JP2009099038A - 文書管理システムおよびプログラム - Google Patents

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Abstract

【課題】
対象文書および該文書に関連する関連文書を同時に無効化することを可能にした文書管理システムおよびプログラムを提供する。
【解決手段】
クライアントＰＣ３００や複合機４００を用いて文書に対する無効化要求を行うと、文書の操作制限情報を管理するポリシーサーバ１００では、その文書に関連する関連文書を当該文書に対する操作履歴を元にして検索する。この検索によって関連文書が検索されると、派生関係による無効化対象文書に指定された文書を無効化する処理を行う。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書管理システムおよびプログラムに関する。
電子文書、および紙文書を予め定めたセキュリティポリシーに基づいて管理するシステムがある。このシステムでは、操作対象となる文書に、そのセキュリティポリシーに基づいたポリシー情報を設定することにより、そのポリシー情報により許可された操作のみを、許可されたユーザに対してのみ可能とするように制御している。すなわち、許可されていないユーザによる許可されていない操作は拒否され、ポリシー情報により許可されたユーザが、設定された操作を行うことのみが可能となる。
また、このポリシー情報には、文書そのものへの操作の全てを禁止してしまう無効化設定が可能であり、無効化が設定されている文書は操作対象外の文書となることから、管理対象から文書に関わる情報を削除する、若しくは文書に関わる情報を管理した状態で、全ての操作を拒否するよう制御する。
特許文献１は、ある文書を操作した場合に操作元の文書とその文書から派生した派生文書との操作経路を管理する技術であり、ある文書とその文書から派生した派生文書との関係を把握することが可能である。
特開２００５−３８３７１
管理対象の文書を無効化することで、対象文書に対する操作を永久に禁止することができるようになるが、文書の派生関係を管理するような文書管理システムにおいて、ある文書から派生した文書すべてを無効化したい場合には、個々の派生文書を特定し、それぞれを個々に無効化指示を行う必要があった。一方で、一般には派生文書はある一つの文書を起点にして派生した文書であり、ある文書を無効化したい場合には、関連する文書すなわち派生した文書群を同時に無効化したいことが多い。
そこで、本発明は、対象文書および該文書に関連する関連文書を同時に無効化することを可能にした文書管理システムおよびプログラムを提供することを目的とする。
上記目的を達成するため、請求項１の発明は、文書を操作制限する操作制限情報を管理する管理装置と、文書を操作する文書操作装置とを備え、前記文書操作装置は、文書の無効化を要求する無効化要求手段を具備し、前記管理装置は、前記操作制限情報を管理する文書に対する操作履歴を管理する操作履歴管理手段と、前記無効化要求手段による文書の無効化要求に対して、前記操作履歴管理手段で管理する操作履歴から当該文書に関連する関連文書を検索する関連文書検索手段と、前記無効化要求に係わる文書および前記関連文書検索手段によって検索した関連文書の操作制限情報に無効情報を設定して前記無効化要求に係わる文書および前記関連文書を無効化する無効化手段とを具備することを特徴とする。
また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記文書操作装置は、無効化する文書の無効化範囲を指定する範囲指定手段を具備し、前記関連文書検索手段は、前記範囲指定手段によって指定された無効化範囲に属する関連文書を検索することを特徴とする。
また、請求項３の発明は、請求項２の発明において、文書を裁断する文書裁断装置を更に備え、前記文書裁断装置は、紙文書の裁断に際し、該紙文書に印刷された前記文書識別情報を読み取る読取手段と、前記読取手段によって読み取った文書識別情報が示す文書に関連する関連文書の無効化要求を前記管理装置に行うことを特徴とする。
また、請求項４の発明は、請求項１または２の発明において、前記関連文書検索手段は、前記無効化する文書の派生関係に基づき該文書に関連する文書を検索することを特徴とする。
また、請求項５の発明は、文書の無効化要求に対応して該文書に関連する関連文書を検索する関連文書検索手段と、前記無効化要求に係わる文書および前記関連文書検索手段で検索した前記関連文書の管理情報に無効情報を設定して前記無効化要求に係わる文書および前記関連文書を無効化する文書無効化手段とを具備することを特徴とする。
また、請求項６の発明は、請求項５の発明において、前記関連文書検索手段は、前記関連文書を前記無効化する文書の操作履歴に基づき検索することを特徴とする。
また、請求項７の発明は、請求項５の発明において、前記関連文書検索手段は、前記無効化する文書が電子文書である場合に、該電子文書の派生関係に基づき該電子文書に関連する電子文書および紙文書を検索することを特徴とする。
また、請求項８の発明は、請求項５から７のいずれかの発明において、前記関連文書検索手段は、前記電子文書および前記紙文書を識別する識別情報に基づき前記関連文書を検索することを特徴とする。
また、請求項９の発明は、請求項５から８のいずれかの発明において、無効化する文書の無効化範囲を指定して前記無効化要求を行う無効化要求手段を具備し、前記関連文書検索手段は、前記無効化要求手段による無効化要求で指定された無効化範囲に属する関連文書を検索することを特徴とする。
また、請求項１０の発明は、コンピュータを、文書の無効化要求に対応して該文書に関連する関連文書を検索する関連文書検索手段、前記無効化要求に係わる文書および前記関連文書検索手段で検索した前記関連文書の管理情報に無効情報を設定して前記無効化要求に係わる文書および前記関連文書を無効化する文書無効化手段として機能させることを特徴とする。
本発明の請求項１によれば、指定した文書に関連する他の関連文書も同時に無効化することが可能になるという効果を奏する。
また、請求項２によれば、指定した文書と同時に無効化する文書を指定することが可能となり、必要な文書のみを無効化することが可能となるという効果を奏する。
また、請求項３によれば、紙文書の裁断に際し、該紙文書の関連文書を無効化することが可能となるという効果を奏する。
また、請求項４によれば、電子文書に対して関連文書に指定された電子文書および紙文書を検索することによってこれら全てを無効化することが可能になるという効果を奏する。
また、請求項５によれば、指定した文書に関連する他の関連文書も同時に無効化することが可能になるという効果を奏する。
また、請求項６によれば、無効化対象となる関連文書を操作履歴を用いて検索することによってこれら全てを無効化することが可能になるという効果を奏する。
また、請求項７によれば、電子文書に対して関連文書に指定された電子文書および紙文書を検索することによってこれら全てを無効化することが可能になるという効果を奏する。
また、請求項８によれば、電子文書および紙文書の識別情報を削除することによって操作対象の文書として無効化することが可能になるという効果を奏する。
また、請求項９によれば、無効化範囲に指定された文書のみを無効化することが可能になるという効果を奏する。
また、請求項１０によれば、指定した文書に関連する他の関連文書も同時に無効化することが可能になるという効果を奏する。
以下、本発明に係わる文書管理システムおよびプログラムの一実施例を添付図面を参照して詳細に説明する。
図１は、本発明に係わる文書管理システムおよびプログラムを適用して構成した文書管理システムのシステム構成図の一例である。
図１において、この文書管理システムは、ポリシーサーバ１００、認証サーバ２００、クライアントＰＣ３００、複合機４００、破棄装置５００（以下、「シュレッダー５００」という）を具備して構成する。
ポリシーサーバ１００は、セキュリティポリシーに基づき操作対象の電子文書および紙文書それぞれに対して適用するポリシー情報を管理する装置である。
このときのセキュリティポリシーとは、文書に対するリスク要因を排除し、その文書の機密性を確保する方針や規範を示すものであって、このセキュリティポリシーの機密レベルを示しているものがポリシー情報である。すなわち、ポリシー情報を文書に適用することによって情報漏えいや不正アクセスなどを未然に防止する。
たとえば、情報漏えいや不正アクセスなどを防止するためのセキュリティポリシーとして利用許可者や操作権限があり、それらを規定したポリシー情報を文書に設定することでその文書の操作制限を行う。このことからポリシー情報を「操作制限情報」とも表現する。
また、ポリシー情報では、操作の無効化を設定することが可能であって、操作の無効化が設定されたポリシー情報が適用される文書は、いずれの操作も無効である状態となる。
このとき、ポリシー情報が適用され、保護されている状態の文書を以下で「保護文書」と示す。
なお、保護文書は、媒体が電子であるか若しくは紙であるかによって２種類に分類することができ、いずれの媒体であっても一意に識別する文書ＩＤが付与されて管理されている。このとき、電子文書にポリシー情報を適用して生成される保護文書を「保護電子文書」と示し、また紙文書にポリシー情報を適用して生成される保護文書を「保護紙文書」と示す。この保護紙文書は、複合機４００によって生成される。このときの保護電子文書および保護紙文書の例を図２に示す。
また、保護電子文書、保護紙文書（以下、総称して「保護文書」という）には、文書を識別する文書ＩＤ（「文書識別情報」ともいう）が付与されており、ポリシーサーバ１００では、この文書ＩＤに対して適用するポリシー情報を管理している。
このポリシーサーバ１００では、ポリシー情報のほか、保護文書に対する文書情報をも管理する。この文書情報には文書間の関連情報を管理しており、ある保護文書を元にして新たに文書を作成した場合、作成後の文書と作成元の文書とを関連付けて管理する。すなわち、この２つの文書間には派生関係を有することとなる。
なお、本実施例では、ポリシーサーバは、すべての文書をポリシー情報と関連付けて管理しているが、ポリシー情報を管理せず派生関係のみを管理するような構成であってもよい。この場合、文書に対する操作は何ら制限されないが、文書を無効化すると該文書の操作は行えなくなる。
認証サーバ２００は、ＬＤＡＰ（Lightweight Directory Access Protocol）サーバやＡＤ（Active Directory）サーバなどにより構成され、文書の操作者であるユーザを認証する情報を管理する。例えばユーザを識別するユーザＩＤとパスワードとの組合せを管理し、ユーザの認証要求に含まれるユーザＩＤとパスワードとの組合せが、これらの組合せと同一であることによりユーザを認証する。
また、認証サーバ２００ではユーザＩＤにより識別されるユーザに対してユーザ名称や所属グループ、登録日時などのユーザ情報を管理し、ポリシーサーバ１００での文書に適用するポリシー情報の識別に用いる。
クライアントＰＣ３００は、保護文書に対して閲覧、編集、印刷要求、名称変更、属性変更などの各種の文書操作を行う装置であって、保護文書に対してこれらの操作を行う場合にはその保護文書に適用するポリシー情報をポリシーサーバ１００に問い合わせ、ポリシーサーバ１００から示されるポリシー情報により許可された操作であるかを判断して許可されている場合にその操作を行う。
また、クライアントＰＣ３００では、セキュリティポリシーに基づくポリシー情報が適用されていない文書に対してポリシー情報を適用することにより保護文書を生成する生成処理も行う。この生成処理により保護文書が生成されると、ポリシーサーバ１００に生成した保護文書を識別する文書ＩＤに対して適用するポリシー情報との対応関係を登録する。
さらに、このクライアントＰＣ３００では、保護文書に対する操作を無効とする無効化処理を行う。この無効化処理は、保護文書に適用するポリシー情報に文書の無効化を設定する処理であって、この無効化処理によって無効化された保護文書は文書操作が拒否される。また、この無効化処理では、無効化処理の対象となる保護文書と関連する関連文書についても同時に無効化する。
