JP2009093579A - 帳票処理プログラム及び帳票処理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】帳票に印刷された項目値が帳票に対する承認を経る過程で編集されたか否かに応じて処理を行う帳票処理プログラム及び帳票処理装置を提供する。
【解決手段】帳票処理サーバ５の制御部５０は、帳票登録プログラム５１０に従って動作することにより、特定情報と帳票管理データベース６０に記憶された複数の項目値とが印刷されて出力された帳票に対する承認を経た後、帳票から読み取られた帳票画像を受け付ける受付手段５００、受け付けられた帳票画像から特定情報と複数の項目値と承認の際にその帳票に対して編集された場合には編集後の複数の項目値とを抽出する抽出手段５０１、抽出された特定情報に基づいて、帳票管理データベース６０に記憶された複数の項目値を取得する取得手段５０２、抽出された複数の項目値と取得された複数の項目値とを照合し、その照合結果に応じた処理を行う処理手段５０３等として機能する。
【選択図】図４

Description

本発明は、帳票処理プログラム及び帳票処理装置に関する。

従来、文書画像を文書管理システムに登録する文書登録システムが知られている。（例えば、特許文献１参照。）。

この文書登録システムは、文書画像データを取得する取得手段と、取得した文書画像データを認識処理する認識手段と、認識手段による認識結果をインデックスとして、文書画像データとともに文書管理部に登録する登録手段とを備える。
特開２００３−８５１７８

本発明の目的は、帳票に印刷された項目値が帳票に対する承認を経る過程で編集されたか否かに応じて処理を行う帳票処理プログラム及び帳票処理装置を提供することにある。

本発明の一態様は、上記目的を達成するため、以下の帳票処理プログラム及び帳票処理装置を提供する。

［１］帳票識別情報と記憶部に記憶された複数の項目値とが印刷されて出力された帳票に対する承認を経た後、前記帳票から読み取られた帳票画像を受け付ける受付ステップと、前記受付ステップにより受け付けられた前記帳票画像から前記帳票識別情報と前記複数の項目値と前記承認の際に前記帳票に対して編集がされた場合には前記編集後の複数の項目値とを抽出する抽出ステップと、前記抽出ステップにより抽出された前記帳票識別情報に基づいて、前記記憶部に記憶された複数の項目値を取得する取得ステップと、前記抽出ステップにより抽出された複数の項目値と前記取得ステップにより取得された複数の項目値とを照合し、その照合結果に応じた処理を行う処理ステップとをコンピュータに実行させるための帳票処理プログラム。

［２］前記処理ステップは、前記照合結果が一致したものであるとき、前記帳票識別情報により前記取得ステップにより取得された複数の項目値と前記帳票画像とを関連付けて登録する登録処理を行う前記［１］に記載の帳票処理プログラム。

［３］前記処理ステップは、前記照合結果が一致しないものであるとき、その旨を通知する通知処理、前記通知処理後の指示に従った処理、又は前記抽出ステップにより抽出された複数の項目値に基づいて前記記憶部に記憶された複数の項目値を修正する修正処理を行う前記［１］に記載の帳票処理プログラム。

［４］前記取得ステップは、前記抽出ステップにより抽出された前記帳票識別情報に基づいて、前記帳票が改定されたことを示す改定情報を取得し、前記処理ステップは、前記取得ステップにより取得された前記改定情報に基づいて前記取得ステップにより取得された複数の項目値の配置を変更した改定帳票を表示する画面情報を作成する作成処理、又は前記改定帳票の印刷処理を行う請求項１に記載の帳票処理プログラム。

［５］前記処理ステップは、前記抽出ステップが前記帳票画像から前記帳票に対する前記承認を経たことを示す承認情報を抽出したとき、前記照合結果に応じた処理を行う前記［１］に記載の帳票処理プログラム。

［６］前記処理ステップは、前記受付ステップが前記帳票が印刷されて出力されてから所定の期間が経過する前に前記帳票画像を受け付けたとき、前記照合結果に応じた処理を行う前記［１］に記載の帳票処理プログラム。

［７］帳票識別情報と記憶部に記憶された複数の項目値とが印刷されて出力された帳票に対する承認を経た後、前記帳票から読み取られた帳票画像を受け付ける受付手段と、前記受付手段により受け付けられた前記帳票画像から前記帳票識別情報と前記複数の項目値と前記承認の際に前記帳票に対して編集がされた場合には前記編集後の複数の項目値とを抽出する抽出手段と、前記抽出手段により抽出された前記帳票識別情報に基づいて、前記記憶部に記憶された複数の項目値を取得する取得手段と、前記抽出手段により抽出された複数の項目値と前記取得手段により取得された複数の項目値とを照合し、その照合結果に応じた処理を行う処理手段とを備えた帳票処理装置。

