JP2013206079A - 電子名刺管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】電子名刺の利便性を失わずに、電子名刺における個人情報に関するセキュリティを高めることができる、電子名刺管理システムを提供することを目的とする。
【解決手段】近距離通信により電子名刺を交換する、複数の携帯通信端末１０と、組織関連名刺を格納する名刺管理装置２００と、個人関連名刺を格納する名刺管理装置１００と、を有し、これらが各々と通信可能な電子名刺管理システムであって、携帯通信端末１０は、自身の組織関連名刺と、自身の個人関連名刺と、受け取った電子名刺と、の情報を格納し、最新情報を取得したい電子名刺の情報を、名刺管理装置２００に送信し、組織関連名刺と判断すれば、該当する組織関連名刺の情報を携帯通信端末１０に送信し、個人関連名刺と判断すれば、名刺管理装置１００に検索先を変更し、該当する個人関連名刺の情報を携帯通信端末１０に送信する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、電子名刺に関し、特に電子名刺情報の管理、利用に関する。

近年、携帯電話などの携帯通信端末の機能が充実し、従来の紙名刺に代わり、電子データ化した様々な電子名刺管理システムの提案がなされている。

電子名刺管理システムとしては、下記の特許文献１、特許文献２がある。

特許文献１は、名刺交換する者同士が名刺管理サーバに名刺情報を登録し、個人を識別するコード情報を取得する。電子名刺交換の際に、電子名刺情報とともに前述のコード情報を相手に送信する。交換した相手の最新の名刺情報を知りたい場合は、相手のコード情報が名刺管理サーバに送信され、そのコード情報をもとに相手の最新の名刺情報を取得する名刺管理システムである。

特許文献２は、管理端末を介して、電子名刺サーバに対する電子名刺情報の入力、更新を行い、その情報が携帯通信端末に送信される。管理端末で入力、更新を行うことで、組織として、個々人の電子名刺情報を管理する名刺管理システムである。

特開２００４−３６２２６４号公報 特開２０１０−２８６９１３号公報

しかし、これらのシステムは、システムを利用する会社の個々人の名刺情報の全てを名刺管理サーバに保管する必要があり、名刺管理サーバへの不正なアクセスや、システムを運用する者の不正な漏洩などにより、一度に全ての情報が流出する危険性があり、特に個人の連絡先は、迷惑メールや不当な電話勧誘などに利用されると業務の妨げになり、また、プライバシーの問題をも含んでいるため、所属する会社や組織で管理する必要があった。

これらの危険を回避するために、企業などが個々に電子名刺管理システムを構築してしまうと、形式や項目数が異なるなどのために電子名刺の交換ができないなど、電子名刺の利便性などが失われてしまう可能性があった。

そこで、これらを鑑み、本発明は、電子名刺の利便性を失わずに、電子名刺における個人情報に関するセキュリティを高めることができる、電子名刺管理システムを提供することを目的とする。

本発明の電子名刺管理システムは、近距離通信機能を使用して電子名刺を交換する、複数の携帯通信端末と、組織関連の名刺情報である組織関連名刺を格納する、第１の名刺管理装置と、前記組織関連名刺に、個人関連の名刺情報を付加した名刺情報である個人関連名刺を格納する、第２の名刺管理装置と、を有し、前記携帯通信端末、前記第１のおよび前記第２の名刺管理装置は、各々と通信可能な電子名刺管理システムであって、前記携帯通信端末は、自身の前記組織関連名刺の情報と、自身の前記個人関連名刺の情報と、受け取った電子名刺である交換名刺情報と、を格納し、最新情報を取得したい交換名刺情報を、前記第１の名刺管理装置に送信し、前記第１の名刺管理装置は、前記携帯通信端末から受信した前記交換名刺情報を判断し、前記組織関連名刺と判断すれば、受信した前記交換名刺情報に該当する前記組織関連名刺の情報を前記携帯通信端末に送信し、前記個人関連名刺と判断すれば、前記第２の名刺管理装置に検索先を変更し、受信した前記交換名刺情報に該当する前記個人関連名刺の情報を前記携帯通信端末に送信することを特徴とする。

