JP5294002B2 - Document management system, document management program, and document management method - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、文書管理システムに関し、特に、文書に対する操作の履歴を収集及び管理する技術に関する。 The present invention relates to a document management system, and more particularly to a technique for collecting and managing a history of operations on a document.
文書管理システムでは、文書の閲覧及び印刷などの利用履歴を収集することによって、文書の有用性を図ることができる。しかし、文書に対する操作履歴などを収集することは容易ではない。例えば、文書の一部が複製されて新たに別の文書が作成された場合には、複製元の文書と新たに作成された文書との関連を自動的に設定することは困難である。さらに、文書とメールを関連付けて記録するためには、送受信したメールを別途保存し、文書管理システムに登録するなどの操作が必要となる。 In the document management system, the usefulness of a document can be achieved by collecting usage histories such as browsing and printing of the document. However, it is not easy to collect operation histories for documents. For example, when a part of a document is copied and another document is newly created, it is difficult to automatically set the relationship between the copy source document and the newly created document. Furthermore, in order to record and associate a document with an email, it is necessary to perform operations such as separately storing the sent / received email and registering it in the document management system.
そこで、特許文献1には、ワードプロセッサのような文書編集手段において、文書の操作履歴を記録する技術が開示されている。また、特許文献2には、文書管理システムから取得された文書の操作履歴をクライアント側で記録し、文書ごとに記録された操作履歴を文書管理システムに送信する技術が開示されている。
Therefore,
特許文献3には、文書に対する操作履歴を保存し、さらに、操作対象文書に関連している可能性の高い文書を抽出する技術が開示されている。また、特許文献3に開示されている技術では、文書がWebサーバに保存されている場合には、保存場所を特定する情報として当該文書のURLが利用される。
特許文献1に開示された技術は、文書を利用するアプリケーションに機能を作り込むことによって実現されている。しかし、近年、取り扱う文書の種類及び当該文書を操作するアプリケーションが多様化しているため、アプリケーションごとに機能を作り込むことは望ましくない。また、アプリケーションごとにプラグインと呼ばれるモジュールを追加することによって、操作履歴を記録する機能を追加する技術も開示されているが、アプリケーションごとにプラグインを開発する必要があるため、新規のアプリケーションに迅速に対応することは困難である。
The technique disclosed in
また、特許文献2に開示された技術では、クライアントのOSとファイルシステムとの間の通信を監視し、ファイルに対するアクセスを記録している。しかし、ファイルと文書とが1対1に対応しなければ適用することができない。例えば、1つのファイルに複数の文書が格納される場合、具体的には受信したメールが単一のファイルにすべて格納されている場合などには、当該ファイルにアクセスしたことを検知することは可能であっても、実際にアクセスされたメールを特定することはできない。
In the technique disclosed in
さらに、ブラウザを利用してメールを参照するWebアプリケーションなどの場合には、メールの内容が記録されたファイルがクライアントに格納されるとは限らない。また、メールを表示するURLがメールごとに異なるとは限らないため、特許文献3に開示された技術のようにURLで文書(メール)を管理することができない場合がある。
Furthermore, in the case of a Web application that refers to mail using a browser, a file in which the contents of the mail are recorded is not always stored in the client. In addition, since the URL for displaying an email is not always different for each email, there are cases where a document (email) cannot be managed by the URL as in the technique disclosed in
本発明では、様々な種類の文書及びアプリケーションに対応可能な文書の操作履歴を管理する技術を提供することを目的とする。 An object of the present invention is to provide a technique for managing an operation history of a document that can be applied to various types of documents and applications.
本発明の代表的な一形態では、文書の履歴情報を管理する文書管理システムであって、前記文書を利用する少なくとも一つの文書利用部と、前記文書の履歴情報を管理する文書利用履歴管理部と、前記文書の履歴情報を格納する文書利用履歴格納部と、を備え、前記文書利用履歴管理部は、前記文書利用部による文書の操作を前記履歴情報として記録するか否かを判定するための条件を示すイベント指定情報と、前記履歴情報を生成するために必要な情報の格納場所を示す所在指定情報と、を関連付ける、履歴情報収集ルールを含み、前記文書利用部によって生成されたプロセスにおいて発生したイベントを検出し、前記プロセスを中断し、前記検出されたイベントを識別する情報を含むイベント情報を取得し、前記取得したイベント情報が前記履歴情報収集ルールにおけるいずれかのイベント指定情報に適合する場合に、当該適合するイベント指定情報に関連付けられている所在指定情報を、前記履歴情報収集ルールから取得し、前記取得した所在指定情報が示す格納場所から、前記履歴情報を生成するために必要な情報を取得し、前記取得した情報から前記履歴情報を生成し、前記生成された履歴情報を前記文書利用履歴格納部に格納し、前記中断されたプロセスを再開する。 According to a representative aspect of the present invention, there is provided a document management system for managing document history information, wherein the document use history management unit manages at least one document use unit that uses the document and the document history information. And a document usage history storage unit for storing the history information of the document, wherein the document usage history management unit determines whether or not to record a document operation by the document usage unit as the history information. In the process generated by the document using unit, including a history information collection rule , which associates event specifying information indicating a condition of the event and location specifying information indicating a storage location of information necessary for generating the history information detecting the generated event to interrupt the process, it acquires the event information includes information identifying the detected event, the acquired event information If it matches any event designation information in the history information collection rule, the location designation information associated with the relevant event designation information is acquired from the history information collection rule, and the obtained location designation information is The information necessary for generating the history information is acquired from the storage location shown, the history information is generated from the acquired information, the generated history information is stored in the document usage history storage unit, Resume an interrupted process.
本発明の一形態によれば、文書を操作する際に発生したイベントを検出して履歴情報を取得することによって、文書を利用するアプリケーションを限定せずに文書の操作履歴を収集することができる。 According to an aspect of the present invention, it is possible to collect the operation history of a document without limiting the application that uses the document by detecting an event that occurs when the document is operated and acquiring history information. .
以下、本発明の実施の形態を、図面を参照しながら詳細に説明する。 Hereinafter, embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the drawings.
