JP2011048746A - 端末装置、会議資料共有システム、及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】会議資料の指定を受け付けていない状態で、会議に関連すると推定される資料のデータが送信される端末装置、会議資料共有システム、及びプログラムを提供する。
【解決手段】サーバ装置１１０は、開催される予定の会議の内容を示す会議予定情報を受け付ける会議予定情報受け付け部１２３と、会議予定情報受け付け部１２３により前記会議予定情報が受け付けられる場合、メモリー１１４に蓄積される１又は複数の資料のうち、該会議予定情報に基づいて開催される予定の会議に関連すると推定される資料を見込み会議資料と特定し、見込み会議資料と特定された資料に基づく資料データを、サーバ装置１１０と通信を行う１又は複数のパソコン１３０，１４０，１５０のうち少なくとも該資料を保持しない端末装置に送信する見込み会議資料データ送信部１２４と、を有する。
【選択図】図１

Description

本発明は、端末装置、会議資料共有システム、及びプログラムに関する。

会議で使用される複数の端末装置が接続され、会議資料が端末装置に送信されることによって共有される会議資料共有システムがある。

特許文献１には、電子マニュアル等の書類の全体画像がマニュアル表示端末に保持されている状態で電子マニュアルが更新された場合に、低速回線で通信を行うマニュアル表示端末が更新情報、更新ページ画像、更新部分画像をダウンロードし、更新情報に基づいて更新ページ画像及び更新部分画像が重畳された電子マニュアルの画像を表示する書類データ配信システムが開示されている。

特開２００５−２０８８８１号公報

本発明の目的の一つは、会議資料の指定を受け付けていない状態で、会議に関連すると推定される資料のデータが送信される端末装置、会議資料共有システム、及びプログラムを提供することにある。

上記目的を達成するために、請求項１に記載の端末装置の発明は、開催される予定の会議の内容を示す会議予定情報を受け付ける会議予定情報受け付け手段と、前記会議予定情報受け付け手段により前記会議予定情報が受け付けられる場合、資料蓄積手段に蓄積される１又は複数の資料のうち、該会議予定情報に基づいて前記開催される予定の会議に関連すると推定される資料を見込み会議資料と特定し、見込み会議資料と特定された資料に基づく資料データを、該端末装置と通信を行う１又は複数の端末装置のうち少なくとも該資料を保持しない端末装置に送信する見込み会議資料データ送信手段と、を有することを特徴とする。

また、請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の端末装置において、前記見込み会議資料データ送信手段は、前記蓄積される１又は複数の資料のそれぞれの内容に基づく資料見出し語と、前記会議予定情報に含まれる会議予定見出し語と、の照合結果に基づいて、前記見込み会議資料を特定することを特徴とする。

また、請求項３に記載の発明は、請求項２に記載の端末装置において、前記見込み会議資料データ送信手段は、前記見込み会議資料と特定された資料が複数存在する場合、該資料のそれぞれに基づく資料データを、該資料のそれぞれの前記照合結果と、該資料のそれぞれのデータサイズと、の少なくとも一方に基づいて決定される順序で送信することを特徴とする。

また、請求項４に記載の端末装置の発明は、資料蓄積手段に蓄積される１又は複数の資料のうち、開催される予定の会議で使用される１又は複数の会議資料を指定する会議資料指定情報を取得する会議資料指定情報取得手段と、当該端末装置と通信を行う１又は複数の端末装置に既に資料データが送信された資料を示す送信資料情報を記憶する送信資料情報記憶手段に、前記会議資料指定情報取得手段により取得される前記会議資料指定情報で指定される前記１又は複数の会議資料のそれぞれを示す前記送信資料情報が記憶されているか判断する送信資料判断手段と、前記１又は複数の会議資料のうち、前記送信資料情報記憶手段に前記送信資料情報が記憶されていることが前記送信資料判断手段により確認されたものについて、既に送信された前記資料データに対応する該会議資料と、前記資料蓄積手段に蓄積される該会議資料と、の差分を示す差分データを、前記資料データを受信した前記１又は複数の端末装置に送信する会議資料データ送信手段と、を有することを特徴とする。

また、請求項５に記載の発明は、請求項４に記載の端末装置において、前記会議資料データ送信手段は、前記１又は複数の会議資料のうち、前記送信資料情報記憶手段に前記送信資料情報が記憶されていないことが前記送信資料判断手段により確認されたものについて、前記資料蓄積手段に蓄積される該会議資料に基づく会議資料データを、前記１又は複数の端末装置のうち、少なくとも該会議資料を保持しない端末装置に送信することを特徴とする。

