JP2011198202A - 作業時間管理システムおよび作業時間管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】業務や工程数が数十のレベルになっても作業者の入力ミス防止、検索の煩わしさの軽減を図ることができ、電子メール、電子掲示板等で依頼される突発的な作業依頼等に対しても対応可能な作業時間管理システムおよび作業時間管理方法を提供すること。
【解決手段】会議開催通知作成者（会議主催者Ａ）が会議開催通知書１００を作成し（ｂ）、該当する業務／工程を記録するための記録用ボタン１００ａをその一部に貼り付けて電子メールや電子掲示板で送信する（ｃ〜ｄ）。その文書の受信者・閲覧者（参加者Ｂ）が、受信した会議開催通知書１００に貼り付けられた記録用ボタン１００ａを押すことで（ホ）、正確且つ容易に作業時間が記録される。各参加者毎に記録された作業時間は、サーバにアップロードされて管理される。
【選択図】図１

Description

本発明は、作業毎に作業の開始時間と終了時間により作業時間を計測して管理する作業時間管理技術に係り、特に、作業者の負荷を軽減するとともに、作業（各種業務／工程）にかかる作業時間を正確に記録することが可能な作業時間管理システムおよび作業時間管理方法に関する。

従来、各作業者は、作業効率／作業時間／製造原価等の分析を行うために、日常的に各種業務／工程毎にかかる作業時間の計測を記録するようにしている。しかしながら、作業によっては、第三者から依頼された会議への参加や電子メールや社内掲示板等で依頼される様々な作業への対応等が不定期に発生し、これらの作業時間を工程毎に正確に記録することは難しかった。従来、作業者の負荷軽減と共に業務／工程を正確に記録するための技術として、例えば特開平１１−２９６５８２号公報「工数原価集計装置」（特許文献１）に提案されたものがある。

特許文献１に開示された「工数原価集計装置」は、作業者が製造番号や作業内容をその都度入力するような、めんどうな操作による日報作成の必要がなく、組長、職長の集計やコンピュータへのインプット、情報処理の完全自動化ができるようにしたものであり、そこでは、パソコンからプリントアウトして貼り付けられた表形式の作業指示票の各作業内容記載欄と対応した位置に設置された押しボタンと、該押しボタンの操作時刻を記憶するメモリと、該メモリの内容をワイヤレスで発信する手段を備えた各作業者が保持する携帯式の工数集計器を用い、該工数集計器からワイヤレスで発信されたメモリの内容をパソコンで読み取って作業工数を自動的に集計するようにしたものである。各作業者は作業開始前に工数集計器の該当する押しボタンを押すことで時間、工程を記録する。

特開平１１−２９６５８２号公報

しかしながら、上記特開平１１‐２９６５８２号公報（特許文献１）には以下の点に課題があった。
（１）印刷した表形式の作業指示票の各作業内容記載欄に対応した押しボタンを用いているため、日常的に使用する１０前後の項目数である場合には有効であるものの、業務や工程数が数十のレベルになると、入力ミスや該当ボタンの検索に時間がかかる。
（２）印刷した作業指示票の各作業内容記載欄を工数集計器に貼り付けるようにしているため、電子メール、電子掲示板等で依頼される突発作業には対応できない。

そこで、本発明は、業務や工程数が数十のレベルになっても作業者の入力ミス防止、検索の煩わしさの軽減を図ることができ、電子メール、電子掲示板等で依頼される突発的な作業依頼等に対しても対応可能な作業時間管理システムおよび作業時間管理方法を提供することを目的とする。

本発明は、上記目的を達成するために、次のような構成を有している。なお、カッコ内の用語は、後述する実施例の説明に用いた用語を示している。

ａ）本発明に係る作業時間管理システムは、所定の作業に関する連絡事項を記入した作業通知書（会議開催通知書）の一部に作業時間を記録するための記録用ボタンを貼り付けて電子メールで送信あるいは電子掲示板に送信し、前記電子メールの受信者あるいは前記電子掲示板の閲覧者による前記作業通知書（会議開催通知書）に貼り付けられた前記記録用ボタンの押下により当該作業の作業時間を計測し作業実績リスト（個人端末の作業者の作業の実績（作業時間の記録））に記録することを特徴としている。

