JP2010245874A - 画像形成装置情報管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 従来のユーザ操作による修理依頼システムは、画像形成装置の電源が入り、かつユーザによる操作が可能な状態でなければ依頼操作が行えなかった。ユーザがサービスマンやサービスセンタに電話や電子メールなどの手段で修理を直接依頼した場合には、修理依頼状況の管理に混乱が生じる可能性もあった。
【解決手段】 ユーザの使用するクライアント装置が、予め画像形成装置の情報を取得しておくことにより、取得した情報を用いてクライアント装置からの画像形成装置の修理依頼通知を可能にする。また、画像形成装置が修理依頼状況を管理装置から取得してそれを画像形成装置の保持する修理依頼状況に反映することにより、画像形成装置の保持する修理依頼状況との整合性を保つ。
【選択図】 図３

Description

本発明は、画像形成装置の不調を、通信回線を介して外部管理装置に通知する画像形成装置遠隔管理システムに関するものである。

ＬＡＮ（Local Area Network）に接続された複写機やプリンタなどの画像形成装置の稼動状態を遠隔地から管理するシステムが存在している。このようなシステムでは、複数の画像形成装置とそれらを管理する管理装置とが、ＬＡＮやＷＡＮ（Wide Area Network）、インターネットを介して互いに通信を行う。画像形成装置は、管理装置に対して、画像形成回数（カウンタ）などの情報を定期的に通知するとともに、ジャムやエラーといった事象の情報をそれらが発生したタイミングで通知する。一方、通知を受けた管理装置は、これら通知の内容を蓄積管理して、画像形成装置の稼働状況をいつでも閲覧できるように構成されている。

さらに、画像形成装置上のボタン操作により、画像形成装置のエラー発生に対し、修理が必要か否かをユーザがエラー発生の都度選択でき、管理装置へ通知するか否かを決定するよう構成されたシステムがある（例えば、特許文献１参照）。また、画像不良など、画像形成装置に内蔵するセンサ情報からでは検出できない異常を通知するため、画像形成装置上のボタン操作によりユーザが任意のタイミングで修理を依頼できるよう構成されたシステムも知られている（例えば、特許文献２参照）。

特開２００２−２６２０１０号公報 特開２００９−０９２００８号公報

しかしながら、従来のユーザ操作による修理依頼システムは、画像形成装置の電源が入り、かつユーザによる操作が可能な状態でなければ依頼操作が行えなかった。画像形成装置の電源が入っていない場合や、正常に起動できない状況に陥ってしまった場合には、画像形成装置から管理装置へ修理依頼通知を送信することができなかった。そのためこのような場合には、ユーザはサービスマンやサービスセンタに、わざわざ電話や電子メールなどを用いて画像形成装置の修理を依頼しなければならなかった。

画像形成装置の修理依頼や取消、修理完了といった修理依頼状況を管理するシステムもあるが、電話や電子メールなどの手段で修理を直接依頼した場合には、修理依頼状況の管理に混乱が生じる可能性もあった。例えば、別の手段での依頼後に画像形成装置から修理依頼の操作が行われてしまうと、１台の画像形成装置に対してサービスマンを重複して割り当ててしまう可能性があった。修理依頼の取消や修理完了の管理も、画像形成装置から修理依頼がされていなければ正しく管理されない可能性もあった。