また、請求項６に記載の会議資料共有システムの発明は、会議の参加者により使用される互いに通信を行う１又は複数の端末装置を有する会議資料共有システムであって、開催される予定の会議の内容を示す会議予定情報を受け付ける会議予定情報受け付け手段と、前記会議予定情報受け付け手段により前記会議予定情報が受け付けられる場合、資料蓄積手段に蓄積される１又は複数の資料のうち、該会議予定情報に基づいて前記開催される予定の会議に関連すると推定される資料を見込み会議資料と特定し、見込み会議資料と特定された資料に基づく資料データを、前記１又は複数の端末装置のうち少なくとも該資料を保持しない端末装置に送信する見込み会議資料データ送信手段と、前記見込み会議資料データ送信手段により前記資料データが送信された前記見込み会議資料を示す送信資料情報を記憶する送信資料情報記憶手段と、前記資料蓄積手段に蓄積される前記１又は複数の資料のうち、前記開催される予定の会議で使用される１又は複数の会議資料を指定する会議資料指定情報を取得する会議資料指定情報取得手段と、前記会議資料指定情報取得手段により取得される前記会議資料指定情報により指定される前記１又は複数の会議資料のそれぞれを示す前記送信資料情報が、前記送信資料情報記憶手段に記憶されているか判断する送信資料判断手段と、前記送信資料情報記憶手段に前記送信資料情報が記憶されていることが前記送信資料判断手段によって確認される前記会議資料について、前記見込み会議資料データ送信手段により送信された前記資料データに対応する該会議資料と、前記資料蓄積手段に蓄積される該会議資料と、の差分を示す差分データを、前記１又は複数の端末装置のうち、前記資料データを受信した端末装置に送信する会議資料データ送信手段と、を有することを特徴とする。

また、請求項７に記載のプログラムの発明は、コンピュータを、開催される予定の会議の内容を示す会議予定情報を受け付ける会議予定情報受け付け手段と、前記会議予定情報受け付け手段により前記会議予定情報が受け付けられる場合、資料蓄積手段に蓄積される１又は複数の資料のうち、該会議予定情報に基づいて前記開催される予定の会議に関連すると推定される資料を見込み会議資料と特定し、見込み会議資料と特定された資料に基づく資料データを、当該コンピュータと通信を行う１又は複数の端末装置のうち少なくとも該資料を保持しない端末装置に送信する見込み会議資料データ送信手段と、として機能させることを特徴とする。

また、請求項８に記載のプログラムの発明は、コンピュータを、資料蓄積手段に蓄積される複数の資料のうち、開催される予定の会議で使用される会議資料を指定する会議資料指定情報を取得する会議資料指定情報取得手段と、当該端末装置と通信を行う１又は複数の端末装置に既に資料データが送信された資料を示す送信資料情報を記憶する送信資料情報記憶手段に、前記会議資料指定情報取得手段により取得される前記会議資料指定情報で指定される前記会議資料のそれぞれを示す前記送信資料情報が記憶されているか判断する送信資料判断手段と、前記会議資料のうち、前記送信資料情報記憶手段に前記送信資料情報が記憶されていることが前記送信資料判断手段により確認されたものについて、前記資料データに対応する該会議資料と、前記資料蓄積手段に蓄積される該会議資料と、の差分を示す差分データを、前記資料データを受信した前記１又は複数の端末装置に送信する会議資料データ送信手段と、として機能させることを特徴とする。

請求項１，７に記載の発明によれば、会議資料の指定を受け付けていない状態で、会議予定情報に基づいて会議に関連すると推定される資料のデータが送信される。

請求項２に記載の発明によれば、見込み会議資料が、蓄積される資料及び会議予定情報それぞれの内容を参照することなく特定される。

請求項３に記載の発明によれば、見込み会議資料に基づく資料データが、会議と関連するという推定の精度や送信に要する時間を考慮した順序で送信される。

請求項４，６，８に記載の発明によれば、会議資料指定情報を受け付けた後のデータ送信が抑制される。

請求項５に記載の発明によれば、会議資料指定情報により指定される全ての会議資料が、送信されるデータが重複することなく全ての端末装置に送信される。

本実施形態に係るサーバ装置を含む会議資料共有システムを示す図である。 本実施形態に係るメモリーに記憶されるデータの一例を示す図である。 本実施形態に係る資料情報記憶部に記憶されるデータの一例を示す図である。 本実施形態に係るサーバ装置の見込み会議資料データ送信処理を示すフローチャートである。 本実施形態に係るサーバ装置の会議資料データ送信処理を示すフローチャートである。