ｂ）また、所定の作業に関する連絡事項を記入した文書の一部に当該作業の作業時間を記録するための記録用ボタンを貼り付けて作業通知書（会議開催通知書）を作成する手段と、該作業通知書（会議開催通知書）を電子メールあるいは電子掲示板を介して第三者に通知する手段と、該作業通知書（会議開催通知書）を通知された第三者の端末装置（個人端末）の表示画面に前記作業通知書（会議開催通知書）を表示する手段と、該表示された作業通知書（会議開催通知書）に貼り付けられた前記記録用ボタンの押下により当該作業の作業時間を計測し当該第三者の作業実績リスト（個人端末の作業者の作業の実績（作業時間の記録））に記録する実績記録手段とを有することを特徴としている。

ｃ）また、上記ｂ）において、前記第三者の端末装置（個人端末）の実績記録手段に記録された作業実績リスト（個人端末の作業者の作業の実績（作業時間の記録））をアップロードして管理するとともに、作業に関するデータを前記第三者の端末装置（個人端末）にダウンロードすることが可能なサーバ（基幹サーバ）を具備することを特徴としている。

ｄ）本発明に係る作業時間管理方法は、所定の作業に関する連絡事項を記入した作業通知書（会議開催通知書）の一部に作業時間を記録するための記録用ボタンを貼り付けて電子メールで送信あるいは電子掲示板に送信するステップと、前記電子メールの受信者あるいは前記電子掲示板の閲覧者による前記作業通知書（会議開催通知書）に貼り付けられた前記記録用ボタンの押下により当該作業の作業時間を計測して記録するステップを有することを特徴としている。

ｅ）また、作業に関する連絡事項を記入した文書の一部に当該作業の作業時間を記録するための記録用ボタンを貼り付けて作業通知書（会議開催通知書）を作成するステップと、該作業通知書（会議開催通知書）を電子メールあるいは電子掲示板を介して第三者に通知するステップと、該作業通知書（会議開催通知書）を通知された第三者の端末装置（個人端末）の表示画面に前記作業通知書（会議開催通知書）を表示するステップと、該表示された作業通知書（会議開催通知書）に貼り付けられた前記記録用ボタンの押下により当該作業の作業時間を計測し当該第三者の作業実績リスト（個人端末の作業者の作業の実績（作業時間の記録））に記録するステップを有することを特徴としている。

ｆ）また、上記ｅ）において、前記第三者の作業実績リスト（個人端末の作業者の作業の実績（作業時間の記録））をサーバ（基幹サーバ）にアップロードするステップを有することを特徴としている。

ｇ）また、上記ｅ）またはｆ）において、前記作業に関する連絡事項を記入した文書の一部に当該作業の作業時間を記録するための記録用ボタンを貼り付けて作業通知書（会議開催通知書）を作成するステップは、作業一覧が記載されたメニューリストの作業毎に設けられた記録用ボタン作成用ボタン（会議開催通知用ボタン、すなわちボタン（２））の押下によってクリップボードに記録用ボタンを作成するステップと、該クリップボードに作成された記録用ボタンを前記文書の一部に貼り付けるステップとからなることを特徴としている。

本発明によれば、以下の効果を奏することができる。
（１）電子メール、電子掲示板等、会議開催時に該当ボタンを検索しなくて良いため、業務や工程数が数十のレベルになっても作業者の入力ミス防止、検索の煩わしさの軽減を図ることができる。また、コード入力のためにイチイチ画面や装置を切り替えなくても良い。
（２）電子メール、電子掲示板等で依頼される突発的な作業依頼等に対しても対応可能である。

