JP2010049461A - 情報管理プログラム及び情報管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 操作者が指定した管理領域に電子情報を登録するとき、登録対象の電子情報に対する登録先の他の候補となる管理領域を当該操作者に提示する。
【解決手段】 操作受付部１１が、フォルダを指定する指定情報を含む登録要求であって、電子情報を前記指定情報により指定されたフォルダに登録する登録要求を受け付け、文書登録部１４が、操作受付部１１により受け付けられた登録要求に応じて、前記指示情報により指定されたフォルダに電子情報を登録し、候補検出部１２が、前記指示情報により指定されたフォルダに登録されている電子情報と同じ電子情報が登録されている他のフォルダを検出し、候補提示部１３が、候補検出部１２により検出されたフォルダを、文書登録部１４により登録される電子情報の登録先の候補として提示する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、情報管理プログラム及び情報管理装置に関する。

情報管理装置において、例えば図６に示すように、１つの電子情報を複数の管理領域に登録する運用がなされる場合がある。すなわち、文書ファイル（電子情報の一例）を登録するフォルダ（管理領域の一例）がプロジェクト毎に存在し、複数のプロジェクトで利用している共通文書ファイルが存在する場合に、この共通文書ファイルを各プロジェクトのフォルダに登録することにより、共通文書ファイルを各プロジェクトのフォルダからアクセスすることができるようになる。

情報管理装置に関する発明として、例えば、情報管理装置への文書登録時に登録先フォルダを選択する場合において、フォルダの数が多い場合などでは通常のフォルダ表示から登録したいフォルダを探すのは困難であるところ、表示順ルールを予め設定しておくことにより、登録場所の選定を簡単にできるようにする発明が提案されている（特許文献１参照。）。

特開２００６−１７１９３８号公報

本発明は、操作者が指定した管理領域に電子情報を登録するとき、登録対象の電子情報に対する登録先の他の候補となる管理領域を当該操作者に提示することを目的とする。

第１の本発明は、コンピュータに、管理領域を指定する指定情報を含む登録要求であって、電子情報を前記指定情報により指定された管理領域に登録する登録要求を受け付ける受付機能と、前記受付機能により受け付けられた登録要求に応じて、前記指示情報により指定された管理領域に電子情報を登録する登録機能と、前記指示情報により指定された管理領域に登録されている電子情報と同じ電子情報が登録されている他の管理領域を検出する検出機能と、前記検出機能により検出された管理領域を、前記登録機能により登録される電子情報の登録先の候補として提示する提示機能と、を実現させるための情報管理プログラムである。

第２の本発明は、第１の本発明において、前記検出機能は、前記指示情報により指定された管理領域に登録されている電子情報の数に対する重複して登録されている電子情報の数の割合が、閾値を超える他の管理領域を検出する、ことを特徴とする。

第３の本発明は、第１又は第２の本発明において、それぞれの電子情報には操作者が関連付けられており、前記検出機能は、前記登録要求の要求元の操作者が関連付けられている電子情報を対象として、前記他の管理領域を検出する、ことを特徴とする。

第４の本発明は、第１から第３の本発明において、それぞれの管理領域には操作者が関連付けられており、前記検出機能は、前記登録要求の要求元の操作者が関連付けられている管理領域を対象として、前記他の管理領域を検出する、ことを特徴とする。

第５の本発明は、第１から第４の本発明において、前記提示機能は、前記検出機能により複数の管理領域が検出された場合に、それぞれの管理領域を予め定められた基準に基づく重みが高い順に提示する、ことを特徴とする。

第６の本発明は、第１から第５の本発明において、前記検出機能は、電子情報の登録先に指定された管理領域に登録されている電子情報と同じ電子情報が登録されている他の管理領域を検出するとともに、検出した他の管理領域に登録されている他の電子情報と同じ電子情報が登録されている更に他の管理領域を検出する、ことを特徴とする。