以下、本発明を実施するための好適な実施の形態（以下、実施形態という）を、図面に従って説明する。

本実施形態に係るサーバ装置１１０を有する会議資料共有システム１００では、例えば会議の開催が決定した時点で入力される会議予定情報に基づいて、サーバ装置１１０は該会議で使用されると推定される見込み会議資料を特定してパソコン１３０，１４０，１５０に予め送信する。そしてサーバ装置１１０は、会議資料の指定を受けた時点で、指定を受けた資料のうち、まだ送られていない資料及び送信以降に更新された資料の更新内容のみをパソコン１３０，１４０，１５０に送信する。

図１は、本実施形態に係るサーバ装置１１０を含む会議資料共有システム１００を示す図である。会議資料共有システム１００は、サーバ装置１１０、パソコン１３０，１４０，１５０を含む。

本実施形態に係るサーバ装置１１０は、会議予定情報受け付け手段として会議予定情報受け付け部１２３を、資料蓄積手段としてメモリー１１４を、見込み会議資料データ送信手段として見込み会議資料データ送信部１２４を、送信資料情報記憶手段として送信資料情報記憶部１２５を、会議資料指定情報取得手段として会議資料指定情報取得部１２６を、送信資料判断手段として送信資料判断部１２７を、会議資料データ送信手段として会議資料データ送信部１２８を、それぞれ有する。

パソコン１３０，１４０，１５０は会議の参加者により使用される端末装置であり、サーバ装置１１０と通信を行い、サーバ装置１１０を介して互いに通信を行う。

サーバ装置１１０は、会議資料共有システム１００の管理を行う。サーバ装置１１０は、通信部１１２、制御部１２０、及びメモリー１１４を有する。通信部１１２及び制御部１２０は、本実施形態ではＣＰＵの一機能として実現される。

メモリー１１４は、複数の資料のそれぞれを、後述する制御部１２０の資料ＩＤ管理部１２１によって割り当てられる資料ＩＤと関連付けて、蓄積する。これら複数の資料は、パソコン１３０，１４０，１５０において作成され、サーバ装置１１０に送信される。また、メモリー１１４に蓄積されている資料は、パソコン１３０，１４０，１５０により逐次変更（編集、上書き）される。

通信部１１２は、パソコン１３０，１４０，１５０から送信される信号を受信し、制御部１２０に出力する。また通信部１１２は、制御部１２０から入力される信号をパソコン１３０，１４０，１５０に送信する。

制御部１２０は、サーバ装置１１０の動作の制御を行う。制御部１２０は、資料ＩＤ管理部１２１、資料情報記憶部１２２、会議予定情報受け付け部１２３、見込み会議資料データ送信部１２４、送信資料情報記憶部１２５、会議資料指定情報取得部１２６、送信資料判断部１２７、及び会議資料データ送信部１２８を有する。

資料ＩＤ管理部１２１は、パソコン１３０，１４０，１５０から送信され通信部１１２を介して入力される資料の電子データ及び資料の内容に基づく資料見出し語に対し資料ＩＤを割り当てる。資料ＩＤ管理部１２１は、資料ＩＤ及び資料の電子データをメモリー１１４に出力し、資料ＩＤ、資料見出し語、及び資料の電子データの作成日時を資料情報記憶部１２２に出力する。また、資料ＩＤ管理部１２１は、資料ＩＤを通信部１１２を介してパソコン１３０，１４０，１５０に送信し、パソコン１３０，１４０，１５０の使用者に資料ＩＤを通知する。

資料情報記憶部１２２は、資料ＩＤ管理部１２１から入力される資料ＩＤと、資料見出し語と、作成日時と、を関連づけて記憶する。

会議予定情報受け付け部１２３は、パソコン１３０，１４０，１５０において入力される会議予定情報を受け付ける。

見込み会議資料データ送信部１２４は、会議予定情報受け付け部１２３において受け付けられる会議予定情報に基づき、メモリー１１４に蓄積される複数の資料のうち、会議で使用されると推測される資料を見込み会議資料と特定する。そして、見込み会議資料データ送信部１２４は、見込み会議資料と特定された資料に基づく資料データを通信部１１２に出力することにより、この資料データをパソコン１３０，１４０，１５０に送信する。また、見込み会議資料データ送信部１２４は、パソコン１３０，１４０，１５０に送信された資料の電子データ、該資料の資料ＩＤ、該資料の電子データの作成日時を送信資料情報記憶部１２５に出力する。ここで、資料の電子データとは資料のデータそのものを指し、資料データとは資料の電子データを基に見込み会議資料データ送信部１２４により生成され、実際にパソコン１３０，１４０，１５０に送信された電子データを指す。資料データの詳細については後述する。

送信資料情報記憶部１２５は、見込み会議資料データ送信部１２４から入力される、見込み会議資料データ送信部１２４により資料データを送信された資料の電子データ、該資料を示す情報である該資料の資料ＩＤ、該資料の電子データの作成日時を記憶する。

