JP2010039885A - 電子文書管理装置およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ユーザにとって未知ではあるがそのユーザにとって必要となる可能性がある電子文書が削除されようとするときに、その旨をユーザに通知できるようにする。
【解決手段】ワークスペースＤＢ１１０には、各ユーザのワークスペースに含まれる各電子文書が格納されている。条件設定部１２４は、各ワークスペースのユーザから注目文書判定条件の設定を受け付ける。削除管理部１２２は、いずれかのワークスペースにおいて電子文書の削除指示を受けた場合に、他の各ワークスペースに対して設定された各注目文書判定条件の中から当該削除指示の対象の電子文書が満たす注目文書判定条件を特定し、特定した注目文書判定条件を設定したユーザに対して、当該ユーザが設定した注目文書判定条件を満たす電子文書が削除されようとしていることを示す削除通知を行う。
【選択図】図１

Description

本発明は、電子文書管理装置およびプログラムに関する。

特許文献１に記載されたシステムでは、ショートカットを利用しているユーザに対し、データを削除する旨を通知し、希望があればデータ転送し、終了後に削除するという仕組みを採用している。

また、特許文献２には、削除された文書を収容するいわゆるゴミ箱を２段階構成としたシステムが開示されている。このシステムでは、サーバ装置において、文書情報記憶部に格納された文書データに対して第１の削除指示があった場合に、該削除された文書データを共有ごみ箱情報記憶部に格納する。また、共有ごみ箱情報記憶部に格納された文書データに対して第２の削除指示があった場合に、該削除された文書データをシステムごみ箱情報記憶部に格納する。共有ごみ箱情報記憶部に格納された文書データは、前記第１の削除指示を行ったユーザおよびその他のユーザによるアクセスを可能とする。システムごみ箱情報記憶部に格納された文書データは、前記第２の削除指示で設定された猶予期間内において、前記第２の削除指示を行ったユーザおよびその他のユーザによるアクセスを、ショートカットを介して可能とする。

特開２００２−５５８６０号公報 特開２００７−２７９９２２号公報

ユーザがある電子文書へのショートカット（電子文書を指し示す参照情報を含んだファイル）を作成するには、そのユーザが当該文書の存在を知っている必要がある。

本発明は、ユーザにとって未知ではあるがそのユーザにとって必要となる可能性がある電子文書が削除されようとするときに、その旨をユーザに通知できることを目的とする。

請求項１に係る発明は、それぞれユーザが定められた複数の作業空間のそれぞれについて、当該作業空間に含まれる各電子文書を記憶する電子文書記憶手段と、各作業空間のユーザから注目文書判定条件の設定を受け付ける条件受付手段と、いずれかの作業空間において当該作業空間に含まれる電子文書の削除指示を受けた際、当該電子文書が当該作業空間以外の作業空間に対して設定された注目文書判定条件を満たす場合に、当該注目文書判定条件を設定したユーザに対して、当該ユーザが設定した注目文書判定条件を満たす電子文書が削除されようとしていることを示す削除通知を実行する通知実行手段と、を備える電子文書管理装置である。

請求項２に係る発明は、請求項１に係る発明において、前記通知実行手段は、いずれかの作業空間において当該作業空間に含まれる電子文書の削除指示を受けた際、当該作業空間以外の作業空間に当該削除指示の対象の電子文書が含まれている場合に、前記削除通知の実行を行わない、ことを特徴とする。

請求項３に係る発明は、請求項１に係る発明において、前記通知実行手段が削除通知を行った通知先のユーザから前記削除指示の対象の電子文書の取得要求を受け付ける取得要求受付手段と、前記取得要求受付手段が前記ユーザから前記電子文書の取得要求を受け付けた場合に、前記電子文書を前記電子文書記憶手段における前記ユーザに対応する作業空間に登録する登録手段と、を更に備える。

請求項４に係る発明は、請求項３に係る発明において、前記登録手段が前記電子文書を前記電子文書記憶手段における前記ユーザに対応する作業空間に登録した場合に、他のユーザについての削除通知を取り消す手段、を更に備える。

請求項５に係る発明は、それぞれユーザが定められた複数の作業空間のそれぞれについて、当該ユーザから受け付けた注目文書判定条件を当該ユーザに対応づけて記憶する条件記憶手段と、ユーザの作業空間を記憶するユーザ装置から当該作業空間に含まれる電子文書の削除通知を受信した際、当該電子文書が前記条件記憶手段に記憶された当該作業空間以外の作業空間についての注目文書判定条件を満たす場合に、当該注目文書判定条件に対応するユーザに対して、当該ユーザが設定した注目文書判定条件を満たす電子文書が削除されようとしていることを通知する削除通知手段と、を備える電子文書管理装置である。

請求項６に係る発明は、第１のユーザの作業空間に含まれる各電子文書を記憶する電子文書記憶手段と、前記第１のユーザから注目文書判定条件の設定を受け付け、受け付けた注目文書判定条件を前記第１のユーザ以外の他のユーザの作業空間に含まれる電子文書を記憶する電子文書管理装置へ送信する条件受付手段と、前記第１のユーザ以外の他のユーザの作業空間に含まれる電子文書を記憶する電子文書管理装置から、当該他のユーザが設定した注目文書判定条件を受信し、当該注目文書判定条件を当該他のユーザに対応づけて記憶する条件記憶手段と、前記電子文書記憶手段に記憶された電子文書の削除指示を受けた際、当該電子文書が前記条件記憶手段に記憶された前記他のユーザの作業空間に対応する注目文書判定条件を満たす場合に、当該注目文書判定条件に対応するユーザに対して、当該ユーザが設定した注目文書判定条件を満たす電子文書が削除されようとしていることを示す削除通知を実行する通知実行手段と、前記他のユーザの作業空間を記憶する電子文書管理装置から受け取った削除通知を前記第１のユーザに提示する提示手段と、を備える電子文書管理装置である。

