JP2010056903A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

【課題】電子ファイリング装置において、保存する／保存した画像データ毎に当該画像データの外部出力（印刷等）の禁止が設定された画像データの内容を、出力許可情報の入力をしなくても、情報漏洩を防ぎつつ確認できるようにする。
【解決手段】電子ファイリング装置である複合機１は、画像データのプレビュー表示機能を備え、画像記憶部１５に保存する／保存した画像データ毎に、出力許可情報が入力されないときの当該画像データの外部出力の禁止を設定することができる。複合機１は、外部出力の禁止が設定されている画像データのプレビュー表示が指示された場合、当該画像データについて、出力許可情報が入力されないときは、情報量を制限した形態での表示である制限プレビュー表示を行う。
【選択図】図１

Description

本発明は、画像データのプレビュー表示機能を備え、且つ、保存する／保存した画像データ毎に出力許可情報が入力されない限り当該画像データの出力を禁止する設定ができる電子ファイリング装置に関する。

近年、デジタル複合機（以下、複合機という）には、コピー機能やプリンタ機能やスキャナ機能以外に、電子ファイリング機能が備えられている。
電子ファイリング機能では、スキャナ機能を用いて読み取った原稿を、複合機に内蔵された記憶装置へ画像データとして保存することや、プリンタ機能を用いた印刷の際に受信した画像データを上記記憶装置へ保存することができる。複合機は、上述のように保存したデータを呼び出して外部出力できる（例えば、再印刷や外部装置への送信ができる）。

このような複合機は、複数のユーザで共有されるため、上述のように画像データを保存する際（または保存した後に）、ユーザが画像データ毎にパスワード等の出力許可情報を設定できるようになっている。これにより、パスワードが入力されない限り、当該パスワードが設定された画像データの外部出力を禁止して、重要な画像データが不特定多数のユーザによって閲覧されないようにしている。

ところで、複合機には、画像データをプレビュー表示する機能を備えるものがある。
電子ファイリング機能を有する複合機では、大量の画像データを保存しており、それらを例えばファイル名毎に管理している。ユーザは、保存した画像データの中から目的の画像データを探して外部出力させる際、ファイル名毎に画像データの内容を全て把握しているわけではないので、上述のプレビュー表示機能を用いて、選択した画像データが目的の画像データであるかを確認している。しかし、従来の複合機では、外部出力が禁止された画像データをプレビュー表示する場合にも、パスワードを入力しなければならないので、目的の画像データがすぐ見つからない場合は、何度もパスワードを入力しなければならない。かといって、外部出力が禁止された画像データについて、パスワードが入力されなくても、外部出力が禁止されていない画像データと同様にプレビュー表示できるようにしてしまうと、好ましくないユーザに閲覧されてしまう可能性があり、情報漏洩の恐れがある。

特許文献１には、暗証番号等の入力の有無によって画像形成手段の使用を制限するか否か決定する画像形成装置であって、画像形成制限時のプレビュー操作の許可が当該装置の管理者により設定されていれば、暗証番号入力がなく画像形成手段の使用制限をかけている場合でも、画像メモリ部とモニタの使用を許可して、プレビュー動作できるようにしたものが開示されている。しかし、上述の情報漏洩に関して言及されていない。
特開２００２−５７８２１号公報

本発明は、上述のような実状に鑑みてなされたものであり、電子ファイリング装置において、保存するまたは保存した画像データ毎に当該画像データの外部出力（印刷等）の禁止が設定された画像データの内容を、出力許可情報の入力をしなくても、情報漏洩を防ぎつつ確認できるようにすることを、その目的とする。

上記の課題を解決するために、本発明の第１の技術手段は、電子ファイリング装置であって、画像データのプレビュー表示機能を備え、記憶手段に保存する、または保存した前記画像データ毎に、出力許可情報が入力されないときの当該画像データの外部出力の禁止を設定する出力禁止設定手段を有し、前記外部出力の禁止が設定されている画像データのプレビュー表示が指示された場合、当該画像データについて、前記出力許可情報が入力されないときは、情報量を制限した形態での表示である制限プレビュー表示を行うことを特徴としたものである。

第２の技術手段は、第１の技術手段において、前記制限プレビュー表示において、前記画像データの画像の一部のみを残して塗りつぶしたようなものを表示することを特徴としたものである。