請求項１に係る帳票処理プログラムによれば、帳票に印刷された項目値が帳票に対する承認を経る過程で編集されたか否かに応じて処理を行うことができる。

請求項２に係る帳票処理プログラムによれば、記憶部に記憶された複数の項目値と帳票画像とを関連付けて登録することができる。

請求項３に係る帳票処理プログラムによれば、帳票に印刷された項目値が帳票に対する承認を経る過程で編集された場合に、その編集後の項目値に基づいて処理を行うことができる。

請求項４に係る帳票処理プログラムによれば、帳票が印刷された後にその帳票が改定されたとき、改定後の帳票を表示又は印刷することができる。

請求項５に係る帳票処理プログラムによれば、承認を経た帳票から読み取られた帳票画像に対して処理を行うことができる。

請求項６に係る帳票処理プログラムによれば、帳票が印刷されてから所定の期間内に受け付けられた帳票画像に対して処理を行うことができる。

請求項７に係る帳票処理装置によれば、帳票に印刷された項目値が帳票に対する承認を経る過程で編集されたか否かに応じて処理を行うことができる。

図１は、本発明の実施の形態に係る帳票管理システムの概略構成の一例を示す全体図である。この帳票管理システム１は、所定の書式に基づく帳票の発行を指示する端末２と、端末２の指示により特定情報を付した帳票を発行する帳票発行サーバ３と、プリント、スキャン等の複数の機能を有し、帳票の印刷及び読み取り行う複合機４と、複合機４により帳票を読み取って生成された帳票画像に対する処理を行う帳票処理サーバ（帳票処理装置）５と、帳票発行サーバ３により発行された帳票を管理する帳票管理サーバ６とを備え、これらを相互に接続するネットワーク１０とから構成されている。

ここで、「帳票」とは、所定の書式に従って複数の項目を有し、それら複数の項目に対してそれぞれの項目値が紙等の記録媒体に記録されたものである。なお、各項目値は、記録媒体に印刷されていてもよいし、記録媒体に記入されていてもよい。

また、帳票に付された特定情報には、その帳票の書式の種類が同一であって、その同一種類の帳票が複数存在した場合にそれら帳票を識別する識別番号（帳票識別情報）、及びその帳票の書式が改定された場合のその改定に関する改定番号等が含まれている。

ネットワーク１０は、有線ＬＡＮ、無線ＬＡＮ等のローカルエリアネットワークである。なお、ネットワーク１０は、インターネットに接続されたネットワークであってもよい。

（端末）
端末２は、この端末２の各部を制御する、例えば、ＣＰＵ等により実現される制御部と、各種のプログラムやデータ等を記憶する、例えば、ＲＯＭ，ＲＡＭ，ハードディスク等により実現される記憶部と、ネットワーク１０に接続された、例えば、ネットワークインタフェースカード等により実現される通信部と、帳票の発行指示やデータ入力等の操作を受け付ける、例えば、キーボード、マウス等により実現される入力部と、帳票を発行するための帳票発行画面等を表示する、例えば、液晶ディスプレイ等により実現される表示部とから構成されている。

このような端末２は、例えば、コンピュータ、携帯情報端末（ＰＤＡ）等により構成することができる。

（帳票発行サーバ）
帳票発行サーバ３は、帳票発行サーバ３の各部を制御する、例えば、ＣＰＵ等により実現される制御部と、各種のプログラムやデータ等を記憶する、例えば、ＲＯＭ，ＲＡＭ，ハードディスク等により実現される記憶部と、ネットワーク１０に接続されてデータの送受信を行う、例えば、ネットワークインタフェースカード等により実現される通信部とから構成されている。

帳票発行サーバ３の記憶部には、帳票フォーム情報テーブル３０、申請者情報テーブル３１及び帳票発行プログラム３２等が記憶されている。

図２（ａ）は、帳票フォーム情報テーブル３０の一例を示す図である。帳票フォーム情報テーブル３０には、帳票の書式に関する情報として、複数の項目の配置を記録するフォーム情報が複数種類記憶されている。すなわち、帳票フォーム情報テーブル３０には、帳票の書式の種類を示す帳票種類ＩＤをキーにして、改定番号と、フォーム情報と、その帳票が印刷された際にその帳票に対する処理期限を示す処理期限とが記憶されている。

図２（ｂ）は、申請者情報テーブル３１の一例を示す図である。この申請者情報テーブル３１には、申請者を識別するための申請者番号をキーにして、複数の申請者に関する情報が記憶されている。申請者に関する情報としては、図２（ｂ）に例示するように、申請者の氏名、申請者のメールアドレス、申請者により発行された帳票に対して承認を行う権限を有する承認者を示す承認者番号等が挙げられる。

帳票発行サーバ３の制御部は、帳票発行プログラム３２に従って動作することにより、後述する帳票発行画面を表示するための画面情報を生成し、その画面情報に対する操作指示を受け付ける指示受付手段、及び帳票フォーム情報テーブル３０に記憶されたフォーム情報に従って、新たな帳票番号を付した帳票を発行する帳票発行手段等として機能する。

