JP2015060434A - 会議室割り当てシステム、サーバ、会議室割り当て方法およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】時間的に前後する会議や、会議室が隣同士で時間が重複する会議の機密性を考慮して、最適な会議室の割り当てを行う。
【解決手段】サーバ１の入力情報受信部１１は、ユーザ端末５から、ユーザが希望する会議の条件を含む予約情報を受信して記憶部１２に記憶する。評価値計算部１３は、記憶部１２が記憶する予約情報と、会議室の仕様を示す設備情報と、各会議室に割り当てられた会議のスケジュールを示す会議情報と、とに基づいて、予約情報に含まれる条件を満たし、かつ、予約可能な会議室の時間帯である予約枠の評価値を計算する。会議割り当て部１４は、あらかじめ設定された閾値以上の評価値の予約枠に、所定のルールにしたがって、予約情報が示す会議を割り当てる。出力情報送信部１５は、会議割り当て部１４が割り当てた前記予約枠を示す結果情報を、予約情報を送信したユーザ端末５に送信する。
【選択図】図１

Description

本発明は会議室に会議の予約を割り当てる技術に関する。

オープンな環境での会議はもちろん、通常の会社の会議においても、社内・社外の顧客や連携相手など様々な人々との会議が数多く行われている。会議室の数は限られているので、効率的に会議を割り当てる必要がある。

特許文献１には、同一エリアに複数の会議室が存在する状況において、消費エネルギー削減効果を考慮した会議室の利用プランを、ユーザに分かりやすい形式で提示する会議室予約支援装置が開示されている。

特許文献２には、会議等のイベント間の移動距離を考慮して、最も移動効率のよいスケジュールを決定するスケジュール調整装置が開示されている。

特許文献３には、予約再確認のための問い合わせとその応答、自動予約解除やキャンセル待ちによる自動予約の通知を行い、会議室を有効に活用する会議室予約システムが開示されている。

特許文献４には、会議の目的や会議室に設置された機器の状態に応じて最適な会議環境を備えた会議室を検出することができる会議環境管理装置が開示されている。

特許文献５には、各会議室の位置や収容人数、予約状況などの会議室情報と、各予約者Ｍの所属部署や予約可能な会議室などの予約者情報とに基づいて、入力された会議室の使用日時や使用人数などの予約条件に適合し、かつ予約者が予約可能な会議室を検索する会議室予約支援システムが開示されている。

特開２０１１−５３８８０号公報 特開２００８−９０４０９号公報 特開２０００−４０１１２号公報 特開２００８−３１０５３３号公報 特開２０１１−２２７８４７号公報

しかしながら、同じ会議室を連続で使用する場合や隣り合う会議室で同じ時間に会議を行う場合、各会議の機密性が異なる場合があり注意が必要である。例えば、前の会議で使用したホワイトボードを消し忘れ、直後に行われた次の会議で社外の人間が前会議の内容を知ってしまうといった問題や、隣の会議室の音声が聞こえ、社外の人間が隣の会議の内容を知ってしまうといった問題が起こりうる。

特許文献１〜５の技術には、前後や隣同士の会議の機密性を考慮して計算する仕組みがない。

本発明は上述の事情に鑑みてなされたもので、時間的に前後する会議や、会議室が隣同士で時間が重複する会議の機密性を考慮して、最適な会議室の割り当てを行うことを目的とする。

本発明の第１の観点に係る会議室割り当てシステムは、
ユーザが希望する会議の条件を含む予約情報を入力するユーザ端末と、前記ユーザ端末とネットワークで接続され、前記予約情報に含まれる条件を満たし、かつ、予約可能な会議室の時間帯である予約枠に、前記予約情報が示す会議を割り当てるサーバで構成される会議室割り当てシステムであって、
前記ユーザ端末は、前記予約情報の入力を受け付けて、前記予約情報を前記サーバに送信し、
前記サーバは、
前記ユーザ端末から前記予約情報を受信する入力情報受信部と、
会議室の仕様を示す設備情報と、各会議室に割り当てられた会議のスケジュールを示す会議情報と、を記憶する記憶部と、
前記予約情報と、前記設備情報と、前記会議情報とに基づいて、前記予約枠の評価値を計算する評価値計算部と、
前記評価値計算部が計算した前記予約枠の評価値を示す評価値情報に基づいて、あらかじめ設定された閾値以上の評価値の前記予約枠に、所定のルールにしたがって、前記予約情報が示す会議を割り当てる会議割り当て部と、
前記会議割り当て部が割り当てた前記予約枠を示す結果情報を、前記予約情報を送信した前記ユーザ端末に送信する出力情報送信部と、
を備え、
前記ユーザ端末は、前記サーバから受信した前記結果情報を出力することを特徴とする。

本発明の第２の観点に係るサーバは、
ユーザ端末とネットワークで接続されるサーバであって、
前記ユーザ端末から、ユーザが希望する会議の条件を含む予約情報を受信する入力情報受信部と、
会議室の仕様を示す設備情報と、各会議室に割り当てられた会議のスケジュールを示す会議情報と、を記憶する記憶部と、
前記予約情報と、前記設備情報と、前記会議情報とに基づいて、前記予約情報に含まれる条件を満たし、かつ、予約可能な会議室の時間帯である予約枠の評価値を計算する評価値計算部と、
前記評価値計算部が計算した前記予約枠の評価値を示す評価値情報に基づいて、あらかじめ設定された閾値以上の評価値の前記予約枠に、所定のルールにしたがって、前記予約情報が示す会議を割り当てる会議割り当て部と、
前記会議割り当て部が割り当てた前記予約枠を示す結果情報を、前記予約情報を送信した前記ユーザ端末に送信する出力情報送信部と、
を備えることを特徴とする。