このとき、クライアントＰＣ３００は、ポリシーサーバ１００に関連文書の文書ＩＤを要求し、その文書ＩＤの文書に適用するポリシー情報に無効化を設定する。ポリシーサーバ１００で関連文書のポリシー情報を検索する処理を図１０のフローチャートに示し、また検索した文書ＩＤのポリシー情報に無効化を設定する処理を図１１のフローチャートに示す。
複合機４００は、文書の複写、印刷、画像読み取り、ファクシミリ送信などの機能を提供し、文書の画像形成を行う。この複合機４００は、これらの機能を実現する際に、ポリシーサーバ１００と相互通信し、処理対象の文書に適用するポリシー情報から当該機能の処理が可能であるかを判断する。
保護電子文書に対して処理を行う場合、その保護電子文書に示される文書ＩＤを読み取り、その文書ＩＤに対して要求された処理が、その文書ＩＤに適用するポリシー情報によって許可されているかを判断する。また、保護紙文書に対して処理を行う場合、画像読み取り機能を用いて文書ＩＤを読み取って解読し、その文書ＩＤに適用するポリシー情報によって許可されているかを判断する。
また、複合機４００では、保護紙文書の無効化処理も行う。この無効化処理では、保護電子文書と同様に、保護紙文書を識別する文書ＩＤに対するポリシー情報に無効化を設定する。クライアントＰＣ３００における無効化処理と同様に、無効化処理を行う保護紙文書と関連する文書を検索し、検索した関連文書についても無効化処理を行う。
ちなみに、この無効化処理によって無効化された保護紙文書は、複合機４００が併設するシュレッダー機能を用いて破棄する。
この文書管理システムでは、ポリシー情報が適用された保護文書を無効化する際に、その保護文書に関連する他の保護文書をも同様に無効化するシステムである。
図２は、本発明の実施の形態における文書管理装置でポリシー情報が適用されている保護文書の状態を表す図である。
図２において、図２（ａ）は、電子文書に対する保護電子文書の一例を示す図であり、図２（ｂ）、図２（ｃ）は、紙文書に対する保護紙文書の一例を示す図である。
図２（ａ）に示す保護電子文書は、文書ヘッダ１、暗号化文書本体３により構成され、文書ヘッダ１には文書を識別する文書ＩＤ２が含まれる構成である。
この文書ＩＤ２によって文書が識別され、この文書ＩＤ２に対して適用するポリシー情報がポリシーサーバ１００によって管理されている。なお、暗号化文書本体３は、暗号鍵によって暗号化された状態の文書の本体である。このときの暗号鍵は、共通な暗号鍵を用いているが、これに限定されることなく、文書ごとに暗号鍵を更新するようにしてもよい。
また、図２（ｂ）は、紙文書の先頭および末尾に文書ＩＤを含むデジタルコードを印刷した状態の文書を示す。この状態の紙文書を複合機４００を用いてスキャン、複写、ファクシミリ送信などの操作を行う際に、印刷されたデジタルコードから文書ＩＤを読み出すことによって、その文書ＩＤに対してポリシーサーバ１００が管理するポリシー情報を適用する。デジタルコードの一例として、例えばバーコードや二次元バーコードなどがある。
さらに、図２（ｃ）は、文書全体に透かし技術を用いて文書ＩＤを埋め込んだ文書であって、図２（ｂ）に示す文書と同様に、複合機４００を用いてスキャン、複写、ファクシミリ送信などの操作を行う際に、複合機４００が文書から文書ＩＤを読み出してその文書ＩＤに対してポリシーサーバ１００が管理するポリシー情報を適用する。
図３は、図１に示すポリシーサーバの詳細な構成を示すブロック図である。
図３に示すポリシーサーバ１００は、セキュリティポリシー登録部１０、セキュリティポリシー一覧応答部１１、セキュリティポリシー検索部１２、セキュリティポリシー無効化部１３、セキュリティポリシーＤＢ１４、文書情報ＤＢ１５、無効化範囲検索部１６によって構成され、セキュリティポリシー登録部１０、セキュリティポリシー一覧応答部１１、セキュリティポリシー検索部１２、セキュリティポリシー無効化部１３がクライアントＰＣ３００、複合機４００、シュレッダー５００とデータ通信を行う。
また、セキュリティポリシーＤＢ１４は、文書に適用するポリシー情報を管理しておりその一例を図８に示し、文書情報ＤＢ１５は、操作対象となる文書の情報を管理しておりその一例を図９に示す。
まず、図８について説明する。
図８に示すポリシー情報は、テーブル構成によって示されており、[ポリシーＩＤ]項目８０１、[ポリシー名称]項目８０２、[利用範囲]項目８０３、[有効期間]項目８０４、[許諾機能リスト]項目８０５によって構成される。
[ポリシーＩＤ]項目８０１は、ポリシー情報を識別する識別情報であり、[ポリシー名称]項目８０２は、ポリシー情報の名称を表す情報である。
[利用範囲]項目８０３は、[ポリシーＩＤ]項目８０１に示される識別情報の文書を操作するユーザが該当する範囲を示す情報であり、例えばユーザグループが指定されている場合にはそのユーザグループに属するユーザが文書の操作を可能とする範囲であって、また特定のユーザが指定されている場合にはそのユーザのみが文書の操作を可能とする範囲であることを示す。
[有効期間]項目８０４は、ポリシー情報の有効期間を[利用範囲]項目８０３で示されるユーザの範囲ごとに示している情報であって、例えば文書が生成されてから経過した日数の有効期間を指定する。
[許諾機能リスト]項目８０５は、許諾された操作の一覧を示す情報であって、操作対象の文書の媒体ごとに示されている。例えば、媒体が電子文書である場合、閲覧、印刷が可能であり、媒体が紙である場合、複写（コピー）が可能であるというように指定される。
ある文書に対してポリシーＩＤ「0001」のポリシー情報が適用されており、認証サーバ２００との通信により認証したユーザが「ユーザＡ」であって、ユーザＡが「ソフトウェア開発部」に属していると判断される場合において、図８のポリシーテーブルにはユーザＡが文書の生成から「180日以内」に限り電子文書を「閲覧、印刷」することが可能であることを示しており、紙文書を「複写（コピー）」することが可能であることを示している。
また、同様に、ある文書に対してポリシーＩＤ「0002」のポリシー情報が適用されており、認証サーバ２００との通信により認証したユーザが「ユーザＢ」であって、ユーザＢが「作成者」である文書を操作すると判断される場合において、図８のポリシーテーブルにはユーザＢが期間は限定されることなく、電子文書を「閲覧、編集、印刷」の各操作を行うことができ、紙文書を「複写（コピー）、スキャン」の各操作を行うことができることを示している。
次に、図９について説明する。
図９に示す文書情報は、テーブル構成によって示されており、[文書ＩＤ]項目９０１、[派生元文書ＩＤ]項目９０２、[ポリシーＩＤ]項目９０３、[文書名称]項目９０４、[メディア種類]項目９０５、[作成者ＩＤ]項目９０６、[作成日時]項目９０７、[無効化日時]項目９０８により構成される。
[文書ＩＤ]項目９０１は、操作対象となる文書を識別する情報であり、16進数で表した例を示している。[派生元文書ＩＤ]項目９０２は、派生元となった文書を識別する情報であり、[文書ＩＤ]項目９０１に示す文書ＩＤと同様、16進数で表した例を示している。なお、[派生元文書ＩＤ]項目９０２に派生元文書ＩＤが示されない場合（「−」が示されている場合）、その文書はルート文書であることを示す。
[ポリシーＩＤ]項目９０３は、文書に対して適用されるポリシー情報を識別する識別情報であって、図８に示す[ポリシーＩＤ]項目８０１に示すポリシーＩＤのうち、いずれかのポリシーＩＤが示される。
[文書名称]項目９０４は、文書の名称を示す情報であり、[メディア種類]項目９０５は、文書の媒体を示す情報であり、[作成者ＩＤ]項目９０６は、[文書ＩＤ]項目９０１で識別される文書を作成した作成者を識別する情報である。
さらに、[作成日時]項目９０７は、文書を作成した日付および時刻を示す情報であり、[無効化日時]項目９０８は、無効化処理が行われた日付および時刻を示す情報である。[無効化日時]項目９０８に日付および時刻が示されている場合は、文書が無効化されていることを示す。
図９の[文書ＩＤ]項目９０１に示す文書ＩＤ「40ffaaa4-0fb6-4634-85bf-bba45bc941b5」によって識別される文書は、[派生元文書ＩＤ]項目９０２が「−」であることから派生元のルート文書はないと判断され、[ポリシーＩＤ]項目９０３に示されるポリシーＩＤ「0001」によって識別されるポリシー情報が適用されることを示す。
また、この文書の文書名称は[文書名称]項目９０４に示されるように「内部資料」であって、[メディア種類]項目９０５に示す「電子」の媒体により構成されている。さらに、この文書は、[作成者ＩＤ]項目９０６に示す作成者「Fx12345」によって[作成日時]項目９０７に示す「2007-01-20 10:00」の「2007年1月20日の10時00分」に作成された文書であり、[無効化日時]項目９０８が「−」であることから無効化されていないことを示す。すなわち、操作することが可能である文書である。
また、図９の[文書ＩＤ]項目９０１に示す文書ＩＤ「AED6483F-3304-11d2-86F1-006008B0E5D2」によって識別される文書は、[派生元文書ＩＤ]項目９０２が「4FB6BB003347-11d0-B40A-00A005FF586」であることから、この文書の元となる親文書は「4FB6BB003347-11d0-B40A-00A005FF586」によって識別される文書であると判断する。
また、[ポリシーＩＤ]項目９０３および[文書名称]項目９０４が両者とも「−」であることから、ポリシー情報が適用されておらず、また文書名称も設定されていない状態を示す。
ただし、[ポリシーＩＤ]項目９０３に値が設定されていない状態であるが、ポリシーサーバ１００では、この文書が派生文書であると判断されるため、派生元文書を辿り、この文書に適用されるポリシーIDを特定する。この場合、親文書である「4FB6BB003347-11d0-B40A-00A005FF586」に[ポリシーＩＤ]項目９０３として「０００２」が設定されていることから、この「０００２」で示されるポリシー情報が設定されているものと判断する。
さらに、この文書は、[メディア種類]項目９０５が「紙」と示されていることから紙文書であり、[作成者ＩＤ]項目９０６に示す「Fx25615」の作成者によって[作成日時]項目９０７に示す「2006-10-03 14:23」の「2006年10月3日の14時23分」に作成された文書である。さらに、[無効化日時]項目９０８が「2006-11-01 12:13」であることから「2006年11月1日の12時13分」に無効化された状態の文書であることを示す。すなわち、この文書に対する操作を行おうとした場合は拒否され、破棄される。
このようにして、図３に示すセキュリティポリシーＤＢ１４ではポリシー情報を管理し、文書情報ＤＢ１５では文書情報を管理する。
続いて、図３に示すセキュリティポリシー登録部１０では、クライアントＰＣ３００などの外部機器によって保護文書が作成されることによりその保護文書の文書情報を登録する処理を行う。外部機器からは保護文書の文書情報として、文書ＩＤ、派生元文書ＩＤ、ポリシーＩＤ、文書名、メディアタイプ、作成者ＩＤ、作成日時の情報が指定される。
このときのクライアントＰＣ３００から受信した文書情報の登録要求の一例をＸＭＬ（Extensible Markup Language）形式で示したものを以下に示す。なお、ＸＭＬの各ステップの左端には説明に用いる行番号を示している。
01 <PolicyRegister>
02 <DocumentID>4FB6BB00-3347-11d0-B40A-00A005FF586</DocumentID>
03 <PolicyID>0002</PolicyID>
04 <DocumentName>Model2006カタログ</DocumentName>
05 <Type>electric</Type>
06 <UserID>Fx19810</UserID>
07 <Date>2006-10-01 T10:00+09:00</Date>
08 </PolicyRegister>
01行目と08行目はポリシー情報の登録要求であることを示す<PolicyRegister>のタグ要素が示されている。また、この<PolicyRegister>のタグ要素の値として02行目から07行目に、登録する文書情報の内容を示している。
