JP2015011477A - 電子文書表示システムおよび電子文書表示方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 電子文書を介した良好なコミュニケーションを実現する電子文書表示システムおよび電子文書表示方法を提供する。【解決手段】 電子文書に注釈を付加する注釈付加端末装置１０と、注釈が付加された電子文書を記憶する文書登録サーバ装置４０と、文書登録サーバ装置４０から、注釈が付加された電子文書を取得して電子文書と注釈とを表示する注釈表示端末装置２０とを有する電子文書表示システム１であり、注釈付加端末装置１０は、注釈表示端末装置２０で電子文書とともに入力された注釈が表示されるときに、注釈表示端末装置２０が表示する注釈を見てほしいユーザを指定し、注釈表示端末装置２０は、指定されたユーザと、自装置のユーザとが一致すれば、電子文書を表示部に表示させるとともに、注釈を表示させ、一致しなければ、電子文書を表示部に表示させ、注釈は表示させない。【選択図】 図１

Description

本発明は、電子文書に付加された注釈情報を表示する電子文書表示システムおよび電子文書表示方法に関する。

プレゼンテーション資料、企画書およびその他の社内文書などを作成するときに、文書の作成者は、作成した文書について同僚や上司などに見てもらい、文書の内容について議論し、他者の意見を取り込みながら文書を修正して完成度を高めるというプロセスを経る場合が多い。

他者に見てもらう文書は、用紙に印刷された印刷物であってもよいが、作成者が自分の端末装置から共有サーバに電子文書をアップロードし、他の人たちは、アップロードされた電子文書を各自の端末装置に表示させて意見を述べるのが効率がよい。文書の内容についての意見やコメントは、各自が端末装置を操作し、共有サーバの電子文書に対して注釈情報として付加することができる。

電子文書として扱うことにより、遠隔地に居る人も簡単に自分の端末装置で文書を見ることができ、各自の意見は、注釈情報として１つの電子文書にまとめて付加することができる。作成者は、付加された注釈情報を見て文書を修正したり、付加された注釈情報に対してさらにコメントを返したりすることで、コミュニケーションが促進され、議論が深まってより完成度の高い文書を完成させることができる。

電子文書に付加される注釈情報の表示に際して、より見やすく使いやすくするための技術が開発されている。

特許文献１記載の情報表示処理方法は、文書に付加される付加情報の表示を許可するか否かを表す公開属性を管理し、付加情報の表示要求があると公開属性に基づいて付加情報を公開する。特許文献２記載の表示制御方法は、文書に付加される付加情報の重要度合を管理し、重要度合に応じて付加情報の表示態様を変更する。

特許文献３記載の文書処理装置は、文書に複数の付加情報が添付されているとき、所定の条件で付加情報を分類し、分類された状態で付加情報を表示する。

特開２００４−１９９４０６号公報 特開２００４−２０６６５８号公報 特開２００５−３４６３７６号公報

電子文書に対して付加される注釈情報が多くなるほど、注釈情報が見づらくなり、重要な情報を見逃してしまったり、うまくコミュニケーションがとれないなどの問題が生じやすくなる。

注釈情報が多くなっても、特許文献１〜３のような技術によって、表示された情報の見やすさなどは、ある程度改善されるが、電子文書に対する注釈情報の付加および表示技術をコミュニケーションツールとして利用するには、未だ不十分である。

本発明の目的は、電子文書を介した良好なコミュニケーションを実現する電子文書表示システムおよび電子文書表示方法を提供することである。

本発明は、電子文書に注釈を付加し、注釈が付加された電子文書を文書登録サーバ装置に送信する注釈付加端末装置と、注釈が付加された電子文書を記憶する文書登録サーバ装置と、文書登録サーバ装置から、注釈が付加された電子文書を取得して電子文書と注釈とを表示する注釈表示端末装置とを有する電子文書表示システムであって、
注釈付加端末装置は、
電子文書中に付加する注釈を入力する注釈入力部と、
入力された注釈が、注釈表示端末装置で電子文書とともに表示されるときに、注釈表示端末装置で表示される注釈の閲覧を許可する条件を指定する条件指定部と、
電子文書を表す電子文書データと、注釈入力部で入力された注釈を表す注釈情報および条件指定部で指定された条件を表す指定条件情報を含む表示制御情報と、を文書登録サーバ装置に送信する送信部と、を備え、
文書登録サーバ装置は、
注釈付加端末装置から送信される電子文書データと表示制御情報とを受信する受信部と、
受信した電子文書データと表示制御情報とを関連付けて記憶する記憶部と、を備え、
注釈表示端末装置は、
前記条件に関連する情報を設定する情報設定部と、
文書登録サーバ装置から、互いに関連付けられた電子文書データと表示制御情報とを取得する取得部と、
少なくとも取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示する表示部と、
取得した表示制御情報に含まれる指定条件情報で表わされる条件と、情報設定部で設定された情報とが一致するかどうかを判断し、一致すれば、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させるとともに、取得した表示制御情報に含まれる注釈情報で表わされる注釈を表示させ、一致しなければ、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させ、注釈は表示させない表示制御部と、を備えることを特徴とする電子文書表示システムである。

また本発明は、条件指定部は、注釈の閲覧を許可する条件としてユーザを指定し、
情報設定部は、前記条件に関連する情報として自装置を操作するユーザを設定し、
表示制御情報は、指定条件情報として指定されたユーザを識別する識別情報をさらに含み、
注釈表示端末装置の表示制御部は、取得した表示制御情報に含まれるユーザ識別情報で表わされるユーザと情報設定部で設定されたユーザとが一致するかどうかを判断し、一致すれば、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させるとともに、取得した表示制御情報に含まれる注釈情報で表わされる注釈を表示させ、一致しなければ、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させ、注釈は表示させないことを特徴とする。

また本発明は、注釈付加端末装置は、電子文書中に注釈を付加しようとする位置を設定する位置設定部をさらに備え、
表示制御情報は、位置指定部で設定された位置を表す位置情報をさらに含み、
注釈表示端末装置の表示制御部は、取得した表示制御情報に含まれる指定条件情報で表わされる条件と、情報設定部で設定された情報に関連する条件とが一致するかどうかを判断し、一致すれば、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させるとともに、取得した表示制御情報に含まれる位置指定情報で表わされる電子文書中の位置に、取得した表示制御情報に含まれる注釈情報で表わされる注釈を表示させ、一致しなければ、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させ、注釈は表示させないことを特徴とする。

また本発明は、電子文書表示システムを利用する各ユーザについて、ユーザごとに所属するグループが予め登録されており、
注釈付加端末装置は、注釈の閲覧を許可するユーザが所属するグループを指定するグループ指定部をさらに備え、
表示制御情報は、グループ指定部で指定されたグループを表すグループ情報をさらに含み、
注釈表示端末装置の表示制御部は、取得した表示制御情報に含まれるグループ情報に基づいて、グループ指定部で指定されたグループと、ユーザ設定部で設定されたユーザが所属するグループとが一致するかどうかをさらに判断し、一致すれば、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させるとともに、取得した表示制御情報に含まれる注釈情報で表わされる注釈を表示させ、一致しなければ、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させ、注釈は表示させないことを特徴とする。

また本発明は、注釈付加端末装置は、入力された注釈を注釈表示端末装置で表示可能とする期間を指定する期間指定部をさらに備え、
表示制御情報は、期間指定部で指定された期間を表す期間情報をさらに含み、
注釈表示端末装置の表示制御部は、取得した表示制御情報に含まれる期間情報に基づいて、現在の日時が、期間情報で表わされる期間に含まれるかどうかをさらに判断し、含まれれば、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させるとともに、取得した表示制御情報に含まれる注釈情報で表わされる注釈を表示させ、含まれなければ、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させ、注釈は表示させないことを特徴とする。

