JP2008204031A - 文書管理装置および文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】セキュリティ性を高めた文書管理装置および文書管理システムを提供する。
【解決手段】画像情報を保存するときにメールアドレスが入力されたことを判別することにより（ＳＰ２）、画像情報のあることを判別すると（ＳＰ３）、パスワードを生成して画像情報とともに保存し（ＳＰ４，ＳＰ５）、パスワードをメールアドレスに送信する（ＳＰ６）。画像情報を読み出すときは、ユーザが画像情報名とパスワードとを入力してユーザ認証し、その認証結果に応じて（ＳＰ８）、対応する画像情報を読み出して出力する（ＳＰ９，ＳＰ１０）。
【選択図】図２

Description

この発明は、複数のユーザが共有して、画像情報を含む文書情報を保存する文書ボックスを管理する文書管理装置および文書管理システムに関する。

デジタル複合機やコピー機などの画像形成装置において、画像情報を文書情報として保存しておき、ネットワークを介してパソコンに出力したり、プリンタに出力したりするための文書ボックスが提供されている。そのような文書ボックスを管理する文書管理装置について、例えば、特開２００６−２６０４６４号公報（特許文献１）に記載されている。特許文献１に記載された文書管理装置は、ユーザの使い勝手をよくするために、文書ボックスとして、不特定多数のユーザがアクセス可能な記憶領域と、特定のユーザがアクセス可能な領域とを設けることについて記載されている。
特開２００６−２６０４６４号公報（要約、図４）

特許文献１に記載されている文書管理装置は、いずれの領域をアクセスする場合にも、パスワードを入力することにより認証を行うことによって、悪意を持った第３者による不正な文書情報の取出しを抑制している。しかし、大多数のユーザは最初に設定したパスワードを使い続けるのが実状であり、一度パスワードを見破られてしまうと、文書情報の不正な取出しを防止することができない。

そこで、この発明の目的は、セキュリティ性を高めた文書管理装置および文書管理システムを提供することである。

この発明の文書管理装置は、複数のユーザが共有可能な、文書情報を保存する文書保存手段と、ユーザの通知先を入力させる入力手段と、ユーザが文書保存手段に文書を保存するときに、通知先が入力手段により入力されたことに応じて、文書保存手段に保存されている文書情報の読出しを可能にするための識別情報を通知先に通知する通知手段とを備える。

好ましくは、文書保存手段は、文書情報に対応して識別情報を保存していて、識別情報を用いて、ユーザ認証を行い、その認証結果に応じて文書保存手段に保存されている文書へのアクセスを許容する制御手段を含む。

好ましくは、通知手段は、入力手段から通知先が入力されるごとに、識別情報を異ならせて通知先に通知する。

この発明の他の局面は、複数のユーザが共有可能な、文書情報を保存する文書保存手段を有するサーバと、ネットワークを介してサーバの文書保存手段に保存されている文書へのアクセスが可能であり、ユーザの通知先を入力可能な複数のコンピュータとを有する文書管理システムであって、サーバはユーザがサーバの文書保存手段に文書を保存するときに、コンピュータにより通知先が入力されたことに応じて、文書保存手段に保存されている文書情報の読出しを可能にするための識別情報を通知先に通知する通知手段を備える。

この発明によれば、ユーザが文書情報を保存するときに、そのユーザの通知先を入力させ、保存されている文書情報の読出しを可能にするための予め定める識別情報を通知先に通知することにより、第３者に識別情報が知られてしまうおそれを少なくできるので、セキュリティ性を高めることができる。

図１はこの発明の一実施形態に係る文書管理装置を内蔵したデジタル複合機１０を示すブロック図である。図１を参照して、デジタル複合機１０は、制御手段として作動する制御部１１と、ＤＲＡＭ１２と、入力手段として作動する操作部１３と、表示部１４と、画像読取り部１５と、画像形成部１６と、文書保存手段として作動する文書ボックスを含むハードディスク（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ：ＨＤＤ）１７と、ＦＡＸ通信部１８と、ネットワークＩＦ（インタフェース）部１９とを含む。文書ボックスは、複数のユーザが共有して文書情報としての画像情報を保存したり、保存した画像情報を読取ったりすることが可能にされている。

制御部１１は、デジタル複合機１０全体を制御し、画像読取り部１５から与えられる画像情報をＤＲＡＭ１２に圧縮符号化して書き込み、ＤＲＡＭ１２に書き込んだ画像情報を読出し、伸張符号化して画像形成部１６により出力する。操作部１３は、画像読取り部１５による読取りを指令する読取りキーや、通知先を入力するためのキーを含み、デジタル複合機１０におけるユーザとのインタフェースとなる。表示部１４は、デジタル複合機１０の有する情報を表示する。画像読取り部１５は、原稿から画像情報を所定の読取り位置でスキャナにより読取る。