請求項７に係る発明は、コンピュータを、それぞれユーザが定められた複数の作業空間のそれぞれについて、当該作業空間に含まれる各電子文書を記憶する電子文書記憶手段、各作業空間のユーザから注目文書判定条件の設定を受け付ける条件受付手段、いずれかの作業空間において当該作業空間に含まれる電子文書の削除指示を受けた際、当該電子文書が当該作業空間以外の作業空間に対して設定された注目文書判定条件を満たす場合に、当該注目文書判定条件を設定したユーザに対して、当該ユーザが設定した注目文書判定条件を満たす電子文書が削除されようとしていることを示す削除通知を実行する通知実行手段、として機能させるためのプログラムである。

請求項８に係る発明は、コンピュータを、それぞれユーザが定められた複数の作業空間のそれぞれについて、当該ユーザから受け付けた注目文書判定条件を当該ユーザに対応づけて記憶する条件記憶手段、ユーザの作業空間を記憶するユーザ装置から当該作業空間に含まれる電子文書の削除通知を受信した際、当該電子文書が前記条件記憶手段に記憶された当該作業空間以外の作業空間の注目文書判定条件を満たす場合に、当該注目文書判定条件に対応するユーザに対して、当該ユーザが設定した注目文書判定条件を満たす電子文書が削除されようとしていることを通知する削除通知手段、として機能させるためのプログラムである。

請求項９に係る発明は、コンピュータを、第１のユーザの作業空間に含まれる各電子文書を記憶する電子文書記憶手段、前記第１のユーザから注目文書判定条件の設定を受け付け、受け付けた注目文書判定条件を前記第１のユーザ以外の他のユーザの作業空間に含まれる電子文書を記憶する電子文書管理装置へ送信する条件受付手段、前記第１のユーザ以外の他のユーザの作業空間に含まれる電子文書を記憶する電子文書管理装置から、当該他のユーザが設定した注目文書判定条件を受信し、当該注目文書判定条件を当該他のユーザに対応づけて記憶する条件記憶手段、前記電子文書記憶手段に記憶された電子文書の削除指示を受けた際、当該電子文書が前記条件記憶手段に記憶された前記他のユーザの作業空間に対応する注目文書判定条件を満たす場合に、当該注目文書判定条件に対応するユーザに対して、当該ユーザが設定した注目文書判定条件を満たす電子文書が削除されようとしていることを示す削除通知を実行する通知実行手段、前記他のユーザの作業空間を記憶する電子文書管理装置から受け取った削除通知を前記第１のユーザに提示する提示手段、として機能させるためのプログラムである。

請求項１，５，６，７，８，又は９に記載の発明によれば、ユーザにとって未知ではあるがそのユーザにとって必要となる可能性がある電子文書が他の作業空間で削除されようとするときに、その旨をユーザに通知できる。

請求項２に記載の発明によれば、電子文書の削除指示がなされた作業空間以外のいずれかの作業空間に当該電子文書が存在していれば、ユーザへの削除の通知を省略することができる。

請求項３に記載の発明によれば、削除対象の電子文書を必要とするユーザにその電子文書を提供することができる。

請求項４に記載の発明によれば、削除対象の電子文書がいずれかのユーザに取得されれば、他のユーザは削除通知を確認しなくてよくなる。

図１を参照して、実施形態に係る文書管理システムの一例を説明する。このシステムは、ユーザに対してワークスペース（作業空間）と呼ぶ仮想的な空間を提供する。ワークスペースは、ディレクトリ又はフォルダの一種であり、０個以上の電子文書を収容しうる。ワークスペースを、２次元又は３次元以上の空間にマッピングしてもよく、この場合、ユーザは、その空間内の指定した位置に対して１以上の電子文書を配置することができるようにしてもよい。

ワークスペースは、ユーザによって「所有」される。ユーザは、自分が所有するワークスペースにアクセスできる。ここで言う「ユーザ」の概念には、１人の人間だけでなく、複数の人間からなるユーザグループも含まれる。あるユーザグループに属するユーザは、そのグループに対応するワークスペース及びそのワークスペースに配置された電子文書にアクセスできる。ワークスペースを所有するユーザを、以下ではオーナーと呼ぶ。なお、１のユーザが複数のワークスペースを所有することを認めてもよい。また、この場合、それら複数のワークスペースの間に親子関係を定義できるようにしてもよい。

この実施形態における「電子文書」の概念には、文書データ、スプレッドシートデータ、図面データ、画像データ、音声データ、及びマルティメディアデータなどのデータが含まれる。また、「電子文書」の概念には、プログラムも含まれる。また、それらデータやプログラムを指し示す参照データ（例えば、いわゆる「ショートカット」）も「電子文書」の概念の中に含まれる。また、上述の文書データ等のファイルを収容するディレクトリ又はフォルダも、「電子文書」の概念の中に含まれる。

