JP2009157538A - 活動管理装置、活動管理システムおよび活動管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 限られた表示領域で業務プロセス等の活動の全体像を把握することが容易な活動管理装置を提供する。
【解決手段】 活動管理装置は、段階的に進捗する活動を管理する対象文書から、指定された活動の主要要素名と該主要要素名の対象文書上の出現位置とを抽出する抽出手段（１１）と、前記抽出手段で抽出された主要要素名に対応する進捗の段階を特定する特定手段（２１）と、前記特定手段で特定された進捗の段階に対応したグラフを生成する生成手段（１２）と、前記生成手段で作成されたグラフを前記抽出手段で抽出された主要要素名に当該主要要素名の出現位置で重ねて表示する表示手段（１３）と、を具備する。
【選択図】 図２

Description

本発明は、プロジェクトや営業活動等の活動の状況を管理する活動管理装置等に管理し、特に文書に記述された活動を進捗状況に関連して管理する活動管理装置、活動管理システムおよび活動管理プログラムに関する。

従来、この種のプロジェクトや営業活動等の活動を管理する装置として、例えば、特許文献1に記載の文書管理システムがある。このシステムでは、プロジェクトのスケジュール管理とプロジェクトで作成された文書を管理し、これにより、プロジェクトの進捗状況、文書の時系列的な関係、及び文書の連鎖関係が把握される。

また、特許文献２に開示されるプロジェクト管理システムでは、プロジェクトで作成された文書をプロジェクトの進捗管理と関連付けて管理し、各工程で作成すべき文書、プロジェクトの進捗状況を視覚化している。

さらに、特許文献3に記載の営業活動管理システムでは、営業活動プロセス、営業結果を視覚化し、営業活動の進捗を縦軸に契約までの確信度、横軸に顧客とのコンタクト回数の空間に顧客のカードを配置し、コンタクト回数に応じて確信度がどれくらい向上したかをグラフの傾きとして分かるようにしている。

これらの装置では、いずれも業務プロセスの進捗状況を視覚化するために、二次元空間上にアイコンやカード程度の大きさのオブジェクトと、これらと関連付けられた横長の長方形の進捗管理表を配置することで進捗状況を把握しやすくしている。

特開平１０−１７７５６８号公報 特開２００３−１４１３２０号公報 特開２００３−１０８７４４号公報

上記従来技術の手法では、さまざまな業務プロセスの全体像を把握するには、大きな表示空間が必要であり、限られた表示領域では、全体像を把握することが困難であり、操作性が低下する。

本発明の目的は、限られた表示領域で業務プロセス等の活動の全体像を把握することが容易な活動管理装置、活動管理システムおよび活動管理プログラムを提供することにある。

前記課題を解決するために、本発明の第1の実施態様に係る活動管理装置では、段階的に進捗する活動を管理する対象文書から、指定された活動の主要要素名と該主要要素名の対象文書上の出現位置とを抽出する抽出手段と、前記抽出手段で抽出された主要要素名に対応する進捗の段階を特定する特定手段と、前記特定手段で特定された進捗の段階に対応したグラフを生成する生成手段と、前記生成手段で作成されたグラフを前記抽出手段で抽出された主要要素名に当該主要要素名の出現位置で重ねて表示する表示手段と、これにより主要要素名が何番目の段階にあるのかが把握でき、限られた表示空間で活動の全体像を容易に把握することができる。また、個々の活動の進捗度合は直感的に把握できるようになり、他の活動の進捗との比較も容易になる。

本発明の第2の実施態様に係る活動管理装置では、第1の実施態様に対して、前記主要要素名が、進捗の段階を示すフェーズ名、活動対象の顧客名、活動の担当者名、および活動で扱う商品名のうち、少なくとも一つである。

本発明の第３の実施態様に係る活動管理装置では、第1の実施態様に対して、前記対象文書が表で記述され、前記グラフは、全体の幅が、当該主要要素名に対する当該表の欄の幅に基づいて定められ、個別の幅が、当該全体の幅に対する進捗の段階の比率に対応する。これにより、主要要素名間の進捗の段階を容易に比較することができる。

本発明の第４の実施態様に係る活動管理装置では、第1の実施態様に対して、前記対象文書が文章で記述され、前記グラフは、全体の幅が、主要要素名の文字列の文字数の合計文字幅及び固定文字数の合計文字幅のうち、いずれか一方に基づいて定められ、個別の幅が、当該全体の幅に対する進捗の段階の比率に対応する。

本発明の第５の実施態様に係る活動管理装置では、第1の実施態様に対して、さらに、前記表示手段で表示されたグラフを変更する変更手段と、前記変更手段の変更に対応して当該主要要素名を変更して重ね表示をする再表示手段とを具備する。これにより、主要要素名とグラフは一体のものであるという認識を強めることができると共に対象文書の編集も容易になる。

本発明の第６の実施態様に係る活動管理装置では、第５の実施態様に対して、前記主要要素名が、進捗の段階を示すフェーズ名であり、前記再表示手段が前記変更手段で変更に対応してフェーズ名を変更して重ね表示をする。これにより、フェーズ名とグラフは一体のものであるという認識を強めることができると共に、対象文書を容易に編集できる。

本発明の第７の実施態様に係る活動管理装置では、第５の実施態様に対して、前記変更手段はグラフの形状の変更指示によりグラフの形状を変更すると共に、進捗の段階毎に変更する。これにより、ユーザの認知的エラーも少なくなって望ましい。

本発明の第８の実施態様に係る活動管理装置では、第１の実施態様に対して、前記表示手段で表示されたグラフに対する指示を検出する検出手段と、前記活動の内容情報を記憶する記憶手段と、前記検出手段で指示が検出されたグラフに対して、前記記憶手段で記憶された活動の内容情報を表示する第2の表示手段とを具備する。これにより、主要要素名やグラフでも直ぐに分からないな活動の内容情報を表示でき、さらに容易かつ迅速に活動の全体像を把握することができる。

本発明の第９の実施態様に係る活動管理装置では、第１の実施態様に対して、さらに、前記活動として複数の活動の内容情報を記憶する記憶手段を備え、前記特定手段は、さらに前記記憶手段を参照して、前記抽出手段で抽出された主要要素名に対応する活動を特定し、前記生成手段は、前記抽出手段で抽出された主要要素名に対して複数の活動の内容情報がある場合、前記特定手段で特定された進捗の段階に対応したグラフを複数の活動分作成し、前記表示手段は、当該主要要素名の文字列に対して、文字列方向及び文字の高さ方向のうち、いずれか一方の方向に複数段で複数の活動分のグラフを重ねて表示する。これにより、対象文書内のテキスト中の文字列から、主要要素名として、フェーズ名、会社名、担当者名、商品名を探して視覚化する場合、活動を管理する対象文書のテキスト中に無駄な領域を定める必要なく、さらにはテキストの流れを阻害することなく、進捗を視覚化することが可能である。さらには、これら文字が目立つようになり、テキスト中でのこれら文字に対する人間の目による検索性が向上する。さらには、テキストの視覚的手がかりによる記憶の利用可能性も向上する。また、多段表示が多ければ、多いほど優良な顧客、優良な担当者、優良な商品ということが分かる。

本発明の第１０の実施態様に係る活動管理装置では、第１の実施態様に対して、 前記活動が営業活動であり、前記生成手段が前記営業活動としての商談の大きさを前記グラフのグラデーション及びグラフの奥行きのいずれか一方で表現するグラフを作成し、前記表示手段は、前記作成手段で作成したグラフを主要要素の文字列に重ねて表示する。これにより、潜在的な商談の大きさを把握することができる。