本発明によれば、電子名刺の利便性を失わずに、電子名刺における個人情報に関するセキュリティを高めることができる。

本発明の実施形態を示すシステム構成図である。 個別装置１００の機能構成図である。 管理装置２００の機能構成図である。 組織関連情報ＤＢ１１１に格納されているデータの一例である。 個人関連情報ＤＢ１１２に格納されているデータの一例である。 組織関連名刺情報および個人関連名刺情報の生成に関するフロー図である。 携帯通信端末１０への、端末所有者に関する組織関連名刺情報および個人関連名刺情報の格納に関するフロー図である。 携帯通信端末１０に格納されているデータの一例である。 個別装置１００および管理装置２００に格納されている、名刺情報の変更に関するフロー図である。 携帯通信端末に格納されている、当該端末所有者に関する名刺情報の変更に関するフロー図である。 携帯通信端末１０における電子名刺情報の送受信に関するフロー図である。 受け取った電子名刺の最新情報の取得に関するフロー図である。

本発明の第１の実施形態について、図を参照して説明する。

図１は本発明の実施形態である電子名刺管理システムを示すシステム構成図である。

電子名刺管理システムは、電子名刺交換を行う複数の携帯通信端末１０と、公衆回線網３０と、社内ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）４０と、個人関連の名刺情報などを保管する複数の個別名刺情報保管装置１００（以下、個別装置１００と記述）と、社内ＬＡＮ４０を介して個別装置１００に接続し、データの入力やデータの表示などを行う管理端末１５０と、複数の個別装置１００への接続管理や、氏名以外の個人情報を含まない組織関連の名刺情報の保管、などを行う電子名刺管理装置２００（以下、管理装置２００と記述）と、で構成され、例えば、個別装置１００は、企業などの組織毎に存在する人事情報を扱うサーバなどで、管理装置２００は、本システムの運用会社などのサーバである。

管理端末１５０は、社内ＬＡＮ４０を介して、保管装置１００とのデータの送受信を行うパソコンなどである。なお、データの入力やデータの表示などが行えればよいので、管理端末１５０を、保管装置１００に付属のキーボードやマウスなどの入力装置と、ディスプレイなどの表示装置と、で構成してもよい。

携帯通信端末１０は、個別装置１００および管理装置２００とデータの送受信が行える機能を有する、携帯電話、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔｓ）などである。

図２は個別装置１００の機能構成図である。

個別装置１００は、少なくとも、データの送受信を行う送受信部１０１と、受信したデータと、保管しているデータの照合などを行う照合部１０２と、個別装置１００へのリンク情報を生成するリンク情報生成部１０４と、氏名以外の個人情報を含まない組織関連の名刺情報を格納する組織関連情報ＤＢ（データベース）１１１と、個人関連の名刺情報を格納する個人関連情報ＤＢ１１２と、で構成される。

図３は管理装置２００の機能構成図である。

管理装置２００は、少なくとも、データの送受信を行う送受信部２０１と、受信したデータと、保管しているデータの照合などを行う照合部２０２と、名刺コードや組織コードの生成などを行うコード生成部２０３と、全ての名刺コードの保管と、個別装置１００から受信した組織関連の名刺情報などを格納する全体名刺情報ＤＢ２１１と、個別装置１００のリンク先などの情報を保管する個別装置管理ＤＢ２１３と、で構成される。

組織関連名刺情報および個人関連名刺情報の生成について説明する。

先に組織関連情報ＤＢ１１１および個人関連情報ＤＢ１１２に格納するデータについて説明する。

図４は、組織関連情報ＤＢ１１１に格納されているデータの一例を示し、図５は個人関連情報ＤＢ１１２に格納されているデータの一例を示す図である。

整理番号は、組織関連情報ＤＢ１１１と、個人名刺情報ＤＢ１１２と、のデータを関連付けるための一意の番号である。また、組織コードは、予め、管理装置２００において生成され、当該個別装置１００を管理する組織に付与されたコードである。

組織関連情報ＤＢ１１１に格納されているデータは、少なくとも、整理番号と、組織コードと、名刺コードと、更新日時と、氏名以外は個人情報を含まない組織関連名刺情報と、である。

個人関連情報ＤＢ１１２に格納されているデータは、少なくとも、整理番号と、組織コードと、名刺コードと、更新日時と、個人メール、個人電話番号などの個人情報を含む個人関連名刺情報と、である。

図６は、組織関連名刺情報および個人関連名刺情報の生成に関するフロー図である。

個別装置１００は、キーボードなどの管理端末１５０の入力部の操作により入力された組織関連名刺情報を組織関連情報ＤＢ１１１に格納し、個人関連名刺情報を個人関連情報ＤＢ１１２に格納する（ステップＳ１０１）。このとき、格納日時を更新日時として、格納する。

個別装置１００は、キーボードなどの管理端末１５０の入力部の操作により、名刺コード要求と、組織コードと整理番号とからなる整理コードと、組織関連名刺情報と、を管理装置２００に送信する（ステップＳ１０２）。

