JP2003108744A - 営業活動管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 顧客の状態を座標軸上に分類して、目に見え
る形にし、数値化して営業の過程、営業の結果を視覚的
・数量的に把握し、営業効率を向上させる。 【解決手段】 コンピュータを使用して顧客情報を管理
する営業活動管理システムであって、顧客情報・商談内
容を記入した顧客ファイルと、その顧客ファイルを区分
けする一覧表データと、その一覧表上に顧客ファイルを
分類する移動表示手段とを有し、前記一覧表は縦軸・横
軸の座標が設定され、縦軸または横軸の一方に、客が成
約へ達するまでの可能性を表す指数が設定され、他軸に
顧客へのコンタクト回数を表す指数が設定され、前記移
動表示手段によって顧客ファイルを客それぞれの状態に
従って、一覧表の指数の交差する該当個所に表示し、一
覧表に表示された顧客ファイルの状態、内容から、顧客
の成約可能性とコンタクト回数の相関関係、商談内容を
視覚的に把握する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は自動車販売等のセー
ルスに使用する営業活動管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】一般的に、自動車販売等のセールスの業
界においては、近代的な販売およびその管理手法が確立
されにくく、その実態は経験がすべての「職人の世界」
「根性の世界」などとも形容されている。これは取扱う
商品の特性から、販売の形態、方法が複雑化し、あるべ
き販売の形が描ききれないということにある。そのため
従来は、営業計画の立案、遂行度、スピード、情報の量
とその収集方法、整理方法、活動結果の把握方法とその
評価方法、顧客、セールス、マネージャー間のコミニュ
ケーション方法等が標準化・体系化できず、活動のバラ
ツキが大きく改善や教育が非科学的になっているという
ことと、純粋営業活動外の時間に多くを費やしていると
いう問題があった。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】本発明はかかる従来の
問題点を解決するためになされたものであって、その目
的とするところは、顧客の状態を座標軸上に分類して、
目に見える形にし、数値化して営業の過程、営業の結果
を視覚的・数量的に把握し、営業効率を向上させる営業
活動管理システムを提供することにある。

【０００４】

【課題を解決するための手段】前記目的を達成するため
の手段として本発明請求項１記載の営業活動管理システ
ムでは、顧客情報・商談内容を記入したカードと、その
カードを貼付する営業活動管理ボードによって構成され
る営業活動管理システムであって、前記ボードは縦軸・
横軸の座標が設定され、縦軸または横軸の一方に、客が
成約へ達するまでの可能性を表す指数が設定され、他軸
に顧客へのコンタクト回数を表す指数が設定され、前記
顧客情報・商談内容を記入したカードを、客それぞれの
状態に従って、ボードの指数の交差する該当個所に貼付
し、ボードに貼付されたカードの状態、内容から、顧客
の成約可能性とコンタクト回数の相関関係、商談内容を
視覚的に把握する構成とした。

【０００５】請求項２記載の営業活動管理システムで
は、コンピュータを使用して顧客情報を管理する営業活
動管理システムであって、顧客情報・商談内容を記入し
た顧客ファイルと、その顧客ファイルを区分けする一覧
表データと、その一覧表上に顧客ファイルを分類する移
動表示手段とを有し、前記一覧表は縦軸・横軸の座標が
設定され、縦軸または横軸の一方に、客が成約へ達する
までの可能性を表す指数が設定され、他軸に顧客へのコ
ンタクト回数を表す指数が設定され、前記移動表示手段
によって顧客ファイルを客それぞれの状態に従って、一
覧表の指数の交差する該当個所に表示し、一覧表に表示
された顧客ファイルの状態、内容から、顧客の成約可能
性とコンタクト回数の相関関係、商談内容を視覚的に把
握する構成とした。

【０００６】請求項３記載の営業活動管理システムで
は、請求項１または２記載の営業活動管理システムにお
いて、成約へ達するまでの可能性を表す指数として期間
を設定し、例えば数か月内に成約に至る可能性のある顧
客、１か月内に成約に至る可能性のある顧客、１週間内
に成約に至る可能性のある顧客等のランクを設定した。