（複合機）
複合機４は、上記のプリント、スキャンの機能の他に、例えば、コピー（複写）、ファックス等の複数の機能を有する。

すなわち、複合機４は、この複合機４の各部を制御する、例えば、ＣＰＵ等により実現される制御部と、各種のプログラムやデータ等を記憶する、例えば、ＲＯＭ，ＲＡＭ，ハードディスク等により実現される記憶部と、帳票から光学的に帳票画像を読み取る読取部と、電子文書の印刷を行う電子写真方式やインクジェット方式等の印刷部と、ディスプレイの表面にタッチパネルを重畳して構成されたタッチパネルディスプレイや、スタートキー等のハードキーと、ユーザによる操作の指示及び画面の表示を行う表示操作部と、ネットワーク１０に接続された、例えば、ネットワークインタフェースカード等により実現されるネットワーク通信部と、電話回線網に接続されたファクシミリ通信部とを備え、これらがバスを介して互いに接続されている。

なお、複合機４が有する複数の機能は、ファクシミリ装置、スキャナ装置等の単一の機能を有する装置により提供されるものでもよい。

（帳票管理サーバ）
帳票管理サーバ６は、帳票発行サーバ３と同様に、制御部、記憶部及び通信部を備え、帳票管理サーバ６の記憶部には、帳票管理データベース６０等が記憶されている。

図３は、帳票管理データベース６０の一例を示す図である。この帳票管理データベース６０には、帳票番号をキーにして、その帳票の種類を示す帳票種類ＩＤと、その帳票の申請者を示す申請者番号と、その帳票が印刷された日時を示す印刷日時と、その帳票に対する各項目及びそれら各項目に対する項目値からなる項目値情報と、改定処理が行われたか否かを示す改定フラグと、修正処理が行われたか否かを示す修正フラグとが記憶されている。なお、改定処理及び修正処理の詳細については後述する。

帳票管理データベース６０に記憶された帳票種類ＩＤは、その帳票種類ＩＤをキーにして、帳票フォーム情報テーブル３０からその帳票番号が付された帳票に対応する改定番号及びフォーム情報等を参照するための情報であり、申請者番号は、その申請者番号をキーにして、申請者情報テーブル３１からその帳票を申請した申請者に関する情報を参照するための情報である。

（帳票処理サーバ）
図４は、帳票処理サーバ５の概略構成の一例を示すブロック図である。この帳票処理サーバ５は、帳票処理サーバ５の各部を制御する、例えば、ＣＰＵ等からなる制御部５０と、帳票登録プログラム５１０等のプログラムやデータを記憶する、例えば、ＲＯＭ，ＲＡＭ，ハードディスク等により実現される記憶部５１と、ネットワーク１０に接続されてデータの送受信を行う、例えば、ネットワークインタフェースカード等により実現される通信部５２と、データ入力や操作指示を受け付ける、例えば、キーボード、マウス等により実現される入力部５３と、制御部５０による処理結果等を表示する、例えば、液晶ディスプレイ等により実現される表示部５４とから構成されている。

このような帳票処理サーバ５は、例えば、コンピュータ、ワークステーション（ＷＳ）等により構成することができる。

制御部５０は、記憶部５１に記憶されている帳票登録プログラム５１０に従って動作することにより、特定情報と帳票管理データベース６０に記憶された複数の項目値とが印刷されて出力された帳票に対する承認者の承認を経た後、帳票から読み取られた帳票画像を受け付ける受付手段５００、受付手段５００により受け付けられた帳票画像から特定情報と複数の項目値と承認の際にその帳票に対して編集された場合には編集後の複数の項目値とを抽出する抽出手段５０１、抽出手段５０１により抽出された特定情報に基づいて、帳票管理データベース６０に記憶された複数の項目値を取得する取得手段５０２、抽出手段５０１により抽出された複数の項目値と取得手段５０２により取得された複数の項目値とを照合し、その照合結果に応じた処理を行う処理手段５０３等として機能する。

（実施の形態の動作）
次に、本発明の実施の形態に係る帳票管理システム１の動作の一例を、図５〜図１１を参照して説明する。

（１）申請者による帳票の印刷及び記入
まず、申請者は、端末２を用いて帳票の種類を指定して、その指定した帳票の種類に関する帳票発行画面を表示するように要求する。次に、端末２の制御部は、その要求を受け付けると、指定された帳票の種類に関する帳票発行画面の表示要求をネットワーク１０を介して帳票発行サーバ３に送信する。表示要求には、例えば、指定された帳票の種類に対応する帳票種類ＩＤが含まれている。

