JP2009193596A - Batch printing system - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、異なるアプリケーションソフトで作成された文書を、一括で印刷することが出来る一括印刷システムに関する。
The present invention relates to a batch printing system that can batch print documents created with different application software.
コンピュータ端末で文書などを作成するには、様々なアプリケーションソフトがその目的に応じて使用される。例えば文章を作成するにはワープロソフト、表を作成するには表計算ソフト、講演や会議で大型スクリーンに投影するためにはプレゼンテーションソフト、画像を作成するためには画像ソフトなどがある。 In order to create a document or the like on a computer terminal, various application software is used according to the purpose. For example, there are word processing software for creating sentences, spreadsheet software for creating tables, presentation software for projecting on a large screen at lectures and meetings, and image software for creating images.
そしてある業務を行うには、その目的に応じたアプリケーションソフトを用いることが多く、例えば報告書類や管理書類などは、複数の異なる種類のアプリケーションソフトによって作成された文書から構成されていることもある。 In order to carry out a certain business, application software is often used according to the purpose. For example, report documents and management documents may be composed of documents created by a plurality of different types of application software. .
例えば製造業で管理される文書については、設計図面、作業手順書、検査指示書、検査報告書、製品仕様書などがあり、これらはワープロソフト、表計算ソフト、画像ソフトなどのアプリケーションソフトによって作成されている。 For example, documents managed in the manufacturing industry include design drawings, work procedure manuals, inspection instructions, inspection reports, product specifications, etc., which are created by application software such as word processing software, spreadsheet software, and image software. Has been.
これらの文書は、文書管理システムと呼ばれる情報システムにおいてまとめて管理されており、互いに関連性(ある業務で使用される文書であることを示す情報など)のある文書であることが多く、まとめて印刷することもある。そして複数の異なる種類のアプリケーションソフトによって作成された文書は、各アプリケーションソフトを個別に起動することにより印刷を行っている。 These documents are managed together in an information system called a document management system, and are often related to each other (such as information indicating that the document is used in a certain business). Sometimes printed. A document created by a plurality of different types of application software is printed by starting each application software individually.
しかしこのような個別印刷の方法では、コンピュータ端末で複数のアプリケーションソフトをそれぞれ起動する必要があり、間違いが発生しやすいなどの問題点があり、一括で印刷することが望まれていた。 However, such an individual printing method requires a plurality of application softwares to be activated on a computer terminal, and has a problem such that errors are likely to occur. Thus, it has been desired to perform batch printing.
そこで下記特許文献1や特許文献2では、各文書の関連性をデータベースに登録することによって、処理が行えるようにする発明が開示されている。
Therefore,
特許文献1に記載の発明では、ユーザの操作履歴から文書間の関連性を推定することで、関連性のある文書を抽出し、その関連性を容易に参照できる仕組みが開示されている。
In the invention described in
しかし当該発明については一括で印刷することまでは記載されていない。またコンピュータ端末で関連性の推定を行っているだけなので、その推定の精度によっては所望する文書を抽出することができない場合もある。 However, the invention is not described until batch printing. In addition, since the relevance is only estimated at the computer terminal, a desired document may not be extracted depending on the accuracy of the estimation.
特許文献2に記載の発明では、複数の文書を業務プロセス単位でドキュメントセットとして管理し、一括印刷する仕組みが開示されている。しかし当該発明については一括印刷自体は記載されているものの、その具体的処理などについては記載されていない。またドキュメントセットは、ワークフローシステム上の業務プロセスに関連づけられた文書を想定しており、またこれらの関連づけが事前に行われていなければ、一括印刷することも出来ない。
The invention described in
本願発明者は、上述の問題点に鑑み、各文書間の関連性を事前に登録することなく、またその関連性の推定なども行うことなく、ユーザが自由に文書を検索し、ヒットした文書の中からユーザが選択した文書を一括で印刷する、一括印刷システムを発明した。 In view of the above problems, the inventor of the present application searches a document freely without hitting the relevance between documents in advance or estimating the relevance of the document, and hits the document. Invented a batch printing system that batch prints documents selected by the user.
請求項1の発明は、少なくとも文書管理システムを機能させるコンピュータ端末を備えた文書管理側システムと、少なくともユーザが利用するコンピュータ端末を備えたユーザ側システムとを有する一括印刷システムであって、前記文書管理側システムは、前記ユーザ側システムから検索条件を受け取り、前記検索条件を満たす文書を抽出する検索処理部と、前記抽出した文書に関する情報を含む構造化文書を生成する対応情報生成部と、を有しており、前記ユーザ側システムは、前記ユーザからの検索条件の入力を受け付ける検索条件受付部と、前記構造化文書と前記文書とを前記文書管理側システムから取得し、所定の記憶部に記憶させる文書取得部と、前記記憶部に記憶した前記構造化文書に基づいて、前記抽出した文書の情報を表示する一覧表示部と、前記表示した文書の中から前記ユーザが選択した文書を前記記憶部から抽出し、所定の印刷装置で印刷する一括印刷部と、を有する一括印刷システムである。
The invention of
本発明のように構成することで、従来のように文書間の関連性などを予め登録したり、その関連性を推定したりしなくても、ユーザが自由に印刷する文書を選択して一括印刷を行うことが出来る。 By configuring as in the present invention, it is possible to select a document to be printed freely by a user without batch registration or estimation of the relationship between documents as in the past. Printing can be performed.
