JP2015001926A - 文書公開システム及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】公開元のユーザの近傍にいるユーザが文書提供手段にユーザ登録されていない場合でも、公開元のユーザがその近傍のユーザに対して文書提供手段が持つ文書を公開できるようにする。
【解決手段】公開元ユーザの端末１０ａの端末情報取得部１４は、会合場所にいる近傍の各ユーザの端末１０ｂからメールアドレス等の端末情報を取得し、取得した各端末の端末情報を、公開対象の文書を特定する情報と共に文書管理システム１００に送る。文書管理システム１００は、取得した各端末の端末情報を公開先記憶部１１２に登録すると共に、それら各端末の端末情報と公開対象の文書との対応関係を公開情報記憶部１１４に登録し、それら各端末の端末情報が示す通知先に対し、公開対象の文書にアクセスするための情報を含んだ公開通知メールを送る。公開先の各端末１０ｂは、その公開通知メールに含まれる情報を用いて、文書管理システム１００から公開対象の文書を得る。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書公開システム及びプログラムに関する。

特許文献１に開示されるコンテンツ配信サーバは、データベースに記録されているコンテンツデータ毎に、予め使用可能なユーザ情報、地域情報、時間情報、禁止キーワード、禁止画像等の配信制限設定を行っておく。ユーザの携帯電話から送信されたコンテンツデータの送信要求、現在時刻情報、現在位置情報、及び携帯端末情報を取得すると、これらの情報と配信制限設定に基づいて、配信可能なコンテンツデータをデータベースから読み出し、禁止キーワード、禁止画像についてデータの改変を行う。さらに改変したコンテンツデータを送信要求のあった携帯電話に送信する。

特許文献２に開示されたコンテンツ送信システムでは、カメラは、画像データを生成し、検出手段により、近傍に存在する他のカメラの機器ＩＤを検出する。パーソナルコンピュータは、サーバコンピュータへ画像データ及び機器ＩＤを送信する。データベースは、機器ＩＤに対応させてユーザＩＤを記憶している。抽出手段は、データベースを参照し、受信した機器ＩＤに対応するユーザＩＤを抽出する。記憶手段は、受信手段により受信した画像データ及び機器ＩＤ、並びに、抽出手段により抽出したユーザＩＤを対応づけて記憶部に記憶する。外部からユーザＩＤを受信した際、当該ユーザＩＤと、記憶部に記憶したユーザＩＤとが一致した場合に、記憶部に記憶した画像データを外部から受信したユーザＩＤに対応するパーソナルコンピュータへ送信する。

特許文献３に開示されたシステムでは、会議中に情報表示装置に表示されたファイルの保管場所情報などを情報表示装置から各会議参加者の端末装置に送信するので、会議参加者は終了後に自分の端末装置を持ち帰り、ネットワークに接続したり、ネットワークにつながっている出力機でその情報を参照することで、会議中の資料を取得したり、その資料データに対して操作を行うことができる。

特許文献４に開示される端末は、位置的な条件を満たす他端末を検索し、条件を満たした端末を同じ集団に属していると判定し、その端末を記録する。

特許文献５に開示された方式では、携帯通信装置は、入力された共通のグループコードを記憶部に記憶して集団を形成し、所定の発信周期に従って記憶部に記憶された共通のグループコードによる呼び出し信号を定期的に近距離通信部から発信する。また、他の携帯通信装置が発信する共通のグループコードを含む呼び出し信号を近距離通信部によって受信する。そして、所定の離脱警告時間以上共通のグループコードを含む呼び出し信号を受信できないとき、ユーザに対して集団から離れたことを示す警告を発する。

特開２０１０−０４４６４２号公報 特開２００９−２２３６９４号公報 特開２００２−０４９５９５号公報 特開２００５−０９４３２２号公報 特開２００７−０７４５７４号公報

本発明は、公開元のユーザの近傍にいるユーザが文書提供手段にユーザ登録されていない場合でも、公開元のユーザがその近傍のユーザに対して文書提供手段が持つ文書を公開できるようにすることを目的とする。

請求項１に係る発明は、文書データの公開指示を行うユーザの端末の近傍の各端末から、それら近傍の各端末を有するユーザの通知先情報を取得する取得手段と、前記取得手段が取得した前記通知先情報が示す通知先に対して、前記公開指示の対象である文書データを提供する文書提供手段と、を有する文書公開システムである。

請求項２に係る発明は、前記公開指示を行った端末から当該端末を有するユーザの通知先情報を取得し、スケジュール管理システムから、その通知先情報に対応するユーザが参加予定のスケジュールの参加予定者の通知先情報を取得する参加予定者情報取得手段、を更に有し、前記文書提供手段は、前記参加予定者情報取得手段が取得した通知先情報が示す通知先に対しても、前記公開指示の対象である文書データを提供する、ことを特徴とする請求項１に記載の文書公開システムである。

請求項３に係る発明は、文書データの公開指示を行うユーザの端末である公開元端末と、文書データを提供する文書提供装置と、を有し、前記公開元端末は、当該端末の近傍の各端末から、それら近傍の各端末を有するユーザの通知先情報を取得する取得手段と、前記取得手段が取得した前記近傍の各端末を有するユーザの通知先情報を、前記文書提供装置に送信する送信手段と、を有し、前記文書提供装置は、前記公開元端末から前記近傍の各端末を有するユーザの通知先情報を受信する受信手段と、前記公開元端末から受信した前記通知先情報が示す通知先に対して、前記公開指示の対象である文書データを提供する文書提供手段と、を有する、ことを特徴とする文書公開システムである。

請求項４に係る発明は、前記文書提供装置は、前記公開元端末から当該端末を有するユーザの通知先情報を取得し、スケジュール管理システムから、その通知先情報に対応するユーザが参加予定のスケジュールの参加予定者の通知先情報を取得する参加予定者情報取得手段、を更に有し、前記文書提供手段は、前記参加予定者情報取得手段が取得した通知先情報が示す通知先に対しても、前記公開指示の対象である文書データを提供する、ことを特徴とする請求項３に記載の文書公開システムである。

請求項５に係る発明は、前記文書提供手段は、前記通知先情報が示す通知先に対してアクセス情報を送信し、その通知先のユーザからの前記アクセス情報を含んだ要求に応じて前記通知先に認証コードを送信し、その認証コードを含んだダウンロード要求を受けると、前記公開指示の対象である文書データをそのダウンロード要求の要求元に返信する、ことを特徴とする請求項１〜４のいずれか１項に記載の文書公開システム。

請求項６に係る発明は、コンピュータを、文書データの公開指示を行うユーザの端末の近傍の各端末を有するユーザの通知先情報を取得する取得手段、前記取得手段が取得した前記通知先情報が示す通知先に対して、前記公開指示の対象である文書データを提供する文書提供手段、として機能させるためのプログラムである。

請求項１、３又は６に係る発明によれば、公開元のユーザの近傍にいるユーザが文書提供手段にユーザ登録されていない場合でも、公開元のユーザがその近傍のユーザに対して文書提供手段が持つ文書データを公開できる。

請求項２又は４に係る発明によれば、スケジュール上は公開元のユーザの近傍に集まる予定であったが実際には集まれなかったユーザに対しても、文書提供手段から公開対象の文書データを公開できる。