【０００７】請求項４記載の営業活動管理システムで
は、請求項１、２または３記載の営業活動管理システム
において、前記カードまたは顧客ファイルは各営業スタ
ッフごとに色分け等の区分けがされている。

【０００８】請求項５記載の営業活動管理システムで
は、請求項２、３または４記載の営業活動管理システム
において、前記営業活動管理システムには商品在庫ファ
イル、行動予定表作成手段、営業日報作成手段、見積書
作成手段、注文書作成手段のうち少なくとも一つ以上が
備えられている。

【０００９】請求項６記載の営業活動管理システムで
は、請求項２、３、４または５記載の営業活動管理シス
テムにおいて、前記コンピュータには他のコンピュータ
との連絡手段が備えられ、他のコンピュータとデータ交
換を行ない、自己のデータを送信すると共に他のスタッ
フのデータを受信し、受信した他のスタッフのデータを
取り込んで自己のデータと重ねて一覧表示する構成とし
た。

【００１０】

【発明の実施の形態】以下、図面に基づいて本発明の実
施の形態を説明する。図１は実施の形態１に係る営業活
動管理ボードを示す図、図２は営業活動管理ボードの使
用方法を示す図、図３は顧客の獲得・分類・移動を示す
図である。実施の形態１にかかる営業活動管理システム
は、自動車販売等のセースルに適用するシステムであ
り、図１、図２に示すように顧客情報・商談内容を記入
したカード１と、そのカード１を貼付する営業活動管理
ボード２を主要な構成としている。前記カード１は顧客
ごとに情報を記載したものであり、縦横数ｃｍの大きさ
をなしている。また、カードの表面には客の氏名・名称
が認識できるように表示され、担当スタッフを表す色付
け等の方法で区分けがされている。前記ボード２は横長
の四角形であり、機能を満たし、オフィスに掲示可能な
大きさとなっている。ボード２とカード１は磁力等によ
って接着される。ボード２の大きさ、カード１の大きさ
・形状は任意であるが、営業所内のミーティングで使用
する際に、数ｍの距離から視認できる程度の大きさのも
のを使用する。

【００１１】前記ボード２の縦横には座標が設定され、
左辺を縦軸３とし、下辺を横軸４としてそれぞれ指数が
付されている。縦軸３の指数は商談の成約へ達するまで
の可能性をパーセント表示したものであり、商談が成約
に達した状態を１００％として、それに至る状態が表さ
れている。そして、カード１の上下の位置によって成約
までの可能性が判り、上にある程成約の可能性が高く、
下にある程成約の可能性が低いことを示している。ま
た、これらの可能性はいくつかの段階に区分される。本
例では１００％以下をＡホット、７５％以下をＢホッ
ト、５０％以下をＣホットの３段階に区分している。そ
して、Ａホットの客は１週間以内に成約に至る可能性が
ある客、Ｂホットは１か月以内に成約に至る可能性のあ
る客、Ｃホットは２か月以内に成約に至る可能性のある
客という基準に設定している。

【００１２】ボード２下辺に設定した横軸４は客とのコ
ンタクト回数を示している。セールススタッフが訪問・
電話連絡等を行ない客と第１回目のコンタクトを図った
場合には、顧客のカード１を一回の区分に貼付する。そ
して、二回、三回とコンタクトを重ねるに従ってカード
１は右に移行して行く。このように縦軸３、横軸４の指
数によって分割されているので、指数の交差する部分に
カードを貼付することにより、客のコンタクトの回数・
商談内容と成約の可能性の相関関係を視覚的に把握でき
る。そして、一回目のコンタクトで可能性が何％であっ
た客が、二回、三回とコンタクトを重ねることによっ
て、可能性がどのように変化するか視覚的に把握するこ
とができる。この営業活動管理ボード２は個々人が作成
する他、グループ数人が同一のボード上にカード１を貼
付して、スタッフ同士の比較を行なうこともできる。カ
ード１はスタッフごとに色分け等で区分けされているの
で、ボード上に配置しても各自のカードを識別すること
ができる。

