JP2009025946A - 画像出力システム - Google Patents

Abstract

【課題】外部のユーザの使用を制限することによって、機密データの漏洩を防止する。
【解決手段】機密データを印刷したことのある特定の画像処理装置において、画像データを出力するとき、サーバは、出力を指示したユーザが許可ユーザか未許可ユーザであるかを確認する。許可ユーザの場合、サーバは、印刷を許可する。未許可ユーザの場合、特定の画像処理装置が最後に使用されてから一定期間経過しているかを確認する。一定期間経過していれば、サーバは、印刷を許可する。一定期間経過していなければ、サーバは、印刷の中止あるいは画像データを保存するドキュメントファイリングのいずれかにより、出力を制限する。
【選択図】図７

Description

本発明は、ユーザによる画像処理装置の使用を監視しながら、画像データを出力する画像出力システムに関する。

複数の画像処理装置が会社内や学校内に設置され、各画像処理装置および複数のユーザ用の端末装置をネットワークを通じて接続することにより、画像出力システムが形成される。ユーザが端末装置を操作して、画像データを画像処理装置に送信する。画像処理装置は、端末装置を通じたユーザの指示により、画像データを印刷して出力する。

画像出力システムにおいて、例えば特許文献１に記載されているように、サーバによって各画像処理装置を管理して、ユーザ毎に印刷枚数を制限している。
特開２００５−３３９３８３号公報

画像出力システムでは、社内のユーザといった内部のユーザだけでなく、社外のユーザのような外部のユーザも画像処理装置を使用する。外部のユーザが使用することによって、システム全体として印刷枚数が増える。そして、画像処理装置から出力される画像データには、社外秘の文書のような機密データも含まれる。外部のユーザが画像処理装置を使用したとき、外部のユーザは、このような機密データに接触する機会が生じる。これが機密データの漏洩を招くことになり、セキュリティ上好ましくない。

そこで、本発明は、上記に鑑み、外部のユーザの使用を制限することによって、印刷枚数の増加を抑制するとともに、機密データの漏洩も防止できる画像出力システムの提供を目的とする。

本発明は、画像データを出力する画像処理装置と、画像処理装置の使用履歴を管理するサーバとが通信可能に接続され、サーバは、機密データを出力した画像処理装置を特定の画像処理装置として登録し、ユーザの指示により特定の画像処理装置から画像データを出力しようとするとき、ユーザに応じて出力を制限するものである。

サーバは、使用履歴によって、画像処理装置がどのような画像データを出力したかを監視している。そして、画像データの出力を指示するユーザには、予め登録されたユーザや未登録のユーザがいる。予め登録されたユーザを許可ユーザとし、未登録のユーザを未許可ユーザとする。許可ユーザは、機密データを出力させることができる。未許可ユーザは、機密データを出力できない。そのため、特定の画像処理装置から画像データを出力するとき、サーバは、指示したユーザを判断し、未許可ユーザの場合、出力を制限する。許可ユーザの場合、出力が許可される。出力を制限することにより、特定の画像処理装置において、未許可ユーザが機密データに触れる機会が減る。

画像処理装置は、画像データの出力が制限されたとき、画像データの出力を禁止する、あるいは、画像データの出力を保留して、画像データを保存する。そして、サーバは、画像データの出力を保留していることを許可ユーザに通知する。通知を受けた許可ユーザが出力を指示すると、サーバは出力を許可し、画像処理装置は画像データを出力する。

サーバは、画像データの出力を制限するとき、ユーザに警告を出力する。未許可ユーザが指示したとき、警告される。この未許可ユーザに代わって、許可ユーザが指示することにより、画像データを出力できる。

サーバは、画像データの出力を制限するとき、ユーザに注意を喚起する報知を行い、ユーザに画像データの出力方法を提示する。許可ユーザに対して報知することにより、許可ユーザは出力方法を選択でき、適切な方法で画像データを出力できる。

あるいは、サーバは、ユーザに機密データを出力していない画像処理装置を知らせる。すなわち、特定の画像処理装置以外の画像処理装置が知らせられる。未許可ユーザは、この画像処理装置から出力することを許可される。