また本発明は、注釈表示端末装置は、
電子文書データとともに表示された注釈に対するコメントを入力するコメント入力部と、
コメント入力部で入力されたコメントを表すコメント情報を表示制御情報に付加して、文書登録サーバ装置に返送する返送部と、をさらに備えることを特徴とする。

また本発明は、文書登録サーバ装置は、注釈付加端末装置から送信される電子文書データと表示制御情報とを受信すると、受信した電子文書データを登録したユーザに対して注釈が付加されたことを通知することを特徴とする。

また本発明は、文書登録サーバ装置は、注釈表示端末装置からコメント情報が付加された表示制御情報を受信すると、該表示制御情報を登録した注釈付加端末装置のユーザに対してコメントが付加されたことを通知することを特徴とする。

また本発明は、電子文書に注釈を付加し、注釈が付加された電子文書を文書登録サーバ装置に送信する注釈付加端末装置と、注釈が付加された電子文書を記憶する文書登録サーバ装置と、文書登録サーバ装置から、注釈が付加された電子文書を取得して電子文書と注釈とを表示する注釈表示端末装置とを有する電子文書表示システムであって、
注釈付加端末装置は、
電子文書中に付加する注釈を入力する注釈入力部と、
入力された注釈が、注釈表示端末装置で電子文書とともに表示されるときに、注釈表示端末装置で表示される注釈の閲覧を許可する条件を指定する条件指定部と、
電子文書を表す電子文書データと、注釈入力部で入力された注釈を表す注釈情報および条件指定部で指定された条件を表す指定条件情報を含む表示制御情報と、を文書登録サーバ装置に送信する送信部と、を備え、
文書登録サーバ装置は、
注釈付加端末装置から送信される電子文書データと表示制御情報とを受信する受信部と、
表示制御情報に含まれる指定条件情報に基づいて、注釈表示端末装置に注釈の閲覧を許可するかどうかを判定する判定部と、
受信した電子文書データと表示制御情報と判定部の判定結果を示す判定結果情報とを関連付けて記憶する記憶部と、を備え、
注釈表示端末装置は、
前記条件に関連する情報を設定する情報設定部と、
情報設定部で設定された情報を文書登録サーバ装置に送信する設定情報送信部と、
文書登録サーバ装置から、互いに関連付けられた電子文書データと、文書登録サーバ装置の判定部によって閲覧を許可すると判定された注釈のみを抽出した表示制御情報とを取得する取得部と、
取得した電子文書データで表わされる電子文書と、表示制御情報に含まれる注釈情報で表わされる注釈を表示する表示部と、を備えることを特徴とする電子文書表示システムである。

また本発明は、注釈付加端末装置の注釈入力部が、電子文書中に付加する注釈を入力する工程と、
注釈付加端末装置の条件指定部が、注釈表示端末装置で電子文書とともに入力された注釈が表示されるときに、注釈表示端末装置で表示される注釈の閲覧を許可する条件を指定する工程と、
注釈付加端末装置の送信部が、電子文書を表す電子文書データと、注釈入力部で入力された注釈を表す注釈情報および条件指定部で指定された条件を表す指定条件情報を含む表示制御情報と、を文書登録サーバ装置に送信する工程と、
文書登録サーバ装置の受信部が、注釈付加端末装置から送信される電子文書データと表示制御情報とを受信する工程と、
文書登録サーバ装置の記憶部が、受信した電子文書データと表示制御情報とを関連付けて記憶する工程と、
注釈表示端末装置の情報設定部が、前記条件に関連する情報を設定する工程と、
注釈表示端末装置の取得部が、文書登録サーバ装置から、互いに関連付けられた電子文書データと表示制御情報とを取得する工程と、
注釈表示端末装置の表示制御部が、取得した表示制御情報に含まれる指定条件情報で表わされる条件と、情報設定部で設定された情報とが一致するかどうかを判断し、一致すれば、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させるとともに、取得した表示制御情報に含まれる注釈情報で表わされる注釈を表示させ、一致しなければ、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させ、注釈は表示させない工程と、を有することを特徴とする電子文書表示方法である。

本発明によれば、注釈付加端末装置は、注釈表示端末装置で電子文書とともに入力された注釈が表示されるときに、注釈表示端末装置が表示する注釈の閲覧を許可する条件を指定し、注釈表示端末装置は、指定された条件と、設定された情報とが一致すれば、電子文書を表示部に表示させるとともに、注釈を表示させ、一致しなければ、電子文書を表示部に表示させ、注釈は表示させない。

これにより、特定の条件を満たすユーザは、電子文書を開くと簡単に注釈まで表示されるが、特定の条件を満たさない他のユーザは、電子文書のみが表示される。電子文書に付加される注釈は、多くの人に見てもらうほうがよい場合と、特定の人にだけ見てもらうほうがよい場合とがある。注釈を入力するユーザが、注釈を見てほしい条件を選択することができるので、必要に応じて条件を選択することで、電子文書を介した良好なコミュニケーションを実現することができる。

また本発明によれば、閲覧を許可する条件としてユーザを指定することができるので、必要に応じて注釈を見てほしいユーザを選択することで、電子文書を介した良好なコミュニケーションを実現することができる。

また本発明によれば、注釈を付加する位置を設定することができるので、電子文書中の特定の単語や文書に対して注釈を付加することができる。

また本発明によれば、ユーザが所属するグループ、たとえば所属部署や勤務地なども指定することができるので、きめ細かく注釈の表示条件を指定し、より良好なコミュニケーションを実現することができる。

また本発明によれば、注釈が表示される期間も指定することができるので、きめ細かく注釈の表示条件を指定し、より良好なコミュニケーションを実現することができる。

また本発明によれば、注釈に対してコメントを入力することができるので、容易にユーザ間でのやり取りが可能となり、より良好なコミュニケーションを実現することができる。

また本発明によれば、電子文書に注釈が付加されると、該当する電子文書を登録ししたユーザにその旨が通知されるので、ユーザは付加された注釈をすぐに確認することができる。

また本発明によれば、注釈にコメントが付加されると、該当するコメントを登録したユーザにその旨が通知されるので、ユーザは付加されたコメントをすぐに確認することができる。

また本発明によれば、注釈付加端末装置は、注釈表示端末装置で電子文書とともに入力された注釈が表示されるときに、注釈表示端末装置が表示する注釈の閲覧を許可する条件を指定し、文書登録サーバ装置の判定部が、指定された条件と、設定された情報とを対比し、一致すれば注釈表示端末装置の注釈の閲覧を許可するものとし、一致しなければ注釈の閲覧を許可しないものと判定する。注釈表示端末装置は、注釈情報を取得すれば、電子文書とともに注釈を表示部に表示させ、注釈情報を取得しなければ、電子文書を表示部に表示させ、注釈は表示させない。

これにより、注釈を入力するユーザが、注釈を見てほしい条件を選択することができるので、必要に応じて条件を選択することで、電子文書を介した良好なコミュニケーションを実現することができる。

また本発明によれば、注釈付加端末装置では、注釈表示端末装置で電子文書とともに入力された注釈が表示されるときに、注釈表示端末装置で表示される注釈の閲覧を許可する条件が指定され、注釈表示端末装置では、指定された条件と、設定された情報とが一致すれば、電子文書を表示部に表示させるとともに、注釈を表示させ、一致しなければ、電子文書を表示部に表示させ、注釈は表示させない。

これにより、注釈を入力するユーザが、注釈を見てほしい条件を選択することができるので、必要に応じて条件を選択することで、電子文書を介した良好なコミュニケーションを実現することができる。

