JP2009217653A - 電子会議システム - Google Patents

Abstract

【課題】複数回開催された会議において作成されたファイルをまとめて管理する。
【解決手段】会議が開かれたときに、電子ボード装置１の制御部１４は、画面に描かれたオブジェクト、会議の開始日時、終了日時、次回会議の開催予定等の情報が入力されると、ボードファイルを作成する。ユーザにより登録が指示されると、制御部１４は、ボードファイルを含む会議オブジェクトを作成して、管理装置２に出力する。管理装置２の制御部２２は、受け取った会議オブジェクトを記憶部２１に保存する。登録済みの会議オブジェクトの場合、制御部２２は、登録済みの会議オブジェクトを上書きする。
【選択図】図１

Description

本発明は、画面に直接入力可能な電子ボード装置を利用した電子会議システムに関する。

パソコン等の情報処理装置をネットワークで介して接続した電子会議システムが特許文献１に開示されている。会議の開催から終了までの流れを一元的に制御し、議事録を作成する。

打ち合わせやプレゼンテーションも含めて、会議には多数の人が参加する。このとき、タッチペンを用いて画面に直接書き込める電子ボード装置が利用される。電子ボード装置は、タッチパネル付きの液晶ディスプレイの大画面を有し、記憶部、通信部および制御部を備えている。電子ボード装置は、ペン、消しゴム、図形等の描画ツールを備えており、ユーザがツールを使用して、画面に画像を書き込むと、入力された画像が処理されて、画面に画像が表示される。また、電子ボード装置は、情報処理装置とネットワークを通じて通信可能とされ、外部から画像が入力されると、画像を画面に表示する。

このような電子ボード装置において、画像等の入力された情報を格納したファイルが作成される。特許文献２に記載された電子会議システムでは、コンピュータのファイルシステム上に、日付、相手先等の情報に基づいてファイルが保存される。そして、日付等の入力により、ファイルを引き出すことができる。
特開平５−４８６０３号公報 特開平１１−１７８１８号公報

上記のように、会議が終了すると、会議で作成されたファイルが自動的に保存される。このファイルは日付毎に管理されている。しかし、会議は１回で終了するものばかりではなく、異なった日に会議が行われることがある。そのたびにファイルが作成され、日付に応じてファイルが保存される。すなわち、１つの会議に関連する複数のファイルがまとめて管理されていない。そのため、１つの会議における内容を確認するとき、関連するファイルを探し出さなければならず、ユーザの操作が煩雑となる。

本発明は、上記に鑑み、１つの会議における複数のファイルをまとめて管理できる電子会議システムの提供を目的とする。

本発明は、会議中に入力された情報を画面に表示し、この情報に基づいてボードファイルを作成する電子ボード装置と、ボードファイルから構成される会議オブジェクトを管理する管理装置とを備えたものである。電子ボード装置は、会議終了までの間に、会議に関連する時間情報を含むボードファイルを管理装置に出力し、管理装置は、受け取ったボードファイルを会議オブジェクトに登録する。なお、ボードファイルは、会議で決められた事項に関するアクションアイテム情報を含む。

会議が開かれるたびに、会議において作成されたボードファイルが自動的に会議オブジェクトに登録される。新規の会議の場合、電子ボード装置は、会議オブジェクトを作成して、管理装置に登録する。

以前に会議が開かれ、会議オブジェクトがすでに作成されている場合、管理装置は、登録済みの会議オブジェクトに対するボードファイルを受け取ると、この会議オブジェクトを上書きする。これにより、会議オブジェクトの二重登録を防げる。

電子ボード装置は、ボードファイルを作成するとき、登録済みの会議オブジェクトに関連するかを判断し、関連する場合、管理装置から登録済みの会議オブジェクトを取得する。すなわち、電子ボード装置は、会議の開始日時あるいは終了日時と会議オブジェクトが有する時間情報とに基づいて、登録済みの会議オブジェクトに関連するか否かを判断する。あるいは、電子ボード装置は、ボードファイルに付与されたＩＤと会議オブジェクトのボードファイルのＩＤとの比較により、登録済みの会議オブジェクトに関連するか否かを判断する。

ボードファイルには、会議の開始日時や終了日時といった時間情報が必ず含まれている。この時間情報は、１回の会議毎に異なっている。同様に、会議毎に作成されるボードファイルには、ユニークなＩＤが付与される。これらを利用することにより、会議オブジェクトが登録済みであるか否かを判断できる。

時間情報は、次回の会議の開催日時を含む。次回の会議が開催されるときに、この時間情報に基づいて前回のボードファイルを読み出すことができ、前回の会議の内容を容易に確認できる。