請求項５に係る発明によれば、公開元のユーザの近傍にいたユーザ以外の者に公開対象の文書データが入手される可能性を、本発明を用いない場合よりも低減できる。

実施形態のシステムの、文書公開指示時の構成の例を示す図である。 実施形態のシステムの、公開先への文書ダウンロード時の構成の例を示す図である。 公開先記憶部のデータ内容の一例を示す図である。 文書記憶部が持つ管理情報の一例を示す図である。 文書管理システムの登録ユーザの情報の一例を示す図である。 公開情報記憶部のデータ内容の一例を示す図である。 スケジュール記憶部のデータ内容の一例を示す図である。 スケジュール管理システムの登録ユーザの情報の一例を示す図である。 認証情報記憶部のデータ内容の一例を示す図である。 実施形態のシステムの、文書公開指示時の処理手順の例を示す図である。 実施形態のシステムの、公開先への文書ダウンロード時の処理手順の例を示す図である。

図１及び図２に本実施形態のシステム構成の一例を示す。図１は、公開元の端末１０ａが文書管理システム１００内にある電子的な文書データ（以下単に「文書」という）を、公開先の他の端末１０ｂを持つユーザに公開する操作を行う際に使用される要素群を示したものであり、図２は、公開先の端末１０ｂが公開された文書を取得する際に使用される要素群を示したものである。図１と図２において、同一要素には同一符号を付している。文書管理システム１００は、図１に示した公開操作時に使用される要素群１０２〜１１２と、図２に示した文書取得時に使用される要素群１０２、１０９〜１２８のすべてを有している。

図１において、端末１０ａ及び１０ｂは、スマートフォン、タブレット端末、ノートＰＣ（パーソナルコンピュータ）等の携帯情報端末である。

このうち端末１０ａは、文書を公開するユーザが使用している端末である。このユーザは、文書管理システム１００に対してユーザ登録されており、文書管理システム１００に管理されている少なくとも１つの文書を自分が選んだユーザに公開（すなわち自分が選んだユーザが文書管理システム１００からその文書を入手可能とする）権利を有する。以下、端末１０ａを操作するユーザを、公開元ユーザと呼ぶ。

一方、端末１０ｂは、公開元ユーザが公開した文書を受け取るユーザが操作する端末である。このように公開元ユーザから文書の公開を受けるユーザのことを、以下では公開先ユーザと呼ぶ。公開先ユーザは、文書管理システム１００にユーザ登録されておらず、文書管理システム１００内に保管された文書に対するアクセス権を有していない。

本実施形態では、複数のユーザが例えば会議や講習等のために１つの場所で会合した際に、その中の公開元ユーザが他のユーザ（公開先ユーザ）に対して文書管理システム１００内の文書を提供するための仕組みを提供する。ここで、公開元ユーザは、文書管理システム１００にアクセス権を持っているが、公開先ユーザは、文書管理システム１００に対するアクセス権を必ずしも持っていないものとする。

端末１０ａは、送受信部１２及び端末情報取得部１４を有する。送受信部１２は、携帯電話回線又は無線通信技術等を用いてデータの送受信を行う装置である。

端末情報取得部１４は、当該端末１０ａの近傍に位置する各端末１０ｂの端末情報を取得する手段である。

取得する端末情報は、例えば、各端末１０ｂを所有するユーザの電子メールのアドレス（以下「メールアドレス」という）である。また、電子メールアドレスに加え、各端末１０ｂの端末ＩＤ（識別情報：Identification）を端末情報として取得してもよい。端末ＩＤは、個々の端末の装置を一意に識別する識別情報であり、例えばＭＡＣ（Media Access Control）アドレス、携帯電話番号、携帯電話キャリアや公衆無線通信キャリアが付与したＩＤ等である。これら端末情報は、端末１０ｂ内に記憶されている。

端末情報取得部１４は、赤外線通信、音声通信、Bluetooth（登録商標）等の近接無線通信技術を用いて各端末１０ｂから端末情報を取得する。赤外線通信の場合は、端末１０ａと端末１０ｂの赤外線通信ポート同士を互いに近づけ対向させて赤外線の送受信を行わせることで、端末情報を受け渡す。音声通信の場合、端末１０ａが超音波等の音波を用いて端末情報の要求を発信し、その要求を受け取った端末１０ｂが、自身の記憶している端末情報を音波信号にて返信する。

近接無線通信技術や音声通信技術を用いる場合は、赤外線通信の場合のように端末同士を通信可能な特別な位置関係、姿勢とする必要はなく、ユーザは単に端末情報の受け渡しの操作をすればよい。例えば、端末１０ａ及び端末１０ｂはそれぞれ端末情報をやりとりするための端末情報通信プログラム（例えば端末１０ａの当該プログラムが、端末情報取得部１４に該当）を実行しており、公開元ユーザが端末１０ａがそのプログラムに対して近傍の端末の情報取得を指示すると、端末１０ａのそのプログラムが近接無線通信等にて端末情報取得要求を発信する。近接無線通信の無線信号が届く範囲内の各公開先ユーザの端末１０ｂの端末情報通信プログラムは、その端末情報取得要求に応じて、当該端末１０ｂ内に記憶されている端末情報を返信する。ここで、端末情報取得要求には、その要求の発信元である公開元ユーザの情報（例えば当該ユーザのメールアドレス、ユーザ名、端末１０ａの端末ＩＤ）が含まれていてもよい。また、端末１０ｂの端末情報通信プログラムは、端末１０ｂの画面に、その端末情報取得要求に含まれる公開元ユーザの情報、そのユーザから端末情報の要求を受けたことを示すメッセージ、及び、その要求に応じて当該公開先ユーザの端末情報を返信してよいか否かを入力するためのＧＵＩ（グラフィカルユーザインタフェース）を表示してもよい。そして、公開先ユーザがそのＧＵＩに対して端末情報の送信を認める旨の入力を行うと、端末１０ｂから端末１０ａに対して近接無線通信等にて端末１０ｂの端末情報が送信される。

また、近接無線通信等を用いた端末情報の受け渡しのための操作として、例えば端末１０ａと１０ｂとを軽くぶつけ合ったり、端末１０ａと端末１０ｂ群とを手に持って同時に振ったりするといった動作を行ってもよい。この場合、端末１０ａと端末１０ｂに端末情報通信プログラムが、それら端末が搭載する加速度センサが検出した加速度を端末情報のやりとりのためのトリガとして認識する。そして、このトリガに応じて各端末１０ｂの端末情報通信プログラムが当該端末１０ｂ内の端末情報を無線等で送信し、端末１０ａの端末情報通信プログラムがその端末情報を受信する。

以上に示した各例は、いずれも端末１０ｂを有するユーザが、会合に参加していることを明示する動作（例えば端末１０ａとの赤外線通信、近接無線通信等による端末情報の問合せに対する応諾動作、端末１０ｂを端末１０ａと同期して振る等の同期動作）を行うことで、端末１０ｂの端末情報が端末１０ａに提供される。このため、単に位置的に近傍（例えば端末１０ａから近接無線通信の通信圏内）にいるだけで会合には参加していない人の端末情報が、公開先の情報として端末１０ａに収集される可能性が低減される。

ただし、このようにユーザの明示的な動作により端末１０ａの近傍のユーザのうち会合に参加している人のみを選別するという方式は一例に過ぎない。この代わりに、そのような選別は行わず、端末１０ａの端末情報取得部１４が無線等による近接通信により得た近傍のすべての端末１０ｂの端末情報の集合を、近傍端末情報として文書管理システム１００に送るようにしてもよい。この場合、端末１０ａの近傍の端末１０ｂのうち、文書の公開先とする端末１０ｂ（のユーザ）は、文書管理システム１００（特に公開先判定部１０４）側で判定する。この判定の材料となる情報として、端末１０ａは、各端末１０ｂから端末情報を取得したときの近接通信の通信強度（電波や音声の強度）の情報を、近傍端末情報に含めて文書管理システム１００に送信してもよい。