【００１３】次に、営業活動管理システムの使用方法に
ついて自動車販売を例に説明する。まず、セールススタ
ッフは月初めに自己の管理する顧客の中から、図３に示
すように管理既納客、管理未納客を抽出する。ここでは
顧客の状態として以下の３態様を設定している。 （１）潜在見込み客：当社の自動車に興味を持っている
客、または持っていると思われる客で当社ユーザーに成
り得る客。具体的には各種リスト客（例：高額納税者、
特定自営業者、特定職業者、特定車両所有者）、電話及
び当社ホームページに問い合わせた客をいう。 （２）管理未納客：潜在見込み客が昇格し、当社の自動
車に対する興味を何らかの形で意志表示した客。具体的
にはショウルーム来店客、資料送付客、セールスマンが
一度以上接触してその意志を確認できた客等をいう。 （３）管理既納客：当社から購入した顧客（例外的に他
社販売車でもサービス入庫車は含む）で、今後も当社に
て整備、部品アクセサリーの購入、保険の契約、車両代
替をしてくれる、またはそれらを促進したい客。

【００１４】これらの客情報から、当月のコンタクト予
定客の抽出を行ない、それぞれの客ごとにカード１を作
成する。作成したカード１はボード２、又はその周辺に
備えられたボックス５の中の当月予定の区画へ収容す
る。ボックス５は各スタッフごとに設けられている。そ
して、当日営業を行なう客のカード１を本日予定の区画
へ移行し、それぞれの客とコンタクトを図り、その結果
成約の可能性があると判定した客のカード１は、その可
能性に従いボード２の該当個所に貼付する。一方、成約
の可能性が無いと判定した客は再コンタクトか、延期
か、打ち切りかを検討して別途カードの整理を行なう。
成約に達した客のカードは目標・実績の区画へ収容す
る。

【００１５】客とのコンタクトを重ねるに従って、図２
の矢印に示すようにＣホットからＢホットへ、そしてＢ
ホットからＡホットへ、そして最終的に成約（１００
％）へカード１が移行して行く。一方、２回目以降のコ
ンタクトによって、可能性が無いと判定した場合には敗
退・延期の区画６へカードを貼付する。これらの作業を
繰り返した結果、図１に示すようにボード上に多数のカ
ードが現れ、顧客の数及びコンタクト及びその内容と成
約可能性の相関関係が視覚的に把握できるようになる。
これらは個人の他、グループ全体、会社全体としてカー
ドを色分け等で区分けして表示することもできる。

【００１６】次に、実施の形態２に係る営業活動管理シ
ステムについて説明する。図４は実施の形態２に係る営
業活動管理システムのメインメニュー画面を示す図、図
５は私の営業パターンの画面を示す図、図６は会社全体
の営業パターンの画面を示す図である。実施の形態２に
係る営業活動管理システムはコンピュータを使用して営
業活動の管理を行なうシステムである。コンピュータは
ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク、入力装置、
表示装置等によって構成されている。ＣＰＵはデータの
入出力や記憶、周辺機器の制御を行う中央処理装置であ
る。ＲＯＭはＣＰＵの処理動作に必要な制御プログラム
やデータを記憶したメモリである。ＲＡＭはデータの読
み書きを行うメモリである。ハードディスクは顧客デー
タ等を蓄積する記憶装置である。表示装置はＣＲＴ、液
晶表示によるディスプレイ装置である。入力装置はキー
ボード、マウス等によってＣＰＵに種々の指令を与えた
り、データを入力する装置である。前記コンピュータと
しては据置型の他、各スタッフが携帯して使用する携帯
型のコンピュータが好ましい。

