JP2015185118A - 文書ファイル管理システム及び文書ファイル管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】日付とバージョンとの対応の読み間違いがなく、履歴から目次及び文書ファイルのバージョンを検索でき、履歴から検索したバージョンの目次の階層構造、文書ファイルの中身を閲覧できるファイル管理システムを提供する。
【解決手段】本発明の文書ファイル管理システムは、文書の目次及び文書ファイル各々を識別する文書・目次識別情報と、従属先の文書・目次識別情報である親目次識別情報と、バージョンと、目次及び文書ファイル各々の公開日との対応を示すバージョンテーブルと、バージョンテーブルで、検索指定された日付の時点でバージョンが最も新しく、かつ公開された日付が最も新しい目次及び文書ファイルを検索し、検索された目次及び文書ファイル各々を集計するバージョン・日付検索部と、集計結果から目次及び文書ファイルの各々の従属関係を抽出し、ツリー構造を構成し、表示画面に表示するツリー構造検索部とを備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書ファイル管理システム及び文書ファイル管理方法に関する。

従来より、文書ファイルを管理する文書管理システムが一般的に知られている。この文書管理システムにおいて、目次（フォルダ）及び文書ファイルの各々は、ツリー構造で管理され、ユーザの指示に対応して、各文書ファイルが所定の目次の下に配置、すなわちフォルダ内に格納されている。
この文書管理システムにおいて、どの時点で目次及び文書ファイルに対し改訂がなされたのかの履歴を管理するためのフォルダ及び文書ファイルのバージョンの管理が重要である。

改訂したドキュメントとして、どの時点でフォルダ及び文書ファイルのバージョンを改訂したかを履歴として残し、そのドキュメントを管理して閲覧できる文書ファイル管理システムがある（例えば、特許文献１参照）。
この文書ファイル管理システムは、バージョンと日付との対応を、改訂される毎に履歴のドキュメントとして、目次及び文書のそれぞれについて表示する。例えば、目次や文書が改訂されると、改訂された日付とその時点のバージョンとが対応付けられて表示される。この履歴のドキュメントにより、フォルダ及び文書ファイルについて改訂されたバージョンの履歴を確認することができる。

特開平１１−１４３７５４号公報

しかしながら、特許文献１の文書管理システムは、日付とバージョンとの対応を確認する際、例えばユーザがその日付における目次及び文書ファイルの最も新しいバージョンを確認する際、表示された表をユーザが参照して日付を追って探していく必要がある。このため、人間が履歴のドキュメントを目視により比較して確認するため、この履歴のドキュメントにおけるバージョンや日付の読み間違いなどが発生し易い。

また、履歴から検索したバージョンの文書ファイルの内容を見たいとき、このバージョンの文書ファイルが入ったフォルダを探し、そのフォルダにたどり着く必要がある。
そこで、検索の際のフォルダ（目次）や文書ファイルの名称の読み間違いや入力間違いなどがあり、処理が煩雑となり、確認がしづらいという問題がある。

本発明は、このような事情に鑑みてなされたもので、日付とバージョンとの対応を確認する際の読み間違いがなく、履歴から目次及び文書ファイルのバージョンを容易に検索することができ、履歴から検索したバージョンの目次の階層構造、文書ファイルの内容を簡単に閲覧できるファイル管理システム及びファイル管理方法を提供することを目的とする。

この発明は上述した課題を解決するためになされたもので、本発明の文書ファイル管理システムは、少なくとも、文書における目次及び文書ファイルの各々を識別する文書・目次識別情報と、従属先の目次の前記文書・目次識別情報である親目次識別情報と、改訂のバージョンと、目次及び文書ファイルの各々を公開した公開日との対応を示すバージョンテーブルが予め書き込まれて記憶されたバージョンテーブル記憶部と、前記目次のバージョンテーブルにおいて、検索指定された日付の時点において、バージョンが最も新しく、かつ公開された日付が最も新しい目次及び文書ファイルを検索し、検索された前記目次及び文書ファイル各々を集計するバージョン・日付検索部と、前記集計の結果から前記目次及び文書ファイルの各々の従属関係を抽出し、前記目次及び文書ファイルの各々のツリー構造を構成し、表示画面に対して表示するツリー構造検索部とを備えることを特徴とする。

本発明の文書ファイル管理システムは、表示されたツリー構造において前記文書ファイルが選択されると、前記文書における前記文書ファイルが記憶されているファイルデータベースから、選択された前記文書ファイルを読み出し、前記表示画面に表示するファイル読み出し部をさらに備えることを特徴とする。

本発明の文書ファイル管理方法は、バージョン・日付検索部が、少なくとも、文書における目次及び文書ファイルの各々を識別する文書・目次識別情報と、従属先の目次の前記文書・目次識別情報である親目次識別情報と、改訂のバージョンと、目次及び文書ファイルの各々を公開した公開日との対応を示すバージョンテーブルにおいて、検索指定された日付の時点において、バージョンが最も新しく、かつ公開された日付が最も新しい目次を検索し、検索された前記目次各々により前記バージョンテーブルと同一構成の抽出テーブルを作成するバージョン・日付検索過程と、ツリー構造検索部が、前記集計の結果から前記目次及び文書ファイルの各々の従属関係を抽出し、前記目次及び文書ファイルの各々のツリー構造を構成し、表示画面に対して表示するツリー構造検索過程とを備えることを特徴とする。