請求項2の発明は、少なくとも文書管理システムを機能させるコンピュータ端末を備えた文書管理側システムと、少なくともユーザが利用するコンピュータ端末を備えたユーザ側システムとを有する一括印刷システムであって、前記文書管理側システムは、前記ユーザ側システムから検索条件を受け取り、前記検索条件を満たす文書を抽出する検索処理部と、前記抽出した文書に対応づけられるキー名を生成して前記ユーザ側システムに渡し、前記抽出した文書に関する情報を含む構造化文書を生成し、前記キー名と前記抽出した文書と前記構造化文書とを対応づけて共有情報格納部に記憶させる対応情報生成部と、を有しており、前記ユーザ側システムは、前記ユーザからの検索条件の入力を受け付ける検索条件受付部と、前記文書管理側システムから受け取った前記キー名に対応する文書と前記構造化文書とを前記文書管理側システムから取得し、所定の記憶部に記憶させる文書取得部と、前記記憶部に記憶した前記構造化文書に基づいて、前記抽出した文書の情報を表示する一覧表示部と、前記表示した文書の中から前記ユーザが選択した文書を前記記憶部から抽出し、所定の印刷装置で印刷する一括印刷部と、を有する一括印刷システムである。
The invention of
上述の発明における一括印刷システムは本発明のように構成することも出来る。本発明のように構成することで、従来のように文書間の関連性などを予め登録したり、その関連性を推定したりしなくても、ユーザが自由に印刷する文書を選択して一括印刷を行うことが出来る。 The collective printing system in the above-described invention can also be configured as in the present invention. By configuring as in the present invention, it is possible to select a document to be printed freely by a user without batch registration or estimation of the relationship between documents as in the past. Printing can be performed.
また、このようにキー名と、それに対応づけられた文書と構造化文書とを共有情報格納部(共有フォルダ)に格納することによって、様々なユーザからのアクセスを可能とすることが出来る。 In addition, by storing the key name, the document associated with the key name, and the structured document in the shared information storage unit (shared folder) as described above, access from various users can be made possible.
請求項3の発明において、前記検索条件受付部は、前記ユーザからの検索条件の入力を受け付けると共に、一括印刷を識別するグループIDを生成し、前記ユーザ側システムは、更に、前記文書管理側システムから受け取った前記キー名と前記グループIDとを対応づけて前記記憶部に記憶させるキー名処理部、を有する一括印刷システムである。
4. The invention according to
このようにグループIDを用いることによって、どの一括印刷の処理をどのユーザが行ったかが判別可能となる。 Thus, by using the group ID, it is possible to determine which user has performed which batch printing process.
請求項4の発明において、前記一括印刷部は、前記文書を印刷する前に、前記文書のキー名に対応した識別情報を示した表紙を前記印刷装置で印刷する、一括印刷システムである。
5. The batch printing system according to
文書を一括印刷すると、同時に複数の文書が印刷するされるので、誰がどの文書を印刷したのか判別するのが難しくなる。そこで本発明のように、文書の前に誰が印刷したのかを示す一括印刷を識別する情報であるグループ名またはグループIDなどを示した表紙を印刷することによって、その判別が容易となる。 When a document is printed at once, a plurality of documents are printed at the same time, so it becomes difficult to determine who printed which document. Therefore, as in the present invention, the determination is facilitated by printing a cover showing a group name or a group ID, which is information for identifying batch printing indicating who printed before a document.
請求項5の発明は、文書管理側システムから検索条件に該当する文書と、前記文書に関する情報を含む構造化文書とを取得する、少なくともユーザが利用するコンピュータ端末を備えたユーザ側システムであって、前記ユーザからの検索条件の入力を受け付ける検索条件受付部と、前記構造化文書と前記文書とを前記文書管理側システムから取得し、所定の記憶部に記憶させる文書取得部と、前記記憶部に記憶した前記構造化文書に基づいて、前記抽出した文書の情報を表示する一覧表示部と、前記表示した文書の中から前記ユーザが選択した文書を、前記記憶部から抽出し、所定の印刷装置で印刷する一括印刷部と、を有する、一括印刷システムにおけるユーザ側システムである。
The invention of
上述の請求項1、請求項2の発明におけるユーザ側システムは、本発明のように構成することが出来る。このように構成することで、上述の発明と同様に、従来のように文書間の関連性などを予め登録したり、その関連性を推定したりしなくても、ユーザが自由に印刷する文書を選択して一括印刷を行うことが出来る。 The user side system according to the first and second aspects of the present invention can be configured as in the present invention. With this configuration, as with the above-described invention, a document that can be printed freely by the user without having to register or estimate the relevance between documents as in the prior art. Can be selected to perform batch printing.