次に、帳票発行サーバ３の指示受付手段は、その表示要求を受信すると、帳票フォーム情報テーブル３０から指定された帳票種類ＩＤに対応するフォーム情報を読み出して、そのフォーム情報に従って複数の項目を配置した帳票発行画面を表示する画面情報を作成し、その画面情報を端末２に送信する。

次に、端末２の制御部は、帳票発行サーバ３から送信された画面情報に基づいて、帳票発行画面を表示部に表示する。

ここで、図５は、帳票発行画面の一例を示す図である。この帳票発行画面１１には、端末２を操作している申請者の氏名１１１を入力する氏名入力ボックス１１０と、複数の項目１１２Ａ〜１１２Ｅに項目値１１４をそれぞれ入力する項目値入力ボックス１１３Ａ〜１１３Ｅと、承認印を押印するための承認欄１１５と、帳票の発行を指示するＯＫボタン１１６Ａと、発行を中止するキャンセルボタン１１６Ｂとが表示されている。

なお、氏名入力ボックス１１０には、氏名１１１を入力する代わりに、申請者番号を入力するようにしてもよい。

そして、申請者は、表示された帳票発行画面１１の氏名入力ボックス１１０及び項目値入力ボックス１１３Ａ〜１１３Ｅに対して、氏名１１１及び項目値１１４の入力情報を入力部により入力し、ＯＫボタン１１６Ａを押下する。

次に、制御部は、そのＯＫボタン１１６Ａが押下されたことを検出すると、入力された入力情報を帳票発行サーバ３に送信する。

次に、帳票発行サーバ３の指示受付手段は、送信された入力情報を受け付けて、その入力情報を帳票発行手段に送る。

そして、帳票発行手段は、新たな帳票番号を発行し、その帳票番号を含む帳票を印刷するための印刷データを作成する。すなわち、帳票発行手段は、帳票フォーム情報テーブル３０のうち指定された帳票種別ＩＤに対応するフォーム情報に従って、帳票発行画面１１に対して入力された入力情報を帳票の所定の位置に配置し、さらに帳票番号及びそのフォーム情報の改定番号を含む特定情報を配置した印刷データを作成し、その印刷データを複合機４に送信する。

また、帳票発行手段は、帳票管理サーバ６に記憶されている帳票管理データベース６０にネットワーク１０を介してアクセスし、帳票管理データベース６０にその発行した帳票に関する新規レコードを追加し、帳票番号、帳票種類ＩＤ、印刷日時及び項目値情報を登録する。なお、項目値情報は、入力情報に基づいて登録され、改定フラグ及び修正フラグは、「Ｆａｌｓｅ」として登録される。

次に、複合機４の制御部は、帳票発行サーバ３から印刷データを通信部により受信すると、その印刷データを印刷部により紙等の記録媒体に印刷し、帳票を出力する。

ここで、図６は、複合機４により出力された帳票の一例を示す図である。この帳票１２Ａには、この帳票１２Ａに対して発行された帳票番号及び改定番号を含む特定情報１２０と、申請者を示す氏名１２１と、各項目１２２Ａ〜１２２Ｅに対して項目値欄１２３Ａ〜１２３Ｅ内にそれぞれ配置された項目値１２４と、承認者の承認印を押印する押印欄１２５と、この帳票に関する条件や備考等を記入するための条件欄１２６と、この帳票の処理期限日１２７とが印刷されている。

帳票１２Ａに印刷された特定情報１２０は、例えば、ＱＲコード（登録商標）、グリフコード（登録商標）等の２次元コードや、例えば、バーコード等の１次元コードにより構成されている。なお、特定情報は、磁気的に記憶されていてもよいし、帳票１２ＡにＩＣタグを埋め込み、そのＩＣタグに記憶されていてもよい。

処理期限日１２７には、帳票１２Ａを印刷した印刷日時に、帳票フォーム情報テーブル３０において指定された帳票種類ＩＤに対応する処理期限を足した日付が印刷されている。

次に、申請者は、帳票１２Ａに印刷された項目値１２４等を確認し、必要があれば帳票１２Ａの項目値欄１２３Ａ〜１２３Ｅ内に修正値等を記入し、承認者に対してその帳票に対する承認を依頼する。

そして、承認者は、同様に帳票１２Ａに印刷又は記入された項目値１２４等を確認し、その帳票に対する承認を行う場合には、押印欄１２５に承認印を押印する。なお、承認者は、条件欄１２６に条件記入内容を記入してもよいし、修正値を記入してもよい。

ここで、図７は、修正値等の記入及び承認印の押印が行われた帳票の一例を示す図である。この帳票１２Ｂは、図６に例示する帳票１２Ａに対して、例えば、承認者により項目値欄１２３Ｄに修正値１２４０が記入され、承認者により条件欄１２６に条件記入内容１２６０が記入され、押印欄１２５に承認印１２５０が押印されたものである。

