JP2010146083A - 文書登録プログラム及び文書登録装置並びに文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】
文書の管理を行うとともに、これを関連する業務等の進捗管理等に利用することが可能な文書登録プログラム及び文書登録装置並びに文書管理システムを提供する。
【解決手段】
クライアントコンピュータ２の文書処理部２１で作成または変換された文書をサーバコンピュータ１に登録する際に、文書登録部２２が文書管理部１１からサーバコンピュータ１内のフォルダ構成を示すフォルダ構成情報を取得し、取得したフォルダ構成情報と登録する文書の文書情報から文書の登録先を決定するとともに、登録情報を設定し、文書を文書管理部１１に登録し、登録情報を情報管理部１２に登録する。
【選択図】 図３

Description

本発明は、文書登録プログラム及び文書登録装置並びに文書管理システムに関し、特に、電子化された文書の管理等を行う文書登録プログラム及び文書登録装置並びに文書管理システムに関する。

近年、コンピュータ及び関連する技術の向上に伴い、様々な処理をコンピュータを利用して行うことが可能となっている。例えば、文書においては、各種アプリケーションソフトウェアで作成した文書を電子化して電子文書として利用したり、スキャナで紙文書を読み取って電子文書として利用したりすることが可能となっている。

また、電子化された複数の文書を紙文書におけるバインダ管理等と同様に管理する技術も提供され（例えば、特許文献１参照）、従来は紙文書を利用して管理されていた業務等が、電子文書を利用して管理することも可能となっている。
特開２００１−８４２４６号公報

ところで、文書の管理を行う際には、単に文書を記憶しておくのではなく、文書を利用するために検索等の処理が可能となるように管理する必要がある。

また、文書の管理は、業務等の管理の一環として行われることもあり、これにより、文書を利用した業務等の進捗管理を行うことも可能である。

そこで、本発明は、文書の管理を行うとともに、これを関連する業務等の進捗管理等に利用することが可能な文書登録プログラム及び文書登録装置並びに文書管理システムを提供することを目的とする。

上述した目的を達成するため、請求項１の発明は、文書を管理する文書管理装置と、該文書管理装置が管理する文書の登録情報を管理する情報管理装置とを有する文書管理システムに文書を登録する文書登録プログラムであって、通信手段を介して前記文書管理装置の記憶手段のフォルダ構成情報を取得する情報取得処理と、前記情報取得処理で取得したフォルダ構成情報に基づく情報を表示手段に提示し、入力手段から前記文書管理装置に登録する登録文書に対応する前記情報管理装置に登録する登録情報の設定を受け付ける情報設定処理と、前記情報設定処理で受け付けた登録情報に基づいて、前記文書管理装置の記憶手段に構成されたフォルダから前記登録文書を登録するフォルダを決定する登録先決定処理と、前記登録先決定処理で決定したフォルダに前記登録文書を登録するとともに、前記情報設定処理で受け付けた登録情報を前記情報管理装置に登録する登録処理とをコンピュータに実行させることを特徴とする。

また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記登録文書が記憶されているフォルダを特定する特定処理をさらに前記コンピュータに実行させ、前記情報設定処理は、前記特定処理で特定したフォルダが前記文書管理装置の記憶手段に構成されたフォルダであった場合には、前記登録情報の一部を前記情報取得処理で取得したフォルダ構成情報に基づいて設定することを特徴とする。

また、請求項３の発明は、文書を管理する文書管理装置と、該文書管理装置が管理する文書の登録情報を管理する情報管理装置とを有する文書管理システムに文書を登録する文書登録装置であって、前記文書管理装置および前記情報管理装置と通信を行う通信手段と、前記通信手段を介して前記文書管理装置の記憶手段のフォルダ構成情報を取得する情報取得手段と、前記情報取得手段が取得したフォルダ構成情報に基づく情報を提示し、前記文書管理装置に登録する登録文書に対応する前記情報管理装置に登録する登録情報の設定を受け付ける情報設定手段と、前記情報設定手段が受け付けた登録情報に基づいて、前記文書管理装置の記憶手段に構成されたフォルダから前記登録文書を登録するフォルダを決定する登録先決定手段と、前記登録先決定手段が決定したフォルダに前記登録文書を登録するとともに、前記情報設定手段が受け付けた登録情報を前記情報管理装置に登録する登録手段とを具備することを特徴とする。