請求項6の発明は、文書管理側システムから検索条件に該当する文書と、前記文書に関する情報を含む構造化文書とを取得する、少なくともユーザが利用するコンピュータ端末を、前記ユーザからの検索条件の入力を前記コンピュータ端末の入力装置から受け付ける検索条件受付部、前記構造化文書と前記文書とを前記文書管理側システムから取得し、所定の記憶部に記憶させる文書取得部、前記記憶部に記憶した前記構造化文書に基づいて、前記抽出した文書の情報を前記コンピュータ端末の表示装置で表示する一覧表示部、前記表示した文書の中から前記ユーザが選択した文書を、前記記憶部から抽出し、所定の印刷装置で印刷する一括印刷部、として機能させるためのプログラムである。 According to a sixth aspect of the present invention, at least a computer terminal used by a user for obtaining a document corresponding to a search condition from a document management system and a structured document including information related to the document is used as a search condition from the user. A search condition accepting unit that accepts input from the input device of the computer terminal, the structured document and the document obtained from the document management system, and stored in a predetermined storage unit, and stored in the storage unit Based on the structured document, a list display unit that displays information of the extracted document on a display device of the computer terminal, the document selected by the user from the displayed document is extracted from the storage unit, This is a program for causing a batch printing unit to print with a predetermined printing apparatus.
請求項7の発明は、文書管理側システムから検索条件に該当する文書を取得する、少なくともユーザが利用するコンピュータ端末を、前記ユーザからの検索条件の入力を前記コンピュータ端末の入力装置から受け付ける検索条件受付部、前記文書管理側システムにおいて抽出した文書に対応づけられるキー名を生成し、且つ前記抽出した文書に関する情報を含む構造化文書を生成する対応情報生成部、前記対応情報生成部で生成した前記キー名に対応する文書を前記文書管理側システムから取得し、所定の記憶部に記憶させる文書取得部、前記記憶部に記憶した前記構造化文書に基づいて、前記抽出した文書の情報を前記コンピュータ端末の表示装置で表示する一覧表示部と、前記表示した文書の中から前記ユーザが選択した文書を前記記憶部から抽出し、所定の印刷装置で印刷する一括印刷部と、として機能させるためのプログラムであって、前記文書取得部は、前記キー名と前記文書と前記構造化文書とを対応づけて前記記憶部に記憶させる、プログラムである。 According to a seventh aspect of the present invention, there is provided a search condition for acquiring a document corresponding to a search condition from a document management system and receiving at least a computer terminal used by the user from the input device of the computer terminal. A reception unit, a correspondence information generation unit that generates a key name associated with the extracted document in the document management system and generates a structured document including information about the extracted document, and the correspondence information generation unit A document acquisition unit that acquires a document corresponding to the key name from the document management system and stores the document in a predetermined storage unit. Based on the structured document stored in the storage unit, information on the extracted document is stored in the storage unit. A list display unit for display on a display device of a computer terminal; and a document selected by the user from the displayed documents. And a program for causing the document acquisition unit to function as a batch printing unit that prints with a predetermined printing apparatus, and the document acquisition unit associates the key name, the document, and the structured document with each other in the storage This is a program stored in the department.
上述の発明のユーザ側システムは、本発明のプログラムを用いることにより実現できる。このように構成することで、上述の発明と同様に、従来のように文書間の関連性などを予め登録したり、その関連性を推定したりしなくても、ユーザが自由に印刷する文書を選択して一括印刷を行うことが出来る。 The user side system of the above-described invention can be realized by using the program of the present invention. With this configuration, as with the above-described invention, a document that can be printed freely by the user without having to register or estimate the relevance between documents as in the prior art. Can be selected to perform batch printing.
本発明によって、複数の異なる種類の文書を一括で印刷することが出来る。また特許文献1や特許文献2に記載の発明のように、各文書間の関連性を事前に登録することなく、またその関連性の推定なども行うことなく、ユーザが自由に文書を検索し、ヒットした文書の中からユーザが選択した文書を一括で印刷することが可能となる。また本発明によって、文書管理側システムの存在を意識せず、ユーザが通常利用するユーザ側システムから一括印刷を行うことが出来る。
According to the present invention, a plurality of different types of documents can be printed at once. In addition, as in the inventions described in
本発明のシステム構成の一例を図1の概念図を用いて説明する。本発明の一括印刷システム1は、印刷を所望するユーザ側システム2と、文書を管理・記憶する文書管理側システム3とを有する。ここで「文書」とは、ワープロソフト、表計算ソフト、プレゼンテーションソフト、画像ソフトなどの各種のアプリケーションソフトで作成されたデータである。
An example of the system configuration of the present invention will be described with reference to the conceptual diagram of FIG. The
ユーザ側システム2はユーザが利用するコンピュータ端末上で実行される。コンピュータ端末は単数であっても良いし、複数備えられていても良い。例えば、ユーザ側システム2は、アプリケーションソフトが動作するコンピュータ端末1台のみで構成されていても良いし、アプリケーションソフトが動作するクライアントとデータベースサーバとを備えた2階層システム(C/S型システム)として構成されていても良いし、ウェブブラウザを有するクライアント、ウェブアプリケーションサーバ及びデータベースサーバを備えた3階層システムとして構成されていても良い。文書管理側システム3は、少なくとも文書を管理・記憶するデータベースを備えた情報システム上で実行され、文書管理システム自体であっても良い。
The
ユーザ側システム2や文書管理側システム3は、本発明の処理を制御するコンピュータ端末(ユーザが利用するコンピュータ端末や文書管理システムを実現するコンピュータ端末)上で実現される。図2に端末のハードウェアの概念図を模式的に示す。このコンピュータ端末には、プログラムの演算処理を実行するCPUなどの演算装置20と、情報を記憶するRAMやハードディスクなどの記憶装置21とを少なくとも有している。コンピュータ端末上で実現する各機能(各手段)は、その処理を実行する手段(プログラムやモジュールなど)が演算装置20に読み込まれることでその処理が実行される。各機能は、記憶装置21に記憶した情報をその処理において使用する場合には、該当する情報を当該記憶装置21から読み出し、読み出した情報を適宜、演算装置20における処理に用いる。当該コンピュータ端末には、演算装置20の処理結果や記憶装置21に記憶する情報をインターネットやLANなどのネットワークを介して送受信する通信装置24、キーボードやマウスやテンキーなどの入力装置23、ディスプレイなどの表示装置22を有していても良い。
The
本発明における各機能(各手段)は、その機能が論理的に区別されているのみであって、物理上あるいは事実上は同一の領域を為していても良い。また各機能は、一又は複数のプログラムやモジュール、装置等により処理することも可能である。 Each function (each unit) in the present invention is only logically distinguished from each other, and may be physically or effectively the same area. Each function can be processed by one or a plurality of programs, modules, devices, or the like.