本発明の第１実施形態である電子文書表示システム１の構成を示す概略構成図である。 端末装置１０の電気的構成の一例を示すブロック図である。 携帯端末装置３０の電気的構成の一例を示すブロック図である。 文書登録サーバ装置４０の電気的構成の一例を示すブロック図である。 登録されたユーザに関する属性情報を示す図である。 注釈付加端末装置１０による電子文書への注釈情報の付加処理を説明する図である。 注釈表示端末装置２０による電子文書に付加された注釈情報の表示処理を説明する図である。 注釈付加端末装置１０の注釈付加処理を示すフローチャートである。 注釈表示端末装置２０の注釈表示処理を示すフローチャートである。 注釈表示端末装置２０による注釈内容に対するコメント付加処理を説明する図である。 注釈付加端末装置１０による電子文書に付加されたコメント情報の表示処理を説明する図である。 携帯端末装置３０による電子文書への注釈情報の付加処理を説明する図である。 注釈表示端末装置２０による注釈情報の限定表示処理を説明する図である。 第７実施形態の注釈表示処理を示すフローチャートである。

＜第１実施形態＞
図１は、本発明の第１実施形態である電子文書表示システム１の構成を示す概略構成図である。本実施形態に係る電子文書表示システム１は、インターネットなどの通信ネットワーク２を介して互いにデータ通信可能な端末装置１０，２０および携帯端末装置３０と、文書登録サーバ装置４０とを含んで構成される。電子文書は、各端末装置において、テキスト入力プログラムや、プレゼンテーション資料作成プログラムによって作成された、文字、記号などのテキストおよび画像のいずれかを少なくとも含む。テキストは、１または複数の文字、記号からなるものであればよく、単語、熟語、文および文章のいずれであってもよい。画像は、静止画であっても動画であってもよく、たとえば写真、イラスト、挿絵などテキストに関連付けられた画像や、地図画像など画像のみで電子文書を構成するものであってもよい。

端末装置１０，２０は、たとえば、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）などからなり、携帯端末装置３０は、たとえば、スマートフォン、タブレットなどからなるものであるが、電子文書の作成および閲覧、電子文書に対する注釈情報の作成および閲覧が可能な端末装置であればよい。

文書登録サーバ装置４０は、各端末装置で作成された電子文書がデータ化された電子文書データ、電子文書の作成ユーザなど電子文書に関連する情報を示す文書関連情報、電子文書を開示したい相手側ユーザ、ユーザの所属グループおよび開示期間などの情報を示す表示制御情報が、互いに関連付けられて記憶されている。

図２は、端末装置１０の電気的構成の一例を示すブロック図である。端末装置２０は、端末装置１０と同様の構成を有しているので、端末装置１０について説明し、端末装置２０についての説明は省略する。端末装置１０は、表示部１１と、操作部１２と、通信部１４と、制御部１５と、記憶部１６とを含んで構成される。

表示部１１は、電子文書や各種の画像を表示可能に構成され、たとえば液晶パネルおよびバックライトユニットを備える液晶ディスプレイによって実現される。表示部１１には、電子文書の作成画面、電子文書の閲覧画面、電子文書に付加する注釈情報の入力画面、電子文書に付加された注釈情報の表示画面など各種画面が表示される。本実施形態では、表示部１１は、液晶ディスプレイによって実現されているが、他の実施形態では、有機ＥＬ（Electroluminescence）ディスプレイなどによって実現されてもよい。

操作部１２は、制御部１５に対し指令やデータを入力するための操作を受け付ける操作部分を含み、操作部分がユーザによって操作されると、その操作部分に対応した指令信号や入力データを制御部１５へ出力する。操作部分は、本実施形態では、キーボード、マウスなどの入力デバイスによって実現される。また、操作部１２として、表示部１１の表示面に重ねて設けられ、タッチ入力位置を検出可能なタッチパネルを備えていてもよい。

通信部１４は、インターネット、イントラネットなどの通信ネットワークに接続して、端末装置２０、携帯端末装置３０および文書登録サーバ装置４０とデータ通信を行うためのインターフェイスであり、ＴＣＰ／ＩＰなどの汎用プロトコルでデータ通信を行うことができる。なお、ＩＥＥＥ８０２．１１、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）およびＺｉｇｂｅｅ（登録商標）などの無線通信規格に基づいて、無線ルータ経由で通信ネットワーク２に接続してもよい。

制御部１５は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）およびＲＡＭ（Random Access Memory）などを含んで構成され、ＲＯＭや記憶部１６に記憶される各種プログラムに従って端末装置１０全体の制御を行う。

記憶部１６は、フラッシュメモリおよびＨＤＤ（Hard Disk Drive）などによって実現され、電子文書データ作成プログラム、電子文書データ閲覧プログラムなどの各種プログラムや、作成した電子文書データ、文書登録サーバ装置４０から取得した電子文書データなどの各種データが記憶される。

図３は、携帯端末装置３０の電気的構成の一例を示すブロック図である。携帯端末装置３０は、表示部３１と、操作部３２と、音声入出力部３３と、通信部３４と、制御部３５と、記憶部３６とを含んで構成される。

表示部３１は、画像を表示可能に構成され、たとえば液晶パネルおよびバックライトユニットを備える液晶ディスプレイによって実現される。表示部３１には、表示部１１と同様に電子文書に関連する画面の他に、電話機能や電子メール機能を使用する際の操作画面やアプリケーションソフトウェア（以下、単に「アプリ」ともいう）の実行画面、ウェブブラウザによるウェブサイト閲覧画面などの各種画面が表示される。

操作部３２は、制御部３５に対し指令やデータを入力するための操作を受け付ける操作部分を含み、操作部分がユーザによって操作されると、その操作部分に対応した指令信号や入力データを制御部３５へ出力する。操作部分は、本実施形態では、表示部３１における画像の表示面に重ねて設けられ、タッチ入力位置を検出可能なタッチパネルと、複数の操作キーとによって実現される。

音声入出力部３３は、電話の着信および電子メールの受信をユーザに報知するための着信音などのサウンドや、電話通信による音声通話時の相手側電話装置からの音声を出力するスピーカと、電話通信による音声通話時にユーザの音声を入力するためのマイクとを含んで構成される。

通信部３４は、通信制御部とアンテナとを含んで構成される。通信制御部は、アンテナを介して、携帯電話基地局との間で無線通信を行い、電話通信可能な他の端末装置との音声通話を実現させる。また、通信制御部は、移動体通信網およびインターネットを含む通信ネットワーク２を介して、文書登録サーバ装置４０との間でデータ通信を実現させる。また、ＩＥＥＥ８０２．１１などの無線通信規格を用いて、無線ルータ経由で通信ネットワーク２に接続されていてもよい。

制御部３５は、ＣＰＵ、ＲＯＭおよびＲＡＭなどを含んで構成され、ＲＯＭや記憶部３６に記憶される各種プログラムに従って携帯端末装置３０全体の制御を行う。

記憶部３６は、フラッシュメモリおよびＨＤＤなどによって実現され、各種プログラムやデータが記憶される。本実施形態では、記憶部３６には、記憶部１６と同様に電子文書に関連するデータのほか、電子メールおよび電話帳などを含む各種アプリデータが記憶される。

図４は、文書登録サーバ装置４０の電気的構成の一例を示すブロック図である。文書登録サーバ装置４０は、少なくとも通信部４４と、制御部４５と、記憶部４６とを含んで構成されればよく、必要に応じて表示部および操作部などを備えていてもよい。

通信部４４は、インターネット、イントラネットなどの通信ネットワークに接続して、端末装置１０，２０および携帯端末装置３０とデータ通信を行うためのインターフェイスであり、ＴＣＰ／ＩＰなどの汎用プロトコルでデータ通信を行うことができる。制御部４５は、ＣＰＵ、ＲＯＭおよびＲＡＭなどを含んで構成され、ＲＯＭや記憶部４６に記憶される各種プログラムに従って文書登録サーバ装置４０全体の制御を行う。記憶部４６は、サーバ機能を実行するためのサーバプログラムおよび端末装置から送信される電子文書データ、文書関連情報および表示制御情報が互いに関連付けて記憶される。

電子文書表示システム１は、たとえば、社内文書などを作成するにあたり、社員などの予め登録されたユーザ間で利用されるので、登録ユーザに関する情報が文書登録サーバ装置４０の記憶部４６に記憶される。