また、請求項４の発明は、請求項３の発明において、前記登録文書が記憶されているフォルダを特定する特定手段をさらに具備し、前記情報設定手段は、前記特定手段が特定したフォルダが前記文書管理装置の記憶手段に構成されたフォルダであった場合には、前記登録情報の一部を前記情報取得手段が取得したフォルダ構成情報に基づいて設定することを特徴とする。

また、請求項５の発明は、文書を管理する文書管理装置と、該文書管理装置が管理する文書の登録情報を管理する情報管理装置と、前記文書管理装置に文書を登録するとともに前記情報管理装置に登録情報を登録する文書登録装置とを具備する文書管理システムにおいて、前記情報管理装置は、項目情報に基づいて前記登録情報を管理し、前記文書管理装置は、前記情報管理装置から前記項目情報を取得し、該取得した項目情報に基づいて管理対象となる文書を記憶する記憶手段にフォルダを構成するとともに、該フォルダに属性情報を設定し、前記文書登録装置は、前記文書管理装置から前記属性情報を取得するとともに、該属性情報に基づく情報を登録者に提示し、前記文書管理装置に登録する登録文書に対応する前記情報管理装置に登録する登録情報の設定を受け付け、該登録情報に基づいて前記文書管理装置の記憶手段に構成されたフォルダから前記登録文書を登録するフォルダを決定し、該決定したフォルダに前記登録文書を登録するとともに、前記登録情報を前記情報管理装置に登録することを特徴とする。

本発明によれば、管理対象となる文書の登録や、当該文書に関連する業務等の進捗管理等に利用する情報の登録を容易に行うことが可能となる。

以下、本発明に係る文書登録プログラム及び文書登録装置並びに文書管理システムに係る一実施の形態について、添付図面を参照して詳細に説明する。

図１は、文書管理システムの構成例を示した図である。同図に示すように、文書管理システムは、サーバコンピュータ１と複数のクライアントコンピュータ２（２−１〜２−ｎ）、スキャナ３がネットワークで接続されることで構成されている。なお、スキャナ３は、プリンタ等の機能を併せ持つ複合機であってもよく、また、必ずしも必要なものでもない。

サーバコンピュータ１とクライアントコンピュータ２は、いずれも、汎用のコンピュータであり、例えば、図２に示すような構成を有するものである。

図２は、サーバコンピュータ１とクライアントコンピュータ２に利用するコンピュータの構成例を示した図である。同図に示すように、コンピュータ４は、演算部５１と記憶部５２、一時記憶部５３、記憶装置５４、通信部５５、表示装置接続部５６、入力装置接続部５７を有している。

演算部５１は、演算処理を行うもので、例えば、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等のプロセッサに相当する。記憶部５２は、情報等を記憶するもので、例えば、ＲＯＭ（Read Only Memory）、不揮発性メモリ(Nonvolatile Memory)等のメモリに相当する。一時記憶部５３は、情報等を一時的に記憶するもので、例えば、ＲＡＭ（Random Access Memory）等のメモリに相当する。記憶装置５４は、情報等を記憶するもので、例えば、磁気ディスクに相当する。通信部５５、表示装置接続部５６、入力装置接続部５７は、それぞれ、ネットワーク、表示装置６、入力装置７を接続するインタフェイスである。

表示装置６は、情報等を表示するもので、モニタディスプレイ等に相当するもので、入力装置７は、情報等を入力するもので、キーボードやポインティングデバイス等に相当するものである。