ユーザ側システム2は、検索条件受付部4とキー名処理部5と文書取得部6と一覧表示部7と一括印刷部8と記憶部9とを有している。
The user-
文書管理側システム3は、検索処理部10と文書格納部11と対応情報生成部12と共有情報格納部13とを有している。
The document
検索条件受付部4は、ユーザが行った一括印刷機能の実行の入力をコンピュータ端末で受け付けると、一括印刷をしたい文書の一覧を検索するための検索条件の入力が行える画面を表示し、検索条件の入力を受け付ける。例えばあるプロジェクトに関連する文書を抽出し、それを一括印刷することを所望する場合には、そのプロジェクト名などの入力を受け付ける。また検索条件の入力を受け付けることによって、一括印刷を識別する識別情報であるグループIDを生成し、後述する記憶部9に記憶させる。例えばユーザがコンピュータ端末で所定の操作を行うことによって一括印刷機能を実行する場合には、グループIDとして「106」を生成する。また次の機会に一括印刷機能を実行する場合には、グループIDとして「107」を生成する。このようにグループIDは一括印刷機能を実行する度に生成され、また、他のユーザが利用するコンピュータ端末で一括印刷機能を実行することによって、そこでも固有の識別情報が生成されるため、複数のユーザ端末からの検索要求であっても、どのコンピュータ端末からいつ実行されたものか、などを区別して処理することが出来る。
The search
また検索条件受付部4は、受け付けた検索条件を文書管理側システム3に渡し、該当する文書の検索を行わせる。更にグループIDが示す文書を表すのに適当なグループ名をユーザが入力し、入力されたグループ名とグループIDとを対応づけて記憶部9に記憶させても良い。
The search
検索条件受付部4が入力を受け付けた検索条件に基づいて、文書管理側システム3で検索の結果、該当する文書と、そのリストであるXML等により表現される構造化文書とを抽出し、それらのセットを識別するIDを「キー名」として文書管理側システム3が生成する。キー名処理部5は、このようにして生成されたキー名を文書管理側システム3から受け取り、グループIDとキー名とを対応づけて記憶部9に記憶させる。これを模式的に示す図が図4である。
Based on the search condition received by the search
文書取得部6は、文書管理側システム3から渡されたキー名に対応する構造化文書と文書とを取得するため文書管理側システム3にそれらの取得要求を行う。これを受けて文書管理側システム3は共有情報格納部12からキー名に対応する構造化文書と文書とを特定し、セットで文書取得部6に渡す。構造化文書と文書とがユーザ側システム2の記憶部9に正常に記憶された場合には、文書管理側システム3が共有情報格納部13に記憶した構造化文書と文書とを削除することが好ましい。なお取得する対象を構造化文書のみとしても良い。この場合、検索条件に該当した文書の一覧が一覧表示部7で表示され、ユーザから印刷やプレビューの指定の入力を受け付けたときに文書取得部6が文書を取得するようにする。
The
なお上述の取得要求の際に文書取得部6は、文書管理側システム3を実行するサーバ名(文書管理システムを実行するコンピュータ端末名)、共有フォルダ名、キー名を文書管理側システム3に渡すことにより、文書管理側システム3は、キー名に対応する文書と構造化文書とを特定する。
In the above acquisition request, the
一覧表示部7は、記憶部9に記憶した構造化文書に基づいて、図5に示すように、検索条件に該当した文書の一覧を表示する画面を表示する。
Based on the structured document stored in the
一括印刷部8は、一覧表示部7で示した画面からユーザが選択した文書を、記憶部9から抽出し、それを所定の印刷装置で印刷する。この印刷はバックグラウンドの処理として行われることが好ましい。
The
検索処理部10は、ユーザ側システム2から受け取った検索条件に基づいて、それに該当する文書を文書格納部11から検索する。
The
文書格納部11は、文書管理側システム3で一括印刷を行う対象となる文書を記憶している。この文書格納部11は、文書管理システムと同一の領域を利用していても良い。
The
対応情報生成部12は、検索処理部10での検索の結果抽出した文書に対応する「キー名」を生成し、キー名を共有情報格納部13に記憶させる。更に対応情報生成部12は、生成したキー名をユーザ側システム2に渡す。また対応情報生成部12は、検索処理部10での検索により抽出した文書の情報から、そのリストをXMLなどにより表現される構造化文書を生成する。構造化文書の一例を図7に示す。キー名と、構造化文書と文書とは、共有情報格納部13において対応づけて記憶されている。
The correspondence
なお、キー名をユーザ側システム2に渡してから構造化文書を生成しても良いし、構造化文書を生成してからキー名を渡すようにしても良いし、キー名を渡すのと構造化文書の生成とが同時であっても良い。ユーザ側システム2が複数備えられている場合、通常、キー名は検索要求を行ったユーザ側システム2に返されるが、検索要求を行ったか否かにかかわらず、所定のユーザ側システム2にもキー名を返すようにしても良い。このように構成することにより、この所定のユーザ側システム2は、他のユーザ側システム2がどのような検索要求を行い、その結果がどのような内容であるかを把握することが出来、また、他のユーザ側システム2の検索結果を再利用することが出来る。
It should be noted that the structured document may be generated after the key name is passed to the user-