第７の本発明は、管理領域を指定する指定情報を含む登録要求であって、電子情報を前記指定情報により指定された管理領域に登録する登録要求を受け付ける受付手段と、前記受付手段により受け付けられた登録要求に応じて、前記指示情報により指定された管理領域に電子情報を登録する登録手段と、前記指示情報により指定された管理領域に登録されている電子情報と同じ電子情報が登録されている他の管理領域を検出する検出手段と、前記検出手段により検出された管理領域を、前記登録手段により登録される電子情報の登録先の候補として提示する提示手段と、を備えたことを特徴とする情報管理装置である。

第１の本発明によると、操作者が指定した管理領域に電子情報を登録するとき、登録対象の電子情報に対する登録先の他の候補となる管理領域を当該操作者に提示することができる。

第２の本発明によると、本構成を有しない場合と比較して、登録対象の電子情報に対する登録先の他の候補となる管理領域をより絞り込むことができる。

第３の本発明によると、登録要求の要求元の操作者に関連する電子情報が登録されている管理領域を、登録対象の電子情報に対する登録先の他の候補として提示することができる。

第４の本発明によると、登録要求の要求元の操作者に関連する管理領域を、登録対象の電子情報に対する登録先の他の候補として提示することができる。

第５の本発明によると、登録対象の電子情報に対する登録先の他の候補として検出された複数の管理領域を、予め定められた基準に基づく順番で提示することができる。

第６の本発明によると、電子情報の登録先に指定された管理領域とで重複する電子情報が登録されている他の管理領域だけでなく、当該他の管理領域とで重複する電子情報が登録されている更に他の管理領域を提示することができる。

第７の本発明によると、操作者が指定した管理領域に電子情報を登録するとき、登録対象の電子情報に対する登録先の他の候補となる管理領域を当該操作者に提示することができる。

本発明の一実施形態に係る情報管理装置を、図面を参照して説明する。
本例の情報管理装置は、その機能ブロックを図１に例示するように、操作受付部１１、候補検出部１２、候補表示部１３、文書登録部１４、文書データベース（ＤＢ）１５、を備えている。

文書ＤＢ１５には、電子情報の管理領域としてのフォルダが複数設けられており、それぞれの電子情報はいずれか（１又は複数）のフォルダに属するものとして管理されている。電子情報としては、文字・図形等の情報を含む文書ファイルの他、画像ファイル、映像ファイル、音響ファイル等の種々の形式のものが含まれる。本例では、文書ファイル（以下、単に「文書」という。）を扱う場合について説明するが、これに限定するものではない。

操作受付部１１は、情報管理装置に設けられたキーボードやマウス等の入力機器を操作者が操作することにより行われた各種の操作入力を受け付ける。本例では、文書の登録先のフォルダを指定する入力（候補表示部１３により文書の登録先の追加候補として提示されたフォルダから選択して追加的に登録先に指定する入力を含む）や、当該指定されたフォルダに対する文書の登録の実行を指示する入力、などを受け付けている。なお、これら入力による要求内容を表す要求情報には、登録先に指定されたフォルダを示す指定情報（フォルダＩＤやパス等）が含められており、この指定情報に基づいて、文書の登録先に指定されたフォルダが特定される。

候補検出部１２は、文書の登録先のフォルダを指定する入力が操作受付部１１により受け付けられたことに応じて、当該フォルダに既に登録されている文書と同じ文書が重複して登録されている他のフォルダを、文書ＤＢ１５を参照して検出する。なお、互いに重複する文書が登録されているフォルダ同士を予め特定して記憶しておき、当該記憶内容に基づいて検出を行ってもよい。

候補表示部１３は、候補検出部１２により検出されたフォルダを、文書の登録先の追加候補である候補フォルダとして、情報管理装置に設けられたディスプレイに表示出力することにより操作者に提示する。なお、例えば紙媒体に印刷出力することにより操作者に提示してもよい。

文書登録部１４は、指定されたフォルダに対する文書の登録の実行を指示する入力が操作受付部１１により受け付けられたことに応じて、文書ＤＢ１５における該当フォルダのそれぞれに、当該文書を管理対象として登録する。