02行目には<DocumentID>のタグ要素で文書ＩＤを表しており、その文書ＩＤが「4FB6BB00-3347-11d0-B40A-00A005FF586」であることを示す。03行目には<PolicyID>のタグ要素で文書に適用されるポリシーＩＤを示しており、そのポリシーＩＤが「0002」であることを示す。04行目には<DocumentName>のタグ要素で文書名称を示しており、その文書名称が「Model2006カタログ」であることを示す。
また、05行目には<Type>のタグ要素でメディアタイプを示しており、その値として「electric」が示され、電子文書であることを示す。06行目には<UserID>のタグ要素が示され、「Fx19810」で識別される作成者によって保護文書が作成されたことを示し、07行目には<Date>のタグ要素が示され、「2006-10-01 T10:00+09:00」と示すことから「2006年10月01日の10時00分」に保護文書が作成されたことを示している。
これらの情報を受信したセキュリティポリシー登録部１０では、文書情報ＤＢ１５で管理する文書情報テーブルに登録する。このときの文書情報テーブルの例を、図９の文書ＩＤが「4FB6BB00-3347-11d0-B40A-00A005FF586」であるレコード（９０９）に示している。ちなみに、このレコード（９０９）の[無効化日時]項目９０８は無効化処理が行われていないことを示すために「−（空）」となる。この例では派生元文書が無いが、派生元文書が存在する場合を以下に示す。
01 <PolicyRegister>
02 <DocumentID> AED6483F-3304-11d2-86F1-006008B0E5D2</DocumentID>
03 <DerivateFrom>4FB6BB003347-11d0-B40A-00A005FF586</DerivateFrom>
04 <Type>paper</Type>
05 <UserID>Fx25615</UserID>
06 <Date>2006-10-03 T14:23+09:00</Date>
07 </PolicyRegister>
派生元文書がある場合には、上記のように<PolicyID>のタグ要素の代わりに<DerivatedFrom>のタグ要素によって派生元文書が指定される。
このようにセキュリティポリシー登録部１０により保護文書の文書情報が登録される。
セキュリティポリシー一覧応答部１１では、クライアントＰＣ３００や複合機４００やシュレッダー５００などの外部機器からの文書に適用可能なポリシー情報の一覧の問い合わせに対して、セキュリティポリシーＤＢ１４で管理するポリシー情報から、該当するポリシー情報を取得して作成したポリシー情報の一覧を要求元に応答する。
このとき、応答されるポリシー情報の一覧をＸＭＬ形式で表したもの一例を以下に示す。なお、ＸＭＬの各ステップの左端には説明に用いる行番号を示している。
01 <Polices>
02 <Policy>
03 <PolicyID>0001</PolicyID>
04 <Name>ソフトウェア開発部内部資料</Name>
05 <AccessRight>
06 <Users>
07 <Group>開発本部</Group>
08 </Users>
09 <ValidTerm>60days from creation</ValidTerm>
10 <Operation>
11 <View/>
12 </Operation>
13 </AccessRight>
14 <AccessRight>
15 <Users>
16 <Group>ソフトウェア開発部</Group>
17 </Users>
18 <ValidTerm>180days from creation</ValidTerm>
19 <Operation>
20 <View/>
21 <Print/>
22 <Copy/>
23 </Operation>
24 </AccessRight>
25 <AccessRight>
26 <Users>
27 <user>Owner</user>
28 </Users>
29 <ValidTerm></ValidTerm>
30 <Operation>
31 <View/>
32 <Print/>
33 <Copy/>
34 <Edit/>
35 <Scan/>
36 </Operation>
37 </AccessRight>
38 </Policy>
39 <Policy>
40 <PolicyID>0002</PolicyID>
41 <Name>販売用資料</Name>
42 <AccessRight>
43 <Users>
44 <user>everything</user>
45 </Users>
46 <ValidTerm>30days from creation</ValidTerm>
47 <Operation>
48 <View/>
49 </Operation>
50 </AccessRight>
51 <AccessRight>
52 <Users>
53 <Group>営業部</Group>
54 </Users>
55 <ValidTerm>180days from creation</ValidTerm>
56 <Operation>
57 <View/>
58 <Edit/>
59 <Copy/>
60 </Operation>
61 </AccessRight>
62 <AccessRight>
63 <Users>
64 <user>Owner</user>
65 </Users>
66 <ValidTerm></ValidTerm>
67 <Operation>
68 <View/>
69 <Print/>
70 <Copy/>
71 <Edit/>
72 <Scan/>
73 </Operation>
74 </AccessRight>
75 </Policy>
76 </Polices>
1行目と76行目に示す<Polices>のタグ要素はポリシー情報の一覧を示すタグ要素であり、１または複数のポリシー情報が指定されていることを示す。このＸＭＬ形式のポリシー情報の一覧では２つのポリシー情報を含む例を示しており、1つ目は02行目から38行目に示し、2つ目は39行目から75行目に示している。
まず、1つ目のポリシー情報は、03行目の<PolicyID>のタグ要素でポリシー情報を識別するポリシーＩＤを示し、そのタグ要素の値として「0001」が示されている。また、04行目には<Name>のタグ要素でポリシー情報の名称を示しており、その名称が「ソフトウェア開発部内部資料」であることを示す。
05行目から37行目には、各ユーザ情報に対する詳細なポリシー情報の内容を示しており、ユーザ情報に対して複数のポリシー情報の内容を示している。本ＸＭＬの例では３つのユーザ情報に対するポリシー情報を<AccessRight>のタグ要素として規定している例を示している。
5行目から13行目に1つ目のポリシー情報の内容を示しており、06行目から08行目に<Users>のタグ要素でユーザ情報を示し、そのタグ要素の値として7行目に<Group>のタグ要素でユーザが所属するグループを示している。
さらに、09行目に<ValidTerm>のタグ要素でポリシー情報の有効期間を示しており、10行目から12行目の<Operation>のタグ要素で許可する操作を示し、その操作が11行目の<View/>で表す閲覧操作であることを示している。
すなわち、この1つ目のポリシー情報は、開発本部に所属するユーザに対して適用されるポリシー情報であって、文書が作成されてから60日以内であれば閲覧操作を可能とするものである。
また、2つ目のポリシー情報の内容を14行目から24行目に示しており、15行目から17行目に<Users>のタグ要素でユーザ情報を示し、そのタグ要素の値として16行目に<Group>のタグ要素でユーザが所属するグループを示している。
さらに、18行目に<ValidTerm>のタグ要素でポリシー情報の有効期間を示しており、19行目から23行目の<Operation>のタグ要素で許可する操作を示し、その操作が20行目から22行目の<View/>、<Print/>、<Copy/>で表す閲覧操作、印刷操作、複写操作であることを示している。
すなわち、この2つ目のポリシー情報は、ソフトウェア開発部に所属するユーザに対して適用されるポリシー情報であって、文書が作成されてから180日以内であれば閲覧操作、印刷操作、複写操作を可能とするものである。
さらに、3つ目のポリシー情報の内容を25行目から37行目に示しており、26行目から28行目に<Users>のタグ要素でユーザ情報を示し、そのタグ要素の値として27行目に<user>のタグ要素でユーザを識別している。
さらに、29行目に<ValidTerm>のタグ要素でポリシー情報の有効期間を示しており、30行目から36行目の<Operation>のタグ要素で許可する操作を示し、その操作が31行目から35行目の<View/>、<Print/>、<Copy/>、<Edit/>、<Scan/>で表す閲覧操作、印刷操作、複写操作、編集操作、読み取り操作であることを示している。
すなわち、この3つ目のポリシー情報は、文書の作成者（所有者）であるユーザに対して適用されるポリシー情報であって、期限を問わず、閲覧操作、印刷操作、複写操作、編集操作、読み取り操作を可能とするものである。
次に、39行目から75行目に示す２つ目のポリシー情報は、40行目の<PolicyID>のタグ要素でポリシー情報を識別するポリシーＩＤを示し、そのタグ要素の値として「0002」が示されている。また、41行目には<Name>のタグ要素でポリシー情報の名称を示しており、その名称が「販売用資料」であることを示す。
42行目から74行目では、各ユーザ情報に対する詳細なポリシー情報の内容を示しており、ユーザ情報に対して複数のポリシー情報の内容を示している。本ＸＭＬの例では３つのユーザ情報に対するポリシー情報を規定している例を示している。
42行目から50行目に1つ目のポリシー情報の内容を示しており、43行目から45行目に<Users>のタグ要素でユーザ情報を示し、そのタグ要素の値として44行目に<user>のタグ要素で該当するユーザを示しているが、この<user>のタグ要素には「everything」が示されていることから全てのユーザに対して適用できることを示している。
さらに、46行目に<ValidTerm>のタグ要素でポリシー情報の有効期間を示しており、47行目から49行目の<Operation>のタグ要素で許可する操作を示し、その操作が48行目の<View/>で表す閲覧操作であることを示している。
すなわち、この1つ目のポリシー情報は、全てのユーザに対して適用されるポリシー情報であって、文書が作成されてから30日以内であれば閲覧操作を可能とするものである。
また、2つ目のポリシー情報の内容を51行目から61行目に示しており、52行目から54行目に<Users>のタグ要素でユーザ情報を示し、そのタグ要素の値として53行目に<Group>のタグ要素でユーザが所属するグループを示している。
さらに、55行目に<ValidTerm>のタグ要素でポリシー情報の有効期間を示しており、56行目から60行目の<Operation>のタグ要素で許可する操作を示し、その操作が57行目から59行目の<View/>、<Edit/>、<Copy/>で表す閲覧操作、編集操作、複写操作であることを示している。
すなわち、この2つ目のポリシー情報は、営業部に所属するユーザに対して適用されるポリシー情報であって、文書が作成されてから180日以内であれば閲覧操作、編集操作、複写操作を可能とするものである。
さらに、3つ目のポリシー情報の内容を62行目から74行目に示しており、63行目から65行目に<Users>のタグ要素でユーザ情報を示し、そのタグ要素の値として64行目に<user>のタグ要素でユーザを識別している。
さらに、66行目に<ValidTerm>のタグ要素でポリシー情報の有効期間を示しており、67行目から73行目の<Operation>のタグ要素で許可する操作を示し、その操作が68行目から72行目の<View/>、<Print/>、<Copy/>、<Edit/>、<Scan/>で表す閲覧操作、印刷操作、複写操作、編集操作、読み取り操作であることを示している。
すなわち、この3つ目のポリシー情報は、文書の作成者（所有者）であるユーザに対して適用されるポリシー情報であって、期限を問わず、閲覧操作、印刷操作、複写操作、編集操作、読み取り操作を可能とするものである。