(第1の実施の形態)
図1は、本発明の第1の実施の形態の文書管理装置100の構成を示す図である。
(First embodiment)
FIG. 1 is a diagram showing a configuration of a
本発明の第1の実施の形態の文書管理装置100は、CPU101、ROM102、RAM103、出力装置104、入力装置105、通信装置106、及び外部記憶装置110を備える。CPU101、ROM102、RAM103、出力装置104、入力装置105、通信装置106、及び外部記憶装置110は、バスによって相互に接続される。文書管理装置100は、例えば、汎用の計算機である。
A
CPU101は、ROM102又はRAM103に記憶されたプログラムを処理することによって各種業務処理を実行する。ROM102は、CPU101によって処理されるプログラム又は当該プログラムによって使用されるデータが記憶される。ROM102は、読み出し専用メモリであるため、記憶されたデータ又はプログラムを基本的に変更することができない。
The
RAM103は、CPU101によって処理されるプログラム又は当該プログラムによって使用されるデータが記憶される。RAM103に記憶されているデータ又はプログラムは更新可能である。RAM103には、外部記憶装置110から読み出されたプログラム及びデータが記憶される。また、RAM103には、履歴情報を生成するために収集されたデータなどを一時的に格納するための履歴情報バッファ107が含まれる。
The
出力装置104は、文書管理装置100によって管理される文書そのものを表示したり、当該文書の履歴情報を表示したりする。出力装置104は、例えば、ディスプレイなどの表示装置である。入力装置105は、文書を編集するために文字をしたり、文書を検索するための検索条件を入力したりする。また、入力装置105を介して文書の複製又は削除などの操作を行う。入力装置105は、例えば、キーボード及びマウスなどである。
The
通信装置106は、外部の計算機などに接続し、接続された機器と通信する。例えば、外部のサーバに文書が格納されている場合には、文書管理装置100は、通信装置106を介して文書を取得する。通信装置106は、例えば、ネットワークに接続するためのNIC(Network Interface Card)である。
The
外部記憶装置110は、本発明の文書管理機能を実現するためのプログラム及びデータが格納される。外部記憶装置110に記憶されたプログラムは、実行時にRAM103に読み出され、CPU101によって実行される。
The
外部記憶装置110には、OS111、文書利用アプリケーション112、文書利用履歴管理部113及び文書利用履歴格納部114が格納される。さらに、文書そのものを外部記憶装置110に格納してもよい。
The
OS111は、各種アプリケーションを実行するための基本ソフトウェアである。文書利用アプリケーション112は、文書を利用するためのアプリケーションである。文書利用アプリケーション112は、例えば、ワードプロセッサソフト又は表計算ソフトなどであって、ブラウザなども含まれる。本発明の第1の実施の形態では、特定の文書利用アプリケーションに限定される必要はない。
The OS 111 is basic software for executing various applications. The document use
文書利用履歴管理部113は、文書利用アプリケーション112による文書に対する操作履歴を記録する。文書利用履歴格納部114には、文書利用履歴管理部113によって記録された文書利用履歴が格納される。文書利用履歴管理部113は、操作履歴の記録以外に、文書利用履歴格納部114に格納された文書利用履歴を検索し、検索された文書を取得する機能を有する。さらに、検索された文書の依存関係を表示する機能などを有する。文書利用履歴管理部113の詳細な構成及び機能については、図2にて説明する。
The document use
図2は、本発明の第1の実施の形態の文書利用履歴管理部113の構成及び機能を示す図である。
FIG. 2 is a diagram illustrating a configuration and a function of the document use
文書利用履歴管理部113は、履歴情報取得機能210、履歴情報保存機能220及び履歴情報検索機能230を含む。各機能には、機能を実現するためのプログラム及び必要な情報が含まれる。
The document use
履歴情報取得機能210には、文書利用アプリケーション112によって文書が操作された履歴を取得するために必要な機能を含まれてしまう。具体的には、履歴情報取得機能210には、履歴情報生成ルール保存機能211、履歴情報生成機能212及びイベント割り込み機能213が含まれる。
The history
文書利用アプリケーション112による文書の操作には、履歴情報として記録する必要のない操作も多く含まれてしまう。そこで、本発明の第1の実施の形態では、不要な操作履歴を除外し、実際に履歴情報を記録する操作を特定するためのルール(履歴情報収集ルール)をあらかじめ作成しておく。さらに、履歴情報収集ルールには、当該操作に関連する情報を取得するために、関連情報の取得場所なども含まれる。履歴情報収集ルールの詳細については、図8にて後述する。
The document operation by the document use
履歴情報生成ルール保存機能211は、作成された履歴情報収集ルールを保存する機能である。履歴情報生成ルール保存機能211には、履歴情報収集ルール格納部215が含まれる。履歴情報収集ルール格納部215には、履歴情報生成ルール保存機能211によって作成された履歴情報収集ルールが格納される。
The history information generation
履歴情報生成機能212は、履歴情報収集ルールに基づいて履歴情報を生成する機能である。文書利用アプリケーション112によって文書が操作されると、イベント割り込み機能213によってイベントの発生を検出してイベント情報を取得し、取得されたイベント情報及び履歴情報収集ルールに基づいて、履歴情報を生成するか否かを判定する。履歴情報を生成すると判定された場合には、取得されたイベント情報及び履歴情報収集ルールに基づいて履歴情報を生成する。イベントとは、利用者が何らかの操作を行った場合などに発生する。具体的には、文書利用アプリケーション112に対して何らかの操作を行った場合、例えば、入力装置によって文字を入力した場合などである。また、利用者によってアプリケーションが直接操作された場合以外にも、文書の自動保存など、アプリケーションによって何らかの処理が実行された場合にもイベントが発生する。
The history
イベント割り込み機能213は、前述したように、文書利用アプリケーション112によって文書が操作されたイベントを検出し、イベントの内容を取得する。具体的には、文書利用アプリケーション112からOS111に処理を要求するイベント又は文書利用アプリケーション112に特有のイベントに割り込んで、イベントの内容を取得する。このメカニズムはフックと呼ばれる。イベントをフックすることによって、例えば、文書が読み出されたことなどを検出し、さらに、読み出された文書のタイトルなどを取得することができる。
As described above, the event interrupt
履歴情報保存機能220は、履歴情報取得機能210によって取得された履歴情報を文書利用履歴格納部114に記録する。
The history
履歴情報検索機能230は、文書利用履歴格納部114に記録された履歴情報を検索する。さらに、検索された文書に関連する情報を取得したり、検索された文書及び関連する文書に対する操作履歴を時系列順に表示したりすることができる。検索結果の表示については、図13及び図14にて後述する。
The history
ここで、文書読み出し時に履歴情報を生成し、生成された履歴情報を文書利用履歴格納部114に記録する一連の手順の概要について説明する。
Here, an outline of a series of procedures for generating history information when reading a document and recording the generated history information in the document usage
文書管理装置100は、イベント割り込み機能213によって文書が読み出されたイベントを検出すると、まず、履歴情報生成機能212に通知する。履歴情報生成機能212では、履歴情報収集ルールに基づいて、通知されたイベントの履歴情報を記録するか否かを判定する。例えば、文書が読み出されたイベントの履歴情報を記録する場合には、履歴情報収集ルールに指定された情報(例えば、読み出された文書のタイトル)を取得し、履歴情報を生成する。履歴情報は、イベントに含まれる情報の他に、履歴情報を生成する対象の文書を利用している文書利用アプリケーション112のプロセス情報などによって生成される。最後に、生成された履歴情報を文書利用履歴格納部114に格納する。
When the
さらに、図3を参照しながら履歴情報生成機能212を中心に各機能の関連について説明する。
Further, the relationship between the functions will be described with a focus on the history
図3は、本発明の第1の実施の形態の文書管理装置100の機能ブロック図である。
FIG. 3 is a functional block diagram of the
文書管理装置100は、まず、履歴情報を収集する前に、履歴情報生成ルール保存機能211によって、履歴情報を生成するか否かを判定するための条件、及び履歴情報を生成するために必要な情報を含む履歴情報収集ルール303を作成する。作成された履歴情報収集ルール303は、履歴情報収集ルール格納部215に格納される。
First, before collecting history information, the
文書管理装置100は、文書利用アプリケーション112によって文書が操作されると、イベント割り込み機能213によってイベント情報を取得する(S311)。取得されたイベント情報は、履歴情報生成機能212に通知される(S312)。
When the document is operated by the
文書管理装置100は、履歴情報生成機能212によって、通知されたイベント情報304に対応する履歴情報収集ルール303を参照し(S313)、イベント情報304及び履歴情報収集ルール303に基づいて、履歴情報を生成するか否かを判定する。履歴情報を生成する場合には、履歴情報収集ルール303によって指定された情報を取得する(S314)。例えば、文書利用アプリケーション112のプロセス301から文書情報302を読み出す。文書情報302には、文書のタイトルの他に、文書を開いた時刻及び文書を閉じた時刻などの情報が含まれる。
The
文書管理装置100は、取得された情報に基づいて、履歴情報生成機能212によって履歴情報305を生成する。さらに、履歴情報保存機能220によって、生成された履歴情報305を文書利用履歴格納部114に格納する(S315)。
The
文書管理装置100は、履歴情報検索機能230によって、文書利用履歴格納部114に蓄積された履歴情報を検索し(S316)、検索された情報を提示する。
The
ここで、図4及び図5を参照しながら、イベントを検出した後、文書利用アプリケーションのプロセス301を中断してから、履歴情報を生成及び格納し、プロセス301を再開するまでの処理の概要について説明する。
Here, referring to FIG. 4 and FIG. 5, an overview of processing from detecting an event and interrupting the
図4は、本発明の第1の実施の形態の取得されたイベント情報が履歴情報収集ルールに適合しない場合、すなわち履歴情報を生成しない場合を示すシーケンス図である。 FIG. 4 is a sequence diagram illustrating a case where the acquired event information does not conform to the history information collection rule, that is, the history information is not generated according to the first embodiment of this invention.