本発明の１１の実施態様に係る活動管理装置では、第１の実施態様に対して、さらに、前記活動の段階毎に当該段階の活動に要した時間を記憶する記憶手段と、前記作成手段が、前記記憶手段を参照して、前記グラフを作成する際に当該グラフの奥行き方向に、活動の段階毎に要した時間を表現したグラフを生成し、前記表示手段は、前記生成手段で生成したグラフを主要要素の文字列に重ねて表示する。これにより、各段階の活動の良否が分かり、今後の活動の方針が立て易い。

本発明の第１２の実施態様に係る活動管理システムでは、活動の対象、活動の担当者、活動の進捗の段階を含む主要要素名間の関係情報含む活動の内容情報を記憶する記憶手段と、前記記憶手段を参照して作成され、段階的に進捗する活動を管理する対象文書から、指定された活動の主要要素名と該主要要素名の対象文書上の出現位置とを抽出する抽出手段と、前記記憶手段を参照して、前記抽出手段で抽出された主要要素名に対応する活動の内容情報及び進捗の段階を特定する特定手段と、前記特定手段で特定された活動の内容及び進捗の段階に対応したグラフを生成する生成手段と、前記生成手段で生成されたグラフを前記抽出手段で抽出された主要要素名に当該主要要素名の出現位置で重ねて表示する表示手段と、
を具備する。これにより、活動の内容及び進捗が直感的に把握でき、限られた表示空間で活動の全体像を容易に把握できる。

本発明の第１３の実施態様に係る活動管理装置では、第１２の実施態様に対して、前記対象は、顧客名であり、主要要素名には、さらに活動で扱う商品を含む。

本発明の第１４の実施態様に係る活動管理プログラムでは、段階的に進捗する活動を管理する対象文書から、指定された活動の主要要素名と該主要要素名の対象文書上の出現位置とを抽出する抽出手段と、前記抽出手段で抽出された主要要素名に対応する進捗の段階を特定する特定手段と、前記特定手段で特定された進捗の段階に対応したグラフを生成する生成手段と、前記生成手段で生成されたグラフを前記抽出手段で抽出された主要要素名に当該主要要素名の出現位置で重ねて表示する表示手段と、を具備する。これにより、主要要素名が何番目の段階にあるのかが把握でき、限られた表示空間で活動の全体像を容易に把握することができる。また、個々の活動の進捗度合は直感的に把握できるようになり、他の活動の進捗との比較も容易になる。

本発明によれば、対象文書に出現する活動の主要要素名の文字列等(テキスト)を表示するような限られた表示領域で、テキストの利点とグラフの利点を享受することができ、活動の全体像を容易かつ迅速に把握することができる。また、テキストとグラフが同じ領域に表示されるため、目線を切り替える必要がない。さらに、進捗に関連する文字列がグラフとして 色付け(表示)されるので、文書においてそのような語が目立つことになり、探しやすくなるという副次的効果をもたらす。

以下、本発明の最良の実施形態について図面を参照して説明する。

図１は、本発明の実施例に係る活動管理装置のハードウエアの構成例を示すブロック図である。活動管理装置１００は、入力装置５1、表示装置５２、主記憶装置５３、記憶装置５４、中央処理装置（ＣＰＵ）５５、ネットワークを介して外部の装置と通信を行う通信制御装置５６、これらを接続するバス５７を含む情報処理装置で構成される。

入力装置１２は、キー操作により対象文書のデータを含むその関連データ、その元になる日報のデータ等々の情報を担当者や管理者等のユーザが入力するキーボード、このキーボートと共に表示装置５２と協働してユーザインタフェースを構成するマウス、および原稿に記載された文書等を光学的に読み取る光学式読取装置（スキャナ）を含む。

表示装置５２は、対象文書を表示画面上に表示する可視表示装置、用紙等のシート状の媒体に情報を永久可視表示(印刷)するプリンタ等の永久可視表示装置、情報を可聴表示するスピーカ等を含む可聴表示装置を含む。

主記憶装置５３は、ＲＯＭまたはＲＡＭを含み、活動管理を行うプログラムやＣＰＵ５５で演算処理されたデータ等をワーク領域に記憶する。さらに好ましくは、表示装置５２にイメージを表示するためのイメージバッファを含む。記憶装置５４は、例えばハードディスク装置等の大容量記憶装置を含み、ネットワーク等を介して収集された大量のデータを蓄積する。

ＣＰＵ（Central Processing Unit）５５は、主記憶装置５３に記憶されたプログラムに従い各部を制御する。

通信制御装置５６はインターネット等のネットワークを介して外部装置と接続しそれらに対してデータの入出力をする通信インタフェース等を含む。

以上のように、活動管理装置１００は、基本的な構成では情報処理装置1台で構成されて実現されるが、以下に述べる実施例では、複数台の情報処理装置を用いて、クライアント装置とサーバ装置がネットワークで接続されて構成されるクライアント−サーバモデルによる活動管理システムで説明する。

図２は、第1の実施例の活動管理システムの機能的な構成例を示すブロック図である。すなわち同図は、図１で説明したＣＰＵ５５が主記憶装置５３や記憶装置５４に記憶されるプログラム(基本ソフトや応用ソフト等)を実行することにより実現される機能ブロック図である。同図において、活動管理システム１０１は、クライアント装置１とサーバ装置２がネットワーク３で接続されて成り、クライアント装置１はフェーズ抽出部１１、矩形特定生成部１２、背景グラフ表示部１３を含む。また、サーバ装置２は進捗特定取得部２１、進捗テーブル２２１が格納された活動データベース(ＤＢ)２２を含む。なお、活動管理システム１０１の機能ブロックでは、既に述べた活動管理装置１００の入力装置５１に対応し、担当者や管理者がデータを入力する入力部は図示していない。なお、本明細書で、用語「進捗の段階」の他に、進捗のステップ、進捗のフェーズ等も進捗の段階と同様の意味で使用する。また、「進捗の度合」等の用語において、例示対象との関係などで進捗のステップ等と同じ意味合いで、使用する場合には、括弧内等で言い換えて使用する(他の用語も同様)。

フェーズ名抽出部１１は、管理対象文書内の表や文章(テキスト)中のテキスト領域から進捗テーブル２２１に記述されたとしてのフェーズ名(後術する活動の主要要素名としての一つ)を抽出する。抽出したフェーズ名の集合は進捗特定取得部２１に送られる。

進捗特定取得部２１は、フェーズ名抽出部１１から送られたフェーズ名の集合をもとに、進捗テーブル２２１を参照しながら、各フェーズ名の進捗度 (何番目のステップに相当するか) を取得する。そして、それを矩形特定生成部１２及び背景グラフ表示部１３に送る。

矩形特定抽出部１２は、進捗特定取得部２１にて抽出したフェーズ名を背景グラフ表示する際、どの矩形を背景グラフ表示するのかを決定する。

背景グラフ表示部１３は、進捗特定取得部２１から送られたフェーズ名と進捗度から、表示装置５２に含む可視表示装置の表示画面上に表示されるテキスト中のフェーズ名の領域に、矩形特定生成部１２で決定された背景グラフを重ね表示する。

本実施例では、活動の例として営業活動について説明する。図３に示すように、営業活動のプロセスは、5つのステップ（工程又はフェーズともいう）で表現することができる。すなわち、セールスが顧客にアプローチ（顧客の訪問等：ステップ１）をかけ、顧客の課題を認識し共有し（サーベイ：ステップ２）、ついでニーズを共有し課題解決のための説明を行う（プレゼン：ステップ３）。さらに、ソリージョン（解決策）を書類にまとめ提案し（プロポーザル：ステップ４）、実際に契約する（クローズ：ステップ５）までの５つのステップである。営業所の文化や取り扱う商品によって違いはあるが、本発明の実施例では、その違いは問題ではないため、また説明を簡単にするため、一貫してこの5つのステップの用語を利用して説明を行う。