このようなポリシー情報の一覧を外部機器へと応答する。
そして、外部機器によって一覧のポリシー情報からいずれかが選択され、文書に対するポリシー情報の適用要求が行われると、セキュリティポリシー検索部１２でこれを受信する。この適用要求には文書の操作者であるユーザのユーザＩＤが含まれる。
ポリシー情報の適用要求を受信したセキュリティポリシー検索部１２では、その文書に適用するポリシー情報のポリシーＩＤを文書情報ＤＢ１５に問い合わせる。続いて、文書情報ＤＢ１５から取得したポリシーＩＤおよびポリシー情報の適用要求を行ったユーザのユーザＩＤに対するポリシー情報をセキュリティポリシーＤＢ１４に問い合わせ、該当するポリシー情報を検索する。
もちろん、ユーザＩＤにより示すユーザが属するグループ（例えばソフトウェア開発部グループ、開発本部グループ）のグループＩＤをもその適用要求に含む構成であってもよい。この場合、別途、ユーザＩＤに対するユーザが属するグループのグループＩＤを認証サーバ２００に問い合わせる。
このようにしてセキュリティポリシー検索部１２が文書に適用するポリシー情報を検索すると、検索したポリシー情報の一覧を要求元へ応答する。
このときの要求元への応答結果を、ＸＭＬ形式で表した例を以下に示す。なお、ＸＭＬの各ステップの左端には説明に用いる行番号を示している。
01 <UsageRights>
02 <UserID>fx17691</UserID>
03 <DocumentID>4FB6BB00-3347-11d0-B40A-00A005FF586</DocumentID>
04 <Policy>
05 <PolicyID>0002</Policy>
06 <ValidTo>2007-02-20 T23:59:59+09:00</ValidTo>
07 <Operations>
08 <View/>
09 <Print/>
10 <Copy/>
11 </Operations>
12 </Policy>
13 <InvalidateDate></InvalidateDate>
14 </UsageRights>
01行目と14行目でこのＸＭＬがポリシー情報の検索結果であることを示す<UsageRights>のタグ要素が示されている。02行目の<UserID>のタグ要素に示すユーザＩＤと03行目の<DocumentID>のタグ要素に示す文書ＩＤに対して、適用可能なポリシー情報を04行目と12行目の<Policy>のタグ要素で示している。この例では、05行目から11行目に示すポリシー情報のみが適用可能なポリシー情報であることを示している。
適用可能とされたポリシー情報は、05行目の<PolicyID>のタグ要素の値「0002」で識別され、06行目の<ValidTo>のタグ要素で示される有効期限「2007-02-20 T23:59:59+09:00」まで有効であることを示す。
ちなみに、13行目に示す<InvalidateDate>のタグ要素は無効化処理が行われている場合に、文書が無効となった日時を示す。
セキュリティ検索部１２では、上記のようなポリシー情報の一覧を要求元へ応答する。
続いて、ポリシーサーバ１００が無効とする文書の文書ＩＤ、ユーザＩＤおよび無効化する文書範囲の情報を含む無効化要求を外部機器から受信することにより無効化処理を行う。このとき、無効化要求をＸＭＬ形式で示したものの一例を以下に示す。なお、ＸＭＬの各ステップの左端には説明に用いる行番号を示している。
01 <PolicyInvalidate>
02 <DocumentID>4FB6BB00-3347-11d0-B40A-00A005FF586</DocumentID>
03 <UserID>Fx17691</UserID>
04 <Range>all</Range>
05 </PolicyInvalidate>
01行目と05行目にはこのＸＭＬが無効化要求であることを示す<PolicyInvalidate>のタグ要素である。02行目には無効化する文書の文書ＩＤが<DocumentID>のタグ要素の値として示されており、また、03行目には無効化要求を行ったユーザのユーザＩＤが<UserID>のタグ要素の値として示されている。
また、04行目には無効化する文書の範囲（「無効化範囲」という）を<Range>のタグ要素として示しており、そのタグ要素の値として「all」が示されている場合には、<DocumentID>のタグ要素の値で示される文書ＩＤの文書に関連する全ての関連文書（親文書、子文書）を一括して無効化することを示し、「this」が示されている場合には、<DocumentID>のタグ要素の値で示される文書ＩＤの文書のみを無効化する処理を行う。
この<Range>のタグ要素の値として示される無効化範囲の情報は、クライアントＰＣ３００で図２５に示すような画面を用いて指定した情報であって上記に示す「all」や「this」以外にも例えば、「Condition_1」や「Condition_2」といった値が指定される。
このようなＸＭＬ形式の無効化要求を受信したセキュリティポリシー無効化部１３では、指定された文書を無効化する処理を行う。このため、02行目の<DocumentID>のタグ要素で示される文書ＩＤと04行目のタグ要素で示される無効化範囲の情報から無効化する文書の一覧「idList」を作成する。
なお、作成される「idList」に含まれる文書の文書ＩＤは、無効化範囲の情報によって異なり、04行目の<Range>タグ要素の値が「all」であって、関連する全ての文書を無効化する文書に指定がなされている場合には、関連する文書全ての文書ＩＤが含まれる。
それに対して、<Range>タグ要素の値が「this」であって、指定された文書のみを無効化することが指定されている場合には、指定された文書の文書ＩＤのみが含まれる。
もちろん、これ以外にも無効化範囲の情報で、関連する文書のうち、電子文書のみ若しくは紙文書のみを無効化するという設定も可能であり、さらに、関連文書の相互関係から、ある文書を指定してその文書を起点として遡及する文書（親文書）若しくは派生した文書（子文書）のみを無効化するという設定も可能である。
続いて、作成した「idList」の各文書ＩＤの文書情報を文書情報ＤＢ１５から取得して、無効化要求を行ったユーザのユーザＩＤが指定されている文書情報のみを取得する。つまり、文書の作成者のみが文書を無効化できる。そして、取得した文書情報のうち、無効化されていない文書情報を無効化する。
図９に示す文書情報を例にすると、取得した文書情報のうち、[無効化日時]項目９０８に日時が登録されていない文書情報に現在時刻を登録することにより無効化処理を行う。
すなわち、無効化されている文書であるか否かは、その文書に適用するポリシー情報の[無効化日時]９０８に、日時が登録されているか否かによって判断する。
なお、この無効化処理は文書の作成者に限定されることなく、だれでも実行することが可能とする構成のほか、特定の操作権限を持つ管理者のみが実行可能とするように構成することも可能である。
図４は、図１に示すクライアントＰＣの詳細な構成を示すブロック図である。
図４に示すクライアントＰＣ１００は、保護電子文書生成部３０、文書ＩＤ生成部３１、文書編集部３２、文書記憶部３３、文書表示部３４、制御部３５、文書削除部３６、ユーザ認証部３７、保護文書破棄部３８、保護文書印刷部３９を具備して構成される。
制御部３５は、クライアントＰＣ１００における主制御であり、他の機能構成部に対して指示を行う。また、ユーザからの文書操作指示を受信し、その操作指示に基づく処理を他の機能構成部に対して指示する。
ユーザからの文書操作指示を受信した制御部３５では、まず、その操作指示を行ったユーザを認証するためにユーザ認証部３７に対して認証要求を行う。このユーザ認証部３７は、認証サーバ２００との通信によりユーザを認証する処理を行う。例えば、ユーザがユーザインターフェースを用いて入力したユーザＩＤおよびパスワードの組合せによりユーザを認証する。
認証に成功するとそのユーザのユーザ情報を制御部３５へ応答する。
続いて、認証したユーザより保護文書の生成要求が行われると、制御部３５は、認証したユーザ情報とともに保護電子文書生成部３０に文書記憶部３３に記憶する文書に対する保護文書の生成要求を行う。なお、この文書記憶部３３には、文書アプリケーションなどを用いて作成し、ポリシー情報が適用されていない文書が記憶されている。
保護電子文書生成部３０は、制御部３５からの保護文書の生成指示が行われると、文書記憶部３３に記憶する文書に対してポリシー情報を適用することにより保護文書を生成する。このときの文書に適用するポリシー情報はポリシーサーバ１００により示されるポリシー情報の一覧から選択したポリシー情報である。
電子文書にポリシー情報を適用して生成する保護文書を「保護電子文書」と示し、これは、紙文書にポリシー情報を適用して生成される保護文書と区別するための名称であって、後者の保護文書を「保護紙文書」と示す。この保護紙文書は、複合機によって生成される。
保護電子文書の一例が、図２（ａ）に示すような文書であり、また、保護紙文書の一例が図２（ｂ）や図２（ｃ）に示すような文書である。
保護電子文書生成部３０によって作成された保護電子文書に、文書ＩＤ生成部３１で生成された文書を識別する識別情報である文書ＩＤを設定する。これにより、文書ＩＤとポリシー情報との対応関係が確定することからこの文書ＩＤに対するポリシー情報の関係をポリシーサーバ１００に登録する。
そして、生成された保護電子文書を文書記憶部３３へ記憶する。
さらに、保護電子文書の閲覧、編集、印刷などの操作がユーザより指示されると、制御部３５ではユーザ認証部３７によりユーザを認証し、認証したユーザのユーザ情報とともに文書記憶部３３で記憶する保護電子文書を文書表示部３４、文書編集部３２、保護文書印刷部３９へと送信することにより処理指示を行う。
処理指示が行われた文書表示部３４、文書編集部３２、保護文書印刷部３９では、制御部３５を介して、ポリシーサーバ１００から文書に適用されるポリシー情報を取得し、そのポリシー情報により指示された処理が可能であるかを判断する。
処理が可能である場合には保護電子文書を復号することにより、文書表示部３４では文書を表示し、文書編集部３２ではユーザによる操作を可能とし、保護文書印刷部３９では文書の印刷要求を複合機４００へ送信する。
この文書表示部３４における詳細な処理の流れを図１４のフローチャートに示し、文書編集部３２における詳細な処理の流れを図１５のフローチャートに示し、保護文書印刷部３９における詳細な処理の流れを図１６および図１７のフローチャートに示す。
またさらに、ユーザが文書の無効化を指示すると、制御部３５ではユーザ認証部３７によりユーザを認証し、認証したユーザのユーザ情報とともに保護文書破棄部３８に文書の無効化を指示する。
なお、ユーザによる無効化する文書の範囲（無効化範囲）を、図２５に示すような画面を用いて行うことが可能である。この無効化する文書の範囲とは、ある文書の無効化に伴って同様に無効化する文書を示す情報である。この関連する文書の検索には、ポリシーサーバ１００で管理する文書情報が用いられる。
図２５は、無効化する文書の範囲を指定する画面の一例を示す。
図２５は、ポリシーサーバ１００で文書情報を管理する文書間の相互関係を木構造によって示した文書関係構成項目２６０１と、無効化する文書を指定する無効化範囲項目２６０２によって構成され、ＯＫボタン２６０９を押下することにより無効化範囲が指定され、キャンセルボタン２６１０を押下することによって処理が取り消される。
図２５の文書関係構成項目２６０１には、１０個の文書の関係を示しており、「文書１」をルート文書としてこのルート文書から「文書２」、「文書３」、「文書４」が生成されたことを示す。また「文書２」から「文書５」、「文書６」が派生したことを示し、「文書３」から「文書７」、「文書８」が派生したことを示し、「文書４」から「文書９」、「文書１０」が派生したことを示している。
このような関係において、無効化範囲項目２６０２で、無効化範囲となる文書を指定するための条件を選択する。この無効化範囲項目２６０２では、無効化する文書を選択するための６個の条件が示されている。
１つ目の条件は、「この文書のみ」として示され、無効化する文書に指定した文書だけを無効化範囲とし、２つ目の条件は、「派生文書全て」と示され、無効化する文書に指定された文書に関連する関連文書全てを無効化範囲とする。
