JP2012164059A - 文書管理装置、文書管理方法および文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 閲覧者に周知な部分と周知でない部分とを異ならせた文書を生成すること。
【解決手段】 ファイルサーバは、予め記憶された文書がアクセスされることに応じて、アクセス履歴情報をアクセスされた文書に関連付けて記憶する文書管理部６７と、閲覧先情報を受け付ける閲覧先情報受付部５３と、処理対象文書からキーワードを抽出するキーワード抽出部５１と、抽出されたキーワードを含む１以上の文書を抽出するために記憶された文書を検索する文書検索部６５と、文書検索部６５による検索によって抽出された１以上の文書に関連付けられたアクセス履歴情報に基づいて、受け付けられたキーワードに関連する関連ユーザを特定する関連ユーザ特定部６９と、特定された関連ユーザと受け付けられた閲覧者情報とに基づいて、キーワードが閲覧先に周知か否かを判断する判断部８１と、を備える。
【選択図】 図５

Description

この発明は、文書管理装置、文書管理方法および文書管理プログラムに関し、特に、文書を閲覧するユーザに適した文書をキーワードで文書を検索する機能を備えた情報検索装置、その情報検索装置で実行される文書管理方法および文書管理プログラムに関する。

文書を作成する際に、文書を閲覧する人に理解しやすい文書を作成することが重要である。閲覧者の有する知識に関する事項を詳細に記載する必要はなく、閲覧者の有しない知識に関する事項を詳細に記載する必要がある。このため、これから作成しようとする文書が閲覧者に周知であるか否かが事前に分かると便利である。また、既存の文書を閲覧する場合に、既知の事項を閲覧する必要はなく、未知の事項のみを閲覧できれば効率的に文書を閲覧することができる。

キーワードに関して知識を有するユーザを検出する技術として、特開２００８−１９１８９４号公報（特許文献２）には、ユーザによって操作される複数のクライアント計算機にインターネットを介して接続され、プロセッサ、メモリ及びインターフェースを備えるＷＥＢサーバであって、検索キーワードと、当該検索キーワードを検索したユーザとの対応を示す検索履歴を記憶し、検索キーワードを含む検索要求を、前記クライアント計算機から受信し、前記受信した検索要求から検索キーワードを抽出し、前記検索履歴に基づいて、前記抽出された検索キーワードに対応するユーザを特定し、前記特定されたユーザに関する情報を、同一の検索キーワードを過去に検索したユーザに関する情報として、前記受信した検索要求の送信元であるクライアント計算機に送信することを特徴とするＷＥＢサーバが記載されている。

しかしながら、検索結果がすべて成功するとは限らず、また、検索に成功したとしてもユーザが検索結果を利用しているとは限らない。このため、従来のＷＥＢサーバは、過去に同じ検索を実行したユーザを特定することはできるが、特定されたユーザがキーワードに関する知識を有する有識者であるとは限らないといった問題がある。
特開２００７−２９３７４６号公報 特開２００８−１９１８９４号公報

この発明は上述した問題点を解決するためになされたもので、この発明の目的の一つは、閲覧者に周知な部分と周知でない部分とを異ならせた文書を生成することが可能な文書管理装置を提供することである。

この発明の他の目的は、閲覧者に周知な部分と周知でない部分とを異ならせた文書を生成することが可能な文書管理方法を提供することである。

この発明のさらに他の目的は、閲覧者に周知な部分と周知でない部分とを異ならせた文書を生成することが可能な文書管理プログラムを提供することである。

上述した目的を達成するためにこの発明のある局面によれば、文書管理装置は、予め記憶された文書がアクセスされることに応じて、アクセス主体を識別するためのユーザ識別情報を含むアクセス履歴情報をアクセスされた文書に関連付けて記憶するアクセス履歴記憶手段と、処理対象文書の閲覧先に関する閲覧先情報を受け付ける閲覧先情報受付手段と、処理対象文書からキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、予め記憶された文書のうちから抽出されたキーワードを含む１以上の文書を抽出するために記憶された文書を検索する文書検索手段と、文書検索手段による検索によって抽出された１以上の文書に関連付けられたアクセス履歴情報に基づいて、受け付けられたキーワードに関連する関連ユーザを特定する関連ユーザ特定手段と、特定された関連ユーザと受け付けられた閲覧者情報とに基づいて、キーワードが閲覧先に周知か否かを判断する判断手段と、を備える。

この局面に従えば、処理対象文書からキーワードが抽出され、予め記憶された文書のうちから抽出されたキーワードを含む１以上の文書が抽出され、抽出された１以上の文書に関連付けられたアクセス履歴情報に基づいて、キーワードに関連する関連ユーザが特定され、関連ユーザと閲覧者情報とに基づいて、キーワードが閲覧先に周知か否かが判断される。このため、文書が閲覧先に周知なキーワードを含んでいるか否かを判断するので、閲覧者に周知な部分と周知でない部分とを異ならせた文書を生成することが可能な文書管理装置を提供することができる。

好ましくは、文書を作成し、記憶する文書作成手段と、判断手段により周知と判断されることに応じて、キーワードが周知であることを通知する通知手段と、をさらに備え、キーワード抽出手段は、文書作成手段によって、文書の作成中に、文書を構成する文字列として決定された文字列から所定の条件に適合する文字列をキーワードとして抽出する。

この局面に従えば、文書の作成中に文書を構成する文字列がキーワードとして抽出され、抽出されたキーワードが周知と判断されると、ユーザに通知されるので、ユーザは、文書の作成中の文字列が周知か否かをしることができる。このため、ユーザが文書を作成するのを容易にすることができる。

好ましくは、判断手段により周知と判断される場合、文書に含まれる複数の部分のうちキーワードが抽出された部分を、他の部分と異なる形態で出力する出力手段を、さらに備える。

この局面に従えば、文書中の周知なキーワードが抽出された部分が、他の部分と異なる形態で出力されるので、周知な部分を周知でない部分と区別して出力することができる。特に、周知な部分を出力しない形態とすれば、文書を周知でない部分のみから構成される文書に変更して出力することができる。

好ましくは、出力手段が出力する対象となる文書を指定する指定操作を受け付ける指定受付手段を、さらに備え、閲覧先情報受付手段は、指定操作をしたユーザを特定するユーザ特定手段を含む。

この局面に従えば、文書を出力する指示をしたユーザに適した文書を出力することができる。例えば、文書を出力する指示をしたユーザが周知でない部分のみを出力することができる。

好ましくは、閲覧情報受付手段は、文書の送信先を受け付ける送信先受付手段を、含む。

この局面に従えば、文書の送信先のユーザに適した文書を出力することができる。例えば、文書の送信先のユーザが周知でない部分のみを含む文書を送信することができる。

この発明の他の局面によれば、文書管理方法は、予め記憶された文書がアクセスされることに応じて、アクセス主体を識別するためのユーザ識別情報を含むアクセス履歴情報をアクセスされた文書に関連付けて記憶するステップと、処理対象文書の閲覧先に関する閲覧先情報を受け付けるステップと、処理対象文書からキーワードを抽出するステップと、予め記憶された文書のうちから抽出されたキーワードを含む１以上の文書を抽出するために記憶された文書を検索するステップと、文書を検索するステップにおいて文書を検索することによって抽出された１以上の文書に関連付けられたアクセス履歴情報に基づいて、受け付けられたキーワードに関連する関連ユーザを特定するステップと、特定された関連ユーザと受け付けられた閲覧者情報とに基づいて、キーワードが閲覧先に周知か否かを判断するステップと、を含む。

この局面に従えば、閲覧者に周知な部分と周知でない部分とを異ならせた文書を生成することが可能な文書管理方法を提供することができる。

この発明の他の局面によれば、文書管理プログラムは、予め記憶された文書がアクセスされることに応じて、アクセス主体を識別するためのユーザ識別情報を含むアクセス履歴情報をアクセスされた文書に関連付けて記憶するステップと、処理対象文書の閲覧先に関する閲覧先情報を受け付けるステップと、処理対象文書からキーワードを抽出するステップと、予め記憶された文書のうちから抽出されたキーワードを含む１以上の文書を抽出するために記憶された文書を検索するステップと、文書を検索するステップにおいて文書を検索することによって抽出された１以上の文書に関連付けられたアクセス履歴情報に基づいて、受け付けられたキーワードに関連する関連ユーザを特定するステップと、特定された関連ユーザと受け付けられた閲覧者情報とに基づいて、キーワードが閲覧先に周知か否かを判断するステップと、をコンピュータを実行させる。