進捗テーブル２２１のデータ構造は、図４に示すように、フェーズを同定するIDを示すフェーズID、フェーズの名称を示すフェーズ名、及びフェーズの段階(ステップ)を示すフェーズ番号の欄（フィールド）からなり、営業活動の進捗を示すフェーズのリストを管理するものである。

本実施例では、対象文書の表やテキスト（文章）に出現するフェーズ名（単語）から、進捗の程度を示すフェーズ(フェーズ番号)を抽出し、それを当該フェーズ名に対して進捗の程度に対応した背景グラフとして表示する場合を説明する。

まず、対象文書として表の場合の背景グラフ表示を説明する。

図５(Ａ)はある営業所の営業活動を管理するための表を示すものである。営業の現場では、複数の商談プロセスを一覧表示したいことがある。図５(Ａ)に示す表は、このような状況で一般的に表示されるであろうと想定するものである。この表の元になる文書データとして、各担当者が活動管理システム１０１にその入力部を介して、その日の営業活動を報告するために入力する日報等が考えられる。このような日報等のデータが例えば、サーバ装置２の活動ＤＢ２２に格納され、この活動ＤＢ２２から、管理者が管理すべき営業活動の管理データが抽出されて表として一覧される。商談の開始日、担当者、会社、商品、ステップのフィールドが一覧表示されているが、そのうちステップは商談プロセスの進捗を示すものでもある。プレゼン、アプローチ、プロポーザルなど、ステップのどの段階にあるかが言葉として表示されているが、それが何番目の段階にあるのかが把握できず、進捗の度合の全体像を把握することが困難である。

これに対して、図５(Ｂ)の表は、本実施例の実施結果を示すものであり、ステップの進捗の度合に応じて各フェーズ名の表示領域に棒グラフのような背景をつけている。この背景グラフの示す矩形の長さは、進捗が第何ステップにあるかに対応するようになっている。このようにすることで個々の商談の進捗度合は直感的に把握できるようになり、他の商談の進捗との比較も容易になる。商談(活動)の進捗を表示するのにフェーズ名だけでは進捗度合が把握しにくい。これを数値にしたり、グラフにすることで、進捗度合を直感的に把握しやすくなり、他との比較が容易になるが、今度はフェーズの名前がわからない。フェーズ名は、そのフェーズで行う活動を象徴的に示すものであり、その名前からフェーズで何を行うべきかということを認識しやすくなるという効果がある。本発明では、フェーズ名とフェーズの進捗度合を表すグラフを同時に表示する(これを「背景グラフ表示」と呼ぶことにする)。狭い領域の中に、同一の情報を異なる表現系を混在して表示することで、知覚的、論理的にも把握しやすい、進捗の表現を可能とする。すなわち、本発明の実施例の特徴は、テキストにそれが示す進捗の度合を示すために背景に工夫を施している点にある。より抽象的に言うなら、テキストの背景に活動の進捗の段階的な状態を付与していることを特徴とする。

このような管理文書としての表に対する背景グラフ表示の処理内容の詳細を処理フローやデータ構造を参照して説明する。図６は表の場合の全体の処理の流れを示すフローチャートであり、図７は背景グラフの描画処理の詳細な処理の流れを示すフローチャートである。全体の処理の流れは、大きく2つの部分にわけられる。まずはフェーズ名を取得する部分であり、次に背景グラフを表示する部分である。前者にはフェーズ名抽出部１１、進捗特定取得部２１、後者には矩形特定生成部１２、背景グラフ表示部１３が係わる部分である。フェーズ名抽出部１１にて、対象文書内の表中のフェーズ名を抽出する。図８の表に示すように、フェーズ名の出現位置とフェーズ名の組からなるデータ構造を作成し、これを進捗特定取得部２１に送る（S１１乃至S１３）。ここで、フェーズ名の出現位置は文書のXY座標で表現する。

進捗特定取得部２１は、活動DB22内の進捗テーブル２２１を参照することで、各フェーズ名が進捗のどのステップに相当するのかを調べ、図９の表に示すようなデータ構造を作成する（S１３、S１４）。これは、先のテーブルにフェーズ欄として、フェーズ名に該当するステップ数（フェーズ番号）を追加したものに相当する。

矩形特定生成部１２では、各フェーズ名を背景グラフ表示する際、その矩形をどのようにするかを決定する。具体的には、背景グラフ全体の横幅を決定する。長さを各フェーズ名が記載されている表のセルの横幅に設定し、テーブルに追加する (全て100)。ここで、長さをテキストの長さでは表のセルの横幅にしているのは、表の場合、背景グラフ全体の横幅を揃えておいた方が他との比較がしやすくなるためである。すなわち、進捗特定取得部２１で作成されたデータ構造（図９のリスト）からアイテム（項目）を取り出し、幅及び高さを決定し、図１０に示すように追加する（S１５）。

背景グラフ表示部１３では、矩形特定生成部１２で生成されるデータ構造（図１０のテーブル）をもとに、文書中のフェーズ名を図７に示すフローで背景グラフ表示する（S１６、S１７）。すなわち、テーブルから1つずつアイテムを取り出す（Ｓ２１，Ｓ２２）。アイテムの「位置」フィールドの値を左上とし、「幅」フィールドの値を横幅、「高さ」フィールドの値を高さとする矩形を描画する (Ｓ２３，図１０ (A))。次にアイテムのフェーズに比例するように、棒グラフを描画する (Ｓ２４，図１０ (B))。先頭のアイテムを例にすると、フェーズが3であり、全フェーズ数が進捗テーブルから5であるため、棒グラフの長さは60とする。最後にフェーズ名を描画する (Ｓ２５，図１０(C))。

次に、対象文書がテキスト（文章）の場合の背景グラフ表示について説明する。

図１２は対象文書がテキスト（文章）の場合における表示画面上の表示例と、その背景グラフ表示を示すものである。同図で、フェーズ名（単語）「プレゼン」の部分が本実施例の場合であり、会社名（顧客名）「○○不動産」については後述する第３の実施例で詳細に説明するが、この部分には、2つの商談が走っており、その進捗は「プレゼン」と「サーベイ」にあることがわかる。また、後述する第4の実施例で説明するが、商談の内容を知りたい場合は、個々の商談に対応する背景グラフの上に入力部の操作によりカーソルを置くと、商談内容がポップアップする。図では、○○不動産について1つの商談内容をポップアップした例を示す。

基本的には、先の表における背景グラフ表示と同じであるが、各機能ブロック（モジュール）間でやり取りするデータ構造が異なる。先の例では、矩形を決定するのにXY座標と横幅、縦幅を保持していたが、ここではテキスト中での位置 (先頭から文字数) のみを保持すればよい。これは、先頭からの文字数から矩形の左上のXY座標、文字幅と文字数から矩形の横幅、文字の高さから矩形の縦幅を決定できるためである。さらに、表の場合と異なり、フェーズ名がテキスト中のどの位置に出現するかは予想できず、他のフェーズ名と位置が揃って比較しやすいということもないであろうから、背景グラフの全体の横幅は固定にしない。フェーズ名の文字数に応じて変動させるようにする。矩形特定生成部１２で生成されるデータ構造の例を図１３に示す。データ構造において、同図の図１０との相違点は上述したように、フェーズ名の位置が座標値から先頭から文字数に変更され、全体領域の大きさが、全体の幅及び高さからフェーズ名の文字数を長さとして変更されている。