また、３つ目の条件は、「この文書を起点に派生した文書」と示され、無効化する文書に指定された文書から派生した文書を無効化範囲とし、４つ目の条件は、「この文書を起点にした文書以外」と示され、無効化する文書に指定された文書から派生した文書以外の文書を無効化範囲とする。
さらに、５つ目の条件は、「兄弟関係から派生した文書」と示され、無効化する文書に指定された文書と兄弟関係にある文書から派生した文書を無効化範囲とし、６つ目の条件は、「兄弟関係から派生した文書以外」と示され、無効化する文書に指定された文書と兄弟関係にある文書以外の文書から派生した文書を無効化範囲とする。
ちなみに、兄弟関係とは直近の派生元の文書を同じくする文書である。例えば、「文書３」と兄弟関係にある文書は直近の「文書１」を派生元とする文書２」および「文書４」となる。
図２５では、３つ目の条件「この文書を起点に派生した文書」が選択された場合の例を示しており、この条件の場合、起点となる文書が「文書３」であることから、「文書７」と「文書８」とが無効化範囲に指定された文書となる。すなわち、「文書３」が無効化する文書として指定されることにより同時に「文書７」と「文書８」の文書も無効化される。
１つ目の条件を指定すると、ＸＭＬ形式の無効化要求に示す<Range>のタグ要素の値に「this」が設定され、２つ目の条件を指定すると、ＸＭＬ形式の無効化要求に示す<Range>のタグ要素の値に「all」が設定され、３つ目の条件を指定すると、ＸＭＬ形式の無効化要求に示す<Range>のタグ要素の値に「Condition_1」が設定され、４つ目の条件を指定すると、ＸＭＬ形式の無効化要求に示す<Range>のタグ要素の値に「Condition_2」が設定され、５つ目の条件を指定すると、ＸＭＬ形式の無効化要求に示す<Range>のタグ要素の値に「Condition_3」が設定され、６つ目の条件を指定すると、ＸＭＬ形式の無効化要求に示す<Range>のタグ要素の値に「Condition_4」が設定される。
このように図２５を用いて無効化範囲が指定されると、保護文書破棄部３８では、その無効化範囲で指定された文書の無効化処理要求をポリシーサーバ１００に送信する。ポリシーサーバ１００によって文書が無効化されると、保護文書破棄部３８は、制御部３５に無効化範囲に指定された文書のポリシー情報に無効化を設定したことを応答する。
これにより、制御部３５は、文書削除部３６にポリシー情報の無効化を行った文書の削除要求を行い、文書削除部３６が指定された文書を削除する。
図５、図６は、図１に示す複合機の詳細な構成を示すブロック図である。
まず、図５の複合機は、無効化処理によって無効化された紙文書に対して、複写（コピー）、スキャン、ファクシミリ送信などの処理が指示された場合に文書を裁断することで破棄する処理を行う場合の構成を示している。
図５に示す複合機４００は、文書ＩＤエンコード部４０、保護紙文書生成部４１、印刷部４２、文書ＩＤ生成部４３、画像記憶部４４、保護電子文書生成部４５、文書ＩＤ解析部４６、制御部４７、ユーザ認証部４８、紙文書破棄部４９−１を具備して構成する。
制御部４７は、複合機４００における主制御であり、保護文書の印刷、複写（コピー）、スキャン、ファクシミリ送信、無効化などの制御を行う。
保護紙文書に対する複写やスキャンなどの処理が指示されると、制御部４７は、その指示を行ったユーザの認証要求をユーザ認証部４８に行う。ユーザ認証部４８では、認証サーバ２００との通信によりユーザを認証する処理を行う。例えば、ユーザがユーザインターフェースを用いて入力したユーザＩＤおよびパスワードの組合せによりユーザを認証する。
認証に成功すると制御部４７は、次に文書ＩＤを解析するために文書ＩＤ解析部４６へ要求された文書を送信する。解析した文書ＩＤと認証したユーザ情報を元に、ポリシーサーバ１００に当該文書ＩＤに対するポリシー情報を問い合わせて、要求された処理が許可されているかを確認する。ポリシー情報により要求された操作が許可されている場合には処理を続行する。
複写の指示の場合には、制御部４７では、文書を含む保護紙文書の生成要求を保護紙文書生成部４１に送信する。保護紙文書生成部４１では、スキャン機能により読み取った文書のイメージ画像に文書ＩＤ生成部４３により生成して文書ＩＤエンコード部４０で２次元バーコードなどにエンコード（符号化）した文書ＩＤを埋め込んだ保護紙文書の元となる画像イメージを生成する。
このとき、保護紙文書を生成する元となった文書が紙文書である場合、つまり保護紙文書を作成するためにスキャン機能により紙文書を読み取った場合には、その紙文書を排紙せず、特別なトレイに格納するように構成してもよい。これにより、ユーザは生成された保護紙文書を以降の処理に用いる。
これは、スキャン機能がＡＤＦ（Auto Document Feeder）によって実現される場合に特に有効である。
保護紙文書生成部４１では、画像イメージを生成すると、画像記憶部４４へ記憶するとともに、印刷部４２から画像イメージに対する紙文書を出力する。これが「保護紙文書」である。
そして、制御部４７は、生成した文書ＩＤの情報をポリシーサーバに登録する処理を行う。
また、上記において、スキャンの指示の場合には、ポリシーサーバに対して権利確認を行った後、制御部４７は、認証したユーザ情報とともに文書を保護電子文書生成部４５へ送信する。保護電子文書生成部４５では、保護紙文書に対する保護電子文書を作成するが、これは、複合機４００のスキャン機能で紙文書を読み取ることにより生成した画像イメージであり、この画像イメージを暗号化したものに文書ＩＤ生成部４３で生成した文書ＩＤを設定して、保護電子文書を生成し、生成した文書ＩＤをポリシーサーバに登録する処理を行う。
クライアントＰＣ３００から印刷要求があった場合には、文書の印刷イメージ、文書ID、ユーザIDの情報が指定されて制御部４７に印刷指示が行われる。このときは、渡されたユーザIDと文書IDを指定してポリシーサーバ１００に権利を問い合わせ、印刷の権利が許可されているかどうかを確認する。
許可されている場合には、制御部４７は印刷イメージを指定して、保護紙文書の生成要求を保護紙文書生成部４１に送信する。保護紙文書生成部４１では、印刷イメージ画像に文書ＩＤ生成部４３により生成して文書ＩＤエンコード部４０で２次元バーコードなどにエンコード（符号化）した文書ＩＤを埋め込んだ保護紙文書の元となる画像イメージを生成する。
そして、制御部４７は、生成した文書ＩＤの情報をポリシーサーバに登録する処理を行う。
上記の処理において、処理対象の紙文書のポリシー情報で文書の無効化が指定されている場合には、処理要求された文書を破棄するために、紙文書破棄部４９−１またはシュレッダー５００へ文書を転送する。
この紙文書破棄部４９−１では文書ＩＤを読み取った紙文書を裁断して破棄する処理を行う。
複合機４００は、保護紙文書を無効化する機能も搭載する。無効化の指示がなされると、制御部４７は、その指示を行ったユーザの認証要求をユーザ認証部４８に行う。ユーザ認証部４８では、認証サーバ２００との通信によりユーザを認証する処理を行う。例えば、ユーザがユーザインターフェースを用いて入力したユーザＩＤおよびパスワードの組合せによりユーザを認証する。
認証に成功すると制御部４７は、次に、文書ＩＤを解析するために文書ＩＤ解析部４６へ要求された文書を送信する。解析した文書ＩＤと認証したユーザと当該文書ＩＤ、さらにユーザによって指定される無効化範囲を指定して、ポリシーサーバ１００に文書の無効化を指示する。その後、対象の紙文書は紙文書破棄部４９−１へ送られて破棄される。
次に、図６の複合機は、無効化された電子文書または紙文書に対して、複写（コピー）、スキャン、ファクシミリ送信などの処理が指示されると、その文書を特別なトレイ若しくは記憶領域に格納する処理を行う。
図６に示す複合機は、図５に示す複合機の構成と類似しているため異なる点を中心に説明する。
図６に示す複合機は、文書ＩＤエンコード部４０、保護紙文書生成部４１、印刷部４２、文書ＩＤ生成部４３、画像記憶部４４、保護電子文書生成部４５、文書ＩＤ解析部４６、制御部４７、ユーザ認証部４８、文書格納部４９−２を具備する。
図５に示す構成の複合機では、無効化されている文書を紙文書破棄部４９−１に転送するように構成しているが、図６に示す構成の複合機では、無効化されている文書を文書格納部４９−２に格納する。
この文書格納部４９−２は、格納トレイと記憶領域によって実現され、紙文書に対する処理でその紙文書が無効化されている場合および紙文書を無効化処理した場合に、対象の紙文書を格納トレイに格納する。
この格納トレイは、特別なトレイであって、施錠されており鍵を持つ管理者のみが開閉することを可能としたトレイである。
図７は、図１に示すシュレッダーの詳細な構成を示すブロック図である。
図７に示すシュレッダー５００は、制御部５０、文書ＩＤ読取部５１、紙文書破棄部５２、ユーザ認証部５３を具備して構成され、ネットワーク上の他のノードとデータ通信が可能である。例えば、紙文書の破棄にあたって紙文書を挿入口にセットすると、その紙文書から文書ＩＤを読み取ってポリシーサーバ１００へと転送する。
まず、紙文書が挿入口にセットされると、制御部５０は、紙文書の破棄を行うユーザの認証を行うためにユーザ認証部５３に認証要求を行う。ユーザはＩＣカードからユーザ情報を読み取らせ、若しくはユーザＩＤ、パスワードをユーザインターフェースを用いて入力することで、ユーザ認証部５３がユーザ認証サーバ２００との通信に用いてユーザ認証を行う。
ユーザ認証部５３によりユーザを認証すると、認証したユーザのユーザ情報を制御部５０へ応答する。制御部５０では、ユーザ情報が応答されることにより認証されたと判断して、続いて、文書ＩＤ読取部５１に紙文書の文書ＩＤの読み取り指示を行う。
この文書ＩＤ読取部５１は、ＣＣＤ（Charge Coupled Devices）などの読み取り機構によって構成され、読み取った文書ＩＤを解読する。文書読取部５１では文書ＩＤの読み取りが成功し、解読するとその旨を制御部５０に応答する。これにより、制御部５０は紙文書破棄部５２へと挿入口にセットされた紙文書の破棄を指示する。
紙文書破棄部５２ではその紙文書を破断することで破棄する。
さらに、制御部５０では、読み取った文書ＩＤと指定された無効化範囲の情報をポリシーサーバ１００に転送して該当する文書のポリシー情報に無効化を設定する。すなわち、図９に示す文書情報テーブルの[無効化日時]項目９０８に現在日時を設定する。
ちなみに、無効化範囲の指定方法として、例えばシュレッダー５００に設けられたボタンで無効化範囲を選択する方法がある。この場合、[派生文書全て]ボタンや[この文書のみ]ボタンなどが設けられており、[派生文書全て]ボタンが押下された場合には読み取った文書ＩＤに関連する全ての文書を無効化する文書であると指定する。また、[この文書のみ]ボタンが押下された場合には読み取った文書ＩＤの文書のみを無効化すると指定する。
ポリシー情報で無効化されている文書を、複合機４００を用いて複写する場合には複合機４００で文書を破棄する。紙文書の場合、特別な格納トレイに収納したり併設するシュレッダー（シュレッダー５００とは異なる）で削除したりする。
このように、無効化された紙文書を破棄する処理を行う。
以下では、上記するさまざまな処理の詳細な流れを図１０から図２４のフローチャートを用いて説明する。
図１０は、本発明の実施の形態における文書管理システムのポリシーサーバで行うポリシー情報を検索する処理の流れを示すフローチャートである。
図１０において、クライアントＰＣや複合機などの外部機器から文書ＩＤ、ユーザＩＤが指定されたポリシー情報で許可された操作情報が要求されると処理が開始され、その文書ＩＤを元にその文書ＩＤが示す文書の文書情報を検索する（１００１）。文書情報が検索できたかを判断し（１００２）、文書情報が検索できない場合（１００２でＮＯ）には、エラー情報を生成して要求元の外部機器へ応答する（１０１２）。
また、文書情報が検索できた場合（１００２でＹＥＳ）には、その文書情報により示されるポリシーＩＤを取得してそのポリシーＩＤが示すポリシー情報を検索する（１００３）。
ポリシーＩＤが指定されていない場合、文書情報の派生元文書ＩＤを参照し、派生元文書ＩＤの文書情報を検索し、そこに指定されているポリシーＩＤを用いる。もし、これも指定されていない場合は、さらに派生元を辿っていく処理を行う。