本発明の第３の観点に係る会議室割り当て方法は、
サーバとネットワークで接続されるユーザ端末が実行する
ユーザが希望する会議の条件を含む予約情報の入力を受け付けて、前記予約情報を前記サーバに送信する送信ステップと、
前記サーバが実行する、
前記ユーザ端末から前記予約情報を受信する入力情報受信ステップと、
前記予約情報と、会議室の仕様を示す設備情報と、各会議室に割り当てられた会議のスケジュールを示す会議情報とに基づいて、前記予約情報に含まれる条件を満たし、かつ、予約可能な会議室の時間帯である予約枠の評価値を計算する評価値計算ステップと、
前記評価値計算ステップで計算した前記予約枠の評価値を示す評価値情報に基づいて、あらかじめ設定された閾値以上の評価値の前記予約枠に、所定のルールにしたがって、前記予約情報が示す会議を割り当てる会議割り当てステップと、
前記会議割り当てステップで割り当てた前記予約枠を示す結果情報を、前記予約情報を送信した前記ユーザ端末に送信する出力情報送信ステップと、
前記ユーザ端末が実行する
前記サーバから受信した前記結果情報を出力する出力ステップと、
を備えることを特徴とする。

本発明の第４の観点に係るプログラムは、
ユーザ端末とネットワークで接続されるコンピュータを、
前記ユーザ端末から、ユーザが希望する会議の条件を含む予約情報を受信する入力情報受信部、
会議室の仕様を示す設備情報と、各会議室に割り当てられた会議のスケジュールを示す会議情報と、を記憶する記憶部、
前記予約情報と、前記設備情報と、前記会議情報とに基づいて、前記予約情報に含まれる条件を満たし、かつ、予約可能な会議室の時間帯である予約枠の評価値を計算する評価値計算部、
前記評価値計算部が計算した前記予約枠の評価値を示す評価値情報に基づいて、あらかじめ設定された閾値以上の評価値の前記予約枠に、所定のルールにしたがって、前記予約情報が示す会議を割り当てる会議割り当て部、および、
前記会議割り当て部が割り当てた前記予約枠を示す結果情報を、前記予約情報を送信した前記ユーザ端末に送信する出力情報送信部、
として機能させることを特徴とする。

本発明によれば、時間的に前後する会議や、会議室が隣同士で時間が重複する会議の機密性を考慮して、最適な会議室の割り当てを行うことができる。

本発明の実施の形態１に係る会議室割り当てシステムの構成例を示す図である。 実施の形態１に係る予約情報の一例を示す図である。 実施の形態１に係る設備情報の一例を示す図である。 実施の形態１に係る会議情報の一例を示す図である。 実施の形態１に係るベクトルの一例を示す図である。 実施の形態１に係る評価値計算処理の動作の一例を示すフローチャートである。 実施の形態１に係る評価値の一例を示す図である。 本発明の実施の形態２に係る会議室割り当てシステムの構成例を示す図である。 実施の形態に係るサーバのハードウェア構成例を示すブロック図である。

以下、本発明を実施するための形態について図面を参照して詳細に説明する。なお図中、同一または相当部分には同じ符号を付す。

（実施の形態１）
図１は、本発明の実施の形態１に係る会議室割り当てシステムの構成例を示す図である。会議室割り当てシステム１００は、ネットワークで接続されるサーバ１とユーザ端末５とで構成される。図１では、ネットワークの記載を省略している。

ユーザ端末５は、ユーザが希望する会議の条件を含む予約情報の入力を受け付け、サーバ１に送信する入力部５１と、サーバ１から受信した情報を出力する出力部５２とを備える。

サーバ１は、入力情報受信部１１、記憶部１２、評価値計算部１３、会議割り当て部１４および出力情報送信部１５を備える。

入力情報受信部１１は、ユーザ端末５から予約情報を受信する。入力情報受信部１１は、受信した予約情報を記憶部１２に記憶する。

記憶部１２は、入力情報受信部１１から受け取った予約情報と、会議室の広さや収容人数、設備などの仕様を示す設備情報と、各会議室に割り当てられた会議のスケジュールを示す会議情報と、を記憶する。

評価値計算部１３は、記憶部１２に記憶された予約情報と、設備情報と、会議情報とに基づいて、予約情報に含まれる条件を満たし、かつ、予約可能な会議室の時間帯（以下、予約枠という）の評価値を計算する。評価値計算部１３は、各予約枠の評価値を示す評価値情報を会議割り当て部１４に送る。

会議割り当て部１４は、評価値計算部１３から受け取った評価値情報に基づいて、あらかじめ設定された閾値以上の評価値の予約枠に、所定のルールにしたがって、予約情報が示す会議を割り当てる。会議を割り当てるとは、記憶部１２が記憶する会議情報の該当する予約枠に会議を識別する情報を入力して、会議情報を更新することである。会議割り当て部１４は、予約情報の会議を割り当てた予約枠を示す結果情報を生成し、出力情報送信部１５に送る。

出力情報送信部１５は、会議割り当て部１４から結果情報を受け取ると、ユーザ端末５に送信する。

ユーザ端末５の出力部５２は、サーバ１から受信した結果情報を出力する。出力方法は、画像表示でもよいし、音声出力でもよい。

なお、会議割り当て部１４は、評価値計算部１３から受け取った評価値情報に基づいて、あらかじめ設定された閾値以上の評価値の予約枠を示す候補情報を生成して出力情報送信部１５に送り、出力情報送信部１５がユーザ端末５に送信してもよい。

この場合、ユーザ端末５の出力部５２は、サーバ１から受信した候補情報を出力し、ユーザは、出力された候補情報の中から、希望の予約枠を選択し、入力部５１に入力する。入力部５１は、ユーザが選択した希望の予約枠を示す選択情報をサーバ１に送信する。サーバ１がユーザ端末５から選択情報を受信すると、会議割り当て部１４は、選択情報が示す予約枠に、予約情報が示す会議を割り当てる。

図２は、実施の形態１に係る予約情報の一例を示す図である。ユーザは、ユーザ端末５の入力部５１に会議の希望日、希望時間帯、希望時間、会議名、開示範囲、参加者および会議に必要な設備などを予約情報として入力する。入力部５１は、受け付けた予約情報をサーバ１に送信する。サーバ１の入力情報受信部１１は、ユーザ端末５から受信した予約情報に会議ＩＤを付与し、記憶部１２に記憶する。