電子ボード装置は、会議オブジェクトを登録する際、次回の会議の開催日時の設定を要求するメッセージを発する。次回の会議の開催日時が設定されていないときに、メッセージが発せられる。そのため、会議オブジェクトには、次回の会議の開催予定に関する情報が必ず含まれる。

本発明によると、ユーザの手を煩わさずに、会議が開催されるたびに作成されるボードファイルを自動的に登録することができる。このとき、１つの会議におけるボードファイルはまとめて１つの会議オブジェクトに登録されるので、後で会議の内容を確認するとき、必要なファイルを容易に探し出すことができる。

本実施形態の電子会議システムを図１に示す。電子会議システムは、プレゼンテーションも含めた会議において、会議に関するファイルを作成する電子ボード装置１と、作成されたファイルを会議毎に管理する管理装置２とから構成される。電子ボード装置１と管理装置２とは、ネットワーク３を通じて通信可能に接続される。なお、電子ボード装置１は、１つに限らず、複数あってもよい。

電子ボード装置１は、ＬＣＤ等の表示パネルを有する表示部１０を備えている。表示パネルの表面にタッチパネルが設けられ、表示部１０は、タッチペンや人の指等の入力デバイスによる入力が可能なボードを有することになる。そして、電子ボード装置１は、入力デバイスによる画面に対する入力を検出する入力部１１と、ネットワーク３を通じて外部機器と通信する通信部１２と、入力された画像やその他の情報を記憶する記憶部１３と、会議に関連する処理を実行する制御部１４とを備える。

入力部１１は、赤外線センサ、圧電センサ等の検出センサを有し、タッチパネルにおける入力を検出する。制御部１４は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭを有し、入力部１１からの検出信号に応じて、入力デバイスによる操作内容を判断して、入力された情報に対する処理を行う。例えば、ユーザが画面に画像を書き込んだとき、制御部１４は、この画像を画面に表示するよう表示部１０を制御する。通信部１２は、ネットワークカードを用いて、ＬＡＮ、インターネットといったネットワーク３に接続され、管理装置２を含む情報処理装置、画像処理装置等の外部機器と有線あるいは無線による通信を行う。記憶部１３は、ハードディスク装置、メモリとされ、画面を通じて入力された情報あるいは外部機器から入力された情報を記憶する。

管理装置２は、パソコン等の情報処理装置からなり、通信部２０、記憶部２１および制御部２２を備えている。通信部２０は、ネットワークカードからなり、電子ボード装置１との間でデータの送受信を行う。記憶部２１は、ハードディスク装置、メモリとされ、電子ボード装置１から送られてきたデータを記憶する。制御部２２は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭを有し、会議に関連する処理を電子ボード装置１と協働して実行する。

電子ボード装置１は、会議を支援するためのホワイトボードシステムを実行する。制御部１４は、ＲＯＭに格納されたプログラムにしたがってホワイトボードシステムを起動する。ホワイトボードシステムによって、ボードを通じて入力された情報を画面に表示しながら、入力された情報に基づいて、会議の議事録としてのボードファイルを作成する。会議が開催されるたびに、１つにボードファイルが作成される。

管理装置２は、議事録を管理するための管理システムを実行する。制御部２２は、ＲＯＭに格納されたプログラムにしたがって管理システムを起動する。管理システムでは、ホワイトボードシステムと連携して、電子ボード装置１から出力されたボードファイルを受け取って、保存するとともに、会議のスケジュール管理や文書管理を行う。

会議は、１つのテーマに沿って複数回行われる場合がある。このとき、１つの会議において、複数回の会議が開催されると、複数のボードファイルが作成される。そこで、電子ボード装置１は、１つの会議における複数のボードファイルをまとめて、１つの会議オブジェクトを作成する。会議オブジェクトは、複数のボードファイルによって構成される。管理装置２は、会議オブジェクトの保存、更新を行って、会議オブジェクトを管理する。

電子ボード装置１の制御部１４は、ホワイトボードシステムを起動して、新規にボードファイルを作成するとともに、図２に示すように、メイン画面を表示させる。メイン画面には、ユーザが画面を通じて入力できるように、ツールバー３０が表示される。ツールバー３０は、画像を入力するための描画ツール、各種指示を行うための指示ツールを備えている。なお、図中、３１は画面上に描かれたオブジェクト、３２はシート番号である。

制御部１４は、入力部１１を通じて入力された情報に基づいてオブジェクトを生成し、オブジェクトを画面に表示させる。そして、入力されたオブジェクトや情報をボードファイルに保存する。