この発明によれば、文書における目次及び文書ファイルとに対し、バージョンと改訂（公開）された日付とが対応付けられたバージョンテーブルを用いて改訂の履歴を管理しているため、改訂の日付とバージョンとの対応を確認する際の読み間違いがなく、履歴から文書ファイルのバージョンを容易に検索することができ、指定された日付における目次及び文書ファイルのツリー構造を容易に確認することができる。

本発明の一実施形態による文書ファイル管理システムの構成例を示す概念図である。 バージョンテーブル記憶部１８に記憶されているバージョンテーブルの構成例を示す図である。 本実施形態における文書・目次タイトルと、バージョン及び公開日との関係を説明する図である。 本実施形態における指定された日付に対応した文書ファイル及び目次の表示を説明する図である。 本実施形態による文書ファイル管理システムの動作例を示すフローチャートである。 バージョンテーブル記憶部１８に書き込まれて記憶されているバージョンテーブルの構成例を示す図である。 バージョンテーブル記憶部１８のバージョンテーブルにおける抽出された文書ファイル及び目次へのマーキングの例を示す図である。 ツリー構造検索部１４の作成した文書のツリー構造が表示されている表示部１７の表示画面を示す図である。 バージョンテーブル記憶部１８のバージョンテーブルにおける抽出された文書ファイル及び目次へのマーキングの例を示す図である。 ツリー構造検索部１４の作成した文書のツリー構造が表示されている表示部１７の表示画面を示す図である。

以下、図面を参照して、本発明の実施の形態について説明する。図１は、本発明の一実施形態による文書ファイル管理システムの構成例を示す概念図である。この図１において、ファイル管理システム１は、入力部１０、作成部１１、更新部１２、バージョン・日付検索部１３、ツリー構造検索部１４、ファイル読出部１５、画像処理部１６、表示部１７、バージョンテーブル記憶部１８及びファイルデータベース１９を備えている。

図２は、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されているバージョンテーブルの構成例を示す図である。バージョンテーブルは、目次及び文書ファイルの各々の種別と、文書・目次識別情報（ＩＤ：Identification）と、改訂バージョンと、文書・目次タイトルと、親目次識別情報（ＩＤ）と、表示順番と、公開日と、ファイルアドレスとの項目を少なくとも有している。

ここで、種別は、文書・目次タイトルで示される対象が目次（フォルダ）であるか文書ファイルであるかを区別する情報である。例えば、種別が「１」の場合、この文書・目次タイトルは目次であることを示している。一方、種別が「２」の場合、この文書・目次タイトルは文書ファイルであることを示している。
文書・目次識別情報は、文書における目次及び文書ファイルの各々の文書・目次タイトルを識別する識別情報である。
改訂バージョンは、文書・目次識別情報毎の目次及び文書ファイルのバージョンを示している。
文書・目次タイトルは、文書における目次及び文書ファイルの名称を示している。本実施形態においては、ツリー構造において、目次の下の階層に目次あるいは文書ファイルが配置された構成となっていることを前提としている。

親目次識別情報は、目次（フォルダ）及び文書ファイルの各々が従属する目次の文書・目次識別情報を示す識別情報である。
表示順番は、ツリー構造における同一階層における表示の順番を示す数である。
公開日は、作成あるいは更新した目次及び文書ファイルが閲覧用のＷＥＢサイト(website) に公開される日付である。
ファイルアドレスは、ファイルデータベースにおいて、文書における文書ファイルが書き込まれて記憶されているアドレスを示している。

図１に戻り、入力部１０は、マニュアルなどの文書における目次及び文書ファイルのバージョン確認を行うため、ユーザが図示しないキーボードなどから入力する日付を、バージョン・日付検索部１３に対して出力する。また、入力部１０は、新しい目次及び文書ファイルの各々を作成、あるいはすでにあるフォルダ及び文書ファイルの各々を更新する際、ユーザが文字データなどの入力を行う。

作成部１１は、ユーザが新たな目次（フォルダ）あるいは文書ファイルを作成すると、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されているバージョンテーブルに対し、新たなフォルダあるいは文書ファイルの各々の登録を行う。
更新部１２は、ユーザがすでにある目次あるいは文書ファイルを更新すると、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されているバージョンテーブルに対し、更新した目次あるいは文書ファイルの各々の新たなバージョンのレコード（表の行のデータ列）を追加する。例えば、図２において、更新部１２は、文書・目次タイトル「第１章 総論」のバージョンが「１」から「２」に変更された場合、文書・目次タイトル「１．総論」のバージョンが「２」のレコードを、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されているバージョンテーブルに追加する。

バージョン・日付検索部１３は、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されている目次及び文書ファイルの履歴を示すバージョンテーブルにおいて、検索指定された日付の時点において、バージョンが最も新しく、かつ公開された日付が最も新しい目次（フォルダ）及び文書ファイルを検索する。また、バージョン・日付検索部１３は、フォルダ及び文書ファイルの各々の検索された結果によりバージョンテーブルと同一構成の抽出テーブルを作成する。