記憶部１２が記憶する予約情報は、会議を識別する「会議ＩＤ」、ユーザが会議を希望する日を示す「希望日」、ユーザが会議を希望する時間帯を示す「希望時間帯」、ユーザが会議を希望する時間を示す「希望時間」、ユーザが希望する会議の種類を示す「会議名」、ユーザが希望する会議の開示範囲を示す「開示範囲」、ユーザが希望する会議の参加者を示す「参加者」およびユーザが希望する会議の必要な設備を示す「必要設備」とで構成される。

図２の例では、「参加者」は、社内者を識別するＩＤ（Ｕから始まる４桁のＩＤ）と、社外者を識別するＩＤ（Ｇから始まる４桁のＩＤ）とで入力される。これに限らず、例えば、ユーザは社内者を識別する情報（氏名、部署名など）を入力し、入力情報受信部１１は、社員データベースを参照することで社内者を識別するＩＤを呼び出し、社員データベースにない場合には、社外者を識別するＩＤを付与する構成にしてもよい。

また、「開示範囲」は、ユーザが入力するのではなく、「会議名」にあらかじめ対応付けられた開示範囲が自動的に入力されるようにしてもよい。

図３は、実施の形態１に係る設備情報の一例を示す図である。記憶部１２があらかじめ記憶する設備情報は、会議室を識別する「会議室ＩＤ」、会議室の名称を示す「会議室名」、会議室の最大の収容人数を示す「収容人数」、会議室の利用可能時間を示す「利用可能時間」、会議室の設備を示す「設備」とで構成される。

図４は、実施の形態１に係る会議情報の一例を示す図である。記憶部１２が記憶する会議情報は、日付を示す「日」、時間を示す「時間」、各会議室を示す「会議室Ｃ１」、「会議室Ｃ２」および「会議室Ｃ３」とで構成される。図４の例は、２０１３年７月５日の会議情報である。図４の例では、会議室の利用可能時間０８：３０−１７：００について、３０分区切りで時間割りされており、図２に示す会議０１、会議０２、会議０３および会議０４が割り当てられている。

ここで、具体的な評価値の算出方法について説明する。

サーバ１の評価値計算部１３は、記憶部１２に予約情報が記憶されると、該予約情報が示す会議の公開度と社外度からなるベクトルを算出する。公開度は、「開示範囲」と対応しており、例えば、関係者外秘の場合は１、社外秘の場合は２のようにあらかじめ値が設定されている。社外度は、「参加者」と対応しており、例えば、社内者のみの場合は−１、社外者を含む場合は１のようにあらかじめ値が設定されている。公開度および社外度の設定は、これに限らず、所定の計算式を用いて計算してもよいし、ユーザが値を入力する構成にしてもよい。

図５は、実施の形態１に係るベクトルの一例を示す図である。図２に示す会議ＩＤが０１〜０４の会議について、評価値計算部１３が算出したベクトルを図５（ａ）に示す。会議０１は、開示範囲が関係者外秘なので公開度は「１」、参加者が社内者のみなので社外度は「−１」である。これに対応するベクトル（公開度，社外度）は、（１，−１）である。同様に、会議０２のベクトル（公開度，社外度）は、（２，１）、会議０３のベクトル（公開度，社外度）は、（１，１）、会議０４のベクトル（公開度，社外度）は、（２，−１）である。

図５（ａ）に示すベクトルを、縦軸が社外度、横軸が公開度のグラフに示すと図５（ｂ）のようになる。このようなベクトルを用いて、評価値計算部１３は、予約情報に含まれる条件を満たす予約枠の評価値を計算する。

図６は、実施の形態１に係る評価値計算処理の動作の一例を示すフローチャートである。図６のフローチャートは、サーバ１に電源が投入される、もしくは、評価値計算処理のアプリケーションが起動すると開始する。

サーバ１の入力情報受信部１１は、ユーザ端末５から予約情報を受信しない場合（ステップＳ１１；ＮＯ）、ステップＳ１１を繰り返し、予約情報の受信を待機する。入力情報受信部１１は、ユーザ端末５から予約情報を受信した場合（ステップＳ１１；ＹＥＳ）、受信した予約情報を記憶部１２に記憶する。

評価値計算部１３は、記憶部１２に記憶された予約情報が示す会議Ｍ２の社外度が０未満である場合（ステップＳ１２；ＹＥＳ）、社外者が含まれないので、機密性は保持できると判断して、すべての予約枠の評価値Ｃを∞として算出する（ステップＳ１４）。なお、機密性は保持できると判断した場合の評価値Ｃは∞に限らず、公開度と社外度の設定に対して十分大きい値であればよい。

会議Ｍ２の社外度が０以上である場合（ステップＳ１２；ＮＯ）、評価値計算部１３は、会議情報を参照し、すでに会議室が割り当てられている各会議Ｍ１について、社外度が０未満であって、かつ、公開度が閾値βより大きいか否かを判定する（ステップＳ１３）。会議Ｍ１の社外度が０未満であって、かつ、公開度が閾値βより大きい場合（ステップＳ１３；ＹＥＳ）、会議Ｍ１に社外者が含まれず、かつ、社内者同士で秘密にする必要はないと判断して、すべての予約枠の評価値Ｃを∞として算出する（ステップＳ１４）。

会議Ｍ１の社外度が０以上、または、公開度が閾値β以下である場合（ステップＳ１３；ＮＯ）、会議Ｍ１には社外者が含まれる、または、社内者同士で秘密にする必要があると判断して、会議Ｍ１と同じ会議室の会議Ｍ１の前後の予約枠の評価値Ｃを会議Ｍ１と会議Ｍ２のベクトル（公開度，社外度）の内積で計算する（ステップＳ１５）。

