JP2010055392A - 文書管理端末 - Google Patents

Abstract

【課題】 文書管理端末上のメモリ使用量を最小限にし、かつネットワーク上のファイル移動やアクセス回数を減らす事で、文書管理端末におけるパフォーマンスを向上させること。
【解決手段】 文書管理端末は、自機が保持しているファイルを、所定の場合にネットワークを介して文書管理装置に送信し、文書管理装置上に保存する。そして文書管理端末は、送信したファイルに対するショートカットを作成する。その際、送信したファイルと同階層に存在するファイルをも前記文書管理装置に送信し、ショートカットを作成する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、ネットワークを通して文書管理装置にファイルを送信し、ファイルを文書管理装置内のストレージに保存する機能を持ち、ストレージに保存したファイルへのショートカットを文書管理端末に作成しファイルを管理する機能に関する。

近年、デバイス同士がネットワークを通して連携する事が盛んに行われている。特定の機能を持つデバイスと持たないデバイスが連携する事で、機能を持たないデバイスでもユーザーに対してあたかもその機能を持っているように振舞う事で出来る。このように持っていない機能を持っているように振舞うクライアントは、シンクライアントと呼ばれている。

シンクライアントの「シン」とは「thin」すなわち「薄い」と言う意味で、クライアント端末がサーバーに接続するための最小限のネットワーク機能、およびユーザーが入出力を行うためのユーザーインターフェースを装備していれば良いことを示している。一般的にシンクライアントは、低機能である事から「低価格」で実現できる点と、クライアント側で情報を保存できない事から「情報漏洩防止」などのメリットがあると言われている。

文書管理装置においても、シンクライアントの概念は用いられている。文書管理装置では、内部にＨＤＤなどのストレージを持つ事が一般的である。しかしシンクライアントである文書管理装置は、内部にストレージを持たないか、または小容量のストレージしか持っていない。そこでネットワークを通して大容量のストレージを持つ端末にアクセスし、そのストレージを利用する。また文書管理装置は、ユーザーが内部にストレージがあるのか外部にストレージがあるのか意識する必要なく使わせる事も出来る。

以下では大容量のストレージを持たない文書管理装置を文書管理端末と呼ぶことにする。文書管理端末は、大容量のハードディスクの代わりに、小容量の不揮発メモリを持つ。文書管理端末は、ハードディスクレスであるが、ハードディスク搭載の文書管理装置と同じように文書管理アプリケーションを持つ。文書管理端末では、ファイルの実体を格納する容量は無いためショートカットのみを持つ。ショートカットはファイルの実体への参照情報を保持している。ショートカットは、小容量メモリ上に保存される。

ショートカットを利用する事でメモリの使用量を減らすための技術がある。小容量のメモリしか持たない文書管理端末にあるファイルを、ネットワーク上にある別の文書管理装置に送信する。文書管理端末上には、リモートの文書管理装置へ送信したファイルへのショートカットを作成する。この技術では、文書管理端末にある元ファイルを削除する事を特徴とする。これにより文書管理端末のメモリを節約する事ができる。
特開２００５−２２８１９４号公報

文献１では、文書管理端末は、決められた文書管理装置にファイルを送信するため、文書管理装置がメモリフルになった場合等、文書管理装置の状態を考慮してファイルを格納する事が出来ない。したがってファイルの実体が各文書管理装置の間にばらばらに格納されると、ファイルリスト表示やファイル結合の際に、ネットワーク越しに複数台の文書管理装置にアクセスする必要があるため、パフォーマンスが劣化する懸念がある。

上述の課題を解決するために、本発明に係るハードディスクレス文書管理端末では、ファイルを管理する管理手段と、ネットワーク上にある複数の文書管理装置の中から自動で文書管理装置を選択する選択手段と、前記管理手段のファイルを前記選択手段により選択した文書管理装置に送信する送信手段と、前記文書管理装置に記憶されたファイルへのショートカットを生成し保存する生成手段を具備し、前記送信手段は前記ファイルを送信する際に前記管理手段において前記ファイルと同階層に存在するファイルを送信し、前記生成手段により送信したファイルへのショートカットを生成する構成を取る。

この構成において、文書管理装置を選択する際に、文書管理装置のメモリ容量を確認し、所定の閾値を超えていた場合は違う文書管理装置を選択しても良い。送信するファイルと同階層にショートカットがある場合には、そのショートカットが参照している文書管理装置を選択しても良い。またユーザーの指示により、任意の文書管理装置を選択しても良い。