互いに近傍に位置する端末間での端末情報のやりとりのための技術としては、特許文献４及び５に示されるもの等のように、上に例示したもの以外にも従来様々なものが用いられている。本実施形態では、端末情報を取得するための技術として、そのような従来技術やこれから開発される同じ目的のための技術を用いればよい。端末１０ａは、このような方法を用いることで、会議等のために会合している他のユーザの端末１０ｂの端末情報を収集する。

公開元の端末１０ａの端末情報取得部１４は、取得した近傍の端末１０ｂ群の端末情報と自分自身の端末情報との集合を含んだ近傍端末情報を、送受信部１２を介して文書管理システム１００に送信する。近傍端末情報は、会合しているユーザの集合を表す情報として機能する。また、図示は省略したが、この近傍端末情報に加え、端末１０ａは、公開元のユーザが指定した公開対象の文書を特定する情報を含んだ公開指示を文書管理システム１００に送信する。

文書管理システム１００は、文書群を記憶し、管理するシステムである。文書管理システム１００は、当該システムに対して登録された各ユーザ（以下「登録ユーザ」と呼ぶ）のユーザＩＤ及び認証情報（例えばパスワード、指紋等の生体認証情報）等を含むユーザ情報を保持している。文書管理システム１００は、ログインしてきたユーザに対してユーザＩＤ及び認証情報の入力を求め、そのユーザ情報と照合することで、ログインを許可するか否かを判定する。また、文書管理システム１００は、登録ユーザから文書の登録を受け付けたり、自らが保持している文書に対する登録ユーザからの閲覧や編集等の操作を受け付けたりする。文書管理システム１００は、各文書に対する各登録ユーザのアクセス権（例えば閲覧権、編集権）を管理しており、そのアクセス権の情報に従い、保管している文書に対する各登録ユーザからの操作を受け付けるか否かを制御する。

ここで、文書に対する登録ユーザのアクセス権の１つとして公開権が設定されていてもよい。公開権は、文書を、文書管理システム１００に登録されていないユーザ（以下「非登録ユーザ」と呼ぶ）や、その文書にアクセス権がない登録ユーザに対して公開（すなわちそれらユーザの閲覧を認める）する権利である。登録ユーザは、自らが公開権を有する文書に対し、公開の操作を行うことができる。

図１に示すように、文書管理システム１００は、端末１０ａからの文書公開操作に応じた処理のための機能モジュールとして、送受信部１０２、公開先判定部１０４、識別情報生成部１０６、文書公開処理部１０８、メール送信部１０９、文書記憶部１１０、公開先記憶部１１２、及び公開情報記憶部１１４を備える。

送受信部１０２は、携帯電話回線又は無線通信技術等を用いて、端末１０ａ及び１０ｂとの間でデータの送受信を行う装置である。送受信部１０２は、例えば、端末１０ａが送信した近傍端末情報を受信する。

公開先判定部１０４は、端末１０ａから受け取った近傍端末情報に基づき、公開対象の文書の公開先とすべき各ユーザを判定する。上述した例のように端末１０ａの端末情報取得部１４が、近傍のユーザのうち会合に実際に参加しているユーザの端末情報のみを選別して取得する構成の場合、公開先判定部１０４は、近傍端末情報に含まれるすべての端末情報が示す端末及びユーザを公開先と判定する。一方、端末１０ａがそのような選別を行わず、取得した近傍のすべての端末１０ｂの端末情報を含む近傍端末情報を文書管理システム１００に送る構成の場合は、公開先判定部１０４は、例えばその近傍端末情報に含まれる各端末１０ｂの通信強度を用いて、それら近傍の端末１０ｂの中から、文書の公開先とする端末１０ｂ（及びユーザ）を選抜する。例えば、近傍端末情報に含まれる端末１０ｂのうち、通信強度が閾値以上（すなわち端末１０ａに対する距離がある基準よりも小さい）である端末１０ｂのみを文書の公開先と判定する。また、この選抜には、各端末１０ｂの機種情報を用いてもよい。例えば、端末１０ａのユーザが属する組織が各人に支給している機種の端末１０ｂのみを公開先に選抜したり、機種情報から特定される端末１０ｂの種別が例えばタブレット端末やスマートフォン等と言った特定の種別である場合にその端末１０ｂを公開先に選抜したりするなどである。この場合、近傍端末情報に含まれる各端末１０ｂの端末情報には機種情報が含まれているとする。また、通信強度と端末の種別の組合せなど、複数の情報の組合せに基づいて、公開先とする端末１０ｂを判定してもよい。

また、会合に参加する予定ではあったが実際には参加できなかったユーザに対しても文書の公開を行う実施例では、公開先判定部１０４は、スケジュール管理システム２０に対してスケジュール確認要求を送り、その要求に対して返信されてきたスケジュール情報を
参照してその会合に参加予定であったユーザを特定する。そして、参加予定であったユーザのうち、端末１０ａからの近傍端末情報内に、対応する端末情報（メールアドレス等）が含まれていないユーザがいれば、そのようなユーザも公開先と判定する。なお、スケジュール確認要求には、公開元のユーザのメールアドレス（公開元のメールアドレスは、例えば端末１０ａからの公開指示に含まれる）が含まれる。スケジュール管理システム２０は、確認要求を受けた時刻に該当するスケジュール（又はその時刻の近傍のスケジュール）の中から、公開元のユーザを参加予定者として含むスケジュールを特定し、そのスケジュールの参加予定者の情報を文書管理システム１００に返す。

識別情報生成部１０６は、公開先判定部１０４が判定した公開先の各端末１０ｂ（更に公開元の端末１０ａを公開先として取り扱ってもよい）に対し、文書公開の制御において用いる当該端末の識別情報（以下「公開先ＩＤ」と呼ぶ）を生成する。各端末１０ｂの公開先ＩＤは、当該端末１０ｂの端末情報から生成する。例えば、端末情報に含まれる端末ＩＤとメールアドレスの文字列同士を繋げたもののハッシュ値を、当該端末の公開先ＩＤとするなどである。この代わりに、端末情報に含まれる情報項目（端末ＩＤ及びメールアドレス）のうちの１つを公開先ＩＤとして用いてもよい。識別情報生成部１０６は、生成した公開先ＩＤと、その元になった端末情報の組を公開先記憶部１１２に登録する。

公開先記憶部１１２は、公開先の各ユーザ（端末）の情報を記憶するデータベースである。図３に公開先記憶部１１２の記憶するデータ内容の一例を示す。この例では、文書の公開先に判定されたユーザごとに、そのユーザの公開先ＩＤ、端末ＩＤ及びメールアドレスが記憶されている。このうち端末ＩＤ及びメールアドレスは、端末１０ａから送られてきた近傍端末情報内の個々の端末情報から抽出される。図３の例では、３つの端末のユーザが公開先と判定されており、そのうち３番目のユーザについては端末ＩＤが取得できず、メールアドレスのみが取得されている。

文書記憶部１１０は、文書群を記憶するデータベースである。図４に文書記憶部１１０が記憶する文書の管理データの一例を示す。この例では、各文書を一意的に識別するための文書ＩＤに対応づけて、当該文書の文書名、作成日、更新日が登録されている。文書の実体データ（例えば文書ファイル）は、文書ＩＤに対応づけられて文書記憶部１１０内に記憶されているものとする。

また、図示は省略したが、文書管理システム１００は、当該システム１００に対して登録された登録ユーザのユーザ情報を保持している。図５に、文書管理システム１００が有するユーザ情報の一例を示す。この例では、ユーザ情報には、個々のユーザのユーザ情報として、文書管理システム１００でのそのユーザの識別情報であるユーザＩＤと、そのユーザのユーザ名と、そのユーザのメールアドレスの組が含まれる。

