間隔を確保できなくなる。更に、3本以上5本以下であることがより好ましい。
貼り付け機能121の横縞間隔は、25mm以上75mm以下であることが好ましい。25mm未満あると接着力が強くなり過ぎ、貼り直しが困難になる一方で、材料の無駄になる。75mm超であると、2点支持できない領収書110が発生するおそれがある。すなわち、接着が不安定になる。
更に、30mm以上60mm以下であることがより好ましい。これにより、確実に接着できるとともに、水分が渇く前であれば、何度でも容易にやり直し可能となる。
図示では幅15mmの横縞が4本、50mm間隔で配置されている。
本願発明者は、様々な領収書のサイズの統計をとった。その結果、領収書のサイズは不定形であるが、一般にレシートとよばれる紙片では横50mm×縦60mm〜横80mm×縦120mmが、領収書では横120mm×縦60mm〜横200mm×縦100mmが、標準正規分布±2σに含まれた。電車の乗車券は、横85mm×縦60mmであった。
したがって、特徴2の構成により、ほとんどの領収書サイズに対応できる。また、多少、斜めに貼っても、確実に接着できる。さらに、貼り付け機能121の面積を最小限にし、材料の無駄を抑制できる。
図6〜10は、領収書の貼付け例である。図6は、一般的なレシートの貼付け例である。図7は、やや縦長のレシートの貼付け例である。図8は、横長の領収書の貼付け例である。図9は、図8の変形例である。このように横長の領収書を縦長に貼り付けても良い。図10は、宅配便の領収書の貼付け例である。以上のように、特徴2により、様々な領収書に対応できることを示している。
その他の特徴について説明する。貼り付け機能121の横縞状に対応して着色されている。
これにより、おおまかな貼付け位置を把握でき、容易に領収書110を伝票整理用紙120に貼り付けできる。
〜効果〜
本実施形態の伝票整理用紙を用いれば、簡単に領収書を整理できる。すなわち、知的障がい者、精神障がい者、発達障がい者を含む全ての作業者にとって使いやすいユニバーサルデザインを実現できる。更に、このような繰り返し作業においては、知的障がい者、精神障がい者、発達障がい者は驚くべき作業スピードと正確性を発揮できる。その結果、全体の省力化、短時間化を図ることができる。
本実施形態の伝票整理用紙は、上記伝票整理システムに適用できる。伝票整理システムでは、障がい者やシニアの能力を活用できる。その結果、障がい者やシニアの就業を支援できる。
〜変形例〜
(1) 上記では特徴2の構成を例示したが、これに限定されない。例えば、貼り付け機能121の配置を縦縞としてもよい。
(2) 図5では、印刷スペース122において最初から印刷枠が印刷されているが、図11のように無地でもよい。文字情報101および画像コード102を印刷するとき、印刷枠も印刷する。
(3) 上記着色は予めされているものとするが、印刷時にしてもよい。
(4) 上記説明では、作業者Aは主に知的障がい者、精神障がい者、発達障がい者を想定し、作業者Bは主に身体障がい者またはシニアを想定しているが、これに限定されない。本用紙および本システムではユニバーサルデザインを実現するものであり、健常者にとっても使いやすいものである。当然、作業者Aおよび作業員Bが健常者であってもよい。
(5) 上記説明では、領収書を伝票整理用紙に貼り付けている。ところで伝票は領収書に限定されない。伝票とは、会社・商店などで、金銭の出入や取引内容などを記入(仕訳)する一定の様式を備えた紙片をいう。取引に関する責任を明らかにし、後日の証拠ともなる。伝票には、入金伝票・出金伝票・振替伝票・仕入伝票・売上伝票・会計伝票、受発注伝票・契約伝票・入出庫管理伝票・作業管理伝票・保証書など様々な用途のものがある。
1 経理部門システム
2 作業者A用システム
3 一般社員用システム
4 作業者B用システム
5 作業者C用システム
6 上司用システム
21 画像コードリーダ
22 プリンタ
23 オーバーヘッド型スキャナ
24 パソコン
26 ローラ式紙ぬらし器
27 作業スペース
28 保管スペース
100 領収書回収用封筒
101 基本文字情報
102 画像コード
110 領収書
120伝票整理用紙は
121 貼り付け機能
122 印刷スペース
123 貼付スペース

Claims (7)

  1. 印刷面側に貼り付け機能を有する
    ことを特徴とする伝票整理用紙。
  2. 前記貼り付け機能は、乾燥状態の接着剤である
    ことを特徴とする請求項1記載の伝票整理用紙。
  3. 前記貼り付け機能は、用紙長手方向に繰り返される縞状に配置されている
    ことを特徴とする請求項1または2記載の伝票整理用紙。
  4. 前記伝票整理用紙は、前記縞状に対応して着色されている
    ことを特徴とする請求項3記載の伝票整理用紙。
  5. 前記縞の幅は、5mm以上30mm以下である
    ことを特徴とする請求項3記載の伝票整理用紙。
  6. 前記縞の間隔は、25mm以上75mm以下である
    ことを特徴とする請求項3記載の伝票整理用紙。
  7. 氏名、費目、対象月および、該氏名、費目、対象月に関する情報を示す画像コードを印刷する印刷スペースを有する
    ことを特徴とする請求項1〜6いずれか記載の伝票整理用紙。
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