ワークスペース内に配置された電子文書には、そのワークスペース内での位置座標が対応づけられるようにしてもよい。この場合、電子文書は、ワークスペース内では、当該電子文書を表すシンボル画像として表示される。シンボル画像は、例えば、アイコン又は当該電子文書の縮小画像などである。アイコンは、例えば、電子文書に対応づけられたアプリケーションに対応づけられた図形である。電子文書のシンボル画像は、当該電子文書のファイル名などの識別情報を含んでいてもよい。ワークスペースは、例えば、各電子文書の位置座標の情報を含んだ、（実体的又は仮想的な）ディレクトリ又はフォルダの一種ととらえることができる。例えばワークスペースが２次元である場合、電子文書の位置座標は、ワークスペースの画面での画素を単位としたＸＹ座標系で表すことができる。

文書管理システムは、個々のユーザに対して、それぞれ１以上のワークスペースを提供する。ワークスペースが２次元又は３次元以上の空間にマッピングされる場合、ユーザは、自分のワークスペース内の希望の位置座標に、電子文書を配置することができるようにしてもよい。ユーザは、例えば、例えば業務ごと期間ごとなどのように自ら定めた区分ごとにワークスペースを作成し、そのワークスペースに対して当該区分に関連する電子文書を格納することができる。

文書管理システムは、ワークスペースを表す画面の情報を生成し、ユーザ端末に提供する。ワークスペースの画面の一例を図２に示す。図２の例では、ワークスペース画面２０上には、当該ワークスペースに含まれる各電子文書のシンボル画像２２が、それぞれ当該電子文書に対応する位置座標に配置されている。また、図２の例では、左側のフレーム内にある１つのフォルダアイコンがワークスペースを示し、それらフォルダアイコンのツリー構造が、１人のユーザ「Ｋｅｎ」が持つワークスペース群の階層構造を表す。ツリー構造においてユーザから選択されたフォルダアイコン（図ではハッチングで強調表示している）に対応するワークスペースの内容（すなわち配置された電子文書のシンボル画像２２群）が右側のフレームに表示される。

また、オペレーティングシステムが提供するデスクトップ画面は、ワークスペース画面の一例である。ワークスペース画面はグラフィカルユーザインタフェース（ＧＵＩ）技術に基づいており、ユーザはワークスペース画面に示される電子文書を、マウス等のポインティングデバイスを用いて操作することができる。例えば、ワークスペース画面上の電子文書のシンボル画像を、いわゆるドラッグ＆ドロップ操作により移動させることができる。この移動に応じて、電子文書の位置座標が変化する。また、電子文書のシンボル画像をポインティングデバイス等の入力装置を用いて選択し、その電子文書のファイルに対し、オープンその他の操作を行うこともできる。

図１に例示するシステムでは、文書管理サーバ１００が、インターネットやＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）などのネットワーク３００を介して、ユーザＰＣ（パーソナルコンピュータ）２００に接続されている。ユーザは、自分のユーザＰＣ２００を操作して文書管理サーバ１００にアクセスし、ワークスペースに関するサービスを受ける。

文書管理サーバ１００中のワークスペースＤＢ１１０は、各ユーザのワークスペースを管理するための情報を記憶したデータベースである。図３にワークスペースＤＢ１１０のデータ内容の一例を示す。この例では、１つのワークスペースに対応するワークスペースレコード３０は、ワークスペースＩＤ３２、オーナーＩＤ３４、注目文書判定条件３６、通知情報３８及び文書情報４０を含む。ワークスペースＩＤ３２は、当該ワークスペースを一意に特定する識別情報である。オーナーＩＤ３４は、当該ワークスペースのオーナーのユーザＩＤ（識別情報）である。注目文書判定条件３６は、当該ワークスペースのオーナーが指定した注目文書判定条件を表す。注目文書判定条件は、そのオーナーの注目文書、すなわち削除されると困る可能性がある電子文書、を特定する条件である。注目文書判定条件は、例えば、電子文書の文書本体又は属性情報又はその両方についての条件である。条件としては、例えば「指定された文字列を含む」、「指定された値より大きい値を持つ」などといった検索分野で用いられている検索式や、それら検索式をＡＮＤ条件その他の論理関係により結合したものを用いることができる。通知情報３８は、他のワークスペースで注目文書が削除された場合に通知される情報である。

文書情報４０は、当該ワークスペースに格納された各電子文書の「文書ＩＤ」と「位置」を含む。「文書ＩＤ」は、当該電子文書の識別情報である。「位置」は、当該ワークスペース内での当該電子文書の位置座標である。この位置座標は、当該ワークスペースの座標系における、電子文書のシンボル画像の基準点（例えば左上隅の点、又は画像の重心点など）の座標である。なお、この文書情報４０の例は、２次元空間のワークスペースに電子文書を配置する場合の例である。

ワークスペースレコード３０には、この他の情報（例えば当該ワークスペースに対応するユーザを示す情報）を含んでいてもよい。ワークスペースＤＢ１１０には、ワークスペースごとに１つずつ、このようなワークスペースレコード３０が格納されている。

なお、電子文書の実体データは、文書ＩＤに対応づけて文書ＤＢ（図示省略）に保存されている。

ワークスペース処理部１２０は、ユーザの操作に応じて、ワークスペースに関する処理を行う。この処理には、例えば当該ユーザのワークスペースの画面を提供する処理、その画面上に示された電子文書に対する各種の処理が含まれる。電子文書に対する各種の処理には、電子文書をユーザの指示に応じてオープンしたり、移動したり、削除したり、コピーしたりする処理が含まれる。