ツリー構造検索部１４は、抽出された抽出テーブルから、目次識別情報及び親目次識別情報の対応関係に基づき、文書のツリー構造を作成する。そして、ツリー構造検索部１４は、抽出したツリー構造を、画像処理部１６を介して表示部１７の表示画面に表示する。
ファイル読出部１５は、表示されたツリー構造においてファイルの目次が選択されると、文書におけるファイルのデータが管理されているファイルデータベースから、選択された目次に対応する文書ファイルのデータを読み出す。また、ファイル読出部１５は、読み出した文書ファイルのデータを、画像処理部１６を介して表示部１７の表示画面に表示する。

画像処理部１６は、各部が出力するデータを表示画像として、表示部１７の表示画面に表示する。
表示部１７は、例えば液晶ディスプレイなどの表示手段であり、画像処理部１６の制御により表示画面に対して画像を表示する。
バージョンテーブル記憶部１８には、バージョンテーブルが予め書き込まれて記憶されている。
ファイルデータベース１９は、作成あるいは更新された文書の文書ファイルが記憶されている。

図３は、本実施形態における文書・目次タイトルと、バージョン及び公開日との関係を説明する図である。目次及び文書ファイルが新しいバージョンとなると、公開日が先日付（未来日）となる。
文書・目次タイトルにおいて、「第一編 総論（目次）」は、バージョンが「１」の内容が作成されて１９９９年１月１日に公開され、バージョンが「１」の内容がバージョンが「２」に変更され、２０１２年１１月１日に公開されることを示している。また、バージョンが「２」までの目次タイトルが「第一編 総則（目次）」に変更され、バージョンが３として２０１３年４月１日に公開されていることを示している。ここで、公開とは、生成あるいは更新した文書を閲覧用のＷＥＢサイトにアップロードすることである。

また、文書・目次タイトルにおいて、「第１章 総論（文書ファイル）」は、バージョンが「１」の内容が作成されて２０１２年１月１日に公開され、バージョンが「１」の内容がバージョンが「２」に変更され、２０１２年１１月１日に公開されることを示している。バージョンが「２」の「第１章 総論（文書ファイル）」の内容が変更され、バージョン「３」として、２０１２年１２月１日に公開されることを示している。

また、文書・目次タイトルにおいて、「第２章 本部（文書ファイル）」は、バージョンが「１」の内容が作成されて２０１２年１月１日に公開され、以降、変更されておらず、バージョンの変更が無いことを示している。
また、文書・目次タイトルにおいて、「第３章 手順（文書ファイル）」は、バージョンが「１」の内容が作成されて２０１２年１月１日に公開され、バージョンが「１」の内容がバージョンが「２」に変更され、２０１２年１３月１日に公開されることを示している。

図１に戻り、作成部１１は、ユーザが新たな目次あるいは文書ファイルを作成すると、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されているバージョンテーブルに対し、新たな目次あるいは文書ファイルの各々の登録を行う。すなわち、作成部１１は、バージョンテーブルにおいて、文書・目次タイトルに新たに作成した目次あるいは文書ファイルのタイトル名を、新たに付与した文書・目次識別情報とともに書き込んで記憶させる。また、作成部１１は、目次か文書ファイルかの種別、従属する文書・文字タイトルの文書・目次識別情報を親目次識別情報、表示順番、公開日、文書ファイルであれば、ファイルデータベース１９におけるファイルアドレスを、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されているバージョンテーブルに書き込んで記憶させる。

更新部１２は、ユーザによってすでにある目次あるいは文書ファイルが更新されると、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されているバージョンテーブルに対し、更新した目次あるいは文書ファイルの各々のバージョンの変更を行う。すなわち、更新部１２は、バージョンテーブルにおいて、文書・目次タイトルに更新した目次あるいは文書ファイルのタイトル名を、更新した際に付与した文書・目次識別情報とともに書き込んで記憶させる。また、更新部１２は、目次か文書ファイルかの種別、従属する文書・文字タイトルの文書・目次識別情報を親目次識別情報、表示順番、公開日、文書ファイルであれば、ファイルデータベース１９におけるファイルアドレスを、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されているバージョンテーブルに書き込んで記憶させる。

次に、図４は、本実施形態における指定された日付に対応した文書ファイル及び目次の表示を説明する図である。
図４においては、左側の表がバージョンテーブルに登録されている文書ファイル及び目次の履歴を示している。また、図４においては、右側の表が文書ファイル及び目次が表示される際における指定された日付と、その日付の時点における最新のバージョンとの対応を示している。

例えば、２０１２年９月１日が日付として指定された場合、本実施形態におけるファイル管理システムは、２０１２年９月１日における最新の文書ファイル及び目次の表示として、「第１編 総論（目次）」、「第１章 総論（文書ファイル）」、「第２章 本部（文書ファイル）」、「第３章 手順（文書ファイル）」、「第５章 削除（文書ファイル）」の各々のバージョンが「１」の内容で表示される。すなわち、日付が２０１２年９月１日までに変更されてバージョンが新しくなった文書ファイル及び目次は存在していないため、バージョンが「１」に対応する文書ファイル及び目次が表示されることになる。
また、日付が２０１２年９月１日の時点においては、「第４章 追加（文書ファイル）」が作成されていない。したがって、文書ファイル及び目次の表示を行う日付が２０１２年９月１日に指定された場合、「第４章 追加（文書ファイル）」は未存在のために表示されない。