画像形成装置と、クライアント装置と、管理装置とがネットワークを介して接続される画像形成装置管理システムにおいて、
前記画像形成装置は、
自機の修理依頼状況を保持する修理依頼状況保持手段と、
前記修理依頼状況保持手段による自機の修理依頼状況に応じて、修理依頼状況の変更操作を受け付ける操作受付手段と、
前記操作受付手段による修理依頼状況の変更操作の受け付けに対応して修理依頼状況の変更を前記管理装置に通知する依頼状況変更通知手段とを有し、
前記管理装置の保持する修理依頼状況を、前記管理装置に問い合わせて取得する依頼状況取得手段と、
前記依頼状況取得手段によって前記管理装置から取得した修理依頼状況を、前記修理依頼状況保持手段で保持する修理依頼状況に反映する依頼状況反映手段と、を備え、
前記クライアント装置は、
前記画像形成装置の管理情報を有し、
前記画像形成装置の修理依頼操作を受け付ける代行受付手段と、
前記代行受付手段による修理依頼操作の受け付けに対応して、前記管理情報を利用して前記画像形成装置の修理依頼受付を前記管理装置に通知する代行通知手段と、を備え、
前記管理装置は、
前記画像形成装置の修理依頼状況を管理する修理依頼状況管理手段と、
前記画像形成装置から修理依頼状況変更通知を受信する通知受信手段を有し、
前記クライアント装置から前記画像形成装置の修理依頼通知を受信する代行通知受信手段と、
前記画像形成装置から修理依頼状況の問い合わせを受けて前記修理依頼状況管理手段で管理する修理依頼状況を返す修理依頼状況返答手段と、を備えることを特徴とする画像形成装置管理システム。

本発明によれば、クライアント装置から管理装置へ画像形成装置の修理依頼を通知できる。画像形成装置の電源が入っていない場合や、正常に起動できない状況に陥ってしまった場合であっても、画像形成装置の情報を用いて修理依頼の操作を可能にする。また、画像形成装置が修理依頼状況を管理装置から取得してそれを反映することにより、画像形成装置の保持する修理依頼状況との整合性を保つことができ、サービスマンを重複して割り当ててしまうような事態を防ぐことができる。

システム全体の概略図である。 画像形成装置１００のハードウェア構成図である。 画像形成装置１００のソフトウェア構成の中で、特に本システムに係る部分のソフトウェア構成図である。 クライアント装置１１０のハードウェア構成図である。 クライアント装置１１０のソフトウェア構成の中で、特に本システムに係る部分のソフトウェア構成図である。 管理装置１２０のハードウェア構成図である。 管理装置１２０のソフトウェア構成の中で、特に本システムに係る部分のソフトウェア構成図である。 クライアント装置１１０の修理依頼処理を示すフローチャートである。 管理装置１２０の修理依頼通知受信処理を示すフローチャートである。 画像形成装置１００の修理依頼処理を示すフローチャートである。

以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。

図１は、本発明の実施の形態に係るシステム全体を示す図である。画像形成装置１００とクライアント装置１１０は顧客のネットワークに設置されており、管理装置１２０と通信回線１３０を介して相互に接続されている。このとき、通信回線１３０は、ＬＡＮやＷＡＮ、インターネットなどが想定され、有線であっても無線であっても良い。

図２は、本発明の実施の形態に係る画像形成装置１００の構成を表す図である。画像形成装置１００は、複合機能型画像形成装置ＭＦＰ（Multi Function Peripheral）や、単一機能型画像形成装置ＳＦＰ（Single Function Peripheral）などを示している。画像形成部２０１は、プリンタやスキャナ、ファクシミリなどの一部、または全部が含まれる。操作部２０２は、ハードキーやタッチパネルなどの入力機器を備え、画像形成部の操作や通信設定の操作などを受け付ける。画像形成装置１００に内蔵するセンサ情報からでは検出できない異常を通知するための修理依頼の操作も、操作部２０２で受け付ける。制御部２０３は、操作部２０２からの入力を受けて画像形成部２０１の制御を行う画像形成制御、画像形成部２０１のメンテナンスに関わる機器管理制御など、画像形成装置１００全体の制御を行う。記憶部２０４は、ＲＯＭやＲＡＭ、ＨＤＤなどを備え、画像データの記憶領域として使われるほか、機器管理制御に必要な画像形成装置の管理情報としてカウンタ情報やステータス情報、ユーザ管理情報、設定情報、修理依頼状況などを記憶する。通信Ｉ／Ｆ部２０５は、管理装置１１０へ管理情報を送信するため、通信回線１２０と接続されるネットワークインターフェイスである。