文書管理装置100のCPU101は、イベント割り込み機能213によって、文書利用アプリケーション112で発生したイベントが検出されると、文書利用アプリケーション112のプロセス301を中断させる(S401)。
When the event interrupt
文書管理装置100のCPU101は、次に、イベント割り込み機能213によってイベント情報を取得すると、履歴情報生成機能212を実行する(S402)。そして、履歴情報生成ルール保存機能211によって履歴情報収集ルールを読み出し、イベント情報が読み出された履歴情報収集ルールに適合するか否かを判定する(S403〜S405)。
Next, when the event information is acquired by the event interrupt
文書管理装置100のCPU101は、イベント情報がすべての履歴情報収集ルールに適合しない場合には、中断された文書利用アプリケーション112のプロセス301を再開し(S406)、本処理を終了する。
If the event information does not conform to all the history information collection rules, the
図5は、本発明の第1の実施の形態の取得されたイベント情報が履歴情報収集ルールに適合する場合、すなわち履歴情報を生成する場合を示すシーケンス図である。 FIG. 5 is a sequence diagram illustrating a case where the acquired event information according to the first embodiment of the present invention meets the history information collection rule, that is, a case where history information is generated.
図4に示したS401からS403の処理は、図5に示すシーケンス図のS501からS503の処理と同じである。図5に示した処理では、S503の処理において、取得されたイベント情報と履歴情報収集ルール(ルール#1)が適合する。 The processing from S401 to S403 shown in FIG. 4 is the same as the processing from S501 to S503 in the sequence diagram shown in FIG. In the process shown in FIG. 5, the acquired event information and the history information collection rule (rule # 1) are matched in the process of S503.
文書管理装置100のCPU101は、取得されたイベント情報が履歴情報収集ルール(ルール#1)に適合した場合には、履歴情報収集ルールに指定された情報を文書情報302から読み出す(S504)。さらに、履歴情報を生成し、履歴情報保存機能220によって、生成された履歴情報を文書利用履歴格納部114に書き込む(S505)。その後、中断された文書利用アプリケーション112のプロセス301を再開し(S506)、本処理を終了する。
If the acquired event information matches the history information collection rule (rule # 1), the
ここで、文書利用アプリケーション112を、ブラウザを利用した電子メールアプリケーション(Webメールアプリケーション)とし、本発明の第1の実施の形態について具体的に説明する。この場合、文書情報302にはブラウザに表示されているHTMLファイルが対応する。
Here, the
図6は、本発明の第1の実施の形態のWebメールアプリケーションの一例を示す図である。 FIG. 6 is a diagram illustrating an example of the Web mail application according to the first embodiment of this invention.
Webメールアプリケーションでは、所定のURLを指定すると、ブラウザ上に入力画面が表示され、電子メールを送受信することができる。例えば、電子メールを新たに作成する画面、受信した電子メールの一覧を表示する画面、及び受信した電子メールの内容を参照する画面などが提供され、各画面についてURLが対応している。 In the Web mail application, when a predetermined URL is designated, an input screen is displayed on the browser, and an electronic mail can be transmitted and received. For example, a screen for newly creating an e-mail, a screen for displaying a list of received e-mails, a screen for referring to the contents of the received e-mail, and the like are provided, and a URL corresponds to each screen.
図6に示した画面は、電子メールを新規に作成する画面(新規メール作成画面600)である。新規メール作成画面のタイトルバー601には、「Webメールアプリ 新規メール作成画面」と表示されている。また、アドレス602には、新規メール作成画面を表示するためのURLが格納されている。
The screen shown in FIG. 6 is a screen for creating a new electronic mail (new mail creation screen 600). In the
新規メール作成画面600には、さらに、題名603、TO604、CC605、添付606、本文607及び送信ボタン608が含まれる。題名603は、電子メールのタイトルである。TO604は、作成された電子メールの宛先である。CC605は、作成された電子メールの複製を送信する宛先である。
The new
添付606には、電子メールに添付されるファイル名が入力される。電子メールを送信する時に添付606に指定されたファイルが電子メールに添付されて送信される。本文607は、電子メールの本文である。送信ボタン608は、必要な情報が入力された後、操作されることによってTO604及びCC605に指定された宛先に作成された電子メールが送信される。
In the
図7は、本発明の第1の実施の形態のWebメールアプリケーションの画面を表示するためのHTMLファイルの内容を説明する図である。 FIG. 7 is a diagram illustrating the contents of an HTML file for displaying the screen of the Web mail application according to the first embodiment of this invention.
図7には、図6に示した新規メール作成画面600を表示するためのHTMLファイルの内容を示している。HTMLファイルは、HEAD部とBODY部を含む。
FIG. 7 shows the contents of an HTML file for displaying the new
HEAD部には、文書のタイトル等のヘッダ情報が記述される。図7を参照すると、HEAD部には、新規メール作成画面600のタイトルバー601に表示されている内容がTITLEに記述されている。
In the HEAD part, header information such as a document title is described. Referring to FIG. 7, in the HEAD part, the content displayed in the
BODY部には、実際にブラウザに表示される文書が記述される。BODY部には、FORM部が含まれている。FORM部には、主として、データの入力を受け付けるための入力欄及び入力された情報を送信するためのボタンなどの部品が含まれる。 In the BODY part, a document that is actually displayed on the browser is described. The BODY part includes a FORM part. The FORM section mainly includes components such as an input field for receiving data input and a button for transmitting the input information.
また、入力欄に対応する部品では、INPUTタグ及びINPUTタグの属性によって、形状などが指定される。図6及び図7を参照すると、題名603、TO604、CC605、添付606、本文607及び送信ボタン608がINPUTタグに対応している。題名603、TO604、CC605、添付606及び本文607は、INPUTタグのtype属性に“text”が指定されており、文字の入力が受け付けられる。送信ボタン608は、題名603、TO604、CC605、添付606及び本文607に入力された情報を新規メール作成画面600が提供されるサーバに送信し、action属性で指定されたプログラム(send_mail.cgi)を実行する。入力された情報を受信したサーバでは、入力された情報に基づいて電子メールを送信する。
In the part corresponding to the input field, the shape or the like is specified by the INPUT tag and the attribute of the INPUT tag. 6 and 7, the
ここで、文書利用アプリケーション112において発生したイベントを検出し、履歴情報を記録する方法について説明する。文書利用アプリケーション112は図6に示したWebメールアプリケーションとし、文書情報302は新規に作成されたメールとする。文書情報302には、図7に示したHTMLファイルに入力された情報が含まれる。
Here, a method of detecting an event occurring in the
履歴情報を記録する手順の概要を説明すると、例えば、ブラウザ(文書利用アプリケーション112)が実行されている場合に、イベント割り込み機能213によって、送信ボタン608を操作したイベントが検出される。送信ボタン608を操作したイベントが履歴情報収集ルール303に適合する場合には、HTMLファイル(文書情報302)から履歴情報収集ルール303によって指定された情報が取得される。例えば、HTMLファイルに含まれるINPUTタグの属性値(value属性の値)を取得することによって、送信されたメールの内容を取得することができる。また、添付606に添付ファイルが指定されている場合には、送信されたメール(文書情報302)と添付ファイルとが関連していることがわかる。
The outline of the procedure for recording the history information will be described. For example, when the browser (document use application 112) is executed, the event interrupt
以下、履歴情報を記録する手順を詳細に説明する。まず、履歴情報収集ルール303の具体例について説明する
図8は、本発明の第1の実施の形態の履歴情報収集ルール303の一例を示す図である。
Hereinafter, a procedure for recording history information will be described in detail. First, a specific example of the history
履歴情報収集ルール303は、ID801、項目802、イベント指定情報803及び所在指定情報804を含む。
The history
ID801は、履歴情報収集ルールの識別子である。ID801は、履歴情報収集ルールが一意に識別可能であればよく、登録順に番号を割り当てるようにしてもよい。項目802は、履歴情報を記録する際に登録される項目名である。
イベント指定情報803は、イベント割り込み機能213によって検出されたイベント情報と比較され、履歴情報を記録するか否かが判定される条件である。イベント指定情報803には、イベント識別子などが含まれる。イベント識別子は、文書利用アプリケーションで発生するイベントごとに定義されている。したがって、新規の文書利用アプリケーション112を使用する場合であっても、イベント識別子が特定することによって、文書利用履歴管理部113に含まれるプログラムを変更せずに対応することが可能である。
The
所在指定情報804は、検出されたイベント情報がイベント指定情報803に適合する場合に取得される情報の格納場所である。
The
以上のように履歴情報収集ルールを構成することによって、履歴情報収集ルールを新たに追加することだけで新たな文書利用アプリケーション112に対応することが可能となる。
By configuring the history information collection rule as described above, it is possible to deal with a new
さらに履歴情報収集ルールについて具体的に説明すると、取得されたイベント情報について、イベント識別子が“HTML_ON_CLICK”、URLが新規メール作成画面のURL、かつ、「送信」ボタンが操作された場合には、履歴情報収集ルール811のイベント指定情報803に適合する。この場合には、文書情報であるHTMLファイルの0番目のINPUTタグの値を取得し、項目「文書タイトル」とともに履歴情報バッファ107に格納する。
Further, the history information collection rule will be described in detail. For the acquired event information, if the event identifier is “HTML_ON_CLICK”, the URL is the URL of the new mail creation screen, and the “Send” button is operated, It conforms to the
また、取得されたイベント情報が、イベント識別子が“HTML_OPEN”、かつ、URLが新規メール作成画面の場合には、履歴情報収集ルール812のイベント指定情報803に適合する。この場合には、検出されたイベント情報に含まれるイベント発生日時を取得し、項目「作成日時」とともに履歴情報バッファ107に格納する。
Further, when the acquired event information has the event identifier “HTML_OPEN” and the URL is a new mail creation screen, it conforms to the
このように、文書利用アプリケーション112でイベントが検出されるたびに、検出されたイベント情報を履歴情報収集ルールのイベント指定情報803と比較し、適合した場合には所在指定情報804に指定された情報を収集する。
In this way, each time an event is detected by the
ここで、履歴情報を作成するための一時情報として履歴情報バッファ107に格納された収集データについて、図9を参照しながら説明する。 Here, the collected data stored in the history information buffer 107 as temporary information for creating history information will be described with reference to FIG.