また、２０１２年１１月５日が日付として指定された場合、本実施形態におけるファイル管理システムは、２０１２年１１月５日における最新の文書ファイル及び目次の表示として、「第１編 総論（目次）」、「第１章 総論（文書ファイル）」、「第５章 削除（文書ファイル）」の各々のバージョンが「２」の内容で表示される。すなわち、「第１編 総論（目次）」、「第１章 総論（文書ファイル）」、「第２章 本部（文書ファイル）」、「第５章 削除（文書ファイル）」の各々は、２０１２年９月１日から２０１２年１１月５日までに変更されてバージョンが「１」から「２」に上がっている。また、「第２章 本部（文書ファイル）」及び「第３章 手順（文書ファイル）」は、２０１２年１１月５日までに変更されていないため、バージョンが「１」のままで表示される。また、「第４章 追加（文書ファイル）」は２０１２年１１月３日に生成され、バージョンが「１」として登録されているため表示される。

また、２０１３年４月１日が日付として指定された場合、本実施形態におけるファイル管理システムは、２０１３年４月１日における最新の文書ファイル及び目次の表示として、「第１編 総論（目次）」、「第１章 総論（文書ファイル）」の各々のバージョンが「３」の内容が表示される。「第１編 総論（目次）」、「第１章 総論（文書ファイル）」の各々は、２０１２年１１月５日から２０１３年４月１日までに変更されてバージョンが「２」から「３」に上がっている。「第３章 手順（文書ファイル）」及び「第４章 追加（文書ファイル）」の各々のバージョンが「２」の内容で表示される。「第３章 手順（文書ファイル）」及び「第４章 追加（文書ファイル）」の各々は、２０１２年１１月５日から２０１３年４月１日までに変更されてバージョンが「１」から「２」に新しくなっている。また、「第５章 削除（文書ファイル）」は、２０１３年１月２０日に非公開となっているため、２０１３年４月１日の日付においては表示されない。

また、１８００年１月１日が日付として指定された場合、全ての文書ファイル及び目次が作成されていないため、何も表示されない。
上述したように、本実施形態においては、文書及び目次のタイトルを表示させる日付を指定することにより、文書及び目次のタイトルの指定された日付時点における最新のバージョンが表示されることになる。また、このとき、本実施形態は、表示された文書ファイル及び目次のツリー構造において、文書ファイルが選択されると、表示させる日付時点における最新の文書ファイルの内容が表示される。

すなわち、本実施形態によれば、目次（フォルダ）と文書ファイルとのツリー構造があたかも、指定された日付の時点における作業環境として表示されるため、改訂の日付とバージョンとの対応を確認する際の読み間違いがなく、履歴から文書ファイルのバージョンを容易に検索することができ、指定された日付における目次（フォルダ）及び文書ファイルのツリー構造を容易に確認することができる。
また、本実施形態によれば、指定された日付の時点におけるツリー構造において、文書ファイルを選択するのみで、指定された時点における最新の文書ファイルのデータが表示されるため、容易に指定された日付の時点における文書ファイルの内容を確認することができる。

次に、図５及び図６を用いて本発明の一実施形態におけるファイル管理システムが行う用紙情報の確認処理を説明する。図５は、本実施形態によるファイル管理システムの動作例を示すフローチャートである。図６は、バージョンテーブル記憶部１８に書き込まれて記憶されているバージョンテーブルの構成例を示す図である。
ステップＳ１：
入力部１０は、日付のデータがユーザにより入力されたか否かの確認を行う。このとき、入力部１０は、日付のデータがユーザにより入力された場合、処理をステップＳ２へ進める。一方、入力部１０は、日付のデータがユーザにより入力されない場合、処理を繰り返す。

ステップＳ２：
入力部１０は、入力された日付のデータを、バージョン・日付検索部１３に対して出力する。
そして、バージョン・日付検索部１３は、入力部１０から供給された日付のデータの示す日付、例えば２０１４年３月１日が日付として入力される。
これにより、バージョン・日付検索部１３は、この２０１４年３月１日時点において最も新しい日付のバージョンの検索を、バージョンテーブル記憶部１８のバージョンテーブルを参照して行う。

ステップＳ３：
次に、バージョン・日付検索部１３は、２０１４年３月１日時点前の最新の公開日を検出した際、同一のバージョンに複数のバージョンが存在するか否かの判定を行う。
そして、バージョン・日付検索部１３は、同一のバージョンに複数の公開日が存在する場合、処理をステップＳ４へ進める。
一方、バージョン・日付検索部１３は、同一の公開日に複数のバージョンが存在しない場合、すなわち、公開日におけるバージョンが１つである場合、処理をステップＳ５へ進める。