評価値計算部１３は、同じ予約枠について複数の評価値Ｃを算出した場合には、値が低い方の評価値を採用する。評価値計算部１３は、算出した予約枠の評価値を示す評価値情報を会議割り当て部１４に送る。

サーバ１の電源がＯＦＦでない場合（ステップＳ１６；ＮＯ）、ステップＳ１１に戻り、ステップＳ１１〜ステップＳ１６を繰り返す。サーバ１の電源がＯＦＦになった場合（ステップＳ１６；ＹＥＳ）、処理を終了する。

なお、評価値の計算は、これに限らず、会議Ｍ１および会議Ｍ２の参加者が一致すれば、会議Ｍ２の社外度が０以上であって（ステップＳ１２；ＮＯ）、会議Ｍ１の社外度が０以上、または、公開度が閾値β以下であっても（ステップＳ１３；ＮＯ）、評価値Ｃを∞にするというように、他の要素を因子の１つとして評価値を計算してもよい。

他の要素を因子の１つとして評価値を計算する方法としては、会議ＩＤに該会議が関連するプロジェクト名を対応付けて、会議Ｍ１および会議Ｍ２のプロジェクト名が一致すれば、会議Ｍ２の社外度が０以上であって（ステップＳ１２；ＮＯ）、会議Ｍ１の社外度が０以上、または、公開度が閾値β以下であっても（ステップＳ１３；ＮＯ）、評価値Ｃを∞にする方法や、設備情報に会議室が隣同士であるか否かや同じフロアであるか否か、会議室間の物理的距離など、会議室間の距離を示す距離情報を追加し、会議Ｍ１および会議Ｍ２の会議室間の距離情報に基づいて、所定の値を評価値Ｃに乗算または減算して、会議室間の距離が近いほど評価値が低くなるようにする方法などがある。

図６のフローチャートでは、会議Ｍ１の社外度が０以上、または、公開度が閾値β以下である場合（ステップＳ１３；ＮＯ）、会議Ｍ１と同じ会議室の会議Ｍ１の前後の予約枠の評価値Ｃを会議Ｍ１と会議Ｍ２のベクトル（公開度，社外度）の内積で計算するが（ステップＳ１５）、これに限らず、会議Ｍ１の隣の会議室の時間が重複する予約枠も、評価値Ｃを会議Ｍ１と会議Ｍ２のベクトル（公開度，社外度）の内積で計算してもよい。

また、ステップＳ１２では、会議Ｍ２の社外度が０未満であるか否かを判定し、ステップＳ１３では、各会議Ｍ１について、社外度が０未満であって、かつ、公開度が閾値βより大きいか否かを判定する。これに限らず、ステップＳ１２で、会議Ｍ２の社外度が０未満であって、かつ、公開度が閾値βより大きいか否かを判定してもよいし、ステップＳ１３で、各会議Ｍ１について、社外度が０未満であるか否かを判定してもよい。

会議割り当て部１４は、評価値計算部１３から受け取った評価値情報に基づいて、評価値Ｃがあらかじめ設定された閾値α以上の予約枠に、所定のルールにしたがって、会議Ｍ２を割り当てる。

ここで、具体的な会議の割り当て方法について説明する。

図７は、実施の形態１に係る評価値の一例を示す図である。例えば、図２に示す会議ＩＤが０１〜０４の会議がそれぞれ会議Ｍ１、会議Ｍ２である場合の評価値を図７のマトリックスに示す。図６のフローチャートを参照すると、会議Ｍ２の社外度が０未満である場合（ステップＳ１２；ＹＥＳ）、すべての予約枠の評価値Ｃを∞として算出するので（ステップＳ１４）、会議０１および会議０４を会議Ｍ２とする列はすべて評価値が∞である。

次に、会議Ｍ１の社外度が０未満であって、かつ、公開度が閾値βより大きい場合（ステップＳ１３；ＹＥＳ）、すべての予約枠の評価値Ｃを∞として算出する（ステップＳ１４）。図７の例では、閾値βを１とする。したがって、会議０４を会議Ｍ１とする行はすべて評価値が∞である。

会議Ｍ１の社外度が０以上、または、公開度が閾値β以下である場合（ステップＳ１３；ＮＯ）、会議Ｍ１と同じ会議室の会議Ｍ１の前後の予約枠の評価値Ｃを会議Ｍ１と会議Ｍ２のベクトル（公開度，社外度）の内積で計算する（ステップＳ１５）。

したがって、会議Ｍ２が会議０２である場合、会議Ｍ１＝会議０１と同じ会議室の前後の予約枠の評価値は１、会議Ｍ１＝会議０３と同じ会議室の前後の予約枠の評価値は３である。会議Ｍ２が会議０３である場合、会議Ｍ１＝会議０１と同じ会議室の前後の予約枠の評価値は０、会議Ｍ１＝会議０２と同じ会議室の前後の予約枠の評価値は３である。

例えば、閾値αが３である場合、会議割り当て部１４は、会議Ｍ２が会議０２または会議０３である場合の会議Ｍ１＝会議０１と同じ会議室の前後の予約枠には、会議Ｍ２を割り当てない。

また、会議割り当て部１４は、所定のルールとして、例えば、閾値α以上である予約枠の中で予約情報に含まれる条件を満たす予約枠のうち、最も早い時間の予約枠から順に会議Ｍ２を割り当てる、ランダムに会議Ｍ２を割り当てる、使用するエネルギー量が最も少ない予約枠から順に会議Ｍ２を割り当てる、または、参加者の総移動距離が最も少ない予約枠から順に会議Ｍ２を割り当てる、といったルールがある。会議割り当て部１４は、予約情報が示す会議Ｍ２を割り当てた予約枠を示す結果情報を生成し、出力情報送信部１５に送る。

以上説明したように、実施の形態１の会議室割り当てシステム１００によれば、時間的に前後する会議や、会議室が隣同士で時間が重複する会議の機密性を考慮して、最適な会議室の割り当てを行うことができる。