第３の技術手段は、第１の技術手段において、前記制限プレビュー表示において、前記画像データの一部のみ表示可能な画面に前記画像データの所定ページの一部の画像を表示し、表示画像の拡大処理、縮小処理、ページ移動処理及びページ内表示部分変更処理を含む表示画像に関わる処理の指示操作を無効にすることを特徴としたものである。

第４の技術手段は、電子ファイリング装置に保存され、出力許可情報が入力されないときの外部出力の禁止が設定された画像データのプレビュー表示方法であって、前記出力許可情報の入力がない場合に、当該画像データについて、情報量を制限した形態での表示である制限プレビュー表示を行うステップを含むことを特徴としたものである。

本発明によれば、出力禁止が設定された画像データについて、内容確認のためのプレビュー表示が指示された場合、当該画像データの情報量が制限された形態の制限プレビュー表示を行うので、ユーザが正規ユーザであれば、当該表示を基に、選択した画像データが目的の画像データであるか確認することができる。また、ユーザが正規ユーザでなければ、表示される情報が少ないため、画像データの全容を把握することができないので、データの漏洩を抑えることができる。

本発明の電子ファイリング装置は、読み取った原稿の画像データや印刷の際に受信した画像データ等を画像記憶部に保存することができる電子ファイリング機能を具備しており、保存する／保存した画像データ毎に、出力許可情報が入力されないときの当該画像データの外部出力を禁止する設定ができる。また、本電子ファイリング装置は、保存した画像データの内容をユーザが確認できるよう、プレビュー表示機能を具備しており、出力禁止が設定されていない画像データについて、プレビュー表示の指示があった場合は、当該画像データの全容が確認できるようプレビュー表示する通常プレビューモードで動作する。そして、本電子ファイリング装置は、外部出力禁止が設定されて保存された画像データについて、プレビュー表示の指示があった場合に、出力許可情報の入力がないときは、当該画像データのうちの一部のみを表示しユーザが当該画像データの内容の一部のみ確認できる制限プレビューモードで動作する。

まず、本電子ファイリング装置の概略について、図１及び図２を用いて説明する。
図１は、本発明の一実施形態に係る電子ファイリング装置の構成例を示す概略ブロック図で、図示の例の電子ファイリング装置は、電子ファイリング機能の他に、コピーやプリンタ動作にも用いられる印刷機能やファクシミリ送受信機能等を有する複合機として構成されている。また、図２は、図１の複合機におけるタッチパネル及びキー操作部の一例を示す外観図である。

複合機として構成された電子ファイリング装置（以下、ＭＦＰ）１は、タッチパネル１０、パネル制御部１１、記録部１２、読取部１３、フォーマット変換部１４、画像記憶部１５、画像処理部１６、符号化／復号部１７、メイン制御部１８、制御用メモリ１９、キー操作部２０、ＬＡＮ（Local Area Network）制御部２１、制御用バッファ２２、網制御部（ＮＣＵ：Network Control Unit）２３、及びモデム２４を備えている。

メイン制御部１８はＣＰＵ（Central Processing Unit）などで構成され、制御用メモリ１９は、ＲＯＭ（Read Only Memory）等の不揮発性メモリなどで構成される。制御用メモリ１９内にはメイン制御部１８から読み出し可能なように、プログラム（ファームウェア）と各種設定データとが格納されている。また、制御用バッファ２２はＲＡＭ（Random Access Memory）等の揮発性メモリで構成される。

上述のプログラムは、本発明に係る後述の制限プレビュー画像の生成、表示に係る命令をはじめ、ファクシミリ画像や電子メール等の生成・送信・受信等に係る命令、原稿の読み取りに係る命令、印刷に係る命令などを、メイン制御部１８が他の部位に対して行うためのものである。このプログラムは、メイン制御部１８により、制御用バッファ２２上に展開され、制御用バッファ２２を一時保存（作業）用のデータ領域として、各種設定データを適宜参照しながら実行される。

読取部１３は、ＣＣＤ（Charge Coupled Device）等を用いて原稿を読み取り、読み取ったＲＧＢ（Ｒ：赤、Ｇ：緑、Ｂ：青）の画像データを画像処理部１６に出力する。