ステップＳ４：
バージョン・日付検索部１３は、同一の公開日における複数のバージョンから、最もバージョンの新しい、すなわち最も大きな数値のバージョンを、２０１４年３月１日時点において最も新しい日付のバージョンとして抽出する。
このとき、バージョン・日付検索部１３は、バージョンテーブル記憶部１８のバージョンテーブルにおいて、選択された文書ファイル及び目次に対してマーキングを行っておく。

図７は、バージョンテーブル記憶部１８のバージョンテーブルにおける抽出された文書ファイル及び目次へのマーキングの例を示す図である。図７において、２０１４年２月１日時点において最も新しい日付のバージョンがバージョン・日付検索部１３によりマーキングされている。すなわち、２０１２年３月１日時点において、最新のバージョンである文書・目次タイトルが「ＴＯＰ」、「第１編 総則」、「第１章 総論」、「１．総論」、「第２章 事務の基本と原則」、「１．事務の基本」、「２．事務の原則」、「第３章 事務基準」、「１．事務基準の構成」とがマーキングされている。
この図７において、同一のバージョンを有する文書・目次タイトルとして「第１章 総論」が存在しているが、２０１４年２月１日時点で最も日付の新しい２０１４年２月１日の文書ファイルが選択されている。

ステップＳ５：
バージョン・日付検索部１３は、バージョンテーブル記憶部１８のバージョンテーブルにおいて、全ての文書・目次タイトルに対してバージョン及び日付の各々の検索が終了したか否かの判定を行う。
このとき、バージョン・日付検索部１３は、バージョンテーブルにおける全ての文書・目次タイトルに対してバージョン及び日付の各々の検索が終了した場合、処理をステップＳ６へ進める。
一方、バージョン・日付検索部１３は、バージョンテーブルにおける全ての文書・目次タイトルに対してバージョン及び日付の各々の検索が終了していない場合、処理をステップＳ２へ進める。

ステップＳ６：
次に、バージョン・日付検索部１３は、バージョンテーブル記憶部１８のバージョンテーブルにおいて、選択されている文書ファイル及び目次を集計して、新たに抽出テーブルを生成し、バージョンテーブル記憶部１８に書き込んで記憶させる。

ステップＳ７：
そして、ツリー構造検索部１４は、バージョンテーブル記憶部１８の抽出テーブルにおいて、それぞれの文書ファイル及び目次の従属関係から、文書ファイル及び目次のツリー構造を生成する。
例えば、ツリー構造検索部１４は、親目次識別情報として「０」の「ＴＯＰ」を選択する。本実施形態においては、親目次識別情報として「０」を有する目次がツリー構造の頂点となる。

次に、ツリー構造検索部１４は、種別が「１」の目次であり、「ＴＯＰ」の文書・目次識別情報の「１」を親識別情報として持つ文書・目次タイトルを、抽出テーブルから検索して抽出する。
ここで、ツリー構造検索部１４は、「ＴＯＰ」に従属する目次として、「第１編 総則」を抽出する。

次に、ツリー構造検索部１４は、「第１編 総則」の文書・目次識別情報の「２」を親識別情報とする、種別が「１」の目次の文書・目次タイトルを、抽出テーブルから検索して抽出する。そして、ツリー構造検索部１４は、「第１編 総則」の文書・目次識別情報の「１」を親識別情報とする「第１章 総論」、「第２章 事務の基本と原則」及び「第３章 事務基準」の各々を抽出する。

次に、ツリー構造検索部１４は、「第１章 総論」の文書・目次識別情報の「３」を親識別情報とする、種別が「１」の目次の文書・目次タイトルを、抽出テーブルから検索して抽出する。ここで、ツリー構造検索部１４は、「第１章 総論」の文書・目次識別情報の「３」を親識別情報とする目次が無いことを検出する。
また、ツリー構造検索部１４は、「第２章 事務の基本と原則」の文書・目次識別情報の「４」を親識別情報とする、種別が「１」の目次の文書・目次タイトルを、抽出テーブルから検索して抽出する。ここで、ツリー構造検索部１４は、「第２章 事務の基本と原則」の文書・目次識別情報の「４」を親識別情報とする目次が無いことを検出する。

同様に、ツリー構造検索部１４は、「第３章 事務基準」の文書・目次識別情報の「５」を親識別情報とする、種別が「１」の目次の文書・目次タイトルを、抽出テーブルから検索して抽出する。ここで、ツリー構造検索部１４は、「第３章 事務基準」の文書・目次識別情報の「５」を親識別情報とする目次が無いことを検出する。
これにより、ツリー構造検索部１４は、ツリー構造において、目次である「第１章 総論」、「第２章 事務の基本と原則」及び「第３章 事務基準」の各々の下に、目次が無いことを検出する。

次に、ツリー構造検索部１４は、「第１章 総論」の文書・目次識別情報の「３」を親識別情報とする、種別が「２」の文書ファイルの文書・目次タイトルを、抽出テーブルから検索して抽出する。そして、ツリー構造検索部１４は、「第１章 総論」の文書・目次識別情報の「３」を親識別情報とする「１．総論」を抽出する。

また、ツリー構造検索部１４は、「第２章 事務の基本と原則」の文書・目次識別情報の「４」を親識別情報とする、種別が「２」の文書ファイルの文書・目次タイトルを、抽出テーブルから検索して抽出する。そして、ツリー構造検索部１４は、「第２章 事務の基本と原則」の文書・目次識別情報の「４」を親識別情報とする「１．事務の基本」及び「２．事務の原則」を抽出する。