（実施の形態２）
実施の形態２は、実施の形態１の構成に加えて、会議が早く終わったり長引いたりしたときに、再度会議の割り当てを行う構成を備える。

図８は、本発明の実施の形態２に係る会議室割り当てシステムの構成例を示す図である。実施の形態２の会議室割り当てシステム２００は、実施の形態１の会議室割り当てシステム１００に加え、会議室端末６を備える。

会議室端末６は、会議の終了を検出する会議終了検出部６１を備える。会議の終了の検出は、例えば、ユーザが会議室端末６に入力してもよいし、会議室の照明がオフになったことを検出してもよい。会議終了検出部６１は、会議の終了を検出すると、会議が終了した時刻を示す終了情報をサーバ１に送信する。

図８には、代表して１つの会議室端末６を記載しているが、実際には、各会議室に会議室端末６を設ける。

会議室割り当てシステム２００のサーバ１は、会議室割り当てシステム１００のサーバ１の機能構成に加え、再計算指示部１６を備える。

再計算指示部１６は、会議室端末６から終了情報を受け取ると、記憶部１２が記憶する会議情報を参照し、会議が予定通り終了したか否かを判定する。予定通り終了しなかった場合には、再計算指示部１６は、終了情報に基づいて、記憶部１２が記憶する会議情報を更新し、再計算指示を評価値計算部１３に送る。

評価値計算部１３は、再計算指示部１６から再計算指示を受け取ると、記憶部１２が記憶するまだ会議が終了していない予約情報と、設備情報と、更新された会議情報とに基づいて、予約枠の評価値を再計算する。評価値計算部１３は、まだ会議が終了していない予約情報ごとの各予約枠の評価値を示す評価値情報を会議割り当て部１４に送る。

会議割り当て部１４は、評価値計算部１３から受け取った評価値情報に基づいて、あらかじめ設定された閾値以上の評価値の予約枠に、所定のルールにしたがって、会議を再度割り当てる。会議割り当て部１４は、割り当てられた予約枠が変更された会議がある場合、予約枠の変更を示す変更情報を生成し、該会議の予約情報を送信したユーザ端末５に、変更情報を送信する。

ユーザ端末５の出力部５２は、サーバ１から受け取った変更情報を出力する。

以上説明したように、実施の形態２の会議室割り当てシステム２００によれば、会議が早く終わったり長引いたりしたときでも、再度会議室の割り当てを行うことができるので、効率が向上する。

図９は、実施の形態に係るサーバのハードウェア構成例を示すブロック図である。サーバ１は、図９に示すように、制御部４１、主記憶部４２、外部記憶部４３、操作部４４、表示部４５および送受信部４６を備える。主記憶部４２、外部記憶部４３、操作部４４、表示部４５および送受信部４６はいずれも内部バス４０を介して制御部４１に接続されている。

制御部４１はＣＰＵ（Central Processing Unit）等から構成され、外部記憶部４３に記憶されている制御プログラム４９に従って、各処理を実行する。制御部４１は、サーバ１の評価値計算部１３、会議割り当て部１４および再計算指示部１６の処理を実行する。

主記憶部４２はＲＡＭ（Random-Access Memory）等から構成され、外部記憶部４３に記憶されている制御プログラム４９をロードし、制御部４１の作業領域として用いられる。

外部記憶部４３は、フラッシュメモリ、ハードディスク、ＤＶＤ−ＲＡＭ（Digital Versatile Disc Random-Access Memory）、ＤＶＤ−ＲＷ（Digital Versatile Disc ReWritable）等の不揮発性メモリから構成され、サーバ１の処理を制御部４１に行わせるためのプログラムをあらかじめ記憶し、また、制御部４１の指示に従って、このプログラムが記憶するデータを制御部４１に供給し、制御部４１から供給されたデータを記憶する。サーバ１の記憶部１２は、外部記憶部４３に構成される。

操作部４４はキーボードおよびマウスなどのポインティングデバイス等と、キーボードおよびポインティングデバイス等を内部バス４０に接続するインタフェース装置から構成されている。ユーザまたは管理者がサーバ１に情報を入力する場合は、操作部４４を介して、指示が制御部４１に供給される。

表示部４５は、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）またはＬＣＤ（Liquid Crystal Display）などから構成され、制御部４１から供給された情報を表示する。ユーザまたは管理者がサーバ１に情報を入力する場合は、表示部４５は、操作画面を表示する。

送受信部４６は、通信ネットワークに接続する網終端装置または無線通信装置、およびそれらと接続するシリアルインタフェースまたはＬＡＮ（Local Area Network）インタフェースから構成されている。送受信部４６は、サーバ１の入力情報受信部１１、出力情報送信部１５および再計算指示部１６として機能する。サーバ１と、ユーザ端末５および会議室端末６とは、有線接続されてもよい。

図１および図８に示すサーバ１の入力情報受信部１１、記憶部１２、評価値計算部１３、会議割り当て部１４、出力情報送信部１５および再計算指示部１６の処理は、制御プログラム４９が、制御部４１、主記憶部４２、外部記憶部４３、操作部４４、表示部４５および送受信部４６などを資源として用いて処理することによって実行する。

その他、前記のハードウェア構成やフローチャートは一例であり、任意に変更および修正が可能である。

制御部４１、主記憶部４２、外部記憶部４３、操作部４４、内部バス４０などから構成される会議室割り当て処理を行う中心となる部分は、専用のシステムによらず、通常のコンピュータシステムを用いて実現可能である。例えば、前記の動作を実行するためのコンピュータプログラムを、コンピュータが読み取り可能な記録媒体（フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ等）に格納して配布し、当該コンピュータプログラムをコンピュータにインストールすることにより、前記の処理を実行するサーバ１を構成してもよい。また、インターネット等の通信ネットワーク上のコンピュータが有する記憶装置に当該コンピュータプログラムを格納しておき、通常のコンピュータシステムがダウンロード等することでサーバ１を構成してもよい。