図9は、本発明の第1の実施の形態の文書情報302から収集されたデータの一例を示す図である。
FIG. 9 is a diagram illustrating an example of data collected from the
図9に示す収集データは、前述したように、イベントごとに収集され、一時的に履歴情報バッファ107に格納されている。図9には、図8に示した履歴情報収集ルールに基づいて収集されたデータ911及び912が示されている。
The collection data shown in FIG. 9 is collected for each event and temporarily stored in the history information buffer 107 as described above. FIG. 9 shows
履歴情報バッファ107に格納される収集データは、ID901、項目902及び値903を含む。ID901は、収集データを識別可能であればよく、格納順に番号を割り当ててもよい。項目902は、履歴情報収集ルールの項目802に対応する。値903は、履歴情報収集ルールの所在指定情報804によって指定された値に対応する。
The collected data stored in the
さらに具体的に説明すると、収集データ911は、図8に示した履歴情報収集ルール811に対応している。履歴情報収集ルール811では、前述したように、新規メール作成画面において、送信ボタン608が操作されたイベントに対応する。このとき、所在指定情報804には、HTMLファイルの0番目のINPUTタグの値(value属性)が指定されている。
More specifically, the collected
したがって、収集データ911の項目902には、履歴情報収集ルール811の項目802の値である「文書タイトル」が格納される。また、値903には、HTMLファイルの0番目のINPUTタグに対応する題名603の値「ミーティング開催のお知らせ」が格納される。
Therefore, the
同様に、収集データ912は、履歴情報収集ルール814に対応する。イベント指定情報が履歴情報収集ルール811と同じであるため、収集データ911と同じタイミングで収集データ912も収集される。収集データ912の項目902には、履歴情報収集ルール814の項目802の値である「添付ファイル」が格納される。また、値903には、HTMLファイルの3番目のINPUTタグに対応する添付606の値「C:¥folder1¥subfolder¥123.txt」が格納される。以上のように、履歴情報に添付ファイルの情報を含めることによって、作成されたメールと添付ファイルとを関連付けることができる。
Similarly, the collected
また、新たに作成される文書に、既存の文書の内容の一部を複製する場合、複製元の文書に対する操作履歴と複製先の文書に対する操作履歴とを関連付けることによって、文書を関連付けることができる。また、メモリに格納された内容を取得することによって、複製された部分を特定することも可能である。 In addition, when a part of the content of an existing document is copied to a newly created document, it is possible to associate the document by associating the operation history with respect to the copy source document and the operation history with respect to the copy destination document. . It is also possible to specify the duplicated part by acquiring the contents stored in the memory.
ここで、図10を参照しながら、メールの作成から送信までの操作について、一連のイベント情報に基づいて履歴情報が作成される例について説明する。 Here, an example in which history information is created based on a series of event information regarding operations from creation to transmission of mail will be described with reference to FIG.
図10は、本発明の第1の実施の形態の一連のイベントが時系列順に発生する様子を説明する図である。 FIG. 10 is a diagram illustrating a state in which a series of events occur in chronological order according to the first embodiment of this invention.
図10の左側は時系列を示し、矢印上の黒四角は発生したイベントを示している。イベントが検出された際に取得されるイベント情報には、イベント識別子及びイベント発生日時が含まれる。さらに、発生したイベントに応じて他の項目もイベント情報に含まれる。 The left side of FIG. 10 shows the time series, and the black squares on the arrows show the events that have occurred. Event information acquired when an event is detected includes an event identifier and an event occurrence date and time. Further, other items are included in the event information according to the event that has occurred.
本発明の第1の実施の形態では、メールの作成は、新規メール作成画面が表示されることによって開始される。すなわち、新規メール作成画面に対応するHTMLファイルがブラウザによって開かれたイベント1001が、メールの作成が開始されたイベントとして検出される。
In the first embodiment of the present invention, the creation of an email is started by displaying a new email creation screen. That is, an
イベント1001に対応するイベント情報1011には、HTMLファイルがブラウザによって開かれたイベントであることを示すイベント識別子“HTML_OPEN”が含まれている。さらに、イベント発生日時及びURLが含まれている。イベント識別子及びURLによって、新規メール作成画面に対応するHTMLファイルがブラウザによって開かれたことを特定することができる。
The
また、メールの作成は、実際にメール(本文)を作成した後、作成されたメールが送信されることによって完了する。すなわち、新規メール作成画面の送信ボタンが操作されたイベント1004がメールの作成が完了したイベントとして検出される。
The creation of the mail is completed by actually creating the mail (text) and then transmitting the created mail. That is, an
イベント1004に対応するイベント情報1014には、ブラウザに表示されているHTMLファイルが操作されたイベントであることを示すイベント識別子“HTML_ON_CLICK”が含まれている。さらに、イベント情報に含まれるURL、ボタン名及びオブジェクトによって、送信ボタンが操作されたことを特定することができる。
The
一方、メールの作成開始から完了までの間には、新規メール作成画面の各入力欄に必要な情報が入力される(イベント1002、1003)。イベント1002及び1003に対応するイベント情報1012及び1013には、キーが入力されたイベントを示すイベント識別子“HTML_KEY_PRESS”が含まれている。キー名には入力されたキーが格納され、オブジェクトは入力欄に対応し、キーが入力された入力欄が特定される。
On the other hand, necessary information is input to each input field on the new mail creation screen during the period from the start to completion of mail creation (
また、キー入力をすべて履歴情報として記録する必要はなく、メール送信時に所定の入力欄に入力された情報を取得すればよい。なお、特定のショートカットキーの入力を検出することによって、例えば、他の文書から内容が複製された場合などの操作を履歴情報として記録することができる。 Further, it is not necessary to record all key inputs as history information, and it is only necessary to acquire information input in a predetermined input field at the time of mail transmission. Note that by detecting the input of a specific shortcut key, for example, an operation such as when content is copied from another document can be recorded as history information.