同様に、ツリー構造検索部１４は、「第３章 事務基準」の文書・目次識別情報の「５」を親識別情報とする、種別が「２」の文書ファイルの文書・目次タイトルを、抽出テーブルから検索して抽出する。そして、ツリー構造検索部１４は、「第３章 事務基準」の文書・目次識別情報の「５」を親識別情報とする「１．事務基準の構成」を抽出する。

次に、ツリー構造検索部１４は、抽出テーブルからのフォルダ及び文書ファイルの従属関係の抽出を終了すると、求めた従属関係からツリー構造を生成する。
ここで、ツリー構造検索部１４は、抽出テーブルにおけるフォルダ及び文書あファイルの各々に設定されている表示順で、作成したツリー構造を表示部１７の表示画面に対し、画像処理部１６を介して表示させる。

図８は、ツリー構造検索部１４の作成した文書のツリー構造が表示されている表示部１７の表示画面を示す図である。文書のツリー構造においては、目次がフォルダを示すアイコンと文書・目次タイトルと共に、また文書ファイルがファイルを示すアイコンと文書・目次タイトルと共に、ツリー構造検索部１４により、表示部１７の表示画面に表示されている。

この図８において、目次（フォルダ）の文書・目次タイトル「ＴＯＰ」は頂点に表示されており、表示順が「１」であるため、この頂点の階層では１番目に表示される。次に、文書・目次タイトル「ＴＯＰ」の次の階層は、文書・目次タイトル「ＴＯＰ」に従属する文書・目次タイトルである。文書・目次タイトル「ＴＯＰ」に従属している文書・目次タイトルは、「第１編 総則」のみである。このため、文書・目次タイトル「第１編 総則」は、文書・目次タイトル「ＴＯＰ」の次の階層に１番目に表示される。

次に、文書・目次タイトル「第１編 総則」には、文書・文字タイトル「第１章 総論」、「第２章 事務の基本と原則」及び「第３章 事務基準」の各々が従属している。したがって、文書・目次タイトル「第１章 総論」、「第２章 事務の基本と原則」及び「第３章 事務基準」の各々は、同一の階層に配置されて表示されている。また、表示の順番は、文書・目次タイトル「第１章 総論」、「第２章 事務の基本と原則」及び「第３章 事務基準」の各々の「表示順」が、それぞれ「１」、「２」、「３」である。このため、ツリー構造においては、文書・目次タイトル「第１編 総則」の直下の階層に、目次の文書・目次タイトル「第１章 総論」、「第２章 事務の基本と原則」、「第３章 事務基準」の順番で表示されている。

目次の文書・目次タイトル「第１章 総論」の直下の階層には、文書ファイルの文書・目次タイトル「１．総論」が配置されて表示されている。
目次の文書・目次タイトル「第２章 事務の基本と原則」の直下の階層には、文書ファイルの文書・目次タイトル「１．事務の基本」及び「２．事務の原則」の各々が配置されて表示されている。また、表示の順番は、文書・目次タイトル「１．事務の基本及び「２．第事務の原則」の各々の「表示順」が、それぞれ「１」、「２」である。このため、ツリー構造においては、文書・目次タイトル「第２章 事務の基本と原則」の直下の階層に、目次の文書・目次タイトル「１．事務の基本」、「２．事務の原則」の順番で表示されている。
目次の文書・目次タイトル「第３章 事務基準」の直下の階層には、文書ファイルの文書・目次タイトル「１．事務基準の構成」が配置されて表示されている。

ステップＳ８：
ファイル読出部１５は、ユーザが新たに日付を入力したか、あるいはいずれかの文書・目次タイトルを選択したか検出を行う。
このとき、ファイル読出部１５は、新たに日付が入力された場合、処理をステップＳ２へ進める。一方、ファイル読出部１５は、いずれかの文書・目次タイトルが選択された場合、処理をステップＳ９へ進める。

ステップＳ９：
ファイル読出部１５は、選択された文書・目次タイトルが文書ファイルであるか目次であるかの判定を行う。すなわち、ファイル読出部１５は、バージョンテーブル記憶部１８の抽出テーブルを参照して、選択された文書・目次タイトルの種別が「１」の目次であるか、あるいは種別が「２」の文書ファイルであるかの判定を行う。
ファイル読出部１５は、選択された文書・目次タイトルの種別が「２」の文書ファイルである場合、処理をステップＳ１０へ進める。
一方、ファイル読出部１５は、選択された文書・目次タイトルの種別が「１」の目次である場合、処理をステップＳ１３へ進める。

ステップＳ１０：
次に、ファイル読出部１５は、選択された文書・文字タイトルの文書ファイルが記憶されているアドレスを、抽出テーブルから抽出する。
そして、ファイル読出部１５は、抽出テーブルから抽出したアドレスにより、選択された文書・文字タイトルの文書ファイルを、ファイルデータベース１９から検索する。