【００１７】前記ハードディスクには顧客の情報を記録
した顧客ファイルが収容されている。この顧客ファイル
には顧客の氏名・名称、住所、職業、年齢、所有車両、
履歴、商談内容、その他の詳細な情報が記載されてい
る。各セールススタッフの持っている顧客がそのセール
ススタッフの色等で区分けされたカードとして、成約可
能のレベルに従って一覧表に表示される。前記コンピュ
ータには図５に示す画面データが記録され、この図５中
には一覧表データ７が配置されている。この一覧表７は
縦横に座標が設定され、左辺を縦軸として客の成約へ達
するまでの可能性の指数が設定され、下辺を横軸として
客とのコンタクト回数が設定されている。例えば、一覧
表データの縦軸８にＡＢＣのランク、横軸９に１回、２
回、３回、４回、以降と指数が付されている。この一覧
表データは実施の形態１の営業活動管理ボードに相当す
るものであり、座標の設定方法、カードの分類方法は前
記実施の形態において説明した内容と同様である。ま
た、本実施の形態では管理未納客、管理既納客、Ａホッ
ト、Ｂホット、Ｃホットの用語の概念は前記実施の形態
１で説明した概念と同一である。

【００１８】この一覧表データ内に、実施の形態１と同
様の基準により、マウス、キーボード等を操作して、各
カード１０を位置決めしていく。図５の中段にはＣホッ
トからＡホットへ達するまでの顧客の一覧が記載され、
平均昇格日数が表示される。図５の下段にはそれぞれの
スタッフが管理する管理未納客数、管理既納客数が表示
され、今月のコンタクト予定客数が表示されている。

【００１９】次に、実施の形態２に係る営業活動管理シ
ステムの使用方法について説明する。まず、セールスス
タッフは自己のコンピュータを始動し、ディスプレイ画
面に図４に示す画面を表示させる。図４の画面では各種
ボタンが設定され、それぞれのボタンには対応する機能
及びデータファイルが収納されている。

【００２０】図４では大項目の以下に各種のボタンが設
定され、各ボタンをマウスでクリックすることにより各
機能・データファイルが表示される。［営業が見える］
は主に営業活動を表示する項目であり、「ニュース」
「納車予定が見える（登録納車管理表）」「私の営業が
見える」「全社の営業が見える」「営業成績が見える
（目標実績管理表）」「トップセールスの営業が見え
る」の項目が設定されている。［毎日の営業活動］は予
定の作成、報告等を行なう項目であり「行動予定表の作
成」「営業日報の作成」の項目が設定されている。［在
庫車両検索］では取扱車両の在庫データが記録され、
「新車」「中古車」の項目が設定されている。［顧客情
報］は顧客の詳細データの入力・記録を行なう項目であ
り、「顧客情報詳細」「新規客登録」の項目が設定され
ている。［見積書・注文書］は見積書・注文書の作成を
行なう項目であり、「見積・注文書一覧」の項目が設定
されている。［ＤＭ・Ｅｍａｉｌ発送］では管理する顧
客へのダイレクトメールの作成、Ｅメールの発送等を行
なう。［車検・点検アプローチ］は顧客の所有する車両
の車検を管理する項目であり、「車検アプローチ表作
成」「１２検アプローチ表作成」「顧客掌握率」の項目
が設定されている。［コンタクト予定客の決定］では、
翌月コンタクト予定客の抽出、納車後のフォロー客の一
覧表示等を行なう。［設定］はデータの取り込み、各種
ファイル初期設定を行なう。［データ通信］は、外部デ
ータとの通信を行なう項目であり、「インポート」「エ
クスポート」の項目が設定されている。「マネージャー
システム」はマネージャーのみが使用するボタンでグル
ープの活動状況等が見える。

【００２１】まず、自己の営業状態を分析するために、
「私の営業が見える」のボタン１１をマウスでクリック
し、図５に示す画面を表示させる。この図５では、一覧
表７、中段にはＣホット、Ｂホット、Ａホットの顧客一
覧とそれぞれに昇格した平均昇格日数、下段には管理未
納客数、管理既納客数、コンタクト客数の抽出数がそれ
ぞれ表示されている。ここでは、本日コンタクトを図っ
た客のファイルを取り出し、顧客ファイルのカード１０
を一覧表上の対応する個所へ移動表示する。移動表示手
段としては、別ウインドウで顧客ファイル表示させ、マ
ウスで指定して一覧表上にドラッグして所定位置に配置
する方法、あるいは表示した顧客ファイルに縦横の指数
をキーボードで数値入力して実行する方法等による。こ
れらの移動表示作業を繰り返した結果、図５に示すよう
に一覧表データ７上に多数のカードが現れ、現在の顧客
の数及びコンタクトと成約可能性の相関関係が視覚的に
把握できるようになる。顧客のうち当月成約に達したも
のは受注台数の欄に記入され、敗退・延期となったもの
は敗退・延期の欄に移動される。