すなわち、ルート文書にはポリシーＩＤが指定されているはずである。
ポリシーＩＤに対するポリシー情報が検索できたかを判断（１００４）して、検索できない場合（１００４でＮＯ）には、文書情報の派生元文書ＩＤを参照し、派生元文書ＩＤの文書情報を検索し、そこに指定されているポリシーＩＤを用いる。派生元（ルート）まで順次、辿ることによりポリシーＩＤを取得する処理を行う（１０１３）。少なくともルート文書にはポリシーＩＤが指定されている。
続いて、ポリシーＩＤに対するポリシー情報を検索する（１０１４）。その後、ステップ１００４へと戻り、再度ポリシー情報が合致するかを判断する。このように繰り返し処理を行う。
ポリシーＩＤに対するポリシー情報が検索できた場合（１００４でＹＥＳ）には、そのポリシー情報の利用範囲項目にユーザＩＤが示されているポリシー情報のみをフィルタリングする（１００５）。フィルタリングした結果、そのユーザＩＤが示されているポリシー情報があるかを判断して（１００６）、該当するポリシー情報がない場合（１００６でＮＯ）には、エラー情報を生成して要求元の外部機器へ応答する（１０１２）。
また、該当するポリシー情報がある場合（１００６でＹＥＳ）には、フィルタリングされたポリシー情報の有効期間の情報と、文書の作成日時からポリシー情報を有効とする期間の満了日時を生成する（１００７）。生成した有効期間の満了日時が現在時刻よりも前である場合にはそのポリシー情報が適用できないため、そのポリシー情報を削除する（１００８）。
残ったポリシー情報があるかを判断して（１００９）、該当するポリシー情報が残っていない場合（１００９でＮＯ）には、エラー情報を生成して要求元の外部機器へ応答する（１０１２）。
ポリシー情報が残っている場合（１００９でＹＥＳ）には、そのポリシー情報の許諾機能リスト項目をマージして許可する操作の操作リストを作成する（１０１０）。そして、残っているポリシー情報の有効期限のうち、最も短いものを作成した操作リストに示す操作の有効期限として設定する（１０１１）。また、文書情報として無効化日時が指定されている場合は、無効化日時を許可リストに付与する。
図１１は、本発明の実施の形態における文書管理システムのポリシーサーバで行う文書の無効化を行う処理の流れを示すフローチャートである。
図１１において、クライアントＰＣや複合機などの外部機器から文書ＩＤ、ユーザＩＤ、無効化範囲の情報が指定された無効化要求を受信すると処理が開始され、無効化範囲の情報に含まれる文書の文書ＩＤを管理している文書情報から検索して取得する（１１０１）。この処理の詳細な流れを図１２に示す。
取得した文書ＩＤの一覧である「idList」を作成し（１１０２）、その「idList」に含まれる各文書ＩＤに対して以下の処理（１１０３〜１１０８）を行う。
まず、その「idList」に示される文書ＩＤの文書情報を検索して（１１０３）、文書情報が検索できたかを判断する（１１０４）。文書情報が検索できない場合（１１０４でＮＯ）には、その文書ＩＤを「idList」から削除して（１１０９）次の文書ＩＤへ処理を移す（１１１０）。
文書情報が検索できた場合（１１０４でＹＥＳ）には、その文書情報が示す文書の作成者が、指定されたユーザＩＤと合致するかを確認する（１１０５）。合致したかを判断して（１１０６）、合致できない場合（１１０６でＮＯ）には、その文書ＩＤを「idList」から削除して（１１０９）次の文書ＩＤへ処理を移す（１１１０）。
文書の作成者のユーザＩＤと指定されたユーザＩＤとが合致する場合（１１０６でＹＥＳ）には、続いてその文書情報が示す文書が無効化されているかを判断する（１１０７）。つまり、文書情報の無効化日時項目に日時が指定されていないかを判断する（１１０７）。
日時が指定され、無効化されている場合（１１０７でＮＯ）には、その文書ＩＤを「idList」から削除して（１１０９）次の文書ＩＤへ処理を移す（１１１０）。また、無効化されていない場合（１１０７でＹＥＳ）には、無効化するために現在時刻をその無効化日時項目へ登録する（１１０８）。
このようにしてポリシーサーバが文書を無効化する。
図１２は、図１１における無効化範囲に指定された文書を検索する処理の流れを示すフローチャートである。
図１２において、無効化範囲に指定された文書の検索に際して、指定した文書が示される「idList」を初期化する（１２０１）。そして、無効化範囲として指定された範囲が「all」であるかを判断する（１２０２）。「all」が指定されていない場合（１２０２でＮＯ）、例えば無効化範囲が「this」である場合には、外部機器から受信した無効化要求に含まれる文書ＩＤを無効化する文書に指定した「idList」を作成する（１２０３）。
また、無効化範囲に「all」が指定されている場合（１２０２でＹＥＳ）には、文書ＩＤが示す文書の文書情報を検索する（１２０４）。検索した結果、文書情報が検索できたかを判断して（１２０５）、文書ＩＤに対する文書情報が検索できない場合（１２０５でＮＯ）には、エラーであることを示す結果を生成する（１２０６）。
それに対して、文書ＩＤが検索できた場合（１２０５でＹＥＳ）には、続いて、検索した文書情報の派生元文書項目が登録されておらずその文書ＩＤが示す文書がルート文書であるかを判断する（１２０７）。ルート文書でない場合（１２０７でＮＯ）には、派生元文書項目に指定されている派生元文書の文書ＩＤを無効化範囲の検索に指定された文書の文書ＩＤに設定する（１２０８）。この文書ＩＤを元にステップ１２０４からステップ１２０７を繰り返し行う。
また、派生元文書ＩＤ項目に文書ＩＤが登録されていない場合（１２０７でＹＥＳ）にはその文書ＩＤがルート文書であると判断できる。ルート文書が検索されると、そのルート文書を無効化範囲に指定された文書として「idList」に追加する（１２０９）。以降、この文書ＩＤをルート文書として、そこから派生している文書を検索する処理を行う。
まず、対象の文書ＩＤ群を派生元文書ＩＤとして持つ文書情報を検索する（１２１０）。そして、合致する文書情報があるかを判断して（１２１１）、合致するレコードがある場合（１２１１でＹＥＳ）には、検索結果の文書ＩＤ群を次の対象に設定して（１２１３）、各文書ＩＤに対してステップ１２１０の処理を行う。
そして、対象の文書ＩＤ群を派生元文書ＩＤとして持つ文書情報がなくなると（１２１１でＮＯ）、その時点での「idList」が派生文書の文書ＩＤのリストとなる（１２１２）。
このようにして無効化範囲に指定された文書の文書ＩＤのリストを作成する。
図１３は、本発明の実施の形態における文書管理システムで電子文書に対する保護電子文書を作成する処理の流れを示すフローチャートである。
図１３において、この保護電子文書の作成処理はクライアントＰＣによって実行されるが、もちろん、この機能を複合機で実施しても良い。ユーザが電子文書を指定してポリシー情報の適用を指示する（１３０１）。続いて指示したユーザを認証する処理を行う（１３０２）。
認証できたかを判断し（１３０３）、認証できない場合（１３０３でＮＯ）にはエラー表示を行って処理を終了する（１３０４）。また、ユーザ認証した場合（１３０３でＹＥＳ）には、対象となる電子文書を記憶して保存する（１３０５）。
そして、ポリシーサーバより電子文書に適用するポリシー情報の一覧の取得要求を行って一覧を取得して（１３０６）、取得したポリシー情報の一覧に示されるポリシー情報からユーザがもしくはシステムが自動的に最適なポリシー情報を選択する（１３０７）。
そして、作成した保護電子文書を識別するための文書ＩＤを作成してその文書ＩＤのほか、選択したポリシー情報のポリシーＩＤ、文書名、ユーザＩＤ、メディアタイプ、作成日時を指定して文書情報を登録する（１３０８）。
選択したポリシー情報に示されている暗号鍵で文書を暗号化して保護文書を生成する（１３０９）。
これにより、保護電子文書が作成される。
図１４は、本発明の実施の形態における文書管理システムのクライアントＰＣで保護電子文書を閲覧する処理の流れを示すフローチャートである。
図１４では、例えば図１３に示すような処理によって保護電子文書が作成され、その保護電子文書に対してユーザにより閲覧要求が行われると処理が開始される。閲覧要求を行ったユーザの認証処理を行う（１４０１）。この認証処理による認証に成功したかを判断して（１４０２）、認証に成功していない場合（１４０２でＮＯ）には、クライアントＰＣの画面に認証できない旨のエラー表示を行う（１４１１）。
それに対して、ユーザ認証が成功した場合（１４０２でＹＥＳ）には、閲覧する保護電子文書から文書ＩＤを読み取り、読み取った文書ＩＤと認証したユーザのユーザＩＤとからポリシーサーバにポリシー情報を要求する（１４０３）。
この要求に対してポリシーサーバから該当するポリシー情報の応答があるかを判断して（１４０４）、ポリシー情報の応答がない場合（１４０４でＮＯ）には、該当するポリシー情報がない旨を画面に表示する（１４１１）。
文書ＩＤ、ユーザＩＤに対するポリシー情報がポリシーサーバから応答された場合（１４０４でＹＥＳ）には、続いて、対象文書が無効化されているかどうかを判断（１４１２）し、無効化されている場合（１４１２でＹＥＳ）には、文書を削除する（１４１３）。文書を削除後、または無効化されていない場合（１４１２でＮＯ）には、そのポリシー情報によって電子文書の閲覧が許可されているかを確認する（１４０５）。具体的には、応答されたポリシー情報の許諾機能リスト項目に示される操作に「電子文書の閲覧」が記載されているかを確認してこのポリシー情報をフィルタリングする。
そして、フィルタリングを行った結果、該当するポリシー情報がフィルタリングされているかを判断して（１４０６）、フィルタリングされていない場合（１４０６でＮＯ）、すなわち「電子文書の閲覧」を許可するポリシー情報が該当しない場合にはその操作を拒否する旨を表示する（１４１１）。
また、この操作を許可するポリシー情報がフィルタリングされている場合（１４０６でＹＥＳ）には、そのポリシー情報のうち、有効期間内であるポリシー情報を検索する（１４０７）。この検索によって有効期限内のポリシー情報が該当するかを判断して（１４０８）、該当するポリシー情報がない場合（１４０８でＮＯ）には、その旨を表示する（１４１１）。
それに対して、電子文書の閲覧が許可され、有効期間内のポリシー情報がある場合（１４０８でＹＥＳ）には、保護電子文書を指定された復号鍵で復号して復号後の電子文書を文書ＩＤとともに記憶する（１４０９）。そして、その電子文書をクライアントＰＣの表示画面に表示する（１４１０）。
これにより、クライアントＰＣによって電子文書の閲覧操作が可能となる。
図１５は、本発明の実施の形態における文書管理システムのクライアントＰＣで電子文書を編集する処理の流れを示すフローチャートである。
図１５では、図１４に示すような処理によってクライアントＰＣが記憶する電子文書を編集する際の処理を示し、ユーザが電子文書の編集を要求すると処理が開始される。
このとき、ユーザが認証された状態にあり、操作対象の電子文書の文書ＩＤと認証済みのユーザのユーザＩＤとからポリシーサーバにポリシー情報を要求する（１５０１）。ポリシーサーバから該当するポリシー情報の応答があったかを判断して（１５０２）、合致するポリシー情報が応答されない場合（１５０２でＮＯ）には、その旨を表示する（１５０８）。
合致するポリシー情報がポリシーサーバから応答されると（１５０２でＹＥＳ）、続いて、対象文書が無効化されているかどうかを判断（１５０９）し、無効化されている場合（１５０９でＹＥＳ）には、文書を削除する（１５１０）。文書を削除後、または無効化されていない場合（１５０９でＮＯ）には、そのポリシー情報で電子文書の編集が許可されているかを確認する（１５０３）。具体的には、合致したポリシー情報の許諾機能リスト項目に「電子文書の編集」が指定されているかを確認する。
この項目に「電子文書の編集」が指定されていることにより電子文書の編集が許可されている場合（１５０２でＹＥＳ）には、許諾機能リスト項目に「電子文書の編集」が指定されているポリシー情報のフィルタリングを行い、フィルタリングされて該当するポリシー情報があるかを判断する（１５０４）。
フィルタリングされたポリシー情報がない場合（１５０４でＮＯ）には、該当するポリシー情報がない旨のエラー表示を行う（１５０８）。フィルタリングされたポリシー情報がある場合（１５０４でＹＥＳ）には、そのポリシー情報のうち、有効期間内であるポリシー情報を検索する（１５０５）。この検索によって有効期限内のポリシー情報が該当するかを判断して（１５０６）、該当するポリシー情報がない場合（１５０６でＮＯ）には、その旨を表示する（１５０８）。