また、会議室割り当て装置の機能を、ＯＳ（オペレーティングシステム）とアプリケーションプログラムの分担、またはＯＳとアプリケーションプログラムとの協働により実現する場合などには、アプリケーションプログラム部分のみを記録媒体や記憶装置に格納してもよい。

また、搬送波にコンピュータプログラムを重畳し、通信ネットワークを介して配信することも可能である。例えば、通信ネットワーク上の掲示板(BBS, Bulletin Board System)に前記コンピュータプログラムを掲示し、通信ネットワークを介して前記コンピュータプログラムを配信してもよい。そして、このコンピュータプログラムを起動し、ＯＳの制御下で、他のアプリケーションプログラムと同様に実行することにより、前記の処理を実行できるように構成してもよい。

上記の実施形態の一部又は全部は、以下の付記のようにも記載され得るが、以下には限られない。

（付記１）
ユーザが希望する会議の条件を含む予約情報を入力するユーザ端末と、前記ユーザ端末とネットワークで接続され、前記予約情報に含まれる条件を満たし、かつ、予約可能な会議室の時間帯である予約枠に、前記予約情報が示す会議を割り当てるサーバで構成される会議室割り当てシステムであって、
前記ユーザ端末は、前記予約情報の入力を受け付けて、前記予約情報を前記サーバに送信し、
前記サーバは、
前記ユーザ端末から前記予約情報を受信する入力情報受信部と、
会議室の仕様を示す設備情報と、各会議室に割り当てられた会議のスケジュールを示す会議情報と、を記憶する記憶部と、
前記予約情報と、前記設備情報と、前記会議情報とに基づいて、前記予約枠の評価値を計算する評価値計算部と、
前記評価値計算部が計算した前記予約枠の評価値を示す評価値情報に基づいて、あらかじめ設定された閾値以上の評価値の前記予約枠に、所定のルールにしたがって、前記予約情報が示す会議を割り当てる会議割り当て部と、
前記会議割り当て部が割り当てた前記予約枠を示す結果情報を、前記予約情報を送信した前記ユーザ端末に送信する出力情報送信部と、
を備え、
前記ユーザ端末は、前記サーバから受信した前記結果情報を出力することを特徴とする会議室割り当てシステム。

（付記２）
前記予約情報は、前記ユーザが希望する会議の開示範囲を示す開示範囲情報と、前記ユーザが希望する会議の参加者を示す参加者情報とを含み、
前記評価値計算部は、前記予約情報が示す会議について、前記開示範囲情報に基づいて決定する公開度と、前記参加者情報に基づいて決定する社外度とからなるベクトルを算出し、前記ベクトルから前記予約枠の評価値を計算することを特徴とする付記１に記載の会議室割り当てシステム。

（付記３）
前記予約情報は、前記会議が関連するプロジェクト名を示すプロジェクト名情報を含み、
前記評価値計算部は、前記プロジェクト名情報に基づいて、前記ユーザが希望する会議のプロジェクト名と、すでに会議室が割り当てられている会議のプロジェクト名が一致するか否かを因子の１つとして、前記予約枠の評価値を計算することを特徴とする付記１または２に記載の会議室割り当てシステム。

（付記４）
前記設備情報は、会議室間の距離を示す距離情報を含み、
前記評価値計算部は、前記距離情報に基づいて、前記予約枠の会議室と、すでに会議が割り当てられている会議室との距離を因子の１つとして、前記予約枠の評価値を計算することを特徴とする付記１ないし３のいずれかに記載の会議室割り当てシステム。

（付記５）
前記予約情報は、前記ユーザが希望する会議の参加者を示す参加者情報を含み、
前記評価値計算部は、前記参加者情報に基づいて、前記ユーザが希望する会議の参加者と、すでに会議室が割り当てられている会議の参加者が一致するか否かを因子の１つとして、前記予約枠の評価値を計算することを特徴とする付記１ないし４のいずれかに記載の会議室割り当てシステム。

（付記６）
前記会議割り当て部は、前記評価値情報に基づいて、前記閾値以上の評価値の前記予約枠を示す候補情報を生成し、
前記出力情報送信部は、前記会議割り当て部が生成した前記候補情報を、前記予約情報を送信した前記ユーザ端末に送信し、
前記ユーザ端末は、前記サーバから受信した前記候補情報を出力し、前記出力された候補情報の中から前記ユーザが選択した前記予約枠を示す選択情報を前記サーバに送信し、
前記入力情報受信部は、前記ユーザ端末から前記選択情報を受信し、
前記会議割り当て部は、前記選択情報が示す予約枠に、前記予約情報が示す会議を割り当てることを特徴とする付記１ないし５のいずれかに記載の会議室割り当てシステム。

（付記７）
会議が終了した時刻を示す終了情報を取得し、前記会議情報を参照して、前記終了情報が示す会議が予定通り終了したか否かを判定し、予定通り終了しなかった場合には、前記終了情報が示す時刻に基づいて前記会議情報を更新し、再計算指示を前記評価値計算部に送る再計算指示部をさらに備え、
前記評価値計算部は、前記再計算指示部から再計算指示を受け取ると、まだ会議が終了していない前記予約情報と、前記設備情報と、更新された前記会議情報とに基づいて、前記予約枠の評価値を再計算し、
前記会議割り当て部は、前記評価値計算部が計算した前記予約枠の評価値を示す評価値情報に基づいて、あらかじめ設定された閾値以上の評価値の前記予約枠に、所定のルールにしたがって、前記予約情報が示すまだ終了していない会議を再度割り当て、前記予約枠が変更された会議がある場合、前記予約枠の変更を示す変更情報を生成し、
前記出力情報送信部は、前記変更情報を、予約枠が変更された会議を示す前記予約情報を送信した前記ユーザ端末に送信し、
前記ユーザ端末は、前記サーバから受信した前記変更情報を出力することを特徴とする付記１ないし６のいずれかに記載の会議室割り当てシステム。