次に、図１に示した文書管理システムの機能的な構成について説明する。図３は、文書管理システムの機能的な構成の例を示した図である。

同図に示すように、サーバコンピュータ１は、文書管理部１１と情報管理部１２、スキャン文書処理部１３の各機能部を有し、クライアントコンピュータ２は、文書処理部２１と文書登録部２２、情報処理部２３の各機能部を有している。なお、これらの各機能部は、サーバコンピュータ１とクライアントコンピュータ２のそれぞれをプログラムにしたがって動作させることで実現されるものである。

文書管理部１１は、登録された文書を記憶、管理するもので、例えば、図４に示すような階層構造を有するフォルダ群を構成し、登録された文書を対応するフォルダ内に記憶するとともに、削除（登録抹消）や上書き（版等の更新）された文書も、再生可能となるように管理する。また、文書管理部１１は、文書管理システムを稼動させる際の初期において、情報管理部１２が管理する情報に基づいて、図４に示すようなフォルダ群を生成する。

情報管理部１２は、文書管理部１２が管理する文書に関する情報や、文書の登録時に入力される情報等を管理するデータベースである。この情報管理部１２が管理する情報は、その情報自体が有用となるほか、文書の登録状況（登録の有無）を業務等の進捗状況を示す情報として利用することができる。また、情報管理部１２は、データベースの項目等に応じたフォルダ構成情報を記憶しており、文書管理システムを稼動させる際の初期において、当該フォルダ構成情報を文書管理部１１に提供することで、文書管理部１１が前述したフォルダ群を構成する。

スキャン文書処理部１３は、スキャナ３が紙文書を読み取ることで生成した文書を文書管理部１１に登録するとともに、当該文書に関する情報等を情報管理部１２に登録する。文書の登録先となるフォルダの決定や情報管理部１２に登録する情報については、スキャナ３で当該情報が符号等で印字されたシートを読み取り、これを登録する文書とともに、スキャン文書送出部１３へ送出し、スキャン文書送出部１３がこれを識別することにより行う。

文書処理部２１は、文書の作成や編集、他のアプリケーションソフトウェアで作成された文書の形式変換等の処理を行う。

文書登録部２２は、文書処理部２１のプラグインとなるプログラムにより動作するもので、文書処理部２１の管理下で選択されている文書を文書管理部１１に登録するとともに、文書に関する情報等を情報管理部１２に登録する。なお、文書登録部２２は、必ずしも文書処理部２１のプラグインとなるプログラムにより実現される必要は無く、独立したプログラムにより文書登録部２２を実現するようにしてもよい。

情報処理部２３は、文書処理部２１のプラグインとなるプログラムにより動作するもので、情報管理部１２が管理する情報の一覧等を文書処理部２１が表示・印刷可能な形式及び他のアプリケーションフソフトウェアで利用可能な形式として取得する。なお、情報処理部２３は、必ずしも文書処理部２１のプラグインとなるプログラムにより実現される必要は無く、独立したプログラムにより情報処理部２２を実現するようにしてもよい。

続いて、文書登録部２２の詳細について説明する。図５は、文書登録部２２の機能的な構成の例を示した図である。

同図に示すように、文書登録部２２は、フォルダ情報取得部２２１と、文書情報取得部２２２、文書形式確認部２２３、登録情報設定部２２４、登録先決定部２２５、登録処理部２２６の各機能部を有している。

フォルダ情報取得部２２１は、文書管理部１１から、文書管理部１１内のフォルダ群の構成情報や、各フォルダに付されている属性を示す属性情報を取得する。属性情報は、文書管理部１１が特定のフォルダ、例えば、ルートフォルダに各フォルダの属性を示す属性情報が記述されたフォルダを格納しておき、フォルダ情報取得部２２１がこれを取得することで行う。