それに対して、電子文書の編集が許可され、有効期間内のポリシー情報がある場合（１５０６でＹＥＳ）には、電子文書の編集操作を行う（１５０７）。
これにより、クライアントＰＣによって電子文書の編集操作が可能となる。
図１６は、本発明の実施の形態における文書管理システムのクライアントＰＣで電子文書を印刷する処理の流れを示すフローチャートである。
図１６では、図１４に示すような処理によって電子文書が記憶されている状態で、認証済みのユーザがその文書の印刷要求を行う（１６０１）。印刷要求された電子文書の印刷イメージを生成して文書ＩＤおよびユーザＩＤとともに複合機へ送信する（１６０２）。
これにより、複合機による印刷処理が開始されて印刷が行われる。この場合は、複合機で権利があるかどうかをポリシーサーバに問い合わせる処理を行うことが必要となる。
図１７は、本発明の実施の形態における文書管理システムのクライアントＰＣで電子文書を印刷する場合の処理における第２の処理の流れを示すフローチャートである。この例では、クライアントＰＣ側で印刷する権利があるかどうかのチェックが行われる。
図１７は、図１４に示すような処理によってクライアントＰＣが記憶する電子文書を印刷する際の処理を示し、ユーザが電子文書の印刷を要求すると処理が開始される。
このとき、ユーザが認証された状態にあり、操作対象の電子文書の文書ＩＤと認証済みのユーザのユーザＩＤとからポリシーサーバにポリシー情報を要求する（１７０１）。ポリシーサーバから該当するポリシー情報の応答があったかを判断して（１７０２）、合致するポリシー情報が応答されない場合（１７０２でＮＯ）には、その旨を表示する（１７０８）。
合致するポリシー情報がポリシーサーバから応答されると（１７０２でＹＥＳ）、続いて、対象文書が無効化されているかどうかを判断（１７０９）し、無効化されている場合（１７０９でＹＥＳ）には、文書を削除する（１７１０）。文書を削除後、または無効化されていない場合（１７０９でＮＯ）には、そのポリシー情報で電子文書の印刷が許可されているかを確認する（１７０３）。具体的には、合致したポリシー情報の許諾機能リスト項目に「電子文書の印刷」が指定されているかを確認する。
この項目に「電子文書の印刷」が指定されていることにより電子文書の印刷が許可されている場合（１７０３でＹＥＳ）には、許諾機能リスト項目に「電子文書の印刷」が指定されているポリシー情報のフィルタリングを行い、フィルタリングされて該当するポリシー情報があるかを判断する（１７０４）。
フィルタリングされたポリシー情報がない場合（１７０４でＮＯ）には、該当するポリシー情報がない旨のエラー表示を行う（１７０８）。フィルタリングされたポリシー情報がある場合（１７０４でＹＥＳ）には、そのポリシー情報のうち、有効期間内であるポリシー情報を検索する（１７０５）。この検索によって有効期限内のポリシー情報が該当するかを判断して（１７０６）、該当するポリシー情報がない場合（１７０６でＮＯ）には、その旨を表示する（１７０８）。
それに対して、電子文書の印刷が許可され、有効期間内のポリシー情報がある場合（１７０６でＹＥＳ）には、電子文書の印刷要求を行う（１７０７）。
これにより、クライアントＰＣによって電子文書を印刷することが可能となる。この例の場合には、クライアントＰＣ側で権利があるかどうかのチェックを行っているので複合機側でチェックを行うことは必須ではない。もちろん、両者で実行しても良い。
図１８は、本発明の実施の形態における文書管理システムのクライアントＰＣで電子文書を保存する処理の流れを示すフローチャートである。
図１８において、認証済みのユーザによりクライアントＰＣが記憶する電子文書の保存が指示されると、保存指示された電子文書に文書ＩＤが付与されているかを確認する（１８０１）。すなわち、文書ＩＤが付与されていれば、保護対象の文書であると判断することができる。
文書ＩＤが付与されているかを判断し（１８０２）、文書ＩＤが付与されている場合（１８０２でＹＥＳ）には、暗号鍵を用いて文書を暗号化し、新たな文書ＩＤを付与して保存する（１８０３）。また、文書ＩＤが付与されていない場合（１８０２でＮＯ）には、その状態で電子文書を保存する（１８０４）。
図１９は、本発明の実施の形態における文書管理システムのクライアントＰＣで電子文書を保存場合の処理における第2の例の流れを示すフローチャートである。この場合は、編集保存した時に派生させる処理を行う。つまり、保存した文書は保存前の文書とは派生関係にあって異なる文書として扱われる。
図１９において、認証済みのユーザによりクライアントＰＣが記憶する電子文書の保存が指示されると、保存指示された電子文書に文書ＩＤが付与されているかを確認する（１９０１）。すなわち、文書ＩＤが付与されていれば、保護対象の文書であると判断することができる。
文書ＩＤが付与されているかを判断し（１９０２）、文書ＩＤが付与されている場合（１９０２でＹＥＳ）には、暗号鍵を用いて文書を暗号化し、新たな文書ＩＤを付与して保存する（１９０３）。また、文書ＩＤが付与されていない場合（１９０２でＮＯ）には、その状態で電子文書を保存する（１９０４）。
そして、文書ＩＤが付与されている文書に対する保護電子文書を作成すると、新たに付与した新文書ＩＤ、元の文書に付与されていた旧文書ＩＤ、文書名、この操作を行ったユーザのユーザＩＤ、メディアタイプ、作成日時の文書情報を登録する（１９０５）。
図２０は、本発明の実施の形態における文書管理システムのクライアントＰＣにより行われる無効化処理の流れを示すフローチャートである。
ユーザが無効化する保護電子文書を指定すると、まずユーザ認証を行う（２００１）。認証したかを判断し（２００２）、認証できない場合（２００２でＮＯ）には、その旨を表示する（２００３）。
認証に成功すると（２００２でＹＥＳ）、その保護電子文書のうち無効化範囲を指定する（２００４）。この無効化範囲の指定方法として、例えばユーザに画面を表示してユーザ操作により指定する方法やその無効化する範囲を予め指定しておく方法がある。
このような指定方法により指定された無効化範囲は、保護電子文書に指定した文書のみとするか若しくはその保護電子文書に関連する電子文書全てとするかのいずれかである。
無効化範囲が指定されると、続いて、対象文書から文書ＩＤを読み出す（２００５）。読み出した文書ＩＤ、認証したユーザのユーザＩＤ、指定された無効化範囲に基づいてポリシーサーバに、文書の無効化を要求する（２００６）。この要求に対してポリシーサーバから応答されると、その応答によって無効化処理が完了するとその電子文書を削除する（２００７）。
図２１は、本発明の実施の形態における文書管理システムの複合機により行われる印刷処理の流れを示すフローチャートである。
図２１において、クライアントＰＣなどから印刷要求を受信すると処理が開始され、その印刷要求に含まれる文書ＩＤ、ユーザＩＤに対するポリシー情報をポリシーサーバに要求する（２１０１）。ポリシーサーバによりポリシー情報が検索できたかを判断し（２１０２）、検索できていない場合（２１０２でＮＯ）には、その旨を表示する（２１０３）。
また、ポリシー情報が検索できた場合（２１０２でＹＥＳ）には、続いて、対象文書が無効化されているかどうかを判断（２１１１）し、無効化されている場合（２１１１でＹＥＳ）には、文書を削除する（２１１２）。文書を削除後、または無効化されていない場合（２１１１でＮＯ）には、そのポリシー情報で電子文書の印刷が許可されているポリシー情報をフィルタリングする（２１０４）。具体的にはポリシー情報の許諾機能リスト項目に「電子文書の印刷」が指定されているポリシー情報をフィルタリングする。
この結果、フィルタリングされたポリシー情報があるかを判断し（２１０５）、ポリシー情報が合致しない場合（２１０５でＮＯ）には、エラー表示を行う（２１０４）。ポリシー情報が合致した場合（２１０５でＹＥＳ）には、その合致したポリシー情報に設定された有効期間内であるものを検索する（２１０６）。有効期間内のポリシー情報があるかを判断し（２１０７）、全て有効期間を過ぎている場合（２１０７でＮＯ）には、その旨を表示する（２１０３）。
有効期間内のポリシー情報がある場合（２１０７でＹＥＳ）には、印刷要求された印刷イメージ、文書ＩＤ、ユーザＩＤを記憶する（２１０８）。そして、文書ＩＤを新規に作成してその文書ＩＤからデジタルコードの画像イメージを生成して文書の印刷イメージと合成する（２１０９）。その合成後の印刷イメージを文書情報をポリシーサーバに登録する（２１１０）。
このようにして保護文書の印刷出力が行われる。
図２２は、本発明の実施の形態における文書管理システムの複合機により行われる複写処理の流れを示すフローチャートである。
図２２において、複合機のプラテンガラス上若しくはＡＤＦに保護紙文書を設置してコピーボタンを押下すると処理が開始される。まず、ユーザ認証を行う（２２０１）。そして認証が成功したかを判断して（２２０２）、認証できない場合（２２０２でＮＯ）にはエラー表示する（２２０３）。
また、認証できた場合（２２０２でＹＥＳ）には、セットされた保護紙文書を読み込み、画像イメージを生成してその画像イメージから文書ＩＤを読み取って解読する（２２０４）。
これにより、文書ＩＤが解読できたかを判断して（２２０５）、解読できない場合（２２０５でＮＯ）にはその旨を表示する（２２０３）。正常に解読できた場合（２２０５でＹＥＳ）には、その文書ＩＤとユーザＩＤに基づくポリシー情報の要求をポリシーサーバに行う（２２０６）。
ポリシーサーバから応答されたポリシー情報があるかを判断して（２２０７）、ポリシー情報がない場合（２２０７でＮＯ）には、エラー表示する（２２０３）。また、ポリシー情報がある場合（２２０７でＹＥＳ）には、続いて、対象文書が無効化されているかどうかを判断（２２１５）し、無効化されている場合（２２１５でＹＥＳ）には、文書を削除する（２２１６）。文書を削除後、または無効化されていない場合（２２１５でＮＯ）には、「紙文書のコピー」が許可されているポリシー情報をフィルタリングする（２２０８）。具体的には、ポリシー情報の許諾機能リスト項目に「紙文書のコピー」が指定されているポリシー情報を検索する。
フィルタリングを行った結果、合致するポリシー情報があるかを判断して（２２０９）、ポリシー情報がある場合（２２０９でＹＥＳ）には有効期間内であるポリシー情報を検索する（２２１０）。
有効期間内のポリシー情報があるか判断して（２２１１）、ポリシー情報がない場合（２２１１でＮＯ）には該当するポリシー情報がない旨を表示する（２２０３）。また、有効期間内のポリシー情報がある場合（２２１１でＹＥＳ）には、印刷要求された印刷イメージ、文書ＩＤ、ユーザＩＤを記憶する（２２１２）。そして、文書ＩＤを新規に作成してその文書ＩＤからデジタルコードの画像イメージを生成して文書の印刷イメージと合成する（２２１３）。その合成後の印刷イメージを文書情報をポリシーサーバに登録する（２２１４）。
図２３は、本発明の実施の形態における文書管理システムの複合機により行われる紙文書から電子文書を作成するスキャン処理の流れを示すフローチャートである。
図２３において、複合機のプラテンガラス上若しくはＡＤＦに保護紙文書を設置し、スキャンボタンを押下すると処理が開始される。まず、ユーザ認証を行う（２３０１）。そして認証が成功したかを判断して（２３０２）、認証できない場合（２３０２でＮＯ）にはエラー表示する（２３０３）。
また、認証できた場合（２３０２でＹＥＳ）には、セットされた保護紙文書を読み込み、画像イメージを生成してその画像イメージから文書ＩＤを読み取って解読する（２３０４）。
これにより文書ＩＤが解読できたかを判断して（２３０５）、解読できない場合（２３０５でＮＯ）にはその旨を表示する（２３０３）。正常に解読できた場合（２３０５でＹＥＳ）には、その文書ＩＤとユーザＩＤに基づくポリシー情報の要求をポリシーサーバに行う（２３０６）。
ポリシーサーバから応答されたポリシー情報があるかを判断して（２３０７）、ポリシー情報がない場合（２３０７でＮＯ）には、エラー表示する（２３０３）。また、ポリシー情報がある場合（２３０７でＹＥＳ）には、続いて、対象文書が無効化されているかどうかを判断（２３１５）し、無効化されている場合（２３１５でＹＥＳ）には、文書を削除する（２３１６）。文書を削除後、または無効化されていない場合（２３１５でＮＯ）には、「紙文書のスキャン」が許可されているポリシー情報をフィルタリングする（２３０８）。具体的には、ポリシー情報の許諾機能リスト項目に「紙文書のスキャン」が指定されているポリシー情報を検索する。