【００２２】また、本実施の形態に係るコンピュータに
は他のコンピュータとの連絡手段が備えられ、他のコン
ピュータとデータ交換を行ない、自己のデータを送信す
ると共に他のスタッフのデータを受信し、受信した他の
スタッフのデータを取り込んで自己のデータと重ねて一
覧表示することもできる。そのため、自己のコンピュー
タの一覧表にグループ全体、会社全体の顧客ファイルの
カードを取り込み、各セールススタッフのカードを色分
け等で区分けして比較することができる。他のコンピュ
ータとの交信は「インポート」ボタン１２、「エクスポ
ート」ボタン１３（図４参照）を操作して行なう。交信
後に図４の「全社の営業が見える」ボタン１４をクリッ
クした画面が図６であり、図６中の一覧表７には全社各
スタッフの顧客ファイルのカード１０が色分け等で区分
けして表示されている。

【００２３】以上、本発明の実施の形態を説明してきた
が、本発明の具体的な構成は本実施の形態に限定される
ものではなく、発明の要旨を逸脱しない範囲の設計変更
・追加・削除等があっても本発明に含まれる。例えば、
本実施の形態では自動車販売の分野について説明した
が、適用できる販売分野は広範で、例えば、車検の受
注、事務機器販売、住宅販売、各種レンタル販売等の分
野に適用することも可能である。また、成約へ達するま
での可能性として期間の指数を設定したが、この期間は
任意に設定することができ、また、他の要素を組み入れ
ることも可能である。

【００２４】

【発明の効果】以上説明してきたように本発明請求項
１、２記載の営業活動管理システムは前記のような構成
としたので、誰に、いつ、どのように営業活動を行なっ
ているのか、セールススタッフ毎のパターンを視覚的に
把握することができる。営業の過程が見えることによ
り、結果のみの管理から、セールス各自の自己管理、改
善や上司、仲間等の過程への適切なアドバイスが可能と
なる。販売数字のみならず、その結果をもたらした要因
も合わせて把握できる。さらに、販売予測がかなり高い
精度で見えてくる。結果と経緯との相関分析により、悪
い結果をもたらした原因把握が可能となり、「なぜ売れ
ないのか」が見えてくる。売れるセールスの営業パター
ンと自分の営業パターンを較べることにより「どうした
ら売れるか」が見えてくる。定型化した営業の形と尺度
の完成は、営業活動を体系的、理論的に学ぶことがで
き、教育結果も数値化して把握できる。

【００２５】請求項３記載の営業活動管理システムにお
いては、成約へ達するまでの可能性を表す指標として期
間を設定し、例えば数か月内に成約に至る可能性のある
顧客、１か月内に成約に至る可能性のある顧客、１週間
内に成約に至る可能性のある顧客のランクを設定するの
で、販売予測の精度が向上する。

【００２６】請求項４記載の営業活動管理システムにお
いては、前記カードまたは顧客ファイルは各セールスス
タッフごとに区分けされているので、ボード上あるいは
一覧表上にグループ全員、会社全体の営業成果を色分け
等で区分けして表示して比較することできる。

【００２７】請求項５記載の営業活動管理システムにお
いては、前記営業活動管理システムには商品在庫ファイ
ル、行動予定表作成手段、営業日報作成手段、見積書作
成手段、注文書作成手段のうち少なくとも一つ以上が備
えられているので、営業活動に必要な機能・情報が集約
され、機能的に活用することができる。従って、純粋営
業活動（商談）外の時間を大幅に節約できる。すなわ
ち、商談に専念する時間が増えることになる。