会議資料指定情報取得部１２６は、開催される予定の会議で使用される１又は複数の資料を指定する会議資料指定情報を取得する。会議資料指定情報は、パソコン１３０，１４０，１５０において例えば会議の参加者により入力される。会議資料指定情報取得部１２６は、会議資料指定情報を取得する場合、該会議資料指定情報及び送信判断命令を送信資料判断部１２７に出力する。ここで送信判断命令とは、会議資料指定情報で指定される１又は複数の資料に基づく資料データが見込み会議資料データ送信部１２４により送信されたか否かの判断を命令する命令である。

送信資料判断部１２７は、会議資料指定情報取得部１２６から会議資料指定情報及び送信判断命令が入力される場合、会議資料指定情報として入力された資料ＩＤが送信資料情報記憶部１２５に記憶されているか判断し、会議資料指定情報及び判断結果を会議資料データ送信部１２８に出力する。

会議資料データ送信部１２８は、送信資料判断部１２７から入力される会議資料指定情報で指定される資料のうち、資料ＩＤが送信資料情報記憶部１２５に記憶されていると送信資料判断部１２７によって判断された資料については作成日時を参照し、見込み会議資料データ送信部１２４により送信されてから更新されていた場合、送信資料情報記憶部１２５に記憶されている資料の電子データと、メモリー１１４に蓄積されている最新の該資料の電子データとの差分を示す差分データを、パソコン１３０，１４０，１５０に送信する。更新されていなければ、会議資料データ送信部１２８はデータを送信しない。

資料ＩＤが送信資料情報記憶部１２５に記憶されていないと判断された資料については、会議資料データ送信部１２８は、メモリー１１４に蓄積される該資料の最新のものに基づく資料データを、パソコン１３０，１４０，１５０に送信する。

制御部１２０の詳細な動作を以下に例を挙げて説明する。

まず、資料の電子データ及び該資料の資料見出し語が、パソコン１３０，１４０，１５０の図示しないそれぞれの通信部を介してサーバ装置１１０に送信され、サーバ装置１１０の通信部１１２によって受信され、資料ＩＤ管理部１２１に出力される。ここで資料見出し語とは、該資料が使用された会議の議題、該会議の出席者名、該会議のプロジェクト名等である。

資料ＩＤ管理部１２１は、資料見出し語と共に入力される資料の電子データに対しユニークな資料ＩＤを割り当て、資料ＩＤ及び資料の電子データをメモリー１１４に出力する。資料ＩＤ管理部１２１は、資料ＩＤ及び資料見出し語を資料情報記憶部１２２に出力する。また、資料ＩＤ管理部１２１は、資料ＩＤを通信部１１２を介してパソコン１３０，１４０，１５０に送信して通知する。

パソコン１３０，１４０，１５０の使用者は、既に資料ＩＤが割り当てられた資料に対して変更を行う場合、資料ＩＤを指定した上で変更内容を示すデータ（変更後の資料データ）をサーバ装置１１０に送信する。資料ＩＤ管理部１２１は、資料ＩＤと変更内容を示すデータが送信されると、メモリー１１４に記憶されるデータに対し変更内容を反映（変更後の資料データで上書き）する。

メモリー１１４は、資料ＩＤ管理部１２１から入力される資料ＩＤと、資料の電子データと、を関連づけて記憶する。図２は、本実施形態に係るメモリー１１４に記憶されるデータの一例を示す図である。

資料情報記憶部１２２は、資料ＩＤ管理部１２１から入力される資料ＩＤと、資料見出し語と、作成日時と、を関連づけて記憶する。図３は、本実施形態に係る資料情報記憶部１２２に記憶されるデータの一例を示す図である。

会議予定情報受け付け部１２３は、パソコン１３０，１４０，１５０において入力される会議予定情報を受け付ける。ここで会議予定情報とは、会議の議題、出席者名、プロジェクト名等の会議予定見出し語を含む。これらはパソコン１３０，１４０，１５０において、それぞれの図示しないキーボードやマウスの操作により入力される。会議予定情報はパソコン１３０，１４０，１５０の図示しないそれぞれの通信部を介してサーバ装置１１０に送信され、サーバ装置１１０の通信部１１２によって受信され、会議予定情報受け付け部１２３に出力される。会議予定情報受け付け部１２３は、会議予定情報を見込み会議資料データ送信部１２４へ出力する。

見込み会議資料データ送信部１２４は、会議予定情報が入力されると、該会議予定情報と、資料情報記憶部１２２に記憶されている資料情報とを照合し、メモリー１１４に蓄積されている資料のうち、会議に関連すると推測される資料を見込み会議資料と特定し、さらに見込み会議資料のそれぞれについて、優先度を算出する。