（２）帳票画像の受付
申請者は、その承認印が押印された帳票１２Ｂを複合機４の原稿台にセットし、表示操作部によりスキャン指示を行う。なお、申請者は、帳票１２Ｂの他に、その帳票１２Ｂに添付する添付書類をまとめてスキャン指示を行ってもよい。また、申請者とは別の人物が、スキャン指示を行ってもよい。

次に、複合機４の制御部は、そのスキャン指示を受け付けると、原稿台にセットされた帳票１２Ｂを読取部により読み取り、デジタルデータとしての帳票画像を生成する。そして、制御部は、生成した帳票画像をネットワーク１０を介して帳票処理サーバ５に送る。

帳票処理サーバ５の受付手段５００は、複合機４から送られた帳票画像を受け付ける（図１０：Ｓ１００）。そして、受付手段５００は、その受け付けた帳票画像を抽出手段５０１に送る。

次に、抽出手段５０１は、抽出手段５０１から帳票画像を受け取ると、その帳票画像に対して画像処理を行い、特定情報を抽出する。そして、抽出手段５０１は、その抽出した特定情報に含まれている帳票番号及び改訂番号を取得する（Ｓ１０１）。

次に、取得手段５０２は、抽出手段５０１により抽出された特定情報に含まれる帳票番号に対応する項目値情報等を送信するように、帳票管理サーバ６にその特定情報を含む送信要求を送る。

次に、帳票管理サーバ６の制御部は、その送信要求を受け取ると、送信要求に含まれる特定情報に基づいて、帳票管理データベース６０から項目値情報、帳票種類ＩＤ及び印刷日時を読み出し、その読み出した項目値情報等を帳票処理サーバ５に送信する。

そして、帳票処理サーバ５の取得手段５０２は、その送信された項目値情報等を取得する（Ｓ１０２）。また、取得手段５０２は、その送信された帳票種類ＩＤに基づいて帳票フォーム情報テーブル３０からその帳票の処理期限及び最新の改定番号を取得する。最新の改定番号は、例えば、帳票フォーム情報テーブル３０が図２に例示する状態の場合には、帳票種類ＩＤ「Ａ」の帳票に対しては「２」であり、帳票種類ＩＤ「Ｂ」及び「Ｃ」の帳票に対してはそれぞれ「１」である。

（３）期限外処理
次に、処理手段５０３は、受付手段５００により受け付けられた帳票画像が処理期限内に受け付けられたか否か判断する（Ｓ１０３）。具体的には、処理手段５０３は、その帳票画像が受け付けられた日時が、取得手段５０２により取得された印刷日時及び処理期限に基づいて、その帳票の印刷日時からその帳票の処理期限内であるか否かにより判断する。

そして、処理手段５０３は、処理期限内でないと判断した場合には（Ｓ１０３：Ｎｏ）、期限外処理を行う（Ｓ１１０）。

例えば、処理手段５０３は、処理期限を過ぎた旨を示す処理期限外メッセージを表示するように要求する表示要求を複合機４に送信する。そして、複合機４の制御部は、その表示要求を受信すると、処理期限外メッセージを表示操作部に表示する。なお、処理手段５０３は、その処理期限外メッセージを申請者のメールアドレス宛てに電子メールとして送信してもよい。

また、処理手段５０３は、項目値情報等に基づいて新たな帳票画像を印刷するための印刷データを作成して複合機４に送信してもよいし、その他例外処理を行ってその旨を示すメッセージを複合機４に表示してもよい。

（４）改定処理
上記ステップＳ１０３において、処理手段５０３が処理期限内であると判断した場合には（Ｓ１０３：Ｙｅｓ）、次のステップとして、受付手段５００により受け付けられた帳票画像に対応するフォーム情報が改定されているか否か判断する（Ｓ１０４）。具体的には、抽出手段５０１により抽出された特定情報に含まれている改定番号と、取得手段５０２により取得された最新の改定番号とを比較することにより判断する。

そして、処理手段５０３が、フォーム情報が改定されていると判断した場合には（Ｓ１０４：Ｎｏ）、改定処理を行う（Ｓ１２０）。

例えば、処理手段５０３は、通知処理として、フォーム情報が改定されている旨の改定通知メッセージを表示するように要求する表示要求を複合機４に送信する。そして、複合機４の制御部は、その表示要求を受信すると、改定通知メッセージを表示操作部に表示する。なお、処理手段５０３は、その改定通知メッセージを申請者のメールアドレス宛てに電子メールとして送信してもよい。

そして、処理手段５０３は、改定前後で項目の配置が変更されている場合には、項目の配置の改定に合わせて、その項目に対応する項目値の配置を変更して、それら項目値を表示するための画面情報を作成する作成処理を行い、その作成した画面情報を複合機４に送信する。

また、処理手段５０３は、改定前後で新たな項目が追加されている場合には、その追加された項目に対して項目値を入力するための画面情報を作成する作成処理を行い、その作成した画面情報を複合機４に送信する。