図11は、本発明の第1の実施の形態の履歴情報の一例を示す図である。 FIG. 11 is a diagram illustrating an example of history information according to the first embodiment of this invention.
履歴情報は、ID1101、項目1102及び値1103を含む。ID1101は、履歴情報に含まれる各項目を識別可能であればよく、格納順に番号を割り当ててもよい。項目1102は、収集データの項目902に対応する。値1103は、収集データの値903に対応する。
The history information includes an
図11には、メールの新規作成時の履歴情報が示されている。履歴情報生成機能212によって履歴情報バッファ107に格納された収集データは、前述のように、イベントごとに記録される。履歴情報は、一以上のイベントにおける収集データが集約され、一以上のレコードによって構成される。
FIG. 11 shows history information when a new mail is created. The collected data stored in the
また、履歴情報を構成する収集データが異なったタイミングで生成される場合があるため、一括して履歴情報を生成することができない場合がある。そこで、各収集データに履歴情報ごとの識別子を付与するなどによって、文書利用履歴格納部114に生成された履歴情報を格納してもよい。
In addition, since the collected data constituting the history information may be generated at different timings, the history information may not be generated collectively. Therefore, the history information generated in the document usage
図11に示す履歴情報の各レコード(1111〜1114)は、図8に示した履歴情報収集ルール(811〜814)に対応している。履歴情報収集ルール(811〜814)に基づいて収集されたデータを集約することによって、図11に示す履歴情報が生成される。 Each record (1111 to 1114) of the history information shown in FIG. 11 corresponds to the history information collection rule (811 to 814) shown in FIG. The history information shown in FIG. 11 is generated by aggregating data collected based on the history information collection rules (811 to 814).
メールの作成から送信までの操作について履歴情報を生成する手順を時系列順に説明すると、まず、履歴情報収集ルール812に適合するイベントを検出し、メールの作成を開始するイベントを特定する。そして、所在指定情報804に指定された情報(作成日時)を取得し、履歴情報バッファ107に格納する。
The procedure for generating history information for operations from creation to transmission of mail will be described in chronological order. First, an event that meets the history
その後、メールの作成が完了すると、送信ボタン608が操作され、メールの作成が完了したイベントを特定することができる。このとき、検出されたイベントは、履歴情報収集ルール813(811又は814でもよい)のイベント指定情報803に対応する。送信ボタン608が操作されたイベントを検出すると、履歴情報収集ルール811、813及び814の所在指定情報804に指定された情報を取得し、履歴情報バッファ107に格納する。そして、履歴情報バッファ107に格納された収集データに基づいて履歴情報を生成し、生成されて履歴情報を文書利用履歴格納部114に格納する。
Thereafter, when the creation of the mail is completed, the
図12は、本発明の第1の実施の形態の履歴情報を生成する手順を示すフローチャートである。 FIG. 12 is a flowchart illustrating a procedure for generating history information according to the first embodiment of this invention.
本処理は、イベント情報が取得されるたびに実行される。また、本処理が最初に実行される場合には、一旦、履歴情報バッファ107を空にする。
This process is executed every time event information is acquired. When this process is executed for the first time, the
文書管理装置100のCPU101は、まず、イベント割り込み機能213によってイベント情報を取得すると(S1201)、カウンタを0に初期化する(S1202)。カウンタは、イベント指定情報に適合するか否かを判定している履歴情報収集ルールのインデクスであって、判定済みの履歴情報収集ルールの数に対応する。
The
文書管理装置100のCPU101は、カウンタに1を加算し(S1203)、カウンタの値が履歴情報収集ルール格納部215に格納された履歴情報収集ルールの総数よりも大きいか否かを判定する(S1204)。カウンタの値がルール数よりも大きい場合には(S1204の結果が「Yes」)、すべての履歴情報収集ルールについて、取得されたイベント情報に適合するか否かが判定されたため、本処理を終了する。
The
文書管理装置100のCPU101は、カウンタの値がルール数以下の場合には(S1204の結果が「No」)、取得されたイベントとの適合性が判定されていない履歴情報収集ルールが残されている。したがって、取得されたイベント情報がカウンタに対応する履歴情報収集ルールに適合するか否かを判定する(S1205)。
When the counter value is equal to or less than the number of rules (the result of S1204 is “No”), the
文書管理装置100のCPU101は、取得されたイベント情報が履歴情報収集ルールに適合しない場合には(S1205の結果が「No」)、他の履歴情報収集ルールに適合するか否かを判定するため、S1203以降の処理を実行する。
When the acquired event information does not conform to the history information collection rule (the result of S1205 is “No”), the
一方、文書管理装置100のCPU101は、取得されたイベント情報が履歴情報収集ルールにイベント情報に適合する場合には(S1205の結果が「Yes」)、履歴情報収集ルールに含まれる所在指定情報に基づいて、指定された情報を読み出す。そして、読み出された情報を、図9に示した形式で履歴情報バッファ107に書き込む(S1206)。
On the other hand, if the acquired event information matches the event information in the history information collection rule (the result of S1205 is “Yes”), the
さらに、文書管理装置100のCPU101は、履歴情報のすべての項目に値が設定されたか否かを判定する(S1207)。履歴情報のすべての項目に値が設定されている場合には(S1207の結果が「Yes」)、外部記憶装置110の文書利用履歴格納部114に履歴情報バッファ107の内容を保存し、さらに、履歴情報バッファ107を空にする(S1208)。なお、履歴情報のすべての項目に値が設定されているかを判定するために、履歴情報ごとに項目をあらかじめ定義しておく必要がある。また、イベントごとに項目を定義し、検索時などの履歴情報を取得する際に、イベントごとの履歴情報を集約して扱うようにしてもよい。
Further, the
一方、文書管理装置100のCPU101は、履歴情報のすべての項目に値が設定されていない場合には(S1207の結果が「No」)、さらに、他の履歴情報収集ルールに適合するか否かを判定するため、S1203以降の処理を実行する。
On the other hand, if no value is set for all items of history information (the result of S1207 is “No”), the
なお、すべての履歴情報収集ルールについて取得されたイベント情報に適合するか否かを判定した後に本処理が終了する場合には(S1204の処理の結果が「Yes」)、履歴情報バッファ107に格納された収集データが処理終了後に残存する可能性がある。この場合、他のイベントでS1208の処理が実行されることによって、残存した収集データが文書利用履歴格納部114に保存される。
If this process ends after determining whether or not the event information acquired for all history information collection rules is met (the result of the process in S1204 is “Yes”), the process is stored in the
したがって、一つの履歴情報を構成するレコードが同時に文書利用履歴格納部114に格納されない可能性があるが、後のタイミングで各レコードを関連付けてもよいし、履歴情報検索機能230によって履歴情報を検索する際に履歴情報を関連付けて取得するようにしてもよい。なお、この場合には、前述したように同じ履歴情報に属することを示す識別子を収集データに付与することなどが必要にある。
Therefore, there is a possibility that records constituting one history information may not be stored in the document usage
ここで、以上の処理によって収集された履歴情報を利用して、文書間の関係を提示する例について説明する。 Here, an example in which the relationship between documents is presented using the history information collected by the above processing will be described.
図13は、本発明の第1の実施の形態の文書間の関係を表示する画面の一例を示す図である。 FIG. 13 is a diagram illustrating an example of a screen that displays the relationship between documents according to the first embodiment of this invention.
文書関係表示画面1300には、文書指定欄1301、表示ボタン1302及び文書関係表示領域1303が含まれる。
The document
文書指定欄1301には、関係を表示する文書のファイル名が入力される。表示ボタン1302が操作されると、文書指定欄1301に入力された文書の関係が文書関係表示領域1303に表示される。
In the
図13は、ファイル“E3.xls”を指定して文書の関係が表示された画面を示している。 FIG. 13 shows a screen on which the relationship between documents is displayed by specifying the file “E3.xls”.