具体的には、見込み会議資料データ送信部１２４は、まず、会議予定情報に含まれる会議予定見出し語と、資料情報記憶部１２２に記憶されている、資料それぞれの資料見出し語と、を照合し、資料それぞれについて、照合結果として関連度を算出する。ここで関連度とは、会議予定見出し語と、資料の見出し語と、で一致した項目の数に基づいて算出される値であり、例えば“関連度＝会議の議題の一致（有り：１、無し：０）×５＋一致した出席者の数×１＋一致したプロジェクト名の数×３”等の数式で表現される。そして見込み会議資料データ送信部１２４は、この関連度が予め定められる閾値を超える資料を見込み会議資料と特定する。さらに、見込み会議資料データ送信部１２４は、この関連度と資料の電子データのサイズに基づいて優先度を算出する。例えば“優先度＝関連度×２＋データサイズ（ＫＢ）／１０×３”で定義される。この優先度は、後述する資料データの送信処理において、送信順序を決定するのに使用される。

図３に示すデータが資料情報記憶部１２２に記憶され、閾値が５と設定されている状態で、会議予定見出し語として「会議の議題：リーダー会議、出席者：鈴木、山田、プロジェクト名：製品Ｂ、製品Ｃ」が入力された場合について説明する。資料ＩＤ０００１の資料については、会議の議題の一致は有り、一致した出席者の数は２、一致したプロジェクト名の数は０であり、関連度は７となる。同様に、資料ＩＤ０００２の資料は関連度９、資料ＩＤ０００３の資料は関連度８、資料ＩＤ０００４の資料は関連度４となる。従って、資料ＩＤ０００１，０００２，０００３の資料が見込み会議資料と特定される。

さらに、資料ＩＤ０００１，０００２，０００３の資料のデータサイズがそれぞれ７０ＫＢ、５０ＫＢ、１００ＫＢである場合、資料ＩＤ０００１の資料の優先度は７×２＋７×３＝３５となる。同様に、資料ＩＤ０００２の資料の優先度は３３、資料ＩＤ０００３の資料の優先度は４６となる。

次に、見込み会議資料データ送信部１２４は、見込み会議資料と特定された資料について、送信される資料データを生成する。資料データとは、該資料データを受け取ったパソコン１３０，１４０，１５０が見込み会議資料を生成するのに必要なデータであり、例えば見込み会議資料と特定された資料の電子データから、既にパソコン１３０，１４０，１５０において共有されているヘッダ等を削除したものである。

そして見込み会議資料データ送信部１２４は、生成された資料データを前述の優先度が大きい順にパソコン１３０，１４０，１５０に送信する。すなわち一致する項目が多い資料や、データサイズが大きい資料が先に送信される。前述した例のように優先度が算出されている場合、資料ＩＤ０００３、資料ＩＤ０００１、資料ＩＤ０００２の順に送信される。また、見込み会議資料データ送信部１２４は、資料データが送信された資料の資料ＩＤ、該資料の電子データ、該電子データの作成日時を送信資料情報記憶部１２５に出力する。

送信資料情報記憶部１２５は、見込み会議資料データ送信部１２４から入力される資料ＩＤ、資料の電子データ、及び作成日時を記憶する。

会議資料指定情報取得部１２６は、例えば会議の実施直前に、パソコン１３０，１４０，１５０のいずれかにおいて入力される、会議資料指定情報である会議資料の資料ＩＤを取得する場合、該資料ＩＤを送信資料判断部１２７に出力する。

送信資料判断部１２７は、会議資料指定情報取得部１２６から入力される資料ＩＤのそれぞれが送信資料情報記憶部１２５に記憶されているか判断し、資料ＩＤと、判断結果と、を会議資料データ送信部１２８に出力する。

会議資料データ送信部１２８は、会議資料指定情報で指定される資料のうち、資料ＩＤが送信資料情報記憶部１２５に記憶されていると送信資料判断部１２７によって判断された資料については、メモリー１１４に該資料ＩＤと関連付けて保存されている資料（最新のもの）の作成日時と、送信資料情報記憶部１２５に該資料ＩＤと関連付けて記憶されている作成日時とを比較する。

会議資料データ送信部１２８は、作成日時が一致しないものについては、送信資料情報記憶部１２５に記憶される資料の電子データと、メモリー１１４に蓄積されている最新の該資料の電子データとの差分を示す差分データを生成する。差分データとは、パソコン１３０，１４０，１５０において、見込み会議資料データ送信部１２４から既に受信している資料データと、該差分データと、から最新の資料が生成されるようなデータであり、例えば、異なっている箇所の位置を示すデータと、該箇所の内容を示すデータとの組み合わせ等である。そして会議資料データ送信部１２８は、差分データをパソコン１３０，１４０，１５０に送信する。