文書公開処理部１０８は、端末１０ａからの公開指示に応じて、近傍端末情報に基づいて判定された公開先の各ユーザに対して、公開指示の対象である文書を公開する。この「公開」の処理は、具体的には、誰に対してどの文書を公開するかを示す公開情報を公開情報記憶部１１４に登録する処理のことである。すなわち、文書公開処理部１０８は、端末１０ａからの公開指示に含まれる公開対象の文書を特定する情報と、その公開指示に対応づけて送られてきた近傍端末情報から特定された公開先の情報との組を、公開情報記憶部１１４に登録する。

図６に公開情報記憶部１１４のデータ内容の一例を示す。図６に示した表のうちの各行が、それぞれ１回の公開指示に応じて生成された公開情報を示している。図６の例では、個々の公開情報は、公開ＩＤ、文書ＩＤ、公開日、公開期限、公開者、公開先の項目を含んでいる。公開ＩＤは、個々の公開指示に対して文書公開処理部１０８が一意的に付与した識別情報である。文書ＩＤは、公開対象の文書の文書ＩＤである。一度の公開指示で複数の文書が公開対象に指定された場合、文書ＩＤの欄にはそれら複数の文書の文書ＩＤが列挙される。公開日は、公開指示を受け付けた日時の情報である。公開期限は、公開対象の文書を公開する期間の終期である。この例では、公開日から公開期限までの間、公開先のユーザは公開対象の文書を入手できる。公開期限の値は、公開元のユーザが指定し、公開元のユーザから明示的な指定がない場合はあらかじめ用意したデフォルト値とする。なお、公開期限の代わりに、公開期間の始期と終期の両方を設定するようにしてもよい。公開者は、公開元のユーザを示す情報であり、ここでは文書管理システム１００での公開元ユーザのユーザＩＤが登録されている。公開先の欄には、公開先判定部１０４が判定した各公開先のユーザの公開先ＩＤが登録される。公開先のユーザが複数存在する場合、それら複数のユーザの公開先ＩＤが列挙される。

文書公開処理部１０８は、端末１０ａからの公開指示、及び識別情報生成部１０６が生成した公開先ＩＤの情報に基づき、図６に例示した公開情報を生成し、公開情報記憶部１１４に登録する。

また、文書公開処理部１０８は、公開先の各ユーザに対して文書の公開を知らせる公開通知メールを生成し、メール送信部１０９にその公開通知メールの送信を行わせる。公開通知メールは、公開文書取得用のＵＲＬ（Uniform Resource Locator）（以下「公開ＵＲＬ」と呼ぶ）を含んだ電子メールである。公開ＵＲＬは、例えば「http://www.example.com/docmentManager/share」などのようにあらかじめ定めた固定のＵＲＬであってよい。この例の公開ＵＲＬは、文書管理システム１００のどの文書を公開する場合にも用いられる共通のものである。公開通知メールを受け取ったユーザが、そのメールに記載された公開ＵＲＬにアクセスすると、その公開ＵＲＬに対応するＨＴＴＰ（Hypertext Transfer Protocol）リクエストが文書管理システム１００に届き、文書管理システム１００がそのリクエストに応じて文書公開のための処理（後で図２等を参照して説明）を開始する。文書によらない共通の公開ＵＲＬを用いる例では、ユーザが公開ＵＲＬにアクセスすることで、文書管理システム１００からそのユーザに対し、そのユーザに公開されたすべての文書を一度にまとめてそのユーザに提供してもよい。

また、別の例として、公開ＩＤごとに異なる公開ＵＲＬを用いてもよい。例えば、公開ＵＲＬに公開ＩＤを含めるなどである。この例では、公開通知メール中の公開ＵＲＬにアクセスしたユーザには、その公開ＵＲＬに対応する公開ＩＤの公開対象の文書のみが提供される。

公開通知メールには公開ＵＲＬの他に、公開期限を知らせるメッセージが含まれてもよい。また、公開元ユーザの情報（例えばユーザ名）、公開対象の文書の文書名、公開元ユーザが公開指示を行った日時など、公開先ユーザが公開対象の文書を識別する助けとなる情報を公開メールに組み込んでもよい。

メール送信部１０９は、電子メールを送信するメール送信サーバである。本実施形態の文脈では、メール送信部１０９は、例えば、文書公開処理部１０８が生成した公開通知メールを、公開先判定部１０４が判定した各公開先のユーザのメールアドレス宛に送信する。電子メールの送信は、送受信部１０２を介して行われる。

スケジュール管理システム２０は、例えば企業や役所、各種団体等の組織において予定されているイベント（すなわち「スケジュール」）の情報を管理するシステムである。スケジュール記憶部２２には、個々のスケジュールの管理情報が記憶される。

図７にスケジュール情報の一例を示す。この例では、個々のスケジュールの管理情報には、スケジュールＩＤ、スケジュール名、開始日時、終了日時、及び参加者の各項目が含まれる。スケジュールＩＤは、当該スケジュールを一意的に識別するための識別情報である。スケジュール名は、当該スケジュールを登録したユーザ等が付けた、当該スケジュールの名称である。開始日時及び終了日時は、当該スケジュールの開始及び終了の予定日時である。参加者の欄には、当該スケジュールに参加する予定の各ユーザのユーザＩＤが列挙される。

なお、スケジュール記憶部２２に登録される参加者のユーザＩＤは、スケジュール管理システム２０におけるユーザの識別情報である。スケジュール管理システム２０と文書管理システム１００が別々にユーザ管理を行っている場合、両者のユーザＩＤは一般に一致しない。

図８にスケジュール管理システム２０が管理するユーザ情報の一例を示す。この例では、ユーザ情報には、個々のユーザのユーザ情報として、スケジュール管理システム２０でのそのユーザの識別情報であるユーザＩＤと、そのユーザのユーザ名と、そのユーザのメールアドレスの組が含まれる。

上述のようにスケジュール管理システム２０と文書管理システム１００との間で、同じユーザに付与されたユーザＩＤ同士が一致しない場合でも、同一ユーザのメールアドレスは一致する（両システムには同一人について同じメールアドレスが登録されているものとする）ので、メールアドレスを参照することで、同一人かどうかを判定できる。

スケジュール記憶部２２のスケジュール情報には、図７に例示した項目の他に、そのスケジュールに係るイベント（会合など）が開催される場所を特定する情報（例えば会議室の識別情報や、会合場所の緯度、経度の情報など）が含まれてもよい。

スケジュール管理システム２０の送受信部２４は、文書管理システム１００との間でデータの送受信を行う装置である。これら両者間のデータの送受信は、例えば、ローカルエリアネットワークやインターネット等のデータ通信ネットワーク経由で行われる。送受信部２４は、文書管理システム１００からのスケジュール確認要求を受け取る。スケジュール確認要求には公開元ユーザのメールアドレスが含まれているので、スケジュール管理システム２０は、そのメールアドレスに対応するユーザＩＤをユーザ情報（図８参照）から求め、スケジュール記憶部２２内のスケジュールの中から、その公開元ユーザのユーザＩＤを参加者として含み、かつ、その確認要求を受け取った時刻をスケジュール期間、すなわち開始日時から終了日時までの期間内に含んだ（あるいはスケジュール期間が確認要求の受信時刻に近い）スケジュールを特定する。そして、特定したスケジュールの各参加者のユーザＩＤを求め、それら各ユーザＩＤに対応するメールアドレスをユーザ情報（図８参照）から求める。そして、そのように求めたそのスケジュールの参加者のメールアドレスのリストを、要求元である文書管理システム１００に送信する。文書管理システム１００は、このリストと、別途端末１０ａから送られてきている近傍端末情報から、会合に参加する予定ではあったが実際には参加していないユーザを特定し、そのユーザを文書の公開先に追加する。