そして、複合機４の制御部は、画面情報を受信すると、その画面情報に基づいて、項目値入力画面を表示操作部に表示する。

ここで、図８は、項目値入力画面の一例を示す図である。この項目値入力画面１３は、図６に例示する帳票１２Ａが印刷された後、その帳票に対応するフォーム情報に対する改定として、例えば、項目１１２Ｃと項目１１２Ｅの配置を入れ替え、項目１１２Ｄを削除し、項目１１２Ｆを新規項目として追加する改定が行われた場合に表示される画面である。

すなわち、項目値入力画面１３には、上から順に改定後の順序で、複数の項目１１２Ａ，１１２Ｂ、１１２Ｅ，１１２Ｃ，１１２Ｆと、それらに対応する項目値入力ボックス１１３Ａ，１１３Ｂ、１１３Ｅ，１１３Ｃ，１１３Ｆとがそれぞれ表示されている。また、項目値入力画面１３には、図５の帳票発行画面１１と同様の、氏名入力ボックス１１０と、承認欄１１５と、ＯＫボタン１１６Ａと、キャンセルボタン１１６Ｂとが表示されている。

そして、申請者は、項目値入力画面１３に表示された新規項目の項目値入力ボックス１１３Ｆに対して、表示操作部により新規項目値１１７を入力する。

次に、帳票処理サーバ５の処理手段５０３は、その入力された新規項目値１１７を受け付けると、帳票管理データベース６０にアクセスし、帳票画像から抽出された帳票番号に対応する項目値情報に対してその新規項目値１１７を登録する。また、処理手段５０３は、改定フラグを「Ｆａｌｓｅ」から「Ｔｒｕｅ」に変更する。

なお、処理手段５０３は、印刷処理として、その新規項目値１１７を帳票画像に合成することにより、改定された帳票を印刷するための印刷データを作成し、複合機４が、その印刷データに基づいて改定された帳票を印刷するようにしてもよい。

また、処理手段５０３は、その作成した印刷データを記憶部５１に記憶し、その印刷データが記憶されたフォルダやＵＲＬ（Uniform Resource Locator）等の格納先情報を申請者のメールアドレス宛てに電子メールとして送信してもよい。

（５）修正処理
上記ステップＳ１０４において、処理手段５０３がフォーム情報は改定されていないと判断した場合には（Ｓ１０４：Ｙｅｓ）、抽出手段５０１は帳票画像に対して解析処理を行う（Ｓ１０５）。

例えば、抽出手段５０１は、画像処理により項目値入力ボックス１１３Ａ〜１１３Ｅ内に記入された二重線等の取り消しマークを抽出し、文字認識処理により修正値１２４０を認識し、帳票１２Ａに対して記入された編集情報を抽出する。

なお、処理手段５０３は、その帳票１２Ａを印刷した印刷データと受付手段５００により受け付けた帳票画像との差分から編集情報を抽出してもよい。また、処理手段５０３は、その帳票１２Ａを印刷した印刷色が黒であり、帳票１２Ａに対して印刷色とは異なる色、例えば、赤、青等の色で取り消しマークや修正値１２４０が記入された場合には、その異なる色で記入された内容を編集情報として抽出してもよい。

また、抽出手段５０１は、その帳票画像から押印欄１２５に押印されている承認印１２５０の印影を取得する。

そして、処理手段５０３は、抽出手段５０１による解析処理を行った結果に基づいて、帳票画像に編集情報が記録されているか否か判断する（Ｓ１０６）。例えば、上記ステップＳ１０５において、抽出手段５０１が取り消しマークの記入を検出した場合に、処理手段５０３は編集情報が記録されていると判断すればよい。

そして、処理手段５０３が、編集情報が記録されていると判断した場合には（Ｓ１０６：Ｎｏ）、修正処理を行う（Ｓ１３０）。

具体的には、処理手段５０３は、図１１に例示するフローチャートに従って、編集情報が記入されている項目値入力ボックスにおける修正値１２４０を取得する（Ｓ２００）。

次に、処理手段５０３は、取得した修正値１２４０により修正した結果を表示するための画面情報を作成し、複合機４に送信する。複合機４の制御部は、その受信した画面情報に基づいて、修正結果確認画面を表示する（Ｓ２０１）。なお、処理手段５０３は、修正処理を行う旨を通知する修正通知メッセージを送信するだけでもよい。

ここで、図９は、修正結果確認画面の一例を示す図である。この修正結果確認画面１４は、図７に例示する帳票１２Ｂに対して修正処理を行った結果として表示される画面であり、項目値入力ボックス１１３Ｄには、修正値１２４０が表示され、条件入力ボックス１１８には、条件記入内容１２６０が表示されている。ここでは、フォーム情報の改定は行われていないものとする。