この構成において、前記送信手段は、送信する前記ファイルと同階層に存在するフォルダや前記ファイルを保持する親フォルダに送信するものであっても良い。

またこの構成において、ハードディスクレス文書管理装置が管理するファイルは、着脱可能なメモリやネットワーク上にあるストレージの中にあっても良い。

本発明によれば、前記送信手段は送信対象となるファイルとは異なる階層にある少なくとも一つ以上のファイルを送信し、前記生成手段により送信したファイルへのショートカットを生成する構成を取っても良い。

この構成において、異なる階層を選択する基準が、使用頻度の低い階層のファイルであっても良い。

本発明によれば文書管理端末上のメモリ使用量を最小限にし、かつネットワーク上のファイル移動やアクセス回数を減らす事で、文書管理端末におけるパフォーマンスを向上させる。またファイルを格納できるかどうかの判断基準が、ハードディスク容量であった場合に、同じフォルダ階層のファイルを移動する事によって、文書管理装置間のストレージリソースを均一に利用出来る効果がある。

次に、本発明の詳細を実施例の記述に従って説明する。

以下では、本発明の実施例について図を使って詳細に説明する。文書管理装置及び文書管理端末が画像処理装置である場合を実施例１として説明する。

近年デジタル複写機などに代表される画像処理装置は高機能化している。従来の紙原稿を複写する機能に加えて、ネットワーク上に電子メールなどのネットワークプロトコルで画像を送信する事が出来る。また画像をデータベース内にファイルとして保存したり、削除や更新などファイルを管理したりする機能を持ち、文書管理装置として使う事もできる。

図１は、画像処理装置の機能ブロック図である。画像処理装置１００は、画像を読み取るスキャナ２００や印刷を行うプリンタ３００を持つ。また画像処理装置１００は、印刷、画像読み取り以外にも、文書管理、文書送受信、画像変換など各種の基本的な画像処理機能を提供する。

スキャナ２００は、原稿画像を光学的に読み取り、画像データに変換する。スキャナ２００は、原稿を読み取るためのスキャンユニット２１０と、原稿用紙を搬送するための原稿給紙ユニット２２０から構成される。

プリンタ３００は、記録紙を搬送し、その上に画像データを可視画像として印字して装置外に排紙する。プリンタ３００は、複数種類の記録紙カセットを持つ給紙ユニット３１０と、画像データを記録紙に転写、定着させるプリントユニット３２０と、印字された記録紙をソート、ステイプルして機外へ出力する排紙ユニット３３０から構成される。

制御装置１１０は、スキャナ２００、プリンタ３００と電気的に接続され、さらにネットワーク４００にと接続されている。制御装置１１０は、スキャナ２００を制御して、原稿の画像データを読み取り、プリンタ３００を制御して画像データを記録用紙に出力してコピー機能を提供する。スキャナ２００から読み取った画像データを、コードデータに変換し、ネットワーク４００を介して図示しないホストコンピュータへ送信するスキャナ機能を提供する。またホストコンピュータからネットワーク４００を介して受信したコードデータを画像データに変換し、プリンタ３００に出力するプリンタ機能を提供する。

制御装置１１０についてさらに詳細に述べると、メインコントローラ１２０は、主にＣＰＵ１３０と、ＨＤＤ１４０と、ＲＯＭ１５０と、ＲＡＭ１６０と、バス１７０と、各種Ｉ／Ｆ１８０から構成される。ＣＰＵ１３０は、制御装置１１０全体の動作を制御するものであり、ＣＰＵ１３０はＲＯＭ１５０を経由して読み込んだプログラムに基づいて動作する。また、ホストコンピュータから受信したＰＤＬ（ページ記述言語）コードデータを解釈し、ラスターイメージデータに展開する動作も、このプログラムに記述されており、ソフトウェアによって処理される。ＨＤＤ１４０は、ハードディスクドライブであり、画像データや設定データなどを保存するためのストレージである。ＲＯＭ１５０はブートＲＯＭであり、システムのブートプログラムが格納されている。ＲＡＭ１６０はＣＰＵ１３０が動作するためのシステムワークメモリであり、画像データを一時記憶するための画像メモリでもある。バス１７０は、それぞれのユニットやモジュール間でデータのやり取りを行うための経路を示す。またＩ／Ｆ１８０は、それぞれのユニットやモジュール間でのインタフェースを提供する。