文書関係表示領域1303を参照すると、領域上部中央に指定されたファイルに対応するアイコンが表示されている。領域左側には、ファイル“E3.xls”を作成するために利用された文書が示されている。また、領域右側には、ファイル“E3.xls”を利用した文書が示されている。
Referring to the document
まず、ファイル“E3.xls”を作成するために利用された文書について説明すると、ファイル“E3.xls”は、別の場所に保存されていたファイル“E1.xls”を、“C:¥Folder1¥SubFolder1”に移動させ、ファイル名を“E3.xls”に変更したことがわかる。また、ファイル“E2.xls”及びウェブページ“W1.html”の内容がファイル“E3.xls”にコピーされたことがわかる。 First, the document used to create the file “E3.xls” will be described. As to the file “E3.xls”, the file “E1.xls” stored in another location is changed to “C: ¥ Folder1”. It can be seen that the file name is changed to “E3.xls” by moving to “¥ SubFolder1”. It can also be seen that the contents of the file “E2.xls” and the web page “W1.html” have been copied to the file “E3.xls”.
続いて、ファイル“E3.xls”を利用した文書について説明すると、まず、ファイル“E4.xls”は、ファイル“E3.xls”がコピーされたものである。ファイル“E5.xls”及びファイル“P1.ppt”は、ファイル“E3.xls”の内容がコピーされている。さらに、ファイル“E3.xls”は、メールM1に添付されて送信されていることがわかる。 Next, a document using the file “E3.xls” will be described. First, the file “E4.xls” is a copy of the file “E3.xls”. The contents of the file “E3.xls” are copied to the file “E5.xls” and the file “P1.ppt”. Further, it can be seen that the file “E3.xls” is attached to the mail M1 and transmitted.
また、文書関係表示領域1303の領域中央下部には、作業時間及びその内訳が示されており、文書の作成に要した時間(編集時間)と文書を利用した時間(閲覧時間)を把握することができる。
Also, the work time and its breakdown are shown in the lower center of the area of the document
以上のように、文書間の依存関係を可視化することによって、関連するドキュメント及びコンテンツの関係を明確にすることができる。 As described above, by visualizing the dependency relationship between documents, the relationship between related documents and contents can be clarified.
図14は、本発明の第1の実施の形態の指定された文書と他の文書との関係を時系列順に表示する画面の一例を示す図である。 FIG. 14 is a diagram illustrating an example of a screen that displays the relationship between the designated document and other documents according to the first embodiment of this invention in chronological order.
時系列表示画面1400には、日付指定欄1401、表示ボタン1402及び作業文書表示領域1403が含まれる。
The time
日付指定欄1401には、作業された文書を時系列順に表示する日付が入力される。表示ボタン1402が操作されると、日付指定欄1401に入力された日付に作業された文書が時系列順に作業文書表示領域1403に表示される。
In the
図14には、2007年12月27日に作業された文書が時系列順に示されている。さらに作業文書表示領域1403について説明すると、まず、メール“R1”、メール“R2”、メール“R3”が順に参照され、メールR3に添付されたファイルE1が表示されたことがわかる。さらに、表示されたファイルE1をファイルE3の名前に変更して保存し、ファイルの内容をファイルP1にコピーしたことがわかる。
FIG. 14 shows documents processed on December 27, 2007 in chronological order. Further, the work
以上のように、利用者1人の1日の行動を文書単位で可視化することによって、当該利用者の作業内容を把握したり、作業された文書の関係を把握したりすることができる。 As described above, by visualizing the daily action of one user in units of documents, it is possible to grasp the work contents of the user and grasp the relationship of the worked documents.
本発明の第1の実施の形態によれば、履歴情報収集ルールを追加することで、文書を利用するアプリケーションを改造又はプラグインなどのプログラムを新たに追加することなく操作履歴を取得することができる。さらに、文書を利用するアプリケーションが新たに追加された場合であっても、履歴情報収集ルールを追加することによって、容易に対応することができる。 According to the first embodiment of the present invention, by adding a history information collection rule, an operation history can be acquired without remodeling an application that uses a document or adding a program such as a plug-in. it can. Furthermore, even when an application that uses a document is newly added, it can be easily handled by adding a history information collection rule.
また、本発明の第1の実施の形態によれば、収集された履歴情報を利用することによって、文書間でコピーされた内容なども把握することができる。したがって、文書の記載内容が修正された場合に、影響を受ける文書を容易に検索することができる。 Further, according to the first embodiment of the present invention, contents copied between documents can be grasped by using collected history information. Therefore, when the description content of the document is corrected, the affected document can be easily searched.
さらに、本発明の第1の実施の形態によれば、利用者によって操作された文書を時系列順に一日単位などで表示することができるため、当該利用者の作業内容を把握することができる。 Furthermore, according to the first embodiment of the present invention, since the document operated by the user can be displayed in chronological order in units of one day, it is possible to grasp the work contents of the user. .
(第2の実施の形態)
本発明の第1の実施の形態では、単独の文書管理装置(計算機)で履歴情報が収集され、収集された履歴情報に基づいて文書関係などを提示する方法について説明した。第2の実施の形態では、履歴情報を文書管理サーバに収集し、複数の利用者の履歴情報に基づいて、文書の流通経路などを明らかにすることが可能となる。
(Second Embodiment)
In the first embodiment of the present invention, a method has been described in which history information is collected by a single document management apparatus (computer) and document relationships are presented based on the collected history information. In the second embodiment, history information is collected in the document management server, and the distribution route of the document can be clarified based on the history information of a plurality of users.
以下、本発明の第2の実施の形態について図面を参照しながら詳細を説明する。なお、第2の実施の形態において、第1の実施の形態と共通する内容については適宜説明を省略する。 Hereinafter, a second embodiment of the present invention will be described in detail with reference to the drawings. Note that in the second embodiment, description of the contents common to the first embodiment will be omitted as appropriate.
本発明の第2の実施の形態では、履歴情報を収集する方法については、第1の実施の形態と基本的に同じである。第1の実施の形態では、文書管理装置100に備えられた文書利用履歴格納部に履歴情報が格納されていたが、第2の実施の形態では、前述のように文書管理サーバに履歴情報が格納される。
In the second embodiment of the present invention, the method for collecting history information is basically the same as that in the first embodiment. In the first embodiment, history information is stored in the document usage history storage unit provided in the
図15は、本発明の第2の実施の形態の文書管理システムの構成を示す図である。 FIG. 15 is a diagram showing a configuration of a document management system according to the second embodiment of this invention.
本発明の第2の実施の形態の文書管理システムは、クライアント(1501A、1501B)及び文書管理サーバ1502を含む。図15では、複数のクライアントがシステムに含まれているが、各クライアント(1501A、1501B)は同じ機能を有するため、共通の符号1501を用いて説明する。
The document management system according to the second embodiment of this invention includes clients (1501A, 1501B) and a
第1の実施の形態では、文書管理装置単体で履歴情報を収集及び格納していたが、第2の実施の形態では、クライアント1501によって履歴情報が収集され、文書管理サーバ1502に格納される。検索時には、クライアント1501から送信された検索指示を文書管理サーバ1502が実行し、検索された履歴情報をクライアント1501に送信する。
In the first embodiment, history information is collected and stored by a single document management apparatus. In the second embodiment, history information is collected by the client 1501 and stored in the
クライアント1501及び文書管理サーバ1502のハードウェア構成は、第1の実施の形態の文書管理装置100と共通している。各計算機上で実行されるプログラム及び外部記憶装置110に記憶される情報が相違する。
The hardware configurations of the client 1501 and the
クライアント1501は、第1の実施の形態の文書管理装置100から履歴情報を格納する機能を除いた構成と同等である。具体的に説明すると、第1の実施の形態と同様に、履歴情報を収集すると、履歴情報保存機能220の代わりに履歴情報送信機能1511が実行され、通信装置106を介して文書管理サーバ1502に収集された履歴情報が送信される。
The client 1501 has the same configuration as that of the
クライアント1501は、履歴情報を検索する場合には、履歴情報検索機能1512によって検索条件の入力を受け付け、履歴情報の検索要求を文書管理サーバ1502に送信する。文書管理サーバ1502から検索結果を受信すると、履歴情報検索機能1512によって文書関係などを表示する。
When searching for history information, the client 1501 receives an input of search conditions by the history
文書管理サーバ1502は、クライアント1501によって収集された履歴情報を受信すると、履歴情報保存機能220によって文書利用履歴格納部114に格納する。第1の実施の形態では、履歴情報を収集する計算機と履歴情報を格納する計算機が同じであったため、そのまま格納すればよかったが、第2の実施の形態では複数のクライアント1501で収集された履歴情報が格納されるため、履歴情報ごとに利用者の識別情報が付与される。なお、利用者の識別情報の代わりにクライアント1501の識別情報を履歴情報に付与してもよい。
When the history information collected by the client 1501 is received, the
また、文書管理サーバ1502は、クライアント1501から履歴情報の検索要求を受け付けると、履歴情報検索機能1521によって、文書利用履歴格納部114から履歴情報を検索する。さらに、検索された履歴情報をクライアント1501に送信する。
In addition, when receiving a history information search request from the client 1501, the
本発明の第2の実施の形態では、履歴情報に利用者が付与されているため、複数の利用者によって利用される共有文書の閲覧又は編集状況を把握することができる。さらに、電子メールなどによって回覧された文書の閲覧状況などを把握することも可能となる。図16に文書の流通経路を表示する画面を示す。 In the second embodiment of the present invention, since a user is assigned to the history information, it is possible to grasp the browsing or editing status of a shared document used by a plurality of users. Furthermore, it is possible to grasp the browsing status of a document circulated by e-mail or the like. FIG. 16 shows a screen for displaying the distribution route of the document.