画像処理装置は、画像データの出力が制限されたとき、画像データを保管し、許可ユーザによる指示が入力されると、画像データを出力する。

以上のように、出力を制限するとともに、制限に応じて対処することにより、未許可ユーザが特定の画像処理装置を使用することを防止して、機密データに触れる機会を減らせる。

特定の画像処理装置が使用されてから一定時間以上経過したとき、サーバは、特定の画像処理装置の登録を解除する。一定時間経過するまでは、特定の画像処理装置には、機密データが残っている可能性がある。しかし、一定時間経過すると、この可能性はなくなるので、未許可ユーザが画像処理装置を使用しても差し支えない。そこで、サーバは、未許可ユーザが登録を解除された画像処理装置から画像データを出力するように指示したとき、機密データ以外の画像データの出力を許可する。

ユーザ用の端末装置がサーバおよび画像処理装置と通信可能に設けられ、ユーザは、端末装置を通じて画像データの出力を指示する。端末装置は、サーバを経由して画像処理装置に指示する。この間に、サーバは、出力の制限に関する判断を行う。

ユーザが端末装置を通じて画像データの閲覧を指示したとき、サーバは、未許可ユーザの場合、閲覧を禁止する。端末装置に画像データを表示することにより、ユーザは画像データを閲覧できる。この閲覧も画像データの出力であるので、サーバは、ユーザに応じて閲覧を制限する。

本発明によると、不特定のユーザが使用する画像処理装置から画像データを出力するとき、ユーザに応じて出力を制限することにより、外部のユーザのように未許可ユーザが機密データに触れる機会を減らすことができる。これによって、機密データの漏洩を防ぐことができ、セキュリティ性の高い画像出力システムを構築できる。

本実施形態の画像出力システムを図１、２に示す。このシステムは、画像データを出力する複数の画像処理装置１と、各画像処理装置１を管理するサーバ２と、画像データの出力を指示するための複数の端末装置３とがネットワークを通じて接続されて構成される。

本画像出力システムは、会社、学校、役所等の不特定多数のユーザが出入り可能な場所に形成される。画像処理装置１は、コピー、プリント、スキャン、ファクシミリ通信、ドキュメントファイリングといった機能を有するＭＦＰ（ＭｕｌｔｉＦｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｒｉｎｔｅｒ）とされる。サーバ２および端末装置３は、コンピュータとされ、特に端末装置３は、パーソナルコンピュータとされる。ネットワークは、ＬＡＮ、ＷＡＮ、インターネット等とされる。

画像処理装置１には、例えば社内のユーザＡといった内部のユーザのみが使用するものと、内部のユーザ以外に社外のユーザＢといった外部のユーザも使用するものがある。そして、画像処理装置１が出力する画像データには、機密データも含まれる。社外秘の文書Ｃ等が機密データであり、機密データは外部のユーザの目に触れないようにしなければならない。通常の画像データを印刷した通常の文書Ｄは、外部のユーザの目に触れても差し支えない。

内部のユーザは、サーバ２に予め登録された許可ユーザとされる。許可ユーザは、機密データも含めて全ての画像データの出力および閲覧を許容される。外部のユーザは、未許可ユーザとされ、サーバ２に登録されていないユーザである。未許可ユーザは、機密データの出力を制限される。すなわち、画像処理装置１からの機密データの印刷や端末装置３での機密データの閲覧が制限される。ただし、未許可ユーザは、通常の画像データを出力可能とされる。

画像処理装置１は、図３に示すように、制御部１０、スキャナ１１、印刷部１２、記憶部１３、通信部１４、入力部１５を備えている。スキャナ１１は、原稿の画像を読み取って、画像データを入力する。印刷部１２は、入力された画像データを記録シートに印刷する。記憶部１３は、ハードディスク装置あるいは書き換え可能な半導体メモリとされ、画像データを記憶する。通信部１４は、ネットワークを通じてサーバ２、端末装置３、他の画像処理装置１と通信を行う。また、通信部１４は、電話回線を通じて外部の画像処理装置１とファクシミリ通信を行う。入力部１５は、操作キーやタッチパネルを有し、ユーザの操作を受け付ける。制御部１０は、入力部１５あるいは端末装置３からのユーザの指示およびサーバ２の指示に基づき、画像データの出力を制御する。また、入力部１５は、ユーザの認証情報を入力する。認証情報として、ユーザＩＤおよびパスワードであったり、指紋等の生体情報とされる。