一方、作成日時が一致するものについては、既に最新の資料が送信されているため、会議資料データ送信部１２８はデータの送信を行わない。

また、会議資料データ送信部１２８は、会議資料指定情報で指定される資料のうち、資料ＩＤが送信資料情報記憶部１２５に記憶されていないと送信資料判断部１２７によって判断されたものについては、メモリー１１４に保存されている最新のものから、見込み会議資料データ送信部１２４と同様に資料データを生成し、生成される資料データをパソコン１３０，１４０，１５０に送信する。

次に、サーバ装置１１０の動作を、フローチャートを用いて説明する。

図４は、本実施形態に係るサーバ装置１１０の見込み会議資料データ送信処理を示すフローチャートである。

メモリー１１４に資料及び資料ＩＤが関連付けられて記憶され、資料情報記憶部１２２に資料ＩＤ及び資料見出し語が既に記憶されている状態において、会議予定情報受け付け部１２３が会議予定情報を受け付けると（Ｓ４０１）、見込み会議資料データ送信部１２４は、資料情報記憶部１２２に記憶されている資料情報の１つを読み出し、関連度を算出する（Ｓ４０２）。

見込み会議資料データ送信部１２４は、関連度が閾値以上か判定し（Ｓ４０３）、閾値以上である場合には優先度を算出して、優先度と該資料の資料ＩＤとを関連付けて記憶し（Ｓ４０４）、処理はＳ４０５に進む。Ｓ４０３において閾値未満である場合には、処理はＳ４０５に進む。

次に、見込み会議資料データ送信部１２４は、Ｓ４０２〜Ｓ４０４の処理が行われていない資料があるか確認し（Ｓ４０５）、あればＳ４０２に進んで未処理の資料に対して処理を開始し、なければＳ４０６に進む。

次に見込み会議資料データ送信部１２４は、Ｓ４０４において資料ＩＤが記憶された資料のうち、記憶された優先度が最も大きい資料について、メモリー１１４から資料を読み出して資料データを生成する（Ｓ４０６）。そして見込み会議資料データ送信部１２４は、資料データを送信し、該資料の資料ＩＤ、電子データ、及び作成日時を送信資料情報記憶部１２５に出力する。送信資料情報記憶部１２５は、見込み会議資料データ送信部１２４から入力された資料ＩＤ、電子データ、及び作成日時を記憶し、見込み会議資料データ送信部１２４は、これらの情報を、送信資料情報記憶部１２５に出力した後、消去する（Ｓ４０７）。

次に見込み会議資料データ送信部１２４は、Ｓ４０４において記憶された情報がまだ残っているか確認し（Ｓ４０８）、残っていれば処理はＳ４０６に進み、残っていなければ処理は終了する。

図５は、本実施形態に係るサーバ装置１１０の会議資料データ送信処理を示すフローチャートである。

会議資料指定情報取得部１２６は、会議資料指定情報である会議資料の資料ＩＤを取得する（Ｓ５０１）と、取得した資料ＩＤ及び送信判断命令を送信資料判断部１２７に出力する。

送信資料判断部１２７は、会議資料指定情報取得部１２６から入力された資料ＩＤの１つについて、該資料ＩＤが送信資料情報記憶部１２５に記憶されているか判断する（Ｓ５０２）。

Ｓ５０２において記憶されていると判断された場合、会議資料データ送信部１２８は、メモリー１１４に記憶されている該資料ＩＤに対応する資料の作成日時と、送信資料情報記憶部１２５に該資料ＩＤと関連付けて記憶されている作成日時と、が一致しているか判断する（Ｓ５０３）。

Ｓ５０３において一致しなかった場合、会議資料データ送信部１２８は差分データを生成して送信し（Ｓ５０４）、処理はＳ５０６に進む。一方、一致した場合、処理はＳ５０６に進む。

Ｓ５０２において記憶されていないと判断された場合、会議資料データ送信部１２８は、メモリー１１４に記憶されている該資料から資料データを生成して送信し（Ｓ５０５）、処理はＳ５０６に進む。

Ｓ５０６では、送信資料判断部１２７が、会議資料指定情報取得部１２６から入力された資料ＩＤのうち、未処理の資料ＩＤはないか確認し、あれば処理の対象を未処理の資料ＩＤの１つと決定してＳ５０３に進み、なければ処理は終了する。