画像処理部１６は、対象となる画像データに対して様々な画像処理を施す。例えば、電子ファイリング機能の一環で、原稿を読取部１３で読み取って画像記憶部１５に保存する際は、読取部１３からのＲＧＢ画像データに対するＡ／Ｄ変換等を含む原稿読取用画像処理を行う。電子ファイリング機能では、原稿読取用画像処理後の画像データは、直接、または、フォーマット変換部１４及び／あるいは符号化／復号部１７を介して、画像記憶部１５に出力され保存される。画像処理部１６は、電子ファイリング機能を用いて保存した画像データの印刷や外部装置への送信の際（外部出力の際）、出力形態に応じた画質調整処理等を含む、印刷用画像処理やファックス送信用画像処理を行う。

また、画像処理部１６は、プレビュー画像／制限プレビュー画像生成部（以下、プレビュー画像生成部と省略）１６ａを有する。プレビュー画像生成部１６ａは、画像記憶部１５から読み出した画像データに各種画像調整処理を施し、その画像データの通常プレビューモードのプレビュー表示用の画像（通常プレビュー画像）または制限プレビューモードでのプレビュー表示用の画像（制限プレビュー画像）を生成する。通常プレビュー画像が選択ページの画像データの全部または一部の画像であることがあるのに対し、制限プレビュー画像は、選択ページの画像データの全部または一部の画像の大部分を白色等で塗りつぶしたような画像や、画像データの所定ページの一部分の画像等であり、通常プレビュー画像に比べ情報量が制限されている。生成された通常プレビュー画像または制限プレビュー画像は、パネル制御部１１に出力され、タッチパネル１０に表示されるよう制御される。

画像記憶部１５は、ハードディスク等で構成され、読取部１３で読み取り画像処理部１６等を経た画像データや、ＬＡＮ制御部２１等を介して外部から受信した画像データなどが保存される。複合機１では、保存されている画像データを、当該画像データのファイル名やユーザ名で管理しており、このようなファイル名等の管理用情報は、管理データとして制御用メモリ１９に記憶される。また、管理データには、管理用情報として、画像記憶部１５に保存されている画像データ毎に当該画像データの外部出力を出力許可情報が入力されない限り禁止するか否かの出力禁止の設定（以下、親展処理の設定などという）の情報や、その出力許可情報としての親展パスワードが記載されている。

符号化／復号部１７は、画像データを符号化により圧縮すると共に、符号化画像データを元の画像データに復号（伸張）する。例えば、符号化／復号部１７は、必要に応じて、原稿を読み取った画像データの符号化、その符号化データの復号、外部から受信した符号化画像データの復号などを行う。符号化／復号部１７では、ファイリングで一般的に使用されているＪＰＥＧ（Joint Photographic Experts Group）など、用途に応じた符号化方式を用いることができる。
フォーマット変換部１４は、読み取られた画像データや外部から受信した画像データを、ＰＤＦ（Portable Document Format）等の所定のファイルフォーマットに変換する。
記録部１２は、電子写真方式などの印刷方式を採用したプリンタ装置を備え、画像記憶部１５に保存された画像データなどを、記録用紙に記録（つまり印刷）する。

モデム２４は、ファクシミリ通信が可能なファクシミリモデムから構成されており、電話回線と接続され、またＮＣＵ２３と直接的に接続されている。ＮＣＵ２３は、必要に応じてモデム２４を公衆電話回線網と接続する。このような構成により、画像記憶部１５に保存された画像データを外部へファクシミリ送信すること等が可能となる。
ＬＡＮ制御部２１は、ＬＡＮと接続され、インターネット経由による電子メールデータの通信及びインターネットファクシミリ（インターネットＦＡＸ）の通信を行う。

タッチパネル１０又はキー操作部２０は、原稿の読み取り処理、画像データ送信処理等の処理の中から所望の処理を選択するための操作、その処理を開始するための操作、各処理を実行する際に必要となる設定を行うための操作（選択操作又は入力操作）などを受け付ける。タッチパネル１０及びキー操作部２０は、図２で例示するような操作パネル３０として構成してもよい。キー操作部２０は、原稿読込開始等の指示を受付けるスタートキー２０ａ等、操作するために必要なキー群を備えている。キー操作部２０は、特に、親展パスワードの入力に用いられるテンキー２０ｂを有し、出力許可情報入力部（親展パスワード入力部）２０ｃとして機能する。このキー操作部２０は、親展パスワードの設定にも用いられる。