会議主催者Ａと参加者Ｂが行う作業を例にしたワークフローを示す図である。 本発明に係る作業時間管理システムのシステム構成を示す図である。 参加者（作業者）の個人端末の表示画面に表示される操作画面の一例を示す図である。 参加者（作業者）の個人端末の表示画面に表示される操作画面の作業実績（作業時間の記録）５２を得る場合のフローチャートである（その１）。 参加者（作業者）の個人端末の表示画面に表示される操作画面の作業実績（作業時間の記録）５２を得る場合のフローチャートである（その２）。 会議参加者に配布される会議開催通知書（図１の会議開催通知書１００参照）の一例を示す図である。 会議開催通知書に関連する処理に関するフローチャートである。

以下、本発明の実施例を、図面を用いて詳細に説明する。
図１は、会議主催者Ａと参加者Ｂが行う作業を例にしたワークフローを示す図である。

同図に示すように、会議主催者Ａ側で行われるワークフローは本例では次の手順からなる。
（ａ）出社
（ｂ）会議開催通知書１００を作成
会議開催通知書１００は、例えば同図に示すように、メールソフトあるいは掲示板作成用ソフト等を用いて作業者（会議主催者Ａ）により作成された「１．業務／工程」、「２．打ち合わせ内容」、「３．開催日の日付と時間」、「４．出席者の役割」、「５．会議資料等」等に関する項目を有する。また、「１．業務／工程」に該当する業務／工程コードを記録するための記録用ボタン１００ａが貼り付けられている。記録用ボタン１００ａは、この記録用ボタンを押下することにより対応する作業の開始時刻を記録した後、作業時間の計測を開始する機能を有している。
（ｃ）会議開催通知書の発行指示
（ｄ）全出席者（会議参加者）に電子メール（あるいは電子掲示板）により通知する。

一方、会議参加者Ｂ側で行われるワークフローは次の手順からなる。
まず、参加者のＰＣ上に表示されているメニューリスト等からボタン（１）の一つを選択して作業時間を計測する場合を説明する。

（イ）出社
（ロ）作業開始時に参加者のＰＣ上に表示されているメニューリスト等から作業１に該当するボタンを選ぶ。これにより作業１の開始時刻を記録するとともに、作業時間の計測を開始する。同時に作業１に対応する作業を開始する。

（ハ）作業／工程の変更
作業１が終了したら、参加者のＰＣ上に表示されているメニューリスト等から作業１とは別の作業２に該当するボタンを選ぶ。これにより作業１の時間計測を終了し、作業終了時刻を記録するとともに、作業２の開始時刻を記録するとともに、作業時間の計測を開始する。
（ニ）同時に作業２に対応する作業を開始する。

通常上記処理を繰り返すが、本例では、ここで会議開催者Ａから電子メール（あるいは電子掲示板等）で会議開催通知書１００を受信したとする。
（ホ）会議参加者Ｂは、受信した会議開催通知書１００の記録用ボタン１００ａを押す。これにより、当該作業の開始時刻を記録するとともに、作業時間の計測を開始する。
（ヘ）記録用ボタン１００ａに該当する作業を開始する。

記録用ボタン１００ａに該当する作業が終了したら、参加者のＰＣ上に表示されているメニューリスト等から新たな作業に該当するボタン（１）のいずれかを押す。これにより、会議の終了時刻を記録するとともに、押された新たな作業の開始時刻を記録するとともに、作業時間の計測を開始する。このような処理を繰り返す。

（ト）帰宅する時に“帰宅”に相当するボタンを押す。これにより一日を終了する。

図２は、本発明に係る作業時間管理システムのシステム構成を示す図である。
同図に示すように、本発明に係る作業時間管理システムは、基幹サーバ１０、基幹ネットワーク２０、個人端末（ノートＰＣ）３１、個人端末（ノートＰＣ）３２を有する。同図では、簡単化のために個人端末を二つだけ示したが一般的には多数の個人端末を備える。