この実施形態では、ユーザからワークスペース内の電子文書の削除指示を受けた場合、その電子文書が削除されると困る可能性がある他のユーザに対して、削除が行われようとしている旨を通知する。削除管理部１２２は、このような通知のための処理を含む、電子文書の削除のための処理を行う。削除管理部１２２が行う処理の詳細は後で説明する。

条件設定部１２４は、ユーザから注目文書判定条件の設定を受け付ける。注目文書判定条件は、ワークスペースの属性の一つとして設定される。ユーザは、自分の持つワークスペースにログインし、注目判定条件設定コマンドを入力すると、条件設定部１２４は、例えば図４に示すような条件設定画面を、ユーザの操作するユーザＰＣ２００に提供する。

図４に例示する条件設定画面５０には、「タイトル」、「作成日時」、「キーワード」、「文書内文字列」、「格納フォルダ名」、「閲覧ユーザ名」、「閲覧ユーザ数」などといった各条件項目についての設定欄が示される。例えば、「タイトル」の設定欄に文字列を入力すると、「電子文書のタイトル属性値がその文字列を含む」という条件が表現される。また、「作成日時」の欄に日時の範囲を入力すると、「電子文書の作成日時がその範囲に含まれる」という条件が表現される。また「キーワード」の欄に文字列を入力すると、「電子文書に設定されたキーワード群の中にその文字列が含まれる」という条件が表現される。「文書内文字列」の欄に文字列を入力すると、「電子文書の文書本体がその文字列を含む」という条件が表現される。「格納フォルダ名」の欄に文字列を入力すると、「電子文書が格納されたフォルダの名称がその文字列を含む」という条件が表現される。「閲覧ユーザ名」の欄に文字列を入力すると、「電子文書を閲覧したことがあるユーザの集合に、その文字列をユーザ名として持つユーザを含む」という条件が表現される。「閲覧ユーザ数」の欄に数値を入力すると、「電子文書を閲覧したことがあるユーザの数がその数値以上である」という条件が表現される。

また、「自分が見たことがない」という条件項目が選択されると、「（条件設定を行っている）ユーザが閲覧したことがない電子文書である」という条件が設定される。また、「旧版の文書」という条件項目が選択されると、「当該ワークスペースに含まれている電子文書の旧版に該当する」という条件が設定される。

これら各条件項目の左側のチェックボックスをマウスのクリック操作等により選択することで、その条件項目が有効となる。そして、例えば、有効とされた条件項目をＡＮＤ（論理積）条件で結合したものが、その画面４０により設定される注目文書判定条件となる。なお、条件項目同士の間の関係に、ＯＲ（論理和）などのように、ＡＮＤ条件以外の関係を指定できるようにしてもよい。

条件設定部１２４は、このような設定画面により設定された注目文書判定条件３６を、ワークスペースＤＢ１１０に対し、当該ワークスペースのレコードの一項目として登録する。

ユーザ認証部１３０は、ユーザＰＣ２００を介してワークスペースへのアクセス要求を送ってきたユーザの認証処理（ログイン認証）を行う。ユーザの認証処理には、パスワード認証や生体認証、デジタル証明書を用いた認証など、既存の技術を用いればよい。ユーザ認証部１３０は、そのユーザ認証処理の際にユーザ情報ＤＢ１３２を参照する。ユーザ情報ＤＢ１３２には、各ユーザの認証情報、例えばユーザＩＤとパスワード、生体情報（指紋の特徴など）、又はデジタル証明書とのペアが登録されている。なお、ユーザ情報ＤＢ１３２には、認証情報以外のユーザの属性情報が登録されていてもよい。このような属性情報には、例えば、企業等の組織におけるユーザの役職、ユーザの所属グループなどがある。ユーザ認証部１３０によるユーザ認証が成功した場合にのみ、ユーザはワークスペースへのアクセスが許可される。

次に、図５を参照して、削除管理部１２２の処理手順を説明する。自分が所有するワークスペースに対してログインしたユーザが、そのワークスペース内に含まれる電子文書を指定して削除指示を行ったとする。この場合、削除管理部１２２は、その削除指示を取得し（Ｓ１０）、その削除対象の電子文書が他のワークスペースに存在するか否かを判定する（Ｓ１２）。この判定は、例えば、ワークスペースＤＢ１１０内にある他の各ワークスペースレコード３０の文書情報４０に、削除対象の文書の文書ＩＤが含まれるか否かを判定すればよい。

ステップＳ１２の判定で、削除対象の電子文書が他のワークスペースに存在することがわかれば、処理を終了する。削除対象の電子文書が他のいずれかのワークスペースに存在していれば、今回ユーザが削除指示を行ったワークスペースからその電子文書が削除されても、他のワークスペースのいずれかにその電子文書が残るため、後で誰かがその電子文書を必要になった場合には、残った電子文書を利用すればよい。

一方、ステップＳ１２の判定で、削除対象の電子文書が他のワークスペースに存在しないと判定された場合、今回ユーザが削除指示を行ったワークスペースからその電子文書が削除されると、文書管理サーバ１００内のどのワークスペースにもその電子文書がない状態となる。この場合、後で誰かがその電子文書を後で必要になった場合、その電子文書が得られなくなる。