タッチパネル１０は、液晶ディスプレイ等の表示部とタッチセンサ等の操作受付部とを有する。タッチパネル１０は、パネル制御部１１によってその表示制御及び操作受け付けの制御がなされる。つまり、パネル制御部１１は、タッチパネル１０における表示部の表示制御や操作受付部の操作受付制御を行う。
また、パネル制御部１１は、例えば、タッチパネル１０により画像記憶部１５に保存する／保存した画像データに対する出力禁止の設定（親展処理の設定）を受け付けた場合の出力禁止設定手段（親展処理設定手段）１１ａとしても機能する。
タッチパネル１０の表示部への表示は、ＧＵＩ（Graphical User Interface）画像を表示させるように、パネル制御部１１が制御することで実現される。各ＧＵＩ及びその画像は、パネル制御部１１の内部メモリ又は制御用メモリ１９に、読み出し可能に格納しておけばよい。

タッチパネル１０やキー操作部２０で受けたユーザ操作は、操作信号としてメイン制御部１８に伝送される。メイン制御部１８は、このようにして得た操作信号に応じた命令を他の部位に発することで、ユーザ操作に応じた処理を他の部位に実行させる。

次に、上述のような複合機１として構成された電子ファイリング装置における画像データの内容確認のためのプレビュー表示処理例について図３を用いて説明する。
複合機１において、画像記憶部１５に保存している画像データについてプレビュー表示の指示を例えばタッチパネル１０を介して受け付けると（ステップＳ１）、メイン制御部１８は、メモリ１９に記憶の管理データを参照して、選択されている画像データに親展処理が設定されているか否か判定する（ステップＳ２）。

親展処理が設定されていない場合（ＮＯの場合）、メイン制御部１８は、複合機１を通常プレビューモードで動作させ、プレビュー画像生成部１６ａ及びパネル制御部１１に指示して、選択されている画像データに基づき通常プレビュー画像を生成し、タッチパネル１０に表示する（ステップＳ３）。その後は、プレビュー表示の終了の指示をタッチパネル１０等を介して受け付けるまで通常プレビュー画像の表示を続ける。

選択されている画像データに親展処理が設定されている場合（ステップＳ２、ＹＥＳ）、メイン制御部１８は、パネル制御部１１に指示して親展パスワード入力指示画面をタッチパネル１０に表示する（ステップＳ４）。続くステップＳ５では、メイン制御部１８は、親展パスワード入力指示画面に対する操作に基づき、親展パスワードが入力されたか否か判定する（ステップＳ５）。

親展パスワードが入力されなかった場合（ＮＯの場合）、メイン制御部１８が、複合機１を制限プレビューモードで動作させ、プレビュー画像生成部１６ａ及びパネル制御部１１に指示して、選択されている画像データについて、当該画像データに基づき、情報量を制限した形態の制限プレビュー画像を生成し、タッチパネル１０に表示する、すなわち制限プレビュー表示を行う（ステップＳ６）。
制限プレビューモードでは、制限プレビュー画像として、ユーザが指定したページの画像データの画像の一部のみ残し他は白色や黒い等で塗りつぶされたような画像を表示することができる。その際、画像の中央部を塗りつぶし（隠蔽し）端部のみ残すようにすることが好ましい。また、この場合、表示画像に関わる処理（例えば、表示画像の拡大／縮小処理、現在のページの移動処理、現在のページ内における表示部分の変更処理等）の指示の受け付けを許可して（有効にして）もよく、これらの指示を受け付けた場合には、当該指示に基づく制限プレビュー画像の画像拡大／縮小処理や回転処理等が、プレビュー画像生成部１６ａで行われる。
また、制限プレビューモードでは、上述のような表示画像に関わる処理の指示（の受け付け）を全て無効にし、画像データの所定ページの一部の画像を表示するようにしてもよい。なお、一部を残して塗りつぶしたような画像を表示するときも、上記表示画像に関わる処理の指示を無効にしてもよい。

一方、親展パスワードが入力された場合（ステップＳ５、ＹＥＳ）は、入力された親展パスワードが正しいか判定し（ステップＳ７）、正しければ（ＹＥＳの場合）、ステップＳ４に移行し、選択されている画像データに基づき通常プレビュー画像を生成し、タッチパネル１０に表示し、正しくなければ（ＮＯの場合）、特にプレビュー表示せず処理を終了する（ステップＳ８）。