図16は、本発明の第2の実施の形態の指定された文書の利用者ごとの利用状況を表示する画面の一例を示す図である。 FIG. 16 is a diagram illustrating an example of a screen that displays a usage status for each user of a specified document according to the second embodiment of this invention.
文書流通経路表示画面1600には、文書指定欄1601、表示ボタン1602及び文書流通経路表示領域1603が含まれる。
The document distribution
文書指定欄1601には、流通経路を表示する文書のファイル名が入力される。表示ボタン1602が操作されると、文書指定欄1601に入力された文書の流通経路が文書流通経路表示領域1603に表示される。文書流通経路表示領域1603の横軸は時間である。
In the
文書流通経路表示画面1600の内容について説明すると、文書流通経路表示画面1600に示した流通経路は、Aさんが作成した文書(E3.xls)をBさん及びCさんに配布した場合を示している。Aさんは、作成した文書をメールに添付し、Bさん及びCさんに送信している。Bさん及びCさんは、Aさんによって送信されたメールを受信し、添付されたファイルを参照している。Bさんは、文書をじっくりと目を通し、最後に印刷していることがわかる。一方、Cさんは、文書を短時間しか閲覧していないことがわかる。このように、Aさんは、文書流通経路表示画面1600を参照することによって、作成した文書が閲覧された状況を確認することができる。
The contents of the document distribution
ここで、文書“E3.xls”を指定し、文書流通経路表示画面1600をクライアント1501に表示する手順について説明する。
Here, a procedure for designating the document “E3.xls” and displaying the document distribution
クライアント1501は、ファイル名“C:¥Folder1¥SubFolder1¥E3.xls”の指定を受け付けると、文書管理サーバ1502に指定された文書について検索要求を送信する。
Upon receiving the designation of the file name “C: \ Folder1 \ SubFolder1 \ E3.xls”, the client 1501 transmits a search request for the document designated by the
文書管理サーバ1502は、クライアント1501から検索要求を受信すると、履歴情報検索機能1521によって、文書利用履歴格納部114から該当する履歴情報を取得する。さらに、検索結果をクライアント1501に送信する。
When the
クライアント1501は、検索結果を受信すると、まず、履歴情報に含まれる利用者を抽出する。次に、抽出された利用者の数に基づいて、文書流通経路表示領域1603を分割する。図16に示した文書流通経路表示画面1600の例では、3人となる。最後に、受信した履歴情報を時系列順にソートし、利用者ごとの作業を文書流通経路表示領域1603に表示する。
Upon receiving the search result, the client 1501 first extracts the users included in the history information. Next, the document distribution
なお、クライアント1501が検索された履歴情報を加工するのではなく、文書管理サーバ1502の履歴情報検索機能1521によって履歴情報を加工し、加工済みの情報をクライアント1501に送信するようにしてもよい。また、文書流通経路表示領域1603に表示される画像データ(グラフ)を文書管理サーバ1502の履歴情報検索機能1521によって生成し、クライアント1501に送信するようにしてもよい。
Instead of processing the retrieved history information by the client 1501, the history information may be processed by the history
本発明の第2の実施の形態によれば、各クライアントで収集された文書の履歴情報が文書管理サーバ1502に格納されるため、利用者ごとに文書の利用状況を把握することが可能となる。さらに、各文書の流通状況を把握することができるため、文書を配布した場合に当該文書の確認状況を把握することが可能となる。さらに、配布された文書がさらに再配布された場合を把握することが可能であるため、配布された文書に記載された情報が認知されている範囲を特定することなども可能となる。
According to the second embodiment of the present invention, since the history information of the documents collected by each client is stored in the
100 文書管理装置
101 CPU
102 ROM
103 RAM
104 出力装置
105 入力装置
106 通信装置
107 履歴情報バッファ
110 外部記憶装置
112 文書利用アプリケーション
113 文書利用履歴管理部
114 文書利用履歴格納部
210 履歴情報取得機能
211 履歴情報生成ルール保存機能
212 履歴情報生成機能
213 イベント割り込み機能
215 履歴情報収集ルール格納部
220 履歴情報保存機能
230 履歴情報検索機能
1501 クライアント
1502 文書管理サーバ
1511 履歴情報送信機能
1512 履歴情報検索機能(クライアント)
1521 履歴情報検索機能(サーバ)
100
102 ROM
103 RAM
DESCRIPTION OF
1521 History information search function (server)
Claims (13)
前記文書を利用する少なくとも一つの文書利用部と、前記文書の履歴情報を管理する文書利用履歴管理部と、前記文書の履歴情報を格納する文書利用履歴格納部と、を備え、
前記文書利用履歴管理部は、
前記文書利用部による文書の操作を前記履歴情報として記録するか否かを判定するための条件を示すイベント指定情報と、前記履歴情報を生成するために必要な情報の格納場所を示す所在指定情報と、を関連付ける、履歴情報収集ルールを含み、
前記文書利用部によって生成されたプロセスにおいて発生したイベントを検出し、
前記プロセスを中断し、
前記検出されたイベントを識別する情報を含むイベント情報を取得し、
前記取得したイベント情報が前記履歴情報収集ルールにおけるいずれかのイベント指定情報に適合する場合に、当該一致するイベント指定情報に関連付けられている所在指定情報を、前記履歴情報収集ルールから取得し、
前記取得した所在指定情報が示す格納場所から、前記履歴情報を生成するために必要な情報を取得し、
前記取得した情報から前記履歴情報を生成し、
前記生成された履歴情報を前記文書利用履歴格納部に格納し、
前記中断されたプロセスを再開することを特徴とする文書管理システム。 A document management system for managing document history information,
At least one document usage unit that uses the document, a document usage history management unit that manages history information of the document, and a document usage history storage unit that stores history information of the document,
The document usage history management unit
Event designation information indicating a condition for determining whether or not a document operation by the document utilization unit is recorded as the history information, and location designation information indicating a storage location of information necessary for generating the history information If, associate, including a history information collection rules,
Detecting an event occurring in the process generated by the document using unit;
Interrupt the process,
Obtaining event information including information identifying the detected event;
When the acquired event information matches any event designation information in the history information collection rule, the location designation information associated with the matching event designation information is obtained from the history information collection rule,
From the storage location indicated by the acquired location designation information, obtain information necessary to generate the history information,
Generating the history information from the acquired information ;
Storing the generated history information in the document usage history storage unit;
A document management system which resumes the interrupted process.
前記履歴情報検索部は、
前記履歴情報を検索するための検索条件の入力を受け付け、
前記入力された検索条件に基づいて、前記履歴情報を検索することを特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。 The document management system further includes a history information search unit that searches history information stored in the document use history storage unit,
The history information search unit
Accepting input of search conditions for searching the history information,
The document management system according to claim 1, wherein the history information is searched based on the input search condition.