図３は、画像形成装置１００のソフトウェア構成の中で、特に本システムに係る部分のソフトウェア構成を表す図である。修理依頼ボタン制御部３０１は、操作部２０２が受け付ける修理依頼操作や修理依頼解除操作のためのボタンを修理依頼状況に応じて有効／無効の制御を行う。修理依頼状況保持部３０２は、画像形成装置１００が修理依頼中であるか否かの管理を行う。修理依頼状況通知制御部３０３は、操作部２０２で修理依頼や修理依頼解除の操作が行われたときに、修理依頼通知や修理依頼解除通知を通信制御部３０５経由で管理装置１２０に送信する。修理依頼状況取得制御部３０４は、管理装置１２０の保持する修理依頼状況を通信制御部３０５経由で管理装置１２０に問い合わせて取得する。通信制御部３０５は、通信Ｉ／Ｆ部２０５を介して画像形成装置１００外部のクライアント装置１１０や管理装置１２０と通信するための通信モジュールである。

図４は、本発明の実施の形態に係るクライアント装置１１０の構成を表す図である。クライアント装置１１０はユーザや管理者の使用する計算機であって、出力Ｉ／Ｆ部４０１、入力Ｉ／Ｆ部４０２、記憶装置４０３、メモリ４０４、ＣＰＵ４０５、通信Ｉ／Ｆ部４０６からなる。出力Ｉ／Ｆ部４０１は、ディスプレイなどの出力装置を接続し、プログラムの実行結果などを出力する。入力Ｉ／Ｆ部４０２は、キーボード、マウスなどの入力装置を接続し、入力装置からの入力を受け付ける。記憶装置４０３には、ＯＳ（Operating System）や画像形成装置１００のドライバソフト、ユーティリティソフトなどの各種プログラムが格納されている。ＣＰＵ４０５は、記憶装置４０３からプログラムをメモリ４０４にロードし、実行する。

図５は、クライアント装置１１０のソフトウェア構成の中で、特に本システムに係る部分のソフトウェア構成を表す図である。修理依頼ボタン制御部５０１は、画像形成装置１００に関連付けられ、記憶装置４０３に記憶しているプログラムの中の１モジュールであって、画像形成装置１００の修理依頼を受け付けるアイコン（修理依頼ボタン）などを表示し、修理依頼操作を受け付ける。画像形成装置情報保持部５０２は、画像形成装置１００の修理依頼通知に必要な情報を保持する。修理依頼通知に必要な情報とは、例えば通知先アドレス（管理装置１２０のアドレス）、画像形成装置１００を一意に特定するシリアルナンバ、ステータス情報などが想定される。修理依頼状況通知部５０３は、入力Ｉ／Ｆ部４０２が修理依頼ボタンの操作を受けると、画像形成装置１００の修理依頼通知を通信制御部５０５経由で管理装置１２０に送信する。画像形成装置情報取得制御部５０４は、画像形成装置１００に関連付けられたアプリケーションソフトの動作時に、修理依頼通知に必要な画像形成装置１００の情報を通信制御部５０５経由で取得する。通信制御部５０５は、通信Ｉ／Ｆ部４０６を介してクライアント装置１１０外部の画像形成装置１００や管理装置１２０と通信するための通信モジュールである。

図６は、本発明の実施の形態に係る管理装置１２０の構成を表す図である。管理装置１２０は、ディスプレイなどの出力装置と接続する出力Ｉ／Ｆ部６０１と、キーボードなどの入力装置と接続する入力Ｉ／Ｆ部６０２、記憶装置６０３、メモリ６０４、ＣＰＵ６０５、通信Ｉ／Ｆ部６０６からなる。記憶装置６０３には、ＯＳ（Operating System）や画像形成装置１００の管理プログラム、画像形成装置１００などから受信した管理情報などが格納されている。ＣＰＵ６０５は、記憶装置６０３からプログラムをメモリ６０４にロードし、実行する。通信Ｉ／Ｆ部６０６は、ネットワーク１３０に接続され、画像形成装置１００から修理依頼通知などの画像形成装置の管理情報を受信する。