ネットワーク４００は、モデムユニット４１０を通してＷＡＮ（公衆回線）４１１に接続されている。またＬＡＮユニット４２０を通して、ＬＡＮ４２１にも接続されている。

操作部５００は、制御装置１１０に接続され、液晶タッチパネルで構成され、画像入出力システムを操作するためのオペレータＩ／Ｆを提供する。操作部５００は、液晶画面に表示するための表示ユニット５１０と、ハードキーやタッチパネルキーより入力を行うための操作ユニット５２０とで構成される。

次に文書管理機能について説明する。画像処理装置は、文書管理機能としてスキャナ２００で読み取った画像を内部のＨＤＤ１４０にファイルとして保存する事が出来る。また保存したファイルをプリンタ３００で印刷したり、ネットワーク４００を通して外部に送信したりする事が出来る。逆にネットワーク４００を通して外部のファイルを受け取り、保存する事が出来る。

文書管理機能のインタフェースについて説明する。図２は、表示ユニット５１０上に表示される文書管理画面１０００である。文書管理画面１０００には、他のアプリケーションに切り替えるアプリケーションタブ１０１０や、格納した文書の一覧を示すファイルリスト１０２０がある。また格納したファイルを操作するためのボタンがある。スキャナ２００より文書を読み込むための文書読込ボタン１０３０がある。ファイルを印刷するための印刷ボタン１０４０がある。ファイルを外部に送信するための送信ボタン１０５０がある。ファイルの詳細画面を開くための詳細ボタン１０６０がある。ファイルを消去するための消去ボタン１０７０がある。

ファイルリスト１０２０には、フォルダやファイルの一覧が表示される。一覧には、ファイル名、格納した時刻、ファイルの種類などが表示される。ファイルの操作は、操作ユニット５２０を通してファイルを選択した後、各種操作ボタンを押下する。図３の様に、ファイルを選択すると、選択したファイルの色が変わり、選択した順番に印刷順１０８０が表示される。

本発明の実施例では、文書管理装置として扱われるハードディスク登載の画像処理装置と、文書管理端末として扱われるハードディスクレスの画像処理装置と、２種類の画像処理装置で構成される。以下では、ハードディスク搭載の画像処理装置をＨＤＤ搭載機と呼び、ハードディスクレスの画像処理装置をＨＤＤレス機と呼ぶ事にする（図４）。

ＨＤＤレス機では、ファイルを格納する容量は無いため、文書管理の機能を実行できない。そのため、ＨＤＤレス機では、ネットワーク上にある別のストレージを利用する事で、文書管理機能を実現する。ＨＤＤレス機は、ＨＤＤ登載機と連携し、ＨＤＤ搭載機のＨＤＤ１４０を使う事で文書管理を行う。

ＨＤＤレス機では、ファイルの実体を持たずに、ショートカット(ファイルへの参照情報)を持つ。つまりＨＤＤレス機の文書管理機能は、スキャナ２００で読み取ったファイルを内部のＨＤＤ１４０に格納する代わりに、ファイルをネットワーク上にあるＨＤＤ搭載機に転送し、ファイルへのショートカットを保持する構成となる。

ＨＤＤレス機とＨＤＤ搭載機との連携は、１対１とは限らない。ＨＤＤレス機に予めＨＤＤ搭載機を一つ以上登録しておき、ファイルを転送する際には、登録してあるＨＤＤ搭載機のどれかを選択する。ＨＤＤ搭載機の登録は、ＨＤＤ搭載機登録画面１１００で行う（図５）。ＨＤＤ搭載機登録画面１１００では、登録したＨＤＤ搭載機の一覧を示すＨＤＤ搭載機一覧１１１０を持つ。またＨＤＤ搭載機登録画面１１００は、新規登録を行う登録ボタン１１２０と、登録したＨＤＤ搭載機の設定情報を変更する変更ボタン１１３０と、登録したＨＤＤ搭載機を削除する削除ボタン１１４０から構成される。