図５は、登録されたユーザに関する属性情報を示す図である。属性情報には、ユーザごとに割り当てられたユーザＩＤ５０、登録された各ユーザの氏名を示すユーザ名５１、登録されたユーザが所属する部署名を示す所属５２および登録されたユーザが勤務している勤務地５３が含まれる。

本発明は、電子文書に付加された注釈情報を表示するときに、注釈情報を入力したユーザが、予め注釈情報を見てほしいユーザを指定することができるというものである。注釈情報を見て欲しいユーザは、個別に一人のユーザだけとすることもできるし、特定の部署に所属するユーザ全員、特定の勤務地に勤務しているユーザ全員など予めグループ化された複数のユーザとすることもできる。さらに、注釈情報の内容によっては、緊急性を有するものや所定の期間内に見るのでなければ意味を成さない情報などもあるので、その場合は、注釈情報を入力したユーザが、その注釈情報を見ることができる期間を設定し、その期間内のみ注釈情報が表示される。

図５に示す登録ユーザの属性情報については、本実施形態では、文書登録サーバ装置４０に記憶されており、端末装置１０，２０および携帯端末装置３０は、注釈情報を入力するときに、各端末装置のユーザが、注釈情報を見て欲しいユーザを指定するために、文書登録サーバ装置４０から登録ユーザの属性情報を取得する。

以下では、説明をわかり易くするために、端末装置１０を、電子文書に注釈情報を付加する注釈付加端末装置１０とし、端末装置２０を、電子文書に付加された注釈情報を電子文書とともに表示する注釈表示端末装置２０とする。

また、本実施形態および以降の各実施形態において、注釈付加端末装置１０および注釈表示端末装置２０は、文書登録サーバ装置４０とのデータ通信処理、電子文書を表示部に表示する処理、表示されている電子文書に注釈を付加する処理などを実行するものであるが、これらの処理は既存の技術内容で実現可能であるので、詳細な説明は省略する。

図６は、注釈付加端末装置１０による電子文書への注釈情報の付加処理を説明する図である。ここでは、すでに文書登録サーバ装置４０に登録されている電子文書に対して、注釈付加端末装置１０のユーザが、注釈情報を入力して付加するものとしている。

まず、注釈付加端末装置１０が、文書登録サーバ装置４０にログインした状態で、登録済みの電子文書データの中から１つの電子文書データを選択すると、選択した電子文書データと、これに関連付けられた文書関連情報を取得し、取得した電子文書データに基づいて、表示部１１に電子文書を表示する（図６（ａ））。取得した電子文書の作成者は、文書関連情報に含まれ、本例では、ユーザＩＤ「２」の「鈴木次郎」であり、注釈付加端末装置１０のユーザ、すなわち注釈情報を入力するユーザは、ユーザＩＤ「１」の「佐藤太郎」である。

注釈付加端末装置１０のユーザは、操作部１２を操作することで、表示部１１に表示されている電子文書の文字列の中から注釈を付加したい文字列を選択する（図６（ｂ））。図６に示す例では、タイトル「運送費の定時払い処理」の電子文書の文字列の中から「ＣＨ１」の文字列を、注釈を付加したい文字列として選択している。選択した文字列に対して、注釈付加端末装置１０のユーザは、注釈を付加するために注釈内容となる文字列を入力する。図６（ｂ）に示す例では、選択された「ＣＨ１」の近傍に、注釈付加のためのダイアログ６０が開き、ダイアログ６０内の注釈入力領域６１に注釈内容を入力することが可能となる。

ダイアログ６０には、注釈入力領域６１の他に、注釈内容を見てほしい人を指定するためのユーザ指定領域６２、注釈内容を見てほしいグループを指定するためのグループ指定領域６３、注釈内容を見てほしい期間を設定するための期間設定領域６４が設けられる。

注釈付加端末装置１０のユーザは、自分が入力した注釈内容を見てほしいユーザを指定したい場合には、ユーザ指定領域６２にユーザ名を入力する。ユーザ名の入力は、文書登録サーバ装置４０から、たとえばログイン時などに登録ユーザの属性情報を取得しておき、属性情報のユーザ名５１に登録されているユーザの氏名を一覧表示し、注釈付加端末装置１０のユーザが、表示された中から一人のユーザを選択することができる。なお、注釈情報は、その多くが電子文書の作成者に対して、意見を述べたり、間違いを指摘するために付加されるので、ユーザ指定領域６２には、電子文書の作成者であるユーザ名が予め入力されており、作成者以外のユーザに変更したいときに一覧表示から選択するのが好ましい。

また、対象となる電子文書の記載内容に応じて、単に作成者にだけ注釈内容を見てもらうのではなく、作成者が所属する部署、勤務地や注釈内容を入力したユーザが所属する部署、勤務地の属する全ユーザに対して注釈内容を見てもらうほうがよい場合がある。このような場合には、グループ指定領域６３に注釈内容を見てほしいグループを入力して指定する。グループの入力は、取得した登録ユーザの属性情報の所属５２、勤務地５３に記憶されている部署名および勤務地名（拠点名）を一覧表示し、注釈付加端末装置１０のユーザが、表示された中から少なくとも１つの部署名または勤務地名を選択することができる。なお、グループ指定領域６３には、電子文書の作成者であるユーザが所属する部署名および勤務地名が予め入力されており、そこから変更したいときに一覧表示から選択するのが好ましい。

さらに、電子文書自体には作成期間などが設定されている場合があるので、作成期間内での電子文書の完成度を上げるために、入力した注釈内容を見てほしい期間を制限する場合がある。このような場合には、期間設定領域６４に注釈内容を見てほしい期間を入力して設定する。

期間の入力は、たとえば、期間の開始時刻と終了時刻とを入力する。開始時刻および終了時刻はそれぞれ個別に入力することができる。また開始時刻は現在時刻として具体的な数値の入力をすることもできるし、現在時刻以降の具体的な時刻を設定することもできる。

上記のような各項目を入力して、入力した内容を確定するために「ＯＫ」ボタン６５を押すと、入力された内容に基づいて表示制御情報が作成され、注釈付加端末装置１０から文書登録サーバ装置４０に送信される。表示制御情報には、電子文書内で注釈内容を付加する位置を表す位置情報、入力された注釈内容を表す注釈情報、見てほしいユーザとして指定されたユーザのユーザ名、見てほしいグループとして指定された所属部署および勤務地、見てほしい期間として入力された期間開始時刻および期間終了時刻が含まれる。表示制御情報には、さらに注釈情報が作成された作成日、注釈情報が作成された場所などを含んでいてもよい。作成場所は、端末装置がＧＰＳ機能を搭載している場合には、端末装置が存在する位置の緯度および経度を取得して作成場所とする。

図７は、注釈表示端末装置２０による電子文書に付加された注釈情報の表示処理を説明する図である。注釈表示端末装置２０が、文書登録サーバ装置４０にログインした状態で、登録済みの電子文書データの中から注釈情報が付加されている１つの電子文書データを選択すると、選択した電子文書データと、これに関連付けられた文書関連情報および表示制御情報とを取得する。

取得した表示制御情報に含まれる、指定されたユーザ名と、注釈表示端末装置２０のユーザのユーザ名とが一致すれば、図７（ａ）に示すように、電子文書と、表示制御情報に含まれる注釈内容とを表示部２１に表示する。電子文書は、表示部２１の電子文書表示領域７０に表示される。注釈内容は、表示制御情報に含まれる位置情報に基づいて、電子文書中の特定の文字列近傍の注釈表示領域７１に表示される。なお、注釈内容を見てほしいユーザのユーザ名を、電子文書とともに表示してもよく、本例では電子文書表示領域７０上方の指定ユーザ名表示領域７２に表示する。指定されたユーザと注釈表示端末装置２０のユーザとが一致している場合は、そのことがわかるように、指定ユーザ名表示領域７２にユーザ名を表示することが好ましい。