ボードファイルは、図３に示すように、ファイルのプロパティおよびシート情報から構成される。ファイルのプロパティは、ファイルＩＤ、会議の開始日時、終了日時、次回会議開催予定情報、アクションアイテム情報から構成される。

次回会議開催予定情報は、次回会議の開始日時、終了日時、出席予定者数および出席予定者を含む。アクションアイテム情報は、アクション内容、担当者、期日を含む。アクションアイテムとは、会議で決められた処理すべき事項である。

シート情報は、シート数、シート毎のシート詳細情報から構成される。シート詳細情報は、シートのサイズ、背景画像、背景色等のシートのプロパティとオブジェクト情報とから構成される。オブジェクト情報は、オブジェクト数とオブジェクト詳細情報とから構成される。オブジェクト詳細情報は、オブジェクトの位置、種類、サイズ、色等を含む。

次に、本電子会議システムの動作を説明する。会議が開始されると、ユーザの操作により、電子ボード装置１の制御部１４は、ホワイトボードシステムを起動する。表示部１０は、メイン画面を表示する。制御部１４は、管理装置２に会議の開始を通知すると、管理装置２の制御部２２は、電子ボード装置１に連動して管理システムを起動する。

電子ボード装置１の制御部１４は、新規にボードファイルを作成する。このとき、シート数Ｎ１は１に設定され、アクションアイテム数Ｎ２は０およびシート中のオブジェクト数Ｎ３は０とされる。ファイルＩＤは自動的にユニークな値が設定される。

会議中、ユーザが画面に対して操作すると、入力部１１はこの操作を検出して、制御部１４に検出信号を出力する。例えば、ユーザがツールバーから「ペン」を選択して、１ページ目のシートの画面に画像を書き込む。この入力に応じてオブジェクトが生成され、画面に表示される。制御部１４は、オブジェクト数Ｎ３を１とし、オブジェクト詳細情報を作成して、この情報をボードファイルに格納する。なお、ボードファイルは、記憶部１３に記憶されている。

ユーザが画面に画像を書き込むたびに、オブジェクトが生成され、オブジェクト情報が作成される。ユーザがシートを追加する操作を行うと、制御部１４は、新しいシートの画面に切り替える。シート数Ｎ１が１だけ増加して、このシートに対するシート詳細情報が作成される。制御部１４は、オブジェクトが生成されたときに、さらにシートが追加されたときに、ボードファイルを更新して、最新の情報を記憶する。

会議に関する時間情報を設定するとき、ユーザは、ツールバーの「日時」を選択する。制御部１４は、図４に示す日時を指定するためのユーザインターフェースを画面に表示させる。ユーザが会議の開始日時および終了日時を入力すると、制御部１４は、入力された日時をボードファイルの属性として記憶する。また、ユーザが「次回」を選択すると、制御部１４は、図５に示す開催予定を指定するためのユーザインターフェースを画面に表示させる。ユーザが次回の会議の開始日時、終了日時および出席予定者を入力すると、制御部１４は、入力された日時および出席予定者をボードファイルの属性として記憶する。

会議において、ユーザが処理する事項が決定されると、ユーザは「アクション」を選択する。制御部１４は、図６に示すアクションアイテムを指定するためのユーザインターフェースを画面に表示させる。ユーザがアクション内容、担当者、期日を入力すると、制御部１４は、入力されたアクションアイテムをボードファイルの属性として記憶する。処理しなければならない事項としては、例えばスケジュール調整、資料作成等があげられる。

電子ボード装置１では、何らかの情報が入力されるたびにボードファイルが更新される。１回の会議において、１つのボードファイルが作成される。そして、ボードファイルは管理装置２に登録され、管理装置２によって管理される。登録するときの手順を図７にしたがって説明する。会議中あるいは会議が終了したとき、ユーザが登録のための操作をする（７０１）。ユーザは、ボードファイルを一時的に保存したいとき、「保存」を選択する。制御部１４は、ボードファイルを記憶部１３に保存する（７０２）。

会議が終了したとき、あるいは会議中に一旦作成したファイルを登録するとき、ユーザは「登録」を選択する。制御部１４は、登録しようとするボードファイルが登録済みの会議オブジェクトに関連するかを判断する。すなわち、制御部１４は、管理装置２に登録されている会議オブジェクトを検索して、ボードファイルに関連する会議オブジェクトを抽出する（７０３）。