共有情報格納部13は、共有フォルダなどの複数のユーザがアクセス可能な記憶領域である。共有フォルダにはキー名、構造化文書及び文書がセットで記憶されることが好ましい。共有情報格納部13は一つとしても良いし、複数設けても良い。つまり一つの共有フォルダであっても良いし、複数の共有フォルダを設けても良い。例えば共有フォルダの配下にキー名に対応させた複数のフォルダを設け、各フォルダ名(キー名)に対応した構造化文書および文書をセットで記憶することが好ましい。
The shared
ユーザが既にERP(Enterprise Resource Planning:基幹業務システム)、CAD(Computer Aided Design:コンピュータ支援設計)、EIP(Enterprise Information Portal:企業情報ポータル)等の情報システムや文書管理システムを有している場合は、本発明の一括印刷システム1を呼び出せるように、既存の情報システムのカスタマイズまたは設定を行い、かつ、本発明における文書管理側システム3の各機能部を備えるように既存の文書管理システムのカスタマイズまたは設定を行うことにより、本発明の一括印刷システム1を構築することが出来る。呼び出しの手法としては、ある特定のインターフェイスに従うことによりそれぞれのシステムの実装を意識することなく互いを利用することが出来る手法であれば良く、特に限定するものではないが、例えばウェブサービスやCORBA(Common Object Request Broker Architecture)等の技術を利用することが出来る。
When the user already has an information system or document management system such as ERP (Enterprise Resource Planning), CAD (Computer Aided Design), EIP (Enterprise Information Portal) The customization or setting of the existing information system is performed so that the
なお既存の文書管理システムを文書管理側システム3として利用する場合には、対応情報生成部12および共有情報格納部13を文書管理側システム3ではなく、ユーザ側システム2が有するように構成しても良い。このように構成することにより、既存の文書管理システムのカスタマイズまたは設定作業を最小限に抑えることが出来る。
In the case where an existing document management system is used as the document
次に本発明の処理プロセスの一例を図3のフローチャート、図1の概念図を用いて説明する。 Next, an example of the processing process of the present invention will be described with reference to the flowchart of FIG. 3 and the conceptual diagram of FIG.
一括印刷を行うことを所望するユーザは、ユーザ側システム2で所定の操作を行うことにより、一括印刷機能を実行するボタンなどを押下する。図6では、右側の「文書一括印刷」ボタンを押下する。
A user who desires to perform batch printing presses a button or the like for executing the batch printing function by performing a predetermined operation on the user-
このボタンの押下により、所定の検索条件の入力画面(図示せず)が起動し、どのような文書を印刷するかの検索条件の入力をユーザが入力装置23を用いて行える。この検索条件の入力を検索条件受付部4で受け付ける(S100)。例えばプロジェクト名、日付、ファイル名、タイトルなど様々な検索条件をユーザは指定することが出来る。もちろん、所定の用語を文書の内容に含むものを検索可能としても良い。
By pressing this button, a predetermined search condition input screen (not shown) is activated, and the user can use the
なお上述の一括印刷を実行する際に、ユーザ名とパスワードなどの認証情報の入力を受け付け、それが一致した場合のみに、検索条件の入力画面を起動させる構成とすることによって、特定のユーザのみに文書の一括印刷を可能とせしめても良い。文書の一括印刷は、多量の文書を一度に印刷することが出来るため、誰でもが処理できると不正な印刷を行われる可能性もあり、その抑止のためである。 When executing the batch printing described above, it is possible to accept the input of authentication information such as a user name and a password, and to start the search condition input screen only when they match, only for a specific user It is also possible to make it possible to batch print documents. Since batch printing of documents can print a large number of documents at once, there is a possibility that unauthorized printing may be performed if anyone can process it, and this is to prevent it.