図７は、管理装置１２０のソフトウェア構成の中で、特に本システムに係る部分のソフトウェア構成を表す図である。修理依頼状況通知受信処理７０１は、画像形成装置１００やクライアント装置１１０から、修理依頼状況の通知を通信制御部７０４経由で受け取る。修理依頼状況管理部７０２は、修理依頼状況通知受信処理７０１が処理する修理依頼状況を元に、画像形成装置１００が修理依頼中であるか否かの管理を行う。修理依頼状況問合せ受信処理部７０３は、通信制御部７０４が受信した画像形成装置１００からの修理依頼状況の問合せ受信を受けて、修理依頼状況管理部７０２で管理する修理依頼状況を通信制御部７０４経由で画像形成装置１００に送信する。通信制御部７０４は、通信Ｉ／Ｆ部６０６を介して管理装置１２０外部の画像形成装置１００やクライアント装置１１０と通信するための通信モジュールである。

画像形成装置１００に内蔵するセンサ情報からでは検出できない異常が発生し、修理の依頼が必要となったとき、通常は画像形成装置１００の操作部２０２で修理依頼操作を受け付ける。しかしながら、画像形成装置１００が起動していない状態にあるときや起動しない状態となってしまった場合には、画像形成装置１００の操作部２０２は修理依頼操作を受け付けることはできない。そのような場合には、クライアント装置１１０が画像形成装置１００の修理依頼操作を受け付ける。

図８は、本実施例において、クライアント装置１１０から画像形成装置１００の修理依頼操作を行うときのクライアント装置１１０の動作を示すフローチャートである。クライアント装置１１０は、画像形成装置１００と関連付けられたプログラムとして、例えばドライバソフトやユーティリティソフトが記憶装置４０３にインストールされている。ユーザからの指示を受けてＣＰＵ４０５がそれらアプリケーションソフトを起動すると、画像形成装置情報取得制御部５０４は通信制御部５０５経由で画像形成装置１００にアクセスして修理依頼通知に必要な情報を予め取得する（ステップＳ８０１）。このとき、取得した情報は画像形成装置情報保持部５０２に保持する。このうち例えばステータス情報などはプログラムの実行の度に取得して更新するようにすると良い。ステップＳ８０１で必要な情報が揃うと、修理依頼ボタン制御部５０１は画面上に修理依頼操作を受け付けるボタンを有効にする。画像形成装置１００の異常発生時などに、入力Ｉ／Ｆ部４０２が修理依頼ボタンの操作を受けると（ステップＳ８０２）、修理依頼状況通知制御部５０３は画像形成装置１００の修理依頼を通信制御部５０５経由で管理装置１２０に通知する（ステップＳ８０３）。このとき修理依頼状況通知部５０３は、画像形成装置情報保持部５０２で保持する情報を付加、または送信先情報として利用して通知する。さらに、画像形成装置１００自身からではなく、クライアント装置１１０からの通知であることを示す情報を付加して通知しても良い。通信制御部５０５からの通信手段は、電子メールでの送信やＨＴＴＰを用いたＳＯＡＰメッセージの送信などが想定される。

図９は、本実施例において、画像形成装置１００やクライアント装置１１０から画像形成装置１００の修理依頼状況の変更通知を受信したときの、管理装置１２０の動作を示すフローチャートである。管理装置１２０は、受信した画像形成装置１００の修理依頼通知情報を管理する。受信した情報を履歴として蓄積するだけでも良いが、修理依頼に対して無駄にサービスマンを割り当てることのないよう、修理依頼解消（修理依頼取消や修理完了）も含めて画像形成装置１００の修理依頼状況を管理すると良い。以下、管理装置１２０で画像形成装置１００の修理依頼状況を管理する場合の管理装置１２０の動作について、図９を用いて説明する。修理依頼状況通知受信処理部７０１は、ステップＳ９０１で画像形成装置１００の修理依頼通知や修理依頼解消通知を受信すると、ステップＳ９０２で修理依頼状況管理部７０２に保持する画像形成装置１００の修理依頼状況が修理依頼中であるかどうかを見る。ステップＳ９０２で修理依頼中であった場合、ステップＳ９０１で受信した通知が修理依頼解消通知であれば（ステップＳ９０３）、修理依頼状況管理部７０２に保持する画像形成装置１００の修理依頼状況を修理依頼解消に変更する（ステップＳ９０４）。このとき修理依頼状況通知受信処理部７０１は、記憶装置６０３に予め登録しておいたシステム管理者や担当のサービスマンに、修理依頼が解消したことを通信制御部７０４から電子メールなどで通知するようにしても良い。一方、ステップＳ９０２で修理依頼中でなかった場合には、ステップＳ９０１で受信した通知が修理依頼通知であれば（ステップＳ９０５）、修理依頼状況管理部７０２に保持する画像形成装置１００の修理依頼状況を修理依頼中に変更する（ステップＳ９０６）。このとき修理依頼状況通知受信処理部７０１は、記憶装置６０３に予め登録しておいたシステム管理者や担当のサービスマンに、修理依頼が通知されたことを電子メールなどで通知するようにしても良い。