以下では、電子ファイリング機能が用いられるドキュメントファイリングモードや、通常プレビューモード、制限プレビューモードで複合機１のタッチパネル１０に表示される画面の例を、そのときの複合機１の動作と共に説明する。

図４は、図１及び図２で説明した複合機の標準画面の例を示す図である。図４では、標準画面として、デジタル複合機１においてタッチパネルに表示されるＧＵＩ画像の一例（ＧＵＩ画像４０とする）を示している。複合機１は、電源がＯＮになったりリセットされたときにタッチパネル１０に標準画面のＧＵＩ画像４０を表示させる。このＧＵＩ画像４０では、デジタル複合機１の動作モードを選択するために、コピーモード選択キー４１、イメージ送信モード選択キー４２、ドキュメントファイリングモード選択キー４３が表示されており、ＧＵＩ画像４０ではコピーモードが選択されている状態を示す。

図５〜図８を用いて、図１及び図２の複合機におけるドキュメントファイリングモードの画像データ読込保存機能実行時の動作を説明する。図５は、ドキュメントファイリングモードの基本画面の例を示し、図６は、ドキュメントファイリングモードでの機能の一つである画像データ読込保存機能を実行する際に表示される保存条件設定画面の例を示し、図７は、上記画像データ読込保存機能を実行する際に表示される管理用情報設定画面の例を示す。図８は、管理用情報の一つである親展パスワードの入力画面の例を示す。

複合機１は、図４のＧＵＩ画像４０において、ドキュメントファイリングモード選択キー４３が押下され選択されたときに、図５の例のドキュメントファイリングモードの基本画面のＧＵＩ画像４４をタッチパネル１０に表示し、当該モードでの動作を開始する。
ＧＵＩ画像４４では、ドキュメントファイリングモードでの機能を選択するキーのうち保存画像データ呼び出し機能選択キー４５が選択されている状態を示している。
また、図６のＧＵＩ画像４７は、読み取った画像データを画像記憶部１５に保存するスキャン保存機能選択キー４６が押下され選択されている状態を示している。また、ＧＵＩ画像４７では、読み込む画像データの保存条件を設定するための解像度設定キー４８ａ等の各種保存条件設定キー４８や、保存する画像データの保存詳細設定（管理用情報設定）キー４９が表示されている。

ＧＵＩ画像４７において、管理用情報設定キー４９が押下されると、複合機１は、図７の例の管理用情報設定画面のＧＵＩ画像５０をタッチパネル１０に表示する。
ＧＵＩ画像５０では、保存する画像データの管理用情報の設定のために、親展処理設定チェックボックス５１、パスワード設定キー５２、ユーザ名設定キー５３、ファイル名設定キー５４等が表示されている。

親展処理設定チェックボックス５１がチェックされ、親展処理が設定されると、パスワード設定キー５２のグレーアウト表示が解除され当該キーの操作が可能となる。パスワード設定キー５２が押下されると、図８の例の親展パスワード入力画面のＧＵＩ画像５５をタッチパネル１０に表示する。その後、キー操作部２０のテンキー２０ｂを介して入力された数字列が親展パスワードとして設定される。
また、図７のＧＵＩ画像５０のユーザ名設定キー５３またはファイル名設定キー５４が押下されると、ユーザ名やファイル名といった管理用情報の入力画面のＧＵＩ画像（不図示）をタッチパネル１０に表示し、当該ＧＵＩ画像に対するユーザからの選択入力等で、上記管理用情報が設定される。

図６のＧＵＩ画像４７等を介して保存条件及び管理用情報が設定されＧＵＩ画像４７を表示した状態で、キー操作部２０のスタートキー２０ａが押下されると、複合機１は、設定された保存条件に基づいて、読取部１３で原稿を読み取り、画像処理部１６で各種画像処理を行う等した上で、画像記憶部１５に画像データを保存する。また、その画像データの管理用情報（当該画像データの親展処理が設定されているか否かの情報やパスワードを含む）が制御用メモリ１９に記憶（追加記憶）される。
なお、親展処理が設定されているか否かの情報を含む画像データの管理用情報は、保存後に変更することができる。