本例の情報管理装置による処理を、具体例を挙げて説明する。
ここでは、図２に例示するように、フォルダＡには１０個（文書１〜文書１０）の文書が登録されており、その内５個の文書（文書１〜文書５）はフォルダＢにも登録され、残りの内３個の文書（文書８〜文書１０）はフォルダＣにも登録されているものとする。
この場合、操作者によりフォルダＡが新たな文書の登録先として指定されたときには、フォルダＡと重複する文書（文書１〜文書５）が登録されているフォルダＢ、及び、フォルダＡと重複する文書（文書８〜文書１０）が登録されているフォルダＣのそれぞれが候補フォルダとして提示される。一方、操作者によりフォルダＢが新たな文書の登録先として指定されたときには、フォルダＢと重複する文書が登録されているフォルダＡのみが候補フォルダとして提示される。

次に、候補フォルダをより限定する場合について説明する。
候補フォルダの限定態様の一例として、候補フォルダを、文書の登録先に指定されたフォルダに登録されている文書の数に対する重複して登録されている文書の数の割合が或る閾値を超えている他のフォルダに限定する。
すなわち、例えば、文書の登録先に指定されたフォルダＡとで重複する文書がフォルダＢにも登録されているとすると、以下の条件式が満たされた場合にフォルダＢが候補フォルダとなる。
（フォルダＢにも登録されている文書数）／（フォルダＡ内の文書数）＊１００≧閾値

なお、閾値は、例えば、候補として表示するフォルダ数の最大値に基づいて、以下の計算式により求められる。
閾値（％）＝１００／（候補として表示するフォルダの最大数）
この計算式によると、候補として表示するフォルダの最大数が２の場合には、閾値は１００／２＝５０％となり、図２の例によれば、文書の登録先に指定されたフォルダＡ以外のフォルダのうち５個（フォルダＡに属するファイル数１０の５０％）以上の文書がフォルダＡとで重複して登録されているフォルダ、つまりフォルダＢのみが候補フォルダとなる。また、候補として表示するフォルダの最大数が４の場合には、閾値は１００／４＝２５％となり、図２の例によれば、文書の登録先に指定されたフォルダＡ以外のフォルダのうち３個（フォルダＡに属するファイル数１０の２５％（本例では小数点以下を切り上げ））以上の文書がフォルダＡとで重複して登録されているフォルダ、つまりフォルダＢとフォルダＣがともに候補フォルダとなる。

候補フォルダの限定態様の他の例として、候補フォルダを、文書の登録先のフォルダを指定する入力を行った操作者に応じて限定する。
例えば、それぞれの文書には対応する操作者が関連付けられており、前記入力を行った操作者が関連付けられた文書を対象として、候補フォルダの検出を行う。すなわち、文書の登録先に指定されたフォルダに登録されている文書であって前記操作者が所有する文書が重複して登録されている他のフォルダを候補フォルダとする。
また、例えば、それぞれのフォルダには対応する操作者が関連付けられており、前記入力を行った操作者が関連付けられたフォルダを対象として、候補フォルダの検出を行う。すなわち、文書の登録先に指定されたフォルダに登録されている文書が重複して登録されている他のフォルダであって前記操作者が所有するフォルダを候補フォルダとする。

なお、上記に例示した候補フォルダの限定態様は、それぞれを独立に適用してもよいが、それぞれを複合的に適用してもよく、複合的に適用する場合について説明する。
例えば、或るグループ用の週報フォルダに週報（文書）を登録する際に、自分用のフォルダにもその週報を登録したいというケースが考えられる。この場合、追加候補としては自分用のフォルダのみを１つだけ表示されることが期待される。そのため、候補として表示するフォルダの最大数を１とすると閾値＝１００％となるが、グループのメンバーが１０人の場合には１０人分の週報が週報フォルダに登録されているので、自分用のフォルダ（他者のファイルは登録されていない）とで重複して登録されている週報の割合は１／１０程度になってしまい、自分用のフォルダは候補フォルダとならない。
そこで、週報フォルダに登録された文書数に対する割合でなく、文書登録を指示した操作者が所有者となっている（関連付けられている）文書数に対する割合を判定基準とする。すなわち、以下の条件式が満たされた場合に候補フォルダとする。
（自分用フォルダにも登録されている文書数）／（週報フォルダにおける自分が所有者の文書数）＊１００≧閾値
これにより、自分の週報を自分用のフォルダに登録するような運用を行っている場合には、週報フォルダに週報を登録する際に、当該週報の登録先の候補フォルダとして自分用のフォルダが提示される。