この局面に従えば、閲覧者に周知な部分と周知でない部分とを異ならせた文書を生成することが可能な文書管理プログラムを提供することができる。

本発明の実施の形態の１つにおける文書管理システムの全体概要を示す図である。 ＭＦＰの外観の一例を示す斜視図である。 ＭＦＰのハードウエア構成の一例を示すブロック図である。 ファイルサーバのハードウエア構成の一例を示すブロック図である。 ファイルサーバが備えるＣＰＵの機能の一例を、ＨＤＤ２０５に記憶されるデータとともに示すブロック図である。 ユーザデータの一例を示す図である。 文書作成処理の流れの一例を示す第１のフローチャートである。 作成時キーワード抽出処理の流れの一例を示すフローチャートである。 関連ユーザ検索処理の流れの一例を示すフローチャートである。 文書作成処理の流れの一例を示す第２のフローチャートである。 関連グループ検索処理の流れの一例を示すフローチャートである。 文書閲覧処理の流れの一例を示すフローチャートである。 文書送信処理の流れの一例を示すフローチャートである。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。以下の説明では同一の部品には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰り返さない。

図１は、本発明の実施の形態の１つにおける文書管理システムの全体概要を示す図である。図１を参照して、文書管理システム１は、それぞれがネットワーク３に接続された画像形成装置としての複合機（以下、「ＭＦＰ」という）１００，１００Ａ，１００Ｂと、ファイルサーバ２００と、認証サーバ３００と、パーソナルコンピュータ（以下、「ＰＣ」という）４００〜４０２と、を含む。なお、図ではネットワーク３に３台のＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１００，１００Ａ，１００Ｂが接続される例を示しているが、ＭＦＰの数はこれに限定されるものではなく、１台以上であればよい。また、ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂに代えて、ジョブを実行する機能を備えた装置であれば、例えば、ファクシミリ、プリンタ等であってもよい。ネットワーク３は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）であり、接続形態は有線または無線を問わない。またネットワーク３は、ＬＡＮに限らず、ワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）、公衆交換電話網（ＰＳＴＮ）、インターネット等であってもよい。

ＰＣ４００〜４０２、ファイルサーバ２００および認証サーバ３００は、一般的なコンピュータである。認証サーバ３００は、ＰＣ４００〜４０２、ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂを使用するユーザを認証する処理を実行する。認証サーバ３００は、ユーザごとに予め割り当てられ、ユーザを識別するためのユーザ識別情報と認証情報（例えば、パスワード）とを含む認証用データを記憶しており、ＰＣ４００〜４０２、ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂのいずれかから、ユーザによりそれに入力されたユーザ識別情報と認証情報とを受信すると、受信されたユーザ識別情報と認証情報とを予め記憶されている認証用データと比較する。認証サーバ３００は、ＰＣ４００〜４０２、ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂのいずれかから受信されるユーザ識別情報と認証情報と同じ認証用データが存在すれば認証成功を示す認証結果を返信するが、存在しなければ認証失敗を示す認証結果を返信する。

なお、認証情報としてパスワードを用いる例を示すが、ユーザの指紋、静脈パターン、虹彩等の生体情報を用いて認証するようにしてもよい。この場合、ＰＣ４００〜４０２、ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂには、生体情報を読み取るための読取装置が接続され、認証サーバ３００に記憶される認証用データは、ユーザ識別情報と生体情報とを含む。そして、ＰＣ４００〜４０２、ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂそれぞれは、読取装置により読み取られた生体情報が入力される。ＰＣ４００〜４０２、ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂそれぞれは、読取装置から入力される生体情報を認証サーバ３００に送信し、認証サーバ３００に認証させる。

なお、ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂ、ファイルサーバ２００、およびＰＣ４００〜４０２それぞれが認証サーバ３００を兼ねる場合があり、この場合には認証サーバ３００は不要である。

ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂは、ハードウエア構成は同じであってもよく異なっていてもよいが、少なくとも画像データに基づいて紙などの用紙に画像を形成するための画像形成部を備えている。ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂ各々が有するハードウエア構成は同じではない場合があるが、ここではＭＦＰ１００が、他のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂの少なくとも１つが有する構成を有している場合を例に説明する。

図２は、ＭＦＰの外観の一例を示す斜視図である。図２を参照して、ＭＦＰ１００は、自動原稿搬送装置（ＡＤＦ）１０と、画像読取部２０と、画像形成部３０と、給紙部４０と、後処理部５０と、を含む。

ＡＤＦ１０は、原稿給紙トレイ１１上にセットされた複数枚の原稿を１枚ずつ自動的に画像読取部２０のプラテンガラス上に設定された所定の原稿読み取り位置まで搬送し、画像読取部２０により原稿画像が読み取られた原稿を原稿排紙トレイ１２上に排出する。画像読取部２０は、原稿読取位置に搬送されてきた原稿に光を照射する光源と、原稿で反射した光を受光する光電変換素子とを含み、原稿のサイズに応じた原稿画像を走査する。光電変換素子は、受光した光を電気信号である画像データに変換して、画像形成部３０に出力する。給紙部４０は、給紙トレイに収納された用紙を画像形成部３０に搬送する。

画像形成部３０は、周知の電子写真方式により画像を形成するものであって、外部から受信された画像データ、または、画像読取部２０から入力される画像データにシェーディング補正などの各種のデータ処理を施し、データ処理後の画像データに基づいて、給紙部４０により搬送される用紙に画像を形成する。

後処理部５０は、画像が形成された用紙を排紙する。後処理部５０は、複数の排紙トレイを有し、画像が形成された用紙をソートして排紙することが可能である。また、後処理部５０は、パンチ穴加工部、ステープル加工部を備えており、排紙された用紙にパンチ穴加工、またはステープル加工することが可能である。また、ＭＦＰ１００は、その上面にユーザとのユーザインターフェースとしての操作パネル９を備えている。

図３は、ＭＦＰのハードウエア構成の一例を示すブロック図である。図３を参照して、ＭＦＰ１００は、メイン回路１０１と、ファクシミリ部１２２と、通信制御部１２３と、を含む。メイン回路１０１は、自動原稿搬送装置（ＡＤＦ）１０と、画像読取部２０と、画像形成部３０と、給紙部４０と、後処理部５０とに接続されている。

メイン回路１０１は、中央演算装置（ＣＰＵ）１１１と、ＣＰＵ１１１の作業領域として使用されるＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）１１２と、ＣＰＵ１１１が実行するプログラム等を記憶するためのＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）１１３と、表示部１１４と、操作部１１５と、大容量記憶装置としてのハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１１６と、データ通信制御部１１７と、を含む。

ＣＰＵ１１１は、ＲＡＭ１１２、ＲＯＭ１１３、表示部１１４、操作部１１５、ＨＤＤ１１６およびデータ通信制御部１１７とそれぞれ接続され、メイン回路１０１の全体を制御する。また、ＣＰＵ１１１は、ファクシミリ部１２２、通信制御部１２３、ＡＤＦ１０、画像読取部２０、画像形成部３０、給紙部４０、後処理部５０と接続され、ＭＦＰ１００の全体を制御する。

表示部１１４は、液晶表示装置（ＬＣＤ）、有機ＥＬＤ（Ｅｌｅｃｔｒｏ Ｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ Ｄｉｓｐｌａｙ）等の表示装置であり、ユーザに対する指示メニューや取得した画像データに関する情報等を表示する。操作部１１５は、複数のキーを備え、キーに対応するユーザの操作による各種の指示、文字、数字などのデータの入力を受け付ける。操作部１１５は、表示部１１４上に設けられたタッチパネルを含む。

データ通信制御部１１７は、ＴＣＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）またはＦＴＰ（Ｆｉｌｅ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）等の通信プロトコルで通信するためのインターフェースであるＬＡＮ端子１１８と、シリアル通信のためのシリアル通信インターフェース端子１１９とを有する。データ通信制御部１１７は、ＣＰＵ１１１からの指示に従って、ＬＡＮ端子１１８またはシリアル通信インターフェース端子１１９に接続された外部の機器との間でデータを送受信する。

ＬＡＮ端子１１８に、ネットワーク３に接続するためのＬＡＮケーブルが接続される場合、データ通信制御部１１７は、ＬＡＮ端子１１８を介して接続された他のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂ、ＰＣ４００〜４０２、ファイルサーバ２００および認証サーバ３００と通信する。さらに、データ通信制御部１１７は、インターネットに接続された他のコンピュータと通信する。