この結果、背景グラフの描画は、基本的には先の表の場合と同じであるが、矩形のサイズの決定方法が異なる。背景グラフ表示部１３は図１３のテーブルを参照して、先頭からの文字数から矩形の左上のXY座標を定める。また、同図のテーブルを参照して、文字幅 (文書中で利用する文字フォントの幅) と文字数から矩形全体の横幅を定める。さらに、同図のテーブルを参照して、文字の高さ (文書中で利用する文字フォントの高さ) から矩形の縦幅を定める。

通常のワードプロセッサでもテキストの背景色を変更することは可能である (多くの場合は、ユーザからの指示に基づいて背景色が変更されるのであるが)。この際、システムは内部的に「何文字目から何文字目までを何色にする」という具体に指定を行なう。よって、文字の途中で背景色が変化するということは基本的にはない。これに対して本発明では、図１２に示す場合が顕著であるが、文字の途中で背景色が変化する場合がある。これを可能にするため、本発明では「何文字目から何文字目までの何パーセント分を何色にする」という指定が必要になる。

なお、上記の説明では、「プレゼン」は4文字。ステップは3だから、4文字中の2.39文字 (= 4 * 3/5) 分に背景グラフが表示される。これに対して「プロポーザル」は6文字。ステップは4だから、6文字中の4.79文字 (= 6 * 4/5) 分に背景グラフが表示される。こうなるとフェーズの段階が背景グラフの長さに対応しないことになる (背景グラフの長さは、各フェーズ名における比率に対応している)。すなわち、フェーズでは後半なのだが、背景グラフが、それより前段階のもより短くなるなどの問題が生じる可能性がある。この問題に対処するためには、最大の背景グラフの長さを文字列長に依存せずに常に固定しておくとよい。これは、図１３の表における「長さ」のフィールドを固定にしておくことに相当する。

以上のように、第1の実施例では、テキスト(フェーズ名)とグラフを一緒に重ね表示しているので、狭い表示領域ですむが、これを別々に描画するには広い領域が必要である。進捗のステップ(段階)の数値をテキストと並べておいたとしても、やはり数値を記述する分だけ領域が必要となる。テキストとグラフを別のウィンドウに分けて表示するには、両者の表示を切り替えるのに、ウィンドウの切り替えの操作が必要となる。さらに、数値による表現はグラフの場合に比べて、他の項目と比較しにくいという問題がある。さらに、数値を見たり、テキストを見たりという際に、目線を左右に動かす必要が生じる。従って、本実施例では、少ない領域で、テキストの利点とグラフの利点を享受することができる。また、
テキストとグラフが同じ領域に表示されるため、目線を切り替える必要がない。
さらに、進捗に関する文字列がグラフとして 色付け(表示)されるので、文書においてそのような語が目立つことになり、探しやすくなるという副次的効果をもたらす。

図１４は、第２の実施例に係る活動管理システム１０２の機能的な構成例を示すブロック図である。第２の実施例の構成は、図１を参照して説明した第１の実施例のクライアント装置１の構成に加えて、対象文書のフェーズを変更する機能を持つクライアント装置１aに変更した点で異なる。この相違部分の構成要素について説明する。すなわち、第１の実施例の構成に対して、クライアント装置１aには、フェーズ変更部１４、フェーズ名変更部１５、背景グラフ再描画部１６が加わっている。なお、図１の構成と同一部分については同一の参照符号で示す。

フェーズ変更部１４は、ユーザに背景グラフにおける棒の長さの変更を許す。例えば、フェーズ名に重ね表示画面上に表示されたグラフの棒の領域を入力部によりドラッグすると、このドラック操作に伴ってグラフ（背景グラフ）の棒が延び縮みするユーザインタフェースを使用する。これに伴い、背景グラフ再描画部１６で対応するフェーズ名が変更される。フェーズ名変更部１５は、ユーザにフェーズ名のテキスト（単語）の変更を許す。これに伴い、背景グラフ描画部１６で対応する背景グラフの棒グラフの長さが変更される。

以下、変更処理の流れを以下の2つにわけて説明する。
（１）背景グラフのサイズ変更によるフェーズ変更に伴ってフェーズ名が変更される場合
（２）フェーズ名の変更に伴って背景グラフのサイズが変更される場合

まず、グラフの変更に伴ってテキスト（フェーズ名）を変更する処理の流れについて説明する。

上述のように、表示画面上に表示された背景グラフとしての棒グラフは例えば棒グラフに対するドラック操作により、サイズの変更が可能である。サイズが変更されると、フェーズ変更部１４がそれを検知し、背景グラフに対する棒グラフのサイズに応じてその割合が算出される。そして、進捗テーブル２２１を参照することで、それが何番目のフェーズになるのかが算出される。その値は背景グラフ再描画部１６に渡される。それに伴って背景グラフ再描画部１６では、対応するフェーズ名が進捗テーブル２２１から読み出されて、対応する背景グラフにおけるテキスト (フェーズ名) が置き換えられる。

フェーズ数がNの場合、背景グラフのサイズ変更をN段階でのみ可能にすることによって、ユーザの認知的エラーも少なくなって望ましい。

次に、テキストの変更に伴ってグラフ（背景グラフ）を変更する処理の流れについて、説明する。

背景グラフ表示のテキスト（フェーズ名）は入力部の操作により編集可能である。フェーズ名に対応する背景グラフ表示のテキスト が変更されると、フェーズ名変部１５がそれを検知し、進捗テーブル２２１を参照することで、それが何番目のフェーズに対応するのかを調べる。どのフェーズにも対応しない場合は何もしない。それがN番目のフェーズに対応する場合、その情報は背景グラフ再描画部１６に渡される。そこで、背景グラフ再描画部１６はNに対応する割合を算出し、それに応じて背景グラフのサイズを変更する。

このように、第1の実施例で述べた進捗状況の表現手法に対して、以上述べたように、背景の棒グラフをドラッグによりサイズを変更することが可能であり、それに応じてフェーズ名も変化する。フェーズ名を変更すると背景の棒グラフも変化する、フェーズ名と棒グラフ等のとを連携させるインタラクションを提供することにより、ユーザはこの操作をとおして、フェーズ名と棒グラフ等のグラフは一体のものであるという認識を強めることができる。

次に第３の実施例として、対象文書中に出現する、フェーズ名（第１の実施例）に加えて、顧客名（会社名）、担当者名、商品名等の営業活動の主要要素名に対して背景グラフ表示する場合について説明する。図１５(Ａ)（Ｂ）は第３の実施例に係る活動管理システム１０３の機能的な構成を示すブロック図である。同図の活動管理システム１０３はクライアント装置１bおよびサーバ装置２bがネットワーク３で接続されて成り、クライアント装置１bおよびサーバ装置２bが次に説明する点で第1の実施例の構成と異なる。上述のように活動の主要要素名が増加したので、クライアント装置１のフェーズ抽出部１１がクライアント装置１bでは、主要要素名抽出部１１aとなり、この変更に伴いクライアント装置１の矩形特定生成部１２、背景グラフ表示部１３に対してクライアント装置１bでは、参照符号に添え字「a」を付与して矩形特定生成部１２a、背景グラフ表示部１３aとした。また、サーバ装置１に対して主要要素名の追加に伴って、サーバ装置１b
では、活動(商談)検索部２３が加えられると共に、同様に参照符号に添え字「a」を付与した進捗特定取得部２１a、同図(Ｂ)に示すように格納するテーブルが増加した活動(商談)ＤＢ２２aとなった。以下順次変更点について詳細に説明する。