検索条件を受け付けると、グループIDを検索条件受付部4は生成し、記憶部9に記憶させる。また受け付けた検索条件をネットワークを介して文書管理側システム3に渡し(S110)、該当する検索条件を満たす文書の検索処理を行わせる。
When receiving the search condition, the search
文書管理側システム3の検索処理部10は、ユーザ側システム2から文書の検索要求と検索条件とを受け取ると(S120)、検索条件を満たす文書を文書格納部11から検索し、その検索条件を満たす文書を抽出する(S130)。そして対応情報生成部12が、検索処理部10での検索により抽出した文書に対応するキー名を生成し(S140)、キー名を共有情報格納部13に記憶させる。また検索処理部10での検索により抽出した文書の情報から、そのリストをXMLなどにより表現される構造化文書として生成する(S150)。図7に構造化文書の一例を示す。更に対応情報生成部12は、生成したキー名をユーザ側システム2に渡す(S160)。
When the
構造化文書は、検索条件を満たす文書に関する情報、好適には属性情報(文書の登録日、登録者、作成者、ファイル名、文書の内容、使用されているアプリケーションソフトなど)をリスト化した文書であり、例えばXMLなどにより表現されている。 A structured document is a document that lists information about documents that satisfy the search conditions, preferably attribute information (document registration date, registrant, creator, file name, document contents, application software used, etc.) For example, it is expressed by XML or the like.
例えば上記検索の結果、該当した文書が3つ存在した場合には、その3つの文書を抽出し、抽出した文書に対応するキー名を生成し、キー名を共有情報格納部12に記憶させ、生成したキー名をユーザ側システム2に渡す。例えば生成したキー名が「0001」の場合には、キー名として「0001」を渡す。また対応情報生成部12が、該当した3つの文書の属性情報に基づいて、それら文書の属性情報をリスト化する。例えば文書の一つに、ファイル名が「dr345.doc」であり、タイトルが「建築計画仕様書」の場合には、その情報を構造化文書に含める。これらの属性情報は、もともと文書格納部11において当該文書の属性情報として登録されているので、それを用いればよい。
For example, if there are three corresponding documents as a result of the search, the three documents are extracted, a key name corresponding to the extracted document is generated, and the key name is stored in the shared
そして対応情報生成部12は、生成した構造化文書(上述の場合、図7の構造化文書)と、検索の結果抽出した文書(上述の場合、抽出された3つの文書)とを、共有情報格納部12の共有フォルダに記憶させる。
Then, the correspondence
文書管理側システム3で生成されたキー名をキー名処理部5が受け取ると(S170)、そのキー名と検索条件受付部4が生成したグループIDとを対応づけて記憶部9に記憶させる(S180)。この状態を模式的に示す図が図4である。
When the key
ユーザ側システム2の文書取得部6は、S180で格納したキー名と、文書管理側システム3を実行するサーバ名(文書管理システムを実行するコンピュータ端末名)、共有フォルダ名に基づいて、キー名に対応する文書と構造化文書との取得要求を文書管理側システム3に渡す(S190)。
The
そしてその取得要求をユーザ側システム2から受け取った文書管理側システム3は(S200)、共有情報格納部13に記憶したキー名に基づいて、共有情報格納部13に記憶する構造化文書と文書とのセットを抽出し(S210)、ユーザ側システム2に渡す(S220)。
Then, the document
文書取得部6は、文書管理側システム3からキー名に対応する構造化文書と文書とのセットを取得すると(S230)、それを記憶部9に格納する。そして一覧表示部7は、記憶部9に記憶した構造化文書に基づいて、図5に示すように、検索条件に該当した文書の一覧を表示する画面を表示する(S240)。この画面では、構造化文書における各文書の属性情報を表示するようにすると良い。またグループID毎に色分け表示されるようにしても良いし、グループID毎に別ウィンドウとして表示されるようにしても良い。図5中の「No.」は、グループID毎の印刷順序を示すものであり、ユーザは自由に変更することが出来る。
When the
構造化文書では、図5に示すような、印刷対象とする文書を選択する画面において表示するファイル名、タイトルなどの情報が含まれているので、それらの属性情報に基づいて、ユーザは所望の文書を選択し(S250)、例えばチェックマークを付ける。 Since the structured document includes information such as a file name and a title to be displayed on a screen for selecting a document to be printed as shown in FIG. 5, the user can select a desired document based on the attribute information. A document is selected (S250) and, for example, a check mark is added.