ＨＤＤレス機の文書管理装置の画面は、ＨＤＤ搭載機の文書管理画面１０００と同じである。ＨＤＤレス機の文書管理機能は、操作者に対して、内部のストレージに文書を格納しているのか、ＨＤＤ搭載機のストレージに文書を格納しているのかを意識させない。ＨＤＤレス機の内部では、ショートカットであるが、画面上はファイルの実体があるように見える。

ＨＤＤレス機で読み取ったファイルをＨＤＤ搭載機に転送する流れについて説明する。図６は、一台のＨＤＤレス機と２台のＨＤＤ搭載機が登録されており、それぞれＨＤＤ搭載機ＡとＨＤＤ搭載機Ｂとする。基本的な処理の流れを説明する。ＨＤＤレス機はスキャナ２００を用いてファイルを読み取る。ＨＤＤレス機は、予め登録されているＨＤＤ搭載機の中から、ＨＤＤ搭載機を一つ選択する。選択したＨＤＤ搭載機をＨＤＤ搭載機Ａとすると、ネットワーク４００を通して読み取ったファイルを、ＨＤＤ搭載機Ａにファイルαとして格納する。ＨＤＤレス機は、ファイルαへのショートカットを作成する。

ショートカットは、ショートカット名と参照情報で構成される。ショートカット名は、一般にファイル名と同じ名前を用いる。参照情報は、ＨＤＤ搭載機のＩＰアドレスまたはホスト名と、ＨＤＤ搭載機上のファイルシステム上のファイルαを示すファイルパスの組み合わせで構成されている。例えばＨＤＤ搭載機のＩＰアドレスが「１９２．１６８．０．１」であり、ファイルαまでのファイルパスが「／ｈｏｇｅ／ａａａ．ｐｄｆ」だとすると、ショートカットの参照情報は、「１９２．１６８．０．１：／／ｈｏｇｅ／ａａａ．ｐｄｆ」と表現される。

またＨＤＤ搭載機を選択する際に、ＨＤＤ搭載機の状態をチェックしファイルが格納可能かどうか判断する。例えば、ＨＤＤ搭載機のＨＤＤ１４０の容量が一杯である場合格納できない。あるＨＤＤ搭載機を選択し格納できないと判断した場合、別のＨＤＤ搭載機を選択する。これをＨＤＤ搭載機Ｂと呼ぶと、ＨＤＤレス機は、スキャナ２００で読み取ったファイルをＨＤＤ搭載機Ｂに、ファイルαとして格納し、ＨＤＤレス機上にショートカットを作成する。ここでＨＤＤレス機のみかけ上のファイルシステムにおいて、ファイルαと同階層な位置にあるファイルβ及び親フォルダεが指しているファイルやフォルダをＨＤＤ搭載機Ｂに格納しなおす。そしてＨＤＤ搭載機Ｂに格納しなおしたファイルやフォルダへの参照情報を修正する。また同階層に位置するファイルβは、同階層に位置するフォルダであっても良い。

本発明の流れについてフローチャートで説明する（図７）。まずＨＤＤレス機でスキャナ２００を用いてスキャンを行う（Ｓ２０００）。ＨＤＤレス機は、登録してあるＨＤＤ搭載機の中から一つ選択し、選択したＨＤＤ搭載機Ａとする（Ｓ２００１）。ＨＤＤ搭載機Ａの状態を確認し、ファイルを格納できるかどうか判断する（Ｓ２００２）。格納できる場合、ＨＤＤ搭載機にスキャンしたファイルを転送し、ファイルαとして格納する（Ｓ２００３）。ＨＤＤレス機にファイルαへのショートカットを作成する（Ｓ２００４）。Ｓ２００２でＨＤＤ搭載機Ａにファイルが格納できなかった場合、登録してあるＨＤＤ搭載機の中から別の格納可能なＨＤＤ搭載機Ｂを選択する（Ｓ２００５）。ＨＤＤ搭載機Ｂにスキャンしたファイルを転送し、ファイルαとして格納し、ＨＤＤレス機にはファイルαへのショートカットを作成する（Ｓ２００６）。ファイルαの親フォルダεと同じ階層にあるファイルβを、ＨＤＤ搭載機Ｂに転送する（Ｓ２００７）。転送した親フォルダε及びファイルβに対するショートカットの参照情報を修正する（Ｓ２００８）。