図１０は、本実施例において、画像形成装置１００から修理依頼や修理依頼解消（修理依頼取消や修理完了）の操作を行うときの画像形成装置１００の動作を示すフローチャートである。画像形成装置１００の修理依頼状況取得制御部３０４は、ステップＳ１００１で電源投入時などに管理装置１２０に対し管理装置１２０の管理する修理依頼状況を通信制御部３０５経由で取得する。ここで修理依頼状況取得制御部３０４は、画像形成装置１００の電源投入時以外の、例えば操作部２０２への修理依頼画面表示時などに管理装置１２０の管理する修理依頼状況を取得するようにしても良い。そして、ステップＳ１００１で取得した修理依頼状況を修理依頼状況保持部３０２で保持する修理依頼状況に反映する（ステップＳ１００２）。修理依頼ボタン制御部３０１は、修理依頼状況保持部３０２の保持する修理依頼状況を確認し（ステップＳ１００３）、修理依頼中であったならば修理依頼解消の操作を受け付ける（ステップＳ１００４）。このように構成することで、クライアント装置１１０から修理依頼通知が行われた場合にも画像形成装置１００上から修理依頼解消の操作を行える。操作部２０２で修理依頼解消の操作を受けると、修理依頼状況通知制御部３０３は修理依頼解消通知（修理依頼取消通知や修理完了通知）を通信制御部３０５経由で管理装置１２０に送信する（ステップＳ１００５）。一方、ステップＳ１００３で修理依頼状況が修理依頼中でなかったならば、修理依頼ボタン制御部３０１は修理依頼の操作を受け付ける（ステップＳ１００６）。そして、操作部２０２で修理依頼の操作を受けると、修理依頼状況通知制御部３０３は修理依頼通知を通信制御部３０５経由で管理装置１２０に送信する（ステップＳ１００５）。このとき、通信制御部３０５からの通信手段は、電子メールでの送信やＨＴＴＰを用いたＳＯＡＰメッセージの送信などが想定される。

以上、詳細に説明した本発明を適用できる本実施形態では、ユーザの使用するクライアント装置から管理装置へ画像形成装置の修理依頼を通知できる。画像形成装置の電源が入っていない場合や、正常に起動できない状況に陥ってしまった場合であっても、画像形成装置の情報を用いてクライアント装置からの修理依頼を可能にする。また、画像形成装置が修理依頼状況を管理装置から取得してそれを反映することにより、画像形成装置の保持する修理依頼状況との整合性を保つことができ、サービスマンを重複して割り当ててしまうような事態を防ぐことができる。

Claims (5)