文書情報取得部２２２は、登録対象として選択されている文書の文書情報を取得する。取得する文書情報は、文書の形式やファイル名、格納場所（パス）等である。

文書形式確認部２２３は、文書情報取得部２２２が取得した文書情報に基づいて、登録対象として選択されている文書の文書形式が登録可能な形式であるか否かを確認する。

登録情報設定部２２４は、文書の登録に際して情報管理部１２に登録する情報を登録者に入力させるための画面等を表示し、これに応じた登録者の入力を受け付け、受け付けた情報を情報管理部１２に登録する登録情報として設定する。また、登録情報設定部２２４は、フォルダ情報取得部２２１が取得した属性情報に基づいて表示する画面中の選択肢を決定したり、フォルダ情報取得部２２１が取得した属性情報と文書情報取得部２２２が取得した文書情報とに基づいて登録情報の一部を設定する。

登録先決定部２２５は、登録情報設定部２２４が設定した登録情報に基づいて、登録対象として選択されている文書の登録先（文書管理部１１内のフォルダのいずれか）を決定する。

登録処理部２２６は、登録情報設定部２２４が設定した登録情報を登録対象として選択されている文書に属性として設定するとともに、当該文書を登録先決定部２２５が決定した登録先に登録する。また、登録情報設定部２２４が設定した登録情報を情報管理部１２に登録する。

次に、文書登録部２２の動作について説明する。図６は、文書登録部２２の動作の流れを示すフローチャートである。

文書登録部２２は、文書の登録者による起動指示に基づいて動作を開始し、まず、フォルダ情報取得部２２１が文書管理部１１から構成情報や属性情報を取得する（ステップ３０１）。文書登録部２２への起動指示は、登録者が図７に示す文書処理部２１が表示装置に表示している表示画面４００中に起動ボタン４０１として表示されているボタンを入力装置を介して押下することで行われる。なお、起動ボタン４０１の押下は、表示画面４００の文書表示領域４０２に表示されている文書を示すシンボル４０３のうち、いずれか１つが選択されている状態、つまり、登録対象となる文書が選択されている状態でのみ有効となる。

続いて、文書登録部２２は、文書情報取得部２２２が選択されている文書の文書情報を取得する（ステップ３０２）。そして、文書形式確認部２２３が、選択されている文書が登録可能な形式か否かを確認し、登録可能な形式でなかった場合には（ステップ３０３でＮＯ）、文書登録部２２は、処理を終了する。

一方、選択されている文書が登録可能な形式であった場合には（ステップ３０３でＹＥＳ）、登録情報設定部２２４が、文書情報取得部２２２が取得した文書情報に基づいて、選択されている文書が現存する場所を確認する。

これは、文書処理部２１が処理対象としている文書は、クライアントコンピュータ２内に記憶されている文書に加え、文書管理部１１（サーバコンピュータ１）に記憶されている文書が含まれることを理由としている。文書処理部２１は、図７に示した表示画面４００において、フォルダ表示領域４０４に、クライアントコンピュータ２内に構成されているフォルダを示すシンボル４０５等のほかに、文書管理部１１に構成されているフォルダを示すシンボル４０６等を表示している。このフォルダ表示領域４０４に表示されているシンボルに基づいて選択されたフォルダに記憶されている文書を表すシンボルが文書表示領域４０２に表示される。したがって、登録対象となる文書は、クライアントコンピュータ２内に記憶されている文書と文書管理部１１に記憶されている文書の両者となる。なお、文書管理部１１に記憶されている文書が登録対象となるのは、既に登録されている文書を更新する場合や、新規に登録する文書を登録者が文書登録部２２を利用せずに文書管理部１１に記憶した場合であり、後者の場合は、文書自体は文書管理部１１に記憶されているものの、情報管理部１２等への情報の登録等は行われていない状態である。