シリアル通信インターフェース端子１１９に機器が接続された場合、データ通信制御部１１７は、シリアル通信インターフェース端子１１９に接続された機器、例えば、デジタルカメラ、デジタルビデオカメラまたは携帯情報端末との間で通信して画像データを入出力する。また、シリアル通信インターフェース端子１１９には、フラッシュメモリを内蔵したメモリカード１１９Ａが接続可能である。ＣＰＵ１１１は、データ通信制御部１１７を制御して、メモリカード１１９ＡからＣＰＵ１１１が実行するためのプログラムを読出し、読み出したプログラムをＲＡＭ１１２に記憶し、実行する。

なお、ＣＰＵ１１１が実行するためのプログラムを記憶する記録媒体としては、メモリカード１１９Ａに限られず、フレキシブルディスク、カセットテープ、光ディスク（ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｃ−Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）／ＭＯ（Ｍａｇｎｅｔｉｃ Ｏｐｔｉｃａｌ Ｄｉｓｃ／ＭＤ（Ｍｉｎｉ Ｄｉｓｃ）／ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｃ））、ＩＣカード、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ（Ｅｒａｓａｂｌｅ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ ＲＯＭ）、ＥＥＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌｌｙ ＥＰＲＯＭ）などの半導体メモリ等の媒体でもよい。さらに、ＣＰＵ１１１がインターネットに接続されたコンピュータからプログラムをダウンロードしてＨＤＤ１１６に記憶する、または、インターネットに接続されたコンピュータがプログラムをＨＤＤ１１６に書込みするようにして、ＨＤＤ１１６に記憶されたプログラムをＲＡＭ１１２にロードしてＣＰＵ１１１で実行するようにしてもよい。ここでいうプログラムは、ＣＰＵ１１１により直接実行可能なプログラムだけでなく、ソースプログラム、圧縮処理されたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む。

通信制御部１２３は、ＣＰＵ１１１をＰＳＴＮ７に接続するためのモデムである。ＭＦＰ１００には、ＰＳＴＮ７における電話番号が予め割り当てられており、ＰＳＴＮ７に接続されたファクシミリ装置からＭＦＰ１００に割り当てられた電話番号に発呼があると、通信制御部１２３がその発呼を検出する。通信制御部１２３は、発呼を検出すると通話を確立し、ファクシミリ部１２２に通信させる。

ファクシミリ部１２２は、ＰＳＴＮ７に接続され、ＰＳＴＮ７にファクシミリデータを送信する、またはＰＳＴＮ７からファクシミリデータを受信する。ファクシミリ部１２２は、受信したファクシミリデータを、ＨＤＤ１１６に記憶するとともに、画像形成部３０でプリント可能なプリントデータに変換して、画像形成部３０に出力する。これにより、画像形成部３０は、ファクシミリ部１２２により受信されたファクシミリデータを用紙にプリントする。また、ファクシミリ部１２２は、ＨＤＤ１１６に記憶されたデータをファクシミリデータに変換して、ＰＳＴＮ７に接続されたファクシミリ装置に送信する。

図４は、ファイルサーバのハードウエア構成の一例を示すブロック図である。図４を参照して、ファイルサーバ２００は、それぞれがバス２０８に接続され、ファイルサーバ２００の全体を制御するためのＣＰＵ２０１と、ＣＰＵ２０１が実行するプログラム等を記憶するためのＲＯＭ２０２と、ＣＰＵ２０１の作業領域として用いられるＲＡＭ２０３と、ファイルサーバ２００をネットワークに接続するためのネットワークＩ／Ｆ２０４と、大容量記憶装置としてのＨＤＤ２０５と、表示部２０６と、ユーザの操作の入力を受け付ける操作部２０７と、外部記憶装置２０９と、を含む。

外部記憶装置２０９は、プログラムを記憶したＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｃ−ＲＯＭ）２０９Ａが装着される。ＣＰＵ２０１は、外部記憶装置２０９を介してＣＤ−ＲＯＭ２０９Ａに記憶されたプログラムをＲＡＭ２０３にロードし、実行する。なお、プログラムを記憶する記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ２０９Ａに限られず、フレキシブルディスク、カセットテープ、光ディスク（ＭＯ／ＭＤ／ＤＶＤ）、ＩＣカード、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭなどの半導体メモリ等でもよい。また、ＨＤＤ２０５に記憶されたプログラムをＲＡＭ２０３にロードして実行するようにしてもよい。この場合、ファイルサーバ２００が、ネットワーク３に接続された他のコンピュータからプログラムをダウンロードして、そのプログラムをＨＤＤ２０５に記憶するようにしてもよい。ここでいうプログラムは、ＣＰＵ２０１が直接実行可能なプログラムだけでなく、ソースプログラム、圧縮処理されたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む。

図５は、ファイルサーバが備えるＣＰＵの機能の一例を、ＨＤＤ２０５に記憶されるデータとともに示すブロック図である。図５に示すファイルサーバ２００が備えるＣＰＵ２０１の機能は、ＣＰＵ２０１がＲＯＭ２０２、ＨＤＤ２０５またはＣＤ−ＲＯＭ２０９Ａに記憶された文書管理プログラムを実行することにより、ＣＰＵ２０１に形成される機能である。

図５を参照して、ファイルサーバ２００が備えるＨＤＤ２０５は、文書９３と、アクセス履歴情報９５と、ユーザデータ９７とを記憶する。文書９３は、後述する文書管理部６７により生成されるデータ、ＰＣ４００〜４０２がアプリケーションプログラムを実行することにより生成されるアプリケーションデータ、ＭＦＰ１００，１００Ａ、１００Ｂが原稿を読み取って得られる画像データを含む。アクセス履歴情報９５については後述する。ユーザデータ９７は、ユーザを識別するためのユーザ識別情報と、ユーザに関連するユーザ関連情報と、ユーザが所属するグループを識別するためのグループ識別情報と、を含む。ユーザ関連情報は、ユーザに割り当てられた電話番号または／および電子メールアドレス等の連絡先情報を含む。グループ情報は、予め定められた複数のグループのうちで、ユーザが分類されるグループを識別するためのグループ識別情報である。グループは、複数のユーザを分類するために、予め定められた類であり、特に限定されるものではない。ここでは、グループを、ユーザが所属する会社としている。また、グループは、ユーザが有する知識で分類するグループであってもよく、例えば、専門とする知識分野別であってもよい。

図６は、ユーザデータの一例を示す図である。図６を参照して、ユーザデータ９７は、ユーザレコードを複数含む。ユーザレコードは、１人のユーザに対応する。ユーザレコードは、ユーザ名の項目と、Ｅ−ｍａｉｌの項目と、電話番号の項目と、所属の項目と、を含む。ユーザ名の項目は、ユーザを識別するためのユーザ識別情報が設定される。Ｅ−ｍａｉｌの項目は、ユーザの連絡先としてユーザに割り当てられた電子メールアドレスが設定される。電話番号の項目は、ユーザの連絡先としてユーザに割り当てられた電話番号が設定される。所属の項目は、ユーザが属するグループとしてユーザが所属する部署名が設定される。

図５に戻って、ＣＰＵ２０１は、文書管理部６７と、キーワードを受け付けるキーワード受付部６３と、キーワードを用いて文書９３を検索する文書検索部６５と、検索により抽出される少なくとも１つの文書に基づいて関連ユーザを特定する関連ユーザ特定部６９と、判断部８１と、を含む。

文書管理部６７は、新たな文書を作成する処理と、ＨＤＤ２０５に記憶される文書９３を管理する処理とを実行する。具体的には、文書管理部６７は、新たな文書を作成する処理を実行する場合は、ユーザによる文書作成操作に従って、新たな文書を生成し、ＨＤＤ２０５に新たな文書を記憶する処理を実行する。また、文書管理部６７は、文書９３を管理する処理を実行する場合、ユーザによるアクセス操作に従って、外部から受信される新たな文書を記憶する処理、ＨＤＤ２０５に記憶された文書９３を出力する処理、ＨＤＤ２０５に記憶された文書９３を変更または削除する処理を実行する。文書を出力する処理は、文書を表示部２０６に表示する処理、文書をネットワークＩ／Ｆ２０４を介して電子メールで送信する処理、ファイル転送する処理、文書をＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂのいずれかでプリントアウトする処理、プロジェクタなどに表示する処理、を含む。