そこで、削除管理部１２２は、削除指示が行われたワークスペース以外の各ワークスペースの注目文書判定条件をワークスペースＤＢ１１０から取得し（Ｓ１４）、取得したそれら条件の中から、削除対象の電子文書が満たす条件をすべて抽出する（Ｓ１６）。前述のように注目文書判定条件は、当該条件を設定したユーザが削除されては困ると考える電子文書を規定する条件であり、削除対象の文書がその条件を満たせば、その条件を設定したユーザはその電子文書がなくなると困る可能性がある。

そこで、削除管理部１２２は、そのようなユーザに対して、削除通知を行う（Ｓ１８）。削除通知は、例えば、削除対象の電子文書が削除されようとしていることを表すメッセージを含んだものを通知することであっても良いし、当該ユーザの設定した注目文書判定条件を満たす電子文書が削除されようとしていることを表すメッセージを通知することであってもよい。また、そのメッセージには、どのような条件を満足したかを表す説明文を含めてもよい。例えば、「タイトルに文字列『ＡＡＡプロジェクト』が含まれ且つ閲覧ユーザ数が８人以上、という条件を満たす文書が削除されようとしています。取得しますか？」などといったメッセージである。条件項目をＯＲで接続して構成される注目文書判定条件の場合、その条件のうちのどの条件項目を満足する電子文書が削除されようとしているのかを説明するメッセージでよい。なお、１のユーザが複数のワークスペースを所有することを認める場合、削除指示が行われたワークスペースのオーナーが所有するワークスペースの注目文書判定条件をＳ１６における抽出の対象から外してもよいし、Ｓ１８において削除指示が行われたワークスペースのオーナーに削除通知を行わないようにしてもよい。

この実施形態では、削除通知は、削除対象の文書が満たした注目文書判定条件が設定されたワークスペースレコード３０の通知情報３８の欄に、その削除通知の情報を登録することにより行われる。通知情報３８の欄に設定された情報は、ワークスペースの表示画面において、例えばポップアップ表示されたり、或いはメッセージ表示欄に表示されたりする。当該ワークスペースが開かれていない時に削除通知の情報が通知情報３８欄に登録された場合には、次にそのワークスペースが開かれたときにその通知情報３８欄の情報を表示する。なお、ここでは、ワークスペース内でのメッセージとして通知情報３８欄の情報をユーザに通知する例を示したが、削除通知の方法はこれに限らない。この代わりに、例えばワークスペースのオーナーの電子メールアドレスをワークスペースＤＢ１１０に登録しておき、その電子メールアドレスを用いてそのオーナーに通知情報３８欄の情報を電子メールで送信してもよい。

さて、削除通知を行うと、削除管理部１２２は、削除通知の通知先のユーザのいずれかから取得要求を受け付けてもよい（Ｓ２０）。取得要求は、削除対象の電子文書を取得して自分のワークスペースに登録するための要求である。取得要求のために、例えば削除通知には、削除対象の電子文書を指し示す情報（例えば文書ＩＤ又はＵＲＬ(uniform resource locator)）を含めておき、ワークスペース画面に表示された削除通知ダイアログに取得の要否の入力を求めるメッセージを表示すればよい。この画面に対し、ユーザが取得指示を入力すると、そのユーザが操作するユーザＰＣ２００は、その電子文書を指し示す情報を用いて、文書管理サーバ１００に対して当該電子文書を対象とする取得要求を送る。この取得要求には、その取得指示が行われたユーザのワークスペースのワークスペースＩＤが含まれる。

削除管理部１２２は、いずれかのユーザから取得要求を受けた場合に、そのユーザのワークスペース（これは取得要求に含まれるワークスペースのワークスペースＩＤから特定される）の文書情報４０内に、その削除対象の電子文書を追加する（Ｓ２２）。なお、ワークスペースの文書情報４０内に電子文書を追加することを、「電子文書をワークスペースに登録する」とも称する。

削除通知を電子メールでユーザに送る場合には、その電子メールには、例えば削除対象の電子文書の取得要否を入力するためのウェブページのＵＲＬを含めておき、ユーザがそのＵＲＬを用いてそのウェブページにアクセスして取得要否を入力するようにしてもよい。

なお、削除指示が行われた時点で、削除通知の通知先のワークスペースが開いていないと、そのワークスペースから取得要求が到来するのは、次にそのワークスペースが開いた以降となる。このような場合、削除管理部１２２は、削除指示が行われたワークスペースから当該削除対象の電子文書を削除し、その電子文書を当該削除管理部１２２内に一時的に保存し、取得要求に応えるようにしてもよい。この場合、削除管理部１２２は、その電子文書を、例えば、削除通知先のすべてのユーザから取得要求又は取得不要の旨の回答が来るまで残しておけばよい。

また、この代わりに、削除通知先のいずれかのユーザから取得要求が到来してそのユーザのワークスペースに当該電子文書を保存した時点で、削除管理部１２２は、一次保存していた削除対象の電子文書を削除してもよい。

また、削除通知先のいずれかのユーザから取得要求が到来してそのユーザのワークスペースに当該電子文書を保存した時点で、削除管理部１２２が、削除通知先の他のワークスペースに登録した、当該削除通知の通知情報３８を消去してもよい。その時点で、文書管理サーバ１００が管理するワークスペース群のいずれかに当該電子文書が残ることになったので、他の通知先は、必要があればその残った電子文書にアクセスすればよいからである。ユーザが設定した注目文書判定条件を満たすからといって、必ずそのユーザが必要とする文書とは限らないので、そのユーザの作業の負担を考えれば、削除通知の確認作業は少ない方がよいといえる。