登録情報設定部２２４が選択されている文書が現存する場所を確認した結果、選択されている文書が管理部１１内に存在していた場合には（ステップ３０４でＹＥＳ）、登録情報設定部２２４は、フォルダ情報取得部２２１が取得した属性情報と文書情報取得部２２２が取得した文書情報とに基づいて登録情報の一部を設定し（ステップ３０５）、選択されている文書が管理部１１内に存在していなかった場合には（ステップ３０４でＮＯ）、登録情報の一部設定を行わずに、登録情報設定画面を表示装置に表示する（ステップ３０６）。

登録情報設定部２２４は、登録情報の一部設定を行わなかった場合には、例えば、図８に示す登録情報設定画面５００を表示する。この登録情報設定画面５００では、選択欄５０１から登録情報を選択することができるが、この選択肢となる登録情報は、フォルダ情報取得部２２１が取得した属性情報に基づいて、登録情報設定部２２４が決定したものである。また、登録者が登録情報設定画面５００で登録情報の選択した後に、ボタン５０２を押下すると、図９に示す登録情報設定画面５１０のように、先に選択した登録情報から決定される他の情報を入力する入力欄５１１等が表示され、登録者は、入力欄５１１等に登録する情報を入力する。

一方、登録情報設定部２２４は、登録情報の一部を設定した場合には、例えば、図１０に示す登録情報設定画面６００を表示する。この登録情報設定画面６００では、選択欄６０１等は、選択済みの状態となっており、登録者は、入力欄６０２等に登録する情報を入力する。

その後、登録情報設定部２２４は、登録者による文書の登録指示を待つ（ステップ３０７でＮＯ）。登録者による文書の登録指示は、図９に示した登録情報設定画面５１０のボタン５１２の押下や、図１０に示した登録情報設定画面６００のボタン６０３の押下により行われる。

そして、登録者により文書の登録が指示されると（ステップ３０７でＹＥＳ）、設定された登録情報に基づいて登録先決定部２２５が文書の登録先を決定する（ステップ３０８）。

続いて、登録処理部２２６が、登録情報を属性として選択された文書に登録し（ステップ３０９）、当該文書を登録先設定部２２５が決定した登録先に登録し（ステップ３１０）、情報管理部１２に登録情報を設定し（ステップ３１１）、文書登録部２２は、処理を終了する。

なお、文書登録部２２の機能的な構成や動作等は一例であり、これを実現させるプログラムのプログラミング手法等により異なる場合があるが、同様の処理を行うものであれば、文書登録部２２を実現させることが可能である。

文書管理システムの構成例を示した図である。 サーバコンピュータ１とクライアントコンピュータ２に利用するコンピュータの構成例を示した図である。 文書管理システムの機能的な構成の例を示した図である。 文書管理部１１に構成されるフォルダ群の構成例を示した図である。 文書登録部２２の機能的な構成の例を示した図である。 文書登録部２２の動作の流れを示すフローチャートである。 文書処理部２１が表示する表示画面の例を示した図である。 登録情報設定部２２４が表示する登録情報設定画面の例を示した図である。 登録情報設定部２２４が表示する登録情報設定画面の例を示した図である。 登録情報設定部２２４が表示する登録情報設定画面の例を示した図である。

符号の説明

１ サーバコンピュータ
２ クライアントコンピュータ
３ スキャナ
５ コンピュータ
６ 表示装置
７ 入力装置
１１ 文書管理部
１２ 情報管理部
１３ スキャン文書処理部
２１ 文書処理部
２２ 文書登録部
２３ 情報処理部
５１ 演算部
５２ 記憶部
５３ 一時記憶部
５４ 記憶装置
５５ 通信部
５６ 表示装置接続部
５７ 入力装置接続部
４００ 表示画面
４０１ 起動ボタン
４０２ 文書表示領域
４０３ シンボル
４０４ フォルダ表示領域
４０５ シンボル
４０６ シンボル
５００ 登録情報設定画面
５０１ 選択欄
５０２ ボタン
５１０ 登録情報設定画面
５１１ 入力欄
５１２ ボタン
６００ 登録情報設定画面
６０１ 選択欄
６０２ 入力欄
６０３ ボタン

Claims (5)