そしてユーザが一括印刷することを入力装置23から入力すると、それを一括印刷部8が受け付け、一括印刷部8は、ユーザが選択した文書を記憶部9から抽出し、それを所定の印刷装置で印刷する(S260)。この印刷の際には、文書を印刷する前に、グループIDまたはグループIDに対応したグループ名などが示された表紙を印刷することが好ましい。同時に複数の文書が印刷されるので、誰が印刷したのかを判別することが難しいからである。例えば上述では、キー名「0001」に対応するグループIDが「106」なので「106」が示された表紙を印刷した後に、選択した文書を印刷する。一つのグループIDの文書を複数の印刷装置で印刷する場合には、各印刷装置で当該グループIDの文書を印刷する前に、グループIDなどが示された表紙を印刷することが好ましい。例えば設計図を印刷する印刷装置は特殊な印刷装置であることもあり、設計図のみその印刷が可能な印刷装置で印刷し、それ以外は通常の印刷装置で印刷する場合がある。その場合、設計図を印刷する印刷装置と、通常の印刷装置とで、各々選択した文書を印刷する前にグループIDが示された表紙を印刷すると良い。
When the user inputs the batch printing from the
以上のように、本発明の一括印刷システム1を用いることによって、複数の異なる種類の文書を簡単に印刷することができる。また従来のように文書間の関連性の登録などを行わなくても、ユーザが自由に検索条件を指定して一括印刷を行うことが出来る。
As described above, a plurality of different types of documents can be easily printed by using the
本発明によって、複数の異なる種類の文書を一括で印刷することが出来る。また特許文献1や特許文献2に記載の発明のように、各文書間の関連性を事前に登録することなく、またその関連性の推定なども行うことなく、ユーザが自由に文書を検索し、ヒットした文書の中からユーザが選択した文書を一括で印刷することが可能となる。
According to the present invention, a plurality of different types of documents can be printed at once. In addition, as in the inventions described in
1:一括印刷システム
2:ユーザ側システム
3:文書管理側システム
4:検索条件受付部
5:キー名処理部
6:文書取得部
7:一覧表示部
8:一括印刷部
9:記憶部
10:検索処理部
11:文書格納部
12:対応情報生成部
13:共有情報格納部
20:演算装置
21:記憶装置
22:表示装置
23:入力装置
24:通信装置
1: Batch printing system 2: User side system 3: Document management side system 4: Search condition reception unit 5: Key name processing unit 6: Document acquisition unit 7: List display unit 8: Batch printing unit 9: Storage unit 10: Search Processing unit 11: Document storage unit 12: Corresponding information generation unit 13: Shared information storage unit 20: Computing device 21: Storage device 22: Display device 23: Input device 24: Communication device
Claims (7)
前記文書管理側システムは、
前記ユーザ側システムから検索条件を受け取り、前記検索条件を満たす文書を抽出する検索処理部と、
前記抽出した文書に関する情報を含む構造化文書を生成する対応情報生成部と、
を有しており、
前記ユーザ側システムは、
前記ユーザからの検索条件の入力を受け付ける検索条件受付部と、
前記構造化文書と前記文書とを前記文書管理側システムから取得し、所定の記憶部に記憶させる文書取得部と、
前記記憶部に記憶した前記構造化文書に基づいて、前記抽出した文書の情報を表示する一覧表示部と、
前記表示した文書の中から前記ユーザが選択した文書を前記記憶部から抽出し、所定の印刷装置で印刷する一括印刷部と、を有する、
ことを特徴とする一括印刷システム。 A batch printing system having at least a document management system including a computer terminal that allows the document management system to function, and a user system including at least a computer terminal used by a user,
The document management system is:
A search processing unit that receives search conditions from the user-side system and extracts documents that satisfy the search conditions;
A correspondence information generating unit that generates a structured document including information on the extracted document;
Have
The user side system is:
A search condition receiving unit that receives input of search conditions from the user;
A document acquisition unit that acquires the structured document and the document from the document management system and stores the document in a predetermined storage unit;
A list display unit that displays information of the extracted document based on the structured document stored in the storage unit;
A batch printing unit that extracts a document selected by the user from the displayed document from the storage unit and prints the document with a predetermined printing apparatus;
A batch printing system characterized by this.
前記文書管理側システムは、
前記ユーザ側システムから検索条件を受け取り、前記検索条件を満たす文書を抽出する検索処理部と、
前記抽出した文書に対応づけられるキー名を生成して前記ユーザ側システムに渡し、前記抽出した文書に関する情報を含む構造化文書を生成し、前記キー名と前記抽出した文書と前記構造化文書とを対応づけて共有情報格納部に記憶させる対応情報生成部と、
を有しており、
前記ユーザ側システムは、
前記ユーザからの検索条件の入力を受け付ける検索条件受付部と、
前記文書管理側システムから受け取った前記キー名に対応する文書と前記構造化文書とを前記文書管理側システムから取得し、所定の記憶部に記憶させる文書取得部と、
前記記憶部に記憶した前記構造化文書に基づいて、前記抽出した文書の情報を表示する一覧表示部と、
前記表示した文書の中から前記ユーザが選択した文書を前記記憶部から抽出し、所定の印刷装置で印刷する一括印刷部と、
を有する、
ことを特徴とする一括印刷システム。 A batch printing system having at least a document management system including a computer terminal that allows the document management system to function, and a user system including at least a computer terminal used by a user,
The document management system is:
A search processing unit that receives search conditions from the user-side system and extracts documents that satisfy the search conditions;
A key name associated with the extracted document is generated and passed to the user-side system to generate a structured document including information on the extracted document. The key name, the extracted document, and the structured document A correspondence information generation unit that associates and stores the information in the shared information storage unit,
Have
The user side system is:
A search condition receiving unit that receives input of search conditions from the user;
A document acquisition unit that acquires the document corresponding to the key name received from the document management side system and the structured document from the document management side system, and stores the document in a predetermined storage unit;
A list display unit that displays information of the extracted document based on the structured document stored in the storage unit;
A batch printing unit that extracts a document selected by the user from the displayed document from the storage unit and prints the document with a predetermined printing device;
Having
A batch printing system characterized by this.