ここで、画像処理装置１における画像データの出力としては、コピーあるいはプリントによる画像データの印刷、ファクシミリ通信による画像データの送信、データ通信による画像データの送信、画像データを記憶部１３に書き込むドキュメントファイリングがある。また、端末装置３において、画像データを表示することも画像データの出力とされ、ユーザは画像データを閲覧可能である。

端末装置３は、制御部２０、ハードディスク装置からなる記憶部２１、ネットワークを通じてサーバ２や画像処理装置１と通信を行う通信部２２、キーボード等の入力部２３を備えている。制御部２０は、アプリケーションソフトを動作させて、画像データを作成する。画像データは、記憶部２１に記憶されたり、通信部２２により画像処理装置１あるいはサーバ２に出力される。入力部２３は、パスワード、生体情報等の認証情報を入力する。

サーバ２は、制御部３０、認証部３１、管理部３２、通信部３３を備えている。認証部３１は、端末装置３あるいは画像処理装置１から入力されたユーザの認証情報をチェックして、許可ユーザか未許可ユーザかを判断する。許可ユーザの認証情報は、管理部３２において管理されている。管理部３２は、ハードディスク装置等の記憶部３４を管理しており、認証情報を記憶する。また、管理部３２は、各種の設定情報や登録情報も記憶する。通信部３３は、ネットワークを通じて端末装置３や画像処理装置１と通信を行う。

また、サーバ２は、画像処理装置１の使用履歴を管理する。画像処理装置１が画像データを出力したとき、画像処理装置１は、この出力に関する出力情報をサーバ２に送信する。また、端末装置３から出力を指示したとき、端末装置３が、出力情報をサーバ２に送信する。制御部３０は、出力情報に基づいて使用履歴を作成し、管理部３２は記憶部３４に記憶する。使用履歴には、指示したユーザ、使用された端末装置３、出力した画像処理装置１、出力の内容、出力時刻、機密データの有無等が含まれている。

サーバ２は、使用履歴に基づいて、機密データを出力した画像処理装置１を特定する。制御部３０は、この画像処理装置１を特定の画像処理装置１として、管理部３２に登録する。記憶部３４に、特定の画像処理装置１に関する情報が記憶される。

ここで、サーバ２は、ユーザによる画像処理装置１の使用を監視し、未許可ユーザが機密データに接触する機会を減らすように、画像処理装置１毎にユーザに応じて画像データの出力を制限する。すなわち、制御部３０は、特定の画像処理装置１から画像データが出力されるとき、出力を指示したユーザに応じて出力を制限するか否かを判断する。許可ユーザの場合、画像データの出力を許可し、未許可ユーザの場合、出力を制限する。未許可ユーザが特定の画像処理装置１以外の画像処理装置１から画像データを出力するように指示したとき、制御部３０は、機密データの出力であれば、出力を禁止し、通常の画像データの出力であれば、出力を許可する。

画像データを出力するときの動作を図４にしたがって説明する。ここでは、端末装置３を使用して、画像処理装置１においてプリントを行う。端末装置３において、ユーザの操作により、制御部２０は、画像データを作成する（Ｓ１０）。あるいは、記憶部２１から画像データを読み出す。これとともに、出力するための指示情報を作成する。このユーザは、許可ユーザであっても、未許可ユーザであってもよい。また、画像データは通常の画像データである。制御部２０は、プリンタドライバを作動させて、画像データを変換し、印刷データを作成する（Ｓ１１）。印刷データには、指示情報が含まれる。通信部２２は、印刷データをサーバ２に送信する（Ｓ１２）。

サーバ２は、印刷データを受信する（Ｓ１３）と、制御部３０が、指示情報に基づき、出力する画像データが通常の画像データであることを確認する。通信部３３は、印刷データを画像処理装置１に転送する（Ｓ１４）。

画像処理装置１は、印刷データを受信する（Ｓ１５）と、制御部１０が、印刷データを画像データに変換する。印刷部１２は、画像データに対して画像処理を行い、画像データを印刷する（Ｓ１６）。制御部１０は、印刷結果を通信部１４を通じてサーバ２に通知する（Ｓ１７）。