ステップＳ１１：
ファイル読出部１５は、選択された文書・文字タイトルの文書ファイルを、ファイルデータベース１９から読み出す。
そして、ファイル読出部１５は、読み出した文書・文字タイトルの文書ファイルを、画像処理部１６を介して表示部１７の表示画面に表示する。

ステップＳ１２：
ファイル読出部１５は、ユーザが表示された文書・文字タイトルの文書ファイルを閉じた後、文書ファイルの表示が終了されたことをツリー構造検索部１４に通知する。
ツリー構造検索部１４は、ツリー構造を再び画像処理部１６を介して表示部１７の表示画面に表示する。
そして、ファイル読出部１５は、ユーザが新たに日付を入力したか、あるいはいずれかの文書・目次タイトルを選択したか検出を行う。
このとき、ファイル読出部１５は、新たに日付が入力された場合、処理をステップＳ２へ進める。一方、ファイル読出部１５は、いずれかの文書・目次タイトルが選択された場合、処理をステップＳ９へ進める。

ステップＳ１３：
ファイル読出部１５は、選択された文書・目次タイトルが目次である場合、この目次の直下の階層に配置された文書・目次タイトルの表示を依頼する制御信号を、ツリー構造検索部１４に対して出力する。
ツリー構造検索部１４は、選択された目次を親目次識別情報として持つ文書・目次タイトルを、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されているバージョンテーブルを参照して検索する。

次に、ツリー構造検索部１４は、選択された文書・目次タイトルが目次の直下の階層に、検索した文書・目次タイトルを文書ファイル及び目次を示すアイコンと共に、既に構成されているツリー構造に対して付加して、画像処理部１６を介して表示部１７の表示画面に表示する。そして、ツリー構造検索部１４は、処理をステップＳ１２へ進める。

上述したように、本実施形態によれば、所定の日付の時点において、文書がどのバージョンの目次及び文書ファイルから構成されているかを、ユーザが確認したい場合、確認したい日付を入力することのみにより、入力した日付から過去の期間において、最も新しいバージョン及び日付のツリー構造を容易に確認することができる。
また、本実施形態によれば、表示されている所定の日付の時点におけるツリー構造の表示において、目次あるいは文書ファイルを選択することにより、所定の日付の時点におけるツリー構造による目次あるいは文書ファイルを、通常のフォルダ及び文書ファイルと同様にアクセスすることができる。

次に、図９は、バージョンテーブル記憶部１８のバージョンテーブルにおける抽出された文書ファイル及び目次へのマーキングの例を示す図である。この図９は、上述したステップＳ６において抽出テーブルを生成する際に用いる、バージョンテーブル記憶部１８のバージョンテーブルにおける文書・目次タイトルがマーキングされた状態を示している。図９において、２０１４年１月１日時点において最も新しい日付のバージョンがバージョン・日付検索部１３によりマーキングされている。

すなわち、２０１４年１月１日時点において、最新のバージョンである文書・目次タイトルが「ＴＯＰ」、「第１編 総則」、「第１章 総論」、「第２章 事務基準」、「１．事務基準の構成」とがマーキングされている。この図９において、同一のバージョンを有する文書・目次タイトルとして「第１章 総論」が存在しているが、２０１４年１月１日時点で最も日付の新しい２０１４年１月１日の文書ファイルが選択されている。

図７においては、２０１４年２月１日において最新の文書・目次タイトルとして、種別が「１」の目次である文書・目次タイトル「第１章 総論」が表示されていた。一方、図９においては、２０１４年１月１日において最新の文書・目次タイトルとして、種別が「２」の文書ファイルである文書・目次タイトル「第１章 総論」が表示されている。
また、図７においては、２０１４年２月１日において最新の文書・目次タイトルとして、種別が「１」の目次である文書・目次タイトル「第２章 事務の基本と原則」が表示されていた。一方、図９においては、２０１４年１月１日において最新の文書・目次タイトルとして、種別が「１」の目次である文書・目次タイトル「第２章 事務基準」が表示されている。

図１０は、ツリー構造検索部１４の作成した文書のツリー構造が表示されている表示部１７の表示画面を示す図である。文書のツリー構造においては、目次がフォルダを示すアイコンと文書・目次タイトルと共に、また文書ファイルがファイルを示すアイコンと文書・目次タイトルと共に、ツリー構造検索部１４により、表示部１７の表示画面に表示されている。

この図１０において、目次（フォルダ）の文書・目次タイトル「ＴＯＰ」は頂点に表示されており、表示順が「１」であるため、この頂点の階層では１番目に表示される。次に、文書・目次タイトル「ＴＯＰ」の次の階層は、文書・目次タイトル「ＴＯＰ」に従属する文書・目次タイトルである。文書・目次タイトル「ＴＯＰ」に従属している文書・目次タイトルは、「第１編 総則」のみである。このため、文書・目次タイトル「第１編 総則」は、文書・目次タイトル「ＴＯＰ」の次の階層に１番目に表示される。