また、詳細な説明は省略するが、電子ファイリング機能では、上述のように、読取部１３を用いて読み取った原稿の画像データの他、ＰＣ等の外部装置から印刷指示を受けた際に受信した画像データを画像記憶部１５に保存することもできる。この形態の画像データにも、親展処理を設定することができる。

図９及び図１０を用い、図５を参照して、図１及び図２の複合機の通常プレビューモードでの動作を説明する。図９は、画像記憶部に保存されたものの中から選択された画像データに対する処理を設定する処理設定画面の例を示し、図１０は、通常プレビューモードのプレビュー表示画面の例を示している。

図５のＧＵＩ画像４４で例示するドキュメントファイリングモードの基本画面では、画像記憶部１５に保存された画像データがリスト表示されており、ＧＵＩ画像４４では、保存された画像データ（以下、保存画像データ）のファイル名等の管理用情報を示すファイルキー５７が複数表示されている。ファイルキー５７は、当該ファイルキーのファイル名等で示される画像データに親展処理が設定されているか否かを、ファイル名の左側に示す「鍵マーク」のアイコンＩの有無で示している。

「鍵マーク」のアイコンＩの無いファイルキー５７が押下されたとき、すなわち、親展処理が設定されていない保存画像データが選択されたとき、複合機１は、図９の例の処理設定画面のＧＵＩ画像５８をタッチパネル１０に表示する。
ＧＵＩ画像５８では、選択された保存画像データに対する処理を選択するために、印刷処理選択キー５９、送信処理選択キー６０、プレビュー表示処理（画像確認）選択キー６１等が表示されている。

ＧＵＩ画像５８において、プレビュー表示処理選択キー６１が押下され選択されると、対象の保存画像データについて、プレビュー画像生成部１６ａが通常プレビュー画像を生成し、その通常プレビュー画像は、例えば、図１０の例の通常プレビューモードのプレビュー表示画面（ＧＵＩ画像６２）のようにＧＵＩ画像に組み込まれて、タッチパネル１０に表示される。

ＧＵＩ画像６２には、通常プレビュー画像６３の他、拡大／縮小キー６４、表示の回転キー６５、ページ移動キー６６〜６８、及びスクロールバー６９等が表示されており、ＧＵＩ画像６２では、これらの画面操作キーが有効になっており操作が可能である。

続いて、図１１及び図１２を用い、図５，図７及び図９を参照して、本発明の特徴に関わる、図１及び図２の複合機の制限プレビューモードでの動作を説明する。図１１及び図１２はそれぞれ、制限プレビューモードのプレビュー表示画面の例を示している。
複合機１は、図５のＧＵＩ画像４４において、「鍵マーク」のアイコンＩがあるファイルキー５７が押下されたとき、すなわち、親展処理の設定が行われた保存画像データが選択されたとき、通常プレビューモードの場合と同様に、図９のＧＵＩ画像５８と同様な処理設定画面をタッチパネル１０に表示する。

その処理設定画面において、画像確認のためのプレビュー表示処理選択キー６１が押下され選択されると、複合機１は、図７のＧＵＩ画像と同様なパスワード入力画面をタッチパネル１０に表示する。複合機１は、このパスワード入力画面に対して入力された数字列が、選択された保存画像データに設定されたパスワードと一致する場合、上述の通常プレビューモードでの動作を開始し、一方、パスワード入力画面に対して入力キャンセルキー７０が押下された場合、制限プレビューモードでの動作を開始する。なお、パスワード入力画面に対して入力された数字列が、設定されたパスワードと一致しない場合にも制限プレビューモードで動作するようにしてもよい。

制限プレビューモードで動作する場合、当該モードのプレビュー表示画面として図１１の例のＧＵＩ画像７１や、図１２の例のＧＵＩ画像７３をタッチパネル１０に表示する。どちらのＧＵＩ画像を表示するかで、複合機１の動作は異なるので、場合分けして説明する。

（ＧＵＩ画像７１を表示する場合）
図１１のＧＵＩ画像７１のプレビュー画像７２は、制限プレビュー画像であり、図１０のＧＵＩ画像６２の通常プレビュー画像６３と同様に、選択された保存画像データを左上基準で表示したものであるが、左上端部のみ残し白く塗りつぶされたような画像となっており、通常プレビュー画像６３に比べて、画像の情報量が少なくなっている。