サーバ２は、印刷結果を受信すると、制御部３０が、印刷結果に基づいて使用履歴を作成し、管理部３２が使用履歴を記憶部３４に記憶する（Ｓ１８）。

なお、端末装置３は、画像データをサーバ２経由で画像処理装置１に送信しているが、直接画像処理装置１に送信してもよい。ただし、指示情報はサーバ２に送信される。

許可ユーザが機密データを印刷する場合、図５に示すように、端末装置３において、制御部２０は、ユーザに認証情報の入力を要求する表示を行う。ユーザは、入力部２３から認証情報を入力する（Ｓ２０）。制御部２０は、ユーザの操作により指定された画像データに対する印刷データを作成し（Ｓ２１）、認証情報とともにサーバ２に送信する（Ｓ２２）。この画像データは機密データである。画像データに、機密であることを示す特定情報が付加される。あるいは、指示情報に機密であることを示す情報を含める。これによって、機密データであることを識別できる。

サーバ２は、印刷データおよび認証情報を受信する（Ｓ２３）と、認証部３１が、管理部３２に登録されている認証情報と照合する。認証部３１は、許可ユーザであると判断する（Ｓ２４）。なお、未許可ユーザである場合、認証情報は登録されていないので、認証部３１は、ユーザを認証しない。制御部３０は、許可ユーザが機密データの出力を指示したと認識し、この出力を許可する。そして、制御部３０は、印刷データを指定された画像処理装置１に出力する（Ｓ２５）。

画像処理装置１は、印刷データを受信する（Ｓ２６）と、制御部１０は、出力の許可に基づき、画像データを印刷部１２に出力する。印刷部１２は、画像データを印刷する（Ｓ２７）。制御部１０は、印刷結果を通信部１４を通じてサーバ２に通知する（Ｓ２８）。

サーバ２は、印刷結果を受信すると、制御部３０が、印刷結果に基づいて使用履歴を作成し、管理部３２が使用履歴を記憶部３４に記憶する（Ｓ２９）。このとき、画像処理装置１が機密データを出力したので、管理部３２は、当該画像処理装置１を特定の画像処理装置１として登録する（Ｓ３０）。

次に、特定されていないユーザが特定の画像処理装置１において画像データを出力する場合について説明する。図６に示すように、端末装置３において、ユーザの入力に基づき制御部２０は、出力する画像処理装置１を指定し（Ｓ４１）、出力する画像データのファイルを指定する（Ｓ４２）。制御部２０は、ユーザの認証情報を取得する（Ｓ４３）。そして、上記と同様に制御部２０は、印刷データをサーバ２に出力する。

サーバ２では、制御部３０が、端末装置３から入力された情報に基づいて出力を制限するか否かを判定する（Ｓ４４）。この判定処理として、図７に示すように、まず許可ユーザ以外のユーザが画像処理装置１を使用するユーザに含まれているかを確認する（Ｓ５１）。含まれていない場合、すなわち許可ユーザだけが使用する場合、制御部３０は、出力を許可し、印刷可能とする（Ｓ５４）。この場合、未許可ユーザは特定の画像処理装置１を使用しないので、機密データを出力しても、未許可ユーザが機密に接触することはない。

許可ユーザ以外のユーザが含まれている場合、すなわち未許可ユーザも使用する場合、制御部３０は、ユーザが最後に特定の画像処理装置１を使用してから一定期間経過しているか確認する（Ｓ５２）。制御部３０は、特定の画像処理装置１の使用履歴に基づき、前回の使用から今回の使用までの時間を算出して、一定期間、例えば１日経過しているかを判断する。一定期間経過している場合、制御部３０は、特定の画像処理装置１の登録を解除する。指定された画像処理装置１は、通常の画像処理装置１となる。この場合、ユーザにかかわらず、機密データ以外の画像データの出力が許可され、印刷可能とされる（Ｓ５４）。

一定期間経過していない場合、出力した機密データの印刷物が画像処理装置１に残っている可能性がある。そのため、制御部３０は、未許可ユーザに対する特定の画像処理装置１からの出力を制限する。なお、許可ユーザの場合、画像データの出力は許可される。