画像形成部１６は、画像を形成する印刷装置を含む。ＦＡＸ通信部１８は、公衆回線２０に接続され、ネットワークＩＦ部１９は、ネットワーク２１を介してパソコン２２ａ〜２２ｃと接続される。

デジタル複合機１０は、画像読取り部１５により原稿を読取り、ＤＲＡＭ１２を介して画像形成部１６において画像を形成することにより、複写機として作動する。また、デジタル複合機１０は、ネットワークＩＦ部１９を通じて、ネットワーク２１に接続されたパソコン２２ａ〜２２ｃから送信された画像情報を用いて、ＤＲＡＭ１２を介して画像形成部１６において画像を形成することにより、プリンタとして作動する。

さらに、デジタル複合機１０は、ＦＡＸ通信部１８を通じて、公衆回線２０から送信された画像情報を用いて、ＤＲＡＭ１２を介して画像形成部１６において画像を形成することにより、また、画像読取り部１５により読取られた画像情報を、ＦＡＸ通信部１８を通じて公衆回線２０に送信することにより、ファクシミリ装置として作動する。

なお、図１において太線の矢印は画像情報の流れを示しており、細線の矢印は制御信号または制御情報の流れを示している。

図２はこの発明の一実施形態に係る文書管理装置を含むデジタル複合機１０の動作を説明するためのフローチャートである。まず、図２（Ａ）を参照して、ユーザが原稿から画像情報を入手して、その画像情報を文書ボックスに保存する動作について説明する。ユーザは、原稿を画像読取り部１５で読取らせ、読取った画像情報を文書ボックスに保存するように指示する。

制御部１１は、図２（Ａ）に示すステップ（図示ではＳＰと略称する）ＳＰ１において、原稿から画像が読取られ、画像情報の文書ボックスへの保存であるか否かを判別する。ユーザは、原稿を読取らせた後、操作部１３により、原稿から読取られた画像情報を特定する画像情報名と、自分の通知先の一例として、例えばパソコン２２ａの電子メールのメールアドレスとを入力する。メールアドレスは、画像情報を文書ボックスに保存したときに、ユーザがその画像情報を読出すのに必要な識別情報の一例のパスワードをそのユーザに通知するため用いられる。これはメールアドレスであれば、そのユーザのみがそのパスワードを閲覧可能であるためである。

制御部１１は、ステップＳＰ２において、メールアドレスが入力されているか否かを判別する。メールアドレスが入力されていることを判別すると、ステップＳＰ３において、画像情報が入力されているか否かを判別する。画像読取り部１５で読取られた画像情報が入力されているので、画像情報入力ありと判別し、ステップＳＰ４において、パスワードを生成する。

ステップＳＰ５において、入力された画像情報と生成されたパスワードとを対応させてその画像情報をハードディスク１７の文書ボックスに保存する。制御部１１は、ステップＳＰ６において、ネットワークＩＦ部１９を通知手段として作動させ、生成されたパスワードとを入力されたメールアドレスに送信する。このパスワードは、制御部１１から出力され、ネットワークＩＦ部１９からネットワーク２１を介して、認証されたユーザが使用しているパソコン、例えばパソコン２２ａに出力される。ユーザは、そのパソコン２２ａを操作してそのパスワードを入手する。

次に、図２（Ｂ）を参照して、保存した画像情報を読み出す動作について説明する。ユーザは、デジタル複合機１０を使用して、ハードディスク１７の文書ボックスに保存した画像情報を読出すときには、保存した画像情報名と、メールアドレスに送信されてきたパスワードとを操作部１３から入力する。制御部１１は、ステップＳＰ７において、画像情報の読出しであることを判別する。ステップＳＰ８において、入力されたパスワードが予め登録されていて一致しているか否かのユーザ認証を行い、認証ができなければ処理を終了する。

パスワードの認証ができたことを判別すると、ステップＳＰ９において、入力された画像情報名に対応する画像情報をハードディスク１７の文書ボックスから読出す。そして、ステップＳＰ１０において、その画像情報を、例えば表示部１４に表示する。ユーザは必要に応じて、その画像情報を画像形成部１６によって画像形成させる。