取得した表示制御情報に含まれる、指定されたユーザ名と、注釈表示端末装置２０のユーザのユーザ名とが一致しなければ、図７（ｂ）に示すように、電子文書は、電子文書表示領域７０に表示するが、注釈内容は表示しない。

このように、注釈内容は、予め注釈内容を入力したユーザが指定したユーザだけが見ることができる。文書の作成にあたっては、多くの人から意見を貰った方がよい場合もあれば、作成者にだけ伝えたほうがよい場合など、作成する文書の内容や入力する注釈の内容に応じて様々であるので、注釈内容を見るユーザを、適宜変更することで、システムの自由度が大きくなって、より優れたコミュニケーションツールを実現することができる。

また、表示制御情報に含まれる、指定された所属部署および勤務地、ならびに指定された期間開始時刻および期間終了時刻については、たとえば、設定により注釈表示端末装置２０の表示部２１に電子文書とともに注釈内容を表示するかどうかを判断する条件としてもよい。

すなわち、指定されたユーザと、注釈表示端末装置２０のユーザとが一致し、さらに所属部署および勤務地が一致した場合、注釈表示端末装置２０が注釈内容を表示しようとする時刻が、期間開始時刻と期間終了時刻の範囲内であった場合に、注釈内容を表示するようにしてもよい。

図８は、注釈付加端末装置１０の注釈付加処理を示すフローチャートである。
注釈付加端末装置１０の操作部１２を操作してユーザがユーザＩＤとパスワードを入力すると、入力されたユーザＩＤとパスワードとを文書登録サーバ装置４０へ送信してログインを要求する（ステップＡ１）。

文書登録サーバ装置４０では記憶部４６に登録されたユーザの属性情報(図５)を参照し、注釈付加端末装置１０から送信されたパスワードが正しければ、認証してユーザ名と属性情報（所属、勤務地）を注釈付加端末装置１０に返す。

注釈付加端末装置１０は、文書登録サーバ装置４０からユーザ名と属性情報とを受信し（ステップＡ２）、文書登録サーバ装置４０から登録済みの電子文書データ一覧を取得する（ステップＡ３）。

ユーザの操作により一覧から１つの電子文書データが選択されると、注釈付加端末装置１０は、選択された電子文書データを特定する情報を文書登録サーバ装置４０へ送信する（ステップＡ４）。

文書登録サーバ装置４０は、特定情報に基づいて、選択された電子文書データとこれに関連づけられた文書関連情報を記憶部４６から読み出し、注釈付加端末装置１０へ返す。

注釈付加端末装置１０は、電子文書データと文書関連情報とを取得して記憶部１６へ保存し（ステップＡ５）、表示部１１に電子文書を表示する（ステップＡ６）。

ユーザの操作により、表示部１１に表示されている電子文書の文字列の中から注釈を付加したい文字列が選択される。文字列が選択されると、注釈付加端末装置１０は、選択された文字列を反転表示し、その近傍に注釈を付加するためのダイアログ６０を表示する（ステップＡ７）。

ダイアログ６０を介してユーザが注釈内容となる文字列、見て欲しい人、見て欲しいグループ、見て欲しい期間などを入力すると、注釈付加端末装置１０は、入力された各情報を文書登録サーバ装置４０へ送信する（ステップＡ８）。

文書登録サーバ装置４０では、注釈付加端末装置１０から送信された各情報を記憶部４６の表示制御情報に追加する。

ユーザが表示されている電子文書を閉じる操作をすると、注釈付加端末装置１０は表示部１１から電子文書を消去し、文書登録サーバ装置４０から取得していた電子文書データとこれに関連づけられた文書関連情報とを記憶部１６から削除する（ステップＡ９）。

なお、次回同じ電子文書を開く際に再度文書登録サーバ４０から取得せずに済むように、このタイミングでは記憶部１６から削除せず、残しておいてもよい。その場合、一定期間表示することがなかった電子文書は記憶部１６から削除するなどして、記憶部１６の容量が一定量を超えないような処理を行うのが好ましい。

図９は、注釈表示端末装置２０の注釈表示処理を示すフローチャートである。
注釈表示端末装置２０の操作部１２を操作してユーザがユーザＩＤとパスワードを入力すると、入力されたユーザＩＤとパスワードとを文書登録サーバ装置４０へ送信してログインを要求する（ステップＢ１）。

注釈表示端末装置２０は、文書登録サーバ装置４０からユーザ名と属性情報とを受信し（ステップＢ２）、文書登録サーバ装置４０から登録済みの電子文書データ一覧を取得する（ステップＢ３）。

ユーザの操作により一覧から１つの電子文書データが選択されると、注釈表示端末装置２０は、選択された電子文書データを特定する情報を文書登録サーバ装置４０へ送信する（ステップＢ４）。

文書登録サーバ装置４０は、特定情報に基づいて、選択された電子文書データとこれに関連づけられた文書関連情報および表示制御情報を記憶部４６から読み出し、注釈表示端末装置２０へ返す。

注釈表示端末装置２０は、電子文書データと文書関連情報と表示制御情報とを取得して記憶部１６へ保存し（ステップＢ５）、表示部２１に電子文書を表示する（ステップＢ６）。

注釈表示端末装置２０は、電子文書データとともに取得した表示制御情報に含まれる注釈内容も電子文書とともに表示部２１に表示させるか否かを判断する（ステップＢ７）。具体的には、取得した表示制御情報に含まれる、指定されたユーザ名、グループと、ログイン時に文書登録サーバ装置４０から取得したユーザ名と属性情報とが一致するか、かつ現在時刻が表示制御情報に含まれる期間内かを判定する。

ユーザ名および属性情報が一致し、現在時刻が期間内であれば、表示制御情報に含まれる注釈内容も表示部２１に表示し（ステップＢ８）、いずれかが一致しないか現在時刻が期間外であれば、注釈内容を表示せずに処理を終了する。

＜第２実施形態＞
第２実施形態では、電子文書に付加された注釈内容に対して、コメントを付加することができる。各端末装置が文書登録サーバ装置４０のログインすること、文書登録サーバ装置４０にアクセスして電子文書データなどを取得することなどについては、第１実施形態と同様にすればよいので、ここでは、注釈内容にコメントを付加することについてのみ説明する。

また、説明をわかり易くするために、図６および図７での注釈付加および注釈表示に引き続いて、注釈内容にコメントを付加するものとする。したがって、本実施形態では、注釈表示端末装置２０によって、コメントが付加される。

図１０は、注釈表示端末装置２０による注釈内容に対するコメント付加処理を説明する図である。

まず、注釈表示端末装置２０が、文書登録サーバ装置４０にログインした状態で、登録済みの電子文書データのうち、注釈情報が付加された電子文書データの中から１つの電子文書データを選択すると、選択した電子文書データと、これに関連付けられた文書関連情報および表示制御情報を取得し、取得した電子文書データおよび表示制御情報に基づいて、表示部２１に電子文書および注釈内容とを表示する（図１０（ａ））。

注釈表示端末装置２０のユーザ（ユーザ名「鈴木次郎」）は、操作部２２を操作することで、表示部２１に表示されている電子文書に付加された注釈内容を選択する（図１０（ｂ））。選択した注釈内容に対して、注釈表示端末装置２０のユーザは、コメントを付加するためにコメント内容の文字列を入力する。図１０（ｂ）に示す例では、選択された注釈内容の近傍に、コメント付加のためのダイアログ８０が開き、ダイアログ８０内のコメント入力領域８１にコメント内容を入力することが可能となる。

ダイアログ８０には、コメント入力領域８１の他に、コメント内容を見てほしい人を指定するためのユーザ指定領域８２、コメント内容を見てほしいグループを指定するためのグループ指定領域８３、コメント内容を見てほしい期間を設定するための期間設定領域８４が設けられる。