主要要素名抽出部１１aは、対象文書から営業活動の主要要素名として、第１の実施例で述べたフェーズ名抽出部１１によるフェーズ名の抽出する機能の他に、顧客名（会社名）、担当者名、商品名等を抽出するが、本実施例では、説明を簡単にするため、顧客名を代表例として抽出することにする。活動管理システム１０３のサーバ装置２bの商談検索部２３は、主要要素名抽出部１１aで取得した顧客名等に対して、そこと進めている商談(活動内容)を活動（商談）データベース（DB）２２aから検索する。

進捗特定取得部２１aは、図１で述べた進捗特定取得部２１のフェーズ名に対する進捗の取得する機能の他に、商談検索部23で検索した商談の主要要素名に対して、その進捗を検索する。

商談データベース（DB）２２aは、図１で参照した活動DB２２の進捗テーブル２２１に加えて、商談、顧客、担当セールスとの関係を示す各種テーブルを保持するデータベースである。すなわち、各種テーブルとして、図１５(B)に示すように、5つのテーブルを含み、図１で述べた進捗テーブル２２１他に、商談テーブル２２２、顧客テーブル２２３、担当者テーブル２２４および商品テーブル２２５を備える。

矩形特定生成部１２aは、対象文書のテキスト中での背景グラフの表示エリア等を特定することにより、背景グラフのデータを作成する。

背景グラフ表示部１３aは、商談検索部２３で取得した商談と進捗特定取得部２１aで取得した各商談の主要要素名(ここでは、顧客名)についての進捗の情報をもとに、矩形特定生成部１２aで取得した背景グラフの表示エリアに背景グラフを表示する。

次に、商談ＤＢ２２aのデータ構造について詳細に説明する。
まず、活動管理システム１０２が管理するデータベースの中核である商談DBのデータ構造を以下に示す。商談DB２２aは、既に述べたように5つのテーブルを含み、すなわち、顧客に対する商談の内容や進捗を管理する商談テーブル２２２、顧客情報を管理する顧客テーブル２２３、担当セールス(担当者)の個人情報を管理する担当者テーブル２２４、営業活動の進捗を示すフェーズのリストを示す進捗テーブル２２１、営業部門の取り扱う商品のリストを示す商品テーブル２２５である。

以下に５つのテーブルのうち、既に第１の実施例で述べた図４の表と同一のデータ構造である進捗テーブル２２１を除き、残りの４つのテーブルのデータ構造について説明する。

商談テーブル２２２は、顧客に対する商談の内容や進捗を管理するもので、他の４つのテーブルのリンク元となり、以下の７つのフィールドを含む。すなわち、図16に示すように、商談を同定するIDである「商談ID」、商談の名称である「商談名」、商談を進めている顧客を示す「顧客」 (顧客テーブルの項目へのリンクとなる)、商談を進めている担当セールスを示す「担当」 (担当者テーブルの項目へのリンクとなる)、商談の進捗度合を示し「進捗」 (進捗テーブルの項目へのリンクとなる)、商談で取り扱う1番目の商品を示す「商品1」(商品テーブルの項目へのリンクとなる)、および商談で取り扱う2番目の商品を示す「商品2」(商品テーブルの項目へのリンクとなる)のフィールドを持つ。

図１６に示す商談テーブル２２２では、1つの商談で最大2つまでしか商品を管理することができない。この数をもっと大きくすることは可能であるが、本実施例では、説明を分かりやすく、かつ簡単にするために2つで説明する。

商談テーブル２２２の「顧客」フィールドのリンク先となる顧客テーブル２２３は、例えば営業部門の取り扱う全顧客の情報を管理するものである。以下の括弧内に示す４つのフィールドを持つ。すなわち、図17に示すように、顧客を同定するIDである「顧客ID」、顧客の名前を示す「顧客名」、顧客の住所を示す「住所」、および顧客の電話番号を示す「電話」のフィールドを持つ。

商談テーブル２２２の「担当」フィールドのリンク先となる担当者テーブル２２４は、担当セールス(担当者)の個人情報を管理する。以下の括弧内に示す６つのフィールドを持つ。すなわち、図１８に示すように、担当者のIDである「担当者ID」、担当者の名前を示す「担当者名」、担当者の社員番号を示す「社員番号」、担当者の所属を示す「所属」、担当者の内線番号を示す「内線」、および担当者のメールアドレスを示す「メール」のフィールドを持つ。

商談テーブル２２２の「商品１」「商品２」のフィールドのリンク先となる商品テーブル２２５は、例えば営業部門の取り扱う商品のリストを管理する。以下の３つのフィールドを持つ。すなわち、図19に示すように、商品を同定するIDである「商品ID」、商品の名称を示す「商品名」、および商品の金額を示す「金額」のフィールドを持つ。

次に図２０のフローチャートを参照して第3の実施例の処理の流れを説明する。
まず、営業活動の主要要素名のうち、例えば、入力部の操作によるメニューにより顧客名を選択することにより、活動管理システム１０３に顧客名を入力すると、主要素名抽出部１１aにより、対象とする文書に対して、顧客名が抽出される（Ｓ３１）。そして、次のようなデータ構造が商談検索部２３に渡される。すなわち、図２１に示すように、顧客名(単語)の抽出位置を示す「位置」と、顧客名を示す「顧客名」とのフィールドを含むテーブルに格納される。その位置は、先頭からの文字数で示されている。なお、対象文書は、例えば、第1の実施例で述べたように、活動管理システム１０３に対する担当者等による日報のデータ入力の結果が所定の形式で活動ＤＢ２２aに格納され、格納された活動データを基に対象文書が作成されているものとする。この作成された対象文書に対して処理することを前提とする。

商談検索部２３では、主要要素名抽出部１１aから渡されたテーブルをもとに、各顧客にどのような商談が進められているかを検索する。具体的には、顧客テーブル２２３に対して顧客名で検索を行う（Ｓ３２）。顧客IDを取得し (顧客がテーブルになかったら、その顧客名は無視する)、顧客IDをもとに商談テーブル２２２に対して検索行い、商談IDを取得する（Ｓ３３）。最終的には、図２２のようなデータ構造のテーブルを生成し、それを進捗特定取得部２１aに渡される。一般に、顧客に対する商談は複数存在する可能性がある。図２１の例では、「○○不動産」について2つの商談が存在し、「××運輸」に対しては1つの商談が存在することを示す。

進捗特定取得部２１aでは、商談検索部２３から渡されたテーブルをもとに、そこに記述された商談の進捗を検索する。具体的には、商談テーブル２２２に対して商談IDで検索を行い、検索された商談の進捗(フェーズ)IDを取得する。最終的には、図2３に示すようなデータ構造のテーブルを生成し、それを矩形特定抽出部１２aに渡す。

矩形特定生成部１２aでは、進捗特定取得部２１aで生成されたテーブルに対して、顧客名毎に背景グラフの表示矩形を算出する。ここで、顧客名毎の背景グラフは、顧客名と重なるように表示されるため、背景グラフの長さは顧客名の文字列の長さと一致する。最終的には、図２４に示すようなデータ構造のテーブルを生成し、それを背景グラフ表示部１３aに渡す。

背景グラフ表示部１３aでは、矩形特定生成部２１aから渡されたテーブルをもとに、表示画面上における対象文書に出現する各顧客名のエリア(表示領域)に背景グラフを描画する。この際、1つの顧客名に複数の商談が存在する可能性があるので、その際には棒グラフを図２５に示すように、多段に表示する。同図では、「○○不動産」については2つの商談が進められているため、背景グラフを2段で表示し、グラフの長さを進捗の度合 (3と1) に比例するようにしている。同様に、「××運輸」については1つの商談が進められているため、背景グラフを1段で表示し、グラフの長さを進捗の度合 (4) に比例するようにしている。