前記ユーザからの検索条件の入力を受け付けると共に、一括印刷を識別するグループIDを生成し、
前記ユーザ側システムは、更に、
前記キー名と前記グループIDとを対応づけて前記記憶部に記憶させるキー名処理部、を有する、
ことを特徴とする請求項2に記載の一括印刷システム。 The search condition reception unit
Receiving a search condition input from the user and generating a group ID for identifying batch printing;
The user side system further comprises:
A key name processing unit that associates the key name with the group ID and stores the key name in the storage unit;
The collective printing system according to claim 2.
前記文書を印刷する前に、前記文書のキー名に対応した識別情報を示した表紙を前記印刷装置で印刷する、
ことを特徴とする請求項2または請求項3に記載の一括印刷システム。 The batch printing section
Before printing the document, print a cover showing identification information corresponding to the key name of the document with the printing device;
The collective printing system according to claim 2 or claim 3, wherein
前記ユーザからの検索条件の入力を受け付ける検索条件受付部と、
前記構造化文書と前記文書とを前記文書管理側システムから取得し、所定の記憶部に記憶させる文書取得部と、
前記記憶部に記憶した前記構造化文書に基づいて、前記抽出した文書の情報を表示する一覧表示部と、
前記表示した文書の中から前記ユーザが選択した文書を、前記記憶部から抽出し、所定の印刷装置で印刷する一括印刷部と、を有する、
ことを特徴とする一括印刷システムにおけるユーザ側システム。 A user-side system including at least a computer terminal used by a user, which obtains a document corresponding to a search condition from a document management-side system and a structured document including information on the document,
A search condition receiving unit that receives input of search conditions from the user;
A document acquisition unit that acquires the structured document and the document from the document management system and stores the document in a predetermined storage unit;
A list display unit that displays information of the extracted document based on the structured document stored in the storage unit;
A batch printing unit that extracts the document selected by the user from the displayed documents from the storage unit and prints the document with a predetermined printing apparatus;
A user-side system in a collective printing system.
前記ユーザからの検索条件の入力を前記コンピュータ端末の入力装置から受け付ける検索条件受付部、
前記構造化文書と前記文書とを前記文書管理側システムから取得し、所定の記憶部に記憶させる文書取得部、
前記記憶部に記憶した前記構造化文書に基づいて、前記抽出した文書の情報を前記コンピュータ端末の表示装置で表示する一覧表示部、
前記表示した文書の中から前記ユーザが選択した文書を、前記記憶部から抽出し、所定の印刷装置で印刷する一括印刷部、
として機能させるためのプログラム。 At least a computer terminal used by a user for obtaining a document that satisfies a search condition from a document management system and a structured document including information related to the document,
A search condition accepting unit that accepts input of a search condition from the user from an input device of the computer terminal;
A document acquisition unit that acquires the structured document and the document from the document management system and stores the acquired document in a predetermined storage unit;
A list display unit for displaying information of the extracted document on a display device of the computer terminal based on the structured document stored in the storage unit;
A batch printing unit that extracts a document selected by the user from the displayed documents from the storage unit and prints the document with a predetermined printing apparatus;
Program to function as.
前記ユーザからの検索条件の入力を前記コンピュータ端末の入力装置から受け付ける検索条件受付部、
前記文書管理側システムにおいて抽出した文書に対応づけられるキー名を生成し、且つ前記抽出した文書に関する情報を含む構造化文書を生成する対応情報生成部、
前記対応情報生成部で生成した前記キー名に対応する文書を前記文書管理側システムから取得し、所定の記憶部に記憶させる文書取得部、
前記記憶部に記憶した前記構造化文書に基づいて、前記抽出した文書の情報を前記コンピュータ端末の表示装置で表示する一覧表示部と、
前記表示した文書の中から前記ユーザが選択した文書を前記記憶部から抽出し、所定の印刷装置で印刷する一括印刷部と、
として機能させるためのプログラムであって、
前記文書取得部は、前記キー名と前記文書と前記構造化文書とを対応づけて前記記憶部に記憶させる、
ことを特徴とするプログラム。 At least a computer terminal used by a user to acquire a document corresponding to a search condition from a document management system,
A search condition accepting unit that accepts input of a search condition from the user from an input device of the computer terminal;
A correspondence information generation unit that generates a key name associated with the extracted document in the document management side system and generates a structured document including information on the extracted document;
A document acquisition unit for acquiring a document corresponding to the key name generated by the correspondence information generation unit from the document management system and storing the document in a predetermined storage unit;
Based on the structured document stored in the storage unit, a list display unit for displaying information of the extracted document on a display device of the computer terminal;
A batch printing unit that extracts a document selected by the user from the displayed document from the storage unit and prints the document with a predetermined printing device;
Is a program for functioning as
The document acquisition unit stores the key name, the document, and the structured document in the storage unit in association with each other;
A program characterized by that.
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