次に、文書・目次タイトル「第１編 総則」には、文書・文字タイトル「第１章 総論」及び「第２章 事務基準」の各々が従属している。したがって、文書・目次タイトル「第１章 総論」、「第２章 事務基準」の各々は、同一の階層に配置されて表示されている。また、表示の順番は、文書・目次タイトル「第１章 総論」、「第２章 事務基準」の各々の「表示順」が、それぞれ「１」、「２」である。このため、ツリー構造においては、文書・目次タイトル「第１編 総則」の直下の階層に、文書ファイルの文書・目次タイトル「第１章 総論」、目次の文書ファイルの文書・目次タイトル「第２章 事務基準」の順番で表示されている。

文書・目次タイトル「第１章 総論」は、文章ファイルのアイコンと共に表示される文書ファイルであるため、直下に階層が配置されることはない。
目次の文書・目次タイトル「第２章 事務基準」の直下の階層には、文書ファイルの文書・目次タイトル「１．事務基準の構成」が配置されて表示されている。

上述したように、本実施形態によれば、現在よりも過去の時点における日付を選択した場合、その日付における文書のツリー構造が得られ、文書がどのような形態で構成され、かつ文書ファイルの内容がどうであったかを、ユーザが容易に確認できる。
例えば、製品に障害が発生した際、その時点のマニュアル（文書）において、障害が発生した箇所の製造及び試験の工程を容易に確認することができる。すなわち、障害が発生した製品の製造日を日付として入力することにより、ユーザは、障害が発生した箇所の製造及び試験がどのように行われたかを、その日付の時点におけるマニュアルで確認して検討することが容易にできる。

また、本実施形態によれば、所定のタイミングで法改正が行われている法律に則ってビジネスを行っている場合、過去の法改正における規制などが、外部環境によっていつどのように変化したかを容易に確認することができる。監査時などに、問題となる年度における書類（文書）がその過去の年度における法律を遵守していたか否かの判定も、日付を入力するのみで、容易に年度を遡って確認することができる。

また、図１におけるファイル管理システム１の機能を実現するためのプログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録して、この記録媒体に記録されたプログラムをコンピュータシステムに読み込ませ、実行することにより文書における文書ファイルや目次のバージョンアップの履歴の管理処理を行ってもよい。なお、ここでいう「コンピュータシステム」とは、ＯＳや周辺機器等のハードウェアを含むものとする。

また、「コンピュータシステム」は、ＷＷＷシステムを利用している場合であれば、ホームページ提供環境（あるいは表示環境）も含むものとする。
また、「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ等の可搬媒体、コンピュータシステムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置のことをいう。さらに「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、インターネット等のネットワークや電話回線等の通信回線を介してプログラムを送信する場合の通信線のように、短時間の間、動的にプログラムを保持するもの、その場合のサーバやクライアントとなるコンピュータシステム内部の揮発性メモリのように、一定時間プログラムを保持しているものも含むものとする。また上記プログラムは、前述した機能の一部を実現するためのものであっても良く、さらに前述した機能をコンピュータシステムにすでに記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるものであっても良い。

以上、この発明の実施形態を図面を参照して詳述してきたが、具体的な構成はこの実施形態に限られるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の設計等も含まれる。

１…ファイル管理システム
１０…入力部
１１…作成部
１２…更新部
１３…バージョン日付検索部
１４…ツリー構造検索部
１５…ファイル読出部
１６…画像処理部
１７…表示部
１８…バージョンテーブル記憶部
１９…ファイルデータベース

Claims (3)

1. 少なくとも、文書における目次及び文書ファイルの各々を識別する文書・目次識別情報と、従属先の目次の前記文書・目次識別情報である親目次識別情報と、改訂のバージョンと、目次及び文書ファイルの各々を公開した公開日との対応を示すバージョンテーブルが予め書き込まれて記憶されたバージョンテーブル記憶部と、
   前記目次のバージョンテーブルにおいて、検索指定された日付の時点において、バージョンが最も新しく、かつ公開された日付が最も新しい目次及び文書ファイルを検索し、検索された前記目次及び文書ファイル各々を集計するバージョン・日付検索部と、
   前記集計の結果から前記目次及び文書ファイルの各々の従属関係を抽出し、前記目次及び文書ファイルの各々のツリー構造を構成し、表示画面に対して表示するツリー構造検索部と
   を備えることを特徴とする文書ファイル管理システム。
2. 表示されたツリー構造において前記文書ファイルが選択されると、前記文書における前記文書ファイルが記憶されているファイルデータベースから、選択された前記文書ファイルを読み出し、前記表示画面に表示するファイル読み出し部をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の文書ファイル管理システム。
3. バージョン・日付検索部が、少なくとも、文書における目次及び文書ファイルの各々を識別する文書・目次識別情報と、従属先の目次の前記文書・目次識別情報である親目次識別情報と、改訂のバージョンと、目次及び文書ファイルの各々を公開した公開日との対応を示すバージョンテーブルにおいて、検索指定された日付の時点において、バージョンが最も新しく、かつ公開された日付が最も新しい目次を検索し、検索された前記目次各々により前記バージョンテーブルと同一構成の抽出テーブルを作成するバージョン・日付検索過程と、
   ツリー構造検索部が、前記集計の結果から前記目次及び文書ファイルの各々の従属関係を抽出し、前記目次及び文書ファイルの各々のツリー構造を構成し、表示画面に対して表示するツリー構造検索過程と
   を備えることを特徴とする文書ファイル管理方法。

Images