コメント付加処理は、付加の対象となるのが、注釈内容であること以外は、注釈付加処理と同様であり、ダイアログ８０によるコメント付加の手順や指定内容などは、注釈付加処理のときのダイアログ６０と同様である。

たとえば、ユーザ指定領域８２には、注釈内容を入力したユーザ、すなわち注釈付加端末装置１０のユーザのユーザ名が予め入力されており、そこから変更したいときに一覧表示から選択するのが好ましい。

本システムにおいては、注釈内容に対するコメントの付加は、電子文書に対する注釈内容の付加と同等に取り扱うこととしている。

ダイアログ８０を用いて各項目を入力して、入力した内容を確定するために「ＯＫ」ボタン８５を押すと、入力された内容に基づいて、コメント内容を表すコメント情報が付加された表示制御情報が作成され、注釈表示端末装置２０から文書登録サーバ装置４０に送信される。

図１１は、注釈付加端末装置１０による電子文書に付加されたコメント情報の表示処理を説明する図である。

注釈付加端末装置１０が、文書登録サーバ装置４０にログインした状態で、登録済みの電子文書データの中からコメント情報が付加されている１つの電子文書データを選択すると、選択した電子文書データと、これに関連付けられた文書関連情報および表示制御情報とを取得する。

取得した表示制御情報に含まれる、指定されたユーザ名と、注釈付加端末装置１０のユーザのユーザ名とが一致すれば、図１１に示すように、電子文書と、表示制御情報に含まれる注釈内容およびコメント内容とを表示部１１に表示する。電子文書は、表示部１１の電子文書表示領域７０に表示される。コメント内容は、表示制御情報に含まれる位置情報に基づいて、電子文書中の特定の文字列近傍の注釈表示領域７１に、注釈内容とコメント内容とが並記される。

注釈表示領域７１は、たとえば、吹き出しのような形状であり、同じ吹き出しの中に注釈内容とコメント内容とが並んで表示される。コメント内容に対してさらなるコメント内容を付加することも可能であり、その場合も同じ吹き出しの中に１つの注釈内容と２つのコメント内容とが並んで表示される。これらは、吹き出しの中で付加された時刻に従って、順に表示されるので、複数のコメント内容が付加された場合であっても、どのようなやり取りが成されたのかを容易に確認することができる。

＜第３実施形態＞
第３実施形態では、たとえば、携帯端末装置３０のように入力デバイスとしてタッチパネルを備えるような端末装置では、電子文書に対して手書きによる注釈内容の入力を行うことができる。

手書きによる入力の場合には、電子文書を画像として処理し、入力される注釈内容も同様に画像として処理する。

図１２は、携帯端末装置３０による電子文書への注釈情報の付加処理を説明する図である。

まず、携帯端末装置３０が、文書登録サーバ装置４０にログインした状態で、登録済みの電子文書データの中から１つの電子文書データを選択すると、選択した電子文書データと、これに関連付けられた文書関連情報を取得し、取得した電子文書データに基づいて、表示部３１に電子文書を表示する。

携帯端末装置３０のユーザは、操作部３２のタッチパネルを操作することで、表示部３１に表示されている電子文書の任意の位置を、注釈を付加したい位置として選択する。図１２に示す例では、「bareheaded」と表示されている位置を選択している。選択した位置に対して、携帯端末装置３０のユーザは、注釈を付加するために注釈内容となる手書き文字を入力する。図１２に示す例では、選択された位置の近傍に、手書き文字で「どういう意味？」と入力され、ダイアログ９０が開く。注釈内容は、手書きで入力されるので、ダイアログ９０には、注釈入力領域が無く、注釈内容を見てほしい人を指定するためのユーザ指定領域９２、注釈内容を見てほしいグループを指定するためのグループ指定領域９３、注釈内容を見てほしい期間を設定するための期間設定領域９４が設けられる。

手書き文字による注釈付加処理は、注釈内容が文字列ではなく、手書き文字すなわち画像であること以外は、第１実施形態と同様である。

ダイアログ９０を用いて各項目を入力して、入力した内容を確定するために「ＯＫ」ボタン９５を押すと、入力された内容に基づいて表示制御情報が作成され、携帯端末装置３０から文書登録サーバ装置４０に送信される。本実施形態では、表示制御情報に含まれる位置情報は、電子文書の１ページを１枚の画像としたときの座標位置として表される。また、注釈情報は、文字列ではなく手書きによって形成された画像データであってもよく、手書きされた各線分の座標の集合からなるストロークデータであってもよい。

注釈表示端末装置２０が、手書きによって注釈内容が入力された表示制御情報を取得すると、まずは、取得した表示制御情報に含まれる、指定されたユーザ名と、注釈表示端末装置２０のユーザのユーザ名とが一致するかどうかを判断し、一致すれば、電子文書の注釈が付加されたページを１つの画像として、表示制御情報に含まれる位置情報で表わされる座標位置に、注釈情報である手書き画像を表示する。

＜第４実施形態＞
上記のように、電子文書に対して注釈内容が付加されたり、注釈内容にコメントが付加されたり、コメントにさらにコメントが付加された場合に、付加されたことを、付加の対象となった電子文書の作成者、注釈内容の入力者に通知することが、コミュニケーションを促進させる点で好ましい。

通知の手段は特に限定されず、本システムの登録ユーザが、それぞれ電子メールアドレスを予め登録しておけば、文書登録サーバ装置４０が、作成者または入力者であるユーザに対して、ユーザごとに登録された電子メールアドレス宛てに電子メールを送信することができる。この通知のための電子メールアドレスには、作成者に対しては、注釈が付加された電子文書を特定できる情報と、注釈が付加されたことを示す定型メッセージとが含まれる。入力者に対しては、コメントが付加された注釈内容を特定できる情報と、コメントが付加されたことを示す定型メッセージとが含まれる。

このような通知の電子メールを受信したユーザは、端末装置を用いて文書登録サーバ装置４０にアクセスし、図７および図１１に示すように、含まれた注釈内容またはコメント内容を表示させて確認することができる。

＜第５実施形態＞
さらに、本実施形態では、既に付加されている注釈内容またはコメント内容に対して、修正することができる。付加された注釈内容およびコメント内容には、それぞれの入力者であるユーザについての情報（たとえば、ユーザＩＤ、ユーザ名など）が関連付けられる。各端末装置で、表示されている注釈内容またはコメント内容を選択した場合に、端末装置のユーザと、入力者であるユーザとが一致しない場合は、注釈内容に対するコメント内容の付加、コメント内容に対するさらなるコメント内容の付加として処理されるが、端末装置のユーザと、入力者であるユーザとが一致した場合には、既に付加されていた注釈内容およびコメント内容を修正することができる。

このような修正処理は、付加処理の場合と同様に、ダイアログによって修正内容を入力することができる。

既に付加された内容が修正された場合、修正前にすでにさらなるコメント内容が付加されていると、修正後の内容のほうが新しく入力されたことになるので、さらなる付加コメントの内容が、修正後の内容と整合せずに意味の不明なコメント内容が表示されてしまうおそれがある。

したがって、既に付加されている注釈内容またはコメント内容が修正された場合には、修正された内容の前後に付加されている注釈内容またはコメント内容の入力者に対して、電子メールの送信などにより、内容が修正されたことを通知するのが好ましい。

自分がコメントを付加した対象の注釈内容またはコメント内容が修正されたことが通知によってわかると、通知されたユーザは、修正内容を確認し、整合しなくなった自らのコメント内容を、整合するように修正することが可能となる。

これによって、本システムを用いて正確なコミュニケーションを維持することができる。

＜第６実施形態＞
本実施形態では、特に注釈表示端末装置２０において、電子文書とともに表示される注釈内容を、任意の指定期間または任意の指定グループを対象とするものに限定して表示させることができる。