以上の構成により、会議資料の指定を受け付けていない状態で、サーバ装置１１０は、会議に関連すると推定される資料のデータを送信する。

なお、サーバ装置１１０はパソコン等の情報処理装置であり、情報処理装置のメモリーに記憶されるプログラムを動作させることで実現される。このプログラムは、通信によって提供されてもよいし、コンピュータによる読み取りが可能な、ＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納されて提供されてもよい。

また、上記実施形態では会議資料共有システム１００を管理するサーバ装置１１０が設けられ、サーバ装置１１０が資料蓄積手段であるメモリー１１４や見込み会議資料データ送信手段である見込み会議資料データ送信部１２４等を有する構成が示されたが本発明はこれに限定されず、例えばサーバ装置１１０が設けられず、資料蓄積手段や見込み会議資料データ送信手段に相当する構成がパソコン１３０，１４０，１５０の一部又は全てに設けられる構成としてもよい。

また、上記実施形態では、資料データは資料の電子データから共有箇所を削除したものとしたが本発明はこれに限定されず、例えば資料の電子データを予め定められるルール（更新後においても同じ箇所で区切られるようなルール）で定められる箇所において分割して生成されてもよいし、その場合、会議資料データ送信部１２８は資料データのうち、更新された箇所を含むもののみを送信する構成としてもよい。

また、上記実施形態では、資料見出し語がパソコン１３０，１４０，１５０において入力される構成が示されたが本発明はこれに限定されず、例えば資料の電子データ本文に対し全文検索を行い抽出されたものを資料見出し語とする構成としてもよい。さらに、人名やプロジェクト名等が予め登録され、これらと一致するものを抽出して資料見出し語とする構成としてもよい。

また、上記実施形態では、サーバ装置１１０が資料データをパソコン１３０，１４０，１５０の全てに送信する構成が示されたが本発明はこれに限定されず、例えば資料に対し編集を行った端末装置（パソコン１３０，１４０，１５０のいずれか）をサーバ装置１１０が認識し、この端末装置には資料データを送信しない、すなわち資料の最新のものを保持しない端末装置のみに資料データを送信する構成としてもよい。

また、上記実施形態では、資料のそれぞれについて関連度が算出されて、この値が閾値を超える資料が見込み会議資料と特定される構成が示されたが本発明はこれに限定されず、見込み会議資料の特定条件及び見込み会議資料データ送信部１２４により資料データが送信される資料の条件として、会議予定情報及びデータサイズを用いるものであれば他の構成であってもよい。例えば資料見出し語が１つでも会議予定情報と一致したものは全て見込み会議資料と特定する構成としてもよいし、資料見出し語として特定の人名を含む資料を全て見込み会議資料と特定する構成や、見込み会議資料として特定された資料のうち予め定められた閾値より大きいデータサイズのもののみ送信する構成としてもよい。

１００ 会議資料共有システム、１１０ サーバ装置、１１２ 通信部、１１４ メモリー、１２０ 制御部、１２１ 資料ＩＤ管理部、１２２ 資料情報記憶部、１２３ 会議予定情報受け付け部、１２４ 見込み会議資料データ送信部、１２５ 送信資料情報記憶部、１２６ 会議資料指定情報取得部、１２７ 送信資料判断部、１２８ 会議資料データ送信部、１３０，１４０，１５０ パソコン。

Claims (8)