また、修正結果確認画面１４には、図５の帳票発行画面と同様の、氏名入力ボックス１１０と、承認欄１１５と、ＯＫボタン１１６Ａと、キャンセルボタン１１６Ｂとが表示されている。なお、修正結果確認画面１４には、修正値１２４０の文字列を表示する代わりに、修正値１２４０が記入された旨を表示するだけでもよい。

次に、申請者は、修正結果確認画面１４に表示された修正結果が正しいか否か判断する（Ｓ２０２）。

次に、申請者が、修正結果が正しいと判断した場合には（Ｓ２０２：Ｙｅｓ）、ＯＫボタン１１６Ａを押下する。複合機４の制御部は、そのＯＫボタン１１６Ａが押下されたことを検出し、帳票処理サーバ５にその旨を承認通知として送信する。

次に、帳票処理サーバ５の処理手段５０３は、承認通知を受け取ると、帳票管理データベース６０にアクセスし、帳票画像から抽出された帳票番号に対応する項目値情報に対して、修正値１２４０によりの項目値情報を修正する（Ｓ２０４）。なお、修正前の項目値情報は、修正された履歴として記憶するようにしてもよい。

そして、帳票処理サーバ５は、帳票画像から抽出された帳票番号に対応する修正フラグを「Ｆａｌｓｅ」から「Ｔｒｕｅ」に変更する。

また、上記ステップＳ２０２において、申請者が、修正結果が正しくないと判断した場合には（Ｓ２０２：Ｎｏ）、表示操作部により修正値を入力した後、ＯＫボタン１１６Ａを押下する（Ｓ２０３）。そして、複合機４の制御部は、そのＯＫボタン１１６Ａが押下されたことを検出すると、その入力された修正値を含む修正通知を帳票処理サーバ５に送信する。

次に、帳票処理サーバ５の処理手段５０３は、修正通知を受け取ると、その修正通知に含まれる修正値により、帳票管理データベース６０の項目値情報を修正し、修正フラグを「Ｆａｌｓｅ」から「Ｔｒｕｅ」に変更する（Ｓ２０４）。

（６）登録処理
上記ステップＳ１０６において、処理手段５０３が、編集情報が記録されていないと判断した場合には（Ｓ１０６：Ｙｅｓ）、次のステップとして、帳票画像を帳票管理データベース６０に登録する登録処理を行う（Ｓ１０７）。

具体的には、処理手段５０３は、その帳票画像から抽出された帳票番号に関連付けて、その帳票画像を帳票管理データベース６０に登録する。なお、帳票１２Ｂとともに添付書類が読み取られている場合には、処理手段５０３は、帳票画像とともにその添付書類の画像も関連付けて登録してもよい。また、処理手段５０３は、修正処理を行った場合にも、その帳票画像を登録してもよい。

また、処理手段５０３は、抽出手段５０１により承認印１２５０の印影が取得された場合には上記の登録処理を行い、印影が取得されない場合には上記の登録処理を中断し、その旨を示す中断メッセージを複合機４に送信し、複合機４は中断メッセージを表示操作部に表示するようにしてもよい。

［他の実施の形態］
なお、本発明は、上記実施の形態に限定されず、本発明の趣旨を逸脱しない範囲内で種々な変形が可能である。例えば、上記実施の形態では、帳票処理サーバ５の受付手段、抽出手段、取得手段及び処理手段を、制御部と帳票処理プログラムによって実現したが、それらの一部または全部を特定用途向け集積回路（ＡＳＩＣ：Application Specific IＣ）等のハードウェアによって実現してもよい。

また、上記実施の形態で使用されるプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体から装置内の記憶部に読み込んでもよく、インターネット等のネットワークに接続されているサーバ等から装置内の記憶部にダウンロードしてもよい。

また、本発明の趣旨を逸脱しない範囲内で上記実施の形態の構成要素を任意に組み合わせることができる。例えば、複合機４が、その記憶部に帳票処理プログラムを記憶し、複合機４の制御部が、帳票処理プログラムに従って帳票処理装置として動作するようにしてもよい。

また、上記実施の形態における帳票管理システム１は、帳票発行サーバ３、帳票処理サーバ５及び帳票管理サーバ６の３つのサーバを備えていたが、それら３つのサーバが有する機能やデータ等を帳票管理システム１全体として備えていればよく、例えば、１つ又は２つのサーバにより実現されていてもよいし、４つ以上のサーバにより実現されていてもよい。

図１は、本発明の実施の形態に係る帳票管理システムの概略構成の一例を示す全体図である。 図２（ａ）は、帳票フォーム情報テーブルの一例を示し、図２（ｂ）は、申請者情報テーブルの一例を示す図である。 図３は、帳票管理データベースの一例を示す図である。 図４は、本発明の実施の形態に係る帳票処理サーバの概略構成の一例を示すブロック図である。 図５は、帳票発行画面の一例を示す図である。 図６は、複合機により出力された帳票の一例を示す図である。 図７は、図６に例示する帳票に対して記入された帳票の一例を示す図である。 図８は、項目値入力画面の一例を示す図である。 図９は、修正結果確認画面の一例を示す図である。 図１０は、本発明の実施の形態に係る帳票処理サーバの動作の一例を示すフローチャートである。 図１１は、本発明の実施の形態に係る帳票処理サーバの修正処理の動作の一例を示すフローチャートである。