（付記８）
ユーザ端末とネットワークで接続されるサーバであって、
前記ユーザ端末から、ユーザが希望する会議の条件を含む予約情報を受信する入力情報受信部と、
会議室の仕様を示す設備情報と、各会議室に割り当てられた会議のスケジュールを示す会議情報と、を記憶する記憶部と、
前記予約情報と、前記設備情報と、前記会議情報とに基づいて、前記予約情報に含まれる条件を満たし、かつ、予約可能な会議室の時間帯である予約枠の評価値を計算する評価値計算部と、
前記評価値計算部が計算した前記予約枠の評価値を示す評価値情報に基づいて、あらかじめ設定された閾値以上の評価値の前記予約枠に、所定のルールにしたがって、前記予約情報が示す会議を割り当てる会議割り当て部と、
前記会議割り当て部が割り当てた前記予約枠を示す結果情報を、前記予約情報を送信した前記ユーザ端末に送信する出力情報送信部と、
を備えることを特徴とするサーバ。

（付記９）
サーバとネットワークで接続されるユーザ端末が実行する
ユーザが希望する会議の条件を含む予約情報の入力を受け付けて、前記予約情報を前記サーバに送信する送信ステップと、
前記サーバが実行する、
前記ユーザ端末から前記予約情報を受信する入力情報受信ステップと、
前記予約情報と、会議室の仕様を示す設備情報と、各会議室に割り当てられた会議のスケジュールを示す会議情報とに基づいて、前記予約情報に含まれる条件を満たし、かつ、予約可能な会議室の時間帯である予約枠の評価値を計算する評価値計算ステップと、
前記評価値計算ステップで計算した前記予約枠の評価値を示す評価値情報に基づいて、あらかじめ設定された閾値以上の評価値の前記予約枠に、所定のルールにしたがって、前記予約情報が示す会議を割り当てる会議割り当てステップと、
前記会議割り当てステップで割り当てた前記予約枠を示す結果情報を、前記予約情報を送信した前記ユーザ端末に送信する出力情報送信ステップと、
前記ユーザ端末が実行する
前記サーバから受信した前記結果情報を出力する出力ステップと、
を備える会議室割り当て方法。

（付記１０）
ユーザ端末とネットワークで接続されるコンピュータを、
前記ユーザ端末から、ユーザが希望する会議の条件を含む予約情報を受信する入力情報受信部、
会議室の仕様を示す設備情報と、各会議室に割り当てられた会議のスケジュールを示す会議情報と、を記憶する記憶部、
前記予約情報と、前記設備情報と、前記会議情報とに基づいて、前記予約情報に含まれる条件を満たし、かつ、予約可能な会議室の時間帯である予約枠の評価値を計算する評価値計算部、
前記評価値計算部が計算した前記予約枠の評価値を示す評価値情報に基づいて、あらかじめ設定された閾値以上の評価値の前記予約枠に、所定のルールにしたがって、前記予約情報が示す会議を割り当てる会議割り当て部、および、
前記会議割り当て部が割り当てた前記予約枠を示す結果情報を、前記予約情報を送信した前記ユーザ端末に送信する出力情報送信部、
として機能させることを特徴とするプログラム。

１ サーバ
５ ユーザ端末
６ 会議室端末
１１ 入力情報受信部
１２ 記憶部
１３ 評価値計算部
１４ 会議割り当て部
１５ 出力情報送信部
１６ 再計算指示部
４０ 内部バス
４１ 制御部
４２ 主記憶部
４３ 外部記憶部
４４ 操作部
４５ 表示部
４６ 送受信部
４９ 制御プログラム
５１ 入力部
５２ 出力部
６１ 会議終了検出部
１００、２００ 会議室割り当てシステム

Claims (10)