【００２８】請求項６記載の営業活動管理システムにお
いては、他のコンピュータとの連絡手段が備えられ、他
のコンピュータとデータ交換を行ない、自己のデータを
送信すると共に他のスタッフのデータを受信し、受信し
た他のスタッフのデータを取り込んで自己のデータと重
ねて一覧表示する構成としたので、自己と他のスタッフ
との比較が容易に行なわれる。

【図面の簡単な説明】

【図１】実施の形態１に係る営業活動管理ボードを示す
図である。

【図２】営業活動管理ボードの使用方法を示す図であ
る。

【図３】顧客の獲得・分類・移動を示す図である。

【図４】実施の形態２に係る営業活動管理システムのメ
インメニュー画面を示す図である。

【図５】私の営業パターンの画面を示す図である。

【図６】会社全体の営業パターンの画面を示す図であ
る。

【符号の説明】

１ カード ２ ボード ３ 縦軸 ４ 横軸 ５ ボックス ６ 敗退・延期の区画 ７ 一覧表データ（一覧表） ８ 縦軸 ９ 横軸 １０ カード １１ ボタン １２ ボタン １３ ボタン １４ ボタン

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 顧客情報・商談内容を記入したカード
   と、そのカードを貼付する営業活動管理ボードによって
   構成される営業活動管理システムであって、 前記ボードは縦軸・横軸の座標が設定され、縦軸または
   横軸の一方に、客が成約へ達するまでの可能性を表す指
   数が設定され、他軸に顧客へのコンタクト回数を表す指
   数が設定され、 前記顧客情報・商談内容を記入したカードを、客それぞ
   れの状態に従って、ボードの指数の交差する該当個所に
   貼付し、ボードに貼付されたカードの状態、内容から、
   顧客の成約可能性とコンタクト回数の相関関係、商談内
   容を視覚的に把握することを特徴とする営業活動管理シ
   ステム。
2. 【請求項２】 コンピュータを使用して顧客情報を管理
   する営業活動管理システムであって、 顧客情報・商談内容を記入した顧客ファイルと、その顧
   客ファイルを区分けする一覧表データと、その一覧表上
   に顧客ファイルを分類する移動表示手段とを有し、 前記一覧表は縦軸・横軸の座標が設定され、縦軸または
   横軸の一方に、客が成約へ達するまでの可能性を表す指
   数が設定され、他軸に顧客へのコンタクト回数を表す指
   数が設定され、 前記移動表示手段によって顧客ファイルを客それぞれの
   状態に従って、一覧表の指数の交差する該当個所に表示
   し、一覧表に表示された顧客ファイルの状態、内容か
   ら、顧客の成約可能性とコンタクト回数の相関関係、商
   談内容を視覚的に把握することを特徴とする営業活動管
   理システム。
3. 【請求項３】 成約へ達するまでの可能性を表す指数と
   して期間を設定し、例えば数か月内に成約に至る可能性
   のある顧客、１か月内に成約に至る可能性のある顧客、
   １週間内に成約に至る可能性のある顧客等のランクを設
   定したことを特徴とする請求項１または２記載の営業活
   動管理システム。
4. 【請求項４】 前記カードまたは顧客ファイルは各営業
   スタッフごとに色分け等の区分けがされていることを特
   徴とする請求項１、２または３記載の営業活動管理シス
   テム。
5. 【請求項５】 前記営業活動管理システムには商品在庫
   ファイル、行動予定表作成手段、営業日報作成手段、見
   積書作成手段、注文書作成手段のうち少なくとも一つ以
   上が備えられていることを特徴とする請求項２、３また
   は４記載の営業活動管理システム。
6. 【請求項６】 前記コンピュータには他のコンピュータ
   との連絡手段が備えられ、他のコンピュータとデータ交
   換を行ない、自己のデータを送信すると共に他のスタッ
   フのデータを受信し、受信した他のスタッフのデータを
   取り込んで自己のデータと重ねて一覧表示することを特
   徴とする請求項２、３、４または５記載の営業活動管理
   システム。