文書管理部６７は、操作部２０７に入力される文書作成操作またはアクセス操作を受け付ける。また文書管理部６７は、ネットワークＩ／Ｆ２０４を介して、ＰＣ４００〜４０２を操作するユーザがＰＣ４００〜４０２に入力する文書作成操作またはアクセス操作を受け付ける。また、文書管理部６７は、ネットワークＩ／Ｆ２０４を介して、ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂを操作するユーザがＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂに入力する文書作成操作またはアクセス操作を受け付ける。

文書管理部６７は、操作部２０７にアクセス操作が入力される場合、アクセス操作に対応するアクセス処理を実行する。また、文書管理部６７は、ＰＣ４００〜４０２、ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂのいずれかからアクセス操作を受信する場合、受信されたアクセス操作に対応するアクセス処理を実行する。文書管理部６７は、受信されたアクセス操作に対応するアクセス処理を実行すると、アクセス処理を実行した履歴を示すアクセス履歴情報を生成し、ＨＤＤ２０５に記憶する。これにより、ＨＤＤ２０５にアクセス履歴情報９５が記憶される。アクセス履歴情報は、アクセス操作を識別するための操作識別情報と、アクセス操作を入力したユーザのユーザ識別情報と、アクセス操作に基づく処理の対象となった文書９３の文書識別情報と、を少なくとも含む。

文書管理部６７は、キーワード抽出部５１と、閲覧先情報受付部５３と、通知部５５と、指示操作受付部５７と、出力部５９と、を含む。キーワード抽出部５１、閲覧先情報受付部５３および通知部は、文書管理部６７が文書作成操作を受け付け、文書作成処理を実行する場合に能動化する。キーワード抽出部５１、指示操作受付部５７および出力部５９は、文書管理部６７がアクセス操作を受け付け、アクセス処理を実行する場合に能動化する。以下、文書管理部６７が、文書作成処理を実行する場合と、アクセス処理を実行する場合とを分けて説明する。

＜文書作成処理＞
文書作成操作は、新たな文書を作成するための操作であり、具体的には、文書の閲覧先を示す閲覧先情報を入力する操作、文書の内容となる文字列を入力する操作を含む。文書管理部６７が、操作部２０７で受け付ける文書作成操作、またはＰＣ４００〜４０２、ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂのいずれかから受信する文書作成操作は、文書作成操作を識別するための操作識別情報と、文書作成操作を入力したユーザを識別するためのユーザ識別情報と、文書作成操作に基づく処理の対象となる文書を識別するための文書識別情報とを含む。

文書管理部６７は、ユーザが操作部２０７に文書作成操作を入力する場合、または、クライアントとなるＰＣ４００〜４０２に文書作成操作を入力する場合、入力される文書作成操作に従って、文書を作成する。

キーワード抽出部５１は、ユーザが操作部２０７またはＰＣ４００〜４０２を操作して、文書を作成する操作を入力する場合、入力される文字列からキーワードを抽出する。キーワードは、文書の見出しを構成する文字列をキーワードとして抽出する。キーワード抽出部５１は、キーワードを抽出するごとに、抽出されたキーワードをキーワード受付部６３に出力する。

閲覧先情報受付部５３は、ユーザが操作部２０７またはＰＣ４００〜４０２を操作して、文書を作成する操作を入力する場合、文書の閲覧先のユーザまたはグループを閲覧先情報として受け付ける。ユーザが、操作部２０７またはＰＣ４００〜４０２にユーザを識別するためのユーザ識別情報を入力する場合、ユーザ識別情報を閲覧先情報として受け付ける。また、ユーザが操作部２０７またはＰＣ４００〜４０２に部署名を入力する場合、部署名を閲覧先情報として受け付ける。ＨＤＤ２０５に記憶されているユーザデータ９７を表示して、ユーザデータ９７のうちから選択されたユーザ名を閲覧先情報のユーザ識別情報として受け付けてもよいし、ユーザデータ９７のうちから選択された所属を、閲覧先情報のグループとして受け付けてもよい。閲覧先情報受付部５３は、受け付けられた閲覧先情報を判断部８１に出力する。

キーワード受付部６３は、キーワード抽出部５１からキーワードが入力される。キーワード受付部６３は、入力されるキーワードを文書検索部６５に出力する。文書検索部６５は、キーワードが入力されると、入力されたキーワードでＨＤＤ２０５に記憶されている文書９３を検索し、ＨＤＤ２０５に記憶されている文書９３のうちからキーワードを含む文書９３を抽出する。文書検索部６５は、抽出された文書９３を、関連ユーザ特定部６９に出力する。

関連ユーザ特定部６９は、文書選択部７３と、ユーザ別アクセス回数集計部７５と、グループ集計部７９と、を含む。文書選択部７３は、文書検索部６５から少なくとも１つの文書９３が入力される場合、入力される少なくとも１つの文書９３のうちから、アクセス数の多い順に少なくとも１つを選択文書として選択する。

具体的には、文書選択部７３は、まず、ＨＤＤ２０５に記憶されているアクセス履歴情報９５のうちから、文書検索部６５から入力される少なくとも１つの文書９３それぞれに対応するアクセス履歴情報９５のすべてを抽出する。例えば、文書検索部６５から文書識別情報「文書Ａ」と「文書Ｂ」の２つの文書９３が入力される場合、文書識別情報「文書Ａ」の文書９３に対して、文書識別情報「文書Ａ」を含むアクセス履歴情報のすべてを抽出し、文書識別情報「文書Ｂ」の文書９３に対して、文書識別情報「文書Ｂ」を含むアクセス履歴情報のすべてを抽出する。次ぎに、文書選択部７３は、文書検索部６５からＬ個以上の文書９３が入力される場合、アクセス履歴情報の数が多い順に上位Ｌ個を選択文書として選択する。ここでＬは、予め定められたしきい値であり、ユーザが、ファイルサーバ２００に予め入力することにより設定される。そして、文書選択部７３は、選択された最大でＬ個の選択文書のすべてをユーザ別アクセス回数集計部７５に出力する。

ユーザ別アクセス回数集計部７５は、文書選択部７３から入力される最大でＬ個の選択文書それぞれに対応するアクセス履歴情報のすべてを対象として、アクセス履歴情報の数をユーザ別に集計し、ユーザ別アクセス回数を算出する。ユーザ別アクセス回数は、ユーザ識別情報ごとのアクセス回数である。アクセス履歴情報は、ユーザ識別情報を含むので、アクセス履歴情報を同じユーザ識別情報を含むユーザに分類し、ユーザ識別情報ごとにアクセス履歴情報の数をカウントすることによってユーザ別アクセス回数を算出する。

ユーザ別アクセス回数集計部７５は、ユーザ別アクセス回数をアクセス回数が多い順に並び換え、アクセス回数が多い順に優先順位を付けたユーザ識別情報を判断部８１に出力する。また、ユーザ別アクセス回数集計部７５は、ユーザ識別情報の数がＮ個以上の場合、ユーザ識別情報をユーザ別アクセス回数が多い順に並び換え、ユーザ別アクセス回数が多い順に上位Ｎ個のユーザ識別情報を、関連ユーザのユーザ識別情報として判断部８１に出力する。ここでＮは、予め定められたしきい値であり、ユーザが、ファイルサーバ２００に予め入力することにより設定される。

ユーザ別アクセス回数集計部７５は、ユーザ別アクセス回数を、グループ集計部７９に出力する。グループ集計部７９は、ユーザ別アクセス回数集計部７５から入力されるユーザ別アクセス回数のすべてを対象として、ユーザ別アクセス回数をグループ別に集計し、グループ別アクセス回数を算出する。グループ別アクセス回数は、グループ別のアクセス回数である。グループ集計部７９は、ユーザデータ９７を参照して、ユーザ識別情報のユーザが分類されているグループのグループ識別情報を特定する。そして、グループ識別情報が同じユーザ識別情報を同じグループに分類し、グループ別アクセス回数を算出する。グループ集計部７９は、グループの数がＭ個以上の場合、グループをグループ別アクセス回数が多い順に並び換え、グループ別アクセス回数が多い順に上位Ｍ個のグループ識別情報を、関連ユーザが属するグループのグループ識別情報として判断部８１に出力する。ここでＭは、予め定められたしきい値であり、ユーザが、ファイルサーバ２００に予め入力することにより設定される。