基幹サーバ１０は、業務／工程のマスタデータや基幹ネットワーク２０を介して各個人端末３１，３２から収集した各人の作業／工程／時間／作業成果等を保持する。

なお、作業／工程／時間／作業成果等の記録は、オフラインで実施される。基幹ネットワーク２０への接続は、作業／工程コードのダウンロード時、メール／文書等の送受信時、各人の記録データのアップロード時にのみ接続されていれば良い。

すなわち、
ａ）電子メールや電子掲示板等による会議開催通知は、基幹ネットワークシステムを使用する。
ｂ）業務／工程データ、及び、工数データ等は、必要な場合のみ接続してダウンロード／アップロードを行う。
ｃ）時間／成果の記録は、オフラインで実施する。

次に、操作画面について、図面を用いて具体的に説明する。
図３−Ａは、参加者（作業者）の個人端末３１，３２等の表示画面に表示される操作画面５０の一例である。

図３−Ａにおいて、図の上段の５１はメニューリストを示し、図の下段の５２は当該個人端末の作業者の作業の実績（作業時間の記録）の一例である。

メニューリスト５１は、同図に示すように、作業毎に、ボタン（１）とボタン（２）と、業務名と、工程名とを備えている。

ボタン（１）は、作業時間計測用のボタンであり、作業者がこのボタンを作業開始時に押下することにより、当該作業の開始時刻を記録するとともに、当該作業の作業時間の計測を開始する機能を備えている（図の例では、スペースの関係でボタン（１）として「ａ」〜「ｊ」の１０個だけを示しているが、実際は後述する如き「休憩」や「業務間休憩」に対応するボタンなども含んでいてもよく、数に制限はない）。

ボタン（２）は、会議開催通知書などに貼り付ける作業時間計測用ボタンを作成するためのボタン（簡単のために会議開催通知用ボタンという）であり、作業者が会議を開催したいと思った場合にこの会議開催通知用ボタンをクリックすることによりクリップボードに記録用ボタンを作成する機能を有している。クリップボードに作成された記録用ボタンは、例えば、図１で説明した如き会議開催通知書１００の「１．業務／工程」に該当する業務／工程コードを記録するための記録用ボタン１００ａとして貼り付けられる。

図３−Ａの５２は、個人端末の作業者の作業の実績（作業時間の記録）の一例を示すもので、実行された作業毎の、開始時刻、終了時刻、作業時間、業務名、工程名を記録するもので、本例は、メニューリスト５１のボタン（１）を、「ａ」，「ｇ」，「ｂ」の順に押下し、その後、メニューリスト５１では省略されている「休憩」に対応するボタン（１）を押下し、その後、メニューリスト５１のボタン（１）を、「ｆ」，「ｃ」，「ｄ」，「ｅ」の順に押下し、最後に、メニューリスト５１では省略されている「業務間休憩」に対応するボタン（１）を押下した場合の作業の実績（各作業の開始時刻、終了時刻、作業時間の記録）の一例を表している。

図３−Ｂおよび図３−Ｃは、図３−Ａの５２の作業の実績（作業時間の記録）を得る場合のフローチャートである。

図３−Ｂにおいて、メニューリスト５１のボタン（１）の「ａ」を押下すると（ステップＳ１００）、「ａ」に対する作業（開発作業１ 機能設計（検討作業））の開始時刻を図３−Ａの５２に記録し、作業時間の計測を開始する（ステップＳ１０１）。

「ａ」に対する作業が終了し、メニューリスト５１のボタン（１）の「ｇ」を押下すると（ステップＳ１０２）、「ａ」に対する作業の終了時刻を図３−Ａの５２に記録するとともに、「ｇ」に対する作業の開始時刻を記録し、作業時間の計測を開始する（ステップＳ１０３）。