制限プレビュー画像７２を生成する際、複合機１は、メイン制御部１８の指示に基づき、対象の保存画像データを画像記憶部１５から読み出し、必要に応じて符号化／復号部１７での処理を行った上で、画像処理部１６に渡す。画像処理部１６のプレビュー画像生成部１６ａは、読み出した画像データについて、１ページのうちの左端部以外を白色とする白色処理を行い、その後、タッチパネル１０の表示特性に基づいた色補正を行う色補正処理等を含むプレビュー用画像処理を行い、制限プレビュー画像７２を生成する。生成された制限プレビュー画像７２は、タッチパネル１０に渡され、パネル制御部１１によりＧＵＩ画像に組み込まれて、ＧＵＩ画像７１として、タッチパネル１０に表示される。

制限プレビューモードで、一部を残して塗りつぶした制限プレビュー画像７２を表示する場合、ユーザが正規ユーザであれば、当該画像を基に、選択した画像データが目的の画像データであるか確認することができる。また、ユーザが正規ユーザでなければ（ユーザが非正規ユーザであれば）、制限プレビュー画像７２から得られる情報量が少ないため、画像データの全容を把握することができないので、データの漏洩の可能性を抑えることができる。

なお、一部を残して塗りつぶした制限プレビュー画像７２を表示する場合は、ＧＵＩ画像７１を表示して、拡大／縮小キー６４等といった表示画像に関わる処理を指示する操作キーに対する操作を有効にし、指示された表示画像に関わる処理（拡大処理等）を行ったとしても、ユーザが得られる情報はごくわずかなので、データ漏洩の可能性は増加しない。

（ＧＵＩ画像７３を表示する場合）
図１２のＧＵＩ画像７３は、プレビュー画像が画像データの一部を表示するもので同じであるが、拡大／縮小キー６４、表示の回転キー６５、ページ移動キー６６〜６８、及び、スクロールバー６９が、グレーアウト表示されている点で、図１０のＧＵＩ画像６２と異なる。つまり、図１２のＧＵＩ画像７３は、選択した保存画像データの内容の詳細や全容を確認するための表示画像に関わる処理の操作キーの操作を無効にするＧＵＩ画像となっている。

ＧＵＩ画像７３を表示する際、通常プレビュー画像６３を生成するときと同様に、まず、メイン制御部１８の指示に基づき、対象の保存画像データを画像記憶部１５から読み出し、必要に応じて符号化／復号部１７での処理を行った上で、画像処理部１６に渡す。画像処理部１６のプレビュー画像生成部１６ａが上述したプレビュー用画像処理を上記保存画像データに対して行い、制限プレビュー画像７４を生成する。生成された制限プレビュー画像７４は、タッチパネル１０に渡され、パネル制御部１１によりＧＵＩ画像に組み込まれて、ＧＵＩ画像７３としてタッチパネル１０に表示される。

制限プレビューモードでＧＵＩ画像７３を表示する場合は、表示画像に関わる処理の操作キーに対する操作を無効にするので、画像データの所定ページの一部のみの画像が表示される。したがって、ユーザが正規ユーザであれば、当該画像を基に、選択した画像データが目的の画像データであるか確認することができる。また、ユーザが非正規ユーザであれば、プレビュー表示の初期画面で表示されている情報が制限された画像以上には多くの情報を得ることができないため、画像データの詳細や全容を把握される可能性は低く、データの漏洩の可能性が抑えることができる。

具体的には、図１２のＧＵＩ画像７３を表示する制限プレビューモードでは、制限プレビュー画像７４を表示することにより、選択した画像データの概要を少なくとも正規ユーザが確認できるようにしている。また、拡大／縮小キー６４に対する操作を受け付けないことで、拡大処理を禁止することにより、選択した画像データの内容の詳細が非正規ユーザに把握されることを防ぐことができる。また、表示の回転キー６５に対する操作を受け付けないことで、回転処理を禁止することにより、回転処理を行ったときに回転前に表示されていなかった部分が表示されて非正規ユーザによって多くの情報を得られてしまうことがないようにした。また、ページ移動キー６６〜６８（特に、ページ間移動を行う場合に使用するキー６６，６７）に対する操作を受け付けないことで、ページ間移動を禁止することにより、画像データの全容が非正規ユーザに把握されてしまうことを防ぐことができるようにした。また、スクロールバー６９に対する操作を受け付けないことで、同一ページ内での表示部分の変更を禁止することにより、画像データの当該ページ部分についての詳細を非正規ユーザに把握されてしまうことを防ぐことができる。