なお、スケジュール管理システム２０は、会合に参加する予定ではあったが実際には参加していないユーザに対しても文書を公開する例において用いられるものである。会合に実際に参加したユーザ以外には文書を公開しない例では、スケジュール管理システム２０は不要である。

なお、図３〜図８に例示した各記憶部の記憶するデータ項目群はあくまで一例に過ぎない。各記憶部は、図３〜図８に例示した項目すべてを記憶するものでなくてもよいし、図３〜図８に例示した項目以外の項目を記憶してもよい。

次に、図２を参照して、公開通知メールを受け取った端末１０ｂが、そのメールに記載された公開ＵＲＬを用いて文書の公開を受ける際に用いられるシステム構成について説明する。

図２に示すように、文書管理システム１００は、端末１０ｂからの公開文書の要求に応じた処理のための機能モジュールとして、送受信部１０２、メール送信部１０９、文書記憶部１１０、公開先記憶部１１２、公開情報記憶部１１４、認証情報記憶部１１６、端末情報判定部１２０、認証コード生成部１２２、認証ＵＲＬ生成部１２４、認証コード判定部１２６、公開文書提供部１２８を備える。このうち、図１に示したものと同符号の要素については、説明を省略する。

端末情報判定部１２０は、公開先の端末１０ｂから送られてきた端末情報（特にメールアドレス）が有効なものであるか否かを判定する。ここでは、その端末情報が公開先記憶部１１２に記憶されており、かつ、公開情報記憶部１１４にその端末情報に対応するユーザを公開先とする文書が登録されている場合に、その端末情報が有効であると判定する。そうでなければ、その端末情報は無効なものと判定する。

認証コード生成部１２２は、有効と判定された端末情報のメールアドレス（すなわち公開先のユーザ）宛に提供する認証コードを生成する。認証コードは、公開ＵＲＬに対してアクセスしてきた公開先のユーザ（すなわち端末情報を送信してきた端末１０ｂのユーザ）が公開文書を取得する権利を有するユーザであることを証する、短期間のみ有効なコード情報である。これは、公開ＵＲＬが特段の期限のないＵＲＬであったのと対照的である。

すなわち、本実施形態では、会合の際に公開ＵＲＬを含む公開通知メールを受けた公開先のユーザには、公開対象の文書をすぐにダウンロードすることは要求しない。公開先のユーザは、対応する公開期限内の、ダウンロードの準備が整った時点で、公開ＵＲＬにアクセスすればよい。このアクセスの時点では、公開先のユーザは公開対象の文書のダウンロードの準備ができていると想定できるので、その時点から短期間（例えば数分間から数時間）だけ有効な認証コードをそのユーザに提供し、ユーザがその認証コードを用いて公開文書のダウンロード要求をしてくるのを待つ。認証コードは、その公開先のユーザのメールアドレスに対して送る。このメールアドレスは、端末１０ｂから公開ＵＲＬへのアクセスに応じて提供したログインページに対して入力され、かつ、公開先記憶部１１２に登録されていると確認されたものである。仮に、公開ＵＲＬを不正に入手した第三者がログインページに対して自分のメールアドレスを入力しても、そのメールアドレスは公開先記憶部１１２に登録されていないので、その第三者のメールアドレスに対して認証コードが送信されることはない。また、その第三者がそのログインページに対して正当な公開先ユーザのメールアドレスを入力した場合は、認証コードはその正当な公開先ユーザのメールアドレスに送られるだけであり、この場合も第三者は認証コードを入手できない。

正しい公開先のユーザは、公開ＵＲＬにアクセスして入手した認証コードを端末１０ｂから文書管理システム１００に送ることで、そのユーザに対して公開された文書のデータを入手する。

認証コード生成部１２２は、ログインページから入力された端末情報（例えばメールアドレス）、又は公開先記憶部１１２に登録されているその端末情報に対応する公開先ＩＤ、又はその両方から、認証コード生成する。公開先ＩＤ、端末情報、又はその組合せのうちのいずれを認証コードの材料に用いるかは、あらかじめ設定しておけばよい。以下では、公開先ＩＤを材料として用いる場合を代表例として説明する。認証コード生成部１２２は、例えば公開先ＩＤの文字列に、その認証コード発行時点の日時（例えば公開ＵＲＬに対して端末１０ｂからアクセスがあった日時）の文字列を付加し、その付加結果の文字列のハッシュ値を求め、そのハッシュ値を認証コードとして用いる。この例では、日時の情報を組み込んでおくことで、過去に発行された認証コードの不正利用が成功する可能性を低減している。

認証コード生成部１２２は、生成した認証コードを、その元になった公開先ＩＤ（あるいはその元になった端末情報に対応する公開先ＩＤ）と対応づけて、認証情報記憶部１１６に登録する。認証情報記憶部１１６には、認証コードと公開先ＩＤに加えて他の情報項目、例えば認証コードを発行した日時の情報、を記録してもよい。

図９に、認証情報記憶部１１６が記憶するデータ内容の一例を示す。この例では、認証コード、公開先ＩＤ、及び認証コードの発行日時の情報の組が記憶されている。１つの例では、この発行日時からあらかじめ定めた認証コードの有効期間（例えば数分から数時間）の間のみ、その認証コードは有効である。発行日時の代わりに、認証コードの有効期限を認証情報記憶部１１６に登録してもよい。

また、認証情報記憶部１１６には、公開ＵＲＬにアクセスしてきた端末１０ｂの識別情報も合わせて記憶してもよい。端末１０ｂの識別情報としては、端末ＩＤを用いてもよいし、公開ＵＲＬにアクセスしてきた際の端末１０ｂのＩＰアドレスを用いてもよい。ＩＰアドレスは、公開ＵＲＬにアクセスするＨＴＴＰリクエストに含まれているので、文書管理システム１００が特別な処理をしなくても入手可能である。端末１０ｂの識別情報（例えばＩＰアドレス）を認証情報記憶部１１６に記憶しておくことで、後に到来する認証コードを含んだダウンロード要求が、その正当な端末１０ｂからのものであるか否かを判定し得る。何らかの方法で認証コードを不正入手した第三者が他の端末からその認証コードを用いて文書管理システム１００に公開文書を要求したとしても、その不正要求は拒絶される。

また、認証情報記憶部１１６には、公開ＵＲＬにアクセスしてきた際の端末１０ｂの位置情報を記録してもよい。この位置情報は、例えば公開ＵＲＬに対応するログインページに対してユーザが端末情報を入力して送信する際に、端末１０ｂが例えば内蔵するＧＰＳ（グローバル・ポジショニング・システム）デバイスから取得し、文書管理システム１００宛に送信すればよい。この位置情報は、後に到来する認証コードを含んだダウンロード要求が、その正当な端末１０ｂからのものであるか否かを判定する際に用いる。認証コードの有効期間は短いので、その間に公開先のユーザが移動する距離は大きくないと考えられる。そこで、認証コードを受け取った際に、文書管理システム１００が認証コードの送信元の端末から位置情報を取得し、その位置情報が示す位置が認証情報記憶部１１６に記憶されたその認証コードに対応する位置とを比較し、両者の距離が閾値以下であれば、その認証コードが有効であると判定する。両者の距離が閾値を超える場合、その認証コードは無効（例えば不正な第三者からのもの）と判定する。