「ｇ」に対する作業が終了し、メニューリスト５１のボタン（１）の「ｂ」を押下すると（ステップＳ１０４）、「ｇ」に対する作業の終了時刻を図３−Ａの５２に記録するとともに、「ｂ」に対する作業の開始時刻を記録し、作業時間の計測を開始する（ステップＳ１０５）。

「ｂ」に対する作業が終了し、メニューリスト５１のボタン（１）のうち、図示されていない「休憩」に対応するボタンを押下すると（ステップＳ１０６）、「ｂ」に対する作業の終了時刻を図３−Ａの５２に記録するとともに、「休憩」の開始時刻を記録し、時間の計測を開始する（ステップＳ１０７）。

次に、図３−Ｃにおいて、休憩が終了し、メニューリスト５１のボタン（１）の「ｆ」を押下すると（ステップＳ１０８）、「休憩」の終了時刻を図３−Ａの５２に記録するとともに、「ｆ」に対する作業の開始時刻を記録し、作業時間の計測を開始する（ステップＳ１０９）。

「ｆ」に対する作業が終了し、メニューリスト５１のボタン（１）の「ｃ」を押下すると（ステップＳ１１０）、「ｆ」に対する作業の終了時刻を図３−Ａの５２に記録するとともに、「ｃ」に対する作業の開始時刻を記録し、作業時間の計測を開始する（ステップＳ１１１）。

「ｃ」に対する作業が終了し、メニューリスト５１のボタン（１）の「ｄ」を押下すると（ステップＳ１１２）、「ｃ」に対する作業の終了時刻を図３−Ａの５２に記録するとともに、「ｄ」に対する作業の開始時刻を記録し、作業時間の計測を開始する（ステップＳ１１３）。

「ｄ」に対する作業が終了し、メニューリスト５１のボタン（１）の「ｅ」を押下すると（ステップＳ１１４）、「ｄ」に対する作業の終了時刻を図３−Ａの５２に記録するとともに、「ｅ」に対する作業の開始時刻を記録し、作業時間の計測を開始する（ステップＳ１１５）。

「ｅ」に対する作業が終了し、メニューリスト５１のボタン（１）のうち、図示されていない「業務間休憩」に対応するボタンを押下すると（ステップＳ１１６）、「ｅ」に対する作業の終了時刻を図３−Ａの５２に記録するとともに、「業務間休憩」の開始時刻を記録し、時間の計測を開始する（ステップＳ１１７）。

図４−Ａは、会議参加者に配布される会議開催通知書（図１の会議開催通知書１００に対応）の一例を示す図であり、図４−Ｂは、会議開催通知書に関連する処理に関するフローチャートである。

図４−Ａに示した会議開催通知書１００は、メールソフトあるいは掲示板作成用ソフト等を用いて作業者（会議開催主催者となる）により「０．工程コード」、「１．会議内容・・・」、「２．場所/時間・・・」、「３．参加者の役割・・・」という項目が記入され（図４−ＢのステップＳ２００に対応）、さらに、この会議開催通知書に、作業者が、メニューリスト５１のボタン（１）の「ｅ」に対応するボタン（２）をクリックすることにより『開発作業１（機能設計レビュー）』に対応する記録用ボタンをクリップボードに作成し（図４−ＢのステップＳ２０１に対応）、これを図４の記録用ボタン１００ａとして貼り付ける（図４−ＢのステップＳ２０２に対応）ことにより作成されたものであり（図１の（ｂ）に相当）、会議開催主催者の指示により会議参加者全員（送信を希望する作業者全員）に電子メールや電子掲示板で配信する（図１の（ｃ），（ｄ）、図４−ＢのステップＳ２０３に対応）。

この会議開催通知書１００を受信した作業者の個人端末において、会議開催通知書１００を画面表示し、会議開催通知書１００の記録用ボタン１００ａをクリックする（図４−ＢのステップＳ２０４に対応）と、該作業の開始時刻が記録され、作業時間の計測が開始される（図１の（ホ）、図４−ＢのステップＳ２０５に対応）。