また、タッチパネル１０を介してユーザ認証用情報を受け付けることができ、また、ユーザ認証用の情報を制御用メモリ１９（外部接続された記憶装置でもよい）に記憶しており、タッチパネル１０を介して入力されるユーザ名等を基に複合機１でユーザ認証（ログインユーザ認証）を行うことができるのであれば、以下のようにしてもよい。すなわち、ユーザ認証されたユーザのユーザ名が管理用データに記憶されている保存画像データについては、少なくともプレビュー画像処理を行う場合に、親展パスワードが入力されなくとも、制限プレビューモードではなく通常プレビューモードで動作するようにしてもよい。

本発明の一実施形態に係る電子ファイリング装置の構成例を示す概略ブロック図である。 図１の複合機におけるタッチパネル及びキー操作部の一例を示す外観図である。 図１及び図２の複合機にける画像確認のためのプレビュー表示処理の一例を説明するためのフローチャートである。 図１及び図２で説明した複合機の標準画面の例を示す図である。 図１及び図２で説明した複合機のドキュメントファイリングモードでの基本画面の例を示す図である。 図１及び図２で説明した複合機のドキュメントファイリングモードでの画像データ読込保存機能を実行する際に表示される保存条件設定画面の例を示す図である。 図１及び図２で説明した複合機における上記画像データ読込保存機能を実行する際に表示される管理用情報設定画面の例を示す図である。 図１及び図２で説明した複合機における管理用情報の一つである親展パスワードの入力画面の例を示す図である。 図１及び図２で説明した複合機の画像記憶部に保存されたものの中から選択された画像データに対する処理を設定する処理設定画面の例を示す図である。 図１及び図２で説明した複合機の通常プレビューモードでのプレビュー表示画面の例を示している。 図１及び図２で説明した複合機の制限プレビューモードでのプレビュー表示画面の例を示している。 図１及び図２で説明した複合機の制限プレビューモードでのプレビュー表示画面の他の例を示している。

符号の説明

１…デジタル複合機、１０…タッチパネル、１１…パネル制御部、１１ａ…親展処理設定手段、１２…記録部、１３…読取部、１４…フォーマット変換部、１５…画像記憶部、１６…画像処理部、１６ａ…プレビュー画像生成部、１７…符号化／復号部、１８…メイン制御部、１９…制御用メモリ、２０…キー操作部、２０ａ…スタートキー、２０ｂ…テンキー、２０ｃ…親展パスワード入力部、２１…ＬＡＮ制御部、２２…制御用バッファ、２３…ＮＣＵ、２４…モデム、３０…操作パネル。

Claims (4)

1. 画像データのプレビュー表示機能を備え、
   記憶手段に保存する、または保存した前記画像データ毎に、出力許可情報が入力されないときの当該画像データの外部出力の禁止を設定する出力禁止設定手段を有し、
   前記外部出力の禁止が設定されている画像データのプレビュー表示が指示された場合、当該画像データについて、前記出力許可情報が入力されないときは、情報量を制限した形態での表示である制限プレビュー表示を行うことを特徴とする電子ファイリング装置。
2. 前記制限プレビュー表示では、前記画像データの画像の一部のみを残して塗りつぶしたようなものを表示することを特徴とする請求項１に記載の電子ファイリング装置。
3. 前記制限プレビュー表示では、前記画像データの一部のみ表示可能な画面に前記画像データの所定ページの一部の画像を表示し、
   表示画像の拡大処理、縮小処理、ページ移動処理及びページ内表示部分変更処理を含む表示画像に関わる処理の指示操作を無効にすることを特徴とする請求項１に記載の電子ファイリング装置。
4. 電子ファイリング装置に保存され、出力許可情報が入力されないときの外部出力の禁止が設定された画像データのプレビュー表示方法であって、
   前記出力許可情報の入力がない場合に、当該画像データについて、情報量を制限した形態での表示である制限プレビュー表示を行うステップを含むことを特徴とするプレビュー表示方法。

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