1. 開催される予定の会議の内容を示す会議予定情報を受け付ける会議予定情報受け付け手段と、
   前記会議予定情報受け付け手段により前記会議予定情報が受け付けられる場合、資料蓄積手段に蓄積される１又は複数の資料のうち、該会議予定情報に基づいて前記開催される予定の会議に関連すると推定される資料を見込み会議資料と特定し、見込み会議資料と特定された資料に基づく資料データを、該端末装置と通信を行う１又は複数の端末装置のうち少なくとも該資料を保持しない端末装置に送信する見込み会議資料データ送信手段と、
   を有することを特徴とする端末装置。
2. 請求項１に記載の端末装置において、
   前記見込み会議資料データ送信手段は、前記蓄積される１又は複数の資料のそれぞれの内容に基づく資料見出し語と、前記会議予定情報に含まれる会議予定見出し語と、の照合結果に基づいて、前記見込み会議資料を特定することを特徴とする端末装置。
3. 請求項２に記載の端末装置において、
   前記見込み会議資料データ送信手段は、前記見込み会議資料と特定された資料が複数存在する場合、該資料のそれぞれに基づく資料データを、該資料のそれぞれの前記照合結果と、該資料のそれぞれのデータサイズと、の少なくとも一方に基づいて決定される順序で送信することを特徴とする端末装置。
4. 資料蓄積手段に蓄積される１又は複数の資料のうち、開催される予定の会議で使用される１又は複数の会議資料を指定する会議資料指定情報を取得する会議資料指定情報取得手段と、
   当該端末装置と通信を行う１又は複数の端末装置に既に資料データが送信された資料を示す送信資料情報を記憶する送信資料情報記憶手段に、前記会議資料指定情報取得手段により取得される前記会議資料指定情報で指定される前記１又は複数の会議資料のそれぞれを示す前記送信資料情報が記憶されているか判断する送信資料判断手段と、
   前記１又は複数の会議資料のうち、前記送信資料情報記憶手段に前記送信資料情報が記憶されていることが前記送信資料判断手段により確認されたものについて、既に送信された前記資料データに対応する該会議資料と、前記資料蓄積手段に蓄積される該会議資料と、の差分を示す差分データを、前記資料データを受信した前記１又は複数の端末装置に送信する会議資料データ送信手段と、
   を有することを特徴とする端末装置。
5. 請求項４に記載の端末装置において、
   前記会議資料データ送信手段は、前記１又は複数の会議資料のうち、前記送信資料情報記憶手段に前記送信資料情報が記憶されていないことが前記送信資料判断手段により確認されたものについて、前記資料蓄積手段に蓄積される該会議資料に基づく会議資料データを、前記１又は複数の端末装置のうち、少なくとも該会議資料を保持しない端末装置に送信することを特徴とする端末装置。
6. 会議の参加者により使用される互いに通信を行う１又は複数の端末装置を有する会議資料共有システムであって、
   開催される予定の会議の内容を示す会議予定情報を受け付ける会議予定情報受け付け手段と、
   前記会議予定情報受け付け手段により前記会議予定情報が受け付けられる場合、資料蓄積手段に蓄積される１又は複数の資料のうち、該会議予定情報に基づいて前記開催される予定の会議に関連すると推定される資料を見込み会議資料と特定し、見込み会議資料と特定された資料に基づく資料データを、前記１又は複数の端末装置のうち少なくとも該資料を保持しない端末装置に送信する見込み会議資料データ送信手段と、
   前記見込み会議資料データ送信手段により前記資料データが送信された前記見込み会議資料を示す送信資料情報を記憶する送信資料情報記憶手段と、
   前記資料蓄積手段に蓄積される前記１又は複数の資料のうち、前記開催される予定の会議で使用される１又は複数の会議資料を指定する会議資料指定情報を取得する会議資料指定情報取得手段と、
   前記会議資料指定情報取得手段により取得される前記会議資料指定情報により指定される前記１又は複数の会議資料のそれぞれを示す前記送信資料情報が、前記送信資料情報記憶手段に記憶されているか判断する送信資料判断手段と、
   前記送信資料情報記憶手段に前記送信資料情報が記憶されていることが前記送信資料判断手段によって確認される前記会議資料について、前記見込み会議資料データ送信手段により送信された前記資料データに対応する該会議資料と、前記資料蓄積手段に蓄積される該会議資料と、の差分を示す差分データを、前記１又は複数の端末装置のうち、前記資料データを受信した端末装置に送信する会議資料データ送信手段と、
   を有することを特徴とする会議資料共有システム。
7. コンピュータを、
   開催される予定の会議の内容を示す会議予定情報を受け付ける会議予定情報受け付け手段と、
   前記会議予定情報受け付け手段により前記会議予定情報が受け付けられる場合、資料蓄積手段に蓄積される１又は複数の資料のうち、該会議予定情報に基づいて前記開催される予定の会議に関連すると推定される資料を見込み会議資料と特定し、見込み会議資料と特定された資料に基づく資料データを、当該コンピュータと通信を行う１又は複数の端末装置のうち少なくとも該資料を保持しない端末装置に送信する見込み会議資料データ送信手段と、
   として機能させることを特徴とするプログラム。
8. コンピュータを、
   資料蓄積手段に蓄積される複数の資料のうち、開催される予定の会議で使用される会議資料を指定する会議資料指定情報を取得する会議資料指定情報取得手段と、
   当該端末装置と通信を行う１又は複数の端末装置に既に資料データが送信された資料を示す送信資料情報を記憶する送信資料情報記憶手段に、前記会議資料指定情報取得手段により取得される前記会議資料指定情報で指定される前記会議資料のそれぞれを示す前記送信資料情報が記憶されているか判断する送信資料判断手段と、
   前記会議資料のうち、前記送信資料情報記憶手段に前記送信資料情報が記憶されていることが前記送信資料判断手段により確認されたものについて、前記資料データに対応する該会議資料と、前記資料蓄積手段に蓄積される該会議資料と、の差分を示す差分データを、前記資料データを受信した前記１又は複数の端末装置に送信する会議資料データ送信手段と、
   として機能させることを特徴とするプログラム。

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