認証ＵＲＬ生成部１２４は、認証コードを含んだＵＲＬ（「認証ＵＲＬ」と呼ぶ）を生成し、その認証ＵＲＬを含んだ電子メール（「認証通知メール」と呼ぶ）を生成する。認証ＵＲＬは、公開ＵＲＬに対して認証コードを付加してできるＵＲＬである。例えば「http://www.example.com/docmentManager/share/jfpoi80435jfjret」が認証ＵＲＬの一例である。このうち末尾の文字列「jfpoi80435jfjret」が認証コードであり、その前が公開ＵＲＬの文字列である。認証コードを認証ＵＲＬに含めて公開先のユーザに通知すると、そのユーザがその認証ＵＲＬにアクセスする操作（例えばＵＲＬのクリック操作）を行うだけで、端末１０ｂから文書管理システム１００に対して認証コードが送られることになる。

認証ＵＲＬ生成部１２４は、生成した認証通知メールを、メール送信部１０９及び送受信部１０２を介して、公開先ユーザのメールアドレス（すなわちログインページに入力されたメールアドレス）に送る。

認証コード判定部１２６は、端末１０ｂからの認証ＵＲＬに対するアクセス要求に含まれる認証コードが有効であるか否かを判定する。この判定では、その認証コードが認証情報記憶部１１６に記憶され、かつそのアクセス要求の時刻がその認証コードの有効期間内（例えば認証コードの発行日時から、あらかじめ定めた時間内）である、か否かを判定する。この判定結果が肯定の場合、その認証コードは有効であると判定する。

また更に、認証ＵＲＬに対するアクセス要求の発信元の端末のＩＰアドレス等の識別情報又はそのアクセス要求の時点でのその端末の位置情報、又はその両方を取得し、それらの値を確認した上で認証コードの有効性を判定してもよい。この場合、端末の識別情報又は位置情報又はその両方が認証情報記憶部１１６に記憶されたものと一致（位置情報についてはその差が閾値以下）する場合にのみ、その認証コードが有効であると判定する。

公開文書提供部１２８は、認証ＵＲＬに対するアクセス要求に含まれる認証コードが有効と判定された場合に、その認証コードに対応するユーザを公開先とする文書を文書記憶部１１０から取得する。それら文書群を、送受信部１０２経由で、そのアクセス要求の発信元の端末１０ｂに対して送信する。このとき、それら文書群を含むアーカイブファイルを作成し、そのアーカイブファイルを端末１０ｂに送ってもよい。

次に、図１０及び図１１を参照して、本実施形態のシステムの処理手順の一例を説明する。まず、図１０を参照して、公開元ユーザが文書の公開指示を行ったときの処理の例を説明する。

まず公開元ユーザが、端末１０ａを操作して文書管理システム１００にログインする（Ｓ１００）。公開元ユーザは、文書管理システム１００にアカウントを有しているので、ログインが可能である。このログインにより、文書管理システム１００は、公開元ユーザの端末１０ａに対して、保管している文書群に対する操作のためのＵＩ（ユーザインタフェース）画面を、例えばウェブページの形で提供する。このＵＩ画面には、例えば、公開元ユーザがアクセス権を持つ文書の一覧や、この一覧に含まれる文書に対する絞り込み条件を入力する入力欄が含まれてもよい。文書の一覧には、各文書の識別情報（例えば文書ＩＤ）が含まれる。絞り込み条件は、例えば、文書の属性情報（例えば文書名や作成日時、公開元ユーザが持つその文書に対するアクセス権の種類）や文書本文に対する検索条件である。絞り込み条件を入力して絞り込みを指示すると、文書管理システム１００は、その条件を満たす文書を抽出し、抽出された文書の一覧画面を公開元ユーザの端末１０ａに提供する。公開元ユーザは、このようなＵＩ画面に示された文書の中から、公開対象とする一以上の文書を選択する（Ｓ１０２）。ここで、文書管理システム１００に既に保持されている文書だけでなく、ユーザが端末１０ａ上に保持する文書や、文書管理システム１００以外のネットワークストレージ上にある文書を文書管理システム１００にアップロードし、アップロードした文書を公開先に指定できるようにしてもよい。そして、公開元ユーザは、ＵＩ画面に示される公開指示ボタン（例えばこのボタンには「選択した文書を公開」等の説明が付随する）をクリックする等の操作により、それら選択した文書の公開を指示する（Ｓ１０４）。この公開指示操作により、選択された文書の識別情報（文書ＩＤ）の集合が端末１０ａから文書管理システム１００に送られる。文書管理システム１００は、この集合に含まれる文書を、公開対象と認識する。また、公開元ユーザは、端末１０ａに対して近傍端末の検索を指示する（Ｓ１０６）。この指示に応じ、端末情報取得部１４が当該端末１０ａの近傍の各端末１０ｂから端末情報を取得し（Ｓ１０８）、取得した端末情報の集合（すなわち近傍端末情報）を文書管理システム１００に送信する（Ｓ１１０）。近傍端末情報は、Ｓ１０４の操作に応じて送られた公開対象の文書群の情報と対応づけて、文書管理システム１００に送信される。

なお、公開元ユーザが近傍端末の検索指示を明示的に入力しなくても、例えば文書一覧画面に含まれる文書公開ボタンがクリックされると端末情報取得部１４が動作する等の方式で、自動的に近傍端末の検索及びその検索結果（近傍端末情報）の送信がなされるようにしてもよい。

文書管理システム１００は、端末１０ａから受け取った公開対象の文書群の情報と近傍端末情報を受信する。次に、文書管理システム１００（特に識別情報生成部１０６）は、近傍端末情報に含まれる各公開先端末１０ｂの端末情報について、その端末情報に対応する公開先ＩＤを生成し（Ｓ２００）、その公開先ＩＤと端末情報の組を公開先記憶部１１２に登録する（Ｓ２０２）。また、文書管理システム１００（特に文書公開処理部１０８）は、それら各公開先端末１０ｂのユーザに対して、公開対象の文書群の公開処理を実行する（Ｓ２０４）。この公開処理では、公開情報記憶部１１４に対し、その公開対象の文書群の文書ＩＤと、公開先端末１０ｂに対応する公開先ＩＤのリストとを含んだ公開情報を登録する。また、文書公開処理部１０８は、公開ＵＲＬを含んだ公開通知メールを作成し、メール送信部１０９に、その公開通知メールを、それら各公開先端末１０ｂのメールアドレス（Ｓ２００で受け取った端末情報に含まれるもの）宛に送信させる（Ｓ２０６）。公開通知メールは、各公開先端末１０ｂのユーザにより受信される。また、公開元の端末１０ａも文書の公開先に含める仕様の場合、公開通知メールは、公開元端末１０ａのユーザにも受信される（Ｓ１１２）。

次に、図１１を参照して、公開通知メールを受け取った公開先のユーザが、その公開通知メールに含まれる公開ＵＲＬへのアクセス操作を行ったときの処理の例を説明する。この手順では、まず公開通知メールを受け取ったユーザが、自分の操作する端末１０ｂにて、その公開通知メールに含まれる公開ＵＲＬにアクセスする操作（例えば公開ＵＲＬをクリックするなど）を行う（Ｓ１２０）。この端末１０ｂは、当該ユーザ宛の電子メールが受け取れるものであれば、会合時（公開元の端末１０ａが端末情報を収集した時）にそのユーザが操作していた端末１０ｂとは別の端末でもよい。Ｓ１２０の操作に応じ、公開ＵＲＬを含んだＨＴＴＰリクエストが端末１０ｂから文書管理システム１００に送られる。文書管理システム１００は、そのリクエストに応じ、端末情報（ここではメールアドレス）の入力欄を含むログインページを返す。端末１０ｂは、そのログインページを表示し、ユーザからのそのログインページの入力欄に対する端末情報の入力、及び送信指示の入力を受け付ける（Ｓ１２２）。端末情報が入力され、送信指示が入力されると、端末１０ｂは、その端末情報を文書管理システム１００に送信する（Ｓ１２４）。