管理装置２００は、名刺コード要求と、整理コードと、組織関連名刺情報と、を受信し（ステップＳ１１１）、受信した整理コードと、組織関連名刺情報と、を全体名刺情報ＤＢ２１１に格納する（ステップＳ１１２）。

管理装置２００は、整理コードにおいて、一意となる名刺コードを生成し、整理コードおよび組織関連名刺情報に付与する（ステップＳ１１３）。

管理装置２００は、整理コードと、名刺コードと、を、個別装置１００に送信する（ステップＳ１１４）。

個別装置１００は、整理コードと、名刺コードと、を受信し、整理コードの一部である整理番号をもとに、格納している組織関連名刺情報および個人関連名刺情報に名刺コードを関連付けて、格納する（ステップＳ１０３）。

個別装置１００は、リンク情報生成部１０４において、名刺コード毎に、格納している組織関連名刺情報および個人関連名刺情報に対するリンク情報を生成し、リンク情報生成部１０４に一時的に格納する（ステップＳ１０４）。

当該リンク情報は、少なくとも、個別装置１００の本システムの通信アドレスであるＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）の情報と、名刺コードと、携帯通信端末１０に対する組織関連名刺情報および個人関連名刺情報の格納を実行させるコマンドと、で構成される。

携帯通信端末１０への、当該端末所有者に関する組織関連名刺情報および個人関連名刺情報の新規格納について説明する。

図７は、携帯通信端末１０への、端末所有者に関する組織関連名刺情報および個人関連名刺情報の格納に関するフロー図である。

例えば、リンク情報送信ボタンを押すなどの、キーボードなどの管理端末１５０の入力部の操作により、個別装置１００は、個人関連情報ＤＢ１１１に格納されているメールアドレスに対し、当該リンク情報を送信する（ステップＳ２０１）。

携帯通信端末１０は、リンク情報を受信する（ステップＳ２１１）。

例えば、カーソールをリンク情報に移動し、決定キーを押すなどの、携帯通信端末１０の入力部の操作により、携帯通信端末１０は、個別装置１００に対し、接続の要求と、組織関連名刺情報および個人関連名刺情報の要求を送信する（ステップＳ２１２）。

個別装置１００は、接続の要求と、組織関連名刺情報および個人関連名刺情報の要求を受信する（ステップＳ２０２）。

個別装置１００は、リンク情報の一部である名刺コード、に対する組織関連名刺情報および個人関連名刺情報と、更新日時と、を携帯通信端末１０に送信する（ステップＳ２０３）。

携帯通信端末１０は、受信した組織関連名刺情報および個人関連名刺情報と、更新日時と、を表示し、格納する（ステップＳ２１３）。

図８は、携帯通信端末１０に格納されているデータの一例を示す図である。

本人コードの”１”が当該端末所有者の組織関連名刺情報および個人関連名刺情報であることを示し、種別コードの”１”が組織関連名刺情報であることを示し、”２”が個人関連名刺情報であることを示す。

携帯通信端末１０、個別装置１００および管理装置２００に格納されている、当該端末所有者に関する組織関連名刺情報および個人関連名刺情報の変更について説明する。

図９は、個別装置１００および管理装置２００に格納されている組織関連名刺情報および個人関連名刺情報の変更に関するフロー図である。

個別装置１００は、キーボードなどの管理端末１５０の入力部の操作により、格納している組織関連名刺情報もしくは個人関連名刺情報において、変更対象者に関する変更部分の情報（以下、変更情報と記述）を変更し、格納する（ステップＳ３０１）とともに、更新日時を変更日時に変更し、格納する。

格納が完了すると、個別装置１００は、変更情報が個人関連名刺情報かどうかを判断し、個人関連名刺情報でなければ、名刺コードと、変更情報と、更新日時と、を管理装置２００に送信する（ステップＳ３０２）。なお、個人関連名刺情報であれば、ステップＳ３０３に進む。

管理装置２００は、名刺コードと、変更情報と、更新日時と、を受信し（ステップＳ３１１）、受信した名刺コードをもとに変更情報を特定し、格納している組織関連名刺情報を受信した変更情報と、更新日時と、に変更し、格納する（ステップＳ３１２）。

送信が完了すると、個別装置１００は、リンク情報生成部１０４において、名刺コード毎に、格納している組織関連名刺情報および個人関連名刺情報に対するリンク情報を生成し、リンク情報生成部１０４に一時的に格納する（ステップＳ３０３）。