上述のごとく、この実施形態によれば、ユーザが画像情報をハードディスク１７の文書ボックスに保存するときに、そのユーザだけが閲覧可能なように、そのユーザの通知先であるメールアドレスにパスワードを送信し、ユーザによってそのパスワードが入力されたときのみ、文書ボックスへのアクセスを許容し、保存した画像情報の読出しを可能にすることができる。これにより、第３者にパスワードを知られるおそれを少なくできるので、不正使用による情報の漏洩を防ぐことができる。

また、例えパスワードが第３者に知られてしまい、その第３者からそのパスワードが入力されたときには、文書ボックスに保存した画像情報が盗用されてしまうことはあるが、画像情報を保存するごとにパスワードを異なるようにしておけば、他の画像情報を保存してその画像情報を読出すときにはパスワードが変更されており、第３者はその画像情報の読出しを行うことができないので、セキュリティ性を高めることができる。

なお、上述の説明では、デジタル複合機１０の操作部１３からパスワードを入力して文書ボックスから画像情報を読み出す場合について説明したが、パソコン２２ａ〜２２ｃのいずれかからデジタル複合機１０にパスワードを入力して、文書ボックスに保存した画像情報を読み出すようにしてもよい。

また、上述の説明では、画像読取り部１５で原稿を読取って得られた画像情報をハードディスク１７の文書ボックスに保存する例について説明したが、例えばパソコン２２ａから画像情報を出力してハードディスク１７の文書ボックスに保存する場合にも適用できる。

また、上述の説明では、デジタル複合機１０の文書保存装置を用いた例について説明したが、複数のパソコンと、文書ボックスを有するファイルサーバとがネットワークで接続された文書管理システムに適用してもよい。この場合、例えばパソコンからネットワークを介してファイルサーバにメールアドレスと画像情報とを送信してファイルサーバ内の文書ボックスに保存する。ファイルサーバの文書ボックスは、メールアドレスと画像情報とが入力されたことに応じて、パスワードを生成して入力されたメールアドレスに送信する。保存した画像情報をパソコンから読出すときには、その画像情報名とパスワードとをパソコンからファイルサーバに送ればよい。

さらに、上述の文書ボックスはその他のパソコンなどに内蔵してもよい。

また、通知先は、携帯電話機のメールアドレスでもよく、その他の情報であってもよい。例えば、パソコンなどの機器のアドレスを指定してパスワードを送信するようにしてもよい。

以上、図面を参照してこの発明の実施形態を説明したが、この発明は、図示した実施形態のものに限定されない。図示された実施形態に対して、この発明と同一の範囲内において、あるいは均等の範囲内において、種々の修正や変形を加えることが可能である。

この発明の一実施形態に係る文書管理装置を内蔵したデジタル複合機を示すブロック図である。 この発明の一実施形態実施形態に係る文書管理装置を内蔵したデジタル複合機の動作を説明するためのフローチャートである。

符号の説明

１０ デジタル複合機、１１ 制御部、１２ ＤＲＡＭ、１３ 操作部、１４ 表示部、１５ 画像読取り部、１６ 画像形成部、１７ ハードディスク、１８ ＦＡＸ通信部、１９ネットワークＩＦ部、２０ 公衆回線、２１ ネットワーク、２２ａ〜２２ｃ パソコン。

Claims (4)

1. 複数のユーザが共有可能な、文書情報を保存する文書保存手段と、
   ユーザの通知先を入力させる入力手段と、
   ユーザが前記文書保存手段に文書を保存するときに、前記通知先が前記入力手段により入力されたことに応じて、前記文書保存手段に保存されている文書情報の読出しを可能にするための識別情報を前記通知先に通知する通知手段とを備える、文書管理装置。
2. 前記文書保存手段は、前記文書情報に対応して前記識別情報を保存していて、さらに
   前記識別情報を用いて、ユーザ認証を行い、その認証結果に応じて前記文書保存手段に保存されている文書へのアクセスを許容する制御手段を含む、請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記通知手段は、前記入力手段から前記通知先が入力されるごとに、前記識別情報を異ならせて前記通知先に通知する、請求項１または２に記載の文書管理装置。
4. 複数のユーザが共有可能な、文書情報を保存する文書保存手段を有するサーバと、
   ネットワークを介して、前記サーバの文書保存手段に保存されている文書へのアクセスが可能であり、ユーザの通知先を入力可能な複数のコンピュータとを有する文書管理システムであって、
   前記サーバは、ユーザが前記文書保存手段に文書を保存するときに、前記コンピュータにより前記通知先が入力されたことに応じて、前記文書保存手段に保存されている文書情報の読出しを可能にするための識別情報を前記通知先に通知する通知手段を備える、文書管理システム。
   

Images