判断部８１は、閲覧先情報受付部５３から閲覧先情報が入力され、関連ユーザ特定部６９から最大でＭ個のユーザ識別情報が関連ユーザのユーザ識別情報として入力され、関連ユーザ特定部６９から最大でＮ個のグループ識別情報が関連グループのグループ識別情報として入力される。判断部８１は、閲覧先情報がユーザ識別情報の場合、閲覧情報として入力されるユーザ識別情報のすべてが、関連ユーザのユーザ識別情報に含まれるか否かを判断する。閲覧先情報として入力されるユーザ識別情報のすべてが、関連ユーザのユーザ識別情報に含まれるならば、キーワードが閲覧先の全てのユーザに周知と判断するが、一人でも含まれなければ周知と判断しない。また、閲覧先情報として入力されるユーザ識別情報のうち関連ユーザのユーザ識別情報に含まれるユーザ識別情報の割合が所定の値以上ならば、キーワードが閲覧先の一部のユーザに周知なので、キーワードが周知と判断するようにしてもよい。

判断部８１は、閲覧先情報がグループ識別情報の場合、閲覧先情報として入力されるグループ識別情報が、関連ユーザ特定部６９から入力されるグループ識別情に含まれるか否かを判断する。閲覧先情報として入力されるグループ識別情報が、関連ユーザ特定部６９から入力されるグループ識別情に含まれるならば、キーワードが閲覧先のグループに周知と判断するが、関連ユーザ特定部６９から入力されるグループ識別情に含まれていなければ周知と判断しない。判断部８１は、キーワードが閲覧先に周知と判断する場合、キーワードが周知であることを示す信号を通知部５５に出力するが、キーワードが閲覧先に周知と判断しない場合、非周知であることを示す信号を通知部５５に出力する。

通知部５５は、判断部８１からキーワードが周知であることを示す信号が入力される場合、キーワードが周知であることをユーザに通知する。具体的には、ユーザが操作部２０７から文字を入力し、文書を作成している場合は、キーワードが周知であることを示すメッセージを表示部２０６に表示する。例えば、「閲覧者は、この見出しの事項は周知です。」のメッセージを表示する。また、ユーザがＰＣ４００〜４０２のいずれかを操作し、文書を作成している場合は、キーワードが周知であることを示すメッセージを、ＰＣ４００〜４０２のうちユーザが操作するものに送信する。これにより、ＰＣ４００〜４０２のうちユーザが操作するものに、メッセージが表示される。キーワードが周知であることを示すメッセージを見るユーザは、文書の作成途中で、見出しを入力した後に、その見出しに関しては詳細を記述する必要がないことを知ることができる。

＜アクセス処理＞
アクセス操作は、ＨＤＤ２０５に新たな文書を記憶する処理の実行を指示する操作、ＨＤＤ２０５に記憶されている文書９３を出力する処理の実行を指示する操作、ＨＤＤ２０５に記憶された文書９３を変更または削除する処理の実行を指示する操作を含む。文書管理部６７が、操作部２０７で受け付けるアクセス操作、またはＰＣ４００〜４０２、ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂのいずれかから受信するアクセス操作は、アクセス操作を識別するための操作識別情報と、アクセス操作を入力したユーザを識別するためのユーザ識別情報と、アクセス操作に基づく処理の対象となるＨＤＤ２０５に記憶された文書９３を識別するための文書識別情報とを含む。文書を出力する処理は、文書を表示部２０６に表示する処理、文書をネットワークＩ／Ｆ２０４を介して電子メールまたはＦＴＰ等で送信する処理、文書をＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂのいずれかでプリントアウトする処理、プロジェクタなどに表示する処理、を含む。

例えば、ＰＣ４００にログインしたユーザが、ＰＣ４００に、ＨＤＤ２０５に記憶されている文書９３を閲覧する操作を入力すれば、ＰＣ４００は、ファイルサーバ２００に文書９３を閲覧することを示すアクセス操作を送信するので、ファイルサーバ２００は、ネットワークＩ／Ｆ２０４でＰＣ４００が送信するアクセス操作を受信する。文書管理部６７は、ネットワークＩ／Ｆ２０４からアクセス操作を受け付ける。この場合、ＰＣ４００から受信するアクセス操作は、文書９３の文書識別情報と、その文書９３を閲覧する処理を指示する操作であることを示す操作識別情報と、ＰＣ４００にログインしたユーザのユーザ識別情報と、を含む。また、ＭＦＰ１００にログインしたユーザが、ＭＦＰ１００に、ＨＤＤ２０５に記憶されている文書９３をプリントする操作を入力すれば、ＭＦＰ１００は、ファイルサーバ２００に文書９３をプリントするアクセス操作を送信するので、ファイルサーバ２００は、ネットワークＩ／Ｆ２０４でＭＦＰ１００が送信するアクセス操作を受信する。文書管理部６７は、ネットワークＩ／Ｆ２０４からアクセス操作を受け付ける。この場合、ＭＦＰ１００から受信するアクセス操作は、文書９３の文書識別情報と、その文書９３をプリントする処理を指示する操作であることを示す操作識別情報と、ＭＦＰ１００にログインしたユーザのユーザ識別情報と、を含む。

文書管理部６７の指示操作受付部５７は、操作部２０７にアクセス操作が入力される場合、操作部２０７からアクセス操作を受け付ける。また、指示操作受付部５７は、ＰＣ４００〜４０２、ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂのいずれかからアクセス操作を受信する場合、受信されたアクセス操作を受け付ける。指示操作受付部５７は、アクセス操作に含まれる文書識別情報をキーワード抽出部５１に出力する。

また、指示操作受付部５７は、アクセス操作に基づいて閲覧先情報を決定し、閲覧先情報を判断部８１に出力する。アクセス操作がＨＤＤ２０５に記憶されている文書９３を出力する処理の実行を指示する操作の場合、文書９３の出力先を閲覧先情報に決定する。具体的には、指示操作受付部５７は、アクセス操作に基づく出力処理が、文書を表示部２０６に表示する処理、または、文書をＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂのいずれかでプリントアウトする処理の場合、ログインユーザのユーザ識別情報を閲覧先情報に決定する。指示操作受付部５７は、アクセス操作に基づく出力処理が、文書をネットワークＩ／Ｆ２０４を介して電子メールで送信する処理の場合、送信先の電子メールが割り当てられたユーザのユーザ識別情報を閲覧先情報に決定する。また、指示操作受付部５７は、アクセス操作に基づく出力処理が、文書をネットワークＩ／Ｆ２０４を介してファイル転送する処理の場合、ファイルの転送先の記憶領域が割り当てられたユーザのユーザ識別情報を閲覧先情報に決定する。さらに、指示操作受付部５７は、アクセス操作に基づく出力処理が、文書をプロジェクタに表示する処理の場合、会議の参加者のユーザ識別情報、または会議の参加者の所属する部署名を受け付け、それらを閲覧先情報に決定する。

キーワード抽出部５１は、指示操作受付部５７から文書識別情報が入力されると、ＨＤＤ２０５に記憶された文書９３のうちから指示操作受付部５７から入力される文書識別情報で特定される文書９３を読出し、読み出された文書９３に含まれる見出し部分をキーワードとして抽出する。読み出された文書９３が複数の見出しを含む場合、複数の見出しそれぞれをキーワードとして抽出し、複数のキーワードを順にキーワード受付部６３に出力する。また、キーワード抽出部５１は、ＨＤＤ２０５から読み出された文書９３と、抽出されたキーワードを出力部５９に出力する。

キーワード受付部６３、文書検索部６５および関連ユーザ特定部６９の動作は、文書作成処理の場合の動作と同じである。したがって、ここでは説明を繰り返さない。

判断部８１は、指示操作受付部５７から閲覧先情報が入力され、関連ユーザ特定部６９から最大でＭ個のユーザ識別情報と、最大でＮ個のグループ識別情報が入力される。判断部８１は、閲覧先情報がユーザ識別情報の場合、閲覧情報として入力されるユーザ識別情報のすべてが、関連ユーザのユーザ識別情報に含まれるか否かを判断する。閲覧先情報として入力されるユーザ識別情報のすべてが、関連ユーザのユーザ識別情報に含まれるならば、キーワードが閲覧先の全てのユーザに周知と判断するが、一人でも含まれなければ周知と判断しない。また、閲覧先情報として入力されるユーザ識別情報のうち関連ユーザのユーザ識別情報に含まれるユーザ識別情報の割合が所定の値以上ならば、キーワードが閲覧先の一部のユーザに周知なので、キーワードが周知と判断するようにしてもよい。