当該のリンク情報は、少なくとも、個別装置１００の本システムの通信アドレスであるＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）の情報と、名刺コードと、携帯通信端末１０に対する組織関連名刺情報および個人関連名刺情報の変更情報の変更を実行させるコマンドと、で構成される。

図１０は携帯通信端末に格納されている、当該端末所有者に関する組織関連名刺情報および個人関連名刺情報の変更に関するフロー図である。

例えば、リンク情報送信ボタンを押すなどの、キーボードなどの管理端末１５０の入力部の操作により、個別装置１００は、個人関連情報ＤＢ１１１に格納されているメールアドレスに対し、当該リンク情報を送信する（ステップＳ３２１）。

携帯通信端末１０は、リンク情報を受信する（ステップＳ３３１）。

例えば、カーソールをリンク情報に移動し、決定キーを押すなどの、携帯通信端末１０の入力部の操作により、携帯通信端末１０は、個別装置１００に対し、接続の要求と、組織関連名刺情報および個人関連名刺情報の変更要求を送信する（ステップＳ３３２）。

個別装置１００は、接続の要求と、組織関連名刺情報および個人関連名刺情報の変更要求を受信する（ステップＳ３２２）。

個別装置１００は、リンク情報の一部である名刺コード、に対する組織関連名刺情報および個人関連名刺情報と、更新日時と、を携帯通信端末１０に送信する（ステップＳ３２３）。

携帯通信端末１０は、格納している組織関連名刺情報および個人関連名刺情報を、受信した組織関連名刺情報および個人関連名刺情報の変更情報に変更し、格納する（ステップＳ３３３）。

携帯通信端末１０における電子名刺の交換（データの送受信）について説明する。

図１１は、携帯通信端末１０における電子名刺情報の送受信に関するフロー図である。

電子名刺の送り手を携帯通信端末１０ａとし、受け手を携帯通信端末１０ｂとして説明する。

例えば、カーソールを名刺交換ボタンに移動させ、決定キーを押すなどの、携帯通信端末１０の入力部の操作により、携帯通信端末１０ａは、組織関連名刺情報からなる組織名刺と、組織関連名刺情報と個人関連名刺情報からなる個人名刺と、を表示させる（ステップＳ４０１）。

携帯通信端末１０ａは、選択された組織名刺もしくは個人名刺と、名刺コードと、種別コードと、更新日時と、を携帯通信端末１０ｂに送信する（ステップＳ４０２）。

携帯通信端末１０ｂは、携帯通信端末１０ａから受信した組織名刺もしくは個人名刺と、名刺コードと、種別コードと、更新日時と、を格納する（ステップＳ４１１）。

受け取った電子名刺の最新情報の取得について説明する。

図１２は、受け取った電子名刺の最新情報の取得に関するフロー図である。

例えば、カーソールを名刺一覧ボタンに移動させ、決定キーを押すなどの、携帯通信端末１０の入力部の操作により、携帯通信端末１０は、受け取った電子名刺の一覧を表示させる(ステップＳ５０１)。

例えば、最新情報を確認したい名刺情報にカーソールを移動させ、最新情報確認ボタンを押すなどの、携帯通信端末１０の入力部の操作により、携帯通信端末１０は、選択された名刺情報に対する最新情報確認の要求とともに、当該名刺コードと、当該更新日時と、当該種別コードと、を管理装置２００に送信する（ステップＳ５０２）。

管理装置２００は、最新情報確認の要求とともに、名刺コードと、更新日時と、種別コードと、を受信し、種別コードを確認する（ステップＳ５１１）。

組織名刺であれば、管理装置２００は、格納している更新日時を確認する（ステップＳ５１２）。

受信した更新日時と、格納している更新日時と、が異なれば、受信した当該名刺コードの最新の名刺情報を、更新日時とともに、携帯通信端末１０に送信する（ステップＳ５１３）。

携帯通信端末１０は、最新の名刺情報と、更新日時と、を受信し、当該の名刺情報を、最新の名刺情報と、最新の更新日時を更新し、更新した電子名刺情報を表示する（ステップＳ５０３）。

受信した更新日時と、格納している更新日時と、が同じであれば、例えば、最新情報であることを示すコードを送信し（ステップＳ５１４）、携帯通信端末１０は、最新情報であることを表示する（ステップＳ５０４）。

個人名刺であれば、管理装置２００は、全体名刺情報ＤＢ２１１に格納されている組織関連名刺情報により、受信した当該名刺コードに関連付いている組織コードを、抽出し、個別装置管理ＤＢ２１３に格納されているリンク情報により、抽出した組織コートに関連付いているリンク情報を、抽出し、抽出した当該リンク情報のリンクである個別装置１００に、接続先を変更させる（ステップＳ５２１）。