主要要素名として、顧客名(会社名)に対して商談(活動)の進捗を視覚化することで、多段になっているほど、(多くの商談を進めている会社はよい会社という考えから) その会社が優良顧客であることがわかる。また、グラフとして色付け部分の多い会社(すなわち、背景グラフの面積が大きい会社)ほど、進捗が進んでいることがわかるため、優良顧客であるということがわかる。商談の進捗を変更しても対応するテキストがフェーズ名でないため変更されることはないが、同一会社の他の商談と比較しながら商談の進捗を定めることができる。さらに、そのために特別なダイアログやウィンドウを出す必要はない。

以上述べた実施例では、主要要素名として、顧客名を選択入力し顧客名に対して背景グラフ表示する場合を代表例として説明したが、 同様に、主要要素名として、担当者名、商品名についても同様の手法で、対応する商談を背景グラフ表示することが可能である。その場合には、主要要素名として、顧客名の代わりにそれぞれ担当者名、商品名を活動管理システム１０２に選択入力し、主要要素名抽出部１１aにより、それぞれ担当者名、商品名を抽出することにより、同様に背景グラフ表示することができる。

例えば、テキスト中に主要要素名として、担当セールス名(担当者名)があった場合、商談検索部２３で商談ＤＢ２２a内に対して、その担当セールスの抱える進行中の商談を検索し、商談の進度(進捗の段階)に応じて、担当者名に対し背景グラフ表示をする。その担当セールスが複数の商談を抱えているときには、矩形特定生成部１２aおよび背景グラフ表示部１３aを介して背景グラフを多段にして表示する。

担当者名の抱える商談を視覚化することで、多段になっているほど、また色付けが多いほど、優秀なセールスであることがわかる。多段が多いほど、多くの商談を抱えていることを示しており、色付けが多いほど商談の進捗が進んでいるためである。さらには、商談の進捗を変更する際、同一担当者の他の商談と比較しながら進捗を定めることができる。その際、そのために特別なダイアログやウィンドウを出す必要はないがないことは会社名の場合と同様である。

また、テキスト中に、主要要素名として商品名があったら、その商品名について、商談検索部２３で商談ＤＢ２２a内の進行中の商談を検索し、矩形特定生成部１２aおよび背景グラフ表示部１３aを介して、商談の進度(進捗の段階)に応じて、商品名に対し背景グラフ表示をする。その商品についての商談が走っているときは、多段にして表示する。ここで、商談を検索する範囲が広すぎると、背景グラフ表示の段数が多すぎて傾向の把握が困難になることが予想される。そこで、商談の検索範囲を指定できるようにしておくのがよい。たとえば、管理者がグループのマネージャであれば、自分のグループが担当する商談を検索範囲にすればよいであろうし、グループの担当営業であれば、自分の担当する商談のみでよいであろう。

商品名の商談を視覚化することで、多段になっているほど、また色付けが多いほど、優良な商品であり、ホットな商品であることがわかる。多段が多いほど、その商品を取り扱う商談が多いことを示し、色付けが多いほど商談の進捗が進んでいるためである。さらには、商談の進捗を変更する際、同一商品の他の商談と比較しながら進捗を定めることができる。その際、そのために特別なダイアログやウィンドウを出す必要はないがないことは会社名の場合と同様である。

テキスト中の文字列から、主要要素名として、フェーズ名、会社名、担当者名、商品名を探して視覚化する場合、テキスト中に無駄な領域を定める必要なく、さらにはテキストの流れを阻害することなく、進捗を視覚化することが可能である。さらには、これら文字が目立つようになり、テキスト中でのこれら文字に対する人間の目による検索性が向上する。さらには、「左上にこんな感じの図のあった記述」などというテキストの視覚的手がかりによる記憶の利用可能性も向上する。

次に第4の実施例として、背景グラフに対するポップアップ表示を行う場合を説明する。第3の実施例でも分かるように、主要要素名として、例えば顧客名に対して背景グラフ表示を行った場合、顧客名に対して何個かの商談(活動)が走っており、各々の進捗がどの程度であるかは知ることができるが、逆にそれ以上の詳細は知ることができない。そこで、各商談に対応する背景グラフにマウスカーソルを置いた場合、商談の詳細を表示するポップアップ表示について述べる。

図２６は第4の実施例に係る活動管理システム１０３の機能的な構成を示すブロック図である。同図の活動管理システム１０３はクライアント装置１cとサーバ装置２ｂがネットワーク3で接続されて成る。

図１５で説明した第3の実施例の活動管理システム１０２のクライント装置１bに対して第4の実施例の活動管理システム１０３のクライント装置１cは、カーソル位置検部１７及びポップアップ表示部１８が追加された点で異なり、その他の構成要素は同一であり、同一の参照符号を付与している。追加されたカーソル位置検部１７とポップアップ表示部１８について説明を行う。

カーソル位置検出部１７は、マウスカーソルが表示画面上のどこにあるのかをモニターする。マウスカーソルが商談に対応する背景グラフの上にある場合、その商談IDを取得し、ポップアップ表示部１８に渡す。

ポップアップ表示部１８は、商談IDをもとに、商談テーブル２２２に対して検索を行って商談の詳細情報 (商談の開始日、担当セールスの名前、取り扱う商品など) を取得し、それをポップアップ表示する。

図２７に顧客名「○○不動産」に多段表示された背景グラフ(同図では2段表示)のうち、上側の進捗(フェーズ)がプレゼン(６０％)を示す棒グラフに詳細な商談情報をポップアップした例を示す。

これまでは、表示画面上に表示された背景グラフ上にマウスカーソルを移動することで、商談情報をポップアップ表示する方式について述べてきたが、背景グラフをクリックすることで、その詳細にアクセスでき、編集もできるようなウィンドウを表示させることも望ましい。

以上に説明した実施例では、活動として営業活動での進捗の視覚化について述べてきた。進捗の視覚化以外の視覚化として、顧客との商談の大きさ (金額)、ビジネスパートナーとしての顧客の潜在能力、担当セールス(担当者)の成績 (商談毎の金額の総和)、および商談のこれまでの進捗の経緯が考えられる。
以下に、これらについて変形例として説明する。以下で述べるグラフの生成の追加部分は、矩形特定生成部１２aがグラフに関するデータ構造を生成し、生成されたデータ構造に基づいて背景グラフ表示部１３aが表示する。

まず、顧客との商談の大きさを視覚化する場合について説明する。
以下のような手法で、顧客との商談の大きさ (金額) を視覚化することが可能である。

これまでと同様、顧客名を背景グラフ表示する。その際、これまでは棒グラフの長さを商談の進捗と比例するようにしていたが、商談の金額と比例するようにする。この手法のみでは、商談の進捗の情報が抜け落ちてしまう。商談の進捗は、商談がどれくらいの確かさでもって商談が決まるのかを判断する材料でもあり、営業活動を管理する者にとっては重要な情報である。そこで、両者を同時に視覚化することを考える。以下のような視覚化が可能である。

これまでどおり、棒グラフの長さをステップ(フェーズ)に対応させ、金額を色に対応させる。金額に応じてグラデーションを段階的にするのが効果的である (図２８(Ａ))。

これまでどおり、棒グラフの長さをステップに対応させ、金額を３Dの奥行きに対応させる (図２８(Ｂ))。最初から3D表示にしてもよいし、最初は奥行きは全く見えないようにしておいて、ユーザからの回転の指示があった場合に、奥行きを見せてもよい。前者の方は最初から金額が視覚化されるが、そのための領域が必要であること、場合によってはその部分が目立ちすぎる。これに対して、後者は指示を広い領域が必要なわけではないが、ユーザからの指示がなくては金額が視覚化されない。