判断部８１は、閲覧先情報がグループ識別情報の場合、閲覧先情報として入力されるグループ識別情報が、関連ユーザ特定部６９から入力されるグループ識別情に含まれるか否かを判断する。閲覧先情報として入力されるグループ識別情報が、関連ユーザ特定部６９から入力されるグループ識別情に含まれるならば、キーワードが閲覧先のグループに周知と判断するが、関連ユーザ特定部６９から入力されるグループ識別情に含まれていなければ周知と判断しない。判断部８１は、キーワードが閲覧先に周知と判断する場合、キーワードが周知であることを示す信号を出力部５９に出力するが、キーワードが閲覧先に周知と判断しない場合、非周知であることを示す信号を出力部５９に出力する。

出力部５９は、キーワード抽出部５１から文書９３とキーワードが入力され、判断部８１からキーワードが周知であるか否かを示す信号が入力される。出力部５９は、判断部８１からキーワードが周知であるか否かを示す信号に基づいて、文書９３を改変し、改変された文書９３をアクセス操作に基づき定まる出力先に出力する。具体的には、出力部５９は、判断部８１からキーワードが周知であることを示す信号が入力される場合、そのキーワードを見出しに含む部分のうち見出しを除く部分を、他の部分を表示形態を異ならせる。キーワードを見出しに含む部分とは、キーワードを含む見出しから次の見出しの前までの部分である。例えば、文書９３が、第１章から第５章で構成される場合、章ごとに見出しが付されていれば、章ごとに付された見出しがキーワードに設定され、第１〜５章それぞれが、キーワードを含む部分である。

表示形態を異ならせる具体例は、文書９３からキーワードを見出しに含む部分のうち見出しを除く部分を削除したり、キーワードを見出しに含む部分を他の部分よりも明度を高くして、目立たないようにしたりする。また、表示サイズを小さくして、吹き出しで囲んで、コメント化したり、文書９３から削除し、所定の操作によって表示されるようにしてもよい。周知と判断されたキーワードを見出しに含む部分は、閲覧先情報で特定されるユーザに対して周知である可能性が高いため、文書９３中において、他の部分と表示形態を異ならせることにより、周知の部分の文書を読み飛ばすことができ、効率的に文書を読むことができる。特に、文書９３から削除する場合には、文書の内容が簡潔になるとともに、閲覧先のユーザに対しては冗長とならないようにすることができる。

出力部５９は、文書９３が複数の見出しを含む場合、複数の見出しごとにキーワードが周知であるか否かを示す信号が判断部８１から入力される。このため、出力部５９は、文書９３に含まれる複数の部分それぞれを、キーワードが周知であるか否かを示す信号に基づいて、他の部分と表示形態を異ならせる。

このため、閲覧先情報で特定され、文書９３の出力先となるユーザは、自分に周知な事項の記載を省略した文書を閲覧することができる。また、１つの文書であっても、出力先となるユーザの知識レベルが異なれば、異なる表示形態で表示することができる。このため、閲覧者の知識レベルに合わせた内容に文書９３を改変して出力することができる。

図７は、文書作成処理の流れの一例を示す第１のフローチャートである。文書作成処理は、ファイルサーバ２００が備えるＣＰＵ２０１が、ＲＯＭ２０２、ＨＤＤ２０５またはＣＤ−ＲＯＭ２０９Ａに記憶された文書管理プログラムを実行することにより、ＣＰＵ２０１により実行される処理である。

ここでは、ユーザがファイルサーバ２００にログインし、文書を作成する場合の処理を説明する。この場合のログインユーザは、操作部２０７を操作し、表示部２０６に表示される画面を見ながら文書を作成する。なお、ＰＣ４００〜４０２のいずれかを操作して、ファイルサーバ２００にログインするようにしてもよい。

図７を参照して、ＣＰＵ２０１は、閲覧ユーザを受け付けたか否かを判断する。閲覧先情報として、閲覧するユーザのユーザ識別情報を受け付けつけたか否かを判断する（ステップＳ０１）。閲覧ユーザを受け付けるまで待機状態となり、閲覧ユーザを受け付けたならば処理をステップＳ０２に進める。ステップＳ０２においては、受け付けられた閲覧ユーザのユーザ識別情報を一時記憶する。

次のステップＳ０３においては、文字列を受け付けたか否かを判断する。ログインユーザが、操作部２０７に入力する文字列を受け付ける。次に、作成時キーワード抽出処理を実行する。

図８は、作成時キーワード抽出処理の流れの一例を示すフローチャートである。図８を参照して、見出し警告が設定されているか否かを判断する（ステップＳ２１）。見出し警告は、予めユーザによってファイルサーバ２００に設定される。見出し警告が設定されているならば処理をステップＳ２２に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ２４に進める。

ステップＳ２２においては、ユーザによって入力された文字列が見出しか否かを判断する。入力された文字列が見出しに相当するならば処理をステップＳ２３に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ２４に進める。見出し部分に相当するか否かは、ユーザが文字列を入力する際に見出しであることを指定するようにすればよい。ステップＳ２３においては、見出し部分をキーワードに設定し、処理をステップＳ２４に進める。

ステップＳ２４においては、ユーザがキーワードとなる文字列を指定したか否かを判断する。ユーザがキーワードとなる文字列を指定したならば処理をステップＳ２５に進めるが、そうでなければ処理を文書作成処理に戻す。ステップＳ２５においては、指定された文字列をキーワードに設定し、処理を文書作成処理に戻す。

図７に戻って、ステップＳ０５においては、キーワードが設定されたか否かを判断する。ステップＳ０４における作成時キーワード抽出処理を実行した結果、キーワードが設定されたならば処理をステップＳ０６に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ０３に戻す。ステップＳ０６においては、関連ユーザ検索処理を実行する。関連ユーザ検索処理の詳細は後述するが、キーワードが周知なユーザを関連ユーザに決定する処理である。ステップＳ０７においては、ステップＳ０１において受け付けられた閲覧ユーザがステップＳ０６において検索された関連ユーザであるか否かを判断する。閲覧ユーザが関連ユーザならば処理をステップＳ０８に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ０９に進める。ステップＳ０８においては、キーワードが周知であることを通知し、処理をステップＳ０３に戻す。具体的には、「閲覧者は、この見出しの事項は周知です。」のメッセージを表示部２０６に表示する。一方ステップＳ０９においてはキーワードが周知でないことを通知し処理をステップＳ０３に戻す。

図９は、関連ユーザ検索処理の流れの一例を示すフローチャートである。関連ユーザ検索処理は、図７のステップＳ０６において実行される処理である。図９を参照して、キーワードでＨＤＤ２０５に記憶されている文書９３を検索する（ステップＳ３１）。ＨＤＤ２０５に記憶されている文書９３のうちからキーワードを含む文書９３を抽出する。そして、ＨＤＤ２０５に記憶されているアクセス履歴情報９５のうちから、ステップＳ３１において抽出された少なくとも１つの文書９３それぞれに対応するアクセス履歴情報９５のすべてを抽出する（ステップＳ３２）。そして、ステップＳ３１において抽出された少なくとも１つの文書９３を、アクセス回数が多い順に並べ替える（ステップＳ３３）。アクセス回数は、ステップＳ３２において、文書に対して抽出されたアクセス履歴情報９５の数である。

次のステップＳ３４においては、抽出された少なくとも１つの文書９３のうちからアクセス回数が多い順に上位Ｌ個を選択文書として選択する。ここでＬは、予め定められたしきい値である。抽出された少なくとも１つの文書９３がＬ個以下ならば、抽出された少なくとも１つの文書９３のすべてを選択文書として選択する。

次のステップＳ３５においては、最大でＬ個の選択文書それぞれに対応するアクセス履歴情報のすべてを対象として、アクセス履歴情報の数をユーザ別に集計することによりユーザ別アクセス回数を算出する。ユーザ別アクセス回数は、ユーザ識別情報ごとのアクセス回数である。アクセス履歴情報は、ユーザ識別情報を含むので、アクセス履歴情報を同じユーザ識別情報を含むユーザに分類し、ユーザ識別情報ごとにアクセス履歴情報の数をカウントすることによってユーザ別アクセス回数を算出する。

次のステップＳ３６においては、ステップＳ３５において算出されたユーザ別アクセス回数が多い順にユーザ識別情報を並び換える。そして、ユーザ別アクセス回数が多い順に上位Ｎ個のユーザ識別情報を選択する（ステップＳ３７）。そして、選択されたユーザ識別情報のユーザを関連ユーザに設定し（ステップＳ３８）、処理を文書作成処理に戻す。最大でＮ人のユーザが関連ユーザに設定される。