1. 画像形成装置（１００）と、クライアント装置（１１０）と、管理装置（１２０）とがネットワーク（１３０）を介して接続される画像形成装置管理システムにおいて、
   前記画像形成装置（１００）は、
   自機の修理依頼状況を保持する修理依頼状況保持手段（３０２）と、
   前記修理依頼状況保持手段による自機の修理依頼状況に応じて、修理依頼状況の変更操作を受け付ける操作受付手段（３０１）と、
   前記操作受付手段による修理依頼状況の変更操作の受け付けに対応して修理依頼状況の変更を前記管理装置（１２０）に通知する依頼状況変更通知手段（３０３）とを有し、
   前記管理装置（１２０）の保持する修理依頼状況を、前記管理装置（１２０）に問い合わせて取得する依頼状況取得手段（３０４）と、
   前記依頼状況取得手段によって前記管理装置（１２０）から取得した修理依頼状況を、前記修理依頼状況保持手段で保持する修理依頼状況に反映する依頼状況反映手段（３０２）と、を備え、
   前記クライアント装置（１１０）は、
   前記画像形成装置（１００）の管理情報（５０２）を有し、
   前記画像形成装置（１００）の修理依頼操作を受け付ける代行受付手段（５０１）と、
   前記代行受付手段による修理依頼操作の受け付けに対応して、前記管理情報を利用して前記画像形成装置（１００）の修理依頼受付を前記管理装置（１２０）に通知する代行通知手段（５０３）と、を備え、
   前記管理装置（１２０）は、
   前記画像形成装置（１００）の修理依頼状況を管理する修理依頼状況管理手段（７０２）と、
   前記画像形成装置（１００）から修理依頼状況変更通知を受信する通知受信手段（７０１）を有し、
   前記クライアント装置（１１０）から前記画像形成装置（１００）の修理依頼通知を受信する代行通知受信手段（７０１）と、
   前記画像形成装置（１００）から修理依頼状況の問い合わせを受けて前記修理依頼状況管理手段で管理する修理依頼状況を返す修理依頼状況返答手段（７０３）と、を備えることを特徴とする画像形成装置管理システム。
2. 前記操作受付手段の修理依頼状況の変更操作とは、修理依頼操作または修理依頼解消操作であること、を特徴とする請求項１記載の画像形成装置管理システム。
3. 前記画像形成装置（１００）はさらに、
   自機の設定情報やステータスを保持する情報保持手段（２０４）と、
   前記クライアント装置（１１０）からの設定情報やステータスの取得要求を受けて自機の情報を返す情報返答手段（Ｓ９０１）と、を備え、
   前記クライアント装置（１１０）はさらに、
   前記画像形成装置（１００）の管理情報やステータスを取得する情報取得手段（５０４）とを有し、
   前記代行通知手段は、前記情報取得手段で取得した前記画像形成装置（１００）の情報を利用して修理依頼受付を前記管理装置（１２０）に通知する代行通知手段（５０３）であること、を特徴とする請求項１乃至２記載の画像形成装置管理システム。
4. 画像形成装置（１００）と、クライアント装置（１１０）と、管理装置（１２０）とがネットワーク（１３０）を介して接続される画像形成装置管理システムにおいて、
   前記画像形成装置（１００）は、
   自機の設定情報やステータスを保持する情報保持手段（２０４）と、
   自機の修理依頼の操作を受け付ける修理依頼受付手段（３０１）と、
   前記修理依頼受付手段による修理依頼操作の受け付けに対応して修理依頼受付を前記管理装置（１２０）に通知する修理依頼通知手段（３０３）とを有し、
   前記クライアント装置（１１０）からの設定情報やステータスの取得要求を受けて自機の情報を返す情報返答手段（Ｓ９０１）と、を備え、
   前記クライアント装置（１１０）は、
   前記画像形成装置（１００）の設定情報やステータスを取得する情報取得手段（５０４）と、
   前記画像形成装置（１００）の修理依頼操作を受け付ける代行受付手段（５０１）と、
   前記代行受付手段による修理依頼操作の受け付けに対応して、前記情報取得手段で取得した前記画像形成装置（１００）の情報を利用して修理依頼受付を前記管理装置（１２０）に通知する代行通知手段（５０３）と、を備え、
   前記管理装置（１２０）は、
   前記画像形成装置（１００）の修理依頼状況を管理する修理依頼状況管理手段（７０２）と、
   前記画像形成装置（１００）から修理依頼通知を受信する通知受信手段（７０１）を有し、
   クライアント装置（１１０）から前記画像形成装置（１００）の修理依頼通知を受信する代行通知受信手段手段（７０１）と、を備えることを特徴とする画像形成装置管理システム。
5. 前記代行通知手段は、前記情報取得手段で取得した前記画像形成装置（１００）の情報のうち最新の情報を利用して修理依頼受付を前記管理装置（１２０）に通知する代行通知手段（５０３）であること、を特徴とする請求項３乃至４記載の画像形成装置管理システム。