1. 文書を管理する文書管理装置と、該文書管理装置が管理する文書の登録情報を管理する情報管理装置とを有する文書管理システムに文書を登録する文書登録プログラムであって、
   通信手段を介して前記文書管理装置の記憶手段のフォルダ構成情報を取得する情報取得処理と、
   前記情報取得処理で取得したフォルダ構成情報に基づく情報を表示手段に提示し、入力手段から前記文書管理装置に登録する登録文書に対応する前記情報管理装置に登録する登録情報の設定を受け付ける情報設定処理と、
   前記情報設定処理で受け付けた登録情報に基づいて、前記文書管理装置の記憶手段に構成されたフォルダから前記登録文書を登録するフォルダを決定する登録先決定処理と、
   前記登録先決定処理で決定したフォルダに前記登録文書を登録するとともに、前記情報設定処理で受け付けた登録情報を前記情報管理装置に登録する登録処理と
   をコンピュータに実行させることを特徴とする文書登録プログラム。
2. 前記登録文書が記憶されているフォルダを特定する特定処理をさらに前記コンピュータに実行させ、
   前記情報設定処理は、前記特定処理で特定したフォルダが前記文書管理装置の記憶手段に構成されたフォルダであった場合には、前記登録情報の一部を前記情報取得処理で取得したフォルダ構成情報に基づいて設定する
   ことを特徴とする請求項１記載の文書登録プログラム。
3. 文書を管理する文書管理装置と、該文書管理装置が管理する文書の登録情報を管理する情報管理装置とを有する文書管理システムに文書を登録する文書登録装置であって、
   前記文書管理装置および前記情報管理装置と通信を行う通信手段と、
   前記通信手段を介して前記文書管理装置の記憶手段のフォルダ構成情報を取得する情報取得手段と、
   前記情報取得手段が取得したフォルダ構成情報に基づく情報を提示し、前記文書管理装置に登録する登録文書に対応する前記情報管理装置に登録する登録情報の設定を受け付ける情報設定手段と、
   前記情報設定手段が受け付けた登録情報に基づいて、前記文書管理装置の記憶手段に構成されたフォルダから前記登録文書を登録するフォルダを決定する登録先決定手段と、
   前記登録先決定手段が決定したフォルダに前記登録文書を登録するとともに、前記情報設定手段が受け付けた登録情報を前記情報管理装置に登録する登録手段と
   を具備することを特徴とする文書登録装置。
4. 前記登録文書が記憶されているフォルダを特定する特定手段をさらに具備し、
   前記情報設定手段は、前記特定手段が特定したフォルダが前記文書管理装置の記憶手段に構成されたフォルダであった場合には、前記登録情報の一部を前記情報取得手段が取得したフォルダ構成情報に基づいて設定する
   ことを特徴とする請求項３記載の文書登録装置。
5. 文書を管理する文書管理装置と、該文書管理装置が管理する文書の登録情報を管理する情報管理装置と、前記文書管理装置に文書を登録するとともに前記情報管理装置に登録情報を登録する文書登録装置とを具備する文書管理システムにおいて、
   前記情報管理装置は、項目情報に基づいて前記登録情報を管理し、
   前記文書管理装置は、前記情報管理装置から前記項目情報を取得し、該取得した項目情報に基づいて管理対象となる文書を記憶する記憶手段にフォルダを構成するとともに、該フォルダに属性情報を設定し、
   前記文書登録装置は、前記文書管理装置から前記属性情報を取得するとともに、該属性情報に基づく情報を登録者に提示し、前記文書管理装置に登録する登録文書に対応する前記情報管理装置に登録する登録情報の設定を受け付け、該登録情報に基づいて前記文書管理装置の記憶手段に構成されたフォルダから前記登録文書を登録するフォルダを決定し、該決定したフォルダに前記登録文書を登録するとともに、前記登録情報を前記情報管理装置に登録する
   ことを特徴とする文書管理システム。

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