顧客に対して売上を実際にあげていなくても、商談が進んでいるということは、「潜在的な売上がある」と考えることができる。プロセスが進んでいるほど、実際の売上に近い状態にあり、その分だけ会社にとっても優良顧客だといえる。すなわち、商談の進捗を見ることで、売上をあげていない顧客に対しても、進捗を潜在的な売上と見立てて、顧客の優良度を推測することが可能である。上記ののように進捗を視覚化することは、会社にとっての顧客の優良度を知ることができる。また、上記のように商談の金額も合わせて視覚化することで、顧客としての優良度をより正確に見積もることができる。すなわち、の例において、図２８(Ａ)の例では、全体として色が濃くて面積の大きいものが優良であり、図２８(Ｂ)の例では立方体の体積の大きいものが優良であるといえる。

参考までに、顧客に対する商談の進捗度合を見るのではなく、顧客の優良度を見ることが目的の場合には、これを直接的に見ることも考えられる。たとえば、以下のように、進捗に応じて商談の金額を部分的に可算したものは、その顧客の優良度と考えることができる。
ΣVi*f(si)
ここで、Viは顧客についてのi番目の商談の金額、siはその商談のステップ、fはそれを0から1の数値にマップさせる関数である。fは、ステップが向上するごとに数値の増加する単調増加関数であり、最もシンプルな形態としては、全ステップ数を s とするとき、f(si) = si / s として表現できる。

次に、ビジネスパートナーとしての顧客の潜在能力を視覚化する場合について説明する。

顧客に対して、ビジネスパートナーとしての潜在能力が与えられる場合がある。例えば、市販のデータベースである帝国データバンクについては、独自の指標で各企業の得点付けをしている。その他、各社独自の指標に基づいて、各社にとってのビジネスパートナーとしての可能性をスコアリングしている場合がある。営業の現場の人が顧客を見る際、この情報も一緒に把握できることは重要である。そこで、これを視覚化することを考える。

視覚化の手法としては、このスコアを棒グラフの背景(グラフの全体幅の内、個別のグラフが表示されている部分を除く部分)として視覚化する。すなわち、図２９すように、スコアが高いほど、色の濃い 棒グラフの 背景になるようにする。ここで、背景グラフとして並べられる商談は現在進行中のもので、商談の成立したものはマップされないので、棒グラフの背景は必ず表示されることになる。よって、棒グラフに隠れて、背景が見えないということはない。

このように視覚化した場合、全体として色の濃い顧客が優良顧客であると考えることができる。

次に、担当セールス(担当者)の成績を視覚化する場合について説明する。担当セールスの成績は、その期における売上の金額として算出できる。すなわち、契約した金額の総和である。これを棒グラフの長さに対応させてもよい。また、複数の商談を多段にして、長さで金額を表現してもよい。

担当セールスについて、これまでの成績ではなく、今期の成績の見込みを知りたい場合もあるだろう。その場合には、今期進行中の商談数、その進捗 (ステップ)、その金額の大きさを視覚化すればよい。

次に、商談のこれまでの進捗の経緯について視覚化する場合について説明する。図３０に示すように、これまでの商談の経緯を視覚化する。同図では、「○○不動産」に2つの商談が進行しており、縦方向は多段、同図では2段に表示され、横方向に商談の進捗が示される。その上段は現在第3ステップ(フェーズ)、下段は現在第1ステップ、さらには各ステップ(フェーズ)にどれくらいの時間を費やしたかを奥行き方向に視覚化している。上段の商談は第1ステップには比較的長く留まったものの、その後は順調に進捗していることを示す。また、下段の商談は、長く第1ステップに留まっており、方針の変更が必要であることがわかる。全体として、奥行きは少ないほどよい。奥行き方向に表現する代わりに、例えば、各ステップに要した時間を色の濃淡で表現するようにしてもよい。これにより商談の勢いがわかるようにする。

次に、背景グラフの変形例として、さまざまな種類の背景グラフ表示について説明する。以下に背景グラフの表示手法に関して、形状の変形や工夫を考える。

以上述べた実施例ではどれも、顧客名や担当者名等の主要要素名に対する商談が複数ある場合、背景グラフを縦に分割して、横の棒グラフとして商談の進捗を表現していた。これを横に分割して、縦の棒グラフとして表現することも考えられる。背景グラフの表示エリアは横長になることが多いから、分割が多くなる場合には、横に分割する方が見やすくなるというメリットがある。この例を図３１(A) に示す。

また、棒グラフの上端を線でつないで、棒グラフと線グラフを組み合わせたようなグラフとして表現することも可能である。商談のつながりに意味がある場合、その変動がどのようになっているかがとらえやすくなる。この場合の例を図３１(B) に示す。

商談の進捗を円の大きさで示すということも考えられる。円の大きさにより進度が直感的に把握しやすくなる。その例を図３１(Ｃ) に示す。

以上の他の表現として、散布図や3次元表現を用いてもよい。

次に、以上述べた実施例の別の変形例として、テキスト編集中の視覚化による編集支援を行う場合について説明する。

これまで、静的な対象文書に対して、文書中のフェーズ名、顧客名、担当者名、商品名等の営業活動(商談)の主要要素名について、対応する商談の進捗を視覚化してきた。ここでは、編集中の文書に対して視覚化することで編集支援の可能性を探る。

主要要素名として、例えば、顧客名を活動管理システムに入力した直後に、顧客に対する商談の進捗が視覚化されたとする。これは、顧客名を入力した瞬間、その顧客に対する商談情報にアクセスできるようにしたことに相当する。顧客に対する他の商談の情報を閲覧することで、これからどのようなアプローチを取るのが望ましいのか、商談を進めるにあたり注意することがないのかを確認できる。また、商談を入力する際には、過去の商談情報を再利用して、容易に商談情報をデータベースに登録することも可能である。

担当者名を入力した直後に、担当セールス(担当者)の抱える商談の進捗が視覚化されたとする。これは、担当者名を活動管理システムに入力した瞬間、その担当セールスに対する商談情報にアクセスできるようにしたことに相当する。上司が部下に助言を行う場合など、部下の担当セールスがどのような商談を抱えているのかを一覧でき、助言しやすくなる。

商品名を活動管理システムに入力した直後に、その商品を取り扱う商談の進捗が視覚化されたとする。これは、商品名を入力した瞬間、その商品に対する商談情報にアクセスできるようにしたことに相当する。これは、担当セールスが一緒に商談を行う技術担当とメールで打ち合せを行う場合など、進めている商談内容について記述しやすくなる。

以上述べた実施例では、商談等の営業活動の活動管理について具体的に説明したが、本発明は、その適用の範囲は決して営業活動のみには限定されず、その他の活動にも適用できる。例えば、以下のようなフェーズ(進捗)管理等の活動管理への適用が考えられる。

システム開発 での仕様作成、実装、およびテストなどにおける活動管理、特許活動における アイデアの生成、従来技術の調査、明細書の作成などにおける活動管理等々を挙げることができる。