制御部３０は、出力を制限するとき、出力を中止するか、出力を保留して、画像データを記憶部３４に保存するドキュメントファイリングかを選択する（Ｓ５３）。この選択は、システムでの基本設定に基づく。管理者の権限なしで中止する設定であれば、中止とされる（Ｓ５５）。設定されていない場合、ドキュメントファイリングとされる（Ｓ５６）。

なお、上記の判定処理中、サーバ２は、ユーザが使用する端末装置３に、処理の状況を報知する。端末装置３は、この状況を表示する。ユーザは、出力の指示の結果を認識でき、状況に応じた対処をすぐに取ることができる。

制御部３０は、上記の判定結果を画像処理装置１に出力する。画像処理装置１は、判定結果に基づき、印刷（Ｓ４５）、中止（Ｓ４６）、ドキュメントファイリング（Ｓ４７）のいずれかを実行する。中止の場合、制御部３０は、画像データを画像処理装置１に送信せず、記憶部３４から削除する。ドキュメントファイリングの場合、制御部３０は、画像データを画像処理装置１に送信する。画像処理装置１は、受信した画像データを記憶部１３に保存する。この出力結果はサーバ２に通知される。サーバ２では、使用履歴が作成され、記憶部３４に記憶される。

このように、特定の画像処理装置１において、未許可ユーザが画像データを出力しようとしたときには、この出力が制限される。したがって、画像データの印刷が禁止されるので、印刷枚数の増加を抑制することができる。また、未許可ユーザが機密データに触れる機会をなくすことができ、機密データの漏洩を防止でき、セキュリティ性が高まる。

ところで、未許可ユーザの指示であるからといって、出力を制限しては困る場合がある。例えば、許可ユーザの依頼によって未許可ユーザが使用する場合もあり得る。そこで、このような場合の対応として、画像データのドキュメントファイリングを行ったとき、サーバ２の制御部３０は、許可ユーザが使用する端末装置３に画像データを保留にしている旨の通知を行う。許可ユーザが出力を許可すると、端末装置３は、サーバ２に許可を通知する。サーバ２は、画像処理装置１に出力許可の指示を出力する。画像処理装置１は、この指示に基づき、画像データを印刷して出力する。

他の対応として、画像データの出力を制限するとき、サーバ２は、指示したユーザの端末装置３に警告を出力する。警告を受けた未許可ユーザの代わりに、許可ユーザが代理して、端末装置３から画像データの出力を指示する。サーバ２は、この出力を許可し、画像処理装置１は、画像データを印刷して出力する。許可ユーザからの出力の指示がないとき、サーバ２は、出力を中止する。

また、画像データの出力を制限するとき、サーバ２は、許可ユーザの端末装置３に出力を制限する旨を報知して、注意を喚起する。そして、許可ユーザの端末装置３に、出力方法を提示する。すなわち、このまま特定の画像処理装置１から出力する、他の画像処理装置１に転送して出力する、一旦ドキュメントファイリングを行い、許可ユーザが当該画像処理装置１において操作することにより出力するといった方法を提示し、許可ユーザに選択させる。サーバ２は、選択された方法にしたがって、画像処理装置１に指示する。画像処理装置１は、指示に応じた方法で画像データを印刷して出力する。

あるいは、サーバ２は、指示したユーザの端末装置３に、特定の画像処理装置１以外の登録されていない画像処理装置１を知らせる。この画像処理装置１は、機密データを出力していない。そのため、未許可ユーザの指示によって、画像処理装置１から画像データを出力することが可能である。未許可ユーザは、所望の画像処理装置１を指定する。サーバ２は、指定された画像処理装置１に画像データを送信し、出力を指示する。指定された画像処理装置１は、画像データを印刷して出力する。

他の対応として、画像データの出力を制限するとき、サーバ２は、親展印刷を指示する。画像処理装置１は、画像データを記憶部１３に保存する。そして、画像処理装置１の入力部１５から許可ユーザの認証情報が入力されたとき、制御部１０は、画像データを記憶部１５から読み出し、印刷部１２は、画像データを印刷して出力する。