符号の説明

１…帳票管理システム、２…端末、３…帳票発行サーバ、４…複合機、
５…帳票処理サーバ、６…帳票管理サーバ、１０…ネットワーク、１１…帳票発行画面、
１２Ａ，１２Ｂ…帳票、１３…項目値入力画面、１４…修正結果確認画面、
３０…帳票フォーム情報テーブル、３１…申請者情報テーブル、
３２…帳票発行プログラム、５０…制御部、５１…記憶部、５２…通信部、
５３…入力部、５４…表示部、６０…帳票管理データベース、
１１０…氏名入力ボックス、１１１…氏名、１１２Ａ〜１１２Ｆ…項目
１１３Ａ〜１１３Ｆ…項目値入力ボックス、１１４…項目値、１１５…承認欄
１１６Ａ…ＯＫボタン、１１６Ｂ…キャンセルボタン、１１７…新規項目値
１１８…条件入力ボックス、１２０…特定情報、１２１…氏名
１２２Ａ〜１２２Ｅ…各項目、１２３Ａ〜１２３Ｅ…項目値欄、１２４…項目値
１２５…押印欄、１２６…条件欄、１２７…処理期限日、５００…受付手段
５０１…抽出手段、５０２…取得手段、５０３…処理手段、
５１０…帳票登録プログラム、１２４０…修正値、１２５０…承認印、
１２６０…条件記入内容

Claims (7)

1. 帳票識別情報と記憶部に記憶された複数の項目値とが印刷されて出力された帳票に対する承認を経た後、前記帳票から読み取られた帳票画像を受け付ける受付ステップと、
   前記受付ステップにより受け付けられた前記帳票画像から前記帳票識別情報と前記複数の項目値と前記承認の際に前記帳票に対して編集がされた場合には前記編集後の複数の項目値とを抽出する抽出ステップと、
   前記抽出ステップにより抽出された前記帳票識別情報に基づいて、前記記憶部に記憶された複数の項目値を取得する取得ステップと、
   前記抽出ステップにより抽出された複数の項目値と前記取得ステップにより取得された複数の項目値とを照合し、その照合結果に応じた処理を行う処理ステップとをコンピュータに実行させるための帳票処理プログラム。
2. 前記処理ステップは、前記照合結果が一致したものであるとき、前記帳票識別情報により前記取得ステップにより取得された複数の項目値と前記帳票画像とを関連付けて登録する登録処理を行う請求項１に記載の帳票処理プログラム。
3. 前記処理ステップは、前記照合結果が一致しないものであるとき、その旨を通知する通知処理、前記通知処理後の指示に従った処理、又は前記抽出ステップにより抽出された複数の項目値に基づいて前記記憶部に記憶された複数の項目値を修正する修正処理を行う請求項１に記載の帳票処理プログラム。
4. 前記取得ステップは、前記抽出ステップにより抽出された前記帳票識別情報に基づいて、前記帳票が改定されたことを示す改定情報を取得し、
   前記処理ステップは、前記取得ステップにより取得された前記改定情報に基づいて前記取得ステップにより取得された複数の項目値の配置を変更した改定帳票を表示する画面情報を作成する作成処理、又は前記改定帳票の印刷処理を行う請求項１に記載の帳票処理プログラム。
5. 前記処理ステップは、前記抽出ステップが前記帳票画像から前記帳票に対する前記承認を経たことを示す承認情報を抽出したとき、前記照合結果に応じた処理を行う請求項１に記載の帳票処理プログラム。
6. 前記処理ステップは、前記受付ステップが前記帳票が印刷されて出力されてから所定の期間が経過する前に前記帳票画像を受け付けたとき、前記照合結果に応じた処理を行う請求項１に記載の帳票処理プログラム。
7. 帳票識別情報と記憶部に記憶された複数の項目値とが印刷されて出力された帳票に対する承認を経た後、前記帳票から読み取られた帳票画像を受け付ける受付手段と、
   前記受付手段により受け付けられた前記帳票画像から前記帳票識別情報と前記複数の項目値と前記承認の際に前記帳票に対して編集がされた場合には前記編集後の複数の項目値とを抽出する抽出手段と、
   前記抽出手段により抽出された前記帳票識別情報に基づいて、前記記憶部に記憶された複数の項目値を取得する取得手段と、
   前記抽出手段により抽出された複数の項目値と前記取得手段により取得された複数の項目値とを照合し、その照合結果に応じた処理を行う処理手段とを備えた帳票処理装置。

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