文書管理システム１００の端末情報判定部１２０は、受信した端末情報が公開先記憶部１１２に登録された有効な端末情報のいずれかに該当するかどうかを判定する（Ｓ２１０）。端末情報が有効でなければ、文書管理システム１００は、例えば端末情報が有効でない旨を示すメッセージを記したウェブページを端末１０ｂに返すなどのエラー処理を行い、今回の端末１０ｂからアクセスに対する処理を終了する。

Ｓ２１０にて端末情報が有効であると判定した場合、認証コード生成部１２２が、その端末情報に対応する公開先ＩＤを公開先記憶部１１２から取得し、その公開先ＩＤから今回のアクセスに対応する認証コードを生成し（Ｓ２１２）、生成した認証コードをその公開ＩＤと対応づけて認証情報記憶部１１６に登録する（Ｓ２１４）。そして、認証ＵＲＬ生成部１２４が、その認証コードと公開先ＵＲＬとから認証ＵＲＬを生成し（Ｓ２１６）、その認証ＵＲＬを記載した認証通知メールを、メール送信部１０９を介して、その端末情報に含まれるメールアドレス宛に送信する（Ｓ２１８）。

ここで、文書管理システム１００は、端末１０ｂから受け取った端末情報が有効とＳ２１０で判定した場合、端末１０ｂに対してパスワード等の設定画面をウェブページの形で提供し、公開先のユーザから（その端末情報に対応づけて生成した）認証コードに設定するパスワードの入力を受け付けてもよい。受け付けたパスワードは、その認証コードと対応づけて認証情報記憶部１１６に保存される。

その認証通知メールを受け取った（Ｓ１２６）公開先のユーザは、端末１０ｂにてそのメールを閲覧し、そのメール内に表示された認証ＵＲＬにアクセスする操作を行う（Ｓ１２８）。これにより、端末１０ｂは、認証ＵＲＬを含んだＨＴＴＰリクエストを文書管理システム１００に送る。

このリクエストを受け取った文書管理システム１００では、認証コード判定部１２６が、認証情報記憶部１１６を参照して、そのリクエスト中の認証ＵＲＬに含まれる認証コードが有効か否かを判定する（Ｓ２２０）。認証コードが有効でない場合、文書管理システム１００は、例えば認証コードが有効でない旨を示すメッセージを記したウェブページを端末１０ｂに返すなどのエラー処理を行い、今回の端末１０ｂからのアクセスに対する処理を終了する。

認証コードが有効な場合、公開文書提供部１２８が、その認証コードに対応する公開先ＩＤを認証情報記憶部１１６から求め、その公開先ＩＤを公開先のリストに含み、かつ公開期限が過ぎていない公開情報を公開情報記憶部１１４から求め、求めたすべての公開情報に含まれる公開対象の文書を特定する。そして、特定したそれら文書群を、Ｓ１２８のアクセスに対する応答として端末１０ｂに送信する（Ｓ２２２）。特定した文書群は、アーカイブファイルにまとめて送信してもよい。また、認証ＵＲＬに対するアクセスとこれに対する応答をＳＳＬ（Secure Socket Layer）等の通信路暗号化技術で暗号化することで、それら文書群の通信路上での漏洩を防ぐようにしてもよい。そして、文書管理システム１００は、それら文書群をその公開先ユーザに提供した旨のログ情報を記録し、認証情報記憶部１１６から、その認証コードのエントリを削除する（Ｓ２２４）。認証コードを削除することで、同じ認証コードにより複数回文書群が取得されることがなくなる。ログ情報には、公開先ユーザの情報として、例えば、そのユーザのメールアドレスを記録する。

ここで、認証コード判定部１２６は、取得した認証ＵＲＬに含まれる認証コードにパスワードが設定されていることが認証情報記憶部１１６の情報からわかった場合、Ｓ２２０にて、端末１０ｂに対してパスワード入力用のウェブページを送信し、パスワード入力を受け付けてもよい。そして、入力されたパスワードが、認証情報記憶部１１６にその認証コードと対応づけて記憶されたパスワードと一致しない場合、Ｓ２２０で認証コードが無効と判定する。入力されたパスワードが正しく、また認証情報記憶部１１６に記憶された他のすべの情報から見ても認証情報が有効と判定された場合に、Ｓ２２０の判定結果がＹＥＳとなる。

端末１０ｂは、文書管理システム１００から送られてきた文書群を取得し、保存する（Ｓ１３０）。公開先のユーザは、端末１０ｂ内に保存した文書を閲覧する。

以上、本発明の実施形態を説明した。本実施形態の仕組みを用い、例えば、文書管理システム１００に保存された会議資料を、そのシステム１００に登録されていない会議参加者に配布するなどの応用が考えられる。

次に、会合に参加する予定であったが参加できなかったユーザに対しても文書を公開する仕組みの例について説明する。

この例では、文書管理システム１００の公開先判定部１０４は、公開元の端末１０ａから公開指示を受け取ると、送受信部１０２を介してスケジュール管理システム２０に対してスケジュール確認要求を送る。その要求には、公開元ユーザのメールアドレス（これは公開指示に含まれる）が含まれる。スケジュール管理システム２０は、スケジュール記憶部２２の中から、その公開先ユーザのメールアドレスに対応するユーザＩＤを参加者の欄に含み、かつその要求を受け取った時刻に該当する（あるいはその近傍の時刻）のスケジュールを探す。そして、該当するスケジュールが見つかれば、そのスケジュールの参加者欄に含まれる各ユーザＩＤに対応するメールアドレスを、スケジュール管理システム２０の保持するユーザ情報から求め、求めたメールアドレスのリストを文書管理システム１００に返す。文書管理システム１００の公開先判定部１０４は、受け取ったリストに含まれるメールアドレスの中に、公開指示に対応づけて受け取った近傍端末情報に含まれていないものがあれば、そのメールアドレスを公開先に追加する。これにより、スケジュールには登録されているが、会合には参加しなかったユーザも、文書の公開先となる。

この例では、公開元ユーザのメールアドレスと確認要求の時刻から、対応するスケジュールを判定したが、この代わりに、これに加えて、公開元ユーザの位置情報と各スケジュールの開催予定場所の情報も考慮して、対応するスケジュールを判定してもよい。この例では、スケジュール記憶部２２には、各スケジュールの開催場所の位置情報（例えば緯度・経度、あるいは会議室番号などといった開催場所の識別情報）が登録される。公開元の端末１０ａは、公開指示に対応づけて自分の現在位置の情報を文書管理システム１００に通知する。文書管理システム１００は、スケジュール管理システム２０に対し、その端末１０ａの現在位置情報を含む確認要求を送る。スケジュール管理システム２０は、例えば、確認要求に含まれる公開元ユーザのメールアドレス、現在位置情報、及び確認要求の時刻を、各スケジュールの参加者、開催場所、及び期間の情報と照合することで、確認要求に最も適合したスケジュールを判定する。

以上の例では、電子メールを用いて公開ＵＲＬや認証ＵＲＬをユーザ宛に通知したが、ショートメッセージサービスやＳＮＳ（ソーシャルネットワーキングサービス）などの他の情報伝達手段を用いて公開ＵＲＬや認証ＵＲＬを各ユーザに通知してもよい。この場合、公開元の端末１０ａの端末情報取得部１４は、その情報伝達手段における各ユーザの識別情報を他の端末１０ｂから収集すればよい。