また、ファイルαを格納した後、同じ階層にあるファイルをファイルαと同じＨＤＤ搭載機上に格納するのではなく、選択したＨＤＤ搭載機Ａの状態をチェックし、別のフォルダ内のファイルを移動しても良い。例えば容量が足らない場合、ファイルαを格納する前にＨＤＤ搭載機Ａのフォルダを別のＨＤＤ搭載機に移動させＨＤＤ搭載機Ａのストレージの空きを増やした後に、ファイルαを格納しても良い。この時、別のフォルダの選択方法として、例えばユーザーの使用頻度の低いフォルダを選択基準とするであっても良い。

このように、ＨＤＤ搭載機の状態を検知しファイルの保存先をフォルダ構成に基づいて振り分ける事で、ファイルの実体が各ＨＤＤ搭載機上にばらばらに配置される事が無くなる。ＨＤＤレス機上でファイルリストを取得する際に複数のＨＤＤ搭載機にアクセスしパフォーマンスが劣化する懸念を防ぐ事が出来る。

本発明の画像処理装置の機能ブロック図である。 文書管理機能の画面図である。 文書管理機能において文書を選択した様子である。 ＨＤＤレス機とＨＤＤ搭載機が連携する様子である。 登録したＨＤＤ搭載機の一覧である。 ショートカットを生成するまでの流れ図である。 ショートカットを生成するまでのフローチャートである。

符号の説明

１００ 画像処理装置
１１０ コントローラー部
１２０ メインコントローラ
１３０ ＣＰＵ
１４０ ＨＤＤ
１５０ ＲＯＭ
１６０ ＲＡＭ
１７０ バス
１８０ Ｉ／Ｆ
２００ スキャナ
２１０ スキャンユニット
２２０ 給紙ユニット
３００ プリンタ
３１０ 給紙ユニット
３２０ プリントユニット
３３０ 排紙ユニット
４００ ネットワーク部
４１０ モデムユニット
４１１ ＷＡＮ
４２０ ＬＡＮユニット
４２１ ＬＡＮ
５００ 操作部
５１０ 表示ユニット
５２０ 操作ユニット
１０００ 文書管理画面
１０１０ アプリケーションタブ
１０２０ ファイルリスト
１０３０ 文書読込ボタン
１０４０ 印刷ボタン
１０５０ 送信ボタン
１０６０ 詳細ボタン
１０７０ 消去ボタン
１０８０ 印刷順
１１００ ＨＤＤ搭載機登録画面
１１１０ ＨＤＤ搭載機一覧
１１２０ 登録ボタン
１１３０ 変更ボタン
１１４０ 削除ボタン

Claims (9)

1. ファイルを管理する管理手段と、ネットワーク上にある複数の文書管理装置の中から自動で文書管理装置を選択する選択手段と、前記管理手段のファイルを前記選択手段により選択した文書管理装置に送信する送信手段と、前記文書管理装置に記憶されたファイルへのショートカットを生成し保存する生成手段を具備し、前記送信手段は前記ファイルを送信する際に前記管理手段において前記ファイルと同階層に存在するファイルを送信し、前記生成手段により送信したファイルへのショートカットを生成することを特徴とする文書管理端末。
2. 前記送信手段は、前記管理手段において送信対象となるファイルと同階層に存在するフォルダを送信する事を特徴とする請求項１に記載の文書管理端末。
3. 前記送信手段は、前記管理手段において送信対象となるファイルを保持する親フォルダを送信する事を特徴とする請求項１に記載の文書管理端末。
4. 前記選択手段により選択した文書管理装置のメモリ容量が所定の閾値を超えていた場合に、別の文書管理装置を選択することを特徴とする請求項１に記載の文書管理端末。
5. 前記選択手段は、ユーザーの指示により任意の文書管理装置を選択することを特徴とする請求項１に記載の文書管理端末。
6. 前記管理手段は、ネットワーク上にあるファイルをも管理する事を特徴とする請求項１に記載の文書管理端末。
7. 前記管理手段は、着脱可能なストレージ上にあるファイルをも管理する事を特徴とする請求項１に記載の文書管理端末。
8. 前記選択手段は、前記管理手段において送信対象となるファイルと同階層にあるショートカットが参照している文書管理装置を選択することを特徴とする請求項１に記載の文書管理端末。
9. 前記送信対象とは異なる階層の選択方法として、使用頻度が低い階層のファイルを送信することを特徴とする請求項８に記載の文書管理端末。

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