なお、図３−Ｂ、図３−Ｃ、図４−Ｂに示したフローチャートの処理や機能は、作業時間管理システムを実現する端末装置（図２の個人端末３１，３２）を構成するコンピュータに内蔵されるＣＰＵやメモリなどのハードウェア資源を用いて、各処理や機能に対応するプログラムを実行することによって実現される。また、該プログラムは、ＦＤ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤなどの記録媒体や、インターネットなどのネットワークを介して市場に流通させることができる。

１０：基幹サーバ
２０：基幹ネットワーク
３１，３２：個人端末（ノートパソコン、端末装置）
５０：操作画面
５１：メニューリスト
５２：作業者の作業の実績（作業時間の記録）の一例
１００：会議開催通知書
１００ａ：記録用ボタン

Claims (7)

1. 所定の作業に関する連絡事項を記入した作業通知書の一部に作業時間を記録するための記録用ボタンを貼り付けて電子メールで送信あるいは電子掲示板に送信し、前記電子メールの受信者あるいは前記電子掲示板の閲覧者による前記作業通知書に貼り付けられた前記記録用ボタンの押下により当該作業の作業時間を計測し作業実績リストに記録するようにしたことを特徴とする作業時間管理システム。
2. 所定の作業に関する連絡事項を記入した文書の一部に当該作業の作業時間を記録するための記録用ボタンを貼り付けて作業通知書を作成する手段と、該作業通知書を電子メールあるいは電子掲示板を介して第三者に通知する手段と、該作業通知書を通知された第三者の端末装置の表示画面に前記作業通知書を表示する手段と、該表示された作業通知書に貼り付けられた前記記録用ボタンの押下により当該作業の作業時間を計測し当該第三者の作業実績リストに記録する実績記録手段とを有することを特徴とする作業時間管理システム。
3. 請求項２に記載の作業時間管理システムにおいて、
   前記第三者の端末装置の実績記録手段に記録された作業実績リストをアップロードして管理するとともに、作業に関するデータを前記第三者の端末装置にダウンロードすることが可能なサーバを具備することを特徴とする作業時間管理システム。
4. 所定の作業に関する連絡事項を記入した作業通知書の一部に作業時間を記録するための記録用ボタンを貼り付けて電子メールで送信あるいは電子掲示板に送信するステップと、前記電子メールの受信者あるいは前記電子掲示板の閲覧者による前記作業通知書に貼り付けられた前記記録用ボタンの押下により当該作業の作業時間を計測して記録するステップを有することを特徴とする作業時間管理方法。
5. 作業に関する連絡事項を記入した文書の一部に当該作業の作業時間を記録するための記録用ボタンを貼り付けて作業通知書を作成するステップと、該作業通知書を電子メールあるいは電子掲示板を介して第三者に通知するステップと、該作業通知書を通知された第三者の端末装置の表示画面に前記作業通知書を表示するステップと、該表示された作業通知書に貼り付けられた前記記録用ボタンの押下により当該作業の作業時間を計測し当該第三者の作業実績リストに記録するステップとを有することを特徴とする作業時間管理方法。
6. 請求項５に記載の作業時間管理方法において、
   前記第三者の作業実績リストをサーバにアップロードするステップを有することを特徴とする作業時間管理方法。
7. 請求項５または6に記載の作業時間管理方法において、
   前記作業に関する連絡事項を記入した文書の一部に当該作業の作業時間を記録するための記録用ボタンを貼り付けて作業通知書を作成するステップは、
   作業一覧が記載されたメニューリストの作業毎に設けられた記録用ボタン作成用ボタンの押下によってクリップボードに記録用ボタンを作成するステップと、
   該クリップボードに作成された記録用ボタンを前記文書の一部に貼り付けるステップと
   からなることを特徴とする作業時間管理方法。

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