ステップＳ５２２以降のフローは、検索対象であるＤＢが異なる以外は、ステップＳ５１２以降と同様なので、説明を省略する。

以上のように、電子名刺を渡した相手の携帯通信端末に、個人関連名刺情報を格納する装置のリンク情報が格納されないため、不正なアクセスの危険性を低減することができる。

また、個人関連名刺情報を格納している装置を、所属する会社や組織が管理、運用することができるため、システムの運用する者によりデータの不正な漏洩の可能性を低減することができる。

また、仮に個人関連名刺情報を格納している装置が不正なアクセスにあったとしても、組織関連名刺情報と、個人関連名刺情報と、を別々のデータベースに分割して、格納しているため、個人情報を全て把握するには、両方のデータと、両方のデータを関連付けるコードの把握と、が必要であり、個人情報を容易に把握できないようにすることができる。

したがって、電子名刺の利便性を失わずに、電子名刺における個人情報に関するセキュリティを高めることができる。

１０、１０’ 携帯通信端末
３０ 公衆回線網
４０ 社内ＬＡＮ
１００、１００’ 個別名刺情報保管装置
１０１ 送受信部
１０２ 照合部
１０４ リンク情報生成部
１１１ 組織関連情報ＤＢ
１１２ 個人関連情報ＤＢ
１５０ 管理端末
２００ 電子名刺管理装置
２０１ 送受信部
２０２ 照合部
２０３ コード生成部
２１１ 全体名刺情報ＤＢ
２１３ 個別装置管理ＤＢ

Claims (6)

1. 近距離通信機能を使用して電子名刺を交換する、複数の携帯通信端末と、
   組織関連の名刺情報である組織関連名刺を格納する、第１の名刺管理装置と、
   前記組織関連名刺に、個人関連の名刺情報を付加した名刺情報である個人関連名刺を格納する、第２の名刺管理装置と
   を有し、前記携帯通信端末、前記第１のおよび前記第２の名刺管理装置は、各々と通信可能な電子名刺管理システムであって、
   前記携帯通信端末は、自身の前記組織関連名刺の情報と、自身の前記個人関連名刺の情報と、受け取った電子名刺である交換名刺情報と、を格納し、最新情報を取得したい交換名刺情報を、前記第１の名刺管理装置に送信し、
   前記第１の名刺管理装置は、前記携帯通信端末から受信した前記交換名刺情報を判断し、
   前記組織関連名刺と判断すれば、受信した前記交換名刺情報に該当する前記組織関連名刺の情報を前記携帯通信端末に送信し、
   前記個人関連名刺と判断すれば、前記第２の名刺管理装置に検索先を変更し、受信した前記交換名刺情報に該当する前記個人関連名刺の情報を前記携帯通信端末に送信する、
   ことを特徴とする電子名刺管理システム。
2. 前記個人関連の名刺情報が、個人で一意のメールアドレスもしくは個人で一意の電話番号、あるいはその両方を含んでいる、
   ことを特徴とする請求項１の電子名刺管理システム。
3. 前記第２の名刺管理装置は、前記組織関連の名刺情報と、前記個人関連の名刺情報と、を分割して格納する
   ことを特徴とする請求項１及至請求項２に記載の電子名刺管理システム。
4. 前記組織関連名刺の情報と、前記個人関連名刺の情報と、は格納している名刺情報を特定する名刺コードを含み、
   本システムを利用する任意の一人において、前記組織関連名刺の情報の前記名刺コードと、前記個人関連名刺の情報の前記名刺コードと、が一致する
   ことを特徴とする請求項１及至請求項３に記載の電子名刺管理システム。
5. 前記組織関連名刺の情報と、前記個人関連名刺の情報と、前記交換名刺情報と、は各々の名刺情報の作成日時もしくは更新日時を含み、前記作成日時もしくは更新日時により、前記第１の名刺管理装置および前記第２の名刺管理装置は、前記携帯通信端末に格納されている名刺情報の変更を判断する、
   ことを特徴とする請求項１及至請求項４に記載の電子名刺管理システム。
6. 前記変更名刺情報は、前記組織関連名刺の情報および前記個人関連名刺の情報を判断する種別コードを含み、前記第１の名刺管理装置は、前記携帯通信端末から受信した前記種別コードにより、名刺情報の格納先である前記第１の名刺管理装置および前記第２の名刺管理装置を判断する、
   ことを特徴とする請求項１及至請求項５に記載の電子名刺管理システム。

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