図１０は、文書作成処理の流れの一例を示す第２のフローチャートである。図７に示した文書作成処理と異なる点は、ステップＳ０１、Ｓ０２、Ｓ０６およびＳ０７がそれぞれ、ステップＳ０１Ａ、Ｓ０２Ａ、Ｓ０６ＡおよびＳ０７Ａに変更された点である。以下、図７に示した処置と異なる点を主に説明する。

図１０を参照して、ＣＰＵ２０１は、閲覧グループを受け付けたか否かを判断する。閲覧先情報として、閲覧するユーザが所属する部署名を受け付けつけたか否かを判断する（ステップＳ０１Ａ）。閲覧グループを受け付けるまで待機状態となり、閲覧グループを受け付けたならば処理をステップＳ０２Ａに進める。ステップＳ０２Ａにおいては、受け付けられた閲覧グループのグループ識別情報を一時記憶する。

ステップＳ０６Ａにおいては、関連グループ検索処理を実行する。関連グループ検索処理の詳細は後述するが、キーワードが周知なグループを関連グル−プとして検索する処理である。ステップＳ０７Ａにおいては、ステップＳ０１Ａにおいて受け付けられた閲覧グループがステップＳ０６Ａにおいて検索された関連グループであるか否かを判断する。閲覧グループが関連グループならば処理をステップＳ０８に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ０９に進める。

図１１は、関連グループ検索処理の流れの一例を示すフローチャートである。関連グループ検索処理は、図１０のステップＳ０６Ａにおいて実行される処理である。図１１を参照して、図９に示した関連ユーザ検索処理と異なる点は、ステップＳ３５とステップＳ３６との間にステップＳ４１およびステップＳ４２が挿入された点、ステップＳ３６〜Ｓ３８が、ステップＳ３６Ａ〜ステップＳ３８Ａに変更された点である。その他の処理は図９に示した処理を同じなのでここでは説明を繰り返さない。

ステップＳ３５において、ユーザ別アクセス回数を集計した後、ステップＳ４１において、ＨＤＤ２０５に記憶されているユーザデータ９７を読み出す。そして、読み出されたユーザデータ９７を参照して、ユーザ識別情報のユーザが分類されているグループのグループ識別情報を特定する。

そして、次のステップＳ４２においては、ユーザ別アクセス回数のすべてを対象として、グループ別に集計し、グループ別アクセス回数を算出する。グループ識別情報が同じユーザ識別情報を同じグループに分類し、グループ別アクセス回数を算出する。

次のステップＳ３６Ａにおいては、ステップＳ４２において算出されたグループ別アクセス回数が多い順にグループ識別情報を並び換える。そして、グループ別アクセス回数が多い順に上位Ｍ個のユーザ識別情報を選択する（ステップＳ３７Ａ）。そして、選択されたグループ識別情報のグループを関連グループに設定し（ステップＳ３８Ａ）、処理を文書作成処理に戻す。

図１２は、文書閲覧処理の流れの一例を示すフローチャートである。文書閲覧処理は、ファイルサーバ２００が備えるＣＰＵ２０１が、ＲＯＭ２０２、ＨＤＤ２０５またはＣＤ−ＲＯＭ２０９Ａに記憶された文書管理プログラムを実行することにより、ＣＰＵ２０１により実行される処理である。

図１２を参照して、ＣＰＵ２０１は、閲覧操作を受け付けたか否かを判断する。ＨＤＤ２０５に記憶されている文書９３のいずれかを閲覧するアクセス操作を受け付けたならば、閲覧操作受け付けたと判断する。閲覧操作を受け付けるまで待機状態となり（ステップＳ５１でＮＯ）、閲覧操作を受け付けたならば（ステップＳ５１でＹＥＳ）、処理をステップＳ５２に進める。ステップＳ５２においては、閲覧操作をした操作ユーザを特定する。ここでは、ファイルサーバ２００にログインしたユーザを操作ユーザとして特定する。

次のステップＳ５３においては、ステップＳ５１において受け付けられた閲覧操作により定まる文書をＨＤＤ２０５に記憶された文書９３のうちから読み出す。次のステップＳ５４においては、文書から見出しを抽出する。文書が複数の見出しを含む場合には、複数の見出しのすべてを抽出する。次のステップＳ５５においては、複数の見出しのうちから１つを処理対象に選択する。

そして、処理対象に選択された見出しをキーワードに設定する（ステップＳ５６）。次のステップＳ５７においては関連ユーザ検索処理を実行する。ステップＳ５６において設定されたキーワードに基づいて、図９に示した関連ユーザ検索処理を実行する。次のステップＳ５８においては、ステップＳ５２において特定された操作ユーザが関連ユーザか否かを判断する。操作ユーザが関連ユーザならば処理をステップＳ５９に進めるが、そうでなければステップＳ５９をスキップして処理をステップＳ６０に進める。

ステップＳ５９においては、ステップＳ５５において処理対象に選択された見出しを含む見出し部分を変更する。見出し部分は、見出しで始まり、次の見出しの前で終わる部分である。見出し部分の表示態様を他の部分の表示態様と異なるように変更する。具体的には、見出し部分の見出しを除く部分を文書から削除したり、明度を高くしたりする。ステップＳ６０においては、ステップＳ５４において抽出された見出しのうちステップＳ５５において未だ処理対象に設定されていない見出しが存在するか否かを判断する。

未処理の見出しが存在するならば処理をステップＳ５５に戻すが、そうでなければ処理をステップＳ６１に進める。ステップＳ６１においては、見出し部分が変更された文書を表示部２０６に表示する。

図１３は、文書送信処理の流れの一例を示すフローチャートである。文書送信処理は、ファイルサーバ２００が備えるＣＰＵ２０１が、ＲＯＭ２０２、ＨＤＤ２０５またはＣＤ−ＲＯＭ２０９Ａに記憶された文書管理プログラムを実行することにより、ＣＰＵ２０１により実行される処理である。

図１３を参照して、図１２に示した文書閲覧処理と異なる点は、ステップＳ５１、Ｓ５２およびＳ５８が、ステップＳ５１Ａ、Ｓ５２ＡおよびＳ５８Ａに変更された点である。その他の処理は同じなので、ここでは異なる処理を説明する。図１３を参照して、ＣＰＵ２０１は、送信操作を受け付けたか否かを判断する。ＨＤＤ２０５に記憶されている文書９３のいずれかを電子メールで送信するアクセス操作を受け付けたならば、送信操作受け付けたと判断する。送信操作を受け付けるまで待機状態となり（ステップＳ５１ＡでＮＯ）、送信操作を受け付けたならば（ステップＳ５１ＡでＹＥＳ）、処理をステップＳ５２Ａに進める。ステップＳ５２Ａにおいては、送信先のユーザを特定する。ここでは、送信操作によって電子メールの送信先に設定された電子メールアドレスが割り当てられたユーザを送信先のユーザに特定する。

ステップＳ５８Ａにおいては、ステップＳ５２Ａにおいて送信先のユーザに特定された送信先ユーザが関連ユーザか否かを判断する。送信先ユーザが関連ユーザならば処理をステップＳ５９に進めるが、そうでなければステップＳ５９をスキップして処理をステップＳ６０に進める。

なお、ここでは、文書を出力する処理の一例として、文書閲覧処理および文書送信処理を示したが、プロジェクタに出力する処理、ＭＦＰ４００〜４０２にプリントする処理についても、会議の参加者またはプリントを閲覧するユーザを閲覧先のユーザとして指定するようにすれば、閲覧先のユーザに周知名部分を、他の部分と異なる形態、例えば、文書から削除したりコメント化したりするようにして、文書を出力することができる。

このため、送信先ユーザが受信する電子メールで送信される文書は、送信先ユーザが周知の部分が他の部分と表示態様が異なる文書に変更される。このため、送信先ユーザは、効率的に文書を閲覧することができる。

以上説明したように本実施の形態におけるファイルサーバ２００は、文書作成処理を実行する際に、見出しとして入力された文字列をキーワードに設定し、ＨＤＤ２０５に記憶された文書９３のうちからキーワードを含む１以上の文書を抽出し、抽出された１以上の文書に関連付けられたアクセス履歴情報の数の多いユーザを関連ユーザに特定し、閲覧者として指定されたユーザが関連ユーザに含まれていれば、キーワードが閲覧者に周知であると判断する。このため、見出しが閲覧者に周知か否かを作成者に通知するので、作成者が詳細に記述するべきか否かを判断するための情報を通知することができる。このため、作成者が、閲覧者に対して必要な情報を含む文書を作成するのが容易になる。