次に、図６を参照して、この実施形態のシステム構成の別の例を説明する。図６の例では、個々のワークスペース自体は、そのワークスペースを所有するユーザのユーザＰＣ４００内で管理される。複数のユーザＰＣ４００がネットワーク３００に接続されており、そのネットワーク３００にワークスペース連携管理サーバ５００が接続されている。ワークスペース連携管理サーバ５００は、各ユーザのワークスペースの直接的な管理は行わず、ワークスペースにて電子文書の削除が指示された場合に、他のワークスペースを管理するユーザＰＣ４００に削除通知を行うための処理を行う。

ユーザＰＣ４００内のワークスペースＤＢ４１０には、当該ユーザＰＣ４００を用いるユーザが所有する１以上のワークスペースのレコードが登録される。この例では、ユーザＰＣ４００内のワークスペースレコードには、図３に例示したレコード項目のうちのワークスペースＩＤ３２と文書情報４０が含まれていればよい。

ユーザＰＣ４００内のワークスペース処理部４２０は、ユーザの操作に応じて、ワークスペースＤＢ４１０に登録されたワークスペースについての各種処理、例えばワークスペース画面の提供、ワークスペース内の電子文書のオープン、移動、コピー、削除などの処理を行う。ワークスペース処理部４２０が行う処理内容は、電子文書についての削除指示を受けた場合の処理を除き、基本的に図１の例のワークスペース処理部１２０と同様のものでよい。

ワークスペース処理部４２０内の削除処理部４２２は、ユーザからワークスペース内の電子文書に対する削除指示を受けた場合に、その削除指示の情報、例えば当該ワークスペースのワークスペースＩＤ、削除対象の電子文書の文書ＩＤ、及び削除対象の電子文書をワークスペース連携管理サーバ５００に送る。その後、削除処理部４２２は、削除対象の電子文書をワークスペースＤＢ４１０から削除してよい。

また、ワークスペース処理部４２０内の条件設定部４２４は、ユーザから注目文書判定条件の設定を受け付け、受け付けたその条件を、当該ワークスペースのワークスペースＩＤと対応づけて、ワークスペース連携管理サーバ５００に送る。

ワークスペース連携管理サーバ５００の条件登録部５３０は、ユーザＰＣ４００から受信した注文文書判定条件を、この条件とともに受信したワークスペースＩＤに対応づけて条件・通知情報ＤＢ５１０に登録する。条件・通知情報ＤＢ５１０には、各ワークスペースのワークスペースＩＤに対応づけて、注目文書判定条件及び通知情報が登録される。この通知情報は、図３に例示した通知情報３８に対応するものであり、削除通知の内容を表す情報である。

ワークスペース連携管理サーバ５００の削除管理部５２０は、図１の例における削除管理部１２０と同様の処理（図５参照）を行う。より詳しく説明すれば、削除管理部５２０は、いずれかのユーザＰＣ４００から電子文書の削除指示の情報（ワークスペースＩＤ、文書ＩＤ、削除対象の電子文書を含む）を受け取ると（Ｓ１０）、その削除対象の電子文書を削除文書一時記憶部５４０に格納する。また、削除管理部５２０は、他の各ワークスペースを管理する各ユーザＰＣ４００に対し、その情報に含まれる文書ＩＤに対応する電子文書を持っているか否かを問い合わせる（Ｓ１２）。その結果、削除対象の電子文書が他のワークスペースに存在することがわかれば、処理を終了する。

一方、ステップＳ１２の処理で、削除対象の電子文書が他のワークスペースに存在しないと判定された場合、削除管理部５２０は、削除指示が行われたワークスペース以外の各ワークスペースの注目文書判定条件を条件・通知情報ＤＢ５１０から取得し（Ｓ１４）、取得したそれら条件の中から、削除対象の電子文書が満たす条件をすべて抽出する（Ｓ１６）。そして、削除管理部５２０は、抽出した条件が設定されたワークスペースに対して、削除通知を行う（Ｓ１８）。削除通知は、条件・通知情報ＤＢ５１０において、削除対象の文書が満たした注目文書判定条件が設定されたワークスペースＩＤに対応する通知情報の欄に、その削除通知の情報を登録することにより行えばよい。ユーザＰＣ４００は、稼働中は定期的にワークスペース連携管理サーバ５００にアクセスし、自分が管理するワークスペースに対応する通知情報が条件・通知情報ＤＢ５１０にあれば、その通知情報を取得してワークペース画面上に表示する。

削除通知を行うと、削除管理部５２０は、削除通知の通知先のユーザのいずれかから取得要求を受け付けてもよく（Ｓ２０）、取得要求を受けた場合には、そのユーザのユーザＰＣ４００に対し、削除文書一時記憶部５４０に記憶したその電子文書を送信する（Ｓ２２）。

次に、図７を参照して、この実施形態のシステム構成の更に別の例を説明する。この例では、ネットワーク３００上には電子文書の削除についての通知を行うサーバ（文書管理サーバ１００又はワークスペース連携管理サーバ５００）は存在せず、各ユーザＰＣ６００が連携して同様の処理を実現する。

ユーザＰＣ６００内のワークスペースＤＢ６１０には、当該ユーザＰＣ６００を用いるユーザが所有する１以上のワークスペースのレコードが登録される。この例では、ユーザＰＣ６００内のワークスペースレコードには、図３に例示したレコード項目のうちのワークスペースＩＤ３２と文書情報４０が含まれていればよい。また、条件ＤＢ６１５には、他のユーザＰＣ６００が管理する各ワークスペースのワークスペースＩＤに対応づけて、それら各ワークスペースのオーナーが設定した注目文書判定条件が登録されている。