ここで、候補フォルダとして複数のフォルダが検出された場合には、それぞれの候補フォルダを予め定められた基準に基づく重みが高い順に提示するようにしてもよい。
例えば、登録先に指定されたフォルダとで重複するファイルの数により候補フォルダの重み付けを行い、重みが高い順に候補フォルダを表示する。すなわち、図２の例によれば、フォルダＡに登録されている文書は１０個で、その内５個はフォルダＢに、３個はフォルダＣに重複して登録されてることから、フォルダＡが文書の登録先に指定された場合には、重複するファイルの数に従って、フォルダＢ、フォルダＣの順に候補フォルダとして表示される。
また、例えば、自分の文書が登録されているフォルダについて重みを加算するようにしてもよい。
また、例えば、優先的に表示するフォルダを予め設定しておき、当該フォルダについて重みを加算するようにしてもよい。

図３には、候補フォルダの表示例として、フォルダＡが文書の登録先に指定された場合の画面２０を例示している。この画面２０には、登録先に指定されたフォルダの表示欄（２１）、当該フォルダに登録する文書のタイトルの入力欄（２２）、当該フォルダに登録する文書の指定欄（２３）、当該文書に関する説明の入力欄（２４）の他に、当該文書の登録先の候補フォルダの表示欄（２５）が設けられている。同図では、候補フォルダとして、フォルダＢ、フォルダＣが表示されており、それぞれの表示の左側には追加登録のためのチェック欄が設けられている。
また、画面２０には、適用ボタン（２６）及びキャンセルボタン（２７）が設けられている。適用ボタン（２６）が押下されると、前記登録先に指定されたフォルダに文書が登録されるとともに、チェック欄にチェックが付された候補フォルダに対しても当該文書が登録される。キャンセルボタン（２７）が押下されると、前記登録先に指定されたフォルダ及び候補フォルダへの文書の登録が中止される。

次に、候補フォルダを探す範囲を広げる場合について説明する。
例えば、図４に示すように、フォルダＡには文書１〜文書５が登録され、フォルダＢには文書５〜文書８が登録され、フォルダＣには文書８〜文書１０が登録されているとする。ここで、フォルダＡが文書の登録先に指定された場合、フォルダＡと重複して文書５が登録されているフォルダＢを候補フォルダとするだけでなく、フォルダＢと重複して文書８が登録されているフォルダＣも候補フォルダとする。
つまり、文書の登録先に指定されたフォルダに登録されている文書と同じ文書が登録されている他のフォルダ、及び当該他のフォルダに登録されている他の文書と同じ文書が登録されている更に他のフォルダを候補フォルダとする。

図５は、本例の情報管理装置を構成するコンピュータの主要なハードウェアを例示している。
本例では、各種演算処理を行うＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）３１、ＣＰＵ３１の作業領域となるＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）３２、基本的な制御プログラムを記憶するＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）３３、本発明の一実施形態に係る機能を実現するためのプログラムや各種データを記憶するＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｃ Ｄｒｉｖｅ）３４、操作者に対する情報を表示出力するディスプレイや操作者からの情報の入力を受け付けるマウス・キーボード等の機器とのインターフェースである入出力Ｉ／Ｆ３５、他の装置との間で通信を行うインターフェースである通信Ｉ／Ｆ３６、等のハードウェア資源を有するコンピュータにより構成されている。