また、以上の例では、公開元のユーザが公開対象の文書を選択（Ｓ１０２）した上で、文書公開の指示を発した（Ｓ１０４）が、この順序は必須ではない。公開対象の文書を指定せずに、公開元のユーザが文書公開指示を端末１０ａから文書管理システム１００に送ってもよい。この場合、その指示に応じて端末１０ａは近傍の端末の端末情報を収集して文書管理システム１００に送り、文書管理システム１００は、それら近傍の各端末の情報を公開先とした公開情報を生成して公開情報記憶部１１４に登録し、公開ＵＲＬを含んだメールを各公開先に送る（Ｓ２００〜Ｓ２０６）。ここで、その公開情報が公開情報記憶部１１４に登録された時点では、公開対象の文書ＩＤの欄は空欄（Ｓ１０２で公開先の文書が全く指定されなかった場合）である。文書管理システム１００は、Ｓ２０４の後、その公開情報の公開ＩＤ（図６参照）を含む電子メールを、公開元のユーザのメールアドレス宛に送る。ここでは、例えば、文書管理システム１００のウェブサーバのＵＲＬの後にあらかじめ定めた公開対象文書登録を示すパス名と、その公開ＩＤとを付加して文書登録用のＵＲＬを作成し、そのＵＲＬを含んだ電子メールを公開元ユーザに送る。そのメールを受け取った公開元ユーザは、そのＵＲＬにアクセスすることで、文書管理システム１００から、その公開ＩＤに対応する文書登録用のウェブページを受け取り、そのウェブページを用いて公開対象の文書をアップロードする。文書管理システム１００は、アップロードされた文書に文書ＩＤを付与して保管すると共に、その文書ＩＤを、公開情報記憶部１１４内のその公開ＩＤに対応する公開対象の文書ＩＤの欄に追加する。この仕組みにより、公開指示の後に、公開対象の文書を追加することが可能となる。

また、以上の例では、公開元の端末１０ａが近傍の各端末１０ｂの端末情報を収集したが、これは一例に過ぎない。この代わりに、文書管理システム１００が、公開元の端末１０ａの近傍の各端末１０ｂの端末情報を収集してもよい。これには、例えば、会合時に、公開元の端末１０ａから文書管理システム１００に公開指示を送ると共に、会合に参加している各ユーザが、それぞれ各自の端末１０ｂから文書管理システム１００にアクセスする。このとき、各端末１０ａ及び１０ｂは、それぞれ自身の位置情報と端末情報とを文書管理システム１００に送る。この位置情報は、端末が内蔵するＧＰＳデバイスから取得した位置情報であってもよいし、例えば部屋ごとに設けられた無線基地局のＩＤであってもよい。文書管理システム１００は、各端末１０ａ及び１０ｂからある時間幅の範囲内に送られてきた位置情報に基づき、端末１０ａの近傍に位置する端末１０ｂを識別し、それら近傍の端末１０ｂの端末情報を判別する。

以上に例示した端末１０ａ、１０ｂ、スケジュール管理システム２０、文書管理システム１００は、例えば、汎用のコンピュータにそれら各装置、各システムの各機能モジュールの処理を表すプログラムを実行させることにより実現される。ここで、コンピュータは、例えば、ハードウエアとして、ＣＰＵ等のマイクロプロセッサ、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）およびリードオンリメモリ（ＲＯＭ）等のメモリ（一次記憶）、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）等の二次記憶を制御する二次記憶コントローラ、各種Ｉ／Ｏ（入出力）インタフェース、ローカルエリアネットワークなどのネットワークとの接続のための制御を行うネットワークインタフェース等が、たとえばバスを介して接続された回路構成を有する。また、そのバスに対し、例えばＩ／Ｏインタフェース経由で、ＣＤやＤＶＤなどの可搬型ディスク記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのディスクドライブ、フラッシュメモリなどの各種規格の可搬型の不揮発性記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのメモリリーダライタ、などが接続されてもよい。上に例示した各機能モジュールの処理内容が記述されたプログラムがＣＤやＤＶＤ等の記録媒体を経由して、又はネットワーク等の通信手段経由で、ハードディスクドライブ等の二次記憶装置に保存され、コンピュータにインストールされる。二次記憶装置に記憶されたプログラムがＲＡＭに読み出されＣＰＵ等のマイクロプロセッサにより実行されることにより、上に例示した機能モジュール群が実現される。

またスケジュール管理システム２０及び文書管理システム１００は、当該システムを構成する機能モジュールが、それぞれ複数のコンピュータ上に分散して実装されてもよい。この場合、それら分散されたモジュール同士が互いに通信しながら、上記実施形態に説明した機能を実現する。

１０ａ，１０ｂ 端末、１２ 送受信部、１４ 端末情報取得部、２０ スケジュール管理システム、２２ スケジュール記憶部、２４ 送受信部、１００ 文書管理システム、１０２ 送受信部、１０４ 公開先判定部、１０６ 識別情報生成部、１０８ 文書公開処理部、１０９ メール送信部、１１０ 文書記憶部、１１２ 公開先記憶部、１１４ 公開情報記憶部、１１６ 認証情報記憶部、１２０ 端末情報判定部、１２２ 認証コード生成部、１２４ 認証ＵＲＬ生成部、１２６ 認証コード判定部、１２８ 公開文書提供部。

Claims (6)

1. 文書データの公開指示を行うユーザの端末の近傍の各端末から、それら近傍の各端末を有するユーザの通知先情報を取得する取得手段と、
   前記取得手段が取得した前記通知先情報が示す通知先に対して、前記公開指示の対象である文書データを提供する文書提供手段と、
   を有する文書公開システム。
2. 前記公開指示を行った端末から当該端末を有するユーザの通知先情報を取得し、スケジュール管理システムから、その通知先情報に対応するユーザが参加予定のスケジュールの参加予定者の通知先情報を取得する参加予定者情報取得手段、
   を更に有し、前記文書提供手段は、前記参加予定者情報取得手段が取得した通知先情報が示す通知先に対しても、前記公開指示の対象である文書データを提供する、ことを特徴とする請求項１に記載の文書公開システム。
3. 文書データの公開指示を行うユーザの端末である公開元端末と、文書データを提供する文書提供装置と、を有し、
   前記公開元端末は、当該端末の近傍の各端末から、それら近傍の各端末を有するユーザの通知先情報を取得する取得手段と、
   前記取得手段が取得した前記近傍の各端末を有するユーザの通知先情報を、前記文書提供装置に送信する送信手段と、
   を有し、
   前記文書提供装置は、
   前記公開元端末から前記近傍の各端末を有するユーザの通知先情報を受信する受信手段と、
   前記公開元端末から受信した前記通知先情報が示す通知先に対して、前記公開指示の対象である文書データを提供する文書提供手段と、
   を有する、
   ことを特徴とする文書公開システム。
4. 前記文書提供装置は、
   前記公開元端末から当該端末を有するユーザの通知先情報を取得し、スケジュール管理システムから、その通知先情報に対応するユーザが参加予定のスケジュールの参加予定者の通知先情報を取得する参加予定者情報取得手段、
   を更に有し、前記文書提供手段は、前記参加予定者情報取得手段が取得した通知先情報が示す通知先に対しても、前記公開指示の対象である文書データを提供する、ことを特徴とする請求項３に記載の文書公開システム。
5. 前記文書提供手段は、前記通知先情報が示す通知先に対してアクセス情報を送信し、その通知先のユーザからの前記アクセス情報を含んだ要求に応じて前記通知先に認証コードを送信し、その認証コードを含んだダウンロード要求を受けると、前記公開指示の対象である文書データをそのダウンロード要求の要求元に返信する、ことを特徴とする請求項１〜４のいずれか１項に記載の文書公開システム。
6. コンピュータを、
   文書データの公開指示を行うユーザの端末の近傍の各端末を有するユーザの通知先情報を取得する取得手段、
   前記取得手段が取得した前記通知先情報が示す通知先に対して、前記公開指示の対象である文書データを提供する文書提供手段、
   として機能させるためのプログラム。

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