前記文書に対する操作情報には、前記文書に対する操作が他の文書に関連する場合には、前記他の文書の識別情報である関連文書情報が含まれることを特徴とする請求項2に記載の文書管理システム。 The history information includes identification information of the document and operation information for the document,
3. The document according to claim 2, wherein the operation information for the document includes related document information that is identification information of the other document when the operation for the document is related to the other document. Management system.
前記文書の指定を受け付け、
前記指定された文書に基づいて検索された履歴情報に含まれる関連文書情報を抽出し、
前記指定された文書と、前記抽出された関連文書情報によって識別される文書との関係を提示することを特徴とする請求項3に記載の文書管理システム。 The history information search unit
Accept specification of the document,
Extracting related document information included in history information searched based on the specified document;
4. The document management system according to claim 3, wherein a relationship between the designated document and a document identified by the extracted related document information is presented.
前記文書を操作した日時の指定を受け付け、
前記指定された日時に基づいて、前記文書の履歴情報を抽出し、
前記抽出された文書の履歴情報を前記文書利用部ごとに提示し、
前記抽出された文書の履歴情報に含まれる関連文書情報に基づいて、前記抽出された文書の関係を提示することを特徴とする請求項5に記載の文書管理システム。 The history information search unit
Accepts the date and time of operating the document,
Based on the specified date and time, the history information of the document is extracted,
Presenting the history information of the extracted document for each document using unit,
6. The document management system according to claim 5, wherein a relationship between the extracted documents is presented based on related document information included in history information of the extracted documents.
前記履歴情報検索部は、前記抽出された履歴情報を前記利用者ごとに時系列順に提示することを特徴とする請求項5に記載の文書管理システム。 The history information includes identification information of a user of the document,
The document management system according to claim 5, wherein the history information search unit presents the extracted history information in time series for each user.
前記文書を利用するプロセスにおいて発生したイベントを検出する手順と、 Detecting an event that occurred in the process of using the document;
前記プロセスを中断する手順と、 A procedure to interrupt the process;
前記検出されたイベントを識別する情報を含むイベント情報を取得する手順と、 Obtaining event information including information identifying the detected event;
前記文書利用部による文書の操作を前記履歴情報として記録するか否かを判定するための条件を示すイベント指定情報と、前記履歴情報を生成するために必要な情報の格納場所を示す所在指定情報と、を関連付ける、履歴情報収集ルールを参照する手順と、 Event designation information indicating a condition for determining whether or not a document operation by the document utilization unit is recorded as the history information, and location designation information indicating a storage location of information necessary for generating the history information To refer to the history information collection rule,
前記取得したイベント情報が前記履歴情報収集ルールにおけるいずれかのイベント指定情報に適合する場合に、当該適合するイベント指定情報に関連付けられている所在指定情報を、前記履歴情報収集ルールから取得する手順と、 A procedure for acquiring, from the history information collection rule, location designation information associated with the applicable event designation information when the acquired event information matches any event designation information in the history information collection rule; ,
前記取得した所在指定情報が示す格納場所から、前記履歴情報を生成するために必要な情報を取得する手順と、 A procedure for acquiring information necessary for generating the history information from the storage location indicated by the acquired location designation information;
前記取得した情報から、前記履歴情報を生成する手順と、 Generating the history information from the acquired information;
前記生成された履歴情報を前記文書管理装置に格納する手順と、 A procedure for storing the generated history information in the document management device;
前記中断されたプロセスを再開する手順と、を含むことを特徴とする文書管理プログラム。 And a procedure for resuming the interrupted process.
前記履歴情報を検索するための検索条件の入力を受け付ける手順と、 A procedure for receiving an input of a search condition for searching the history information;
前記入力された検索条件に基づいて、前記履歴情報を検索する手順と、をさらに含むことを特徴とする請求項8に記載の文書管理プログラム。 The document management program according to claim 8, further comprising a step of searching the history information based on the input search condition.
前記文書に対する操作情報には、前記文書に対する操作が他の文書に関連する場合には、前記他の文書の識別情報である関連文書情報が含まれ、 When the operation on the document is related to another document, the operation information on the document includes related document information that is identification information of the other document,
前記処理は、 The process is
前記文書の指定を受け付ける手順と、 A procedure for accepting designation of the document;
前記指定された文書の履歴情報を検索する手順と、 A procedure for retrieving history information of the specified document;
前記検索された履歴情報に含まれる関連文書情報を抽出する手順と、 A procedure for extracting related document information included in the retrieved history information;
前記指定された文書と、前記抽出された関連文書情報によって識別される文書との関係を提示する手順と、をさらに含むことを特徴とする請求項9に記載の文書管理プログラム。 The document management program according to claim 9, further comprising a procedure for presenting a relationship between the designated document and the document identified by the extracted related document information.
前記処理は、 The process is
前記文書を操作した日時の指定を受け付ける手順と、 A procedure for accepting designation of the date and time when the document is operated;
前記指定された日時に基づいて、前記文書の履歴情報を抽出する手順と、 A procedure for extracting history information of the document based on the designated date and time;
前記抽出された文書の履歴情報を、前記文書を操作したアプリケーションごとに提示する手順と、 A procedure for presenting history information of the extracted document for each application that operates the document;
前記抽出された文書の履歴情報に含まれる関連文書情報に基づいて、前記抽出された文書の関係を提示する手順と、をさらに含むことを特徴とする請求項10に記載の文書管理プログラム。 The document management program according to claim 10, further comprising: a procedure for presenting a relationship between the extracted documents based on related document information included in history information of the extracted documents.
前記文書に対する操作情報には、前記文書を操作した時間情報が含まれ、 The operation information for the document includes time information for operating the document,
前記処理は、前記検索された履歴情報を前記利用者ごとに時系列順に提示する手順をさらに含むことを特徴とする請求項11に記載の文書管理プログラム。 The document management program according to claim 11, wherein the processing further includes a procedure of presenting the searched history information in time series for each user.
前記文書管理システムは、前記文書を利用する少なくとも一つの文書利用部と、前記文書の履歴情報を管理する文書利用履歴管理部と、前記文書の履歴情報を格納する文書利用履歴格納部と、を備え、 The document management system includes at least one document use unit that uses the document, a document use history management unit that manages history information of the document, and a document use history storage unit that stores history information of the document. Prepared,
前記文書利用履歴管理部は、前記文書利用部による文書の操作を前記履歴情報として記録するか否かを判定するための条件を示すイベント指定情報と、前記履歴情報を生成するために必要な情報の格納場所を示す所在指定情報と、を関連付ける、履歴情報収集ルールを含み、 The document use history management unit includes event designation information indicating a condition for determining whether or not to record a document operation by the document use unit as the history information, and information necessary for generating the history information Including a history information collection rule that associates location designation information indicating the storage location of
前記方法は The method is
前記文書利用部によって生成されたプロセスにおいて発生したイベントを検出し、 Detecting an event occurring in the process generated by the document using unit;
前記プロセスを中断し、Interrupt the process,
前記検出されたイベントを識別する情報を含むイベント情報を取得し、 Obtaining event information including information identifying the detected event;
前記取得したイベント情報が前記履歴情報収集ルールにおけるいずれかのイベント指定情報に適合する場合に、当該適合するイベント指定情報に関連付けられている所在指定情報を、前記履歴情報収集ルールから取得し、 When the acquired event information matches any event designation information in the history information collection rule, the location designation information associated with the matching event designation information is obtained from the history information collection rule,
前記取得した所在指定情報が示す格納場所から、前記履歴情報を生成するために必要な情報を取得し、 From the storage location indicated by the acquired location designation information, obtain information necessary to generate the history information,
前記取得した情報から、前記履歴情報を生成し、 Generate the history information from the acquired information,
前記生成された履歴情報を前記文書利用履歴格納部に格納し、 Storing the generated history information in the document usage history storage unit;
前記中断されたプロセスを再開することを特徴とする文書管理方法。 A document management method comprising resuming the interrupted process.
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