本発明は、活動を管理する活動管理装置、活動管理システム、活動管理プログラム等において利用される。

本発明の実施例に係る活動管理装置のハードウエアの構成例を示すブロック図である。 本発明の第1の実施例に係る活動管理システムの機能的なブロック図である。 営業活動のステップの説明図である。 進捗テーブルのデータ構造を示す。 (Ａ)は表で記述される対象文書の表示例を示す図、（Ｂ）は（Ａ）に示す図に対して背景グラフ表示を施した図である。 第1の実施例の全体の処理のフローチャートである。 第1の実施例の背景グラフの描画処理のフローチャートである。 フェーズ名抽出部で作成されるデータ構造を説明する。 進捗特定抽出部で作成されるデータ構造を説明する。 矩形特定抽出部で作成されるデータ構造を説明する。 （Ａ）（Ｂ）（Ｃ）は、背景グラフを描画する際の画像での手順の説明図である。 テキストで記述される対象文書の表示例を示す。 矩形特定生成部で作成される別のデータ構造の説明図である。 本発明の第2の実施例に係る活動管理システムの機能的なブロック図である。 （Ａ）は本発明の第３の実施例に係る活動管理システムの機能的なブロック図、（Ｂ）は各種テーブルの構成例を示す図である。 第３の実施例における商談テーブルのデータ構造を示す。 第３の実施例における顧客テーブルのデータ構造を示す。 第３の実施例における担当者テーブルのデータ構造を示す。 第３の実施例における商品テーブルのデータ構造を示す。 第３の実施例での処理のフローチャートである。 第３の実施例の主要要素名抽出部で生成されるデータ構造を示す。 第３の実施例の商談検索部で生成されるデータ構造を示す。 第３の実施例の進捗特定取得部で生成されるデータ構造を示す。 第３の実施例の矩形特定抽出部で生成されるデータ構造を示す。 対象文書に出現する顧客名に背景グラフを表示した説明図である。 本発明の第４の実施例に係る活動管理システムの機能的なブロック図である。 背景グラフに対するポップアップ表示例の説明図である。 商談の進捗と金額を同時に視覚化するための表示例を示す図で、（Ａ）は商談の大きさをグラデーション示す場合、（Ｂ）は商談の大きさを３Ｄ表示の奥行きで示す場合である。 商談の進捗と共に顧客の潜在能力を視覚化するための表示例を示す。 商談の進捗と共に商談のこれまでの経緯を視覚化するための表示例を示す。 （Ａ）（Ｂ）（Ｃ）は背景グラフのさまざまな表示例の説明図である。

符号の説明

１１：フェーズ名抽出部
１１a:主要要素名抽出部
１２、１２a：矩形特定生成部
１３、１３a：背景グラフ表示部
１４：フェーズ変更部
１５：フェーズ名変更部
１６：背景グラフ再描画部
１７：カーソル位置検出部
１８：ポップアップ表示部
２１、２１a：進捗特定取得部
２２、２２a：活動(商談)データベース(ＤＢ)
２３：活動(商談)検索部

Claims (14)

1. 段階的に進捗する活動を管理する対象文書から、指定された活動の主要要素名と該主要要素名の対象文書上の出現位置とを抽出する抽出手段と、
   前記抽出手段で抽出された主要要素名に対応する進捗の段階を特定する特定手段と、
   前記特定手段で特定された進捗の段階に対応したグラフを生成する生成手段と、
   前記生成手段で作成されたグラフを前記抽出手段で抽出された主要要素名に当該主要要素名の出現位置で重ねて表示する表示手段と、
   を具備する活動管理装置。
2. 前記主要要素名が、進捗の段階を示すフェーズ名、活動対象の顧客名、活動の担当者名、および活動で扱う商品名のうち、少なくとも一つである請求項１に記載の活動管理装置。
3. 前記対象文書が表で記述され、前記グラフは、全体の幅が、当該主要要素名に対する当該表の欄の幅に基づいて定められ、個別の幅が、当該全体の幅に対する進捗の段階の比率に対応したものである請求項１に記載の活動管理装置。
4. 前記対象文書が文章で記述され、前記グラフは、全体の幅が、主要要素名の文字列の文字数の合計文字幅及び固定文字数の合計文字幅のうち、いずれか一方に基づいて定められ、個別の幅が、当該全体の幅に対する進捗の段階の比率に対応したものである請求項１に記載の活動管理装置。
5. さらに、前記表示手段で表示されたグラフを変更する変更手段と、前記変更手段の変更に対応して当該主要要素名を変更して重ね表示をする再表示手段とを具備する請求項１に記載の活動管理装置。
6. 前記主要要素名が、進捗の段階を示すフェーズ名であり、前記再表示手段が前記変更手段で変更に対応してフェーズ名を変更して重ね表示をする請求項５に記載の活動管理装置。
7. 前記変更手段はグラフの形状の変更指示によりグラフの形状を変更すると共に、進捗の段階毎に変更するものである請求項３に記載の活動管理装置。
8. さらに、前記表示手段で表示されたグラフに対する指示を検出する検出手段と、前記活動の内容情報を記憶する記憶手段と、前記検出手段で指示が検出されたグラフに対して、前記記憶手段で記憶された活動の内容情報を表示する第2の表示手段とを具備する請求項１に記載の活動管理装置。
9. さらに、前記活動として複数の活動の内容情報を記憶する記憶手段を備え、前記特定手段は、さらに前記記憶手段を参照して、前記抽出手段で抽出された主要要素名に対応する活動を特定し、前記生成手段は、前記抽出手段で抽出された主要要素名に対して複数の活動の内容情報がある場合、前記特定手段で特定された進捗の段階に対応したグラフを複数の活動分作成し、前記表示手段は、当該主要要素名の文字列に対して、文字列方向及び文字の高さ方向のうち、いずれか一方の方向に複数段で複数の活動分のグラフを重ねて表示する請求項１に記載の活動管理装置。
10. 前記活動が営業活動であり、前記生成手段が前記営業活動としての商談の大きさを前記グラフのグラデーション及びグラフの奥行きのいずれか一方で表現するグラフを作成し、前記表示手段は、前記作成手段で作成したグラフを主要要素の文字列に重ねて表示する請求項１に記載の活動管理装置。
11. さらに、前記活動の段階毎に当該段階の活動に要した時間を記憶する記憶手段と、前記作成手段が、前記記憶手段を参照して、前記グラフを作成する際に当該グラフの奥行き方向に、活動の段階毎に要した時間を表現したグラフを生成し、前記表示手段は、前記生成手段で生成したグラフを主要要素の文字列に重ねて表示する請求項１に記載の活動管理装置。
12. 活動の対象、活動の担当者、活動の進捗の段階を含む主要要素名間の関係情報含む活動の内容情報を記憶する記憶手段と、
    前記記憶手段を参照して作成され、段階的に進捗する活動を管理する対象文書から、指定された活動の主要要素名と該主要要素名の対象文書上の出現位置とを抽出する抽出手段と、
    前記記憶手段を参照して、前記抽出手段で抽出された主要要素名に対応する活動の内容情報及び進捗の段階を特定する特定手段と、
    前記特定手段で特定された活動の内容及び進捗の段階に対応したグラフを生成する生成手段と、
    前記生成手段で生成されたグラフを前記抽出手段で抽出された主要要素名に当該主要要素名の出現位置で重ねて表示する表示手段と、
    を具備する活動管理装システム。
13. 前記対象は、顧客名であり、主要要素名には、さらに活動で扱う商品を含む請求項１２記載の活動管理装システム。
14. 段階的に進捗する活動を管理する対象文書から、指定された活動の主要要素名と該主要要素名の対象文書上の出現位置とを抽出する抽出手段と、
    前記抽出手段で抽出された主要要素名に対応する進捗の段階を特定する特定手段と、
    前記特定手段で特定された進捗の段階に対応したグラフを生成する生成手段と、
    前記生成手段で生成されたグラフを前記抽出手段で抽出された主要要素名に当該主要要素名の出現位置で重ねて表示する表示手段と、
    を具備する活動管理プログラム。

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