７０４において、会議オブジェクトが見つからなかったとき、制御部１４は、新規の会議であると判断して、管理装置２に会議オブジェクトを作成するように指示する。管理装置２の制御部２２は、新しい会議オブジェクトを作成して、登録する（７０５）。電子ボード装置１の制御部１４は、管理装置２からこの会議オブジェクトを読み出す。新しい会議オブジェクトには、ボードファイルは添付されていない。

７０４において、登録済みの会議オブジェクトが見つかると、制御部１４は、管理装置２から該当する会議オブジェクトを読み出して取得する。取得することにより、前回の会議の内容を参照することができる。

ここで、登録済みの会議オブジェクトの判断処理として、時間情報に基づいて関連するか否かが判断される。図８に示すように、制御部１４は、管理装置２に登録されている全ての会議オブジェクトを１つずつ取り出して、以下の処理を繰り返す（８０１）。制御部１４は、ボードファイルの属性である会議の開始日時と会議オブジェクトが有する終了日時とを比較する（８０２）。

会議オブジェクトの終了日時が会議の開始日時より早い場合、ボードファイルに関連する会議オブジェクトではないと判断される。制御部１４は、次の会議オブジェクトと比較する。

会議オブジェクトの終了日時が会議の開始日時より遅い場合、制御部１４は、ボードファイルの属性である会議の終了日時と会議オブジェクトが有する開始日時とを比較する（８０３）。

会議オブジェクトの開始日時が会議の終了日時より早い場合、制御部１４は、登録済みの会議オブジェクトであると判断する。登録済みの会議オブジェクトの抽出が成功する。

会議オブジェクトの開始日時が会議の終了日時より遅い場合、ボードファイルに関連する会議オブジェクトではないと判断される。制御部１４は、次の会議オブジェクトと比較する。全ての会議オブジェクトを検索しても、関連する会議オブジェクトが見つからないとき、抽出に失敗したとして、判断処理は終了する。

他の判断処理として、ボードファイルのＩＤに基づいて関連する会議オブジェクトであるかが判断される。図９に示すように、制御部１４は、管理装置２に登録されている全ての会議オブジェクトを１つずつ取り出して、以下の処理を繰り返す（９０１）。制御部１４は、管理装置２から取り出した会議オブジェクトにボードファイルが添付されているかチェックする（９０２）。

添付されている場合、制御部１４は、ボードファイルのファイルＩＤと、現在ホワイトボードシステムが保持しているボードファイルのファイルＩＤとを比較する（９０３）。両者が一致する場合、制御部１４は、登録済みの会議オブジェクトであると判断する。登録済みの会議オブジェクトの抽出が成功する。

１つの会議において、２回目以降の開催の場合、制御部１４は、会議を開始したときに、この会議における登録されている会議オブジェクトを管理装置２から取得している。ホワイトボードシステムは、ボードファイルを保持しているので、上記の比較を行える。

添付されていない場合、制御部１４は、次の会議オブジェクトと比較する。全ての会議オブジェクトに対して、ファイルＩＤの一致するボードファイルがない場合、制御部１４は、抽出に失敗したとして、判断処理を終了する。抽出に失敗した場合、開催中の会議は、未登録であり、新規の会議であるとみなされる。

次に、制御部１４は、会議の開始日時が設定されているかを確認する（７０６）。ボードファイルに会議の開始日時が設定されていると、制御部１４は、会議オブジェクトにおける開始日時を設定された日時に合わせる（７０７）。

また、制御部１４は、会議の終了日時が設定されているかを確認する（７０８）。ボードファイルに会議の終了日時が設定されていると、制御部１４は、会議オブジェクトにおける終了日時を設定された日時に合わせる（７０９）。

なお、開始日時および終了日時が設定されていない場合、制御部１４は自動的に設定する。例えば、ホワイトボードシステムが起動した日時を開始日時、このシステムが終了した日時を終了日時に設定する。

制御部１４は、ボードファイルに記憶されているアクションアイテムをアクションアイテムオブジェクトに変換して、登録すべきオブジェクトを作成する。そして、制御部１４は、電子ボード装置２の管理システム上に登録する（７１０，７１１）。これを全てのアクションアイテムに対して繰り返す。

この後、制御部１４は、次回の会議の開催予定が設定されているかを確認する（７１２）。ボードファイルにこの予定が設定されていると、制御部１４は、管理システム上に登録する（７１３）。予定が設定されていない場合、制御部１４は、画面に次回の会議予定の設定を促す警告メッセージを表示させる（７１４）。予定が設定されると、制御部１４は上記のように予定を登録する。