ユーザＰＣ６００内のワークスペース処理部６２０は、ユーザの操作に応じて、ワークスペースＤＢ６１０に登録されたワークスペースについての各種処理、例えばワークスペース画面の提供、ワークスペース内の電子文書のオープン、移動、コピー、削除などの処理を行う。

ワークスペース処理部６２０内の条件設定部６２４は、ユーザから注目文書判定条件の設定を受け付け、受け付けたその条件を、当該ワークスペースのワークスペースＩＤと対応づけて、他の各ユーザＰＣ６００に送る。また、条件受信部６２６は、他のユーザＰＣ６００から送られてきた注文文書判定条件を、この条件とともに受信したワークスペースＩＤに対応づけて条件ＤＢ６１５に登録する。

ワークスペース処理部６２０内の削除処理部６２２は、ユーザからワークスペースＤＢ６１０内の電子文書に対する削除指示を受けた場合、図１の例における削除管理部１２２と同様の処理（図５参照）を行う。より詳しく説明すれば、削除処理部６２２は、他の各ワークスペースを管理する各ユーザＰＣ６００に対し、その情報に含まれる文書ＩＤに対応する電子文書を持っているか否かを問い合わせる（Ｓ１２）。その結果、削除対象の電子文書が他のワークスペースに存在することがわかれば、処理を終了する。

一方、ステップＳ１２の処理で、削除対象の電子文書が他のワークスペースに存在しないと判定された場合、削除処理部６２２は、削除指示が行われたワークスペース以外の各ワークスペースの注目文書判定条件を条件ＤＢ６１５から取得し（Ｓ１４）、取得したそれら条件の中から、削除対象の電子文書が満たす条件をすべて抽出する（Ｓ１６）。そして、削除管理部６２０は、抽出した条件が設定されたワークスペースのオーナーに対して、削除通知を行う（Ｓ１８）。

削除通知を行うと、削除処理部６２２は、削除通知の通知先のユーザのいずれかから取得要求を受け付けてもよく（Ｓ２０）、取得要求を受けた場合には、そのユーザのユーザＰＣ６００に対し、削除対象の電子文書を送信する（Ｓ２２）。

以上に説明した各例の文書管理サーバ１００，ワークスペース連携管理サーバ５００、ユーザＰＣ２００，４００及び６００は、例えば、汎用のコンピュータに上述の各機能モジュールの処理を表すプログラムを実行させることにより実現される。ここで、コンピュータは、例えば、ハードウエアとして、図８に示すように、ＣＰＵ７００等のマイクロプロセッサ、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）７０２およびリードオンリメモリ（ＲＯＭ）７０４等のメモリ（一次記憶）、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）７０６を制御するＨＤＤコントローラ７０８、各種Ｉ／Ｏ（入出力）インタフェース７１０、ローカルエリアネットワークなどのネットワークとの接続のための制御を行うネットワークインタフェース７１２等が、たとえばバス７１４を介して接続された回路構成を有する。また、そのバス７１４に対し、例えばＩ／Ｏインタフェース７１０経由で、ＣＤやＤＶＤなどの可搬型ディスク記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのディスクドライブ７１６、フラッシュメモリなどの各種規格の可搬型の不揮発性記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのメモリリーダライタ７１８、などが接続されてもよい。上に例示した各機能モジュールの処理内容が記述されたプログラムがＣＤやＤＶＤ等の記録媒体を経由して、又はネットワーク等の通信手段経由で、ハードディスクドライブ等の固定記憶装置に保存され、コンピュータにインストールされる。固定記憶装置に記憶されたプログラムがＲＡＭ７０２に読み出されＣＰＵ７００等のマイクロプロセッサにより実行されることにより、上に例示した機能モジュール群が実現される。なお、それら機能モジュール群のうちの一部又は全部を、専用ＬＳＩ(Large Scale Integration)、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit、特定用途向け集積回路）又はＦＰＧＡ（Field Programmable Gate Array）等のハードウエア回路として構成してもよい。

実施形態のシステム構成の一例を示す図である。 ワークスペース表示画面の一例を示す図である。 ワークスペースレコードのデータ内容の一例を示す図である。 注目文書判定条件の設定画面の一例を示す図である。 削除管理部の処理手順の一例を示す図である。 実施形態のシステム構成の別の例を示す図である。 実施形態のシステム構成の別の例を示す図である。 コンピュータのハードウエア構成の一例を示す図である。

符号の説明

１００ 文書管理サーバ、１１０ ワークスペースＤＢ、１２０ ワークスペース処理部、１２２ 削除管理部、１２４ 条件設定部、１３０ ユーザ管理部、１３２ ユーザ情報ＤＢ、２００ ユーザＰＣ、３００ ネットワーク。

Claims (9)