図１３は、注釈表示端末装置２０による注釈情報の限定表示処理を説明する図である。表示部２１に電子文書を表示するときに、電子文書の内容を表示する電子文書表示領域９６と、画面上方に、限定表示するための条件を入力する領域が設定される。限定期間入力領域９７には、期間の開始時刻と期間の終了時刻とを入力することができ、限定期間入力領域９７に各時刻を入力すると、電子文書表示領域９６に表示されている電子文書に関連付けられた表示制御情報を参照し、指定期間情報に基づいて、限定期間入力領域９７に入力された期間と、指定期間情報で表わされる期間とが一部でも重複していれば、その注釈内容が電子文書表示領域９６内の指定位置に表示される。

限定所属部署入力領域９８には、任意の部署名を入力することができ、限定勤務地入力領域９９には、任意の勤務地を入力することができる。各入力領域に部署または勤務地が入力されると、表示制御情報を参照し、指定グループ情報で表わされる部署、勤務地とそれぞれ比較し、一致すればその注釈内容が電子文書表示領域９６内の指定位置に表示される。

＜第７実施形態＞
上記各実施形態は、注釈の閲覧が許可されているかどうかを注釈表示端末装置２０が判断する構成であるが、本実施形態では文書登録サーバ装置４０が閲覧の許可を判断する。本実施形態において、注釈付加端末装置１０によって電子文書へ注釈を付加する処理については、上記各実施形態と同じである。

注釈付加端末装置１０によって入力された内容に基づいて表示制御情報が作成され、注釈付加端末装置１０から文書登録サーバ装置４０に送信され、文書登録サーバ装置４０に電子文書データとともに記憶される。表示制御情報には、電子文書内で注釈内容を付加する位置を表す位置情報、入力された注釈内容を表す注釈情報、見てほしいユーザとして指定されたユーザのユーザ名、見てほしいグループとして指定された所属部署および勤務地、見てほしい期間として入力された期間開始時刻および期間終了時刻が含まれる。表示制御情報には、さらに注釈情報が作成された作成日、注釈情報が作成された場所などを含んでいてもよい。

注釈表示端末装置２０が、文書登録サーバ装置４０にログインした状態で、登録済みの電子文書データの中から注釈情報が付加されている１つの電子文書データを選択すると、文書登録サーバ装置４０は、記憶部４６に登録されたユーザの属性情報を参照し、選択された電子文書データに関連付けられた表示制御情報に含まれる、指定されたユーザ名と、注釈表示端末装置２０のユーザのユーザ名とを対比する。ユーザ名が一致すれば注釈内容の閲覧を許可するものとして、注釈情報を含む表示制御情報を電子文書データに関連付ける。ユーザ名が一致しなければ閲覧を許可しないものとして、注釈情報を削除した表示制御情報を電子文書データに関連付ける。文書登録サーバ装置４０は、注釈表示端末装置２０が選択した電子文書データと、これに関連付けられた文書関連情報および表示制御情報を注釈表示端末装置２０に送信する。

注釈表示端末装置２０は、文書登録サーバ装置４０から電子文書データ、文書関連情報および表示制御情報を取得し、表示制御情報が注釈情報を含んでいれば、電子文書と、表示制御情報に含まれる注釈内容とを表示部２１に表示する。電子文書は、表示部２１の電子文書表示領域７０に表示される。注釈内容は、表示制御情報に含まれる位置情報に基づいて、電子文書中の特定の文字列近傍の注釈表示領域７１に表示される。

表示制御情報が注釈情報を含んでいなければ、電子文書は、電子文書表示領域７０に表示するが、注釈内容は表示しない。

図１４は、本実施形態の注釈表示処理を示すフローチャートである。なお注釈付加端末装置１０の処理動作は図８に示したフローと同じであるので、ここでは省略する。

注釈表示端末装置２０のログイン処理を行う（ステップＣ１）。注釈表示端末装置２０の操作部１２を操作してユーザがユーザＩＤとパスワードを入力すると、入力されたユーザＩＤとパスワードとを文書登録サーバ装置４０へ送信してログインを要求する。文書登録サーバ装置４０では記憶部４６に登録されたユーザの属性情報(図５)を参照し、注釈付加端末装置２０から送信されたパスワードが正しければ、認証してユーザ名と属性情報を注釈付加端末装置２０に返す。注釈表示端末装置２０は、文書登録サーバ装置４０からユーザ名と属性情報とを受信する。

ログイン後、注釈表示端末装置２０は、文書登録サーバ装置４０から登録済みの電子文書データ一覧を取得する（ステップＣ２）。

ユーザの操作により一覧から１つの電子文書データが選択されると、注釈表示端末装置２０は、選択された電子文書データを特定する情報を文書登録サーバ装置４０へ送信する（ステップＣ３）。

文書登録サーバ装置４０は、特定情報に基づいて、選択された電子文書データとこれに関連づけられた文書関連情報および表示制御情報を記憶部４６から読み出し、注釈の閲覧に関する判定を行う（ステップＣ４）。

文書登録サーバ装置４０は、読み出した表示制御情報に含まれる、指定されたユーザ名、グループと、注釈表示端末装置２０のログインユーザのユーザ名と属性情報とが一致し、かつ現在時刻が表示制御情報に含まれる期間内かを判定する。ユーザ名および属性情報が一致し、現在時刻が期間内であれば、注釈の閲覧を許可するものと判定し、いずれかが一致しないか現在時刻が期間外であれば、注釈の閲覧を許可しないものと判定する。文書登録サーバ装置４０は、注釈の閲覧を許可する場合は、表示制御情報に含まれる注釈情報はそのままとし、注釈の閲覧を許可しない場合は、表示制御情報に含まれる注釈情報を削除する。

注釈表示端末装置２０が、文書登録サーバ装置４０から電子文書データ、文書関連情報および表示制御情報を取得する（ステップＣ５）。文書登録サーバ装置４０は、特定情報に基づいて、選択された電子文書データとこれに関連づけられた文書関連情報および表示制御情報を注釈表示端末装置２０へ送信し、注釈表示端末装置２０は、電子文書データと文書関連情報と表示制御情報とを受信して記憶部１６へ保存する。

注釈表示端末装置２０は、取得した電子文書データおよび文書関連情報に基づいて表示部２１に電子文書を表示する（ステップＣ６）。

注釈表示端末装置２０は、注釈内容も電子文書とともに表示部２１に表示させるか否かを判断する（ステップＣ７）。表示制御情報に注釈情報が含まれていれば、注釈情報に基づいて、注釈内容も表示部２１に表示し（ステップＣ８）、表示制御情報に注釈情報が含まれていなければ、注釈内容を表示せずに処理を終了する。

１ 電子文書表示システム
２ 通信ネットワーク
１０ 注釈付加端末装置
１１ 表示部
１２ 操作部
１４ 通信部
１５ 制御部
１６ 記憶部
２０ 注釈表示端末装置
２１ 表示部
２２ 操作部
３０ 携帯端末装置
３１ 表示部
３２ 操作部
３３ 音声入出力部
３４ 通信部
３５ 制御部
３６ 記憶部
４０ 文書登録サーバ装置
４４ 通信部
４５ 制御部
４６ 記憶部

Claims (10)