会議オブジェクトに必要な情報が入力されると、電子ボード装置１の制御部１４は、会議オブジェクトを管理装置２に出力する。管理装置２の制御部２２は、受け取った会議オブジェクトを記憶部２１に保存する。このとき、新しい会議における会議オブジェクトの場合、制御部２２は、会議オブジェクトを新規登録する。２回目以降の会議における会議オブジェクトあるいは会議中に一度登録した会議オブジェクトのように登録済みの会議オブジェクトの場合、制御部２２は、該当する会議オブジェクトを上書きする。例えば、新しく作成されたボードファイルを追加して登録する。

このように、ワンタッチ操作により、会議中に入力された時間情報を含む各種の情報が自動的に登録される。そのため、ユーザに煩雑な操作を強いることなく、入力された情報を間違いなくかつ漏れなく保存することができる。

また、会議オブジェクトの登録は、次回の会議が開催されたときに登録してもよい。電子ボード装置１の制御部１４は、今回の会議において作成した会議オブジェクトを記憶部１３に保存する。次の会議が開催されたとき、制御部１４は、保存されている会議オブジェクトを読み出し、画面に表示させる。会議の出席者は、前回の会議の内容を確認することができる。そして、制御部１４は、前回の会議で作成された会議オブジェクトを管理装置２に出力する。管理装置２の制御部２２は、受け取った会議オブジェクトを登録する。

なお、本発明は、上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の範囲内で上記実施形態に多くの修正および変更を加え得ることは勿論である。上記の電子会議システムでは、電子ボード装置と管理装置とは別々の装置であるが、両装置を一体化してもよい。電子ボード装置の制御部は、ホワイトボードシステムおよび管理システムを互いに連動して実行する。

表示パネルは、プラズマディスプレイ、有機ＥＬディスプレイを用いたものであってもよい。タッチパネルは、静電容量式、電磁誘導式、電気抵抗式、感圧式等の接触式、非接触式のいずれの方式としてもよい。非接触式の場合、入力デバイスが画面に近接したことを検出できる。また、液晶ディスプレイに光センサが一体的に組み込まれたスキャナ機能付きの表示パネルを用いてもよい。

本発明の電子会議システムの概略構成を示す図 会議中に表示されるメイン画面を示す図 ボードファイルのデータ構成を示す図 会議の開始日時および終了日時を入力するための画面を示す図 次回会議の予定を入力するための画面を示す図 アクションアイテムを入力するための画面を示す図 会議オブジェクトを登録するときのフローチャート 登録済みの会議オブジェクトを抽出するときのフローチャート 他の方法による登録済みの会議オブジェクトを抽出するときのフローチャート

符号の説明

１ 電子ボード装置
２ 管理装置
１０ 表示部
１１ 入力部
１２ 通信部
１３ 記憶部
１４ 制御部
２０ 通信部
２１ 記憶部
２２ 制御部

Claims (8)

1. 会議中に入力された情報を画面に表示し、この情報に基づいてボードファイルを作成する電子ボード装置と、ボードファイルから構成される会議オブジェクトを管理する管理装置とを備え、電子ボード装置は、会議終了までの間に、会議に関連する時間情報を含むボードファイルを管理装置に出力し、管理装置は、受け取ったボードファイルを会議オブジェクトに登録することを特徴とする電子会議システム。
2. 管理装置は、登録済みの会議オブジェクトに対するボードファイルを受け取ると、この会議オブジェクトを上書きすることを特徴とする請求項１記載の電子会議システム。
3. 電子ボード装置は、ボードファイルを作成するとき、登録済みの会議オブジェクトに関連するかを判断し、関連する場合、管理装置から登録済みの会議オブジェクトを取得することを特徴とする請求項２記載の電子会議システム。
4. 電子ボード装置は、会議の開始日時あるいは終了日時と会議オブジェクトが有する時間情報とに基づいて、登録済みの会議オブジェクトに関連するか否かを判断することを特徴とする請求項３記載の電子会議システム。
5. 電子ボード装置は、ボードファイルに付与されたＩＤと会議オブジェクトのボードファイルのＩＤとの比較により、登録済みの会議オブジェクトに関連するか否かを判断することを特徴とする請求項３記載の電子会議システム。
6. 時間情報は、次回の会議の開催日時を含むことを特徴とする請求項１〜５のいずれかに記載の電子会議システム。
7. 電子ボード装置は、会議オブジェクトを登録する際、次回の会議の開催日時の設定を要求するメッセージを発することを特徴とする請求項６記載の電子会議システム。
8. ボードファイルは、会議で決められた事項に関するアクションアイテム情報を含むことを特徴とする請求項１〜５のいずれかに記載の電子会議システム。

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