また、ファイルサーバ２００は、文書閲覧処理を実行する際に、閲覧の対象となる文書の見出しをキーワードに設定し、ＨＤＤ２０５に記憶された文書９３のうちからキーワードを含む１以上の文書を抽出し、抽出された１以上の文書に関連付けられたアクセス履歴情報の数の多いユーザを関連ユーザに特定し、文書の閲覧者が関連ユーザに含まれていれば、見出しを含む部分が文書の閲覧者に周知であると判断する。さらに、見出しを含む部分が文書の閲覧者に周知であると判断した場合に、周知と判断された見出しを含む部分を他の部分と形態を異ならせて表示する。このため、文書の閲覧者は、文書の閲覧時に周知な部分と周知でない部分とを区別することができる。特に、周知な部分を削除またはコメント化して表示または送信する場合には、周知な部分が表示されないので、効率的に文書を閲覧することができる。

また、ファイルサーバ２００は、文書送信処理を実行する際に、送信の対象となる文書の見出しをキーワードに設定し、ＨＤＤ２０５に記憶された文書９３のうちからキーワードを含む１以上の文書を抽出し、抽出された１以上の文書に関連付けられたアクセス履歴情報の数の多いユーザを関連ユーザに特定し、文書の送信先のユーザが関連ユーザに含まれていれば、見出しを含む部分が文書の送信先のユーザに周知であると判断する。さらに、見出しを含む部分が文書の送信先のユーザに周知であると判断した場合に、周知と判断された見出しを含む部分を他の部分と形態を異ならせて表示または送信する。このため、文書を受信するユーザは、受信した文書の閲覧時に周知な部分と周知でない部分とを区別することができる。特に、周知な部分を削除またはコメント化して表示または送信する場合には、周知な部分が表示されないので、効率的に文書を閲覧することができる。また、送信先のユーザが複数の場合、周知な部分と周知でない部分とは、複数のユーザによって異なる場合がある。この場合には、複数のユーザごとに周知な部分と周知でない部分とが区別される。このため、複数のユーザにそれぞれ対応する複数の形態の文書がそれぞれ送信される。

なお、上述した実施の形態においては、文書管理システム１について説明したが、図７〜図１３に示した処理をファイルサーバ２００に実行させる文書管理方法および文書管理プログラムとして発明を捉えることができるのは言うまでもない。

今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

＜付記＞
（１） 前記関連ユーザ特定手段は、前記抽出された少なくとも１つの文書それぞれに関連付けられたアクセス履歴情報の数が多い順に１以上を選択する文書選択手段と、
前記選択された１以上の文書それぞれに関連付けられたアクセス履歴情報の数を、該アクセス履歴情報に含まれるユーザ識別情報別に集計し、ユーザ別に集計されたアクセス履歴情報の数をユーザ別アクセス回数に決定するユーザ別アクセス回数集計手段と、
前記決定されたユーザ別アクセス回数に基づいて関連ユーザを特定する、請求項１〜５のいずれかに記載の情報検索装置。
（２） 前記関連ユーザ特定手段は、複数のユーザを少なくとも１つのグループに分類した分類テーブルを用いて、前記ユーザ別に算出されたユーザ別アクセス回数をグループごとに集計し、グループ別アクセス回数を算出するグループ集計手段をさらに含み、
前記算出されたグループ別アクセス回数に基づいて関連ユーザを特定する、（１）に記載の情報検索装置。

１ 文書管理システム、３ ネットワーク、９ 操作パネル、１０ ＡＤＦ、２０ 画像読取部、３０ 画像形成部、４０ 給紙部、５０ 後処理部、５１ キーワード抽出部、５３ 閲覧先情報受付部、５５ 通知部、５７ 指示操作受付部、５９ 出力部、６３ キーワード受付部、６５ 文書検索部、６７ 文書管理部、６９ 関連ユーザ特定部、７３ 文書選択部、７５ ユーザ別アクセス回数集計部、７９ グループ集計部、８１ 判断部、９３ 文書、９５ アクセス履歴情報、９７ ユーザデータ、１００，１００Ａ，１００Ｂ ＭＦＰ、１０１ メイン回路、１１１ ＣＰＵ、１１２ ＲＡＭ、１１３ ＲＯＭ、１１４ 表示部、１１５ 操作部、１１６ ＨＤＤ、１１７ データ通信制御部、１１９Ａ メモリカード、１２２ ファクシミリ部、１２３ 通信制御部、２００ ファイルサーバ、２０１ ＣＰＵ、２０２ ＲＯＭ、２０３ ＲＡＭ、２０４ ネットワークＩ／Ｆ、２０５ ＨＤＤ、２０６ 表示部、２０７ 操作部、２０８ バス、２０９ 外部記憶装置、２０９Ａ ＣＤ−ＲＯＭ、３００ 認証サーバ。

Claims (7)

1. 予め記憶された文書がアクセスされることに応じて、アクセス主体を識別するためのユーザ識別情報を含むアクセス履歴情報を前記アクセスされた文書に関連付けて記憶するアクセス履歴記憶手段と、
   処理対象文書の閲覧先に関する閲覧先情報を受け付ける閲覧先情報受付手段と、
   前記処理対象文書からキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
   予め記憶された文書のうちから前記抽出されたキーワードを含む１以上の文書を抽出するために前記記憶された文書を検索する文書検索手段と、
   前記文書検索手段による検索によって抽出された１以上の文書に関連付けられたアクセス履歴情報に基づいて、前記受け付けられたキーワードに関連する関連ユーザを特定する関連ユーザ特定手段と、
   前記特定された関連ユーザと前記受け付けられた閲覧者情報とに基づいて、前記キーワードが閲覧先に周知か否かを判断する判断手段と、を備えた文書管理装置。
2. 文書を作成し、記憶する文書作成手段と、
   前記判断手段により周知と判断されることに応じて、キーワードが周知であることを通知する通知手段と、をさらに備え、
   前記キーワード抽出手段は、前記文書作成手段によって、文書の作成中に、文書を構成する文字列として決定された文字列から所定の条件に適合する文字列をキーワードとして抽出する、請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記判断手段により周知と判断される場合、前記文書に含まれる複数の部分のうち前記キーワードが抽出された部分を、他の部分と異なる形態で出力する出力手段を、さらに備えた請求項１に記載の文書管理装置。
4. 前記出力手段が出力する対象となる文書を指定する指定操作を受け付ける指定受付手段を、さらに備え、
   前記閲覧先情報受付手段は、前記指定操作をしたユーザを特定するユーザ特定手段を含む、請求項３に記載の文書管理装置。
5. 前記閲覧情報受付手段は、前記文書の送信先を受け付ける送信先受付手段を、含む、請求項３に記載の文書管理装置。
6. 予め記憶された文書がアクセスされることに応じて、アクセス主体を識別するためのユーザ識別情報を含むアクセス履歴情報を前記アクセスされた文書に関連付けて記憶するステップと、
   処理対象文書の閲覧先に関する閲覧先情報を受け付けるステップと、
   前記処理対象文書からキーワードを抽出するステップと、
   予め記憶された文書のうちから前記抽出されたキーワードを含む１以上の文書を抽出するために前記記憶された文書を検索するステップと、
   前記文書を検索するステップにおいて文書を検索することによって抽出された１以上の文書に関連付けられたアクセス履歴情報に基づいて、前記受け付けられたキーワードに関連する関連ユーザを特定するステップと、
   前記特定された関連ユーザと前記受け付けられた閲覧者情報とに基づいて、前記キーワードが閲覧先に周知か否かを判断するステップと、を含む文書管理方法。
7. 予め記憶された文書がアクセスされることに応じて、アクセス主体を識別するためのユーザ識別情報を含むアクセス履歴情報を前記アクセスされた文書に関連付けて記憶するステップと、
   処理対象文書の閲覧先に関する閲覧先情報を受け付けるステップと、
   前記処理対象文書からキーワードを抽出するステップと、
   予め記憶された文書のうちから前記抽出されたキーワードを含む１以上の文書を抽出するために前記記憶された文書を検索するステップと、
   前記文書を検索するステップにおいて文書を検索することによって抽出された１以上の文書に関連付けられたアクセス履歴情報に基づいて、前記受け付けられたキーワードに関連する関連ユーザを特定するステップと、
   前記特定された関連ユーザと前記受け付けられた閲覧者情報とに基づいて、前記キーワードが閲覧先に周知か否かを判断するステップと、をコンピュータを実行させる文書管理プログラム。
   
   
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