1. それぞれユーザが定められた複数の作業空間のそれぞれについて、当該作業空間に含まれる各電子文書を記憶する電子文書記憶手段と、
   各作業空間のユーザから注目文書判定条件の設定を受け付ける条件受付手段と、
   いずれかの作業空間において当該作業空間に含まれる電子文書の削除指示を受けた際、当該電子文書が当該作業空間以外の作業空間に対して設定された注目文書判定条件を満たす場合に、当該注目文書判定条件を設定したユーザに対して、当該ユーザが設定した注目文書判定条件を満たす電子文書が削除されようとしていることを示す削除通知を実行する通知実行手段と、
   を備える電子文書管理装置。
2. 前記通知実行手段は、いずれかの作業空間において当該作業空間に含まれる電子文書の削除指示を受けた際、当該作業空間以外の作業空間に当該削除指示の対象の電子文書が含まれている場合に、前記削除通知の実行を行わない、
   ことを特徴とする請求項１記載の電子文書管理装置。
3. 前記通知実行手段が削除通知を行った通知先のユーザから前記削除指示の対象の電子文書の取得要求を受け付ける取得要求受付手段と、
   前記取得要求受付手段が前記ユーザから前記電子文書の取得要求を受け付けた場合に、前記電子文書を前記電子文書記憶手段における前記ユーザに対応する作業空間に登録する登録手段と、
   を更に備える請求項１記載の電子文書管理装置。
4. 前記登録手段が前記電子文書を前記電子文書記憶手段における前記ユーザに対応する作業空間に登録した場合に、他のユーザについての削除通知を取り消す手段、を更に備える請求項３記載の電子文書管理装置。
5. それぞれユーザが定められた複数の作業空間のそれぞれについて、当該ユーザから受け付けた注目文書判定条件を当該ユーザに対応づけて記憶する条件記憶手段と、
   ユーザの作業空間を記憶するユーザ装置から当該作業空間に含まれる電子文書の削除通知を受信した際、当該電子文書が前記条件記憶手段に記憶された当該作業空間以外の作業空間についての注目文書判定条件を満たす場合に、当該注目文書判定条件に対応するユーザに対して、当該ユーザが設定した注目文書判定条件を満たす電子文書が削除されようとしていることを通知する削除通知手段と、
   を備える電子文書管理装置。
6. 第１のユーザの作業空間に含まれる各電子文書を記憶する電子文書記憶手段と、
   前記第１のユーザから注目文書判定条件の設定を受け付け、受け付けた注目文書判定条件を前記第１のユーザ以外の他のユーザの作業空間に含まれる電子文書を記憶する電子文書管理装置へ送信する条件受付手段と、
   前記第１のユーザ以外の他のユーザの作業空間に含まれる電子文書を記憶する電子文書管理装置から、当該他のユーザが設定した注目文書判定条件を受信し、当該注目文書判定条件を当該他のユーザに対応づけて記憶する条件記憶手段と、
   前記電子文書記憶手段に記憶された電子文書の削除指示を受けた際、当該電子文書が前記条件記憶手段に記憶された前記他のユーザの作業空間に対応する注目文書判定条件を満たす場合に、当該注目文書判定条件に対応するユーザに対して、当該ユーザが設定した注目文書判定条件を満たす電子文書が削除されようとしていることを示す削除通知を実行する通知実行手段と、
   前記他のユーザの作業空間を記憶する電子文書管理装置から受け取った削除通知を前記第１のユーザに提示する提示手段と、
   を備える電子文書管理装置。
7. コンピュータを、
   それぞれユーザが定められた複数の作業空間のそれぞれについて、当該作業空間に含まれる各電子文書を記憶する電子文書記憶手段、
   各作業空間のユーザから注目文書判定条件の設定を受け付ける条件受付手段、
   いずれかの作業空間において当該作業空間に含まれる電子文書の削除指示を受けた際、当該電子文書が当該作業空間以外の作業空間に対して設定された注目文書判定条件を満たす場合に、当該注目文書判定条件を設定したユーザに対して、当該ユーザが設定した注目文書判定条件を満たす電子文書が削除されようとしていることを示す削除通知を実行する通知実行手段、
   として機能させるためのプログラム。
8. コンピュータを、
   それぞれユーザが定められた複数の作業空間のそれぞれについて、当該ユーザから受け付けた注目文書判定条件を当該ユーザに対応づけて記憶する条件記憶手段、
   ユーザの作業空間を記憶するユーザ装置から当該作業空間に含まれる電子文書の削除通知を受信した際、当該電子文書が前記条件記憶手段に記憶された当該作業空間以外の作業空間の注目文書判定条件を満たす場合に、当該注目文書判定条件に対応するユーザに対して、当該ユーザが設定した注目文書判定条件を満たす電子文書が削除されようとしていることを通知する削除通知手段、
   として機能させるためのプログラム。
9. コンピュータを、
   第１のユーザの作業空間に含まれる各電子文書を記憶する電子文書記憶手段、
   前記第１のユーザから注目文書判定条件の設定を受け付け、受け付けた注目文書判定条件を前記第１のユーザ以外の他のユーザの作業空間に含まれる電子文書を記憶する電子文書管理装置へ送信する条件受付手段、
   前記第１のユーザ以外の他のユーザの作業空間に含まれる電子文書を記憶する電子文書管理装置から、当該他のユーザが設定した注目文書判定条件を受信し、当該注目文書判定条件を当該他のユーザに対応づけて記憶する条件記憶手段、
   前記電子文書記憶手段に記憶された電子文書の削除指示を受けた際、当該電子文書が前記条件記憶手段に記憶された前記他のユーザの作業空間に対応する注目文書判定条件を満たす場合に、当該注目文書判定条件に対応するユーザに対して、当該ユーザが設定した注目文書判定条件を満たす電子文書が削除されようとしていることを示す削除通知を実行する通知実行手段、
   前記他のユーザの作業空間を記憶する電子文書管理装置から受け取った削除通知を前記第１のユーザに提示する提示手段、
   として機能させるためのプログラム。