1. ユーザが希望する会議の条件を含む予約情報を入力するユーザ端末と、前記ユーザ端末とネットワークで接続され、前記予約情報に含まれる条件を満たし、かつ、予約可能な会議室の時間帯である予約枠に、前記予約情報が示す会議を割り当てるサーバで構成される会議室割り当てシステムであって、
   前記ユーザ端末は、前記予約情報の入力を受け付けて、前記予約情報を前記サーバに送信し、
   前記サーバは、
   前記ユーザ端末から前記予約情報を受信する入力情報受信部と、
   会議室の仕様を示す設備情報と、各会議室に割り当てられた会議のスケジュールを示す会議情報と、を記憶する記憶部と、
   前記予約情報と、前記設備情報と、前記会議情報とに基づいて、前記予約枠の評価値を計算する評価値計算部と、
   前記評価値計算部が計算した前記予約枠の評価値を示す評価値情報に基づいて、あらかじめ設定された閾値以上の評価値の前記予約枠に、所定のルールにしたがって、前記予約情報が示す会議を割り当てる会議割り当て部と、
   前記会議割り当て部が割り当てた前記予約枠を示す結果情報を、前記予約情報を送信した前記ユーザ端末に送信する出力情報送信部と、
   を備え、
   前記ユーザ端末は、前記サーバから受信した前記結果情報を出力することを特徴とする会議室割り当てシステム。
2. 前記予約情報は、前記ユーザが希望する会議の開示範囲を示す開示範囲情報と、前記ユーザが希望する会議の参加者を示す参加者情報とを含み、
   前記評価値計算部は、前記予約情報が示す会議について、前記開示範囲情報に基づいて決定する公開度と、前記参加者情報に基づいて決定する社外度とからなるベクトルを算出し、前記ベクトルから前記予約枠の評価値を計算することを特徴とする請求項１に記載の会議室割り当てシステム。
3. 前記予約情報は、前記会議が関連するプロジェクト名を示すプロジェクト名情報を含み、
   前記評価値計算部は、前記プロジェクト名情報に基づいて、前記ユーザが希望する会議のプロジェクト名と、すでに会議室が割り当てられている会議のプロジェクト名が一致するか否かを因子の１つとして、前記予約枠の評価値を計算することを特徴とする請求項１または２に記載の会議室割り当てシステム。
4. 前記設備情報は、会議室間の距離を示す距離情報を含み、
   前記評価値計算部は、前記距離情報に基づいて、前記予約枠の会議室と、すでに会議が割り当てられている会議室との距離を因子の１つとして、前記予約枠の評価値を計算することを特徴とする請求項１ないし３のいずれか１項に記載の会議室割り当てシステム。
5. 前記予約情報は、前記ユーザが希望する会議の参加者を示す参加者情報を含み、
   前記評価値計算部は、前記参加者情報に基づいて、前記ユーザが希望する会議の参加者と、すでに会議室が割り当てられている会議の参加者が一致するか否かを因子の１つとして、前記予約枠の評価値を計算することを特徴とする請求項１ないし４のいずれか１項に記載の会議室割り当てシステム。
6. 前記会議割り当て部は、前記評価値情報に基づいて、前記閾値以上の評価値の前記予約枠を示す候補情報を生成し、
   前記出力情報送信部は、前記会議割り当て部が生成した前記候補情報を、前記予約情報を送信した前記ユーザ端末に送信し、
   前記ユーザ端末は、前記サーバから受信した前記候補情報を出力し、前記出力された候補情報の中から前記ユーザが選択した前記予約枠を示す選択情報を前記サーバに送信し、
   前記入力情報受信部は、前記ユーザ端末から前記選択情報を受信し、
   前記会議割り当て部は、前記選択情報が示す予約枠に、前記予約情報が示す会議を割り当てることを特徴とする請求項１ないし５のいずれか１項に記載の会議室割り当てシステム。
7. 会議が終了した時刻を示す終了情報を取得し、前記会議情報を参照して、前記終了情報が示す会議が予定通り終了したか否かを判定し、予定通り終了しなかった場合には、前記終了情報が示す時刻に基づいて前記会議情報を更新し、再計算指示を前記評価値計算部に送る再計算指示部をさらに備え、
   前記評価値計算部は、前記再計算指示部から再計算指示を受け取ると、まだ会議が終了していない前記予約情報と、前記設備情報と、更新された前記会議情報とに基づいて、前記予約枠の評価値を再計算し、
   前記会議割り当て部は、前記評価値計算部が計算した前記予約枠の評価値を示す評価値情報に基づいて、あらかじめ設定された閾値以上の評価値の前記予約枠に、所定のルールにしたがって、前記予約情報が示すまだ終了していない会議を再度割り当て、前記予約枠が変更された会議がある場合、前記予約枠の変更を示す変更情報を生成し、
   前記出力情報送信部は、前記変更情報を、予約枠が変更された会議を示す前記予約情報を送信した前記ユーザ端末に送信し、
   前記ユーザ端末は、前記サーバから受信した前記変更情報を出力することを特徴とする請求項１ないし６のいずれか１項に記載の会議室割り当てシステム。
8. ユーザ端末とネットワークで接続されるサーバであって、
   前記ユーザ端末から、ユーザが希望する会議の条件を含む予約情報を受信する入力情報受信部と、
   会議室の仕様を示す設備情報と、各会議室に割り当てられた会議のスケジュールを示す会議情報と、を記憶する記憶部と、
   前記予約情報と、前記設備情報と、前記会議情報とに基づいて、前記予約情報に含まれる条件を満たし、かつ、予約可能な会議室の時間帯である予約枠の評価値を計算する評価値計算部と、
   前記評価値計算部が計算した前記予約枠の評価値を示す評価値情報に基づいて、あらかじめ設定された閾値以上の評価値の前記予約枠に、所定のルールにしたがって、前記予約情報が示す会議を割り当てる会議割り当て部と、
   前記会議割り当て部が割り当てた前記予約枠を示す結果情報を、前記予約情報を送信した前記ユーザ端末に送信する出力情報送信部と、
   を備えることを特徴とするサーバ。
9. サーバとネットワークで接続されるユーザ端末が実行する
   ユーザが希望する会議の条件を含む予約情報の入力を受け付けて、前記予約情報を前記サーバに送信する送信ステップと、
   前記サーバが実行する、
   前記ユーザ端末から前記予約情報を受信する入力情報受信ステップと、
   前記予約情報と、会議室の仕様を示す設備情報と、各会議室に割り当てられた会議のスケジュールを示す会議情報とに基づいて、前記予約情報に含まれる条件を満たし、かつ、予約可能な会議室の時間帯である予約枠の評価値を計算する評価値計算ステップと、
   前記評価値計算ステップで計算した前記予約枠の評価値を示す評価値情報に基づいて、あらかじめ設定された閾値以上の評価値の前記予約枠に、所定のルールにしたがって、前記予約情報が示す会議を割り当てる会議割り当てステップと、
   前記会議割り当てステップで割り当てた前記予約枠を示す結果情報を、前記予約情報を送信した前記ユーザ端末に送信する出力情報送信ステップと、
   前記ユーザ端末が実行する
   前記サーバから受信した前記結果情報を出力する出力ステップと、
   を備える会議室割り当て方法。
10. ユーザ端末とネットワークで接続されるコンピュータを、
    前記ユーザ端末から、ユーザが希望する会議の条件を含む予約情報を受信する入力情報受信部、
    会議室の仕様を示す設備情報と、各会議室に割り当てられた会議のスケジュールを示す会議情報と、を記憶する記憶部、
    前記予約情報と、前記設備情報と、前記会議情報とに基づいて、前記予約情報に含まれる条件を満たし、かつ、予約可能な会議室の時間帯である予約枠の評価値を計算する評価値計算部、
    前記評価値計算部が計算した前記予約枠の評価値を示す評価値情報に基づいて、あらかじめ設定された閾値以上の評価値の前記予約枠に、所定のルールにしたがって、前記予約情報が示す会議を割り当てる会議割り当て部、および、
    前記会議割り当て部が割り当てた前記予約枠を示す結果情報を、前記予約情報を送信した前記ユーザ端末に送信する出力情報送信部、
    として機能させることを特徴とするプログラム。

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