そして、本発明の一実施形態に係る機能を実現するためのプログラムをＨＤＤ３４から読み出してＲＡＭ３２に展開し、これをＣＰＵ３１により実行させることで、本発明の一実施形態に係る各機能をコンピュータにより実現している。

また、本例では、１台の装置に各機能部を設けているが、複数台の装置に各機能部を分散して設けるようにしてもよい。
また、本発明に係る各機能部は、本例のようにソフトウェア構成により実現する態様に限られず、それぞれ専用のハードウエアモジュールで構成してもよい。
また、本発明に係るプログラムは、例えば当該プログラムを記憶したＣＤ−ＲＯＭ等の外部記憶媒体を配布する形式や通信網等を介して配信する形式等により、本発明に係るプログラムの利用者に提供することができる。

本発明の一例に係る情報管理装置の機能ブロックを例示する図である。 本発明の一例に係る候補フォルダの説明に用いる図である。 本発明の一例に係る候補フォルダの表示例を示す図である。 本発明の一例に係る候補フォルダの説明に用いる図である。 本発明の一例に係る情報管理装置のハードウェアを例示する図である。 フォルダと文書の関係を例示する図である。

符号の説明

１１：操作受付部、 １２：候補検出部、 １３：候補表示部、 １４：文書登録部、 １５：文書データベース

Claims (7)

1. コンピュータに、
   管理領域を指定する指定情報を含む登録要求であって、電子情報を前記指定情報により指定された管理領域に登録する登録要求を受け付ける受付機能と、
   前記受付機能により受け付けられた登録要求に応じて、前記指示情報により指定された管理領域に電子情報を登録する登録機能と、
   前記指示情報により指定された管理領域に登録されている電子情報と同じ電子情報が登録されている他の管理領域を検出する検出機能と、
   前記検出機能により検出された管理領域を、前記登録機能により登録される電子情報の登録先の候補として提示する提示機能と、
   を実現させるための情報管理プログラム。
2. 前記検出機能は、前記指示情報により指定された管理領域に登録されている電子情報の数に対する重複して登録されている電子情報の数の割合が、閾値を超える他の管理領域を検出する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の情報管理プログラム。
3. それぞれの電子情報には操作者が関連付けられており、
   前記検出機能は、前記登録要求の要求元の操作者が関連付けられている電子情報を対象として、前記他の管理領域を検出する、
   ことを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の情報管理プログラム。
4. それぞれの管理領域には操作者が関連付けられており、
   前記検出機能は、前記登録要求の要求元の操作者が関連付けられている管理領域を対象として、前記他の管理領域を検出する、
   ことを特徴とする請求項１から請求項３のいずれか１項に記載の情報管理プログラム。
5. 前記提示機能は、前記検出機能により複数の管理領域が検出された場合に、それぞれの管理領域を予め定められた基準に基づく重みが高い順に提示する、
   ことを特徴とする請求項１から請求項４のいずれか１項に記載の情報管理プログラム。
6. 前記検出機能は、電子情報の登録先に指定された管理領域に登録されている電子情報と同じ電子情報が登録されている他の管理領域を検出するとともに、検出した他の管理領域に登録されている他の電子情報と同じ電子情報が登録されている更に他の管理領域を検出する、
   ことを特徴とする請求項１から請求項５のいずれか１項に記載の情報管理プログラム。
7. 管理領域を指定する指定情報を含む登録要求であって、電子情報を前記指定情報により指定された管理領域に登録する登録要求を受け付ける受付手段と、
   前記受付手段により受け付けられた登録要求に応じて、前記指示情報により指定された管理領域に電子情報を登録する登録手段と、
   前記指示情報により指定された管理領域に登録されている電子情報と同じ電子情報が登録されている他の管理領域を検出する検出手段と、
   前記検出手段により検出された管理領域を、前記登録手段により登録される電子情報の登録先の候補として提示する提示手段と、
   を備えたことを特徴とする情報管理装置。

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