なお、本発明は、上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の範囲内で上記実施形態に多くの修正および変更を加え得ることは勿論である。画像データの出力として、画像処理装置あるいは端末装置に保存されている画像データを端末装置に表示する。ユーザは、端末装置において画像データを閲覧できる。ただし、未許可ユーザが閲覧を指示したとき、サーバは、特定の画像処理装置に保存されている画像データに対する閲覧を禁止する。

画像処理装置において、コピーするときや記憶部に保存されている画像データを出力するときのように、ユーザが直接画像処理装置を使用する場合にも、サーバは、上記実施形態と同様にユーザに応じて出力を制限する。

画像データの出力の制限として、ファクシミリ通信やデータ通信を制限してもよい。この場合、通信の中止あるいはドキュメントファイリングとされる。また、ドキュメントファイリングを制限してもよい。この場合、ドキュメントファイリングの中止とされる。

複数の画像処理装置の中から１つの画像処理装置を親機とする。親機がサーバとして機能してもよい。

本発明の画像出力システムにおけるユーザの使用形態を説明するための図 画像出力システムにおけるデータの流れを示す図 画像処理装置、サーバおよび端末装置の概略ブロック図 画像データを印刷するときのフローチャート 機密データを印刷するときのフローチャート 特定の画像処理装置から出力するときのフローチャート 出力制限の判定処理のフローチャート

符号の説明

１ 画像処理装置
２ サーバ
３ 端末装置
１０ 制御部
１２ 印刷部
１４ 通信部
１３ 記憶部
１５ 入力部
２０ 制御部
２１ 記憶部
２２ 通信部
２３ 入力部
３０ 制御部
３１ 認証部
３２ 管理部
３３ 通信部
３４ 記憶部

Claims (13)

1. 画像データを出力する画像処理装置と、画像処理装置の使用履歴を管理するサーバとが通信可能に接続され、サーバは、機密データを出力した画像処理装置を特定の画像処理装置として登録し、ユーザの指示により特定の画像処理装置から画像データを出力しようとするとき、ユーザに応じて出力を制限することを特徴とする画像出力システム。
2. サーバは、予め登録されたユーザを許可ユーザとし、未登録のユーザを未許可ユーザとし、許可ユーザの場合、画像データの出力を許可し、未許可ユーザの場合、画像データの出力を制限することを特徴とする請求項１記載の画像出力システム。
3. 画像処理装置は、画像データの出力が制限されたとき、画像データの出力を禁止することを特徴とする請求項２記載の画像出力システム。
4. 画像処理装置は、画像データの出力が制限されたとき、画像データの出力を保留して、画像データを保存することを特徴とする請求項２記載の画像出力システム。
5. サーバは、画像データの出力を保留していることを許可ユーザに通知することを特徴とする請求項４記載の画像出力システム。
6. サーバは、画像データの出力を制限するとき、ユーザに警告を出力することを特徴とする請求項２記載の画像出力システム。
7. サーバは、画像データの出力を制限するとき、ユーザに注意を喚起する報知を行い、ユーザに画像データの出力方法を提示することを特徴とする請求項２記載の画像出力システム。
8. サーバは、画像データの出力を制限したとき、ユーザに機密データを出力していない画像処理装置を知らせることを特徴とする請求項２記載の画像出力システム。
9. 画像処理装置は、画像データの出力が制限されたとき、画像データを保管し、許可ユーザによる指示が入力されると、画像データを出力することを特徴とする請求項２記載の画像出力システム。
10. 特定の画像処理装置が使用されてから一定時間以上経過したとき、サーバは、特定の画像処理装置の登録を解除することを特徴とする請求項１〜９のいずれかに記載の画像出力システム。
11. サーバは、未許可ユーザが登録を解除された画像処理装置から画像データを出力するように指示したとき、機密データ以外の画像データの出力を許可することを特徴とする請求項１０記載の画像出力システム。
12. ユーザ用の端末装置がサーバおよび画像処理装置と通信可能に設けられ、ユーザは、端末装置を通じて画像データの出力を指示することを特徴とする請求項１１記載の画像出力システム。
13. ユーザ用の端末装置がサーバおよび画像処理装置と通信可能に設けられ、ユーザが端末装置を通じて画像データの閲覧を指示したとき、サーバは、未許可ユーザの場合、閲覧を禁止することを特徴とする請求項１０記載の画像出力システム。

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