1. 電子文書に注釈を付加し、注釈が付加された電子文書を文書登録サーバ装置に送信する注釈付加端末装置と、注釈が付加された電子文書を記憶する文書登録サーバ装置と、文書登録サーバ装置から、注釈が付加された電子文書を取得して電子文書と注釈とを表示する注釈表示端末装置とを有する電子文書表示システムであって、
   注釈付加端末装置は、
   電子文書中に付加する注釈を入力する注釈入力部と、
   入力された注釈が、注釈表示端末装置で電子文書とともに表示されるときに、注釈表示端末装置で表示される注釈の閲覧を許可する条件を指定する条件指定部と、
   電子文書を表す電子文書データと、注釈入力部で入力された注釈を表す注釈情報および条件指定部で指定された条件を表す指定条件情報を含む表示制御情報と、を文書登録サーバ装置に送信する送信部と、を備え、
   文書登録サーバ装置は、
   注釈付加端末装置から送信される電子文書データと表示制御情報とを受信する受信部と、
   受信した電子文書データと表示制御情報とを関連付けて記憶する記憶部と、を備え、
   注釈表示端末装置は、
   前記条件に関連する情報を設定する情報設定部と、
   文書登録サーバ装置から、互いに関連付けられた電子文書データと表示制御情報とを取得する取得部と、
   少なくとも取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示する表示部と、
   取得した表示制御情報に含まれる指定条件情報で表わされる条件と、情報設定部で設定された情報とが一致するかどうかを判断し、一致すれば、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させるとともに、取得した表示制御情報に含まれる注釈情報で表わされる注釈を表示させ、一致しなければ、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させ、注釈は表示させない表示制御部と、を備えることを特徴とする電子文書表示システム。
2. 条件指定部は、注釈の閲覧を許可する条件としてユーザを指定し、
   情報設定部は、前記条件に関連する情報として自装置を操作するユーザを設定し、
   表示制御情報は、指定条件情報として指定されたユーザを識別する識別情報をさらに含み、
   注釈表示端末装置の表示制御部は、取得した表示制御情報に含まれるユーザ識別情報で表わされるユーザと情報設定部で設定されたユーザとが一致するかどうかを判断し、一致すれば、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させるとともに、取得した表示制御情報に含まれる注釈情報で表わされる注釈を表示させ、一致しなければ、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させ、注釈は表示させないことを特徴とする請求項１記載の電子文書表示システム。
3. 注釈付加端末装置は、電子文書中に注釈を付加しようとする位置を設定する位置設定部をさらに備え、
   表示制御情報は、位置指定部で設定された位置を表す位置情報をさらに含み、
   注釈表示端末装置の表示制御部は、取得した表示制御情報に含まれる指定条件情報で表わされる条件と、情報設定部で設定された情報に関連する条件とが一致するかどうかを判断し、一致すれば、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させるとともに、取得した表示制御情報に含まれる位置指定情報で表わされる電子文書中の位置に、取得した表示制御情報に含まれる注釈情報で表わされる注釈を表示させ、一致しなければ、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させ、注釈は表示させないことを特徴とする請求項１記載の電子文書表示システム。
4. 電子文書表示システムを利用する各ユーザについて、ユーザごとに所属するグループが予め登録されており、
   注釈付加端末装置は、注釈の閲覧を許可するユーザが所属するグループを指定するグループ指定部をさらに備え、
   表示制御情報は、グループ指定部で指定されたグループを表すグループ情報をさらに含み、
   注釈表示端末装置の表示制御部は、取得した表示制御情報に含まれるグループ情報に基づいて、グループ指定部で指定されたグループと、ユーザ設定部で設定されたユーザが所属するグループとが一致するかどうかをさらに判断し、一致すれば、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させるとともに、取得した表示制御情報に含まれる注釈情報で表わされる注釈を表示させ、一致しなければ、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させ、注釈は表示させないことを特徴とする請求項１記載の電子文書表示システム。
5. 注釈付加端末装置は、入力された注釈を注釈表示端末装置で表示可能とする期間を指定する期間指定部をさらに備え、
   表示制御情報は、期間指定部で指定された期間を表す期間情報をさらに含み、
   注釈表示端末装置の表示制御部は、取得した表示制御情報に含まれる期間情報に基づいて、現在の日時が、期間情報で表わされる期間に含まれるかどうかをさらに判断し、含まれれば、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させるとともに、取得した表示制御情報に含まれる注釈情報で表わされる注釈を表示させ、含まれなければ、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させ、注釈は表示させないことを特徴とする請求項１記載の電子文書表示システム。
6. 注釈表示端末装置は、
   電子文書データとともに表示された注釈に対するコメントを入力するコメント入力部と、
   コメント入力部で入力されたコメントを表すコメント情報を表示制御情報に付加して、文書登録サーバ装置に返送する返送部と、をさらに備えることを特徴とする請求項１〜５のいずれか１つに記載の電子文書表示システム。
7. 文書登録サーバ装置は、注釈付加端末装置から送信される電子文書データと表示制御情報とを受信すると、受信した電子文書データを登録したユーザに対して注釈が付加されたことを通知することを特徴とする請求項１記載の電子文書表示システム。
8. 文書登録サーバ装置は、注釈表示端末装置からコメント情報が付加された表示制御情報を受信すると、該表示制御情報を登録した注釈付加端末装置のユーザに対してコメントが付加されたことを通知することを特徴とする請求項６記載の電子文書システム。
9. 電子文書に注釈を付加し、注釈が付加された電子文書を文書登録サーバ装置に送信する注釈付加端末装置と、注釈が付加された電子文書を記憶する文書登録サーバ装置と、文書登録サーバ装置から、注釈が付加された電子文書を取得して電子文書と注釈とを表示する注釈表示端末装置とを有する電子文書表示システムであって、
   注釈付加端末装置は、
   電子文書中に付加する注釈を入力する注釈入力部と、
   入力された注釈が、注釈表示端末装置で電子文書とともに表示されるときに、注釈表示端末装置で表示される注釈の閲覧を許可する条件を指定する条件指定部と、
   電子文書を表す電子文書データと、注釈入力部で入力された注釈を表す注釈情報および条件指定部で指定された条件を表す指定条件情報を含む表示制御情報と、を文書登録サーバ装置に送信する送信部と、を備え、
   文書登録サーバ装置は、
   注釈付加端末装置から送信される電子文書データと表示制御情報とを受信する受信部と、
   表示制御情報に含まれる指定条件情報に基づいて、注釈表示端末装置に注釈の閲覧を許可するかどうかを判定する判定部と、
   受信した電子文書データと表示制御情報と判定部の判定結果を示す判定結果情報とを関連付けて記憶する記憶部と、を備え、
   注釈表示端末装置は、
   前記条件に関連する情報を設定する情報設定部と、
   情報設定部で設定された情報を文書登録サーバ装置に送信する設定情報送信部と、
   文書登録サーバ装置から、互いに関連付けられた電子文書データと、文書登録サーバ装置の判定部によって閲覧を許可すると判定された注釈のみを抽出した表示制御情報とを取得する取得部と、
   取得した電子文書データで表わされる電子文書と、表示制御情報に含まれる注釈情報で表わされる注釈を表示する表示部と、を備えることを特徴とする電子文書表示システム。
10. 注釈付加端末装置の注釈入力部が、電子文書中に付加する注釈を入力する工程と、
    注釈付加端末装置の条件指定部が、注釈表示端末装置で電子文書とともに入力された注釈が表示されるときに、注釈表示端末装置で表示される注釈の閲覧を許可する条件を指定する工程と、
    注釈付加端末装置の送信部が、電子文書を表す電子文書データと、注釈入力部で入力された注釈を表す注釈情報および条件指定部で指定された条件を表す指定条件情報を含む表示制御情報と、を文書登録サーバ装置に送信する工程と、
    文書登録サーバ装置の受信部が、注釈付加端末装置から送信される電子文書データと表示制御情報とを受信する工程と、
    文書登録サーバ装置の記憶部が、受信した電子文書データと表示制御情報とを関連付けて記憶する工程と、
    注釈表示端末装置の情報設定部が、前記条件に関連する情報を設定する工程と、
    注釈表示端末装置の取得部が、文書登録サーバ装置から、互いに関連付けられた電子文書データと表示制御情報とを取得する工程と、
    注釈表示端末装置の表示制御部が、取得した表示制御情報に含まれる指定条件情報で表わされる条件と、情報設定部で設定された情報とが一致するかどうかを判断し、一致すれば、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させるとともに、取得した表示制御情報に含まれる注釈情報で表わされる注釈を表示させ、一致しなければ、取得した電子文書データで表わされる電子文書を表示部に表示させ、注釈は表示させない工程と、を有することを特徴とする電子文書表示方法。