フィルタリングを行った結果、合致するポリシー情報があるかを判断して（２３０９）、ポリシー情報がある場合（２３０９でＹＥＳ）には有効期間内であるポリシー情報を検索する（２３１０）。
有効期間内のポリシー情報があるか判断して（２３１１）、ポリシー情報がない場合（２３１１でＮＯ）には該当するポリシー情報がない旨を表示する（２３０３）。また、有効期間内のポリシー情報がある場合（２３１１でＹＥＳ）には、読み取った画像イメージ、文書ＩＤ、認証したユーザＩＤを記憶する（２３１２）。そして、文書ＩＤを新規に作成して画像イメージを電子文書に変換して暗号鍵を用いて暗号化し、新たな文書ＩＤが付与された保護電子文書を作成する（２３１３）。その保護電子文書をポリシーサーバに登録する（２３１４）。
図２４は、本発明の実施の形態における文書管理システムの複合機およびシュレッダーにより行われる保護紙文書を無効化する処理の流れを示すフローチャートである。
図２４において、複合機の場合にはプラテンガラス上若しくはＡＤＦに保護紙文書を設置し、無効化ボタンを押下することにより処理が開始される。シュレッダーの場合には文書挿入口に保護紙文書がセットされることにより処理が開始される。
まず、ユーザ認証を行う（２４０１）。そして認証が成功したかを判断して（２４０２）、認証できない場合（２４０２でＮＯ）にはエラー表示する（２４０３）。認証に成功すると（２４０２でＹＥＳ）、その保護紙文書に対する無効化範囲を指定する（２４０４）。この無効化範囲の指定方法として、例えばユーザ操作により指定する方法やその無効化する範囲を予め指定しておく方法がある。さらに、シュレッダーの場合、シュレッダーにボタンを設置しておき、ボタンによって無効化する文書を指定する。
このような指定方法により指定された無効化範囲は、保護紙文書に指定した文書のみとするか若しくはその保護紙文書に関連する保護文書全てとするかのいずれかである。特に、シュレッダーの場合にはこれらいずれかを選択可能なボタンを設置しておき、ユーザによりそのいずれかが押下されることで無効化範囲を指定する。
無効化範囲が指定されると、紙文書を読み取り生成した画像イメージからデジタルコードを読み取って文書ＩＤを解読する（２４０５）。そして解読に成功したかを判断して（２４０６）、正常に解読された場合（２４０６でＹＥＳ）には、その文書ＩＤによって指定した文書の無効化をポリシーサーバに要求する（２４０７）。
そして、ポリシーサーバにより文書のポリシー情報の無効化が設定されると、その文書を破棄する（２４０８）。
なお、文書ＩＤの解読が成功しない場合（２４０６でＮＯ）には、その旨を表示して（２４０３）処理を終了する。
複合機の場合、破棄対象の紙文書を特別なトレイに格納したり併設シュレッダーで裁断したりすることにより破棄する。また、シュレッダーの場合、保護紙文書を裁断することにより破棄する。
上記では、複合機４００は紙文書の操作に際して、当該紙文書が無効化されていたら文書を破棄する構成としているが、近年の複合機では電子文書を直接処理できる複合機もある。
例えば、複合機内に電子文書を蓄積しておき、それを指示によって印刷したりファクシミリ送信したりする機能を搭載する。このような場合でも複合機内でクライアントＰＣで処理するのと同様の処理、すなわち、保護電子文書から文書ＩＤを読み取る処理を実行することで、ポリシーサーバにポリシー情報を問い合わせ、無効化されていたら当該電子文書を記憶装置から削除するようにすることができる。
また、ポリシーサーバ１００が無効化要求を外部機器から受信する構成としているが、ポリシーサーバ自体が無効化要求を直接受け付ける構成であってもよい。
本発明の実施の態様は、本実施例に限定されることはなく、このような構成をも含むものである。
なお、本発明は、通信機能を備えた文書管理システムで上述の動作を実行させ、あるいは上述の手段を構成させるためのプログラムを格納した記録媒体（ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ等）から該プログラムをコンピュータにインストールし、これを実行させることにより、上述の処理を実行する文書管理システムを構成することも可能である。文書管理システムを構成するコンピュータは、システムバスを介してＣＰＵ（Central Processor Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ハードディスクが接続されている。ＣＰＵは、ＲＯＭまたはハードディスクに記憶されているプログラムに従い、ＲＡＭを作業領域にして処理を行う。
また、プログラムを供給するための媒体は、通信媒体（通信回線、通信システムのように一時的または流動的にプログラムを保持する媒体）でもよい。例えば、通信ネットワークの電子掲示板（ＢＢＳ：Bulletin Board Service）に該プログラムを掲示し、これを通信回線を介して配信するようにしてもよい。
本発明は、上記し、且つ図面に示す実施例に限定することなく、その要旨を変更しない範囲内で適宜変形して実施できるものである。
本発明の実施の形態における文書管理装置およびプログラムを適用して構成した文書管理システムのシステム構成図の一例。 本発明の実施の形態における文書管理システムの文書管理装置でポリシー情報が適用されている保護文書の状態を表す図。 図１に示すポリシーサーバの詳細な構成を示すブロック図。 図１に示すクライアントＰＣの詳細な構成を示すブロック図。 図１に示す複合機の詳細な構成を示すブロック図。 図１に示す複合機の詳細な構成を示すブロック図。 図１に示すシュレッダーの詳細な構成を示すブロック図。 ポリシー情報を示すテーブル構成図。 文書情報を示すテーブル構成図。 本発明の実施の形態における文書管理システムのポリシーサーバで行うポリシー情報を検索する処理の流れを示すフローチャート。 本発明の実施の形態における文書管理システムのポリシーサーバで行う文書の無効化を行う処理の流れを示すフローチャート。 図１１における無効化範囲に指定された文書を検索する処理の流れを示すフローチャート。 本発明の実施の形態における文書管理システムで電子文書に対する保護電子文書を作成する処理の流れを示すフローチャート。 本発明の実施の形態における文書管理システムのクライアントＰＣで保護電子文書を閲覧する処理の流れを示すフローチャート。 本発明の実施の形態における文書管理システムのクライアントＰＣで電子文書を編集する処理の流れを示すフローチャート。 本発明の実施の形態における文書管理システムのクライアントＰＣで電子文書を印刷する処理の流れを示すフローチャート。 本発明の実施の形態における文書管理システムのクライアントＰＣで電子文書を印刷する処理の流れを示すフローチャート。 本発明の実施の形態における文書管理システムのクライアントＰＣで電子文書を保存する処理の流れを示すフローチャート。 本発明の実施の形態における文書管理システムのクライアントＰＣで電子文書を保存する処理の流れを示すフローチャート。 本発明の実施の形態における文書管理システムのクライアントＰＣにより行われる無効化処理の流れを示すフローチャート。 本発明の実施の形態における文書管理システムの複合機により行われる印刷処理の流れを示すフローチャート。 本発明の実施の形態における文書管理システムの複合機により行われる複写処理の流れを示すフローチャート。 本発明の実施の形態における文書管理システムの複合機により行われる紙文書から電子文書を作成するスキャン処理の流れを示すフローチャート。 本発明の実施の形態における文書管理システムの複合機およびシュレッダーにより行われる保護紙文書を無効化する処理の流れを示すフローチャート。 無効化する文書の範囲を指定する画面の一例を示す図。
符号の説明
１０ セキュリティポリシー一覧応答部
１１ セキュリティポリシー検索部
１２ セキュリティポリシー登録部
１３ セキュリティポリシー無効化部
１４ セキュリティポリシーＤＢ
１５ 文書情報ＤＢ
１６ 無効化範囲検索部
３０ 保護電子文書生成部
３１ 文書ＩＤ生成部
３２ 文書編集部
３３ 文書記憶部
３４ 文書表示部
３５ 制御部
３６ 文書削除部
３７ ユーザ認証部
３８ 保護文書破棄部
３９ 保護文書印刷部
４０ 文書ＩＤエンコード部
４１ 保護紙文書生成部
４２ 印刷部
４３ 文書ＩＤ生成部
４４ 画像記憶部
４５ 保護電子文書生成部
４６ 文書ＩＤ解析部
４７ 制御部
４８ ユーザ認証部
４９−１ 紙文書破棄部
４９−２ 文書格納部
５０ 制御部
５１ 文書ＩＤ読取部
５２ 紙文書破棄部
５３ ユーザ認証部
１００ ポリシーサーバ
２００ 認証サーバ
３００ クライアントＰＣ
４００ 複合機
５００ 破棄装置（シュレッダー）

Claims (10)

  1. 文書を操作制限する操作制限情報を管理する管理装置と、
    文書を操作する文書操作装置と
    を備え、
    前記文書操作装置は、
    文書の無効化を要求する無効化要求手段
    を具備し、
    前記管理装置は、
    前記操作制限情報を管理する文書に対する操作履歴を管理する操作履歴管理手段と、
    前記無効化要求手段による文書の無効化要求に対して、前記操作履歴管理手段で管理する操作履歴から当該文書に関連する関連文書を検索する関連文書検索手段と、
    前記無効化要求に係わる文書および前記関連文書検索手段によって検索した関連文書の操作制限情報に無効情報を設定して前記無効化要求に係わる文書および前記関連文書を無効化する無効化手段と
    を具備する文書管理システム。
  2. 前記文書操作装置は、
    無効化する文書の無効化範囲を指定する範囲指定手段
    を具備し、
    前記関連文書検索手段は、
    前記範囲指定手段によって指定された無効化範囲に属する関連文書を検索する請求項１記載の文書管理システム。
  3. 文書を裁断する文書裁断装置
    を更に備え、
    前記文書裁断装置は、
    紙文書の裁断に際し、該紙文書に印刷された前記文書識別情報を読み取る読取手段と、
    前記読取手段によって読み取った文書識別情報が示す文書に関連する関連文書の無効化要求を前記管理装置に行う請求項２記載の文書管理システム。
  4. 前記関連文書検索手段は、
    前記無効化する文書の派生関係に基づき該文書に関連する文書を検索する請求項１または２記載の文書管理システム。
  5. 文書の無効化要求に対応して該文書に関連する関連文書を検索する関連文書検索手段と、
    前記無効化要求に係わる文書および前記関連文書検索手段で検索した前記関連文書の管理情報に無効情報を設定して前記無効化要求に係わる文書および前記関連文書を無効化する文書無効化手段と
    を具備する文書管理装置。
  6. 前記関連文書検索手段は、
    前記関連文書を前記無効化する文書の操作履歴に基づき検索する請求項５記載の文書管理装置。
  7. 前記関連文書検索手段は、
    前記無効化する文書の派生関係に基づき該文書に関連する文書を検索する請求項５記載の文書管理装置。
  8. 前記関連文書検索手段は、
    前記電子文書および前記紙文書を識別する識別情報に基づき前記関連文書を検索する請求項５から７のいずれかに記載の文書管理装置。
  9. 無効化する文書の無効化範囲を指定して前記無効化要求を行う無効化要求手段
    を具備し、
    前記関連文書検索手段は、
    前記無効化要求手段による無効化要求で指定された無効化範囲に属する関連文書を検索する請求項５から８のいずれかに記載の文書管理装置。
  10. コンピュータを、
    文書の無効化要求に対応して該文書に関連する関連文書を検索する関連文書検索手段、
    前記無効化要求に係わる文書および前記関連文書検索手段で検索した前記関連文書の管理情報に無効情報を設定して前記無効化要求に係わる文書および前記関連文書を無効化する文書無効化手段
    として機能させる文書管理プログラム。
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